Как написать сопроводительное письмо к договору

Сотрудничающие компании могут обмениваться между собой различными деловыми предложениями, а также документами для подписания, в т. ч. и договорами.

Сопроводительное письмо к договору – это документ деловой переписки, задача которого сообщить получателю цель направленного письма, а также изложить перечень документов, содержащихся в послании, чтобы ускорить заключение договора или его корректировку.

Что это такое?

Каждое предприятие сталкивается с потребностью делового общения между партнерами в форме служебной переписки. Деловой этикет требует, при отправке договора на подписание контрагенту, написать сопровождающее письмо, где излагается цель присланных документов с инструкцией – что нужно с ними сделать. Это особенно удобно в обстоятельствах, когда требуется передать руководство к действию с фиксированием сроков ответных мер, например, подписать договор и один экземпляр возвратить отправителю, к указанному в письме сроку, для дальнейшего сотрудничества. Данные письма носят служебный характер и без приложенных документов их нет смысла отправлять.

Наиболее часто сопроводительные письма пишутся к:

1. Договору для подписи и для возвращения после подписания.
2. Акту сверки.
3. Коммерческой инициативе.
4. Документам для налоговой инспекции.
5. Отчетам и запросам контролирующих ведомств.
6. Исполнительным и кадровым документам.

Форма документа

Действующими законодательными нормами не установлено какого-либо унифицированного шаблона сопроводительного письма. Такой документ в 2023 году составляется в письменной форме и в свободном стиле, с соблюдением правил делопроизводства, регламентированными ГОСТ(ом)- Р 7.0.97-2016, который вступил в действие с 1.07.2020 года. Ранее, до указанного стандарта составления сопроводительных писем, действовал ГОСТ- Р 6.30-2003.

В каких случаях и когда пишутся письма к договору?

В современном мире правила деловой переписки между партнерами наиболее часто осуществляются по электронной почте, иногда через курьера. Нередко письма пишутся в качестве сопровождения к договорам, для их подписания. Например, для подписания дополнительного соглашения партнером, требуется отправить такое соглашение, к которому требуется приложить сопровождающее письмо, где нужно обозначить, что сделать с соглашением, и к какому сроку нужно его вернуть, чтобы продолжить сотрудничество.

Можно выделить следующие функции сопровождающего письма («сопроводиловки»):

1. Опись отосланных документов (если это договор, то его наименование, с указанием количества листов договора, числа копий).
2. Просьбы к действию (к примеру, подписать договор и возвратить один экземпляр отправителю).

Обычно такие письма составляются в 2-х экземплярах, с регистрацией в журнале учета корреспонденции. Один экземпляр письма с приложенными документами направляется адресату, второй подшивается в документации отправителя.

Такая процедура переписки обеспечивает разрешение множества спорных моментов.

Составляем сопроводительное письмо к договору

Как уже отмечалось выше, утвержденного шаблона написания сопровождающего письма не существует. Поэтому, составить такое письмо можно в произвольном стиле, с соблюдением структуры деловых служебных писем.

Данный документ не должен быть слишком большим по объему и содержать текст в официально-деловом стиле. В нем, обычно, излагается лаконично цель присланного письма, и инструкция, объясняющая – что требуется сделать с приложенными документами.

Письмо должно быть написано на фирменном бланке, грамотно, без допущения ошибок, зачеркиваний и исправлений.

В письме требуется отобразить следующие пункты:

1. Название фирмы и ее компании. Если письмо составлено на фирменном бланке отображать такие реквизиты не надо, так как, обычно, на таком бланке эти данные отображены.
2. Далее — в левой верхней части бланка заполняется его регистрационный исходящий номер и дата заполнения документа.
3. В правой части бланка заполняются реквизиты адресата, с указанием:

• Полного названия фирмы-получателя.
• Ф.И.О. руководителя получателя.

1. Затем заполняется название документа.

1. Основное содержание письма:

• Обычно начало текста составляется с общепринятого обращения: «Уважаемый …!».
• Затем, как правило, заполняется фраза: «Высылаем Вам…», или «Направляем Вам…» и т.д. После чего отображается название договора, который направляется контрагенту.

1. Следующим пунктом является изложение просьбы подписания договора с возвращением одного подписанного экземпляра отправителю. Здесь рекомендуется отобразить срок возврата подписанного договора.
2. После этого заполняется «Приложение», где обозначается договор, с указанием числа экземпляров и количества листов.

1. В завершение — письмо подписывается руководителем фирмы, с указанием должности и расшифровкой его фамилии.

Структура сопроводительного письма

Сопроводительное письмо к договору в 2023 году обладает такой же структурой, как сопровождающие письма к любым служебным документам. При этом, необходимо учитывать, что с 1.07.2020 года, оформление таких писем регламентировано ГОСТ(ом)-Р 7.0.97-2016.

Так как, других требований к оформлению и содержанию такого письма нет, то структура такого письма представляет собой отображение следующих пунктов:

1. Шапка.
2. Исходящий номер и дата составления.
3. Обращение.
4. Текст.
5. Приложение.
6. Подписи и печать.

Рассмотрим пункты детальнее.

Шапка. Обычно такие письма заполняются на фирменном бланке предприятия, где уже отображены, название фирмы-отправителя, юридический адрес, контактные данные. Поэтому в шапке отображаются название фирмы-Получателя и его реквизиты, с заполнением Ф.И.О. руководителя.

Исходящий номер и дата заполнения письма, отображается согласно правилам делопроизводства, устанавливаемые внутриведомственными локальными положениями.

Обращение, согласно этикету, рекомендуется начинать составлять письмо со слова «Уважаемый …».

Текст. Здесь рекомендуется излагать содержание письма со слов: «Высылаем …», «Представляем …», с дальнейшим изложением цели высылаемого письма, а затем просьбы и инструкции, что требуется сделать с высланными документами. Здесь можно использовать формулировки: «Прошу подписать договор и вернуть его до …»; «Прошу согласовать текст соглашения и предоставить комментарии или протокол разногласий до …», и т.д.

Приложение. В этом пункте требуется перечислить приложенные документы, в том числе, договор. В описи всех документов, приложенных к сопровождающему письму, требуется отобразить количество экземпляров каждого документа с указанием числа листов. В конце раздела, можно отметить число пунктов в приложении и общее число листов, к примеру: «Итого в приложении 2 документа на 11 листах».

Подпись. Сопроводительное письмо должно быть подписано руководителем фирмы-отправителя или ответственным лицом и, при наличии печати, скрепить подпись ею. Учитывая, что в 2023 году компании не обязаны обладать круглой печатью для подтверждения документов, в т. ч. и писем (закон № 82-ФЗ от 06.04.2015), печать ставить не обязательно.

Образец сопроводительного письма к договору

Скачать бланк и образец

• Образец
• Бланк 

Кто подписывает?

Составляет, сопроводительное письмо, обычно, лицо, отвечающее за отправляемую корреспонденцию, например, секретарь предприятия. Для заверения такого письма достаточно подписи. Скреплять подпись печатью не обязательно, так как, на сегодняшний день предприятия могут не иметь круглой печати (закон № 82-ФЗ от 06.04.2015).

Подпись в сопровождающем письме может ставить директор предприятия или работник отвечающий за данный участок работы (например, менеджер, гл. бухгалтер). Здесь надо соблюдать этику обращения. Если сопровождающее письмо составлено на имя руководителя контрагента, то подписать такое письмо, также рекомендуется равному по должности руководителю предприятия-отправителя. При этом, необходимо учитывать, что выполнение заданий осуществляет по поручению директора сотрудник предприятия. Поэтому при подписании послания рекомендуется отобразить контактные данные сотрудника, занимающегося данным вопросом, чтобы контрагенту не пришлось терять время на поиск ответственного работника.

При получении письма адресат присвоит ему входящий номер и дату, благодаря чему по установленным реквизитам можно будет быстро проследить этапы исполнения и подготовки ответа на полученное письмо.

Оформляем образец сопроводительного письма к договору

Чтобы деловая переписка была максимально результативной, при направлении контракта на подпись следует приложить к нему сопроводительное письмо, которое содержит все необходимые инструкции. Это ускорит процесс заключения соглашения. О том, как правильно составить этот документ и что нужно в нем указать, вы узнаете из статьи.

Каждая организация сталкивается с необходимостью ведения деловой переписки — с партнерами, поставщиками, заказчиками, физлицами или государственными инстанциями. Зачастую служебная корреспонденция связана с отправлением пакетов документов и соглашений, и тогда большое значение приобретает правильно составленное сопроводительное письмо. Ведь именно оно позволит не только доказать факт отправки важных материалов контрагенту, контролировать сроки исполнения и оптимизировать делопроизводство; оно также позволяет предоставить другой стороне максимально подробные инструкции, что ускорит процесс заключения сделки.

Таким образом, можно выделить основной признак подобных обращений: они носят служебный характер и не имеют значения без приложенных документов. Не является исключением и сопроводительное письмо о направлении договора на подписание.

Форма документа

Действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы такого обращения, однако существуют рекомендации по составлению организационно-распорядительной документации, которые содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003. Эти нормативы будут действовать до 1 июля 2020 года, затем вступит в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Материал по теме
Пишем сопроводительное письмо к акту сверки
Итак, для того чтобы инструкции, которые вы прилагаете к контракту, имели юридическую силу, необходимо указать следующие сведения:

• реквизиты вашей организации (полное наименование, ИНН, КПП, адрес и телефон);
• дату составления и исходящий номер;
• сведения о получателе (должность, Ф.И.О.);
• цель отправления и инструкции;
• перечень приложений (каждому документу присваивается порядковый номер, указываются его название и количество листов);
• подпись с расшифровкой руководителя;
• контакты ответственного лица (исполнителя).

Основная часть должна содержать:

• вежливое обращение к адресату по имени и отчеству;
• устойчивые словосочетания: «Направляем Вам…», «Высылаем в Ваш адрес…», «Предоставляем Вам…» и т. п.

Скачать образец сопроводительного письма к договору можно в конце статьи.

Не забудьте указать все реквизиты соглашения (номер, дату).

В конце основной части обращения идут указания на дальнейшие действия получателя (просьба подписать свой экземпляр, скрепить его печатью и отправить назад).

Поскольку речь идет о деловой переписке, то использовать нужно официальный бланк организации, заверив текст печатью (при наличии).

Стоит добавить, что сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору составляется по аналогичным правилам, за исключением того, что в основной части пишут: «Высылаем в Ваш адрес 2 экземпляра дополнительного соглашения к договору».

Действия получателя письма

В свою очередь, после получения вашего послания, секретарь или другой сотрудник, ответственный за делопроизводство в компании-адресате, предпринимает следующие действия:

• регистрирует полученную корреспонденцию, присваивая ей входящий номер;
• проверяет комплектность и передает письмо вместе с договором руководителю на подписание;
• забирает у руководителя подписанные документы, если к ним нет возражений, или, если в документах найдены недочеты, составляет протокол разногласий, где указываются желаемые поправки;
• в первом случае — экземпляр договора, во втором случае — протокол разногласий направляет обратно, отправителю.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Может пригодиться:

• образец сопроводительного письма к документам в налоговую;
• образец сопроводительного письма к акту сверки.

Самсонова Елена

Училась в Петербурге, окончила юрфак СПбГУ, откуда вышло много замечательных и талантливых юристов, чем очень горжусь. Руковожу пиар-отделом в благотворительном фонде и время от времени пишу юридические статьи.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Шаблоны и формы

Образец сопроводительного письма к договору

Разберемся, зачем нужно сопроводительное письмо о направлении договора на подписание и как правильно его составить.

Когда и зачем составляется сопровождение

Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.

Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):

• опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
• указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).

Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.

Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится.

Структура сопроводительного письма

Поскольку оно не является обязательным, то и требований к оформлению и содержание нормативно не установлено. Но следует помнить, что в 2020 году правила оформления писем подпадают под действие стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года. Можно составить такую структуру:

1. Шапка.
2. Номер и дата.
3. Обращение.
4. Текст.
5. Приложение.
6. Подписи и печать.

Разберем некоторые из них подробнее.

Шапка

Как правило переписка бюджетных организаций оформляется на фирменном бланке. В шапке нужно указать название адресата и его реквизиты, а также конкретного получателя — ответственное лицо. Можно адресовать двум и более получателям одновременно. При этом можно указать либо список имен, либо перечень должностей. Прописывать фамилию и инициалы не обязательно, но желательно с точки зрения делового этикета.

Номер и дата

Нумерация писем производится согласно правилам делопроизводства организации, которые устанавливаются локальными актами. Делопроизводство некоторых направлений регулируются отраслевыми актами (нотариат, вооруженные силы). Как правило, требуется указать входящий или исходящий номер и дату получения или отправления.

Текст

Текст рекомендуем начинать с фраз: «Высылаем вам…», «Представляем вам…», с целью выделения ключевой формулировки. После этого перечислите документы, которые направляете, с фиксацией их номера и даты (при наличии). В заключительной части необходимо обратить внимание на цель отправления. Уместны следующие формулировки:

• прошу подтвердить получение;
• прошу подписать договор и возвратить в срок до;
• прошу согласовать текст договора и возвратить с комментариями (направить протокол разногласий);
• прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
• прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации.

В тексте возможно выделять жирным или подчеркнутым шрифтом фразы, которые имеют наиболее важную смысловую нагрузку.

Приложение

Обязательное составьте опись всех документов, которые направляете. При этом, чтобы в будущем избежать возможных разногласий, рекомендуется унифицировать каждый элемент перечня, указать полное название, количество экземпляров и листов каждого документа. Например, «Договор на поставку канцелярских товаров № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 5 листах каждый». В заключении рекомендуется прописать количество пунктов приложения и общее количество листов: «Итого направлено 2 документа на 13 листах».

Подпись

Сопроводительные документы скрепляются подписью руководителя или ответственного лица, если это предусмотрено правилами делопроизводства. Наличие подписи главного бухгалтера или иного лица финансовой службы не обязательно. Тем не менее, рекомендуем предусмотреть правилами делопроизводства схему информирования бухгалтерии, чтобы избежать ситуации, когда отсутствуют необходимые согласования.

Что касается печати, то в 2020 году юридические лица не обязаны иметь круглую печать для удостоверения издаваемых документов, в том числе и писем (82-ФЗ от 06.04.2015). Поэтому наличие ее на бланке остается на усмотрение делопроизводителей.

Образец сопроводительного письма к договору

Скачать

Вместе с эти материалом часто ищут:

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Сопроводительное письмо к договору

Сопроводительное письмо к договору

Подборка наиболее важных документов по запросу Сопроводительное письмо к договору (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов

Судебная практика

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Оформление и содержание сопроводительного письма зависит от того, какие документы отправляются, кому и зачем. Например, при отправке бумаг в государственный орган главная цель — иметь на руках доказательства такой передачи. А при отправке резюме основной мотив — вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре. В статье дадим полную инструкцию по написанию сопроводительных писем, исходя из конкретных ситуаций.

При ведении бизнеса могут возникнуть проблемы с государственными органами. Простая отправка документов в эти структуры вряд ли решит их. Например, при спорах с налоговой инспекцией все судебные дела только начинаются с обмена бумагами.

Это очень сложная категория дел. Поэтому самостоятельно вести разбирательство с этим органом мы не советуем, лучше обратитесь к профессионалу. Юрист по налоговым делам не только сохранит ваши нервы, но и сбережет деньги.

Общая информация о сопроводительном письме

Структура письма может отличаться, в зависимости от типа сопровождения. Однако она имеет общие моменты и, в целом, выглядит следующим образом.

Шапка. В верхнем правом углу пишите, кому направляете документы и куда. Например: «Генеральному директору ООО «Яблоко» Казанцеву А.В. Адрес: г. Челябинск, ул. Плеханова, д. 3». Ниже указывайте дату. Если письмо отправляете от организации или индивидуального предпринимателя, то ставите исходящий номер.

Название документа. Посередине листа, сантиметра на два ниже шапки пишите: «Сопроводительное письмо». Точка в конце названия документа не ставится.

Содержание. Здесь указываете основной текст письма и цель его отправки. Если документы и сопроводительная бумага подготавливались в ответ на заявление или требование, то пропишите это. Например: «На ваш запрос №39 от 25 августа 2019 года направляем …».

Это самый важный раздел. От него может зависеть даже ваша судьба. Например, если вы отправляете резюме. Поэтому в следующей главе содержание сопроводительного текста раскроем подробнее.

Опись документов. Их укажите строго по списку. Кроме того, в сопроводительном письме обозначьте, в скольких экземплярах отправляется каждый документ. Например:

• договор купли-продажи оборудования №6 от 29.08.2019 — 2 экз.;
• спецификация от 05.09.2019 — 2 экз.;
• счет-фактура — 1 экз.;
• товарная накладная — 2 экз.
• счет на оплату — 1 экз.

Заключение. Если вы хотите получить отклик на отправленные документы, то эту информацию укажите здесь. Например, вы высылаете партнеру по бизнесу два экземпляра договора. Вам необходимо, чтобы один подписанный той стороной документ к вам вернулся. Значит, так и пишите: «Просим подписать договор и один экземпляр отправить в наш адрес».

В этом разделе можно указать на конфиденциальность данных. Для этого пропишите в сопроводительном письме, что они разглашению не подлежат. Можете напомнить адресату, что за распространение такой информации законом предусмотрена административная и уголовная ответственность.

В этой части документа вы вправе указать срок ответа, а также предусмотреть последствия, если вы его не получите. Например: «Просим вернуть подписанный договор в течение 30 дней с момента получения. Если в указанный срок договор в наш адрес не поступит, то он будет считаться незаключенным».

Подпись и контактные данные. В конце сопроводительного письма распишитесь и укажите фамилию с инициалами. Если документ оформляется от имени юридического лица, то указывается и должность подписанта.

Примерно на два сантиметра ниже подписи вы вправе указать контактное лицо и его номер телефона. Это делается, чтобы контрагент знал, с кем можно связаться в случае возникновения вопросов. Например: «Контактное лицо: Сонина Елена Михайловна, тел. 8-950-00-00.

Если сопроводительное письмо подается в бумажном виде, то распечатайте его (или напишите от руки) в двух экземплярах. На одном из них получатель поставит отметку о приеме документов. В дальнейшем это послужит доказательством передачи бумаг.

Содержание сопроводительных писем

В этой главе мы дадим рекомендации по написанию сопроводительных писем для отправки резюме, коммерческого предложения и других документов. Придерживаясь наших советов, в проигрыше вы не останетесь.

Сопроводительное письмо к резюме.

Наконец-то появилась вакансия вашей мечты. Однако чтобы увеличить шансы получить эту работу, мало иметь хорошо составленное резюме. Необходимо еще так составить сопроводительное письмо к нему, чтобы оно максимально заинтересовало работодателя.

Для начала поздоровайтесь. Если вы знаете, кто будет рассматривать вашу кандидатуру, то укажите имя и отчество. Например, так: «Добрый день, Ольга Михайловна».

Далее в сопроводительном документе напишите, на какую вакансию претендуете и почему вы ей заинтересовались. После сделайте акцент, на своих профессиональных достижениях. Можете начать с таких фраз как:

• я свободно владею…, а также …;
• у меня … лет опыта в сфере …;
• я профессионал своего дела и имею… лет стажа в этой деятельности.

В заключении сопроводительного письма выразите благодарность за прочтение резюме и внимание к вашей кандидатуре. И подпишитесь: «С наилучшими пожеланиями, ФИО» или «С уважением, ФИО».

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Такое письмо начать лучше с обращения к конкретному человеку, во избежание эффекта массовой рассылки. Например: «Уважаемый Петр Анатольевич». Если вы не знаете имена конкретных сотрудников, пишите на имя директора. Его ФИО можно узнать из выписки из ЕГРЮЛ (единого государственного реестра юридических лиц) на сайте налоговой инспекции.

Далее изложите основной текст, в котором укажите краткую презентацию предложения. Пропишите, что именно вы предлагаете. Может, это будут услуги или товары. Кроме того, обязательно укажите преимущества сотрудничества с вами и контактную информацию.

Заканчивается написание сопроводительного письма к коммерческому предложению вежливой подписью отправителя. Например: «С уважением» или «С нетерпением ждем сотрудничества». Напротив этих фраз ставите подпись, ФИО и должность подписанта письма.

Сопроводительное письмо к документам

В содержании сопроводительного письма желательно указать, в связи с чем отправляются документы. Тем более, стоит это написать, если они предназначены для государственной службы.

Например, подано исковое заявление в Калининский суд г. Челябинска. Судья, ознакомившись с материалами дела, вынесла определение об оставлении иска без движения. Причина: истцом предоставлен неполный пакет документов. Для исправления дан срок 30 дней. Значит в сопроводительном письме в этом случае следует прописать: «На основании определения Калининского суда г. Челябинска по делу №3 от 25.09.2019 направляем документы …».

Другой пример. Документы направляются на экспертизу. Значит, в письме необходимо четко прописать, какое исследование нужно провести, по какому делу и другую уточняющую информацию.

Кроме того, сопроводительный документ можно совместить с уведомлением контрагента о каком либо юридическом факте. Например, между ИП Макаровым А.С. и ИП Козловой С.Ю. заключен договор поставки от 05 мая 2017 года. Однако Макаров решил его расторгнуть и заключить новый на своих условиях.

Поэтому он направляет 2 экземпляра свежего договора Козловой. В сопроводительном документе при этом указывает следующее: «Уведомляем вас о расторжении договора поставки от 05 мая 2017 года. Если вы желаете продолжить сотрудничество, просим подписать договор, приложенный к письму».

Источники:

Пример сопроводительного письма

Сопроводительное письмо к договору

Скачать образец документа

Скачать в .doc

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Скачать в .doc

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Смежные документы

• Письмо: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Письмо» по всему сайту
• «Сопроводительное письмо к договору».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Сопроводительное письмо к документам
• Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
• Письмо в прокуратуру
• Письмо должнику
• Письмо-ответ
• Письмо-претензия
• Письмо-рекламация
• Письмо-требование
• Письмо-ходатайство
• Деловое письмо