Как написать суть проекта

Содержание

Спрятать

  1. Что такое Масштаб проекта?
    1. Область применения продукта
    2. Объем проекта
  2. Что такое Заявление о содержании проекта?
  3. Пример реального описания содержания проекта
  4. Краткое описание содержания проекта
    1. №1. Обоснование
    2. № 2. Объем работ
    3. №3. Бизнес-цели
    4. № 4. Результаты проекта
    5. № 5. Исключения проекта
    6. № 6. Ограничения
    7. № 7. Предположения
    8. Что отличает описание содержания проекта от других документов по управлению проектом?
    9. Как отточить свои навыки управления проектами
  5. Часто задаваемые вопросы о содержании проекта
  6. Что не должно быть включено в ваше описание содержания проекта?
  7. Каковы шесть элементов типичного описания области?
    1. Статьи по теме

При создании проекта вы также должны подготовить документ, в котором подробно описывается, что он включает. Этот документ, в котором рассматривается объем проекта, является важным компонентом вашего процесса, поскольку он помогает всем в команде увидеть, что необходимо сделать и что было обещано. Но сначала давайте рассмотрим, каков объем проекта и как вы можете составить документ, который будет держать вас и вашу команду в нужном русле. Мы также увидим пример заявления о содержании проекта, который будет служить руководством при его написании.

Что такое Масштаб проекта?

Масштаб проекта представляет собой подробное описание усилий по проекту, необходимых для удовлетворения ожиданий заинтересованных сторон. Обсуждается, что входит. Однако рассмотрение того, что исключено, может значительно повысить ясность требуемой работы. Существует два вида объема: 1) объем продукта и 2) объем проекта.

Область применения продукта

Объем продукта является подмножеством объема проекта. Он определяет усилия, необходимые для достижения требований к результатам проекта. Управление содержанием проекта важно, потому что продукты являются основными результатами проекта. Специальные проектные документы и методы используются для проверки того, что конечный результат соответствует критериям приемлемости заинтересованных сторон проекта. План управления требованиями и Матрица отслеживания требований — это два уникальных проектных документа, посвященных только объему продукта.

Управление конфигурацией — это отдельная процедура, созданная для обработки изменений функциональных или физических свойств Продукта. Прежде чем они могут быть признаны и распределены среди нужных заинтересованных сторон, товары также должны пройти процессы проверки и проверки.

Объем проекта

Объем проекта содержит объем продукта, а также определяет все остальные работы, которые должны быть выполнены в рамках проекта. Он указан в Плане управления содержанием, а также в Базовом плане содержания и задокументирован в Плане управления проектом. План управления содержанием описывает, как содержание будет планироваться, выполняться и контролироваться. Базовый план содержания описывает содержание проекта в трех документах:

  1. Заявление о сфере применения
  2. Структура распределения работ (WBS)
  3. Словарь ВБС.

Базовый план области — это документ, по которому они измеряют эффективность области.

Что такое Заявление о содержании проекта?

Описание содержания, которое часто составляется руководителем проекта, охватывает весь проект, включая любые результаты и их характеристики, а также список заинтересованных сторон, которые будут затронуты. Он также будет включать любые основные цели проекта, результаты и цели, чтобы помочь количественно оценить производительность.

Ваше описание содержания проекта будет ключевой инструмент для заинтересованных сторон и команды, на которые можно ссылаться и использовать в качестве ориентира для надлежащей оценки успеха проекта.

Сегодня я хотел бы продемонстрировать, как более надежно управлять областью видимости, на реальном примере.

Пример реального описания содержания проекта

Ниже в качестве примера приведено описание содержания проекта для скромного реального проекта.

(Я изменил названия предметов и клиентов.)

Идеи управления содержанием проекта будут одинаковыми для любого проекта. Даже большой будет иметь все те же компоненты.

Пример описания содержания проекта Кредит изображения: основы управления проектами

Так что не усложняйте управление областью действия.

Также стоит отметить, что это слишком просто. Кроме того, вам не обязательно включать все, что рекомендует Руководство PMBOK. Просто убедитесь, что Scope Baseline выполняет свою работу.

Краткое описание содержания проекта

Как и в случае Пять W журналистики— Кто, что, когда, где и почему — чтобы правильно написать описание содержания проекта, вы должны учесть следующие семь пунктов:

№1. Обоснование

Ни один проект не начинается без существующей потребности, так что используйте это как аргумент. Начните заявление о содержании проекта, указав потребность в вашем проекте и то, как конечный результат будет соответствовать этому требованию.

Примеры потребностей включают в себя:

  • Конкурент запустил новый продукт, который в настоящее время не имеет конкуренции на рынке.
  • Отзывы клиентов показали, что они хотят, чтобы новый инструмент стал частью вашего продукта.
  • Возможность вертикальной интеграции/периодический доход появился.

№ 2. Объем работ

Это может показаться простым шагом, но он является одним из самых важных в описании содержания проекта. Перечислите, что входит и не входит в рамки вашего проекта на высоком уровне. Это поможет установить границы проекта. Он также обрабатывает ожидания/вклад ваших заинтересованных сторон и предоставляет членам вашей команды некоторые творческие ограничения для работы.

Программное обеспечение для управления проектами может помочь вам лучше управлять заинтересованными сторонами.

№3. Бизнес-цели

Обрисуйте свои бизнес-цели, указав цели, которых вы хотите достичь с помощью этого проекта. Это может включать в себя даты запуска продукта, новую бизнес-стратегию, обеспечивающую больший процент регулярного дохода, более высокий уровень удовлетворенности клиентов, увеличение количества новых клиентов и другие вещи.

№ 4. Результаты проекта

Составьте список результатов, которые члены вашей команды должны создать для достижения целей компании. Это может включать сам продукт, инструкции по эксплуатации и установке, маркетинговые материалы, выпуски новостей, рекламные кампании, а также другие ресурсы.

№ 5. Исключения проекта

Хотя очень важно с самого начала указать границы проекта, важно также указать, что проект не включает. Например:

  • Обновления приложений, запланированные для следующего проекта, но не включенные в этот проект.
  • Доступ клиентов к определенным линиям поддержки/функциям продукта, которые были ограничены или перенесены.

№ 6. Ограничения

Ограничения проекта — вот что делает управление проектом такой сложной проблемой. Обычно тремя главными ограничениями в управлении проектами являются время, деньги и объем. Они взаимосвязаны, а это означает, что если вы нажмете один рычаг на «сфере», другой рычаг на «деньгах» или «времени» также сдвинется.

Однако в любое время могут возникнуть дополнительные ограничения проекта, такие как риск, ресурсы, организация, подход, клиенты и т. д. Перечислите все ограничения, которые вы ожидаете в своем проекте, чтобы вы могли стремиться к готовым решениям, когда они возникают.

№ 7. Предположения

Предположения вашего проекта обычно вращаются вокруг тех самых элементов, которые в конечном итоге становятся ограничениями, такими как время, деньги и объем. Например, в этой части вы можете написать: «Команда разработчиков интерфейса будет доступна в течение этого периода проекта» или «Группа обслуживания клиентов пройдёт обучение по новому продукту к x времени». Крайне важно упомянуть об этом, поскольку это не только проинформирует основные заинтересованные стороны о ваших основных потребностях в ресурсах для завершения проекта, но также даст вам немедленное представление о том, где находятся ваши самые большие факторы риска.

Схема описания содержания вашего проекта будет служить ориентиром при создании всеобъемлющего описания содержания. Потому что, хотя предсказать будущее проекта на этом уровне невозможно, это первый шаг к тому, чтобы максимально приблизить ваш проект к результату. Вы можете получить преимущество в успешном проекте, начав с семи критических утверждений, перечисленных выше.

Читайте также: Заключительное заявление: определение и советы по написанию эффективного заявления

Что отличает описание содержания проекта от других документов по управлению проектом?

Хотя описание содержания проекта необходимо для успеха проекта, некоторые аспекты проекта рассматриваются в отдельных документах. Вот два ярких примера.

Заявление о содержании продукта Точно так же, как существуют небольшие различия между работой менеджера по продукту и менеджера проекта, существуют некоторые различия между содержанием проекта и содержанием продукта. Объем продукта содержит больше информации о характеристиках и функциях продукта, услуги или решения, которое будет создано в рамках проекта. В содержании проекта может быть указано: «Поставка нового планшетного ПК к концу 2020 года», но в содержании продукта будет указана такая информация, как размер экрана, тип процессора, объем оперативной памяти и так далее.

Генеральный план проекта. Если описание содержания проекта является основой, на которой они строят проект, то генеральный план проекта является остальной частью структуры. По словам Алексиса, генеральный план проекта включает в себя подробный график проекта и организацию работы, а также политики и процедуры для управление рисками, управление качеством и управление коммуникациями. С другой стороны, сила вашего заявления о содержании проекта определяет успех вашего генерального плана проекта, говорит он.

Как отточить свои навыки управления проектами

Получение степени магистра в области управления проектами является одним из вариантов получения знаний и навыков в области управления проектами в профессиональном контексте. Наряду с изучением того, как составить описание содержания проекта, вы также узнаете, как взаимодействовать с руководителями и спонсорами проекта, попрактикуетесь в использовании навыков межличностного общения для управления командами и подготовитесь взять на себя повышенную ответственность, управляя большей командой и/или большим бюджетом. .

Часто задаваемые вопросы о содержании проекта

Что не должно быть включено в ваше описание содержания проекта?

Исключения, допущения и ограничения проекта (помимо другой информации) представлены в Заявлении о содержании проекта.

Каковы шесть элементов типичного описания области?

Типичные компоненты описания содержания проекта включают цель проекта, обоснование, описание продукта, прогнозируемые результаты, предположения и ограничения.

Статьи по теме

  1. Управление содержанием проекта: примеры определения и плана управления содержанием
  2. 6 простых шагов для разработки схемы бизнес-плана [Скачать бесплатно]
  3. Государственные финансы: определение, объем, важность, типы и примеры (+ бесплатные pdf-файлы)
  4. Управление маркетингом: все, что вам нужно знать
Источник

A strong project description provides a roadmap for stakeholders and communicates the vision without getting bogged down in details. We’ve compiled expert tips and sample project descriptions to help you get started. 

In this article, you’ll find a project description outline, steps for writing a project description, expert tips, and examples of project descriptions by industry.

A project description is a high-level overview of why you’re doing a project. The document explains a project’s objectives and its essential qualities. Think of it as the elevator pitch that focuses on what and why without delving into how. 

You typically draft a project description early on, during the project initiation phase of the project management lifecycle.

The project manager often writes the project description. However, if you are working for an agency that seeks grant funding or writing a research proposal, you might need to learn how to write a project description in a project proposal.

The project description should include an overview of the following:

  • Project goals and objectives
  • Stakeholders and their roles
  • Metrics for measuring success
  • Timeline
  • Estimated budget

The tricky part is figuring out what doesn’t belong in the project description. The description should focus on goals, objectives, and the overall approach, but you don’t need to include lists of tasks, an extensive background, or research analysis. In general, the project description is broad; you’ll include more detail in the project plan.

Project Description Outline

The parts of a project description will vary depending on the type of project. However, your project description should contain the following elements:

Parts of a Project Description Outline

  • Project Title: Aim for a short, unambiguous, and memorable title. 
  • Overview: This is a high-level summary (no more than one or two paragraphs).
  • Project Justification: Explain the problem or opportunity and why the project is necessary.
  • Objectives: Set specific and measurable project goals.
  • Phases of Work: Break down the project into phases that describe the desired outcome for each.
  • Metrics for Evaluating and Monitoring: Include the metrics you’ll use to evaluate the project’s success. 
  • Timeline: Outline the timeline for each phase, including the basic tasks that you will accomplish, with start and end dates.
  • Estimated Budget: Include the budget and projected costs.

How to Write a Project Description

Although writing a project description will vary somewhat depending on the type of project, the basic process is the same. The following 10 steps are key to writing a good project description.

  1. Summarize: Write a one- or two-paragraph explanation of what the project aims to accomplish. Avoid delving deep into background or past projects. A good project summary will not only serve as your elevator speech, but will also help you clarify larger issues with your plan.
  2. Define: Describe the problem or opportunity and how the project will address it.
  3. Set goals: Identify SMART project objectives, defined as follows:
    • Specific: Answer who, what, when, where, and why.
    • Measurable: Include metrics for defining success.
    • Achievable: Set goals that are possible to accomplish with the available resources.
    • Relevant: Goals should be aligned with your organization’s mission.
    • Time-bound: Include intermediate and final deadlines for each goal.
  4. Explain: Briefly explain your methodology. Include any key technologies or project management techniques you’ll use and why they’re appropriate.
  5. Measure: Identify the project deliverables. How will you measure success and evaluate the project?
  6. Schedule: Include a general timeline, with project phases and milestones. Be sure to note any important deadlines.
  7. Budget: Include the total estimated cost of the project and how much you have budgeted. (Note that this shouldn’t be a line item budget.) Use a project budget template for a more detailed breakdown of budgeted and actual project expenses.
  8. Get feedback: Seek feedback from key stakeholders, customers, and anyone impacted by the project for feedback. Ask them to explain the project in their own words to get a sense of how clearly you’ve communicated the vision.
  9. Proofread: Have someone else proofread the project description. In addition to spelling and grammatical errors, ask them to look for missing details that are significant to the project.
  10. Revise: Update and revise the document as the project progresses. Treat the project description as a living document.

A 10-Step Checklist for Writing a Project Description

Now that you know how to write a project description, use this checklist to help you focus on the key details.

  A 10-Step Checklist for Writing a Project Description
1. Summarize: Describe the project in a paragraph or two.
2. Define: Why is it necessary?
3. Set goals: Follow the SMART goal format.
4. Explain: Briefly explain your methodology and any key technologies or project management techniques you’ll use and why they’re appropriate
5. Measure: Identify the project deliverables. How will you measure success and evaluate the project?
6. Schedule: Include a general timeline, with project phases and milestones.
7. Budget: Include the total estimated cost of the project and your budgeted amount.
8. Get feedback: Seek feedback from key stakeholders, customers, and anyone impacted by the project for feedback.
9. Proofread: Ask someone else to look for errors and missing details.
10. Revise: Treat the description as a living document.

Types of Project Descriptions With Examples

In this section, you’ll find a variety of free, customizable project description templates. We’ve completed them with sample information so that you can get an idea of how to write a description that fits your needs. You can also download a free project documentation template to help you track its progress.

Architectural Project Description Template

Architectural Project Description Template

Download Architectural Project Description Template

Microsoft Word | Adobe PDF | Google Docs

An architectural project description should start with a summary that explains the need for the project. Briefly identify the site, any key design features and aesthetic considerations, and a broad timeline. Keep it simple, and write for the general public. Here’s an example of an architectural project description summary for a downtown parking garage:

After you summarize the project, use the architectural project description template to create a customizable action plan. Include a breakdown of work by phases. Note any communications and approvals needed to ensure success.

Client Creative Project Brief Template

Client Creative Brief Template

Download Client Creative Brief Template

Microsoft Excel | Smartsheet

Create a client creative project brief  to ensure a project strategy aligns with client goals. Creative briefs are frequently used for projects involving graphic design, videography, or marketing campaigns. Start by briefly describing the project, objectives, and deadlines. The following client creative project brief provides an overview of a holiday marketing campaign.

The format will vary based on the type of project. In the client creative project template example above, you’ll find a number of kickoff questions about the campaign’s target audience, key components, and messaging. If this template doesn’t meet your needs, check out other Smartsheet client creative briefs and marketing project plan templates.

Grant Project Description Template

Grant Project Description Template

Download Grant Project Description Template 

Microsoft Word | Adobe PDF 

When you’re applying for grant funding or planning a grant-funded project, it’s essential to identify the target population and how they’ll benefit from project activities. Focus on why the project is necessary, rather than on the needs of your organization. The following example describes a grant project for a program seeking funding to combat childhood hunger:

This grant project description template breaks down the description into separate sections for the problem to be addressed, goals and objectives, target population, project activities, and key staff. It provides additional space for background information, measurable outcomes, and a timeline and budget, and it includes separate columns for income sources and expenses.

Interior Design Project Description Template

Interior Design Project Description Template

Download Interior Design Project Description Template

Microsoft Word | Google Docs

An interior design project description is similar to a client creative project brief. You’ll use the project overview to spell out a vision for the project that syncs with the client’s needs. The following interior design project description summarizes a residential kitchen remodel project.

Use the remainder of the interior design project description template to document the client’s likes and dislikes in greater detail. The template includes space to note the client’s preferences for general style, as well as colors, patterns, textiles, furnishings, and more. You’ll also find space to include measurements, a floor sketch, a project schedule, and a budget.

IT Project Description Template

IT Project Description Template

Download IT Project Description Template

Microsoft Excel | Microsoft Word | Adobe PDF

An IT project description should start with a basic summary that condenses key background information and what the project entails. Keep it simple, and explain the project in lay terms. The following IT project description summary provides an overview of a plan to develop a mobile ordering app for a fast casual restaurant:

This IT project description template includes space for goals, assumptions, measurements of success, and risks. Additionally, the template includes space for a breakdown of the scope of work, including processes impacted by the project, milestones, costs, and resources.

Software Project Description Template

Software Project Description Template

Download Software Project Description Template

Microsoft Word | Adobe PDF

A software project description should start with an overview that explains the type of software that will be developed, the problem it will solve, and the benefits to users and the business. The overview shouldn’t focus on the technical aspects of the project, but instead on the final product and its benefits. This software project description example gives an overview of a point-of-sale (POS) system under development for a brewery.

Once you’ve completed the overview, use this software project description template to explain purposes and goals in greater detail. The template includes sections for obstacles, risk factors, hardware compatibility, and software employed. Other features include a detailed breakdown of the project’s timeline and cost structure.

For other project description templates, please refer to our Free Project Description Templates article.

PMP Project Description

If you’re a project manager seeking the Project Management Professional certification, you’ll need either 36 or 60 months of professional experience leading projects, depending on your education level. 

The Project Management Institute (PMI) requires you to submit each project as its own entry on the application and include the following:

  • A one-sentence project objective.
  • Your role in accomplishing project deliverables in each of the five phases of project management: initiating (IN), planning (PL), executing (EX), monitoring and controlling (MC), and closing (CL).
  • A brief description of project outcome.

You can use this PMP application project description example for guidance:

  • Objective: Redesign Company XYZ’s website to improve lead generation by 25 percent.
  • Project Deliverables: I was the project manager for Company XYZ’s redesign. I drafted the project charter and recruited a team of four IT staffers to complete the project (IN). I created the work breakdown structure, timeline, and budget, and I met with stakeholders to assess project contingencies and risks (PL). I coordinated between departments, provided quality assurance, and managed the four-person team throughout the project (EX). I conducted risk audits and communicated results to stakeholders (MC). I obtained stakeholder feedback, archived project documents, and held multidepartment training once the redesign was completed (CL).
  • Outcome: Company XYZ’s website redesign was completed $10,000 under budget and two weeks ahead of schedule. Lead generation increased by 30 percent within six months.

How to Write a Project Description in a CV or Resume

Writing a project description for successful past projects can give you an edge when you’re a job candidate or looking for new clients. When writing a project description for your CV, resume, or portfolio, clearly state the project objective, your role, and the outcome.

Continuing with the example above, here’s a project management project description sample to avoid in your resume because it’s vague. The second project description is a more effective example. It also highlights the most significant accomplishments and responsibilities first.

Project Description Before Example

IT Project Manager, Company XYZ
Project: Website redesign

  • Managed a highly successful redesign
  • Provided leadership throughout the project
  • Updated key stakeholders in a timely manner
  • Coordinated communications and staff trainings
  • Completed the project under budget and ahead of schedule, resulting in improved sales

Project Description After Example

IT Project Manager, Company XYZ
Project: Website redesign with goal of increasing lead generation by 25%

  • Managed website redesign that resulted in a 30% increase in lead generation
  • Completed the project $10,000 under budget and two weeks ahead of schedule
  • Recruited and managed a team of four IT staffers
  • Created the work breakdown structure, timeline, and budget; assessed project contingencies and risks
  • Communicated with key stakeholders throughout the project; trained staff across departments once the project was complete

Tips for Writing a Good Project Description

To write an effective project description, draft early in the process. Keep it high-level without going into too much detail or background. Use the description to generate interest among a broad audience. Keep it brief and free of jargon.

  • Focus on the 4 C’s: A good project description follows the 4 C’s of writing. 
    • Clear: Keep writing straight to the point and don’t include unnecessary jargon. 
    • Concise: Focus on the project itself, rather than on background information.
    • Complete: This can be a challenge when you’re also aiming for concision. Regardless, the description should include the key points your audience needs to understand the project. 
    • Credible: Only cite authoritative sources and the most up-to-date information.
  • Draft the Project Description Early in the Process: Gregory Carson, PMP, is a biomedical engineer, attorney, and patent agent with more than 20 years of project management experience and who owns Carson Patents. Carson suggests drafting the project description early, ideally as soon as the idea occurs to you or your team. The description will serve as the summary roadmap to refer back to throughout the project.

    “All of the other details have some direct relationship to the project description, so having the project description well drafted before you begin the execution planning can save you time and frustration, in particular as changes need to be included,” Carson says.

    At the end of the project, you’ll want to refer back to the document to show that the project fulfilled the goals and objectives.

  • Make a Memorable First Impression: Alan Zucker, PMP, is a project manager with more than 25 years working with Fortune 100 companies and founder of the website Project Management Essentials. He says that a project description should motivate. The goal is for people to understand and support the project after reading the description.

    “When crafting your pitch, remember that most people will form their initial impressions about the project within the first 30 seconds. Lead with a strong statement and a powerful image of the project’s benefit,” Zucker says.

  • Write for a Broad Audience: A common mistake when writing a project description is targeting too narrow of an audience.

    “There is usually no lack of attention on the stakeholders that are funding the project, and they are important audience members for the project description to focus on,” Carson says. “But particular attention focused on the stakeholders who will benefit from the project often leads to helpful insights for the project.”

    Getting feedback on the description from a broader audience is also helpful. Zucker suggests reviewing the description with key stakeholders, customers, and those impacted by the project. “After reading your description, see if they can restate it in their own words,” Zucker suggests. “Was the restatement what you intended? If not, then continue to revise the description based on the feedback.”

  • Avoid Excessive Details, Especially Early On: Your project description should convey a vision, rather than provide a detailed implementation plan. Don’t worry too much about planning out details in the description phase —  Zucker suggests that you simply make sure there’s a clear understanding of the project’s goals and why you want to proceed.

    “The description will evolve as we learn more about the project,” Zucker says. “Don’t worry about committing too early. Part of that evolutionary process is sharing the description and getting feedback on it.”

    Keeping a high-level focus will help generate buy-in for the project. Carson says it’s key to describe the project so that others “can understand and appreciate your marvel.”

    “You don’t want to pontificate to the point where people stop reading or get confused about any of the goals and objectives,” he says.

  • Ask Someone to Proofread Your Project Description: Proofreading and editing are essential when you finalize your project description. But if you wrote the description, recruit someone else to edit it.

    “Too often as we write, we ‘remember’ what we were writing about and can miss little details, even spelling and grammar, that can impact the meaning and importance of a project and its description,” Carson says.

    Don’t be surprised if you need to revise and rewrite a few times. It’s all part of the process of crafting your message.

How to Write a Brief Description of a Project

Focus on the project and the problem it addresses. Avoid delving into background info or referencing other projects. Emphasize the what and why without excessive detail about the tasks it requires. This can be your pitch to sell the project.

What Is a Project Description in a Project Proposal?

A project description in a project proposal is a brief summary of the goals, the objectives, and the need for the project. It shouldn’t be more than one or two paragraphs. The project proposal will provide more detailed information.

What Is a Project Description in a Thesis?

A project description in a thesis outlines the research you’re undertaking, typically as part of graduate studies. It includes your working title, your research goals, basic methodology, and why the research is needed.

Effectively Track and Manage Your Projects with Real-Time Work Management in Smartsheet

From simple task management and project planning to complex resource and portfolio management, Smartsheet helps you improve collaboration and increase work velocity — empowering you to get more done. 

The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed.

When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.

Источник

A strong project description provides a roadmap for stakeholders and communicates the vision without getting bogged down in details. We’ve compiled expert tips and sample project descriptions to help you get started. 

In this article, you’ll find a project description outline, steps for writing a project description, expert tips, and examples of project descriptions by industry.

A project description is a high-level overview of why you’re doing a project. The document explains a project’s objectives and its essential qualities. Think of it as the elevator pitch that focuses on what and why without delving into how. 

You typically draft a project description early on, during the project initiation phase of the project management lifecycle.

The project manager often writes the project description. However, if you are working for an agency that seeks grant funding or writing a research proposal, you might need to learn how to write a project description in a project proposal.

The project description should include an overview of the following:

  • Project goals and objectives
  • Stakeholders and their roles
  • Metrics for measuring success
  • Timeline
  • Estimated budget

The tricky part is figuring out what doesn’t belong in the project description. The description should focus on goals, objectives, and the overall approach, but you don’t need to include lists of tasks, an extensive background, or research analysis. In general, the project description is broad; you’ll include more detail in the project plan.

Project Description Outline

The parts of a project description will vary depending on the type of project. However, your project description should contain the following elements:

Parts of a Project Description Outline

  • Project Title: Aim for a short, unambiguous, and memorable title. 
  • Overview: This is a high-level summary (no more than one or two paragraphs).
  • Project Justification: Explain the problem or opportunity and why the project is necessary.
  • Objectives: Set specific and measurable project goals.
  • Phases of Work: Break down the project into phases that describe the desired outcome for each.
  • Metrics for Evaluating and Monitoring: Include the metrics you’ll use to evaluate the project’s success. 
  • Timeline: Outline the timeline for each phase, including the basic tasks that you will accomplish, with start and end dates.
  • Estimated Budget: Include the budget and projected costs.

How to Write a Project Description

Although writing a project description will vary somewhat depending on the type of project, the basic process is the same. The following 10 steps are key to writing a good project description.

  1. Summarize: Write a one- or two-paragraph explanation of what the project aims to accomplish. Avoid delving deep into background or past projects. A good project summary will not only serve as your elevator speech, but will also help you clarify larger issues with your plan.
  2. Define: Describe the problem or opportunity and how the project will address it.
  3. Set goals: Identify SMART project objectives, defined as follows:
    • Specific: Answer who, what, when, where, and why.
    • Measurable: Include metrics for defining success.
    • Achievable: Set goals that are possible to accomplish with the available resources.
    • Relevant: Goals should be aligned with your organization’s mission.
    • Time-bound: Include intermediate and final deadlines for each goal.
  4. Explain: Briefly explain your methodology. Include any key technologies or project management techniques you’ll use and why they’re appropriate.
  5. Measure: Identify the project deliverables. How will you measure success and evaluate the project?
  6. Schedule: Include a general timeline, with project phases and milestones. Be sure to note any important deadlines.
  7. Budget: Include the total estimated cost of the project and how much you have budgeted. (Note that this shouldn’t be a line item budget.) Use a project budget template for a more detailed breakdown of budgeted and actual project expenses.
  8. Get feedback: Seek feedback from key stakeholders, customers, and anyone impacted by the project for feedback. Ask them to explain the project in their own words to get a sense of how clearly you’ve communicated the vision.
  9. Proofread: Have someone else proofread the project description. In addition to spelling and grammatical errors, ask them to look for missing details that are significant to the project.
  10. Revise: Update and revise the document as the project progresses. Treat the project description as a living document.

A 10-Step Checklist for Writing a Project Description

Now that you know how to write a project description, use this checklist to help you focus on the key details.

  A 10-Step Checklist for Writing a Project Description
1. Summarize: Describe the project in a paragraph or two.
2. Define: Why is it necessary?
3. Set goals: Follow the SMART goal format.
4. Explain: Briefly explain your methodology and any key technologies or project management techniques you’ll use and why they’re appropriate
5. Measure: Identify the project deliverables. How will you measure success and evaluate the project?
6. Schedule: Include a general timeline, with project phases and milestones.
7. Budget: Include the total estimated cost of the project and your budgeted amount.
8. Get feedback: Seek feedback from key stakeholders, customers, and anyone impacted by the project for feedback.
9. Proofread: Ask someone else to look for errors and missing details.
10. Revise: Treat the description as a living document.

Types of Project Descriptions With Examples

In this section, you’ll find a variety of free, customizable project description templates. We’ve completed them with sample information so that you can get an idea of how to write a description that fits your needs. You can also download a free project documentation template to help you track its progress.

Architectural Project Description Template

Architectural Project Description Template

Download Architectural Project Description Template

Microsoft Word | Adobe PDF | Google Docs

An architectural project description should start with a summary that explains the need for the project. Briefly identify the site, any key design features and aesthetic considerations, and a broad timeline. Keep it simple, and write for the general public. Here’s an example of an architectural project description summary for a downtown parking garage:

After you summarize the project, use the architectural project description template to create a customizable action plan. Include a breakdown of work by phases. Note any communications and approvals needed to ensure success.

Client Creative Project Brief Template

Client Creative Brief Template

Download Client Creative Brief Template

Microsoft Excel | Smartsheet

Create a client creative project brief  to ensure a project strategy aligns with client goals. Creative briefs are frequently used for projects involving graphic design, videography, or marketing campaigns. Start by briefly describing the project, objectives, and deadlines. The following client creative project brief provides an overview of a holiday marketing campaign.

The format will vary based on the type of project. In the client creative project template example above, you’ll find a number of kickoff questions about the campaign’s target audience, key components, and messaging. If this template doesn’t meet your needs, check out other Smartsheet client creative briefs and marketing project plan templates.

Grant Project Description Template

Grant Project Description Template

Download Grant Project Description Template 

Microsoft Word | Adobe PDF 

When you’re applying for grant funding or planning a grant-funded project, it’s essential to identify the target population and how they’ll benefit from project activities. Focus on why the project is necessary, rather than on the needs of your organization. The following example describes a grant project for a program seeking funding to combat childhood hunger:

This grant project description template breaks down the description into separate sections for the problem to be addressed, goals and objectives, target population, project activities, and key staff. It provides additional space for background information, measurable outcomes, and a timeline and budget, and it includes separate columns for income sources and expenses.

Interior Design Project Description Template

Interior Design Project Description Template

Download Interior Design Project Description Template

Microsoft Word | Google Docs

An interior design project description is similar to a client creative project brief. You’ll use the project overview to spell out a vision for the project that syncs with the client’s needs. The following interior design project description summarizes a residential kitchen remodel project.

Use the remainder of the interior design project description template to document the client’s likes and dislikes in greater detail. The template includes space to note the client’s preferences for general style, as well as colors, patterns, textiles, furnishings, and more. You’ll also find space to include measurements, a floor sketch, a project schedule, and a budget.

IT Project Description Template

IT Project Description Template

Download IT Project Description Template

Microsoft Excel | Microsoft Word | Adobe PDF

An IT project description should start with a basic summary that condenses key background information and what the project entails. Keep it simple, and explain the project in lay terms. The following IT project description summary provides an overview of a plan to develop a mobile ordering app for a fast casual restaurant:

This IT project description template includes space for goals, assumptions, measurements of success, and risks. Additionally, the template includes space for a breakdown of the scope of work, including processes impacted by the project, milestones, costs, and resources.

Software Project Description Template

Software Project Description Template

Download Software Project Description Template

Microsoft Word | Adobe PDF

A software project description should start with an overview that explains the type of software that will be developed, the problem it will solve, and the benefits to users and the business. The overview shouldn’t focus on the technical aspects of the project, but instead on the final product and its benefits. This software project description example gives an overview of a point-of-sale (POS) system under development for a brewery.

Once you’ve completed the overview, use this software project description template to explain purposes and goals in greater detail. The template includes sections for obstacles, risk factors, hardware compatibility, and software employed. Other features include a detailed breakdown of the project’s timeline and cost structure.

For other project description templates, please refer to our Free Project Description Templates article.

PMP Project Description

If you’re a project manager seeking the Project Management Professional certification, you’ll need either 36 or 60 months of professional experience leading projects, depending on your education level. 

The Project Management Institute (PMI) requires you to submit each project as its own entry on the application and include the following:

  • A one-sentence project objective.
  • Your role in accomplishing project deliverables in each of the five phases of project management: initiating (IN), planning (PL), executing (EX), monitoring and controlling (MC), and closing (CL).
  • A brief description of project outcome.

You can use this PMP application project description example for guidance:

  • Objective: Redesign Company XYZ’s website to improve lead generation by 25 percent.
  • Project Deliverables: I was the project manager for Company XYZ’s redesign. I drafted the project charter and recruited a team of four IT staffers to complete the project (IN). I created the work breakdown structure, timeline, and budget, and I met with stakeholders to assess project contingencies and risks (PL). I coordinated between departments, provided quality assurance, and managed the four-person team throughout the project (EX). I conducted risk audits and communicated results to stakeholders (MC). I obtained stakeholder feedback, archived project documents, and held multidepartment training once the redesign was completed (CL).
  • Outcome: Company XYZ’s website redesign was completed $10,000 under budget and two weeks ahead of schedule. Lead generation increased by 30 percent within six months.

How to Write a Project Description in a CV or Resume

Writing a project description for successful past projects can give you an edge when you’re a job candidate or looking for new clients. When writing a project description for your CV, resume, or portfolio, clearly state the project objective, your role, and the outcome.

Continuing with the example above, here’s a project management project description sample to avoid in your resume because it’s vague. The second project description is a more effective example. It also highlights the most significant accomplishments and responsibilities first.

Project Description Before Example

IT Project Manager, Company XYZ
Project: Website redesign

  • Managed a highly successful redesign
  • Provided leadership throughout the project
  • Updated key stakeholders in a timely manner
  • Coordinated communications and staff trainings
  • Completed the project under budget and ahead of schedule, resulting in improved sales

Project Description After Example

IT Project Manager, Company XYZ
Project: Website redesign with goal of increasing lead generation by 25%

  • Managed website redesign that resulted in a 30% increase in lead generation
  • Completed the project $10,000 under budget and two weeks ahead of schedule
  • Recruited and managed a team of four IT staffers
  • Created the work breakdown structure, timeline, and budget; assessed project contingencies and risks
  • Communicated with key stakeholders throughout the project; trained staff across departments once the project was complete

Tips for Writing a Good Project Description

To write an effective project description, draft early in the process. Keep it high-level without going into too much detail or background. Use the description to generate interest among a broad audience. Keep it brief and free of jargon.

  • Focus on the 4 C’s: A good project description follows the 4 C’s of writing. 
    • Clear: Keep writing straight to the point and don’t include unnecessary jargon. 
    • Concise: Focus on the project itself, rather than on background information.
    • Complete: This can be a challenge when you’re also aiming for concision. Regardless, the description should include the key points your audience needs to understand the project. 
    • Credible: Only cite authoritative sources and the most up-to-date information.
  • Draft the Project Description Early in the Process: Gregory Carson, PMP, is a biomedical engineer, attorney, and patent agent with more than 20 years of project management experience and who owns Carson Patents. Carson suggests drafting the project description early, ideally as soon as the idea occurs to you or your team. The description will serve as the summary roadmap to refer back to throughout the project.

    “All of the other details have some direct relationship to the project description, so having the project description well drafted before you begin the execution planning can save you time and frustration, in particular as changes need to be included,” Carson says.

    At the end of the project, you’ll want to refer back to the document to show that the project fulfilled the goals and objectives.

  • Make a Memorable First Impression: Alan Zucker, PMP, is a project manager with more than 25 years working with Fortune 100 companies and founder of the website Project Management Essentials. He says that a project description should motivate. The goal is for people to understand and support the project after reading the description.

    “When crafting your pitch, remember that most people will form their initial impressions about the project within the first 30 seconds. Lead with a strong statement and a powerful image of the project’s benefit,” Zucker says.

  • Write for a Broad Audience: A common mistake when writing a project description is targeting too narrow of an audience.

    “There is usually no lack of attention on the stakeholders that are funding the project, and they are important audience members for the project description to focus on,” Carson says. “But particular attention focused on the stakeholders who will benefit from the project often leads to helpful insights for the project.”

    Getting feedback on the description from a broader audience is also helpful. Zucker suggests reviewing the description with key stakeholders, customers, and those impacted by the project. “After reading your description, see if they can restate it in their own words,” Zucker suggests. “Was the restatement what you intended? If not, then continue to revise the description based on the feedback.”

  • Avoid Excessive Details, Especially Early On: Your project description should convey a vision, rather than provide a detailed implementation plan. Don’t worry too much about planning out details in the description phase —  Zucker suggests that you simply make sure there’s a clear understanding of the project’s goals and why you want to proceed.

    “The description will evolve as we learn more about the project,” Zucker says. “Don’t worry about committing too early. Part of that evolutionary process is sharing the description and getting feedback on it.”

    Keeping a high-level focus will help generate buy-in for the project. Carson says it’s key to describe the project so that others “can understand and appreciate your marvel.”

    “You don’t want to pontificate to the point where people stop reading or get confused about any of the goals and objectives,” he says.

  • Ask Someone to Proofread Your Project Description: Proofreading and editing are essential when you finalize your project description. But if you wrote the description, recruit someone else to edit it.

    “Too often as we write, we ‘remember’ what we were writing about and can miss little details, even spelling and grammar, that can impact the meaning and importance of a project and its description,” Carson says.

    Don’t be surprised if you need to revise and rewrite a few times. It’s all part of the process of crafting your message.

How to Write a Brief Description of a Project

Focus on the project and the problem it addresses. Avoid delving into background info or referencing other projects. Emphasize the what and why without excessive detail about the tasks it requires. This can be your pitch to sell the project.

What Is a Project Description in a Project Proposal?

A project description in a project proposal is a brief summary of the goals, the objectives, and the need for the project. It shouldn’t be more than one or two paragraphs. The project proposal will provide more detailed information.

What Is a Project Description in a Thesis?

A project description in a thesis outlines the research you’re undertaking, typically as part of graduate studies. It includes your working title, your research goals, basic methodology, and why the research is needed.

Effectively Track and Manage Your Projects with Real-Time Work Management in Smartsheet

From simple task management and project planning to complex resource and portfolio management, Smartsheet helps you improve collaboration and increase work velocity — empowering you to get more done. 

The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed.

When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.

Источник

Управление проектами хорошо тем, что позволяет планировать, управлять и выполнять всю работу вашей команды. Зачастую полезно иметь эту информацию в доступном виде. Но иногда новые участники проекта или руководители хотят получить упрощённое представление о проекте. Тогда вам понадобится лаконичный способ рассказать об основных моментах проекта, не теряя внимания аудитории.

Лучше всего для этого подходят пояснительные записки. Если вы никогда не занимались их составлением, в этой статье найдётся всё необходимое для планирования, написания и представления их своей команде.

Что такое пояснительная записка?

Пояснительная записка — это обзор документа. Объём и содержание записки зависят от того, к какому документу она относится, но в целом она должна занимать не больше одной–двух страниц. В этом документе необходимо изложить всю информацию, которую должны знать ваши читатели и важные заинтересованные лица.

Планировать проекты с помощью Asana

Представьте себе это так: если бы заинтересованные лица на уровне руководства прочитали только вашу пояснительную записку, то получили бы они всю информацию, необходимую для достижения успеха? Если да, тогда ваша пояснительная записка выполнила свою задачу.

Пояснительные записки часто прилагаются к следующим документам:

  • экономическое обоснование;

  • Проектные предложения

  • исследовательская документация;

  • экологические экспертизы;

  • исследования рынка;

  • план проекта.

Обычно в пояснительной записке выделяют четыре части:

  1. Начните с проблемы или потребности, которую удовлетворяет данный документ.

  2. Опишите рекомендуемое решение.

  3. Объясните ценность этого решения.

  4. В заключение приведите обоснование важности вашей работы.

Что такое пояснительная записка в управлении проектами?

В управлении проектами пояснительная записка — это способ внести ясность для сотрудников из разных подразделений, руководства команды и заинтересованных лиц проекта. Считайте, что это краткая презентация проекта для членов команды, у которых нет времени или необходимости вникать во все его детали.

Читать о 15 примерах кратких презентаций на все случаи жизни

Основное отличие между пояснительной запиской в управлении проектами и более традиционным приложением к бизнес-плану заключается в том, что первая должна быть создана в начале проекта, а второе — после составления бизнес-плана. Например, чтобы написать пояснительную записку к экологической экспертизе, необходимо составить отчёт о результатах и выводах по окончании исследования. Но для составления пояснительной записки в целях управления проектами нужно рассказать о том, какие цели преследует проект и почему он важен.

К пояснительным запискам в целях управления проектами применяются те же самые четыре правила:

  1. Начните с проблемы или потребности, которую удовлетворяет проект. Зачем нужен этот проект? Какие идеи, отзывы клиентов, планы продуктов и т. п. лежат в его основе?

  2. Опишите рекомендуемое решение или задачи проекта. Каким образом этот проект может решить проблему, определённую вами в первой части? Каковы цели и задачи проекта?

  3. Объясните ценность этого решения. Что произойдёт по завершении проекта? Как это улучшит ситуацию и решит проблему, определённую в первой части?

  4. В заключении приведите обоснование важности этой работы. Это ещё одна возможность напомнить о важности проблемы и о том, почему ваш проект имеет право на жизнь. В этой части также можно напрямую обратиться к аудитории и рассказать о том, как ваше решение улучшит ситуацию и решит проблему. В конце приведите дальнейшие действия.

Если вы никогда раньше не занимались составлением пояснительных записок, вам может быть любопытно, как они связаны с другими элементами управления проектами. Вот несколько сравнений:

Пояснительная записка и план проекта

План проекта — это программа, описывающая ключевые задачи, которые решает проект для достижения поставленных целей. В плане проекта приводятся цели, показатели для оценки его успешности, заинтересованные лица и роли, бюджет, вехи и ожидаемые результаты, временные рамки и расписание, а также план обмена информацией.

Пояснительная записка — это краткое изложение наиболее значимой информации из плана проекта. Примите во внимание наиболее важные моменты, которые необходимо довести до сведения руководителей, чтобы ознакомить их с проектом без использования его плана. Это и есть ваша пояснительная записка.

Читать статью «Апробация концепции (РОС): как продемонстрировать осуществимость идеи»

Пояснительная записка и обзор проекта

Обзоры проектов и пояснительные записки часто имеют схожие элементы: в обоих документах приводится краткое изложение важной информации о проекте. Однако обзор проекта должен быть непосредственно связан с вашим проектом. Проект и его обзор должны быть взаимозависимы.

А вот пояснительную записку можно включить в проект с помощью средства управления проектами или сделать её самостоятельным документом.

Пояснительная записка и цели проекта

Во второй части пояснительной записки должны быть подробно расписаны цели проекта (опишите рекомендуемое решение или задачи проекта). В дополнение к целям проекта здесь следует привести обоснование ценности достижения указанных целей, а также предоставить информацию о пути выполнения поставленных задач.

Преимущества пояснительной записки

Вы можете спросить: а зачем моему проекту нужна пояснительная записка? Разве недостаточно плана проекта?

Как мы уже упоминали ранее, не у всех есть время или необходимость углубляться в детали вашего проекта, чтобы понять его цели и их значимость. Инструменты управления работами наподобие Asana позволяют собрать массу полезной информации о проекте, чтобы у вас с командой было чёткое понимание того, кто какую работу выполняет и к какому сроку. Пояснительная записка предназначена не столько для сотрудников, непосредственно занятых в проекте, сколько для заинтересованных лиц вне проекта, которым нужно общее представление о нём и его важности.

Эффективная пояснительная записка предлагает заинтересованным лицам общую картину проекта и его важные элементы без необходимости погружаться в детали. А если им понадобится дополнительная информация, они могут обратиться к плану проекта или просмотреть задачи, приведённые в вашем инструменте управления работами.

Как написать отличную пояснительную записку (с примерами)

Каждая пояснительная записка состоит из четырёх частей. Следуйте этому шаблону для написания отличной пояснительной записки. Когда её текст будет готов, перечитайте его и удостоверьтесь в том, что в нём приведена вся нужная информация, которую должны знать заинтересованные лица.

1. Начните с проблемы или потребности, которую нужно удовлетворить

В начале пояснительной записки объясните, в чём заключается важность этого документа (и проекта, который он представляет). Уделите время изложению сути проблемы, включая любые исследования или полученные вами отзывы клиентов. Расскажите, чем эта проблема важна и актуальна для ваших клиентов и почему её решение имеет значение.

Например, представьте, что вы работаете в компании-производителе часов. Ваш проект заключается в разработке более простых и дешёвых часов, которые останутся привлекательными для покупателей товаров класса люкс, но в то же время будут ориентированы на новую группу клиентов.

Пример пояснительной записки:

Последние исследования рынка 52% клиентов выразили потребность в более простой и дешёвой версии нашего продукта. В опросах клиентов, выбравших часы конкурентов, цена упоминается в 87% случаев. Чтобы наилучшим образом обслуживать наших существующих клиентов и выйти на новые рынки, нам необходимо разработать серию часов, которые мы сможем продавать по цене, соответствующей данному рынку.

2. Выделите рекомендуемое решение или цели проекта

Теперь, когда вы обрисовали проблему, объясните, в чём заключается предлагаемое решение. В отличие от аннотации или конспекта при описании решения следует пользоваться директивным слогом: постарайтесь убедить аудиторию в том, что оно является правильным. Это не столько раздел для мозгового штурма, сколько место для обоснования рекомендуемого решения.

Поскольку пояснительная записка составляется в начале проекта, не страшно, если в ней не будут приведены все ожидаемые результаты и основные вехи. Однако это ваш шанс описать в общих чертах то, что произойдёт в ходе проекта. Если вам нужна помощь в составлении обзора основных результатов и сроков проекта на более высоком уровне, подумайте о создании a дорожной карты проекта, прежде чем заниматься пояснительной запиской.

Продолжаем наш пример пояснительной записки:

Наша новая серия часов будет стоить на 20% дешевле, чем самый дешёвый текущий вариант. При этом предусмотрена возможность удешевления на 40% и более в зависимости от материалов и механизма. Чтобы добиться таких цен, мы будем:

  • предлагать часы в новом исполнении, включая силикон и дерево;

  • использовать высококачественные кварцевые модули вместо наших механизмов;

  • представить возможность выбора дизайна браслета с упором на гибкость, а не на традиционную роскошь.

Обратите внимание, что каждые часы по-прежнему будут проходить строгий контроль качества, чтобы сохранить скорость и точность мирового класса, присущие нашим текущим предложениям.

3. Объясните ценность этого решения

В этом разделе вы более подробно рассказываете о том, как предлагаемое решение повлияет на проблему, обозначенную в самом начале, и улучшит ситуацию. Каких результатов вы ожидаете (при их наличии)? В сюда следует включить всю необходимую финансовую информацию, риски проекта и потенциальные выгоды. Также нужно соотнести этот проект с целями и ключевыми результатами вашей компании. Как эта работа связана со стоящими перед ней задачами?

Продолжаем наш пример пояснительной записки:

С новыми предложениями, которые на 20–40% дешевле, чем самый дешёвый из наших текущих вариантов, мы ожидаем, что сможем выйти на рынок часов для повседневного использования, поддерживая при этом наш бренд класса люкс. Это поможет нам достичь цели номер 3 «Расширение бренда» на 22 финансовый год. Эти новые предложения могут принести до 3 млн $ дополнительной прибыли за год, что поможет нам достичь цели номер 1 «7 млн $ прибыли за год» на 22 финансовый год.

Проведённые ранее исследования рынка показали, что более дешёвые варианты не повлияют на ценность или престиж бренда класса люкс, хотя это риск, который необходимо учитывать при разработке. Чтобы снизить его, команда маркетинга продукта начнёт работать над стратегией его вывода на рынок за шесть месяцев до запуска.

4. В заключение приведите обоснование важности этой работы

Теперь, когда вы поделились всей важной информацией с заинтересованными лицами, настала очередь заключительного раздела — это ваш шанс помочь аудитории понять влияние и важность этой работы для организации. Что именно нужно вынести из вашей пояснительной записки?

В заключение нашего примера пояснительной записки:

Более дешёвые и разнообразные предложения не только позволят нам выйти на новый рынок, но и расширят наш бренд в положительном смысле. Благодаря вниманию к этим новым предложениям, а также ожидаемому спросу на более дешёвые часы, мы рассчитываем увеличивать рыночную долю на 2% ежегодно. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей стратегией выхода на рынок и документацией по обратной связи с клиентами.

Пример пояснительной записки

Вот так может выглядеть ваша пояснительная записка с учётом всего вышеизложенного:

Пример пояснительной записки в Asana

Планировать проекты с помощью Asana

Распространённые ошибки, которые совершаются при написании пояснительных записок

Вы не станете профессионалом в написании пояснительных записок в одночасье — и это нормально. Поначалу используйте в качестве руководства шаблон из четырёх частей, представленный в этой статье. Затем, по мере оттачивания своих навыков составления пояснительных записок, примите во внимание несколько распространённых подводных камней, которых следует избегать:

Избегайте жаргонизмов

Ваша пояснительная записка — это документ, который должны быть в состоянии прочитать и понять все, начиная от участников проекта и заканчивая заинтересованными руководителями. Помните, что вы гораздо ближе к повседневной работе и индивидуальным задачам, чем руководство компании, поэтому прочитайте пояснительную записку ещё раз, чтобы очистить её от ненужного жаргона. Там, где это возможно, объясните жаргонный термин или вообще опустите его.

Помните: это не полноценный отчёт

Ваша пояснительная записка — это всего лишь резюме. Если вы обнаружите, что вдаётесь в подробности конкретных задач, сроков исполнения и вложений, попробуйте сделать шаг назад и спросить себя, есть ли место этой информации в вашей пояснительной записке. Некоторые детали важны — вам всё-таки нужно, чтобы записка призывала к действию и увлекала. Но имейте в виду, что весь объём информации по вашему проекту будет отражён в инструменте управления работами, а не в пояснительной записке.

Ваша пояснительная записка должна выдерживать проверку на самостоятельность

Вы знаете этот проект вдоль и поперёк, а заинтересованные лица — нет. Написав пояснительную записку, перечитайте её и убедитесь в её самостоятельности как документа. Есть ли контекст, который необходим заинтересованным лицам для её понимания? Если да, включите его в пояснительную записку или рассмотрите возможность ссылки на него в качестве дополнительной информации.

Всегда проверяйте орфографию и пунктуацию

Ваша пояснительная записка — это живой документ, и если вы допустили опечатку, её всегда можно исправить. Однако никогда не повредит провести проверку орфографии и пунктуации или переслать записку одному из своих коллег, чтобы он посмотрел на неё «незамыленный взглядом».

Что в итоге? Пояснительная записка необходима

Пояснительная записка — это отличный способ ввести всех в курс дела и рассказать о вашем проекте. Если у него много заинтересованных лиц, которым нужно быстро понять, какую проблему решает проект и почему это важно, пояснительная записка — это идеальный вариант предоставления необходимой информации.

Дополнительные советы о том, как соединить свою стратегию высокого уровня и планы с повседневной работой, приводятся в нашей статье о стратегическом планировании.

Попробовать Asana бесплатно

Источник



Введение проектной работы (исследовательского проекта) – вступительная часть работы, в которой обосновывается актуальность выбранной темы, указывается цель, которая будет достигнута в ходе выполнения работы, определяются задачи, с помощью которых будет достигнута цель, указывается объект и предмет исследования, формулируется гипотеза, которая должна быть доказана или опровергнута в ходе работы над проектом, кроме того, отражается степень изученности в литературе исследуемой темы, указываются методы, использованные в ходе выполнения проектной.

Структура введения проектной работы

Структура введения проектной работы (исследовательского проекта)

Стандартный объём введения проектной работы 1-2 страницы, но в некоторых случаях объём введения может превышать указанный объём, при этом необходимо учитывать, что максимальный объём введения – 3 страницы, превышать данный объём при написании введения проектной работы нельзя.

Структура введения проектной работы

Рассмотрим структурные элементы, из которых может состоять введения проектной, проектно-исследовательской и исследовательской работы.

Введение проектной работы (исследовательского проекта) обязательно должно включать в себя следующие элементы:

Обязательные элементы введения

Актуальность темы исследования

Цель работы

Задачи

Объект исследования

Предмет исследования

Гипотеза (для исследовательского проекта)

Методы исследования

Каждый из указанных элементов является обязательным во вводной части проектной работы независимо от класса, в котором обучается учащийся.

Все указанные элементы должны присутствовать в водной части проекта, если иного не указано в требованиях по написанию проектной работы (исследовательского проекта), выданной учебным заведением.

Кроме основных элементов во введении, могут быть указаны дополнительные разделы, которые поясняют проведённое в проектной работе исследование, объясняют его новизну и определяют структуру.

Дополнительными элементами введения проектной работы являются:

  • проблема исследования;
  • этапы работы над проектом;
  • срок работы над проектом;
  • теоретическая основа исследования;
  • практическая значимость работы;
  • новизна проекта;
  • структура проекта.

Во введении проектных работ, которые выполняют учащиеся 9-11 классов желательно указывать: теоретическую основу исследования и структуру проекта.

Правильное расположение элементов введения

При написании введения необходимо правильно располагать все структурные элементы, так как при неправильном их расположении учитель или преподаватель при проверке работы может не понять задуманной идеи, что скажется на итоговой оценке или проектная работа может быть не принята совсем.

Структурные элементы во введении должны располагаться в следующем порядке:

  1. Актуальность темы исследования.
  2. Проблема исследования (необязательный элемент).
  3. Цель работы.
  4. Задачи.
  5. Объект исследования.
  6. Предмет исследования.
  7. Гипотеза исследования.
  8. Продукт проектной деятельности (необязательный элемент).
  9. Методы исследования (Методы и приёмы исследования).
  10. Этапы работы над проектом (необязательный элемент).
  11. Срок работы над проектом (необязательный элемент).
  12. Теоретическая основа исследования (основные источники информации) (необязательный элемент).
  13. Теоретическая значимость работы (необязательный элемент).
  14. Практическая значимость работы (необязательный элемент).
  15. Новизна проекта (необязательный элемент).
  16. Структура проекта (необязательный элемент).

Пример введения который включает, как обязательные так и необязательные элементы приведен ниже (введение представлено не полностью, часть текста убрана).

Пример введения проектной работы

Пример введения проектной работы (исследовательского проекта)

При написании введения обязательно необходимо указывать название структурного элемента. Из тех элементов, которые не являются обязательными, во введение проектной работы можно включать любые, но необходимо соблюдать последовательность.

Если для написания проектной, исследовательской работы было выдано положение или учитель (преподаватель) перечислил структурные элементы, которые должны быть во вводной части, нужно указывать именно их, исключать какие-либо структурные элементы нельзя, включать дополнительные не желательно.

Пример требований положения по написанию индивидуального проекта к вводной части можно посмотреть ниже, требования в них отличаются от перечня представленного выше, именно по этой причине перед написанием проекта необходимо внимательно ознакомится с материалами выданными в учебном заведение, но выдают их не всегда.

Пример требований положения к вводной части проектной работы

Пример требований положения к вводной части проектной работы

Соотнесение элементов Введения с частями работы

Каждый элемент Введения описывает определённую часть работы или характеризует её в целом, то есть все элементы Введения можно соотнести с какими-либо частями работы, например:

  • цель работы – соотносится с темой работы, так как цель в работе ставится по теме;
  • практическая значимость – соотносится с практическим исследованием, так как в ней необходимо указать, какое практическое значение несёт в себе выполненная работа.

Соотнесение всех разделов Введения с частями работы представлено на рисунке.

Подробно о каждом элементе введения

Каждый элемент введения имеет своё значение и особенности написания, подробно о каждом из них можно прочитать, выбрав нужный из перечня ниже (будет пополняться по мере подготовки статей), все статьи представлены с примерами для лучшего понимания и правильного написания ведь именно введение является тем элементом проектной работы, в котором указываются основная идея проекта.

Источник

Что такое проект и проектная деятельность

Образовательная деятельность школ регулируется Федеральными государственными образовательными стандартами (ФГОС). В этих стандартах введено такое понятие как проектная деятельность.

Проектная деятельность — это не каприз учителя, это требование Минобрнауки.

Проектная деятельность — это самостоятельная деятельность, направленная на достижение определённого результата, цели или решение какой-либо проблемы (научной, личностной или социальной).

Проект — это то, что предпринимается для создания и получения нового продукта/результата или решения проблемы.

Проекты могут быть совершенно разных направленностей: от творческих до исследовательских:

Цели проектной деятельности

  1. Формирование у школьников основ исследовательской и проектной деятельности и навыков разработки, реализации и общественной презентации результатов проекта.
  2. Овладение приёмами сотрудничества и взаимодействия со школьниками и взрослыми в совместной проектной деятельности.
  3. Формирование умения планировать исследование или проектную работу с учётом поставленной цели: формулировать проблему, гипотезу, ставить задачи исследования, выбирать методы, делать выводы по результатам проведённой работы.

Особенности проектной деятельности

Проект ограничен во времени: у него есть начало и конец. Работа над проектом происходит в несколько этапов. И время, и этапы определяются ещё до начала работы над проектом, во время его планирования.

В результате проекта должен быть создан новый продукт или выполнено исследование научной проблемы

От того, какой продукт вы хотите создать в результате проекта, будет зависеть количество этапов проекта. Но общий ход работы над проектом будет для всех одинаковый:

Этапы выполнения проекта

Шаг «Реализация задач и создание продукта» будет зависеть от конкретного проекта и может содержать неограниченное число этапов.

Содержание каждого этапа может меняться в процессе работы над проектом. Это нормально. Почему? Потому что что-то может пойти не так, могут измениться условия, вы можете узнать что-то новое, чего раньше не знали и пр. Всё как во взрослой жизни. Поэтому корректируем курс и идём дальше к поставленной цели!

Как выбрать тему школьного проекта

Тему надо выбирать актуальную и интересную. Вам должна быть интересна та область знаний, в которой вы выполняете проект. Иначе работать над проектом будет скучно, а защищать — трудно.

Есть несколько вариантов того, как школьники выбирают тему для своего проекта:

Вариант 1. Выбрать одну из тем, которые предложит классный руководитель.
Вариант 2. Выбрать школьный предмет и учителя, который предложит тему по своему предмету.
Вариант 3. Придумать тему самостоятельно. Подумайте, чего не хватает вам, вашим одноклассникам или взрослым, и попробуйте сформулировать тему проекта, чтобы решить проблему.

Так как результатом проекта должен стать новый продукт, то надо основательно подумать над тем, что можно создать в результате проекта. В следующей таблице мы приводим примеры того, что можно сделать в качестве результата проекта:

Тема проекта Продукт/результат проекта
Компьютерные игры: польза или вред Видео-ролик или компьютерная анимация по безопасной работе за компьютером.
Что означают наши имена? Буклет с именами одноклассников и их значениями.
История футбола Буклет со списком секций по футболу, которые есть в городе. Можно поделить на две категории: бесплатные и платные.
Таблица умножения на пальцах Брошюра или буклет с правилами умножения на пальцах.
Видео-ролик, демонстрирующий умножение на пальцах.
Поэты писатели о моём родном городе Блог в Интернет, посвящённый этой теме. Можно создать на бесплатных платформах (Blogger от Google, https://www.blogger.com).
Звонкие и глухие согласные Программа на языке Scratch для проверки знаний звонких и глухих согласных.
Вегетарианство Брошюра с рецептами вегетарианских блюд.
Интернет-блог, посвящённый вегетарианству. Можно сделать бесплатной платформе Blogger от Google, https://www.blogger.com.

Актуальность, цель, задачи и гипотеза проекта

Об актуальности, цели, задачах и гипотезе вы будете писать в тексте проекта и рассказывать на его защите.

Актуальность — это важность проекта для настоящего времени. Если проект не актуален, не важен, то и делать его не стоит. Актуальность можно рассматривать как набор некоторых проблем, которые существуют в обществе или у какой-то группы людей (например, одноклассников, учителей, родителей), и которые нужно решить. Просто написать «тема актуальна, потому что лично мне интересна» — неправильно. Актуальность придётся раскрыть, доказать.

Например, для темы «Компьютерные игры: польза или вред» актуальность можно описать следующим образом:

Мои друзья владеют больше чем одним гаджетом. В основном, это смартфон и ноутбук. Кроме этого, у многих дома есть ещё и приставка для видеоигр. Все эти устройства становятся доступнее, поэтому в семьях их появляется всё больше. Но так ли это безопасно — надолго погружаться в виртуальную реальность? Об этом моё исследование.

Лайфхак: чтобы доказать актуальность проекта, воспользуйтесь сервисом https://wordstat.yandex.ru. На этом сервисе показывается статистика запросов пользователей на Яндексе. Чем больше люди что-то ищут, тем это актуальнее. В проект можно включить скриншоты из этого сервиса.

Цель — это глобальный результат, который хочется достичь в проекте. Например, «информирование школьников (или одноклассников) о пользе и вреде компьютерных игр«, «повышение грамотности одноклассников в области звонких и глухих согласных«.

Чтобы сформулировать актуальность и цель, ответьте на вопросы «Почему ты это делаешь?» (актуальность) и «Чего ты этим хочешь добиться?» (цель). Не надо придумывать лишних и непонятных слов, пишите так, как есть.

Задачи — это те действия, которые нужно предпринять для достижения поставленной цели. Здесь вы должны перечислить этапы работы над проектом от изучения литературы до получения продукта.

Гипотеза — это предположение, допущение, истинное значение которого неопределенно. Гипотеза строится не для всех проектов, а только для научно-исследовательского характера, и то не всегда.

Определение этапов проекта и выполнение проекта

О том, как в общем виде выглядят этапы работы над проектом, мы показали на рисунке.

Шаг «Реализация задач и создание продукта» надо разбить на несоклько этапов, определить сроки выполнения кадого из них.

Здесь мы не можем дать какие-то конкретные рекомендации, так как эти этапы будут уникальны для каждого проекта. Даже два проекта, выполненных разными авторами, но по одной теме, будут отличаться в этой части. Каждый решает свой проект по-своему, и достигает цели тоже по-разному.

Приведём пример этапов для проекта «Звонкие и глухие согласные», который предполагает создание небольшой компьютерной программы в качестве итогового продукта:

  1. Определить функциональные требования к приложению «Тренажёр для обучения школьников звонким и глухим согласным».
  2. Выбрать программу для создания приложения.
  3. Создать приложение.
  4. Протестировать приложение.
  5. Создать Руководство пользователя.

Оформление проекта

Оформление проекта — это создание текстового документа, в котором будут описаны все этапы работы над проектом, указаны цель, задачи, обоснована актуальность, написаны выводы. В текст проекта не обязательно включать много текста, большую его часть можно заменить картинками: графиками, скриншотами, фотографиями. Это, во-первых, упрощает написание текста проекта, и во-вторых, отлично его иллюстрирует и доказывает то, что вы сами его сделали.

В некоторых школах и на конкурсах от авторов требуют наличия фотографий того, как они работают над своим проектом.

В какой программе оформить проект?

Microsoft WORD — это часть пакета Microsoft Office и сама популярная программа для работы с с текстом. Но она коммерческая, и поэтому поэтому может быть и не установлена на вашем компьютере.

Что же делать в этом случае? Вариантов, на самом деле, много. Есть немало программ и сервисов, которые позволяю работать с текстом точно так же, как и WORD. И, кстати, в государственных учреждениях зачастую установлен не MicrosoftWORD, с его бесплатные аналоги. Это уже давно является чем-то вроде корпоративного стандарта.

Итак, бесплатные аналоги Microsoft Office:

  1. LibreOffice (https://ru.libreoffice.org).
  2. OpenOffice.org (https://www.openoffice.org/ru/).
  3. Сервис Google Документы (https://docs.google.com/document).

Требования к оформлению

Если вы будете представлять проект на какой-нибудь конкурс, то требования к оформлению будут содержаться в Информационном сообщении этого мероприятия. Ничего выдумывать не надо: оформите так, как просят Организаторы конкурса или конференции.

Если проект готовится для защиты в школе, то требования вам может озвучить учитель. Спросите об этом вашего классного руководителя, так как в школе, скорее всего, есть специальный локальный акт, в котором всё это описано.

Если правила оформления вам не выдали или они оставлены на ваше усмотрение, то воспользуйтесь требованиями к созданию документов из ГОСТ Р 7.0.97-2016:

  1. Страницы должны быть пронумерованы, начиная со второй. Таким образом, титульный лист нумеровать не надо. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
  2. Используйте свободно распространяемые бесплатные шрифты. Например, Times New Roman. Допустимые размеры шрифта: 12, 13, 14 (оптимально). В таблицах можно использовать шрифты меньших размеров.
  3. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.
  4. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом 1,25 см или по центру.
  5. Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала.
  6. Интервал между буквами в словах — обычный.
  7. Интервал между словами — один пробел.
  8. Текст документа выравнивается по ширине листа.

Создание презентации и защита проекта

Это завершающие этапы. От того, на сколько качественно вы сделаете электронную презентацию, зависит то, как пройдёт защита.

В какой программе сделать презентацию?

Воспользуйтесь теми же рекомендациями, которые мы дали выше.

Какие должны быть слайды в презентации

Правила хорошего тона для оформления презентации нами рассмотрены в статье Какой должна быть презентация на конференцию или конкурс

Как написать речь защиты проекта

О том, как грамотно составить речь для защиты проекта, мы написали ранее в статье Подготовка речи для защиты проекта.

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:

Не пропустите и эти статьи:

  • Как написать супер на английском языке
  • Как написать сундук
  • Как написать сумму прописью 3327
  • Как написать сумму массива
  • Как написать сумасшедшая на английском

    • 0 0 голоса
    Рейтинг статьи
    Подписаться
    Уведомить о
    guest

    0 комментариев
    Старые
    Новые Популярные
    Межтекстовые Отзывы
    Посмотреть все комментарии