Содержание страницы
- Что такое табельный номер
- Для чего нужны табельные номера
- Кто присваивает табельный номер работнику
- Кому присваиваются табельные коды
- Как присваивается табельный номер
- Присваивание табельных номеров уволившихся вновь принятым сотрудникам
- Где регистрируется учет табельных номеров
С таким понятием, как табельный номер, сотрудники предприятий и организаций сталкиваются далеко не всегда. Более того, рядовые работники могут просто-напросто даже не знать о его существовании. А вот специалисты кадровых отделов обязаны вести табельный учет персонала. И это лишь часть кадрового делопроизводства, которое является настоящей наукой, имеющей свои законы, правила и порядки. При этом, раздел о табельных номерах занимает в ней хоть и не вполне официальное, но довольно значительное место.
Что такое табельный номер
Как уже понятно из самого названия, по сути, табельный номер – это специальный цифровой код работника. Он присваивается человеку с момента начала исполнения им трудовых обязанностей. Табельные номера не повторяются и для каждого сотрудника такой шифр является строго индивидуальным. На протяжении всего периода работы человека в той или иной компании его табельный номер остается неизменным.
Даже если работник в какой-то момент уволился из организации, но потом принял решение в нее вернуться, ему будет присвоен прежний табельный номер.
Надо сказать, что табельный учет редко используется в маленьких фирмах, но, как правило, он в обязательном порядке применяется на средних и крупных предприятиях.
Если компания реорганизована, нужно ли присваивать сотрудникам новые табельные номера?
Для чего нужны табельные номера
Присвоения работникам предприятия особенных цифровых комбинаций преследует сразу несколько целей:
- облегчение работы специалистам отдела бухгалтерии по обработке и фиксации данных о внутренних перемещениях сотрудников;
- табельный номер используется для внесения по тому или иному работнику различных отметок, которые позволяют в дальнейшем более просто и правильно рассчитать такие параметры, как заработная плата и сопутствующие налоги;
- данные цифры дают возможность легко найти всю информацию о зарплате, больничных, отгулах, сверхурочных часах, отпусках и т.д. по тому или иному работнику.
Но, все же, основное предназначение табельного номера – учет времени, проводимого сотрудником непосредственно на рабочем месте. Для этого, уполномоченные работники предприятия фиксируют время прибытия персонала с работы и ухода домой, всевозможные отлучки на обед, по личным делам и т.д. В дальнейшем эти сведения позволяют определить, отработал ли человек положенное время или может быть у него была переработка, и, исходя из этого, начислить ему заработную плату.
Если говорить о времени, которое сотрудник должен проводить на рабочем месте, то тут существует три основных варианта.
- Полный рабочий день (40 часов в неделю).
- Сокращенный рабочий день (20 часов в неделю и менее).
- Неполный рабочий день (количество часов определяется в индивидуальном порядке отдельным соглашением между работодателем и сотрудником).
Чаще всего последние два пункта применяются к студентам, несовершеннолетним, пенсионерам, людям с ограниченными возможностями и некоторым другим категориям граждан.
Вопрос: Работодатель имеет две ставки специалиста по закупкам, но принимает на две ставки одного работника. Причем оформляет одного работника по двум трудовым договорам. В первом трудовом договоре указывает «Специалист по закупкам 1-го разряда», во втором — «Специалист по закупкам 2-го разряда». Издает два приказа по двум трудовым договорам. Теперь возникают вопросы с табельным номером: 1. Присваивать один табельный номер или два разных табельных номера? 2. Имеет ли работодатель право присвоить два разных табельных номера одному работнику по разным должностям (по двум трудовым договорам)? 3. Если работодатель присвоит два табельных номера одному работнику, то может ли работодатель выдавать два расчетных листка по каждому табельному номеру? Или расчетный лист должен быть один? 4. Если работнику работодатель предложит еще внутреннее совмещение, то нужно ли работодателю присваивать работнику третий табельный номер?
Посмотреть ответ
Кто присваивает табельный номер работнику
В каждой организации, ведущей подобный учет персонала, должен быть специалист, на которого возложена данная обязанность. Как правило, это либо руководитель подразделения, либо сотрудник кадрового отдела, которые впоследствии передают данные в бухгалтерию, либо непосредственно бухгалтер, либо специальный табельщик. Последнее особенно распространено на крупных промышленных предприятиях. Уполномоченный работник ведет реестр и учет присвоенных шифров, контроль за правильностью их присвоения и использования.
Нужно ли заводить новый табельный номер на внутреннего совместителя?
Кому присваиваются табельные коды
Табельные номера должны присваиваться всем сотрудникам предприятия, на котором ведется табельный учет. В частности:
- тем, кто устроен на постоянной основе;
- временным сотрудникам;
- внешним совместителям;
- сезонным работникам.
Внимание! Если работник совмещает должности в рамках одного структурного подразделения или отдела, заводить на него отдельный табельный номер не нужно. Однако, если его вторая работа находится вне данной организации или в другом подразделении, то присвоение табельного номера является вполне целесообразным.
Вопрос: Обязательно ли присвоение нового табельного номера внутреннему совместителю? Может ли организация быть оштрафована за один и тот же табельный номер работника по основной работе и по внутреннему совместительству?
Посмотреть ответ
Как присваивается табельный номер
По общепринятым правилам кадрового и бухгалтерского учета, табельные номера должны присваиваться с единичного значения. По мере увеличения численности сотрудников данная цифра, соответственно, растет в хронологическом порядке, без пропусков. Для шифровки табельного номера используются только арабские цифры, без внесения каких либо других символов, типа точек, кавычек, дефисов и т.д.
Однако, вышеприведенная информация не является строго обязательной. Дело в том, что в законе нет ни специальных пунктов, ни каких-либо нормативных актов, регламентирующих присвоение табельных номеров. Так что, чисто теоретически, каждое предприятие вправе самостоятельно решать, как именно разрабатывать и применять к сотрудникам эти цифровые коды, а также корректировать их в дальнейшем.
Поскольку табельный учет позволяет держать порядок в ведении внутренней документации, то при назначении табельных номеров желательно придерживаться следующих рекомендаций:
- Заниматься табельным учетом должен строго определенный сотрудник;
- Присваивать табельный номер нужно сразу же после подачи вновь принятым работником всех необходимых документов для оформления или же в его первый рабочий день;
- При присвоении табельных цифровых комбинаций надо соблюдать хронологию, исключая пропуски;
- Необходимо доводить до сведения работника числящийся за ним цифровой код;
- Обязательно вносить индивидуальный номер в приказ о приеме на работу.
Присваивание табельных номеров уволившихся вновь принятым сотрудникам
Рано или поздно практически все специалисты, занимающиеся табельным учетом на предприятиях и организациях, задаются вопросом: можно ли повторно присваивать табельные номера? Поскольку законодательно это никак не регламентируется, то здесь приходится опираться на сложившуюся практику. А она такова, что обычно уже использовавшиеся номера либо не находят дальнейшего применения, либо присваиваются новым работникам по прошествии, не менее чем одного года с того времени, как был уволен ранее числившийся на нем сотрудник.
Где регистрируется учет табельных номеров
Предприятия, пользующиеся табельным учетом сотрудников, ведут, как правило, и журнал учета табельных номеров. В нем фиксируются следующие данные:
- фамилия, имя, отчество работника;
- дата приема его на работу;
- должность и специальность;
- номер трудового договора и его дата;
- структурное подразделение, в котором он числится;
- собственно сам табельный номер.
ФАЙЛЫ
Скачать бланк журнала учета табельных номеров в .xls
Подводя итог вышеприведенной информации, можно сказать, что ведение табельного учета является довольно важной составляющей частью кадрового и бухгалтерского делопроизводства. Однако, при присвоении табельных номеров следует руководствоваться некоторыми правилами, которые каждое предприятие вправе разработать самостоятельно. Впрочем, их нарушение не ведет ни к каким санкциям со стороны контролирующих органов. Тем не менее, безупречный табельный учет существенно облегчает и оптимизирует работу кадровых и бухгалтерских отделов, позволяя избегать ошибок в начислении заработной платы и иных выплат.
Присвоение табельного номера сотруднику — это обязательно?
В соответствии со сложившейся на российских предприятиях практике каждому специалисту, заключившему с работодателем срочный или бессрочный контракт, назначается табельный номер, который впоследствии фиксируется во всех документах, имеющих отношение к кадровому учету и расчету зарплаты. Формированию такой практики способствовал, прежде всего, тот факт, что положениями п. 18 приложения к письму Госкомтруда СССР, Министерства финансов СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80 использование табельных номеров фактически предписывалось. Однако совместным приказом Минтрудсоцзащиты, Минфина и Росстата от 01.02.2021 № 31/46/20 указанное письмо было отменено. Применение табельных номеров с того момента работодатель регулирует самостоятельно. Вместе с тем правомерно говорить о том, что такие номера задействуются регулярно.
Предусматривается их указание в самых разных документах организации, например:
- в зарплатной ведомости (форма Т-53);
- распоряжении о материальном награждении сотрудника (форма Т-11);
- формах для отражения рабочего времени (Т-12, Т-13).
Читайте в специальном материале о заполнении формы Т-53.
Таким образом, использование табельных номеров, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, на российских предприятиях по-прежнему распространено. Общепринято при этом правило, по которому в случае, если человек прекращает трудовые отношения с фирмой, его табельный номер желательно не присваивать другому сотруднику в течение года — двух лет.
Узнайте больше о присвоении табельных номеров работникам из экспертной консультации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.
Рассмотрим далее различные нюансы применения табельных номеров в кадровом учете на практике.
Процедура присвоения табельного номера
Общий алгоритм назначения табельного номера работнику может быть следующим:
- Специалист кадровой службы (или иное лицо, принимающее сотрудника на работу) запрашивает у ответственного коллеги свободный табельный номер.
Сведения о занятых табельных номерах могут отражаться в специальном журнале учета. Его форма не установлена законом. Как правило, в ней предусматривается указание:
- Ф.И.О. принятого сотрудника;
- даты принятия на работу;
- должности специалиста;
- табельного номера (который закрепляется за конкретным специалистом на время работы и на один-два года после прекращения трудового договора).
- Издается приказ о приеме на работу (форма № Т-1), подготавливается личная карточка специалиста (форма № Т-2).
В обоих документах фиксируется табельный номер.
Узнать больше о процедуре приема сотрудника на работу вы можете в статье «Как составить приказ о приеме на работу — образец-2022».
- Сведения о принятом на работу сотруднике с подтверждением присвоения ему табельного номера передаются специалисту, который ведет журнал табельных номеров.
Прежде чем попасть в кадровые документы фирмы, табельный номер должен быть тем или иным образом сформирован. Изучим, как это может быть осуществлено.
Принципы формирования табельного номера
Законодательство не устанавливает четких требований к способу формирования, структуре и прочим характеристикам табельного номера, например длине. Работодатель вправе использовать номера, составленные по любому удобному для сотрудников принципу.
Общепринятым в российских компаниях можно считать подход, когда используется табельный номер, имеющий в своем составе только арабские цифры, длиной, не превышающей 6 цифр. Табельные номера могут присваиваться сотрудникам соотносительно с очередностью оформления их трудовых договоров.
В фирме может быть предусмотрена система соотнесения структуры табельного номера с теми или иными характеристиками трудовой функции человека. Как вариант — система, позволяющая по табельному номеру точно определить отдел, в котором работает специалист (например, по первым цифрам).
ИНТЕРЕСНО! В практике бухгалтерского учета на советских предприятиях предусматривалось применение табельных номеров работников из четырех цифр (пп. 7, 8 приложения 1 к методическим указаниям, утвержденным письмом Министерства финансов СССР и ЦСУ СССР от 20.02.1981 № 35/34-Р/426).
Есть ряд нюансов, характеризующих назначение табельных номеров совместителям. Подробнее читайте в тематической публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.
Особенности применения табельного номера
Общепринятым можно считать правило, по которому табельный номер выполняет двойственную функцию:
- идентифицирует работника;
- определяет его должность.
Данный подход правомерно обосновать следующими соображениями.
В п. 18 приложения к письму № 75-АБ/89/10-80 (условимся рассматривать его как источник рекомендательного характера) говорится о том, что табельный номер должен фиксироваться в документах по учету заработной платы. Поскольку зарплата начисляется отдельно по каждой должности, по ним следует применять разные идентификаторы — в данном случае в виде табельного номера. Так, в расчетной ведомости (форма № Т-51) напротив каждого табельного номера указывается должность работника.
Узнать больше о специфике применения формы № Т-51 вы можете в статье.
Таким образом, если человек работает на двух должностях у одного работодателя, ему, как правило, присваивается два табельных номера. В структуре журнала учета данных номеров могут быть предусмотрены отдельные графы для специалистов, работающих по совмещению — для удобства учета.
Порядок формирования и применения табельных номеров устанавливается локальным нормативом работодателя. В частности, в нем может быть регламентирован порядок применения табельного номера работника при повторном приеме.
Ведение личного дела сотрудника сопряжено с обработкой его персональных данных. Как верно организовать хранение персональных данных, какие данные можно хранить, а какие — запрещено? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите алгоритм работы с персональными данными, а также бланки и образцы необходимых для этого приказов.
Нужен ли новый табельный номер сотрудника при повторном приеме?
Однажды присвоенный сотруднику табельный номер по общераспространенному правилу сохраняется за ним (его должностью — одной или несколькими) до момента увольнения из компании (прекращения работы на должности). По факту увольнения (прекращения работы на этой должности) табельный номер может сохраняться за специалистом в течение рекомендованных отмеченным письмом № 75-АБ/89/10-80 сроков.
Работник вполне может передумать увольняться. Разъясняем, что делать в подобной ситуации работодателю.
Если работник вернулся в компанию в течение года — двух лет, для его идентификации (либо его должности — одной или нескольких) целесообразно применить прежний табельный номер.
Если человек вернулся позднее истечения срока закрепления за ним табельного номера, его применение будет возможным, только если к тому моменту соответствующий номер не был передан другому работнику.
Отдельные правила применения табельного номера работодатель может установить и в отношении идентификации должностей работников (как мы отметили выше, для каждой из них может быть определен отдельный табельный номер).
Например, если уволившийся работник очень быстро вернется в компанию на другую должность, то и табельный номер ему могут назначить новый, а прежний — передать первому работнику, пришедшему на прежнюю должность уволенного сотрудника. Данный подход облегчит бухгалтерам порядок расчета зарплаты, который зависит, как мы отметили выше, от характеристик должности, а не от личности работника.
Итоги
Табельный номер в соответствии со сложившейся на российских предприятиях практикой кадрового учета назначается работнику при заключении договора. Если сотрудник занимает несколько должностей в фирме, ему выделяется отдельный табельный номер для каждой должности. Если человек увольняется, в течение от года до двух лет работодатель может сохранять за ним табельный номер. Учет номеров ведет ответственный работник с применением специального журнала.
Узнать больше о применении кадровых документов, в которых указывается табельный номер, вы можете в статьях:
- «Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец»;
- «Унифицированная форма № Т-11 — скачать бланк и образец».
Добавить в «Нужное»
Как присваивается табельный номер сотрудника
Сами сотрудники нечасто сталкиваются с табельными номерами, а часто и вовсе не знают об их существовании. Тем не менее, на многих предприятиях (чаще средних и крупных) в кадровой документации используется табельный номер сотрудника. Как присваивается этот номер и зачем он нужен, расскажем в этой статье.
Что такое табельный номер (ТН)?
Это цифровой код, который присваивается работнику при приеме на работу в организацию один раз и на весь период работы, используемый для удобства ведения кадровой документации. Даже если работник уволится, а затем повторно устроится на работу в ту же фирму, ему будет присвоен тот же самый ТН. Как правило, новым сотрудникам табельные номера прежних сотрудников не присваиваются, чтобы не возникло путаницы.
ТН используется во всех документах по учету рабочего (отработанного) времени, заработной платы и других и является уникальным кодом сотрудника, который позволяет кадровому работнику быстро и эффективно обрабатывать информацию, связанную с данным сотрудником, – производить расчет заработной платы и налоговых отчислений, больничных, отпусков, вести учет отработанного времени.
Как присваивается табельный номер?
Порядок присвоения данных кодов работникам законодательно не установлен, однако некоторые положения содержатся в Письме Госкомтруда СССР N 75-АБ, Минфина СССР N 89, ЦСУ СССР N 10-80 от 27.04.1973 «Об Основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве» (п. 18). Согласно данному Письму ТН присваивается каждому работнику, принятому:
- постоянно;
- временно;
- на сезонные работы.
ТН уволенного работника не присваивается другому работнику в течение 1 — 2 лет.
Правила присвоения ТН разрабатываются самой организацией. Как правило, ТН состоит из цифр, но предприятие вправе использовать в нумерации и другие символы. Запретов на это законодательство не содержит.
Основные принципы присвоения ТН должны быть закреплены в документе, отражающем кадровую политику предприятия, чтобы нумерация была единообразной.
Перечислим основные моменты, которые являются общими в вопросе присвоения ТН сотрудникам:
- обязанности по присвоению ТН и соответствующим контролю и учету должны быть возложены на одного сотрудника;
- ТН присваивается в день подачи устраивающимся на работу лицом всех необходимых документов;
- ТН указывается в приказе о приеме на работу;
- нумерация начинается с цифры 1 и продолжается в хронологическом порядке. Первый ТН присваивается руководителю организации, например генеральному директору. Однако, если гендиректор будет уволен и на его место придет новое лицо, последнему будет присвоен не первый ТН, а номер, следующий за последним принятым на работу сотрудником;
- ТН не изменяется ни по каким причинам, присваивается один раз и навсегда;
- при переводе работника в другое подразделение внутри одной организации его ТН остается прежним, а если он направлен на какой-то период на другое предприятие, там ему будет присвоен другой ТН в соответствии с правилами, установленными на данном предприятии.
ТН закрепляются в журнале учета табельных номеров. В этот документ заносятся следующие данные:
- Ф.И.О. работника;
- дата приема работника на работу;
- должность или специальность работника;
- реквизиты трудового договора (номер и дата);
- структурное подразделение, в котором числится работник (отдел, цех и т.д.);
- табельный номер.
ТН и учет рабочего времени
На предприятиях, где размер заработной платы зависит от времени, проведенного работником на рабочем месте, ТН используется для фиксирования и учета часов работы конкретного сотрудника. Если работник провел на работе больше положенного, ему должны быть предоставлены дни отгула или оплачено время работы сверх нормы.
Размер отдыха или допоплаты будет зависеть от того, какой работнику установлен режим рабочего времени:
- нормальный – 40 часов в неделю;
- сокращенный – до 4 часов в день, например для несовершеннолетних;
- неполный – по соглашению с работодателем, для женщин с несовершеннолетними детьми, инвалидов, пенсионеров и т.д.
Так, несмотря на то, что присвоение ТН не является обязательным и не установлено законодателем, ТН активно используется многими организациями по сей день, а значит, ТН – это действительно удобный и эффективный инструмент ведения кадрового учета.
Табельный номер – индивидуальный цифровой код, присваиваемый работнику при трудоустройстве.
Для чего необходим табельный номер
Присвоенный в момент принятия на работу, табельный номер является одним из основных элементов индивидуального кадрового и финансового учета по конкретному сотруднику, и отражается:
- в личном деле работника;
- в карточке кадрового учета формы Т-2;
- в кадровых приказах о приеме, увольнении, перемещениях, премировании, наказаниях и поощрения сотрудника;
- в табеле учета рабочего времени;
- в автоматизированных бухгалтерских программах по расчету заработной платы (где идентификация сотрудника производится именно по индивидуальному номеру);
- в ведомостях по выдаче заработной платы.
Уникальный номер сотрудника дает возможность исключить ошибки в учете его трудовой деятельности, финансовых начислений по заработной плате, социальным выплатам, налоговым отчислениям.
Табельный номер сотрудника: как присваивается код и какие документы регламентируют процедуру
Нормативными актами РФ, регулирующими кадровый учет, порядок присвоения табельных номеров (ТН) не установлен. В связи с чем, кадровые службы руководствуются положениями, изложенными в Письме Госкомтруда СССР № 75-АБ, Минфина СССР № 89 и ЦСУ СССР № 10-80 от 27.04.73 г. Пункт 18 данного Письма устанавливает необходимость присвоения ТН всем лицам, трудоустраивающимся на постоянную, временную или сезонную работу. Табельные номера уволенных сотрудников рекомендуется не присваивать другим лицам в течение 1-2 лет.
Учитывая, что порядок и необходимость присвоения уникальных учетных номеров законодательством оставлены на усмотрение работодателя, принципы идентификации сотрудников необходимо устанавливать распоряжением о внутреннем документообороте предприятия. В Правилах, регламентирующих порядок того, как присваивается табельный номер работнику на конкретном предприятии, должны быть отражены следующие аспекты:
- наличие и ведение на предприятии Журнала регистрации табельных номеров;
- каким образом присваивается табельный номер сотрудникам организации, трудоустраивающимся впервые и повторно;
- требования к хронологизации табельных номеров (начало с № 1 и последовательное возрастание нумерации);
- содержание Журнала регистрации ТН.
Период действия ТН
Индивидуальный ТН является неизменным, и действует на протяжении всего периода работы сотрудника на конкретном предприятии. Табельные номера, под которыми числились сотрудники, уволившиеся с предприятия, могут как остаться за уволенными, так и быть присвоенными новым работникам спустя некоторое время.
В случаях, когда работник по каким-либо причинам прервал свою деятельность, и после некоторого перерыва снова вернулся и трудоустроился на предприятие, ему лучше присвоить не новый, а тот же табельный номер, под которым он числился в штате ранее (если этот номер не присвоен другому сотруднику). Именно поэтому, перед тем, как присвоить табельный номер работнику, его данные сверяются с архивной базой предприятия на предмет наличия ранее присвоенного уникального кода.
Журнал учета ТН: содержание и требования к документу
Журнал регистрации табельных номеров унифицированного стандарта не имеет, однако имеет рекомендованную форму, согласно которой в нем должно содержаться минимум шесть обязательных граф:
- табельный номер;
- ФИО работника;
- дата приема на работу;
- специальность или должность, на которую устраивается сотрудник;
- структурное подразделение;
- регистрационные данные трудового договора (номер, дата).
Специализация: Гражданское право
Образование: высшее, окончила Российскую Академию правосудия.
Стаж работы- 12 лет: в мировом суде, в консалтинге,
единственным юристом коммерческой компании,
в настоящее время начальник договорного отдела научно-исследовательского института.
Табельный номер представляет собой реквизит, который используется в кадровом учете. С помощью табельного номера во внутренних бумагах компании отображается отдельный человек, а не просто штатная единица.
Когда для внутреннего кадрового учета и учета рабочего времени работодатель использует унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом, табельный номер является одним из обязательных реквизитов. Без него корректно заполнить бланки будет невозможно. В статье рассмотрим как присвоить табельный номер сотруднику.
Табельный номер
Табельный номер – это уникальный цифровой код (в рамках одного работодателя), который присваивается сотруднику. Цифровое сочетание должно быть простым, но при этом позволять идентифицировать любого сотрудника, чтобы путаницы при заполнении кадровых бланков не возникало. В крупных компаниях, когда отдельные структурные подразделения имеют свою кадровую и бухгалтерскую службу, сотрудникам коды присваивают в пределах одного отдела.
Присваивается табельный номер один раз при приеме нового сотрудника на работу и остается в течение всего периода трудовых отношений с работодателем. С увольнением работника, его табельный номер не присваивают новому сотруднику. А если работник после увольнения решит вернутся, то ему вновь присвоят прежний номер (Читайте также статью ⇒ Прием нового сотрудника на работу).
Важно! Присваивается номер каждому новичку в хронологическом порядке. Полученный код не будет меняться, если работника переведут или изменятся его паспортные данные.
Кому присваивается табельный номер
Табельные номера, позволяющие идентифицировать сотрудников, присваиваются работникам:
- заключившим с работодателем бессрочный трудовой договор;
- трудящимся по срочному трудовому договору;
- внешним совместителям;
- сезонникам.
Для чего присваивается табельный номер
Табельный номер необходим для внутреннего применения. Они, как правило, не указываются в исходящих документах, но используются в документах по учету отработанного времени, приказов по личному составу и др.
Присвоение сотрудникам идентифицирующих номеров позволяет:
- сделать более простой обработку данных по кадрам;
- отслеживать перемещение сотрудников при внутренних переводах в другие подразделения;
- вносить специальные отметки при присвоении номера, позволяющие облегчить учет или устанавливающие специальный порядок выплат;
- в оперативном порядке сформировать запрос по отдельному сотруднику, получать сведения о начисленной или выплаченной зарплате сотрудника, его больничных, отгулах, отпусках и др.
Важно! Главной причиной использования табельных номеров для сотрудников является учет рабочего времени, отработанного каждым. Они используются при учете и фиксации времени явки сотрудника на работу или ухода домой, перерывов на обед и просто отлучек по своим делам.
С помощью номеров работодатели могут получать достоверные сведения относительно того, как работник использует свое рабочее время. Они могут контролировать этот процесс, учитывать его в системе оплаты труда.
Где отражаются табельные номера
Помимо личных данных сотрудника и наименования его должности, табельный номер указывается в:
- приказе о приеме на работу (восстановлении на работу, увольнении);
- приказе на отпуск (командировку, о переводе);
- табеле учета рабочего времени;
- графиках сменности, штатной расстановке;
- командировочном удостоверении;
- различных регистрационных журналах (книгах).
Порядок действий при присвоении табельного номера сотруднику
Утвержденного порядка действия по присвоению табельного номера работнику нет. Законодательно не предусмотрен определенный порядок присвоения табельного номера работодателем. В связи с этим работодатели вправе самостоятельно разработать свой порядок действий и закрепить свой алгоритм в локальных нормативных актах.
Алгоритм действий может быть оформлен в виде инструкции или положения, в котором подробно будут указаны правила присвоения номера, учета и контроля номеров в компании. Если для учета применяются автоматизированные средства для кадрового и бухучета, то код будет присваиваться автоматически в программе при регистрации нового работника. Однако, многие работодатели до сих пор ведут учет вручную и отражают табельные номера в регистрационных журналах. Ответственным за ведение и хранение журнала назначается один из сотрудников компании: кадровый специалист, бухгалтер или делопроизводитель. Такая обязанность, как присвоение принимаемому сотруднику табельного номера возлагается на кадровика приказом. Если рассматривать крупных работодателей, то функция по присвоению табельных номеров является обязанностью табельщика. Помимо непосредственного присвоения номера, табельщик или иной ответственный сотрудник также ведет их реестр, а также контролирует правильность присвоения или использования номера.
Важно! Если работодатель переходит на новый вид программного обеспечения, то табельные номера сотрудников при переносе в новую систему должны остаться без изменений.
Как присвоить табельный номер сотруднику
Если у нового кадрового сотрудника возникают сложности в присвоении табельного номера работнику, то ему нужно опираться на внутренние правила компании, а также общепринятые стандарты.
Большая часть работодателей использует единый порядок присвоения табельного номера, который не меняется уже на протяжении нескольких десятилетий. Для начала составляют общий список номеров с единицы. Причем, под первым номером, как правило, указывают директора, под вторым – его заместителя и т.д., пока все сотрудники не будут пронумерованы.
При составлении приказа о приеме на работу новый работник получает свой номер. Это может происходить как автоматически, так и вручную, учитывая хронологический порядок и без пропусков.
К примеру, если в штатной расстановке указаны 125 записей о работниках, то новому сотруднику будет присвоен табельный номер 126. Исключением из правил является прием на работу прежнего уволившегося сотрудника, который уже имел свой табельный номер. В этом случае возможно использование прежнего кода.
Однако, происходит такое на практике довольно редко. При повторном приеме на работу уволенного сотрудника, с ним заключают новый трудовой договор, что говорит о начале новых трудовых отношений. Соответственно, и номер присваивается новый.
Формат табельного номера обычно представлен арабскими цифрами. Никаких посторонних символов в нем нет. Не используются такие символы, как тире, дефис, римские цифры, индекс или буквенное сочетание. Однако и прямого запрета на применение указанных символов тоже нет. Но обычно табельный номер выглядит следующим образом: «123». А такие номера, как «123ФИО» или просто «ФИО» (например, с использованием инициалов) встретить можно довольно редко.
Как присвоить табельный номер внутреннему совместителю
Внутреннее совместительство представляет собой выполнение работ одним сотрудником по нескольким должностям в пределах одной компании.Все поручения своего работодателя внутренний совместитель выполняет только в свободное время от занятости по своей основной должности. При внутреннем совместительстве с сотрудником заключают отдельный трудовой договор.
В связи с тем, что с одним работником при внутреннем совместительстве заключается несколько трудовых соглашений, то и табельные номера целесообразнее присваивать по каждому. То есть, если работник занят на двух должностях, то ему присваивается два номера, если на трех – то три и т.д.
При таком подходе будет упрощаться процесс учета отработанного времени совместителем. Те часы, которые им отработаны по основной работе будут учитываться отдельно от времени, отработанного им по совместительству. Поэтому и в приказах о приеме на основною работу и работу по совместительству будут указываться разные табельные номера (Читайте также статью ⇒ Как завести трудовую книжку впервые).
Заключение
Как правило, каждому новому работнику, с кем работодатель подписывает трудовой договор, присваивается табельный номер. Исключением не являются такие работники, как надомники, сезонники или сотрудники, занятые на условиях неполного рабочего времени. Не присваивается табельные номера только тем работникам, с кем трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором (договор подряда, договор оказания услуг).
На многих крупных и средних предприятиях действует кадровая система табельных номеров. Работники даже могут не знать о существовании у них в организации особого учетного кода. При поступлении на работу для каждого специалиста используют новое кодовое обозначение, чтобы избежать повторов. Как присваивается табельный номер сотрудника, читайте в статье.
Как работает система табельной нумерации персонала
Сначала о том, что такое табельный номер работника. Табельные шифры прописывают в личных карточках сотрудников после оформления их приема на предприятие. Эти коды сохраняют свою актуальность на протяжении всего периода действия трудового соглашения с физическим лицом.
При увольнении работника высвободившийся номер не задействуют в отношении других лиц. Этот код сохраняют за человеком на случай его повторного трудоустройства в фирму.
Также см. «Образец обходного листа при увольнении».
В кадровом учете табельный номер применяют для таких целей:
- идентификация сотрудника в первичной кадровой документации;
- указание номеров в бухгалтерских формах при начислении зарплаты;
- оперативный анализ по работникам, основанный на выборках по табельным кодам.
Отсюда становится понятно, нужны ли табельные номера. Это действительно очень удобно.
Однако обязателен ли табельный номер? Формально – нет, поскольку законодательной регламентации процедуры присвоения табельных кодов фактически не существует.
На сегодня, как присваивается табельный номер сотрудникам организации можно узнать из актов периода СССР. Так, работодатели, решившие внедрить в кадровый учет эту систему идентификации членов трудового коллектива, ориентируются на положения от 27 апреля 1973 года – это совместное письмо Госкомтруда № 75-АБ, Минфина № 89 и Центрального стат. управления № 10-80.
В пункте 18 этого письма сказано, как присваиваются табельные номера. Такой код должен быть у каждого работника, который трудоустроен:
- временно;
- на постоянной основе;
- на один сезон.
Индивидуальное шифровое обозначение сохраняют за прежним работником на протяжении одного-двух лет.
Детально – как присвоить табельный номер, их высвобождение и учет – субъекты хозяйствования разрабатывают самостоятельно и утверждают внутренними нормативными актами.
Стандартный код по табелю состоит только из числовых знаков, но работодатель вправе ввести в него буквенные символы.
Работа системы табельной нумерации основана на таких принципах:
- Присвоением и учетом номеров занимается один специалист.
- За сотрудником закрепляют табельный код в день предоставления полного комплекта документов для приема на работу.
- Если табельные шифры есть, их прописывают в распорядительной документации, касающейся сотрудника.
- Нумерацию ведут в хронологическом порядке, числовые обозначения начинают с единицы.
- Первый номер выделяют для руководителя компании.
- Изменение присвоенных номеров не разрешено (даже в случае перевода специалиста в другое подразделение).
Для учета табельной нумерации на предприятии заводят отдельный журнал. В нем фиксируют:
- сведения, идентифицирующие работника;
- реквизиты трудового соглашения;
- табельный код.
Таким образом, каждая фирма сама решает, как у неё будет происходить присвоение табельных номеров и будет ли вообще.
Применение табельной нумерации в первичных документах
При повремённой системе оплаты труда заполняют табели учета отработанных часов и дней. В этих бланках необходимо прописывать также табельные коды, чтобы зафиксировать по работнику период его фактического пребывания на рабочем месте.
Указание индивидуального шифра позволяет по одному номеру получить выборку по отработанному времени за месяц или более длительный период. Это актуально для суммированного учета рабочего времени, если надо определить объем переработки и своевременно предоставить человеку отгулы, правильно начислить ему сверхурочные.
Применение системы табельной нумерации при ведении кадрового и бухгалтерского учета в единой программе дает возможность быстро решать ряд задач:
- осуществлять аналитические выборки по сотрудникам по любым показателям;
- минимизировать риски неправильного выбора в расчетных операциях по работнику, если в компании трудоустроены однофамильцы;
- простота учета переработок.