Как написать телефонограмма

Телефонограмма – это тип документа, который фиксирует в письменном виде устное сообщение, переданное посредством телефонной связи. Документ может содержать часть переданных данных или полный текст в виде цитаты. Он оформляется в произвольном виде на фирменном бланке компании/учреждения или на листе А4. Готовый образец и правила составления телефонограммы описаны ниже.

Назначение документа

В современной практике телефонограмма используется не так часто, поскольку основной поток сообщений передается по электронной почте или по факсу. Однако во многих организациях телефонограммы применяются регулярно. В них передается информация о:

• решении текущих вопросах;
• указаниях руководства;
• событиях в будущем, планируемых мероприятиях.

Также с помощью телефонограммы можно зафиксировать срочные сообщения, которые вносят изменения в текущий план компании. Нередко этот документ составляется для того, чтобы отразить в письменном виде важное сообщение для возможного судебного разбирательства. В таком случае целесообразно записать телефонный разговор с помощью диктофона, предварительно уведомив об этом собеседника.

Образец и правила составления телефонограммы

Строго утвержденной формы телефонограммы нет, поэтому составить ее можно в произвольном виде. Обычно в документе указывают:

1. Наименование организации.
2. ФИО, должность передавшего сообщение.
3. ФИО, должность принявшего сообщения.
4. ФИО, должность адресата (лицо, которое непосредственно должно получить сообщение от принявшего – часто это руководитель)ю
5. Дата, время сообщения.
6. Номер телефона, на который оно поступило.
7. Номер телефонограммы (указывается в тех случаях, если в организации составляется большое количество подобных документов).
8. Текст сообщения. Его можно указать как в виде прямой цитаты, так и в виде пересказа, близкого к тексту. Описание не должно искажать содержание сообщения.
9. Подпись сотрудника, принявшего сообщения, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).

При составлении можно ориентироваться на такой образец.

Порядок ознакомления адресата с текстом телефонограммы прописан в регламенте учреждения. Как правило, сообщение принимает секретарь, после чего он должен довести его до сведения директора в течение 1-2 рабочих дней.

Поделиться ссылкой:

Телефонограммы

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

— исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

— должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

— должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

— входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.

Основная задача телефонограммы

Требования к оформлению

За последние год-два принят целый ряд документов, утверждающих формуляры и журналы учета телефонограмм (обычно в составе ведомственных инструкций по делопроизводству). Например, см. приказ Роспотребнадзора от 27.08.2012 № 871, приказ Росстата от 05.03.2012 № 55 (в ред. от 24.05.2012), приказ Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340, приказ ФТС РФ от 18.10.2004 № 160 и др.

Принимаем телефонограмму

А на телефонограмме, которую составляет получатель, будет личный росчерк только специалиста, принявшего сообщение по телефону. Остальные подписи тоже нужно оформить, но они останутся без личных росчерков. Для наглядности приведем примеры оформления одной и той же телефонограммы в организации-авторе и организации-получателе (см. Примеры 1 и 2, а также приложение № 47 к приказу Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340).

В-третьих, автор документа перед тем, как направить телефонограмму (а не просто позвонить и попросить что-то кому-то передать), должен ее оформить и зарегистрировать. Ведение рукописного журнала регистрации телефонограмм может стать дополнительным аргументом в суде, подтверждающим факт передачи информации (потому что считается, что в рукописный журнал сложнее внести правки задним числом).

А вот поступающие телефонограммы можно сразу записывать в журнал без оформления их в качестве самостоятельных документов. Просто важно отразить в журнале все обязательные реквизиты телефонограммы. См. Пример 3 и приложение № 11 к приказу Роспотребнадзора от 27.08.2012 № 871.

Обычно дата телефонограммы соответствует дате ее получения, но бывает так, что ее оформляют, а дозвониться до адресата сразу не получается.

Даем ход поступившей телефонограмме

Нормативные документы не содержат требований к регистрации телефонограмм. Значит, нужно обратиться к правилам, утвержденным в вашей организации. Если и там ничего нет на этот счет, то для вас это повод задуматься и регламентировать данный момент (или инициировать принятие и оформление такого решения).

А мы расскажем, как это может быть.

Например, Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах предписывает входящую телефонограмму оформить в 2 экземплярах, один из которых будет передан адресату, а второй – подшит в дело входящих телефонограмм. Первый же экземпляр, получив резолюцию, отправится к исполнителю и пройдет полный круг обычного входящего письма, вернувшись затем в канцелярию. Он будет подшит в дело по вопросному принципу².

Второй вариант работы с принятыми телефонограммами предполагает регистрацию их в числе прочих служебных писем. Телефонограмме присваивается очередной входящий номер, но с буквенным индексом, акцентирующим внимание на том, что это именно телефонограмма, после чего ее единственный экземпляр отправляется к адресату. Исполненная телефонограмма также возвращается в отдел ДОУ и подшивается в дело.

Оба способа работы с принятыми телефонограммами имеют право на существование, и вы можете выбрать для себя любой из них.

«Фантазия» на тему телефонограммы, придуманная российскими делопроизводителями, выглядит так: исполнитель, получивший задание отправить телефонограмму, создает ее по всем правилам (см. Пример 1), подписывает у руководителя и, не совсем понимая ее особенность, рассылает по электронной почте или по факсу! Считать ли такое произведение телефонограммой, факсограммой? Или это обычное письмо? Сказать сложно. На первый вопрос ответить утвердительно мешает то, что сообщение не было проговорено по телефону и получатель его самостоятельно не записал и потом не оформил. На второй вопрос утвердительно мешает ответить вид документа «ТЕЛЕФОНОГРАММА», указанный на нем.

Мы рекомендуем работать с таким «произведением» как с входящей телефонограммой, просто «по иронии судьбы» полученной по факсу или электронной почте. Возможно, отправитель просто хотел избавить вас от необходимости «набивать» этот документ на компьютере, а себя – от ваших возможных ошибок, искажений. Свою подпись о получении, дату и время получения, входящий номер вы можете проставить прямо на этой присланной телефонограмме.

Хотя нормативные документы не говорят напрямую о том, что входящие телефонограммы требуют немедленного исполнения, логично отнести этот вид документов к тем, что требуют скорейшего рассмотрения. Ведь, во-первых, отправитель не зря прибегнул к оперативному каналу передачи информации, а во-вторых, большинство телефонограмм содержит конкретный срок: дату заседания, предоставления сведений и т.п. Поэтому только что полученную телефонограмму следует как можно быстрее показать адресату. Рекомендуем вам отразить этот вопрос в своем локальном нормативном акте, регламентирующем делопроизводство.

Получатель телефонограммы определяет срок исполнения задачи по ней сам, и только ему решать, следовать ли указанной в документе дате.

Хранение телефонограмм

Основные перечни, регламентирующие хранение документов (Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее ПТУД) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182) не содержат такой позиции, как «телефонограмма». Из этого следует, что исполненные телефонограммы целесообразно подшивать в дела, ориентируясь на тему сообщения, а не на вид документа. Впрочем, организация всегда может внести в свою номенклатуру дел отдельное дело «Телефонограммы», а срок их хранения определить на заседании экспертной комиссии.

Что касается журналов регистрации входящих телефонограмм, то ПТУД рекомендует хранить их в течение 3 лет (ст. 258).

Где регламентировать?

Бывает так, что две организации, тесно общаясь между собой по телефону (например, на уровне диспетчерских служб), сталкиваются с необходимостью документировать факт передачи информации. В подобных случаях порядок такой работы следует отразить в совместно подписанном документе, например, в договоре или дополнительном соглашении, положении о взаимодействии.

За опытом можно обратиться к государственным службам, например, Федеральной миграционной службе РФ и Федеральной службе безопасности РФ, издавшим приказ ФМС России № 40, ФСБ России № 75 от 12.02.2013 «Об утверждении формы журнала телефонограмм и формы акта приема-передачи». Вопреки всеобщему мнению о том, что телефонограмма как вид документа отжила свое, этот приказ довольно «свежий».

Внутри организации правила приема и отправки телефонограмм отражаются в Инструкции по делопроизводству. На наш взгляд, даже если за всю свою историю компания не получила ни одной телефонограммы, информацию о том, как ее принять и как с ней работать, все же следует внести в локальный нормативный акт. Особое внимание при этом рекомендуем обращать на сроки передачи телефонограмм на рассмотрение и исполнение.

Телефонограмма хоть и нечасто встречающийся, но и не совсем забытый способ передачи оперативной информации. Пользоваться им или обходиться устным общением, а в особо важных случаях оперативно пересылать письмо по факсу либо электронной почте – ваша организация должна решить сама. Но вот принять телефонограмму и направить ее в работу вы должны уметь. Надеемся, наша статья помогла вам разобраться в этом нехитром деле.

Пример и образец оформления телефонограммы

Телефонограмма – это тип документа, который фиксирует в письменном виде устное сообщение, переданное посредством телефонной связи. Документ может содержать часть переданных данных или полный текст в виде цитаты. Он оформляется в произвольном виде на фирменном бланке компании/учреждения или на листе А4. Готовый образец и правила составления телефонограммы описаны ниже.

Назначение документа

В современной практике телефонограмма используется не так часто, поскольку основной поток сообщений передается по электронной почте или по факсу. Однако во многих организациях телефонограммы применяются регулярно. В них передается информация о:

• решении текущих вопросах;
• указаниях руководства;
• событиях в будущем, планируемых мероприятиях.

Также с помощью телефонограммы можно зафиксировать срочные сообщения, которые вносят изменения в текущий план компании. Нередко этот документ составляется для того, чтобы отразить в письменном виде важное сообщение для возможного судебного разбирательства. В таком случае целесообразно записать телефонный разговор с помощью диктофона, предварительно уведомив об этом собеседника.

Образец и правила составления телефонограммы

Строго утвержденной формы телефонограммы нет, поэтому составить ее можно в произвольном виде. Обычно в документе указывают:

1. Наименование организации.
2. ФИО, должность передавшего сообщение.
3. ФИО, должность принявшего сообщения.
4. ФИО, должность адресата (лицо, которое непосредственно должно получить сообщение от принявшего – часто это руководитель)ю
5. Дата, время сообщения.
6. Номер телефона, на который оно поступило.
7. Номер телефонограммы (указывается в тех случаях, если в организации составляется большое количество подобных документов).
8. Текст сообщения. Его можно указать как в виде прямой цитаты, так и в виде пересказа, близкого к тексту. Описание не должно искажать содержание сообщения.
9. Подпись сотрудника, принявшего сообщения, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).

При составлении можно ориентироваться на такой образец.

Порядок ознакомления адресата с текстом телефонограммы прописан в регламенте учреждения. Как правило, сообщение принимает секретарь, после чего он должен довести его до сведения директора в течение 1-2 рабочих дней.

Источник статьи: http://2ann.ru/obrazec-telefonogrammy/

Телефонограмма

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).

Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Пример оформления входящей телефонограммы

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа» должность, фамилия сотрудника» передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Источник статьи: http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/telefonogramma.html

Телефонограммы

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.

Телефонограммы обычно используются в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты информационного характера. В инструкциях по делопроизводству объем телефонограмм обычно ограничивается – не более 50 слов.

В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.

Примеры текстов телефонограмм

Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги или специальных бланках.

При оформлении телефонограмм используются следующие реквизиты:

• – наименование организации;
• – наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА;
• – дата документа;
• – время передачи-приема телефонограммы;
• – регистрационный номер документа;
• – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• – место составления или издания документа;
• – адресат;
• – заголовок к тексту;
• – текст документа;
• – подпись;
• – отметка об исполнителе;
• – должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму;
• – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• – идентификатор электронной копии документа.

Датой телефонограммы является дата се передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего.

Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал. Телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения резолюции телефонограмма передается на исполнение.

После исполнения телефонограмма с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.

Пример оформления принятой телефонограммы

Факсограммы

Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного но каналам факсимильной связи. Факсограммы выделяются в отдельную группу корреспонденции исходя из особенностей передачи информации. По каналам факсимильной связи передаются документы, срочно требующиеся адресату.

Факсимильный терминал (телефакс) – устройство, обеспечивающее преобразование графической информации на бумажном носителе в электрические сигналы, их передачу но сетям электросвязи и прием – обратное преобразование. При использовании компьютеров в качестве факсимильных терминалов графическая информация может быть представлена в форме файлов, хранящихся на устройстве долговременной памяти вычислительной системы.

Факсимильная связь позволяет передавать тексты, таблицы, рисунки, чертежи. Важное преимущество факсимильной связи – отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе, что невозможно при использовании телеграфной или телексной связи.

По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и оформлению определяются видом отправляемого документа – подлинника (договора, протокола, акта и т.д.). Однако в большинстве случаев факсограммы служат средством оперативного ведения переписки и оформляются с учетом требований, предъявляемых средствами факсимильной связи.

В настоящее время в законодательстве и инструкциях по делопроизводству нет единого подхода к определению юридической силы факсограмм. В законодательстве признается принципиальная возможность их использования при заключении сделок, представлении отчетных и статистических данных. Вместе с тем в подзаконных актах и на практике существует ряд ограничений на использование факсограмм, которые, в частности, связаны с тем, что они не содержат подлинных подписей и оттисков печатей. В ряде случаев факсограммы принимаются к исполнению только при условии, что в дальнейшем последует посылка документа-оригинала.

Существуют определенные требования к документам, отправляемым факсимильной связью, зависящие от передающей и принимающей аппаратуры (телефакса). Все, что подлежит передаче по телефаксу (текст, фотография, чертеж и т.п.), должно размещаться в пределах ограничительной рамки телефакса. Современная телефаксная аппаратура передает листы формата А4.

Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки, тушью. Не рекомендуется отправка документов, отпечатанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; на красной или серой бумаге; а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Пример формы заявки, предназначенной для передачи по факсу

Правила передачи и приема документов с использованием факсимильной связи закрепляются в инструкциях по делопроизводству и включают следующие основные положения.

• 1. Аппараты факсимильной связи (телефаксы), имеющие официальные номера организации, устанавливаются в Службе документационного обеспечения управления. Доставка факсограмм в структурные подразделения обеспечивается сотрудниками, ответственными за делопроизводство этих подразделений. Контроль за использованием аппаратуры факсимильной связи, установленной в подразделениях организации, осуществляется их руководителями.
• 2. Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.
• 3. По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи информации.
• 4. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.
• 5. Объем передаваемого документа ограничивается (в соответствии с инструкциями по делопроизводству в различных организациях это ограничение может составлять от 2 до 10 страниц).

Пример оформления факсограммы

• 6. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
• 7. Запрещается передавать тексты документов с информацией ограниченного доступа (секретные, с пометками “Для служебного пользования”, “Не для печати” и т.д.).
• 8. В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка “Факс с досылкой” или “Факс без досылки”. Если документ послан па согласование, то на первом листе документа указывается “Проект”.
• 9. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
• 10. Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в организацию, осуществляется в картотеках (журналах) установленной формы.
• 11. После передачи информации документы возвращаются исполнителю с отметкой о дате и времени отправки. Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные – немедленно. Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного аппарата об успешной его доставке.

В настоящее время в организациях связи действуют факсимильные службы – телематические службы, предназначенные для предоставления услуг передачи документов (сообщений) между факсимильными терминалами. Факсимильные службы делятся на три категории:

• а) абонентские факсимильные службы – Телефакс (служба реального времени) и Комфакс (служба с промежуточным накоплением);
• б) клиентская факсимильная служба – Бюрофакс;
• в) факсимильные службы, подача сообщений в которых осуществляется с использованием службы Бюрофакс, прием – с использованием службы Телефакс и наоборот (Бюрофакс – Телефакс, Телефакс – Бюрофакс).

Служба Телефакс обеспечивает соединение абонентских факсимильных терминалов как внутри страны, так и с абонентскими факсимильными терминалами, расположенными в других странах.

Клиентская служба “Бюрофакс” предназначена, в первую очередь, для предоставления услуг факсимильной связи потребителям, не имеющих собственных факсимильных средств. Служба “Бюрофакс” обеспечивает передачу, прием и доставку сообщений с помощью факсимильного терминального оборудования, располагаемого в так называемых бюро общего пользования (на базе службы доставки телеграмм и отделений связи). Служба “Бюрофакс” обеспечивает предоставление потребителям следующих услуг:

• – подачу документа для отправки через операционное окно передающего отделения связи;
• – подачу документа с факсимильной установки отправителя;
• – доставку факсимильного сообщения адресату (получателю) доставщиком;
• – доставку факсимильного сообщения средствами электросвязи на факсимильную установку получателя;
• – доставку факсимильного сообщения средствами почты;
• – выдачу факсимильного сообщения получателю без предварительного уведомления (до востребования);
• – выдачу факсимильного сообщения получателю но предварительному уведомлению, переданному средствами почты или электросвязи (по телефону, на абонентскую установку АТ/Телекс);
• – различные категории срочности передачи и доставки сообщений.

Способ доставки сообщения получателю определяется отправителем.

Абонентская служба “Комфакс” – факсимильная служба с промежуточным хранением, обеспечивающая абонентам широкий набор дополнительных сервисных услуг, в том числе:

• – передачу сообщений в заранее назначенное время;
• – многоадресную и циркулярную передачу;
• – автоматический сброс сообщений на терминал получателя;
• – получение сообщений в заранее определенный интервал времени;
• – организацию абонентских факсимильных почтовых ящиков;
• – уведомление о приеме для обработки и о доставке сообщения адресату;
• – повторную передачу.

Создание абонентской службы “Комфакс” связано с тем, что надежная, быстрая и качественная факсимильная связь зачастую не может быть обеспечена на телефонной сети общего пользования. Наличие в службе “Комфакс” промежуточных накопителей открывает дополнительно возможность передачи факсимильных сообщений без обязательного одновременного присутствия на связи оборудования отправителя и получателя сообщения. Это обстоятельство имеет особое значение для организации связи абонентов различных часовых поясов.

Источник статьи: http://studme.org/45566/dokumentovedenie/telefonogrammy

Телефонограмма

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения. 7. Запрещается передавать тексты документов с информацией ограниченного доступа (секретные, с пометками «Для служебного пользования», «Не для печати» и т.д.).

Инфо

В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки».

Хранение телефонограмм

Основные перечни, регламентирующие хранение документов (Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее ПТУД) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182) не содержат такой позиции, как «телефонограмма». Из этого следует, что исполненные телефонограммы целесообразно подшивать в дела, ориентируясь на тему сообщения, а не на вид документа. Впрочем, организация всегда может внести в свою номенклатуру дел отдельное дело «Телефонограммы», а срок их хранения определить на заседании экспертной комиссии.

Что касается журналов регистрации входящих телефонограмм, то ПТУД рекомендует хранить их в течение 3 лет (ст. 258).

Таблица 1. Краткий перечень того, что следует и чего не следует делать, когда на вашем столе звонит телефон

Не следует
Следует
1. Долго не поднимать трубку
1. Поднять трубку до четвертого звонка телефона
2. Начинать разговор словами: «Привет», «Да», «Говорите»
2. Представиться и назвать свое подразделение и свою должность
3. Спрашивать: «Могу ли я вам помочь?»
3. Спросить: «Чем я могу вам помочь?»
4. Вести две беседы одновременно
4

Концентрировать внимание на одной беседе, внимательно слушать
5. Оставлять телефон без присмотра хотя бы ненадолго и занимать его
5

Предложить перезвонить, если требуется время для выяснения деталей
6. Использовать для заметок клочки бумаги и листки календаря
6. Использовать бланки для записи телефонных разговоров или деловой блокнот
7. Говорить: «Все обедают», «Никого нет», «Перезвоните»
7. Записать информацию и сообщить абоненту, что ему перезвонят

В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих секретарь руководителя «организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно сообщает ему информацию, полученную по каналам связи».

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. 3-е изд., дополненное. М., 2001. С. 320.

По подсчетам специалистов, телефонные переговоры занимают значительную часть рабочего времени секретаря, так как около 75% ежедневных вопросов он решает по телефону.

В должностные обязанности секретаря руководителя входят:

• прием всех телефонных вызовов и их систематизация;
• ответы абонентам;
• фильтрация вызовов;
• соединение руководителя с абонентом в случае необходимости.

Главная задача секретаря в работе с телефоном — освободить руководителя от вызовов, не адресованных ему. В лице секретаря руководитель обретает своеобразную защиту от ненужных звонков, так как они нарушают нормальный режим работы и разбивают рабочий день руководителя на короткие обрезки времени. Такая дробность рабочего времени мешает руководителю сосредоточиться

Не согласованные заранее звонки и непредсказуемые темы для обсуждения вынуждают руководителя резко переключать внимание на решение возникающих задач

Следовательно, помощь секретаря в организации служебных разговоров (переговоров) по телефону способствует рациональной организации работы руководителя.

В регламенте совместной работы с руководителем по предварительной договоренности можно оговорить определенные отрезки времени, когда:

• все телефонные вызовы руководитель принимает сам;
• телефонные вызовы принимает секретарь, их систематизирует и только самые важные подключает к аппарату руководителя.

Секретарь должен знать круг лиц и организаций, с которыми следует соединять руководителя в любое время.

Организация и ведение телефонных переговоров относятся к административным функциям секретаря, бездокументному обслуживанию руководителя.

Однако практика показывает, что в процессе подготовки, приема и ведения телефонных переговоров образуются документы, без которых работа секретаря не была бы эффективной, а переданная руководителю информация — полной, достоверной и своевременной.

Рассмотрим основные виды бланков, образующихся в процессе подготовки, приема и ведения телефонных переговоров:

— телефонный бланк секретаря;

— трафаретный бланк входящих звонков;

— бланк исходящих телефонных разговоров.

Анализу подлежит также такой вид информационно-справочного документа, как телефонограмма.

Автор обращает также внимание на учетные формы (журналы):

— журнал (блокнот) входящих телефонных переговоров;

— журнал входящих телефонограмм;

— журнал исходящих телефонограмм.

Для удобства систематизации телефонных звонков по указанию руководителя у секретаря, как правило, имеется телефонный бланк с критериями, согласно которым входящие разговоры должны быть:

• отклонены;
• перенесены (повторный звонок);
• пропущены к руководителю.

Может быть использован и другой вариант телефонного бланка секретаря (см. табл. 2).

Пример и образец оформления телефонограммы

› › Телефонограмма – это тип документа, который фиксирует в письменном виде устное сообщение, переданное посредством телефонной связи. Документ может содержать часть переданных данных или полный текст в виде цитаты. Он оформляется в произвольном виде на фирменном бланке компании/учреждения или на листе А4.

Готовый образец и правила составления телефонограммы описаны ниже. В современной практике телефонограмма используется не так часто, поскольку основной поток сообщений передается по электронной почте или по факсу. Однако во многих организациях телефонограммы применяются регулярно.

В них передается информация о:

• решении текущих вопросах;
• указаниях руководства;
• событиях в будущем, планируемых мероприятиях.

Также с помощью телефонограммы можно зафиксировать срочные сообщения, которые вносят изменения в текущий план компании

Нередко этот документ составляется для того, чтобы отразить в письменном виде важное сообщение для возможного судебного разбирательства. Обычно в документе указывают:

1. Наименование организации.
2. ФИО, должность передавшего сообщение.
3. ФИО, должность принявшего сообщения.
4. ФИО, должность адресата (лицо, которое непосредственно должно получить сообщение от принявшего – часто это руководитель)ю
5. Дата, время сообщения.
6. Номер телефона, на который оно поступило.
7. Номер телефонограммы (указывается в тех случаях, если в организации составляется большое количество подобных документов).
8. Текст сообщения. Его можно указать как в виде прямой цитаты, так и в виде пересказа, близкого к тексту. Описание не должно искажать содержание сообщения.
9. Подпись сотрудника, принявшего сообщения, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).

При составлении можно ориентироваться на такой образец.

В таком случае целесообразно записать телефонный разговор с помощью диктофона, предварительно уведомив об этом собеседника. Строго утвержденной формы телефонограммы нет, поэтому составить ее можно в произвольном виде.

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка. Рекомендуем по теме 13.12.2017 26.08.2017 14.01.2018 18.07.2017 29.11.2018 28.09.2017 Добавить комментарий Популярные статьи

Телефонограмма

В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Передал», сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Например: Передал — секретарь И.О.Петрова Тел. 924 19 35 Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова «Передал» от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами. Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля.

В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Принял», сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема — передачи (в часах и минутах). Например: Принял. — Инспектор канцелярии С.О.Лобова Тел.
923 28 22 11 час. 10 мин.
Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ). Таким образом, телефонограмма – это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации. Какую информацию можно передать телефонограммой? Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:

Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия.

Как составить телефонограмму образец. Телефонограмма – это что такое

Телефонограмма — документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.Обязательным и реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата: реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени, и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, то есть выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара».Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями.

В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия.

Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.71, оформление телеграмм, телекса, факсаТелеграмма — документ, отличающийся от других письменных документов способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. № 1108 (с изм. от 14 января 2002 г.).Телеграммы бывают следующих категорий: обычная, телеграмма-письмо, срочная, правительственная и др.

Применяются такие разновидности телеграммы: телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др.Адрес телеграммы часто является условным (например: РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ).

Текст телеграммы должен быть предельно кратким («телеграфный язык») без союзов, предлогов, знаков препинания.

При необходимости используются сокращения типа: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая и другие. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью.

Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации.Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ. Соответственно, текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммыТелекс — разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способомпередачи — по абонентской телексной сети, т. е. по телетайпу (телепринту) -быстротой передачи сообщения, практически в момент передачи.связьДокладная записка-документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.В зависимости от содержания назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение.

Информационные докладные записки о

Организация и документирование телефонных переговоров

Массовые коммуникации являются процессом оперирования информацией, в который вовлечено значительное количество людей. Благодаря использованию технических средств передачи информации человеческая коммуникация становится массовой и предоставляет возможность одновременно включать в процесс коммуникации разнообразные социальные, религиозные, этнические группы и общности.

Коммуникация (от лат. communicatio — «сообщение») — сообщение или передача средствами языка содержания высказывания. Современный толковый словарь русского языка. С.-Петербург: Норинт, 2005. С. 282.

В современном мире к массовым коммуникациям относят:

• действия, включающие в себя огромные общности людей (религиозные, политические собрания, художественные выставки, форумы и т.д.);
• технические средства и сети, такие как телефон, телефакс, компьютер.

Процесс коммуникации — диалог между людьми, при этом многие дискуссии по сути своей являются переговорами, хотя таковыми и не называются. Следовательно, даже не подозревая, каждый из нас становится участником личных или деловых переговоров.

Переговоры по телефону имеют свои преимущества:

• многократно повышается оперативность решения вопросов и проблем;
• отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другие города, учреждения в пределах одного города для выполнения каких-либо обстоятельств дела;
• по телефону можно также изложить просьбу, отдать распоряжение (совершить управленческое действие) и т.д.

Вместе с тем переговоры по телефону имеют свои недостатки:

• лимит времени (особенно в междугородних и международных звонках);
• ограниченные возможности восприятия информации только на слух.

В учебниках по секретарскому делу, руководствах по проведению телефонных переговоров есть небольшой раздел «Этика телефонного общения».

Под этикой понимается «совокупность норм поведения, мораль какой-либо общественной или профессиональной группы» .

Современный толковый словарь русского языка. С.-Петербург: Норинт, 2005. С. 954.

Следовательно, профессиональная этика секретаря при проведении телефонных переговоров предполагает:

• вежливость (употребление вежливых форм общения, доброжелательный тон);
• краткость (говорить о самом главном, по существу, без лишних подробностей);
• логичность (последовательность в изложении материала);
• средний темп речи, четкость произношения, особенно фамилий и чисел (в случае необходимости — по слогам или буквам);
• сдержанность (умение вести разговор спокойно, без лишних эмоций, терпеливо).

Начинающий свою деятельность секретарь может использовать также специальный перечень (см. табл. 1).

Как пишется телефонограмма образец. Какую информацию можно передать телефонограммой? Оформление служебных писем

» Оформление пенсии » Как пишется телефонограмма образец. Какую информацию можно передать телефонограммой? Оформление служебных писем

Передача-прием и оформление телефонограмм

Телефонограмма — это служебный документ, который содержит информацию, переданную по телефону. Его составляют, если необходимо срочно направить в подведомственное учреждение распоряжение или оповестить адресата о чем-то: о проведении делового совещания, встречи, заседания, консультации; о внезапном изменении в запланированном мероприятии и тому подобное.

Как правило, телефонограмму составляет, оформляет и передает секретарь руководителя или другой работник медицинского учреждения, например, администратор или ресепшионист по поручению руководства.

Оформить телефонограмму можно на:

— общем бланке учреждения здравоохранения;— специальном бланке телефонограммы (Дополнение 1);— трафаретном бланке (Дополнение 2);

— чистых листах бумаги формата А5 в одном экземпляре с обязательным воспроизведением таких реквизитов:

Название учреждения здравоохранения;. название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);. дата документа (датой телефонограммы является дата ее передачи);. регистрационный индекс документа;. адресат;. текст документа;. подпись;

. фамилия и номер телефона исполнителя (человека, который передал документ).

Кроме того, в телефонограмме также указывают фамилию и номер телефона получателя (человека, который принял документ). Подписывает телефонограмму руководитель учреждения здравоохранения или ответственный исполнитель. Если телефонограмму с одинаковым текстом передают нескольким адресатам, то к ней составляют отдельный список адресатов с указанием номеров их телефонов.

Дополнение 1

Срочно сообщите о результатах исследований, полученных Вами в командировке.

Текст телеграммы должен быть лаконичным, четким, сжатым. При этом желательно, чтобы объем текста не превышал 50 слов.

Кроме того, составляя телефонограмму, необходимо избегать слов, которые редко употребляются или сложно произносятся. Буквы в фамилиях, которые плохо воспринимаются на слух, нужно передавать словами.

Например, фамилию Бездрабко передают так: «Борис, Елена, Зоя, Дмитрий, Роман, Анна, Борис, Ксения, Ольга».

Дополнение 2

Главный врач (личная подпись) В.Ф. Савельев

Передавая телефонограмму, следует придерживаться такой последовательности:

Представиться и назвать номер своего служебного телефона;. назвать вид документа;. продиктовать текст телефонограммы (и убедиться в правильности записи его абонентом);. назвать должность и фамилию человека, который подписал телефонограмму;

. записать название должности, фамилию человека, который принял телефонограмму, номер его служебного телефона, время передачи-приема.

О передаче-приеме телефонограммы делают соответствующую запись в журнале регистрации телефонограмм, а бланк с текстом телефонограммы подшивают в соответствующее дело. В учреждении здравоохранения с небольшим объемом документооборота телефонограммы не печатают на отдельном бланке или листе бумаги, а сразу записывают от руки в специально заведенном для телефонограмм журнале.

Человек, который принимает телефонограмму, должен полностью повторить (зачитать) ее текст для подтверждения правильности записи. Принятая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и напечатана.

Сразу после оформления принятой телефонограммы ее передают на ознакомление должностному лицу, на имя которого она адресована (как правило, руководителю учреждения здравоохранения или одному из его заместителей).

Рассмотренные руководством телефонограммы подаются согласно резолюциям в соответствующие структурные подразделения на выполнение.

Особенности оформления и передачи факсограмм

Статью в полном объеме читайте в № 4 2011 г. журнала ” Медична практика: організаційні та правові аспекти “

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11).

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Оформление телеграмм, телефонограмм, факсов

Недостатком телефонограмм является техническое обеспечение процесса передачи (качество телефонной связи).

Копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства.

Рассмотренные руководством телефонограммы подаются согласно резолюциям в соответствующие структурные подразделения на выполнение.

После этого документ возвращается в подразделение с отметкой о дате передачи и подписью передавшего его лица.

Более обширные вопросы целесообразно решать в ходе личных встреч, сели, конечно, этому не препятствуют некие особые обстоятельства, расстояние или нехватка времени; если плохая связь, необходимо предупредить собеседника о повторной связи, Б случае произвольного разъединения на линии перезванивает тот, кто звонил.

Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а также может быть просто принята к сведению. . Сразу после оформления принятой телефонограммы ее передают на ознакомление должностному лицу, на имя которого она адресована (как правило, руководителю учреждения здравоохранения или одному из его заместителей).

В случае необходимости телефонограмму заверяют подписью. При передаче указывают должность и фамилию передавшего телефонограмму, номер его телефона и время передачи, а так же должность и фамилию принявшего телефонограмму, номер телефона последнего и время приема……..

Документы, которые также вас могут заинтересовать

• Согласие работника на обработку персональных данных
• Заказ на выдачу дел
• Лист фонда
• Номенклатура дел структурного подразделения организации
• Форма 7-п. Адресный ярлык на посылку
• Отчет о командировке
• Итоговая запись к номенклатуре дел организации
• Лист ознакомления с локальными нормативными актами
• Авианакладная
• Отказ от подтверждения денежных обязательств, подлежащих исполнению за счет средств бюджета города Климовска Московской области
• Отказ от подтверждения денежных обязательств Люберецкого финансового управления Министерства финансов Московской области
• Отказ на обращение о возможности примыкания к существующему железнодорожному пути
• Отказ Министерства финансов Московской области от постановки на учет или санкционирования оплаты в случае непринятия на учет бюджетного обязательства по основаниям, установленным законодательством Российской Федерации и Московской области, а также в случае представления документов, не соответствующих требованиям
• Отказ заказчика от договора подряда с требованием вернуть предоплату и возместить причиненные убытки (в случае, когда подрядчику была уплачена предоплата, а работы не проводились)
• Отказ гражданина от проведения медицинского вмешательства
• Отказ в согласовании документов территориального планирования, документации по планировке территории, архитектурно-строительной проектной документации, разрабатываемой для исторических поселений Московской области, и градостроительных регламентов, устанавливаемых в пределах территорий зон охраны объектов культурного наследия, включаемых в правила землепользования и застройки муниципальных образований
• Отказ в рассмотрении жалобы в Федеральной антимонопольной службе по рассмотрению дел по признакам нарушения законодательства Российской Федерации о рекламе (образец)
• Отказ в рассмотрении жалобы Федеральной антимонопольной службой России по исполнению государственной функции по осуществлению контроля за деятельностью администратора торговой системы оптового рынка электрической энергии (мощности) (образец)
• Отказ в приеме информации, содержащейся в заявлении о включении молодежного (детского) общественного объединения в Федеральный реестр молодежных и детских общественных объединений, пользующихся государственной поддержкой (образец)
• Отказ в приеме документов о передаче прав и обязанностей по договору водопользования другому лицу (образец)

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

ЖУРНАЛ

учета входящих и исходящих телеграмм, телефонограмм

Начат «__» ___________ ___ г. Окончен «__» _________ ___ г.

----T-----------T---------T-----------T-------T-----------T--------------T-----¬

¦ N ¦Дата, часы,¦Номер    ¦Откуда     ¦Краткое¦Должность, ¦Кому передана ¦При- ¦

¦п/п¦минуты     ¦получения¦поступила  ¦содер- ¦фамилия    ¦телеграмма,   ¦меча-¦

¦   ¦получения  ¦теле-    ¦телеграмма,¦жание  ¦принявшего ¦телефонограмма¦ние  ¦

¦   ¦телеграммы,¦граммы,  ¦телефоно-  ¦теле-  ¦телеграмму,¦на исполнение.¦     ¦

¦   ¦телефоно-  ¦телефоно-¦грамма.    ¦граммы,¦телефоно-  ¦Дата, часы,   ¦     ¦

¦   ¦граммы     ¦граммы   ¦Фамилия,   ¦телефо-¦грамму     ¦минуты.       ¦     ¦

¦   ¦           ¦         ¦должность  ¦нограм-¦           ¦Фамилия, долж-¦     ¦

¦   ¦           ¦         ¦передавшего¦мы     ¦           ¦ность,подпись ¦     ¦

¦   ¦           ¦         ¦           ¦       ¦           ¦получившего   ¦     ¦

+---+-----------+---------+-----------+-------+-----------+--------------+-----+

¦ 1 ¦     2     ¦    3    ¦     4     ¦   5   ¦     6     ¦       7      ¦  8  ¦

+---+-----------+---------+-----------+-------+-----------+--------------+-----+

¦   ¦           ¦         ¦           ¦       ¦           ¦              ¦     ¦

+---+-----------+---------+-----------+-------+-----------+--------------+-----+

¦   ¦           ¦         ¦           ¦       ¦           ¦              ¦     ¦

+---+-----------+---------+-----------+-------+-----------+--------------+-----+

¦   ¦           ¦         ¦           ¦       ¦           ¦              ¦     ¦

L---+-----------+---------+-----------+-------+-----------+--------------+------

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Журнал: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
• «Журнал учета входящих и исходящих телеграмм, телефонограмм в территориальных органах Федеральной службы исполнения наказаний».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Журнал учета входящих документов в аппарате (управлениях, отделах) Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации
• Журнал учета входящих документов администрации городского поселения Сычево Волоколамского муниципального района Московской области
• Журнал учета входящих документов в администрации городского округа Рошаля Московской области
• Журнал учета входящих документов Миграционной службы г. Москвы
• Журнал учета входящей корреспонденции. Форма N 1
• Журнал учета входящих документов, связанных с осуществлением деятельности по ведению реестра владельцев инвестиционных паев фонда
• Журнал учета входящих документов, поступивших в адрес Госадмтехнадзора Московской области
• Журнал учета входящей корреспонденции, подлежащей регистрации. Форма N 1
• Журнал учета входящих несекретных документов в МВД России
• Журнал учета входного контроля материалов и конструкций

Как и сколько хранятся телефонограммы?

Согласно существующим на сегодняшний день перечням, регламентирующим порядок и сроки хранения архивных документов, журнал для регистрации исходящих или входящих телефонограмм обаятельно должен храниться в архиве организации 3 года. Для самих телефонограмм четкого порядка хранения не установлено. Поэтому руководство организации имеет право самостоятельно определить, каким образом сдавать завершенные телефонограммы в архивное хранение. Допустимо, например, подшивать документ к делам, относящимся к теме передаваемой информации, и в дальнейшем сдавать в архив в порядке, применимом для хранения дел такого типа.

---------------------------------------------------------------------------
¦Администрация Железнодорожного района                  Директору ГАОУ СПО¦
¦г. Пензы                                               "УОР ПО"          ¦
¦                                                       Т.Н. Танасовой    ¦
¦                                                                         ¦
¦Передала секретарь-машинистка                          Приняла секретарь ¦
¦Л.Т. Немова                                            Т.Н. Киреева      ¦
¦тел. 58-90-95                                          тел. 68-69-81     ¦
¦                                                       15 ч 20 мин.      ¦
¦                                                                         ¦
¦ТЕЛЕФОНОГРАММА                                                           ¦
¦31.05.2011        N 15                                                   ¦
¦г. Пенза                                                                 ¦
¦                                                                         ¦
¦Руководитель   и    главный   бухгалтер   приглашаются  в   Администрацию¦
¦Железнодорожного района 2 июня 2011 г. в 15.00,  кабинет 339 по  вопросам¦
¦задолженности по налогам.                                                ¦
¦                                                                         ¦
¦Зам. главы администрации                                      М.Л. Иванов¦
---------------------------------------------------------------------------

Телефонограммы. Требования, предъявляемые к тексту телефонограмм.

Телефонограмма
– обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в
отдельную категорию в связи с особым
способом передачи текста.
Обычно телефонограммы принимают для
срочных оповещений о совещаниях,
заседаниях, собраниях и других случаев,
когда переданное сообщение необходимо
документально. Телефонограммы применяют
в пределах действия местной телефонной
связи.

Бланки для
телефонограмм целесообразно иметь при
большом количестве этих документов в
организации. Допускается оформление
телефонограмм чистых листах бумаги.
Составляется телефонограмма в одном
экземпляре. Реквизиты телефонограммы
следующие: название учреждения-автора
документа, должность, фамилия сотрудника,
передавшего телефонограмму, номер его
телефона, наименование организации-
получателя, должность и фамилия
сотрудника, принявшего телефонограмму,
номер его телефона, дата и номер
телефонограммы, текст ( не более 50 слов
), наименование должности лица, подписавшего
документ, его личная подпись, фамилия
инициалы.

При составление
телефонограмм следует придерживаться
следующих рекомендаций:

Текст
не должен содержать сложных логических
оборотов, трудно выговариваемых редко
произносимых слов, информация должна
быть краткой и срочной.

При передачи
телефонограммы необходимо проверить
правильность записи повторным чтением,
слова, плохо воспринимаемые на слух,
требуется передавать, разбивая по
буквам.

Если
телефонограмма направляется по нескольким
адресам, то к ней составляется список
на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник,
принявший телефонограмму, обязан
ознакомить с ее всех должностных лиц,
которым предназначалась полученная
информация.

Пример:

ОАО
Московская
Тимирязевский

городская

телефонный узел

телефонная
сеть
А.П.Кузьмену.

Телефонограмма

Передал
– секретарь
Принял — секретарь

Т.В.
Сергеева.
Мурадова А.П.

Т.
53-53-53.
12ч.30мин.

05.
09. 2004г. № 178.

16.09.2004г.
в14.30 состоится совещание, посвященное
работе с претензиями абонентов. На
заседание приглашаются заместители
управляющих телефонных узлов по работе
с клиентами.

Начальник
Технического управления

А.И.
Бадулин.

Вопрос
№ 55

Трудовая
книжка. Правила ведения трудовой книжки.

Трудовая
книжка на работника ведется на предприятии
независимо
от форм собственности.
Порядок ведения и хранения трудовых
книжек, а так же порядок изготовления
бланков и обеспечения или установления
Правительством РФ. Трудовая
книжка является основным документом о
трудовой деятельности и трудовом стаже
работника
ст. 66 ТК РФ. Работодатель обязан вести
книжки на каждого работающего,
проработавшего свыше пяти дней, если
работа в этой организации является для
работника основной. При приеме на работу
трудовую книжку представляют в кадровую
службу предприятия. На работника,
поступающего на работу впервые, заводится
трудовая книжка, которая заполняется
в его присутствии не
позднее недельного срока после приема
на работу.
В трудовую книжку вносятся сведения о
работнике, выполняемой им работе,
переводах на другую постоянную работу
и об увольнении, а также основания
прекращения трудового договора и
сведения о награждении за успехи в
работе. Сведения о взысканиях в трудовую
книжку не вносятся, за исключением
случаев, когда причинами взыскания
является увольнение. По желанию работника
сведения о работе по совместительству
вносится в книжку по месту основной
работы.

Трудовая
книжка №

фамилия

имя

отчество

дата
рождения

образование

профессия

дата
заполнения

подпись
владельца

М.П.
Подпись лица,
ответственного за ведение трудовых
книжек

В
графе 1 проставляется порядковый номер,
в графе 2 – дата о приеме, в графе 3
указание действия и должности. Все
записи производятся в точном соответствии
с приказом о приеме, переводе или
увольнении, аккуратно без загрязнения
и помарок. Если есть необходимость
поправления, то они оговариваются и
заверяются подписью должностного лица
и печатью, например: уволен в связи с
ликвидацией организации ст. 81 п. 1 ТК
РФ. Ниже ставится подпись и печать. При
прекращении трудовой деятельности
предприятие обязано выдать трудовую
книжку в день увольнения. Если работник
не взял трудовую книжку либо отказал,
работодатель направляет работнику
уведомление о взятии трудовой книжки
либо дать согласие на ее отправление
по почте. Со дня направления уведомления
работодатели освобождаются от
ответственности за задержку выдачи
(ст. 62 ТК РФ). С целью обеспечения
сохранности трудовые книжки хранятся
в сейфах. Невостребованные трудовые
книжки хранятся не менее 50 лет. .Вопрос
№ 57

Цель
и задачи предмета документационное
обеспечение управления; его связь с
другими изучаемыми дисциплинами.

Основной
целью предмета делопроизводство является
организация, руководство, координация,
контроль и реализация работ по
документированию. Задачей предмета
является изучение общих правил составления
и оформления документов,
таких как: организационные, распорядительные
и информационно – справочные. То есть
основой задачей является научить
слушателя технике документирования:

Техника
документирования включает в себя:

1.
документирование управленческой
деятельности:

• общие
  требования к составлению и оформлению
  документов.

• форматы
  бумаги и поля.

• Бланки
  документов.

• Правила
  оформления реквизитов документов.

• Требования
  к тексту документов.

• Требования
  к изготовлению документов.

1. Правила
   подготовки и оформления отдельных
   видов документов.

2. Организация
   службы делопроизводства.

3. Организация
   документооборота.

4. Регистрация
   документов.

5. Контроль
   за сроками исполнения документов.

6. Организация
   хранения документов в делопроизводстве.

7. Экспертиза
   ценности документов в делопроизводстве.

8. Подготовка
   документов к сдаче в архив.

Знание
норм и правил ДОУ, позволит правильно
составить организационные и распорядительные
документы, например, по предмету
Технология отрасли. Допустим распоряжение
на погрузо-разгрузочные работы. А так
же документы связанные непосредственно
с дисциплиной Бухгалтерского учёта.
Например: ведомости; товарно-транспортные
накладные; сметы на затраты, различные
справки, бланки, сводки и т. д. Экономические
дисциплины также необходимо без
оформления различного рода документов.

Вопрос
№ 58

Экспертиза
ценности документов. Функции экспертной
комиссии.

Экспертизой
ценности документов называются изучение
документов в целях определения сроков
их хранения и отбора для хранения.
Необходимость этой операции объясняется
неравнозначностью информации
управленческих документов. Одни из них
имеют только кратковременное оперативное
значение ( заявление, докладная записка)
и теряют актуальность вскоре после
своего составления. Другие (приказы по
основной деятельности, о приёме на
работу и др.) длительное время остаются
носителями хотя и ретроспективной
информации, не сохраняющей научное,
историческое, социальное, политическое
или культурное значение. Из таких
документов формируется Архивный фонд
России, и они хранятся в государственных
архивах. Но начинается отбор документов
на длительное хранение ещё в
делопроизводстве.

Нормативно
– методической основой экспертизы
ценности документов являются разработки.
Рос архива и других учреждений
Государственной архивной службы РФ, в
которых определены сроки хранения
документов, разработана методика
проведения экспертизы и оформление её
результатов, определены функции
делопроизводственной службы и
ведомственного архива. Экспертиза
ценности документов проводится:

1. В
   делопроизводстве (. при составлении
   номенклатуры дел).

2. В
   ведомственном архиве (подготовка дел
   на государственное хранение).

3. В
   государственном архиве.

Экспертиза
ценности документов и отбор их для
хранения осуществляется в организациях
постоянно действующими экспертными
комиссиями (ЭК). В министерствах и
ведомствах создаются постоянно
действующие Центральные экспертные
комиссии (ЦЕК). В государственных архивах
создаются экспертно – проверочные
комиссии (ЭПК).

Основные
функции ЭК:

• Организация
  ежегодного отбора документов для
  хранения,

• Рассмотрение
  годовых разделов описей дел постоянного
  хранения, описей дел временного хранения
  (свыше 10 лет), в том числе по личному
  составу, актов о выделении к уничтожению
  документов и дел не подлежащих дальнейшему
  хранению;

• Рассмотрение
  актов о неисправимом повреждении
  документов постоянного хранения и
  актов о не обнаружении дел, подлежащих
  передачи на государственное хранение;

• Рассмотрение
  вопросов о приёме на ведомственное
  хранение документов личного происхождения

Основные
функции ЦЭК:

• Участие
  в подготовке и рассмотрении проектов
  нормативных документов и методических
  пособий по вопросам организации
  документов в делопроизводстве, экспертизе
  ценности документов и отбору их на
  государственное хранение

• Рассмотрение
  перечней особо ценных дел, описей особо
  ценных дел,

• Методическое
  руководство и контроль за деятельностью
  структурных подразделений и ЭК.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #