Как написать уважительное обращение

Советы

Шаблонные фразы для деловой переписки: пишем письмо, на которое точно ответят

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.

Как написать заявление правильно — Лайфхакер

Зачем нужны заявления

Чтобы устроиться на работу или уволиться с неё, получить загранпаспорт и справку из налоговой, оформить развод и взять кредит, необходим официальный документ. Таким документом чаще всего становится заявление — простой способ письменно подтвердить своё намерение.

Форма некоторых заявлений унифицирована. Но большинство можно писать произвольно. Правда, и здесь есть определённые требования к оформлению — так сложилась традиция. Как раз о таких требованиях и пойдёт речь.

В какой форме подавать заявление

Заявление можно написать от руки или распечатать на листе А4. В некоторых случаях заявление нужно писать на специальном бланке. Например, при подаче документов на загранпаспорт либо на регистрацию ИП.

Даже если вы набираете заявление на компьютере, после распечатки обязательно поставьте собственноручную подпись. Без неё документ считается недействительным.

Общие правила оформления

Общие требования к письменным обращениям изложены в Федеральном законе № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Исходя из него, а также из общепринятой деловой практики, заявление состоит из пяти реквизитов:

1. Сведения об адресате и заявителе.
2. Наименование документа.
3. Формулировка просьбы или предложения.
4. Дата подачи.
5. Подпись.

Сведения об адресате и заявителе

В правом верхнем углу надо указать, кому это заявление предназначается и, собственно, от кого оно.

Информация об адресате

Так как заявление — это официальный документ, то и пишем мы его не просто человеку с улицы, а официальному лицу. Поэтому обязательно указываем:

1. Должность адресата.
2. Название организации.
3. Его имя, отчество и фамилию.

Имя и должность адресата нужно писать в дательном падеже (задаём себе вопрос «кому?»). Например, директору Петрову или ректору Ивановой.

Информация о заявителе

В сведениях о заявителе чаще всего достаточно просто указать свою фамилию и имя. Когда это необходимо, можете дополнить указанием должности или статуса. Эти данные указываем в родительном падеже (задаём себе вопрос «от кого?»).

Часто возникают споры о том, нужно ли ставить в строке о заявителе предлог «от». То есть как правильно: «Ивановой Марии» или «от Ивановой Марии»? Оба варианта допустимы.

Традиционной формой считается написание без предлога. Но попробуйте прочитать предложение целиком — ряд из имён и фамилий звучит довольно запутанно. С предлогом такой проблемы не возникает: сразу понятно, кому и от кого.

Наименование документа

Казалось бы, что сложного в том, чтобы просто написать «заявление». Однако и тут есть свои нюансы. Самый частый вопрос: с большой или маленькой буквы писать это слово? Здесь есть три допустимых варианта написания.

1. Со строчной буквы в начале строки и с точкой после слова

Традиционный способ оформления. В этом случае сведения об адресате и заявителе и наименование документа считаются одним предложением.

2. С прописной буквы без точки в конце

Когда вы пишете слово «заявление» в центре листа, оно становится заголовком всего документа. И к нему применяется то же правило, что и к остальным заголовкам: первая буква — прописная, а в конце нет точки.

3. Прописными буквами без точки в конце

Здесь применяется то же правило, что и в предыдущем пункте. По центру — заголовок документа, значит, точка в конце не нужна. Такой вариант написания обычно встречается, если текст набран на компьютере, а не написан от руки.

Формулировка просьбы, жалобы или предложения

Эта часть начинается с красной строки. Заявление вы пишете с конкретной целью и должны здесь объяснить, чего именно хотите от адресата. Опишите причину обращения, свою просьбу, аргументы.

Формулировка не ограничивается никакими правилами, но просторечия здесь будут смотреться неуместно.

Старайтесь придерживаться официально-делового стиля. Выражайте свои мысли просто и лаконично.

Чтобы обосновать справедливость своей просьбы, можно приложить к заявлению дополнительные документы и сослаться на них в этой части.

Дата подачи заявления

Обычно дата подачи указывается сразу после формулировки сути заявления и выравнивается по левому краю.

Также дату можно указать сразу после наименования документа.

Подпись

Подпись на заявлении всегда ставится вручную, даже если всё остальное вы оформили на компьютере. Она выравнивается по правому краю.

Образцы заявлений

От теории перейдём к практике и рассмотрим особенности подачи самых распространённых заявлений.

Заявление о приёме на работу

По закону писать заявление при устройстве на работу не обязательно. Но иногда вас могут попросить написать его для отчётности или сбора данных, чтобы на основе этого документа составить приказ о приёме на работу.

Адресатом может быть руководитель организации или начальник отдела кадров. В тексте заявления укажите предполагаемую должность и дату приёма на работу.

Дополнительно можно перечислить документы, которые вы подаёте вместе с заявлением: ИНН, трудовую книжку, свидетельство обязательного пенсионного страхования, диплом, документы воинского учёта.

Заявление на очередной оплачиваемый отпуск

Это просьба предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск. Заявление надо писать в том случае, если в вашей организации не предусмотрен график отпусков или если в графике ваш отдых запланирован на неподходящее время.

Заявление на отпуск нужно подать за две недели до даты предполагаемого ухода.

Заявление на декретный отпуск

Это заявление пишут женщины перед уходом в отпуск по беременности и родам. В тексте обязательно указывается продолжительность отпуска, согласно срокам из больничного листа женской консультации. Последний, кстати, нужно приложить к заявлению.

Заявление на отпуск за свой счёт

В этом случае работник просит предоставить ему несколько дней отпуска без сохранения заработной платы. К заявлению могут прилагаться дополнительные документы, подтверждающие то, что административный отпуск действительно необходим.

Когда вы собираетесь взять несколько отгулов, например, по семейным обстоятельствам, вам также нужно написать заявление на отпуск без сохранения заработной платы. Второй вариант — написать заявление о предоставлении выходного дня в счёт оплачиваемого отпуска.

Заявление на увольнение

Сотрудник просит о расторжении трудового договора между ним и работодателем. В причинах вы можете указать, что это увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон или по собственному желанию без отработки. О нюансах грамотного составления заявления на увольнение у Лайфхакера есть отдельная статья.

Заявление на академический отпуск

Академический отпуск предоставляют в исключительных случаях: по состоянию здоровья, сложным семейным обстоятельствам или другим причинам. Поэтому в заявлении нужно не только попросить предоставить отпуск, но и объяснить, зачем он вам.

Укажите факт наличия дополнительных документов. Например, справки из больницы.

Заявление о переводе на другой факультет

Когда студент переводится с одного факультета на другой, как правило, появляется академическая задолженность из-за расхождений в учебных программах. Поэтому, кроме просьбы о переводе, ваше заявление должно содержать обещание сдать все недостающие зачёты и экзамены.

Заявление в полицию

Если вы стали свидетелем или жертвой преступления, нужно немедленно сообщить об этом в полицию. И лучше не откладывать дело в долгий ящик: с течением времени разыскать виновника и доказать его вину становится сложнее.

Заявление в полицию можно подавать и в устной, и письменной форме.

Это значит, что самому писать заявление необязательно. Нужно просто отправиться в ближайшее отделение полиции и рассказать о происшествии дежурному сотруднику. Он составит протокол, который вам останется только подписать.

Но если по каким-то причинам вы не можете отправиться в отделение, составьте обращение самостоятельно. В этом случае нужно учесть следующие моменты.

1. В качестве адресата заявления укажите имя, отчество и фамилию руководителя подразделения полиции (по возможности напишите его должность и звание).
2. Анонимные заявления не принимаются к рассмотрению. Значит, вы должны не только указать своё имя, но и адрес проживания и контактный телефон.
3. В основной части нужно точно и максимально подробно описать детали случившегося: время, место, обстоятельства преступления (количество преступников, последовательность их действий). Если вдруг вы стали жертвой ограбления, опишите, что у вас украли, и укажите стоимость похищенного имущества.
4. В конце заявления укажите суть своих требований. Например, разыскать преступников и привлечь их к уголовной ответственности.

Решение по заявлению принимается в течение трёх суток. Но в исключительных случаях срок могут перенести на 10 или 30 дней. По истечении этого времени полиция либо возбуждает дело, либо выносит постановление об отказе. В последнем случае отказ можно обжаловать в прокуратуре.

lifehacker.ru

Как правильно писать письма: 6 составляющих убедительного письма

Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.

Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.

Copyright Shutterstock

1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать

Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?

В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.

2. Начинайте письмо с вашего заключения

Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.

В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.

К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.

Неправильно:

«Джим,
Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании.»

Правильно:

«Джим,
Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»

3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев

Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.

Неправильно

«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»

Правильно

«Тренажерный зал в офисе позволит:
— уменьшить прогулы
— увеличить общую продуктивность»

4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами

Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?

Неправильно

«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»

Правильно

«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»

5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию

В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.

Неправильно

«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»

Правильно

«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»

6. Укажите выгоду в строке темы письма

Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.

В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.

В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.

Неправильно

«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»

Правильно

«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»

Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?

lifehacker.ru

Как составить обращение?

В некоторых случаях людям приходится писать письма-обращения в разные инстанции. Но нередко они остаются без ответа. Чаще всего потому, что документ был просто некорректно составлен, и адресат не понял, что именно от него хотят. Ниже будет описано, как составить обращение, и рассказано о его видах.

Виды писем-обращений

Существует несколько видов обращений, которые имеют собственную структуру. Вам нужно будет только взять ее за основу и вписать то, что вас интересует. Рассмотрим эти разновидности более детально:

• Предложение представляет собой обращение конкретного характера, которое направлено на совершенствование деятельности той или иной организации.
• Заявление — вид обращения, направленный на реализацию вашего права.
• Жалоба — обращение по восстановлению прав и законных интересов, нарушенных действиями (бездействием), решениями органов или служащими тот или иной организации. Как правило, пишется вышестоящему лицу.
• Ходатайство — письменное обращение с той или иной просьбой о признании определенного статуса, гарантий или льгот. Обычно к данному письму прикладываются подтверждающие документы, которые должны быть оформлены по специально установленной форме. Эту разновидность часто пишут в государственные органы. Узнайте о том, как можно правильно составить письмо в прокуратуру, из нашей статьи Как написать в прокуратуру.
• Коллективное обращение представляет собой письменное обращение двух или более граждан. В нем нужно описать проблему и назвать конкретные факты, побудившие вас его написать.
• Петиция является разновидностью коллективного обращения с просьбой разрешить ту или иную проблему.

Как правильно составить обращение

Любое письмо-обращение можно написать по одному шаблону. Он имеет несколько разделов, которые будут рассмотрены ниже:

• Сначала потребуется указать должность и ФИО адресата, затем можно писать обращение в верхней части письма. Начать его следует со слова «Уважаемый». После чего идет полностью имя и отчество адресата. Обращение нужно расположить точно посередине.
• К письму-обращению нужно обязательно написать преамбулу, указав в ней четко причины и цель составления своего письма. Адресат из нее должен понять основную суть письма.
• Заполните основной текст письма, который должен состоять из 2-4 абзацев, в которых вам нужно будет выразить озабоченность по поводу проблемы, изложенной в преамбуле. В этой части можно написать то, как вы видите решение этой проблемы.
• Заключение. В данной части потребуется формулировать итоги своего письма-обращения. Поставьте свою подпись, напишите должно

elhow.ru

Как пишется обращение «вам» – с большой или маленькой буквы

По поводу правописания обращения к читателю возникают следующие вопросы: «Когда уместно писать «Вам» с большой буквы и в каких случаях это недопустимо?» Почему в литературе встречаются разные варианты? Что говорят современные правила?

Заглянем в глубину веков

До XVIII века на Руси к одному человеку обращались на «ты», будь то высокопоставленный чиновник, хотя бы и царь, или простой крестьянин. Также не было различия и в обращении к человеку старшего возраста.

Правда, надо заметить, что с XI-XVI веков обращение на «вы» можно найти в официальной переписке при обращении к князю. Видимо, здесь сказалось влияние Византии, где такое обращение было в порядке вещей.

С развитием языка, особенно со времен Петра I, под влиянием французского и немецкого этикета, обращение на «вы», как вежливое и уважительное, постепенно входит в норму.

Со временем «тыкать» высокопоставленным особам, лицам, занимающим высшее положение в обществе и старшим по возрасту перестали сначала дворяне, затем образованные слои общества. В крестьянской среде продолжало сохраняться «ты».

Обращение в литературе

Авторитетные писатели – такие, как А. С. Пушкин и Л. Н. Толстой – употребляли в своих письмах этот эпистолярный оборот. Причем писали «вам» с большой или маленькой буквы.

Письмо Татьяны начинается с обращения на «вы»:

Но после нескольких фраз Татьяна переходит на «ты», изливает в письме чувства, после чего заканчивает также на «вы»:

• Мне порукой ваша честь.

Как тут не вспомнить замечание поэта про более интимное «ты»:

• Пустое вы сердечным ты она, обмолвясь, заменила.

А. С. Пушкин пишет обращение со строчной буквы. Хотя известное письмо его в день дуэли А. О. Ишимовой содержит «Вы» и «Вас» с заглавной буквы.

Л. Н. Толстой писал Ю. Битовту:

• Благодарю вас…

И. С. Тургенев в письме Шумахеру пишет:

• За сим, остаюсь преданный Вам…

Здесь обращение «Вам» с большой буквы.

Кстати, В. И. Даль, составитель знаменитого словаря и друг Александра Сергеевича, не одобрял «выканья», этой «искаженной вежливости», как он выражался. Очевидно, что в те времена четких границ для использования заглавной буквы в обращении «вы» не было.

Как же быть современному человеку? Ведь даже классики непостоянны в своих предпочтениях.

Что говорят правила?

Вопрос, как писать «вам» — с большой или маленькой буквы – возник с удвоенной силой с появлением интернета. Владельцы сайтов, обращаясь к потенциальным посетителям, создали новый вид переписки – не официальная и не личная, но при этом публичная. Институт русского языка РАН рекомендует следующие правила:

1. Это обращение следует писать с большой буквы в официальных письмах к одному лицу:

• Ваша честь, позвольте представить Вам следующие материалы дела и копии документов.…

2. Обращаясь более чем к одному человеку, следует писать эти слова с маленькой буквы:

• Посылаю вам, уважаемые Антон Павлович и Юрий Александрович, копии интересующих вас документов…

3. В анкетах правописание этих слов регламентируется с заглавной буквы:

• Укажите, какими наградами Вы обладаете и какие благодарности Вам объявляли…

4. В поздравительных адресах, поскольку они приравнены к официальным письмам, пишут эти слова с заглавной буквы:

• Уважаемый Василий Никодимович! Поздравляем Вас с пятидесятилетием и от всего коллектива желаем Вам…

5. Обращаясь к читающим страницу в интернете, рекомендуется употреблять маленькую букву:

• Если вам понравилась эта статья, а также если что-то хотелось бы изменить или дополнить…

Практика употребления

Сейчас по-прежнему в официальной переписке «Вам» пишется с большой буквы, недопустимо обращаться иначе – это неграмотно и невежливо. Таковы требования этикета.

В личной переписке выбор за автором письма. Здесь допустимо использовать «вы» со строчной буквы. Наблюдается тенденция, особенно в электронных письмах, увеличения использования местоимения «вы» со строчной буквы.

Справочники, изданные до 2000 года, устанавливают норму обращения на «Вы» с заглавной буквы, а после 2000 года – со строчной. Надо тут отметить, что известные рекомендации РАН были выданы руководителям «Яндекса» в середине 2000 года.

Газеты и реклама не используют заглавную букву в местоимении «вы». Не требуется этого и в литературе (например, в прямой речи), в цитатах, в обращении к читателю.

Подведем итоги

Как же все-таки писать «вам» — с большой или маленькой буквы? Перечислим все варианты:

1. По требованию этикета к официальным лицам (высочайшим особам, президенту, послу, судье, директору) обращаются только на «Вы» с заглавной буквы. При этом автор может не испытывать никакого уважения к адресату, но правила есть правила.

2. Обращение к двум и более лицам в любой переписке регламентируется только со строчной буквы.

3. Анкеты составляются с местоимением «Вам» с заглавной буквы.

4. В личной переписке, рекламных материалах, сообщениях прессы и релизах, интервью следует писать «вам» с маленькой буквы. Но если автор очень хочет засвидетельствовать в письме свое почтение, допустимо писать «Вам», только если это обращение к конкретному человеку. Это считается факультативным написанием.

Как в таких ситуациях писать обращение «вам» — с большой или маленькой буквы – определяет автор. В любом случае, обращаясь на «вы», он демонстрирует степень вежливого отношения к адресату.

fb.ru

Как правильно писать письма?

Наверное, каждый человек хотя бы раз в жизни писал письма друзьям, близким, коллегам или партнерам по работе. И наверняка вы замечали, что далеко не каждый тон письма подходит к той или иной ситуации. Так, например, друзья повеселятся, если вы пришлете им сообщение в официально-деловом стиле. А партнеры, скорее всего не оценят игривого тона послания. Чтобы не попасть впросак, стоит узнать о том, как нужно правильно и грамотно писать письма.

Всего существует 3 группы писем. Каждая из них имеет свои нюансы стиля и оформления.

1. Личные письма — адресованные близким людям, друзьям, возлюбленным, членам семьи.
2. Полуофициальные письма. Их бытовых ситуациях для написания письма о запросе какой-либо информации, получении товара и т. д.
3. Официальные письма или, иначе, деловые. Это формальные сообщения, которыми обмениваются между собой, как правило, организации. Данный вид подразумевает использование официального стиля для придания посланию беспристрастности и однозначности трактовки.

Как научиться правильно писать личные письма?

Это совсем простая задача. Письма близким и любимым людям пишутся в свободном стиле. Используйте обычный разговорный язык, вставляйте шутки, применяйте ласковые слова — в личном письме все можно. Как начать писать личное письмо? Обратитесь к человеку так, как будто он находится рядом.

У личных писем нет строгих рамок. Разве что — не забывайте подписываться в конце, чтобы адресат понял, от кого послания: «С любовью, Маша», «с уважением, Иван Иванович», «твой Киса» и т. д. Правда, отправляя письмо через электронную почту, можно подписи и не ставить или использовать универсальную подпись, которая автоматически будет ставиться в конце любого письма.

Как правильно писать официальные и полуофициальные письма?

Деловая переписка — тема очень широкая, подразумевающая целый перечень официальных и полуофициальных посланий. Опишем наиболее распространенные варианты.

Письма в различные организации составляются таким образом:

• обязательно указывается адрес;
• дата написания письма;
• если вам точно известно имя адресата, то лучше начать так: «Уважаемый (Ф.И.О.)»;
• если вы не знаете имя или имена адресатов, можно обратиться: «Уважаемые господа»;
• справа в углу нужно оставить пробел для номера письма.

Информация, просьбы, жалобы и т. д. пишутся простым и понятным слогом, без перехода на личности. Как правильно писать информационное письмо? Лучше, если информация будет изложена коротко и по сути. После отправки письма в организацию, стоит оставить у себя его копию.

Если вы пишете в организацию с просьбой подтвердить ту или иную информацию, не забудьте оставить свой обратный адрес в правом верхнем углу. Также обязательно пишите дату и ссылайтесь в письме на источник полученной вами информации.

Как правильно написать благодарственное письмо? Подобная переписка служит укреплению партнерских отношений между организациями и сотрудниками. Сообщения должны четко отражать главную мысль, быть лаконичными, понятными для восприятия. Не забудьте в тексте упомянуть, за что вы выносите благодарность адресату.

Что писать в конце письма?

В случае, если вы пишите деловое послание на бумаге, то ставьте дату, имя, инициалы, подпись. В электронных посланиях нередко применяется универсальная подпись, где указывается следующая информация: «С уважением, ФИО» И далее — контакты, по которым можно связаться с человеком.

kak-bog.ru

Как написать заявление правильно

Время прочтения:

Зачем нужны заявления

Чтобы устроиться на работу или уволиться с неё, получить загранпаспорт и справку из налоговой, оформить развод и взять кредит, необходим официальный документ. Таким документом чаще всего становится заявление — простой способ письменно подтвердить своё намерение.

Форма некоторых заявлений унифицирована. Но большинство можно писать произвольно. Правда, и здесь есть определённые требования к оформлению — так сложилась традиция. Как раз о таких требованиях и пойдёт речь.

В какой форме подавать заявление

Заявление можно написать от руки или распечатать на листе А4. В некоторых случаях заявление нужно писать на специальном бланке. Например, при подаче документов на загранпаспорт либо на регистрацию ИП.

Даже если вы набираете заявление на компьютере, после распечатки обязательно поставьте собственноручную подпись. Без неё документ считается недействительным.

Общие правила оформления

Общие требования к письменным обращениям изложены в Федеральном законе № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Исходя из него, а также из общепринятой деловой практики, заявление состоит из пяти реквизитов:

1. Сведения об адресате и заявителе.
2. Наименование документа.
3. Формулировка просьбы или предложения.
4. Дата подачи.
5. Подпись.

Сведения об адресате и заявителе

В правом верхнем углу надо указать, кому это заявление предназначается и, собственно, от кого оно.

Информация об адресате

Так как заявление — это официальный документ, то и пишем мы его не просто человеку с улицы, а официальному лицу. Поэтому обязательно указываем:

1. Должность адресата.
2. Название организации.
3. Его имя, отчество и фамилию.

Имя и должность адресата нужно писать в дательном падеже (задаём себе вопрос «кому?»). Например, директору Петрову или ректору Ивановой.

Информация о заявителе

В сведениях о заявителе чаще всего достаточно просто указать свою фамилию и имя. Когда это необходимо, можете дополнить указанием должности или статуса. Эти данные указываем в родительном падеже (задаём себе вопрос «от кого?»).

Часто возникают споры о том, нужно ли ставить в строке о заявителе предлог «от». То есть как правильно: «Ивановой Марии» или «от Ивановой Марии»? Оба варианта допустимы.

Традиционной формой считается написание без предлога. Но попробуйте прочитать предложение целиком — ряд из имён и фамилий звучит довольно запутанно. С предлогом такой проблемы не возникает: сразу понятно, кому и от кого.

Наименование документа

Казалось бы, что сложного в том, чтобы просто написать «заявление». Однако и тут есть свои нюансы. Самый частый вопрос: с большой или маленькой буквы писать это слово? Здесь есть три допустимых варианта написания.

1. Со строчной буквы в начале строки и с точкой после слова

Традиционный способ оформления. В этом случае сведения об адресате и заявителе и наименование документа считаются одним предложением.

2. С прописной буквы без точки в конце

Когда вы пишете слово «заявление» в центре листа, оно становится заголовком всего документа. И к нему применяется то же правило, что и к остальным заголовкам: первая буква — прописная, а в конце нет точки.

3. Прописными буквами без точки в конце

Здесь применяется то же правило, что и в предыдущем пункте. По центру — заголовок документа, значит, точка в конце не нужна. Такой вариант написания обычно встречается, если текст набран на компьютере, а не написан от руки.

Формулировка просьбы, жалобы или предложения

Эта часть начинается с красной строки. Заявление вы пишете с конкретной целью и должны здесь объяснить, чего именно хотите от адресата. Опишите причину обращения, свою просьбу, аргументы.

Формулировка не ограничивается никакими правилами, но просторечия здесь будут смотреться неуместно.

Старайтесь придерживаться официально-делового стиля. Выражайте свои мысли просто и лаконично.

Чтобы обосновать справедливость своей просьбы, можно приложить к заявлению дополнительные документы и сослаться на них в этой части.

Дата подачи заявления

Обычно дата подачи указывается сразу после формулировки сути заявления и выравнивается по левому краю.

Также дату можно указать сразу после наименования документа.

Подпись

Подпись на заявлении всегда ставится вручную, даже если всё остальное вы оформили на компьютере. Она выравнивается по правому краю.

Образцы заявлений

От теории перейдём к практике и рассмотрим особенности подачи самых распространённых заявлений.

Заявление о приёме на работу

По закону писать заявление при устройстве на работу не обязательно. Но иногда вас могут попросить написать его для отчётности или сбора данных, чтобы на основе этого документа составить приказ о приёме на работу.

Адресатом может быть руководитель организации или начальник отдела кадров. В тексте заявления укажите предполагаемую должность и дату приёма на работу.

Дополнительно можно перечислить документы, которые вы подаёте вместе с заявлением: ИНН, трудовую книжку, свидетельство обязательного пенсионного страхования, диплом, документы воинского учёта.

Заявление на очередной оплачиваемый отпуск

Это просьба предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск. Заявление надо писать в том случае, если в вашей организации не предусмотрен график отпусков или если в графике ваш отдых запланирован на неподходящее время.

Заявление на отпуск нужно подать за две недели до даты предполагаемого ухода.

Заявление на декретный отпуск

Это заявление пишут женщины перед уходом в отпуск по беременности и родам. В тексте обязательно указывается продолжительность отпуска, согласно срокам из больничного листа женской консультации. Последний, кстати, нужно приложить к заявлению.

Заявление на отпуск за свой счёт

В этом случае работник просит предоставить ему несколько дней отпуска без сохранения заработной платы. К заявлению могут прилагаться дополнительные документы, подтверждающие то, что административный отпуск действительно необходим.

Когда вы собираетесь взять несколько отгулов, например, по семейным обстоятельствам, вам также нужно написать заявление на отпуск без сохранения заработной платы. Второй вариант — написать заявление о предоставлении выходного дня в счёт оплачиваемого отпуска.

Заявление на увольнение

Сотрудник просит о расторжении трудового договора между ним и работодателем. В причинах вы можете указать, что это увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон или по собственному желанию без отработки. О нюансах грамотного составления заявления на увольнение у Лайфхакера есть отдельная статья.

Заявление на академический отпуск

Академический отпуск предоставляют в исключительных случаях: по состоянию здоровья, сложным семейным обстоятельствам или другим причинам. Поэтому в заявлении нужно не только попросить предоставить отпуск, но и объяснить, зачем он вам.

Укажите факт наличия дополнительных документов. Например, справки из больницы.

Заявление о переводе на другой факультет

Когда студент переводится с одного факультета на другой, как правило, появляется академическая задолженность из-за расхождений в учебных программах. Поэтому, кроме просьбы о переводе, ваше заявление должно содержать обещание сдать все недостающие зачёты и экзамены.

Заявление в полицию

Если вы стали свидетелем или жертвой преступления, нужно немедленно сообщить об этом в полицию. И лучше не откладывать дело в долгий ящик: с течением времени разыскать виновника и доказать его вину становится сложнее.

Заявление в полицию можно подавать и в устной, и письменной форме.

Это значит, что самому писать заявление необязательно. Нужно просто отправиться в ближайшее отделение полиции и рассказать о происшествии дежурному сотруднику. Он составит протокол, который вам останется только подписать.

Но если по каким-то причинам вы не можете отправиться в отделение, составьте обращение самостоятельно. В этом случае нужно учесть следующие моменты.

1. В качестве адресата заявления укажите имя, отчество и фамилию руководителя подразделения полиции (по возможности напишите его должность и звание).
2. Анонимные заявления не принимаются к рассмотрению. Значит, вы должны не только указать своё имя, но и адрес проживания и контактный телефон.
3. В основной части нужно точно и максимально подробно описать детали случившегося: время, место, обстоятельства преступления (количество преступников, последовательность их действий). Если вдруг вы стали жертвой ограбления, опишите, что у вас украли, и укажите стоимость похищенного имущества.
4. В конце заявления укажите суть своих требований. Например, разыскать преступников и привлечь их к уголовной ответственности.

Решение по заявлению принимается в течение трёх суток. Но в исключительных случаях срок могут перенести на 10 или 30 дней. По истечении этого времени полиция либо возбуждает дело, либо выносит постановление об отказе. В последнем случае отказ можно обжаловать в прокуратуре.

mag-m.com

Как правильно начать письмо? — Говорим и пишем правильно

pishu-pravilno.livejournal.com

Как правильно написать обращение?

Письменное обращение в орган государственной власти или орган местного самоуправления обязательно должно включать в себя: 1) наименование органа или либо фамилию, имя, отчество должност- ного лица, либо его должность; 2) свои фамилию, имя, отчество; 3) почтовый адрес; 4) суть предложения, заявления или жалобы; 5)

Как правильно начать обращение?

Если вы обращаетесь к официальному лицу или пишите деловое письмо, то следует начать со слова «Уважаемый(ая)», а затем назвать человека по имени и отчеству. Если отчество вам неизвестно, то иногда допустимо использование одного имени, но без сокращений, а в полном варианте.

Как написать обращение человеку?

В начале содержать приветствие и обращение. Например, «Здравствуйте / Доброе утро / Добрый день / Добрый вечер + уважаем(ый/ая) + И. О.». Слова в обращении или в указании адресата нельзя сокращать (например, «уважаемый» как «ув.») — таковы правила делового этикета.

Как грамотно написать просьбу?

К кому Вы обращаетесь с просьбой? Обращайтесь к адресату персонально, лучше — по имени отчеству: «Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!» Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение.

Как грамотно написать сообщение?

• Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать
• Начинайте письмо с вашего заключения
• Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев
• Подкрепите каждый аргумент доказательствами
• Повторите ваш вывод, как призыв к действию
• Укажите выгоду в строке темы письма

Как вежливо обратиться к человеку?

Обращение «сударь» и «сударыня», «господин» и «госпожа» подразумевало довольно высокий статус собеседника. К человеку с низким статусом нельзя было обратиться «сударь», «сударыня». «Товарищ» этот статус сильно понижало. Словом «товарищ» можно обратиться к любому человеку.

Что такое обращение пример?

Обращение — слово или сочетание слов, называющее того, к кому или к чему обращаются с речью. Пример: «Пойте, люди, города и реки!»

Как должно выглядеть обращение?

Письменное обращение в орган государственной власти или орган местного самоуправления обязательно должно включать в себя: 1) наименование органа или либо фамилию, имя, отчество должност- ного лица, либо его должность; 2) свои фамилию, имя, отчество; 3) почтовый адрес; 4) суть предложения, заявления или жалобы; 5)

Как выглядит обращение?

Обращение выражается обычно существительным в форме именительного падежа или словом другой части речи в значении существительного. Оно произносится с особой, звательной интонацией, привлекающей внимание собеседника. Дети, пойдем сегодня гулять в парк. Торопитесь, ребята, на урок!

Как правильно оформить обращение граждан?

В обращении гражданин в обязательном порядке указывает: свои фамилию, имя, отчество; адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, или почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.

Как вежливо обратиться с просьбой?

Как правильно просить о помощи?:

• Опишите всю ситуацию.
• Четко сформулируйте просьбу.
• Не используйте «повелительных» слов.
• Выразите свою признательность и расскажите о результатах помощи.
• Не просите о вещах, с которыми можете справиться сами.
• Будьте готовы к отказу — и не конфликтуйте из-за него.

Как вежливо попросить в письме?

При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:

• Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой
• Просим (прошу) Вас (вас)
• Прошу Вашего (вашего) согласия на
• Просим Вашего (вашего) содействия в
• Прошу Ваших (ваших) указаний
• Просим Вас не отказать в любезности и.

Как грамотно вести деловую переписку?

Советы Ольги Дроздовой:

• Важно имя отправителя.
• Не забывайте указать тему письма.
• Отправляете документы — дайте описание к ним.
• Шрифт в письме должен быть однообразным и хорошо читаться.
• Представьтесь.
• Обратите внимание на подпись.
• Перечитайте письмо перед отправкой.
• Отвечайте на письма.

Как правильно писать обращение в электронном письме?

Если вы незнакомы с человеком, которому собираетесь писать электронное письмо, тогда начните с «Добрый день, Александр Петрович» или «Здравствуйте, Александр Петрович». Немного сложнее, если вы не знаете имя получателя письма. В таком случае вы можете обратиться со слова «Здравствуйте».

Как начинается сообщение?

Отличительная особенность таких писем — текст вступления, как правило, начинается со стандартных слов: Сообщаем (извещаем, уведомляем, информируем) вас о том, что… Считаем необходимым сообщить… Ставим Вас в известность…

Как начать деловое письмо с просьбой?

В одном письме может содержаться несколько просьб (желательно по одному вопросу). В этом случае сначала формулируется основная просьба, а затем — остальные, при этом используются следующие языковые обороты: Также просим Вас (рассмотреть, предоставить, провести…), Одновременно просим Вас… и др.

Как правильно обращаться к послу?

«Уважаемый господин посол!». К судьям обращаются «Ваша честь!» Если у адресата есть звание или титул, можно вместо обращения «господин» указать его.

Как обратиться к друзьям?

Друзья, дорогие мои, народ, люди, други, дружочки, все, ребятки.

Что такое официальное обращение?

Д. Обращение в русском речевом этикете — слово или сочетание слов, называющее адресата речи и характерное для русской речевой культуры.

Как правильно обращаться к человеку по имени?

Есть классическое правило этикета, которое гласит, что обращаться к человеку нужно так, как он сам представился. Так что, если ваш собеседник назвал себя при знакомстве Виктором, то обращаться к нему Виктор Петрович, даже если вы знаете, что это его отчество, не стоит.

Как грамотно составить обращение на имя депутата?

В письменном обращении: фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, поставить личную подпись и дату; в электронном обращении: фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в электронной форме.

Как можно обратиться к мужчине?

8 букв:

• Голубчик — переносное (значение) разговорное Употр. как ласково-фамильярное обращение к мужчине.
• Господин — Употр.
• Душенька — Употр.
• Кормилец — устаревшее Употр.
• Красавец — Употр.
• Приятель — разговорное Употр.

Как начать официальное письмо на русском?

Приветствие:

• если вы не знаете имени адресата: Уважаемые господа,(или!)
• если вы знаете имя адресата и состоите в рабочих отношениях: Уважаемый д-р Давыдов (д-р = доктор)!
• если это ваш друг: Дорогой Андрей (Петрович)!
• Формальные: С уважением,
• менее формальные: С уважением Ваш (Ваша) [имя отправителя].

Как обратиться к незнакомому человеку в письме?

Если вы не знаете имени человека, которому пишите письмо

В таком случае используйте стандартное «Здравствуйте» или «Добрый день». Сделайте обращение более персонифицированным, если допускает ситуация. Например, «Уважаемый коллега» или «Дорогой подписчик».

Как красиво закончить письмо?

Наиболее универсальными являются такие заключительные фразы, как ‘С уважением’, ‘Всего наилучшего’, ‘С наилучшими пожеланиями’. Их допустимо использовать в любой ситуации и в любом письме.

Что писать в конце сообщения?

В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.

Нужно ли писать в конце письма с уважением?

В подписи достаточно написать имя и должность, если должность в этом случае важна. Приписка «с уважением» не помогает, но и не мешает, разве что создает дополнительное ощущение формализма. Если нет задачи делать письмо формальным, «с уважением» можно не писать.

Как правильно закончить письмо с уважением?

Когда вы оформляете подпись электронного письма, правильный формат должен быть примерно таким:

• Закрывающая строка.
• Заключительное приветствие, такое как «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» или «Искренне Ваш».
• Ваше полное имя под заключительным приветствием.

Как правильно написать в письме с уважением?

Правильно: С уважением.

Как обратиться за помощью к президенту?

Единый телефон информационно-справочной службы приёмных Президента Российской Федерации: 8-800-200-23-16 (бесплатный). Отправить обращение Президенту Российской Федерации в форме электронного документа.

Как выразить уважение в письме?

Согласно сложившейся традиции, в «бумажном» деловом письме для приветствия используется обращение в сочетании со словом уважаемый: Уважаемые господа! Уважаемый господин Иванов! Уважаемый Пётр Иванович! Функцию прощания выполняет заключительная формула С уважением в сочетании с подписью: С уважением, А.

Как правильно писать письма по работе?

Структура и содержание документа:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Как правильно оформить письмо?

Оформление деловых писем по ГОСТу

Отступ справа — 10 мм, слева, сверху и снизу — 20 мм; Нумерация страниц — посредине сверху; Нумерация каждого приложения — отдельно; Исходящий номер письма проставляется в левом верхнем углу (в Журнале регистрации документов этот номер необходимо зафиксировать);

Как раньше обращались к мужчине?

После Октябрьской революции на смену «сударю», «сударыни», «господину», «госпоже» пришло слово «товарищ». Оно снимало различия по полу (так обращались как к мужчине, так и к женщине) и по социальному статусу (так как к человеку с низким статусом нельзя было обратиться «сударь», «сударыня»).

Как составить предложение с обращением?

10 предложений с обращением:

• ну так себе
• 1) Мамочка моя, я так скучаю по тебе! 2) Дети, одевайтесь поскорее, мы скоро идём в библиотеку! 3) Море! Как же ты красиво на рассвете!
• 1) Мамочка моя, я так скучаю по тебе! 2) Дети, одевайтесь поскорее, мы скоро идём в библиотеку! 3) Море! Как же ты красиво на рассвете!

Как правильно обращаться к руководству?

Обращение по имени и отчеству или по полному имени приветствуется в 70% фирм, в то время, как позволить себе сокращенную форму имени могут лишь сотрудники 27% компаний. «Как руководитель, я считаю, что к начальнику допустимо обращение на »Вы» и исключительно по имени и отчеству.

Как обратиться к группе людей?

Друзья, дорогие мои, народ, люди, други, дружочки, все, ребятки.

Ответить

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Виды деловых писем

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

1. Гарантийное. Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т. д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)».
2. Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно. По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями.
3. Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).
4. Оферта. Текст носит коммерческий характер о поставке товара или оказания услуг. Это деловое письмо о сотрудничестве, в котором указываются все существенные условия для договора поставки и договора оказания услуг. К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место. При отсутствии этих данных документ не считается офертой, а называется коммерческим предложением.
5. Рекламация (официальная претензия). Содержание текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств. Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции. Отсчет времени для исчисления неустоек идет именно с момента направления письменной рекламации.
6. Сопроводительное письмо. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. В случае отправки документов для участия в тендерах опись вложений носит обязательный характер.
7. Подтверждение о получении документов и писем. Является проявлением уважения, считается хорошим тоном и не носит обязательный характер.
8. Просьба. Текст содержит обращение с просьбой. Начинается со слов «Прошу», «Просим». Самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке бухгалтерских документов. При поставке продукции накладные и счета фактуры часто не доходят до бухгалтерии (не отправили вместе с грузом, передали неполномочному лицу и т. д.). Поэтому обращение с просьбой продублировать эти документы является обычной практикой.
9. Напоминание. Содержание текста уведомляет о приближении наступления определенного момента (срок выполнения обязательств, окончание срока договора, дата мероприятия и т. д.). Одним из примеров такого письма является уведомление от страховых организаций об истечении срока полиса. Эта вежливость носит под собой одновременно информационный характер и является коммерческим предложением о возможности воспользоваться услугами компании повторно. Удобно тем, что есть вероятность вежливо и ненавязчиво продлить договор.
10. Поздравление. Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление с каким-либо праздником.
11. Приглашение. Самыми частыми бывают приглашения на конференции и выставки. Еще один успешный дополнительный инструмент напомнить о себе партнеру, для дальнейшего сотрудничества.

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

• циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
• стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правила написания делового письма

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Основные правила делового письма следующие:

• достоверности информации в содержании;
• полноты содержания;
• краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
• отсутствие грубости, нейтральный тон;
• отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
• использование сленга и просторечий неприемлемо;
• сокращения слов нежелательны;
• отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Составление делового письма

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

• название организации;
• почтовый адрес;
• ИНН, КПП;
• контактные данные;
• банковские реквизиты;
• е-mail;
• дата и номер письма;
• отметка о получении.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

• вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
• основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
• итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
• формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
• должность руководителя и его подпись;
• указание на приложения (если таковые есть);
• ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма:

Деловой стиль письма

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

• точность подачи информации;
• официальность;
• содержательное, но краткое изложение;
• объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.

Обращение в деловом письме

Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

• Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

Оформление делового письма

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

• бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
• отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
• текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
• если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
• у каждого приложения идет отдельная нумерация;
• в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов
Главный бухгалтер     А. Н. Петрова

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Электронное деловое письмо

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Электронное деловое письмо состоит из частей:

• тема;
• приветствие:
• суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
• подпись с контактными данными.

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

1. Укажите в настройках электронной почты свое имя, фамилию или название организации, от лица которой отправляете документ. Это уменьшит вероятность того, что ваше послание отправят в папку «Спам» и повысит доверие к содержанию.
2. Поле «Тема» обязательно для заполнения. Должно состоять из краткого названия (не больше 5 слов) и соответствовать содержанию.
3. Приветствие в электронных посланиях пишется с соблюдением правил стандартного письма.
4. Суть (цель) излагается с учетом правил традиционных документов. В отличие от текстовых, электронное сложнее составить в красиво оформленном виде. Поэтому пишут краткую дополнительную информацию, а основной текст высылают во вложении. Не нужно писать об одном и том же в теле письма и в прилагаемых документах. Здесь указывается краткая дополнительная информация, не вошедшая в приложение или содержание, требующее пояснений. Разбивайте объемный текст на абзацы с пропуском строки, это поможет улучшить его читаемость.
5. Подпись состоит из указания должности отправителя, его фамилии и имени-отчества (можно только имя или отчество). Ниже указывается контактные данные, сайт компании и при желании логотип.

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

С уважением,
коммерческий директор
ООО «АДОТ»
Тапочкин И.А.
Тел. 8(348)22-32-48
8-909-208-208-0
Е-mail adot@gmail.com

В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?». Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

• «Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
• «Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Пример делового письма

Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.

Гарантийное деловое письмо. Образец:

В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

Рекламация. Образец:

В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

Как правильно написать обращение в письме?

Используйте имя и отчество человека, которому адресуете письмо. Как правило перед парой имя-отчество добавляется стандартное: «Уважаемый …». Данная форма обращения является самой распространенной и общепринятой во всем мире. Реже в обращениях употребляются: «Господин …», «Товарищ …».

• Составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
• Использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
• Основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
• В обращении использовать имя и отчество руководителя;
• Указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
• Отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.

Как начать обращение в официальном письме?

В начале содержать приветствие и обращение. Например, «Здравствуйте / Доброе утро / Добрый день / Добрый вечер + уважаем(ый/ая) + И. О.». Слова в обращении или в указании адресата нельзя сокращать (например, «уважаемый» как «ув.») — таковы правила делового этикета.

Как правильно начать обращение?

Если вы обращаетесь к официальному лицу или пишите деловое письмо, то следует начать со слова «Уважаемый(ая)», а затем назвать человека по имени и отчеству. Если отчество вам неизвестно, то иногда допустимо использование одного имени, но без сокращений, а в полном варианте.

Как грамотно написать просьбу?

К кому Вы обращаетесь с просьбой? Обращайтесь к адресату персонально, лучше — по имени отчеству: «Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!» Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение.

Как начать официальное письмо на русском?

Приветствие:

• если вы не знаете имени адресата: Уважаемые господа,(или!)
• если вы знаете имя адресата и состоите в рабочих отношениях: Уважаемый д-р Давыдов (д-р = доктор)!
• если это ваш друг: Дорогой Андрей (Петрович)!
• Формальные: С уважением,
• менее формальные: С уважением Ваш (Ваша) [имя отправителя].

Как пишется в письме уважаемый?

Такое начало неудачно для делового письма. Если адресат известен, то нужно именовать его: Уважаемый Иван Иванович! Если имя неизвестно (что бывает реже), то указать должность: Уважаемый господин председатель! При обращении к нескольким лицам «Уважаемые господа!» — корректно.

Как вежливо попросить в деловом письме?

При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:

• Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой
• Просим (прошу) Вас (вас)
• Прошу Вашего (вашего) согласия на
• Просим Вашего (вашего) содействия в
• Прошу Ваших (ваших) указаний
• Просим Вас не отказать в любезности и.

Как вежливо обратиться к человеку?

Обращение «сударь» и «сударыня», «господин» и «госпожа» подразумевало довольно высокий статус собеседника. К человеку с низким статусом нельзя было обратиться «сударь», «сударыня». «Товарищ» этот статус сильно понижало. Словом «товарищ» можно обратиться к любому человеку.

Как правильно оформить обращение граждан?

В обращении гражданин в обязательном порядке указывает: свои фамилию, имя, отчество; адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, или почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.

Что такое обращение пример?

Обращение — слово или сочетание слов, называющее того, к кому или к чему обращаются с речью. Пример: «Пойте, люди, города и реки!»

Как вежливо обратиться с просьбой?

Как правильно просить о помощи?:

• Опишите всю ситуацию.
• Четко сформулируйте просьбу.
• Не используйте «повелительных» слов.
• Выразите свою признательность и расскажите о результатах помощи.
• Не просите о вещах, с которыми можете справиться сами.
• Будьте готовы к отказу — и не конфликтуйте из-за него.

Как назвать письмо с просьбой?

Письмо-просьба

— деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение.

Как написать убедительное письмо?

Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо:

• Начинайте письмо с вашего заключения
• Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев
• Подкрепите каждый аргумент доказательствами
• Повторите ваш вывод, как призыв к действию
• Укажите выгоду в строке темы письма

Как правильно начать деловое письмо?

Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину.

Как правильно написать в письме с уважением?

Правильно: С уважением.

Как правильно писать обращение в электронном письме?

Если вы незнакомы с человеком, которому собираетесь писать электронное письмо, тогда начните с «Добрый день, Александр Петрович» или «Здравствуйте, Александр Петрович». Немного сложнее, если вы не знаете имя получателя письма. В таком случае вы можете обратиться со слова «Здравствуйте».

Чем можно заменить с уважением?

Наиболее универсальными являются такие заключительные фразы, как ‘С уважением’, ‘Всего наилучшего’, ‘С наилучшими пожеланиями’.

Как правильно обращаться к послу?

«Уважаемый господин посол!». К судьям обращаются «Ваша честь!» Если у адресата есть звание или титул, можно вместо обращения «господин» указать его.

Когда писать уважаемый?

Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании с именем-отчеством адресата, а также со словами «господин» (плюс фамилия адресата), «товарищ» (плюс фамилия адресата), «коллега» (плюс фамилия адресата). Употребляется с наименованиями по должности, званию, социальному положению.

Как обратиться к компании в письме?

Любое деловое письмо заканчивается подписью. Обязательно укажите вашу должность, имя и фамилию. Перед этим можно вставить стандартную этикетную формулу: «С уважением». Возможные варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество».

Как обратиться к незнакомому человеку в письме?

Если вы переписываетесь с незнакомым человеком, то в первом письме лучше придерживаться официального стиля и назвать его или ее Mr или Ms + фамилия. Само собой, проверьте и перепроверьте, правильно ли вы написали имя адресата.

Что такое официальное обращение?

Д. Обращение в русском речевом этикете — слово или сочетание слов, называющее адресата речи и характерное для русской речевой культуры.

Нужно ли отвечать на Спасибо в деловой переписке?

Отправляя просто «спасибо», «пожалуйста» и подобные сообщения, вы просто отвлекаете собеседника. Лучше поблагодарить в следующий раз, когда будете высылать дополнительные документы или отвечать на новые вопросы. Так в одном письме будет и польза, и признательность.

Как правильно задать вопрос в деловом письме?

Как написать письмо-вопрос правильно?:

• Обратитесь по имени к адресату. Если письмо адресуется коллективу, обратитесь к ответственному лицу.
• Задайте контекст. Что стало поводом для написания и почему Вы обращаетесь именно к адресату?
• Сформулируйте проблему.
• Задайте вопрос.
• Поблагодарите за помощь.

Как написать письмо учителю с просьбой?

7 советов, как написать письмо преподавателю. Памятка студенту:

• Пожалуйста, пишите мне на почту.
• Указывайте тему письма.
• Представляйтесь.
• Здоровайтесь.
• Пишите письмо снизу вверх.
• Называйте файлы понятно.
• Соблюдайте дедлайны.

Как правильно писать письма по работе?

Структура и содержание документа:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Чем заменить слово прошу в деловой переписке?

Требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой; обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся; напоминания: напоминаем; предложения: предлагаем.

Нужно ли писать в конце письма с уважением?

В подписи достаточно написать имя и должность, если должность в этом случае важна. Приписка «с уважением» не помогает, но и не мешает, разве что создает дополнительное ощущение формализма. Если нет задачи делать письмо формальным, «с уважением» можно не писать.

Как правильно писать в письме прошу или просим?

Просим Вас сообщить информацию о…, Просим Вас предоставить данные о…, Обращаемся к Вам с просьбой о…, Просим Вас провести… и др. В письмах, оформляемых на бланках должностных лиц, используется форма глагола 1-го лица единственного числа: Прошу Вас рассмотреть вопрос о…, Прошу Вас предоставить информацию о… и др.

Как прощаются в официальных письмах?

Если в приветствии указывалось имя и / или фамилия получателя, используется слово «sincerely» («с искренним уважением»). Если имя и / или фамилия не указывались, используется слово «faithfully» («с совершенным почтением»).

Как в сообщении представиться?

Сначала приветствие, после чего вы должны либо представиться, либо напомнить, кто вы: «Здравствуйте, Иван Иванович! Меня зовут Елена, я заместитель генерального директора компании «Рога и Копыта». Далее необходимо обозначить причину, по которой вы пишете клиенту.

Как нужно обращаться к консулу в письме?

Так, если человек точно знает, что получатель письма — женщина, следует начать с обращения Szanowna Pani. Если же вы пишите мужчине — Szanowny Panie.

Как грамотно составить обращение на имя депутата?

В письменном обращении: фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, поставить личную подпись и дату; в электронном обращении: фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в электронной форме.

Как обратиться за помощью к президенту?

Единый телефон информационно-справочной службы приёмных Президента Российской Федерации: 8-800-200-23-16 (бесплатный). Отправить обращение Президенту Российской Федерации в форме электронного документа.

Как закончить письмо в деловой переписке?

Что должно быть отражено в финале делового письма:

• Будем рады сотрудничать с Вами!
• Надеемся на плодотворное сотрудничество!
• Обращайтесь при возникновении вопросов.
• Будем рады видеть Вас в числе наших партнеров!
• Если появились вопросы, напишите или позвоните.
• Надеемся, что наше сотрудничество будет продуктивным.

Как написать что жду ответа?

Не совсем CTA: «Надеюсь на ваш ответ в ближайшее время»

Не завершайте письмо такими фразами, как, например, «С нетерпением жду вашего ответа» или «Заранее благодарю за ваш ответ». Вместо этого используйте закрывающие CTA, которые: сформулированы как вопрос собеседнику просты и подталкивают к разговору

Как можно закончить деловое письмо?

Примеры выражений в конце делового письма:

• Sincerely (Сердечно);
• Sincerely yours (Искренне Ваш);
• Regards (С уважением);
• Best (Всего наилучшего);
• Best regards (С уважением);
• Kind regards (С наилучшими пожеланиями);
• Yours truly (Искренне Ваш);
• Most sincerely (Сердечно);

Как красиво начать письмо?

Напишите приветствие в нескольких строчках, расскажите шутку или напишите о погоде:

• «Как дела?» или «Как поживаешь?» — самые обычные способы начать письмо.
• Вы можете использовать первый абзац письма, чтобы поподробнее расспросить получателя о его жизни.
• В начале письма часто ссылаются на время года.

Как написать деликатное письмо?

Вот несколько советов, которые помогут вам писать письма с критикой с максимальным тактом и деликатностью:

• Выразите благодарность
• Задайте направление для будущей работы
• Не используйте повелительное наклонение
• Подчеркните видимый прогресс
• Используйте слово «пока»

Как правильно составить письмо о сотрудничестве?

Как написать письмо-предложение о сотрудничестве:

• Предложение должно быть актуальным для адресата.
• Письмо должно быть написано официальным, но живым языком, без канцеляризмов и витиеватых выражений.
• Текст письма должен быть хорошо структурированным.

Как написать официальное письмо если не знаешь имени?

Если вы не знаете имени человека, которому пишите письмо

В таком случае используйте стандартное «Здравствуйте» или «Добрый день». Сделайте обращение более персонифицированным, если допускает ситуация. Например, «Уважаемый коллега» или «Дорогой подписчик».

Как правильно обращаться к руководителю в письме?

В деловой переписке на русском языке принято обращаться к адресату по имени-отчеству. В крайнем случае, можно обратиться по фамилии: «Уважаемый господин Петров!». На мой взгляд, обращение по фамилии скорее уместно в письме-претензии, чем в письме-просьбе.

Как в официальном письме задать вопрос?

Как написать письмо-вопрос правильно?:

• Обратитесь по имени к адресату. Если письмо адресуется коллективу, обратитесь к ответственному лицу.
• Задайте контекст. Что стало поводом для написания и почему Вы обращаетесь именно к адресату?
• Сформулируйте проблему.
• Задайте вопрос.
• Поблагодарите за помощь.

Ответить

Составление делового письма. Обращение и приветствие.

В этой статье – разговор пойдет о составлении делового письма, а именно об обращении и приветствии в деловом письме. Каких ошибок важно избежать, чтобы выглядеть в глазах делового адресата не забавно, а достойно?  Поделюсь с вами своими правилами и наблюдениями.

1. Форма приветственной фразы.

Не стоит употреблять фразу «Доброго времени суток!». Даже если мы руководствуемся при этом желанием соответствовать часовому поясу адресата. Фраза звучит безвкусно и даже вульгарно. Лучше использовать нейтральные варианты: «Здравствуйте», «Добрый день». По возможности, хорошо добавить к этому приветствию имя адресата. Гораздо приятнее вместо безликого «Здравствуйте!» получить персональное: «Здравствуйте, Тамара!».

2. Форма имени.

Не следует употреблять при обращении к деловому партнеру/клиенту короткую форму имени: «Саш» вместо «Саша», «Ань» — вместо «Аня». Каким бы демократичным ни был стиль нашего письма, и сколь давней ни была бы переписка. То, что хорошо и привычно звучит в устной речи, на письме выглядит слишком просторечным вариантом. Не берусь говорить о любом адресате, но мне такое обращение напоминает простецких героев песни Высоцкого: «Ой, Вань, гляди, какие клоуны!».

Если велико желание сохранить живость стиля устного общения и его неформальный характер – достаточно использовать простую форму имени: «Аня» вместо «Анна», «Саша» – вместо «Александр».

Несколько слов – об употреблении в письме имени или имени с отчеством.

Такой вопрос часто возникает. Здесь важно следовать той информации, которая у нас есть об адресате. Такой информацией может быть: визитка; поле «From»/ «От кого» или  блок контактной информации с подписью, которой заканчивается письмо.

Если в визитке или в подписи к своему письму наш адресат указывает имя (а не имя с отчеством) – то все просто, вопросов нет, обращаемся по имени («Здравствуйте, Светлана!»).

А если в одном блоке – информация одна, а в другом – другая?

Например, в поле «From»/ «От кого»  указано «Светлана Котова»:

 Subject: Запрос информации

Date: Mon, 18 Oct 2010

From: Светлана Котова

To: Тамара Воротынцева

А в подписи в теле письма адресат написал:

С уважением,

Светлана Васильевна Котова

Менеджер по персоналу

ООО «Трензор»

Как в таком случае лучше обратиться в ответном письме: «Светлана» или «Светлана Васильевна»?

Я предпочитаю второй вариант. Объясню почему: блок контактной информации с подписью адресат помещает в письмо собственноручно. Он подписывается так, как ему привычно и комфортно. Информация в поле «От кого» / «From» часто заполняется не самим владельцем данного e-mail адреса. Нередко в компаниях параметры почтового ящика сотрудника настраивают IT- специалисты. При этой настройке в основу могут быть положены иные основания, нежели комфорт и этические предпочтения пользователя данного e-mail адреса.

Правило, которому я следую: если хотя бы в одном из блоков информации фигурирует имя с отчеством – обращаюсь по имени и отчеству. Руководствуюсь простым соображением: из двух вариантов это предельно корректный.

3. Если имя адресата неизвестно.

Достаточно часто бывает, что письма, которые мы получаем, не содержат информации об  имени адресата, а отвечать, тем не менее, нужно. В этом случае уместно употребить нейтральное «Здравствуйте!». А можно несколько персонифицировать это приветствие обращением к адресату (указав на принадлежность к тому или иному процессу, функции или др.): «Здравствуйте, уважаемый пользователь нашего сервиса!» «Добрый день, уважаемый подписчик!». Я уверена, что любой из персонифицированных вариантов выигрышнее: это проявление внимательного отношения к человеку.

4. Ты или вы?

Ответ на этот вопрос изначально лежит в плоскости требований этикета (правил поведения). Согласно этим правилам, на «вы» следует обращаться к людям старшим по возрасту и служебному положению. Обращение на «вы» в данном случае является знаком уважительного отношения. Однако при этом вовсе не значит, что все, к кому мы обращаемся на «ты» (друзья, близкие люди, коллеги),  не достойны нашего уважения. Дело в том, что помимо указания на почтение к возрасту и статусу, обращение на «вы» еще является способом обозначить межличностную дистанцию. Психологи говорят, что существует такое негласное правило (помогающее объяснить, к кому мы обращаемся на «ты», а к кому – на «вы»): если наше общение с человеком предполагает возможность физического контакта ( прикоснуться, похлопать по плечу, обнять и т.д.) – органично и уместно использование «ты»-обращения. Если же наше общение — это только речевой вариант — лучше выбрать «вы». Как видите, формула достаточно простая. «Ты» указывает на близость отношений, «вы» — фиксирует наличие дистанции. Если вернуться к вопросам делового письма, то действие этой формулы также сохраняется. Как говорится, «думайте сами, решайте сами…». Я в письме отдаю предпочтение «вы»-обращению.

На сегодня это все, мои дорогие читатели.

Выбирайте уместные обращения и приветствия в вашей деловой и личной корреспонденции! Устанавливайте правила конструктивного и комфортного человеческого общения!

Тамара Воротынцева

Посмотрите фрагмент тренинга E-mail переписка в бизнесе. Мини-лекция «Три точки внимания в письме»:

Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:

• E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями
• E— mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)
• Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

Статьи по теме:

•  Правила электронной деловой переписки О теме письма
• Деловая е-mail переписка. Немного о стандартах
• Простые правила русского языка
• Как составить эффективное письмо для e-mail рассылки
• Этика электронной деловой переписки
• Как грамотно написать письмо-отказ
• Бизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесу

Деловое письмо

Товарищ или господин? Как правильно обратиться?

Какие формы обращения существуют?

Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании с именем-отчеством адресата, а также со словами «господин» (плюс фамилия адресата), «товарищ» (плюс фамилия адресата), «коллега» (плюс фамилия адресата). Употребляется с наименованиями по должности, званию, социальному положению.

При обращении к адресату необходимо учитывать его сферу деятельности и служебное положение. К народным избранникам, заслуженным деятелям науки и культуры, к высокопоставленным чиновникам обращаются со словами «глубокоуважаемый» и «многоуважаемый». В остальных случаях — «уважаемый»:

Глубокоуважаемый Николай Евгеньевич!

Уважаемый Иван Петрович!

Уважаемый г-н Иванов!
 

В деловой корреспонденции принято обращаться к адресату по имени и отчеству.
 

При обращении к массовому адресату:

Уважаемые господа! Господа!

Уважаемые коллеги! (к людям одной профессии)

Многоуважаемые ветераны!

Согласно Гражданскому процессуальному кодексу Российской Федерации (ст. 158 ч. 2), участники судебного процесса обращаются к судьям со словами Уважаемый суд!, и свои показания и объяснения они дают стоя. Отступление от этого правила может быть допущено с разрешения председательствующего.
В армии осталось официальное обращение товарищ.
 

При обращении возможна постановка как восклицательного знака, так и запятой, но рекомендуется единообразие. В случае если стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы. Если стоит восклицательный знак — пишем первое предложение с прописной.
 

«Господа!» или «Дамы и господа!»- как лучше обратиться к мужчинам и женщинам?

При одновременном обращении к мужчинам и женщинам часто говорят «Дамы и господа!». Это неудачная калька с английского языка (Ladies and Gentlemen). По-русски слово господа в равной степени соотносится с формами единственного числа господин и госпожа, а «госпожа» входит в число «господ».

Нужно ли называть собеседника по имени и отчеству?

К русским и в русскоязычной среде принято обращаться и называть их по имени и отчеству, обращение только по имени считается недостаточно вежливым. Правильно Владимир Владимирович Путин, но не Владимир Путин. При обращении к иностранцу (или находясь в иноязычной культурной среде) называть отчество не нужно.

Как раньше было принято обращаться к собеседнику?
 

Дворянский этикет. Обращения в дворянской среде должны были строго соответствовать чину, званию и происхождению лица, к которому обращались. Обращения эти строго соотносились с «Табелью о рангах» (она почти без изменений действовала до 1917 года). К титулованным особам (великий князь, князь, граф, герцог, барон) обращались согласно титулу: Ваше Высочество, Ваше Сиятельство, Ваша Светлость.
 

Воинский этикет. Система обращений соответствовала системе воинских званий. Полным генералам положено говорить Ваше Высокопревосходительство, генерал-лейтенантам и генерал-майорам — Ваше Превосходительство. Начальников и старших из штаб- и обер-офицеров офицеры, подпрапорщики и кандидаты на классную должность называют по чину, прибавляя слово господин, например господин капитан, господин полковник, прочие нижние чины титулуют штаб-офицеров и капитанов — Ваше Высокоблагородие, остальных обер-офицеров — Ваше благородие (имеющих графский или княжеский титул — Ваше Сиятельство).

Департаментский этикет использовал в значительной мере ту же систему обращений, что и воинский.
 

Формы титулования в царской России

При обращении к лицам, имевшим те или иные чины «Табели о рангах», лица равные по чину или нижестоящие были обязаны употреблять следующие титулы (в зависимости от класса):

«ВАШЕ ВЫСОКОПРЕВОСХОДИТЕЛЬСТВО» — к лицам в чинах 1 и 2 классов;

«ВАШЕ ПРЕВОСХОДИТЕЛЬСТВО» — к лицам в чинах 3 и 4 классов;

«ВАШЕ ВЫСОКОРОДИЕ» — к лицам в чинах 5 класса;

«ВАШЕ ВЫСОКОБЛАГОРОДИЕ» — к лицам в чинах 6–8 классов;

«ВАШЕ БЛАГОРОДИЕ» — к лицам в чинах 9–14 классов.

Кроме того, в России существовали титулы, употреблявшиеся при обращении к членам Императорского дома Романовых и лицам дворянского происхождения:

«ВАШЕ ИМПЕРАТОРСКОЕ ВЕЛИЧЕСТВО» — к императору, императрице и вдовствующей императрице;

«ВАШЕ ИМПЕРАТОРСКОЕ ВЫСОЧЕСТВО»  — к великим князьям (детям и внукам императора, а в 1797–1886 гг. и правнукам и праправнукам императора);

«ВАШЕ ВЫСОЧЕСТВО» — к князьям императорской крови;

«ВАША СВЕТЛОСТЬ» — к младшим детям правнуков императора и их мужским потомкам, а также к светлейшим князьям по пожалованию;

«ВАШЕ СИЯТЕЛЬСТВО» — к князьям, графам, герцогам и баронам;

«ВАШЕ БЛАГОРОДИЕ» — ко всем остальным дворянам.

При обращении к духовным лицам в России употреблялись следующие титулы:

«ВАШЕ ВЫСОКОПРЕОСВЯЩЕНСТВО» — к митрополитам и архиепископам;

«ВАШЕ ПРЕОСВЯЩЕНСТВО» — к епископам;

«ВАШЕ ВЫСОКОПРЕПОДОБИЕ» — к архимандритам и игуменам монастырей, протоиереям и иереям;

«ВАШЕ ПРЕПОДОБИЕ» — к протодиаконам и диаконам.
 

Кого было принято называть «государь»?

Слово государь в России в старину употребляли безразлично, вместо господин, барин, помещик, вельможа. В XIX веке к царю обращались Всемилостивейший Государь, к великим князьям — Милостивейший Государь, ко всем частным лицам — милостивый государь (при обращении к высшему), милостивый государь мой (к равному), государь мой (к низшему). Слова сударь (также с ударением на второй слог), сударик (дружественное) употреблялись преимущественно в устной речи.

А кого и когда называли «товарищем»?

Обращение товарищ употреблялось в советском обществе. Слово товарищ при фамилии до революции указвало на членство в революционной политической партии, в том числе коммунистов.

Д. С. Лихачев в книге «Заметки и наблюдения. Из записных книжек разных лет» писал о современных способах обращения:

Вот о чем не пишут историки и что производило в свое время очень большое впечатление: это «атмосфера обращений» друг к другу.

1. Когда в 1918 году всюду стали говорить друг другу вместо господин, госпожа (на юге — мадам) товарищ, это производило такое впечатление:

А. Амикошонство. Человек, обращавшийся к незнакомому товарищ, казался набивающимся в друзья, в собутыльники. Часто отвечали: Гусь свинье не товарищ! И это было не классовое, а исходило как бы из чувства самосохранения. Профессор, говоривший студентам товарищи, казался ищущим популярности и даже карьеристом, ибо ректора университета избирали студенты. <…> Поэтому серьезные ученые (Жирмунский даже демонстративно) продолжали обращаться к студентам коллеги (Жирмунский плохо произносил л).

Б. Поражало в этом обращении и то, что женщины и мужчины не различались. К женщинам тоже обращались товарищ (теперь этого нет, и все женщины стали девушками, вернее, остались без способа обращения).

2. Постепенно, к концу 20-х годов к обращению товарищ привыкли, и это стало даже приятно, — все люди были если не товарищами в подлинном смысле этого слова, то во всяком случае равными. Со словом товарищ можно было обратиться и к школьнику, и к старухе. Но вот начались сталинские чистки <…>, и вот в какую-то неделю не помню какого года жители стали внезапно замечать, что милиционеры, кондукторы, почтовые служащие прекратили говорить слово товарищ и стали обращаться гражданин и гражданка. А эти слова носили отпечаток отчужденности, крайней официальности (сейчас это исчезло и появилось даже слово гражданочка). И это обращение, по существу новое (хотя редко бывало и раньше, когда злились друг на друга или задерживали нарушителя закона), стало заполнять улицы, официальную жизнь, создало атмосферу. Каждый человек оказался подозрительным, под подозрением; над всеми нависла угроза возможного ареста; в словах гражданин и гражданка мерещилась тюрьма.

Приказ прекратить употребление слова товарищ был, видимо, секретным, но его все сразу ощутили.

(О языке устном и письменном, старом и новом. 1989)