Как написать вступление делового письма

Друзья! В этой статье рассмотрим вопрос, как начать деловое письмо. Начало делового письма начинается с обращения к адресату. Оно должно быть составлено в вежливом, но нейтральном тоне.

Как начать деловое письмо. Начало делового письма.

Итак, чтобы начать деловое письмо нужно для начала обратиться к адресату письма. Деловое письмо всегда должно быть написано в нейтральном тоне. Ни в коем случае нельзя в начале писать «Добрый день», «Доброе утро», «Добрый вечер». Если вы пишите e-mail письмо, то грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте».

Однако правильнее будет обратиться к адресату по имени и отчеству, например «Уважаемый Сергей Викторович». Если вы не знаете имени адресата, то в таком случае лучше сразу начать с текста письма. Также нельзя обращаться к адресату «Уважаемый господин» и нельзя использовать сокращений «г-н»,» г-жа». Исключением является, когда вы обращаетесь к группе лиц, тогда уместно обратиться «Уважаемые господа».

Начало делового письма — ВСТУПЛЕНИЕ.

После обращения к адресату деловое письмо следует начать со вступления. Начало делового письма начинается со вступительной части.

В этой части письма обычно принято: 1) приветствие; 2) анонс о чем пойдет речь далее (без приветствия); 3) или представление себя (если адресат письма не знает вас).

Приведенные в статье варианты ВСТУПЛЕНИЯ стандартные и носят рекомендательный характер. Применять их или нет, автор делового письма должен решать самостоятельно.

1. Деловое письмо можно начать с приветствия, когда вы пишите уважаемому вами или знакомому вам адресату. Также приветствие принято писать в зависимости от цели и вида делового письма. К таким видам относятся письма приглашения, поздравления, соболезнования, подтверждения, предложения, письма просьбы и другие письма. В зависимости от вашего намерения и цели письма, вы вправе выбирать поприветствовать адресата или нет.

Начало делового письма с приветствием, пример,
______ПРИМЕР КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ _____

Уважаемый Петр Сергеевич,
Издательский Дом «БМ» выражает вам искреннее уважение и представляет Вашему вниманию уникальное предложение о размещении Вашей рекламы в нашем журнале.
Исходя из нашего телефонного разговора, мы узнали, что Ваше предприятие единственный производитель продукции Х с такими высокоэкономичными показателями. И в настоящий момент позиционирование Ваших конкурентных преимуществ на рынке материалов действительно важная для Вас задача.
По Вашей просьбе высылаю к этому письму необходимую информацию о размещении рекламы Вашей продукции Х в нашем журнале. В этом издании как раз поднимается тема: «Экономически эффективные устройства … обеспечение прочностных характеристик». Считаем, что реклама именно в этом издании журнала позволит Вам привлечь потенциальных клиентов и заинтересованных покупателей.
Предлагаем Вам встретиться для обсуждения деталей Вашего участия и других вариантов взаимовыгодного сотрудничества. Для нашей встречи Вы можете связаться с нами по телефону +7ХХХХХХХХХ в любое удобное для Вас время.
с уважением, ……
_______________________________________________________________

2. Вполне логично, что в письме требовании к должнику вам не захочется его поприветствовать и выразить ему симпатию. В таком случае, вы можете начать деловое письмо с анонса. А именно, во вступительной части письма вы можете вкратце описать суть дела или о чем пойдет речь далее.

Начало делового письма с анонсом, пример,
_____________ Пример письма требования_______________

Уважаемый Виктор Сергеевич,

АО «Х» согласно Договору поставки от 12 декабря 2018 года No31-1 доставила Вам партию офисной мебели по накладной No123-1 от 17 декабря 2018 года. Срок оплаты по Договору составляет десять дней со дня получения Вами товара.
В связи с задолженностью Вашей компании перед АО «Х», просим Вас погасить долг в размере 2 000 000 (два миллиона) тенге в срок до 20 декабря 2018 года.
В случае непогашения образовавшейся задолженности в выше указанный срок Вам в соответствии с п. 7.1 Договора будет начислена пеня в размере 0.02 % на сумму просроченного долга за каждый день просрочки.

с уважением,
Зайцева И.П.
_______________________________________________________

3. Также есть и другой сценарий начала делового письма — это когда ваш адресат не знаком с вами. В этом случае вы просто можете представиться ему и вкратце описать, кем вы являетесь и чем занимаетесь.

Начало делового письма с представлением себя, пример,
________Просьба о финансовой помощи__________________

Уважаемый Имя Отчество,

Благотворительный фонд «Подари жизнь» проводит сбор средств для помощи детям с сердечными заболеваниями.
Искренне просим Вас оказать нашему фонду посильную денежную помощь до 1 миллиона рублей. Так как этой суммы не достает для отправки на лечение в Германию 10 больных детей.
Сердечно благодарим Вас за внимание к нашей просьбе и неравнодушие к судьбам нуждающихся людей. Надеемся на Вашу помощь в лечении граждан нашей страны.
с уважением,
___________________________________________________________

Общие рекомендации, выводы

Таким образом, прежде чем начать писать деловое письмо, нужно определиться с его видом (требование, предложение, приглашение и прочие). И уже в зависимости от того, какое письмо писать, вы определитесь, как начать деловое письмо. То есть если вы пишите письмо поздравление, можете выразить адресату почтение. Если вы пишите письмо претензию, то начните с краткого описания сути вопроса. Если вы пишите письмо просьбу незнакомому адресату, то вкратце представьтесь ему и т.д. По этой теме также будет полезна статья https://delovoe-pismo.com/primery-phraz-delovogo-pisma-delovoy-slovarik/

Всегда следите за тем, чтобы письмо было составлено грамотно, без орфографических, синтаксических и лексических ошибок. При наличии таких ошибок у адресата может сложиться неблагоприятное впечатление о вас или недоверие к вам. Из-за наличия явных ошибок адресат может подумать, что вы безграмотны или недальновидны. Соответственно вы не сможете достигнуть результата от вашего письма (заключить сделку, создать партнерские взаимоотношения и пр.).

Итак для того, чтобы ваши деловые письма производили благоприятное впечатление придерживайтесь следующих основных рекомендаций:

— в одном письме раскрывайте одну тематику (цель);
— соблюдайте нейтральный уважительный тон;
— старайтесь писать коротко и ясно, не более 1 страницы. Дополнительную информацию прикладывайте к письму в виде приложений;
— разбивайте текст на абзацы;
— текст письма должен быть без помарок, исправлений, зачеркиваний;
— не сокращайте слова;
— не используйте сленги и двусмысленные слова и фразы;
— придерживайтесь достоверности информации, апеллируйте только фактами.

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Виды деловых писем

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

1. Гарантийное. Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т. д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)».
2. Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно. По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями.
3. Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).
4. Оферта. Текст носит коммерческий характер о поставке товара или оказания услуг. Это деловое письмо о сотрудничестве, в котором указываются все существенные условия для договора поставки и договора оказания услуг. К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место. При отсутствии этих данных документ не считается офертой, а называется коммерческим предложением.
5. Рекламация (официальная претензия). Содержание текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств. Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции. Отсчет времени для исчисления неустоек идет именно с момента направления письменной рекламации.
6. Сопроводительное письмо. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. В случае отправки документов для участия в тендерах опись вложений носит обязательный характер.
7. Подтверждение о получении документов и писем. Является проявлением уважения, считается хорошим тоном и не носит обязательный характер.
8. Просьба. Текст содержит обращение с просьбой. Начинается со слов «Прошу», «Просим». Самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке бухгалтерских документов. При поставке продукции накладные и счета фактуры часто не доходят до бухгалтерии (не отправили вместе с грузом, передали неполномочному лицу и т. д.). Поэтому обращение с просьбой продублировать эти документы является обычной практикой.
9. Напоминание. Содержание текста уведомляет о приближении наступления определенного момента (срок выполнения обязательств, окончание срока договора, дата мероприятия и т. д.). Одним из примеров такого письма является уведомление от страховых организаций об истечении срока полиса. Эта вежливость носит под собой одновременно информационный характер и является коммерческим предложением о возможности воспользоваться услугами компании повторно. Удобно тем, что есть вероятность вежливо и ненавязчиво продлить договор.
10. Поздравление. Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление с каким-либо праздником.
11. Приглашение. Самыми частыми бывают приглашения на конференции и выставки. Еще один успешный дополнительный инструмент напомнить о себе партнеру, для дальнейшего сотрудничества.

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

• циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
• стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правила написания делового письма

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Основные правила делового письма следующие:

• достоверности информации в содержании;
• полноты содержания;
• краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
• отсутствие грубости, нейтральный тон;
• отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
• использование сленга и просторечий неприемлемо;
• сокращения слов нежелательны;
• отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Составление делового письма

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

• название организации;
• почтовый адрес;
• ИНН, КПП;
• контактные данные;
• банковские реквизиты;
• е-mail;
• дата и номер письма;
• отметка о получении.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

• вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
• основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
• итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
• формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
• должность руководителя и его подпись;
• указание на приложения (если таковые есть);
• ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма:

Деловой стиль письма

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

• точность подачи информации;
• официальность;
• содержательное, но краткое изложение;
• объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.

Обращение в деловом письме

Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

• Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

Оформление делового письма

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

• бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
• отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
• текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
• если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
• у каждого приложения идет отдельная нумерация;
• в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов
Главный бухгалтер     А. Н. Петрова

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Электронное деловое письмо

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Электронное деловое письмо состоит из частей:

• тема;
• приветствие:
• суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
• подпись с контактными данными.

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

1. Укажите в настройках электронной почты свое имя, фамилию или название организации, от лица которой отправляете документ. Это уменьшит вероятность того, что ваше послание отправят в папку «Спам» и повысит доверие к содержанию.
2. Поле «Тема» обязательно для заполнения. Должно состоять из краткого названия (не больше 5 слов) и соответствовать содержанию.
3. Приветствие в электронных посланиях пишется с соблюдением правил стандартного письма.
4. Суть (цель) излагается с учетом правил традиционных документов. В отличие от текстовых, электронное сложнее составить в красиво оформленном виде. Поэтому пишут краткую дополнительную информацию, а основной текст высылают во вложении. Не нужно писать об одном и том же в теле письма и в прилагаемых документах. Здесь указывается краткая дополнительная информация, не вошедшая в приложение или содержание, требующее пояснений. Разбивайте объемный текст на абзацы с пропуском строки, это поможет улучшить его читаемость.
5. Подпись состоит из указания должности отправителя, его фамилии и имени-отчества (можно только имя или отчество). Ниже указывается контактные данные, сайт компании и при желании логотип.

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

С уважением,
коммерческий директор
ООО «АДОТ»
Тапочкин И.А.
Тел. 8(348)22-32-48
8-909-208-208-0
Е-mail adot@gmail.com

В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?». Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

• «Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
• «Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Пример делового письма

Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.

Гарантийное деловое письмо. Образец:

В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

Рекламация. Образец:

В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

Советы

Шаблонные фразы для деловой переписки: пишем письмо, на которое точно ответят

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.

Деловое письмо – один из основных инструментов коммуникации в любом бизнесе. Если оно хорошо написано, поможет создать положительное впечатление о компании. Если же плохо – может испортить отношение потенциальных партнеров и даже разрушить всю вашу репутацию.

Нормативная база

“ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система норм по информации, библиотечно-издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” (утв. Приказом Росстандарта № 1185-ст от 17/10/ 2013)

«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система норм по информации, библиотековедению и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта № 2004-ст от 08.12.2016)

Что представляет собой?

Деловое письмо – официальная корреспонденция, которую пишет одна компания в адрес другой. Цель обращения может быть разной – предложение заключить договор, приглашение на мероприятие, уведомление о чем-то, запрос на получение информации и прочее. Каждое пишется в определенном формате, может затрагивать одну или несколько тем, если они взаимосвязаны.

По форме деловая корреспонденция бывает:

• Бумажной. Используются бланки организаций установленного образца. Требуют заполнения классической шапки, указав имена, должности, а иногда даже контакты адресата и адресата. При письме устанавливаются поля: справа – не менее 1,5 см; слева – от 3 см (с учетом заднего предлежания). Шрифт для букв обычно выбирают размером Times New Roman 12 или 14.
• Электронной. Составляется на компьютере. Если в деловых письмах, написанных на бумаге, подпись отправителя обычно ставится, то в цифровом достаточно в конце указать личные данные (ФИО) и должность. Также отсутствует стандартная часть с именами, адресами, должностями. В современном мире этот формат зарекомендовал себя как более функциональный и быстрый. Кроме того, он позволяет без труда подать необходимое количество дополнительных файлов, а также имеет такую ​​же юридическую силу, как и бумажные аналоги.
• Бумажной, но отправленной в электронном формате. Бланк компании не нужен для написания таких писем. С точки зрения дизайна к ним также предъявляются незначительные требования.

Виды деловых писем

Лучше всего писать деловое письмо на конкретную тему. Если вам нужно решить сразу несколько задач, рекомендуется проработать несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть следующих типов по своему содержанию:

• Сопровождение. Нужны, чтобы сообщить, куда и какие отправляются документы.

• Гарантия. Необходима для подтверждения любого обещания или соблюдения условия. Вы можете гарантировать, например, оплату работы, аренду, сроки доставки и многое другое.
• Благодарность. В последние годы используется все чаще и чаще. Демонстрирует хороший тон компании. Можно оформить на обычном бланке или на цветной бумаге с красивой полиграфией. Если выбрать последний вариант, получатель сможет его даже повесить на стенд. Пишется в свободной форме.

• Предложения о сотрудничестве. Довольно распространенный тип письма, рекламирующий услугу или товар. Такие пистма составлять достаточно сложно, приходится учитывать множество нюансов, чтобы обратили внимание и тем более всерьез заинтересовались. Но если вы сделаете это по приведенной ниже модели, у вас есть все шансы на успех.

• Приглашения. Их отправляют, предлагая участвовать в различных мероприятиях.
• Петиции, уведомления и прочее.

Как правильно писать деловые письма – этапы

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, соблюдая присущие ему правила и требования. В зависимости от поставленной задачи автор подробно анализирует содержание, чтобы получить желаемый езультат. Вы должны четко понимать, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить, а что будет нового в письме. Аргументы зависят от цели, которую преследуете.

Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание черновика письма.
• Проверка.
• Запись готового варианта.
• Отправка получателю.

Общие правила написания деловых писем

В первую очередь нужно определиться с темой письма. В этом случае действует правило: «одна тема, одна буква». Разрешается затрагивать несколько тем в одном сообщении только при наличии между ними тесной связи.

Во-вторых, вам нужно определить количество и список людей, к которым вы обращаетесь. От этого зависит форма обращения (безличное, множественное число и т.д.).

Теперь можно приступать к написанию письма. Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

Хотя упомянутый ГОСТ определяет около 30 различных деталей, не все из них используются на практике. Обычно набор ограничивается следующим:

• название организации;
• адрес (почтовый и/или юридический);
• ИНН, КПП;
• контактные данные (телефон, факс);
• адрес электронной почты;
• банковские реквизиты;
• дата написания;
• реестровый номер.

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно вводить каждый раз в левом верхнем углу, а можно воспользоваться уже готовой формой, которая их содержит. Второй вариант предпочтительнее, потому что экономит время и снижает вероятность ошибок.

В правом верхнем углу указывается наименование организации, должность получателя и его полное имя в родительном падеже.

Далее следует заголовок письма, в котором указывается его тип или тема, за которым следует вежливое обращение. Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное «Уважаемый…» не всегда уместно (высокопоставленные чиновники, церковные служители и т д.). Если у письма нет личного получателя, его можно ограничить простым: «Добрый день!»

Структура делового письма:

• причина или цель написания;
• главная часть;
• заключение;
• слова вежливости (например: «С уважением…»);
• должность лица, подписавшего письмо;
• ФИО исполнителя;
• список приложений (если есть).

Письма допускаются как в рукописном, так и в печатном виде. В первом случае письмо, конечно же, должно быть легко читаемым (лучше всего каллиграфическим). Компьютерная печать удобна, когда нужно сделать несколько копий.

Печать организации с 2016 года не требуется (достаточно просто подписи), но все же желательно ставить ее на жалобах, предложениях и гарантийных письмах.

Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает выходной номер, который указывается на самом документе вместе с датой написания.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо насытить его данными, то есть поместить туда всю необходимую информацию. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание четко и лаконично отображает суть, как правило, не требует ответа от адресата. Может включатьнесколько абзацев, каждый из которых представляет один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вводной, основной и заключительной части.

Введение содержит предысторию со ссылкой на соответствующие документы, фактами, целью письма, а также название документа, ФИО автора, дату, наименование фирмы.

Ниже приведен пример того, как написать деловое письмо: его вступительная часть.

В основной части описываются ситуации, события, предлагается их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают в необходимости действовать так или иначе, рассказывают, как все прошло, сообщают о необходимости участия в том или ином событии, приводя различные доводы.

Заключение содержит выводы, которые оформляются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и т.п.

Ниже приведен пример написания делового письма, его заключительная часть. Эта часть резюмирует требование, изложенное на главной странице.

Вся предоставляемая информация должна быть оптимально последовательной и понятной для восприятия.

Каждое электронное письмо начинается с сообщения, выровненного по центру. Эта небольшая часть чрезвычайно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Положение получателя.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикетка.

Письмо должно заканчиваться вежливо. Например: “…выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (спасибо за приглашение)…”. Эти предложения сопровождаются подписью автора.

Стиль

Все письма должны быть оформлены в официально-деловом стиле, который используется, когда основными участниками отношений являются юридические лица. Корреспонденция составляется от имени руководителей и должностных лиц. Также такой стиль применяется, если отношения между сотрудниками в организации строго регламентированы, или объектом обсуждения выступает деятельность фирмы.

Информация, содержащаяся в деловом письме, должна быть:

• Официальной, безличной, подчеркивающей дистанцию ​​между участниками общения.
• Адресованной конкретному получателю.
• Актуальной на момент написания.
• Мотивированной, побуждающей адресата совершить какое-либо действие.
• Полной для принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях: лексическом, морфологическом и синтаксическом. Содержит множество специальных терминов, формул.
• Тон письма нейтральный, строгий, без использования эмоционально-экспрессивных языковых выражений.
• Отсутствие логических ошибок, ясность формулировок.
• Краткость.
• Отсутствие выражений, имеющих двойной смысл.
• Использование аббревиатур, например, ГОСТ, ООО и т.д.
• Употребление предложений в родительном и творительном падежах.
• Построение простых общих предложений.

Начало делового письма — ВСТУПЛЕНИЕ

После обращения к адресату деловое письмо должно начинаться со вступления. Оформить его можно тремя способами:

• приветствие;
• объявление того, что будет обсуждаться позже (без приветствия);
• представиться (если получатель письма вас не знает).

Приведенные в статье варианты ВВЕДЕНИЯ являются стандартными и носят рекомендательный характер. Применять их или нет, автор делового письма должен решить сам.

Деловое письмо может начинаться с приветствия, когда вы пишете адресату, которого уважаете или знаете. Также принято приветствовать и в других ситуациях, например, еслм это приглашения, поздравления, соболезнования, подтверждения, предложения. В зависимости от вашего намерения и цели письма, вы имеете право решить, уместно ли это.

______ ПРИМЕР ПРЕДЛОЖЕНИЯ _____

Уважаемый Петр Сергеевич,
Издательство БМ выражает Вам свое искреннее уважение и предлагает Вашему вниманию уникальное предложение разместить Вашу рекламу в нашем журнале.
Из нашего телефонного разговора мы узнали, что ваша компания является единственным производителем продукции X с такими дешевыми показателями. И в данный момент позиционирование ваших конкурентных преимуществ на рынке материалов является для вас очень важной задачей.
По Вашей просьбе направляю к этому письму необходимую информацию для рекламы Вашей продукции Х в нашем журнале. В этом выпуске только поднимается тема: «Экономичные устройства… Гарантирующие характеристики долговечности». Мы считаем, что реклама именно в этом номере журнала позволит Вам привлечь потенциальных клиентов и заинтересованных покупателей.
Приглашаем к встрече для обсуждения деталей вашего участия и других вариантов взаимовыгодного сотрудничества. Для нашей встречи вы можете связаться с нами по телефону +7ХХХХХХХХХ в любое удобное для вас время.
Искренне, ……
________________________________________________________________________________

Вполне логично, что в письме-требовании должник не захочет здороваться. В этом случае можно начать деловое письмо с объявления. То есть во вступительной части письма можно кратко описать суть дела или то, о чем пойдет речь далее.

_____________ Образец письма-заявки _______________

Уважаемый Виктор Сергеевич,

АО «Х» в соответствии с Договором поставки от 12.12.2018 №31-1 поставил партию офисной мебели в соответствии со счетом-фактурой №123-1 от 17.12.2018. Срок оплаты по Договору составляет десять дней с даты получения Вами товара.
В связи с задолженностью Вашей компании перед АО «Х» просим Вас погасить долг в размере 2 000 000 (два миллиона) тенге до 20 декабря 2018 года.
В случае неуплаты в срок, в соответствии с пунктом 7.1 Договора, взимается пеня в размере 0,02% от суммы просроченной задолженности за каждый день просрочки.

Искренне,
Зайцева ИП
____________________________________________________________

Есть и другой сценарий начала делового письма: это когда адресат вас не знает. В этом случае можно просто представиться и кратко описать, кто вы и чем занимаетесь.

________Заявка на получение финансовой помощи__________________

Добрый день! Позвольте представиться, меня зовут Иван Сергеевич Ожогов. Я работают в благотворительном фонде «Подари жизнь».

Сейчас наш фонд собирает средства для помощи детям с сердечными заболеваниями.
Мы искренне просим вас оказать нашему фонду посильную финансовую помощь в размере до 1 миллиона рублей. Так как этой суммы недостаточно, чтобы отправить на лечение в Германию 10 больных детей.
Мы искренне благодарим вас за внимание к нашей просьбе и ваше равнодушие к судьбам нуждающихся людей. Надеемся на вашу помощь в общении с гражданами нашей страны.
искренне,
_______________________________________________________________

Поблочная структура делового письма

Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата

Написание делового письма начинается с реквизитов. По общему правилу их размещают в начале, в верхнем правом и левом углу листа. В левом указывается полное юридическое наименование компании, которая отправляет корреспонденцию, с формой собственности, адресом, телефоном, сайтом, ИНН и ОГРН.

Данные получателя (recipient) содержат меньше информации. Как правило, это должность, название организации, ФИО и адрес, куда будет отправлено письмо. Они пишутся в правом верхнем углу строго в дательном падеже.

Дата написания

Важно четко прописывать цифры. Особенно важно при длинной деловой переписке: по датам можно узнать порядок сообщений и структурировать их. Пишется перед заголовком, ближе к правому краю страницы.

Этап 2. Вступление в письме

Должно быть написано максимально информативно. Прочитав «вступление», адресат уже должен понимать, что вы от него хотите, и примерно представлять основное содержание.

Введение состоит из нескольких элементов:

1.Заголовок

Основной раздел, определяющий тему письма. Именно он позволяет адресату понять, о чем речь. Или как важно для него прочитать это.

При написании заголовка следует:

1. Поддерживать деловой стиль.
2. Использовать короткое название фирмы.
3. Выделить основную мысль.
4. Показать получателю, что это важное для него письмо.

С помощью заголовка отправитель делового письма одновременно информирует и привлекает внимание. Примеры для разных типов деловых писем:

• О поставке новой партии мобильных телефонов.
• Поздравляем с новой должностью!
• Заявление о качестве продукции ООО «Эдельвейс”.
• Предложение о сотрудничестве ЗАО “Лес”. Список преимуществ компании.

2. Обращение

Это очень важная часть вашего делового письма. Она не только соблюдает формальности, но и покоряет читателя, приковывает его внимание. Поэтому на него нужно потратить много времени, чтобы не ошибиться при написании.

Обращение почти всегда становится началом письма. Как правило, оно размещается в центре строки и начинается с заглавной буквы.

Любое обращение должно начинаться со слова «Уважаемый(ые)». Выражает наиболее нейтральную форму вежливости, в отличие от «любимого», «дорогого» и других, используемых в личной переписке.

Встречаются также формы слова «Уважаемый» с приставками «много-», «глубоко-», когда обращение направлено к высшему чину или заслуженному деятелю в какой-либо области.

Его можно использовать со следующими словами:

1. “Мистер, Миссис”. Обращает внимание на статус получателя. Используется для общения с человеком или людьми, имеющими определенный вес в обществе. Пишется с фамилией. Пример: «Уважаемая Миссис Потапкина!».
2. Имя. Подчеркивает дистанцию ​​между получателем и получателем. Пример: «Уважаемый Петр Васильевич!».
3. Должность. Употребляется в случаях, когда необходимо подчеркнуть именно должность, например, в случае обращения к военнослужащему. Пример: «Уважаемый товарищ полковник!». Когда лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений, нужно писать «гражданин».
4. Коллективное обращение. Допустимо в том случае, если получателем является группа лиц. Тогда используется название команды или просто профессии, статуса. Пример: «Уважаемые учителя/студенты/водители!».

Сокращения недопустимы! Не должно быть инициалов, неполных заголовков/названий.

Также в деловой переписке, если она адресуется одному лицу, местоимение «Вы» принято писать с большой буквы (заглавной) в знак уважения. Если же письмо рассылается сразу большому количеству людей, тогда пишется со строчной.

Есть несколько важных моментов, о которых следует помнить:

1. Приветствие только в двух формах – «Здравствуйте» или «Добрый день». Никакие другие не должны использоваться. Необходимо добавлять имя, например, «Добрый вечер, Александр!».
2. Имя писать в полной форме. Сокращенной могут называться только самые близкие коллеги и соратники. Например, нельзя обращаться «Настя» вместо «Анастасия».
3. Если имя вообще неизвестно, то лучше использовать что-то вроде «Здравствуйте, дорогой покупатель!».
4. Желательно не обращаться в письме на «ты».
5. По возможности лучше использовать имя вместе с отчеством, если оно известно.

Вы также должны помнить о знаках препинания. В конце обращения удобно ставить восклицательный знак, а не точку. Это покажет, насколько важно отправленное письмо. Точка придаст ему повседневный характер.

3.Преамбула

В этой части делового письма содержится суть сообщения. Здесь адресат расписывает свои мотивы, цели, напоминания, а также указывает конкретику:

• даты;
• факты;
• документацию;
• соглашения;
• ссылки на другие обращения, законы и т.д.

Преамбула оформлена формально с помощью вводных слов и словосочетаний «согласно», «в связи с…», «считаем необходимым уведомить…», «сообщаем, что… «, «доводим до вашего сведения…» и другие.

Преамбула может быть короткой (буквально пара предложений) или длинной (до нескольких абзацев). Это очень важный элемент в шаблоне делового письма, который обязательно нужно использовать.

Образец части делового письма (преамбула с обращением и заголовком):

О поставке мобильных телефонов

Уважаемая госпожа Потапкина!

Настоящим письмом считаем необходимым сообщить Вам, что согласно договору от 20.06.2020 Вы обязаны отозвать со склада новую партию мобильных телефонов в срок не более 30 дней с даты поставки.

Этап 3. Основная часть письма

В основной части делового письма подробно и аргументированно описывается цель написания. Запрос, требование или информация даются целиком, чтобы донести до адресата суть. Как правило, в теле документа отправитель анализирует случившееся и приводит аргументы в пользу своей точки зрения.

Например, сообщая о мероприятии (выставке, презентации и т д.), подчеркните, что посещение мероприятия желательно по той или иной причине.

В конце основной части подводятся итоги всего письма. Это может быть надежда, извинение, уверенность в быстром ответе. Пример: «Мы рассчитываем на вашу помощь по этой теме». Здесь же обычно пишут предложения или вопросы получателю.

На что обращать внимание при составлении письма?

В первую очередь на грамотность. Письмо с ошибкой создает неприятное впечатление у получателя, и вероятность последующего ответа сильно снижается.

Во-вторых, изложение должно быть четким и кратким. Согласно некоторым исследованиям, большинство людей не склонны тратить больше минуты на чтение такого рода переписки. Поэтому размер не должен превышать 1 страницы.

Текст должен быть структурирован короткими абзацами, абзацами и т д., чтобы его было легче читать и понимать его смысл.

Поля обязательны. Обычно остается 3 см слева и 1,5 см справа.

В соответствии со сложившейся практикой такая корреспонденция ведется шрифтом Times New Roman 12 размера с одинарным интервалом.

Чего нельзя допускать в деловом письме?

Вне зависимости от продолжительности общения с адресатом недопустим легкомысленный или развязный тон. Но писем, переполненных общеупотребительными разговорными клише (а также слишком сухими), также следует избегать.

Сложные словесные конструкции, трудные для восприятия читателем, нежелательны. Обилие ограниченной и специализированной терминологии также не улучшает качество документа.

Информация должна быть полной, достоверной и проверенной. В противном случае его использование не допускается. Эмоциональные оценки также не уместны.

Документ не должен содержать подчисток, исправлений, зачеркиваний. Он не должен содержать аббревиатур.

Всегда следует помнить, что во многих случаях такие письма носят официальный характер, а в определенных ситуациях могут даже иметь юридические последствия.

Как отправить письмо?

Существует несколько способов отправки делового письма. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

1. По электронной почте. Быстро, удобно, современно. Но проблема в том, что при большом объеме различной корреспонденции получатель может просто «потерять» ваше письмо. Просить поставить оценку по чтению не всегда удобно. Остается только попросить подтвердить получение телефонным звонком.
2. По факсу или через мессенджер. Метод приемлем, но при наличии доверительных отношений, позволяющих осуществлять такие контакты.
3. Почта России. Таким способом обычно отправляются оригиналы документов и вообще корреспонденция с подписями и живыми печатями. Предпочтительнее посылать заказным письмом с уведомлением о вручении. Вы можете контролировать процесс доставки и получите соответствующее оповещение. Недостатком является долгое время доставки писем.

Установлены ли сроки для ответа?

Время ответа и необходимость в нем зависят от типа коммерческого документа, например:

• если он носит информационный характер, то допустимо оставить его без ответа;
• если это приглашение, то ответ на него должен быть отправлен, срок зависит от даты мероприятия;
• если получена претензия, то отрегаировать нужно в указанные в ней сроки.

Самые распространенные ошибки деловых писем

• Не приветствовать. Да, тысячи образованных людей почему-то забывают поздороваться, начав письмо со слов «Уважаемый(ые)…» Конечно, приятно, когда тебя уважают, но простое человеческое приветствие никто не отменял.
• Неграмотно доносить мысли. Нельзя перескакивать с одного на другое. Научитесь формулировать мысли, а если нет времени, наймите редакторов и журналистов, они обязательно вам помогут.
• Говорить сухим и безжизненным языком. Все эти “учитывая”, “по возможности” оставьте чиновникам: в жизни вы так не выражаетесь, так зачем адресату читать такое? Пожалейте человека, пишите как можно проще!
• Скатываться к фамильярности. Деловая переписка бывает двух стилей: личной и официальной. В личном вы общаетесь от первого лица, то есть «Я, Вася Пупкин, предлагаю Вам…». В формальных личные местоимения заменяются нейтральным «Компания «Рога и Копыта» предлагает вам…”. Какой стиль вам наиболее близок и насколько он соотносится со сферой деятельности вашего получателя – решать вам. Если ваш партнер молодой и модный человек, смело пишите от первого лица. Если вам необходимо общение с государственные органы, лучше не испытывать судьбу и общаться нейтрально.
• Не обосновывать обращение. Можно сто раз говорить, какое выгодное предложение и какая у вас классная идея, но есть ли в этом смысл без доказательств? Конечно же, нет! Предприниматели привыкли оперировать фактами, уже давно никто не верит красивым словам.
• Ошибки, пропуски, неаккуратная верстка (другой шрифт, без пробелов) – без комментариев.
• Чрезмерное использование жаргона. Даже если вы и ваш реципиент работаете в одной сфере и используете специальный профессиональный жаргон, осторожно используйте специфические выражения. Лучше вставлять их в текст по минимуму, расшифровывать аббревиатуры, объяснять значение некоторых слов.

Как не надо и как надо. Реальный пример

Издатель Павел Молянов недавно провел конкурс среди подписчиков своей группы во «ВКонтакте» под названием «Высший редактор”.

Суть проста: Павел получил электронное письмо от банка, он попросил читателей отредактировать его. Вот письмо в исходном виде:

«Тема: Обязательно к прочтению! Изменение тарифа с 07.11.2017

Уважаемый покупатель! Сообщаем Вам, что с 07 ноября 2017 года Банк вносит изменения в «Величину комиссий операционных офисов Банка за оказание услуг юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и физическим лицам, занимающимся частной практикой в ​​порядке, установленном законодательством». Российской Федерации».

За более подробной информацией обращайтесь в операционные офисы Банка или посетите сайт Банка www.rncb.ru».

Павел назвал его ужасным во всех отношениях и предложил подписчикам написать свой вариант — информативно, понятно, без бреда. Ребята предлагали разные варианты, но, по словам Павла, выиграли два.

Первая версия Алины:

«Тема: Банк. С 7 ноября новые тарифы на обслуживание

Здравствуйте, Павел С 7 ноября 2017 года начинают действовать новые тарифы на обслуживание ИП: вот сумма. Подробнее о новых тарифах можно узнать на нашем сайте (далее – ссылка на сайт).Если что-то непонятно, задайте вопрос в ответном письме, позвоните своему персональному менеджеру (номер телефона по которому кликабельно) или свяжитесь с любым Офис банка. Адреса офисов, расположенных в вашем городе: список адресов.

Спасибо, что выбрали наш банк. Иван Иваныч, специалист финансового отдела”.

Автор этой версии специально указал, сколько теперь должен заплатить заказчик. Вам больше не нужно переходить по ссылке неизвестно куда – вся необходимая информация есть в письме. Но если вы хотите прочитать больше, ссылка также доступна. Автор этой опции сэкономил время клиентов и избавил их от блужданий по сайту.

«Если бы я писал письмо сам, то написал бы почти то же самое», — говорит Павел.

Другая подписчица, Ольга, написала более шутливую версию, в которой, впрочем, есть все необходимое:

«Здравствуйте, это ваш банк. Раньше мы обслуживали вас по 700 рублей, а с 7 ноября будем обслуживать вас по 800. Цомк-цомк”.

Также Ольга указала конкретные цифры: сколько именно она должна заплатить сейчас. Но в вашем варианте нет ссылок – если человек хочет почитать о других тарифных планах, ему некуда идти. «Цомк-цомк» — лично для меня забавная подпись, но серьезные парни могут ее не оценить», — сказал Павел.

Общий смысл понятен, правда? Первоначальная версия собрала почти все предыдущие ошибки. Варианты простых девушек из ВК оказались гораздо проще и понятнее для восприятия, а еще полезнее для адресата.

Подводя итоги

Подводя итог всему вышесказанному, идеальное деловое письмо должно выглядеть так:

Как вам статья?

Лид-абзац — это первый абзац, предшествующий введению и последующему тексту. Он формирует первое впечатление и создает образ. Все остальные элементы дополняют общую картину.

Известно, что сложнее всего отказывать влиятельным людям, тем, кто нуждается в помощи и тем, кто вызывает симпатию.

Чтобы использовать силу образа влиятельного человека следует для начала заручиться поддержкой такого человека хотя бы в устной, а еще лучше в письменной форме. Будет замечательно, если известный и влиятельный человек является еще и компетентным специалистом в нужной области. При правильной подаче эффект будет возрастать пропорционально известности имени.

Если лично вы не принадлежите к касте известных и влиятельных людей, то единственная возможность воспользоваться этим образом — сослаться на их поддержку в решении определенных вопросов. Этот образ будет работать эффективнее, если использовать его в повторном письме, ссылаясь на предыдущее.

Например: «В письме № ХХ от ХХ.ХХ.ХХХХ мы обращались к Вам с вопросом ____. В ответе Вы отказали в решении нашего вопроса, поэтому мы были вынуждены обратиться за консультацией/помощью к имя влиятельного человека — известному специалисту в области ____. Его выводы были зафиксированы в письме № Х от ХХ.ХХ.ХХХХ. В нем имя влиятельного человека ссылается на такие нормативные документы:перечисление документов, статей и законов, которые обязуют Вас решать вопросы, подобные нашему. Имя влиятельного человека отмечает, что в случае невыполнения предписаний исполнительными службами гражданин имеет право обратиться в суд».

Вам может показаться, что это письмо является довольно холодным и жестким, однако вас протежирует влиятельный человек, который компетентен в определенных вопросах, так что именно этот тон производит должный эффект. Адресату будет труднее отказать вам, так как это может повлечь за собой некоторые, нежелательные для адресата, последствия. Таким образом, вероятность решения вопроса в вашу пользу возрастает в несколько раз.

Еще один вариант использования образа влиятельного человека — более либеральный: вы ссылаетесь на личное знакомство с таким человеком, который рекомендует обратиться именно к адресату. Например: «____— известный специалист в сфере ____ рекомендовал Вас как человека, который может помочь в решении указываем суть проблемы. Далее необходимо сделать адресату заочный комплимент: имя влиятельного человека рассказывал, как Вы блестяще решали сложнейшие вопросы в области ____ (близкой к вашей проблеме). Именно поэтому мы обращаемся за помощью именно к Вам лично. Далее следует описать проблему и четко сформулировать просьбу».

В таком варианте письмо можно отправить и впервые. Важно, чтобы для адресата имя человека, на которого вы ссылаетесь, было не только знакомо, но и, желательно, являлось авторитетным. Авторитетные рекомендации + комплимент относительно профессионализма адресата должны сделать для него отказ, как минимум, некомфортным и необоснованным, а как максимум — невозможным. В любом случае, шансы на решение проблемы за счет такого письма значительно возрастают.

Психологи доказали, что значительное влияние на решение человека имеет общественное мнение. В связи с этим его можно использовать как инструмент убеждения, создавая образы в деловом письме. К примеру, образ человека, нуждающегося в помощи адресата, можно создать, используя силу общественного мнения. При этом можно использовать как положительные, так и отрицательные отзывы о деятельности адресата.

Мы предлагаем вам рассмотреть пример с положительными отзывами: «Прежде чем обратиться к Вам со своей проблемой, я имел возможность услышать много добрых слов благодарности в Ваш адрес от тех, кому Вы уже помогли. Разные люди характеризовали Вас как мудрого и умного профессионала с добрым сердцем и широкой душой. Учитывая это, надеюсь на Ваше понимание и помощь в решении проблемы с чем. А далее уже следует вступление и описание собственно проблемы».

Такой прием в большинстве случаев вызывает симпатию адресата и ему сложнее отказать без объективных причин или проигнорировать обращение, поскольку хорошую репутацию люди стараются беречь. Общественное мнение стоит гораздо дороже, чем это может показаться на первый взгляд. И вы можете этим воспользоваться в личных интересах.

Менее распространенным, но вместе с тем и неожиданным является прием обращения к адресату, который начинается с негативного утверждения: «От многих людей мне приходилось слышать, что чиновники ничего не делают, бездельничают и даром едят свой хлеб. Затем негативное утверждение мы опровергаем. Однако к Вам, я уверен, это не относится. Я считаю, что Вы делаете колоссальную, но практически незаметную работу. Мы делаем комплимент адресату и выражаем свое понимание, а затем уже объясняем, почему мы обратились именно к нему. Знаю, что Вы специалист в вопросах ___ и поэтому обращаюсь именно к Вам. Вы не можете не помочь, так как выбрали своей профессией помощь людям, и я верю, что Вы поможете мне. И дальше следует введение и описание проблемы». В данном случае, решающую роль должно сыграть ваше доверие к получателю как к человеку, который просто делает свою работу. Получив комплимент от вас, в котором вы выделяете именно адресата из среды «дармоедов», не каждый будет готов нарушить ваши надежды на помощь.

Вы можете спросить: «А как же вызвать симпатию у адресата?». Действительно, сложнее отказывать людям, вызывающим симпатию, но и вызвать ее с первых строк непросто. Можно использовать эффект неожиданности за счет нестандартного начала. Ход рискованный, но в случае успеха вас выделят, и вы получите желаемое.

Можно пойти и более традиционным способом, вызывая симпатию за счет комплиментов, похвал и прочих приятностей. Вызвать симпатию адресата может что угодно, поэтому прислушайтесь к себе, и вы наверняка найдете нужные слова.

Таким образом, лид-абзац задает тон всему письму. От него зависит, каким будет письмо: холодно-официальным или человечно-теплым. Уже с первых слов вы выбираете стиль и, очевидно, стратегию убеждения, болевые точки воздействия на адресата. От лид-абзаца напрямую зависит, каким вы предстанете перед адресатом.

Будьте искренни, и успех вам гарантирован!

1. Деловая переписка

 Деловая
переписка
– основная форма письменных речевых
коммуникаций.

Письма
– одно из самых распространенных средств
общения в сфере деловых коммуникаций.
Они составляют до 80% общего объема
документов любой организации. Письмо
является своего рода «визитной карточкой»
организации. Грамотно составленное и
оформленное деловое письмо говорит о
высоком уровне культуры делового
общения, что, несомненно, характеризует
организацию с лучшей стороны.

Особенность
деловой переписки заключается в том,
что в ней употребляется стилистически
нейтральная лексика, широко используются
стандартные выражения и фразы, т.к.
точность и лаконичность – основные
требования к содержанию деловых писем.

Стадии подготовки деловых писем:

1. Определение цели составления письма.

На
этом этапе необходимо продумать, что
надо довести до адресата или на какую
реакцию рассчитывает отправитель. Можно
переслать информацию, чтобы ее приняли
к сведению, а можно побудить адресата
к совершению каких-либо действий,
принятию решений и т.п. Целевая установка
во многом определяет стиль, характер
изложения текста, его структуру.

2. Изучение
государственных правовых актов и
ведомственных нормативных и
нормативно-методических документов,
которые регулируют соответствующие
вопросы.

Под законодательной
и нормативно-методической базой деловой
переписки понимается комплекс правовых
положений, требований и методов, которые
в совокупности устанавливают нормы
создания и обработки документов. Этот
комплекс включает в себя:

— федеральные
законы;

— нормативно-правовые
акты федеральных органов власти РФ;

— нормативно-правовые
акты субъектов РФ;

— государственные
стандарты;

-межотраслевые
нормативно-методические документы,
регламентирующие работу с документами.

Изучение этого
комплекса является важным этапом, т.к.
текст делового письма отличается не
только информационной составляющей —
часто он является юридическим
доказательством при решении различных
вопросов. Кроме того, знание правовых
основ позволяет грамотно составить
текст письма, детально проанализировать
ситуацию, аргументировано обосновать
свое мнение.

3. Сбор
информации по существу вопроса, в том
числе изучение ранее изданных документов,
затрагивающих данную проблему.

Этот этап позволяет
избежать дублирования, противоречий и
акцентировать внимание на действительно
нерешенных вопросах.

4. Составление
проекта письма.

Служебное письмо,
как правило, посвящено одному вопросу.
Его содержание может касаться и нескольких
вопросов, но тогда они должны быть
взаимоувязаны. Если же вопросы разнородны,
целесообразно составлять несколько
писем.

Текст письма не
должен превышать одной — двух страниц.
Более длинное письмо будет трудным для
восприятия. Если материала больше, и он
не укладывается в указанное количество
страниц, оставшуюся часть данных
представить в виде приложения к письму

Основные
вопросы необходимо четко сформулировать
и расположить их в последовательности
наиболее оптимальной для восприятия.
Наиболее важные и сложные вопросы
рекомендуется располагать в начале
письма.

Крайне
важно определить характер
письма
и отношение
к адресату.

Характер
письма определяется
его целью, это может быть письмо-просьба,
письмо-извещение, письмо-ответ и т.п.

Отношение
к адресату
определяет стилистику его изложения,
характер этического наполнения. Если
адресат – это более высокопоставленный,
более сильный, и независимый представитель
структур управления, то это должно быть
отражено в письме. Если адресат менее
влиятелен, чем фирма-отправитель, то
это также неизбежно должно найти
отражение в письме. При этом тот, кто
готовит письмо, должен решить, какое
впечатление необходимо оставить о своей
организации у адресата.

Может быть, необходимо убедить его в
растущей силе своей фирмы, ее надежности
и т.п., может быть, необходимо сетование
на недостаток средств и возможностей
по развитию фирмы и т.п.

С
учетом изложенного составляется план
письма.
Обычно это этическое вступление,
знакомство с фирмой, основные вопросы
и просьбы, пожелания и заключение.
Аргументация в письме должна быть не
столько исчерпывающей, сколько
достаточной. Деловые письма пишутся в
нейтральном тоне изложения, в них не
допускаются эмоционально-экспрессивная
окраска и нелитературные обороты, даже
если между сторонами существует серьезная
конфликтная ситуация. Одна из особенностей
деловой речи — широкое употребление
языковых
формул.

Языковые
формулы
— устойчивые (шаблонные, стандартные)
языковых оборотов, используемых в
неизменном виде.

Кроме
выражения типового содержания языковые
формулы нередко являются юридически
значимыми компонентами текста, без
которого документ не обладает достаточной
юридической силой, или являются
элементами, определяющими его видовую
принадлежность.

Например в письме-претензии: «…в
противном случае Вам будут предъявлены
штрафные санкции»; «…в противном случае
дело будет передано в арбитражный суд».

Текст
—
основной элемент каждого документа, а
значит, и делового письма. От того, каким
будет содержание письма, как излагается
информация, зависит достижение цели
его автором. Текст письма должен быть
таким, чтобы оно служило средством
коммуникации, могло побуждать к действию,
помогать принимать нужные решения.

Общие
требования к тексту делового письма:

— достоверность и
объективность информации;

— полнота информации
и кратность изложения;

— актуальность
информации;

— аргументированность
сведений и доказательств;

— точность,
рациональность построения текста;

— логичность
изложения;

— простота стиля.

Состав реквизитов
делового письма

Реквизит
–
обязательный элемент, присущий
определенному виду документа. К реквизитам
делового письма относятся 16 из 30,
указанных в ГОСТе.

Реквизит 01 –
Государственный герб Российской
Федерации;

Реквизит 02 – герб
субъекта Российской Федерации;

Реквизит 03 –
эмблема организации или товарный знак;

Реквизит 08 –
наименование организации;

Реквизит 09 –
справочные данные об организации;

Реквизит 11 – дата
документа;

Реквизит 12 –
регистрационный индекс (номер) документа;

Реквизит 13 – ссылка
на регистрационный номер и дату документа;

Реквизит 15 –
адресат;

Реквизит 18 –
заголовок к тексту;

Реквизит 20 – текст
документа;

Реквизит 21 –
отметка о наличии приложения;

Реквизит 22 –
подпись;

Реквизит 25 –
печать;

Реквизит 27 –
отметка об исполнителе;

Реквизит 28 –
отметка об исполнении документа и
направлении его в дело.

Виды деловых
писем

Письма систематизируются
по следующим группам:

1.
Информационные письма (письма-сообщения,
рекламные письма, письма-извещения,
письма-уведомления, сопроводительные
письма);

2. Просьбы, запросы,
предложения.

3. Согласие, отказ,
разъяснение.

4.
Коммерческие письма (заключение
договоров, запросы, предложения, поиск
компромисса, исполнение договоров,
заказы, подтверждение, подтверждение
заказа, получение и экспертиза образцов,
оплата счетов);

5. Гарантийные
письма.

6. Письма-претензии,
письма-рекламации.

7. Письма по вопросам
участия в выставках, ярмарках.

8. Приглашения,
визиты.

9.
Письма, содержащие выражения внимания,
участия (поздравления, приветствия,
соболезнования, извещения о происшедших
изменениях).

Содержание
делового письма

Содержание
делового письма
— это связной текст, который состоит из
следующих частей: вступление, основная
часть (основное содержание) и заключение.

Вступление
делового
письма вводит
адресата в тему письма. Оно может
предваряться обращением
к адресату.

Следует отметить, что в нормативных
документах, регламентирующих требования
к переписке, не указывается необходимость
оформления обращения. Однако в современной
деловой переписке обращение стало
неотъемлемым элементом любого письма.
Обращение непосредственно к адресату
не только вопрос этикета, оно привлекает
внимание, помогает установить контакт.
Начиная письмо с обращения, необходимо
учитывать служебное положение
корреспондента, сферу его деятельности.

Формы обращения
к адресату:

1. Наиболее
   распространенная форма – обращение
   по фамилии.

Уважаемый господин
Петров!

Уважаемая госпожа
Моргунова!

Запятая после
обращения придает письму будничный
характер. Восклицательный знак, напротив,
подчеркивает особое значение, придаваемое
обращению его составителем.

1. Если неизвестно
   имя конкретного получателя письма,
   употребляют обращение:

Уважаемые господа!

1. В
   менее официальных письмах возможно
   использование обращения к имени и
   отчеству адресата:

Уважаемый Николай
Сергеевич!

Уважаемая Нина
Георгиевна!

Такое
обращение, как правило, используется в
письмах-приглашениях, письмах-извещениях
или письмах, содержащих благодарность
автора за проявленное внимание, оказанные
услуги и т.д.

1. В
   письмах, адресованных высшим должностным
   лицам органов государственной власти
   и управления, указывается должность,
   а не фамилия:

Уважаемый господин
Министр!

Такая
же форма может применяться и при обращении
к руководителям (президентам, директорам,
председателям и т.п.) организаций,
обществ:

Уважаемый господин
председатель!

Уважаемый господин
директор!

1. При обращении к
   лицам одного профессионального круга
   возможно использование следующей
   формы:

Уважаемые коллеги!

Это
же обращение может носить более
эмоциональный характер при употреблении
выражения Дорогие
коллеги!
Нейтральный тон письма сохраняется,
если оно начинается таким обращением:
Коллега,
…

Во
вступлении,
как правило, формулируется причина
составления документа, указываются
основания подготовки письма. Другими
словами, вступление содержит ссылку
либо на документ, являющийся поводом
или юридическим основанием для письма,
либо на факты и события.

Действенность писем во многом определяется
именно вступлением, оно либо пробуждает
интерес корреспондента, или не затрагивает
его. Очень важно эту особенность
психологии человека учитывать при
составлении писем, направляемых впервые,
т.е. без предшествующей истории деловых
отношений. Например:

На основании Положения о
порядке и сроках хранения документов
акционерных обществ, утвержденного
постановлением Федеральной комиссии
по рынку ценных бумаг № 03-33/по от 16 июля
2003 г.

Обратите внимание на то, что при упоминании
в тексте письма другого документа
(пример), следует приводить данные об
организации-авторе, дате составления,
регистрационном номере, заголовке к
тексту. Это сразу дает понять, о каком
конкретном документе идет речь.

Основная
часть
делового
письма
содержит  доказательства,
описанные события, его анализ и т.д.
Иначе говоря, в основной части обосновывают
вопрос, изложенный в письме. Аргументы,
которые содержатся в этой части письма,
позволяют в заключении сделать выводы,
сформулировать предложение, просьбу,
согласие или отказ в зависимости от
назначения письма. Например:

При проведении
проверки расчетов по платежам в бюджете
с ГНИ № 26 обнаружилось, что по состоянию
на 17 июля 2007 года Вами не уплачен налог.
Задолженность составляет…

или:

Мы изучили
возможности нашей будущей совместной
деятельности в регионе и хотели бы
отметить, что годовой оборот товаров
может составить лишь…

Заключение
делового
письма
включает в себя выводы, просьбы,
предложения, рекомендации и т.д. Часто
именно по заключению можно определить
разновидность письма. Например, в
заключении письма-просьбы будет
содержаться ключевое слово «просим»,
письма-предложения – «предлагаем»
или более развернутое выражение «будем
рады,
если
Вы примете наше предложение…»
и т.д.

Заключительную
часть письма заканчивает формула
вежливости.
Она располагается на 2-3 интервала ниже
текста перед подписью.

Наиболее
распространенная формула вежливости:
«С
уважением».
Например:

С уважением,

Генеральный
директор /подпись/ А.Г.Григорьев

Следует
отметить, что в последнее время многие
фирмы используют элементы стиля,
характерные для переписки с зарубежными
партнерами. Такой стиль вполне оправдан,
т.к. предполагает, в частности, большее
разнообразие формул вежливости. Могут
быть использованы, например, такие их
формы:

Надеемся на
продолжение нашего сотрудничества;

Мы заинтересованы
в Вашем положительном ответе;

Будем благодарны
за быстрый ответ;

Искренне
признательны за Ваше содействие;

Заранее
благодарю за скорый ответ

и т.д.

Текст
письма может содержать не три, а две
части или же состоять из одной. Например:

Мы провели анализ
условий нашей посреднической деятельности
по реализации Ваших товаров в регионе.
Ваши предложения нас заинтересовали,
однако мы хотели бы получить дополнительные
данные.

Просим уточнить
сроки поставки товаров и форму расчета
с потенциальными покупателями.

В
отдельных случаях письмо может состоять
из одной заключительной части. В этом
случае не даются пояснения, обоснования,
а сразу излагается просьба, предложение,
напоминание или отказ. Например:

Напоминаем, что
для включения Вашей фирмы в число
участников выставки необходимо до
15.10.2007 направить в оргкомитет следующие
документы…

Нужно сказать, что
нет строгих и однозначных требований
к порядку расположения составных частей
делового письма. В ряде случаев письма
начинаются с заключительной части, т.е.
с существа вопроса, а затем объясняют
или обосновывают свои предложения,
решения и т.д. Считается, что такой прием
даже облегчает восприятие текста письма.
Например:

Просим Вас
ускорить отправку оборудования в
соответствии с договором от 08.05.2007 №
17/9.

Если условия
договора не будут выполнены, мы будем
вынуждены предъявить штрафные санкции
в размере…

Текст писем делится
на абзацы, которые являются его простейшими
компонентами. Абзацем должна выделяться
каждая отдельная мысль (аргумент) или
тема текста. Она служит показателем
перехода от одной мысли или темы к другой
и значительно облегчает восприятие
информации.

Средняя длина
абзаца — 4-6 предложений. Однако в тексте
деловых писем часто встречаются абзацы,
состоящие из одного предложения.
Независимо от длины абзаца следует
помнить, что он является внутренне
замкнутой смысловой единицей. Каждое
последующее предложение абзаца должно
быть связано с предыдущим. В середине
абзаца не может быть фразы, логически
не вытекающей из предыдущего контекста.
Нарушение этого требования затрудняет
процесс письменной коммуникации.

Каждый абзац
выделяется в документе абзацным отступом.
Абзацы связного текста не нумеруют.

Содержание делового
письма может быть представлено не только
связным текстом. Иногда авторам приходится
аргументировать свои предложения,
просьбы и т.п. с помощью систематизированных
данных. Они могут иметь как словесное,
так и числовое выражение. Такие данные
рекомендуется представлять в виде
таблицы.

Таблица
– перечень
сведений (числовых данных), приведенных
в определенную систему и расположенных
по графам.

Форма таблицы
используется при изложении цифровой
или словесной информации о нескольких
объектах по ряду признаков. Табличная
форма позволяет представить информацию
в более компактном виде, её применяют
для лучшей наглядности и удобства
использования данными.

Электронные
письма

Правила
деловой электронной переписки (сетикет)
устанавливают ограничение на размер
письма. Электронное сообщение должно
быть вполовину короче написанного на
бумаге. Важная информация, имеющая
большой объем отправляется в виде
вложения к письму. Наличие в электронном
письме вашей электронной подписи –
правило хорошего тона в деловой переписке.
На все электронные письма обязательно
нужно отвечать. Если же письмо содержит
вложение, необходимо в ответе подтвердить
то, что вложение вами получено и доступно
для просмотра.

Сетикет
основан на правиле телефонного этикета,
то есть, кто начинает, тот и заканчивает
переписку. Явным отказом от общения
является ваше «молчание» на протяжении
7 дней. 

Важной особенностью
деловой переписки является то, что на
любые письма – бумажные и электронные
– следует оперативно отвечать. Если
это не соблюдается, то ваша деловая
репутация может значительно пострадать.

Список литературы:

1. Деловое общение. Деловой этикет [Текст]:
   учеб. пос. для вузов / Автор-составитель
   И.Н.Кузнецов. — — М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2008. — 431 с.

2. Титова, Л.Г. Технологии делового общения
   [Текст]: учеб. пос. для вузов по спец.
   экономики и управления / Л.Г. Титова. —
   — М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2008. — 239 с.

3. Ковальчук, А.С. Основы делового общения
   [Текст]: учеб. пос. для вузов / А.С.
   Ковальчук. — — М.:Дашков и Ко, 2008. — 300 с.

4. Психология и этика делового общения:
   Учебник для студ. вузов / под ред.
   В.Н.Лавриненко. — 4-е изд., перераб. и доп.
   — М.: ЮНИТИ, 2005. — 415 с.

5. Деловое общение [Текст]: учеб. пос. для
   вузов / И.А. Мальханова – М:Академический
   проспект, 2003. – 221 с.

31