Как написать заказное письмо на организацию

У заказного письма, в отличие от простого, есть трек-номер для отслеживания. На территории РФ заказное письмо вручается адресату под роспись лично или представителю адресата по доверенности.

Вы можете заранее рассчитать срок и стоимость доставки вашего заказного письма, оформить его в любое удобное время. Заказные письма оплачиваются только марками. После этого просто принесите письмо и заполненный бланк в отделение Почты.

Чтобы рассчитать срок и стоимость доставки, воспользуйтесь почтовым калькулятором или ознакомьтесь с тарифами отправки писем по России и за границу.

Ограничения

Минимальный размер	Максимальный размер	Максимальный вес
110 × 220 мм (евроконверт) или 114 × 162 мм (формат C6)	229 × 324 мм (формат C4)	По РФ — 100 г За границу — 2 кг

Как отправить

Купите любой конверт подходящего размера, вложите письмо и напишите адрес. Конверт можно купить в почтовом отделении.
Отдайте конверт с письмом сотруднику Почты, указав, что вам нужно отправить заказное письмо.

Список временно труднодоступных отделений

Дополнительные услуги:

Уведомление о вручении. Вы получите подписанное адресатом уведомление о вручении. Узнать больше
СМС-уведомление о прибытии отправления в отделение и вручении адресату.
Авиапересылка. быстрее всего доставлять письмо воздушным транспортом.

Найти отделение

Источник

24.05.2022

Как отправить заказное письмо по почте

Какие письма отправляют заказными

Заказные письма отправляются в государственные органы, например, суды, налоговую, или между организациями. Ограничений нет – вы можете пользоваться данной услугой и для личных целей. Юридически значимые документы, такие как налоговая декларация, рекомендуется отправлять заказным письмом с объявленной ценностью (ценным письмом). Как это сделать разберемся в статье.

Где отправляют заказные письма

Заказное письмо принимает к отправке Почта России, а так же наш сервис экспресс-доставки ТОП Экспресс. Если вы не хотите тратить время на заполнение утвержденных форм, воспользуйтесь нашей службой, мы заполним необходимые документы за вас по выгодным ценам.

В чем отличие заказного письма от простого?

При отправке заказного письма, ему присваивается трек-номер, благодаря которому можно отслеживать вручение письма адресату. Это гарантия того, что письмо не потеряется. Чтобы получить подтверждение о доставке – дополнительно нужно заполнить и прикрепить уведомление о вручении. Оно может быть простым или заказным. Простое придет вам в почтовый ящик, заказное – в почтовый ящик придет уведомление, которое нужно будет забрать на почте с предъявлением паспорта.

Где находится заказное письмо – как отслеживать

Трек-номер указывается на чеке, который вам выдают на почте.

Это 14-значный номер, который нужно ввести в разделе Отслеживание на официальном сайте Почты России. Если вы зарегистрируетесь на сайте, то уведомления о перемещениях будут приходить на указанный вами e-mail-адрес.

В чем отличие ценного письма от заказного

Ценность отправления можно присвоить при отправке заказного письма. Если письмо потеряется – вы получите денежную компенсацию. Объявленная ценность – это обычно символическая плата в районе 100 рублей, но такие письма почта больше боится потерять. Вы так же сможете отслеживать перемещения по трек-номеру. Дополнительно придется заполнить опись вложения в 2х экземплярах. Письмо остается открытым, чтобы почтовый работник смог проверить количество документов, указанных в описи.

Читайте так же: Как заполнить опись и скачать бланк

Как отправить документы заказным письмом

Точно так же, как и обычным, но стоимость будет дороже. По желанию можно добавить к письму уведомление о вручении, которое должны заполнить вы и получатель. Отправление он получит после предъявления паспорта или доверенности.

Подпишите конверт, заполните информацию об отправителе и получателе, укажите индекс.
Вложите документы, заклейте конверт.
Отдайте письмо сотруднику почты, сообщив, что вы хотите отправить заказное письмо.
Дополнительно можно заполнить уведомление о вручении.
Приклейте уведомление к обратной стороне письма одной стороной. Вторую наклеит почтовый сотрудник после проставления отметок.

Как заполнить уведомление о вручении

Ниже представлен образец заполнения. На лицевой стороне указывается информация о вас — кому прислать уведомление. На оборотной стороне указывается информация о получателе заказного письма.

Лицевая сторона:

Обратная сторона:

Сколько стоит отправить заказное письмо почтой

Стоимость отправки зависит от веса и географии. Для документов из Санкт-Петербурга в Москву цена пересылки составит от 70 рублей. Подробнее в тарифах на сайте Почты России.

Как отправить заказное письмо в налоговую

Налоговую декларацию рекомендуется отправлять ценным письмом. Ценное письмо – это разновидность заказного письма с вложением, где описывается что именно и в каком количестве вы отправляете. Если у налоговой будут вопросы, где ваша декларация, то с помощью трек-номера и описи вы сможете доказать, что документы были отправлены.

Читайте так же: Как писать индекс

Как отправить декларацию заказным письмом

Подпишите конверт, заполните информацию об отправителе и получателе, укажите индекс.
Распечатайте Налоговую декларацию. Печатаются только заполненные листы, пустые вкладывать не нужно. Иногда прикладывается поясняющее сопроводительное письмо.
Сосчитайте количество листов всех документов. Например, 4 листа декларации + 1 лист сопроводительного письма. Всего 5 листов.
Заполните опись в 2х экземплярах, укажите количество документов и их ценность, поставьте подпись.
Вложите обе описи в конверт. Конверт не заклеиваете, оставьте открытым. Подпишите на конверте прописью сумму объявленной ценности.
Теперь можно идти на почту. Там сотрудник проверит содержание конверта, если все верно поставит печать и подпись на описи. Одну опись вложит в конверт, вторую – вернет вам.
После оплаты вы получите чек с номером для отслеживания письма.

Только при таком виде отправки вы сможете доказать, что действительно отправляли письмо.

Цена отправки ценного письма по Санкт-Петербургу в мае 2022 обошлась в 222 рубля.

Вы можете заказать услугу отправки заказного письма в компании ТОП Экспресс. Мы быстро и бережно доставим документы адресату.

Читать так же:

Источник

Как отправить заказное письмо по Почте России, как отправить с уведомлением

Достаточно часто в жизни людей возникают ситуации, вынуждающие их срочно отправлять заказные письма. Поэтому неудивительно, что люди хотят получить исчерпывающую информацию в отношении того, как происходит отправка их заказных писем по Почте России.

Ввиду такой ситуации нужно разобраться во всех нюансах оформления такого письма, а также в том, какие документы нужно предъявить почтовому оператору отправителю и адресату. Все это поможет исключить вероятность возникновения проблем при отправке и получении заказных отправлений.

Заказное письмо: определение и суть

Заказным письмом является такое почтовое отправление, которое имеет присвоенный идентификационный номер. Используя его, клиенты почты могут самостоятельно отслеживать местонахождение отправления через главный веб-сайт Почты России. На всех этапах перемещения подобной корреспонденции система оператора связи проводит идентификацию писем с внесением актуальной информации о месте их нахождения в единую электронную информационную базу, что дает возможность знать, когда послание прибудет по адресу конечного отделения.

Такая заказная почтовая корреспонденция доставляется получателю с вручением лично в руки. При этом получатель должен предъявить сотруднику оператора связи паспорт для идентификации своей личности, а также заполнить ведомость для подтверждения факта получения конверта с пересылаемым известием или документацией. Если же получателя не будет дома, то сотрудник почтовой организации оставит в ящике для почты официальное уведомление о том, что адресованное ему и оформленное на его имя письмо прибыло в отделение почты. В случае развития событий по такому направлению, получателю придется самостоятельно отправиться в отделение почтового оператора с паспортом или другим подтверждающим личность документом для получения отправления. Необходимость в удостоверении личности адресата обоснована действующим порядком на Почте России.

Также нужно отметить, что перед тем, как отослать заказное известие, нужно помнить о том, что существует два вида таких писем: простые и первого класса. Отправления, принадлежащие к первому классу, пересылаются по территории РФ с помощью авиационных перевозок, поэтому они приходят по адресу адресата в течение нескольких дней. При этом для того, чтобы отправить письмо с уведомлением о вручении первым классом, придется хорошенько переплатить.

Правила отправки заказных писем Почтой России

Важно понимать, что посылать такие письма можно только при соблюдении определенных правил и ограничений, действующих в отношении такой корреспонденции. Поэтому отправления, которые не соответствуют действующим требованиям почты, отправляться не будут.

На сегодняшний день в отношении писем с извещением действуют следующие правила:

минимальные габариты: 110×220 миллиметров (формат евроконверта) или 114×162 миллиметра (формат C6);
максимальные габариты: 229×324 миллиметра (формат C4);
предельный вес: по территории России – 100 г, а для посылок за границу – 2 кг.

Важно! Всегда нужно правильно заполнять сопроводительную документацию, а также вписываться в действующие ограничения, ведь в противном случае, сотрудник почты откажет клиенту в возможности пересылки.

Алгоритм действий для отправки заказного письма по России

Желающие написать и отправить заказное послание должны действовать согласно следующему алгоритму:

для начала нужно купить конверт подходящего формата с указанием на нем адреса отправителя и лица, выступающего в качестве адресата такой корреспонденции. Конверт нужного формата можно без проблем приобрести в любом отделении Почты России;
после этого конверт с вложенным письмом нужно передать сотруднику почтовой службы с уведомлением его о необходимости отправки такого письма с уведомлением получателя.

При этом оформляться такое отправление будет при заполнении сопроводительной документации. Для того чтобы правильно составить такие документы, можно использовать образец, который всегда есть в отделении почтовой службы.

При этом клиенты могут выбрать ряд дополнительных услуг, применяемых в отношении писем с уведомлением:

пересылка отправителю извещения о вручении. В этом случае отправитель получит документ, подтверждающий факт вручения письма получателю;
извещение о факте прибытия письменного послания в почтовое отделение в виде SMS-сообщения;
направлять получателю послания с помощью авиапересылки, что существенно ускорит процесс его доставки.

Писать письма и отправлять их с уведомлением адресату очень удобно, так как это почти полностью исключает вероятность утери отправления.

Как отправить заказное письмо за границу

Для отправки за границу письма с извещением рекомендуется следовать следующей инструкции:

для начала нужно собрать все бумаги, которые необходимо отправить. При этом рекомендуется написать сопроводительное письмо для того, чтобы получатель смог самостоятельно перепроверить то, что все документы остались на месте;
после этого нужно заклеить конверт. При отсутствии конверта нужного формата его можно приобрести непосредственно в почтовом отделении;
дальше необходимо на конверте написать адрес отправителя и получателя. При этом за малую плату сотрудник почты может самостоятельно правильно заполнить адреса латинскими буквами, что регламентировано правилами международных пересылок. Важно помнить, что в некоторых странах правила заполнения информации на конвертах могут отличаться;

далее нужно отдать сотруднику почтовой службы заклеенный конверт с указанными адресами, и обязательно указав при этом, что отправка конверта должна осуществляться с уведомлением адресата;
после этого нужно заплатить почтовый сбор и забрать чек, в котором будет указан трек-номер для отслеживания местонахождения корреспонденции.

Перед посещением почтового отделения рекомендуется ознакомиться с его рабочим временем, так как в выходные и праздничные дни Почта России может не работать.

Отправка заказного письма от юридического лица

Процесс отправки юридическим лицом почтовой корреспонденции с извещением для получателя ничем не отличается от аналогичной процедуры, проводимой физ. лицами.

Фактически единственным отличием является необходимость предоставления заверенной доверенности представителем юр. лица. Также в строке адреса отправителя нужно указывать фактическое место регистрации юридического лица.

Стоимость отправки

Итоговая стоимость отправки заказной корреспонденции будет зависеть от типа отправления и вида используемой пересылки. Получить более подробную информацию о действующих тарифах можно на официальном веб-сайте Почты Россия.

Также существует возможность использования универсального тарифного калькулятора, расположенного на одной из страниц официального сайта отечественного почтового оператора.

Срок доставки письма

Длительность осуществления доставки прямо зависит от дальности расположения конечного адресата. По этой причине сложно самостоятельно подсчитать сроки прибытия письма. Для того чтобы уточнить приблизительные сроки прибытия письма с уведомлением по адресу адресата, рекомендуется обратиться к работнику почтового отделения, который сможет подсчитать длительность осуществления доставки, исходя из всех имеющихся сопутствующих факторов.

Получение уведомления о доставке письма

Получать подобные отправления можно только при условии предоставления документа, подтверждающего личность получателя (паспорт или водительское удостоверение), а также при условии заполнения бланка уведомления о вручении заказной корреспонденции.

В этот бланк нужно вписать следующую информацию:

тип отправления, а также категорию, к которой оно относится;
адрес получателя, а также ФИО получателя уведомления о факте вручения письма.

С обратной стороны такого бланка нужно указать следующую информацию:

тип отправления, а также категорию, к которой оно относится;
адрес и ФИО лица, выступающего в качестве конечного адресата.

Пересылка корреспонденции заказным посланием с последующей отправкой уведомления отправителю о факте передачи отправления является гарантией того, что подобное письмо не будет утеряно почтой, а также того, что оно попадет в руки нужному человеку.

Фактически единственным недостатком такого способа пересылки писем является то, что он не бесплатный, но за удобство нужно платить.

источник

Источник

Отправить документы с уведомлением. Заказное письмо с уведомлением. Форма и вид претензии

Несмотря на стремительную интернетизацию, некоторые письма, как и прежде, требуют почтовой пересылки. Зачастую документы и различные важные бумаги нуждаются в особо бережном обращении. Чтобы обезопасить свое послание от случайной потери в пути к абоненту, используйте заказные письма. Если правильно оформить такое письмо, можно не сомневаться, что оно дойдет до места назначения.

Отправляясь в почтовое отделение, не забудьте взять с собой паспорт, чтобы удостоверить личность перед сотрудниками почты. При этом не имеет значения, какое почтовое отделение вы выберите – по месту прописки или любое другое удобное для вас. Лучше всего, если вы отправите заказное письмо с Главпочтамта. Вся корреспонденция с районных почтовых отделений поступает именно сюда, далее она сортируется и отправляется. Придя сразу на Главпочтамт, вы сможете сэкономить время.
В почтовом отделении найдите специальное окно для отправки заказной корреспонденции. Для заказного письма вам выдадут специальный конверт нужного размера, но не более формата А4. Вы сможете выбрать один из трех видов конвертов – обычный из бумаги, из более плотной бумаги и почтовый пакет, который наиболее прочный и надежный. Имейте в виду, что вес вашего послания должен быть не более 100 граммов, иначе письмо будет переквалифицировано в бандероль.
Далее вы можете сделать опись вложения письма, если пожелаете. Это может иметь значение, если вы отправляете сразу несколько важных документов. Не стесняйтесь обратиться за подсказкой к сотруднику почты или же отдайте эти заботы ему, за дополнительную плату.

Скачать пример заполненной описи можно здесь

Внимательно заполняйте данные о получателе – адрес, индекс и фамилию. Особо скрупулезно подойдите к этому вопросу, если письмо отправляете за рубеж. В чужой стране могут быть другие правила оформления адреса. Если адрес на иностранном языке, внимательно и разборчиво вписывайте его, сотрудник отечественной почты вряд ли сможет проверить правильность их написания. Письмо с неразборчивым или некорректным адресом вам вернут.
Решите, понадобится ли вам уведомление о получении письма адресатом. Это может иметь значение, если вам важны дата и время вручения письма. После этого заполните регистрационную форму, где впишите выбранный вами вариант доставки.

Скачать бланк уведомления можно здесь .

Скачать пример заполненного уведомления можно здесь

После того как проверите адрес, качество упаковки письма, передайте его работнику почты. Ваше послание взвесят и выставят счет за услуги. Ваше письмо получит специальный идентификационный код, по которому можно будет отследить его в любом почтовом отделении страны, через которое оно будет проходить, пока не достигнет рук адресата.

Обратите внимание, запрещено посредством заказного письма пересылать деньги, кредитные карты и особо ценные документы. Такого рода ценности можно отправить службой экспресс-доставки, в примеру DHL.

Далеко не все знают, как отправить заказное письмо самостоятельно несмотря на то, что большинство хоть раз сами его получали.

Зря, ведь такой вид отправления позволяет убедиться, что оно дошло до адресата, в отличие от простого почтового отправления, дальнейшую судьбу которого отследить невозможно.

Почтовый калькулятор

Что такое заказное письмо

Это почтовое отправление, содержащее письменное обращение к получателю и характеризуется такими особенностями как:

наличие трек-номера, с помощью которого можно отследить доставку;
вручение получателю лично в руки либо другому лицу только при наличии доверенности.

Максимальный вес по РФ – 0.1 кг; за границу – 2 кг.

Среди заказных выделяют следующие разновидности: обычные, с уведомлением о вручении, с описью вложения.

Так как отправка платная, сделать это можно только на почте.

Сколько идет заказное письмо почтой России

Как долго идет данное отправление? Скорость доставки зависит от местоположения обеих сторон: отправителя и получателя.

Определить её можно с помощью почтового калькулятора, в котором помимо стоимости определяется максимальный срок доставки.

Для этого необходимо указать 2 адреса: откуда корреспонденция отправляется и куда она должна быть доставлена.

Возьмите на заметку:
если вы хотите уменьшить срок, лучше отправлять корреспонденцию в главпочтамте, чтобы не тратить время на доставку из районных отделений почты.

Сколько стоит заказное письмо

Стоимость напрямую связана с весом содержимого и тем, желаете ли вы воспользоваться дополнительными услугами, например, уведомлением о вручении или описью вложения.

Узнать стоимость отправки легко на официальном сайте Почты России, воспользовавшись почтовым калькулятором.

Для этого необходимо указать вес отправления, его тип и дополнительные услуги, которыми желаете воспользоваться. Итоговая стоимость высчитывается исходя из положений Приказа ФАС России от 20.02.2018 N 208/18.

Так, стоимость заказного письма, которое весит меньше 20 г, составляет 46 рублей. Кроме того, за каждые следующие 20 г (неважно, полные они или нет) к стоимости прибавляются 2.5 рубля.

Заказное письмо с описью вложения

Опись вложения является описанием содержимого почтового отправления. Поэтому, открыв конверт, адресат сразу может удостовериться, что ничего не было потеряно в процессе доставки.

В специальном бланке (форма 107) указываются отправителем перечень и количество отправляемых документов, бумаг или других предметов, а также по желанию их объявленная ценность.

Последнюю характеристику можно не заполнять, поставив прочерк. Бланк заполняется дважды: один экземпляр отправляется к получателю, второй остаётся заполнившему лицу.

Конверт предъявляется сотруднику почты незапечатанным. Работник сверяет содержимое с описью. Затем проставляет печать, индекс почтового отделения и свою подпись.

Адресат же может открыть его сразу после получения в почтовом отделении. Если чего-то из содержимого не будет хватать, следует сразу сообщить сотруднику почты. Тот составит акт для проведения расследования в течение не более чем 2-х месяцев.

По итогам расследования адресат может получить стоимость потерянных предметов, если была указана их цена.

Заказное письмо с уведомлением

Уведомление о вручении – документ, благодаря которому отправитель получает информацию о том, что его письмо дошло до адресата.

Работает система следующим образом: когда получателю вручается корреспонденция, отправителю сразу направляется уведомление о доставке.

Для этого надо заполнить бланк, который выдаётся в любом отделении. Он направляется по указанному адресу вместе с конвертом. Когда его вручат адресату, сотрудник заполнит пустые поля уведомления и направит его обратно отправителю.

Уведомление бывает 2-х видов: простое и заказное.
Простое сразу оставят в вашем почтовом ящике. О возвращении заказного уведомления в свою очередь придёт в почтовый ящик новое уведомление, забрать бланк обратно можно будет в своём отделении почты.

Простое уведомление стоит 22 рубля, заказное 52 рубля.

Как заполнить бланк уведомления о вручении

В качестве бланка используется форма 119. Он выдаётся бесплатно. Надо его просто попросить. Образец заполнения представлен ниже.

Заполняется бланк обязательно с обеих сторон: лицевой и обратной. На лицевой половине вносится информация о:

типе почтового отправления;
ФИО лица, которому должно быть вручено уведомление;
адресе этого лица;
виде уведомления.

На другой стороне надо написать:

ещё раз тип почтового отправления;
ФИО и адрес получателя.

Что может быть в заказном письме

Указанным способом отправляют любой документ, который обычно вручается лично получателю. Как правило, они приходят от государственных органов.

Например, из суда, ФНС, Пенсионного фонда, таможенных органов и др.

Также заказным письмом присылаются ответы на обращения в различные организации. Но, как уже понятно из статьи, его могут отправить с любой корреспонденцией обычные граждане.

Отправка заказных писем

Итак, вы решили воспользоваться описываемым способом отправки сообщений.

Рассмотрим пошагово порядок действий:

1. Определите, что хотите отправить. Выберите подходящий по размеру конверт, но не более 22,9 х 32,4 см.
2. Внесите в пустые поля все запрашиваемые данные об отправителе и получателе.

Полезный совет:
не забудьте указать индекс, чтобы письмо скорее дошло до места назначения. Узнать его можно у оператора почты либо в сети интернет на специальных сайтах, которые содержат информацию об улицах города и соответствующих им индексах.

Сообщите сотруднику почты, что собираетесь воспользоваться услугой отправки заказного письма. Купите необходимое число марок. Клеить на конверт их надо самому.
Получите чек. В чеке содержится специальный код, который помогает отслеживать на сайте местоположение вашего отправления. Например, AS710485047CN.
Если планируете отправить письмо с уведомлением, попросите у оператора бесплатный бланк. Заполните его, указав всю запрашиваемую информацию о себе и о том, кому отправляется конверт.

Заказное письмо 1 класса — срок доставки

Использование заказного письма первого класса ускоряет доставку за счёт отправки его авиапочтой.

Скорость увеличивается примерно на 27-30%.
В этом случае скорость также не зависит от сезонных ограничений.

Чтобы отправить сообщение таким способом, необходимо купить специальный конверт с жёлтой полосой на нём. Максимальный вес – 0.5 кг.

Сколько лежит заказное письмо на почте

Оно хранится в почтовом отделении 30 дней.
Срок хранения можно увеличить до 2 месяцев, дополнительно оплатив соответствующую услугу.

Когда срок истекает, письмо направляется обратно отправителю за его счёт.

Если отправитель также его не забирает, то оно вновь хранится в течение 30 дней. После этого срока считается невостребованным. Уничтожается через полгода с момента объявления невостребованным.

Извещение о заказном письме

Если почтальон не застаёт адресата лично, то он оставляет в почтовом ящике извещение. Теперь его надо получать в почтовом отделении.

Предварительно извещение следует правильно заполнить, внести о себе необходимые данные. Лучше всего сделать это дома в спокойной обстановке. С заполненной бумагой следует прийти в почтовое отделение.

Кроме того, предусмотрена возможность использования трек-номера вместо извещения. Достаточно сообщить номер работнику почты. В этом случае извещение выдается сотрудником и заполняется на месте.

Как получить заказное письмо на почте

Для получения письма на почте, необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность (обычно паспорт), а также оставленное почтальоном извещение либо трек-номер почтового отправления.

Как упоминалось ранее, получить конверт может не только адресат, но и его доверенное лицо.

В таком случае, помимо перечисленных документов, надо предъявить доверенность, удостоверенную нотариально или организацией, где доверитель работает или учится.

Чем отличается заказное письмо от ценного

Помимо заказных, почтой отправляют ценные письма. Оба вида относятся к регистрируемым почтовым отправлениям.

При выборе типа отправления с объявленной стоимостью обязательно составление описи вложенных предметов.

При этом отправитель самостоятельно оценивает стоимость вложений. В случае потери почта обязана возместить указанную стоимость.

Заказное допустимо отправить не указывая оценку стоимости вложений.

Каким письмом отправить документы по почте

Выбор типа почтового отправления зависит от цели и предметов, которые будут отправлены. А также хотите ли, чтобы его доставили быстрее или нет.

Если нужна гарантированная доставка документов лично в руки, выбирайте заказной вариант письма.
Воспользуйтесь такой дополнительной опцией, как уведомление о вручении, если хотите убедиться, что корреспонденция дошла до нужного лица.

Составление описи вложенных бумаг позволят получателю убедиться, что всё содержимое сохранилось в пути.

Если отправляете ценные документы, то выбирайте соответствующий вид отправления – с объявленной ценностью.

Таким образом, в почтовом отделении можно платно посылать почтовые отправления, которые отслеживаются с помощью трек-номера, затем вручаются лично адресату.

Стоимость и скорость их доставки можно рассчитать специальным почтовым калькулятором. Дополнительные опции помогают сократить риски, что ваше сообщение вовсе не будет доставлено или не будет доставлено в сохранности.

Часто мы сталкиваемся с необходимостью кого-либо уведомить: работодателя — об увольнении, продавца — о претензии к качеству товара, соседей — о продаже комнаты и во множестве других ситуаций. Когда речь идет о необходимости «уведомить письменно» следует знать, что это юридически значимое действие, имеющее соответствующие последствия.

Многие гражданские судебные процессы можно инициировать только после прохождения досудебного урегулирования. То есть необходимо доказать, что были предприняты попытки договориться до обращения в суд. А если вторая сторона отказывается идти на компромисс или вовсе игнорирует обращения? И в таких случаях закон разрешает обратиться в суд. Но обязательным условием принятия иска к рассмотрению является подтверждение того, что истец должным образом уведомил ответчика.

Способ избежать суда

Только ли для суда важно правильное письменное уведомление? Вовсе нет! Вы ведь не хотите судиться? Будьте уверены: тот, кого вам нужно уведомить — тоже. Получив от вас письменное уведомление, например, отправленное нотариусом (об этом ниже) он поймет, что вы:

готовы довести дело до суда;
достаточно юридически грамотны, чтобы отстоять в суде свои интересы.

А это — прямой путь к досудебному урегулированию ситуации.

Форма уведомления

Все уведомления, с которыми приходится иметь дело гражданам, можно условно разделить на:

уведомление различных государственных и муниципальных органов;
юридически значимые сообщения в гражданско-правовых отношениях.

При уведомлении гос. органов чаще всего используются формы, утвержденные различными подзаконными нормативными актами (административными регламентами, инструкциями, приказами, письмами различных министерств и ведомств).

В гражданско-правовых отношениях уведомления производятся, как правило, в свободной форме.

Иногда стороны договора, чтобы облегчить себе жизнь, делают формы наиболее важных извещений и уведомлений приложениями к заключаемому договору.

Способы уведомления

С 1 сентября 2013 г порядок передачи юридически значимых документов регулируется статьей 165.1 ГК РФ .
Называться «юридически значимый» документ может по-разному: претензия, требование, уведомление, заявление.
Утвержденное в законе правило их доведения до адресата довольно гибкое, в нем НЕ указаны:

обязательные способы доставки,
форма, в которой надлежит направлять соответствующий документ.

Но при этом закон гласит, что юридические последствия наступают с момента его доставки. Соответственно, в интересах отправителя уведомления передать его так, чтобы иметь на руках доказательства доставки адресату
. Тем более что при возникновении судебного спора доказывать факт уведомления должно будет именно он. Поэтому, если вы не хотите потом с помощью показаний свидетелей доказывать в суде, что — уведомляйте письменно
!

Оптимальные варианты письменного уведомления — те, которые позволяют доказать факт получения этого документа документально:

заказным письмом с уведомлением о вручении;
ценным письмом с описью и уведомлением о вручении.
курьерской службой;
вручение адресату лично.

Дата публикации:
24.03.2018

Заказное письмо – один из самых популярных видов писем, отправляемых на сегодняшний день Почтой России. Причины понятны: данное отправление является регистрируемым, ему присваивается почтовый идентификатор для отслеживания, предоставляется дополнительная услуга уведомления о вручении и главное – оно вручается лично в руки адресата под роспись. Но сколько стоит отправить заказное письмо почтой, в частности с уведомлением о вручении?

Как в случае и с другими видами письменной корреспонденции стоимость отправки заказного письма можно рассчитать исходя из его веса и тарифа Почты России. Стоит отметить, что предельный вес данного отправления равен 100 граммам. Пересылка бумажной продукции (фотографии, книги, документы) с большей массой возможна только с помощью бандероли или посылки.

Уведомление о вручении – является лишь дополнительной услугой, которой можно воспользоваться при отправлении письменной корреспонденции. То есть заказное письмо можно отправить как с уведомлением, так и без него. Подробнее об этой услуге, читайте в . Там же представлен образец заполнения бланка.

Уведомление о вручении в свою очередь бывает двух видов: заказное
и простое
. Отличие их только в том, что первое будет вручено лично в руки в отделении почтовой связи, а второе – почтальон кинет в почтовый ящик.

Как уже было отмечено выше, конечную цену отправки можно рассчитать самостоятельно, опираясь на приведенные выше данные и зная точный вес конверта вместе с его содержимым. Для примера вы хотите подсчитать, сколько стоит заказное письмо с простым уведомлением массой в 30-32 грамма:

50 руб за первые 20 г + 3 р. за последующие 20 г + 27,50 за уведомление = 80,50 рублей.

Оплачивая письменную корреспонденцию марками – можно сэкономить 20% стоимости. Наклеить их можно самостоятельно или попросить сотрудника почты. Но в последнем случае за услугу наклеивания нужно заплатить. Цена в разных регионах разная: в среднем 5-11 рублей. В свою очередь, услугу «уведомление о вручении» с 2019 года оплатить марками нельзя.

Сколько стоит заказное письмо с описью вложения?

Такого вида почтового отправления не существует! Опись вложения – это услуга, которая применяется только к письмам с объявленной ценностью. На ценное письмо распространяется другой тариф. С ним можно ознакомиться на этой сайта.

Простые письма бросаются в почтовый ящик, где они и ждут своего адресата. С заказными дело обстоит иначе. Чаще всего они несут в себе важную информацию, касающуюся взаимодействия гражданина с различными государственными органами, в том числе судами, налоговыми службами, а также банками, страховыми компаниями. Нередко бывают ситуации, когда адресат не может по каким-то обстоятельствам получить их, и тогда у него возникает вопрос, сколько на почте хранится заказное письмо.

Отличие простых от заказных отправлений

Для отправления простого письма или открытки необходимо купить и наклеить на конверт марку и отнести отправление в специальный почтовый ящик для исходящей почты. И приходит такая корреспонденция адресату тоже через личный почтовый ящик, в который её бросает работник почты.

Заказные же письма отправляются с уведомлением о вручении. Почтальон передаёт их получателям лично. Факт вручения удостоверяется отметкой о получении, удостоверенной личной подписью.

Получить такую корреспонденцию разрешается и доверенному лицу по доверенности.

Заказным отправлениям присваиваются трехзначные номера, по которым можно отслеживать их перемещение либо на сайте Почты России, либо обратившись в почтовое отделение.

Чётко определён лимит заказного письма по весу и размерам: вес не должен превышать ста грамм, габариты не должны быть более предельного размера, составляющего 229Х324 мм.

На конверте обязательно указываются полные адреса получателя и отправителя.

Заказная корреспонденция отправляется строго в отделениях почтовой связи и оплачивается в соответствии с утверждёнными тарифами.

Существует ещё такой тип почтовых отправлений, как ценное письмо с вложением. На документы, составляющие вложение, составляется опись.

Простые письма бросают в ящик адресату, а заказные вручают лично в руки

Порядок получения заказной корреспонденции

Как только заказное письмо попадает на почту, адресату направляется извещение. Если в обозначенный в нём срок получатель не является за конвертом, то по истечении пяти суток он уведомляется повторно — лично и под подпись.

В случае если получатель принял уведомление, о чём свидетельствует его подпись, но за корреспонденцией не явился, то с него взимается плата за нахождение письма на почте сверх установленного лимита. Если и в этом случае адресат не получил его, то оно подлежит хранению в течение месяца.

Срок хранения на почте

Со дня поступления письма хранятся на почте в течение 30 суток. Адресат может продлить срок хранения регистрируемых отправлений (заказные и ценные) на срок до двух месяцев на основании письменного заявления.

Хранение судебных писем

Судебные отправления — это письма и бандероли, которые направляют суды и прокуратуры. Такие отправления содержат постановления, определения, решения судов и повестки.

Конверты таких отправлений проштамповываются и сопровождаются уведомлением о вручении.

Судебные письма получаются лично под подпись. Однако, если отсутствует возможность получения лично, то в случае доставки корреспонденции на дом любой совершеннолетний член семьи получателя правомочен его принять. Это объясняется необходимостью срочного уведомления адресата о решении суда или о его явке на судебное заседание. Поэтому и хранится судебная корреспонденция меньшее количество времени. Ведь вручённое после даты определения суда оно теряет свою актуальность.

Судебные письма хранятся не более семи календарных дней, а после отправляются обратно и подшиваются в дело. При этом отправитель не несёт расходы на повторную отправку.

Обычные отправления можно бросить в ящик почты, а заказные отправляются в отделениях почтовой службы

Истечение сроков хранения

По окончании срока хранения заказные и ценные письма посылают отправителю, который должен оплатить пересылку, и только тогда он сможет забрать свою корреспонденцию. Невостребованная корреспонденция уничтожается после 6 месяцев хранения.

Если вдруг адресат не смог в установленный срок получить заказное письмо, то необходимо обратится по месту его отправления в обозначенные полгода.

Заказные письма редко теряются и чаще всего находят своих получателей.

Сколько времени будут вас ждать простые открытки и письма: они не возвращаются отправителю и утилизируются по истечении 6 месяцев.

Нормативными документами предусмотрен порядок продления хранения на основании заявления получателя.

Нормативная база работы почты

Это, прежде всего, Гражданский кодекс РФ, Федеральные Законы: «О почтовой связи» и «О защите прав потребителей», а также собственная нормативная база Почты России.

При возникновении спорных ситуаций и видимых нарушений со стороны сотрудников почтовой службы надо помнить, что внутренняя нормативная база не должна противоречить требованиям ГК РФ и федеральных законов. И, соответственно, отсылка к нормам, прописанным во внутренних правилах, нарушающих права граждан и требования законодательства, неправомерна.

Полезно также знать и правила хранения на почте и получения и , но это уже другой разговор.

Что будет, если не получить судебное письмо. Видео

Источник

Официальное письмо – это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк официального письма .docСкачать образец официального письма .doc

Чем отличается официальное письмо от обычного

Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:

одно из основных заключается в том, что официальное письмо всегда содержит в себе полные реквизиты отправителя, а также данные о получателе;
письмо также обязательно должно быть подписано конкретным человеком;
при наличии печати у отправителя — проштамповано.

Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус.

Подробнее о реквизитах

Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:

наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
адрес (юридический и почтовый);
номер контактного телефона, номер факса и индекс;
на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
номер исходящего послания и дата его составления;
если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.

Типы информационных писем

Информационные письма могут быть самыми различными:

гарантийными;
рекомендательными;
сопроводительными;
подтверждающими;
рекламационными;
инструкционными;
извещательными;
пригласительными и т.д.

То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам. Главное условие — их соответствие определенным критериям.

При этом следует иметь в виду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название.

Общие требования ко всем письмам

При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.

Чего следует избегать

К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные. В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику. Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений. Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.

Как сформировать официальное письмо

Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.

Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

наименование организации-отправителя;
адрес организации;
контактный телефон (для связи);
должность и ФИО ее представителя;
суть послания;
подпись отправителя.

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.

Как доставить письмо до адресата

Отправлять официальные письма можно разными способами:

Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).
Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.

Источник

Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).

Что отличает современную интенсивно развивающуюся организацию от других – это постоянное совершенствование своей деятельности, и речь идет не только об оптимизации производственных процессов, но и направлений, обслуживающих основную деятельность. Мы наблюдаем повсеместное внедрение электронного документооборота в управленческой деятельности, бухгалтерском и кадровом учете, хозяйственной деятельности.

Понятно, что внедрение электронного документооборота – это обычное дело уже для многих организаций и не является чем-то особенно инновационным. Мы создаем проекты документов, осуществляем их движение, подписание, регистрацию, оперативное хранение в СЭД в электронном виде, но, как только дело доходит до отправки документа посредством почтовой связи, традиционно возвращаемся к бумажному носителю. Парадоксально, но факт! Все действия с проектом документа мы произвели в электронной форме, а в результате вынуждены распечатать, подписать, зарегистрировать и отправить почтовой связью документ на бумажном носителе.

Рынок услуг почтовой связи тоже не стоит на месте и следует общей заданной в нашей стране тенденции развития цифровых услуг и электронных сервисов. К таковым можно отнести и сервис АО «Почта России» «Электронное заказное письмо»¹. Его суть – организация взаимодействия с гражданами и организациями в электронном виде. Основное условие перехода на получение писем в электронном виде – гражданин или организация осуществляют настройку онлайн-доставки писем в личном кабинете на Портале государственных услуг², в результате чего получают электронные почтовые отправления в личный кабинет:

на Портале госуслуг и
на сайте «Почты России».

Таким образом, отправитель, используя сервис ЭЗП, формирует почтовое отправление исключительно в электронном виде. Если гражданин или организация не зарегистрированы на Портале госуслуг и не осуществляли настройку онлайн-доставки писем, почтовое отправление готовится к отправке и направляется отделением почтовой связи на бумажном носителе на почтовый адрес гражданина или организации «традиционным способом» (см. Схему 1).

Сервис ЭЗП является услугой почтового сервиса и регламентируется федеральным законодательством о связи и подзаконными актами Российской Федерации. Региональные почтовые отделения – филиалы АО «Почта России», являясь операторами связи, при использовании Сервиса ЭЗП обеспечивают тайну связи в соответствии со ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», как и при пересылке почтовых отправлений на бумажном носителе.

С чего следует начать

Сервис ЭЗП был предложен нам региональным отделением почтовой связи в 2019 году. До внедрения Сервиса ЭЗП Отделением ПФР по Тверской области³ совместно с региональным отделением почтовой связи было проведено тестирование сервиса, которое заняло не более 1,5 месяцев. После получения успешных результатов тестирования мы приступили к внедрению, которое осуществлялось поэтапно в формате проектной деятельности. Был разработан план проекта, который реализовывала проектная команда. Именно проектная деятельность позволила оценить все плюсы и минусы внедрения сервиса, необходимые потребности в ресурсах, а также возможные риски. В проектную команду входили работники службы ДОУ, информационных технологий.

С чего следует начать использование Сервиса ЭЗП? Как правило, региональные отделения почтовой связи широко рекламируют и продвигают свои сервисы среди контрагентов, однако, если такого предложения вашей организации еще не поступило, можете проявить инициативу, обратившись к менеджерам по продажам почтовых услуг. С порядком использования Сервиса ЭЗП можно так же ознакомиться на сайте АО «Почта России».

Для внедрения Сервиса ЭЗП рекомендуем вам, исходя из собственного опыта, осуществить следующие мероприятия:

Определить видовой состав документов и их объемы, которые можно будет направлять посредством Сервиса ЭЗП.
Заключить контракт (договор) с региональным отделением почтовой связи на оказание услуг по приему, обработке и доставке почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа.
Определить форматы взаимодействия с региональным отделением почтовой связи.
Определить внутренний порядок работы по отправке документов посредством сервиса.

Реализация каждого из перечисленных мероприятий требует решения ряда задач, от которых и будет зависеть успешность и полученный эффект от использования Сервиса ЭЗП.

Определение видового состава и объема документов, направляемых как электронные письма через «Почту России»

Для определения видового состава документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, следует проанализировать все виды документов, которые создаются в организации и направляются традиционной почтовой связью. Необходимо изучить и технические требования, предъявляемые к электронной почтовой отправке, которые в т.ч. содержатся в техническом задании к государственному контракту.

Для старта внедрения сервиса ЭЗП в августе 2019 года Отделением ПФР был выбран документ-ответ на обращение гражданина в соответствии с нормами Федерального закона № 59-ФЗ⁴. В год в органах ПФР по нашей области в целом оборот таких документов составляет около 10 тысяч единиц. Объем стартовой отправки составил 500 документов – ответов на обращения граждан.

В 2020 году в целях развития Сервиса ЭЗП помимо Отделения ПФР, к электронной почтовой отправке документов были подключены подведомственные Отделению ПФР органы в городах и районах Тверской области. Расширили видовой состав документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, увеличили объемы отправки путем частичной централизации бюджетных средств на уровне Отделения ПФР, выделенных подведомственным органам ПФР. Таким образом, посредством Сервиса ЭЗП органами ПФР стали направляться гражданам письма о ходе или о результатах предоставленных государственных услуг и письма информационного характера.

В продолжение развития использования Сервиса ЭЗП в 2020 году Отделение ПФР провело тестирование и организовало работу по направлению электронных документов организациям.

При определении видового состава документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, следует учесть, что пересылке подлежат только внутренние почтовые отправления в пределах Российской Федерации в виде простого или заказного письма, что тоже прописывается в условиях государственного контракта.

Резюмируем вышесказанное. К видовому составу документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, мы в итоге отнесли:

письма информационного характера;
ответы на обращения граждан;
уведомления граждан, организаций;
документы, содержащие ход или результат предоставления государственных и муниципальных услуг;
отраслевые документы, образующиеся в результате профессиональной деятельности организации.

Адресатами электронных документов, как и при отправке документов традиционной почтовой связью, у нас теперь выступают:

как физические лица (граждане),
так и юридические лица (организации различной формы собственности).

Электронное письмо может быть в виде:

простого и
заказного отправления.

Объемы документов, направляемых электронной почтовой связью, напрямую зависят от количества этих документов в организации, а также от готовности самой организации к формированию электронных почтовых отправлений. Начните с небольшого объема одного вида документа, оцените преимущества такой отправки, после чего вы спокойнее и увереннее сможете увеличивать видовой состав и объемы отправки. Не следует полностью отказываться от традиционной почты и переходить только на Сервис ЭЗП, напомним, что существуют ограничения по техническим характеристикам направляемых посредством Сервиса ЭЗП документов, т.е. не все документы можно направить с использованием сервиса, кроме того, никто не отменял возможные технические сбои и регламентные работы.

Кстати, Сервис ЭЗП имеет высокую пропускную способность, что позволяет осуществлять отправку электронных документов до 200 000 единиц в день, что немаловажно для определения объемов отправки.

Заключение государственного контракта с отделением почтовой связи

Для осуществления отправки электронных документов посредством Сервиса ЭЗП «Почта России» предлагает к заключению типовой контракт (договор), содержащий традиционную часть (предмет контракта, права, обязанности, ответственность сторон, порядок расчета и т.д.), а также техническое задание, которое раскрывает особенности взаимодействия сторон, в частности технологии электронной почтовой отправки. Отправка электронных писем не допускается в рамках государственного контракта на комплексное почтовое обслуживание ввиду особенности почтовой услуги.

Если считаете нужным скорректировать, дополнить предложенные в типовом контракте формулировки, всегда можно выйти с соответствующим предложением на руководство почтового отделения, обосновав свои правки. Такие особенности, как правило, возникают у государственных и муниципальных учреждений, которые действуют в рамках Федерального закона № 44-ФЗ⁵ и подзаконных актов по осуществлению закупок. В условиях типового государственного контракта перечисляется нормативная база, в соответствии с которой предоставляется электронная почтовая услуга, в т.ч. в сфере защиты персональных данных и соблюдения тайны переписки.

Некоторые сложности могут возникнуть при указании цены контракта, которая является твердой на протяжении всего срока действия контракта (но при этом к ней есть «плавающая» скидка, зависящая от процента писем, доставленных электронно, – о ней подробнее расскажем далее). Любая организация (государственная, муниципальная или частная) планирует бюджет на очередной финансовый год, в т.ч. на услуги почтовой связи. Для распределения средств по видам почтовой отправки следует провести тщательный анализ видов отправляемых документов. Традиционно организации пользуются двумя видами услуг, которые позволяют осуществить отправку бумажного почтового отправления:

с использованием самостоятельного франкирования⁶ конвертов либо франкирования отделением почтовой связи;
с использованием государственных знаков почтовой оплаты (марок) либо маркированных конвертов.

Таким образом, организация может планировать еще один вид почтовой услуги – пересылка почтовых отправлений в форме электронного документа. Для этого из выделенных на определенный финансовый год бюджетных средств на пересылку бумажных почтовых отправлений следует «забрать» часть средств на пересылку документов в электронной форме.

Так, например, для распределения лимитов бюджетных средств на услуги традиционной почтовой связи и отправку посредством Сервиса ЭЗП в Отделении ПФР был подготовлен подробный расчет в разрезе структурных подразделений. Для понимания ситуации отметим, что у нас в Отделении ПФР по Тверской области более 75 структурных подразделений – исполнителей документов, которые впоследствии должны быть направлены почтовой связью. Кстати, такой подход позволяет не только запланировать близкую к реальности потребность по отправке документов, но и установить конкретные видовые составы направляемых почтой документов по подразделениям. Подразделения представляют для расчета:

примерное количество почтовых отправлений по каждому виду отправляемого документа;
среднее количество листов документа.

Для расчета используем:

общий объем финансирования на почтовые услуги на конкретный финансовый год;
текущие почтовые тарифы;
средний вес каждого вида документа (зависит от количества листов и плотности бумаги).

Осуществляем математический расчет путем заданных формул в файле Microsoft Excel, в результате чего получаем лимиты отправки по каждому подразделению в количественном и денежном выражении. По разным блокам разносим виды отправляемой корреспонденции:

универсальные и
электронные документы.

В Примере 1 показан расчет стоимости по видам почтовой отправки.На отдельных листах экселевского файла мы:

сначала вводим почтовые тарифы;
потом при помощи формул рассчитываем затраты;
а на последнем листе сравниваем планируемые затраты на почтовые услуги с имеющимся бюджетом.

Пример 1. Расчет затрат на почтовые услуги

На чем экономим?

В Примере 1 показана ситуация, когда плановые затраты на год оказываются больше бюджета, заложенного на очередной финансовый год, и это несмотря на экономию из-за отправки части корреспонденции через Сервис ЭЗП, тарифы которого постоянны. В нашем варианте техзадания к контракту они не повышаются, т.к. установлен лимит не более 4 страниц для каждого исходного отправляемого документа, т.е. не более 2 листов после распечатки, на 3-м листе наносится адресный блок, поэтому тарифы на отправления по Сервису ЭЗП у нас «твердые» (см. комментарий со «*» к первой таблице в Примере 1).

Проблема плановой нехватки средств решается следующим образом:

можно пропорционально по всем подразделениям снизить расходы, а также
учесть скидку «Почты России» по факту доставки документа электронно посредством Сервиса ЭЗП;
кроме того, изымаются расходы на изготовление бумажных документов и их упаковку, доставку.

В Примере 1 мы сделали расчет для организации с объемом отправки в год 15 790 почтовых отправлений, чтобы показать саму логику вычислений. Но у нас эти объемы гораздо выше. А процент отправлений, которые у «Почты России» фактически получается передать адресатам электронным способом (из тех, что были отправлены через Сервис ЭЗП), у каждой организации-отправителя свой. Скидка «Почты России» всегда составляет 50% от начальной стоимости почтового отправления при факте его доставки электронно.

В нашем Отделении ПФР процент документов доставляемых электронно от общего количества направленных посредством Сервиса ЭЗП электронных документов составляет 5–6% по году. Общее количество почтовых отправлений, направляемых посредством Сервиса ЭЗП – более 90 000 в год, экономия от общего количества отправлений у нас составляет около 800 000 рублей в год. И вот из чего эта экономия складывается:

на почтовые услуги скидка 50%, за те письма, которые фактически получилось доставить полностью электронным способом;
а также отсутствуют затраты, свойственные бумажной корреспонденции:
- за франкирование почтовым отделением,
- на бумагу для печати документов,
- на конверты,
- на картриджи для принтеров,
- экспедиционная обработка корреспонденции (оплата труда людей, которые распечатывают, запаковывают, отвозят корреспонденцию на почту, автотранспортные услуги).

Достигнутую экономию в Отделении ПФР служба ДОУ рассчитывает ежеквартально, что позволяет контролировать расходы и своевременно корректировать виды и количество направляемых документов. Рассчитаем полученный эффект от экономии прямых затрат, исходя из данных Примера 1:

Продолжение Примера 1

Таким образом, мы получаем цену 2 контрактов:

на универсальные почтовые услуги и
на пересылку почтовых отправлений через Сервис ЭЗП.

Формат взаимодействия организации с отделением почтовой связи

В типовом государственном контракте «Почта России» предлагает 3 вида взаимодействия с организацией-отправителем для пересылки почтовых отправлений в форме электронного документа:

посредством Личного кабинета на сайте АО «Почта России»,
с использованием защищенных каналов связи,
с использованием Системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Мы выбрали взаимодействие с региональным почтовым отделением с использованием защищенного канала связи – программного обеспечения ViPNet Client «Деловая почта»⁷.

При заключении с региональным почтовым отделением государственного контракта сторонами заполняется и подписывается анкета, которая содержит информацию об ответственных лицах сторон по администрированию сервиса, а также о технических характеристиках защищенных каналов связи. На основании этой анкеты сторонами осуществляется настройка каналов связи.

Выбор того или иного способа взаимодействия с отделением почтовой связи, полагаем, напрямую зависит от объема направляемых через Сервис ЭЗП документов, а также от количества работников, осуществляющих подготовку и отправку электронных писем.

Далее могу описать наш опыт – по осуществлению электронной почтовой отправки с использованием ПО ViPNet.

Организация работы по отправке электронных документов через сервис «Почты России»

Порядок работы по отправке почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП следует утвердить приказом руководителя, который обязателен для исполнения всеми работниками, участвующими в этом процессе. Образец его оформления показан в Примере 2.

На Схеме 1 показана технология отправки электронных почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП, по которой мы работаем.

Для начала рекомендуем определить работников организации:

отвечающих за администрирование Сервиса ЭЗП (организационные вопросы, функциональное сопровождение);
отвечающих за техническое администрирование;
исполнителей, готовящих проекты документов в нужном формате;
исполнителей, готовящих реестры отправки в установленном формате и отвечающих за отправку на сервер отделения почтовой связи.

Схема 1. Технология отправки электронных почтовых отправлений посредством Сервиса «Электронное заказное письмо»

Пример 2. Приказ об утверждении Порядка подготовки и пересылки электронных отправлений посредством сервиса «Почты России»

Функциональное администрирование должно осуществляться службой ДОУ, которая является ответственной за организацию отправки документов почтовой связью. В Отделении ПФР ответственным является руководитель службы ДОУ.

Техническое администрирование, как правило, осуществляется службой информационных технологий.

Исполнителями, готовящими проекты документов в нужном формате, потенциально являются все работники организации, чьи подготовленные документы подлежат отправке посредством Сервиса ЭЗП. Подготовка таких документов мало чем отличается от обычной технологии подготовки исходящих документов, за исключением некоторых особенностей. Однако эти особенности применяются в случае, если используемые вами системы электронного документооборота или иные программные комплексы не позволяют:

визуализировать встроенную усиленную квалифицированную электронную подпись⁸ и регистрационные данные документа,
после чего пакетно выгрузить электронный документ с визуализацией всех значимых реквизитов и открепленной УКЭП,
который впоследствии можно направлять по Сервису ЭЗП.

Итак, в этом «особенном» случае:

для подготовки проекта документа используется бланк документа с заранее воспроизведенным штампом УКЭП подписанта в форматах Microsoft Word или Excel;
регистрационные сведения документа следует указать в электронном проекте документа до подписания УКЭП подписантом для получения визуальной целостности документа (таким образом, используется обратный порядок движения проекта документа: сначала регистрация, потом подписание);
после того как в электронном документе указали все реквизиты, документ сохраняется в формате PDF и
подписывается УКЭП.

Все действия производятся исключительно в электронном виде.

Исполнителями, которые готовят реестры почтовых отправлений в установленном «Почтой России» формате, как правило, являются работники службы ДОУ, непосредственно осуществляющие почтовую отправку. Однако в Отделении ПФР в условиях сложной структуры организации и особенностей распределения обязанностей исполнителями по подготовке реестров являются функциональные подразделения, которые готовят проекты электронных писем. Кроме того, в связи с большими объемами документов, образующимися в Отделении ПФР в ходе или результате предоставления госуслуг, были разработаны программные комплексы, позволяющие осуществлять выгрузки из информационных систем ПФР для пакетного формирования документов и реестров отправки.

Теперь детальнее рассмотрим порядок подготовки документа к отправке посредством Сервиса ЭЗП.

Во-первых, электронный документ, подлежащий отправке посредством Сервиса ЭЗП, должен иметь следующие характеристики:

формат файла PDF (.pdf). Текст документа готовится с помощью текстовых и табличных редакторов (MS Word, MS Excel). После окончательной готовности документа с помощью команды «Сохранить как» выбирается формат файла PDF (.pdf);
объем документа не более 3 страниц исходного текста (может быть больше в зависимости от технического задания и возможностей регионального почтового отделения);
размер файла не более 1 Мб (а лучше 700 Кб);
формат А4 (210 × 297 мм).

Во-вторых, пересылаемый электронный документ в формате файла PDF (.pdf) должен иметь следующие реквизиты:

регистрационный номер документа (при наличии регистрации);
регистрационная дата документа (обязательна);
штамп УКЭП, который оформляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016⁹ и содержит следующую информацию: наименование должности и Ф.И.О. подписанта, номер сертификата электронной подписи, срок действия сертификата электронной подписи.

В-третьих, на отправляемые электронные документы составляется реестр отправки отдельный для каждого вида отправки в формате Microsoft Excel:

реестр отправки простых почтовых отправлений физическим лицам;
реестр отправки заказных почтовых отправлений физическим лицам;
реестр отправки простых почтовых отправлений юридическим лицам;
реестр отправки заказных почтовых отправлений юридическим лицам.

Реестры – это таблицы с полями, обязательными для заполнения (см. Пример 9).

Пример 3. Фрагмент о заполнении полей реестров из Порядка подготовки и пересылки почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП в Отделении ПФР по Тверской области

Реестры для физических и юридических лиц отличаются полями «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» (для физических лиц) и полями «Наименование», «ИНН» (для юридических лиц) соответственно. Остальные поля одинаковые.

Поле «Фамилия». Фамилия указывается прописными буквами либо строчными с заглавной буквой, например, ФАМИЛИЯ или Фамилия.
Поле «Имя». Имя указывается в том же стиле, что и Фамилия – прописными буквами либо строчными с заглавной буквой.
Поле «Отчество». Отчество указывается в том же стиле, что и Имя – прописными буквами либо строчными с заглавной буквой.
Поле «СНИЛС» может не заполняться (если СНИЛС гражданина нет в распоряжении организации).
Поле «Наименование». Указывается официальное полное либо сокращенное наименование юридического лица, например: общество с ограниченной ответственностью «Северное сияние» или ООО «Северное сияние».
Поле «ИНН». Указывается идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) юридического лица. Может не указываться при отсутствии ИНН юридического лица.
Поле «Адрес». Указывается через запятую строго в порядке: почтовый индекс, область, город либо другой населенный пункт, улица (проспект, проезд и т.д.), номер дома, номер корпуса, номер квартиры. Например: 170100, Тверская область, Калининский район, д. Буйново, ул. Лесная, д. 11. В Реестре указываются почтовые адреса, установленные в целях почтовой связи. Проверка почтовых адресов производится через сервис ГИС ПА с использованием базы ЦХДПА (база адресов обслуживания «Почты России») по ссылке https://www.pochta.ru/post-index.
Поле «Имя файла PDF». Указывается имя файла, которое должно строго соответствовать фактическому наименованию файла с учетом пробелов, заглавных букв, знаков препинания. В имени файла PDF указывается расширение файла .pdf. Например: при наименовании файла «Фамилия ИО» в реестре указывается наименование файла «Фамилия ИО.pdf».

Важно! При отправке простых почтовых отправлений реестр должен иметь определенное наименование файла с учетом нижних подчеркиваний, заглавных букв и знаков препинания.

Пример 4. Наименование реестра простых электронных писем

ЭПП_ФЛ_11_29-09-2022_1 или ЭПП_ЮЛ_11_29-09-2022_1, где:

ЭПП – электронные простые письма,
ФЛ – физические лица,
ЮЛ – юридические лица,
11 – код структурного подразделения организации,
29-09-2022 – дата формирования реестра,
1 – номер реестра на указанную дату (последующие реестры в эту дату будут 2, потом 3, 4 и т.п.).

При отправке заказных почтовых отправлений реестр должен иметь точно такую же структуру наименования, только меняется первая аббревиатура с «ЭПП» на «ЭЗП»:

Пример 5. Наименование реестра заказных электронных писем

ЭЗП_ФЛ_13_28-09-2022_1 или ЗП_ЮЛ_13_28-09-2022_1

Так как в наименовании файла реестра указывается номер структурного подразделения, необходимо вести перечень подразделений, участвующих в отправке электронных документов, с указанием их кодов, которые можно взять из существующей кодировки подразделений в организации (например, из номенклатуры дел) либо ввести независимую кодировку (см. Пример 6).

Такой подход крайне важно применять:

если организация крупная, в структуре которой более 10 подразделений;
если в отправке по Сервису ЭЗП участвуют 2 и более подразделения.

Пример 6. Специальная кодировка подразделений для изготовления реестров отправлений через «Почту России»

В-четвертых, подготовленные электронные документы в формате PDF подписываются УКЭП уполномоченного должностного лица. Сертификат подписи должен быть действующим. Подписание УКЭП осуществляется программными средствами с настройкой функции «Использовать прикрепленную подпись». По результатам подписания документа образуется файл подписи в формате SIG (.sig).

Итак, выполнены все операции по подготовке электронных документов, реестров отправки, а также файлов электронной подписи.

Теперь формируем пакет документов для отправки (см. Пример 7), который состоит:

из электронных документов – файлы формата PDF (.pdf);
файлы подписи УКЭП в формате SIG (.sig) к каждому документу формата PDF;
реестр отправки в формате Excel (.xls), см. Пример 8.

Пример 7. Состав архивированной папки (пакета документов)

Пример 8. Реестр отправки писем через Сервис ЭЗП – данные отправителя ООО «Северное сияние» (в формате Excel)

Пример 9. Реестр отправки писем через Сервис ЭЗП структурным подразделением ООО «Северное сияние» 11 – Служба ДОУ по состоянию на 30.09.2022 14:35:03 с ответом от «Почты России» (в формате Excel)

Пакет документов архивируется в формате .zip, этот архив тоже должен иметь определенное наименование:

Пример 10. Рекомендуемое наименование архивированного файла с пакетом документов

05_29.09.2022_1.zip, где:

05 – код структурного подразделения,
29.09.2022 – дата формирования реестра,
1 – номер реестра на указанную дату.

Заархивированный пакет документов направляется по защищенному каналу связи VipNet Client на абонентский пункт регионального почтового отделения.

Информация об отправке документов «Почтой России» приходит в виде таблицы в формате .xls приблизительно через 15-30 минут после направления Вами пакета документов и состоит из 2 частей (см. Пример 9):

информация из реестра отправки вашей организации,
информация «Почты России» о факте отправки: ШПИ или уникальный идентификационный номер, дата и время отправки, вид отправки (электронно или на бумажном носителе).

В случае невозможности отправки какого-либо документа его строка подсвечивается красным цветом и добавляется краткое описание причины, например:

закончился выделенный диапазон ШПИ (для заказных писем, дополнительно выделяется по запросу организации, направленному в свободной форме в региональное почтовое отделение);
невалидный адрес – то есть некорректно указан адрес;
не найден файл PDF или SIG – означает, что почтовый сервер не обнаружил указанный в вашем реестре файл;
формат таблицы или файла не соответствует установленным форматам – означает, что нарушен порядок формирования таблицы реестра, где запрещается в рамках позиции одного почтового отправления переходить на другую строку, удалять или добавлять столбцы, или файл имеет нестандартный размер. Необходимо формировать реестры строго по установленным формам, а файл PDF должен быть формата А4.

Полученный от «Почты России» отчет об отправке (Пример 9) организация-отправитель может использовать в качестве первичного учетного документа в бухгалтерии.

Кроме того, трек-номер (ШПИ) присваивается каждому заказному почтовому отправлению независимо от способа доставки: электронно или на бумажном носителе. По нему можно отслеживать получение письма адресатом на сайте «Почты России».

* * *

Сервис «Электронное заказное письмо» «Почты России», несомненно, выведет вашу организацию на новый уровень взаимодействия не только с почтовым отделением, но и с гражданами, и организациями. Заманчиво звучит получаемый экономический эффект, когда расходы организации на почтовые услуги и расходные материалы для печати документов могут быть снижены.

Это надежная электронная почтовая услуга, позволяющая организовать дистанционный способ отправки документов «без контакта» с почтовыми отделениями. Кстати, в период действия ограничительных мер, связанных с распространением коронавирусной инфекции, в то время, когда почтовые отделения не работали, Отделение ПФР бесперебойно осуществляло отправку документов посредством Сервиса ЭЗП.

Его актуальность однозначно будет возрастать – все больше и больше граждан и организаций выбирают электронные способы взаимодействия, в т.ч. электронную форму получения писем. Так что при больших объемах электронной переписки в организации стоит задуматься об освоении этого сервиса.

Источник

В этом материале я раскрою следующие темы:

для чего вообще нужна претензия;
как правильно лично вручить претензию/заявление;
что делать если претензию отказываются принимать;
как отправить претензию по почте с оформлением описи вложения;
в каких случаях можно обратиться по электронной почте;
правила офомления электронного письма при при отправке претензии.

Вручение претензии не является обязательным.

ОДНАКО если ваше требование останется неудовлетворенным, вы будете вынуждены обратиться к продавцу официально — письменно.

Поэтому, чтобы не затягивать время — готовьте претензию заранее!

Как правильно подать претензию

Вручая претензию следуйте следущим правилам:

ПРАВИЛО № 1

Претензия составляется в двух экземплярах: один для продавца, второй для вас.

ПРАВИЛО № 2

Подтвердите получение продавцом претензии. Для этого он должен расписаться на вашем экземпляре, поставив дату и подпись.

ПРАВИЛО № 3

При отказе продавца принимать претензию затребуйте Книгу отзывов и предложений (Книга Жалоб). Новыми Правилами продажи товаров Книга жалоб отменена и не обязательна для продавцов, однако исполнители, выполняющие работы или оказывающие услуги Книгу отзывов и предложения иметь обязаны (п. 3 Правил бытового обслуживания населения в РФ). См. Пример записи в Книге отзывов и предложений.

ПРАВИЛО № 4

Продублируйте текст претензии в Книге отзывов и предложения и сфотографируйте запись, а также титульный лист Книги с наименованием организации. Если текст заявления объемный, укажите причину обращения, добавив, что доводы подробно изложены в претензии, переданной сотруднику, выдавшему Книгу.

ПРАВИЛО № 5

Если в процессе вручения претензии с вами присутствует свидетель (родственник, друг, пр.), то в случае отказа продавцом в принятии претензии свидетель делает следующую запись на обоих экземплярах претензии: «Второй экземпляр настоящей претензии вручен сотруднику (наименование продавца) в моем присутствии, который отказался ставить отметку о принятии«.

ПРАВИЛО № 6

Если продавец отказывается принимать претензию, отправьте ее почтой России с уведомлением и описью вложения по всем адресам продавца (иного лица, которому направляется претензия), которые Вам известны по правилам, изложенным ниже.

ПРАВИЛО № 7

Отправьте претензию по электронной почте продавца/исполнителя, если она известна, следуя правилам, изложенным ниже.

Что делать, если предлагают заполнить свой формуляр, бланк претензии

Случается, что продавец или исполнитель отказывается принимать заранее подготовленную претензию. При этом он выдает бланк, который предлагает заполнить.

В этом случае вы заполняете «шапку» в бланке продавца, а в основном поле указываете, что «отказываетесь от исполнения договора № (просите веднуть деньги за товар) и дата по доводам, изложенным в претензии от Дата, прилагаемом к данному обращению».

Как отправить претензию по Почтой России

ШАГ 1: Распечатайте претензию и подпишите ее. Сформируйте приложение (при необходимости) и прикрепите к претензии.

ШАГ 2: Положите претензию в конверт, не запечатывая его.

ШАГ 3: Заполните уведомление о вручении.

ШАГ 4: Заполните Опись вложения в письмо.

Правила заполнения Описи вложения в письмо

Возьмите 2 бланка Описи в почтовом отделении или скачайте бланк по этой ссылке
Заполните оба бланка согласно примеру, приведенному ниже. Заполнение возможно как от руки, так и в печатном виде. Оба бланка заполняются одинаково.

ВАЖНО! Заполняя графу «Наименование предметов» укажите подробное описание вложения. Не будет считаться информативным написание просто «Претензия». Правильнее будет указать, например, «Претензия ФИО об отказе от исполнения договора № дата».

Оцените вложение. Не стоит указывать большие суммы — оцените документ в 1 рубль. Если во вложении несколько документов, допускается указание цены десятичными дробями. Например, 2 вложения на общую сумму в 1 рубль по 0,5 и 0,5.
Подпишите Опись вложения в письмо.

ШАГ 5: Передайте сотруднику Почты России незапечатанный конверт с двумя бланками Описи и уведомлением о вручении. Оформив почтовое отправление, сотрудник Почты ставит печать на обоих бланках Описи, после чего кладет один бланк в конверт, запечатывает его, приклеивает уведомление. Второй экземпляр Описи вместе с квитанцией возвращается вам.

ВАЖНО! Сохраните Опись вложения в письмо и квитанцию об отправке почтового отправления. Также по номеру почтового идентификатора (РПО) вы можете отслеживать получение письма адресатом, не дожидаясь возврата уведомления о вручении.

Образец заполнения Описи вложения в письмо

Как отправить электронное заказное письмо Почтой России

Этот вариант подходит для досудебных претензий/заявлений и позволяет сократить сроки рассмотрения заявления, минуя время на пробег почтовых отправлений.

Для его реализации потребуются две вещи:

Скачать приложение «Почта России», зарегистрироваться
Синхронизировать аккаунт с аккаунтом на Госуслугах

Также необходимо, чтобы наш адресат также был зарегистрирован в этом приложениии. Об этом мы узнаем при попытке отправить письмо, как я покажу ниже.

Синхронизация с Госуслугами позволяет идентфицировать вас, как отправителя письма. Авторизация через Госуслуги дает простую цифровую подпись.

Итак, после того как мы скачали приложение и синхронизировали его с аккаунтом на Госуслугах переходим к отправке самого письма.

ШАГ 1: Выбрать «Отправка» и нажать на «Письмо»

ШАГ 2: Поле «фамилия, имя, отчество», а также ваш адрес уже будут заполнены. Необходимо указать адресата.

В соответствующем поле следует начать вводить ИНН, ОГРН или наименование лица, кому отправляем заявление. При этом внизу выпадает список организаций, из которых нужно выбрать нужную.

ШАГ 3: Нажмите на «Добавить файл» и выбирите нужный файл для отправки: это может быть фото или скан претензии/завления и приложений в формате PDF JPEG (лимит вложения и количество файлов указаны в разделе «Добавить файл»)

ИТОГ: В результате мы имеем письмо, отправленное электронно, доставку и получение которого отслеживаем здесь же в приложении.

Обратите внимание на сроки: письмо вручено в тот же день, когда было отправлено.

Можно ли отправить претензию по электронной почте

Переписка с продавцом (исполнителем) по электронной почте возможна и даже будет принята судом в качестве доказательства в следующих случаях:

В разделе «Реквизиты» заключенного с продавцом/исполнителем договора указаны адреса электронной почты сторон — вашей и продавца. Если письмо будет отправлено с другой электронной почты или без согласования адресов в договоре, получение такого письма можно оспорить — просто не признать заинтересованной стороной.
Если приобретен товар дистанционным способом и адрес электронной почты указан на сайте продавца. Продавец должен довести до потребителя информацию о форме и способах направления претензий. В случае если такая информация продавцом не представлена, потребитель вправе направить претензию в любой форме и любым способом (п. 21 Правил продажи товаров).
Если продавец (исполнитель) ответил на ваше электронное письмо. Ответ на электронное письмо с вложенной претензией подтверждает факт получения самой претензии. Чтобы этот факт нельзя было оспорить, следуйте правилам оформления электронного письма, изложенным ниже.

Как отправить претензию по электронной почте

ПРАВИЛО № 1

Распечатайте претензию, подпишите ее, сфотографируйте или отсканируйте.

ПРАВИЛО № 2

Укажите тему письма. Например, «Заявление ФИО об отказе от исполнения договора № дата».

ПРАВИЛО № 3

Продублируйте текст Заявления в теле электронного письма, скопировав его из написанной претензии (сопроводительное письмо).

ПРАВИЛО № 4

Прикрепите в качестве вложенного файла фото или скан подписанной Претензии.

ПРАВИЛО № 5

Отправьте электронное письмо по известному адресу электронной почты.

ОШИБКИ В ОФОРМЛЕНИИ ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА

Отсутствие Темы письма;
Отправка только вложенного файла без сопроводительного письма;
Название вложенного файла не позволяет установить содержание (например, вместо «Претензия» — «111»).

Как НЕ НАДО оформлять электронное письмо

Вот пример оформления электронного письма, которое можно оспорить, не признать (см. изображение ниже). Что не так:

невозможно установить ни адресата, ни адресанта;
неинформативный заголовок: непонятно, что за претензия, по какому вопросу она предъявляется;
отсутствие сопроводительного текста;
название вложенного файла не дает понятия, что в нем (в суде адресат может сказать, что это просто спам, и он его не проверял).

Почему это ошибка?

Представьте, что на это письмо адресат отвечает. Например, «рассмотрев ваше обращение принято решение отказать». Представьте эту цепочку сообщений. На ЧТО получен ответ? На некое обезличенное и неинформативное письмо.

Как установить, с каким требованием вы обратились? Как доказать, что обратились именно вы, а не иное лицо? Ответ — никак.

В результате таких ошибок вы лишаетесь:

неустойки за нарушение сроков удовлетворения вашего требования (невозможно доказать, что требование было предъявлено);
штрафа за отказ в досудебном порядке удовлетворить требование (отсутствие заявленного требования).

Наконец, вы теряете время и вынуждены повторно обращаться с претензией, но уже правильно.

Образец правильного заполнения электронного письма

При отправке претензии электронным письмом я рекомендую продублировать текст претензии, направляемой вложенным файлом, также и в теле электронного письма.

Это поможет нам установить, с чем именно вы обратились к адресату в случае, если он ответит на письмо (текст будет виден в цепочке сообщений).

Нужна ли претензия

Обращаясь к продавцу устно, Вы можете получить отказ. В результате Вы будете вынуждены возвратиться домой и только тогда начнете составлять претензию. Вы потеряете драгоценное время, а для некоторых категорий товаров и случаев срок предъявления претензии имеет существенное значение.
Обращаясь к продавцу без претензии, Вы не сможете доказать, какое именно требование Вы заявили. Дело в том, что для разных требований установлены определенные сроки исполнения. Отказывая вам, продавец может сказать, что Вы такого требования не заявляли. В результате Вы опять теряете время.
За нарушение сроков удовлетворения претензии законодательством о защите прав потребителей предусмотрена неустойка! Не предъявив письменной претензии продавцу, Вы лишили себя и «бонусных» денег, поскольку не сможете доказать дату обращения к продавцу, необходимую для расчета неустойки. Предъявив претензию позже, Вы опять же потеряете в деньгах.
Если продавец отказывается принять претензию, ее необходимо отправить по почте – так Вы зафиксируете дату отправления претензии. Это может быть особенно важно, если Вы посылаете претензию по почте в последний день, когда по закону вправе предъявить требование. Квитанцию об отправке почтовой корреспонденции необходимо сохранить. Письмо обязательно следует отправлять с уведомлением – так Вы узнаете, когда продавец получил Ваше письмо и сможете рассчитать нарушил ли он сроки, данные ему Законом «О защите прав потребителей» на ответ и начать расчет неустойки.

Прежде чем предъявить претензию проверьте, является ли Ваш продавец действующим юридическим лицом, не находится ли он в процессе реорганизации или ликвидации! Для этого ознакомьтесь с содержанием стать «Как проверить продавца».

Я очень надеюсь, что Вам пригодятся эти советы и Вы ими воспользуетесь. Эти советы сложились в результате моей многолетней практики по защите прав потребителей на основани проб и ошибок. Экономьте свои время и деньги — не создавайте своих ошибок. Каким бы простым Ваш случай Вам не казался, не поленитесь — напишите претензию и вручите ее по всем правилам.

ОБРАЗЦЫ ПРЕТЕНЗИЙ

Юрист по защите прав потребителей

Ксения Русинова

Источник