Как написать запрос на коммерческое предложение на английском

Одной из особенностей бизнеса с иностранными партнерами является ведение деловой переписки с ними.

Правильно составленное письмо поможет создать хорошее впечатление и продвинуть ваши отношения с иностранным партнером, поэтому важно знать основные правила деловой переписки.

Скрыть содержание

• Что это такое?
• Что внутри?

Содержание     Стандартные фразы     Пример    

• Куда отправляется?
• Инструкция по составлению

Что это такое?

Письмо-запрос (letter of inquiry) – это одна из разновидностей деловых писем. Запрос отправляется, когда возникает необходимость получить более подробную информацию о продукции или услуге.

Что внутри?

Содержание

1. Официальное обращение: Dear Sirs, если имя не известно, либо Dear Mr./Mrs…, если вы знаете имя получателя. Так же возможно использовать фразу To Whom It May Concern (тем, кого это касается), если адресат не известен.
2. Представьте себя и свою компанию: I represent the company… from Saint-Petersburg, Russia. We specialize in…./ We are interested in…
3. Укажите, каким образом вы получили информацию о компании: With reference to information in…/ You were recommended to us by…/ I get acquainted with your products during the exhibition…
4. Изложите причину запроса: Could you please advise…/ We kindly ask you to send us the information about…
5. Дополнительные вопросы по теме, если есть: Please also advise…/ Please send us also information about…
6. В конце письма используйте стандартную фразу: Thank you in advance for your reply./ Thank you for your prompt reply.
7. Подпись: Kind regards, … (далее ваше имя на английском, должность).

Стандартные фразы

Dear Sirs (Уважаемые Господа).

Dear Mr./Mrs (Уважаемый Господин/Госпожа).

To Whom It May Concern (тем, кого это касается).

I represent the company… (Я представляю компанию…).

We specialize in …. (Мы специализируемся на …).

We are interested in … (Мы заинтересованы в ….).

We are a Russian company which deal with…

(Мы российская компания, которая занимается…).

With reference to your advertisement in…(Относительно вашей рекламы в…).

I received the information about your products from my collegue… (Я получил информацию о вашей продукции от моего коллеги…).

I found the information about your company in… (Я нашел информацию о вашей компании в…).

I get acquainted with your products during the exhibition… (Я познакомился с вашей продукцией во время выставки).

We kindly ask you to advise… (Просим сообщить о…).

Could you please provide us information about… (Просим направить информацию о…).

Please send us information about price and dispatch time… (Просим направить информацию о цене и сроках поставки…).

Please do not hesitate to contact us … (Не стесняйтесь обращаться к нам …).

If any questions please do not hesitate to contact us. (Если у вас возникнут какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам).

We would be happy to supply you with any required information. (Мы будем рады предоставить Вам любую необходимую информацию).

Thank you in advance for your help (Спасибо заранее за вашу помощь).

Thank you for your prompt reply (Спасибо за ваш быстрый ответ).

We look forward to hearing from you soon (Мы с нетерпением ждем вашего скорого ответа).

Kind regards (С уважением).

Yours sincerely (Искренне ваш).

Скачать образец письма запроса на английском языке с переводом

Пример

Ниже представлен пример письма-запроса на английском языке с переводом:

Dear Sirs,

I represent the company NTС Ltd. from Saint-Petersburg, Russia. We specialize in production of power transformers and looking for new suppliers of materials for our plant. I found the information about your company and its products during the exhibition CWIEME in Berlin.

We kindly ask you to send us your catalogue and price list.

Thank you in advance for your reply.

Kind regards,

Maria Makarova Supply specialist

Уважаемые господа!

Я представляю компанию ООО «НТЦ» из Санкт-Петербурга, Россия. Мы специализируемся на изготовлении силовых трансформаторов и ищем поставщиков материалов для нашего завода. Я нашла информацию о вашей компании и продукции на выставке CWIEME в Берлине.

Просим выслать нам ваш каталог и прайс лист.

Заранее спасибо за ваш ответ.

С уважением, Мария Макарова

Специалист по закупкам

Куда отправляется?

Письмо направляется на общий электронный адрес компании, если имя получателя не известно, либо конкретному адресату. В первом случае на получение ответа уйдет больше времени, так как письмо будет пересылаться между должностными лицами от секретаря к руководителю, далее к исполнителю. А более детально о том, как составить ответ на запрос, читайте в этом материале.

Инструкция по составлению

Прежде всего убедитесь, что правильно пишете имя получателя, а так же его пол и положение (Mr/Ms/Mrs). Письмо должно быть лаконичным, написано официальным языком, иметь логическую последовательность и лишено эмоциональной окрашенности. Предложения строятся короткие и ясные. Перепишите любые предложения, которые можно понять двусмысленно.

Важно! При составлении запроса на английском, как и любого делового письма необходимо помнить, что в каждом языке есть свои стандарты и правила, не пытайтесь дословно перевести с русского на английский.

Как правильно написать деловое письмо на английском языке можно узнать из видео:

Подробнее о том, как правильно написать запрос о предоставлении информации на русском языке, читайте тут.

Рекомендуем сохранять письма, полученные вами от иностранных партнеров и выписывать из них стандартные фразы, чтобы использовать их в своих письмах. Это поможет избежать недопонимания с вашими партнерами.

Правильно составленный запрос поможет получить преимущество при дальнейших переговорах, в дальнейшем установить партнерские отношения с иностранной компанией.

Образцы писем с коммерческим предложением на английском языке

На этой страничке вас ждут 5 образцов писем-предложений (commercial offer) на английском языке, с переводом на русский язык.

---

Все о деловых письмах на английском и их типах

---

Полезные фразы для деловой переписки

---

Письмо 1

Mr Loius Mann

General Manager

Soft Plus

4567 Golden Street

Fresno, California

StanleyCo Ltd

9034 Cooper Street

Fresno, California

USA, 90345

October 30, 2009

Dear Sirs,

Our company Soft Plus is quite new in the region, it was established last year, but in spite of this we have already proved to be professionals and have a number of good reviews. We offer qualified services in software maintenance at reasonable prices. This month we have a special offer for you and your office equipment with a good discount. For more information you may call 555-55-55.

With respect,

Loius Mann,

General Manager

Перевод:

От: г-н Луи Манн, генеральный директор Софт Плюс

4567 Голден стрит, Фресно, Калифорния

Кому: СтенлиКо Лтд

9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния, США 90345

30 октября 2009 года

Уважаемые господа

Наша компания «Софт Плюс» существует не так давно, она была основана в прошлом году, но не смотря на это мы уже зарекомендовали себя как профессионалы и имеем ряд хороших отзывов. Мы предлагаем квалифицированные услуги по обслуживанию программного обеспечения по разумным ценам. В этом месяце у нас есть для Вас и Вашего офиса особое предложение с хорошей скидкой. Для получения дополнительной информации звоните по телефону 555-55-55.

С уважением,

Луи Манн,

Генеральный директор

Письмо 2

Mr Jonatan Swift

PR Manager

FunOrg

4567 Bowery Street

New York, NY

HR Manager

StanleyCo Ltd

9034 Cooper Street

Fresno, California

USA, 90345

June 30, 2005

Dear HR manager,

Would you like to organize a day off for your employees within corporate culture? Our company may help you to increase the engagement of the staff by creating a simple family day-off! Competitions, contests, quizzes – all sorts of stuff for good time-spending with families and colleagues!  Call us right now to reserve a date – 678-702.

With respect,

Mr Jonatan Swift

PR Manager

Перевод:

От: г-н Джонатан Свифт, менеджер по связям с общественностью ФанОрг

4567 Боуэри стрит, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк

Кому: менеджеру по работе с персоналом, СтенлиКо Лтд

9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния, США 90345

30 июня 2005 года

Уважаемый менеджер по работе с персоналом

Хотели бы Вы организовать день отдыха для Ваших сотрудников в рамках корпоративной культуры? Наша компания может помочь Вам повысить степень вовлеченности вашего персонала, просто подарив им семейный выходной! Соревнования, конкурсы, викторины – любые развлечения для хорошего времяпрепровождения с семьей и коллегами! Звоните нам прямо сейчас, чтобы записаться на свободный день – 678-702.

С уважением,

Джонатан Свифт,

Менеджер по связям с общественностью

Письмо 3

Mr Jim Ferry

4567 Levy Street

New York, NY

Mr Sam Adrean

9034 West Street

New York, NY

USA, 90345

August 01, 2015

Dear Mr Adrean

I know that recently you have opened a shop in our town. And I also know that you do not have any internet page of your shop. That is why I would like to offer you to create such a page. Nowadays lots of people prefer to make purchases sitting at home so business in internet is becoming more and more  popular and the page of your shop in internet can become very profitable and help you earn more money.  If you are interested in my offer I would discuss the details with great pleasure.

With respect,

Mr Jim Ferry

Перевод:

От: г-н Джим Ферри

4567 Леви стрит, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк

Кому: г-ну Сэму Адриану

9034 Уэст стрит, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк, США 90345

01 августа 2015 года

Уважаемый г-н Адриан

Я знаю, что недавно Вы открыли магазин в нашем городе. И я также знаю, что у вас нет интернет-странички Вашего магазина. Поэтому я хочу предложить Вам создать такую страничку. В настоящее время множество людей предпочитают делать покупки не выходя из дома, поэтому бизнес в интернете становится все более и более популярным, страничка Вашего магазина в интернете может стать очень прибыльной и поможет Вам заработать еще больше денег. Если вы заинтересованы в моем предложении, то я бы хотел обсудить с Вами детали с большим удовольствием.

С уважением,

Джим Ферри

Письмо 4

Mr Fred Johson

Sales Manager

4567 Marcony Street

Sacramento, CA

Sales Manager

Fulhom Boots

9034 East Street

Sacramento, CA

USA, 90345

December 01, 2001

Dear Sales Manager

Your company has been our customer for a long time. We appreciate your loyalty and thus would like to offer you our new product – electronic paper shredder. It is very easy in use and would become a very useful device in your office! If you place order before the end of this month you may get it with 50% discount.

We are looking forward to hearing from you,

Mr Fred Johson

Sales Manager

Перевод:

От: г-н Фред Джонсон, менеджер по продажам

4567 Маркони стрит, Сакраменто, штат Калифорния

Кому: менеджеру по продажам, Фулхом Бутс

9034 Ист стрит, Сакраменто, штат Калифорния, США 90345

01 декабря 2001 года

Уважаемый менеджер по продажам

Ваша компания является нашим клиентом уже много лет. Мы ценим Вашу верность и поэтому хотим предложить Вам наш новый продукт – электронный измельчитель бумаги. Он очень просто в использовании и станет очень полезным устройством в Вашем офисе! Если Вы сделаете заказ до конца этого месяца, то сможете получить скидку 50%.

Ждем Вашего ответа,

Фред Джонсон,

Менеджер по продажам

Письмо 5

Mr Dean Hipp

General Director

Roses For You

4567 Camino Street

San Diego, CA

Mrs Olga Linnet

Perfect Wedding

9034 South Street

San Diego, CA

USA, 90345

March 10, 2006

Dear Mrs Linnet

Your wedding agency is becoming more and more popular in our city. I would like to help you make it more attractive to the customers. I am the owner of rose gardens, we grow fine roses all the year round. Roses would become a very good decoration for all wedding ceremonies. The prices are reasonable and include the designer service. More information you may find in the brochure attached.

Kind regards,

Mr Dean Hipp

General Director

Перевод:

От: г-н Дин Хипп, генеральный директор

4567 Камино стрит, Сан Диего, штат Калифорния

Кому: г-же Линнет, Перфект Уеддинг

9034 Саус стрит, Сан Диего, штат Калифорния, США 90345

10 марта 2006 года

Уважаемая г-жа Линнет

Ваше свадебное агенство становится все более популярным в нашем городе. Я бы хотел помочь Вам сделать его еще более привлекательным для Ваших клиентов. Я являюсь владельцем розовых садов мы выращиваем розы круглый год. Розы станут хорошим украшением всех свадебных церемоний. У нас разумные цены, включающие в себя услуги дизайнера. Более подробную информацию Вы можете найти в приложенной брошюре.

С уважением,

Дин Хипп,

Генеральный директор

Особенности делового этикета предусматривают особые способы общения посредством корреспонденции, а именно – составление деловых писем для самых разных целей. Представляя ту или иную организацию, сотрудники или руководители общаются посредством business correspondence, договариваясь о сотрудничестве, высылая официальное приглашение, делая определенное заключение касательно того или иного вопроса и пр. Одними из популярных типов деловой переписки являются письмо запрос на английском языке, а также письмо просьба образец составления которых может быть разным, исходя из назначения запроса. Поэтому важно обратить подробное внимание на то, как написать письмо запрос в соответствии с общепринятыми правилами, а также на то, как написать письмо просьбу согласно деловому этикету.

Основные характеристики и отличия двух типов писем

Сама суть обоих видов деловых писем, рассматриваемых в статье, становится понятна из их названия: обращение с просьбой подразумевает прошение о помощи с какой-то конкретной целью. Запрос имеет несколько другое назначение и не имеет под собой контекста прошения, а является вполне прямым обращением с целью оказания определенной услуги.

Сходство этих двух видов деловых писем заключается в том, что они оба заключаются по определенным образцам с применением схожих бланков и шаблонов. Однако различия у них также имеются, и в них важно ориентироваться.

Характеристики письма-просьбы

Образец письма-просьбы подразумевает обращение за конкретной помощью и никогда не пишется в приказном тоне. Его суть – тактично обратиться к директору какого-либо структурного подразделения или ко всей организации в целом с целью попросить об оказании услуги. Для того чтобы понять, как правильно написать письмо-просьбу, следует ознакомиться со списком вариантов корреспонденции такого типа:

·      Просьба о встрече с определенным человеком или группой;
·      Просьба о пересылке определенного товара;
·      Просьба, нацеленная на отсрочку платежа;
·      Просьба о направлении конкретных людей для оказания помощи;
·      Частое явление – request letter о повторной отправке факса;
·      Просьба об услуге любого другого характера.

Для того чтобы составить просьбу в соответствии с правилами делового этикета, можно обратить внимание на ряд шаблонов – ключевых фраз, которые часто используются как основа составления request letter. При написании такого документа, как письмо просьба образец вводной фразы может быть следующим:

·      I should be grateful if you send us… – Я был бы признателен, если бы вы прислали нам…
·      It would be helpful if you could send us… – Это бы очень помогло, если бы вы могли прислать нам…
·      Do you think you could find time to… – Буду благодарен, если вы найдете время…
·      I’m writing to ask you for a favor… – Обращаясь к Вам с просьбой об одном одолжении…
·      Could you possibly write and tell me what your plans for… – Не могли бы вы сообщить мне, каковы Ваши планы на…

Образцы и примеры составления подобных просьб могут быть самыми разными, все зависит от типа letter of request. Вот шаблон подобного документа:

Характеристики письма-запроса

Основная суть inquiry letter, или письма-запроса – обращение к человеку или организации с целью получения определенной информации или услуги. Люди, которые обращаются в такого типа письмах, безусловно, вежливы, однако в их словах нет прошения, поскольку основная суть – запрос исходя из заранее определенной договоренности или в связи с обращением старшего к младшему по должности. Составление такого документа в некотором роде напоминает просьбу, однако, образцы документов о предоставлении определенных услуг менее учтивы и более конкретны в формулировках.

Для того чтобы составить письмо запрос о предоставлении информации образец особых клише можно использовать, изучив следующий список возможных шаблонов:

·      We suggest that you send us your price lists… – Просим Вас выслать Ваши прейскуранты…
·      We would like you to advise us of discounts and delivery time… – Просим сообщить о скидках и сроках поставок…
·      Could you give us some information about… – Не могли бы вы предоставить нам информацию о…
·      We are especially interested in… – Мы особенно заинтересовались…
·      Please, send us examples of… – Пожалуйста, вышлите нам образцы…
·      We would like to represent your products… – Мы хотели бы представлять вашу продукцию…

Специальный enquiry letter example можно подобрать как для обращения, так и для ответа. Письмо ответ на запрос о предоставлении информации также может содержать в себе некоторые шаблонные фразы. Для ответа можно использовать следующие конструкции на английском языке с переводом:

·      Kindly note that … – Пожалуйста, обратите внимание, что…
·      We have been informed that… – Нам сообщили, что…
·      I regret to inform you… – К сожалению, вынужден сообщить Вам…
·      We confirm that… – Мы подтверждаем, что…
·      We wish to draw your attention to… – Мы бы хотели обратить Ваше внимание на…
·      We draw your attention to the fact… – Мы обращаем Ваше внимание на тот факт…

Разновидности писем-запросов

Важно отметить и то, что существует несколько вариантов inquiry letters, и для каждого из них можно подобрать образец. Так, встречаются следующие типы:

·      Запрос информации, когда человек просит об услуге о содействии в решении вопроса и хочет, чтобы руководитель или другое ответственное лицо выслали соответствующие данные. Вот пример такого документа:

·      Запрос цен является еще одним типом inquiry letter. Образец такого документа может быть следующим:

·      письмо запрос коммерческого предложения, которое подразумевает обращение с целью взаимовыгодного сотрудничества, например, заключить договор о поставках, продаже и рекламе какого-нибудь товара. Вот как может выглядеть такое письмо:

Подводя итог

Все эти разновидности писем-просьб и документов-запросов весьма распространены в деловом языке, а шаблоны часто используются для ускорения написания, меняется лишь основополагающая информация. Если человек будет хорошо ориентироваться в разновидностях таких letters, его собеседник сможет получать текст с точными и детальными формулировками, полностью соответствующими конкретной теме по типу и назначению. Если эти правила соблюдаться не будут, велика вероятность, что собеседник откажется от сотрудничества или общения, удостоверившись в неграмотности отправителя. Поэтому следование определенным правилом является важным аспектом деловой переписки и должно соблюдаться вне зависимости от важности диалога и должности отправителя или получателя.

Вы заказываете товары в зарубежных интернет-магазинах или учите английский для работы? Тогда вам надо уметь писать формальные письма на английском языке. В этой статье мы расскажем вам, как писать письмо-запрос информации, ответ на него и письмо с предложениями решения проблемы на английском языке. Мы представим вам полезный набор фраз и примеры таких писем, чтобы вы смогли по ним составить собственное письмо.

Мы уже рассказывали о том, как писать другие виды формальных писем в статьях «Как писать письмо-просьбу и письмо-заявление на английском языке» и «Как писать письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке». А еще не забудьте почитать наше руководство о том, как писать email на английском языке.

Письмо-запрос информации на английском языке. Letter asking for information

Письмо-запрос информации отправляется в случае, если вам необходимо получить подробную информацию по интересующему вас вопросу.

В начале письма необходимо указать ваш адрес или адрес и название компании, которую вы представляете, а ниже — название и адрес компании, в которую вы обращаетесь. Далее следует изложение самого запроса с объяснением его причины. В конце письма стоит указать срок, к которому вы хотели бы получить ответ.

Письмо-запрос должно быть написано в вежливом тоне, чтобы побудить адресата к действиям. Также оно должно быть кратким и емким, чтобы адресат, прочитав ваше письмо, четко понял, что именно вам нужно.

Будьте особенно внимательны при написании вашей контактной информации (адрес, телефон), чтобы ответ своевременно дошел до вас.

Написать письмо-запрос вам помогут следующие фразы:

Фраза	Перевод
Приветствие
Dear Mr. Smith,	Уважаемый мистер Смит,
Dear Mrs./Ms. Smith,	Уважаемая миссис/мисс Смит,
Dear Sir/Madam,	Уважаемый(-ая) сэр/мадам,
Вступительные фразы
I am writing to inquire about…	Я пишу с вопросом о…
I am writing in connection with…	Я пишу в связи с…
Запрос требуемого
Could you possibly send…	Возможно, Вы могли бы прислать…
I would be grateful if you could…	Я был бы признателен, если бы Вы могли…
Would it be possible for you to tell/send me…	Не могли бы Вы сообщить/прислать мне…
I would appreciate some information about…	Я был бы благодарен за информацию о…
I would appreciate it if you sent me / if you could tell me…	Я был бы признателен, если бы Вы выслали мне / если бы Вы могли сообщить мне…
Дополнительные вопросы
Could you also please send me…	Не могли бы Вы также, пожалуйста, прислать мне…
Another matter I need information on is…	Также мне необходима информация касательно…
I would also like some information on…	Я бы также хотел узнать о…
Заключительные фразы
I look forward to your reply.	C нетерпением жду Вашего ответа.
I look forward to hearing from you.	C нетерпением жду Вашего ответа.
I look forward to hearing from you at your earliest convenience.	Жду Вашего ответа в кратчайшие сроки, если это возможно.
I would appreciate it if you could inform me as soon as possible.	Я бы был признателен, если бы Вы проинформировали меня как можно скорее.
Thank you in advance for your assistance.	Заранее благодарен за Ваше содействие.
Прощание
Yours sincerely, (your full name)	C уважением, (ваше имя и фамилия)
Yours faithfully, (your full name)	C уважением, (ваше имя и фамилия)

Пример письма-запроса информации:

Письмо-ответ на запрос информации на английском языке. Letter giving information

Такой вид письма является ответом на письмо-запрос информации. В начале письма-ответа стоит поблагодарить адресата за оказанное внимание. Письмо-ответ должно содержать всю информацию, которая была запрошена в письме-запросе. Ответ на каждый вопрос лучше писать в новом абзаце.

Предлагаем вам использовать следующие фразы при написании письма-ответа:

Фраза	Перевод
Приветствие
Dear Mr. Smith,	Уважаемый мистер Смит,
Dear Mrs./Ms. Smith,	Уважаемая миссис/мисс Смит,
Dear Sir/Madam,	Уважаемый(-ая) сэр/мадам,
Вступительные фразы
I am writing in reply to your letter asking for information about…; with regard to our telephone conversation concerning…; in connection with…; in response to your query/letter.	Я пишу в ответ на Ваш запрос информации о…; касательно нашего телефонного разговора о…; в связи с…; в ответ на Ваш запрос / Ваше письмо.
I am writing to inform you about / advise you on / let you know that…	Я пишу, чтобы сообщить Вам о / дать совет в отношении / уведомить о том, что…
I regret to inform you… / I feel obliged to inform you…	С сожалением сообщаю Вам… / Я вынужден Вам сообщить…
I feel delighted to inform you… / I would like to inform you…	С радостью сообщаю Вам… / Я бы хотел сообщить Вам…
I am writing (to you) on behalf of…	Я пишу (Вам) от имени…
I am writing (to you) in my capacity as…	Я пишу (Вам) в качестве…
Ответ на дополнительные вопросы
I would also like to inform you…	Я также хотел бы сообщить Вам о…
In answer to your question (enquiry) about…	Отвечая на Ваш вопрос…
Заключительные фразы
I hope I have been of some assistance to you.	Надеюсь, я был Вам полезен / я смог Вам помочь.
I hope that this information will be of some assistance to you.	Надеюсь, эта информация будет Вам полезна.
I hope I have answered all your questions.	Надеюсь, я ответил на все Ваши вопросы.
Please inform me if I can be of any further assistance.	Пожалуйста, сообщите, если я смогу еще чем-то Вам помочь.
Please do not hesitate to contact us should you require any further information.	Пожалуйста, обращайтесь к нам, если Вам понадобится дополнительная информация.
Прощание
Yours sincerely, (your full name)	C уважением, (ваше имя и фамилия)
Yours faithfully, (your full name)	C уважением, (ваше имя и фамилия)

Пример письма-ответа на запрос информации:

Письмо с предложениями (решения проблемы). Letter providing suggestions/solutions

В таких письмах обсуждается какая-либо проблема и ее причины, а также ожидаемый результат и последствия предлагаемого решения. Структура таких писем следующая:

• введение, в котором указывается проблема и причины ее возникновения;
• основная часть, состоящая из нескольких абзацев, каждый из которых содержит предлагаемое решение проблемы и ожидаемый результат/последствия;
• заключение, в котором подводится итог.

Следующие фразы помогут вам грамотно составить письмо с вашими предложениями решения проблем:

Фраза	Перевод
Приветствие
Dear Mr. Smith,	Уважаемый мистер Смит,
Dear Mrs./Ms. Smith,	Уважаемая миссис/мисс Смит,
Dear Sir/Madam,	Уважаемый(-ая) сэр/мадам,
Причина
To begin/start with…	Прежде всего, …
Because of / Owing to / Due to the fact that…	Из-за / Вследствие / В связи с тем, что…
For this reason…	По этой причине…
Результат/Последствия
This would…	Это бы…
Then…	Тогда…
Thus…	По этой причине / В связи с этим / Вследствие этого…
Therefore…	Вследствие этого…
As a result…	В результате…
By doing this, you/we would…	Сделав это, Вы/мы…
If …, the result would be…	Если бы …, то результат был бы…
The effect/consequences/result of … would be…	Эффект/Последствия/Результат … был бы…
In this way…	Таким образом…
As a consequence…	Как следствие…
Consequently…	Следовательно…
Ваши предложения
A useful suggestion would be to…	Полезным предложением могло бы быть…
Another solution would be…	Это можно было бы решить путем…
Steps/Measures should be taken in order to solve / deal with…	Шаги/Меры должны быть предприняты, чтобы решить / справиться с…
Another way to … is / would be to…	Другим способом … является / было бы…
The situation could be improved if/by…	Ситуацию можно было бы улучшить если/путем…
It would be a good idea if/to…	Хорошей идеей было бы, (если)…
It would help if you/we…	Помогло бы, если бы Вы/мы…
Заключительные фразы
All in all, …	Подводя итог изложенному выше, …
To sum up, …	Обобщая изложенное выше, …
All things considered, …	Учитывая все обстоятельства, …
Прощание
Yours sincerely, (your full name)	C уважением, (ваше имя и фамилия)
Yours faithfully, (your full name)	C уважением, (ваше имя и фамилия)

Пример письма с предложениями решения проблемы:

Теперь благодаря нашим шаблонам вы сможете составить собственное формальное письмо и не будете бояться писать на английском языке. Желаем успешной переписки!

Мы составили для вас документ, в котором собраны фразы для написания рассмотренных писем.

Скачать список фраз по теме «Как писать письмо-запрос информации, ответ на него и письмо с предложением решения проблемы» (*.pdf, 268 Кб)

В английском языке существует несколько разновидностей деловых писем (business letters). Среди них сопроводительное письмо (Covering Letter), благодарственное письмо (Thank-You Letter), письмо-предложение (Offer), письмо-заказ (Letter of Order), письмо для подтверждения заказа (Letter of Acknowledgement / Confirmation), письмо для отклонения заказа (Refusal of Orders), письмо-напоминание об оплате (Reminder Letter), письмо-рекламация (Letter of Complaint / Claim Letter) и другие.

В этой статье мы поговорим о том, как составлять письмо-запрос на английском языке (Inquiry / Enquiry Letter). К этому письму мы обращаемся в том случае, если хотим получить более точную информацию о каких-нибудь товарах (goods); узнать, есть ли они в наличии в той или иной компании (availability of goods). Письмо-запрос на английском языке отправляется в случае, если компания хочет уточнить время и сроки поставки продукции (delivery dates); ознакомиться с условиями поставки (terms), скидками (discounts), способами доставки и т.д. Стоимость того или иного товара (prices of goods), а также перечень товаров, представленный в каталоге (catalogue), тоже можно узнать с помощью письма-запроса на английском языке.

Как писать письмо-запрос на английском языке

Прежде всего, постарайтесь, чтобы ваше письмо было кратким, лаконичным, но в тоже время точно излагающим суть запроса. Так вы поможете компании, к которой обращаетесь, более оперативно ответить на ваш запрос. Безусловно, в начале письма должны быть представлены название и адрес вашей компании, и затем название компании, в которую вы отправляете ваше письмо-запрос на английском языке. Далее следует официальное обращение. Обычно это Dear Sir(s) или Dear Madam.

Костяк письма-запроса на английском языке может выглядеть следующим образом:

1. Обязательное указание источника, из которого вы узнали об интересующем вас товаре и компании, в которую вы обращаетесь.
2. Затем краткое изложение вашей просьбы о предоставлении информации по поводу того или иного товара.
3. Если есть, дополнительные вопросы по существу.
4. Некоторые данные о вашей компании, предложение о сотрудничестве.
5. Подпись.

Соблюдать именно такую очередность не обязательно, но желательно. Обычно письмо-запрос на английском языке отпечатано на фирменном бланке вашей компании с указанием всех ее контактных данных.

Что нужно знать для написания письма-запроса на английском языке?

Прежде всего, необходимо правильно оформлять адреса компаний на английском языке. Также вам понадобятся определенные клише и выражения, которые употребляются в письмах-запросах на английском языке. Они помогут вам прозвучать грамотно. В описании источника информации (пункт 1) вы можете использовать следующие фразы:

We noticed an advertisement describing… — Мы увидели рекламу (объявление), где говорится…

With reference to your advertisement in… — Относительно вашей рекламы в…

Regarding your order in… — Касательно вашей рекламы в …

You were recommended to us by…- Вас рекомендовали…

We have heard of your products from… — Мы узнали о продукции вашей компании из…

Когда вы запрашиваете информацию о товаре, обратите внимание на следующие выражения:

We suggest that you send us your catalogue and price lists… — Просим Вас выслать Ваши каталоги и прейскуранты…

We would like you to advise us of discounts and delivery time… — Просим сообщить о скидках и сроках поставок…

Could you give us some information (details) about… — Не могли бы вы предоставить нам информацию о…

We are particularly interested in… — Мы особенно заинтересовались…

Please, send us samples of…- Пожалуйста, вышлите нам образцы…

We would like to represent your products… — Мы хотели бы представлять вашу продукцию…

Рассказать вкратце о деятельности вашей компании помогут вот эти клише:

As distributors we have a large network of… — Как дистрибьюторы мы имеем обширную сеть…

We are regular buyers… — Мы специализируемся на покупке…

We are in the market for… — Мы имеем намерение купить…

Our company is subsidiary of… — Наша компания является филиалом…

We specialize in… — Мы специализируемся в…

Завершить письмо-запрос на английском языке лучше вежливой фразой:

We look forward to your early reply. – С нетерпением ждем вашего ответа.

Thanking in advance for your help. – Заранее благодарны за помощь.

Пример письма-запроса на английском языке

Baisy Clifford

3400 Chelsey Road

Quantico, FU 78451

Stenley Brothers

6539 71th Street

Los Angeles, LA 84733

27^th January, 2005

Dear Sir,

We have seen your advertisement in the Business Weekly Journal, and we shall appreciate it if you will send us more detailed description of your cameras. We should also like to know the discounts that you provide.

Our company specializes in distributing cameras in Italy. For your information we may add that our company was established five years ago. If your goods meet our requirements, and we receive a favourable offer, we will be able to represent your cameras in Eastern Europe.

We are looking forward to your reply.

Yours faithfully,

R.Stenley

Export-Import Manager

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Привет! Меня зовут Марина Могилко, я кофаундер LinguaTrip.com. Живу и работаю в США больше пяти лет. За эти годы я отправила тысячи деловых писем на английском инвесторам, предпринимателям и другим интересным людям, поэтому успела набить в этом деле руку. В статье хочу поделиться списком из 82 фраз, которые ускорят процесс написания емейлов и помогут избежать ошибок.

Ведение деловой переписки на английском — важный навык, который придётся освоить, если вы работаете в иностранной компании или общаетесь с зарубежными партнёрами. Пригодится этот навык и при поступлении в зарубежный университет.

Большинство деловых писем пишут по шаблону. Не нужно бояться использовать клише и стандартные фразы — это признак хорошего тона, уважения к адресату и достойного образования.

В деловых письмах желательно соблюдать структуру:

Что именно писать в каждом из разделов, расскажу далее.

Как начать деловой емейл

Начало письма значит больше, чем вы думаете. Например, в емейлах при отклике на вакансию неправильное приветствие может выставить вас в плохом свете или даже стоить вам собеседования. Чтобы не показаться некомпетентным, используйте проверенные способы начать письмо.

Приветствие

Если обращаетесь к одному человеку:

Формально (к боссу, заказчику, клиенту, партнёру):

Неформально (к коллегам):

Чтобы показать своё уважение и почтение к адресату, используйте формальные приветствия Dear + фамилия. Когда пишете женщине, используйте обращение Ms (Мисс), если не знаете, замужем она или нет.

Когда пол получателя неизвестен или имя сложное (например, человек другой национальности, и неясно, где имя, а где фамилия), обращайтесь к нему по полному имени:

Если письмо менее формальное, используйте конструкцию Hi/Hello + имя. Это просто, дружелюбно и прямо. Знать имя собеседника важно: люди ценят, когда вы обращаетесь к ним по имени, это показывает, что вы разговариваете напрямую с ними. Если начинать письмо с простого Hello, у адресата может сложиться впечатление, что вы отправляете один и тот же емейл нескольким людям.

Если обращаетесь к группе лиц:

Если не знаете имя собеседника или пишете на общий адрес вроде [email protected]:

Как не стоит начинать письмо:

❌ Hey, Mark! Hiya! Aloha! — Эй, Марк! Здорово! Алоха!

Оставьте это для своих друзей и близких коллег. В деловой переписке это приветствие выглядит чересчур неформальным и даже может показаться неуважительным.

❌ To whom it may concern, — Уважаемые дамы и господа, (досл. Всем, кого это касается)

Когда-то с этой фразы начинали письма, если не знали адресата. Теперь это выражение устарело. Не ленитесь и разузнайте информацию. Если пишете HR-менеджеру или кому-то конкретно в компании, постарайтесь найти имя этого человека: погуглите, загляните на сайт. Если не получается, напишите в приветствии:

✅ Dear Hiring Manager, — Уважаемый HR-менеджер,

✅ Dear LinguaTrip Team, — Дорогая команда LinguaTrip,

Вступление

После приветствия вам нужно представиться или напомнить адресату, кто вы, если вы общались ранее. Даже если в графе «От кого» указаны ваши имя и фамилия, вашему собеседнику это может ни о чём не говорить.

Если вы уже ведёте переписку и хотите поблагодарить собеседника за предыдущие письма:

Спасибо, что связались со службой поддержки Google. Надеемся, мы решили вашу проблему и вы остались довольны.Пожалуйста, найдите несколько минут и пройдите короткий опрос ниже про ваш опыт использования наших продуктов, чтобы мы могли улучшить наш сервис.

А если вы ранее созванивались или встречались с собеседником, пригодятся следующие фразы:

Спасибо, что нашёл время для встречи со мной сегодня. Я почерпнул много из твоих предложений. Я получил удовольствие от нашей встречи и надеюсь увидеться вновь.

Пишем основную часть делового емейла

В теле письма введите собеседника в курс дела и опишите свою проблему, запрос или предложение. Ниже я привела конкретные ситуации и примеры фраз, которые можно использовать для деловой переписки.

Сообщаем цель письма

Расскажите, почему вы пишете это письмо.

Привет [ИМЯ], всего лишь хочу проверить, как вам [продукт/сервис]? Нажмите на «ответить», чтобы дать мне знать, если я могу вам чем-либо помочь.

Апдейт по статусу проекта или задачи

Боссы и вышестоящее руководство часто просят держать их в курсе дела и с определённой периодичностью сообщать новости по задаче или проекту. Вот полезные фразы, чтобы отчитаться:

Запрашиваем информацию

Если вам нужно попросить о чём-либо собеседника, используйте модальные глаголы.

Договариваемся о планах

Из-за непредвиденных обстоятельств я вынужден отменить нашу встречу, назначенную на четверг. Прошу прощения за предупреждение в последний момент и за возможные неудобства. Буду счастлив назначить другую встречу в удобное для всех время.

Обращаемся за уточнениями и разъяснениями

Не бойтесь переспрашивать, если вам что-то показалось непонятным. Лучше уточнить, чем, не разобравшись, допустить ошибку.

Сообщаем плохие новости

Сообщать плохие новости по электронной почте всегда непросто. Но иногда нужно написать отказ или принять решение не в пользу собеседника, и об этом ему нужно вежливо сообщить.

После этих фраз обязательно объясните причину отказа. Например:

А если вы хотите написать менее формальный отказ и показать, что вы сделали всё возможное, чтобы помочь человеку, используйте следующие фразы:

Спасибо за ваш недавний отклик и за проявленный интерес к карьерным возможностям в команде The Team. Жаль, что мы не можем сообщить новости получше, но после тщательного изучения вашего резюме мы решили продолжить работу с другими кандидатами, чей опыт лучше соответствует требованиям этой должности. Мы желаем вам удачи в поиске работы и в ваших профессиональных начинаниях.

Сообщаем хорошие новости

В деловой переписке лучше избегать эмоционального окраса, даже когда сообщаете хорошие новости. Обойдитесь без кучи восклицательных знаковов и смайликов.

Пишем жалобу

Когда вы хотите выразить своё недовольство к ситуации или подать жалобу, также старайтесь избегать слов с лишним эмоциональным окрасом.

Подробно опишите проблему и предоставьте детали, чтобы адресат быстрее сориентировался и смог предоставить вам достойный ответ.

Приносим извинения

Если вы по какой-либо причине слишком долго отвечали на письмо, не акцентируйте внимание на этой задержке, а поблагодарите собеседника за ожидание.

❌ Sorry for the late response. — Извините за поздний ответ.

✅ Thanks for your patience while I waded through my inbox. — Спасибо, что проявили терпение, пока я разбирал папку со входящими письмами.

Прикрепляем вложение и даём ссылки на документы

Когда необходимо отправить вложения или дополнительную информацию, запомните несколько примеров того, как это сделать:

Привет, Генри. Прикрепляю цены на пакеты фото по вашему запросу!

Как закончить деловой емейл

Предлагаем собеседнику обратиться за дополнительной информацией:

Когда нужна обратная связь от собеседника:

Когда вы хотите, чтобы адресат присылал вам обновления по проекту/задаче:

Иногда адресата нужно поторопить, потому что дедлайн уже скоро или вовсе прошёл, а ответ запаздывает. Тогда напишите:

Тон у этой фразы серьёзный, поэтому учитывайте контекст, чтобы не показаться сердитым без причины.

Будьте осторожны с этими фразами:

❗ Thanks in advance. — Спасибо заранее.

❗ Looking forward to hearing from you. — Жду вашего ответа.

Они выглядят приветливо и вежливо, но есть подвох — их можно истолковать как «я ожидаю от вас, что вы это выполните» и «не вздумайте оставить сообщение без ответа», то есть как проявление пассивной агрессии. Если не уверены, что эти фразы поймут правильно, используйте призыв к действию:

✅ Would you please let me know if you’ll be able to do so? — Дадите мне, пожалуйста, знать, сможете ли вы это выполнить?

✅ Please let me know if that’s okay/ if that is acceptable to you. — Пожалуйста, дайте знать, если вас это устраивает.

Прощаемся

Наконец вам нужно попрощаться. В деловых письмах нельзя просто отправить Bye! (Пока!) или See you later! (Увидимся позже!). Вот несколько вариантов, как закончить формальное и неформальное письмо.

Формально

Самое распространённое прощание в деловой среде. Подойдёт для писем заказчикам и клиентам.

Формальное прощание в американском варианте, которое всегда будет к месту.

Прощание в британском английском, которое используют в письмах, когда собеседники знакомы лично.

Ещё одно британское прощание для писем собеседнику, с которым не знакомы лично.

Неформально

Менее формальные прощания, чем Best regards. Подойдут, если вы уже давно знаете собеседника.

Можно использовать в письмах коллегам, которых хорошо знаете. Подходит также брендам, у которых дружелюбный неформальный стиль общения.

Обращайте внимание, в какое время вы отправляете емейл, и помните о часовых поясах, если переписываетесь с человеком из другой страны.

Как нельзя прощаться

❌ Love. Hugs. XOXO. — С любовью. Обнимаю. Целую.

Оставь эти прощания для семьи и близких друзей. Они достаточно неформальны и не подходят для деловой переписки.

❌ Thx. Rgrds. — Спасибо. C уважением.

Это формат для мессенджеров, а не для емейлов. Деловая переписка не любит сокращений. Исключения — аббревиатуры вроде ASAP (As soon as possible — Как можно скорее) и FYI (For your information — К вашему сведению).

Меня зовут Майлс Мёрфи. Я новый директор по маркетингу в XYZ в Нью-Йорке. Рад работать с вами. Планирую двухдневный визит в октябре, чтобы встретиться с вами и всей командой в Токио. Когда вам будет удобно? Вот мои свободные даты: 1–2 октября, 8–9 октября, 13–14 октября. Повод: 1. Финализировать февральский выход XYZ Mobile в Японии. 2. Подготовить локализацию на японский. 3. Договориться о рекламных кампаниях в интернете и на ТВ. Жду вашего ответа.

Если вы выучите фразы выше, сможете составлять деловые письма как конструктор и сведёте к минимуму количество неловких моментов, в которые вам придётся краснеть, потому что вы написали что-то не то. Но лучше не просто заучивать фразы, а подтягивать общий уровень владения языком. Так вы сможете сами писать просто, понятно, по делу и с собственными формулировками.