Как написать заявку на приобретение канцтоваров образец

Ваш вопрос – наш ответ

Задать вопрос

• 

  Гость_13189 Полина

  3 марта 2023 в 21:06

  следует читать: Направляла вместе с заявлением на возврат документ- подтверждение…

  Какая статья НК 78 или 79

• 

  Гость_13189 Полина

  3 марта 2023 в 20:52

  Стандартный имущественный вычет на доход от продажи 1млн.р.  Направляла письмо той же ИФНС от 2008г. о предоставлении…

  Какая статья НК 78 или 79

• 

  Редактор Мария Власова

  3 марта 2023 в 20:38

  Вычет какой — имущественный?

  Какая статья НК 78 или 79

• 

  Редактор Мария Власова

  3 марта 2023 в 20:27

  Вы подавали заявление на ведение трудовой книжки в электронном виде?

  Получить дубликат трудовой книжки

0

Компании для нормального функционирования периодически приходится покупать тот или иной товар, используемый впоследствии для собственных нужд компании. Иногда основанием для покупки выступает служебная записка на приобретение товара. К примеру, основанием для приобретения компьютера или нового оборудования, необходимого для деятельности компании, может стать служебная записка на приобретение компьютера или служебная записка на покупку оборудования соответственно. В нашей консультации мы приведем образец служебной записки на приобретение канцтоваров.

Как правильно написать служебную записку на приобретение товара

Служебная записка на приобретение товара не имеет унифицированной формы, поэтому она может быть составлена в произвольном виде. Цель такой записки – уведомить начальство о необходимости закупки тех или иных товаров с обоснованием причин покупки. Служебная записка на приобретение, как правило, формируется от имени лица, отвечающего за административно-хозяйственное обеспечение компании. Пишется служебная записка на закупку на имя руководителя организации. Если руководитель посчитает необходимость покупки обоснованной, то может быть издан приказ для выдачи денег на покупку подотчетнику, либо дано поручение бухгалтерии для оплаты покупки безналичным путем.

Кстати, при принятии решения о целесообразности той или иной покупки работодателю нужно помнить о том, что в его обязанности входит обеспечение работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). И если работник не сможет из-за отсутствия чего-либо из вышеперечисленного работать, то возникнет простой по вине работодателя со всеми вытекающими из этого последствиями.

Приведем образец такой служебной записки:

Стоит отметить, что служебная записка на приобретение товара входит в комплект документов, подтверждающих обоснованность налоговых расходов. Поэтому хранить ее нужно 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Служебная записка на приобретение компьютера (образец)

Служебную записку на покупку компьютера можно составить по аналогии с приведенным выше образцом.

Также по аналогии можно написать:

• служебную записку на приобретение материалов;
• служебную записку на приобретение принтера;
• служебную записку на приобретение спецодежды и т.д.

Заявка на закупку канцтоваров – это официальная бумага, на основании которой предприятие приобретает у поставщика необходимые для её сотрудников канцелярские принадлежности. В материале мы разберём разновидности заявок, рассмотрим правила их составления.

Файлы для скачивания:

Внутренняя заявка

На практике выделяют две разновидности заявок на закупку канцтоваров: внутреннюю и внешнюю. Рассмотрим их по порядку. Под первой понимается документ, являющийся по своей природе служебной запиской, направляемой инициативным лицом директору предприятия. Как правило, это начальник отдела, который был уведомлен о том, что тот или иной расходный канцелярский материал исчерпался.

В крупных фирмах на постоянной основе действует отдел снабжения. Именно его сотрудники и должны заниматься рассмотрением внутренних заявок, обеспечением всей компании необходимыми принадлежностями. Если таковой имеется, направляем заявку его руководителю. В случае отсутствия документ пишется на имя генерального директора.

Внешняя заявка

Внешняя заявка – это всегда обращение за помощью к третьей стороне. Руководитель фирмы или иное уполномоченное лицо направляет документ контрагенту, с которым заранее был заключён договор поставки канцелярии. В условиях соглашения должен определяться порядок и правила уведомления поставщика о необходимости осуществления поставки очередной партии груза. Как только представитель компании получит на руки официальную бумагу, он должен связаться с контрагентом, обсудить все тонкости заказа, утвердить сведения, изложенные в заявке.

Устная или письменная

В силу того, что заявка не является обособленной формой документа, участвующей в документообороте организаций, для её формы не выработано единых стандартов. Она может устанавливаться контрагентами в договоре: устная или письменная. Если этот пункт пропущен вовсе, в соответствии с положениями статьей 421, 431 ГК РФ, допускается использовать любую. При чём это касается как внутренних, так и внешних заявок.

Мы рекомендуем всегда отдавать предпочтение именно письменному варианту. Дело в том, что, если дело дойдёт до суда, будет крайне проблематично доказать факт устного уведомления контрагента. Придётся собирать свидетельские показания, составлять акты. Это довольно тяжёлый процесс, который далеко не всегда венчается успехом.

Как отправить

Рассмотрим способы отправки письменной формы заявки. Всего их несколько:

• лично в руки представителю отдела снабжения, контрагенту или директору организации-работодателя;
• через факс;
• посредством электронной почты;
• почтовым отправлением с уведомлением о вручении (для внешних заявок).

В случае с внутренней заявкой достаточно будет устной просьбы или направления по внутренней электронной почте. Проблем обычно не возникает.

Если речь идёт о внешней заявке, рекомендуется отдать предпочтение почтовому отправлению с уведомлением о вручении. Таким образом у нас на руках останется доказательство того, что контрагент знал или должен был знать о необходимости исполнения обязательства. Основным минусом такого способа информирования являются сроки. Зачастую канцелярия требуется в ближайшее время, нет возможности ожидать доставки письма.

Кто составляет

Внешнюю заявку на поставку должен составлять человек, имеющий общее понимание о взаимодействии с официальными бумагами. Это может быть секретарь, юрист, логист или сотрудник отдела снабжения. Все вышеперечисленные работники так или иначе знакомы с процедурой документооборота с контрагентами.

Кто бы ни занимался составлением заявки, она в любом случае должна быть заверена автографом уполномоченного лица: генерального директора, главбуха, начальника структурного подразделения. Их права подтверждаются уставом общества или оформленной доверенностью.

Содержание заявки

Текст официальной бумаги должен содержать в себе следующие моменты:

• непосредственно запрос на закупку и предоставление канцелярии;
• сроки поставки;
• какие именно предметы необходимы, в каком количестве;
• подпись уполномоченного лица;
• расшифровка автографа.

В случае с внутренней заявкой имеет смысл также указать причины запроса, если он был направлен раньше положенного срока. Канцелярские принадлежности относятся к малоценным и быстроизнашиваемым предметам. Для оформления новой партии бухгалтерия должна будет списать все израсходованные материалы.

Исполнить текст заявки можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Это решение не повлияет на юридическую силу документа. Отметим, что заявка обычно составляется в одном экземпляре.

Рассказываем, как правильно составить внешнюю заявку

Первым делом отметим, что документ является приложением к договору поставки, оставив на него ссылку. Далее указываем дату и место его составления. В основной части просим контрагента исполнить взятые на себя обязательства по соглашению, обозначаем список необходимых к закупке товаров на основе имеющегося прайс-листа.

Примерный образец внешней заявки

Для внутренней заявки придётся отметить, кому и от кого она направляется. Указываем ФИО адресата, его должность на предприятии в дательном падеже. Затем здесь же оставляем ФИО и должность составителя заявки, но уже в родительном. Ниже по документу просим осуществить закупку канцелярии, снабдить ей всех сотрудников отдела, прикладывая полный список необходимых предметов. Как только закупка будет согласована с бухгалтерией и директором, предметы будут поставлены.

Примерный образец внутренней заявки

Оба варианта заявки заверяются автографом её составителя с расшифровкой (фамилия и инициалы). После передачи официальной бумаги по нужному адресу остаётся только ждать ответной реакции от получателя. Если таковой не последовало, придётся обращаться в суд или к вышестоящему руководству (для внутренней).

Что относится к канцелярским товарам: перечень

Канцелярские принадлежности подразделяются на два вида:

Название	Перечень	Описание
Расходные материалы	ручки; карандаши; ластики; бумага; и т. п.	Они имеют свойство расходования, то есть заканчиваются по истечении какого-то периода времени.
Предметы разного времени использования	дыроколы; степлеры; папки; и т. п.	Такие вещи изнашиваются, ломаются или теряются. Закончиться они не могут

 В настоящее время действует общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОКПД 2, содержащий отдельные позиции канцтоваров в разных разделах.

Виды заявок на канцтовары

Образец заявки на канцелярские товары может иметь разные виды, в зависимости от формы запроса:

• внешняя;
• внутренняя.

Когда возникает необходимость совершить внешний запрос у поставщика, составляется первый вид заявки. Обычно, в таких случаях, форму документа можно найти в приложениях договора, заключенного с поставщиком.

Внутренние заявки тоже могут быть двух видов:

• на закупку канцелярских товаров;
• выдачу канцелярии со склада.

Если на складе нужной продукции нет, составляется служебная записка с просьбой разрешить закупку необходимой канцелярии. В качестве приложения к ней прикладывается табличный документ с перечнем нужных принадлежностей.

Как составляется внутренняя заявка на канцелярские принадлежности — образец

Ответственное лицо выясняет потребности сотрудников в канцелярских товарах. При необходимости производится ревизия. После этого, на основании собранной информации по отделу составляется заявка. Под ней подразумевается документ, включающий письменное обращение ответственного лица к руководителю отдела снабжения.

Обычно, к запросу предъявляются требования:

• В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.
• Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
• Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.

Некоторые организации требуют оформить запрос в виде служебной записки.  По своей сути, заявка и служебная записка – это два разных документа, несущих одну информативную функцию. Однако, иногда, их оформляют в виде единого документа либо к служебной записке прикладывают приложение с перечнем необходимой канцелярии.

Служебная записка на канцтовары для закупки: правила составления

Служебная записка на канцелярские товары, образец которой также не документирован официально, можно составить в свободной форме. Однако, должна содержать обязательную информацию:

• В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
• От кого составлена записка.
• Название документа.
• Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
• Дата оформления и регистрационный номер.
• В основной части документа пишется просьба.
• Дата.
• Виза и расшифровка ответственного лица.

Допускается в служебную записку включить таблицу с необходимыми канцелярскими товарами, либо оформить её отдельным приложением.

Как может выглядеть заявка на канцтовары: пример для получения со склада

Заявка на выдачу канцелярских товаров со склада – это табличный документ. Он должен содержать наименование необходимых вещей и их количество. Обычно, заявки набираются с помощью компьютера и выводятся в качестве документа.

Так как закон не устанавливает определенной формы этого документа, ее можно утвердить в организации индивидуально.

Образец заявки на канцтовары зависит от того, кому она подается. Если оформляется запрос на доставку от поставщика, то форму нужно взять из приложения договора. Во всех остальных случаях, организации самостоятельно утверждают бланк подобной документации. 

Служебная записка – универсальный в деловом мире способ передачи информации и запроса на то или иное действие.

Одна из самых распространенных категорий – служебная записка на покупку.

Предприятие живет своей жизнью, соответственно, у него есть потребности – в оргтехнике в инструментах и материалах, в спецодежде, в хозяйственных и в канцтоварах наконец…

Все тонкости в оформлении служебной записки будут рассказаны в данной статье.

Скрыть содержание

• В связи с какими приобретениями в фирме составляются служебные записки?
• Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?
• Что внутри документа?
• Как грамотно составить и написать?

Cпецодежды (СИЗ)     Мебели     Канцтоваров     Оргтехники (сканера, принтера)     Телефона     Инструментов     Настольной лампы     Автошин    

В связи с какими приобретениями в фирме составляются служебные записки?

Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.

Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.

Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?

Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда. О написании служебной записки на приобретение оборудования вы можете узнать здесь, а как оформить данный документ на приобретение или замену компьютера вы узнаете в этом материале.

Что внутри документа?

Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и “бумажной” документации, и электронной почты (папка “Шаблоны”). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте тут.

В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.

Внимание! “Бумажный” вариант регистрируется у секретаря в журнале входящей документации. Также бумагу можно передать через кадровую службу.

Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:

• наименование организации, подразделения;
• кому адресуется, от кого – должности, фамилия;
• заголовок документа (по центру – “СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА”);
• регистрационный номер;
• что именно нужно закупить и в связи с чем;
• подпись с расшифровкой, дата написания.

Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4.
Начинать следует с “шапки” – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.

В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз “Прошу Вас…” “Довожу до Вашего сведения, что…”. Это считается правильным.

Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.

Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в отдельном материале.

Как грамотно составить и написать?

Cпецодежды (СИЗ)

В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.

Приведем конкретный пример:

Заместителю ген. директора ООО “Пицца-Энерго” по работе с персоналом

Васильеву И. В.

от HR-менеджера Иванова И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5

В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО “Пицца-Энерго”.

С уважением

Иванов Иван Иванович (подпись)

16 января 2016 года.

Скачать образец служебной записки на приобретение спецодежды

Мебели

Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.

Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.

Руководителю АХО ООО “Интерпресс” Меджидову А.А.

от менеджера HR-отдела Петровой М.И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4

Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.

С уважением,

Петрова Мария Ивановна (подпись)

5 мая 2017 года.

Скачать образец служебной записки на приобретение мебели

Канцтоваров

Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:

Руководителю департамента материально-технического обеспечения

ЗАО “Сигма-Консалт”

Сидорову С.С.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3

В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:

• штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
• дырокол – 5 штук;
• блок разноцветный – 10 штук.

С уважением,

руководитель отдела по работе с клиентами

Иванова Ирина Ивановна (подпись)

30 мая 2017 года.

Скачать образец заявления на приобретение канцтоваров

Оргтехники (сканера, принтера)

В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:

Директору по снабжению

ООО “Сигма-Шторм”

Савину И.И.

от офис-менеджера Петровой Е.Е.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:

• лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
• мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.

С уважением,

Петрова Елена Евгеньевна (подпись)

14 мая 2016 года.

Скачать образец служебной записки на приобретение оргтхники

Телефона

Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:

Директору по снабжению ЗАО “Альтерком”

Матвееву И. И.

от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8

Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.

С уважением,

Кузнецова Елена Викторовна (подпись)

15 февраля 2017 года.

Скачать образец служебной записки на покупку телефона

Инструментов

Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:

Руководителю АХО ООО “Совремонт”

Петрову П.П.

от бригадира Иванова И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1

Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.

10 мая 2015 года.

Иванов Иван Иванович (подпись).

Скачать образец служебной записки на покупку инструментов

Настольной лампы

Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:

Офис-менеджеру ООО “Лейбштандарт” Александровой А.А.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.

С уважением,

зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись)

16 марта 2016 года.

Скачать образец служебной записки на покупку настольной лампы

Автошин

В этом случае указывается марка шин и количество их, например:

Генеральному директору ООО “Кайра-Экспресс”

Борисову Б.Б.

от начальника АХО Смирнова С.С.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6

Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.

С уважением,

Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)

20 мая 2017 года.

Скачать образец служебной записки на покупку автошин

Справка! Как становится понятно, никаких особых сложностей такой документ не представляет. Все, что нужно для его оформления – это товар какой категории, марки и в каком количестве (а главное, зачем) нужен именно вашему отделу.

Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.