Как написать заявку на приобретение принтера

Современное делопроизводство практически полностью перешло на электронный документооборот, однако необходимость в наличии бумажных носителей информации не уменьшилась.

Печатных устройств может не хватать для нормальной работы отдела, кроме того, некоторые принтеры выходят из строя и не всегда подлежат восстановлению. В этом случае возникает необходимость в ремонте или замене старого оборудования (списании) и приобретении новых печатных устройств.

Служебная записка на ремонт, замену или приобретение принтера – документ, который инициирует процесс получение нового или отремонтированного устройства для заинтересованной в этом организации.

Для вас мы подготовили образец заполнения служебки пустой бланк, которые вы можете скачать со страницы и заполнить в соответствии с рекомендациями.

Если составляете такого рода документ впервые или боитесь совершить ошибку, прочитайте материал до конца.

Продолжим…

Правовая сторона

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст.22) работодатель обязан обеспечить своих работников всем, что ему необходимо для выполнения его трудовых обязанностей.

Служебная записка информирует руководство о необходимости административного решения, является частью внутреннего документооборота организации, поэтому хранится в течение 5 лет совместно с другими документами, подтверждающими обоснованность затрат организации (ФЗ-125). Она должна оформляться в соответствии с общепринятыми стандартами, предъявляемыми к деловой документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Кто и когда создает

Служебная записка на приобретение (покупку) принтера может быть составлена любым работником компании, который столкнулся с проблемами в эксплуатации этого оборудования или с необходимостью в его наличии. Она оформляется в следующих случаях:

• принтера нет, а работник не может выполнять свои обязанности в полном объеме из-за его отсутствия;
• принтер есть, но он сломался, и устранение поломки займет значительное время;
• принтер есть, но он изношен (морально устарел) и не справляется с необходимым объемом работ или выдает недопустимое качество печати.

Затем служебная записка подается руководителю организации, при получении положительной резолюции ее направляют в отдел, который занимается закупкой оборудования и расходных материалов.

Правила составления и оформления

Служебную записку принято составлять в свободной форме на листе бумаги формата А4. Отдельные учреждения, стремящиеся унифицировать внутренний документооборот, разрабатывают собственные бланки строгой формы, которые остается только заполнить.

В любом случае стандарты ведения деловой документации требуют обязательного наличия в служебке следующих моментов:

• наименование организации, должность, фамилия, инициалы адресата и составителя записки;
• вид и заголовок;
• основная часть, представляющая собой просьбу с пояснением причин;
• дата составления, подпись составителя.

Служебную записку необходимо составлять лаконично и грамотно, включив в нее не только причины приобретения, но и данные по новому оборудованию, которое требуется приобрести. Это может быть конкретная марка, модель, а может быть набор основных параметров, которым должен соответствовать приобретаемый принтер.

Специфика выбора

Просьба о приобретении или замене оборудования должна быть обоснованной или неголословной. Следует приложить к ней все имеющиеся документы, поясняющие причину замены принтера или определяющие выбор конкретной марки нового оборудования. Это могут быть, например,

• акт порчи имущества по вине работника или в случае происшествия (потопа, пожара, короткого замыкания);
• смета на обновление комплекта оборудования;
• таблица со сравнительным анализом характеристик подходящих моделей;
• прайс-лист, дающий представление о требуемых затратах.

                         ТРУДко, ИНФО

0

Компании для нормального функционирования периодически приходится покупать тот или иной товар, используемый впоследствии для собственных нужд компании. Иногда основанием для покупки выступает служебная записка на приобретение товара. К примеру, основанием для приобретения компьютера или нового оборудования, необходимого для деятельности компании, может стать служебная записка на приобретение компьютера или служебная записка на покупку оборудования соответственно. В нашей консультации мы приведем образец служебной записки на приобретение канцтоваров.

Как правильно написать служебную записку на приобретение товара

Служебная записка на приобретение товара не имеет унифицированной формы, поэтому она может быть составлена в произвольном виде. Цель такой записки – уведомить начальство о необходимости закупки тех или иных товаров с обоснованием причин покупки. Служебная записка на приобретение, как правило, формируется от имени лица, отвечающего за административно-хозяйственное обеспечение компании. Пишется служебная записка на закупку на имя руководителя организации. Если руководитель посчитает необходимость покупки обоснованной, то может быть издан приказ для выдачи денег на покупку подотчетнику, либо дано поручение бухгалтерии для оплаты покупки безналичным путем.

Кстати, при принятии решения о целесообразности той или иной покупки работодателю нужно помнить о том, что в его обязанности входит обеспечение работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). И если работник не сможет из-за отсутствия чего-либо из вышеперечисленного работать, то возникнет простой по вине работодателя со всеми вытекающими из этого последствиями.

Приведем образец такой служебной записки:

Стоит отметить, что служебная записка на приобретение товара входит в комплект документов, подтверждающих обоснованность налоговых расходов. Поэтому хранить ее нужно 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Служебная записка на приобретение компьютера (образец)

Служебную записку на покупку компьютера можно составить по аналогии с приведенным выше образцом.

Также по аналогии можно написать:

• служебную записку на приобретение материалов;
• служебную записку на приобретение принтера;
• служебную записку на приобретение спецодежды и т.д.

Служебная записка – универсальный в деловом мире способ передачи информации и запроса на то или иное действие.

Одна из самых распространенных категорий – служебная записка на покупку.

Предприятие живет своей жизнью, соответственно, у него есть потребности – в оргтехнике в инструментах и материалах, в спецодежде, в хозяйственных и в канцтоварах наконец…

Все тонкости в оформлении служебной записки будут рассказаны в данной статье.

Скрыть содержание

• В связи с какими приобретениями в фирме составляются служебные записки?
• Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?
• Что внутри документа?
• Как грамотно составить и написать?

Cпецодежды (СИЗ)     Мебели     Канцтоваров     Оргтехники (сканера, принтера)     Телефона     Инструментов     Настольной лампы     Автошин    

В связи с какими приобретениями в фирме составляются служебные записки?

Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.

Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.

Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?

Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда. О написании служебной записки на приобретение оборудования вы можете узнать здесь, а как оформить данный документ на приобретение или замену компьютера вы узнаете в этом материале.

Что внутри документа?

Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и “бумажной” документации, и электронной почты (папка “Шаблоны”). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте тут.

В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.

Внимание! “Бумажный” вариант регистрируется у секретаря в журнале входящей документации. Также бумагу можно передать через кадровую службу.

Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:

• наименование организации, подразделения;
• кому адресуется, от кого – должности, фамилия;
• заголовок документа (по центру – “СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА”);
• регистрационный номер;
• что именно нужно закупить и в связи с чем;
• подпись с расшифровкой, дата написания.

Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4.
Начинать следует с “шапки” – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.

В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз “Прошу Вас…” “Довожу до Вашего сведения, что…”. Это считается правильным.

Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.

Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в отдельном материале.

Как грамотно составить и написать?

Cпецодежды (СИЗ)

В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.

Приведем конкретный пример:

Заместителю ген. директора ООО “Пицца-Энерго” по работе с персоналом

Васильеву И. В.

от HR-менеджера Иванова И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5

В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО “Пицца-Энерго”.

С уважением

Иванов Иван Иванович (подпись)

16 января 2016 года.

Скачать образец служебной записки на приобретение спецодежды

Мебели

Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.

Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.

Руководителю АХО ООО “Интерпресс” Меджидову А.А.

от менеджера HR-отдела Петровой М.И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4

Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.

С уважением,

Петрова Мария Ивановна (подпись)

5 мая 2017 года.

Скачать образец служебной записки на приобретение мебели

Канцтоваров

Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:

Руководителю департамента материально-технического обеспечения

ЗАО “Сигма-Консалт”

Сидорову С.С.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3

В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:

• штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
• дырокол – 5 штук;
• блок разноцветный – 10 штук.

С уважением,

руководитель отдела по работе с клиентами

Иванова Ирина Ивановна (подпись)

30 мая 2017 года.

Скачать образец заявления на приобретение канцтоваров

Оргтехники (сканера, принтера)

В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:

Директору по снабжению

ООО “Сигма-Шторм”

Савину И.И.

от офис-менеджера Петровой Е.Е.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:

• лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
• мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.

С уважением,

Петрова Елена Евгеньевна (подпись)

14 мая 2016 года.

Скачать образец служебной записки на приобретение оргтхники

Телефона

Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:

Директору по снабжению ЗАО “Альтерком”

Матвееву И. И.

от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8

Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.

С уважением,

Кузнецова Елена Викторовна (подпись)

15 февраля 2017 года.

Скачать образец служебной записки на покупку телефона

Инструментов

Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:

Руководителю АХО ООО “Совремонт”

Петрову П.П.

от бригадира Иванова И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1

Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.

10 мая 2015 года.

Иванов Иван Иванович (подпись).

Скачать образец служебной записки на покупку инструментов

Настольной лампы

Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:

Офис-менеджеру ООО “Лейбштандарт” Александровой А.А.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.

С уважением,

зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись)

16 марта 2016 года.

Скачать образец служебной записки на покупку настольной лампы

Автошин

В этом случае указывается марка шин и количество их, например:

Генеральному директору ООО “Кайра-Экспресс”

Борисову Б.Б.

от начальника АХО Смирнова С.С.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6

Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.

С уважением,

Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)

20 мая 2017 года.

Скачать образец служебной записки на покупку автошин

Справка! Как становится понятно, никаких особых сложностей такой документ не представляет. Все, что нужно для его оформления – это товар какой категории, марки и в каком количестве (а главное, зачем) нужен именно вашему отделу.

Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.

Служебная записка о замене принтера

Служебная записка о замене принтера является внутренним документом, с помощью которого работник доводит до сведения руководителя информацию необходимости приобретения этой техники.

Файлы в .DOC:Бланк служебной записки о замене принтераОбразец служебной записки о замене принтера

Зачем нужна служебная записка

Статья 22 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя обеспечить работника всем необходимым, для того чтобы он мог в полном объеме выполнять свою трудовую функцию. Если работнику требуется для выполнения его работы принтер, он может попросить о нем с помощью служебной записки.

Служебная же записка о замене принтера составляется в случаях, когда принтер уже был предоставлен работнику, но:

• сломался;
• морально устарел;
• поврежден или погиб и т.п.

В зависимости от причины замена принтера может быть осуществлена как в плановом порядке, так и в экстренном. В первом случае расходы на приобретение принтера уже заложены в годовом бюджете организации, и от автора служебной записки просто потребуется указать это в качестве обоснования. Во втором случае также потребуется обоснование, однако здесь окончательное решение останется за руководителем.

Вне зависимости от причины и плановости/экстренности замены приобретение принтера потребует отражения в бухгалтерских документах. Служебная записка в этом случае будет являться первичным документом.

Как происходит замена принтера

Работник может сообщить о необходимости замены принтера руководителю устно — это позволит не создавать в организации лишних однотипных документов. И уже руководитель подразделения составляет на имя руководителя организации записку.

В общем виде процедура замены принтера выглядит так:

1. Принтер выходит из строя/устаревает и т.п. Если принтер погиб или был поврежден в результате происшествия или по вине работника, об этом составляется соответствующий акт.
2. Руководитель подразделения узнает о необходимости замены и пишет записку. К записке прикладываются копии документов-обоснований (например, акта об уничтожении имущества в результате пожара).
3. Записка проходит процедуру согласования (например, экономический отдел может сделать для руководителя отметку о том, что средства на замену принтера в бюджете уже заложены).
4. Записка поступает на рассмотрение руководителя организации и получает резолюцию.
5. Записка с резолюцией передается в подразделение, ведающее закупкой оборудования, и оно заключает договор купли-продажи оборудования.
6. После проведения закупки документы передаются в бухгалтерию, где становятся обоснованием к произведенным расходам.

В разных организациях могут быть свои нюансы данного процесса.

Образец служебной записки

Служебная записка может составляться в свободной форме, поскольку унифицированных форм ее не существует. В организации может иметься своя форма этого документа, составленная с учетом особенностей бухгалтерского документооборота. На нашем сайте имеются образец и бланк служебной записки, которыми также можно воспользоваться в работе.

В записку потребуется внести:

1. наименование организации, ФИО, должность руководителя, на имя которого она составляется;
2. данные автора записки — ФИО, должность, подразделение;
3. заголовок, например, «О замене принтера в отделе капитального строительства»;
4. причину замены;
5. принтер, который требуется купить (модель, марка);
6. дату составления записки;
7. подпись.

К записке могут быть приложены прайс-листы и другие документы, которые позволят руководителю составить наиболее полное представление о требуемых затратах и их необходимости.

Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →

Служебная записка — это особая форма документа внутренней среды предприятия, которую следует писать сотрудникам по причине возникающих проблем, как правило, связанными с неподготовленностью технического оборудования, к примеру принтера или его поломкой, с нарушением хозяйственного или информационного обеспечения. Она составляется с целью внесения предложения и урегулирования появившегося затруднения.

Служебные письма делятся на несколько видов:

• с определенными просьбами или требованиями рассмотрения или урегулирования какого-либо рабочего вопроса;
• доставляющая определенную информацию, которая передается от сотрудника к начальству;
• отчет. Как правило, такой документ составляется по требованию и наставлению руководства для описания различных рабочих процессов.

Этот документ играет очень большую роль для учреждения. Его неверное заполнение может привести к нарушению взаимного функционирования между отделами, а впоследствии — к неэффективной работе самого предприятия в целом.

Как написать служебную записку, какие пункты, нюансы должны присутствовать?

Несмотря на то, что общепринятой инструкции составления писем не существует, есть некоторые схожие правила написания для организации различного уровня. Записка должна быть нейтральной. В ней не допускается присутствие критики и недовольства.

Из чего должна состоять:

• в правом верхнем углу нужно написать информацию о том, кому предназначена эта записка и кто ее отправил. Адресаты могут быть разными в зависимости от причины составления (директор, начальник, бухгалтер, менеджер и т.д);
• посередине должно стоять слово «Служебная записка», ниже описание волнующей проблемы, с подробно рассмотренными нюансами. Также необходимо сказать, что послужило поводом ее написания и какой ответ ожидается. Если нужна замена или покупка нового принтера, то указать количество и примерную стоимость;
• внизу написать дату составления. Поставить подпись с расшифровкой. Иногда эта бумага образовывается сразу несколькими заинтересованными лицами, и тогда подписей внизу должно стоять несколько.

На некоторых предприятиях оформление служебки возможно не только в письменной, но и в электронной форме, что значительно облегчает процесс ее отправки. В электронном виде не нужно будет писать имя отправителя, так как оно уже есть в адресной строке.

Образец служебной записки на покупку принтера