Как написать заявление чтобы выслали трудовую книжку почтой домой

Актуально на: 2 сентября 2020 г.

0

В день прекращения трудового договора, т. е. в день увольнения, являющийся последним рабочим днем уходящего сотрудника, работодатель обязан не только окончательно рассчитаться с сотрудником (выплатить зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск), но и выдать ему трудовую книжку (ч. 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 140 ТК РФ, п. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Также по просьбе работника необходимо выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой. Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу или приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т.д. (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Как работнику составить заявление на получение, например, копии трудовой книжки, мы рассказывали в нашей консультации.

Если для получения документов, связанных с работой, сотруднику необходимо обращаться к своему работодателю с письменным заявлением, то выдача оригинала трудовой книжки при увольнении работника производится автоматически. Составлять какое-либо заявление или уведомлять работодателя о желании получить трудовую книжку не нужно.

Однако возможна ситуация, когда в день увольнения сотрудник не получил трудовую книжку по собственной вине: он отсутствовал на работе или в силу определенных обстоятельств отказывается от получения трудовой книжки. Можно ли в дальнейшем получить трудовую книжку по почте и как составить заявление об этом своему бывшему работодателю, расскажем в нашей консультации.

Трудовая книжка не выдана в день увольнения: что делать работодателю?

Сразу напомним, что невыдача работнику трудовой книжки грозит работодателю административной ответственностью (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • предупреждение или штраф на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
  • на работодателя-ИП – штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
  • на работодателя-организацию — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, работодатель обязан будет возместить работнику не полученный им средний заработок по причине незаконного лишения работника возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ, Определение Московского городского суда от 24.11.2010 по делу № 33-36584 ).

Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих работодателю необходимо подтвердить, что трудовая книжка не была выдана своевременно не по вине работодателя. С этой целью работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте. Соответственно, со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку в выдаче трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Как составить заявление на отправку трудовой книжки по почте

Итак, если работник вовремя не получил трудовую книжку, он может направить работодателю письмо с просьбой выслать трудовую книжку по почте. Такое письмо можно передать работодателю лично или послать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Такое письмо может именоваться заявлением, уведомлением или согласием.

В согласии работника направить трудовую книжку почтой нужно указать наименование работодателя, его адрес, Ф.И.О., контактные данные бывшего работника, а также адрес, по которому работник просит отправить свою трудовую книжку. В письме можно также привести конкретные реквизиты извещения, полученного ранее от работодателя с просьбой решить судьбу трудовой книжки.

Приведем заполненный образец заявления на отправку трудовой книжки почтой.

Также вам может пригодиться образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении — это процедура, которую инициирует работодатель, если отсутствует возможность выдать документ сотруднику на руки. Такое направление возможно только при наличии заявления или письменного согласия от служащего.

Когда трудовую книжку отправляют по почте

Последний рабочий день — это день, когда с работником полностью рассчитываются и выдают трудовую книжку и иные документы по его заявлению. Об этом говорится в в части 4 статьи 84.1, части 1 статьи 140 ТК РФ и в п. 35 правил, которые утверждены постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003.

Если служащий отказывается ее забрать или отсутствует на рабочем месте в день увольнения, работодатель вправе отправить трудовую книжку почтой при увольнении (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Но следует действовать по правилам: отправить работнику уведомление о том, чтобы он пришел за документами или дал согласие на их почтовое отправление.

Некоторые работники сами уведомляют руководство, что не смогут получить ТК в последний день работы, и пишут заявление об отправке по почте. В таком случае дополнительно уведомлять сотрудника не требуется. Работодатель направляет документы почтовым отправлением в течение трех рабочих дней после получения такой заявки (ч. 6 ст. 84.1).

Незаконное хранение и невыдача ТК работнику повлечет административную ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • на должностное лицо — от 1000 до 5000 рублей;
  • на ИП — от 1000 до 5000 рублей;
  • на организацию — от 30 000 до 50 000 рублей.

Если сотрудник не получит ТК вовремя, ему возместят средний заработок за дни просрочки. Основание для возмещения — невозможность трудиться из-за отсутствия необходимых документов (ст. 234 ТК РФ, Определение Московского городского суда по делу № 33-36584 от 24.11.2010). Чтобы избежать штрафов и излишних расходов, необходимо действовать по закону — передать работнику уведомление о получении ТК или направлении согласия о почтовой отправке. С момента подачи такого уведомления работодатель не несет ответственности за невыдачу рабочих документов (ч. 6 ст. 84.1, п. 36 правил из ПП РФ № 225).

В законодательных нормативах строго прописано, можно ли отправить трудовую книжку по почте за границу, — нет, это запрещено. Если граждане выезжают на ПМЖ в другую страну, то ТК, военные билеты и удостоверения личности они не вывозят, а сдают по последнему месту работы (Закон СССР № 2261-1 от 24.06.1991). Советский закон продолжает действовать и сейчас в тех положениях, которые не противоречат российскому законодательству.

Как ее отправить

Есть четкая инструкция, как отправить трудовую книжку по почте уволившемуся сотруднику:

Шаг 1. Получить законное основание для направления. Если работник сам заинтересован в почтовой отправке, он пишет заявление. Унифицированной формы не предусмотрено, обращение составляется в свободной форме. В заявлении указывают:

  • кому и от кого подается заявка;
  • по какой причине составляется;
  • на какой адрес выслать документы.

Под обращением ставится дата и подпись.

заявление о направлении трудовой книжки по почте

Работодатель обязан переслать ТК по указанному адресу в течение трех рабочих дней после получения заявки. Это заявление необходимо приложить к личному делу бывшего сотрудника и сдать в архив.

Если работник отказывается забрать ТК или отсутствует на работе, руководитель направляет ему официальное уведомление. В уведомлении предлагают:

  • прийти за ТК в организацию;
  • дать согласие на получение ТК в письменной форме.

Уведомление пересылают почтовым отправлением: заказным письмом с описью вложений и отметкой о вручении.

Шаг 2. Отправить трудовую книжку. Если работник написал заявление или дал письменное согласие на почтовое отправление (если согласия нет, придется хранить документ), необходимо отправить документы указанным способом.

ТК отправляют ценным письмом с описью вложений в двух экземплярах. В ПП РФ № 225 о ТК и иных правовых актах нет информации, сколько весит трудовая книжка в граммах, — около 50 грамм, но точный вес назовет работник почты при отправке ценного письма. К письму обязательно прикладывают уведомление о вручении.

заявление на возврат трудовой книжки

Перед отправкой сделайте копию ТК. Если письмо потеряется, у работодателя останется заверенная копия документа.

Шаг 3. Заполнить книгу учета. В реестре указывают факт отправки документов по почте, дату направления и реквизиты уведомления о вручении письма бывшему сотруднику.

Какие ошибки допускают при отправке

Основные ошибки, с которыми сталкиваются при передаче трудовой книжки по почте при увольнении, — сроки отправки. ТК необходимо отправить в течение трех рабочих дней после получения письменного заявления или согласия от служащего, не позже.

Если сотрудник отсутствовал на работе в день увольнения, и руководитель решил отправить ему документы в этот же день по почте, это грубая ошибка. Работодатель нарушает законодательство тем, что отправляет ТК без уведомления и дальнейшего согласия служащего.

После расторжения трудового договора с работодателем и при окончательном расчете сотрудник должен получить на руки вместе со всеми выплатами трудовую книжку. Но это бывает возможным не всегда: работник может заболеть, срочно уехать либо просто отказаться получать документ по каким-то своим причинам. В этих ситуациях сотрудник может попросить отправить ему трудовую по почте, написав для этого соответствующее заявление.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на выдачу трудовой книжки при увольнении .docСкачать образец заявления на выдачу трудовой книжки при увольнении .doc

Что говорит закон

Трудовая выдается на руки бывшему сотруднику в последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ). Если этого не произошло, то, чтобы снять с себя ответственность, работодатель должен составить акт о том, что трудовая книжка не была выдана, и отправить работнику уведомление о необходимости получения документа. К уведомлению также прикладывают запрос на отправку документа почтой.

Внимание! С момента отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за невыдачу трудовой книжки работнику при увольнении.

Для получения книжки почтой пишут заявление. Его можно составить заранее, если сотрудник в курсе предстоящего отсутствия в последний рабочий день. Например, в случае увольнения после отпуска или командировки.

Пишем заявление

Заявление пишут в свободной форме — унифицированного бланка нет. Составляют документ на бумаге формата А4. Можно написать от руки или набрать на компьютере и распечатать, поставить в конце «живую» подпись.

Заявление должно содержать стандартную для таких документов информацию.

В шапке в правой верхней части листа указывают, кому адресована бумага. Это руководитель предприятия или компании. Указывают должность, наименование организации, ФИО руководителя. Далее пишут, от кого этот документ: ФИО экс-сотрудника.

Посередине строчкой ниже пишут наименование документа. С новой строки переходят к написанию основной части заявления. Она должна содержать просьбу выдать трудовую книжку на руки (если работник пришел за ней сам) либо отправить по почте. Нужно указать адрес, куда работодатель должен будет отправить документ.

Заявление на выдачу трудовой книжки при увольнении

Завершают заявление дата и подпись бывшего сотрудника.

К сведению! Сотрудник может захотеть получить трудовую книжку через третье лицо по доверенности. В этом случае в заявлении указывают ФИО доверенного лица и формулируют просьбу передать ему документ.

Что дальше

Получив такую просьбу, работодатель обязан в течение 3 дней отправить книжку по почте работнику. Само заявление прикладывают к личному делу экс-сотрудника, которое потом отправляют в архив компании.

Факт выдачи трудовой книжки работодатель должен зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек.

Гражданское право — работа с недвижимостью. договорная работа, наследственное право, банкротство.

В последний рабочий день увольняющегося сотрудника работодатель должен рассчитаться с ним и выдать ему на руки трудовую книжку (ст. 84.1 ТК РФ). Никаких заявлений от работника для получения трудовой не требуется, так как это обязанность работодателя, установленная законом. Но как быть, если уволившийся работник своевременно не забрал свою трудовую? Можно ли выслать трудовую книжку по почте – разберемся в нашей статье.

Работник не забрал трудовую – ответственность работодателя

Для работодателя подобная ситуация чревата административным наказанием, даже если его вины в невыдаче документа нет – ведь работник мог не явиться в последний день на работу, отказаться от получения трудовой и т.п. КоАП РФ устанавливает штраф в размере 1000 – 5000 руб. для ИП и должностных лиц, а для компаний 30 000 – 50 000 руб. Также работодателю придется возместить работнику не полученный им средний заработок, поскольку у того не было на руках трудовой, а значит он был лишен возможности устроиться на новую работу (ст. 234 ТК РФ).

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении

Чтобы избежать подобного развития ситуации, работодатель должен обезопасить себя, как можно быстрее направив бывшему работнику уведомление о том, что ему нужно явиться на бывшую работу для получения трудовой книжки, либо дать свое письменное согласие-заявление на получение трудовой книжки по почте (пересылать трудовую без согласия ее владельца нельзя). В этом случае ответственность с работодателя за несвоевременную выдачу документа снимается (ст. 84.1 ТК РФ). О том, как составить такое уведомление мы рассказывали в нашей статье ранее, а здесь рассмотрим, каким должно быть заявление на возврат трудовой книжки по почте от работника.

Составляем заявление на отправку трудовой книжки по почте при увольнении

 Если бывший работник не может (или не хочет) прийти за трудовой, он направляет работодателю письмо с просьбой направить документ ему по почте, выражая свое согласие на пересылку. Единой формы такого заявления нет, оно составляется произвольно, но определенная информация в нем должна содержаться обязательно.

В письме бывший работник должен указать следующее:

  • наименование и адрес организации – работодателя (ФИО и адрес работодателя — ИП);

  • свои данные (ФИО, адрес, телефон для быстрой связи);

  • основная часть должна содержать фразу, что бывший работник дает согласие на то, чтобы отправить трудовую книжку по почте;

  • также нужно указать точный почтовый адрес, по которому работодателю следует выслать документ.

Написать заявление можно как от руки, так и на компьютере. В конце необходимо поставить собственноручную подпись и дату написания. Заявление отправляется по почте на адрес работодателя (лучше заказным письмом с уведомлением о получении) или передается иным образом (лично, курьером и т.п.).

Заявление на пересылку трудовой книжки почтой — образец

Директору ООО «Прибой»

Крюкову А.С.

г. Москва, ул. Светлая, д. 6, корп. 7, оф. 112

от Павлова Ильи Семеновича

125503, г. Москва, ул. Речная, д. 113, кв. 45

Тел. 8 (903) 1111234

ЗАЯВЛЕНИЕ

на пересылку трудовой книжки почтой

В ответ на ваше Уведомление № 25 от 05 января 2022 г., я, Павлов Илья Семенович, сообщаю, что согласен на пересылку мне моей трудовой книжки по почте.

Прошу направить трудовую книжку ценным письмом по следующему адресу:

125503, г. Москва, ул. Речная, д. 113, кв. 45, Павлову И.С.

14.01.2022 г. Павлов

Как забрать трудовую книжку по почте?

Когда ценное письмо от работодателя придет в почтовое отделение по указанному в заявлении адресу, в почтовый ящик бывшего работника принесут соответствующее извещение. На обороте его заполняются паспортные данные получателя, затем это извещение вместе с паспортом нужно предъявить на почте. Работники почтового отделения выдадут письмо с трудовой книжкой на руки.

Работодателю: как правильно отправить трудовую книжку по почте

Получив согласие на пересылку, чтобы быть уверенным, что трудовая дошла до получателя, ее необходимо выслать ценным письмом (с описью вложения), и обязательно – с уведомлением о получении адресатом.

Даже в случае потери документа почтовой службой в процессе пересылки у отправителя останется доказательство того, что он выполнил свою обязанность по возврату трудовой книжки. Таким подтверждением служит опись, в которой указано наименование отправляемого документа – трудовая книжка конкретного лица, и стоит почтовый штемпель с датой отправки.

Специализация: Гражданское право — работа с недвижимостью. договорная работа, наследственное право, банкротство.

Окончила в 2005 г. Тверской государственный университет, юридический факультет, специальность-юриспруденция.

Юрист в сфере недвижимости:составление договоров, регистрация в Росреестре прав и сделок,оформление наследственных прав,
сопровождение сделок с недвижимым имуществом,судебный опыт по делам,связанным с признанием прав на недвижимость.
Имеется опыт работы помощником арбитражного управляющего.

Ответы на вопросы по этой теме:

Работодатель не отдает трудовую книжку. Что делать?

Работник может защитить свои права. Можно обратиться в государственную инспекцию труда (Роструд) с жалобой. Можно помимо этого обратиться в суд с иском к работодателю о взыскании…

Согласно законодательству после принятия решения об увольнении, работник должен отработать положенный срок, а затем получить расчет и все свои документы.

На практике нередко бывает ситуация, когда сотрудник не появляется в последний рабочий день на месте по разным обстоятельствам. Это не повод оставаться без трудовой книжки, поэтому при невозможности явки лица в отдел кадров, документы отправляются по почте, для чего нужно написать заявление, образец которого можно скачать ниже.

СОДЕРЖАНИЕ:

  • Возможна ли отправка трудовой книжки по почте?
    • Как написать заявление?
      • Скачать образец

Возможна ли отправка трудовой книжки по почте?

В законодательстве четко расписаны действия в тех обстоятельствах, когда человек сам не явился за трудовой книжкой. Стоит отметить, что получить ее нужно обязательно при увольнении. Для работника последствиями могут стать потеря стажа. Для работодателя это ответственность:

  1. Предусмотрено наказание за несоблюдение оговоренных в законе сроков выдачи документа — ст. 234 ТК РФ.
  2. Трудовая книжка должна быть отправлена лишь при наличии согласия владельца на эту операцию. В противном случае наступает ответственность по ст. 84 ТК РФ.

Именно для подтверждения своих намерений получить документы путем отправки по почте, работник должен составить письменное заявление. В противном случае ситуация может рассматриваться как задержка документов из-за халатности или в качестве принуждения работника к определенным действиям.

На практике есть несколько причин для написания заявление на отправку трудовой по почте. Они встречаются достаточно часто:

  1. Место работы может быть в отдалении от центрального офиса, где находится отдел кадров, и хранятся все документы. Работник может не захотеть ехать в другой город.
  2. На момент увольнения сотрудник находится в командировке, на практике или стажировке в другом населенном пункте, документы могут быть высланы по его желанию по почте на тот адрес.
  3. Уход запланирован сразу по окончанию отпуска, нет рабочих дней, чтобы появиться в отделе кадров.
  4. Увольнение произошло в результате приговора суда, после нарушений правил трудового договора подчиненный не может появляться на рабочем месте.
  5. По желанию сотрудницы, которая находится в декрете. Увольнение возможно лишь на основании ее заявления, как и отправка трудовой книжки по указанному адресу.

Основание для отправки трудовой книжки по почте должно быть достаточно веским. Именно поэтому обязательно иметь письменное заявление от самого работника после его увольнения.

Отправление документов возможно лишь в том случае, когда отдел кадров убедился в местонахождении сотрудника и в том, что он будет иметь возможность забрать трудовую книжку с почты. Если же прошло уже достаточно времени, а работник не выходит на связь, допускается передать документы родственникам. Запрет на пересылку возникает тогда, когда установлена смерть. В подобной ситуации бумаги должны храниться в архиве в течение 75 лет.

Как написать заявление?

Необходимо понимать все особенности отправки по почте трудовой книжки. Это процесс в несколько этапов. Большинство из них выполняют сотрудники отдела кадров. Перед процедурой обязательно нужно отправить уведомление. Отдел кадров первоначально по почте отсылает документ, в нем должно быть указано:

  1. паспортные данные работника;
  2. место жительства;
  3. реквизиты организации;
  4. дата составления и исходящий регистрационный номер.

Основная задача этой бумаги в том, чтобы убедиться что по указанному адресу документы будут получены именно самим сотрудником. Нередко люди не живут по прописке или же находятся в длительном отъезде, необходимо исключить ошибку и передачу третьим лицам бумаг.

В уведомлении будет написано, что сотруднику рекомендуется немедленно явиться для получения своих документов. Затем он должен посетить офис или же дать свое согласие на отправку почтой.

Работник заинтересован в получении трудовой книжки, чтобы сохранить свой стаж, от которого в дальнейшем могут зависеть пенсионные выплаты и иные льготы, предусмотренные законом. В ответ на письмо он может составить заявление на отправление трудовой книжки по почте.

Бумага пишется в произвольной форме, но в ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

  1. ФИО сотрудника без ошибок, согласно документам.
  2. Адрес проживания или регистрации в зависимости от того, куда следует направить документы.
  3. Номер и дата составления трудового договора.
  4. Дата увольнения, фактическая, а не подачи заявления.
  5. Письменное утверждение, что работник согласен на пересылку трудовой книжки.
  6. Подпись с расшифровкой, а также дата составления этой бумаги.

Затем пересылается письмо по обратному адресу, который будет указан в уведомлении или же на известный юридический адрес компании, но первый вариант будет значительно проще и быстрее.

После этого работнику придет сопроводительное письмо с описью и сами документы. В дальнейшем можно уже не появляться на прежнем рабочем месте. Это удобный способ для тех, кто по разным причинам не хочет посещать офис.

Скачать образец

Как написать заявление на отправку трудовой книжки по почте - образец для скачивания

  • Главная
  • Правовые ресурсы
  • Подборки материалов
  • Заявление об отправке трудовой книжки при увольнении

Заявление об отправке трудовой книжки при увольнении

Подборка наиболее важных документов по запросу Заявление об отправке трудовой книжки при увольнении (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов

Судебная практика

Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 66 «Трудовая книжка» Трудового кодекса РФ
(В.Н. Трофимов)По мнению суда, сославшегося на абз. 3 ч. 1 ст. 65, ст. 66, ч. 1 — 6 ст. 84.1 ТК РФ, из приведенных нормативных положений трудового законодательства следует, что трудовая книжка на сегодняшний день остается основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работников. По записям в трудовой книжке устанавливается трудовой стаж, с которым законы, иные нормативные правовые акты, коллективный и трудовой договоры связывают возможность реализации тех или иных прав, а также предоставление определенных льгот и преимуществ. В день прекращения трудового договора (последний день работы работника) работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку и произвести с ним расчет. В этот же день работодатель обязан по письменному заявлению увольняющегося работника выдать ему копии документов, связанных с работой. Если работник по каким-либо причинам отсутствует на работе в день прекращения трудового договора (например, выполняет работу по поручению работодателя в другом месте) и в связи с этим не может получить трудовую книжку лично, работодатель обязан направить ему письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление трудовой книжки по почте. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Обязанности работодателя при увольнении сотрудника – произвести с ним полный расчет и оформить расторжение договора. Он также должен выдать работнику трудовую книжку. Но бывают ситуации, когда гражданин не может явиться за ней лично. В таком случае у работодателей возникают вопросы – можно ли трудовую отправить по почте? Да, такая возможности имеется, но необходимо соблюсти ряд ограничений и выполнить правовые требования.

Пересылка трудовой книжки по почте

Действующее законодательство учитывает, что работник может отказаться от получения трудовой книжки лично или не имеет фактической возможности явиться за ней (болезнь, различные чрезвычайные ситуации). Это не значит, что работодатель вправе выбросить документ — до фактической передачи он несет за него ответственность.

Игнорировать свои обязанности работодатель не вправе. Иначе он будет привлечен к ответственности за несоблюдение сроков или отправку без согласия работника (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Трудовая книжка направляется по почте только с письменного согласия работника. Он вправе сдать его лично, например, при подаче заявления на увольнение или направить его любым удобным способом.

Когда трудовую книжку отправляют по почте

Трудовая книжка должна быть выдана в последний рабочий день. Не в тот момент, когда работник подает заявление на увольнение, а тогда, когда покидает рабочее место. Это правило установлено Трудовым кодексом РФ, а именно ч. 4 ст. 84.1 и ч. 1 ст. 140.

Работник может отказаться от получения документа. Также он может отсутствовать на работе. В таких ситуациях книжку можно направить ему почтой. Но при реализации данной процедуры необходимо получить от сотрудника согласие на пересылку почтой. Если он не даст его лично, следует направить ему уведомление о необходимости выполнить это действие.

Отказ от отправки влечет для работодателя последствия. Ему придется выплатить бывшему сотруднику среднюю зарплату за каждый день просрочки. В качестве основания суды указывают тот факт, что работник не может официально устроиться на работу без книжки.

Каждый случай нужно разбирать индивидуально. Наличие согласия отправить трудовую книжку по почте накладывает на работодателя обязательства. Наличие направленного заявления об отправлении трудовой книжки по почте позволит избежать ответственности.

В качестве оснований для отправления документа по почте используются:

  • Работа сотрудника в филиале компании, расположенном в другом населенном пункте. При этом управление должно осуществляться из центрального офиса.
  • Нахождение гражданина в командировке, на обучении, стажировке при условии, что он решил уволиться там.
  • Гражданин уволился, находясь в отпуске. При этом он не должен иметь возможности явиться в офис самостоятельно.
  • Сотрудник находится в декрете и увольняется по собственному желанию. Уволить беременную или женщину в отпуске по уходу за ребенком по решению работодателя нельзя.

Нередки ситуации, когда работник не хочет явиться за трудовой книжкой лично. Например, если уволился со скандалом и не желает снова пересекаться с работодателем. В таком случае он может направить согласие на высылку документов по почте. Это позволит избежать прямого контакта с бывшим руководством.

В каком случае отправлять нельзя

Можно ли отправить трудовую книжку по почте — вопрос простой, имеющий прямой ответ в законодательстве. Да, такой документ можно переслать бывшему сотруднику, но только при соблюдении условий:

  • Имеется письменное согласие от работника. Он может дать его при подаче заявления об увольнении или направить по почте, в том числе после получения уведомления от работодателя.
  • Было направлено уведомление о направлении документа почтой. Необходимо, если ранее работник не дал согласия самостоятельно.
  • Был выбран способ, обеспечивающий сохранность почтового отправления.

Если согласие от сотрудника так и не последовало, работодатель должен сдать книжку в архив. Она хранится там в течение 75 лет.

Порядок отправления ТК по почте

Сначала работодателю нужно уволить гражданина с занимаемой должности. Это реализуется в несколько этапов:

  • издание приказа об увольнении;
  • направление приказа уволенному под подпись;
  • направление документа в отдел кадров;
  • при отказе сотрудника от подписи приказа — составление акта.
  • расчет выплат, которые должны быть произведены сотруднику;
  • выплата сотруднику всех причитающихся средств.

Первое, что должен сделать работодатель после этого (при отсутствии письменного согласия от работника на пересылку документа почтой) — направить ему уведомление. В нем указывается, что гражданин вправе забрать документ лично или дать согласие на его пересылку почтой.

Уведомление направляется заказным письмом с описью вложения. Только такой вариант обеспечит отправителя доказательством исполнения своей обязанности. Далее работодателю необходимо:

  • Получить согласие по почте. Специальной формы нет, работник вправе выразить свою позицию самостоятельно. Главное, чтобы в документы было четко указано его согласие о получении документы по почте, а также адрес, по которому он сможет принять письмо.
  • Отправить документ по почте. Книжка направляется заказным письмом с описью вложения. Предельно важно использовать именно этот метод отправления, так как он обеспечивает подтверждение совершения действия и высылки конкретных документов.
  • Внести запись в книгу учета. Указывается дата отправления, а также факт дачи работником согласия и направления документа работодателем.

Важно понимать, каким письмом отправлять трудовую книжку по почте. В данном случае лучше не экономить и передать бумаги ценным, с описью. Оно будет не намного дороже, чем обычная почтовая услуга.

Какие ошибки допускают при отправке

Главная ошибка работодателя — нарушение сроков отправления. Уведомление необходимо направить работнику в день его увольнения. Саму трудовую книжку — в течение трех дней с даты получения от него согласия.

Нередко работодатели направляют трудовую книжку самостоятельно, не получив согласия работника. Это также считается нарушением. Поэтому сначала стоит направлять уведомления. При отсутствии ответа или при отказе работника работодателю необходимо сдать документ в архив.

Значительная часть ошибок связана с формальными нарушениями. Работодатели неправильно оформляют те или иные документы — начиная от приказа об увольнении и заканчивая уведомлением о направлении трудовой книжки по почте. Желание сэкономить тоже может привести к противоречиям. Работодатель, направивший уведомление обычным письмом, не сможет доказать, что сделал это. Поэтому необходимо выбирать заказные отправления с описью вложения.

Передача уволенному сотруднику трудовой книжки – обязанность работодателя, которую он не вправе игнорировать. Но бывают ситуации, когда сотрудник не хочет являться в офис или не может сделать это по независящим от него причинам. В таких ситуациях трудовая книжка направляется по почте. Однако, перед ее отправкой необходимо получить согласие от бывшего сотрудника. При отсутствии согласия документ отправляется на хранение в архив.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Как написать заявление что не получаю алименты образец
  • Как написать заявление что квартира сдается
  • Как написать заявление фссп чтобы оставляли прожиточный минимум
  • Как написать заявление физруку
  • Как написать заявление учителю физкультуры об освобождении ребенка от занятий от родителя