Как написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки образец

Заявление на дубликат трудовой книжки – это просительная официальная бумага, с которой работник вправе обратиться к своему нынешнему или предыдущему работодателю (если в данный момент лицо нигде не работает) с целью получения копии рабочего документа. В рамках настоящего материала мы рассмотрим, что представляет собой дубликат трудовой книжки, кто его оформляет, какими нормативными актами урегулирована процедура и какой установлен срок на реализацию запроса.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на дубликат трудовой книжки .docxСкачать образец заявления на дубликат трудовой книжки .docx

Дубликат трудовой книжки

Под дубликатом трудовой книжки понимается полная копия изначального документа, однако без закрывающей записи о недействительности документа. Правовая регламентация оформления дубликата приводится в положениях Приказа Минтруда России от 19.05.2021 года. Предполагается, что дубликат оформляется в случае утраты оригинального документа.

Следует отметить, что с 2020 года завести физическую версию трудовой книжки не представляется возможным, так что утратить можно только заведённый ранее бланк. Тем не менее, большинство работников продолжают использовать бумажные версии документа, не доверяя цифровым технологиям.

Хранение трудовой

Трудовая книжка относится законодателем к бланкам строгой отчётности, то есть для её ведения и хранения предусмотрены определённые правила. Так, доступ к трудовым должен быть ограничен для всех лиц, исключая ответственного за их ведение и хранение. Для этого используют специальные сейфы или металлические ящики с замками. Ответственный работник (как правило, начальник отдела кадров) имеет право взаимодействовать со всей личной документацией сотрудников предприятия, включая и трудовую книжку. Именно он будет нести ответственность за утрату данного бланка строгой отчётности.

27 статья вышеуказанного Письма Минтруда гласит, что лицо, утратившее книжку, обязано немедленно сообщить об этом на место работы. При чём законодатель не уточнил, по чьей вине произошла утрата.

Утрата бланка строгой отчётности

В силу того, что трудовая относится к БСО, её хранение происходит в особом порядке. При устройстве на работу человек передаёт книжку в отдел кадров и получает её обратно только при увольнении. Существует всего один повод для выдачи документа на руки без увольнения – обращение в органы социального страхования. Речь может идти об оформлении пособия, пенсии и так далее. Предполагается, что для обращения в иные организации, например в кредитные, будет достаточно заверенной копии.

В тот промежуток времени, когда трудовая будет фактически находиться на руках у работника, вся ответственность за хранение и возможную утрату переходит на него. Под утратой могут пониматься самые разные ситуации:

потеря документа;
обгорание;
деформация от влаги;
внесение несанкционированной записи;
и так далее.

Оформление дубликата

Оформлением дубликата трудовой книжки всегда будет заниматься сотрудник отдела кадров предприятия, которое числится последним местом работы человека. Это прямая обязанность, установленная законодателем. Если представители организации по каким-то причинам будут пытаться вам отказать, вы получите полное право защитить свои законные интересы посредством обращения в трудовую инспекцию с жалобой. За подобное ущемление прав работника компании будет грозить административная ответственность с наказанием в виде штрафа.

Как уже упоминалось ранее, дубликат – это полноценная копия оригинального документа. Трудовая всегда заверяется оттисками фирменных печатей всех предприятий, на которых трудился гражданин. Кадровику придётся посетить каждое из них и проставить штампы. Процесс затрудняется, если такой организации уже не существует или её офис находится в другом населённом пункте. Как бы то ни было, дубликат должен быть оформлен в течение 15 рабочих дней.

Форма документа

Заявление на дубликат трудовой книжки относится к категории трудовых официальных бумаг. Законодатель ни в одном нормативном правовом акте не привел никаких общеобязательных унифицированных бланков для формирования данного документа. Даже упомянутое ранее Письмо Минтруда не содержит примерного шаблона, вследствие чего работники вольны оформлять заявление в свободной форме, придерживаясь общих правил делового документооборота.

Текст официальной бумаги должен быть выдержан в нейтральном тоне, деловом стиле. Носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4 или А5. Написать текст можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Рассказываем, как составить заявление «на пальцах»

Любое заявление в рамках трудовых правоотношений разделяется на три условно самостоятельных структурных блока: реквизиты, суть запроса и автограф. Заполняем их по порядку.

В правом верхнем углу листа бумаги отметим, кому, от кого подаётся настоящий документ. Прописываем ФИО руководителя предприятия и занимаемую им должность в дательном падеже, свои ФИО и должность – в родительном. Следующим шагом оставляем ссылку на Приказ Минтруда, сообщаем об утрате трудовой книжки. Если помним её уникальный номер, не лишним будет его отметить.

Ниже по документу указываем дату подачи настоящего заявления (число, месяц, год), оставляем свой автограф с расшифровкой (фамилия и инициалы). Пятнадцатидневный срок будет отсчитываться не с той даты, что вы укажете в заявлении, а с той, которая будет проставлена отделом кадров при получении. Следует уделить этому моменту должное внимание, ведь представители предприятия могут смухлевать.

Передаём полностью готовый вариант заявления кадровику, ждём ответной реакции. Как только дубликат будет оформлен, с заявителем свяжутся, назначат дату и время встречи.

Примерный образец

Источник

Актуально на: 22 августа 2018 г.

Трудовая книжка работника является основным документом о его трудовой деятельности и трудовом стаже (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). И будет крайне неприятно, если трудовая книжка работника будет утеряна. Но выход есть — оформить дубликат трудовой книжки. К слову, утеря трудовой книжки – не единственный случай, когда делается ее дубликат.

Об особенностях оформления дубликата трудовой книжки расскажем в нашей консультации и приведем образец заявления работника на дубликат трудовой книжки.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки?

ТК РФ ничего не говорит о дубликатах трудовых книжек. Однако отмечает, что порядок ведения трудовых книжек устанавливаются уполномоченным Правительством федеральным органом исполнительной власти (ч. 2 ст. 66 ТК РФ).

Правила ведения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, предусматривают, что дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях (п.п.31, 33 Правил):

утеря трудовой книжки (работником или работодателем);
наличие в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной;
трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.);
массовая утрата работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (например, из-за пожара).

Обращаем внимание, что если к вам устраивается работник, который говорит, что его трудовая книжка утеряна или предъявляет испорченную трудовую книжку (к примеру, порванную или обгоревшую), то оформлением дубликата должен заниматься предыдущий работодатель.

Выдать дубликат трудовой книжки работодатель должен не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Всегда ли нужно заявление работника?

Заявление работника на дубликат трудовой книжки необходимо в том случае, когда дубликат утерян по вине работника, работодателя или трудовая книжка пришла в негодность. Заявление составляется в произвольной форме. В нем указываются реквизиты работодателя, сведения о работнике, причина, по которой запрашивается дубликат трудовой книжки.

Хорошо, если при оформлении дубликата используется старая трудовая книжка. К примеру, порванная, испачканная, но записи в ней хорошо читаются и трактуются однозначно. В этом случае записи для дубликата берутся из старой трудовой книжки.

В противном случае работнику нужно будет представить необходимые документы, подтверждающие трудовую деятельность и его стаж у предыдущих работодателей. К примеру, справки с места работы, выписки, копии приказов о приеме на работу и об увольнении, справки из архива. Использовать копии или выписки из трудовой книжки в качестве подтверждения стажа и трудовой деятельности работника нельзя (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 16.12.2014 № 33-20380/2014).

Информацию о документах, подтверждающих трудовую деятельность работника, нужно указать в заявлении, а сами документы приложить к нему. Напомним, что работодатель обязан помогать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю (п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Приведем для заявления на оформление дубликата трудовой книжки образец его заполнения.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Оформление дубликата трудовой книжки

В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки нужно сделать запись: «Дубликат». Если прежняя трудовая книжка сохранилась, то на ее первой странице (титульном листе) нужно написать «Взамен выдан дубликат» и указать его серию и номер (п. 1.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69). В остальном титульный лист дубликата оформляется так же, как и в первоначально оформляемой трудовой книжке (указываются Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия или специальность) (п. 7.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Если до поступления к данному работодателю сотрудник уже работал, то в графе 3 дубликата нужно указать общий стаж работы, который подтвержден соответствующими документами (п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69). Например, можно указать «Общий стаж работы _ лет _ месяцев _ дней». Затем общий стаж расшифровывается по отдельным периодам работы:

в графе 2 трудовой книжки указывается дата приема на работу;
в графе 3 записывается наименование работодателя, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник;
в графе 2 указывается дата увольнения;
в графе 3 — причина (основание) увольнения.

В графе 4 дубликата указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого были произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, которые подтверждают стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего заверения работодатель возвращает их владельцу (п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

В последнюю очередь в дубликат трудовой книжки вносятся сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы, т. е. у работодателя, который оформляет дубликат (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Последней записью в дубликате, выдаваемом работнику, будет запись об увольнении работника. Под ней указывается должность и Ф.И.О. работника, внесшего запись, приводится его подпись и ставится, при наличии, печать работодателя.

Источник

Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2022-2023 — вопрос о корректном оформлении этого документа продолжает оставаться актуальным из года в год. Ведь дубликат фактически является новой трудовой книжкой специалиста, подтверждающей весь его трудовой путь. Поэтому специалистам кадрового учета любой компании важно четко представлять, какие правила следует соблюсти при оформлении образца дубликата трудовой книжки.

Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки — это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он также подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.

С 01.01.2023 нужно применять трудовые книжки нового образца. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 27, 30, 31 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, далее Правила):

оригинал был безвозвратно утерян (в том числе в случае, когда книжку потерял работодатель вследствие чрезвычайных происшествий);

Подробнее о том, что делать работнику, который потерял свою трудовую книжку, см. в статье «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?».

книжка пришла в состояние негодности (ее листы испорчены, испачканы и т.д.);
если в книжку специалиста были внесены сведения о его увольнении или переводе на другое место работы, при этом такая запись впоследствии была признана недействующей.

В первых двух случаях дубликат оформляет работодатель по последнему месту работы, в последнем по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись, кроме случаев, когда этот работодатель закрылся.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Выдать дубликат нужно в течение 15 рабочих дней.

Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам (в 2021 году они обновлены).

Как по-новому вести трудовые книжки с 1 сентября 2021 года, читайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Во-первых, в правом верхнем углу первой страницы дубликата необходимо сделать запись: «Дубликат». (п. 31 Правил).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию и номер нового документа.

Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.

После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.

ВАЖНО! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 29 Правил).

Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 29 Правил).

Об общем порядке внесения сведений в трудовую книжку см. статью «Инструкция по заполнению трудовых книжек»

Как оформить дубликат трудовой книжки — образец

Основываясь на приведенных выше правилах, фирма сможет без труда составить дубликат взамен утраченной по каким-либо причинам трудовой книжки специалиста.

При этом организации нужно не забыть снять копии со всех документов, подтверждающих трудовую биографию специалиста, после чего вернуть их работнику.

Готовый образец заполнения с 01.09.2021 дубликата трудовой книжки вы можете посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе:

Итоги

Пример заполненногообразца дубликата трудовой книжки следует иметь кадровому подразделению каждой компании, во избежание возможных ошибок при его оформлении. Организациям важно знать, что дубликат нужно заполнять только на основе документов, подтверждающий прошлый стаж сотрудника. При этом нужно не забыть на самом дубликате сделать отметку «Дубликат». А если он выдается взамен неутраченной книжке, то на оригинале прописать «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».

Источник

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна:

оформить дубликат на новом бланке;
внести в него известные сведения;
заверить записи.

Альтернативой является переход на ЭТК в установленном порядке.

Последствия утраты трудовой книжки

Трудовую книжку, как и любой бумажный документ, можно потерять или безвозвратно испортить. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже. Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата, и в инструкции к заполнению указано, как восстановить записи в трудовой книжке при утере или порче. Восстановить этот важный документ вполне возможно. Другое дело, что иногда это довольно непросто.

Изначальный документ о стаже восстановлению не подлежит, но его владелец вправе получить дубликат, в который внесут все или почти все сведения, которые были в оригинале. Для тех, кто работает с 2000 года, вопрос, как восстановить стаж при утере трудовой книжки, не стоит — все сведения о нем сохраняются в Пенсионном фонде, где формируются сведения для назначения пенсии еще до введения электронных трудовых книжек (ЭТК). С введением ЭТК проблема восстановления данных теряет актуальность, но еще востребована среди тех, кто решил сохранить бумажные документы.

Законодательные нормы по восстановлению сведений о стаже

Возможность восстановления книжки определена правилами ее ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной новым приказом Минтруда. Этот нормативно-правовой акт является альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который не знает, что делать, если утеряна трудовая книжка, а нужно устраиваться на работу, — Трудовой кодекс РФ в этом случае никаких рекомендаций не дает.

Почему требуется восстанавливать ТК

Документ с записями о стаже гражданина хранится в организации, где он трудоустроен. На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно в случае порчи или утраты. Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.

Что случается с этим документом? Его может:

потерять сам работник;
потерять отдел кадров организации;
потерять государственный орган или служба (например, Пенсионный фонд);
привести в негодность в результате механического или иного повреждения любое лицо.

Кроме того, документы пропадают или портятся в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством, и восстановить ТК в такой ситуации чаще всего намного проще, чем в индивидуальном случае. В любом случае в законодательстве прямо сказано, обязательно ли восстанавливать трудовую книжку при утере — да, так как это главный документ для трудоустройства.

Альтернативой является переход на электронную форму сохранения сведений о стаже, который доступен для любого человека в любое время.

Действия работодателя при найме нового работника без ТК

На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая книжка, как восстановить которую, он не знает. Если работодатель не интересуется сведениями о его предыдущих местах работы, то он вправе не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с оформлением нового документа. Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Восстановления в этом случае не произойдет. Фактически сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем для оформления пенсии, и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат и обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа. В регламенте ПФР сказано, как восстановить трудовую книжку через Госуслуги — написать заявление о получении необходимых данных в личном кабинете на портале. Запрос направят для обработки в ПФР.

Обратите внимание, что дубликатов ТК ни Госуслуги, ни ПФР не оформляют. Там только дают данные о стаже и местах работы из базы данных. Чтобы завести новый бланк, необходим работодатель — бывший или действующий.

Если новый сотрудник все же принес ТК, но она оказалась испорчена, и вести ее дальше невозможно, то работодатель самостоятельно заведет дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенесёт в него все возможные сведения о работе из старой книжки.

Трудовая книжка утеряна работником

Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации, и за нее отвечает кадровик. Однако в силу норм статьи 62 ТК РФ гражданин вправе попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд. Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают ТК на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях граждане теряют документы или приводят их в негодность. Вот алгоритм, что делать, если трудовая книжка испорчена или утеряна:

человек обязан незамедлительно поставить об этом в известность свое руководство;
написать заявление о восстановлении данных и выдаче дубликата;
работодатель рассматривает заявление и оформляет дубликат в течение 15 дней.

Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить данное заявление. Никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Вот пример текста:

Генеральному директору

ООО «PPT.RU»

П.П. Петрову

от машиниста 2-го разряда

Антропова Владислава Константиновича

Заявление

Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей в установленные сроки.

15 сентября 2021 года

Подпись /В.К. Антропов/

Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае ему восстановят информацию и выдадут дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки происходит по следующему алгоритму:

Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).

Шаг 2. Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.). Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, то в новый документ вносится действующая фамилия, и никаких отметок о ее изменении не ставится.

Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему сведения о работе, включая постоянные переводы, и об увольнении гражданина. Эти записи делают на основании трудового договора, дополнительных соглашений к нему и информации, вписанной в личную карточку формы Т-2.

Шаг 4. Специалист-кадровик заполняет раздел о награждениях и поощрениях. Запись делают только на основании документов, хранящихся в организации (приказов, распоряжений и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.

Если же в книжке, которая была утеряна или испорчена, были данные о стаже работы в других организациях, то восстановление трудовой книжки становится сложнее. Сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов.

Если старый бланк не утерян, а только получил повреждения, но записи читаются, то его разрешается использовать как подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делается общая запись такого вида:

«Общий стаж работы составляет 10 лет 7 месяцев 14 дней».

После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин, и затем делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.

Кадровик обязан помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже: сформировать запросы в организации, которые являлись предыдущими местами работы такого гражданина, с просьбой выслать необходимую информацию. Другая ситуация, что делать, если работодатель потерял трудовую книжку работника или она была утрачена в результате чрезвычайной ситуации. В этом случае работник не обязан писать заявление о ее восстановлении. Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд

Если организация, где трудился работник, была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, то встает закономерный вопрос, как восстановить записи через Пенсионный фонд, если утеряна трудовая книжка, так как в этом ведомстве хранятся сведения о стаже. Задача непростая, поскольку искать правопреемника ликвидированного юридического лица и ходить по различным архивам в поиске документов придется самостоятельно.

Пенсионный фонд России непосредственно в восстановлении утраченных сведений участия не принимает, он только подтверждает уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина. Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных. Кстати, если человек интересуется, как восстановить трудовую книжку при утере через МФЦ, то у него это не получится. Через МФЦ разрешается обратиться в Пенсионный фонд за сведениями о стаже, дубликатов ТК в центрах «Мои документы» не выдают.

Источник

Специального регламента восстановления трудовых книжек, утерянных по вине работодателя, законодательством не установлено. Поэтому специалисты советуют соблюдать порядок, утвержденный для восстановления книжек, утраченных по вине работника. В таком случае сотруднику нужно выдать дубликат. Проанализируем рекомендации Роструда и пошагово расскажем, как действовать в указанной ситуации.

От утраты трудовой книжки не застрахован даже работодатель. Это может быть как собственно потеря книжки конкретного работника, так и ее порча до такой степени, что записи становятся нечитаемыми. В законодательстве не прописан порядок действий работодателя при единичном факте утраты трудовой книжки. Рассмотрим, что рекомендует делать в таких ситуациях Роструд.

Единичная утеря трудовой книжки

Специального регламента восстановления трудовых книжек, утерянных по вине работодателя, законодательством не установлено. Поэтому следует соблюдать порядок, утвержденный для восстановления книжек, утраченных по вине работника¹. Речь идет об оформлении дубликата трудовой книжки.

Оформляем дубликат

Во всех случаях дубликат оформляется работодателем только по последнему месту работы. Предыдущие работодатели не вносят записи в дубликат².

Получаем заявление от работника

Вначале следует попросить работника написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее – Правила).

Пример 1. Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной

Роструд советует работникам оформлять заявление о выдаче дубликата в двух экземплярах и зарегистрировать его у секретаря, чтобы на экземпляре сотрудника осталась отметка о дате и номере получения заявления³.

Документы, подтверждающие стаж

По общему правилу, именно работнику придется собирать сведения о предыдущих местах работы, при их наличии (п. 32 Правил). Причем работодатель обязан оказать содействие работнику в получении указанных документов⁴ (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, далее – Инструкция, Постановление Минтруда РФ № 69). Порядок сбора сведений с предыдущих мест работ законодательно не установлен. В разъяснении, данном на сайте онлайнинспекция.рф, Роструд допускает, что запрашивать справки с предыдущих мест работы для восстановления трудового стажа работника может не только работник, но и работодатель (сотрудник отдела кадров)⁵.

Не содержит законодательство и конкретного перечня документов, подтверждающих стаж работы⁶, на основании которых могут вноситься записи в трудовую книжку⁷.

Для подтверждения стажа можно представить, в частности, следующие документы⁸:

трудовые договоры;
справки с предыдущих мест работы;
справки из государственного или муниципального архива;
выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
решение суда об установлении трудового стажа.

Одним из наиболее убедительных доказательств трудового стажа работника являются документы из ПФР:

за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, например, справка о трудовом стаже застрахованного лица по форме СЗВ-К и другие формы⁹;
с момента регистрации в системе обязательного пенсионного страхования РФ, например, сведения персонифицированного учета¹⁰.

При реорганизации бывшего работодателя документ, подтверждающий трудовой стаж работника, выдается его правопреемником¹¹. Если же работодатель ликвидирован, то следует обратиться за справкой в государственный или муниципальный архив.

Оригиналы документов после снятия с них копий и надлежащего заверения кадровой службой возвращаются работнику (п. 7.2 Инструкции).

Обратите внимание: ксерокопия трудовой книжки, имеющаяся у работника, не является документом, на основании которого вносятся записи в дубликат трудовой книжки¹² (даже если эта копия заверена работодателем и его печатью¹³). При этом сохранившаяся копия книжки может быть представлена в суде в качестве доказательства стажа работы¹⁴. Кстати, к нотариально заверенной копии Роструд относится благосклонно, считая, что она может служить основанием для восстановления записей в дубликате¹⁵.

К сведению

Рассмотрим ситуацию, когда трудовые книжки работников в наличии, но оказались сильно подпорчены. Например: в результате прорыва труб подачи горячей воды трудовые книжки намокли. В дальнейшем их просушили, все записи читаемы, но вот печати немного «потекли». Специалисты Роструда сказали, что в этом случае в дубликат из поврежденной трудовой переносятся все читаемые записи. А если некоторые прочесть невозможно, то необходимо сделать соответствующие запросы¹⁶.

Заявление о выдаче дубликата и приложения к нему гражданин вправе направить работодателю по почте с уведомлением о доставке и описью вложения либо передать по описи уполномоченному лицу работодателя¹⁷. Бумаги нельзя отправлять по электронной почте (в виде сканов), так как все документы для заполнения дубликата должны быть представлены в оригинальном виде¹⁸.

Заполняем дубликат

Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил).

Сведения о трудовом стаже вносятся в дубликат только на основании подтверждающих документов. Если документы не содержат полной информации о работе в прошлом, то в дубликат вносят только имеющиеся в этих документах сведения¹⁹.

Порядок заполнения дубликата трудовой книжки следующий:

1. В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции).

2. Титульный лист трудовой книжки заполняется в обычном порядке (п. 7.1 Инструкции) (Пример 2).

3. При заполнении раздела «Сведения о работе» соблюдаются правила (п. 7.2 Инструкции):

Сначала в графу 3 проставляют запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывают суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

К сведению

Если работодатель не получил документы о стаже работника не по своей вине, то невнесение части недостающих сведений в дубликат трудовой книжки не может квалифицироваться как нарушение трудового законодательства²⁰.

Далее сведения о работе записывают в хронологическом порядке:

в графе 2 – дата приема на работу;
в графе 3 – наименование работодателя, структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывают дату увольнения, а в графе 3 – причину (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, то в дубликат вносят только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Обратите внимание, что оформление дубликата отличается от обычного заполнения раздела трудовой книжки «Сведения о работе»: наименование работодателя не вносится в качестве заголовка в графу 3 указанного раздела²¹ (Пример 3).

4. Сведения о награждении (поощрении) вносятся только по текущему работодателю (п. 32 Правил).

5. Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. Сведения о такой работе заполняют согласно общим правилам, т.е. сначала идет наименование работодателя, а потом сведения о приеме на работу, переводах, увольнении²².

6. Печать работодателя ставится только на последней записи об увольнении²³.

Пример 2. Заполнение титульного листа дубликата трудовой книжки

Пример 3. Заполнение раздела, содержащего сведения о работе, в дубликате трудовой книжки

Поскольку работодатель виновен в утере, то он должен оформить дубликат трудовой книжки за свой счет²⁴ (п. 47 Правил).

Если ошиблись при заполнении стажа

На практике возможна ситуация, когда работодатель допустил ошибку
при подсчете общего стажа работы и внес неверные сведения
в дубликат трудовой книжки.

В этом случае в дубликат необходимо внести исправления путем
признания записи недействительной и внесения в трудовую книжку
правильной записи²⁵.

Дубликат на вкладыш к трудовой

Вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется работодателем
в том же порядке, что и трудовая книжка. Следовательно, при
утере вкладыша порядок действий такой же, как и при выдаче
дубликата трудовой книжки²⁶.

Ответственность

За утерю трудовой книжки работодатель может быть привлечен
к административной ответственности. В данном случае будет
нарушен порядок учета и хранения трудовых книжек²⁷.
За что работодателю будет вынесено предупреждение или может быть
наложен штраф (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

на должностных лиц и предпринимателей – в размере
от 1000 до 5000 руб. (за повторное нарушение –
от 10 000 до 20 000 руб.);
на организации – от 30 000
до 50 000 руб. (за повторное нарушение –
от 50 000 до 70 000 руб.).

Если работодатель отказывается выдать дубликат

Если работодатель не выдаст уволенному сотруднику трудовую книжку
(в нашем случае дубликат), то считается, что он незаконно
лишил его возможности трудоустроиться и получать заработную плату²⁸.
В этом случае днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки.
О новом дне увольнения гражданина издается приказ работодателя,
а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная
запись об увольнении признается недействительной (п. 35 Правил).
Работодателю придется возместить работнику не полученный
им за этот период заработок (ст. 234 ТК РФ). Также
работник вправе претендовать на проценты за нарушение сроков
выплаты зарплаты и компенсацию морального вреда²⁹
(ст. 234 и 236 ТК РФ).

К сведению

Если при трудоустройстве у гражданина отсутствует трудовая
книжка по причине ее потери предыдущим работодателем
и отказа сделать дубликат, то на новой работе
по заявлению сотрудника заводится новая трудовая книжка
(ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Если предыдущим работодателем
будет выписан дубликат, то можно продолжать вести новую трудовую
книжку либо перенести соответствующие записи в предыдущую книжку.
Решение по данному вопросу работодатель должен принимать
по согласованию с работником³⁰.

В случае отказа работодателя выдать дубликат трудовой книжки
работник может обратиться в суд по месту нахождения или
регистрации организации с исковым заявлением. К заявлению
необходимо приложить документы, обосновывающие требования: трудовой
договор, письменные доказательства (в частности, заявление
о выдаче дубликата трудовой книжки с отметкой работодателя
о получении и т.п.)³¹.

К сведению

Государственный инспектор труда не вправе выдавать работодателю
предписание, подлежащее обязательному исполнению, по искам,
принятым к рассмотрению судом, или вопросам, по которым
имеется решение суда (ч. 2 ст. 357 ТК РФ). Таким
образом, подавая иск в суд, работник утрачивает возможность
защиты своих трудовых прав в трудовой инспекции³².

Если работник не забирает дубликат

Трудовую книжку может получить лишь сам владелец. Родственникам книжка
отдается только в случае смерти работника (п. 37 Правил).
Исключением является выдача трудовой книжки третьему лицу
на основании нотариально заверенной доверенности от работника³³.

Если работник не забирает дубликат, то работодатель действует
так же, как и с оригиналом трудовой книжки. Направляет
работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой
книжкой (желательно это сделать заказным письмом) либо дать согласие
на отправление ее по почте. После направления такого
уведомления работодатель освобождается от ответственности
за невыдачу трудовой книжки³⁴ (ст. 84.1
ТК РФ и п. 36 Правил).

Обратите внимание: не полученную работником трудовую книжку следует
хранить до востребования либо не менее чем 75 лет
(п. 43 Правил и ст. 664 Перечня типовых управленческих
архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления
и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Бывает, что при пересылке трудовая книжка теряется. В этом случае
порядок ее восстановления тот же. Для получения дубликата гражданин
пишет заявление по месту последней работы. Далее процедура оформления
дубликата обычная³⁵.

Книга учета трудовых книжек

Часто кадровики задают вопрос: что необходимо написать в книге
движения трудовых книжек³⁶
в разделе, где указана утерянная трудовая книжка? Специалисты
Роструда считают, что поскольку оформление дубликата связано
с утратой трудовой книжки, в журнале необходимо написать
«Утрачена»³⁷
(Пример 4).

Пример 4. Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

К сведению

Где искать трудовую книжку, если организация закрылась?

Специалисты Роструда рекомендовали³⁸ действовать следующим образом:

если работодатель не ликвидирован, а было ликвидировано
только структурное подразделение, в котором гражданин работал,
то с требованием выдать трудовую книжку следует обратиться
к работодателю по адресу его местонахождения;
если организация находится в процессе банкротства,
то можно обратиться к конкурсному управляющему;
если организация ликвидирована, то можно обратиться
в уполномоченный орган в сфере архивного дела
на территории субъекта, где был зарегистрирован работодатель,
куда должны были быть сданы документы при ликвидации.

Массовая утрата трудовых книжек

Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек
работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил,
Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате
чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ
от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях,
экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках
и других чрезвычайных обстоятельствах.

В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается специально
организованной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти
субъекта РФ. В состав такой комиссии включаются представители
работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками
представительных органов, а также других заинтересованных
организаций.

Факт и периоды работы определяются комиссией из документов,
имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка
члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае
их отсутствия – на основании показаний двух и более
свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности
у одного работодателя или в одной системе. Если документы
не сохранились, стаж работы, в том числе установленный
на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден
в судебном порядке.

Если работник до поступления к данному работодателю уже
работал, комиссия принимает меры к получению документов,
подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется
акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность)
и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта
работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Отметим, что срок для проведения расследования комиссией и выдачи
работнику дубликата трудовой книжки не установлен³⁹.

Ответственность за невыдачу трудовой книжки при увольнении
в размере заработка за период, в течение которого работник
не мог устроиться на работу, организация будет нести только
в случае признания действий работодателя, повлекших массовую утрату
трудовых книжек, незаконными⁴⁰.

Источник