Как написать заявление на выдачу пропуска взамен утерянного

Объяснительная записка о потере пропуска — это документ, который работодатель вправе затребовать от работника в случае совершения последним дисциплинарного проступка.

На многих предприятиях существует пропускная система: каждому сотруднику выдается удостоверение, на основании которого он попадает на территорию работодателя. На изготовление удостоверения организация расходует денежные средства. Естественно, в случае его утраты необходимо изготовить новое, то есть понести денежные затраты. Более того, у предприятия появляется риск того, что на территорию получает возможность проникнуть посторонний человек, нашедший утерянный документ, поэтому появляется необходимость в блокировке старого удостоверения либо в совершении иных действий, позволяющих его аннулировать.

Ввиду появления указанных рисков и затрат работодатель вправе потребовать объяснительную о потере пропуска у сотрудника, который это допустил.

Пропуск потерян: что делать?

Как только вы обнаружили потерю, необходимо сообщить об этом руководству. Находясь на проходной, необходимо уведомить в том числе охранника о том, что вы являетесь работником этого предприятия, но так как потеряли пропускной, не можете войти на территорию.

Если работник на проходной сообщает, что потерял пропуск на работу, что делать охраннику? Охраннику следует сообщить о произошедшем руководству либо просто сделать отметку о произошедшем в рапорте.

Как написать объяснительную

Сообщение допустимо сделать устно либо составить служебную записку об утере пропуска, конкретный способ сообщения необходимо уточнить у самого работодателя.

В большинстве случаев после указанного сообщения руководитель потребует предоставить письменные объяснения.

Для предоставления письменных объяснений отведено два дня, согласно ст. 193 ТК РФ. Если по истечении этого времени письменные объяснения не будут предоставлены, работодатель вправе составить акт об отказе в предоставлении объяснительной. Отсутствие письменных объяснений не запрещает работодателю применить санкции по отношению к сотруднику. В отдельных случаях необходимо написать заявление о потере пропуска на работу, которое составляется в свободной форме либо заполняется по существующему в организации образцу. Как правило, на предприятиях существуют готовые бланки, где сотруднику остается лишь изложить причины произошедшего.

Если бланка нет, напишите объяснение в свободной форме. Обратите внимание на обязательные реквизиты документа и порядок его регистрации у работодателя.

В помощь — наша несложная инструкция, как правильно писать объяснительную записку об утере пропуска:

1. В левом верхнем углу напишите наименование организации, в которой работаете, Ф.И.О. руководителя, ваши Ф.И.О. и должность.
2. Ниже посередине укажите название документа — объяснительная записка.
3. Изложите причины и обстоятельства, при которых произошла утрата. Описывая причины, укажите, где и при каких обстоятельствах вы могли потерять пропускной документ. Например, в общественном транспорте, в магазине по пути с работы домой и т. д. Укажите, что обычно он хранится в надежном месте, но по не зависящим от вас причинам выпал либо произошла его кража. Укажите, что его текущее местонахождение вам неизвестно. Также допустимо указать, что вы осознаете серьезность произошедшего, сожалеете и впредь будете более внимательны и осмотрительны.
4. После того как основной текст изложен, ниже укажите дату составления документа, поставьте подпись.

Готовый документ необходимо зарегистрировать — поставить у секретаря входящий номер либо попросить руководителя поставить на объяснительной отметку об ознакомлении с ней. Рекомендуем сделать себе копию документа с отметкой о получении или входящим номером.

Что грозит работнику за утерю пропуска?

По общему правилу, согласно ст. 192 ТК РФ, за дисциплинарный проступок по отношению к работнику работодатель вправе применить следующие санкции: замечание, выговор, увольнение. Широко распространено мнение, что работодатель вправе применить штраф за утерю пропуска, но такое наказание применяться не может, так как этот вид санкции отсутствует в ТК РФ.

Вид санкции зависит от тяжести последствий совершенного работником проступка. Более того, санкции применимы лишь в случае, если работник ненадлежаще исполнил возложенные на него трудовые обязанности.

Таким образом, если должностной инструкцией или правилами внутреннего трудового распорядка установлено, что работник обязан нести ответственность за сохранность пропускного, имеются признаки совершения дисциплинарного проступка.

Однако если пропуск украден либо выбыл из владения работника иным способом, по не зависящим от него причинам либо в случае, если у человека отсутствует обязанность по обеспечению сохранности такого документа, признаки совершения дисциплинарного проступка отсутствуют. Следовательно, привлечь его к дисциплинарной ответственности нельзя.

Заявление на выдачу пропуска — это письменный запрос на получение документа, позволяющего свободно заходить или въезжать на закрытую территорию предприятия. Формы запросов и разрешений утверждаются внутренними нормативными актами.   

В каких случаях надо писать заявление на получение пропуска

В соответствии с Законом РФ от 11.03.1992 № 2487-1 на предприятиях устанавливают пропускной режим. Это делается, чтобы не допускать на территорию посторонних людей и контролировать завоз и вывоз грузов и ценностей. Это особенно актуально для секретных объектов, производственных предприятий, административных зданий. С установленным порядком необходимо ознакомить персонал предприятия и посетителей (п. 7 ст. 1.1 Закона № 2487-1) и обеспечить доступ через проходную по специальным разрешениям.

В законе нет четкого требования, в каких конкретно документах на предприятии следует указать правила пропускного режима. Обычно это внутренние положения об установлении такого режима. В них перечисляют порядок проведения мероприятий по учету перемещения людей и имущества внутри объекта и за его пределами, утверждают виды разрешительных документов, бланки заявления на выдачу пропуска в здание и т. д.

В зависимости от специфики деятельности эти документы делятся на:

• служебные удостоверения;
• электронные пропуска (постоянные, временные, разовые);
• специальные разрешения для автомобильной техники;
• материальные разрешения (для заноса и выноса имущества и грузов).

Такие документы выдают новым сотрудникам или тем, кто работает давно, но потерял выданное ранее удостоверение. Иногда приходится переоформить его, когда у человека поменялись персональные данные. Периодически они требуются и следующим посетителям:

• работникам партнерских компаний, контрагентов;
• представителям СМИ;
• иностранным экспертам;
• работникам подрядных организаций или ИП, предлагающих услуги и работы по ремонту, техобслуживанию производственного оборудования и др.

Среди тех, кто вправе зайти на предприятия по служебным удостоверениям:

• сотрудники санэпиднадзора;
• инспекторы труда и энергетического надзора;
• полицейские и сотрудники прокуратуры.

По какой форме писать заявление

Законодательство не устанавливает единую форму заявки на пропуск, его разрешено писать в свободном виде. Компании разрабатывают собственные бланки, исходя из специфики деятельности. Где-то достаточно единого для всех разрешения. А где-то требуются отдельные удостоверения по подразделениям, для работы по сменам, в выходные и праздники и др. В разных ситуациях необходимы разные формы заявления — для постоянного, временного или однократного визита, в любое помещение объекта или в одно из подразделений.

Если компания планирует провести культурные, социальные мероприятия или хозяйственную деятельность на границе, то необходимо подать заявление на получение пропуска в пограничную зону в ФСБ России. Бланки предусмотрены в приказе ФСБ РФ № 89 от 03.03.2021. Для индивидуальных разрешений — в приложениях № 1, 2 и 3, для коллективного допуска — № 4 и 5, для хоздеятельности и общественных мероприятий — № 6, на промысловую, исследовательскую деятельность в российской части водных объектов на границе — № 7 и др.

На обычных предприятиях заявление составляют по стандартной структуре:

• в шапке пишут, кому адресован запрос (Ф.И.О., должность), наименование компании;
• посередине наименование документа;
• в основном блоке — сведения о заявителе (Ф.И.О сотрудника) и о его транспортном средстве (если необходимо заехать на авто);
• какова цель нахождения на объекте;
• на какой срок требуется допуск (постоянно, временно, на один раз);
• дата и подпись.

Если в здание необходимо пропустить представителей компаний-контрагентов, то ходатайство пишут от имени гендиректора юрлица. В нем указывают список работников, которым требуется допуск в здание, и дают ссылку на контракт об услугах или работах. Если для работы необходимо проехать на машинах, то указывают их количество, марку, номер.

Вот как выглядит заявление в администрацию на пропуска для получения постоянного пропуска работнику компании, которому необходим проезд через КПП на автомобиле:

А это запрос на временное разрешение на посещение территории компании от подрядной организации, выполняющей ремонт по договору. В таком случае пишут от имени юрлица:

Если требуется разрешение на визит зарубежных партнеров, то необходимо отправить письмо о выдаче пропуска в администрацию для проведения совместных мероприятий.

А вот бланк заявления для оформления постоянного разрешения для работников предприятия:

Кому и как подать заявление

Сотрудники пишут заявку и лично отдают секретарю или начальнику службы безопасности предприятия. Для посетителей есть возможность отдать письмо лично или прислать по почте (электронной или обычной), если это предусмотрено правилами компании. В государственные органы существует несколько вариантов:

• при личном обращении;
• по официальному адресу электронной почты ведомства;
• по почте России;
• через единый портал Госуслуг.

Готовые разрешения присылают по почте или отдают при личном визите (оговаривается заранее).

Ломова Анна
Автор-эксперт

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

Все статьи автора