Как пишется аналитическая записка пример

Аналитическая записка – это документ, составляемый одним из сотрудников предприятия по поручению руководителя с целью подведения итогов сложившейся ситуации и предложения путей выхода из неё. Бумага не является обязательной для документооборота компании, тем не менее её значение тяжело переоценить.

Файлы для скачивания:

Распространение

Сфера применения аналитической записки крайне широка. Документ может составляться по самым разнообразным направлениям деятельности:

• оптимизация бухгалтерского учёта;
• оптимизация рабочего процесса;
• оптимизация тех или иных производственных мероприятий.

Как правило, аналитической работой занимается кто-то из руководящего состава. Обычно это начальник отдела или его заместитель. Лицо должно быть в подробностях ознакомлено со всеми тонкостями конкретной сферы деятельности в организации.

Процедура

Аналитическая записка всегда является ответным документом на распоряжение руководителя. На практике директор своим приказом формирует рабочую группу, ставит перед ней конкретные задачи, а записка выступает в качестве итоговой, отчётной официальной бумаги. Сотрудник, её составляющий, должен обладать достаточной квалификацией и соответствующим уровнем образования.

Руководитель не обязан поступать так, как ему советует составитель аналитической записки. Этот момент отдаётся на откуп директору лично. Возможно, начальник укажет своему подчинённому на конкретные ошибки, и вместе они смогут доработать проект.

Аналитика производственного процесса

Для того, чтобы лучше понимать, о чём идёт речь, разберём в качестве примера аналитическую записку по поводу производственного процесса на предприятии. Составлять её должен начальник цеха. Сотрудник должен подсчитать точное количество работников, задействованных в структурном подразделении, количество единиц оборудования, качество оборудования и все прочие переменные. В качестве предложения выдвинем тезис, согласно которому уменьшение числа работников не повлияет на итоговую выработку при условии приобретения новых моделей оборудования. Придётся просчитать экономию на заработных платах, затраты на обновление техники и так далее.

Содержание официальной бумаги

Как уже было отмечено выше, по своей структуре аналитическая записка делится на два блока: анализ сложившейся обстановки и предложение путей решений. Только справившись с первой частью, можно грамотно разобраться и со второй. Сотрудник предлагает директору принять решения, которые позволят достичь желаемого результата. Речь может идти о привлечении новых работников, контрагентов, сокращении штата и так далее. Всё зависит от конкретного случая.

Отметим, что объём аналитической записки ни коим образом не ограничен. Обычно такой документ занимает несколько листов бумаги формата А4, которые работник подготавливает в своё рабочее время.

Форма документа

Как уже было отмечено ранее, аналитическая записка не является базовым элементом документооборота компании, следовательно, государственные органы ни коим образом не ограничивают составителя в форме и содержании официальной бумаги. Документ всегда выполняется в свободной форме с соблюдением стандартных требований к деловым бумагам. Речь идёт о следующих моментах:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов (дата, место);
• подпись ответственного сотрудника;
• расшифровка автографа лица.

Ссылки на законодательные акты и иные документы оставлять необязательно, однако крайне желательно. Любая качественная аналитика всегда должна быть выполнена на высшем уровне, а значит, подкреплена фактами.

Правила составления записки

Начать работу с аналитической запиской рекомендуется с обозначения реквизитов. В шапке документа прописываем полное наименование организации, затем в дательном падеже указываем ФИО руководителя, его должность на предприятии. Следующим шагом в родительном падеже отмечаем те же данные о составителе.

Затем присваиваем официальной бумаге уникальный номер для хранения и документооборота, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) её составления.

Ниже по документу берёт своё начало основная (аналитическая) часть. Разъясняем сложившуюся в настоящий момент ситуацию со ссылками на подтверждающие бумаги, факты. Как правило, имеет место использование бухгалтерских отчётов, результатов инвентаризации и так далее. Далее сотрудник предлагает конкретные мероприятия, которые должны улучшить положение дел. Все предложения должны быть аргументированы и подтверждены цифрами.

Примерный образец

Как только все необходимые моменты найдут своё отражение в документе, можно переходить к подписанию. Своим автографом его должен заверить сотрудник, ответственный за составление.

После написания документа

В конечном итоге аналитическая записка должна оказаться на столе у руководителя предприятия, однако не стоит спешить. Мы рекомендуем отдать бумагу на проверку кому-то из коллег, чтобы тот смог проверить её на момент ошибок и высказать своё мнение относительно выдвинутых предложений.

Аналитическая записка

В любом случае, лицо, составляющее аналитическую записку должно быть компетентным и в полной мере владеть всей необходимой информацией по рассматриваемой в записке проблеме. Не лишним является и привлечение к ее разработке сотрудников других отделов и структурных подразделений, которые могут дополнить аналитику какими-то своими немаловажными данными. Стандартного, унифицированного образца документа нет, поэтому написана записка может быть в произвольной форме. Некоторые организации, особенно достаточно крупные, разрабатывают собственный шаблон документа, исходя из своих потребностей, хотя чаще всего все же используется свободная подача.

Однако независимо от того, какой вариант применяется, структура аналитической записки всегда примерно одинакова. В начале документа указывается его номер по внутреннему документообороту, дата составления, адресат: это обычно руководитель организации,

Совет 1: Как написать аналитическую записку

Четко сформулируйте причины своего беспокойства, оцените полученный организацией ущерб. Перечислите источники информации и методы анализа, которые вы использовали.

Определите предельно допустимые сроки решения проблемы.

Например, вы являетесь начальником отдела продаж рекламных площадей в журнале. В последние три месяца объем проданной рекламы постепенно снижается, хотя ваши сотрудники добросовестно трудятся. Вы понимаете, в чем причина, но разрешить ситуацию самостоятельно не можете. Во введении аналитической записки напишите о том, что вы обнаружили снижение уровня продаж, провели анализ ситуации (проверили планы и отчеты отдела, побеседовали с каждым сотрудником, организовали внутреннее совещание), проработали конкретные идеи, которые и представляете на одобрение руководителю.

2 Основная частьЗдесь нужно максимально подробно рассмотреть все аспекты проблемы и по каждому из них предложить способ решения.

Как писать аналитическую записку образец

Аннотация — краткое изложение аналитической записки, оформляется по окончанию исследования и занимает не более 2/3 страницы формата А4.

В ней в обязательном порядке следует:

1. Указать цель и задачи исследования.
2. Перечислить источники информации.
3. Изложить полученные результаты.
4. Перечислить используемые методы анализа.

Во введении необходимо подробно описать:

1. Методику, используемую при обработке информации.
2. Задачи, подлежащие рассмотрению.
3. Проблему исследования.
4. Цель и причины исследования.

Кроме того, во введение рекомендуется определить сроки решения поставленной проблемы.

Основную часть аналитической записки следует разбить на разделы, ориентируясь на число поставленных задач или проблем, способы решения которых рассматриваются в аналитической записке.

При этом обязательно нужно:

1. Описать

Аналитическая записка

д. В этом пункте следует кратко изложить основную суть всего документа.

Кроме того, указываются проблемы, потребовавшие составления такой записки, задачи и цели, а также различные методики, которые были использованы в работе. Результаты обязательно нужно обосновать.

При заполнении предисловия, нужно каждый абзац как в школе начинать с красной строки. Кроме того, обязательно нужно указать различные информационные источники, использовавшиеся в работе. Обычно на это уходит две трети страницы.

Здесь так же очень точно представляются цели, основания и причины проводимого аналитического исследования, а также что именно в ходе последнего нужно затронуть, какие темы и что предполагается из этого получить.

Здесь описывается основная часть аналитической записки.

Аналитическая записка — правила составления и пример

В некоторых случаях такой документ может быть использован для проведения различных мероприятий внутри самого предприятия, таких как совещания, планерки или семинары. А также в случае серьезных проблемных ситуаций аналитическую записку можно прикреплять в качестве доказательства к судебным разбирательствам как доказательный аргумент.

На крупных предприятиях составлением аналитических записок занимается специализированное структурное подразделение, такое как отдел аналитики.

Однако составить такой документ может любой сотрудник, который в должной мере осведомлен в рассматриваемом вопросе и который, в свою очередь, имеет опыт и личный профессиональный взгляд на разрешение или предотвращение проблемы.Любой руководитель структурного или обособленного подразделения организации имеет право делегировать написание аналитической записки своему заместителю, секретарю или другому подчиненному.

Но в этом случае есть один очень важный нюанс.

Аналитическая справка: правила составления и образец

В некоторых случаях его не выделяют как отдельный заголовок. Все данные вносятся с соблюдением логической последовательности и точной подачей информации.

Докладчики опираются на дополнительную литературу, а также собственные источники. Сообщение и анализ данных проводится в несколько этапов. Все гипотезы обязательно должны иметь обоснование. Аналитическая справка содержит прогнозы и выводы, в ней излагаются определенные рекомендации. В качестве основы при этом берется изложенная информация.

В приложении составляются таблицы со схемами, графиками и дополнительной информацией. Одной из важнейших задач аналитической справки является проведение исследования в какой-либо области, например, анализ деятельности предприятия за год.

Для объективности запрашивается информация с разных учреждений. Научные термины в большинстве случаев понимаются только специалистами, их следует заменять выражениями, которые будут понятны большинству. Каждый раздел принято делать с новой страницы.

Как написать аналитическую записку — основные правила

Это поможет сравнить результат опроса и имеющиеся данные и сделать вывод.

Лучше использовать поменьше научных терминов или дать их расшифровку в приложении, чтобы текст был понятен всем слушателям.

Лучше не растягивать бумагу больше, чем на 7 страниц основного текста, но и меньше 5 листов делать не стоит.

После составления записки исполнитель должен проверить ее и подписать, затем передать руководителю. Все изменения должны быть согласованы с исполнителем.

После проверки на «местном» уровне записка передается руководителю оргструктуры и также проверяется.

Тот также проверяет документ и при необходимости корректирует.

В этой ситуации при обнаружении неточностей или ошибок исполнитель вносит корректировки и в 2 экземплярах (+электронная версия) передает обратно через своего руководителя.

Несмотря на отсутствие каких-либо правил составления, при написании рекомендуется придерживаться следующего шаблона:

• Аннотация: это короткое (до 1/2-2/3 листа а4) изложение сути документа.

Аналитическая записка

Однако они обязательно должны присутствовать.

Здесь осуществляется постановка проблемы, дается характеристика основным методам анализа, формулируются причины, цели и основания исследования, а также обозначается круг вопросов, который подлежит рассмотрению. Методика обработки информации должна быть развернута. В основной части описывают суть исследования.

Изучаемые вопросы излагаются в логической последовательности. Отдельные темы выделяют в подразделы.

Над источниками может проводиться самостоятельная работа, а также не исключено привлечение исследовательской литературы.

После этого проводят поэтапный анализ, а затем и обобщение материала. Выдвигаются различные гипотезы, версии и их обоснование. Данная часть обычно состоит из разделов и подразделов.

Подытоживают аналитическую записку выводами, прогнозами и предложениями, которые строятся на результатах анализа материала (обобщают их). В

Примеры написания аналитических записок: структура документа

Если речь идет о научных кругах, то могут указываться основная цель и методики, которые применялись при анализе данных.

В данном пункте записки могут описываться источники получения данных, обоснование их использования.

Должна быть отображена стратегическая цель, достижение которой подвигло автора документа на проведение исследований.Рассмотрим пример написания аналитических записок.Если документ относится к внутреннему документообороту, то предисловие может быть вообще кратким:…Об итогах инвентаризации склада №…., проведенной …дата…или…О ходе выполнения работ, запланированных на текущий квартал отделом…название…Если речь идет о документах, используемых в научных кругах, или об анализе серьезной проблемы, то предисловие может выглядеть следующим образом:…Аннотация: За последние 3 месяца был проведен анализ потребительского спроса на автомобили по их категориям и торговым маркам в магазине

Как писать аналитическую записку образец

В некоторых случаях такой документ может быть использован для проведения различных мероприятий внутри самого предприятия, таких как совещания, планерки или семинары.

На крупных предприятиях составлением аналитических записок занимается специализированное структурное подразделение, такое как отдел аналитики. Однако составить такой документ может любой сотрудник, который в должной мере осведомлен в рассматриваемом вопросе и который, в свою очередь, имеет опыт и личный профессиональный взгляд на разрешение или предотвращение проблемы. Любой руководитель структурного или обособленного подразделения организации имеет право делегировать написание аналитической записки своему заместителю, секретарю или другому подчиненному.

Но в этом случае есть один очень важный нюанс. Так как право подписи остается за руководителем, он будет нести персональную ответственность за содержание документа. Поэтому

Аналитическая записка образец бланк

внутрикорпоративных мероприятий.В некоторых случаях данный документ может стать доказательством при судебных разбирательствах, поэтому относится к его составлению необходимо крайне внимательно и со всей ответственностью.Обычно обязанность по составлению аналитической записки входит в компетенцию сотрудников специализированного отдела аналитики или специалиста структурного подразделения, осведомленного о проблеме.

В любом случае, лицо, составляющее аналитическую записку должно быть компетентным и в полной мере владеть всей необходимой информацией по рассматриваемой в записке проблеме. Не лишним является и привлечение к ее разработке сотрудников других отделов и структурных подразделений, которые могут дополнить аналитику какими-то своими немаловажными данными.Стандартного, унифицированного образца документа нет, поэтому написана записка может быть в произвольной форме.

Аналитическая записка

Скачать образец документа

Скачать в .doc

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Скачать в .doc

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Смежные документы

• Записка: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Записка» по всему сайту
• «Аналитическая записка».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Рабочая записка
• Служебная записка
• Докладная записка на сотрудника за оскорбление
• Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
• Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
• Докладная записка о прогуле
• Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте
• Записка-расчет при увольнении
• Объяснительная записка в школу
• Объяснительная записка о прогуле

Юридический портал России

Загрузка…

---

Аналитическая записка – это документ, в котором представлен обобщенный материал об определенной ситуации внутри фирмы. Анализ касается либо сложившейся кризисной обстановки, либо концепции дальнейшего развития. В любом случае, кроме сведений о проведенных внутренних исследованиях, на бумаге должны быть представлены и пути решения проблем. Если вы впервые столкнулись с такой формой доклада, но ваших личных знаний и опыта не хватает, чтобы подготовить свой готовый пример аналитической записки – данная статья станет отличным помощником.

---

Меню статьи

• 1 Зачем нужна аналитическая записка
• 2 Кто должен составлять аналитическую записку
• 3 Правила написания аналитической записки
• 4 Образец написания аналитической записки

Зачем нужна аналитическая записка

Руководство предприятия заказывает такой доклад одной из структурных единиц, в основном это – аналитический отдел, в нескольких нерядовых случаях. Чаще всего причиной является возникновение кризисной ситуации на производстве. В ходе анализа подробно изучается основная проблема, могут быть обнаружены еще сопутствующие неурядицы. Но кроме описания событий, в готовом примере аналитической записки также представлены пути решения выявленных проблем.

При правильном менеджменте, множество препятствий удается избежать, ведь материал из образца аналитической записки должен послужить катализатором к прогрессивному развитию фирмы. Предметом документа выступает не уже существующая/подступающая кризисная ситуация, а например:

— возможные стратегии развития с оценкой всех рисков и плюсов; в итогах указывается как раз наиболее приемлемый путь развития

— методы, направлены на повышение производительности труда; в итогах рекомендуется внедрить наиболее эффективные из них

— модели и планы, позволяющие оптимизировать финансовые средства на данный момент или в ближайшем будущем.

Как видим, подготовка доклада может быть срочной или же в штатном режиме, с видом «на перспективу».

Кто должен составлять аналитическую записку

Как правило, в больших и средних фирмах есть отдел аналитики или похожий по функциям структурный отдел, на который и возлагается данная миссия. Он состоит из людей, способных выбирать нужную информацию из обширного потока данных и правильно ее использовать. При работе хорошей практикой является подключение к процессу работников из других отделов, взгляд на проблему с разных точек зрения всегда является полезным методом.

Если же в иерархической сети компании отсутствует отдел аналитики, то его функции распределяют между несколькими компетентными работниками, являющимися профессионалами в своей отрасли.

Правила написания аналитической записки

Готовый пример аналитической записки содержит немало информации, поэтому ее принято структурировать. Рассмотрим каждый элемент подробнее.

1. Шапка. В ней указывается сначала адресат (скорее всего- директор учреждения), а потом автор «произведения» (с указанием должности).
2. Название документа размещается после шапки по центру листа, а со следующего абзаца идет номер для внутреннего документооборота и дата подачи.
3. Аннотация позволяет человеку, принявшему доклад, в общих чертах понять, о чем речь пойдет дальше. То есть должны быть сформулированы причины создания документа, цели исследований и пути их достижения. Все это должно составить логическую цепочку повествования в лаконичной форме.
4. Содержание составляется со стандартной целью для «ориентирования» в тексте; перечисляются все параграфы с соответствующими номерами страниц.
5. Введение состоит из нескольких абзацев. В них подробно раскрывается характер проблемы (или проблем, если их несколько) и предлагается методика решения.
6. В основной части описывается поэтапное проведение исследований, предпринятые действия шаг за шагом, раскрывается суть методики, перечисляются промежуточные результаты или данные, полученные в ходе расследования, предоставляется анализ проделанной работы.
7. В заключении должны быть указаны выводы: решена ли была проблема, если нет — возможные пути решения; прогнозирование развития ситуации в дальнейшем; рекомендации для предотвращения аналогичных событий в будущем и т.д.
8. Подпись автора документа является обязательным элементом готового примера аналитической записки.
9. Приложения также являются важным атрибутом (хотя и не обязательным) и состоят из таблиц и графиков, составленных в ходе проделанной работы; по требованию начальства может быть включен список использованных источников информации.

Образец написания аналитической записки

Итоговый шаблон может быть не похож на аналог, составленный на другом предприятии, все зависит от «глобальности» исследований и характера возникших проблем. Предлагаем вам ознакомиться с нашим примером написания аналитической записки:

---

Скачать пустой бланк аналитической записки .doc

Скачать образец заполнения аналитической записки .doc

---

Бесплатный вопрос юристу по теме статьи

Собирая материал о каких-либо исследованиях, многим людям приходится писать аналитическую записку. Пример ее написания, а также зачем она вообще нужна и в каких ситуациях – рассказано в статье.

Стоит сразу отметить, что столкнуться с таким документом может не только ученый, но и любой работник или учащийся при составлении рабочего исследования или проекта.

Оглавление:

• Что такое аналитическая записка
• Как написать
• Пример-образец

Что такое аналитическая записка

Это документ, в котором рассказывается о каких-либо проведенных исследованиях.

Даже само название говорит о том, что составителю необходимо собрать и проанализировать материал, чтобы после принять правильное решение.

Стоит отметить: составлять аналитическую записку может потребоваться на самых разных работах: например, провести исследование перед внедрением на рынок нового товара или открытия новой точки.

Сам документ не имеет четкой структуры или правил описания, однако несколько нюансов все-таки присутствуют:

1. При работе над бумагой необходимо использовать собранную самостоятельно информацию и сопоставлять имеющиеся факты.
2. Факт в одиночестве не несет никакой пользы – необходимо либо сопоставить его с другими фактами, либо сразу обозначить смысл.
3. Чтобы повысить объективность текста, необходимо спрашивать информацию у коллег из других подразделений, научных сотрудников или сторонних организаций. Это поможет сравнить результат опроса и имеющиеся данные и сделать вывод.
4. Лучше использовать поменьше научных терминов или дать их расшифровку в приложении, чтобы текст был понятен всем слушателям.
5. Лучше не растягивать бумагу больше, чем на 7 страниц основного текста, но и меньше 5 листов делать не стоит.
6. После составления записки исполнитель должен проверить ее и подписать, затем передать руководителю. Тот также проверяет документ и при необходимости корректирует. Все изменения должны быть согласованы с исполнителем.
7. После проверки на «местном» уровне записка передается руководителю оргструктуры и также проверяется. В этой ситуации при обнаружении неточностей или ошибок исполнитель вносит корректировки и в 2 экземплярах (+электронная версия) передает обратно через своего руководителя.

Как написать

Несмотря на отсутствие каких-либо правил составления, при написании рекомендуется придерживаться следующего шаблона:

1. Аннотация: это короткое (до 1/2-2/3 листа а4) изложение сути документа. В аннотации указывают рассматриваемый вопрос, причину его появления и обстоятельства. Каждый пункт начинается с нового абзаца.
2. Содержание: обзорный план всей аналитической записки с указанием страниц.
3. Введение: в нем освещают поставленные проблемы, необходимость исследования, общие сведения о порядке проведения исследования. Например, студенты должны указать сроки, ФИО руководителя и т.д.

Следует учесть: аналитическая записка может преследовать и несколько целей, но лучше, если их будет немного или одна – проводить исследования будет проще, а сам текст станет понятнее.

4. Основная часть: это непосредственно сам анализ. Сперва необходимо прописать исследуемые вопросы, затем действия и выводы. Каждый вопрос должен быть вынесен в отдельный пункт и начинаться с нового листа.
5. Заключение: тут происходит подведение итогов, в том числе оценка прохождения практики, если речь идет об аналитической записке студента-практиканта. Необходимо точно написать, были ли решены поставленные задачи, каким образом, к какому результат привело исследование.
6. Подпись исполнителя и руководителя. Последняя ставится после проверки и принятия.
7. Список используемых книг: он должен быть составлен по требованиям или ГОСТу, если требований нет.
8. Приложение: сюда относятся список терминов с пояснениями, картинки, графики, расчеты, справки, то есть все записи, которые могут пригодиться для понимания.

Пример-образец

В качестве примера-образца ниже указан план основной части для аналитической записки студента юридической специальности, проходящего практику:

1. Введение: необходимо указать ФИО студента, номер его группы и данные на организацию, в которой он проходил практику, а также сведения о самой практике (сроки, порядок прохождения, исследуемые вопросы).
2. Основная часть: примерно она будет выглядеть так:
   • описать, были ли востребованы на практике полученные в процессе обучения теоретические знания;
   • провести анализ наиболее интересных или понравившихся уголовных дел, изученных в ходе практики;
   • возникли ли трудности в процессе прохождения практики и, если да, то какие;
   • были ли рассмотрены юридически сложные или спорные моменты, какое решение было принято и почему;
   • оценить руководителя практики;
3. Заключение: оно состоит из оценки самой практики, полученных знаний и подведения итогов.

Обратите внимание: студент в заключении аналитической записки по практике может написать, насколько он удовлетворен работой.

Аналитическая записка – это документ, который может потребоваться как в школе или ВУЗе, так и практически на любой работе. Представляет собой исследование с подведением итогов, благодаря которому можно оценить какое-либо событие, товар, работу и т.д.

Несмотря на то, что строгих правил составления бумаги нет, при ее написании стоит опираться на определенный план. Перед сдачей руководителю стоит посмотреть готовые записки, чтобы понять правильность оформления.

Смотрите видео, в котором даются практические советы по написанию интересных текстов:

Аналитическая записка

Аналитическая записка составляется в тех случаях, когда руководству предприятия или организации требуется анализ какой-либо нестандартной, сложной или даже кризисной ситуации. От аналитического отчета этот вид документации отличается тем, что в нем не только описывается сложившаяся проблема и анализируются ее причины, но и приводятся варианты развития событий, а также предлагаются пути решения.

Для чего нужна аналитическая записка

Обычно цель создания записки –

• предотвращение аналогичных проблемных ситуаций,
• грамотное планирование расходов компании в будущем,
• повышение производительности труда,
• улучшение контроля за теми или иными направлениями бизнеса.

Документ может служить большим подспорьем при определении дальнейшего курса развития компании.

Иногда аналитические записки используются при проведений презентаций, семинаров, совещаний и пр. внутрикорпоративных мероприятий.

В некоторых случаях данный документ может стать доказательством при судебных разбирательствах, поэтому относится к его составлению необходимо крайне внимательно и со всей ответственностью.

Кто составляет аналитическую записку

Обычно обязанность по составлению аналитической записки входит в компетенцию сотрудников специализированного отдела аналитики или специалиста структурного подразделения, осведомленного о проблеме. В любом случае, лицо, составляющее аналитическую записку должно быть компетентным и в полной мере владеть всей необходимой информацией по рассматриваемой в записке проблеме. Не лишним является и привлечение к ее разработке сотрудников других отделов и структурных подразделений, которые могут дополнить аналитику какими-то своими немаловажными данными.

Правила составления аналитической записки

Стандартного, унифицированного образца документа нет, поэтому написана записка может быть в произвольной форме. Некоторые организации, особенно достаточно крупные, разрабатывают собственный шаблон документа, исходя из своих потребностей, хотя чаще всего все же используется свободная подача. Однако независимо от того, какой вариант применяется, структура аналитической записки всегда примерно одинакова.

В начале документа указывается

• его номер по внутреннему документообороту,
• дата составления,
• адресат: это обычно руководитель организации,
• а также автор записки, занимавшийся проведением анализа.

Затем идет описательная часть, в которую включаются

• суть проблемы,
• ее причины и последствия,
• рекомендации для предотвращения подобных ситуаций в дальнейшем,
• делаются выводы.

Все сведения должны быть аргументированы и доказательны, детали, имеющие значения для подведения итогов нужно также обязательно указывать в документе.

Как правило, в записке анализируется одна проблема, но если она сложная, то ее можно разделить на несколько параграфов или пунктов, каждый из которых проанализировать по отдельности, а в конце подвести общий результат.

При составлении текста записки следует избегать специальной терминологии, понятной лишь узкому кругу специалистов, при необходимости надо стараться подбирать к таким словам и выражениям общепринятые синонимы и понятия. В крайнем случае, к терминам следует делать специальные разъясняющие их значение сноски.

Если к аналитической записке прикладываются дополнительные документы (фотографии, акты, договоры, накладные, счета, расчеты и т.д.), это необходимо также отразить в ее содержании.

В конце аналитическая записка обязательно должна быть подписана составителем.

Правила оформления и регистрации аналитической записки

Записка составляется в двух экземплярах, один из которых передается руководителю для ознакомления с проблемой и принятий решений по дальнейшим действиям, а второй остается в структурном подразделении (на всякий случай).

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант в настоящее время используется крайне редко, чаще всего записки оформляются в печатном виде. Во многом это связано еще и с тем, что часто при оставлении записки используются различные таблицы, графики, схемы, диаграммы и чертежи – в специальных компьютерных программах рисовать их гораздо удобнее и быстрее (их, кстати, для наглядности и более выраженного эффекта, лучше всего оформлять в цвете).

Объем аналитической записки никак не ограничен – иногда он может достигать нескольких страниц, но считается, что их количество не должно превышать 6-7 листов. При этом, если документ многостраничный, его надо скреплять специальным образом при помощи крепкой нити, помещать в плотную обложку или заказывать переплет в типографии.

Регистрировать аналитическую записку не обязательно, но если в компании ведется контроль за движением внутренних документов (служебных, докладных записок, актов и т.д.), то, конечно, зарегистрировать ее стоит.

Документ может носить как единичный характер, так и применяться на регулярной основе (например, при формировании ежеквартальной или ежегодной отчетности).

Нужно ли заверять аналитическую записку

Обычно после составления записка передается руководителю структурного подразделения или другому сотруднику, способному на уровне эксперта оценить работу, выявить ошибки и дать профессиональные комментарии к ней. Только после его утверждения документ уходит на ознакомление высшему должностному лицу предприятия для передачи картины по проблеме и формирования дальнейших перспектив.

Если в записке найдены ошибки и неточности

Случается, что иногда после составления записки обнаруживаются новые сведения, которые могут кардинально поменять информацию и выводы, приведенные в ней. В этом случае нужно

• по возможности внести в электронную версию записки все необходимые исправления и изменения и распечатать документ уже с ними
• или пометить неточности в тексте специальными значками и дать к ним комментарии и разъяснения в отдельном приложении.

Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/analiticheskaya-zapiska/

Примеры написания аналитических записок: структура документа

Любой аналитический документ – это инструмент управленческой категории, позволяющий принять правильное решение. В документе отображается обзор по определенному предмету исследований, с выводами по итогу, с указанием методик их проведения. В записку может включаться информация о прошлых исследованиях и полученных данных.

Структура документа

На уровне нормативных актов структура документа не определена, нет жестких требований к его составлению. В делопроизводстве сложилась определенная практика, выделяют следующие обязательные пункты:

• шапка документа, название;
• аннотация;
• введение;
• суть описываемой проблемы, то есть основная часть документа;
• выводы и заключение;
• подпись составителя и дата.

В конце документа, после выводов, может быть перечень используемой литературы, отчеты, на которые опирался при составлении записки ее автор, перечень приложений.

Шапка и название документа

Эта часть документа составляется в строгом соответствии с нормами, принятыми в деловом документообороте.

Пример написания аналитических записок:

Руководитель структурного подразделения ….

Если внутренним документооборотом предусмотрена регистрация таких документов, то проставляется дата и исходящий номер записки.

Аннотация или предисловие

Данный пункт документа предполагает краткое описание сути проблемы. Если речь идет о научных кругах, то могут указываться основная цель и методики, которые применялись при анализе данных. В данном пункте записки могут описываться источники получения данных, обоснование их использования. Должна быть отображена стратегическая цель, достижение которой подвигло автора документа на проведение исследований.

Рассмотрим пример написания аналитических записок.

Если документ относится к внутреннему документообороту, то предисловие может быть вообще кратким:

…Об итогах инвентаризации склада №…., проведенной …дата…

…О ходе выполнения работ, запланированных на текущий квартал отделом…название…

Если речь идет о документах, используемых в научных кругах, или об анализе серьезной проблемы, то предисловие может выглядеть следующим образом:

…Аннотация: За последние 3 месяца был проведен анализ потребительского спроса на автомобили по их категориям и торговым маркам в магазине …название…

Исследование проводилось с использованием классического многофакторного анализа. Данные сведены в общую таблицу с оцениванием всех факторов по десятибалльной шкале. По итогу исследований был выявлен безусловный лидер …названием транспортного средства…

Примеры написания аналитических записок по торговому отделу предприятия:

… В компании…название… на протяжении 6 месяцев проводился анализ результатов деятельности отдела продаж. В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления.

Показатель, который анализировался

Денежные поступления от реализации, руб

Основная часть документа

В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры:

1. Описание проблемы, которая подлежала анализу.
2. Методики, используемые при анализе.

Если документ в итоге получится объемным, то можно составить содержание с указанием номеров страниц, названий определенной части документа.

Основной упор идет на методики анализа с предварительными выводами. Если в ходе работы появились определенные теории, то они озвучиваются в документе. Главное, чтобы структура основной части документа имела логику.

Рассмотрим пример написания аналитических записок, описание сути проблемы.

Руководство компании …. обратилось в нашу организацию в связи с тем, что за последние 2 года в отделе продаж наблюдается планомерное снижение прибыли. При проведении переговоров было выявлено, что уменьшения количества клиентов нет, наоборот, за последние 2 года их количество выросло на 20%. В то же время размеры выручки снизился на 30%. В ходе анализа деятельности отдела продаж были использованы следующие методики……………. .

Заключительная часть, выводы

Аналитическая записка предприятия (примеры есть в этой статье) или научного работника, политика не может быть без выводов. Помимо этого, действительно правильно составленным документом считается тот, который содержит еще и прогноз, и рекомендации по дальнейшим действиям. А построение этих выводов и рекомендаций должно быть только на проведенных исследованиях и полученных в итоге результатах. При этом выводы не должны повторяться, имеется в виду с предварительно полученными, которые были прописаны в основной части записки.

Аналитическая записка (примеры ниже) не должна содержать никаких противоречий, тем более в заключительной части, в документе должна прослеживаться четкая взаимосвязь между выводами и проведенным анализом. Никаких заключительных «речей», которые не обоснованы вышеизложенным текстом, то есть никаких личных умозаключений.

Рассмотрим образец аналитической записки (пример).

… Для того чтобы устранить потери от продаж, которые наблюдались последние 2 года, следует запланировать следующие мероприятия:

Ожидаемый экономический эффект

К какой дате, должны быть проведены мероприятия

Не рекомендуется составлять выводы более чем на одну страницу формата А4.

Подпись и приложения

В конце документа обязательно прописывается должность и ФИО (с расшифровкой) автора. Если анализ проводился несколькими лицами, то их необходимо указать. Проставляются дата составления записки и подписи. Если документ рассчитан на широкий круг людей либо передается в другое структурное подразделение предприятия, то можно указать контактные данные для обратной связи.

Аналитические записки (примеры мы рассмотрели) могут иметь приложения. Именно дополнительные документы могут содержать графики и промежуточные данные, перечень терминов, которые использовались, или формулы для расчетов, которыми пользовался автор. Указать можно и список литературы, информация из которой легла в основу анализа.

Общие рекомендации

Если в статье примеров, как пишется аналитическая записка, недостаточно, дополнительно их можно найти в интернете, но главное, чтобы документ соответствовал следующим критериям:

• Должен быть вывод, который позволит оценить, насколько возможно достичь цель, которая ставилась перед автором.
• Документ не должен быть слишком объемным, не более 10 страниц формата А4.
• Исследование проблемы должно проводиться методиками, которые уже апробированы на практике.
• Рекомендуется обязательно проводить сравнительный анализ, доказать какой-либо факт намного проще на основе других фактов.

Не стоит в одну записку вмещать все имеющиеся доводы. Следует выбрать самые наглядные и те, которые легко доказать. Рекомендуется использование графиков и таблиц, это сделает документ более наглядным.

Источник статьи: http://fb.ru/article/340374/primeryi-napisaniya-analiticheskih-zapisok-struktura-dokumenta

Аналитическая записка – правила составления и пример

Работая на производстве или в какой-либо организации, приходится сталкиваться с написанием различных бумаг и документов. Одним из распространенных документов является аналитическая записка. В целом, составление этого документа не должно вызывать каких-либо серьезных проблем, но стоит знать все правила. В этой статье можно будет ознакомиться с примером написания аналитической записки, узнать, для чего она составляется и в каких случаях.

Для чего нужен документ

Этот документ, как правило, составляется тогда, когда необходим анализ происходящей ситуации. Обычно в аналитических записках рассматриваются проблемные или кризисные ситуации, которые могут повлечь за собой негативные последствия для всего предприятия в целом или для его отдельных структурных подразделений.

Случается, что неопытный человек может перепутать этот документ с аналитическим отчетом. Поэтому стоит помнить, что в аналитической записке не только рассматривается сложившаяся ситуация и ее причины, но и описываются конкретные варианты развития и решения проблемы.

Можно выделить следующие цели документа:

• доведение до руководства факта сложившейся или складывающейся проблемы;
• предотвращение повторения ситуации в будущем;
• улучшение трудовой производительности;
• усиление контроля за какими-либо направлениями на предприятии или в организации.

Грамотно составленный документ может послужить важным сигналом для руководства и поможет определить дальнейший курс развития событий. В некоторых случаях такой документ может быть использован для проведения различных мероприятий внутри самого предприятия, таких как совещания, планерки или семинары. А также в случае серьезных проблемных ситуаций аналитическую записку можно прикреплять в качестве доказательства к судебным разбирательствам как доказательный аргумент.

Кто может составить документ

На крупных предприятиях составлением аналитических записок занимается специализированное структурное подразделение, такое как отдел аналитики. Однако составить такой документ может любой сотрудник, который в должной мере осведомлен в рассматриваемом вопросе и который, в свою очередь, имеет опыт и личный профессиональный взгляд на разрешение или предотвращение проблемы.

Любой руководитель структурного или обособленного подразделения организации имеет право делегировать написание аналитической записки своему заместителю, секретарю или другому подчиненному. Но в этом случае есть один очень важный нюанс. Так как право подписи остается за руководителем, он будет нести персональную ответственность за содержание документа. Поэтому крайне важно вычитать документ перед его подписанием и удостовериться в правильности изложенных фактов, выводов и предложений.

Правила составления

В особо крупных организациях можно встретить специально разработанный бланк для этого документа, но, как правило, это случается крайне редко. В целом, этот документ не предусматривает закрепления за ним унифицированного образца, поэтому составляется в произвольной форме при соблюдении основных правил делопроизводства.

Как и любой документ, аналитическая записка должна иметь в начале следующую информацию:

• регистрационный номер;
• дата;
• адресат (должность, фамилию и инициалы), которым является руководитель какого-либо подразделения или начальник предприятия;
• должность, фамилия и инициалы составителя документа.

Далее документ имеет описательную или, как ее еще называют, излагаемую часть, в которой должны быть такие атрибуты:

• суть излагаемого вопроса или проблемы;
• причины;
• последствия;
• рекомендации по ликвидации или предотвращению проблемы;
• выводы;
• подпись составителя.

В тексте аналитической записки должно быть как можно меньше терминологии, но если употребление специально применяемых значений неизбежно, то они должны дополняться сносками и разъяснениями. Если к записке прикладываются какие-либо доказательства в виде фотографий, отчетов, писем или договоров, в тексте делаются специальные пометки, к примеру, договор аренды служебных помещений (приложение №1).

Важно помнить, что все доводы должны иметь аргументированный фундамент. Анализ ситуации, рекомендации и выводы должны быть объективными, а вот от субъективных взглядов следует отказаться, рассматривая проблему только лишь в рамках достижения благополучия для предприятия.

Оформление и регистрация

Документ обязательно должен быть составлен в двух экземплярах, из них один остается в структурном подразделении, а второй предоставляется руководителю. Аналитическая записка может быть составлена при использовании персонального компьютера и других печатных средств, а также она может быть написана от руки. Объем текста ограничений не имеет.

Этот вид документа не подлежит обязательной регистрации, однако для того чтобы установить контроль за ходом движения и развития обстоятельств, лучше всего зарегистрировать и присвоить регистрационный номер.

После того как были представлены все основные правила составления, необходимо рассмотреть пример аналитической записки.

Пример

Генеральному директору ОАО «Транс-порт»

от начальника цеха по сборке двигателей ОАО «Транс-порт»

Аналитическая записка от 25.03.2018 года №1/2018.

В результате еженедельной проверки оборудования цеха по сборке двигателей была выявлена поломка машины АСК (автоматизированный сборной комбайн № 3). Данная поломка связана с большой производительной нагрузкой на АСК и истекшим эксплуатационным сроком. Производить ремонт данной машины нецелесообразно.

На сегодняшний день цех нуждается в покупке новой машины для эффективного выполнения задач, предусмотренных положением о цехе по сборке двигателей. В случае отсутствия машины АСК цех не сможет выполнять свои обязанности, что приведет к полной остановке сборочного процесса.

В данном примере аналитической записки имеются все необходимые атрибуты, а ход изложения проблемы соответствует правильной структуре построения этого документа.

Заключение

Составить правильный документ – это всегда рутинная и очень ответственная работа. Но ознакомившись с примером написания аналитической записки, можно приступать и к составлению собственного документа. Однако главное – запомнить все приведенные выше правила.

Источник статьи: http://www.syl.ru/article/377635/analiticheskaya-zapiska—pravila-sostavleniya-i-primer