СЛУЖЕБНАЯ ПЕРЕПИСКА
-
СЛУЖЕБНАЯ ПЕРЕПИСКА
Работая с предприятиями негосударственной безопасности, можно заметить, что тщательно оформленная учетно-контрольная документация (в соответствии с инструкциями МВД) сочетается с отсутствием иной служебной переписки. Основным доводом является стандартное: «Не хочется бюрократию разводить».
Однако служебная переписка является не столько лишним потоком бумаги, сколько страховкой (причем абсолютно бесплатной) как СБ в целом, так и отдельных сотрудников в частности. Соответствующие примеры будут приведены при рассмотрении конкретных вариантов документации.Оформление документации
Все документы служебной переписки оформляются на листах бумаги форматом А4 (допускается развернутый двойной тетрадный лист). С левой стороны листа необходим отступ 3 см для возможности подшивки в дела. При невозможности окончания документа на одной странице лучше продолжить писать на новом листе, а не на обороте. Если документ не конфиденциального плана, то листы скрепляются скрепкой или степлером. Номера ставят, начиная со второй страницы, стандартно — по центру в верхней части листа.
В верхнем правом углу документа оформляется «шапка». В «шапке» указываются получатель и отправитель. Необходимо следить, чтобы должность и место работы получателя писались в разных строках. Перед должностью и фамилией отправителя допускается предлог «от». Ниже, по центру, пишется название документа. - Начальнику СБ
Завода СПКБиМ
г-ну Цукерману А. И.
от старшего смены охраны
Гастарабермишвили Р. Д.
РАПОРТ
Далее, с красной строки, пишется основной текст. После основного текста ставится дата (слева) и подпись (справа, без расшифровки). Далее могут указываться приложения. Дата ставится или двойными регистрами через точки («22.03.02.»), или с письменным указанием месяца («22 марта 2002 г.»).
При рукописной подготовке документа подпись ставится только после основного текста. При машинописной — после основного текста и внизу каждой страницы.
… Докладываю на Ваше решение.
22.03.02. «Гастарабермишвили»
Документы служебной переписки
По движению документы делят на входящие (приходящие в данное структурное подразделение со стороны), исходящие (документы, распространяемые данным структурным подразделением) и внутренние (документы, необходимые для работы только данного структурного подразделения и не выходящие за его пределы).
По типам документации выделяют: приказы, инструкции, рапорты, докладные записки, служебные записки, объяснительные, информационные записки и письма, аналитические записки и письма и ряд менее значимых документов.Приказы.
Приказы издаются начальником СБ по фактам: структурной перестройки, кадровой работы (прием, увольнение, командировка, благодарность и пр.), информационного уведомления сотрудником и т. д. В приказе обязательно указывается его номер и дата выхода. Напоминаем об этом не случайно, поскольку даже Министерством обороны был издан приказ о посылке офицеров МО и ГТТТ в Чечню от 12.08.96. На официальном бланке приказа год обозначен не был.
Инструкции.
Инструкции являются основными документами по правилам и порядку производства работ сотрудниками. Инструкции подписываются автором (обычно руководителем соответствующего структурного подразделения) и обязательно (!) заверяются начальником СБ. Инструкции, ограничивающие права персонала предприятия (не СБ), обязательно заверяются директором предприятия. Только в таком виде они становятся обязательными для всех сотрудников, поскольку начальник СБ имеет власть только над подчиненной ему СБ. Такими документами могут быть «Инструкция по контрольно-пропускному режиму», «Инструкция по внутреннему режиму» и др. Следует обратить особое внимание на то, чтобы в инструкциях четко определялись санкции за неисполнение работ и был отработан механизм выявления нарушений. В противном случае инструкция теряет смысл.
Рапорты.
Рапорты на имя начальника СБ пишутся сотрудниками по факту нештатных ситуаций. Важная особенность: рапорты следует писать не только по факту чрезвычайных ситуаций с применением оружия или спецсредств (как Часто и делается), но даже и по, казалось бы, малозначительным. Так, в один банк зашел человек в состоянии алкогольного опьянения, который пытался пройти в кассу и «получить свои кровные деньги». Еще из холла был выведен охранником- на улицу (видеонаблюдения не велось) с применением болевых приемов рукопашного боя. Охранник посчитал происшествие малозначительным и не стал оформлять соответствующих документов. Человек через два дня обратился в районный отдел милиции с заявлением об избиении его сотрудником СБ банка. К заявлению прилагалась справка от врача по факту обнаружения следов от побоев. По данному заявлению было возбуждено уголовное дело, которое прекращено только после оформления задним числом рапорта сотрудника по данному происшествию.
Докладные записки.
Докладные записки пишутся на имя руководителя СБ в порядке рекомендательного доклада о необходимости совершенствования системы охраны и безопасности объекта, по факту обнаружения случаев нарушения установленных инструкций (кляуза) и иным фактам служебных отношений. Здесь мы имеем дело с письменной формой доклада. Такие докладные записки обычно заканчиваются фразой: «Докладываю на Ваше решение». (При обращении к единичному лицу слова «Вы», «Вас», «Ваше» и пр. всегда пишутся с прописной буквы). Приведем пример правильно подготовленной докладной записки. Охранник одного из территории завода написал руководителю СБ обстоятельную докладную записку о необходимости технического совершенствования поста, так как в настоящем виде тот не мог служить целям соответствующей инструкции. Документ был подшит в дело, никаких действий по его факту не последовало. Через некоторое время на объекте было совершено крупное хищение через участок данного поста. При наложении взыскания и материальной ответственности на сотрудника в качестве оправдательного документа он предъявил копию докладной записки. Вина и взыскание были сняты, материальная ответственность отменена.
Служебные записки.
Служебные записки пишутся на имя руководителя параллельного структурного подразделения по вариантам улучшения взаимодействия при совместной работе.
Объяснительные записки.
Объяснительные записки пишутся на имя руководителя СБ по факту объяснения работником нарушений ведомственных и должностных инструкций со своей стороны.
Аналитические записки и отчеты, информационные записки и письма являются исходящими документами Информационного подразделения и будут рассмотрены ниже.
Необходимо отметить, что данная схема является основой для организации любого предприятия. Сначала определяются цели предприятия. На основе целей определяется структура. Только после этого можно приступать к ее формированию.
3.13.1. Докладная записка является внутренним информационно-аналитическим документом, адресованным Председателю Следственного комитета, первому заместителю (заместителю) Председателя Следственного комитета, руководителю подразделения центрального аппарата Следственного комитета, руководителю следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета, и содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с мотивированными выводами и предложениями.
Рапорт — краткий письменный доклад работника Следственного комитета своему непосредственному руководителю или вышестоящему руководителю подразделения центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета по различным вопросам служебной деятельности (служебное сообщение о выполненном задании, о результатах рассмотрения служебных документов и принятом решении, о допущенном проступке и т.д.).
В докладных записках, рапортах (заявлениях) в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий подразделений центрального аппарата Следственного комитета, должностных лиц Следственного комитета, территориальных следственных органов.
3.13.2. Докладные записки и рапорты (заявления) оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтом N 14 с межстрочным интервалом «одинарный» без реквизитов гербового бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма, предусмотренными Инструкцией. При необходимости докладные записки и рапорты могут быть оформлены рукописно.
3.13.3. Докладные записки и рапорты (заявления) имеют следующие реквизиты:
адресат;
вид документа;
текст докладной записки (рапорта);
дата документа;
регистрационный номер (в случае регистрации);
подпись;
виза;
отметка об исполнителе.
3.13.3.1. Адресатами докладных записок являются Председатель Следственного комитета и его первый заместитель, заместители, руководители подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета, должностные лица центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета, решение которых необходимо получить по вопросам, отраженным в докладных записках.
Адресатом рапорта (заявления) является непосредственный руководитель работника Следственного комитета — автора рапорта (заявления) или другое должностное лицо центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета, которому автор рапорта (заявления) направляет письменное служебное сообщение.
В реквизите «адресат» указываются должность, специальное (воинское) звание, фамилия и инициалы должностного лица Следственного комитета, которому направляется докладная записка или рапорт (заявление). Данный реквизит оформляется в соответствии с пунктом 3.2.10 Инструкции.
Допускается в докладных записках и рапортах (заявлениях), являющихся внутренними документами, специальное или воинское звание, классный чин адресата не указывать.
3.13.3.2. Реквизит «Наименование вида документа» оформляется в соответствии с пунктом 3.2.12 Инструкции.
3.13.3.3. Структура текста докладной записки и его стилистические особенности соответствуют требованиям к тексту служебного письма, предусмотренным пунктом 3.12.3.6 Инструкции.
В текст докладной записки могут включаться обращение, вступительная фраза, мотивировочная часть (информационно-аналитическое содержание) и заключение.
В заключении докладной записки излагаются выводы и предложения, подтверждаемые доводами мотивировочной части и требующие положительного решения должностного лица, которому адресована докладная записка.
В случае приложения к докладной записке других информационно-аналитических документов или проектов документов для согласования в конце текста делается об этом отметка в следующей форме:
«Справка о результатах проверки … прилагается»,
«Проект распоряжения прилагается».
«Проект письма (ответа) … прилагается».
Завершается докладная записка заключительной фразой, например:
«Прошу Вашего согласия…»,
«Докладывается на Ваше решение»,
«Докладывается в порядке исполнения поручения (в порядке информации)».
3.13.3.4. В тексте рапорта существо вопроса, о котором докладывается руководителю, излагается кратко и точно. Обращение к адресату рапорта не используется.
Вступительная фраза, как правило, отражает основания для доклада, например:
«Во исполнение поручения…»,
«Довожу до Вашего сведения о том, что…».
Завершающая фраза рапорта выражает вывод, который требует согласования с руководителем, например:
«Полагаю возможным приобщить обращение … к номенклатурному делу без ответа заявителю»,
или просьбу о принятии конкретного решения по существу рапорта, например:
«В связи с изложенным прошу продлить срок исполнения…»,
«В связи с изложенным прошу считать поручение исполненным».
Принятое решение по существу докладной записки или рапорта (заявления) оформляется рукописным указанием по исполнению документа (резолюцией) и личной подписью должностного лица, которому был адресован документ, поставленной в левом верхнем углу первого листа документа, и датой, например:
«Согласен
___________________
(дата, подпись)».
3.13.3.5. Дата на докладной записке или рапорте (заявлении) оформляется в соответствии с пунктом 3.2.7 Инструкции и проставляется под реквизитом «Подпись».
Реквизит «Подпись» оформляется в соответствии с пунктом 3.2.17 Инструкции. При указании классного чина, воинского или специального звания адресата докладной записки, рапорта (заявления) указывается специальное или воинское звание, классный чин должностного лица, подписавшего докладную записку или рапорт (заявление).
3.13.3.6. До представления соответствующему должностному лицу Следственного комитета докладные записки и рапорты (заявления) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета.
На рапорте (заявлении) визы проставляются на лицевой стороне документа ниже подписи автора рапорта, ближе к нижней границе текстового поля.
При визировании докладной записки отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается текст докладной записки, проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра докладной записки ближе к нижней границе текстового поля или в нижней части лицевой стороны последнего листа второго экземпляра докладной записки, который после регистрации помещается в соответствующее номенклатурное дело.
3.13.3.7. Докладные записки и рапорты (заявления) регистрируются в центральном аппарате Следственного комитета с использованием АИК «Надзор» в соответствии с пунктами 3.2.8 и 3.12.3.2 Инструкции, в следственных органах, учреждениях, организациях Следственного комитета — с использованием принятой системы регистрации внутренних документов.
Рапорты (заявления) регистрируются после подписания их авторами рапортов и визирования соответствующими должностными лицами.
Докладные записки от имени работников Следственного комитета — исполнителей в адрес соответствующих руководителей подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета регистрируются после подписания исполнителем до представления соответствующему руководителю.
Докладные записки от имени руководителей подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета в адрес Председателя Следственного комитета и его первого заместителя, заместителей, вышестоящих руководителей следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета регистрируются как проекты документов после визирования их исполнителями и затем повторно регистрируются после подписания должностными лицами, от имени которых они составлены.
Рапорта сотрудников
вкл. 06 октября 2008. . Просмотры уникальных посетителей: 14436
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Рейтинг 2.33 [3 Голоса (ов)]
В данном разделе находятся образцы рапортов сотрудников и
рекомендации по поведению в различных ситуациях.
Комментарии
+1
#18
colton
04.09.2014 10:10
Помогите, где можно найти рапорт министру МВД, о мат.помощи на мед. операцию. Очень нужно! Своя клиника денег не дает, травма получена при исполнении.
Цитировать
|
Сообщить модератору
+1
#17
Сергей
29.04.2014 14:57
Пришлите проверку в РДПС Славянска-на-Кубани!!! Чапцев коррупционер и сволочь!!! Есть доказательства!!!!!
Цитировать
|
Сообщить модератору
+11
#16
Алексей
12.02.2014 17:22
Здравствуйте. Срочно нужна помощь как правильно написать грамотную объяснительную, то что пропустил проверяющего из УСБ с гранатой в кармане.
Цитировать
|
Сообщить модератору
+7
#15
Алексей
12.02.2014 17:15
Здравствуйте. Срочно нужна грамотная объяснительная. Пропустил проверяющего с УСБ, с гранатой в кармане.
Цитировать
|
Сообщить модератору
0
#13
Виталий
26.01.2014 01:47
Здравствуйте!Подскажите пожалуйста,у меня трое детей, старший сын от первого брака, дочь и младший сын с потологией сложнейшая косолапость, к тому же еще и с диагнозом угрожаемая бронхиальная асма. Я просил отпуск у руководителей в августе-сентябре 2014 года, чтобы сына свозить на море для улучшения его здоровья. В итоге мне отпуск поставили в феврале месяце и сообщили об этом только 24 января 2014 года. Имею ли я ходить в отпуск с больным ребенком когда мне нужно, а никогда меня поставят по графику. Все же у меня трое детей, хоть и один от первого брака, алименты я же плачу? Жена у меня не работает сидит дома с детьми. Как мне быть, прошу помощи.
Цитировать
|
Сообщить модератору
+3
#12
Десант
20.01.2014 21:32
Попытку репрессий в действии ощутил на себе.Не вышел в свой выходной(суббота) на усиление в связи с Крещением Господним.Сейчас требуют написать объяснение почему не вышел.Объяснил , что приказа о выходе мне никто не предоставил,сверхурочную работу оформлять никто не стал , на что получил ответ , что в устной форме теперь все приказы исполняются, и теперь я буду наказан.
Цитировать
|
Сообщить модератору
+12
#11
полковник
16.12.2013 15:23
Руководство овд расправляется с сотрудникам потому,что они разобщены,не хотят объединяться в борьбе, за свои права, процветает стукачество особенно в последнее время.И самое главное каждый сам за себя и считает, что если расправились с его коллегой,то с ним поступят полюбовно.
Цитировать
|
Сообщить модератору
0
#10
полковник
15.12.2013 17:23
Товарищ Министр!
Довожу до Вашего сведения, что я неоднократно подавала рапорта с 9 января с.г. руководству кафедры и отделу кадров об увольнении меня по выслуге лет и ограниченному состоянию здоровья из ОВД с просьбой направить для прохождения ЦВВК.
По сфабрикованному заключению служебной проверки в отношении меня отделом кадров направлено в Ваш адрес представление к увольнению из ОВД РФ по основаниям, предусмотренным п.6 ч.2 ст.82 ФЗ №342-ФЗ. В нарушение законодательства РФ мне было отказано ОРЛС в ознакомлении с мат. служебной проверки и выдаче мне на руки копии заключения.
15.02.2013г. я была ознакомлена с представлением к увольнению.
Предполагаю, что текст представления может быть изменен после моего ознакомления с ним.
Стаж службы в органах внутренних дел составляет более 33,5 лет. За период службы (33г.) не имела ни одного взыскания, 47 поощрений, награждена гос. и ведомств. наградами, работаю над докторской.
Впервые за 33 года службы в октябре 2012г. обратилась к руководству о предоставлении мне отпуска по личным обстоятельствам. Моя слепая мать –инвалид 1группы была в тяжелом состоянии. Несмотря на представление подтверждающих документов, руководством кафедры и отдела кадров мне было отказано в грубой форме. Неиспользованная часть отпуска за 2012г. до сих пор мне не предоставлена.
Вынуждена к Вам обратиться, т.к. в отношении меня 1,5 года идет постоянная травля с репрессиями и подлогами. С мая по февраль 3 раза доставлялась с работы в Госпиталь по скорой. Особенно репрессии усилились, когда 15 и 16 января с.г. я подала рапорт на увольнение через экпресс-почту, телеграф и заказным письмом.
С формулировкой представления на увольнение не согласна.
Более детально я доложу в письме с приложениями.
Докладываю на Ваше решение.
доцент кафедры теории и социологии
управления ОВД Академии управления МВД России
полковник полиции
Цитировать
|
Сообщить модератору
0
#9
полковник
15.12.2013 17:22
когда моя МАТЬ была в коме я должно была ее бросить ее не вызывать скорую — КТО НАМИ РУКОВОДИТ!!!!!
в октябре писала рапорт:-ОТКАЗАЛИ В ГРУБОЙ ФОРМЕ
Начальнику Академии управления
МВД России
генерал-полковнику полиции
В.В.Гордиенко
РАПОРТ
Прошу Вас на основании ст. 61, ч.1 п.4 ст.56 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ предоставить мне отпуск по личным обстоятельствам продолжительностью 10 календарных дней в связи с тяжелым заболеванием матери, которая согласно выписному эпикризу нуждается в уходе, сопровождении родственников и постоянном наблюдении медиков.
Ранее в связи с
— тяжелым заболеванием отца май-август 2005г.;
— смертью отца и организацией похорон – август 2005г.;
— смертью родного брата и организацией похорон – октябрь 2007г.;
— пожара дома – май 2011г.;
— с тяжелыми заболеваниями матери – инвалида I группы
отпуск по личным обстоятельствам мне не предоставлялся и материальная помощь не оказывалась.
За период службы в органах внутренних дел, составляющий 33 (тридцать три) календарных года, отпуск по личным обстоятельствам мне не предоставлялся.
В настоящее время моя мать нуждается в постоянном постороннем уходе постоянно.
Докладываю на Ваше решение.
Приложение: выписной эпикриз, справка из поликлиники.
Цитировать
|
Сообщить модератору
+3
#8
НАТАЛЬЯ
13.11.2013 02:25
К 10 ноябрю сотрудники полиции по Р.Коми получили премию.Мой муж,находящийся в служебной командировке в Дагестане не получил ничего.Концов не могу найти.Человек отработал в органах 15 лет.Это у него уже четвертая командировка.Послали,не спросив,хочет или нет он ехать.Я осталась с двумя детьми,младшему всего один год.И еще премии лишили.Как так?Мне бы очень хотелось узнать-имеет ли руководство не выплатить премию сотруднику,который находиться в служебной командировке?
Цитировать
|
Сообщить модератору
-1
#7
Сергей
07.11.2013 19:30
Подскажите мне одну вещь по отпуска, мне перенесли отпуск с мая на ноябрь, теперь не хотят предоставлять его аргументируя не закрытой перепиской, пытался договориться о закрытии долгов в первые 5 дней отпуска,начальство как бетон, теперь заставляют получать новые материалы моего напарника который отгуляв основной уходит в дополнительный
Цитировать
|
Сообщить модератору
+23
#4
D
12.06.2013 15:14
Было бы весьма хорошо обновить базу образцов рапортов в связи со вступлением в силу ЗОП, иных нормативных актов. Последний рапорт у Вас датирован 2004 годом, а с тех пор много поменялось. Если можно, пожалуйста сделайте обновления, чтобы рапорта были актуальными со ссылками на действующие нормативные акты.
Цитировать
|
Сообщить модератору
+16
#3
Сергей
05.05.2013 11:59
Подскажите, за строгий выговор урезали зп, имеют ли право если я единственный кормилец в семье, жена не работает,и является многодетной матерью.
Цитировать
|
Сообщить модератору
+53
#2
участковый
16.01.2013 10:30
Михаил , пора уже образцы рапортов привести в соответствие с Законом «О полиции». А то до юриста не достучишься.
Цитировать
|
Сообщить модератору
+25
#1
дрья анатольевна
01.10.2012 11:38
обьясните пожалуйста почему мне было отказано в возврате денег за проезд к месту проведения очередного опуска 2012
Цитировать
|
Сообщить модератору
Добавить комментарий
Доброго времени суток, уважаемый посетитель!
Оставляя свой комментарий, Вы соглашаетесь с правилами добавления комментариев:
— Комментарии должны относиться к обсуждаемой теме.
— СПАМ и ссылки на сайты, не имеющие отношения к теме, запрещены.
— Оставляя свои комментарий, Вы автоматически соглашаетесь с тем, что они должны выражать Ваше мнение и опыт по тому или иному вопросу, изложенные чётким, понятным и ясным языком и относиться к теме комментируемой Вами записи.
— Мы оставляем за собой исключительное право удалить любой комментарий без объяснения причин. Точно также мы оставляем за собой право в любой момент и на любое время отключить возможность размещения комментариев к любой заметке, а также вообще ввести предварительную цензуру комментариев, размещаемых на сайте, без указания причин принятия таких мер.
— Если мы посчитаем нужным, мы можем ограничить доступ к сайту пользователей с определёнными IP-адресами (диапазонами адресов).
— IP-адрес любого, кто размещает на сайте комментарий, либо выполняет другие активные действия, фиксируется в базе данных.
— Если Ваш указанный E-mail окажется не работающим (фальшивым), то все Ваши комментарии будут удалены, а IP будет внесён в чёрный список.
— Удаляются комментарии, где в поле имени указывается реклама, слоганы сайтов или провокационные фразы. Указывайте настоящее имя или ник.
— Удаляются комментарии с нецензурной лексикой, хамством и оскорблениями.
— Не допускается необоснованная критика и демонстративное «тыканье».
— Короткие комментарии, скорее всего, будут удаляться, поскольку «они принимают вид» СПАМа. Например: «клёвая статейка!», «хороший фильм», «понравилось» и т.д.
— Написание комментариев под разными именами, с одного и того же IP-адреса запрещены.
— Комментарии, не соответствующие правилам, удаляются.
If using «Please advise» is a standard practice in your industry, then improve upon it. For example, «Please advise of shipping status» may seem perfect in your office, but it reads like an old telegram, in which each word cost money. These days, with no additional cost you can add us or me and have a clear, complete sentence: «Please advise us of the shipping status.»
http://www.businesswritingblog.com/business_writing/2008/08/please-advise.html
Тоже на тему:
It has never struck me as obnoxious or passing the buck, but according to Urban Dictionary, it is «An extremely stuffy phrase used by business executives to close emails when they don’t understand how to ask a real question,» and that’s the nicest thing they have to say about it : Please Advise. At best it’s still superfluous, since whatever matter you are seeking to be advised about should already, in question form, have preceded «please advise,» in which case what exactly is the point of the additional request to «please advise»?
https://www.quora.com/Is-saying-please-advise-in-an-email-request-polite-or-obnoxious
Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.
Примеры докладных записок:
Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк докладной записки .docСкачать образец заполненный образец докладной записки (о премировании) .doc
Законодательные основы
Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.
Номер докладной записки по ОКУД – 0286041
Специфика докладной
Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.
Отличие от служебной записки
Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.
Отличие от объяснительной записки
Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.
Функции докладных записок
Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:
- урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
- рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
- донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
- объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
- регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
- жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
- разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
- доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
- информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
- положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.
Классификация докладных записок
Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.
- Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
- информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
- отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
- инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
- Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
- внешняя – направляется руководству другого учреждения;
- внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
- Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
- нарушении трудового распорядка и дисциплины;
- невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
- допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
- выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.
Автор докладной
Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.
Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.
Как грамотно составить докладную
Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.
- Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
- Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
- Выводы и рекомендации автора записки.
Рекомендации к оформлению
Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.
Оформляем внутреннюю докладную
Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:
- название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
- получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
- название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
- ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
- короткая суть докладной;
- содержание тремя обособленными блоками;
- на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.
Особенности оформления внешней докладной
Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:
- сведения об организации-отправителе;
- присвоенный документу номер;
- город, в котором составлена докладная;
- подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).
Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.
Реакция адресата
Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.
Конкретные образцы докладных записок
Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.
Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины
Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины .doc
Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1
06.11.2016 г.
О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.
В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.
Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский
Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей
Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.
Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей
Скачать пример докладной о невыполнении должностных обязанностей .doc
Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2
15.10.2016 г.
О невыполнении должностных обязанностей
Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.
В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.
Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский
Докладная записка о некорректном поведении сотрудника
Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.
Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника
Скачать пример докладной о недопустимом поведении сотрудника .doc
Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3
25.08.2016 г.
О некорректном поведении сотрудника
Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.
Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.
Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.
На чтение 11 мин Просмотров 4к. Опубликовано 20.05.2018
Обновлено 28.05.2018
Большинство тружеников избегают необходимости составления докладных записок, так как считают их простой формальностью, которая отнимает рабочее время. Но в некоторых случаях оформление данного документа позволяет свести к минимуму конфликт с руководством. Факт, подтверждаемый официальным документом, позволяет избежать форс-мажорных ситуаций. Давайте разберем, как написать докладную записку правильно.
Содержание
- Предназначение документа
- Разновидности докладных и их цели
- Привила составления документа
- Докладная записка на сотрудника компании
Предназначение документа
Докладные записки относятся к категории документов внутреннего документооборота. Каждое крупное предприятие, использует данные акты для принятия жалоб и предложений от сотрудников. Для того чтобы обеспечить нормальное функционирование компании, руководителю организации необходимо разработать типовую форму, которая будет использоваться сотрудниками при составлении акта. Важно упомянуть, что рассматриваемый документ обладает иерархической направленностью. Это означает, что в качестве адресата выступает руководитель компании.
Данный акт имеет информационный характер, а его целью является донесение сведений о событиях, что могут негативно повлиять на трудовой процесс, до руководства.
Также следует сказать о том, что данный документ обладает законной силой. Работодатель, получивший докладную записку от сотрудника, обязан вынести свое решение по озвученному вопросу. Согласно действующему законодательству, каждый работник имеет право составить этот документ. Во время заполнения акта следует учитывать некоторые тонкости и нюансы. Так как рассматриваемый документ наделен законной силой, необходимо использовать исключительно деловой стиль переписки, избегая юридических и грамматических ошибок, а также неточностей в тексте. В основной части необходимо грамотно описать возникшую проблему или предложить варианты её решения.
Нужно обратить внимание на то, что рассматриваемый документ должен содержать в себе не только краткий обзор на сложившуюся ситуацию, но и различные варианты её решения. Получив этот акт, руководитель компании должен тщательно проанализировать сложившиеся обстоятельства и вынести свое решение по спорному вопросу. Резолюция руководителя организация является одним из оснований для применения различных мер в отношении сотрудников. На основе докладной записки может быть вынесено решение как о поощрении, так и дисциплинарном взыскании в отношении работников компании. Обобщая все вышесказанное, можно сделать вывод, что докладная записка – это один из видов связи подчиненных и руководителя компании.
Разновидности докладных и их цели
Докладные записки подразделяются на два основных типа. Внутренние акты используются в целях повышения результативности трудового процесса. Этот документ составляется только по инициативе тружеников. При составлении документа используется стандартный лист формата «А4». Внутренние акты принято относить к локальным документам. Второй тип докладных записок – внешние акты, которые передаются контролирующим органам. Важно обратить внимание на то, что этот документ составляется на типовом бланке организации. После составления внешнего акта, руководитель компании должен ознакомиться с его содержанием и заверить личной подписью.
Каждый из вышеперечисленных типов докладных записок можно разделить на три условных группы, которые различаются содержанием документа:
- Информационного характера – в данном случае, сотрудник, желающий улучшить трудовой процесс, составляет докладную, где указывает методы оптимизации производства. Важно обратить внимание на то, что в крупных предприятиях, подобные акты используются для информирования руководства о специфических особенностях производственного процесса.
- Отчетные бланки – используются для информирования руководства об исполнении распоряжений. Как правило, этот тип документов составляется сотрудниками, относящимися к низкому звену.
- Инициативные предложения – в этом случае, работник доносит до руководства свои мысли о решении различных вопросов, связанных с трудовым процессом.
Довольно часто докладные записки используются для того, чтобы донести руководству компании информацию о различных конфликтах в коллективе. В том случае, если мерой дисциплинарного взыскания в отношении работника, нарушившего дисциплину, избирается лишение премии, очень важно грамотно составить данный документ и привести основания для вынесения подобного решения. Образец докладной записки может рассматриваться судом как доказательство правомерных поступков администрации компании. Неправильные и неточные формулировки могут привести к проигрышу судебного процесса.
Именно поэтому очень важно, при составлении докладной записки правильно указать преследуемые цели. Целью составления документа может являться повышение результативности собственного труда. Такие документы используются для устранения различных факторов, которые негативно влияют на трудовую деятельность сотрудников компании. Еще одной целью данного документа может стать исправление сложившейся ситуации. В некоторых случаях сотрудник может знать о фактах, которые, по его мнению, препятствуют эффективности трудового процесса. В этом случае, работником составляется акт для разрешения спорного вопроса.
Составление докладной помогает снять долю ответственности и предоставить выбор метода решения возникшей ситуации руководству компании. Важно обратить внимание на то, что если в возникшем инциденте отсутствует вина сотрудника, руководство не имеет права применять штрафные санкции. Последней из целей рассматриваемого документа является защита своих прав.
В конфликтной ситуации, каждый работник имеет право защищать свои интересы и предложить свои варианты мирного урегулирования конфликта.
Привила составления документа
Рассматриваемый акт должен содержать в себе несколько смысловых разделов. В фактической части документа приводится информация о конкретном инциденте и причинах его возникновения. При заполнении этой части следует указать все сопутствующие обстоятельства. Далее, составителю необходимо перейти к аналитической части и указать свое видение проблемы. Как правило, в этой части бланка указываются возможные последствия сложившейся ситуации, а также предлагаются варианты решения спорного вопроса. В резюмирующей части, докладчику необходимо обосновать приведенные доводы и варианты решения.
Важно обратить внимание на то, что конечное решение о применении различных видов штрафных санкций остается за руководством компании. Как показывает практика, большинство руководителей предпочитают избегать проведения длительных разбирательств и выбирают один из способов, предложенных докладчиком.
Докладная может иметь как текстовый, так и табличный вид. Также следует отметить, что в данном документе может отсутствовать раздел, посвященный анализу сложившихся обстоятельств. В этом случае, докладчик должен привести лишь информацию о возникшей ситуации, препятствующей нормальной трудовой деятельности и предложить решение проблемы. Следует упомянуть, что рассматриваемый документ может использоваться в качестве основания для принятия мер по оптимизации рабочего процесса. Также каждый работник имеет право выразить свое несогласие с принятыми мерами, при помощи составления докладной.
Согласно установленным правилам, руководителю компании при организации собственного бизнеса необходимо разработать специальный шаблон, на основе которого персоналом будут составляться внутренние акты. В том случае, если данный шаблон отсутствует, необходимо использовать стандартный образец.
Как написать докладную записку на сотрудника, образец заполнения по ГОСТу:
- В шапке документа указываются фамилия и инициалы составителя, а также название отдела компании, откуда отправляется данный документ. После этого фиксируется дата заполнения бланка.
- Тело документа начинается с указания наименования акта. Далее потребуется еще раз указать инициалы обращающегося и привести основную информацию о проблеме. Также в этом разделе приводятся варианты действий руководства, направленные на решение возникшего вопроса.
- В заключительной части докладной записки, составитель должен заверить документ своей подписью.
Разобравшись со структурой бланка, следует выделить ряд тонкостей и нюансов, связанных с заполнением. Наименование акта фиксируется только прописными буквами, крупного размера. Название документа можно разместить как в центре листа, так и возле левой границы акта. Для того чтобы документ получил должную юридическую силу, необходимо указать название компании и место составления докладной. Рассматриваемый документ должен содержать в себе регистрационный номер, соответствующий тому, что зафиксирован в журнале учета внутренних документов. Заголовок «довожу до вашего сведения» образец типового начала докладной записки. Также в качестве заголовков можно использовать такие слова, как «О …» или «Касательно …».
Важно отметить, что каждый сотрудник имеет право составить докладную записку. Однако, следует помнить о правилах составления данного акта. Так как этот документ имеет юридическую силу, необходимо указать веские аргументы, для рассмотрения возникшего вопроса. Нередко на основе подобной документации (внешних докладных), контролирующими органами проводятся различные проверки. Как правило, такие проверки посвящены контролю целесообразности использования финансовых средств. Нередко, многие труженики жалуются в соответствующие организации о неправомерном лишении основных или дополнительных выплат. В этом случае, внешняя докладная записка является основанием для проведения проверки.
Давайте рассмотрим, в каких ситуациях может понадобиться составление докладной:
- Акты, посвященные хозяйственной деятельности организации.
- В случае прогула со стороны сотрудника. В данном примере докладная составляется непосредственным руководителем отдела, где трудится прогульщик. Цель документа привлечь нарушителя трудовой дисциплины к дисциплинарной ответственности.
- В случае нарушения должностной инструкции. В резюмирующей части этого акта, докладчик указывает вид штрафных санкций, которые могут быть наложены на нарушителя.
- В случаях нахождения сотрудника на территории работодателя в состоянии наркотического или алкогольного опьянения.
- В случае необходимости премирования работника. В этом примере, докладчику следует указать основание для начисления дополнительных выплат.
- При оскорблении достоинства и чести. Данный акт составляется на имя руководителя компании.
Докладная записка на сотрудника компании
Как показывает практика, основной причиной необходимости составления докладной является нарушение дисциплины со стороны работников компании. К таким нарушениям можно отнести прогул, нарушение должностных инструкций и нахождение на территории компании в состоянии опьянения. Подобные нарушения несут за собой штрафные санкции в виде выговора, лишения премии или увольнения. В случае необходимости составления подобного документа, докладчику необходимо получить консультацию кадрового специалиста или юриста. Существует немало нюансов, которые могут помочь смягчить тяжесть штрафных санкций.
Для примера приведем ситуацию, в которой сотрудник отлучился от работы. Если данный срок составляет более четырех часов, то данное нарушение расценивается как прогул. В этом случае, сотрудника ждет более строгое наказание в сравнении с отлучкой, длительностью менее четырех часов. Важно обратить внимание, что перед составлением докладной необходимо получить объяснительную от работника, где будет изложена причина отлучки.
Меры наказания сотрудника, нарушившего дисциплину, выбираются на основании причины нарушения, указанной в объяснительной записке. В том случае, когда работник отказывается от подачи данного документа, руководителем компании составляется соответствующий акт. В ситуации, связанной с несчастным случаем на производстве, руководителю компании потребуется пригласить специальную комиссию для проведения экспертизы. Собранные во время экспертизы материалы передаются прокуратуре. Далее составляется специальный акт, где указываются различные варианты наказания виновного.
В качестве примера следует рассмотреть случай с кражей личного имущества. Для того чтобы иметь основания для увольнения вора, потребуется провести внутреннее расследование. В задачу докладчика входит описание фактического развития событий в целях донесения до руководства информации о сложившейся ситуации. Наличие объяснительной записки от работника может помочь смягчить тяжесть штрафных санкций. Однако, при отсутствии данного документа, работодатель может уволить такого сотрудника с занесением отметки о причинах увольнения в трудовую книгу.
Следует отдельно упомянуть о том, что факт оскорбления достоинства и чести можно отнести к категории административных нарушений. В этой ситуации, во время составления докладной необходимо учитывать несколько нюансов. Неуважительное отношение одного из сотрудников к своим коллегам оказывает негативное влияние на всю работу организации за счет дестабилизирующей психологической обстановки. Совокупность этих факторов негативно отражается на имидже компании. Также следует сказать о том, что данное нарушение может быть наказано такими мерами, как исправительные работы и наложение штрафа.
Для того чтобы привлечь нарушителя к административной ответственности необходимо своевременно уведомить начальство. Поведение каждого работника имеет большое влияние на микроклимат, царящий в коллективе. В подобной докладной описывается не только сам инцидент, но и способы наказания виновника. Важно обратить внимание на то, что руководитель компании должен в обязательном порядке отреагировать на данный документ. В противном случае контролирующие органы могут наложить штрафные санкции на администрацию компании.
Пример докладной записки:
«Кадровый отдел
Руководителю ИП «Весна»
П.Т. Рубанову
10 мая 2018 г.
№ 43
Докладная записка
Об оскорблении на рабочем месте
Доношу до Вашего сведения, что 07 мая 2018 менеджер, Каркушин Семен Валерьевич, использовал нецензурную лексику оскорбительного характера, указывая на социальный статус.
Прошу рассмотреть возможность привлечения Каркушина С.В. к административной ответственности.
Сотрудник кадрового отдела Яковлев Павел Владимирович Яковлев
10.05.18»