Как пишется годовой отчет

На медиаклубе «АСИ- Благосфера» эксперты поделились своими наработками в области подготовки годовых отчетов – как превратить процесс в легкое и приятное занятие и в каком формате представить партнерам и донорам свои усилия и достижения.

Сразу два недавних события в мире НКО мотивируют участников пересмотреть свой подход к годовым отчетам – отнестись к их подготовке более конструктивно и активнее применять их как коммуникационный инструмент.

Первое – конкурс президентских грантов 2017 года (заявки на первый поток принимаются до 31 мая). Размещенный на сайте НКО отчет иллюстрирует открытость организации и повышает осведомленность общественности, доноров и других заинтересованных сторон о ее работе. Это обязательное требование для всех соискателей и получателей грантов.

Второе – возобновляемый после трехлетнего перерыва конкурс публичной отчетности НКО «Точка отсчета» Форума Доноров. Отчет будет способствовать развитию навыков по подготовке разноформатных отчетов и изменению отношения к ним с «просто отчета» на инструмент коммуникации для формирования доверия у целевых аудиторий.

Больше динамики в цифрах, кейсов, цитат

Екатерина Пожидаева, эксперт аудиторско-консалтинговой компании EY (ранее Ernst & Young) советует классическую технологию подготовки отчета – когда данные собираются систематически, с опорой на стандартные элементы GRI-отчетности – общие и специализированные.

«При системной работе по сбору данных и наличии статистики их проверка, анализ и написание отчета занимают совсем немного времени, около 3 недель, – сказала Екатерина «Милосердию». – Если же регулярная рутинная работа по сбору информации сотрудниками не велась, написание отчета становится серьезной проблемой – ее решение отнимает гораздо больше времени и сил, а результат снижается».

Семь советов от Екатерины Пожидаевой

1. Чем больше динамики в статистических данных вашего отчета, тем он убедительнее. Количественные показатели собирайте из года в год – это системная работа! Поручите сотрудникам после каждой акции заносить данные о ней (фото, цифры) в специальную форму, чтобы сэкономить ресурсы при подготовке и избежать авралов впоследствии.
2. Объем публичного отчета не так важен, как существенность информации в нем. Без нее отчет теряет смысл.
3. Пишите в стиле, наиболее близком к читателю: ориентируйтесь на язык целевой аудитории.
4. Помните, что эффективность годового отчета измеряется тем, что он стал лучше предыдущего.
5. Планируйте этапы работы над отчетом, продумайте концепцию и предварительное содержание. Помимо интерпретации данных, не забудьте об их верификации. Проведите независимую проверку данных: большинство количественных показателей можно уточнить.
6. Посмотрите на деятельность своей организации через призму публикаций о себе в СМИ. Вы поймете, какие ваши проекты привлекли внимание и какой произвели эффект.
7. Вместо отчетов по формам, следуя практике успешных западных фондов, пишите отчеты с качественными историями, кейсами, цитатами, добавляя туда консолидированные показатели.

Плакат, открытка, видео – форма отчета может быть любой

По мнению Эльвиры Алейниченко, руководителя программы «Точка отсчета» Форума Доноров, основная задача отчета – призвать читателя к действию: будьте партнером, сотрудничайте с нами pro bono, жертвуйте, ведите с нами проекты, станьте нашим волонтером. Поэтому очень важно писать отчет, имея в виду ключевые аудитории, цель отчета и тех, с кем вы хотите работать.

«Лучший отчет не обязательно содержит 100 страниц, – подчеркнула эксперт. – Призвать к действию можно и с помощью 6 страниц с инфографикой».

Она подробно остановилась на печатном и электронном видах, которые может принимать отчет, и привела примеры разных форматов. В печатном виде отчет может стать толстой книгой, глянцевым журналом с традиционными рубриками, брошюрой, листовкой, плакатом, открыткой. В электронном исполнении – электронным статичным или интерактивным pdf-файлом, пролистываемой книгой, микросайтом, видеороликом.

Креативные варианты, существующие в мире, – это и выпуск отчета в форме полиэтиленовых пакетов, и в виде афиш, других вариантов. «Когда отчет готов и вы планируете его рассылать, определитесь, что вы хотите – чтобы его запомнили или чтобы на него откликнулись и как?» – подытожила руководитель проекта «Точка отсчета».

Шесть must-have от Эльвиры Алейниченко

В отчете обязательно должны быть:

– личное обращение о главных событиях отчетного года руководителя организации, селебрити, входящего в попечительский совет фонда. Проверено: работает!

– фото сотрудников и волонтеров, фото благополучателей и доноров с цитатами. В обоих случаях идеально разместить также их личные истории, где они говорят, как участие в работе НКО или деятельность НКО изменили их жизнь, почему они решили поддержать именно вашу организацию.

– прибегайте к помощи комиксов и инфографики, в подписях к фото рассказывайте о деятельности, которую они иллюстрируют

– поясняйте кратко и понятно ваши финансовые показатели

– говорите спасибо донорам – это дает читателям ощущение, что организация работает не в вакууме, что она привлекает людей

– рассказывая, сколько вы собрали средств, не переборщите: не превозносите излишне свой успех в сборе средств – это не самоцель. Сфокусируйтесь на том, что изменилось для благополучателей, для сотрудников фонда, что вы сделали на эти средства – дайте цифры, опишите достижения и эффективность работы.

Отчет как событие

Дарья Алексеева, основатель благотворительного магазина Charity Shop и руководитель фонда «Второе дыхание», остановилась на своем примере выпуска годового отчета в виде… спектакля.

«Мы хотели показать годовой отчет так, чтобы его запомнили, и решили совместить корпоратив по случаю двухлетия Charity Shop с представлением клиентам, партнерам, сотрудникам годового отчета в виде иммерсивного спектакля, – рассказала Дарья. –Конечно, мы также сделали отчет в инфографике на 8 страницах (кстати, без помощи консалтинговых агентств, всего за 15 тыс. рублей), и перенесли его на все наши контейнеры для сбора одежды».

Мероприятие имело невероятный успех среди всех целевых групп НКО. Вывод: адресные истории как всегда победили, слушать сотрудников будут и их важно показать.

Что касается сбора информации для публичной отчетности, по словам Алексеевой, все цифры считаются в Excel, хотя год от года данные могут очень меняться. Например, совместный проект с ИКЕА, который проходит в 11 городах, дает гигантские данные по осведомленности. Но в отсутствии проекта, что очевидно, цифры совсем другие.

Практически каждый руководитель периодически требует от своих работников отчеты о проделанной работе, пример которого несложно найти. Однако некоторым людям кажется, что это очень сложная задача.

Цель отчета о проделанной работе

Существование каждой организации или компании всегда предполагает наличие отчетов. Ведь для любой организации важно иметь подтверждение эффективности проделанных работ в конкретный временной отрезок. Это нужно, чтобы грамотно построить дальнейшее развитие компании.

Однако некоторые люди не знают, как написать отчёт о проделанной работе. Пример его очень важен для человека, который делает его первый раз. Ведь он должен соответствовать определенным требованиям фирмы.

Если сотрудник попрактикуется, сделает несколько отчетов, то в дальнейшем ему будет очень просто заниматься такой деятельностью.

Конкретные цели отчета о проделанной работе:

1. Обоснование финансовых трат, выплат заработных плат для сотрудников.
2. Подтверждение выполненных работ или оказания различных услуг для сотрудников организации.
3. Создание определенных порядков и трудовых дисциплин в компании.
4. Установление, какую конкретную работу выполнили сотрудники. Это помогает избежать спорных моментов или плохого выполнения заданий.

Также отчеты необходимы для сотрудников, которые отправлены в командировки. Для большей детальности о том, какая работа выполнена, сколько финансов предприятия или организации потрачено.

Сотрудники могут их выполнять каждый день, неделю, месяц, квартал, год. Все зависит от требований руководства.

Структура отчета

Не у всех организаций есть разработанные формы для отчетов, поэтому каждый сотрудник должен выполнять это сам. К тому же единой структуры как таковой и не существует.

Начиная отчет, сотрудник должен объяснить себе назначение подаваемой информации, а также логику повествования. Все пояснения должны быть максимально краткими.

Самая распространенная структура отчетов о проделанной работе:

1. Введение. В этом разделе находится небольшое описание компании. На каком месте она находится среди подобных организаций в регионе или городе.
2. Отчет о проделанной работе. Практически вся выполненная деятельность подразделений должна быть описана. В небольших компаниях, где нет отделов, эту информацию заполняет руководитель, основываясь на данных каждого работающего специалиста.
3. Заключение. Этот раздел коротко обобщает информацию о проделанной работе за конкретный период времени. Подчеркиваются данные о неудачах, успехах, просроченных заданиях. А также о планах компании на ближайшее будущее.

Для лучшего понимания информации специалист должен придерживаться единой формы изложения. В отчетах можно использовать диаграммы, графики, изображения. Однако нужно правильно совмещать текст и визуальную часть, чтобы не было перенасыщений.

Также в отчете о проделанной работе человек должен соблюдать стилистику. Специалист должен подавать сухой текст, без лишней информации. Также он не должен быть слишком простым.

В отчете нужно выделить не только достижения, но и трудности, с которыми сталкивалась организация. Все проблемные ситуации необходимо описывать такими, какие они есть на самом деле. Это позволит руководству объективнее понять сложившиеся трудности.

Самые важные требования к составлению отчета

Отчет о проделанной работе — это творческий процесс, однако и некоторым требованиям он тоже должен соответствовать. В первую очередь специалист должен помнить, что это — документ, и в нем нужно соблюдать официальную стилистику.

В отчете нельзя употреблять личные местоимения. Также человек должен конкретно говорить о задачах, которые были выполнены или просрочены, чтобы полностью отразить причины этого.

Когда составляется отчет о проделанной работе, специалист должен информировать о проведенных мероприятиях, акциях, презентациях. Всю информацию нужно приводить точно и грамотно.

В случае, если у организации нет четких требований или образцов отчета, нужно делать все, исходя из норм документов. В них находятся все данные о том, какой тип шрифта использовать, какими образом форматировать текст, как размечать поля и интервалы.

Как правильно написать отчет о проделанной работе

У каждого специалиста наступит период, когда руководство потребует отчет о выполненной работе. Следуя инструкции, это сможет сделать каждый:

1. В самом начале нужно сопоставить поставленные задания с результатами, это позволит специалисту убедиться в выполненной работе. Только после этого нужно начинать написание отчета. Оформляется он в нескольких вариантах: простой и профессиональный. Первый человек может оформлять как сочинение. Добавлять можно все, что работник посчитает необходимым. Указывать нужно все до мельчайших деталей, например, о конкретных выходах на работу в выходные дни.
2. Сложный вариант написание более верный, чем простой. Его нужно оформлять как задачу. Специалисту необходимо указать, что от него требовалось сделать. Потом уже все, что использовалось для этого. А именно: время на работу, какую помощь оказывали люди, затраченный бюджет. Далее нужно коротко указать, какими способами и методами он выполнял работу.
3. Вся написанная информация должна быть подтверждена конкретными данными и цифрами. Также следует добавить оценку выполненной работе. Все показатели лучше всего воспринимаются в таблицах. Также специалист для лучшей ориентации может добавить комментарии.
4. Также человеку необходимо соблюдать стилистику текста. Он должен постараться составить его так, чтобы в абзацах не было более 5 предложений. Вся информация должна подаваться сухо и точно, без вводных предложений. Написано должно быть четко, коротко, грамотно и ясно. Важный текст можно выделить другим шрифтом и цветом. Текст должен находиться рядом с таблицами или графиками. Комментарии не должны быть на других страницах.
5. Не нужно использовать сложные для восприятия шрифты. Лучше всего подходят классические Times New Roman или Verdana. Размер шрифта не должен быть меньше 12.
6. После написания отчета специалист должен перечитать его и добавить недостающую информацию. Также можно добавить различные графики и диаграммы для более наглядной демонстрации. Руководство организаций положительно относится к составлениям таблиц, добавить их лишним не будет. Также специалисту необходимо будет пронумеровать все страницы. А для больших отчетов о проделанной работе нужно оформить титульный лист.

Следуя таким нехитрым пунктам, человек облегчит восприятие отчета о проделанной работе. Это может настроить руководителя положительно к специалисту, который занимался отчетом.

Пример отчета о проделанной работе

Самые первые попытки составить хороший отчет у большинства специалистов неудачны. Чтобы сотруднику было легче его делать, нужно обратить внимание на неправильно выполненный отчет:

«Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Документ: Отчет о проделанной работе.
Выполнено:
Рассчитано новое время на работу, внесены новые нормы рабочего процесса, составлен список участвовавших сотрудников в конференциях.»

Если специалист составляет отчет в такой форме, то руководство посчитает, что он не загружен работой и бездельничает. Так нельзя оформлять отчеты о проделанной работе.

Ведь в нем не были указаны поставленные задачи, планы на другие отчетные работы, отсутствие анализа. Правильный вариант отчета о проделанной работе:

Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Отчет результатов работы за период с 09.09.16 по 10.10.16.
На время отчета были поставлены задачи:

1. Изучить время работы сотрудников с учетом занятости.
2. Основываясь на данных подготовить другие временные рамки работников.
3. Принимать участие в последней конференции.

Все задачи были исполнены, было сделано:

1. Изменен график работы для 5 сотрудников.
2. Принято участие в последней конференции.

Также проводились работы с документами:

1. Были составлены списки премий.
2. Произведены ответы на почту Суркина А.В., Гончаренко А.Д.

Составлено 12.10.16
Подпись: Ильяхов А. Б.

Такой вариант написания отчета о проделанной работе является правильным. Ведь он легко читается, а руководителям будет ясно, какие задачи были поставлены и выполнены.

Также для хороших отчетов нужно соблюдать максимальные объемы, на которых можно поместить информацию. Зачастую это 1 лист в формате А4.

В этом видео вы узнаете, как правильно оформить отчет о практике в Word:

Создать годовой отчет не сложно – для этого лишь нужны подходящие шаблоны, примеры и инструменты.

В этой статье вы найдете:

• Отличные шаблоны годовых отчетов, которые можно настроить для своих нужд.
• Примеры прекрасных годовых отчетов, созданных в разные годы.
• Подсказки и рекомендации по дизайну годовых отчетов.

Приступим!

Перейдите к нужному разделу

9 шаблонов годовых отчетов

22 примера годовых отчетов для вдохновения

5 советов и подсказок

Часто задаваемые вопросы (FAQs)

9 Шаблонов годовых отчетов

На первый взгляд, создать дизайн готового отчета с нуля кажется очень сложной задачей, особенно если у вас нет опыта в графическом дизайне.

К счастью, используя подходящий шаблон, вы можете создать дизайн отличного годового отчета всего за несколько минут. В хорошем шаблоне вы найдете пример того, как организовать ваш отчет, какие страницы и элементы в него добавить. Вместо этих элементов можно всего за несколько кликов подставить ваши.

В этом разделе мы подобрали для вас девять отличных шаблонов, которые вы можете взять за основу для создания собственных годовых отчетов.

Шаблон 1. Годовой отчет для бизнеса

Годовой отчет, созданный на основе этого современного шаблона, будет выглядеть аккуратно и профессионально. Благодаря яркому желтому цвету, который выделяется на черно-белом фоне, важные цифры хорошо заметны.

Используйте методы визуализации данных, которые есть в этом шаблоне, такие как пиктограммы, виджеты с данными и круглые диаграммы. С ними данные легче воспринимать и запоминать.

Шаблон 2. Годовой отчет для технологической/IT компании

Если вы ищете современный шаблон годового отчета, который подойдет для бизнеса в сфере технологий, этот шаблон – то, что надо. Его отличают необычная компоновка контента, фотографии с цветными оверлеями, векторные значки, современные шрифты и привлекательные графические элементы.

Шаблон 3. Годовой отчет экологической организации

Этот зеленый шаблон годового отчета поможет вам вдохновить читателей больше заботиться об окружающей среде и рассказать им об актуальных проблемах экологии.

Текст в шаблоне отлично уравновешивается пустым пространством. Используйте изображения и диаграммы, чтобы наглядно представить важные данные.

Шаблон 4. Годовой отчет о продажах

Нечасто встретишь необычный годовой отчет, но это как раз один из них. Если вам хочется, чтобы годовой отчет не был скучным и показал вашу компанию с человеческой стороны, попробуйте взять за основу этот шаблон.

Вместо сухих цифр в нем использованы виджеты с данными, диаграммы и графики, в которые вы можете подставить нужные значения.

Это можно сделать несколькими способами: подключить таблицу Google Sheets для синхронизации, загрузить файл Excel, или же ввести данные вручную на вкладке редактора.

Шаблон 5. Годовой отчет некоммерческой организации

Годовой отчет, созданный на основе этого шаблона, поможет вам привлечь внимание потенциальных спонсоров и руководителей компаний. Измените цветовую схему на фирменные цвета вашего бренда, выберите шрифты или оставьте все как есть, просто добавив свой текст.

Шаблон 6. Годовой отчет в геометрическом стиле

Приятная цветовая схема этого шаблона подойдет для создания годового отчета практически любой компании или некоммерческой организации.

Дизайн обложки с геометрическими фигурами притягивает взгляд. Абзацы текста, графики и виджеты с данными уже удачно скомпонованы на страницах шаблона и дополнены значками и изображениями.

Шаблон 7. Современный годовой отчет

Если вы хотите придать своему годовому отчету профессиональный и необычный вид, этот шаблон отлично справится с задачей. Такой годовой отчет подойдет любому современному бизнесу. В нем даже есть настраиваемая карта, на которой вы можете показать, где находятся ваши филиалы.

Если вы собираетесь опубликовать годовой отчет в интернете, в редакторе Visme карту можно сделать интерактивной или анимированной.

Шаблон 8. Простой шаблон годового отчета

Кто сказал, что годовой отчет обязательно должен быть необычным? Даже простой дизайн может выглядеть привлекательно и создать положительное впечатление о вашей компании. В этом шаблоне есть только все самое необходимое.

Здесь всего несколько цветов, причем один из них – классический красный, который всегда выглядит выгодно. В этом простом шаблоне есть настраиваемая карта, графики и виджеты с данными.

Шаблон 9. Годовой отчет в виде инфографики

Что если отойти от привычных шаблонов на много страниц и представить годовой отчет в виде инфографики?

Попробуйте сделать это с шаблоном, который подготовили для вас наши дизайнеры. Такой отчет можно быстро просмотреть, выделив из него ключевые цифры и данные.

22 примера годовых отчетов для вдохновения

Обычно годовой отчет – это PDF-документ, в котором собраны важные данные и показатели компании.

Мы знаем отличные примеры годовых отчетов, которые запомнились своим дизайном и грамотным использованием интерактивных функций. Многие из них стали своего рода образцами – например, годовой отчет Vimeo за 2013 год или отчет Mailchimp за 2016 год.

Некоторые компании создают даже две версии годовых отчетов, одну из которых они публикуют в интернете для широкой публики. Обычно такие документы называют «обзорами за год» – A Year in Review, и делают их центральной темой важные для компании события, а не данные.

Мы подобрали для вас несколько примеров годовых отчетов в разных форматах: онлайн-отчеты, интерактивные, печатные и даже видеоотчеты. Возьмите на заметку идеи, которые вам понравятся.

Пример 1. Vodafone

В отчете Vodafone за 2018 год достаточно (но не слишком) много интерактивных элементов, благодаря которым презентация удерживает интерес аудитории. Главные изображения выделяются за счет большого размера. В тексте отчета используется анимация.

Для навигации между разделами есть горизонтальное меню. Цвета отчета яркие и выразительные, это фирменные цвета Vodafone.

Этот годовой отчет прост для восприятия, но при этом не скучен. В нем легко найти всю нужную информацию. Наверное, этот отчет даже можно назвать идеальным. Вы можете скачать PDF-версию отчета на свой компьютер.

Пример 2. Corby

Годовой отчет за 2018 год канадского производителя алкогольных напитков Corby – пример того, как сделать отчет чем-то большим, чем набор сухих цифр. В нем используется необычная анимация, которая следует за движением курсора. Такой яркий и жизнеутверждающий отчет точно останется в памяти.

В каждом разделе есть своя тематическая иллюстрация. Когда читатель нажимает на кнопку, переход к следующей странице выглядит как наплыв анимированных трехцветных волн. Сами кнопки тоже анимируются при наведении указателя.

Информация, которую содержит годовой отчет Corby, представлена как захватывающая история. Вместо скучных графиков и таблиц дизайнеры использовали потрясающие визуальные образы.

Данных здесь ровно столько, сколько читатели смогут без труда воспринять и проанализировать. А чтобы получить более подробную информацию, достаточно нажать на ссылку или кнопку в нужном разделе.

Пример 3. Roche

Годовой отчет за 2018 год фармацевтического гиганта Roche –  чемпион по визуальной насыщенности. Его фишка – фоновые видеоролики, которые отлично дополняют текст отчета. Самое первое видео в отчете интерактивно – при движении указателя фотография женщины сменяется томограммой ее головы.

Переходить между разделами можно нажимая на кнопки или пролистывая страницу. Вы не потеряетесь в любом случае. Данные представлены в виде анимированных диаграмм, оформленных в фирменных цветах бренда.

В этом отчете нет ничего особенного с точки зрения дизайна, но за счет фоновых видео и анимации он выглядит очень необычно и профессионально.

Пример 4. Old Chang Kee

В годовом отчете за 2018 год, созданном сетью ресторанов Old Chang Kee, вообще нет интерактивности – за исключением того, что его можно по-настоящему взять в руки.

Это необычная книга с прекрасными рисованными иллюстрациями в винтажном стиле, которая рассказывает об истории компании Old Chang Kee.

От руки нарисованы даже столбчатые диаграммы, и это выглядит потрясающе. Дизайнеры использовали необычный ход – оформили иллюстрации в виде почтовых марок.

Нам очень нравится этот годовой отчет, который представляет собой образец превосходного дизайна и творческого подхода к оформлению.

 Пример 5. Habitat for Humanity

Отчет за 2018 год некоммерческой организации Habitat for Humanity – это отличный пример того, как использовать параллакс-скроллинг. Фотографии в отчете безупречны, на них много улыбающихся людей – это и есть главная ценность, которую приносит компания.

Информация легко воспринимается благодаря крупным шрифтам и заголовкам. Части отчета разделены фотографиями с параллакс-эффектом.

Нам нравится визуальная наполненность этого отчета – он отлично передает видение и цели организации.

Пример 6. Green Chameleon

Обзор за 2018 год студии дизайна Green Chameleon – это путешествие во времени. Месяцы пролетают мимо, и мы видим все проекты, над которыми работала компания.

На каждый проект можно нажать, чтобы рассмотреть его ближе. Проекты открываются в новом окне, так что зритель может  вернуться к отчету и продолжить свое путешествие.

Этот отчет сложно отнести к стандартным годовым отчетам, так как финансовой информации о компании в нем нет.

Вместо этого мы можем своими глазами посмотреть на результаты работы студии за год. Нам кажется, что компания нашла отличный способ показать клиентам свои успехи и продемонстрировать им, что специализация дизайн-студии – это интерактивность.

Пример годового отчета 7. Oscar

Ещё один пример интерактивного годового отчета, мимо которого мы не смогли пройти – это отчет страховой компании Oscar. В 2018 году компания опубликовала годовой отчет, который заставил улыбаться каждого, кто открывал его.

Чтобы переходить к следующему разделу, читатель (или, вернее, зритель) должен двигать стрелки в разные стороны, таким образом участвуя в истории, которую ему рассказывает Oscar.

На страницах появляются руки, которые иллюстрируют информацию движениями. Заголовки страниц меняются вместе с содержимым. Справа есть меню, нажав на которое, читатель может поделиться отчетом в социальных сетях.

Такой отчет точно поднимет настроение и повысит лояльность клиентов компании. Помимо всего прочего, в этом отчете нам нравятся грамотно подобранные цвета и количество текста, которого здесь ровно столько, сколько нужно.

Пример 8. Twitter

Конечно, вы догадались, как выглядел годовой отчет Twitter за 2018 год – да, это был твит!

Но на этот раз видеотвит. Видеоролик именно такой, какого можно ожидать от компании – он идет всего 38 секунд.

365 days.
125 million hashtags.
500 million GIFs.
More @BTS_twt mentions than we can count.#ThisHappened on Twitter in 2018: pic.twitter.com/543gK41qQf

— Twitter Data (@TwitterData) December 5, 2018

Как и в прошлые годы, Twitter рассказал о твитах с наибольшим числом ретвитов, комментариев и других «наибольших».

В видео использованы фирменные цвета компании и современный музыкальный трек. Это один из примеров годовых отчетов, который можно смело назвать фирменным.

Пример 9. ABInBev

Бывают короткие и длинные годовые отчеты, но отчет за 2018 год компании ABInBev по-настоящему огромен

Но хотя в нем и настолько много информации, это не отпугивает читателей. Смотря отчет, вы плавно переходите от одного раздела к другому под простую анимацию.

Нам больше всего нравится главная страница, на которой есть интерактивная карта с любимыми марками пива в каждой части света.

Дизайнеры ABInBev расположили контент асимметрично и добавили в разделы с фотографиями прямоугольники фирменных цветов. За счет этого страница не кажется статичной.

Это один из лучших примеров годового отчета, в котором удалось представить большое количество информации, не дав читателям заскучать..

Пример 10. EWZ

Швейцарская энергетическая компания EWZ создала по-настоящему захватывающий интерактивный отчет за 2017 год.

Первая его страница – это трехмерная иллюстрация местности, где можно нажимать на разные объекты. Нажав на какой-то из них, можно перейти к более подробной информации, листая страницы в стороны.

Самое лучшее в этом отчете, помимо прекрасных иллюстраций, – это его звуковое сопровождение.

На фоне не просто играет музыка, а озвучивается именно то, что происходит в каждой части экрана.

Нам очень нравится творческий подход дизайнеров и интерактивность этого отчета.

Пример 11. Elevation Church

Отчет за 2017 год церковной организации Elevation Church выглядит как игра на заре компьютерной эры. Перемещаться по отчету просто – нужно листать его вниз, и по мере пролистывания показываются простые анимации.

Цвета отчета приглушенные, но хорошо сочетаются друг с другом. Дизайн интересный и интригующий, отчет хочется листать дальше.

Основной сюжет этого отчета, который помогает раскрыть симпатичный персонаж – развитие церкви за прошедшие годы. Данные представлены в виде чисел и простых диаграмм, они легко воспринимаются.

Такие годовые отчеты, как этот, могут послужить хорошим примером того, что иногда полезно отклоняться от привычных шаблонов.

Пример годового отчета 12. Weatherford

Отчет за 2017 год компании Weatherford – это нестандартный отчет, который делает необычным использование вертикальной навигации. Динамичные заголовки занимают большую часть страницы и частично накладываются на фотографии.

Когда читатель открывает новый раздел, окна появляются вертикально, как новые вкладки. Что ещё важнее, у читателя все время остаются на виду главное меню и самые важные разделы, они расположены слева.

Нам нравится, что в этом отчете не так много интерактивных элементов, но все же их достаточно, чтобы на него хотелось обратить внимание.

Пример 13. REN

Португальская энергетическая компания REN опубликовала прекрасный интерактивный годовой отчет в 2016 году. Дизайнеры использовали концепцию точек, которые образуют многоугольник – в то время это было популярно. Тем не менее, дизайн отчета выглядит актуально и сегодня.

Название отчета одновременно является и его навигационным меню.

Основные интерактивные элементы отчета – это заголовки и ключевая информация. Внутри разделов вы найдете более привычную форму подачи информации.

Дизайнерам удалось достичь баланса между этими формами – с одной стороны, интерактивность для привлечения внимания, а с другой – понятное изложение данных, которые могут быть интересны инвесторам.

 Пример 14. General Electric

Отчет компании General Electric за 2016 год выглядит профессионально и аккуратно. Больше всего в нем нам нравится главная страница.

В отчете два раздела: об аддитивном производстве и цифровых технологиях в промышленности. Оба раздела начинаются с панорамного вида рабочего места, причем обзор сопровождается звуками. На картинке есть отметки, на которые можно нажать, чтобы узнать больше о продуктах и услугах.

Дальше в отчете следуют более привычные разделы с финансовыми показателями и текстом. Но все же и среди них встречаются интерактивные диаграммы и видеоролики.

Пример 15. Kickstarter

В 2016 году Kickstarter опубликовал впечатляющий годовой отчет с лучшими проектами за прошедший год. Он выглядит как огромная коллекция ярких кадров. Крупные заголовки приглашают зрителя узнать историю, которой создатели хотят поделиться.

На каждый из проектов можно нажать – откроется его страница на сайте Kickstarter. Из отчета вы узнаете об итогах некоторых удачных проектов, реализованных благодаря Kickstarter.

Таким способом компания хотела выразить благодарность как создателям проектов, так и тем, кто их спонсирует. Этот отчет – прекрасный образец видения компании, главная ценность которой состоит в том, чтобы дать шанс каждому.

Пример 16. Flywheel

Вы нечасто встретите годовой отчет, в котором вам предложат получить комплект временных татуировок в обмен на подписку. Но именно это сделала компания Flywheel в 2015 году. В их ярком цветном отчете есть как важные данные, так и смешные бесполезные факты.

Например, они включили в отчет то, что служба поддержки компании дважды получала письма с упоминанием певицы Бейонсе.

У Flywheel получилось создать отличный и увлекательный годовой отчет, в котором в качестве разделителей контента используются те самые татуировки.

Отчет завершает фотография того, как сооснователь компании Тони Неккер делает настоящую татуировку с логотипом Flywheel.

Пример 17. Crop Trust

В годовом отчете компании Crop Trust за 2014 год есть вся важная информация о компании. Но все же, это не просто стандартный отчет. Нам очень нравится его необычный дизайн, благодаря которому информацию удалось подать в интересном виде.

В первом разделе читатели ознакомятся с важными цифрами и дополнительной информацией, которая появляется при наведении указателя. За ними следуют другие разделы отчета. Нам особенно понравилась интерактивная карта с информацией о партнерстве с международным генным банком.

В отчете много информации, но она очень удобно организована. Интерактивные элементы есть не только на главной странице – например, чтобы дойти до интерактивной карты, нужно достаточно сильно углубиться в отчет.

Пример 18. UZ Brussel

В 2014 году компания UZ Brussel создала обзор за год, рассказав в нем истории своих пациентов. Рассказ начинается прямо с главной страницы, где мы видим девять вертикальных разделов, которые становятся ярче при наведении указателя. Когда читатель раскрывает каждую из историй, на главной фотографии появляется небольшая анимация.

Сама история рассказывается под фотографией, ее сопровождают иллюстрации, выполненные в фирменных цветах компании.

Навигация проста и удобна – можно пролистывать страницу вбок, переходя к истории следующего пациента, или нажимать на цифры вверху страницы.

Оформление, которое компания выбрала для создания своего годового отчета, не может не вызвать у клиентов теплые чувства.

Пример 19. Shopify

Не всегда в годовом отчете должно быть много интерактивных функций. Сделать информацию запоминающейся можно и с помощью довольно простых средств. Это отлично получилось у Shopify в их отчете за 2013 год.

Нам нравится, как финансовые показатели проиллюстрированы контурными рисунками, которые появляются по мере пролистывания страницы.

Здесь также есть письмо основателя компании и анимированная карта, на которой можно увидеть рост числа магазинов на Shopify в разных странах мира.  Числа меняются от 0 до 82 000 в зависимости от выделенной страны.

Это один из лучших примеров того, как простая анимация в отчете помогает придать ему привлекательность и убедительность. Если вы хотите создать подобный отчет для вашего онлайн-магазина, экспортируйте статистику из Shopify в Google Sheets и попробуйте создать информационную панель прямо там или в более продвинутой Google Студии данных.

Пример 20. Warby Parker

Отчет за 2013 год оптики Warby Parker выглядит как календарь, полный важных событий, фактов и информации о росте компании.  Они сгруппированы по месяцам, к тому же, можно выбрать и визуально выделить темы, которые вам интересны.

На каждую картинку можно нажать, чтобы увеличить ее и прочитать информацию об этом периоде. В отчете много рисованных иллюстраций, фотографий и анимации.

Некоторые прямоугольники больше других, благодаря чему дизайн выглядит визуально интересно и подчеркивает особенно важные или необычные события. Например, нажав на 4 января, можно увидеть список всех набранных с ошибками названий компании в поисковой строке.

Пример 21. Twitter

Прежде чем Twitter перешел к коротким 38-секундным видеоотчетам, они издавали и обычные годовые отчеты. Например, вот их отчет за 2012 год. В нем есть ссылки на разные группы твитов: самые популярные, с самым большим числом ретвитов, тренды и новые голоса.

Одна из особенностей этого обзора за год в том, что его можно просмотреть на 12 языках.

Ещё одна уникальная черта – это то, что каждый пользователь может создать свой собственный обзор года в Twitter, войдя в аккаунт и интегрировав его с Vizify. К сожалению, эта функция больше недоступна.

Пример 22. Austria Solar

Последний годовой отчет в нашем списке – отчет компании Austria Solar за 2011 год, который можно назвать поистине уникальным. Хотя с его создания прошло уже много времени, этот отчет все ещё остается примером инновационного дизайна.

На первый взгляд страницы отчета кажутся пустыми – текст появляется на них только при ярком солнечном освещении. Нам кажется, что сложно было бы придумать более убедительный способ продемонстрировать ценность компании, которая работает в сфере солнечной энергетики.

Годовой отчет компании Austria Solar совершенно заслуженно можно назвать одним из самых необычных и инновационных отчетов последнего десятилетия.

Хотя большинство годовых отчетов сейчас создаются в электронном виде, подобная идея до сих пор может стать глотком свежего воздуха. Было бы здорово видеть больше подобных проектов!

5 советов и подсказок:

Если вы собираетесь использовать шаблон в качестве основы, это сэкономит вам кучу времени. Но не забудьте почитать и наши советы, соблюдая которые, вы точно обеспечите свой успех.

1. Всегда начинайте с плана

Если вы не подумаете о структуре отчета перед началом работы над ним, в процессе вам постоянно придется возвращаться и менять его компоновку. На это может уйти много времени и нервов и, хуже того, в результате может получиться совсем не такой отчет, который вы задумывали.

Набросайте план тем и страниц, которые вы хотите включить в отчет, и распишите несколько пунктов под каждой из них. Ваш план может выглядеть примерно так:

Составление плана поможет вам утрясти в голове структуру отчета, и у вас уже будет основа, на которую вы сможете нанизать всю нужную информацию.

К тому же, так вы точно не забудете включить всю важную информацию, и вам не придется постоянно добавлять и удалять страницы.

2. Пишите для аудитории

Хотя в интернете есть сотни шаблонов, не каждый из них подойдет в качестве основы для вашего годового отчета. Выбирая шаблон, подумайте, привлечет ли его вид вашу аудиторию, и получится ли у вас выразить с его помощью именно то, что вы хотите донести до этих людей.

Подумайте, кто будет читать ваш годовой отчет. Будут ли его читать инвесторы? Или он пишется для внутренних целей? Рассчитываете ли вы привлечь спонсоров для некоммерческой организации?

Шаблон отчета, который вы выберете, должен хорошо перекликаться с ценностями вашей аудитории. Например, если ваш начальник не любит зеленый цвет, лучше не включать его в цветовую схему отчета.

Если ваша компания работает в отрасли здравоохранения, не стоит ломать привычные стандарты и использовать желтый или оранжевый – белый и синий цвет будут восприниматься намного лучше.

В сервисе для создания годовых отчетов Visme легко можно менять цвета шаблонов, ориентируясь на предпочтения целевой аудитории, тему и отрасль, в которой вы работаете.

3. Создайте привлекательную обложку

Признайте, что как бы вы ни трудились над дизайном годового отчета, плохая обложка может оттолкнуть потенциальных читателей с первого взгляда.

Первое впечатление всегда самое важное, и если вы хотите заинтересовать читателей, позаботьтесь о том, чтобы оно было хорошим.

Но красивая обложка нужна не только для того, чтобы читателям захотелось открыть ваш отчет. Она также поможет сделать отчет более запоминающимся, а его содержание – более убедительным.

4. Используйте фирменный стиль

Конечно, вы можете использовать наши шаблоны и без изменений, но все-таки убедитесь, что дизайн не выбивается из общей визуальной концепции вашей компании.

Бренд компании должен присутствовать во всех ее маркетинговых материалах, от постов в социальных сетях до, конечно же, ее годовых отчетов.

В Visme можно загрузить ваши фирменные цвета, шрифты и логотип компании. Затем их можно применить к текущему или любому другому проекту, созданному в Visme.

Если вы не позаботитесь о едином оформлении документов, они не будут работать на ваш бренд и даже могут повредить имиджу компании, который вы создавали долгие годы.

Но отчет, в котором все цвета, шрифты и графические элементы соответствуют вашему стилю, наоборот, усилит вашу репутацию и увеличит вашу ценность для клиентов. Такой отчет также будет намного лучше воспринят читателями.

5. Поэкспериментируйте с необычными форматами

Если вам, как и нам, не нравится идея длинного отчета, состоящего из сплошных цифр – попробуйте создать отчет в других форматах. Многие компании оформляют годовые отчеты в виде инфографики, так как в этой форме очень удобно представлять важные финансовые показатели и информацию.

Годовой отчет в нестандартном формате точно не будет выглядеть скучно. Ещё один плюс необычных форматов в том, что они предполагают только минимальное количество самой важной информации, а это значит, что аудитория будет такую информацию легко воспринимать и запоминать.

С помощью инструментов визуализации данных, таких как виджеты и диаграммы, удобно представлять цифры и статистику в наглядном виде.

Ищете удобную программу для создания годового отчета?

Если вы хотите создать качественный годовой отчет быстро и без лишних усилий, попробуйте сервис Visme, в котором есть множество продвинутых функций. Интерфейс простой и интуитивно понятный даже для тех, кто никогда не занимался дизайном.

Созданный в Visme годовой отчет можно опубликовать в интернете, поделившись ссылкой на него или встроив его прямо на ваш сайт.

Если же вы планируете создать отчет для печати с нуля и вам нужны профессиональные инструменты, в этой ситуации лучше подойдет Adobe Illustrator или InDesign. В то же время, простой и стандартный годовой отчет можно создать даже в Microsoft Word.

Зарегистрируйте бесплатный аккаунт в Visme и протестируйте сервис в течение неограниченного времени – возможно, его функционал полностью удовлетворит ваши потребности.

Часто задаваемые вопросы (FAQs)

Ниже вы найдете ответы на некоторые вопросы, которые у вас могут возникнуть в процессе работы над годовым отчетом.

Вопрос 1. Что обычно входит в годовой отчет?

Стандартный годовой отчет содержит краткую информацию о компании и ее финансовых показателях. В нем обычно есть балансовая сводка, данные о выручке и доходе, а также котировки акций компании.

Вопрос 2. Для чего составляется годовой отчет?

Цель годового отчета – рассказать о текущем финансовом положении компании инвесторам, акционерам, правительству и другим заинтересованным лицам, которым важно быть в курсе дел и перспектив этой компании.

Вопрос 3. Как составить годовой отчет?

Не забывайте о цели годового отчета. Составьте общий план. Соберите и организуйте текущую и прошлую финансовую отчетность. Далее определите ключевую информацию, которую вы хотите выделить в отчете. Затем поработайте над дизайном и компоновкой информации.

Вопрос 4. Кто занимается составлением годового отчета?

Обычно над годовыми отчетами работают сотрудники разных отделов компании, например бухгалтерии, финансового отдела, отделов продаж и маркетинга. Затем бухгалтер собирает все данные воедино, готовит финансовую отчетность, а после этого отдел маркетинга передает отчет для оформления дизайнерам.

Вопрос 5. В чем разница между годовым отчетом и финансовым отчетом?

Финансовый отчет, такой как балансовая сводка или отчет о прибылях и убытках, обычно содержит информацию об определенной части общей финансовой деятельности компании. Годовой отчет дает более общую картину финансового состояния компании и обычно содержит некоторую финансовую отчетность или даже ее всю.

Вопрос 6. Сколько времени занимает подготовка годового отчета?

Составление годового отчета может занять не менее двух месяцев. За это время проводят сбор и обработку финансовой отчетности, составление чернового варианта, его согласование с руководством, отправку на дизайн и печать. После этого отчет обычно отдают на финальную вычитку, чтобы устранить возможные ошибки.

Вопрос 7. Обязательно ли компания должна составлять годовой отчет?

Все частные и публичные компании в США, за исключением индивидуальных предпринимателей и партнерств, обязаны подавать годовой отчет в секретариат своего штата.

Вопрос 8. В какой программе проще всего создать годовой отчет?

Visme – лучшая программа для создания годовых отчетов команды, небольшой компании и даже крупной организации. Преимущества Visme: выгодная цена, удобство использования и большое количество продвинутых функций. В Visme вы сможете без труда создать прекрасный наглядный годовой отчет, а затем скачать его в высоком качестве на свой компьютер.

Годовой отчёт ООО — это документ, ежегодно представляемый общему собранию участников общества. Содержит данные об итогах деятельности общества за предыдущий календарный год.

Примечательно, что в основном законе № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» требований по заполнению и представлению годового отчёта нет. Компании руководствуются письмом Банка России № 06-52/2463, которое хоть и относится к акционерным обществам, но содержит в себе все необходимые нормативы.

Что включает в себя годовой отчёт?

Поскольку установленного образца для годового отчёта ООО не существует, документ заполняют по разработанному внутри компании шаблону. При этом определены данные, которые должны присутствовать в обязательном порядке:

• Динамика изменения величины чистых активов за 3 предыдущих года, развёрнуто по годам.
• Изменение уставного капитала за 3 предыдущих года с указанием динамики по годам.
• Стоимости чистых активов относительно уставного капитала. Если капитал превышает стоимость активов, раскрываются причина и меры, направленные на корректировку этих показателей.
• Объём ресурсов в денежном и натуральном выражении.
• Занимаемая доля рынка в регионе, стране.
• Список приоритетных направлений развития бизнеса и результаты деятельности по ним.
• Информация по начисленным и выплаченным дивидендам.
• Перспективы развития и иные сведения, имеющие значение.

Годовую отчётность составляют назначенные руководителем ответственные лица. Документацию заполняют для участников общества от имени генерального директора и совета директоров.

Дополнительная документация

К отчётной документации прикладывают годовой бухгалтерский баланс и записи о сделках с заинтересованностью. Документация не является частью годовой отчётности, но, поскольку она также требует ежегодного утверждения, целесообразно рассмотреть её на ежегодном собрании.

В отчёте о сделках с заинтересованностью указывают все операции, в которых участвуют юридические и физические лица, связанные с компанией. Это может быть сотрудник, учредитель, дочерние организации. Важно не только указать сделку, но и продемонстрировать целесообразность, адекватную цену заключённого контракта.

Комплект документов должен быть готов заранее. Участники могут ознакомиться с бумагами за 30 дней до будущего собрания. Однако изучение сведений должно проходить в кабинете директора общества без выноса документов. По требованию представляются копии.

Кто составляет и заверяет годовой отчёт?

Годовой отчёт составляет бухгалтер, финансист или юрист. Документация готовится на бумажном носителе, подписывается главбухом и гендиректором. После отчёт о работе ООО проверяют аудиторы и ревизионная комиссия. Ставится отметка исполнительным органом компании. Когда документация будет принята, она представляется общему собранию участников общества.

Ревизионная комиссия может включать сотрудников из компании или наёмных экспертов. Проверка обязательна в том случае, если:

• в обществе 15 и более участников;
• работа комиссии прописана в уставе.

Аудиторская проверка назначается по указу руководителя, за исключением случаев, когда она обязательна. Это может быть требование устава, собрания участников и законодательства, например, для компаний, оказывающих финансовые услуги. Важно, чтобы аудитор не был связан имущественными и финансовыми интересами с руководством, учредителем, участниками и иными должностными лицами. Заключение аудитора и ревизионной комиссии заполняется в свободной форме, образец отсутствует. Если выявлены нарушения, эксперты должны сообщить об этом.

Составляется ли отчёт для общества с одним участником?

Технически отчитываться перед единственным участником нет необходимости. Однако годовой отчёт косвенно является частью годовой бухотчётности, согласно ч. 9 ст. 13 ФЗ, поэтому его необходимо составить. Документация утверждается решением одного участника. Собрание не проводится, протокол не составляется.

Пошаговый процесс утверждения годового отчёта

Утверждение годового отчёта в ООО проводится на общем собрании участников, но предварительно необходимо выполнить ряд действий.

1. Назначается дата проведения годового собрания на день в период с 1 марта по 30 апреля года, следующего за отчётным. Участников уведомляют за 30 дней, если в уставе не прописаны другие сроки. Уведомление о дате проведения собрания и необходимая документация отправляются участникам заказным письмом, если иное не предусмотрено уставом.
2. Проводится собрание, на котором утверждают или отклоняют годовой отчёт. Для этого требуется голосование. Решение принимается большинством голосов или процентом от проголосовавших. Правило прописывается в уставе.
3. Составляется протокол собрания, который подписывают все присутствующие. Копии протокола в течение 10 дней рассылают всем участникам.
4. Решение об утверждении (неутверждении) документации заверяется нотариально либо иным способом, предусмотренным уставом.
5. Публикация отчётности для ознакомления общественности, если это предусмотрено законом.

Общества с ограниченной ответственностью не обязаны публиковать свою отчётность, за исключением ряда случаев. К ним относится приобретение от 20% акций или уставного капитала другого ООО или АО. Публичное размещение облигаций, эмиссия ценных бумаг. Требование установлено законом № 14-ФЗ.

Итогом проведения собрания является утверждение или отказ от утверждения сведений. Если годовой отчёт о деятельности ООО утверждён, работа на этом заканчивается. Если отчётность не утверждена, потребуется проведение нового собрания.

Что делать, если отчёт не утверждён?

Редко, но всё же случается, что на собрании не утверждают ежегодный отчёт. В этом случае необходимо созвать внеочередное собрание, несмотря на то что в законодательстве нет на это прямого указания. Если причиной отказа в утверждении являются обнаруженные ошибки, как в расчётах, так и в порядке проведения, они должны быть устранены в кратчайшие сроки.

Для защиты своих интересов участники также вправе обратиться в суд. Однако судебная практика небогата на подобные дела, поскольку участники заинтересованы в стабильной деятельности компании, стараются прийти к единому решению, удовлетворяющему большинство. Суд не рассматривает причины спора между участниками, а руководствуется нормами закона и уставом компании.

Рассмотреть действие судебной системы можно на примере дела, истцами в котором выступили участники акционерного общества. Предметом спора стало утверждение годового отчёта, бухгалтерского баланса и заключения ревизоров. Истцы оказались в меньшинстве среди голосовавших на собрании, были не согласны с принятыми решениями.

Суд не удовлетворил требования истцов, поскольку количество членов собрания было достаточным для признания процесса правомочным. При этом не были приняты во внимание содержание отчётности и образец заполнения. Согласно постановлению № 06АП-598/13 акционеры могут утверждать документацию любого содержания.

Разрешено ли удалённое утверждение?

Федеральным законом № 17-ФЗ разрешено проведение заочного голосования по телекоммуникационным каналам связи. Решение о выборе формата возложено на исполнительный орган. Исключение — собрания, на которых избирается совет директоров, комиссия ревизоров и аудитор, происходит распределение прибыли и дивидендов по итогам года, утверждаются годовые отчёты и баланс. Поэтому собрание по утверждению отчёта должно проходить только в очной форме.

Сохраняется правило отправки уведомлений о дате мероприятия заказным письмом. Исключением могут стать положения, установленные уставом компании. При этом нет запрета на отправку электронных документов. Они могут быть разосланы участникам собрания в цифровом формате, заверены электронной подписью. Однако стоит продублировать документацию на бумаге, отправить её заказным письмом.

Выводы: памятка по составлению годового отчёта

• Законодательно не установлено чёткого определения и образца годового отчёта ООО для учредителей.
• Форму каждая компания может разработать самостоятельно, учитывая специфику деятельности и корпоративную структуру.
• При подготовке документации руководствуются Письмом Банка России № 06-52/2463.

Помимо годового отчёта, общества в 2022 году формируют несколько обязательных документов. В налоговую службу необходимо сдать декларацию по УСН, бухгалтерскую отчётность, расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ. В фонд страхования — 4-ФСС. В Пенсионный фонд — СЗВ-МСЗВ-СТАЖ, СЗВ-Т, СЗВ-ТД. Среди дополнительной отчётности в ФНС передают при возникновении обязательств декларации по налогу на имущество, НДС, налогу на прибыль.

В 2022 году изменились несколько форм отчётов. Среди них 6-НДФЛ, декларации по налогу на прибыль, по налогу на имущество и отчётность компаний, применяющих упрощённую систему налогообложения.

Отчет о проделанной работе: зачем он нужен и как его составить

Еженедельный отчет сотрудника о проделанной работе — это документ, позволяющий оценить его продуктивность. Такая бумага совершенно необходима при внедрении и использовании KPI и других систем мотивации «за результат». Незаменима она и для контроля работников на удаленке.

Зачем и кому нужны

Каждому руководителю хочется знать, не напрасно ли он тратит деньги на найм и оплату труда персонала, приносит ли конкретный сотрудник пользу общему делу или только потребляет ресурсы. Сложность в том, что определить это не всегда просто, особенно когда речь идет о вспомогательных подразделениях, которые не участвуют непосредственно в получении прибыли. Если производительность рабочего на конвейере подсчитать легко, то как оценить эффективность бухгалтера или специалиста по охране труда? Оставлять их совсем без контроля нерационально, не замеченные вовремя промахи дорого обходятся компании. Да и разгребать потом «снежный ком» нерешенных проблем никому не понравится.

Немало управленцев предпочитают по старинке организовывать планерки, совещания или «вызов на ковер» конкретного сотрудника (или нескольких) с целью узнать, как они справляются со своими обязанностями. Это отнимает много времени и нервов как у руководителя, так и у его подчиненных, да и проверить достоверность полученной информации иногда не получается. Кроме того, устроить личную встречу не всегда есть возможность, если человек находится в командировке или переведен на удаленку.

Гораздо удобнее использовать такой инструмент, как отчет о проделанной работе, позволяющий за короткое время ознакомиться с результатами деятельности и оценить продуктивность исполнителя.

Использование такой отчетности оправданно в следующих ситуациях:

• внедряется или используется система KPI (ключевых показателей эффективности) или аналогичные. По сути матрица KPI и представляет собой срез информации о выполнении показателей, характеризующих деятельность;
• существуют премии «по итогам»;
• сотрудник находится в командировке или имеет разъездной характер деятельности;
• в компании трудятся так называемые удаленные сотрудники. При установлении дистанционного режима обязателен учет рабочего времени. Но потраченное время не всегда равно полученному результату, поэтому без сбора данных о выполнении поставленных задач не обойтись.

Как составить

Единый образец отчета о выполненной работе не установлен. Но это не значит, что составлять его можно как угодно. Неправильно поданный отчет оставит негативное мнение о степени загруженности и эффективности исполнителя. Приведем пример такой «неправильной» бумаги.

Генеральному директору

ООО «Clubtk.ru»

Воронову А. В.

Отчет о проделанной работе

В период с 12 по 16 октября 2020 г. отделом кадров проделана следующая работа:

1. Подписаны трудовые договоры.
2. Произведены увольнения.
3. Подписаны дополнительные соглашения о защите персональных данных.

Начальник отдела кадров Иванов Иванов И. И.

На основании такого документа получится сделать вывод разве что о том, что сотрудникам отдела кадров нечем заняться.

Как же составить правильный документ? Руководствоваться стоит следующими принципами:

• краткость. Эпопею на 30 листах читать никому не хочется, и есть вероятность, что добравшись до конца, руководитель попросту забудет, о чем шла речь в начале;
• конкретность. Общие фразы — главный враг при составлении отчетного документа. Руководителя интересует результат, а не мастерство сотрудника в эпистолярном жанре;
• наглядность. Результат — главная часть. Если есть цифры — отлично, показываем их. Очень украшают документ диаграммы, графики или сравнительные таблицы. Если же оцифровать достижение невозможно, наиболее выигрышным представляется подход «от проблемы к решению». Он состоит из нескольких этапов:
  • обозначается проблема (задача);
  • описывается, какие шаги предприняты для решения (достижения цели), что получилось, что — нет и по каким причинам.

Отражают следующие сведения:

• Ф.И.О. работника;
• период, за который отчитываются;
• какие задачи поставлены;
• что из них выполнено;
• что из них не выполнено и почему;
• как оптимизировать деятельность;
• планы на будущий период.

Исходя из этого, примерный образец формы отчета о проделанной работе следующий:

Отчет по итогам деятельности __________________________________________________________________ (Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)
Период	с _______________ по____________
Поставленные задачи:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Выполнено:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Не выполнено:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Причины невыполнения:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Планы на следующий период:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Предложения по оптимизации:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
________________ _______________________ ____________________ (дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка)

Иногда целесообразно приложить документы: проекты соглашений, договоров, контрактов, подписанные экземпляры, финансовые бумаги, если отчитываются не только о деятельности, но и о расходах.

Вот хороший пример отчета о проделанной работе за месяц отдела кадров.

Форма и периодичность сдачи устанавливаются локальными нормативными актами организации или прописываются в трудовом договоре сотрудника. Встречаются такие варианты:

• ежедневные. Чаще всего используются в командировках и при разъездной работе;
• еженедельные. Удобны при удаленной работе, когда нет необходимости оценивать ежедневные результаты;
• ежемесячные. Употребляются при использовании систем оплаты и мотивации «за результат»;
• ежеквартальные;
• ежегодные. Используются в основном в целях финансового анализа и планирования затрат на персонал, его обучение, мотивацию и пр.

На практике сейчас чаще предоставляют отчет в excel, в виде выгрузки из CRM или других электронных документов. Но кое-где используются и бумажные экземпляры. Сколько хранить такие документы? Законодательством сроки не установлены, т. к. предоставление таких бумаг не обязательно. Организация вправе сама установить удобный период, исходя из специфики своей деятельности (обычно 1-3 года). Но это не касается отчетов, непосредственно на основании которых начисляется заработная плата или производятся другие финансовые операции. Их хранят длительно.

Можно ли не предоставлять

По законодательству, оформление отчета о проделанной практической работе сотрудниками не обязательно. Но такое требование устанавливается локальными нормативными актами организации или в трудовом договоре. Так, подобные требования практически всегда включают в ТД, заключаемые с дистанционными работниками. Кому предоставлять отчет, зависит от организационный структуры компании. Обычно руководитель собирает данные с подчиненных работников и отчитывается вышестоящему руководству. Но существуют и другие схемы.

Дисциплинарное наказание за несдачу отчета ждет сотрудника, только если такая обязанность зафиксирована его должностной инструкцией или другими документами, с которыми он должным образом ознакомлен. В других случаях наказать за непредоставление данных нельзя.

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:

• о правилах сдачи расчета по страховым взносам, если деятельность не велась;
• ошибках бухгалтера, за которые ответит руководитель;
• порядке расчета процентов, если ФСС опоздал с финансированием предупредительных мер.

Читать дальше

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:

• о новых правилах заполнения формы СЗВ-ТД;
• ситуациях, когда не надо платить страховые взносы и НДФЛ;
• расширении гарантий для отдельных категорий работников.

Читать дальше

Дополнительное соглашение об изменении графика работы — это документ, в котором стороны трудового договора пересматривают продолжительность рабочего дня, время его начала и окончания, время отдыха, устанавливают или отменяют его особенности (ненормированный, гибкий, порядок чередования смен, без перерыва на обед и т. д.). 

Читать дальше

Показать еще

Кто и для чего сдает отчет о проделанной работе

Одним из эффективных методов проверки персонала остаются отчеты, включающие информацию о проделанной работе персонала за определенный период. Они позволяют за короткое время понять, как сотрудники расходуют время, что удается решить и каких результатов добиться. Такой способ дает возможность компании решить ряд задач:

• помогает поддерживать дисциплину труда;
• определить нормы труда для персонала;
• обнаружить эффективность расходов на оплату труда.

Если руководитель желает сделать эту форму проверки постоянной, необходимо закрепить это требование в локальных нормативных актах, договорах или должностных инструкциях подчиненных.

Форма и содержание отчетов

Форма рапортов зависит от периодичности. В зависимости от специфики деятельности их составляют:

• ежедневно — чаще всего для командированных и разъездных сотрудников;
• еженедельно — удобны для дистанционных работников;
• ежемесячно — при применении систем оплаты и мотивации;
• ежегодно — применяют при составлении финансового анализа и планирования расходов на проведение мероприятий, обучение и мотивацию персонала и др.

Стандартного бланка законодательство не устанавливает. И каждая компания вправе составить собственный шаблон и утвердить его в ЛНА.

Если единой формы для конкретной деятельности не установлено, работник вправе составлять рапорт в произвольном виде. Обычно такая форма пугает сотрудников, и при написании они совершают ошибки:

• пишут сплошным текстом, сумбурно, нелогично, перескакивая с одной задачи на другую;
• указывают планы, но не отмечают результаты;
• сообщают о несущественных ежедневных деталях, но не уточняют важные итоги;
• боятся сказать о том, что не получилось;
• не анализируют результаты и не ищут пути решения новых проблем.

Для руководства важна четкость, последовательность действий и конкретный результат. Если что-то не получилось, не следует это скрывать. Не ошибается тот, кто не работает. Наоборот: важно отметить причину, объективные факторы, которые помешали выполнить работу, и предложить пути решения. Тогда руководитель оценит трудолюбие, инициативность и стремление человека принести пользу.

Чтобы составить отчет правильно, ориентируйтесь на структуру, в которую необходимо включить следующие пункты:

1. Кому: ФИО и должность человека, которому предназначен документ.
2. От кого: личные данные работника.
3. Отчетный период, за который написан документ.
4. Перечень задач, которые стояли за определенный период.
5. Перечень реализованных заданий: здесь следует указать проведенные мероприятия и приложенные усилия (сколько переговоров проведено, сколько времени потребовалось на решение тех или иных вопросов, какие инструменты и материалы использованы и др.).
6. Список нереализованных вопросов: отметить причины, которые помешали их выполнить, пути решения.
7. План на следующий период.
8. Предложения сотрудника по улучшению вверенного ему участка.

Количество граф в документе зависит от того, за какой срок его пишут. Например, для ежедневных или еженедельных рапортов указывают краткий набор сведений — что и когда сделано, а анализ и планы здесь не требуются. Подробный анализ и предложения пригодятся в годовом отчете о проделанной работе, в который помимо поставленных задач обязательно включают итоги, анализ, предложения и вывод. Если в документе важно отразить показатели, цифры, денежные средства, то сделайте это при помощи таблиц и графиков. Их составляют в динамике сравнения с предыдущими периодами.

В современном мире уже давно составляют отчеты в электронном виде. Самый распространенный вариант — в формате Word, а для табличного документа удобен Excel. Это зависит от специфики деятельности и отчетности. Если потребуется сдать документ по просьбе руководства на бумаге, то печатают его на обычном листе формата А4 и подшивают в папку.

Особенности для удаленной работы

С 1 января 2021 года вступил в силу закон № 407-ФЗ от 08.12.2020, который внес изменения в Трудовой кодекс о регулировании дистанционной деятельности. Сюда вошли правила взаимодействия с сотрудниками и требования сдавать отчеты о полученных результатах.

Для удаленной работы пригодятся еженедельные или ежемесячные рапорты. Правила составления однотипны, как и для остальных сотрудников. Отличия только в том, что подают их в электронном виде. В них указывают, какие результаты получены и какие инструменты для этого использовались, поскольку удаленным работникам часто приходится применять дополнительные меры и технические средства, которые им оплачивает работодатель.

Для удаленных подчиненных особенно важно подчеркнуть не только успехи, но и проблемы, которые не получилось решить самостоятельно. Для этого потребуется помощь руководителя, который учтет необходимые нюансы на будущее.

Примеры отчетов

Посмотрите на примерный образец, как правильно составить отчет о проделанной работе за месяц для менеджера по продажам. Целесообразно его представить в форме таблицы.

Чтобы правильно написать отчет на длительный период — месяц, год, ориентируйтесь на бланк, составленный с учетом указанных требований.

А это примерный образец, как написать отчёт о проделанной работе для удалённого бухгалтера.

Что будет, если не представить отчеты

За непредставление отчетности работодатель вправе наложить дисциплинарное наказание. Но здесь есть нюансы. Наказать сотрудника получится, только если необходимость сдавать эти документы прописана в его трудовом договоре, должностной инструкции или иных нормативных актах, с которыми он ознакомлен под подпись. Если такой пункт отсутствует, а сотрудник справляется с обязанностями, наказать за то, что он не отчитался, нельзя.

Другое дело, когда подчиненный отказывается выполнять поручения начальства, нарушает дисциплину, тогда его ждет наказание (замечание или выговор) по ст. 192 ТК РФ. Но не за то, отчитался он или нет, а по результатам того, как он выполняет обязанности.

Об авторе статьи

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Как работнику отчитаться о проделанной работе

Отчет о проделанной работе — это документ, позволяющий руководителю оценить продуктивность труда сотрудника. Он необходим при внедрении в организации различных систем мотивации работников.

Кто и для чего отчитывается

Суть любого трудового процесса заключается в постановке руководителем задачи и последующем ее выполнении сотрудниками. Выполненные задачи фиксируются в отчете, который периодически составляется работником. Частота формирования этого документа определяется внутренними правилами компании.

Отчет нужен руководителю, чтобы иметь наглядную картину производительности труда сотрудников, и для составления стратегии развития трудового процесса и успешности компании. Необходимость подавать этот документ дисциплинирует сотрудника и помогает выявить собственные слабые стороны.

В отличие от принятых во многих компаниях «летучки» и «вызова на ковер», периодическое формирование итогов трудовой деятельности более продуктивно сказывается на ведении дел и помогает выстроить доверительные отношения между руководством и подчиненными.

Форма и содержание документа

Законодательно закрепленного шаблона документа не существует, поэтому информация о проделанной работе подается в свободной форме. Это связано с тем, что невозможно предусмотреть корректные бланки для каждой отрасли и всего многообразия специалистов. Но разные организации вправе согласовать собственный бланк. Единый формат позволяет быстрее анализировать большие объемы информации.

Но какой бы формат документа ни был принят в организации, как правило, в него включены следующие сведения:

• Ф.И.О. сотрудника;
• период отчетности;
• поставленные задачи;
• выполненные задачи;
• невыполненные задачи и обоснование;
• предложения по оптимизации;
• планы на следующий период.

Важен не только сам факт присутствия перечисленных сведений, но и правильная и удобная их подача. Исходя из этого, документ делается:

1. Кратким — прочтение бумаги должно занимать немного времени.
2. Конкретным — в тексте нет места «воде» и лирическим отступлениям.
3. Наглядным — используйте цифры, таблицы и понятные графики.
4. Структурированным — используйте подзаголовки для отделения блоков информации.

Особенности для удаленки

В связи с ростом количества удаленных сотрудников возникла необходимость контролировать их производительность труда. По большому счету, такие работники отчитываются по тем же правилам, что и остальные. Но есть несущественные отличия, как правильно отчитаться о проделанной работе на удаленке:

• документы подаются в электронном виде;
• отчетность готовится чаще (еженедельно, ежемесячно).

Согласно информации Роструда, работодатель определяет не только порядок доведения до сведения сотрудников заданий, но и как отчитываться о выполненном труде. Это делается, чтобы избежать нежелательных трудовых споров.

Так выглядит шаблон отчета о проделанной работе.

Отчет по итогам деятельности

__________________________________________________________________

(Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)

Период с _______________ по____________

Поставленные задачи:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Выполнено:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Не выполнено:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Причины невыполнения:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Планы на следующий период:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Предложения по оптимизации:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

________________ _______________________ ____________________

(дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка)

Пример заполнения:

В некоторых компаниях созданы специальные электронные формы отчетности, которые заполняются в режиме онлайн. Благодаря тому, что полученные данные представлены в едином формате и являются однотипными, их допустимо анализировать при помощи различных программ. В дальнейшем такой мониторинг позволяет прогнозировать прибыль и устанавливать план продаж и т. п.

Что будет, если не отчитываться

Трудовое законодательство не обязывает работников отчитываться о результатах труда. Но локальные нормативные акты вправе предписывать такую необходимость. Более того, обязанность отчитываться, как правило, включается в трудовые договоры с дистанционными сотрудниками. Тем не менее, наказать за непредоставление отчетности получится, только если эта обязанность закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции.

---

Абрамсон София
специалист по трудовым отношениям, экономист

В 2014 году закончила МАУП по специальности экономика.
С 2013 по 2014 год работала секретарем в компании «Недвижимость и инвестиции».
С 2015 года — автор PPT.

Все статьи автора

Вам может быть интересно: