Как пишется информационная записка

В этой статье пойдет речь о том, как писать информационные заметки в газету, а также мы приведем примеры хороших и плохих текстов, чтобы было легче разбираться в этом нелегком деле.

Важно уметь излагать свои мысли в публицистике, ведь иногда всем приходится выступать перед публикой, составлять пресс-релиз или письмо. При этом обязательно нужно придерживаться определенной структуры, помнить, как правильно прорабатывать каждый пункт. И даже для ведения блога часто требуется владеть должными навыками. Давайте поговорим о том, как этим пользоваться, чтобы самому писать в подобном стиле.

Онлайн-курсы журналистики

Что такое заметка в журналистике

Так называют специальный информационный жанр, в котором предается короткое сообщение. Его содержание – определенный факт или конкретный вопрос, на который отвечают. Субъективной оценки здесь нет, все описывается максимально нейтрально.

В такой записи меньше подробностей и комментариев по сравнению с новостью. Никаких дополнительных данных не указывается. Все кратко, емко и по делу. Это произведение очень малого объема.

Цель текста – сжато рассказать о событии так, чтобы читатель с первых строк нашел, что искал.

Как определить, что перед вами именно заметка:

• Обычно составляет не более 2000 знаков.
• Информация приводится как ответы на подразумевающиеся, но не прописанные вопросы. Читая ее, нетрудно между строк увидеть три ключевых запроса – что, где и когда случилось. Об этом и следует говорить. Но стоит помнить, что тут не спрашивается, почему это случилось. И никто не ждет рассказа о последствиях. Советуем сосредоточиться на основной идее.
• В ней сообщается о произошедшем. Без оценочных суждений, выводов, мыслей автора.
• Если очень нужно осветить ситуацию более подробно, то необходимо выбрать иной жанр. Хорошо подходит статья или репортаж

Внешний вид и оформление у записки заметный, ее легко определить. Давайте рассмотрим ее скелет.

Как выглядит структура

К этой разновидности письма предъявляются жесткие требования. Последовательность следующая:

• название;
• подзаголовок – не всегда задействуется;
• лид или введение – так называют абзац, который начинает раскрывать историю;
• основная часть теста – подробности, факты.

Как написать информационную заметку

Конечно, первым идет заголовок. Это – важная составляющая, ведь пользователь смотрит на нее и принимает решение, читать остальной текст или нет. В нем обычно содержится до 8 слов, часто это вопрос, но в конце не ставится вопросительный знак. Ведь автор не спрашивает у людей, он дает им ответы, поэтому и символ не требуется.

Далее идет подзаголовок. Его используют не всегда. Но когда он есть, то более широко освещает проблему или идею. С ним становится проще понять, о чем будет идти речь. И если человеку интересна эта мысль либо его заинтересовали эмоциональным предложением, то он прочитает все.

Если в теме вписано что-то общее или глобальное, то лучше воспользоваться возможностью и вписать, о чем будет идти разговор – о личности, событии, происшествии или деятеле.

На то, что будет раскрываться дальше, тоже нужно обращать пристальное внимание. Лид нельзя игнорировать или писать, как попадется. Это первый абзац истории, по нему читатель принимает решение, изучать дальше или закрыть газету. Определяет, насколько ему близка идея, предложенная здесь. Важно давать конкретные ответы на все вопросы, которые поднимаются или предполагаются.

Крупные порталы типа Яндекса тоже публикуют свои заметки в поисковиках. Часто вписывают основное прямо в заголовок. При переходе на эту новость открывается полный, подробный текст вместе с источниками. Затем можно открыть любую, которая заинтересовала.

Дальнейший рассказ обязан ответить на главные вопросы: что, кто, где и когда. Сюда не вмешивают причины и последствия. Не нужно искать ответы на извечные почему и как.

Нет необходимости распылять внимание человека. Задача таких новостных известий – кратко довести информацию до читателя, который спешит. Он не станет читать длинные статьи, поэтому важно уложиться в минимальное количество слов.

Если удается поделить визуально работу на указанные блоки, то все получилось сделать правильно.

Разновидности

Авторы используют 3 вида:

• Информационный – стандартный тип, в котором задействованы только сведения и факты. Обычно применим в событийном жанре.
• Хроникальный – важен для описания разнообразных историй. Следует описывать все происходящее с соблюдением последовательности. Популярно в подвиде мини-историй.
• Расширенный – в нем подают больше данных, чем в предыдущих двух разновидностях. Например, просто разбавляют дополнительными фактами по ходу новости. В других могут добавить мини-вывод или маленькое интервью с экспертом.

А теперь давайте посмотрим, какие поджанры популярны и разберем примеры, как пишется заметка в газету. Для каждого приведем описания и объяснения.

Событийная

Это новость, предметом рассказа которой становится какое-то событие или определенное положение дел. Из нее обязательно вытекает строгий ответ на все стандартные вопросы.

Такая новостная записка больше всего походит на небольшое информационное сообщение. В рядовом случае объем редко превышает 4-5 предложений. Писать все это следует в официальном стиле.

Начальные строчки обязаны ответить, о чем пойдет повествование. Не нужно распространяться, вписывать терминологию или личное отношение. Не приветствуются и имена собственные. Допустимо применение не более 2-х цифр, но помните – если речь о жертвах, то их число нельзя округлять.

В самом конце можно кратко сказать о других прошедших или будущих событиях.

Заметка-анонс

Это небольшое сообщение о предстоящих концертах, выставках и прочих мероприятиях. Суть излагается сжато, без преувеличений и домыслов. Никаких сравнений с другими аналогичными процессами. Допускается немного рассказать о том, что будет происходить. Непременно указывается время, дата, место проведения.

Заметка-аннотация

Это первый главный и наиболее важный источник, который рассказывает об объекте. Предметом могут выступать уже состоявшиеся информационные события. Чаще других это книги, статьи и фильмы. Чем грамотнее это будет написано, тем выше шансы, что кто-то захочет изучить объект полностью. Необходимо как можно более интересно презентовать содержимое, чтобы привлечь читателей.

Можно потратить много времени на изучение описываемого и знать его идеально. Но существует риск того, что никто не будет читать текст, если вы оставите лишь общие предложения. Советуем писать так, чтобы вам захотелось заново ознакомиться с произведением. Для оповещения людей о существовании пьесы, стоит указать не только название, но и основные качества, характеристики, интересные моменты.

Обязательно вписывается, что нового есть у этого предмета по сравнению с другими. Структура примерно такая:

• заголовок;
• тема;
• проблемы;
• цели;
• методы достижения;
• результаты;
• выводы.

В случае с рассказом о художественном материале, не перепутайте краткую аннотацию с пересказом содержания. Объем редко превышает 250 слов, все должно быть оригинально, структурировано и компактно. Не используются ссылки, сокращения и аббревиатуры тоже не желательны. В крайнем случае, если обойтись не получается, их смысл обязательно раскрывается.

Стоит помнить, что этот жанр можно применять только к завершенным проектам. Нельзя писать заметку, если работа над книгой не завершена.

Мини-рецензия

Это скорее оценочная, а иногда и рекламная конструкция. В качестве предмета обсуждения оказывается пьеса, кинофильм или другое явление. В отличие от предыдущего поджанра здесь присутствует взгляд автора, на нем строится все повествование. Цель – рассказать о впечатлении, которое произвело увиденное, услышанное или прочитанное.

Нюанс – мнение не должно быть подкреплено какими-либо доказательствами, это просто изложенные эмоции для тех, кто хочет их увидеть. Не требуется анализ или другие сложные инструменты. Это лишь отношение и оценка писателя. Пишется от первого лица.

Блиц-портрет

Еще один пример написания текста в жанре краткой заметки. Здесь можно отыскать данные о герое. Говорится о впечатлении, которое производит личность.

Обычно это не какой-то отдельный вид, а часть от большого объема материала. Например, повествование о том, чем человек занимался и где родился.

Мини-обзор

Еще один небольшой поджанр, в котором ведется сравнение совокупности разных событий. В качестве критерия задействуется общий признак. Если несколько происшествий случились в одно время, то их могут изучать в комплексе. Например – класс написал контрольную работу, а полученные отметки являются предметом обзора. Сюда же относятся объекты, связанные одной темой.

Мини-история

Она основана на какой-то интриге. Часто так работают женские журналы, рассказывающие исторические и любовные короткие рассказы. В них ведется речь об отношениях, профессиональных или других приключениях.

Совет

Основная мысль – программная информация. Закладывается алгоритм, которому должен следовать человек, чтобы достигнуть желаемого результата. Если выполнять все по шагам, то сделать это будет легко.

Если вам необходимо научиться корректно составлять любой из видов текста, советуем начать проходить курсы на сайте Международной Школы Профессий. На занятиях можно узнать много самых разных сведений, легко изучить новые специальности и направления. А для тех, кто уже не новичок в этом деле, подготовлены программы по изучению углубленных курсов и повышению квалификации.

 

Правила написания хорошей заметки в газету: образец

Предлагаем рассмотреть, как это будет выглядеть, на конкретном примере.

1. Заголовок. Коронавирусом заболело 145 790 человек.
2. Подзаголовок. Вирус развивается в Италии и Франции. Страны закрывают границы.
3. Лид. Из-за разрастающейся эпидемии продолжают болеть люди. По состоянию на 15 марта 2020 года это число превысило 145 790 граждан. Европейские государства закрывают границы на въезд и выезд с территории. У жителей есть 3 дня, чтобы покинуть иностранные города и вернуться домой.
4. Основная часть. Коронавирус получил развитие не только в Китае, где он зародился. Инфицированные люди покинули китайские провинции и вернулись на родину, создав очаги и там. В данный момент границы закрывают: Франция, Италия, Беларусь, США, Польша, Украина, РФ. Для иностранцев въезд ограничен. Граждане, которые будут возвращаться в страну после введения карантина, будут проходить обсервацию.

В заголовке информация представлена максимально подробно. Указано, что происходит, где, и обозначено число пострадавших. В подзаголовке раскрывается мысль, что власти собираются сделать, какие страны ограничат въезд.

Лид дает краткие сведения, поясняет происходящее. Если читателю некогда, то он может пройти глазами первые два абзаца, ему все станет понятно.

В основной части более подробно рассказывается о происходящем, указываются конкретные страны, прописывается, что должны делать жители и нерезиденты.

Плохие примеры информационных заметок в журналистике

Теперь рассмотрим второй образец, на этот раз не самый удачный. Предлагаем поискать здесь ошибки.

1. Заголовок. Жителя Сочи оштрафовали за дым.
2. Подзаголовок. Каждый год от табакокурения в России умирают тысячи людей. В Сочи началась борьба с курильщиками.
3. Лид. Жителя города оштрафовали на 500 рублей за курение на автобусной остановке. В работу вступил новый закон, который касается ограничения потребления табака в общественных местах. Сам нарушитель не считает, что делал что-то противоправное, вину он не признал.
4. Основной текст. Прокомментировать произошедшее мы попросили врача-аллерголога Викторию Мошиян: «К сожалению, Россия находится среди стран-лидеров по употреблению табачных изделий. Но я надеюсь, что новое законодательство поможет нам контролировать это количество и заставит людей пересмотреть свое отношение к табакокурению, особенно в общественных местах. Давайте будем надеяться, что это послужит уроком всем нам».

В заголовке видна главная мысль всего повествования, но она не конкретизирована. Не понятно, за сигареты этот штраф, за пожар или костер во дворе. Подзаголовок вроде бы раскрывает идею, но остается абстрактным. Это не конкретная цифра, а банальное заявление. Если бы было написано, что каждый день умирают 2 715 человек, то это мог быть хороший пример, подкрепленный статистикой. Второе предложение более привязано к теме рассказа, но это не то, что заинтересует и заставит читать.

В лиде должна содержаться вся подробная информация, но она настолько обобщена, что не несет пользы. Не ясно, какой закон, когда он появился, и какие изменения с собой несет. Если читатель торопится, он может пробежать глазами первые два абзаца и ему ничего не будет понятно.

В основной части комментарий от якобы эксперта. Но он является совершенно неуместным. Более того – не ясно, какое отношение имеет аллерголог к герою или принятию закона. Если бы это был ответственное лицо, что будет заниматься контролем за исполнением изменений – другое дело. Также можно было бы включить сюда мнение главы Минздрава Краснодарского края. Но в данном случае это просто специалист, который имеет диплом врача.

Сам комментарий не несет смысловой нагрузки. Ничего нового аудитории он не дает.

Приемы, которые помогают компоновать информацию

Довольно сложно из объемного материала сделать короткую записку. Сначала напишите черновик, потом удалите из него все лишнее. Предлагаем несколько действий, которые позволят очистить текст от ненужного мусора:

• Вводные конструкции. Они не помогут читателю решить его проблему.
• Оценочные выражения. Если это не рецензия, то они ни к чему. Также убираются превосходные формы и сравнения – новейший, супер практичный и другие не нужны в заметке.
• Бытовые штампы. Все, что не несет полезной информации – не требуется в этом жанре. Поэтому всякие «волшебным образом», «как по маслу» и другие смело удаляйте.
• Иробюрократизм. Все, что слишком сложно для чтения, заменяется или убирается. Не следует писать «осуществление задач по высадке зеленых насаждений». Лучше сказать «будут посажены деревья и кустарники». Это облегчит чтение и понимание.
• Формализмы. Все должно быть с пользой для того, кто это прочитает. Поэтому убираются не только мешающие конструкции, но и те, которые не понятны. Вместо «будет отключено горячее водоснабжение» рекомендуется сообщить, что без регулярного ремонта трубы выйдут из строя и тогда ремонтные работы растянутся на неопределенный срок.

Мы привели образец корректного написания и неудачного и теперь вы знаете, как правильно писать заметки. Стоит различать газетный стиль и уметь корректировать сообщения в соответствии с ним, потому что в течение жизни всем приходится сталкиваться с публицистикой и необходимостью составлять письма или прошения. В этом нет ничего сложного, главное – правильно применить полученные знания.

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

• подчиненным;
• коллегам;
• партнерам;
• клиентам;
• потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

• смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
• смена реквизитов;
• смена юридического или фактического адреса;
• подготовка к проведению инвентаризации;
• изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения. Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту. Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Скачать образец и пример информационного письма:

Скачать образец простого информационного письма для компании (word)

Пример информационного письма (word)

Поделиться ссылкой:

Что такое служебная записка

Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.

Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.

Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Виды служебных записок

Можно выделить следующие разновидности служебных записок.

Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.

Заказать электронную подпись для работы с личным кабинетом на mos.ru

Получить через час

Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.

Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.

Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.

Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.  

На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной

Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».

Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».

Правила составления служебных записок

Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.

Составить локальные акты по готовым шаблонам и подготовить всю кадровую отчетность

Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.

Как написать служебную записку

Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).

Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).

Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.

Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет

Входящие бесплатно

Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).

И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Образец служебной записки

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные в веб‑сервисе

Бланки для скачивания

Срок хранения служебной записки

Время хранения «служебок» различается в зависимости от типа документа. Все сроки перечислены в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Для удобства использования мы свели их в таблицу.

Вид записки	Срок хранения	Номер статьи Перечня
Докладные записки по разработке проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов	До минования надобности	9
Докладные, служебные записки по выполнению поручений руководства организации	5 лет	17
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам совещательных (коллегиальных), исполнительных органов организации, контрольных, ревизионных органов организации, совещаний у руководителя организации, собраний трудовых коллективов организации, общих собраний владельцев ценных бумаг, участников, пайщиков	Постоянно	18
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам собраний структурных подразделений организации	5 лет
Докладные, служебные записки к проектам приказов, распоряжений	1 год	20
Докладные записки по разработке проектов уставов, положений	До минования надобности	35
Докладные, служебные записки структурных подразделений по основной (профильной) деятельности	5 лет	47
Докладные, служебные записки по подготовке и проведению заседаний коллегиальных органов организации, общих собраний. съездов, конгрессов, пленумов, конференций, «круглых столов», совещаний, торжественных приемов, встреч	3 года	48
Докладные записки о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан	5 лет	153
Докладные, служебные записки об организации и результатах контроля исполнения документов	1 год после снятия с контроля	159
Докладные и служебные записки по использованию, обслуживанию и совершенствованию информационных систем и программного обеспечения	5 лет	186
Докладные записки о соблюдении финансовой дисциплины	5 лет	255
Докладные записки о формировании фондов организации и их расходовании	5 лет	256
Докладные записки о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности	5 лет	282
Докладные записки по первичным статистическим данным	3 года	336
Докладные, служебные записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка	1 год	382
Докладные, служебные записки о соблюдении дисциплины труда	3 года	383
Докладные записки о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника	1 год после принятия решения	390
Докладные записки о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю	5 лет	392
Докладные записки о разработке норм выработки и расценок	1 год после утверждения разработанных норм	398
Докладные записки об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием	3 года, а при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда —50/75 лет (в зависимости от даты создания записки)	427
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы	50 лет (для документов, созданных после 1 января 2003 года) или 75 лет (для документов, созданных раннее)	434
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о служебных проверках; о направлении работников в командировку	5 лет
Докладные записки о дисциплинарных взысканиях	3 года
Докладные записки, связанные с применением дисциплинарных взысканий	3 года	454
Докладные, служебные, объяснительные записки комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов	5 лет	469
Докладные записки о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации	5 лет	491
Докладные и служебные записки о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств	5 лет	520
Докладные, служебные записки по вопросам охраны объектов культурного наследия, природоохранных зон	5 лет	535
Докладные записки о развитии средств связи и их эксплуатации	5 лет	564
Докладные, служебные записки о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, перевозке ценностей	5 лет	587
Докладные, служебные записки о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт	1 год	588
Докладные, служебные записки об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации	5 лет	611

Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Непосредственное место хранения «служебок» внутри организации законодательно не регламентировано. Поэтому они могут находиться в различных подразделениях организации в зависимости от вида и содержания документа, а также от принятого в компании порядка документооборота.

Как подавать служебную записку в электронном виде

Сразу скажем, что возможность использования электронных «служебок» лучше прописать в локальном нормативном акте организации. А при их составлении можно применять те же правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые учитываются при написании записок от руки. Единственное отличие будет касаться подписания документа.

Служебная записка не относится к тем документам, для которых законодательством установлен конкретный вид электронной подписи. А значит, можно использовать любую предусмотренную законом ЭП (письмо Минфина от 26.02.21 № 03-03-06/1/13409; см.  «Минфин: первичные документы можно заверить любым видом электронной подписи»).

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

В частности, ключом электронной подписи может быть сочетание идентификатора и пароля (письмо ФГБУ «ФКП Росреестра» от 27.06.14 № 13-0033/14).

Таким образом, при направлении служебной записки в электронном виде сетевое имя пользователя (системный логин и пароль) может выполнять функции простой электронной подписи. Использование такого документа для официальных целей (для предоставления по требованию проверяющих или в суд) допустимо в том случае, если при его сохранении можно увидеть, когда и кем он был подписан, а также не вносились ли в него корректировки после подписания. При этом правила определения лица, подписавшего документ простой электронной подписью, следует закрепить в локальном нормативном акте.

Если же данные о подписании служебной записки и ее неизменности можно увидеть только в программном обеспечении, то такой документ нельзя рассматривать как аналог составленному на бумаге. Использовать его в официальном документообороте не получится. Подобные «служебки» могут применяться только для внутренних нужд компании.

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются:

• на инициативные;
• информационные;
• отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

• на внешние;
• внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дату;
• индекс;
• место составления;
• адресата;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись руководителя;
• фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1

Внешняя докладная записка

Общество с ограниченной ответственностью «Север» (ООО «Север») ул. Советская, д. 123, 116900, Москва Тел./факс (095) 112-56-90 E-mail: sever@sev.ru ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191 ИНН/КПП 6321732124/632101001

Генеральному директору ООО «Ромашка» А.В. Гришину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.02.2014 № 12/05-14

О привлечении дополнительных

трудовых ресурсов

Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров   Семенов         В.О. Семенов

В дело № 03-13

Одинцова 10.02.2014

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дата;
• регистрационный (исходящий номер);
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения (если есть);
• адресат;
• подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пример 2

Внутренняя докладная записка

Отдел продаж

Директору ООО «Ромашка» И.И. Сидорову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.04.2014 № 6

О прогуле, совершенном менеджером

отдела продаж

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

Начальник отдела продаж Игнатьев       О.А. Игнатьев

В дело № 02-10

Сидорова 07.04.2014

Оформление реквизитов докладной записки

При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3

Угловое расположение реквизитов в докладной записке

Наименование

структурного подразделения                                          Адресат

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА          

______________ № ________

Заголовок

Пример 4

Продольное расположение реквизитов в докладной записке

Наименование структурного подразделения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________ № _________

Адресат

Заголовок

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и  может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

• в первой – констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
• во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
• в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

• запрос информации;
• выдачу инструкций;
• сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
• объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

Пример 5

Служебная записка

Отдел АХО СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 16.04.2014 № 4

Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову

В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

1. Симакину И.П.

2. Иванову П.Н.

Начальник АХО       Свиридов       Н.Н. Свиридов

В дело № 02-14

Ильина 16.04.2014

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Виды объяснительных записок и их особенности

По содержанию объяснительные записки подразделяются:

• на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
• составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Оформление отдельных реквизитов докладной записки

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

• описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

• аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Пример 6

Объяснительная записка

Считать причины неуважительными.

Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014

Директору ООО «СВ»

А.В. Смолкину

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

14.04.2014 № 14

Об отсутствии на рабочем месте

Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею.

Бухгалтер      Александрова               И.И. Александрова

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7

Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

Дата документа	Регистрационный номер	Вид документа, краткое содержание	Кем подписан документ	Исполнитель	Куда передан	Расписка в получении (подпись, дата)	Отметка о направлении документа в дело
1	2	3	4	5	6	7	8
07.04.2014	03-10/14	Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р.	Начальник отдела кадров	Инспектор отдела кадров	Отдел кадров	Смирнова В.А. 07.04.2014	В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014

▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Информационное письмо о деятельности компании — это официальное сообщение организации о применяемых ею ОКВЭД, о контрагентах, о совершаемых сделках. Его вправе запросить банк при получении запроса на проведение операции, не характерной для конкретной организации.

Обязательно ли направлять в банк пояснения

Кредитная организация при открытии расчетного счета или при получении запроса на совершение операции, не характерной для их клиента, в соответствии с положениями закона о противодействии отмыванию доходов (№ 115 ФЗ), вправе запросить у компании пояснения о характере осуществляемой деятельности, о цели финансово-хозяйственной деятельности юридического лица для банка, об источниках финансирования. Банк не вправе проводить подозрительную операцию (ст. 7 ФЗ № 115): нетипичный источник поступления средств из-за нехарактерного для компании договора, нехарактерного для организации назначения платежа и пр.

Обязанности по предоставлению пояснений у юрлиц нет. Но если их не направить, банк откажет в осуществлении операции.

Кто и по каким правилам составляет письмо

В любой организации составить сведения о компании и о предпринимательской деятельности, осуществляемой ею, поручают сотруднику, который занимается деловой перепиской: секретарю, юристу, бухгалтеру. Документ согласовывают в юротделе и у руководителя.

Специальных требований к документу и единого образца письма с описанием деятельности организации для банка законом не установлено, его составляют в свободной форме.

Придерживайтесь общих требований делопроизводства:

• используйте фирменный бланк (при наличии);
• изложите информацию, запрошенную банком;
• укажите перечень прилагаемых документов;
• поставьте подпись руководителя и печать.

Документ адресуют на имя руководителя подразделения банка: операционный или договорный отдел, отдел безопасности. В шапке указывают Ф.И.О. специалиста, направившего запрос (исполнителя), и исходящий номер.

В зависимости от характера запрошенных сведений иногда достаточно направить общую информацию о компании, для этого используют утвержденный в организации шаблон или карточку предприятия.

Образец

Пример информационного письма о деятельности компании:

Образец карточки предприятия:

Как направить письмо

Готовый документ отправляют в зависимости от предпочтительного способа связи с банком: вручают лично, направляют письмом или по электронной почте. Клиенты направляют письма через электронный банк.

Обычно банки отправляют запрос на письмо на электронную почту, прикладывают шаблон, по образцу которого предлагают составить документ компании, и указывают, по какому адресу направить ответ.