Убедитесь, что ваши электронные письма соответствуют имиджу вашего бренда и демонстрируют наиболее важные аспекты вашего бизнеса. 👌 В этой статье вы можете узнать, Как закончить электронное письмо и использовать одно из 30 лучших окончаний писем для вашего входящего маркетинга.
Кроме того, прокрутите страницу вниз, чтобы прочитать больше о лучших практиках закрытия электронных писем в формальных и неформальных ситуациях. Вперед! 🚀
Как закончить электронное письмо?
Если вы задумаетесь о сотнях или тысячах электронных писем, которые ваша компания рассылает каждый год: вы согласитесь, что это очень много, и каждое из них – это впечатление от вашего личного брендинга. 👀
Эти электронные письма часто отправляются вашей сети и списку перспективных клиентов, клиентам, партнерам и заинтересованным лицам. Важно понимать, как каждый компонент оказывает влияние в глазах получателей. Элементы внутри каждого из этих сообщений, такие как приветствие, тело письма и закрытие, способствуют созданию хорошего или плохого впечатления о бренде. 🙊 Закрытие письма имеет такое же значение, как и тема письма, а некоторые могут сказать, что это самый важный элемент письма!
Заключительное предложение письма играет огромную роль в сообщении, которое вы хотите донести до своей аудитории, и поэтому вы должны уделить ему особое внимание! 🔍
Профессиональный формат окончания электронного письма:
Давайте посмотрим, что обычно входит в хорошее завершение письма. 🧐
Потрясающе оформленная подпись к электронному письму и предложение призыва к действию в конце, несомненно, выделят вас из всех остальных коммерческих писем, которые получают ваши контакты!
Источник изображения: LinkedIn Pulse.
💡 Совет профессионала: Создавайте свои профессиональные подписи онлайн с помощью шаблонов, доступных, например, на Stripo. Но у вас есть много других вариантов в Интернете! Просто помните, что, как и подпись к электронному письму, подпись к электронному письму может сделать или разрушить электронное письмо. 😬
Как закончить электронное письмо? 30 примеров завершения электронных писем
Кроме того, существует несколько факторов, влияющих на то, как будет закрыто электронное письмо. ✍️
Кто является адресатом письма? Какова цель письма? Представляет ли это письмо весь бизнес или только мой личный бренд?
Подпись к электронному письму обычно рекомендуется при общении с коллегой, преподавателем, другом или членом семьи. 🤗 Знание того, кто является вашей аудиторией, а также другие контекстуальные факторы подскажут, какой способ завершения общения будет правильным.
В этой статье мы рассмотрим 10 фраз для правильного завершения электронного письма в деловой ситуации. В эту категорию попадают письма коллегам, работодателям, рекрутерам, клиентам и даже генеральным директорам. 💯
Затем мы рассмотрим 10 стандартных способов сказать “спасибо”, чтобы завершить электронное письмо. Наконец, мы рассмотрим 10 фраз для неформальных электронных писем, таких, которые вы отправляете только друзьям или членам семьи. 📩 Эти 30 примеров готовы к копированию-вставке в любое сообщение или к сохранению для создания идеальных шаблонов!
10 фраз для закрытия письма о приеме на работу:
Если вы не знаете, как написать заключительную фразу при приеме на работу, просто сравните закрытие электронного письма с закрытием формального письма, чтобы сохранить профессионализм. 😅 Поскольку отправка письма по почте сегодня эквивалентна отправке электронной почты, тот же протокол и правила могут быть использованы для любой стратегии маркетинга электронной почты. Держите все в профессиональном, но сердечном ключе. 🤝
Вот несколько фраз, которые можно использовать в качестве примеров заключительных предложений деловых писем: 👇
- Искренне,
- С уважением (или С наилучшими пожеланиями).
- Я с нетерпением жду вашего ответа.
- Я ценю вашу поддержку.
- Дайте мне знать, чем еще я могу помочь.
- Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы.
- С наилучшими пожеланиями.
- Я с нетерпением жду продолжения нашего бизнеса.
- Не стесняйтесь обращаться ко мне снова.
- Я буду рад получить от вас ответ.
Как уже объяснялось ранее, шаблон подписи электронной почты, подходящий для бизнеса, который регулярно используется во всей вашей организации, оказывает влияние на этикет электронной почты. 🏷️ Поэтому приложите усилия, чтобы и фраза подписи, и баннер подписи соответствовали требованиям вашей компании.
Цель одна и та же, независимо от того, отправляется ли электронное письмо всей фирме или это личное сообщение с клиентом. Деловые люди стараются взаимодействовать с другими людьми таким образом, чтобы улучшить как свой личный имидж, так и имидж организации, в которой они работают. 💫
10 способов завершить электронное письмо словами “спасибо”:
Самым распространенным завершением электронного письма является “спасибо”, которое часто используется во всех завершающих письмах. Подумайте о ситуациях, в которых вы бы написали кому-то письмо с благодарностью. Как бы вы показали получателю, что вы цените его помощь? Какая фраза лучше всего подошла бы для этого? Если друг или член вашей семьи помог вам с чем-то, это должно прийти само собой. 🥰 Но как быть в рабочей или коммерческой среде? Вот несколько способов завершить благодарственное послание:
- Спасибо за вашу поддержку.
- Спасибо за ваше время.
- Спасибо, {{FirstName}}!
- Большое спасибо.
- Большое спасибо.
- Я очень благодарен за X.
- Я ценю вашу помощь с X.
- Заранее спасибо.
- Большое спасибо за предоставленную возможность.
- Я очень ценю вашу поддержку.
Кроме того, помните, что, обращаясь к человеку с просьбой об услуге или помощи в электронном письме, вы должны поблагодарить его заранее. Даже если они еще не оказали помощь, вы должны выразить благодарность так, как будто они ее уже оказали! 🤲
Кроме того, вот статья с 5 шаблонами, которые помогут вам правильно написать профессиональное письмо “спасибо”. Вы сможете поблагодарить меня позже! 😜
10 фраз для теплых и холодных подписей в электронных письмах:
Наконец, в этом разделе я покажу вам, как закончить письмо с помощью забавных и классных подписей. 🤙 Есть несколько замечательных фраз, которые вы можете использовать, и хотя не все из них подходят для каждого сценария, эти 10 фраз помогут вам включить воображение! 🌈 Ознакомьтесь с этими примерами неформального завершения письма:
- Поговорим позже.
- До скорого (или До встречи!).
- С любовью.
- Мир!
- Best. (сокращение от Best regards).
- Будь здоров!
- Хороших выходных, {{FirstName}}.
- Не могу дождаться вашего ответа.
- С теплыми/лучшими пожеланиями.
- Оставайтесь с нами..
Как вы можете видеть, каждое из этих закрытий подходит для различных последовательностей. Например, вы можете использовать “С любовью.” для завершения письма другу или члену семьи, но не коллеге. 😳 “Теплые или наилучшие пожелания” можно использовать как в официальных, так и в неофициальных сообщениях. В профессиональные или личные электронные письма, где вы хотите сохранить определенный профессиональный тон, следует включать фразы типа “Всего наилучшего” или “С уважением”. 👌
При составлении письма о продажах вы можете захотеть привлечь внимание получателя, чтобы он отреагировал или с волнением ожидал вашего ответа, и использовать завершение, подобное этому: “Оставайтесь с нами”. Кроме того, “Ваше здоровье” – это веселое и довольно неформальное выражение, но оно может создать идеальный непринужденный тон и в корпоративной ситуации. 😀
💡 Совет профессионала: Следите за тем, как другие заканчивают свои письма; это подскажет вам, в каком направлении двигаться дальше. 👉 Затем сохраните несколько альтернативных подписей в настройках электронной почты, чтобы иметь возможность выбрать подходящую подпись для каждого случая!
Заключение: Как закончить электронное письмо формально? Как закончить неформальное письмо?
В заключение скажем, что вы приложили все усилия, чтобы сделать ваше письмо привлекательным и понятным. Таким образом, тело вашего письма может быть безупречным, но все может пойти не так, если вы используете неправильную фразу для завершения письма! 😖 Это всего лишь короткое предложение, за которым следует ваша индивидуальная подпись, но создание подходящего тона для завершения письма часто требует удивительно много усилий и оттачивания. 💪
Решая, как завершить письмо, важно учитывать и контекст. То, что подходит для друга или близкого коллеги, не подойдет для дальнего знакомого или человека, с которым вы никогда не встречались, в строго профессиональном плане. 🥸
👉 Вот обзор некоторых наиболее часто встречающихся завершений электронных писем для формальных и неформальных коммуникаций:
Примеры официальных подписей в электронной почте
- “С уважением”:
Да, это немного суховато, 🤷 но это работает в профессиональных электронных письмах, поскольку в этом нет ничего необычного или неуместного.
- “Искренне”:
Эта подпись задает соответствующий тон в официальной переписке. 🙂 Имейте в виду, что она может показаться жесткой в более неформальной деловой переписке.
- “С наилучшими пожеланиями”:
Это беспроигрышный вариант благодаря приятному сочетанию теплоты и официальности, но будьте осторожны с его “поздравительной открыткой” 🎅 и используйте его только тогда, когда он хорошо вписывается в тон вашего письма.
- “Заранее спасибо”:
Очевидно, что письма, содержащие фразу “спасибо”, получают больше всего ответов. Возможно, это потому, что такая фраза выражает благодарность и одновременно создает ожидание – вы показываете, что будете благодарны, когда (а не если) человек, которому вы пишете письмо, ответит. 🤨 Благодарность заранее может показаться излишне требовательной в более формальных ситуациях, поэтому используйте ее с осторожностью.
- “Я ценю вашу [помощь, поддержку, отзыв и т.д.]”:
Всегда уместно выразить благодарность тому, кто вам помог. 💖
- “С нетерпением жду вашего ответа”:
Это выражение сначала кажется приятным, но оно может иметь пассивно-агрессивный тон. 😯 Получатель может воспринять подтекст “Вы должны ответить”
- “Искренне ваш”:
Вы действительно “принадлежите” получателю? Неа. 🤣 Если только вы не посылаете письмо домой родителям из летнего лагеря, это выглядит фальшиво и пошловато.
- “С уважением” / “С уважением ваш”:
Это нормально, если вы пишете официальное письмо президенту, но для всего остального это слишком формально. очевидно, что для обращения к государственным лидерам и священнослужителям обычно используется обращение “С уважением, ваш” 🙅.
- “Всего доброго”:
Лучше не использовать этот тип подписи в профессиональной переписке, хотя он вполне подойдет, если вы пишете письмо корреспонденту, с которым вы работали раньше и у вас с ним хорошие отношения. 🤗
Примеры неформальных подписей по электронной почте : Как закончить электронное письмо
- “Ваше здоровье”:
Эта подпись с наибольшей вероятностью вызовет ответную реакцию читателя (не благодарность). Она отлично работает в приятных и разговорных электронных письмах, но если вы не являетесь настоящим британцем или австралийцем, то в более профессиональных обстоятельствах она может показаться навязчивой. Мы все знаем традиционное “Будь здоров, приятель!” 🦘
- “Best”:
“Наилучшие пожелания” или “Best regards” передаются в более веселой форме. 🤩 Если вы получаете много электронных писем, вы заметите, что почти все используют это обращение. Эта привычка делает его гладким, так же, как формальные электронные письма не требуют усилий. Недостаток в том, что это может быть безопасно и скучно, особенно если вы хотите, чтобы ваше сообщение было более динамичным и запоминающимся.
- “Как всегда”:
Это хороший вариант для людей, с которыми у вас долгосрочные профессиональные связи. 👴 Это заверит вашего собеседника, что между вами все так хорошо, как никогда раньше.
- “Спасибо”:
Когда вы хотите выразить благодарность, простое “спасибо” часто является хорошим вариантом. Однако оно может выражать тон нетерпения, точно так же, как и “Спасибо заранее”. Поэтому используйте его в тех случаях, когда вы действительно ожидаете ответа.
- “Много любви”:
Это выражение лучше оставить для семьи, близких друзей и вашей второй половинки. То же правило действует в отношении “Hugs & Kisses” или более короткой версии “XOXO”. 😍
- “Thx” или “Rgrds”:
Если только вам не 13 лет, то избегайте использовать этот тип написания, хаха! 😝 Это не чат для обмена текстовыми сообщениями. Используйте все слова алфавита.
- “Береги себя”:
На первый взгляд, “Береги себя” кажется нормальным, но при более глубоком рассмотрении оно может означать, что получателю следует помнить о потенциальных опасностях. 🤐 Поэтому воздержитесь от использования этой фразы в официальных разговорах, потому что некоторые люди могут воспринять ее буквально!
- [Вообще ничего]:
Мы живем в мире, где люди регулярно пишут электронные письма с мобильных устройств, поэтому пропуск подписи в цепочке электронных писем развивается. Однако отсутствие подписи в первом письме или неиспользование формальной подписи в исходящих письмах выглядит как безличность. 🙈
- [Имя] или [Инициалы]:
Хотя этот тип подписи может подойти для коротких, неформальных писем, для большинства людей он слишком холоден, ❄️ особенно если вы впервые общаетесь с получателем.
Бонус: Пример плохого подписного листа
- “Отправлено с моего iPhone”:
Несмотря на то, что такое завершение письма происходит в основном по ошибке, когда отправитель забывает включить оригинальную подпись, я посчитал нужным подчеркнуть, что это не подходящая подпись 🚫 независимо от контекста… Однако, возможно, это самая распространенная из всех подписей! 😱 Она указывает на то, что вы недостаточно заботитесь о своем получателе, чтобы изменить стандартную подпись к письму. Поэтому, общаетесь ли вы с друзьями или коллегами, пожалуйста, избегайте такого рода ошибок.
💡 Совет профессионала: Узнайте о 14 ошибках, которых следует избегать при отправке холодного электронного письма. Последнее, чего вы хотите – это подготовить идеальное маркетинговое письмо, а потом оно окажется в папке “спам” сразу после отправки, не так ли? 🥲
Что такое лучшее завершение письма, если вы хотите получить ответ?
Чтобы знать, что такое лучший подписной лист электронного письма, нужно понимать, что последнее, что просматривает ваша аудитория после прочтения вашего сообщения, – это закрытие письма, и это может повлиять на то, как скоро она ответит – или ответит ли вообще. 👀
Представьте, что вы встретили нового делового человека на профессиональном мероприятии. Вы бы не стали просто повернуться и уйти, как только закончилась беседа. 🚶 Это было бы расценено как грубость, произвело бы негативное впечатление и, скорее всего, помешало бы дальнейшему общению с этим потенциальным собеседником. 😫 Вместо этого вы скажете что-то вроде:
“Было приятно познакомиться с вами!” Пожалуйста, примите одну из моих визитных карточек. Я с нетерпением ждувашего звонка!”
👉 Считайте, что ваше письмо – это завершение беседы. У вас больше шансов получить хороший ответ, если вы используете теплый, вежливый и профессиональный язык с четким призывом к действию, как объяснялось ранее.
Кроме того, вот статья, если вы хотите узнать, как сделать так, чтобы количество откликов в LinkedIn выросло с 6% до 38%! 🧨
Используйте Waalaxy Email Automation Tool!
Однако вы также можете воспользоваться инструментом автоматизации электронной почты, например, Waalaxy CRM, чтобы подготовить капельную кампанию, в которой вы сможете провести своих потенциальных клиентов через воронку продаж и, наконец, превратить их в платящих клиентов.
Кампании электронной почты с Waalaxy очень легко настроить, и это сэкономит вам много времени и денег! 🤑 Кто бы этого не хотел?
Существует 3 способа запуска новой кампании по поиску клиентов:
- Отправьте письмо своему списку потенциальных клиентов,
- Настройте сценарий на вкладке кампаний,
- Использование импорта LinkedIn для поиска новых перспектив.
Если вы хотите узнать больше подробностей о запуске кампании, то прочитайте эту статью, и вы будете поражены. 🥰 Самое приятное, что вы можете сохранить все шаблоны электронных писем, которые вам нужны, таким образом, вы сможете легко использовать их повторно для других кампаний и даже создать многоканальную маркетинговую стратегию, используя электронные письма и действия LinkedIn (например, отправлять запросы на подключение, посещения, следование и отправку сообщений).
Помимо настройки автоматических кампаний электронной почты, вы также можете использовать советы, приведенные в этой статье, чтобы помочь себе увеличить количество ответов, отправляя персонализированные сообщения и удерживая внимание получателей! 💥
Discover Waalaxy 🪐
ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ: Как закончить электронное письмо о завершить/закрыть электронное письмо?
Как закончить письмо профессору/учителю?
Отправка электронных писем преподавателям может иметь как негативное, так и позитивное влияние 🤫, так же как и переписка с профессионалами в бизнесе. К сожалению, иногда студенты отправляют непрофессиональные сообщения преподавателям, и это может привести к тому, что они не получат улучшения оценки или продления срока сдачи… Пожалуйста, не будьте такими студентами!
Вместо этого, узнайте, как закончить письмо профессору, учителю или другому специалисту в области образования, используя этот шаблон: 👇
Уважаемый профессор X,
Я надеюсь, что у вас хорошая неделя. Мне очень понравилось ваше занятие [название предмета] в [время занятия]! Точно так же я хочу уделить больше времени и усилий [название предмета], потому что я знаю, что он окажет значительное влияние на мою итоговую оценку, и я хочу сделать все возможное, чтобы быть максимально подготовленным.
Не могли бы вы поговорить со мной подольше до или после занятий? Чтобы улучшить свою оценку, у меня есть несколько вопросов по [тема].
Я очень ценю ваше время и с нетерпением жду встречи с вами на следующем занятии!
С уважением,
X.
Как вежливо завершить деловое письмо клиенту?
Вот несколько моментов, которые следует учитывать, если вы вежливо заканчиваете деловое письмо клиенту: 👇
- ✅ Пожалуйста, используйте свое полное имя. В конце письма всегда указывайте свое имя и фамилию, особенно в первых нескольких сообщениях. Таким образом, получатель знает, кто вы, и с меньшей вероятностью перепутает вас с другими собеседниками, у которых, например, такое же имя и фамилия. 🤯
- ✅ Сохраняйте профессионализм. Определите подходящий тон, который следует использовать в заключительной части письма, благодаря контекстным подсказкам. Если вы переписываетесь с незнакомым человеком, избегайте неформальных подписей типа “Скоро пообщаемся!”, чтобы сохранить профессиональный тон. Если вы обменялись несколькими электронными письмами и считаете, что более спокойное завершение будет уместнее, не стесняйтесь “соответствовать энергии вашей аудитории”. ⚡
- ✅ Определите, нужно ли заключительное слово. Может возникнуть соблазн опустить завершающее слово после обмена несколькими электронными письмами с кем-то. В этом случае стоит включить в письмо заключительную часть. Даже если ваши разговоры стали более неформальными, завершение письма демонстрирует внимание к деталям и профессионализм. 💯 Кроме того, получатель может переслать ваше письмо лицам внутри компании, которые ранее не переписывались с вами. Хорошо продуманное заключение произведет на них хорошее впечатление, а также сделает коммуникацию четкой и удобной для последующих действий.
Кроме того, вот как должно выглядеть профессиональное завершение электронного письма: 🤓
Я с нетерпением жду встречи с вами в следующий понедельник. ← (1. Заключительная фраза)
Спасибо,
Пол Алиен ← (2. Полное имя)
Главный галактический офицер ← (3. Должность)
www.waalaxy.com
+33 655 545 679 ← (4. Контактная информация)
👉 Есть 4 шага, которые вы должны учитывать при написании закрытия письма:
1. Заключительная строка
Заключительная строка вашего письма должна не только выражать благодарность получателю за прочтение вашего сообщения, но и включать призыв к действию
или фразу, которая либо побуждает получателя к реакции, либо указывает на то, что вы ожидаете ответной реакции. 👂 В данном примере использована следующая заключительная фраза :
Я с нетерпением жду встречи с Вами в следующий понедельник.
Спасибо,
2. Полное имя
Всегда используйте свое имя и фамилию в подписи к электронному письму, чтобы свести к минимуму путаницу и помочь им запомнить вас. 🌌 Использование полного имени в подписи к электронной почте, резюме, сопроводительном письме и любых других материалах, которые вы отправляете, повышает ваши шансы на получение ответа. В данном случае мы использовали имя:
Пол Алиен, в качестве примера. 👽
3. Название должности
Вы можете упомянуть название вашей текущей работы, чтобы закрыть письмо, так как может быть полезно включить название, которое просто описывает то, что вы делаете для компании. Например:
Главный офицер Галактики. (Хаха, постарайтесь не быть таким расплывчатым!) 🤣
4. Контактная информация
Даже если человек, получивший ваше сообщение, уже знает ваш адрес электронной почты, всегда полезно указать другую контактную информацию, например, номер рабочего телефона или другую контактную информацию, например, такую: 🪐
www.waalaxy.com
+33 655 545 679
Вот так, у вас есть все необходимые советы! 🚀
Как начать профессиональное письмо?
В заключение, вот еще советы, которые вы можете применить, чтобы начать профессиональное письмо:
- Поймите свой целевой рынок. 👂 Ваше приветствие и вступительная строка должны отражать отношения, которые вы поддерживаете со своими читателями. Подумайте, пишете ли вы для клиента, руководителей, профессионального знакомого или близкого сослуживца.
- Четко сформулируйте свою цель. 🎯 Когда цель вашего письма не очевидна, читатель может запутаться или расстроиться. Чтобы не упустить из виду этот важный компонент, попробуйте включить цель вашего письма в первую фразу или, еще лучше, поместить ее в тему, чтобы читатель знал, чего ожидать от вашего сообщения.
- Используйте онлайн-программы для проверки орфографии или отправки автоматических сообщений (если это применимо). 🤖 Орфография очень важна при передаче сообщения, особенно в профессиональной среде, если вы хотите, чтобы вас воспринимали серьезно! Поэтому будьте осторожны с этим. 🔔 Более того, возможно, вам нужно отправить письмо с напоминанием через две недели, и вы не хотите забыть об этом, или, возможно, вас не будет в это время. Вот когда инструменты автоматизации, такие как Waalaxy, приходят на помощь!
Try Waalaxy Now 👩🚀
👉 Найдите здесь наиболее часто используемые формулы поздравлений:
- “Привет {{FirstName}}”, “Дорогой {{FirstName}}” – это стандартные приветствия,
- “Приветствую”, или “Приветик” (используется, когда вы не знаете имени получателя или при отправке писем на корпоративные адреса электронной почты, например “contact@xyz.com”),
- “Hello {{FirstName}}”, (Это менее формальное обращение, чем “Dear”, но более формальное, чем “Hi”),
- “Привет всем” (в случае, если получателей несколько).
Убедитесь, что вы правильно используете запятые, пунктуацию и грамматику, поскольку первое впечатление может сделать или сломать вашу компанию, или испортить имидж бренда. 😣 Как профессионально завершить электронное письмо с помощью приведенных выше шаблонов, вы найдете в этой статье! ⚡
Отлично! 👏 Теперь вы точно знаете, Как закончить электронное письмо, верно? Если у вас остались сомнения, не стесняйтесь связаться с нами через чат или LinkedIn.
Береги себя, юный падаван. 🖖
Download Article
A complete guide to writing a sincere, respectful, and appropriate closing phrase for any letter
Download Article
Are you feeling confused about how to choose a sincere, situation-appropriate closing phrase for your letter? You’re not alone! Whether you’re writing a business letter or a thank-you note, your closer is an important piece of the puzzle—and the right one often depends on the situation. Here, we’ll show you which closing phrases are most sincere and teach you how to choose the best one for your letter.
Things You Should Know
- Phrases like “Sincerely” and “Best” (along with variations like “Sincerely yours” and “Best wishes”) are great additions to any letter.
- Use professional closes like “Regards” and “Thank you for your time” to convey your message while being polite to people you don’t know well.
- Write more personal closes like “Take care,” “Cheers,” and “Your friend” in letters to people you know well and are friendly with.
-
1
“Sincerely” “Sincerely” works for any kind of letter, both professional and personal. When you’re trying to express sincerity, why not do so literally? “Sincerely” is a classic complementary close. The tone is formal enough for any professional correspondence while also conveying your sincerity to the reader (whoever they may be).[1]
Variations of this close include:- Sincerely
- Sincerely yours
- Very sincerely
- Very sincerely yours
-
2
“Regards” Use distant but polite closes for new, important professional contacts. When you’re introducing yourself to a new contact or reaching out to a business associate you don’t know very well, it’s important to seem professional. “Regards” implies both sincerity and respect.[2]
Use similar closes like:- Cordially
- Respectfully
- Best regards
- “Regards” is a fairly neutral phrase. If you want to add some decorum without getting too friendly, “Best regards” is an easy switch.
Advertisement
-
3
“Kind regards” or “Yours truly” Closers like “Kind regards” strike a balance between formal and friendly. If you frequently speak with the recipient, be it a close colleague or friend, it’s okay to close letters with more familiarity. “Kind regards” is polite but friendlier in tone, while “Yours truly” communicates a sense of integrity with your letter.[3]
Try other closes like,- Kindest regards
- Warmly
- Warm(est) regards
- Have a good day/evening/weekend
- Take care
-
4
“Hope to talk soon” “Hope to talk soon” encourages the reader to get back to you quickly. Use this closing phrase when you’re sending a letter with the goal of getting a reply. It clarifies your intent while still sounding polite and indicating your sincere desire to talk to them.[4]
Use variations like:- Looking forward to your reply
- Hope to hear from you soon
- When writing to a friend, you could shorten the phrase and say, “Talk soon.”
-
5
“Thank you for your time” Use “Thank you for your time” when asking for a professional favor. It’s polite and sincere because it thanks the reader for taking the time to read your message in the first place. Your correspondent will likely help you if you acknowledge their efforts! This also applies when you want to write letters of interest and cover letters.[5]
Variations include:- Thank you for your consideration
- Thank you for your recommendation
- Thank you in advance
- Thank you for your assistance
- Thank you (or “Thanks again” if you’ve already said it once near the beginning of the letter.)
-
6
“With appreciation” “With appreciation” is a formal variation of a simple “thank you.” If you already used “thank you” in the body of your letter, or you want to find a different phrase to express your gratitude, use “With appreciation” to thank the reader for looking over the correspondence. It’s especially helpful when you want to write a cover letter and letters of interest.[6]
You could also say:- With gratitude
- Gratefully
- With sincere thanks
- Many thanks
-
7
“Best” “Best” is polite yet not overly formal and an ideal default for most letters. Whether you’re writing a business inquiry or a quick note to a family member, “Best” is a great way to communicate your well-wishes to them politely. Use it as a default option, especially if you want a slightly more casual alternative to “Sincerely.”[7]
Other versions include:- Best wishes
- All the best
- Best of luck
Advertisement
-
1
“Love” or “Fondly” Affectionate closers convey sincerity to close friends and loved ones. There are some closes that should never be included in business correspondence—but are lovely and sincere inclusions in a letter to a close friend, partner, or family member.[8]
In addition to “Love” and “Fondly,” those include:- Your friend
- Cheers
- With love
- Always
- Hugs
- XOXO
-
2
“As always” Use “As always” with friends and contacts you haven’t spoken to in a while. The phrase is polite and sincere; it indicates that you and your feelings are still the same. When you’re writing to a friend you don’t see often, it doesn’t hurt to remind them that you’re still you![9]
You could also use “As ever” to close the letter instead. -
3
“With deepest sympathy” Use your close to express emotions when you write personal letters. A descriptive closer can remind a friend of your relationship and how you feel. End the letter by writing out the exact emotion you mean to express, whether it’s sympathy, sorrow, admiration, and so on. This kind of closer isn’t ideal for business correspondences, so save it for friends and family.[10]
- With heartfelt admiration
- With my most sincere apologies
- With a heavy heart
Advertisement
-
1
Base your signature on how well you know the person you’re writing to. A signature is an important part of any handwritten letter and provides a feeling of authenticity to your words. Just be sure to consider who you’re writing to before signing your letter and sending it off![11]
- Sign your first and last name when you write to someone you’ve never met in person.
- Sign only your first name on letters to friends or work colleagues who know you.
- Write your last name in parentheses if you’ve spoken to the recipient on the phone but never met them in person.
-
2
Use a handwritten or email format when sending professional letters. The formatting is simple enough: add a comma directly after your closing phrase, then leave 2 to 4 lines of space before leaving your signature. Then, in the lines below your signature, add any key information the recipient might need, like your email, job title, phone number, or work address.[12]
Choose from the following formats:- On a handwritten letter, include:
Sincerely,
Ashton Bailey (Signature)
Ashton Bailey (Your written name)
email@gmail.com (Your email)
555-555-5555 (Your phone number) - In an email, you only need your name, email address, company website, and logo (if there is one).
- On a handwritten letter, include:
Advertisement
Add New Question
-
Question
Does my printed name go below my signature?
Yes, for more formal situations. When writing to a friend or a family member, though, it’s not necessary.
-
Question
How do I know when to use «sincerely»?
You can use «sincerely» anytime in a letter, as long if it’s not for business.
-
Question
Can I send a letter to my ex with «with love?»
If you love them, you could do that.
See more answers
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
-
Leave personal pronouns out of your closing phrase, as they can sound awkward. Sentence fragments make the best letter closers! In other words, use «Looking forward» instead of «I am looking forward» to ensure your closing flows seamlessly.[13]
-
Remember that some types of personal letters can do more harm than good. For example, when you send a letter full of bitterness and anger, you can’t take those words back—they’re on the page for good.
-
Before sending a negative or angry letter, put it aside and let your emotions settle for a little while. When you return and re-read the letter, you may find you’d rather soften the tone or not send it at all.
Show More Tips
Thanks for submitting a tip for review!
Advertisement
References
About This Article
Thanks to all authors for creating a page that has been read 223,001 times.
Reader Success Stories
-
«Helped me to write a letter to an important colleague. Thank you!»
Did this article help you?
Get all the best how-tos!
Sign up for wikiHow’s weekly email newsletter
Subscribe
You’re all set!
Download Article
A complete guide to writing a sincere, respectful, and appropriate closing phrase for any letter
Download Article
Are you feeling confused about how to choose a sincere, situation-appropriate closing phrase for your letter? You’re not alone! Whether you’re writing a business letter or a thank-you note, your closer is an important piece of the puzzle—and the right one often depends on the situation. Here, we’ll show you which closing phrases are most sincere and teach you how to choose the best one for your letter.
Things You Should Know
- Phrases like “Sincerely” and “Best” (along with variations like “Sincerely yours” and “Best wishes”) are great additions to any letter.
- Use professional closes like “Regards” and “Thank you for your time” to convey your message while being polite to people you don’t know well.
- Write more personal closes like “Take care,” “Cheers,” and “Your friend” in letters to people you know well and are friendly with.
-
1
“Sincerely” “Sincerely” works for any kind of letter, both professional and personal. When you’re trying to express sincerity, why not do so literally? “Sincerely” is a classic complementary close. The tone is formal enough for any professional correspondence while also conveying your sincerity to the reader (whoever they may be).[1]
Variations of this close include:- Sincerely
- Sincerely yours
- Very sincerely
- Very sincerely yours
-
2
“Regards” Use distant but polite closes for new, important professional contacts. When you’re introducing yourself to a new contact or reaching out to a business associate you don’t know very well, it’s important to seem professional. “Regards” implies both sincerity and respect.[2]
Use similar closes like:- Cordially
- Respectfully
- Best regards
- “Regards” is a fairly neutral phrase. If you want to add some decorum without getting too friendly, “Best regards” is an easy switch.
Advertisement
-
3
“Kind regards” or “Yours truly” Closers like “Kind regards” strike a balance between formal and friendly. If you frequently speak with the recipient, be it a close colleague or friend, it’s okay to close letters with more familiarity. “Kind regards” is polite but friendlier in tone, while “Yours truly” communicates a sense of integrity with your letter.[3]
Try other closes like,- Kindest regards
- Warmly
- Warm(est) regards
- Have a good day/evening/weekend
- Take care
-
4
“Hope to talk soon” “Hope to talk soon” encourages the reader to get back to you quickly. Use this closing phrase when you’re sending a letter with the goal of getting a reply. It clarifies your intent while still sounding polite and indicating your sincere desire to talk to them.[4]
Use variations like:- Looking forward to your reply
- Hope to hear from you soon
- When writing to a friend, you could shorten the phrase and say, “Talk soon.”
-
5
“Thank you for your time” Use “Thank you for your time” when asking for a professional favor. It’s polite and sincere because it thanks the reader for taking the time to read your message in the first place. Your correspondent will likely help you if you acknowledge their efforts! This also applies when you want to write letters of interest and cover letters.[5]
Variations include:- Thank you for your consideration
- Thank you for your recommendation
- Thank you in advance
- Thank you for your assistance
- Thank you (or “Thanks again” if you’ve already said it once near the beginning of the letter.)
-
6
“With appreciation” “With appreciation” is a formal variation of a simple “thank you.” If you already used “thank you” in the body of your letter, or you want to find a different phrase to express your gratitude, use “With appreciation” to thank the reader for looking over the correspondence. It’s especially helpful when you want to write a cover letter and letters of interest.[6]
You could also say:- With gratitude
- Gratefully
- With sincere thanks
- Many thanks
-
7
“Best” “Best” is polite yet not overly formal and an ideal default for most letters. Whether you’re writing a business inquiry or a quick note to a family member, “Best” is a great way to communicate your well-wishes to them politely. Use it as a default option, especially if you want a slightly more casual alternative to “Sincerely.”[7]
Other versions include:- Best wishes
- All the best
- Best of luck
Advertisement
-
1
“Love” or “Fondly” Affectionate closers convey sincerity to close friends and loved ones. There are some closes that should never be included in business correspondence—but are lovely and sincere inclusions in a letter to a close friend, partner, or family member.[8]
In addition to “Love” and “Fondly,” those include:- Your friend
- Cheers
- With love
- Always
- Hugs
- XOXO
-
2
“As always” Use “As always” with friends and contacts you haven’t spoken to in a while. The phrase is polite and sincere; it indicates that you and your feelings are still the same. When you’re writing to a friend you don’t see often, it doesn’t hurt to remind them that you’re still you![9]
You could also use “As ever” to close the letter instead. -
3
“With deepest sympathy” Use your close to express emotions when you write personal letters. A descriptive closer can remind a friend of your relationship and how you feel. End the letter by writing out the exact emotion you mean to express, whether it’s sympathy, sorrow, admiration, and so on. This kind of closer isn’t ideal for business correspondences, so save it for friends and family.[10]
- With heartfelt admiration
- With my most sincere apologies
- With a heavy heart
Advertisement
-
1
Base your signature on how well you know the person you’re writing to. A signature is an important part of any handwritten letter and provides a feeling of authenticity to your words. Just be sure to consider who you’re writing to before signing your letter and sending it off![11]
- Sign your first and last name when you write to someone you’ve never met in person.
- Sign only your first name on letters to friends or work colleagues who know you.
- Write your last name in parentheses if you’ve spoken to the recipient on the phone but never met them in person.
-
2
Use a handwritten or email format when sending professional letters. The formatting is simple enough: add a comma directly after your closing phrase, then leave 2 to 4 lines of space before leaving your signature. Then, in the lines below your signature, add any key information the recipient might need, like your email, job title, phone number, or work address.[12]
Choose from the following formats:- On a handwritten letter, include:
Sincerely,
Ashton Bailey (Signature)
Ashton Bailey (Your written name)
email@gmail.com (Your email)
555-555-5555 (Your phone number) - In an email, you only need your name, email address, company website, and logo (if there is one).
- On a handwritten letter, include:
Advertisement
Add New Question
-
Question
Does my printed name go below my signature?
Yes, for more formal situations. When writing to a friend or a family member, though, it’s not necessary.
-
Question
How do I know when to use «sincerely»?
You can use «sincerely» anytime in a letter, as long if it’s not for business.
-
Question
Can I send a letter to my ex with «with love?»
If you love them, you could do that.
See more answers
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
-
Leave personal pronouns out of your closing phrase, as they can sound awkward. Sentence fragments make the best letter closers! In other words, use «Looking forward» instead of «I am looking forward» to ensure your closing flows seamlessly.[13]
-
Remember that some types of personal letters can do more harm than good. For example, when you send a letter full of bitterness and anger, you can’t take those words back—they’re on the page for good.
-
Before sending a negative or angry letter, put it aside and let your emotions settle for a little while. When you return and re-read the letter, you may find you’d rather soften the tone or not send it at all.
Show More Tips
Thanks for submitting a tip for review!
Advertisement
References
About This Article
Thanks to all authors for creating a page that has been read 223,001 times.
Reader Success Stories
-
«Helped me to write a letter to an important colleague. Thank you!»
Did this article help you?
Get all the best how-tos!
Sign up for wikiHow’s weekly email newsletter
Subscribe
You’re all set!
- Мой секрет
- 📩 Что написать
- Как правильно закончить официальное письмо: 50 фраз
- Как следует заканчивать официальные письма?
- Примеры фраз и выражений
Официальное письмо имеет ряд особенностей. К примеру, в нем обращаются на «Вы», пишут в деловом стиле. Также важно правильно начинать и заканчивать официальное послание на электронную почту. В начале письма принято приветствовать человека, компанию, фирму. Затем можно излагать предложение, просьбу, замечание и т.д. А после обязательно важно правильно закончить официально письмо.
Как следует заканчивать официальные письма?
Если письмо оформляется по шаблону или образцу, как правило, пишут «С уважением» затем ФИО или наименование организации, от лица которой отправлено послание. Однако это не единственно верный вариант.
Сегодня приветствуется индивидуальный подход к каждому клиенту, партнеру, поэтому важно заканчивать официальное письмо в зависимости от преследуемой цели.
- Хотите дальнейшего сотрудничества?, — укажите это.
- Благодарны за что-либо?, — тоже не поленитесь сказать «спасибо».
А уже после этих слов указываем традиционное и стандартное для делового письма и общения «с уважением» ФИО, должность, название компании.
Примеры фраз и выражений
Итак, чтобы красиво и оригинально закончить официальное письмо, а также добиться преследуемой цели (установить дружеские, деловые или партнерские отношения), укажите в конце одну из следующих фраз 👇👇👇.
Если письмо — это благодарность клиенту за выбор вашей компании в качестве поставщика товаров или услуг, пишем:
- Спасибо, что выбрали нас.
- Благодарим за выбор нашей компании. Мы ценим каждого клиента.
- Спасибо, что обратились именно к нам. Наш девиз: качество, скорость, надежность.
- Благодарим за выбор нашей компании. Каждый клиент для нас — это друг.
- Ценим ваше время, поэтому работает качественно и быстро. Спасибо, что выбрали именно нас.
- С наилучшими пожеланиями в это нелегкое время (указать название фирмы).
- В случае возникновения вопросов, пожалуйста, обращайтесь. С уважением, (указать наименование компании).
- Спасибо, что обратились к нам. Вы не пожалеете.
- Выражаем искреннюю благодарность за доверие. При возникновении дополнительных вопросов не стесняйтесь обращаться к нам по указанному номеру телефона.
- Мы стараемся, чтобы ваша жизнь была уютнее и приятнее.
- Спасибо, что остаетесь с нами. Вы важны для нас.
- Благодарим за доверие и выбор нашей компании.
- С наилучшими пожеланиями.
- Благодарим за оказанное доверие. Мы не подведем!
- Благодарим за доверие. желаем прекрасного дня и отличного настроения.
Если официальное письмо — это ответ на жалобу или недовольство клиента о качестве товара/услуги, заканчиваем его так:
- Мы внимательно относимся к каждому клиенту. Благодарим за доверие и желаем Вам прекрасного дня.
- Благодарим за понимание и терпение. В кратчайшие сроки мы предоставим всю необходимую информацию.
- Ваша заявка будет рассмотрена в кратчайшие сроки. Спасибо за понимание.
- Мы делаем все возможное, чтобы скорее решить вашу проблему.
- Приносим искренние извинения за созданные неудобства. В кратчайшие сроки ваша заявка будет рассмотрена, и приняты соответствующие меры.
- Мы изучаем ваш запрос. Скоро менеджер перезвонит, чтобы уточнить детали.
- Приносим искренние извинения за созданный дискомфорт. Ваша заявка рассматривается.
- Ваш запрос обрабатывается. Скоро мы вернемся с деталями.
- Приносим извинения за созданный дискомфорт. Ваш вопрос уже решается.
- Ваша заявка обрабатывается. Это займет некоторое время. Благодарим за понимание.
- Заранее благодарим за понимание. Все вопросы будут решены, а недочеты исправлены в ближайшее время. 25
Если официальное письмо — это ответ соискателю о работе, пишем:
- Благодарим за проявленный интерес к нашей компании. Скоро с вами свяжется наш менеджер.
- Мы рассмотрим ваше резюме в кратчайшие сроки. Спасибо, что проявили интерес к данной вакансии.
- Вы получите ответ в течение 3 рабочих дней. Спасибо, что обратились к нам.
- Менеджер по подбору сотрудников рассмотрит вашу заявку и свяжется с Вами в ближайшее время.
- Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Мы свяжемся с вами после того, как изучим резюме.
Если официальное письмо — ответ какой-либо другой компании, организации человеку, оказавшим помощь и поддержку. Пишем:
- С наилучшими пожеланиями. Спасибо за оказанную помощь и поддержку.
- Выражаем искреннюю благодарность. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
- С вами было приятно работать. Надеемся и впредь на плодотворное сотрудничество.
- Надеемся на понимание и дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.
- Благодарим, что оказались рядом в нужный момент. Надеемся на дальнейшую совместную работу.
Универсальные варианты, как закончить официальное письмо:
- Спасибо, что остановили выбор на нас.
- Благодарим за помощь и поддержку.
- Искренняя благодарность за оказанную помощь и поддержку.
- Спасибо, что обратились именно к нам.
- Мы всегда готовы прийти к вам на помощь. Не стесняйтесь обращаться к нам.
- Спасибо, что остаетесь с нами на протяжении долгих лет.
- Забота о клиентах — наша прямая обязанность. Благодарим за внимание.
- С вами было приятно иметь дело. Благодарим за сотрудничество.
- Наша работа оказалась плодотворной. Благодарим за сотрудничество и надеемся на дальнейшие партнерские отношения.
- Вы проявили себя, как настоящий профессионал. Спасибо за проделанную работу. Надеемся на дельнейшее сотрудничество.
- Работать с вами было приятно и легко. Надеемся и далее продолжить сотрудничество на взаимовыгодных условиях.
- Благодарим за внимание и ожидание.
- Спасибо, что выбрали именно нас. Мы работаем на результат!
- Ваш комфорт — наша забота.
- Мы ценим ваше время, поэтому выполняем свою работу идеально и быстро. Спасибо за доверие!
Чтобы закончить официальное письмо правильно, уделите внимание теме или проблеме, с целью решения которой оно было составлено. Выделите главное — и идеально грамотный ответ готов.
21-10-2022
Популярное на сайте
Электронные письма давно уже стали важной и неотъемлемой частью современной жизни. Независимо от того, отправляете ли вы электронные письма друзьям или по работе, факт остается фактом: вам приходится иметь дело с ними достаточно часто.
💚 ПО ТЕМЕ: Что читают миллиардеры? 10 любимых книг руководителей мировых корпораций.
Именно поэтому необходимо уделять внимание тому, что собой представляет ваше электронное письмо. На его оформление приходится тратить время. Также нужно подумать о том, как правильно закончить написание электронного письма.
Ниже мы рассмотрим наиболее удачные варианты подписей к е-мейлам, которые лучше всего подойдут для профессиональной поддержки коммуникаций. Также мы поговорим о том, почему так важно иметь подпись в е-мейле, отправленном в бизнес-целях.
💚 ПО ТЕМЕ: 50 примеров плохого дизайна.
Необходимость в хорошем окончании электронного письма
Есть несколько причин, по которым вам нужно правильно заканчивать свое электронное письмо:
- Отсутствие надлежащей подписи может показаться грубым или панибратским.
- Если вы отправляете электронное письмо в опубликовавшую вакансию компанию, есть большая вероятность, что сообщение попадет в руки соответствующему менеджеру по персоналу. Вам требуется показать неизвестным третьим лицам свой профессионализм.
- Хорошая подпись в электронном письме также может увеличить ваши шансы на получение ответа. Призыв к действию, например, «Благодарю Вас, что нашли время на чтение моего резюме. С нетерпением буду ждать вашего ответа», может действовать как некая подсказка.
Когда вы оформляете подпись электронного письма, правильный формат должен быть примерно таким:
- Закрывающая строка. Обычно в ней выражается какая-то благодарность или призыв к действию.
- Заключительное приветствие, такое как «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» или «Искренне Ваш». Тип вашей подписи в электронном письме зависит от его контекста и длины цепочки писем.
- Ваше полное имя под заключительным приветствием. Это позволит понять, кто отправляет электронное письмо.
- В конце подписи вы должны оставить информацию о своих контактах. Это может быть е-мейл, ссылка на веб-сайт и социальные сети (если применимо), номер телефона и т.д. Это даст читающему письмо человеку информацию о дополнительных способах связи с вами.
💚 ПО ТЕМЕ: Как создать отдельную подпись для каждого E-mail ящика, на iPhone или iPad.
Примечание. Обратите внимание на то, какой тип подписи электронной почты соответствует вашему стилю общения. Заключительные фразы должны отражать ситуацию с точки зрения профессионализма и тона. Они также должны звучать аутентично для вас и вашего «голоса».
💚 ПО ТЕМЕ: Как посмотреть, какие запросы вы вводили в поиск Google и при желании удалить их или запретить отслеживание.
Различные типы подписей электронной почты и когда уместно их употреблять
Прежде чем выбрать более подходящую подпись, используйте следующие подсказки, чтобы выяснить, какой тон вы должны задать в своем письме.
- Вы контактируете с новым бизнес-партнером?
- Допускает ли ваш получатель неофициальный стиль общения?
- Вы знаете человека, с которым напрямую связываетесь?
- Общались ли вы по электронной почте с ним раньше?
Разные виды бизнеса требуют разных стилей общения по электронной почте. Всегда безопаснее действовать профессионально и официально, но, с другой стороны, вы рискуете звучать слишком сухо и жестко и не обрести личный контакт.
Вам также нужно определиться с длиной подписи вашего электронного письма. Например, вводный е-мейл потребует более глубокого призыва к действию. Письменное общение с вашими коллегами может быть неформальным.
💚 ПО ТЕМЕ: Почему вы должны планировать жизнь на годы вперед.
Универсальные способы закончить электронное письмо, которые работают
С наилучшими пожеланиями
- Любое использование слова «наилучший» обычно является безопасной ставкой. Это обычная электронная подпись, подходящая как для обычных, так и для официальных случаев.
- Тем не менее, исследование статистиков показало, что эта подпись имеет более низкое, чем в среднем, число ответов. Так что имейте это в виду, когда вы используете «С наилучшими пожеланиями».
В общем виде такого рода подпись электронной почты будет выглядеть примерно так:
С наилучшими пожеланиями, ФИО
С уважением
- «С уважением», это еще один распространенный способ завершить электронное письмо. Такая подпись хорошо подходит к официальным деловым ситуациям.
- «С уважением» будет хорошим способом завершить электронное письмо, если вы подаете заявление на новую работу в компании. Это делает акцент на вашем искреннем желании сотрудничать.
- Вы также искренни в своей надежде услышать ответ от другого человека. Таким образом, это выглядит естественно.
В общем виде, письмо будет заканчиваться примерно так:
С уважением, ФИО
Всего хорошего
«Всего хорошего» рискует показаться слишком жестким. Если вы отправляете электронное письмо кому-то в официальной деловой ситуации, то «Всего хорошего» (Всего доброго) окажется уместным.
Такая подпись электронного письма будет выглядеть, как
Всего доброго
С уважением, ФИО
Другие распространенные способы завершить электронное письмо:
- Удачного дня
- С благодарностью
- С самыми теплыми чувствами
Еще раз напомним о том, что надо соответствовать настроению и тону корреспонденции, когда дело доходит до выбора подписи в электронном письме, которая сработает лучше всего. Эти внешние факторы смогут повлиять на ваш успех.
💚 ПО ТЕМЕ: Правило 5 / 25 от Уоррена Баффета — выделяем самые важные дела в жизни.
Об использовании слова «Спасибо»
Несмотря на то, что просто «спасибо» в подписи кажется хорошим способом получить ответ, на самом деле есть противоречивые сообщения об общей эффективности такого варианта. Фактически, «Спасибо» может показаться случайным и неуместным, особенно, во вступительном письме. Лучше всего соответствовать требуемому стилю речи и манере общения, чтобы ваше «Спасибо» действительно выглядело уместным.
💚 ПО ТЕМЕ: У кого больше всех подписчиков в Инстаграм – 40 самых популярных аккаунтов.
Распространенные способы завершить письмо, которые не работают
Мы также должны рассказать о нескольких способах, которыми вы никогда не должны заканчивать свое электронное письмо.
Ваш друг или Искренне Ваш.
Если это не личное письмо или послание вовсе не вашему другу, то такая подпись выглядит неискренне. «Искренне Ваш» звучит очень уж неформально для большинства деловых переписок.
Отправлено iPhone.
«Отправлено с iPhone» может восприниматься или устаревшей шуткой, или желанием похвастаться обладанием статусным смартфоном, или признаками технической безграмотности (лени), которая не позволяет изменить личную подпись, установленную по умолчанию. Такая подпись в любом случае выглядит безвкусно и неуважительно.
Берегите себя.
Специалисты по коммуникациям считают, что фраза «берегите себя» может вызвать беспокойство у получателя электронного письма. Такие слова подсознательно внушают человеку, что с ним что-то не так, у него есть скрытые проблемы со здоровьем. Это приведет к снижению уровня отклика.
💚 ПО ТЕМЕ: 74 здоровые привычки для хорошего самочувствия, здоровой психики и отличных отношений.
Важность подписи электронной почты
Как мы уже упоминали, в конце профессионального составленного электронного письма должна быть поставлена подпись. Мы уже говорили о том, что вы должны включить в эту подпись, но мы хотим подчеркнуть, что этот элемент письма важен. По сути, подпись – ваше публичное лицо. Именно на ее основе другие люди сформируют свое первое впечатление о вас, особенно, если вы работаете удаленно.
Думайте о хорошей электронной подписи, как о выборе одежды для похода на собеседование. Вы должны сделать все возможное, чтобы пройти его. Худшее, что вы можете сделать в такой ситуации, это выглядеть неряшливо, как внешне, так и в поведении.
💚 ПО ТЕМЕ: Как правильно произносить Xiaomi на русском и что обозначает это слово.
Электронные письма являются важной частью нашей профессиональной жизни. К сожалению или к счастью, с ними нам всегда приходится иметь дело. Но с общим удачно подобранным шаблоном для электронных писем вы сможете составлять их быстрее.
🔥 Смотрите также:
- Идеальный вес для женщин и мужчин: как определить с помощью медицинских формул: 5 методов.
- Лучшие триллеры: Список самых лучших 35 фильмов с описанием, трейлерами и ссылками.
- Почему вино сухое, или какие вина называют сухими, а какие сладкими?
🍏 Мы в Telegram и YouTube, подписывайтесь!
Советы
Шаблонные фразы для деловой переписки: пишем письмо, на которое точно ответят
Среднестатистический человек тратит на электронную почту 28% рабочего дня. Мы пишем и получаем письма каждый день. И чем больше писем мы пишем — тем выше шанс ошибиться и произвести неверное впечатление.
В статье расскажу про шаблонные фразы для деловой переписки, и на примерах объясню правила и ошибки деловой коммуникации.
Общие правила деловой переписки
У письма есть понятная тема. Так через какое-то время адресат сможет найти письмо по ключевым словам и вспомнить, по какому поводу вы общались полгода назад.
| Плохо | Хорошо |
| Отчет | Данные по продажам для квартального отчета, июнь 2022 |
| Что за отчет? Что с ним нужно сделать? Как потом найти нужное письмо, если письма с такой темой приходят каждый месяц? | Узко, понятно, есть ограничение по времени |
У письма есть четкое целевое действие. Обращаясь к собеседнику, вы всегда чего-то хотите: о чем-то попросить, договориться, узнать. Держите фокус внимания на том, с какой целью вы пишете, избегайте обтекаемых формулировок. Это позволит сделать текст простым и понятным.
| Плохо | Хорошо |
| Хотел бы уточнить, о чем бы вы хотели рассказать. | Приглашаем вас выступить на конференции по маркетингу и рассказать о продвижении в соцсетях. |
| Непонятно, что вы хотите от адресата | Коротко и ясно |
Если вы впервые пишете незнакомому человеку или коллеге, с которым до этого не работали вместе, придерживайтесь нейтрального тона и обязательно представьтесь. Первое письмо — один из способов произвести первое впечатление, второго шанса может и не быть.
| Плохо | Хорошо |
| Привет, красотка! У меня есть идея нового улетного проекта! Это Ваня. | Мария, здравствуйте! Это Иван из компании «Радуга». Хочу пригласить вас стать экспертом на нашем новом курсе по дизайну. |
| Что за Ваня? Что за проект? Почему он так со мной разговаривает? | Уважительный тон, понятное предложение |
Перечислены выгоды для собеседника. Деловое письмо — это что-то вроде коммерческого предложения. Расскажите не только о своих целях, но и пользе для адресата. Важно его заинтересовать: если собеседник поймет свою выгоду от общения, шансы получить ответ возрастут.
| Плохо | Хорошо |
| Курс будет классный, вам понравится. | Этот курс мы будем продвигать среди аудитории нашей школы, которая насчитывает 500 тысяч человек. Для вас и вашей компании это будет дополнительная реклама. |
| А мне какая от этого польза? | Сразу понятно, почему стоит ответить на письмо |
Контекст налажен. Мало правильно описать выгоды и заинтересовать собеседника. У вас может быть крутое предложение, но адресат не выспался и прочитал письмо мельком, не заметив полезную информацию. Или ему не нравится ваша компания, и холодность распространяется на вас тоже. Или ему уже пришла сотня раздражающих писем от спамеров, а тут еще и вы со своим. Таких «или» может быть очень много.
Даже если вы коллеги и письмо не холодное, а обычное рабочее, многое может зависеть от контекста. Если вы постоянно пропускаете дедлайны, на вашу письменную просьбу будут реагировать менее охотно. Если заваливаете сотней сообщений, коллега может сделать вид, что письмо случайно попало в спам.
В такой ситуации сначала нужно попытаться исправить контекст. Поговорить с собеседником лично, извиниться за прошлые косяки, написать в максимально удобное время — не на выходных, не вечером, не посреди обеда. Если вы уже знакомы с адресатом, стоит сослаться на прежнюю коммуникацию.
Как написать деловое письмо
Приветствие и обращение. По умолчанию начинать коммуникацию лучше с обращения на «вы». Если сомневаетесь, с какой буквы писать «вы» или «Вы», обратите внимание на то, какой вариант использует собеседник, и подстройтесь.
Если же хотите перейти на «ты», делать это нужно по обоюдному согласию и лучше всего во время устной коммуникации. Желательно, чтобы к этому моменту у вас уже была история взаимодействия.
Также не забывайте обращаться к собеседнику по имени или по имени и отчеству, если адресату так удобнее или он выше по статусу.
В качестве приветствия используйте стандартное «здравствуйте», которое не зависит от времени суток или часовых поясов. В деловой переписке не стоит панибратничать, писать «доброе утречко» или «привет».
| Плохо | Хорошо |
| Привет, Маша! | Здравствуйте, Мария Ивановна! |
| Доброго утречка, коллега! | Здравствуйте, Иван! |
Основная часть. Еще один важный момент — структура текста. От того, как вы расположите информацию в письме, зависит ответ, который вы получите. Существует так называемый принцип пирамиды, который предполагает, что в начале вы пишете все самое важное, а уже потом вдаетесь в детали.
| Плохо | Хорошо |
| Здравствуйте, Мария! Помните, как говорил классик: «Учиться, учиться и еще раз учиться»? Мы в компании до сих пор следуем этому завету и подтверждаем — это важно! Думаю, мы можем помочь друг другу. | Здравствуйте, Мария! Хочу обсудить с вами совместный запуск образовательного курса. Мы разрабатываем курс по графическому дизайну и хотим привлечь вашу компанию в качестве партнера. |
| Непонятные и лишние лирические отступления | Четко и по существу |
Если в письме вы ссылаетесь на какой-то документ, не забудьте его прикрепить. То же самое касается ссылок. Обязательно назовите все вложения, чтобы собеседник понимал, что за файл он сейчас открывает или куда попадет, если нажмет на ссылку.
| Плохо | Хорошо |
| Перейдите по ссылке, чтобы узнать подробности. | По ссылке найдете подробную программу курса и сценарии всех лекций с таймкодами. |
Заключение. В конце письма нужен четкий призыв к действию — чего вы ожидаете от собеседника. Без этого у адресата возникнет вопрос «и что дальше?» Если он не разберется, что делать, вряд ли он быстро ответит на ваше письмо.
| Плохо | Хорошо |
| Это все, что я хотел сказать. | Подскажите, какое время на конференции за вами забронировать — 13:00 или 13:45? |
| А чего вы хотите от меня? | Четкий вопрос, который требует четкого ответа |
В подписи к письму указывайте имя, фамилию, должность и контакты, чтобы с вами было легко связаться.
| Плохо | Хорошо |
| Целую, князь. | С уважением,
Иван Смирнов, руководитель маркетингового отдела ООО «Радуга» 8 999 888 77 66 ivan-s@raduga.ru |
| Собеседнику будет непросто воспринимать вас всерьез | Сразу настраивает собеседника на деловую коммуникацию |
Чего не стоит делать в деловом письме
Писать капслоком. Сообщение, написанное заглавными буквами, зачастую воспринимается как повышение тона.
| Плохо | Хорошо |
| ГДЕ ОТЧЕТ? | Пришлите, пожалуйста, отчет по продажам за текущий квартал. |
Отправлять цепочку из двух и более писем. Из-за этого нарушается логика сообщения, ориентироваться в письмах становится сложнее.
| Плохо | Хорошо |
| Иван: Привет!
Иван: Сегодня было совещание. Иван: Обсуждали новый проект. Иван: Это Ваня из «Радуги», помнишь? |
Мария, это Иван из «Радуги». Через два месяца мы запускаем новый курс по дизайну, который обсуждали с вами на прошлой неделе. Давайте созвонимся. Когда вам будет удобно? |
Грубить, если человек вовремя не ответил. В процессе работы может случиться всякое. Иногда адресат пропадает с радаров, и далеко не всегда это означает конец сотрудничества. В такой ситуации стоит ненавязчиво напомнить о договоренностях и уточнить сроки.
| Плохо | Хорошо |
| Иван, куда вы пропали? Мы ждем-ждем, уже все глаза проглядели. | Иван, хочу уточнить, остались ли в силе наши договоренности? Если да, то когда можно ждать информацию? |
Благодарить заранее. Фразы вроде «заранее спасибо» — это манипуляция. Человек еще вам не помог, а вы уже поблагодарили. Теперь собеседнику будет неудобно вам отказать. Благодарить нужно после того, как вам оказали услугу, а не до.
| Плохо | Хорошо |
| Мария, заранее благодарю за помощь. | Мария, спасибо, что помогли решить вопрос так быстро. |
Писать фразы вроде «я вас услышал» или «асап». Такие фразы раздражают, потому что показывают надменность собеседника или его неорганизованность.
| Плохо | Хорошо |
| Я вас услышал, коллега. | Документы получил, беру в работу. |
| Отчет нужно переделать, асап! | Иван, отчет нужен к пятничному совещанию. Подскажите, успеете подготовить? |
Указывать на ошибки собеседника. Мы не в школе, и никто не обязан владеть всеми правилами русского языка. Кроме того, человек мог допустить опечатку. Это не конец света, если вы все равно поняли смысл письма.
| Плохо | Хорошо |
| Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании. | Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании. |
| Иван: Вообще-то «кампания» в этом случае пишется через «а». | Иван: Спасибо, Мария, все получил. |
Использовать штампы. Официально-деловые штампы усложняют текст и наполняют его водой. Не нужно изъясняться трехэтажными конструкциями. Просить о чем-то или благодарить можно простыми словами.
| Плохо | Хорошо |
| В связи с обстоятельствами непреодолимой силы мы вынуждены отказать вам в том, чтобы … | Из-за поломки компьютера мы не сможем этого сделать. |
| Выражаем огромную благодарность в том, что … | Спасибо за помощь! |
Запомнить
Кажется, что нет ничего проще коммуникации. С одной стороны, так и есть, мы общаемся всю жизнь. С другой — есть правила и рекомендации, соблюдение которых упрощает коммуникацию и помогает получить желаемое.
Чтобы на ваше письмо точно ответили, запомните эти правила:
- помните о том, зачем вы обращаетесь к собеседнику;
- показывайте собеседнику выгоды от вашего взаимодействия;
- перед началом общения поработайте с контекстом;
- пишите просто;
- будьте вежливы;
- соблюдайте договоренности.
ЭКСКЛЮЗИВЫ ⚡️
Читайте только в блоге Unisender
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.
В деловой переписке часто происходит обсуждение важных для бизнеса вопросов. Немалую роль в успешности и оперативности их решения играет умение правильно закончить письмо. На практике именно от его финала зависит то, как скоро адресат даст ответ. Заканчивая сообщение, мы ставим промежуточную точку в общении с деловым партнером или клиентом. При этом наиболее важными являются два нюанса:
- финал должен быть таким, чтобы у получателя сохранился настрой на продолжение общения;
- из заключительной части письма должно быть понятно, что и как планируется делать в дальнейшем в рамках решения обсуждаемого вопроса.
При этом грамотно оформленный финал также позволяет оставить у адресата положительное впечатление об авторе и о компании в целом.
Что должно быть отражено в финале делового письма
Активная составляющая. Следует точно и предметно обозначить, что и как должно быть сделано или будет предпринято в ближайшее время. Активная составляющая финала нацеливает получателя сообщения на скорейшее решение обсуждаемого вопроса.
Имиджевая составляющая. Необходимо создать или закрепить позитивную атмосферу делового общения. Имиджевая составляющая заключительной части сообщения должна демонстрировать уважение и лояльность по отношению к адресату. Она формирует общее впечатление о компании. В зависимости от контекста можно использовать следующие готовые фразы:
- Будем рады сотрудничать с Вами!
- Надеемся на плодотворное сотрудничество!
- Обращайтесь при возникновении вопросов. Мы обязательно ответим!
- Будем рады видеть Вас в числе наших партнеров!
- Если появились вопросы, напишите или позвоните. Мы подробно ответим Вам.
- Надеемся, что наше сотрудничество будет продуктивным.
- Всегда готовы помочь и ответить на возникающие вопросы.
- С искренним уважением…
- Удачного дня и хорошего настроения!
- Благодарим за сотрудничество!
Полезные советы по оформлению финала письма
Продумайте активную часть финала. Напишите в заключении сообщения о следующих шагах в максимально понятной для получателя форме. Четкие формулировки позволят Вам удерживать инициативу в переписке и будут способствовать быстрому получению ответа на Вашу просьбу, запрос информации и т. д.
Пишите максимально понятно. Разъясните получателю, какие действия он должен предпринять после получения письма. Неудачный вариант, когда адресат, прочитав сообщение, вынужден сам додумывать, чего же от него хотят. Активная часть финала обязательно должна отвечать на вопросы:
- каким будет следующий шаг (указание на действие);
- когда нужно выполнить действие (обозначение сроков).
В этих примерах активная часть сформулирована правильно:
- Прошу прислать скорректированный вариант договора 15 июля до 18:00 включительно. Прошу обращаться при возникновении вопросов.
- Пожалуйста, продумайте возможные пути решения проблемы с дефицитом кадров. Жду ваши предложения до конца недели (до 17:00 в пятницу).
- Буду признателен за помощь, если получу Ваш ответ до 10 августа включительно. С уважением…
Соблюдайте баланс между частями финала. Важно помнить, что имиджевая составляющая отлично работает на создание положительного настроя при прочтении, но может размывать цель, снижать действенность сообщения. Готовые позитивные клише не настраивают адресата на оперативный ответ. Именно поэтому не стоит в качестве финальной фразы использовать стандартное «Спасибо, что обратились в нашу компанию!». Заключение должно быть более активным, призывающим к действию.
Откажитесь от шаблонных подписей. Нельзя забывать о том, что имиджевая составляющая должна быть созвучна теме сообщения. Если одна и та же фраза всегда используется в качестве шаблона для блока подписи, она не всегда может соответствовать контексту переписки. В таком случае имиджевая составляющая перестает выполнять свое назначение.
Как закончить деловое письмо в сложных ситуациях
К сложным относятся случаи, когда отправителю важно, что ответит получатель («да» или «нет»), но при этом нет возможности спросить прямо. Бывают ситуации, когда просьба указать точные сроки или принять окончательное решение выглядит преждевременной, навязчивой или некорректной (например, если речь идет о предложении каких-либо услуг). Как в таком случае не потерять нить диалога в переписке?
На помощь может прийти прием с указанием на последующее действие – то, которое произойдет после того, как адресат ответит на письмо. Так отправитель не выглядит слишком навязчивым, но в то же время получает возможность обрисовать дальнейшие перспективы. Ниже приводятся примеры подобных фраз:
Михаил Владимирович, сообщите, насколько Вам интересно это предложение, и мы сразу согласуем все детали сотрудничества.
Напишите о своем решении, и мы приступим к оформлению договора.
Сразу после получения ответного сообщения я вышлю скорректированный график выплат.
Напишите, какой из вариантов, предложенных нашей компанией, Вам больше подходит, и мы вышлем детальную информацию.
Какие финальные фразы следует с осторожностью употреблять в деловом письме
«Благодарю за понимание». Такую фразу можно использовать только в случае, когда Вам нужно извиниться перед получателем сообщения. Ее не нужно употреблять, чтобы выразить благодарность за проделанную работу. В подобной ситуации лучше написать «Спасибо за плодотворное сотрудничество!». Не стоит употреблять фразу, чтобы выразить надежду, что адресату понятно все изложенное в сообщении. В этом случае будет уместен такой вариант: «Я постарался детально изложить суть ситуации. Однако если какие-то моменты остались неясными или у Вас будут вопросы, обращайтесь».
«Спасибо за внимание». Такая фраза обычно используется, чтобы поблагодарить за внимание, которого Вам в принципе могли бы не уделять. В переписке с бизнес-партнерами это выглядит неуместно. «Благодарим за внимание» не стоит использовать, если Вы инициатор общения и надеетесь на его продолжение. Это слишком категоричный вариант прощания, который практически не оставляет шанса на продолжение диалога.
«Всего наилучшего». Такая фраза подразумевает окончание беседы. Она будет уместна только в том случае, когда Вы не планируете продолжать общение с адресатом. В качестве вежливого пожелания добра и участия можно использовать нейтральный вариант «Удачного дня!».