Как пишется kpi

Если ваш проект активно разрастается и рабочих единиц становится все больше, то бизнес представляется как огромный муравейник, где за каждым звеном уследить физически невозможно.

Приходится прибегать к анализу – система расчета KPI даст вам четкие рекомендации, кому повысить зарплату, а кого – уволить. Анализ деятельности и продуктивности сотрудников упростит достижение тактических и стратегических целей, без которых невозможно правильно управлять бизнес-процессами.

Что такое «ключевые показатели эффективности»

Ключевые показатели эффективности (KPI) – это методика, разработанная для оценки производительности организации, отдельно взятых ее частей или даже одного сотрудника за заданный период. То есть это индикатор фактически достигнутых результатов, измеряемый количественно.

Расшифровка аббревиатуры KPI (Key Performance Indicator) обозначает «ключевой показатель деятельности». Эта измеримая величина показывает, насколько эффективно достигаются цели. Она может быть:

• низкого уровня – оценивать конкретные отделы и процессы, например поддержку или продажи;
• высокого уровня – оценивать общую эффективность бизнес-деятельности.

Иногда термин KPI используют в качестве обозначения плана или процента выполнения по определенной метрике. Рассчитать показатель можно и для всего подразделения, и для руководителя или одного из сотрудников.

Для чего рассчитывается KPI

Маркер эффективности и производительности показывает, какой результат принесли вложенные усилия и насколько они окупились.

С помощью системы KPI можно:

• повысить уровень мотивации персонала, показать достижимость целей наглядно;
• упростить планирование работ, темпов и объемов продаж;
• объективно и честно оценивать результаты работы, чтобы награждать особо отличившихся сотрудников (и увольнять «слабых» членов коллектива, не приносящих пользы).

Как правило, анализ продуктивности на основе личных наблюдений руководителя не позволяет справедливо и полноценно оценивать сотрудников. KPI же дает полную картину, точно определяя производительность, эффективность и результативность процессов. Благодаря этой системе:

• общая стратегия развития бренда становится неразделима с показателями сотрудников;
• персонал, ведущий отчетность, быстрее осознает ответственность за результаты своей деятельности;
• повышение квалификации работников и расширение штата становятся обязательными задачами при активном росте производительности фирмы;
• растут показатели производства (как следствие слаженных действий и партнерских отношений в коллективе).

Еще одно достоинство анализа каждой трудовой единицы – это возможность создать прозрачную и четкую программу поощрений. Лишение премии, похвала, увольнение или повышение – все зависит от работника. А данные, проверенные и зафиксированные, защитят от несправедливого решения начальства.

Виды KPI

Изначально такая система оценивания использовалась только в сфере торговли. Там не нужны сложные расчеты, продажи фиксируются количественно, подсчеты вести достаточно просто. Сейчас же эта система контроля применяется практически повсеместно.

KPI, ключевые показатели эффективности, условно делят на два типа:

• опережающие – помогают проектировать будущий прогресс;
• запаздывающие – используются для анализа текущего положения, основанного на уже полученных результатах за конкретный промежуток времени.

А вот вариаций анализа несколько – далее рассмотрим самые важные параметры.

Мы берем две группы показателей. Группа относительных соотносится между собой и с другими показателями: затратами времени, общими величинами, показателями прошлых недель и месяцев. Например: доля чистой прибыли, полученная от продажи канцелярских товаров конкретного вида (в процентах); относительный рост чистой прибыли за июль по сравнению с июнем; рентабельность продаж.

Группа абсолютных не сравнивается ни с чем и существует «самостоятельно». Например: чистая прибыль, полученная за продажу канцелярских товаров (в тыс. руб.) или чистая прибыль предприятия за июль.

Относительные показатели обычно выражаются в процентах и долях, абсолютные – в числах.

Значимую информацию о вашем бизнесе несут абстрактные показатели – хоть их и нельзя пощупать, покрутить в руках или поставить на стол. К таковым относится, например, процент вовлеченности или конверсия покупателя.

А можно использовать в статистике и материальные объекты – количество сотрудников, проданных карандашей или доставленных посылок.

Эти два вида используются для противоположных друг другу задач: для контроля отставания и прогнозирования.

С помощью отстающих показателей KPI мы можем узнать, насколько сильно отстает факт от плана, чем упростим работу менеджерам.

Опережающие показатели помогут увидеть, насколько достижимы наши цели и куда мы вообще двигаемся.

Некоторые показатели легко объединяются в кластеры и группы, другие – могут определяться только как категории. Количественные показатели легко измеряются в числах, качественные требуют выставления балльных оценок или субъективных суждений «хорошо», «плохо», «очень плохо» и подобных им.

Количественные показатели – всегда объективны, качественные – субъективны. Поэтому первые измеряются метрической шкалой, а вторые – порядковой и номинальной.

Универсальных показателей эффективности не существует! Метрики всегда подбираются индивидуально, учитывая оперативные процессы и специфику деятельности.

Как определить KPI

Определение ключевых показателей – процесс непростой. По сравнению с бизнес-метриками, значения KPI отражают целевое, а не текущее состояние и более критичны. Каждый из показателей непрерывно связан с конкретным бизнес-результатом.

Чтобы начать, давайте ответим на несколько вопросов:

• Каких результатов вы ожидаете?
• Почему они имеют значение?
• Можете ли вы на них повлиять?
• Если не вы, то кто ответственен за результат?
• Как вы узнаете, что они достигнуты?
• Как и насколько часто вы собираетесь оценивать прогресс?

Придумаем цель: пусть это будет «увеличение количества выпущенных автомобилей за май». Тогда получим такие ответы:

• втрое увеличить количество авто, выпущенных заводом за месяц (с 50 до 150 штук);
• повысить узнаваемость предприятия и его доход;
• нанять новых специалистов, придумать систему мотивации для уже работающего персонала;
• фиксировать прогресс будем раз в неделю.

Теперь перейдем к работе с матрицей. В нее вносим 5 маркеров:

1. цель – превышающее норму значение, к которому мы стремимся;
2. факт – результаты проделанной работы;
3. норма – плановые результаты, одинаковые для всего персонала;
4. база – базовый уровень, минимально допустимый результат (при недостижении базы результат работы персонала равен нулю);
5. вес – процентный или числовой интервал с максимальным значением 1, определяющий значимость индикатора для фирмы.

Коэффициент результативности, или же индекс KPI, находим на основе этих показателей. Для этого разницу факта и базы делим на разницу нормы и базы, а затем умножаем на сто процентов. Полученный результат превышает 100%? Это значит, что ожидания от сотрудника оправданы. Чем ниже показатель, тем хуже человек выполняет свои задачи и обязанности.

Вернемся к машинам. Допустим, на заводе за месяц выпустили 175 автомобилей, база – 50 автомобилей, а норма – 150. Тогда расчеты получаются такими: ((175 – 50) / (175-150)) х 100% = 500%. Это больше, чем 100%, а значит – сотрудники завода с планом справились и даже его опередили.

Как разработать и внедрить KPI

Начнем с рассмотрения стратегических задач. Взяв их за основу, можно определить нормы и начать работу с сотрудниками – то есть внедрение системы ключевых показателей всегда происходит «сверху вниз».

Начальство должно позаботиться об:

• интегрировании отчетов и систем оценок, повышающих уровень ответственности сотрудников;
• расширении полномочий, повышении квалификации персонала и расстановке акцентов по важным для бизнеса направлениям;
• формировании партнерских отношений, здоровой и дружелюбной атмосферы в коллективе.

Учитывая мнения специалистов и руководителей, а также непрестанно общаясь с подчиненными, вы постепенно пройдете все 6 шагов внедрения KPI:

1. Создать матрицу KPI.
2. Придумать систему мотивации для подчиненных.
3. Обсудить с персоналом нововведения, объяснить их необходимость и пользу.
4. Проанализировать и пересмотреть подход к контролю работы сотрудников.
5. Рассчитать и зафиксировать нормативные показатели.
6. Протестировать выбранную стратегию на фокус-группе.

Начнем с постановки конкретной цели. Она должна иметь реальную пользу для вашей организации. Опираясь на ценности своей компании, придумайте систему мотивации – например, каждый месяц выплачивайте надбавку сотрудникам, которые достигли плановых KPI или перевыполнили план. Тогда KPI станет не системой наказания, а стимулом к выходу на новую стадию роста, повышению и увеличению дохода.

Теперь нужно правильно преподнести KPI своей команде. Сотрудники должны понимать контекст: как, зачем, каким образом вы измеряете показатели. Иначе они превратятся в бездушные символы на экране или бумаге, непонятные для работников. Ведите с ними диалог, обсудите точки роста стратегии и ее слабые места. Так вы сможете скорректировать конечные KPI и «подогнать» их под себя.

Не забывайте перепроверять показатели с каким-нибудь определенным интервалом: раз в неделю, месяц, квартал. Меняйте их, если чувствуете и видите, что эффективность снизилась.

Правила и примеры расчета KPI

В интернете достаточно программ, которые выполняют все математические операции в автоматическом режиме. Попробуем поработать с имеющимися сведениями самостоятельно, ведь такое ПО не всегда подходит для специфичных KPI.

Вы можете использовать разные индикаторы в зависимости от направления своей деятельности:

• в управлении персоналом – причина и число увольнений, вовлеченность в рабочий процесс, стоимость отсутствия человека на рабочем месте, текучесть кадров;
• в торговле – снижение риска ущерба, перечень товаров и услуг, объем продаваемой продукции;
• в интернет-маркетинге – кликабельность, посещаемость сайта, захват приоритетной позиции в выдаче, стоимость лида и посетителя;
• в продажах – возврат утраченных клиентов, трафик потенциальных покупателей, количество заказов и их средняя стоимость, удержание постоянных посетителей.

Как правило, направление задают не более 10 пунктов, хотя количество индикаторов может быть различным. Чтобы внешне охарактеризовать деятельность фирмы, результаты суммируются для получения общего итога.

Сами индикаторы могут быть достаточно необычными.

• Количество задач на сотрудника – показывает, сколько задач человек выполняет за день, неделю, месяц или год.
• Время эксплуатации технических средств – отображает, насколько эффективно используется оборудование.
• Доля объема работ на сотрудника – подходит для оценки продуктивности конкретных специалистов, выполняющих однотипную работу вместе с другими.
• Скорость реализации задачи – применяется для оценки эффективности выполнения работы (например уборки помещения, сборки одной единицы техники, установки пломбы в поврежденный зуб).

Пробуйте разные показатели, анализируйте полученные результаты и меняйте стандартные схемы под «себя».

Итак, вручную рассчитаем KPI сотрудников автомобильного завода из цеха №43. За год работники успешно собрали 917 автомобилей. Плановое значение KPI – 850 транспортных средств. Соответственно, конечный показатель выше нормы на 7,8%. Каждый из сотрудников получает надбавку за перевыполнение плана.

А теперь представим, что у того же цеха №43 есть дополнительная задача – выполнить сборку минимум 155 автомобилей с полным приводом. Специалисты не справились с задачей и к концу года собрали всего 143 изделия. Делим 143 на 155 и умножаем на 100%. Получается, план выполнен примерно на 92,26%.

Для вычисления общего KPI складываем полученные значения и делим их на количество задач, поставленных руководством завода. Получаем (108+92)/2 = 100%. Работа сотрудников продуктивна, и они заслуживают денежного вознаграждения.

Плюсы и минусы системы KPI

Главный плюс KPI – это, конечно, точность мониторинга. Среди других преимуществ внедрения такой системы оценивания:

• прозрачность контроля распределения денежной массы;
• упрощение коррекции любых процессов, влияющих на бизнес;
• быстрая фиксация и ликвидация сомнительных или проблемных решений;
• повышение эффективности стратегий и планов развития.

Без минусов не обошлось, хотя их можно практически полностью нивелировать при грамотном введении системы. Среди самых значимых недостатков:

• невозможность точно отследить качественные показатели;
• трудности при адаптации системы под конкретную компанию;
• стандартизация процессов, повышение индивидуализма персонала;
• дополнительные траты и расходы.

Если внедрение KPI себя не оправдало и вы не увидели результатов – факторов может быть несколько.

Во-первых, такой метод оценивания не подходит целому списку профессий: сантехникам, врачам скорой помощи, системным администраторам, «людям искусства» и многим другим. Он не позволит качественно анализировать деятельность перечисленных специалистов по ряду причин.

Во-вторых, целеформирование и финансовое планирование легко осуществляются руководством самостоятельно, если компания открылась недавно и штат пока небольшой. Применять нововведение лучше во время масштабирования, расширения фирмы. В этот момент вы отладите рабочие процессы и сформируете управленческий аппарат.

Нередки случаи, когда трудящийся персонал не понимает, «чего от него хотят». В таких случаях снижается производительность, сотрудники начинают массово увольняться.

Проблемы, с которыми вы можете столкнуться

Грубейшая ошибка – не объяснить персоналу принцип работы системы, а поставить его «перед фактом».

Следуя нескольким правилам, можно избежать возможных конфликтов и проблем с KPI:

• Если вы не можете справиться с внедрением системы самостоятельно – найдите грамотного специалиста.
• Каждый отдел, каждый сотрудник, каждая цель требует персонального подхода.
• Залог удобства анализа метрик – простые формулы, измеримые и четкие показатели.
• Не ставьте недостижимых целевых значений, результаты должны соответствовать возможностям компании и ее сотрудников.
• Для стимуляции персонала выплачивайте надбавки, их размер должен расти пропорционально результативности работы.

Учитывайте, что без затрат на техобслуживание и разработку индивидуальной программы обойтись не получится.

Внедрение KPI не может стать «волшебной таблеткой» для быстрого улучшения работы всей компании или ее отдела. Зато при серьезном и взвешенном подходе правильный анализ улучшит работу исполнителей, повысит продажи и действительно принесет результат.

Иллюстрация: Катя Павловская для Skillbox Media

Обозреватель Skillbox Media по маркетингу и IT. С 2015 года работает с SEO, таргетированной и контекстной рекламой. Писала для Skypro, Yagla и Admitad.

Часто KPI считают системой мотивации сотрудников. Но это лишь одна из их задач. Основная функция KPI — показать, движется ли бизнес к достижению своих целей.

KPI (Key Performance Indicators) — ключевые показатели эффективности. Их используют, чтобы оценить деятельность компании с учётом её стратегических целей. С помощью KPI отслеживают, насколько эффективно добиваются бизнес-целей отделы компании, проектные группы или отдельные сотрудники, и принимают решения о дальнейших действиях.

Мы перевели статью SimpleKPI — создателей инструмента для разработки и визуализации KPI.

• Как выглядят KPI
• Как разработать систему KPI за пять шагов
• Что такое опережающие и отстающие KPI
• Что такое стратегические и оперативные KPI
• Как представить KPI графически: примеры и шаблоны
• Как сделать систему KPI эффективнее

---

Как мы сказали выше, KPI — ключевые показатели эффективности. Обычно метрики отражают одно значение — например, количество посетителей сайта. KPI могут включать в себя одну или несколько метрик.

Например, KPI, привязанный к стратегической маркетинговой цели, может выглядеть так:

• Цель: повысить конверсию сайта до 20%.
• Описание: текущая конверсия — 12%. Нужно достичь большей конверсии, чем у конкурентов, чтобы быть конкурентоспособными.
• Завершение: к концу года.
• Частота отчётности: ежемесячно.
• Данные: количество конверсий.
• Ответственный: менеджер продукта.

Правильно разработанная система KPI помогает бизнесу отслеживать успех стратегии. Компания получает информацию об эффективности работы в режиме реального времени и принимает обоснованные решения.

Чтобы создать систему KPI, которая поможет отслеживать и наглядно представлять результаты работы, важно грамотно планировать. Каждый показатель KPI должен соответствовать конкретной бизнес-задаче и своевременно и точно отражать прогресс в её решении.

Вот как разработать систему KPI для компании.

Установите чёткую цель. Сформулируйте цель бизнеса ясно и просто. Например, если цель бизнеса — «быть лидером рынка», то цели KPI могут быть следующими: «увеличить доход на 10% в этом году» или «расширить ассортимент до 20 наименований».

Определите критерии успеха. Ответьте на вопросы:

• Какая у компании цель?
• Достижима ли она?
• Когда нужно достигнуть цели?
• Как отслеживать прогресс?

Внедрение любых изменений в бизнес-процессах требует времени. В процессе разработки и внедрения KPI сосредоточьтесь на долгосрочных целях. Важно, чтобы они были реалистичными.

Собирайте данные. Данные для KPI можно получать автоматически: для этого подойдёт, например, сервис «Яндекс Метрика». Иногда данные есть в отчётах компании, которые собирают вручную. В дальнейшем их нужно будет регулярно собирать в одном месте.

Создайте формулу KPI. В некоторых KPI только одна метрика или показатель. Но большинство KPI содержат комбинацию показателей, сведённых в единую формулу. Например, KPI для оценки выручки с продажи машины может выглядеть так: общая выручка / общее количество машин.

Напишите формулы и посчитайте по ним KPI, используя для этого тестовые данные. Это нужно, чтобы проверить, соответствуют ли результаты ожиданиям.

Представьте KPI сотрудникам. Для наглядности переведите информацию в графики и диаграммы. Также не забывайте о том, что цели бизнеса часто меняются, — это влияет на KPI. Поэтому важно время от времени пересматривать показатели эффективности компании — корректировать или заменять их.

Когда систему KPI внедряют для улучшения бизнес-процессов компании, показатели эффективности делят на отстающие и опережающие.

Отстающие KPI. Их используют, чтобы определить результат предыдущей деятельности компании. Такие показатели легко измерить: они показывают, насколько хорошо работает бизнес-процесс.

Примеры отстающих KPI — «объём производства продукции», «месячная выручка».

Опережающие KPI. Их используют, чтобы прогнозировать будущие показатели компании или влиять на них. Их сложнее определить, поскольку они зависят от внешних факторов, влияющих на процесс, — например, от вложений в инфраструктуру производства.

Примеры опережающих KPI — «количество плановых проверок обслуживания». Рост этого показателя может выявить дефекты и неисправности на производственной линии. Его контроль поможет увеличить общую производительность компании.

Показатели KPI используют не только для отслеживания долгосрочных целей бизнеса. Часто KPI применяют как ежедневные индикаторы — с их помощью компании получают управленческую информацию в режиме реального времени.

В зависимости от длительности планового периода KPI делят на две категории.

Оперативные KPI. Показывают подробную и своевременную информацию о текущей деятельности. Они нужны, чтобы принимать повседневные решения или корректировать их. Такие KPI часто сложны, поскольку содержат данные из нескольких источников.

Стратегические KPI. Ориентированы на долгосрочные цели бизнеса. Они помогают определить, работает ли стратегия компании и достигает ли компания цели.

Презентация — важная часть работы с ключевыми показателями эффективности. Даже лучшее планирование и расчёты могут свести на нет все усилия, если информацию KPI не получится донести до команды.

Вот два решения, которые помогут отразить графически информацию о ключевых показателях эффективности.

Дашборды с KPI. Это гибкие инструменты, которые позволяют быстро преобразовывать данные в графики и диаграммы. Они ориентированы на то, чтобы показывать значения KPI в реальном времени. Поэтому дашборды удобно использовать, чтобы ежедневно отслеживать прогресс по целям.

В большинстве дашбордов есть функция совместного доступа, поэтому одновременно с ними могут работать целые отделы компании.

Отчёты по KPI. Обычно включают в себя функции детализации и глубокой аналитики. С помощью них отслеживают тенденции в ключевых показателях эффективности. Отчёты по KPI хорошо подходят для долгосрочных стратегических задач — например, увеличения доли рынка.

Вот несколько визуальных форматов, с помощью которых легко представить KPI.

• Фактическое производственное время. Показатель отражает производственное время завода, оборудования или производственной линии.
• Эффективность работы поставщика. Отражает пунктуальность поставщиков и конкурентоспособность их расценок.
• Расходование материалов. Показывает, какое количество материалов расходуется впустую. Этот KPI позволяет оценить как экологическую безопасность, так и эффективность работы.
• Длина цепочек поставок. Показывает, какое расстояние прошёл продукт от производства до поставки. Этот KPI отслеживают, чтобы сократить затраты и усовершенствовать логистику.
• Переработанные отходы. Показывает объём отходов, переработанных организацией за период. Этот KPI помогает компании улучшить экологичность производства.

• Доставлено вовремя, %. Отслеживание этого показателя поможет улучшить процент доставленной вовремя продукции.
• Расходы на автопарк. Показывает текущие расходы на весь автопарк за период.
• Отменённые заказы. Количество самовывозов или отмен заказов помогает выявлять потенциальные проблемы с генерацией лидов.
• Невозможность доставки. Показывает количество попыток доставки за период. Этот KPI помогает выявлять проблемы с операторами и количеством заказов.
• Складское пространство. Этот KPI в режиме реального времени показывает, сколько на складе свободного места, в котором можно хранить продукцию до отгрузки.

• Отклонение от графика строительства. Показывает расхождения между графиком и фактическим этапом строительства.
• Средняя стоимость строительства. Показывает среднюю стоимость одного квадратного метра строительства. Этот KPI помогает отследить расходы и их рост.
• Безопасность. Помогает отслеживать инциденты, связанные с безопасностью труда: выявляет опасные условия труда и проблемы с обучением.
• Прогнозируемые сроки строительства. Показывает фактическое время строительства в сравнении с прогнозируемым.
• Обнаруженные дефекты. Показывает, сколько дефектов выявили на разных этапах строительства.

• Время повторной аренды. Показывает средний срок повторной аренды для всех объектов недвижимости. Обычно считается в днях.
• Средний срок аренды. Показывает, на какой срок арендатор снимает недвижимость. Рассчитывается как среднее значение по всем объектам.
• Просмотры недвижимости. Отражает количество просмотров недвижимости за период. Используется, чтобы показать среднее количество просмотров перед окончательной сдачей в аренду.
• Заявленные дефекты. Показывает, сколько дефектов было обнаружено на всех объектах недвижимости. Этот KPI используют, чтобы мониторить и сокращать количество дефектов.
• Досрочное расторжение договора. Отражает количество досрочных расторжений договоров по всем объектам недвижимости. Используют, чтобы выявить объекты недвижимости с проблемами.

Ниже приведены примеры часто используемых шаблонов систем KPI. В начале внедрения KPI их можно взять за основу и настроить под потребности компании.

Шаблон для производства. Набор из 18 KPI, которые предназначены для производственной и машиностроительной отраслей.

Эти KPI помогают отслеживать и контролировать:

• фактические производственные затраты;
• фактическое время производства;
• среднее время цикла;
• затраты труда на единицу продукции;
• затраты на рабочую силу;
• количество незавершённых единиц продукции;
• потенциальное время производства.

Финансовый шаблон. Подборка из 11 KPI, ориентированных на финансовую сферу. Этот шаблон предлагает базовый набор финансовых показателей KPI, которые обычно используют, чтобы стимулировать рост продаж.

Этот шаблон предназначен для отслеживания:

• себестоимости товаров и услуг;
• спорных счетов-фактур;
• маржи валовой прибыли;
• чистой прибыли;
• маржи чистой прибыли;
• количества сотрудников;
• просроченных счетов-фактур;
• выручки;
• дохода на одного сотрудника.

Шаблон для отдела кадров. Это 16 KPI, ориентированных на управление человеческими ресурсами.

Шаблон отображает:

• долю пропущенных сотрудниками рабочих дней;
• агентские гонорары;
• среднее число сотрудников в месяц;
• время, потраченное на наём;
• расходы на рекламу в отделе кадров;
• долю расходов на персонал в общих расходах компании;
• расходы на персонал;
• количество пропущенных сотрудниками рабочих дней за месяц;
• количество нанятых сотрудников;
• количество рабочих дней.

Шаблон для розничной торговли. Подборка из 16 KPI, которые помогают оценить аспекты работы розничных торговых точек в различных отраслях.

Этот шаблон помогает отслеживать:

• среднюю стоимость корзины;
• среднее время покупки;
• стоимость товаров;
• постоянные расходы за период;
• валовую маржу;
• чистые продажи;
• офлайн-продажи;
• онлайн-покупки.

Вот пять советов, которые помогут сделать из KPI не просто графики с цифрами, а эффективный способ улучшения работы бизнеса:

• KPI должны показывать, как выполняется конкретная бизнес-задача. Только так можно достичь масштабных целей компании.
• Меньше — значит больше. В мире, полном данных, очень легко отслеживать слишком много. Это ошибка. Не стоит измерять всё, что связано с бизнесом. Возьмите несколько KPI и внедрите только их.
• Установите для KPI краткосрочные и долгосрочные цели, а также назначьте ответственных за них. KPI должны работать, а не просто показывать цифры.
• Подумайте, сможете ли вы действительно достичь целей с помощью KPI. Можно ли как-то изменить процессы, которые влияют на показатели? KPI должны быть соразмерны ресурсам бизнеса. Ничто так не тормозит процесс повышения эффективности, как слишком амбициозная и недостижимая цель.
• Как и любой бизнес-процесс, KPI нуждаются в пересмотре и корректировке. Установите периодичность пересмотра KPI, чтобы сохранить эффективность работы.

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

Ключевые показатели эффективности (KPI) — необходимый инструмент мотивации и контроля или жесткая обезличенная система, разобщающая коллектив? Мнений столько же, сколько компаний, работающих по этой системе. В этой статье расскажем про этапы работы с KPI, покажем преимущества и сложности, предостережём от ошибок. А также познакомим с неожиданными результатами эксперимента Гарвардской школы бизнеса.

Согласно исследованию портала SuperJob, в 2023 году люди ждут от работы стабильности и предсказуемости. По сравнению с прошлым годом этот показатель вырос на 2%. Чтобы результат работы был предсказуемым и понятным, нужна грамотная система оценки эффективности работы команды и каждого сотрудника. В то же время руководители бизнесов надеются на стабильность в росте. Но и для его измерения нужна чёткая и объективная система. Тут на помощь и приходит KPI. Что это и как работает? Давайте разбираться вместе.

KPI — что это такое простыми словами?

KPI (key performance indicators) переводится как «ключевые показатели эффективности». Проще говоря, это отношение фактического результата к целевому.

Например:

— для отдела продаж смотрят на фактическую и плановую сумму сделок и объём прибыли на каждого сотрудника;
— сотрудников кол-центров — на фактическое и плановое время обработки звонка, объем новых клиентов;
— эйчаров — на фактическое и плановое количество нанятых и уволившихся сотрудников, индекс лояльности.

Но понятие KPI намного шире, чем инструмент оценки одного сотрудника. С помощью KPI также отслеживают эффективность работы компании, подразделений, отделов. Грамотное и последовательное введение KPI может поднять компанию на новые высоты, в то время как любая ошибка может разрушить репутацию бренда, как произошло с банком Wells Fargo.

Напомним эту историю. Осенью 2016 года в Америке разгорелся скандал вокруг банка Wells Fargo. Оказалось, что сотрудники так боялись потерять работу и лишиться премий, что искусственно увеличивали свои показатели KPI. В итоге, когда обман раскрыли, 5300 банковских рабочих уже открыли 3,5 млн фейковых счетов без согласия клиентов. Банк получил масштабный скандал и штраф $185 000 000. Едва ли это тот результат, на который рассчитывали топ-менеджеры, предлагая внедрить KPI.

Мы не знаем секрет безупречно гладкого внедрения системы. Уверены, что универсального решения нет. Но есть советы, нюансы и правила, а также истории успешного использования методики — ими мы с вами и поделимся.

Для чего используют систему KPI

Руководитель бизнеса хочет простых вещей:
— понимать, окупаются ли вложенные деньги и усилия;
— показать персоналу достижимые цели и вести к ним;
— объективно оценивать результаты каждой единицы бизнеса — филиала, отдела, группы, сотрудника;
— сделать систему мотивации KPI и контроля прозрачной и справедливой, при этом — понятной каждому;
— планировать дальнейшее развитие.

Для закрытия этих потребностей как раз и подходит система KPI. Главное — не обманываться простотой подхода, ведь именно в ней кроются причины ошибок. Ключевые показатели эффективности — это полезный инструмент, но только в руках ответственного и вдумчивого человека (а лучше — команды). При недостаточной проработанности системы, нехватке знаний и понимания возможных последствий KPI становятся беспорядочными и губительными для бизнеса. 

Опасность в том, что слабо проработанная система KPI и боязнь потерять в зарплате при недостижении показателей демотивирует сотрудников или заставит их обманывать вместо того, чтобы решать реальные задачи бизнеса. А в отдельных случаях — даже подтолкнёт к мошенничеству, как это было в Wells Fargo. Так что повторяем как мантру: чем внимательнее и ответственнее отнестись к разработке KPI, тем эффективнее будет результат. 

Виды KPI

Показатели метрики KPI классифицируют по-разному. Перечислим основные и повсеместно используемые классификации, но помним, что есть специфичные, когда компании придумывают собственные показатели.

Количественные и качественные показатели KPI

Первые — объективные. Позволяют считать часы, количество проданных товаров, оказанных услуг, обслуженных клиентов и, конечно, прибыль в рублях. Вторые — субъективные. Показывают степень удовлетворённости клиентов, удобство сервисов, качество обслуживания. Измеряются в условных единицах, например, баллах.

• Абсолютные и относительные показатели KPI. Первые показывают результат в реальных цифрах, например, количество закрытых сделок или чистая прибыль за квартал. Вторые показывают отношение между двумя показателями и выражаются в процентах. Например, увеличение прибыли в 2022 году по сравнению с 2021-м.
• Внешние и внутренние показатели KPI. Первые — про долю на региональном, федеральном или мировом рынке. Вторые — про прогнозирование результатов, определение целей и постановку задач внутри компании и команд.
• Результативные (запаздывающие) и ведущие (опережающие) показатели KPI. Первые позволяют оценить имеющиеся результаты. Например, количество сделок и прибыль за период. Вторые помогают строить и корректировать планы, делать прогнозы: сколько встреч с клиентами провести, какой объём надо продать.

При внедрении системы KPI, скорее всего, придётся вести учёт сразу по нескольким видам. Ведь именно системный и въедливый подход даёт правильный результат.

Как определить KPI

Перед тем, как начать разработку и внедрение сбалансированной системы показателей KPI,  нужно провести подготовительную работу. И начать её можно с ответов на главные вопросы:

• В какой точке компания сейчас?
• К какой точке и когда компания должна оказаться?
• Как понять, что результат достигнут?
• Как увидеть прогресс?
• Что способствует прогрессу?
• Как часто оценивать результаты?

Система построения KPI сложна и многогранна, поэтому формальных ответов недостаточно. Важна глубокая проработка вопросов — настоящее исследование всех аспектов бизнеса и брейншторм с представителями ключевых команд. Именно ответы покажут, какие показатели отслеживать на каждом уровне: KPI организации, KPI управления и KPI руководителя, KPI персонала (каждого его члена).

Следующий шаг — продолжать задавать себе эти вопросы в удобном ритме: раз в месяц, квартал, полгода. Слушать и слышать фидбэки аналитиков, руководителей и персонала. Корректировать систему и оставаться гибким.

Хороший KPI:
— Реален и достижим каждым. В противном случае вы лишь демотивируете коллектив, заставив игнорировать заоблачную планку.
— Не зависит от другого KPI. В противном случае провал по одному из показателей неизбежно приведёт к провалу по всем.
— Мотивирует. То есть за лучшие результаты, сотрудник или отдел получают награду. Ни в коем случае не штрафуйте за низкий KPI — это деморализует.
— Зависит от усилий сотрудника, отдела, а не от внешних обстоятельств. 
— Адекватен по сроку контроля.

Интересный эксперимент провели экономисты Гарвардской школы бизнеса: в одной из крупнейших розничных сетей заменили ежемесячные планы продавцов на ежедневные. По итогам месяца оказалось, что количество проданных товаров выросло на 18% в день, а вот выручка упала. Парадокс в том, что продавцы в погоне за ежедневным планом активнее предлагали то, что проще берут: мелкие и недорогие товары, игнорируя дорогие. А ведь именно последние составляли основную долю выручки сети.

Как разработать и внедрить KPI

Процесс разработки, внедрения и управления KPI-показателями вряд ли будет быстрым и не потребует изменений. Но зная все аспекты и тонкости вашего бизнеса, вы создадите результативную систему. Держите простую и понятную инструкцию:

• Шаг 1. Определите ключевые бизнес-метрики.
• Шаг 2. Составьте матрицу KPI — таблицу с целевыми, нормативными и фактическими показателями компании. Именно она поможет наглядно и прозрачно оценивать работу:
• Шаг 3. Разработайте программу мотивации. Поощрение должно быть адекватно приложенным усилиям.
• Шаг 4. Расскажите сотрудникам о готовящемся нововведении и его необходимости. Будьте честны и открыты к диалогу: организуйте прямую линию или соберите вопросы и ответьте на них на корпоративном портале, в канале компании или в письме.
• Шаг 5. Разработайте нормативные значения показателей KPI.
• Шаг 6. Опробуйте систему на тестовой группе сотрудников. В случае необходимости, скорректируйте систему.
• Шаг 7. Расширьте систему на всех сотрудников.
• Шаг 8. Контролируйте работу системы и меняйте её в зависимости от потребностей бизнеса, фидбэка сотрудников и экономической ситуации.
  

Как использовать KPI в управлении персоналом

Контроль показателей KPI возможен в любом подразделении компании. Главное — найти правильные показатели. В дальнейшем на их основе можно будет выделить ключевые HR-метрики в подборе персонала. Мы не стали изобретать колесо, поэтому приводим перечень показателей, описанных Бернардом Марром. В книге «Ключевые показатели эффективности: 75 показателей, которые должен знать каждый менеджер» он представил едва ли не самую успешную попытку систематизации KPI, необходимых бизнесу, с советами, как ими пользоваться.

Для сферы работы с персоналом Бернард Марр выделил 12 показателей, на которых стоит сосредоточиться:

• добавленная стоимость человеческого капитала;
• доход на одного сотрудника;
• индекс удовлетворённости персонала;
• уровень вовлечённости персонала;
• показатель лояльности персонала;
• коэффициент текучести персонала;
• средний стаж непрерывной работы;
• фактор Брэдфорда (оценка нерегулярности присутствия сотрудника на работе через частоту и длительность его отсутствия — позволяет найти тех, кто отсутствует часто, но недолго);
• оценка полного цикла обратной связи;
• коэффициент конкурентоспособности зарплат;
• время на набор персонала;
• окупаемость инвестиций в обучение персонала.

Эти показатели подходят как для составления системы KPI для HR-менеджера, так и для контроля KPI HR-директора.

Как мотивировать персонал на выполнение KPI

Пока эйчары и руководители продолжают искать секрет эффективной мотивации, расскажем о четырёх принципах, которые сделают вашу команду результативнее:

• Чёткая и понятная система подсчёта и мотивации.
• Реалистичные и достижимые плановые показатели.
• Регулярная фиксация KPI.
• Вознаграждение, адекватное приложенным усилиям. Например, за достижение планки по KPI можно давать дополнительные дни отдыха, дарить бизнес-курсы или семинары, вручать бонусы, в том числе в виде предоплаченных карт, которые можно потратить на заботу о себе: спортзал, спа или салон красоты.

Плюсы и минусы системы KPI

Плюсы:

• Система применима масштабируется. Её можно применить и к подразделению, и к сотруднику. 
• KPI показывает проблемы в работе и позволяет их корректировать на ходу.
• Каждый сотрудник понимает, что и в каких объёмах он должен сделать и какую награду за это получит.
• При правильно налаженной работе системы удовлетворённость сотрудников растёт. Они видят, что их усердие поощряется и мотивированы делать больше и лучше.
• Оценка универсальна для всех сотрудников одного подразделения и уровня. Она объективна и прозрачна.

Но не забывайте, при построении KPI стоит учесть и возможные минусы:

• Разработка потребует множества сил, времени и ресурсов. От первой версии до итоговой пройдёт не одна итерация. 
• Сотрудники могут забыть о качестве в погоне за количеством. В сфере ритейла это иногда называют «комиссионным дыханием»: ситуацией, когда покупатель чувствует желание продавца заработать на нём, а не помочь. По данным портала SalesForLife, покупатели перестают доверять продавцам, которые в погоне за комиссионными навязывают им товар, поэтому вскоре уходят к конкурентам. Чтобы этого не случилось, следует дополнительно прорабатывать мотивацию на качественную работу.
• Азарт и дух соперничества будет стимулировать сотрудников выкладываться больше коллег. Но на обратной стороне медали ослабление сплочённости коллектива, падение командного духа.
• Завышенные или заниженные показатели KPI демотивируют сотрудников, поэтому необходимо проверить тестовые нормативы на фокус-группе и регулярно корректировать эталонные показатели.
• Люди творческих профессий, например дизайнеры, плохо уживаются с системой KPI. Да, они смогут нарисовать необходимое количество макетов, но их качество будет под вопросом. Поэтому внедряйте систему KPI исходя из специфики бизнеса, подразделения и, возможно, даже конкретных специалистов.

---

KPI — надёжный и проверенный инструмент отслеживания и контроля бизнес-процессов и работы подразделений и сотрудников. В умелых руках и при правильном подходе система KPI поможет бизнесу эффективно развиваться и сделает процесс развития предсказуемым и управляемым. Да, разработка и внедрение системы потребует больших усилий, но если всё сделать вдумчиво, то результат оправдает все трудности. Уверены, раз вы дочитали статью, то готовы разбираться в вопросе и преодолевать возможные сложности. А значит, всё получится! Мы готовы помочь с разработкой системы поощрений за лучшие показатели KPI: предлагаем предоплаченные карты с комфортным номиналом и целевым расходованием средств.

Источники:

• BusinessMirror: More Frequent Sales Quotas Help Volume but Hurt Profits
• HH.ru: Подробно про KPI для HR: с анализом метрик и практическими примерами
• Key Performance Indicators: The 75 Measures Every Manager Needs to Know // Pearson Education Limited. Bernard Marr. 2012.
• Salesforlife.com: No Commissions, No Quota: The Future Model for Sales
• Skillbox.ru: KPI: что это такое, какие они бывают, как их разработать и показать графически
• SuperJob.ru: В новом году стабильности на работе ждут больше, чем карьерного роста
• Taxnet.ru: Плюсы и минусы системы KPI
• The New York Times: Voices From Wells Fargo: ‘I Thought I Was Having a Heart Attack’
• Хабр: «Система KPI в компании: как не пойти на три буквы

KPI (ключевые показатели эффективности) – это бизнес-индикаторы, отражающие полноту достижения тех или иных целей, поставленных перед конкретным сотрудником или подразделением.

Если Вы замечаете, что в один месяц хорошая прибыль, а в другой выходите в ноль, то явно есть какая-то проблема. И одна из причин может быть в работе продавцов. Соответственно, чтобы понять, в чем конкретно загвоздка, нужно проверить работу каждого — с помощью KPI.

Преимущества и недостатки

Изначально KPI применялись в большей степени в сфере торговли. Продажи было легко интерпретировать количественно, а их анализ давал возможность экономить.

Однако, если правильно подойти к данному инструменту, он будет одинаково полезен в самых разных направлениях — от продаж до личностного роста.

Поэтому на сегодняшний день можно встретить использование данного механизма в самых разнообразных сферах и отраслях.

Соответственно, вопрос здесь стоит не в том, какому бизнесу он подходит, а в том, как правильно его настроить именно под Вашу компанию. А как правильно это сделать, я расскажу далее.

Применение системы KPI дает компании ряд весомых преимуществ. В особенности, если предприниматель планирует масштабировать свой бизнес.

Так как в больших объемах возможности “визуально” отслеживать динамику развития просто невозможно.

Плюсы: 

• Определение результативности текущей деятельности;
• Формирование планов, стратегий и прогнозов.
• Своевременное выявление проблем и устранение их;
• Корректирование всех бизнес-процессов в целом.

Совокупно все описанные преимущества позволяют контролировать входящий денежный поток и регулировать его вес. Но и негативные аспекты при внедрении KPI имеют место быть.

Минусы: 

• Затратность, дороговизна;
• Чрезмерная стандартизированность;
• Сложность правильного внедрения;
• Формирование у сотрудников тенденции к индивидуализму.

Кроме того, ключевые показатели эффективности могут оценивать только количественные, но не качественные результаты работы.

А значит, в погоне за нужными цифрами рабочие могут пренебрегать должным уровнем обслуживания или стандартами сервиса.

Виды KPI

Существуют широко распространенные метрики эффективности, которые используются в огромном количестве компаний. Перечислим примеры показателей KPI сферы розничной торговли:

Виды KPI	Пример
Количественные	Средний чек, трафик (звонки, посещаемость сайта), конверсия продаж, количество продаж
Денежные	Объём продаж на продавца, маржинальный доход, денежный поток на продавца
Клиентские	Наличие постоянных клиентов, привлечение новых клиентов, количество положительных отзывов
Корпоративные	Объём продаж на подразделение, денежный поток на подразделение, доля клиентов на подразделение

Кроме перечисленных, выделяют показатели KPI индивидуальные, командные и проектные. Встречаются варианты специфичных показателей KPI, например:

1. Доля объема работ на сотрудника (оценивается по количеству и сложности задач на сотрудника в команде);
2. Скорость выполнения типичной задачи (например, относительно набора текста — число символов в минуту);
3. Поток задач на одного сотрудника (оценивается по количеству задач, выполненных сотрудником в течение дня);
4. Время работы за оборудованием (чаще используется для аналитики процесса создания какого-либо продукта).

И вообще, универсальных KPI для всех видов бизнеса не существует. Каждая организация самостоятельно устанавливает индивидуальные метрики, соответствующие особенностям бизнеса, а также определяет, как рассчитать KPI.

Как посчитать

Расчет показателей KPI можно осуществлять как индивидуальный, по каждому показателю, так и общий. Также можно рассчитывать значение ключевых показателей эффективности как по одному сотруднику, так и по отделу в целом.

KPI для отдела — это суммарное значением KPI сотрудников в соответствии с их количеством. Поэтому чтобы посчитать показатели для отдела, необходимо просто просуммировать полученные значения ключевых показателей по каждому сотруднику и найти отношение полученного значения к плановому показателю.

Теперь давайте разбираться на конкретном примере, как рассчитать KPI. За пример возьмем для продавца в магазине электроники.

Показатель за 1 мес	Плановое (нормативное) значение (Y план)	Фактическое значение (Y факт)	Значение KPI
Объем продаж	1 500 000 руб	1 740 000 руб	116.7%
Сумма продажных дополнительных услуг	100 000 руб	93 000 руб	93%
Количество продаж	80 ед	86 ед	107.5%
Количество проданных дополнительных услуг	50 ед	41 ед	82%
Конверсия продаж	60%	64%	106.7%
ИТОГО ОБЩИЙ KP			95.18%

В столбце “плановых” значений руководителем указывается величина показателя, которая должна быть достигнута сотрудником в определенный промежуток времени (в данном случае — по итогам месяца).

В столбце “фактических” значений, соответственно указываются показатели, которые были реально достигнуты сотрудником за обозначенный отрезок времени.

Индивидуальные значения KPI по каждому показателю рассчитываются как отношение плановых показателей к фактическим, помноженные на 100%:

Общий KPI сотрудника рассчитывается как среднее значение индивидуальных величин KPI по каждому показателю:

Как внедрить kpi

При внедрении показателей эффективности важно учитывать, что на них будут завязаны многие аспекты. Например, на KPI будут строиться требования к персоналу и формироваться планы финансово-хозяйственной деятельности.

Также необходимо будет выстраивать дополнительную систему мотивации работников. Иначе нововведение не будет восприниматься всерьез и подвергнется всяческому отторжению.

Кроме того, подготовьте менеджеров фирмы к тому, что мониторинг производительности персонала будет производиться иначе. Это нужно, чтобы они своевременно отладили некоторые бизнес-процессы, касающиеся контроля и принятия тактических решений.

В общем, чтобы процесс введения технологии KPI в компанию принес свой максимум, делайте его последовательно, в соответствии с шагами ниже.

Шаг 1. Определите основные метрики бизнеса

Обсудите с менеджерами и бухгалтером основные количественные показатели, которые оказывают наиболее значимое влияние на Ваш бизнес и соотнесите их с работой сотрудников или подразделений.

Если наблюдается прямая взаимосвязь, смело определяйте этот индикатор как ключевой показатель эффективности KPI. Наиболее часто руководители устанавливают ключевыми следующие показатели:

1. Финансовый объем продаж;
2. Количественный объем продаж;
3. Финансовый объем проданных доп.услуг;
4. Количественный объем проданных дополнительных услуг;
5. Трафик (фактическое посещение точки продаж, звонки, письма, консультации и проч.);
6. Конверсия продаж;
7. Конверсия консультаций;
8. Количество привлеченных клиентов;
9. Оценка уровня обслуживания (через сервисы “Flamp”, “Отзовик” и другие);
10. Средний чек.

Обратите внимание, что не стоит перегружать систему метрик их огромным количеством. Это только усложнит жизнь высшему менеджменту предприятия и растратит Ваши ресурсы.

Шаг 2. Сформируйте матрицу KPI 

Вы выявили оптимальные показатели эффективности, теперь определите индикаторы “успешности” работы сотрудников. Другими словами, какие численные значения станут целью для персонала на определенный период.

Такие плановые показатели связаны с общей стратегией организации и обычно дифференцируются на месячные, полугодовые и годовые. Однако, Вы можете установить любой период времени, который будет соответствовать именно Вашему бизнесу или задачам.

Важно. Плановые значения не должны выходить за рамки разумного. Делайте их реально достижимыми, иначе работники просто проигнорируют заоблачные цели и не приложат совершенно никаких усилий.

Эксперты отмечают, что рационально привлекать к данному процессу конечных продавцов в Вашей фирме, поскольку они могут объективно оценить реальность утвержденных плановых целей. В сфере B2B обычно применяются следующие ключевые показатели эффективности:

1. Трафик обращений (заявок/звонков);
2. Конверсия обращений (заявок/звонков);
3. Денежный поток на одного сотрудника или подразделение;
4. Прибыль на одного сотрудника или подразделение;
5. Число новых привлеченных клиентов;
6. Доля клиентов предыдущих периодов в заказах нового периода (удержание клиентов) и другие.

В сфере B2C широко распространены следующие показатели KPI:

1. Число и объем продаж;
2. Уровень обслуживания (определяется обратной связью покупателей и тайными аудиторскими проверками);
3. Соответствие рабочего процесса скриптам (определяется тайными аудиторскими проверками);
4. Средний чек;
5. Конверсия консультаций/обращений;
6. Время обработки возражений и прочие.

Все вышеперечисленные показатели для B2B и B2C сфер могут рассчитываться как для одного сотрудника, так и для отдела или подразделения. И наконец, строим матрицу KPI. Ссылка для скачивания матрицы: Excel с подготовленной формой и формулами -> matrica-KPI

Шаг 3. Составьте программу мотивации персонала

Заставить сотрудников работать активнее можно только одним способом — предложив им за это что-то весомое. Система мотивации должна соответствовать стилю управления в фирме и может совмещать элементы материальной и нематериальной мотивации.

Например, помимо премирования, Вы можете предлагать звание “лучший работник месяца”, предоставление бесплатного обучения, корпоративные выезды лучших продавцов и др.

Интересно. Поддержать интерес к новой технологии можно с помощью геймификации этого процесса. На западе широко распространена практика, при которой все достижения рабочих отражаются в мобильном приложении-онлайн игре. Таким образом, поддерживается дух соперничества и вовлеченность в улучшении результатов.

Также можно использовать следующие методы стимулирования работников, демонстрирующих высокие показатели эффективности:

1. Предоставление дополнительного соц.пакета, страховок и льгот;
2. Предоставление дополнительных скидок на товары и услуги компании, в которой работают сотрудники;
3. Приглашение лучших сотрудников к участию в собраниях руководящего состава;
4. Предоставление внеочередных отпусков и выходных;
5. Обеспечение детей лучших сотрудников бесплатными путевками в лагеря и санатории;
6. Организация зарубежных командировок и отпусков.

Все вышеперечисленные методы не только способствуют росту заинтересованности сотрудников в достижении высочайшей эффективности, но и сформируют благотворную среду для роста лояльности работников к своему работодателю.

Шаг 4. Объясните нововведение работникам

Очень важным этапом в процессе внедрения системы KPI является коммуникация с подчиненными. Чётко и ясно объясните рабочим новую систему контроля производительности их труда.

Обязательно разъясните, как именно будет рассчитываться та или иная метрика и расскажите о новых мотиваторах их работы.

Необходимо закрепить нововведение на физических носителях. Например, Вы можете разместить таблицу плановых показателей KPI в помещении персонала и ежемесячно вписывать туда фактические значения сотрудников по каждому показателю.

Другим вариантом может стать общий чат менеджера с персоналом, где он будет отвечать на возникающие у сотрудников вопросы.

Также можно публиковать еженедельные отчеты об эффективности работы каждого работника.

Интересно. Хотите создать эффективную систему управления командой, которая всегда лидирует, побеждает конкурентов и стабильно перевыполняет планы? Тогда рекомендуем Вам повысить свой скилл в сфере продаж и пройти курс «Директор по продажам». Кликайте -> City Business School

Шаг 5. Внедрение

После того, как Вы прошли все вышеописанные шаги, можно приступать к переналадке подхода к контролю.

Задокументируйте нововведенные контрольные метрики для менеджеров (например, в формате положения о ключевых показателях эффективности), утвердите плановые показатели для персонала.

В идеале — сформировать фокус-группу из 2-3 работников и в течение недели ежедневно контролировать результативность нового инструмента на ней.

Так Вы сможете в первые дни после ввода технологии KPI устранить типичные проблемы и сделать моментальную переналадку проблемных зон, что сэкономит ресурсы в будущем.

Лайфхак. Используйте мотивационные доски для отражения результатов каждого сотрудника. Это позволяет подогревать дух соперничества и стимулировать других работников на достижение более высоких результатов.

Шаг 6. Расчет

После утверждения KPI и их нормативных значений, необходимо составить табель, где они будут отражены. В него нужно заносить значения реальных показателей по каждому сотруднику (пример на картинке).

Вести расчеты мы будем в Microsoft Excel — это удобно и быстро. Настроим автоматический расчет эффективности работы сотрудников формулами. В ячейке D4 пишем формулу расчета выполнения KPI: =C4/B4*100%.

Затем необходимо потянуть ячейку за нижний правый угол до конца списка показателей (в нашем случае — до ячейки D8). Таким образом, мы скопировали формулу в ячейки D4:D8.

После этого модернизируем формулу в ячейке D4, приводя ее к виду: = C4/B$4$*100%.

Далее достаточно просто выделить ячейку D4, скопировать ее комбинацией клавиш Ctrl + C и вставить в ячейки F4, H4, J4 и т.д. комбинацией клавиш Ctrl + V. При этом формула в каждой ячейке будет иметь необходимый нам вид:

Далее в каждой из ячеек F4, H4, J4, L4 удаляем из формулы значки “$” и протягиваем ячейки вниз до окончания списка показателей KPI.

Кстати. Автоматизированное программное обеспечение, позволит рассчитывать KPI каждого сотрудника в режиме онлайн. Например, Мегаплан и SalesapCRM.

Чтобы рассчитать общее значение эффективности сотрудников, в ячейку D9 впишем формулу: =СРЗНАЧ(D4:D8), которая соответствует количеству используемых нами показателей KPI.

Далее продублируем ячейку D9 в ячейки F9, H9, J9 и так далее сочетанием клавиш Ctrl + C, Ctrl + V.

Таким образом мы получаем табель, который автоматически рассчитывает эффективность работников, когда мы вводим фактические значения показателей KPI, достигнутые каждым сотрудником.

Ссылка для скачивания табеля: Excel с подготовленной формой и формулами -> raschet-KPI

Шаг 7. Контроль

Но и после успешного запуска системы KPI в организации нельзя отпускать ее работу из поля своего ведения.

Регулярно контролируйте отлаженность его работы на протяжении всего использования, и тогда ключевые показатели эффективности принесут бизнесу исключительно прибыль.

Осуществлять контроль достижения показателей KPI можно с различным временным интервалом (ежедневно, еженедельно), но не реже одного раза в месяц.

Контроль осуществляется путем расчета эффективности сотрудников, процесс которого описан выше.

В случае, если показатели KPI не достигаются большей долей сотрудников, необходимо проанализировать причину данного явления.

Это может быть спровоцировано завышенными значениями показателей KPI, в другом — недостаточное усердие сотрудников.

В обоих случаях необходимо предпринять определенные меры, чтобы новая система работала более эффективно.

Ошибки внедрения

Многие предприниматели совершают типичные ошибки при внедрении KPI в своей компании.

Это влечет за собой самые разнообразные негативные последствия, начиная от снижения результативности труда и заканчивая увольнением сотрудников по собственному желанию.

Дабы Вы обошли эти грабли стороной, кратко опишем в пяти пунктах, чего нельзя делать при внедрении данной технологии. Итак, поехали. Нельзя: 

1. Снижать заработную плату. Даже если Вы повысили процент выплаты от продаж, нельзя урезать оклад рабочих. Новая система сбалансированных показателей эффективности должна давать возможность заработать больше, чем сейчас. В противном случае, это демотивирует рабочих;
2. Ставить завышенные показатели. Ни один сотрудник не захочет стремиться к недостижимым значениям, и его текущие результаты могут также ухудшиться. Нужно объективно оценивать физические и моральные возможности рабочего и ставить такие плановые цели, выполнение которых реально;
3. Внедрять случайные KPI. Расчет не подходящих для Вашей организации ключевых метрик эффективности не только усложнит процесс контроля результатов труда персонала, но и бесполезно потратит значительную долю Ваших ресурсов;
4. Поручать задачу рассчитать KPI неквалифицированным сотрудникам. Неправильные расчеты могут нанести урон компании и обострить ситуацию в трудовом коллективе. Поэтому гораздо рациональнее предоставить эту задачу менеджерам высшего звена или аналитикам;
5. Делать слишком сложные формулы. Нельзя внедрять формулы, которые невозможно запомнить исполнителю. Так как в таком случае при расчетах можно легко допустить ошибку и тем самым спровоцировать конфликтую ситуацию среди работника и исполнителя.

Вот, пожалуй, и все. Рекомендую перед внедрением ключевых показателей эффективности пробежаться по основным ошибкам и убедиться в том, что Вы их точно не допустили. 

Коротко о главном

Ключевые показатели эффективности KPI — это проверенный инструмент мониторинга эффективности бизнес-процессов и результативности работы сотрудников.

Однако, внедрение данной системы — это продолжительный и кропотливый процесс, который требует финансовых, трудовых и временных затрат. К этому делу следует отнестись со всей серьезностью и внимательностью.

Это риск, однако с грамотным и правильным подходом система KPI способна приносить результат, повышать продажи, улучшать работу исполнителей. Не стесняйтесь объяснять смысл внедрения, чтобы сотрудники не гуглили потом «kpi что это такое простыми словами».

Зато в случае успешной его реализации, технология KPI даст значительные преимущества управления компанией, а также поспособствует ее росту и удовлетворит коммерческий интерес.

Так что не бойтесь совершенствовать свой бизнес. Внедряйте новые инструменты и преумножайте!

Нашли ошибку в тексте? Выделите фрагмент и нажмите ctrl+enter

KPI (Key Performance Indicators) — это ключевые показатели эффективности или деятельности. KPI в числовом выражении отражают качество и результат действий за определенный период времени. Показатели помогают оценить эффективность работы сотрудников, бизнес-процессов и компании в целом.

Зачем нужны KPI

Ошибочно считать, что KPI — это система мотивации сотрудников. Это только одна из задач, которую решают метрики. KPI созданы как инструмент оценки реализации стратегии. Он помогает понять, движется ли бизнес к достижению поставленных целей.

Внедрение системы KPI может помочь: 

Оценить результат работы. Простые и понятные метрики помогают объективно измерить производительность труда отдельных сотрудников, отделов и предприятия в целом.

Упорядочить бизнес-процессы. Система показателей отражает, какие процессы происходят внутри компании, как работает бизнес и кто за какие задачи отвечает.

Анализировать и планировать. Метрики выявляют слабые места и точки роста. Благодаря этому можно быстро скорректировать стратегию, перераспределить ресурсы, ставить новые задачи и цели перед сотрудниками.

Мотивировать сотрудников. Сотрудник может делать много бессмысленной и ненужной работы, тратить большую часть времени на второстепенные вопросы. Понятные критерии оценки помогают сконцентрировать его усилия на ключевых задачах и мотивировать на достижение результата. 

Виды KPI

Единого списка индикаторов нет. Их выбирают индивидуально в зависимости от отрасли и особенностей предприятия. Состав индикаторов должен представлять результат с разных сторон, то есть быть сбалансированным. 

Метрики результата — описывают количество и качество работ. Например, число сделанных звонков, средняя оценка обслуживания клиентов.

Метрики затрат — показывают размер материальных ресурсов и времени, которые потрачены на выполнение задачи. Цель таких индикаторов — минимизировать затраты, ускорить процесс обработки заявок, уменьшить срок доставки, себестоимость продукта. Например, цена лида.

Метрики производительности — это соотношение результата и затраченного времени. Показывает, сколько задач решает специалист или отдел в единицу времени. Например, количество заявок, обработанных отделом продаж за день.

Метрики эффективности — это отношение результата и затраченных ресурсов. Метрика оценивает эффективность действия на единицу времени или ресурса. Например, ROMI — коэффициент, который показывает рентабельность затрат на маркетинг.

На рисунке представлена дополнительная классификация. Все перечисленные индикаторы можно распределить в один из столбцов.

Как внедрить и использовать KPI

Внедрение KPI проводится в четыре этапа: постановка целей и определение ключевых показателей эффективности, построение матрицы KPI, разработка системы мотивации и обучение персонала.

Определите ключевые показатели

Поставьте цель. Каких результатов хочет достичь компания? Увеличить чистую прибыль, уменьшить количество брака на производстве, снизить текучку на позиции менеджера по продажам. От выбранных целей зависит, на какие бизнес-метрики должна ориентироваться фирма.

Определите факторы, которые влияют на достижение цели. Выручка зависит от количества сделок, среднего чека, конверсии. Если менеджер предложит продукт большему числу потенциальных клиентов или продаст дополнительную услугу, выручка возрастет. Значит, ключевые показатели эффективности для этой должности — количество звонков и сумма среднего чека.

Сформируйте показатели. На основе данных за прошлые периоды оцените результат в конкретном числовом выражении. Он может быть простым, 20 звонков в день, или рассчитываться по формуле, например среднее время сделки. 

Привлеките к анализу и определению KPI руководителей отделов, ключевых сотрудников подразделений. На основе собственного опыта они помогут определить, какие показатели важны и какие их значения реально достижимы.  

Проверьте, соответствует ли KPI критериям SMART:

• Specific.  У показателей должны быть конкретные значения. Они определенные и однозначные, могут быть записаны в виде числа, процента или индекса.
• Measurable. Их легко измерить или рассчитать. 
• Attainable. Они достижимы. Цели рассчитаны точно и достоверно.
• Relevant. Метрики релевантные. Они помогают достигать поставленных целей и отслеживать прогресс.
• Time-bound. Показатели оцениваются за конкретный период.

Постройте матрицу KPI

Матрица KPI — это таблица, которая отражает цели компании. Она помогает запланировать и оценить работу сотрудника или отдела. Матрица состоит из следующих элементов:

• KPI — ключевые показатели эффективности. Отражают факторы или действия, которые влияют на результат работы специалиста, отдела или компании.
• Вес — коэффициент важности, принимает значение от 0 до 1. Показывает важность и уровень влияния метрики на результат, определяется экспертным путем. При сложении всех показателей веса в матрице должна получится 1.
• База — минимально допустимая величина. Если значение меньше, то качество работы неудовлетворительно. 
• Норма — средний результат, который получилось достичь в аналогичном периоде ранее. 
• Цель — результат, который необходимо достичь в указанный срок. 
• Факт — реальный результат.
• Индекс — отражает разницу между достигнутым и желаемым результатом. Считается по формуле: Факт / Цель * 100
• Коэффициент результативности — общий результат по всем показателям с учетом их веса. Считается по формуле: индекс KPI 1 * вес KPI 1 + индекс KPI 2 * вес KPI 2 + индекс KPI 3 * вес KPI 3.

В сокращенном варианте матрицы могут отсутствовать базовые и нормативные показатели.

KPI	Вес	База	Норма	Цель	Факт	Индекс KPI
План продаж, руб.	0,25	250 000	700 000	880 000	966 000	109,78
Количество контактов, шт.	0,2	500	800	880	1 000	113,64
Количество сделок, шт.	0,2	50	100	110	115	104,54
Конверсия, %	0,2	10	12,5	12,5	11,5	92
Средний чек, руб.	0,15	5 000	7 000	8 000	8 400	105
Коэффициент результативности	105,23

Разработайте систему мотивации

Индексы KPI учитываются при начислении бонусной части заработной платы. Система мотивации должна быть понятна и прозрачна. Если работник понимает, как и за что начисляются бонусы, он прикладывает больше усилий к выполнению конкретных задач. Сотрудникам, которые выполнили план, предлагают премии, дополнительные дни отпуска, оплату обучения или поездок.

Обучите сотрудников

Донесите до работников новые цели компании. Объясните, как работа конкретного сотрудника влияет на общий результат, почему выбраны именно эти показатели и как они считаются. Соберите обратную связь и возражения. 

Внедрение новой системы работы чаще всего вызывает недовольство сотрудников. Потребуется время на адаптацию. Но если система KPI непонятна, сотрудники с высокой вероятностью будут ее игнорировать и работать по-старому. 

Определите, кто и как будет подсчитывать KPI. Если менеджеры работают в CRM-системе, программа самостоятельно собирает данные, считает результаты и составляет отчеты. 

Самый простой способ автоматизировать расчеты — таблица в Excel. Работники составляют отчеты о проделанной работе, а руководитель отдела проверяет достоверность и вносит данные в программу.

Проанализируйте данные

После заполнения матрицы, подсчета индексов и коэффициента результативности, нужно провести анализ. Влияет ли выполнение KPI на качество работы и достижение поставленных целей? Если нет, систему метрик нужно пересмотреть, изменить стратегию и сконцентрироваться на новых задачах.

Основные показатели эффективности

KPI разрабатываются отдельно для каждой должности и отдела. Нельзя применять одну систему оценки для всех сотрудников. 

Также индикаторы эффективности используют для анализа бизнес-процессов или рекламных кампаний. Ниже перечислены основные метрики для маркетологов и менеджеров по продажам.

KPI в маркетинге

CTR (Click-through rate)	Коэффициент кликабельности, отражает отношение количества кликов к числу показов	CTR = (Количество кликов ÷ Количество показов) × 100 %
CR (Conversion Rate)	Коэффициент конверсии, показывает сколько пользователей совершили целевое действие	CR = (Количество целевых действий ÷ Количество посещений сайта) × 100 %
CPC (Cost Per Click)	Стоимость клика	CPC = Расходы на рекламную кампанию ÷ Количество кликов
CPL (Cost Per Lead)	Стоимость лида, то есть пользователя, который совершил одно из целевых действий	CPL = Затраты на маркетинг ÷ Количество лидов
LTV (LifeTime Value)	Пожизненная стоимость клиентов, доход с одного клиента за все время работы с ним	LTV = Доход за конкретный период ÷ Все клиенты за этот период
CPO (Cost Per Order)	Стоимость заказа, отражает затраты на привлечение одного клиента	CPO = Расходы ÷ Количество заказов
BR (Bounce Rate)	Показатель отказов, какой процент пользователей покинуло сайт после просмотра первой страницы	BR = (Количество отказов ÷ Количество посещений сайта) × 100 %
ROI (Return Of Investments)	Окупаемость инвестиций, какой доход принесли потраченные средства	ROI = (Доход ÷ Инвестиции) × 100 %
ROMI (Return Of Marketing Investment)	Окупаемость расходов на маркетинг	ROMI = (Прибыль-Расходы на маркетинг) ÷ Расходы на маркетинг × 100 %
NPS (Net Promoter Score)	Индекс лояльности клиентов, помогает оценить готовность к повторным покупкам и рекомендации	NPS = (Количество промоутеров – количество критиков) / (число респондентов) * 100 %

KPI в продажах

Объем выручки	Сумма всех продаж	ОВ= Продажа 1 + Продажа 2 +….
Средний цикл сделки	Среднее время, за которое клиент переходит от заинтересованности к покупке	СЦС = Длительность всех сделок / Количество сделок
AOV (Average Order Value)	Средний чек заказа	AOV = Доход ÷ Количество заказов
Динамика продаж	Темп роста продаж по сравнению с прошлым периодом	ДП = (Выручка текущего периода / Выручка прошлого периода) * 100
Конверсия продаж	Отражает количество закрытых сделок по отношению к общему числу потенциальных клиентов	КП = (Фактические клиенты/Потенциальные клиенты)*100%
Количество сделок за период	Простой количественный показатель

Плюсы и минусы системы KPI

Преимущества системы:

• понятная и объективная система оценки сотрудников и бизнес-процессов;
• мотивация и самоконтроль персонала;
• оперативное обнаружение ошибок и неэффективных решений.

Минусы системы:

• Сложно правильно определить и рассчитать показатели.
• Неверно выбранные показатели ведут не к росту эффективности, а к погоне за нормативами. Сотрудники выполняют бессмысленные действия ради статистики.
• Дополнительные затраты на менеджмент: проверка отчетов, контроль за правильностью подсчета.
• Персоналу требуется период для адаптации под новые требования, поэтому KPI вводят поэтапно.

Главные мысли

Содержание

Нередко предприниматели теряют контроль над растущими темпами производства и не могут рассмотреть каждого сотрудника как рабочую единицу. Чтобы уволить человека или увеличить ему зарплату, личных наблюдений недостаточно. KPI, или ключевой показатель эффективности помогает организациям оценить продуктивность сотрудников и проанализировать деятельность компании. Этот инструмент позволяет грамотно управлять бизнес-процессами, достигать стратегических и тактических целей, мотивировать персонал.

Что такое ключевые показатели эффективности — KPI

Ключевой показатель эффективности или KPI, Key Performance Indicator — это измеримая величина, которая демонстрирует, насколько эффективно компания достигает ключевых бизнес-целей.

Организации используют KPI нескольких уровней. KPI высокого уровня могут фокусироваться на общей эффективности бизнеса, в то время как KPI низкого уровня — на процессах в конкретных отделах: продажи, маркетинг, отдел кадров, поддержка и другие.

Если говорить, что такое KPI простыми словами, то это — цель, к которой надо стремиться. Грубо говоря, это маркер эффективности и продуктивности сотрудников, перед которыми стоят эти цели. KPI рассчитывается отдельно как для каждого сотрудника, руководителя, так и всего подразделения. Иногда под KPI понимают процент выполнения или план по конкретной метрике.

Например, для маркетолога это будет количество привлеченных лидов за месяц или неделю. А для оператора колл-центра часто ставят KPI по среднему времени обработки звонка или количеству обратных обращений по одному и тому же вопросу. Внедрение системы KPI встречается во многих сферах: от торговли и продаж, где это есть практически везде, до индустрии отделки квартир.

KPI берёт на себя роль индикатора производительности и эффективности — насколько вложенные усилия окупились и какой они принесли результат.

Для чего используются KPI

Необходимость во внедрении KPI возникла не на пустом месте. Эту систему используют для:

• Честной и максимально объективной оценки работы и её результатов. На основе выполнения плана по KPI выписывают премии и другие вознаграждения;
• Планирования объемов и темпов продаж, проводимых работ;
• Стимулирования сотрудников, мотивации во имя достижения запланированных результатов.

На первый взгляд кажется, что оценка деятельности компании или работы сотрудника/руководителя — это самая справедливая система. Благодаря ей можно открыть для менеджеров новые возможности, а с другой стороны — посмотреть на устоявшиеся и привычные техники, бизнес-процессы. Часто организации бездумно применяют общепризнанные KPI и затем задаются вопросом, почему те не соответствуют их бизнесу, не подстегивают какие-либо позитивные изменения.

Важный аспект KPI заключается в том, что они представляют собой форму коммуникации. К ним применимы те же правила, что и к любой другой форм взаимодействия.

С точки зрения разработки стратегии, необходимо начать с основ и понять:

• каковы ваши организационные цели;
• как вы планируете их достичь;
• кто может быть ответственным за их достижение.

Это должен быть непрерывный процесс, включающий обратную связь от аналитиков, руководителей отделов и менеджеров. По мере внедрения стратегии вы лучше поймете, какие бизнес-процессы необходимо отслеживать через мониторинг KPI и как работать с этой информацией.

В каких случаях KPI не нужен

Внедрять систему KPI нецелесообразно в молодой компании. Успешное развитие только открывшейся организации зависит от работы генерального директора, который нередко занимается финансовыми и кадровыми вопросами, формирует систему управления. Не нужно использовать KPI в подразделениях фирмы, от работы которых зависят другие отделы. Например, сантехники или системные администраторы должны в короткие сроки устранять неполадки. После внедрения KPI им нужно будет принять заявку, обработать ее и поставить задачу в очередь. Процесс может затянуться и повлечь задержку работы другого сотрудника или целого отдела.

Что значит зарплата – оклад KPI?

KPI — мотивационная система. С ее помощью руководитель стремиться повысить заинтересованность сотрудников в достижении конкретной цели. Если специалисты получают фиксированную зарплату, они теряют мотивацию работать эффективно: зарплата не изменится, если выполнить меньший объем работы. Расчет зарплаты по KPI стимулирует сотрудников превзойти показатели и получить премию. Если результаты окажутся ниже установленных показателей, зарплата снижается.

Виды KPI

Есть несколько методик определения видов KPI. Их можно условно поделить на четыре вида:

• по затратам — определяются объемы расходов ресурсов (как материальных, так и денежных) для выполнения конкретных целей. При этом прописывают допустимые отклонения;
• по производительности — оценка нагрузки на все трудовые ресурсы, включая бюджет, сотрудников компании и отделов;
• по эффективности — отношение одного показателя к другому. Например, количество привлеченных лидов по рекламной кампании в сравнении с бюджетом;
• по результатам — оценка результатов деятельности в разрезе менеджера, отдела, подразделения, всей компании.

Еще KPI делят на два типа: опережающие и результативные или запаздывающие. Чтобы понять разницу, обратимся к примерам на продажах.

В отделе продаж опережающими KPI будут: конверсия на разных этапах продаж, устоявшиеся нормативы по качествам звонков и так далее. Результативные — это общие планы по оборотам, прибыли, количеству привлеченных клиентов. То есть в первом случае речь идёт об оперативных показателях «здесь и сейчас», а во втором в игру вступают стратегические планы.

И раз уж заговорили про продажи, отметим, что необходимо делить KPI-метрики по сферам их применения в определенных областях.

KPI в интернет-маркетинге

• ROMI (или ROI) — показатель рентабельности инвестиций в маркетинговую деятельность. Показывает, окупились ли вложения бизнеса или агентства в рекламные кампании. Этот коэффициент — одна из ключевых KPI-метрик для маркетологов. Если ROMI больше 100%, то это говорит о том, что покупка рекламы окупилась пришедшими с неё клиентами;
• CTR — доля кликнувших на объявление или «кликабельность» рекламного объявления. Часто используют для оценки креативов;
• Стоимость лида — во сколько обошлись звонок компании, оформление заявки на сайте;
• Количество лидов — тоже один из показателей, по которому маркетологам ставят KPI: в данном случае отслеживается, сколько произошло обращений в компанию.

И это далеко не весь список возможных KPI-показателей.

Мы подготовили 13 чек-листов для контроля работы интернет-маркетолога. С ними вы не упустите ни одной мелочи и сделаете свой маркетинг еще эффективнее.

KPI в продажах

Здесь система KPI оценивает не только количество проделанной работы, но и её качество. Приоритеты по KPI меняются от компании к компании: это зависит от вида её деятельности, бизнес-модели и прочего. Главными показателями для «продажников» считаются:

• Размер среднего чека;
• Количество сделок, проведенных презентаций, встреч, коммуникаций;
• Количество новых или удержанных клиентов компании;
• Количество клиентов, которых удалось вернуть;
• Среднее время от момента оформления заявки до подписания договора/завершения сделки.

Показатели по маркетингу и продажам вместе помогают поставить KPI-метрики по всей воронки продаж. В итоге получаем KPI высокого уровня. Они призваны обеспечить оценку эффективного всего бизнеса.

KPI в управлении персоналом

Чтобы эффективно управлять персоналом, отдел кадров использует ряд специфических индикаторов. Кроме важного показателя текучести кадров, они анализируют качество набора новых сотрудников, соотношение уволенных и уволившихся по собственному желанию, тенденцию продвижения персонала по карьерной лестнице. Отделу кадров нужно знать количество пропусков, степень вовлеченности работников в деятельность компании и удовлетворенности условиями труда.

Внутренние и внешние индикаторы

Показатели эффективности необходимы для характеристики работы одного сотрудника, отдела и компании в целом. Индикаторы KPI можно разделить на внешние и внутренние. Внешние индикаторы — сумма текущих показателей работы отделов, направленной на достижение общих целей компании. Например, выход на зарубежный рынок или расширение ЦА.

Количество анализируемых позиций может отличаться. Например:

• отдел продаж оценивает конкуренцию на рынке;
• маркетологи оценивают объем инвестиций в рекламу, который позволит увеличить доход в ближайшие месяцы;
• отдел кадров учитывает необходимость привлечения в компанию новых специалистов.

С помощью внутренних индикаторов отделы компании могут прогнозировать результаты и ставить новые цели. Например, отдел продаж следит за ростом общего дохода, охватом клиентов, продвижением продукции. Маркетологи оценивают эффективность запущенной рекламной кампании, а отдел производства — критерии качества товара.

Чтобы контролировать еще один важный пункт расходов бизнеса — затраты на маркетинг, попробуйте подключиться к Calltouch — системе сквозной аналитики, коллтрекинга и управления рекламой.

Как определить KPI

Определение ключевых показателей эффективности может быть непростым делом.

Центральным понятием в KPI является «ключевых», потому что каждый KPI должен быть связан с конкретным бизнес-результатом.

KPI часто путают с бизнес-метриками. Хотя это во многом синонимы, KPI больше относятся к основным бизнес-целям, тогда как метрики не так критичны и отражают текущее, но не целевое состояние.

Для определения KPI важно ответить на вопросы:

• Каков желаемый результат?
• Почему этот результат имеет значение?
• Как вы собираетесь измерять прогресс?
• Как вы можете повлиять на результат?
• Кто несет ответственность за результаты?
• Как вы узнаете, что достигли результата?
• Как часто вы будете оценивать прогресс в достижении цели?

Например, ваша цель — увеличить доход от продаж в этом году. Назовем это KPI роста продаж. Вот как в этом случае можно сформулировать ответы:

• Увеличить доход от продаж на 20% в этом году.
• Достижение этой цели позволит бизнесу выйти в прибыль
• Прогресс будет измеряться как динамика роста дохода в рублях.
• Нанимать новых продавцов, продавать существующим клиентам больше.
• За этот показатель отвечает директор по продажам.
• Доход увеличится на 20% в этом году по результатам бухгалтерской отчетности.
• Прогресс фиксируется ежемесячно.

Что такое цель, факт, база, норма, вес KPI

Чтобы вычислить KPI, нужно использовать специальную матрицу и вносить в нее ключевые маркеры: вес KPI, база, норма, цель и факт:

• Вес KPI — это показатель значимости индикатора для компании (выражается в числовом или процентном интервале, где максимальное значение равно 1).
• База — это минимально допустимый результат (базовый уровень). Если сотрудник не достиг базы, результат работы равняется нулю.
• Норма — плановый результат, который обязателен для каждого сотрудника.
• Факт — это реальный результат работы
• Цель — значение, к которому нужно стремиться (превышает норму).

Что такое индекс KPI

Индекс KPI — это коэффициент результативности. Вычислить его можно по формуле:

((Факт – База) / (Норма – База)) х 100% = коэффициент эффективности

Если результат больше 100%, то сотрудник отлично справляется с обязанностями. Если ниже, то сотрудник не оправдывает ожиданий руководства.

Например, менеджер по продажам реализовал товар общей суммой 500 000 рублей. Его база 150 000 рублей, а норма 300 000 рублей. Считаем индекс KPI:

((500 – 150) / (500 – 300)) х 100% = 175%. Результат больше 100%, сотрудник превысил норматив и может рассчитывать на поощрение.

Как разработать KPI

При разработке KPI необходимо учитывать, как они связаны с конкретным бизнес-результатом или целью. KPI должны быть адаптированы к текущей ситуации и помогать в достижении ваших целей.

Четко определите цель

Постановка четкой цели является одной из наиболее важных, если не самой важной частью разработки KPI.

KPI должен быть тесно связан с ключевой бизнес-целью. Не просто целью, а неотъемлемой частью успеха организации.

В противном случае цель будет вещью-в-себе без реального выхлопа. В лучшем случае она не окажет влияния на организацию. В худшем случае приведет к тому, что бизнес будет тратить время, деньги и другие ресурсы попусту.

Ключевой вывод заключается в следующем: KPI должны быть не просто произвольными числами. Они должны выражать стратегию, выход на новую стадию роста.

KPI должно быть не системой наказания, а стимулом, мотивацией к тому, чтобы лучше и усерднее работать. Нередко происходит, что KPI берёт на себя пугающую роль из разряда «пятилетку в один год».

Обычно KPI ставят по итогам месяца или квартала. Временные рамки зависят от принципа выдачи заработной платы или премирования. Например, в продажах часто встречается принцип: фиксированный оклад + надбавка за соответствие плановым KPI или их перевыполнение. На эту систему опираются требования, ценности и миссия любой компании.

Откройте KPI команде

KPI бесполезны, если не были правильно преподнесены. Как ваши сотрудники — люди, которым поручено реализовать стратегические планы — должны действовать, если они не понимают своего места в процессе?

Для эффективности KPI необходим контекст. Этого можно достичь, если вы объясните не только то, что и как измеряете, но и зачем. В противном случае это просто цифры на экране, которые не имеют никакого значения ни для вас, ни для ваших сотрудников.

Ответьте на вопросы о том, почему вы выбрали один KPI вместо другого. Самое главное — диалог. KPI не являются безошибочными и они не обязательно будут очевидны для всех вовлеченных сторон. Обсуждение с сотрудниками поможет определить слабые места и точки роста стратегии.

Пересматривайте KPI еженедельно или ежемесячно

Регулярная проверка ключевых показателей эффективности имеет большое значение для развития.

Не все KPI являются успешными. Некоторые из них не в состоянии приблизить вас к основной бизнес-цели. Только регулярно проверяя эффективность KPI, вы можете решить, пришло ли время изменить их.

В частности, для стратегии продвижения в интернете важны показатели конверсий на этапах воронки. Задавая планку, вы можете зафиксировать её в виде целей в Яндекс.Директе и Google Ads, и затем отслеживать в едином интерфейсе сквозной аналитики.

Как внедрить KPI

Внедрять систему оценки эффективности нужно по принципу «сверху-вниз»: сначала разработать общие цели для организации, а потом создать матрицы для отделов и сотрудников. В процессе выбора ключевых показателей важно учитывать мнение руководителей и опыт специалистов.

Определить основные индикаторы сложно. Они должны соответствовать бизнес-целям в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Чтобы внедрить систему KPI, нужно пройти 6 этапов:

1. Составить матрицу KPI.
2. Разработать программу мотивации для сотрудников.
3. Объяснить персоналу необходимость нововведения.
4. Пересмотреть подход к контролю работы специалистов.
5. Рассчитать нормативные показатели.
6. Провести тестирование новой стратегии на фокус-группе.

Автоматизировать процесс позволят CRM-системы.

Принципы KPI

Чтобы успешно внедрить систему, нужно учесть ее основные принципы:

• партнерские отношения и слаженные действия позволят быстрее повысить показатели производства;
• совместная разработка стратегии залог понимания необходимости перемен;
• рост производительности компании потребует расширить штат и повысить квалификацию сотрудников;
• сотрудник быстрее осознает ответственность за результат, если будет должен составлять отчеты о работе и представлять их на совещаниях;
• показатели сотрудников нужно привязать к общей стратегии развития компании.

Карта KPI

Карту KPI можно сравнить с системой координат, которая позволяет найти место компании на рынке. Ее составляют на год. Карта ключевых показателей помогает определить направление развития, разработать стратегию улучшения позиций и поставить приоритетные цели. Для каждого отдела и организации в целом отмечают индикаторы, формулы, алгоритмы и методы расчета KPI, рекомендуемые результаты.

Как мотивировать персонал на выполнение KPI

Мотивация должна быть четкой и прозрачной. Чтобы мотивировать сотрудников, руководитель может ввести систему поощрений и взысканий. Фиксируя плановые и фактические показатели, он сможет оценить эффективность работы сотрудников и понять, кого и за что вознаградить. В свою очередь, сотрудники знают, что нужно сделать, чтобы получить бонус. Вознаграждением может быть премия, внеплановый выходной, курсы или тренинги, оплаченные компанией.

Расчет KPI

Вычислить показатель KPI можно несколькими способами: для одного сотрудника, для отдела, с учетом всех показателей или по каждому показателю.

Чтобы узнать KPI отдела, нужно сложить значения ключевых показателей KPI всех сотрудников и разделить на плановое значение (например, по итогам месяца).

Чтобы вычислить индивидуальное значение KPI для сотрудника, нужно фактические показатели разделить на плановые, а результат умножить на 100%.

Как рассчитать зарплату по шкале KPI

Чтобы рассчитать зарплату по шкале KPI, нужно знать коэффициент результативности сотрудника. Например, в компании «Пегас» плановый доход специалиста составляет 50 000 рублей: 30% суммы — фиксированная часть (15 000 рублей), 70% — переменная (25 000 рублей). Сотрудник проявил трудолюбие и перевыполнил план на 20%. За это он получает всю сумму планового дохода и премию в размере 20% от переменной части (50 000 + 5 000 = 55 000 рублей).

Пример расчета KPI

На рынке уже есть программы, которые автоматически и безошибочно вычисляют отношение достигнутых результатов по отношению к плановым (например, в CRM-системах). Однако не все они подойдут для специфичных KPI. Тем не менее, при расчете KPI важно работать с имеющимся данными.

Рассчитаем вручную возможный KPI на примере маркетолога Ивана, на его оклад влияет плановое достижение конкретных показателей. Так, нам известно, что по итогам месяца Иван принес по факту компании 342 уникально-целевых, когда плановое значение KPI — 300.

Получается, что KPI перевыполнен на 14%. В итоге маркетолог получит не только фиксированный оклад, но и надбавку к зарплате эквивалентно перевыполнению плана. Так мы посчитали индивидуальный KPI. Но, как мы знаем, сотрудникам могут ставить несколько планов или «сверхзадач». Например, помимо KPI по уникально-целевым звонкам есть еще и цель по уменьшению стоимости лида. Пусть это будет 700 рублей за обращение.

Маркетолог Иван чуть-чуть не «дожал» этот KPI: по факту стоимость обращения вышла в 740 рублей. Делим, как и в первом случае, 700 на 740 и умножаем на 100%. План по этому показателю выполнен на 94%.

И если мы хотим узнать общий KPI, то надо сложить два известных нам KPI и поделить на количественно поставленных задач. То есть (94+114) / 2 = 104%. Так, благодаря несложным расчетам получили среднее значение KPI по отношению ко всем показателям. Соответственно, процент выполнения общего KPI тоже может влияет на итоговый размер вознаграждения.

Для продуктивной работы вашего бизнеса подключите сквозную аналитику Calltouch. Она подойдет для любого бизнеса, в котором есть расходы на маркетинг. Вы узнаете, что приносит вам целевой трафик и доход, сможете усовершенствовать рекламу, оптимизировать бюджет, выполнять KPI, экономить время.

Плюсы и минусы системы KPI

У системы KPI есть множество преимуществ, ради которых её повсеместно внедряют в компанию:

• Руководство получает систему справедливой оценки работы сотрудников: показывает, кто является настоящей звездой, а кому следует постараться;
• Дарит возможность провести работу над ошибками. Недовыполнение KPI говорит о том, что у сотрудника или всего отдела что-то не получается. Это позволяет скорректировать работу и улучшить процессы. От этого выигрывает вся компания. C KPI вы быстро обнаружите проблемы, если они есть и оперативно найдете пути их решения;
• Также компания получает возможность отслеживания эффективности в разрезе регионов, конкретных точек, отделов и исполнителей;
• Позволяет прогнозировать выполнение задач по объемам продаж, лидогенерации, выполненным работам и вообще всем направлениям деятельности, которые доступны для отслеживания;
• Дисциплинирует, задает стандарты и требования корпоративной культуры.

Но, как известно, нет ничего идеального. Это относится и к системе KPI. К основным недостаткам обычно приписывают:

• Внедрение KPI и создание системы отчетности потребует как времени, так и дополнительных ресурсов. Корректировка принципов работы по KPI тоже отнимает силы и внимание руководителей. Не всегда с первого раза получается поставить дело, как говорится, «на поток». Лучшая стратегия — это пошаговое внедрение, а для этого нужны усилия.
• Трудно объяснить причины внедрения KPI. Если неправильно донести доводы и плюсы, сотрудникам может показаться, что таким образом руководитель желает сократить зарплату. К тому же, не все будут рады переменам, когда привыкли строить работу так, как это было раньше. Поэтому важно правильно донести до персонала суть и пользы от внедрения.
• Манипуляция показателями — и это действительно имеет место быть. Недобросовестные сотрудники могут обмануть систему, выдать желаемое за действительное и откровенно мошенничать. Например, «подрисовывать» результаты, чтобы получить премию побольше. В итоге за цифрами по KPI ничего не стоит, а компания пускает деньги на ветер;.
• Всегда есть риск постановки неправильных KPI. Это может произойти из-за того, что руководители прописывают в целях слишком завышенные ожидания. Это не стимулирует, а демотивирует сотрудников. Или из-за того, что поставили цель, на достижение которой никак не могут повлиять. В результате работники могут зацикливаться на KPI и не заниматься тем, ради чего их взяли.

Возможные ошибки

Нередко компании совершают одинаковые ошибки, когда внедряют KPI. Например:

• разрабатывают для отделов разные системы оценки, не учитывая их влияния на общие показатели и работу другу друга;
• включают субъективные показатели, которые нельзя измерить (например, лояльность сотрудников к организации);
• лишают сотрудника возможности влиять на собственный показатель KPI, объединяя его в команду с другими специалистами;
• не привязывают систему мотивации к показателям эффективности и назначают штрафы, бонусы вне зависимости от выполнения KPI.

Заключение

Внедрение KPI — это не волшебная панацея, которая выведет работу отдела или всей компании на совершенно новый уровень. К этому делу следует отнестись со всей серьезностью и внимательностью. Это риск, однако с грамотным и правильным подходом система KPI способна приносить результат, повышать продажи, улучшать работу исполнителей. Не стесняйтесь объяснять смысл внедрения, чтобы сотрудники не гуглили потом «kpi что это такое простыми словами».