Составление листа согласования договора происходит перед заключением договора. Это отдельный бланк, в котором прописываются все корректировки и пожелания к документу, регулирующему взаимоотношения между сторонами или их отсутствие, а также фиксируются подписи ответственных за содержание договора лиц.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа согласования договора .docСкачать образец листа согласования договора .doc
Зачем нужен лист согласования
Как известно, в любой сделке всегда участвуют минимум две стороны. Обычно письменный договор, по которому предстоит работать, предоставляет исполнитель и договор этот, как правило, типовой. Понятно, что он не всегда может устраивать вторую сторону в полном объеме, причем спорные моменты могут касаться самых разных аспектов: сроков изготовления, формы оплаты, нюансов производства или поставки продукции и т.д.
Лист согласования в таких случаях – документ незаменимый. Представитель каждого отдела, куда договор поступает на согласование, ставит в нем свои замечания и предложения, которые отвечают требованиям предприятия в том или ином вопросе договорной политики фирмы. Все эти отметки направлены на то, чтобы учесть интересы организации и минимизировать ее риски.
Таким образом, в дальнейшем лист позволяет избежать различных проблем и недоразумений, являясь своего рода «охранной грамотой».
Типы листа согласования
Данный документ может быть:
- универсальным, т.е. имеющий одинаковую структуру и перечень согласовывающих лиц для всех договоров, заключаемых на предприятии;
- индивидуальным (в этом случае каждый раз формируется отдельный бланк со списком только тех специалистов, которые должны согласовывать тот или иной тип договора).
Порядок заполнения листа согласования
При поступлении к контрагенту договор проходит все необходимые ступени служебной лестницы, причем как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении.
С договором знакомятся:
- руководитель структурного подразделения, которого договор касается напрямую,
- юрисконсульт
- представитель отдела бухгалтерии
- сотрудник службы безопасности
- заместитель директора и т.д.
При этом следует учесть, что есть всего два лица, которые договор должны согласовывать всегда и везде – это юрист и бухгалтер.
После согласования со всеми уполномоченными сотрудниками, ответственный за ведение и заключение договора работник вносит в него все необходимые правки и при достижении соответствующего соглашения со второй стороной, документ подписывается руководителем предприятия, регистрируется и исполняется.
Сроки согласования
Период согласования договора в каждом случае индивидуален. Зависит он обычно от возможностей организации и устанавливается в специальном документе — Регламенте по договорной работе, который действует во всех крупных предприятиях.
На практике этот срок обычно не превышает одного месяца.
Кто составляет документ
Документ, как правило, оформляет специалист юридического отдела, т.е. тот сотрудник, в должностные обязанности которого входит контроль за составлением и согласованием договоров.
Если в организации должность юриста или юрисконсульта отсутствует, то формированием и заполнением листа согласования может заниматься любой другой работник, в чьи должностные обязанности включена данная функция или назначенный на это отдельным приказом директора.
К формированию документа следует относиться очень внимательно, поскольку предварительное согласование договора – очень важная задача, которая зачастую, при должном исполнении, позволяет избежать разногласий, споров и конфликтных ситуаций в будущем.
На что обратить внимание при составлении листа
На сегодняшний день унифицированного образца листа согласования договора нет, так что представители предприятий и организаций могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри фирмы. При его составлении в плане структуры и содержания важно придерживаться стандартов делопроизводства и правил русского языка.
Вначале документа пишется наименование отдела, в который поступил договор и внутренний номер документа.
Затем идет основная часть:
- сюда вписывается название компании-контрагента, т.е. той организации, с которой заключается договор, проходящий согласование;
- коротко обозначается смысл договора.
Следующий раздел обычно состоит в виде таблицы, куда заносятся:
- порядковый номер и наименование структурного подразделения, в которое поступает договор вместе с листом согласования для ознакомления;
- должность, фамилия-имя-отчество и подпись ответственного лица;
- дата согласования;
- замечания и предложения.
Эта часть документа может быть различной по объему, в зависимости от того, насколько широк круг ответственных за заключаемые договоры лиц.
Под таблицей пишется общая сумма договора, фамилия-имя-отчество представителя контрагента, который ведет договор с той стороны, а также его контактный номер телефона (на случай возникновения различных вопросов).
В завершении следует отметить работника, который ответственен за подписание договора со стороны согласовывающей организации, вписав в лист его должность и ФИО.
Основные нюансы при оформлении листа
Как к содержанию листа согласования, так и к его оформлению, никаких особенных критериев не предъявляется. Формировать его можно вручную или на компьютере, на обыкновенном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия. Главное, что нужно соблюсти: чтобы все подписи были в наличии и в оригинальном виде.
Недопустимо пропускать кого-либо из ответственных сотрудников, а тем более подделывать их автографы.
Удостоверять бланк листа согласования при помощи печати или штампа организации не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право пользоваться штемпельными изделиями только в том случае, если это правило закреплено во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.
Лист обычно формируется в единственном экземпляре, но при необходимости к нему могут быть сделаны и дополнительные копии, заверенные ответственным сотрудником.
Сколько времени и как хранить бланк
Лист согласования договора необходимо хранить в отдельной папке вместе с договором, к которому он относится, на протяжении периода, установленного для сохранения такого рода документации законодательством РФ или локальными актами организации (как правило, не менее пяти лет), затем его можно утилизировать (также в строго определенном порядке).
Показываем, как оформить гриф и визу согласования на бумажном проекте документа, как сделать отдельный лист согласования, как эту процедуру можно провести в электронном виде при помощи MS Outlook или в СЭД.
Давайте разберемся в том, как оформляется согласование. В каждой организации, конечно, установлены свои варианты и их комбинации. Мы же постараемся показать возможные.
Внешнее согласование
Для внешнего согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать гриф согласования на проекте документа. Напомню, что гриф согласования – это реквизит, который выражает согласие другой организации, не являющейся автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 7.0.8-2013, определение 56).
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 № 430-162
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 № 10
Пример 1. Образец грифа согласования, который чаще всего используется на практике
Пример 2. Образец грифа согласования (с расположением на документе и составом элементов по ГОСТ 6.30-2003)
Внутреннее согласование
1. Визирование документа (виза согласования)
Данная форма согласования наиболее часто используется небольшими организациями, где список согласующих лиц достаточно ограничен, либо для документов, которые согласуют пара-тройка человек.
Однако данный способ совсем не удобен для крупных компаний, список согласантов которых достигает десятка (возможно и больше) должностных лиц.
ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять визу согласования подобно грифу согласования, но без указания самого слова «СОГЛАСОВАНО» и наименования организации в составе должности согласующего (при внутреннем согласовании и так понятно, что данное должностное лицо работает в организации – авторе документа). Следующее отличие: внутреннее согласование проекта возможно при наличии замечаний к нему, которые должны быть приложены.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Пример 3. Образец визирования документа
2. Лист согласования
На практике достаточно часто можно встретить сбор виз согласования проекта документа не на нем самом, а на его листе согласования.
Лист согласования (визирования) документа – это часть официального документа с отметками (визами) о согласовании (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
В разных организациях его форма может сильно отличаться. С учетом указанного определения отметим, что допускается использование в нем именно отметки о согласовании, а не визы согласующего. Поэтому распечатки из СЭД и MS Outlook (об этом позже, см. Рисунок 4 и Пример 6) являются не чем иным, как листами согласования.
Хочу отметить, что визирование на самом проекте документа или сбор «живых» подписей на бумажном листе согласования является наиболее надежным вариантом, т.к. согласующий от своей личной подписи вряд ли потом откажется.
Пример 4. Образец листа согласования, который используется в нашей кредитной организации
Пример 5. Образец классического листа согласования
3. Согласование по электронной почте (например, в MS Outlook)
Сбор «живых» подписей на проекте документа или на листе согласования отнимает достаточно времени. Да и сама суть процесса согласования не проста. Потому службы делопроизводства пытаются упростить жизнь и себе, и согласующим. Одним из вариантов такого упрощения является использование электронного согласования. И даже если у вас нет СЭД со специальным делопроизводственным функционалом, то обычная электронная почта скорее всего установлена на компьютерах всех согласующих лиц. А, между прочим, при помощи MS Outlook вполне можно организовать электронное согласование рассылаемых по ней файлов.
Кратко поясню, как этим можно пользоваться:
- При создании письма в разделе «ПАРАМЕТРЫ» выбираем «КНОПКИ ГОЛОСОВАНИЯ». При нажатии нам будет предложен выбор ответа «Одобрить / Отвергнуть», «Да / нет», «Да / нет / возможно» или другой, который вы зададите сами:
Рисунок 1
Рисунок 2
Рисунок 3
Рисунок 4
Однако хочу отметить, что у этого варианта есть и минусы. Согласующий всегда может сказать, что с его компьютера в его отсутствие кто-то другой проголосовал. Подобные недоразумения компании стараются решать:
- либо путем использования электронной цифровой подписи каждым участником процесса (очень затратный механизм),
- либо во внутренних положениях (например, «о безопасности», «об использовании автоматизированного рабочего места» и др.) стараются обязать сотрудников использовать для работы только свой компьютер, а покидая, блокировать его паролем.
4. Согласование в СЭД
Еще более прогрессивным способом согласования документов является использование различных систем электронного документооборота.Принцип работы прост:
- Инициатор заводит некую заявку в СЭД (ДЕЛО, Босс-референт, Directum или др.) и прикладывает проект документа.
- Согласующие, рассмотрев проект, оставляют свои комментарии и голосуют.
- Инициатор может вывести итог голосования на печать и приложить к проекту документа для подписания. Как правило, этот «итог» (лист согласования) подтверждает своей подписью ответственный работник службы делопроизводства.
* * *
У нас в организации принято использовать две формы согласования на усмотрение инициатора:
- сбор «живых» виз на бумажном листе согласования или
- согласование в СЭД – при этом тоже формируется лист согласования, но заполненный автоматически (показан в Примере 6).
Однако сочетание этих способов при согласовании одного документа у нас запрещено, т.к. одни согласующие не увидят комментариев других. Лист согласования, выведенный на печать из СЭД, обязательно заверяется подписью руководителя СДОУ.
Пример 6. Лист согласования, выведенный из СЭД
Лист согласования договора – это документ, в который сотрудники предприятия записывают замечания относительно предоставленного контрагентам проекта договора. В материале мы рассмотрим, когда приходится составлять официальную бумагу, как её правильно оформить.
Файлы для скачивания:
Договорённости
Согласование договора – это один из этапов на пути к заключению сделки, который порой затягивается на довольно длительный промежуток времени. Сторонам необходимо оценить все риски, а также свои возможности, ведь оставив автограф в соглашении, придётся выполнять взятые на себя обязательства. Разработкой проекта, как правило, занимается один из контрагентов, а второй работает уже с предложенным вариантом. В любом случае пока обе стороны не будут удовлетворены всеми условиями, сделка не состоится. Закон ни коим образом не регулирует продолжительность стадии согласования, в этой части всё индивидуально.
Лист согласования
Лист согласования применяют исключительно крупные организации, имеющие несколько структурных подразделений и большой штат сотрудников. Документ предполагает сбор мнений всех значимых для компании людей. Это как правило главный бухгалтер, начальник юридического отдела, заместители директора, начальники структурных подразделений. Руководитель, конечно, может и самостоятельно подписать договор, ведь он имеет на это полное право, однако предварительное выслушивание альтернативных мнений поможет принять единственно правильное решение. К тому же, генеральный директор физически не может знать возможности своей фирмы на все сто процентов. Именно поэтому в компании и происходит разделение полномочий между несколькими людьми.
На что обратить внимание
На практике два раздела вызывают наибольшее количество споров и противоречий при заключении сделки: цена договора, права и обязанности сторон. В первую очередь мы рекомендуем обратить внимание на эти моменты. В частности, сможет ли организация позволить себе такие затраты из бюджета, будет ли это выгодно, какие перспективы развития и риски придётся на себя взять. Этой работой занимаются юристы и экономические аналитики, конечно, если они есть в штате организации. В противном случае имеет смысл привлечь специалистов со стороны, которые, действуя в рамках договора возмездного оказания услуг, помогут проанализировать текст соглашения.
Принятие решения
Итоговый вариант листа согласования договора, в котором отражено мнение нескольких руководителей, попадает на стол к генеральному директору. Изначально только он имеет право подписывать гражданско-правовые договоры с контрагентами, такие полномочия гарантируются уставом. Эти права также можно разделить между подчинёнными.
Как бы то ни было, начальник вправе и не учитывать мнение коллег, если он целиком и полностью уверен в своей правоте. Отметим, что раскол в компании ни к чему хорошему не приведёт.
Процедура
Предполагается, что лист согласования должен пройти по всем лицам, на которых указал генеральный директор. Обязанность по исполнению распоряжения обычно возлагается на секретаря, как на правую руку руководителя. Именно ему придётся обойти все отмеченные начальником точки, а затем возвратить заполненный лист согласования.
Форма документа
Лист согласования договора является официальной бумагой внутреннего документооборота компании, а также не упоминается в законодательных актах. Из этого следует, что никаких общеобязательных унифицированных бланков для его составления не существует. Документ пишется в свободной форме тем сотрудником, которому директор поручил исполнять его распоряжение по согласованию.
За основу обычно берут фирменный бланк компании. Таким образом лист будет иметь более деловой, строгий вид. Также допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4. Рассматривая вопрос формы, можно смело заявить, что все нюансы и особенности конкретного листа согласования отдаются на откуп составителю. Обычно документ представляет собой таблицу с мнениями работников.
Заполнить составленный бланк можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Тем не менее все автографы, оставленные на бумаге, должны быть «живыми».
Рассказываем, как правильно составить лист согласования
Первым делом предлагаем отметить, среди сотрудников какой организации происходит опрос. Для этого в шапке документа прописываем полное наименование предприятия со ссылкой на его организационно-правовую форму. Далее обозначаем название данной официальной бумаги (лист согласования договора).
Следующим шагом выдаём справочную информацию, в которой отметим, что компания получила проект договора от контрагента (наименование фирмы), подлежащий рассмотрению. Ниже по документу возьмёт своё начало блок с мнениями лиц. Обычно он выполняется в виде таблицы, но это не строгое правило, которое можно нарушить. В любом случае должны быть указаны следующие сведения:
- ФИО лица;
- занимаемая им должность на предприятии согласно штатному расписанию;
- дата согласования;
- автограф с расшифровкой;
- предмет замечания с мотивировкой.
Необходимо учесть, что все замечания, оставленные заинтересованными лицами, должны быть мотивированными, на что-то ссылаться. Так директор сможет объективно оценить имеющуюся на данный момент обстановку, принять верное решение относительно продолжения сотрудничества с контрагентом.
Примерный образец
На этом моменте работа с документом подходит к завершению. Как только все лица будут опрошены, а их автографы отражены на бумаге, возвращаем лист согласования генеральному директору для принятия решения. Если контрагент согласится на предложенные правки, сделки будет заключена в кратчайшие сроки.
В прошлом номере журнала мы опубликовали материал о видах приказов и сроках их хранения . В этой статье мы расскажем о составе и основных правилах оформления реквизитов приказов по основной деятельности и по личному составу, а также поговорим о необходимости согласования проектов приказов и способах оформления этой процедуры.
Правила оформления реквизитов приказов
Правила оформления реквизитов документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также изложены в Приложении № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации). Состав и правила оформления реквизитов приказов подробно описаны в Приложении № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций.
Рассмотрим состав и основные правила оформления реквизитов приказа, основанные на требованиях ГОСТ Р 6.30-2003, Методических рекомендаций и многолетней делопроизводственной практике.
Наименование организации – автора документа. Согласно рис. Б.5 приложения Б к ГОСТ Р 6.30-2003 и Приложению № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций на бланках приказов указывается полное и сокращенное наименование организации – автора документа. Полагаем, что в организациях, не относящихся к органам исполнительной власти, с учетом того, что приказ является внутренним документом, может быть указано полное или, при наличии, сокращенное наименование организации – автора документа. Если организация считает нужным, на бланках приказов могут быть указаны оба варианта. Сокращенное наименование организации указывается в круглых скобках ниже полного наименования.
Наименование организации – автора документа может быть оформлено полужирным шрифтом.
Примечание. На общем бланке организации, а также на бланке письма указывается и полное, и сокращенное наименование организации.
Наименование вида документа оформляется, как правило, прописными буквами: ПРИКАЗ или РАСПОРЯЖЕНИЕ.
Наименование вида документа может быть выделено полужирным шрифтом.
Ограничительные отметки для даты документа и его регистрационного номера. Датой приказа является дата подписания документа, в этот же день приказ должен быть зарегистрирован. Дата приказа оформляется, как правило, в цифровом формате, например: 05.06.2012. Указание нулей в приведенном примере является обязательным с целью защиты от фальсификации.
Согласно п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера по журналу регистрации и может быть дополнен по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Иных требований к формированию регистрационных номеров документов действующее законодательство не содержит.
В соответствии с системой регистрации, принятой в организации, порядковый номер приказа также может быть дополнен буквенными индексами. При небольшом объеме документооборота приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, как правило, не нуждаются в дополнительном индексировании, а к номерам приказов по личному составу добавляется буквенный индекс «л/с» или «к» – по выбору организации. Можно использовать оба индекса: для приказов со сроком хранения 75 лет – индекс «л/с», а для приказов с 5-летним сроком хранения – индекс «к».
В организациях с большим объемом документооборота могут применяться буквенные индексы, указывающие на содержание приказа и облегчающие идентификацию документов.
В приказах по основной деятельности это могут быть индексы «ф» (вопросы финансирования), «шр» (утверждение штатного расписания и внесение в него изменений и дополнений), «ла» (утверждение локальных нормативных актов, внесение в них изменений, их отмена) и др.
В приказах по административно-хозяйственным вопросам можно использовать такие индексы, как «р» (ремонт, реконструкция), «тр» (транспортное обслуживание), «з» (закупка мебели, канцтоваров и пр.) и др.
В приказах по личному составу применяются индексы «км» (командирование), «у» (увольнение), «пр» (прием на работу и перемещение), «оо « («отпуск оплачиваемый» – предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков), «бо» («без оплаты» – предоставление отпусков без сохранения заработной платы) и др.
Место составления или издания документа, согласно п. 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003, указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, с использованием только общепринятых сокращений.
Несмотря на то что на бланках приказов справочные данные об организации не указываются, а из наименования организации далеко не всегда возможно определить ее местонахождение, полагаем, что во внутренних документах организации этот реквизит можно не указывать. Однако при наличии обособленных структурных подразделений, расположенных в других населенных пунктах, реквизит следует оформить.
В случае если организация зарегистрирована в одном городе, а осуществляет свою деятельность и издает распорядительные документы в другом, в реквизите приказа «Место составления или издания документа» указывается фактическое место издания документа.
Заголовок к тексту приказа включает в себя краткое содержание документа, формулируется в предложном падеже и начинается с предлога «О» или «Об», например:
- о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных (в приказе по основной деятельности);
- о закреплении автотранспортных средств за структурными подразделениями организации (в приказе по административно-хозяйственным вопросам);
- об аннулировании трудового договора (в приказе по личному составу).
На угловых бланках приказов с флаговым расположением реквизитов заголовок к тексту печатается непосредственно от левого поля документа в границах зоны, отведенной для реквизитов заголовочной части документа, при центрированном расположении реквизитов – по центру этой зоны; если приказы оформляются на продольных бланках с центрированным расположением реквизитов, заголовок к тексту печатается по центру рабочей строки.
Текст документа. Текст приказа может состоять из двух частей – констатирующей (преамбулы) и распорядительной, разделенных распорядительным словом «приказываю». Констатирующая часть может отсутствовать, и тогда приказ начинается с распорядительного слова.
Согласно Приложению № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций в констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.
Если в приказах по основной деятельности констатирующая часть встречается достаточно часто, то в приказах по личному составу она, как правило, отсутствует. Однако в некоторых приказах по личному составу ее рекомендуется оформить: например, в констатирующей части приказа о применении дисциплинарного взыскания привести дату и подробное описание дисциплинарного проступка или допущенного работником нарушения должностных (профессиональных) обязанностей, а также детально изложить результаты расследования по данному факту.
Как оформлять распорядительное слово «приказываю», должна решить сама организация при проектировании бланка приказа:
- как продолжение последнего абзаца констатирующей части или на отдельной строке;
- если на отдельной строке, то непосредственно от левого поля или с красной строки;
- прописными буквами или строчными буквами в разрядку.
В распорядительной части приказа перечисляются поручения (задания) с указанием исполнителей и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные работники организации.
Обратите внимание! Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
Если тот или иной пункт приказа адресован руководителям всех структурных подразделений организации, можно использовать обобщенную формулировку без указания конкретных должностей и фамилий, например:
2. Руководителям структурных подразделений Общества представить в отдел кадров до 10 декабря 2012 г. заполненные листы опроса работников о времени предоставления отпуска в 2013 году согласно приложению.
В последнем пункте распорядительной части могут быть указаны должность, фамилия и инициалы работника, на которого возлагается контроль за исполнением приказа. Если руководитель организации оставляет контроль за исполнением приказа за собой, указывать это в приказе не следует. Не следует включать в приказ и пункт о необходимости доведения приказа до сведения определенных работников, для этого оформляются визы ознакомления – на лицевой или, при недостатке места, на оборотной стороне последнего листа приказа либо на отдельном листе ознакомления. Виза ознакомления одного работника может быть оформлена по образцу:
Ознакомлен (а): ______________________ « ____ » _________________________ 20 __ г.
подпись (разборчиво) месяц прописью
В унифицированных формах приказов по личному составу, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, виза ознакомления имеет аналогичную структуру:
С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен: _______________________ « ____ » ______________________ 20 __ г.
подпись (разборчиво) месяц прописью
Если с приказом нужно ознакомить несколько человек, для оформления ознакомительных виз можно использовать универсальную форму, позволяющую сократить или увеличить количество строк:
С приказом ознакомлены:
________________________ _______________________ « ____ » ___________________ 20 __ г.
________________________ _______________________ « ____ » ___________________ 20 __ г.
________________________ _______________________ « ____ » ___________________ 20 __ г.
фамилии, инициалы подпись (разборчиво) месяц прописью
В унифицированных формах многосубъектных приказов по личному составу для ознакомления работников с приказом предусмотрена графа, в заголовке которой указано: «С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись. Дата».
Отметка о наличии приложения. В пункте 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003 речь идет об оформлении этого реквизита в письмах, а в отношении приложений к распорядительным документам сказано только, что в приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Далее приводится пример такой надписи:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
В Методических рекомендациях также ничего не сказано об оформлении в приказах и распоряжениях отметки о наличии приложения. В Приложении № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций предусмотрено использование отметки о приложении при оформлении приложений к приказам и распоряжениям, но под отметкой о приложении имеется в виду отметка, которая проставляется в правом верхнем углу на самом приложении к распорядительному документу (см. выше).
В данном Приложении также приводятся разъяснения, дополняющие и уточняющие правила оформления приложений к приказам, приведенные в ГОСТ Р 6.30-2003. Так, например, уточняется, что отметка о приложении проставляется на первом листе приложения справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам. Если же приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, а ниже – гриф утверждения документа, например:
Приложение № 1
Утверждено
приказом Росархива
от 12.11.2009 № 125
Отсутствие в ГОСТ Р 6.30-2003 и Методических рекомендациях упоминания об отметке о наличии приложения в распорядительных документах позволяет сделать следующий вывод: в распорядительных документах этот реквизит не оформляется, а ссылки на приложения даются непосредственно в тех пунктах приказа, к которым эти приложения относятся. Например:
Приказываю:
1. Отделу материально-технического обеспечения до 01.01.2013 закупить офисную мебель для канцелярии согласно перечню, приведенному в приложении № 1 к приказу.
Ответственный – заведующий отделом материально-технического обеспечения Шаров Н.С.
[…]
Подпись состоит из трех элементов: наименования должности, личной подписи и ее расшифровки. Расшифровка подписи состоит из инициалов и отделенной от них одним пробелом фамилии, например: Н.Г. Федоров.
На бланках приказов можно заранее предусмотреть форму для этого реквизита, например:
____________________________ ____________________ ___________________________
наименование должности подпись расшифровка подписи
Реквизит «Отметка об исполнителе» оформляется в приказах, если организация считает это нужным. Реквизит включает в себя инициалы, фамилию и номер телефона исполнителя документа. Согласно п. 3.27 ГОСТ Р 6.30-2003 отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа приказа в левом нижнем углу непосредственно от левого поля, например:
Н.Е. Шарапова
8-495-123-45-67
На унифицированных формах приказов по личному составу отметка об исполнителе Госкомстатом России не предусмотрена, но его можно добавить, конечно, если организация считает это нужным. Согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 (далее – Порядок применения унифицированных форм), вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Параметры шрифтов и абзацев, используемые при оформлении приказов. Организация самостоятельно определяет:
- тип шрифта, используемый при оформлении приказов;
- размер шрифта для отдельных реквизитов приказа;
- возможность использования полужирного начертания для выделения отдельных реквизитов;
- размер междустрочных интервалов;
- способ выравнивания абзацев (по ширине или по левому краю);
- необходимость и размер дополнительных интервалов между абзацами.
При оформлении организационно-распорядительных документов обычно используют шрифт Times New Roman, Arial либо другой по выбору организации.
По сложившейся практике при наборе текста приказа, заголовка к нему, наименования должности и расшифровки подписи в реквизите «Подпись» устанавливают размер шрифта 12 пт, но при необходимости его можно уменьшить до 11 пт или увеличить до 14 пт.
Наименование организации – автора документа, наименование вида документа можно выделить шрифтом на 2–3 пт больше, чем шрифт текста документа.
Размер междустрочного интервала устанавливают в интервале от одинарного до двойного. Через одинарный интервал обычно оформляют заголовок к тексту и отметку об исполнителе. Текст приказа, как правило, печатают через полуторный интервал. Может быть установлен одинаковый междустрочный интервал для оформления всех реквизитов приказа. При необходимости можно использовать промежуточные (дробные) значения междустрочного интервала, например установить его равным 1,25.
Требования ГОСТ Р 6.30-2003 к формату и правилам написания даты относятся только к реквизиту «Дата документа», написание даты в тексте документа, в т.ч. и в приказах, нормативными документами не регламентируется. Дата в тексте может быть написана и в цифровом, и в словесно-цифровом формате, например: 06.12.2012 или 6 декабря 2012 г., при этом вместо «г.» может быть написано слово «года», ноль перед цифрой «6» не обязателен.
Страницы приказов нумеруются в соответствии с правилами, изложенными в п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003: при изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют (первая страница не нумеруется), номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Организация вправе установить свои правила набора текста и других реквизитов приказов и закрепить их в инструкции по делопроизводству или другом локальном нормативном акте.
Согласование проектов приказов
Внутреннее согласование проекта документа, т.е. согласование его с должностными лицами и специалистами организации – автора документа, оформляется визой согласования.
Правила оформления реквизита приведены в п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003, а также в Методических рекомендациях, в которых с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 и особенностей оформления документов в федеральных органах исполнительной власти не только приведены правила оформления визы согласования, но и достаточно подробно описана процедура согласования. Однако нормативных документов, обязывающих проводить согласование проектов документов и регламентирующих эту процедуру, не существует. В связи с этим необходимость и порядок согласования проектов документов устанавливаются организацией – автором этих документов. Организация самостоятельно определяет:
- виды документов, которые нуждаются в согласовании;
- должностных лиц и специалистов организации, с которыми должны быть согласованы те или иные документы;
- сроки согласования;
- очередность получения виз согласования.
Ответственность за согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами организации возлагается на конкретного работника, которому поручена подготовка проекта документа, или руководителя структурного подразделения – исполнителя документа.
Порядок согласования рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте (инструкции по делопроизводству) или распорядительном документе организации, с которым должны быть ознакомлены под роспись все работники организации, чья работа может быть связана с подготовкой проектов документов.
Если организация считает необходимым проводить согласование проектов приказов по основной деятельности, для оформления визы согласования можно использовать форму, в которой имеются все элементы, предусмотренные п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003, например:
__________________________________________
наименование должности
______________ _________________________
подпись расшифровка подписи
______________
дата
Такая же форма может быть предусмотрена и на бланках приказов по личному составу, которые нуждаются в согласовании по мнению руководства организации. Реквизит может быть предусмотрен как в случае оформления приказов на бланках, спроектированных в организации, так и при использовании унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В последнем случае, согласно Порядку применения унифицированных форм, вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
В соответствии с п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 при наличии замечаний выше наименования должности работника, визирующего проект документа, пишут: «Замечания прилагаются». Методические рекомендации предлагают дополнительные варианты этой надписи: «Имеются замечания», «Согласен с учетом замечаний» (см. Приложение № 11 к п. 3.3.2). Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Согласно п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 для документа, подлинник которого остается в организации (например, приказа), визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Полагаем, что при наличии свободного места визы согласования могут быть оформлены и на лицевой стороне последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации (например, исходящее письмо), визы проставляют в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа, т.е. визируется копия документа. При недостатке места на лицевой стороне виза проставляется на обороте последнего листа копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, который может быть оформлен следующим образом:
Лист согласования
проекта приказа «О внесении изменений в штатное расписание»
наименование вида документа, краткое содержание (заголовок к тексту)
| Должность, фамилия, инициалы | Замечания | Подпись и дата согласования |
| 1 | 2 | 3 |
| … | … | … |
| Главный бухгалтер | Нет замечаний | Гусева |
| Гусева И.П. | 24.12.2012 | |
| … | … | … |
Лист согласования проекта приказа после его подписания и регистрации подшивается в дело вместе с подлинником приказа.
Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.
Продолжение следует.
* Журавлева М.В. О видах приказов и сроках их хранения // Секретарь-референт. 2012. № 11. С. 35–40.
Автор: М.В. Журавлева, специалист по кадровому учету
Источник:
http://www.profiz.ru/sr/12_2012/oforml_prikazov/#_ftn1
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта Положения об общих принципах сотрудничества
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор Генеральный директор
ЗАО «РИК» ОАО Торговый дом «Амур»
Личная Личная
подпись К.Р. Романов подпись В.Е. Афанасьев
Дата Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления
Банка «Прогресс»
Личная Личная
подпись Н.М. Титов подпись А.С. Лунев
Дата Дата
Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.
3.19. Визы согласования документа (реквизит 24) — реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации — автора документа с его содержанием (далее — виза).
Согласование документа оформляют визой, включающей в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы ДОУ (при необходимости).
Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу.
На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
3.20. Оттиск печати (реквизит 25).
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации <*>.
———————————
<*> Более полно об оттиске печати написано в разделе 7 «Использование оттиска печати при оформлении документов».
3.21. Отметка о заверении копии (реквизит 26).
При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Дата
При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).
3.22. Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Рекомендуется указывать также код города для убыстрения и упрощения связи.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков
224 45 67 — 095
3.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28). Отметка об исполнении документа включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении: «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:
Отправлен факс от 01.07.2004 N 127
В дело N 01-15
Личная подпись
Дата
или
Издан Приказ от 01.06.2004 N 12
«О создании экспертной комиссии»
В дело N 01-02
Личная подпись
Дата
3.24. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.
┌──────────────────────┐
│ Название организации │
│00.00.0000 N ________│
│00 ч 00 мин │
└──────────────────────┘
3.25. Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30) представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Отметка для автоматического поиска и контроля информации проставляется в момент подготовки документа.