Загрузить PDF
Загрузить PDF
Письмо с мощным вступлением имеет больше шансов оказать хорошее впечатление на его адресата. Готовитесь ли вы написать личное, деловое или сопроводительное письмо, порой бывает трудно представить себе, как правильно оформить шапку письма и что включить в первые несколько предложений. Если вы еще не знакомы с общепринятым форматом оформления писем или у вас возникли сложности с тем, как начать свое письмо, есть некоторые общепринятые правила и стратегии, с которыми вам будет полезно ознакомиться.
-
1
Укажите свой обратный адрес в верхнем правом углу письма. В личном письме укажите свой собственный адрес в верхнем правом углу листа.[1]
Так адресату будет легче ответить вам, ведь ему не придется для этого сохранять конверт от письма или искать ваш адрес где-то еще.- При указании адреса нет необходимости указывать свое имя. Просто укажите первой строкой название улицы, номер дома и квартиры, ниже укажите населенный пункт и район, к которому он относится, в третьей строке напишите название региона или области, а в последней – почтовый индекс.
-
2
Ниже адреса поставьте дату письма. Очень важно указать дату создания письма, чтобы получатель знал, когда оно было написано. Также дата будет полезна и в том случае, если адресат захочет сохранить переписку с вами и решит отсортировать письма по датам. Укажите дату на следующей строке прямо под адресом.[2]
- Сначала укажите число месяца, затем месяц и год. Например: “22 апреля 2016 года”.
-
3
Обратитесь к адресату. Дальше вам необходимо пропустить одну строку и перейти к левому краю страницы. В качестве обращения в личных письмах обычно используют слова “дорогой”(ая), которые пишут с заглавной буквы. После слов “дорогой” или “дорогая” укажите имя человека и поставьте восклицательный знак.[3]
- Подумайте о том, как вы обычно обращаетесь к адресату при личном общении с ним или с ней. Например, вы можете использовать такие виды обращений, как “дорогая Светлана”, “дорогая бабушка” или “дорогой господин Иванов” в зависимости от того, называете ли вы человека обычно по имени, фамилии или по его родственному статусу.
-
4
Осведомитесь о делах адресата. В личном письме другу или родственнику обычно принято открывать текст каким-нибудь вопросом. Используемый в самом начале письма вопрос может демонстрировать вашу заинтересованность узнать, чем в настоящее время занимается адресат или как у него идут дела.
- Например, можно открыть письмо вопросом “… как идут твои дела?”, “… как тебе нравится новая школа?” или “… как ты себя чувствуешь?”
-
5
Продемонстрируйте свой интерес к тому, что человек когда-то говорил или делал. Еще один неплохой способ начать личное письмо – выразить интерес к тому, что адресат включил в свое последнее письмо к вам, скажем, рассказал вам о каком-то достижении, интересных каникулах или о возникших перед ним препятствиях.
- Например, можно начать письмо фразой “… поздравляю тебя с получением награды!” или “… похоже, что у тебя были действительно веселые каникулы!”, либо “… мне жаль слышать, что у тебя не очень ладится со школой”.
Реклама
-
1
Укажите свой адрес. Ваш полный почтовый адрес нужно указать в верхней части письма. Нет необходимости включать в него свое имя, но сам адрес при желании также можно дополнить снизу адресом электронной почты и/или номером телефона.[4]
- В российском деловом документообороте свой адрес принято располагать в верхнем левом углу.[5]
.
- В российском деловом документообороте свой адрес принято располагать в верхнем левом углу.[5]
-
2
Поставьте дату. Указав адрес и любые другие дополнительные контактные данные, пропустите одну строку и поставьте дату письма. Дату напишите полностью, указав день, месяц и год.[6]
- Например: “22 апреля 2016”.
-
3
Укажите адрес получателя в верхнем правом углу. Согласно принятым нормам российского делового документооборота, имя получателя письма, а также его полный почтовый адрес должны указываться в правом верхнем углу листа. При необходимости также указывается должность человека и наименование организации, в которой он работает.[7]
- После оформления шапки письма с адресами и датой пропустите строку перед тем, как написать на следующей строке обращение с заглавной буквы («Уважаемый ___» или “Вниманию заинтересованных лиц”).
-
4
Решите, уместно ли вам будет использовать обращение “уважаемый”. Начало делового письма со слова “уважаемый” является стандартной практикой, но оно не всегда считается уместным. Например, обращение “уважаемый” может показаться слишком личным для письма-рекламации или излишним для служебной переписки.[8]
- Подумайте о том, кому вы пишете и уместно ли в вашем случае использовать обращение “уважаемый”. Если в дальнейшем вы надеетесь установить с адресатом тесную деловую связь, например, на совместное участие в проекте, вероятно, будет уместно обратиться к нему со слова “уважаемый”.[9]
- Если вам некомфортно начинать письмо с обращения “уважаемый”, всегда можно опустить его и оставить лишь слово “господин” и имя адресата. Например, можно начать письмо с обращения “Господин Петров В.И.”, после которого написать свое вводное предложение.
- Еще одной альтернативой обращения в деловом письме служит фраза “Вниманию заинтересованных лиц!”, она звучит еще более отстраненно и официально, чем отсутствие обращения “уважаемый”. Ее уместно использовать только в том случае, когда вы не знаете имя необходимого вам адресата.
- Подумайте о том, кому вы пишете и уместно ли в вашем случае использовать обращение “уважаемый”. Если в дальнейшем вы надеетесь установить с адресатом тесную деловую связь, например, на совместное участие в проекте, вероятно, будет уместно обратиться к нему со слова “уважаемый”.[9]
-
5
Подумайте о том, как будет лучше обращаться к адресату. Прежде чем написать обращение к адресату по имени, подумайте, как это будет лучше сделать. В большинстве случаев в деловой переписке используется более официальная форма обращения по имени и отчеству, либо обращение по фамилии с указанием звания. Также можно принять во внимание способ обращения этого человека к вам в своих письмах.
-
Учтите звание или должность человека, к которому обращаетесь. Если человек, которому вы пишете обладает определенным званием или находится на особой должности, то это можно включить в обращение. Например, если человек носит звание доктора наук, к нему можно обратиться фразой “Уважаемый доктор Сидоров! …”. Если же вы пишете военному человеку в звании генерала, письмо можно начать фразой “Уважаемый генерал Волков! …”. К человеку в особой должности можно обратиться, например, так: “Уважаемый господин президент! …”[10]
-
Обратитесь к письму, на которое отвечаете. Если вы подготавливаете ответ на другое письмо, полезно будет проверить, какая форма обращения была использована в нем, чтобы принять решение о способе обращения в ответном письме. Например, если к вам обращались фразой “Уважаемая госпожа Зайцева! …”, то вам также рекомендуется использовать обращение “Уважаемый/уважаемая господин/госпожа ____! …”.[11]
- Подумайте о том, насколько хорошо вы знаете получателя письма. При выборе формы обращения также не помешает принять во внимание, насколько хорошо вы знаете адресата. Обращаетесь ли вы друг к другу по имени? Или же вы используете имя и отчество для обращения к этому человеку? Помните, что даже если когда-то в прошлом вы обращались к человеку лишь по имени, это может оказаться слишком неформальной формой обращения для делового письма. В случае возникновения сомнений ради предосторожности лучше склониться в сторону более формального обращения с использованием слов “уважаемый”, “господин” или указанием звания или должности.
-
Учтите звание или должность человека, к которому обращаетесь. Если человек, которому вы пишете обладает определенным званием или находится на особой должности, то это можно включить в обращение. Например, если человек носит звание доктора наук, к нему можно обратиться фразой “Уважаемый доктор Сидоров! …”. Если же вы пишете военному человеку в звании генерала, письмо можно начать фразой “Уважаемый генерал Волков! …”. К человеку в особой должности можно обратиться, например, так: “Уважаемый господин президент! …”[10]
-
6
Задайте письму приятный тон. Вне зависимости от цели вашего письма будет полезно придать ему приятный тон, чтобы увеличить шансы на внимательное отношение к нему адресата. Даже если вы пишете ради того, чтобы выразить жалобу, или по иному неприятному поводу, никогда не стоит начинать письмо с грубостей и требований. Вместо этого постарайтесь выразить адресату добрые пожелания или поздравить его с каким-либо достижением.
- Например, если вы с самого начала хотите задать письму приятный тон, то его можно начать с фразы: “… надеюсь, это письмо найдет вас в полном здравии!” Или можно использовать такую фразу: “… поздравляю вас с повышением по службе!”
-
7
Объясните цель письма. Несмотря на то, что будет совсем неплохо открыть письмо в дружелюбном тоне, также очень важно сразу перейти к сути дела и указать цель своего письма. Объяснить адресату свою цель можно простой и прямой шаблонной фразой, которая начинается со слов: “Пишу вам касательно/с целью …”[12]
- Эта вводная фраза подходит к самым разнообразным случаям. Например, она может предстать в следующем виде: “Пишу вам касательно наших общих интересов”. А также в таком: “Пишу вам с целью подать жалобу”. Или в таком: “Пишу вам с целью предложить партнерство между нашими компаниями”.
Реклама
-
1
Используйте формат делового письма при оформлении шапки сопроводительного письма. Для указания адресов в сопроводительном письме можно использовать тот же формат, который используется для деловых писем.
- Напишите собственный адрес в верхнем левом углу своего письма. Не указывайте при этом своего имени, а только лишь адрес.
- На строке ниже дополните почтовый адрес адресом электронной почты, наименованием личного веб-сайта и/или номером телефона.
- Пропустите одну строку.
- Поставьте дату с указанием месяца прописью: «22 апреля 2016»
- Пропустите еще строку.
- Напишите приветствие. Это может быть фраза «Уважаемый ___» или «Вниманию заинтересованных лиц».
-
2
Сообщите в обобщенном виде о своих достижениях. Допустимо начать сопроводительное письмо такими простыми словами, как “… направляю вам резюме в целях предложить свою кандидатуру на должность X”. Однако, если вы хотите попробовать немного другой подход, можно начать письмо с обобщенного описания самых важных своих достижений. Краткая справка достижений может привлечь внимание работника отдела кадров и повысить ваши шансы быть приглашенным на собеседование.[13]
- Например, письмо можно начать так: “… за последние пять лет я удвоил продажи компании и расширил рынок продаж на три соседних региона”. Затем можно чуть подробнее рассказать о своем профессиональном опыте, образовании, дополнительных курсах и прочих важных профессиональных навыках.
-
3
Выразите свой энтузиазм. Когда вы пишете сопроводительное письмо, отражение на бумаге того волнения, которое вы испытываете в надежде получить работу, также может увеличить шансы того, что вас пригласят на собеседование. Работника отдела кадров может впечатлить ваше стремление приступить к работе.[14]
- Например, можно воспользоваться фразой такого рода: “Меня очень обрадовало появление вакансии именно в вашей компании, так как меня всегда привлекала идея работать у вас”. Затем можно объяснить, чем именно вас привлекает компания, по какой причине вы так стремитесь в ней работать и почему вы считаете, что подойдете на открытую вакансию.
-
4
Используйте в тексте важные ключевые слова. Ключевые слова могут оказаться очень полезными в том случае, когда вы будете конкурировать за вакансию со многими другими людьми. Использование ключевых слов в самом начале содержания письма может повысить ваши шансы быть замеченным, особенно если эти ключевые слова будут указывать на то, что вы, возможно, являетесь хорошей кандидатурой на соответствующую должность.[15]
- Неплохими ключевыми словами могут быть те же слова, что встречаются в описании вакансии, например, особые навыки или определенный опыт, которым вы обладаете. К примеру, можно начать сопроводительное письмо таким образом: “… за пять лет работы в должности менеджера продаж я разработал немало успешных стратегий реализации, регулярно устраивал рекламные презентации продукции, а также подготовил множество коммерческих заготовок для своих непосредственных подчиненных”.
- Также можно упомянуть имя того человека (или сразу нескольких), который порекомендовал вам данную вакансию. Это тоже может обратить на себя внимание работника отдела кадров и гарантировать вам приглашение на собеседование. Например, можно написать нечто следующее: “… я узнал о вакансии Х от начальника нашего управления, господина Васильева С. И.”
Реклама
Советы
- Личные письма могут быть настолько длинными, насколько вам нравится. Однако, если вы пишете сопроводительное письмо к резюме, чтобы устроиться на работу, или участвуете в деловой переписке, следите за тем, чтобы письма были максимально возможно краткими и по существу дела. В таких видах писем необходимо уметь выразить всю необходимую информацию на одной странице текста.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 41 176 раз.
Была ли эта статья полезной?
Идеи
Что написать, чтобы вас прочитали и ответили
От редакции
Мы перевели статью из блога TeamWave о том, как начинать письма, чтобы их открывали и читали. В тексте, в основном, описываются подходы для b2b, где стоимость и средний чек каждого клиента достаточно высок.
Пример письма, которое отправят в корзину
Здравствуйте, Антон!
Это Иван Петров из Восхитительной Компании, и мы предлагаем инновационные решения в сфере социальных медиа для развивающихся компаний.
И это письмо сразу улетает в папку «Удалённые».
Email-письма, на которые мы отвечаем, не похожи на это письмо. Чтобы человек ответил на письмо, нужны 2 ключевых фактора:
- Персонализация.
- Предложение выгоды (это не о вас, это о них).
Давайте посмотрим правде в глаза: люди эгоцентричны и им интересна собственная жизнь. Получатель прочтет письмо в зависимости от загрузки — какие именно триггеры заставят его продолжить чтение зависит от того, что вы можете для него сделать. Не важно, отправите вы 200 или 2000 писем, все клиенты будут читать его независимо друг от друга, а их ожидания будут уникальными.
В этом посте мы составили список примеров, с чего начать письмо, чтобы «зацепить» потенциального клиента.
21 пример, как начать письмо
1. Ссылка на общее знакомство
«Я работал с [Общий знакомый] на [Проект]».
Начните с упоминания человека, которого вы оба знаете и проекта, который вы закончили. Расскажите, что вы достигли в конкретном проекте, и продолжайте описывать, как подобный подход можно применить, чтобы решить задачи потенциального клиента.
2. Упоминание выступления или презентации
«Видел вашу [Презентация] на [Событие] и мне очень понравилось ваше решение для [проблема]».
Любому будет приятно услышать, что другие люди действительно используют его материалы. Это может быть интервью или конференция, на которой ваш лид поделился «проблемными» местами своего бизнеса. Найдите что-то релевантное вашему предложению и покажите таким образом, что вы справились с заданием. Теперь объясните, как предложенное вами решение поможет решить и другие упомянутые проблемы.
Примечание переводчика
Например, мы в UniSender могли написать: «Видел ваше выступление на конференции „Бизнес в России — 2016“ и мне очень понравилось то, что вы говорили о воронке продаж. Поэтому мы в UniSender сделали специальную интеграцию c CRM, чтобы можно было расширять воронку и применить техники не только по телефону, а еще и в письмах».
3. Проблема — Решение
«Узнал, что вы столкнулись с трудностями по [проблема] и мы можем помочь вам с помощью [Решение]»
Напрямую скажите о проблеме потенциального клиента, а затем кратко расскажите о решении в формате «речи в лифте» (elevator pitch).
Про elevator pitch
Elevator pitch — очень лаконичная презентация компании. Представьте, что вам нужно рассказать всё самое важное за то время пока вы поднимаетесь с клиентом на лифте.
Используйте несколько смысловых картинок со статистикой, чтобы привлечь внимание и доказать целесообразность вашего решения.
Попробуйте UniSender
Отправляйте письма, которые открывают и читают. До 1500 сообщений в месяц бесплатно
Попробовать
4. Комплимент
«Недавно узнал, что вы работали в [Компании], и впечатлен тем, что вы сделали для [Решение проблемы]»
Узнайте, какой-то показательный кейс своего потенциального клиента. Напишите, как вы можете помочь довести эти результаты до совершенства, чтобы ещё ускорить развитие компании.
5. Поздравление
«Поздравляю с [Достижение]»
Отслеживайте публикации и вручения наград вашим потенциальным клиентам и используйте эту возможность для начала бизнес-общения.
6. Обещание выгоды
«Если вы хотите [выгода от решения], в этом письме детально описано, как это сделать»
Это самое обычное «Если… то…», в котором вы привлекаете внимание рассказывая о выгодах вашего предложения.
Пример в письме:
Если вы хотите уменьшить расходы на SMM на 50% и получать столько же клиентов, то…
Метод работает, потому что обещает клиенту, что он решит свою проблему прочитав письмо.
7. Упоминание статьи
«Мне попалась ваша статья, когда я искал [Тренд в индустрии]. Спасибо за прозрение»
Упомяните статью или пост, написанный потенциальным клиентом и выберите несколько выводов или нерешенных проблем. Покажите, что вы действительно оценили контент и дайте ссылку на то, что предлагаете вы.
8. Статистика
«Что, если я скажу [статистика]»
Найдите статистику, которая не интересна для большинства, но напрямую связана с тем, что делает потенциальный клиент. Определенно хороший способ показать свое знание рынка и рассказать о своем решении.
9. Вопрос
«Я читаю ваш блог уже несколько месяцев и появились некоторые вопросы, которые я хотел бы обсудить с вами»
Это хорошее начало, если вы собираетесь построить бизнес-отношения. Так вы сразу признаете своего потенциального клиента экспертом в вопросе и привлекаете внимание, так как интересуетесь тем, о чем писал ваш лид. Дает возможность по-настоящему понять болевые точки бизнеса и предложить соответствующее решение.
10. Общность
«Мы с вами принадлежим к эксклюзивной группе [что-то общее]»
Такое начало поможет вам найти контакт с читателем. Начните с того, что вас объединяет. Люди обычно общаются с теми, с кем у них есть много общего.
Например, вы продаете рекламу в журнале:
Мы с вами принадлежим к группе людей, которые достигли успеха через глубокое понимание клиентов.
11. Упоминание новости
«Видел новость о вашей компании о [Новость]. Ваш конкурент столкнулся с такой же проблемой, и я хочу обратить внимание, что мы можем решить это с помощью [Решение]»
Отслеживайте новости, которые касаются непосредственно вашего потенциального клиента. Если случается что-то значимое, пишите, как ваше решение может решить эту проблему. Пример начала письма:
Если вы исследовательское агентство, которое работает со стартапами и новыми продуктами, расскажите вашему потенциальному клиенту, как вы помогли похожей компании изменить в лучшую сторону свой продукт, воплощая выводы из исследования.
12. Деловой тон и конкретика
«Знаю, что вас забрасывают письмами каждый день, поэтому сразу к делу — [Выгода клиента от сотрудничества]»
Здесь вы напрямую начинаете описывать выгоду клиента от вашего предложения. Ваша задача — дать измеримое и понятное точечное решение для специфической проблемы.
Например:
Знаю, что вам пишут десятки людей каждый день, поэтому сразу к делу — получите больше клиентов с рассылки в апреле.
Вы отправляете рассылки и какое-то количество людей делает заказы. Например, конверсия 1%. За 50 у.е. в месяц мы увеличиваем конверсию с рассылки в два раза, чтобы вы получили больше заказов.
13. Интерес
«Я читаю ваши посты уже очень давно и хочу узнать ваше мнение о [Последние новости индустрии]?»
Соберите самые важные новости индустрии и спросите потенциального клиента его мнение. Это хороший способ показать, что получатель письма — лидер мнений, а также получить некую дозу признания в ответ. Опять же, такое начало письма поможет начать общение и обосновать, почему ваше решение важно именно сейчас (если бизнес развивается).
14. Решение проблемы
«У меня есть решение [описание проблемы]»
Начните с описания конкретной проблемы и сразу же детально объясните, как её можно решить.
Это не должно быть что-то общее — типа «нет клиентов». Проблема должна быть конкретная, например, низкая конверсия в клиентов из платного трафика из Adwords или менеджеры по продажам не делают повторные продажи.
15. Ссылка на результат
«Я помог [Название похожей компании] получить [Доход]»
Здесь вы начинаете с аналогии — вы уже добились успеха, работая с подобной компанией, и готовы повторить с компанией потенциального клиента.
16. Конкретная выгода
«Что, если я скажу, что могу помочь вам достичь [Выгода]?»
Тут вы напрямую говорите о результатах или доходе от использования вашего решения.
Новые статьи у вас на почте
Как развиваться в диджитал. Какие каналы сейчас в тренде. Как зарабатывать больше и поднимать чек за свои услуги.
17. Мягкий заход с выгоды
«Я не знаю, что вы чувствуете по поводу [Выгода], но для меня…»
Вот пример письма:
Я не знаю, что вы думаете по поводу превращения каждого клиента в адвоката бренда, но для меня это причина успеха нашей компании.
Такое начало никак не обязывает читателя, просто выражает мысль отправителя. Мы не знаем, что чувствует человек, получивший письмо, поэтому ничего ему не приписываем. Также мы создаем образ выгоды у получателя. Это начало помогает понять, что потенциальный клиент тоже может получить эту выгоду, если дочитает письмо до конца.
18. Полезное исследование
«Вот исследование на [Тема], которое поможет вам»
Это еще один ключ для начала переписки. Вы начинаете с того, что присылаете исследование или статью, которая поможет вашему потенциальному клиенту.
19. Рекомендация
«[Порекомендовавший человек] посоветовал связаться с вами»
Нет ничего лучше прямой рекомендации. Так как вы пишете впервые, лучше упомянуть того, кто может поручиться за вашу работу. Это стопроцентно добавляет доверия вашему письму.
20. Вопрос о росте
«[Постановка проблемы] останавливает рост вашей компании?»
Начните с вопроса, который напрямую говорит о вещи, которая тормозит развитие компании. Потом объясните, как ваше решение уберет это препятствие.
21. Специфичность
«Что вы подумаете, если я скажу, что мы специализируемся на решении [специфическая проблема]?»
Мы всегда чувствуем облегчение, когда наши проблемы решены. Здесь вы говорите давите на это чувство, спрашивая таким образом, чтобы подтвердить свою экспертность в решении специфической проблемы.
ЭКСКЛЮЗИВЫ ⚡️
Читайте только в блоге Unisender
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.
Друзья! В этой статье рассмотрим вопрос, как начать деловое письмо. Начало делового письма начинается с обращения к адресату. Оно должно быть составлено в вежливом, но нейтральном тоне.
Как начать деловое письмо. Начало делового письма.
Итак, чтобы начать деловое письмо нужно для начала обратиться к адресату письма. Деловое письмо всегда должно быть написано в нейтральном тоне. Ни в коем случае нельзя в начале писать «Добрый день», «Доброе утро», «Добрый вечер». Если вы пишите e-mail письмо, то грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте».
Однако правильнее будет обратиться к адресату по имени и отчеству, например «Уважаемый Сергей Викторович». Если вы не знаете имени адресата, то в таком случае лучше сразу начать с текста письма. Также нельзя обращаться к адресату «Уважаемый господин» и нельзя использовать сокращений «г-н»,» г-жа». Исключением является, когда вы обращаетесь к группе лиц, тогда уместно обратиться «Уважаемые господа».
Начало делового письма — ВСТУПЛЕНИЕ.
После обращения к адресату деловое письмо следует начать со вступления. Начало делового письма начинается со вступительной части.
В этой части письма обычно принято: 1) приветствие; 2) анонс о чем пойдет речь далее (без приветствия); 3) или представление себя (если адресат письма не знает вас).
Приведенные в статье варианты ВСТУПЛЕНИЯ стандартные и носят рекомендательный характер. Применять их или нет, автор делового письма должен решать самостоятельно.
1. Деловое письмо можно начать с приветствия, когда вы пишите уважаемому вами или знакомому вам адресату. Также приветствие принято писать в зависимости от цели и вида делового письма. К таким видам относятся письма приглашения, поздравления, соболезнования, подтверждения, предложения, письма просьбы и другие письма. В зависимости от вашего намерения и цели письма, вы вправе выбирать поприветствовать адресата или нет.
Начало делового письма с приветствием, пример,
______ПРИМЕР КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ _____
Уважаемый Петр Сергеевич,
Издательский Дом «БМ» выражает вам искреннее уважение и представляет Вашему вниманию уникальное предложение о размещении Вашей рекламы в нашем журнале.
Исходя из нашего телефонного разговора, мы узнали, что Ваше предприятие единственный производитель продукции Х с такими высокоэкономичными показателями. И в настоящий момент позиционирование Ваших конкурентных преимуществ на рынке материалов действительно важная для Вас задача.
По Вашей просьбе высылаю к этому письму необходимую информацию о размещении рекламы Вашей продукции Х в нашем журнале. В этом издании как раз поднимается тема: «Экономически эффективные устройства … обеспечение прочностных характеристик». Считаем, что реклама именно в этом издании журнала позволит Вам привлечь потенциальных клиентов и заинтересованных покупателей.
Предлагаем Вам встретиться для обсуждения деталей Вашего участия и других вариантов взаимовыгодного сотрудничества. Для нашей встречи Вы можете связаться с нами по телефону +7ХХХХХХХХХ в любое удобное для Вас время.
с уважением, ……
_______________________________________________________________
2. Вполне логично, что в письме требовании к должнику вам не захочется его поприветствовать и выразить ему симпатию. В таком случае, вы можете начать деловое письмо с анонса. А именно, во вступительной части письма вы можете вкратце описать суть дела или о чем пойдет речь далее.
Начало делового письма с анонсом, пример,
_____________ Пример письма требования_______________
Уважаемый Виктор Сергеевич,
АО «Х» согласно Договору поставки от 12 декабря 2018 года No31-1 доставила Вам партию офисной мебели по накладной No123-1 от 17 декабря 2018 года. Срок оплаты по Договору составляет десять дней со дня получения Вами товара.
В связи с задолженностью Вашей компании перед АО «Х», просим Вас погасить долг в размере 2 000 000 (два миллиона) тенге в срок до 20 декабря 2018 года.
В случае непогашения образовавшейся задолженности в выше указанный срок Вам в соответствии с п. 7.1 Договора будет начислена пеня в размере 0.02 % на сумму просроченного долга за каждый день просрочки.
с уважением,
Зайцева И.П.
_______________________________________________________
3. Также есть и другой сценарий начала делового письма — это когда ваш адресат не знаком с вами. В этом случае вы просто можете представиться ему и вкратце описать, кем вы являетесь и чем занимаетесь.
Начало делового письма с представлением себя, пример,
________Просьба о финансовой помощи__________________
Уважаемый Имя Отчество,
Благотворительный фонд «Подари жизнь» проводит сбор средств для помощи детям с сердечными заболеваниями.
Искренне просим Вас оказать нашему фонду посильную денежную помощь до 1 миллиона рублей. Так как этой суммы не достает для отправки на лечение в Германию 10 больных детей.
Сердечно благодарим Вас за внимание к нашей просьбе и неравнодушие к судьбам нуждающихся людей. Надеемся на Вашу помощь в лечении граждан нашей страны.
с уважением,
___________________________________________________________
Общие рекомендации, выводы
Таким образом, прежде чем начать писать деловое письмо, нужно определиться с его видом (требование, предложение, приглашение и прочие). И уже в зависимости от того, какое письмо писать, вы определитесь, как начать деловое письмо. То есть если вы пишите письмо поздравление, можете выразить адресату почтение. Если вы пишите письмо претензию, то начните с краткого описания сути вопроса. Если вы пишите письмо просьбу незнакомому адресату, то вкратце представьтесь ему и т.д. По этой теме также будет полезна статья https://delovoe-pismo.com/primery-phraz-delovogo-pisma-delovoy-slovarik/
Всегда следите за тем, чтобы письмо было составлено грамотно, без орфографических, синтаксических и лексических ошибок. При наличии таких ошибок у адресата может сложиться неблагоприятное впечатление о вас или недоверие к вам. Из-за наличия явных ошибок адресат может подумать, что вы безграмотны или недальновидны. Соответственно вы не сможете достигнуть результата от вашего письма (заключить сделку, создать партнерские взаимоотношения и пр.).
Итак для того, чтобы ваши деловые письма производили благоприятное впечатление придерживайтесь следующих основных рекомендаций:
— в одном письме раскрывайте одну тематику (цель);
— соблюдайте нейтральный уважительный тон;
— старайтесь писать коротко и ясно, не более 1 страницы. Дополнительную информацию прикладывайте к письму в виде приложений;
— разбивайте текст на абзацы;
— текст письма должен быть без помарок, исправлений, зачеркиваний;
— не сокращайте слова;
— не используйте сленги и двусмысленные слова и фразы;
— придерживайтесь достоверности информации, апеллируйте только фактами.
Related posts:
Download Article
Download Article
A letter that has a strong start is more likely to make a good impression on your reader. Whether you are preparing to write a personal letter, a business letter, or a cover letter, it can be hard to know how to structure the heading and what to say in the first few lines. If you need to learn about the correct format for a letter or come up with an excellent way to open your letter, there are some specific conventions and strategies that may help you.
-
1
Include your address on upper right side of the letter. For a personal letter, place your address on the upper right hand side of your paper. This will make it easier for your recipient to respond to you because he or she will not have to look up your address or save the envelope.
- You do not need to include your name in the address. Just include your street address or PO box on the first line and then include your city, state, and zip code on the next line.
-
2
Provide the date after your address. It is important to include a date so that your recipient will know when you composed your letter. Including a date can also be useful if your recipient wants to save the letters he or she receives and organize them by date. Place the date on the next line after your address.
- Write out the date with the Month first, then the date, and then the year. For example, “April 22, 2023.”
Advertisement
-
3
Address your recipient. Next, you will need to skip a line and move over to the left side of your page. You should always use the salutation “Dear” to begin personal letters. Follow “Dear” with your recipient’s name and a comma.
- Consider how you usually address your recipient when you talk to him or her. For example, you might address your recipient as, “Dear Stephanie,” “Dear Grandma,” or “Dear Mr. Thompson,” depending on how you usually address the person.
- If you’re writing to a group of people, like a family, use a greeting like «Hi everyone» to start your letter.
-
4
Ask a question. For a personal letter, such as to a friend or family member, opening with a question is a common approach. You can open your letter with a question to show your interest in what the recipient is doing or how he or she has been.
- For example, you could open with something like, “How are you?” or, “How do you like your new school?” or, “Are you feeling better?”
-
5
Express your interest in something the recipient said or did. Another good way to start a personal letter is to begin by expressing your interest in something that your recipient put into his or her last letter, such as a recent accomplishment, a fun vacation, or an obstacle that he or she is facing.
- For example, you might start with something like, “Congratulations on your award!” or “Your vacation sounds like it was really fun!” or “I am sorry to hear that you have been having such a bad time at school.”
Advertisement
-
1
Include your address. Your full mailing address should appear at the top of your letter. Do not include your name before the address, but you may include an email address and/or a phone number below the mailing address if desired.[1]
- You may place the address on the right or on the left.
-
2
Add the date. After you have written your address and any other contact info that you wish to include, skip a line and include the date. Write out the date in full to include the month, day, and year.[2]
- For example, “April 22, 2016.”
-
3
Place your recipient’s address on the left hand side. Your recipient’s name along with his or her full address should go on the left side of your paper for business letters. Place the address after the date with one space dividing the two.[3]
- Skip a line after your address as well. Your salutation («Dear ___,» or “To whom it may concern,”) goes on the next line.
-
4
Decide if “Dear” is appropriate for your purposes. Starting off letters with “Dear” is standard, but it might not always seem appropriate. For example, “Dear” might seem too personal for a complaint letter or for a business correspondence.[4]
- Think about who you are writing to and whether or not using “Dear” suits your purposes. If you are hoping to get to know the recipient better, such as by teaming up on a project, then “Dear” is probably appropriate.[5]
- If including “Dear” makes you uncomfortable, then you can always leave off the “Dear” and just open the letter with the recipient’s title and name. For example, you could simply open with “Mr. Parker,” and then follow with your opening line.
- “To Whom it May Concern” is another alternative, but this is even more distant and businesslike than leaving off “Dear.” Only use this opening phrase if you do not know the name of your recipient.
- Think about who you are writing to and whether or not using “Dear” suits your purposes. If you are hoping to get to know the recipient better, such as by teaming up on a project, then “Dear” is probably appropriate.[5]
-
5
Think about how to address your recipient. Before you write your recipient’s name on the letter, take a moment to determine the best way to address him or her. In most cases, business letter should address recipients in a more formal manner, such as by using any titles the person holds. You can also consider how the person has addressed you in letters and your relationship with the person.
-
Consider the person’s title and position. If the person you are writing to has a special title or position, then you should include this in your Salutation. For example, if the person is a doctor, then you might begin your letter with “Dear Dr. Jones.” If the person is a general in the military, then you might begin your letter with “Dear General Wilson.” People who have a PhD or LLD at the end of their names should also be addressed as Dr. [6]
-
Check the letter you are responding to. If you are writing a letter in response to another letter, then checking to see how you were addressed may help you to decide how to address your recipient. For example, if the letter you received starts with “Dear Ms. Johnson,” then you should also start your letter with “Dear Mr./Mrs./Ms. ____.”[7]
- Think about how well you know the recipient. You may also want to consider how well you know the recipient when deciding how to address your letter. Are you on a first name basis? Or do you use a title when you address the person? Keep in mind that even if you have called the person by his or her first name in the past, it might be too informal for a business letter. If you are in doubt, err on the side of caution and address the person in a formal manner, such as by including Mr., Ms., or Dr.
-
Consider the person’s title and position. If the person you are writing to has a special title or position, then you should include this in your Salutation. For example, if the person is a doctor, then you might begin your letter with “Dear Dr. Jones.” If the person is a general in the military, then you might begin your letter with “Dear General Wilson.” People who have a PhD or LLD at the end of their names should also be addressed as Dr. [6]
-
6
Set a pleasant tone. No matter why you are writing, it is a good idea to set a pleasant tone to improve the chances that your recipient will be open to your message. Even if you are writing to complain or for some other unpleasant purpose, never start your letter by saying something rude or demanding. Instead, try expressing well wishes to your recipient or congratulating your recipient on an accomplishment.
- For example, if you want to set a friendly tone in the beginning of your letter, then you might start by saying something like, “I hope this letter finds you well.” Or, “Congratulations on your promotion!”
-
7
State your purpose. While it is good to open a business letter in a friendly way, it is also important to get right to the point and state your purpose for writing. You can let your recipient know why you are writing by using a direct, simple template that begins with: “I am writing because/to…”
- You can tailor this opening for a variety of purposes. For example, you might start with something like, “I am writing because of our similar interests,” or, “I am writing to voice a complaint,” or “I am writing to propose a partnership between our companies.”
Advertisement
-
1
Use business letter format to address your letter and recipient. When writing a cover letter, you can apply the same tactics for addressing the letter as you would with a business letter.
- Include your address on the upper right or left hand side. Do not include your name, just your address.
- Include an email address, personal website address, and/or phone number on the next line.
- Skip a line.
- Provide the date with the month written out. «April 22, 2016»
- Skip another line.
- Include your salutation. «Dear ___,» or «To whom it may concern,»
-
2
Provide a summary of your accomplishments. It is okay to start a cover letter with something simple, such as “I am writing to apply for X position.” However, if you want to try something a little different to open a cover letter, then you might start with a brief summary of your greatest accomplishments. Offering a brief summary of what you have accomplished can grab the attention of the hiring manager and increase your chance of getting an interview.[8]
- For example, you might start with, “In the past five years, I have doubled my sales and expanded my territory to three neighboring states.” You could then go on to talk more about your professional experience, education, special training, and other qualifications for the job.
-
3
Express your enthusiasm. If you are writing a cover letter, then letting your excitement come through on paper can also help to increase your chances of getting an interview. The hiring manager may be impressed by your dedication to your job.[9]
- For example, you could say something like, “I was excited to see this job posting because I have always been a big fan of your company.” You could then go on to explain what you like about the company, why you are so passionate about your work, and how you think you would fit in.
-
4
Incorporate relevant keywords. Keywords may be helpful if you know that you will be up against lots of other people for a job. Mentioning keywords early in your letter can increase the chances that your application will be noticed, especially if those keywords indicate that you might be a good fit for the job.[10]
- Some good keywords to mention include those that appear in the job posting, such as specific skills or experience that you possess. For example, you might begin with something like, “In my five years as a sales manager, I have given regular presentations, developed successful sales strategies, and written numerous sales scripts for my employees.”
- You can also mention the names of any person or persons who referred you to this position. This might catch the attention of the hiring manager and ensure that you get an interview. For example, you might write something like, “I heard about this position from our department chair, Dr. Smith.”
Advertisement
Sample Letters
Add New Question
-
Question
How do you start a thank you note?
Tami Claytor is an Etiquette Coach, Image Consultant, and the Owner of Always Appropriate Image and Etiquette Consulting in New York, New York. With over 20 years of experience, Tami specializes in teaching etiquette classes to individuals, students, companies, and community organizations. Tami has spent decades studying cultures through her extensive travels across five continents and has created cultural diversity workshops to promote social justice and cross-cultural awareness. She holds a BA in Economics with a concentration in International Relations from Clark University. Tami studied at the Ophelia DeVore School of Charm and the Fashion Institute of Technology, where she earned her Image Consultant Certification.
Etiquette Coach
Expert Answer
Always say thank you first! Whatever the gesture is, be very specific and say thank you for X, Y, and Z. If you’re thanking someone for a gift, explain how it will be used. If you’re thanking someone in regards to a job or business interview, say something like «Thank you for your time.»
-
Question
How do you begin writing a complaint letter?
Tami Claytor is an Etiquette Coach, Image Consultant, and the Owner of Always Appropriate Image and Etiquette Consulting in New York, New York. With over 20 years of experience, Tami specializes in teaching etiquette classes to individuals, students, companies, and community organizations. Tami has spent decades studying cultures through her extensive travels across five continents and has created cultural diversity workshops to promote social justice and cross-cultural awareness. She holds a BA in Economics with a concentration in International Relations from Clark University. Tami studied at the Ophelia DeVore School of Charm and the Fashion Institute of Technology, where she earned her Image Consultant Certification.
Etiquette Coach
Expert Answer
State only the facts—leave emotion out of it. You may be very upset, but whoever you’re sending this letter of complaint to doesn’t need that because it’s going to overshadow the real issue. Instead, be very clear about what your dissatisfied with. For example, you might say «I dined at your restaurant yesterday. Typically, I have a wonderful experience. However, on this particular evening, I had trouble with my server Kate. She took a long time to bring us our food and bill, and she was very curt with us.» If possible, put your specific complaint in bullet points.
-
Question
How do I write a letter of complaint?
You could simply start by stating that you are in disbelief that such bad things would happen at wherever you are filing your complaint.
See more answers
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
Video
-
Personal letters can be as long as you want to make them. However, if the letter is for a job application or for another business correspondence, keep your letter as short and to the point as possible. You should be able to express yourself within one page for these types of letters.
Thanks for submitting a tip for review!
Advertisement
References
About This Article
Article SummaryX
To start a personal letter, always use «Dear» and the person’s name or the name by which you address them, like Grandma or Coach, for example. However, if you’re writing a business letter, use «Dear» only if you’re expecting to have a close relationship with the recipient. Otherwise, drop the «Dear» and just use the person’s title and name to open your letter. When you’re writing a business or cover letter to somebody unknown, it’s okay to use «To whom it may concern» as your opening. For more information about starting letters, including formatting personal, business, and cover letters, scroll down!
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 649,969 times.
Did this article help you?
Download Article
Download Article
A letter that has a strong start is more likely to make a good impression on your reader. Whether you are preparing to write a personal letter, a business letter, or a cover letter, it can be hard to know how to structure the heading and what to say in the first few lines. If you need to learn about the correct format for a letter or come up with an excellent way to open your letter, there are some specific conventions and strategies that may help you.
-
1
Include your address on upper right side of the letter. For a personal letter, place your address on the upper right hand side of your paper. This will make it easier for your recipient to respond to you because he or she will not have to look up your address or save the envelope.
- You do not need to include your name in the address. Just include your street address or PO box on the first line and then include your city, state, and zip code on the next line.
-
2
Provide the date after your address. It is important to include a date so that your recipient will know when you composed your letter. Including a date can also be useful if your recipient wants to save the letters he or she receives and organize them by date. Place the date on the next line after your address.
- Write out the date with the Month first, then the date, and then the year. For example, “April 22, 2023.”
Advertisement
-
3
Address your recipient. Next, you will need to skip a line and move over to the left side of your page. You should always use the salutation “Dear” to begin personal letters. Follow “Dear” with your recipient’s name and a comma.
- Consider how you usually address your recipient when you talk to him or her. For example, you might address your recipient as, “Dear Stephanie,” “Dear Grandma,” or “Dear Mr. Thompson,” depending on how you usually address the person.
- If you’re writing to a group of people, like a family, use a greeting like «Hi everyone» to start your letter.
-
4
Ask a question. For a personal letter, such as to a friend or family member, opening with a question is a common approach. You can open your letter with a question to show your interest in what the recipient is doing or how he or she has been.
- For example, you could open with something like, “How are you?” or, “How do you like your new school?” or, “Are you feeling better?”
-
5
Express your interest in something the recipient said or did. Another good way to start a personal letter is to begin by expressing your interest in something that your recipient put into his or her last letter, such as a recent accomplishment, a fun vacation, or an obstacle that he or she is facing.
- For example, you might start with something like, “Congratulations on your award!” or “Your vacation sounds like it was really fun!” or “I am sorry to hear that you have been having such a bad time at school.”
Advertisement
-
1
Include your address. Your full mailing address should appear at the top of your letter. Do not include your name before the address, but you may include an email address and/or a phone number below the mailing address if desired.[1]
- You may place the address on the right or on the left.
-
2
Add the date. After you have written your address and any other contact info that you wish to include, skip a line and include the date. Write out the date in full to include the month, day, and year.[2]
- For example, “April 22, 2016.”
-
3
Place your recipient’s address on the left hand side. Your recipient’s name along with his or her full address should go on the left side of your paper for business letters. Place the address after the date with one space dividing the two.[3]
- Skip a line after your address as well. Your salutation («Dear ___,» or “To whom it may concern,”) goes on the next line.
-
4
Decide if “Dear” is appropriate for your purposes. Starting off letters with “Dear” is standard, but it might not always seem appropriate. For example, “Dear” might seem too personal for a complaint letter or for a business correspondence.[4]
- Think about who you are writing to and whether or not using “Dear” suits your purposes. If you are hoping to get to know the recipient better, such as by teaming up on a project, then “Dear” is probably appropriate.[5]
- If including “Dear” makes you uncomfortable, then you can always leave off the “Dear” and just open the letter with the recipient’s title and name. For example, you could simply open with “Mr. Parker,” and then follow with your opening line.
- “To Whom it May Concern” is another alternative, but this is even more distant and businesslike than leaving off “Dear.” Only use this opening phrase if you do not know the name of your recipient.
- Think about who you are writing to and whether or not using “Dear” suits your purposes. If you are hoping to get to know the recipient better, such as by teaming up on a project, then “Dear” is probably appropriate.[5]
-
5
Think about how to address your recipient. Before you write your recipient’s name on the letter, take a moment to determine the best way to address him or her. In most cases, business letter should address recipients in a more formal manner, such as by using any titles the person holds. You can also consider how the person has addressed you in letters and your relationship with the person.
-
Consider the person’s title and position. If the person you are writing to has a special title or position, then you should include this in your Salutation. For example, if the person is a doctor, then you might begin your letter with “Dear Dr. Jones.” If the person is a general in the military, then you might begin your letter with “Dear General Wilson.” People who have a PhD or LLD at the end of their names should also be addressed as Dr. [6]
-
Check the letter you are responding to. If you are writing a letter in response to another letter, then checking to see how you were addressed may help you to decide how to address your recipient. For example, if the letter you received starts with “Dear Ms. Johnson,” then you should also start your letter with “Dear Mr./Mrs./Ms. ____.”[7]
- Think about how well you know the recipient. You may also want to consider how well you know the recipient when deciding how to address your letter. Are you on a first name basis? Or do you use a title when you address the person? Keep in mind that even if you have called the person by his or her first name in the past, it might be too informal for a business letter. If you are in doubt, err on the side of caution and address the person in a formal manner, such as by including Mr., Ms., or Dr.
-
Consider the person’s title and position. If the person you are writing to has a special title or position, then you should include this in your Salutation. For example, if the person is a doctor, then you might begin your letter with “Dear Dr. Jones.” If the person is a general in the military, then you might begin your letter with “Dear General Wilson.” People who have a PhD or LLD at the end of their names should also be addressed as Dr. [6]
-
6
Set a pleasant tone. No matter why you are writing, it is a good idea to set a pleasant tone to improve the chances that your recipient will be open to your message. Even if you are writing to complain or for some other unpleasant purpose, never start your letter by saying something rude or demanding. Instead, try expressing well wishes to your recipient or congratulating your recipient on an accomplishment.
- For example, if you want to set a friendly tone in the beginning of your letter, then you might start by saying something like, “I hope this letter finds you well.” Or, “Congratulations on your promotion!”
-
7
State your purpose. While it is good to open a business letter in a friendly way, it is also important to get right to the point and state your purpose for writing. You can let your recipient know why you are writing by using a direct, simple template that begins with: “I am writing because/to…”
- You can tailor this opening for a variety of purposes. For example, you might start with something like, “I am writing because of our similar interests,” or, “I am writing to voice a complaint,” or “I am writing to propose a partnership between our companies.”
Advertisement
-
1
Use business letter format to address your letter and recipient. When writing a cover letter, you can apply the same tactics for addressing the letter as you would with a business letter.
- Include your address on the upper right or left hand side. Do not include your name, just your address.
- Include an email address, personal website address, and/or phone number on the next line.
- Skip a line.
- Provide the date with the month written out. «April 22, 2016»
- Skip another line.
- Include your salutation. «Dear ___,» or «To whom it may concern,»
-
2
Provide a summary of your accomplishments. It is okay to start a cover letter with something simple, such as “I am writing to apply for X position.” However, if you want to try something a little different to open a cover letter, then you might start with a brief summary of your greatest accomplishments. Offering a brief summary of what you have accomplished can grab the attention of the hiring manager and increase your chance of getting an interview.[8]
- For example, you might start with, “In the past five years, I have doubled my sales and expanded my territory to three neighboring states.” You could then go on to talk more about your professional experience, education, special training, and other qualifications for the job.
-
3
Express your enthusiasm. If you are writing a cover letter, then letting your excitement come through on paper can also help to increase your chances of getting an interview. The hiring manager may be impressed by your dedication to your job.[9]
- For example, you could say something like, “I was excited to see this job posting because I have always been a big fan of your company.” You could then go on to explain what you like about the company, why you are so passionate about your work, and how you think you would fit in.
-
4
Incorporate relevant keywords. Keywords may be helpful if you know that you will be up against lots of other people for a job. Mentioning keywords early in your letter can increase the chances that your application will be noticed, especially if those keywords indicate that you might be a good fit for the job.[10]
- Some good keywords to mention include those that appear in the job posting, such as specific skills or experience that you possess. For example, you might begin with something like, “In my five years as a sales manager, I have given regular presentations, developed successful sales strategies, and written numerous sales scripts for my employees.”
- You can also mention the names of any person or persons who referred you to this position. This might catch the attention of the hiring manager and ensure that you get an interview. For example, you might write something like, “I heard about this position from our department chair, Dr. Smith.”
Advertisement
Sample Letters
Add New Question
-
Question
How do you start a thank you note?
Tami Claytor is an Etiquette Coach, Image Consultant, and the Owner of Always Appropriate Image and Etiquette Consulting in New York, New York. With over 20 years of experience, Tami specializes in teaching etiquette classes to individuals, students, companies, and community organizations. Tami has spent decades studying cultures through her extensive travels across five continents and has created cultural diversity workshops to promote social justice and cross-cultural awareness. She holds a BA in Economics with a concentration in International Relations from Clark University. Tami studied at the Ophelia DeVore School of Charm and the Fashion Institute of Technology, where she earned her Image Consultant Certification.
Etiquette Coach
Expert Answer
Always say thank you first! Whatever the gesture is, be very specific and say thank you for X, Y, and Z. If you’re thanking someone for a gift, explain how it will be used. If you’re thanking someone in regards to a job or business interview, say something like «Thank you for your time.»
-
Question
How do you begin writing a complaint letter?
Tami Claytor is an Etiquette Coach, Image Consultant, and the Owner of Always Appropriate Image and Etiquette Consulting in New York, New York. With over 20 years of experience, Tami specializes in teaching etiquette classes to individuals, students, companies, and community organizations. Tami has spent decades studying cultures through her extensive travels across five continents and has created cultural diversity workshops to promote social justice and cross-cultural awareness. She holds a BA in Economics with a concentration in International Relations from Clark University. Tami studied at the Ophelia DeVore School of Charm and the Fashion Institute of Technology, where she earned her Image Consultant Certification.
Etiquette Coach
Expert Answer
State only the facts—leave emotion out of it. You may be very upset, but whoever you’re sending this letter of complaint to doesn’t need that because it’s going to overshadow the real issue. Instead, be very clear about what your dissatisfied with. For example, you might say «I dined at your restaurant yesterday. Typically, I have a wonderful experience. However, on this particular evening, I had trouble with my server Kate. She took a long time to bring us our food and bill, and she was very curt with us.» If possible, put your specific complaint in bullet points.
-
Question
How do I write a letter of complaint?
You could simply start by stating that you are in disbelief that such bad things would happen at wherever you are filing your complaint.
See more answers
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
Video
-
Personal letters can be as long as you want to make them. However, if the letter is for a job application or for another business correspondence, keep your letter as short and to the point as possible. You should be able to express yourself within one page for these types of letters.
Thanks for submitting a tip for review!
Advertisement
References
About This Article
Article SummaryX
To start a personal letter, always use «Dear» and the person’s name or the name by which you address them, like Grandma or Coach, for example. However, if you’re writing a business letter, use «Dear» only if you’re expecting to have a close relationship with the recipient. Otherwise, drop the «Dear» and just use the person’s title and name to open your letter. When you’re writing a business or cover letter to somebody unknown, it’s okay to use «To whom it may concern» as your opening. For more information about starting letters, including formatting personal, business, and cover letters, scroll down!
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 649,969 times.
Did this article help you?
На экзамене предлагается отрывок из письма от вашего возможного друга по переписке. В письме содержится некая новость и несколько вопросов, где у вас спрашивают мнения, совета и т.п.
Требуется написать письмо-ответ, начиная с вашего краткого обратного адреса в верхнем правом углу, даты под адресом, приветствия и заканчивая прощальной фразой и именем.
Прежде всего, чтобы написать письмо, нужно знать правила орфографии и пунтуации английского языка и стараться им следовать – тому, кому вы адресовали письмо, будет приятно читать грамотно составленное письмо.
Одним из заданий по английскому языку как в ЕГЭ, так и в ОГЭ является написание личного письма в ответ на письмо “англоговорящего друга по переписке”. Оно входит в часть C, как и написание сочинения по английскому языку. При этом, если в ЕГЭ объем письма – 100-140 слов, то в ОГЭ установлен лимит в 100-120 слов, т.к. в ЕГЭ дается задание задать 3 вопроса, а в ОГЭ – просто ответить на письмо, хотя, в любом случае, если вы напишете вопросы, то это будет плюсом.
Написание письма на иностранном языке является несложным заданием, которое необходимо выполнить максимально быстро, чтобы оставить время на выполнение других заданий. Итак, рассмотрим единые правила написания личного письма. Чтобы было легче всё понять, посмотрите специально отобранное 5-ege.ru видео:
В правом верхнем углу укажите адрес в следующем порядке (порядок обратный российскому):
- квартира
- номер дома, название улицы
- город
- страна
Допускается указывать адрес в кратком виде, например:
Moscow
Russia
Под адресом, пропустив строку, необходимо написать дату письма:
June 4th, 2012
4 June 2012
или менее формально:
04/06/12
Письмо начинается с неофициального обращения. Если в задании имя вашего собеседника не указано, его следует придумать:
Dear Tim,
Dear Rebecca,
После обращения нужно поставить запятую!
Разделите текст письма на несколько логических абзацев, каждый из которых начните с красной строки.
1. В первом абзаце вам следует поблагодарить своего друга за его письмо:
Thanks (a lot) for your (last) letter.
Your last letter was a real surprise.
I was glad to get your letter.
It was great to hear from you! / It was great to hear that… / I was happy to hear…
Вы можете также извиниться за то, что не писали раньше:
Sorry I haven’t written for so long but …/ Sorry I haven’t been in touch for so long.
I’m sorry I haven’t answered earlier but I was really busy with my school.
и/или упомянуть какой-либо факт из полученного письма:
I’m glad you passed your History test!
Sounds like you had a great time in London!
Great news about your…!
2. Основная часть письма (2–3 абзаца). В ней вы должны раскрыть все аспекты, указанные в задании. Не забудьте задать необходимые вопросы.
https://5-ege.ru/napisanie-pisma-na-anglijskom-yazyke/
Предполагается, что письмо должно быть написано в неформальном стиле, поэтому вы можете использовать неформальные слова-связки, такие как well, by the way, anyway, so, разговорные выражения типа Guess what? Или Wish me luck!, а также восклицательные знаки.
3. В последнем параграфе объясните, почему вы заканчиваете письмо:
Well, I’d better go now as I have to do my homework.
Anyway, I have to go now because my Mum asked me to help her with the washing up.
I’ve got to go now! It’s time for my favourite TV show.
и упомяните о дальнейших контактах:
Write (back) soon!
Take care and keep in touch!
Drop me a letter when you can.
Hope to hear from you soon.
I can’t wait to hear from you!
В конце письма на отдельной строке указывается завершающая фраза-клише, которая зависит от того, насколько близки автор и адресат. После нее всегда ставится запятая! Ниже приводятся возможные варианты от наименее формального (1) к более формальному (8):
- Love,
- Lots of love,
- All my love,
- All the best,
- Best wishes,
- With best wishes,
- Yours,
- Warm regards,
На следующей строке под завершающей фразой указывается имя автора (без фамилии!). Например:
Andy или Kate
Таким образом, письмо к другу имеет следующий вид:
Адрес пишущего (указывается в правом верхнем углу)
Дата письма (под адресом)
Обращение,
В начале письма автор обычно а) благодарит адресата за ранее полученную корреспонденцию; б) извиняется, что не писал раньше.
Основная часть письма (2—3 абзаца). В ней должны быть раскрыты
все аспекты, указанные в задании.
Не забудьте задать все необходимые вопросы.
В конце письма автор обычно упоминает о причине окончания письма, а также о дальнейших контактах (используются фразы-клише).
Завершающая фраза,
Подпись автора (имя)
Шаблон для написания письма на английском языке
13 Ostozhenka street
Moscow
Russia
04/06/12
Dear…,
I was so happy to get your letter! I can’t wait to meet you in July! I’m sorry I haven’t answered earlier but I was really busy with my school.
You asked me to tell you about… Well, …
By the way, …? …? …?
Unfortunately, I’d better go now as I’ve got loads of homework to do (as always). Take care and keep in touch!
All the best,
Alex
Пример личного письма
You have received a letter from your English- speaking pen-friend who writes
…All in all, my birthday party was great! However, one of my friends came to the party in casual clothes. Just jeans and a T-shirt! Of course I didn’t say anything but she felt a bit left out. I was really sorry for her! And what do you usually wear when you go to a birthday party? Is it important in Russia to wear smart clothes at parties? What would you do if you were me?
I’ve got to go now as I have loads of homework to do. Drop me a line when you can.
Lots of love,
Patricia
Write a letter to Patricia.
In your letter
- answer her questions
- ask 3 questions about her birthday presents
13 Gagarina Street
Kazan
Russia
20/09/11
Dear Patricia,
Thanks for your letter. I’m glad your birthday party was a great success!
Well, in Russia we don’t pay much attention to clothes but of course everybody wants to look great! Actually, any clothes will do if a person feels comfortable. As for me, I usually wear a skirt and a smart blouse. You were quite right not to take any notice of your friend’s clothes. If I were you, I would have done the same. It’s not the clothes that count, after all.
By the way, what birthday presents did you get? Did your parents give you what you wanted? What presents did you like most of all? As for me, I prefer books.
I’d better go now. Mum wants me to help with the housework. Take care and stay in touch!
Lots of love,
Ilona
Рекомендуем:
Несложно разобраться в том, как правильно пишется «согласно письма» или «согласно письму», зная простое правило.
Правильно пишется
Согласно лексическим нормам русского языка правильно пишется «согласно письму».
Какое правило
Для того, чтобы понять, какой падеж нужно употреблять со словом «согласно» нужно задать вопрос. Согласно чему? На вопрос «чему?» отвечает дательный падеж.
Следовательно, слово «письмо» должно стоять в дательном падеже, то есть «письму».
Примеры предложений
- Согласно письму, Николай должен был закончить обучение в июне и только потом приехать к нам в деревню.
- Согласно письму Ольга Ивановна ждала своего мужа несколько лет, после чего сильно заболела и скончалась.
- Согласно письму, Ксения поняла, за что ее уволили с работы, но разбираться дальше она не стала.
Неправильное написание
Согласно письма.
( 2 оценки, среднее 5 из 5 )
Наверное, каждый человек хотя бы раз в жизни писал письма друзьям, близким, коллегам или партнерам по работе. И наверняка вы замечали, что далеко не каждый тон письма подходит к той или иной ситуации. Так, например, друзья повеселятся, если вы пришлете им сообщение в официально-деловом стиле. А партнеры, скорее всего не оценят игривого тона послания. Чтобы не попасть впросак, стоит узнать о том, как нужно правильно и грамотно писать письма.
Всего существует 3 группы писем. Каждая из них имеет свои нюансы стиля и оформления.
- Личные письма — адресованные близким людям, друзьям, возлюбленным, членам семьи.
- Полуофициальные письма. Их бытовых ситуациях для написания письма о запросе какой-либо информации, получении товара и т. д.
- Официальные письма или, иначе, деловые. Это формальные сообщения, которыми обмениваются между собой, как правило, организации. Данный вид подразумевает использование официального стиля для придания посланию беспристрастности и однозначности трактовки.
Как научиться правильно писать личные письма?
Это совсем простая задача. Письма близким и любимым людям пишутся в свободном стиле. Используйте обычный разговорный язык, вставляйте шутки, применяйте ласковые слова — в личном письме все можно. Как начать писать личное письмо? Обратитесь к человеку так, как будто он находится рядом.
У личных писем нет строгих рамок. Разве что — не забывайте подписываться в конце, чтобы адресат понял, от кого послания: «С любовью, Маша», «с уважением, Иван Иванович», «твой Киса» и т. д. Правда, отправляя письмо через электронную почту, можно подписи и не ставить или использовать универсальную подпись, которая автоматически будет ставиться в конце любого письма.
Как правильно писать официальные и полуофициальные письма?
Деловая переписка — тема очень широкая, подразумевающая целый перечень официальных и полуофициальных посланий. Опишем наиболее распространенные варианты.
Письма в различные организации составляются таким образом:
- обязательно указывается адрес;
- дата написания письма;
- если вам точно известно имя адресата, то лучше начать так: «Уважаемый (Ф.И.О.)»;
- если вы не знаете имя или имена адресатов, можно обратиться: «Уважаемые господа»;
- справа в углу нужно оставить пробел для номера письма.
Информация, просьбы, жалобы и т. д. пишутся простым и понятным слогом, без перехода на личности. Как правильно писать информационное письмо? Лучше, если информация будет изложена коротко и по сути. После отправки письма в организацию, стоит оставить у себя его копию.
Если вы пишете в организацию с просьбой подтвердить ту или иную информацию, не забудьте оставить свой обратный адрес в правом верхнем углу. Также обязательно пишите дату и ссылайтесь в письме на источник полученной вами информации.
Как правильно написать благодарственное письмо? 
Подобная переписка служит укреплению партнерских отношений между организациями и сотрудниками. Сообщения должны четко отражать главную мысль, быть лаконичными, понятными для восприятия. Не забудьте в тексте упомянуть, за что вы выносите благодарность адресату.
Что писать в конце письма?
В случае, если вы пишите деловое послание на бумаге, то ставьте дату, имя, инициалы, подпись. В электронных посланиях нередко применяется универсальная подпись, где указывается следующая информация: «С уважением, ФИО» И далее — контакты, по которым можно связаться с человеком.
Официальное письмо – это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк официального письма .docСкачать образец официального письма .doc
Чем отличается официальное письмо от обычного
Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:
- одно из основных заключается в том, что официальное письмо всегда содержит в себе полные реквизиты отправителя, а также данные о получателе;
- письмо также обязательно должно быть подписано конкретным человеком;
- при наличии печати у отправителя — проштамповано.
Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус.
Подробнее о реквизитах
Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:
- наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
- ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
- адрес (юридический и почтовый);
- номер контактного телефона, номер факса и индекс;
- на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
- номер исходящего послания и дата его составления;
- если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.
Типы информационных писем
Информационные письма могут быть самыми различными:
- гарантийными;
- рекомендательными;
- сопроводительными;
- подтверждающими;
- рекламационными;
- инструкционными;
- извещательными;
- пригласительными и т.д.
То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам. Главное условие — их соответствие определенным критериям.
При этом следует иметь ввиду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название.
Общие требования ко всем письмам
При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).
Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).
Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.
Чего следует избегать
К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные. В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику. Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений. Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.
Как сформировать официальное письмо
Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.
Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:
- наименование организации-отправителя;
- адрес организации;
- контактный телефон (для связи);
- должность и ФИО ее представителя;
- суть послания;
- подпись отправителя.
К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.
Как доставить письмо до адресата
Отправлять официальные письма можно разными способами:
- Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).
- Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.
От существительных с предлогом образовано множество наречий, которые звучат абсолютно одинаково, но пишутся по-разному. Чтобы отличить существительное с предлогом от наречия, которое пишется слитно, посмотрим в контексте, есть при нем зависимое слово. Сравним:
В начале лекции преподаватель объяснил суть проблемы.
Вначале никто ничего не понял.
В первом предложении у слова «в начале» имеется зависимое слово «лекции», которое является определением: в начале чьём?- лекции. Так же между предлогом в и существительным начале можно вставить вопрос или прилагательное/местоимение.
В самом начале, в каком? начале. Все эти приемы доказывают, что «в начале» — существительное, которое с предлогом пишется раздельно.
Во втором предложении от глагола «не понял» задается вопрос когда? к слову «вначале». Это наречие, которое выполняет роль обстоятельства, и пишется слитно, так как имеет в своем составе слово «начало». В русской орфографии есть правило, которое говорит нам, что наречия, образованные от существительных перед, начало, конец, век, бок, ширь, даль, высь с приставками пишутся слитно: сзади, впереди, позади, ввысь, вглубь, наверху, поверх.
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи. По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана). Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg.
Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).
Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
36. реквизит документа: Элемент оформления документа…
48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов
Бланк письма
Теперь сосредоточимся на бланке письма – он используется организациями (индивидуальными предпринимателями) для ведения переписки. Судя по Схеме 1, бланк письма может быть:
- бланком письма организации;
- бланком письма структурного подразделения, совещательного, экспертного, методического или иного органа: комиссии, комитета, совета и др. Бланки писем таких подразделений и органов используются в случаях, если их руководители имеют право самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в их компетенцию;
- бланком письма должностного лица. Должностные бланки, как правило, используются в органах власти и крупных компаниях.
Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм…
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма…
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07…
Расшифруем, что это за реквизиты:
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 – эмблема;
03 – товарный знак (знак обслуживания);
05 – наименование организации – автора документа;
06 – наименование структурного подразделения – автора документа;
07 – наименование должности лица – автора документа;
08 – справочные данные об организации;
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
15 – адресат;
17 – заголовок к тексту.
Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.
В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:
- угловым (Примеры 1 и 2) или
- продольным (Пример 3).
Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).
Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.
Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).
А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).
Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов
Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов
Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов
Бланки писем структурных подразделений и бланки писем должностных лиц дополнительно включают (Примеры 4 и 5):
- реквизит 06 «наименование структурного подразделения – автора документа» или
- 07 «наименование должности лица – автора документа».
Пример 4. Бланк письма структурного подразделения
Пример 5. Бланк письма должностного лица
При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).
Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).
Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования
В деловой переписке используются «двуязычные» бланки:
- на русском языке и государственном языке (государственных языках1) республики в составе Российской Федерации, а также
- на русском языке и одном из иностранных языков.
Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:
- угловыми, тогда реквизиты располагаются на одном уровне:
- на русском языке – слева,
- на другом – справа (см. Примеры 7 и или
- продольными, тогда все реквизиты бланка:
- сначала идут на русском языке – сверху,
- ниже – на другом языке.
илиНа «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).
Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации
Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами
Вопрос употребления знаков препинания в справочных данных об организации специально не урегулирован, правильнее:
- в конце каждой строки не ставить точку, а внутри строки использовать знаки препинания в обычном порядке;
- каждую строку начинать с маленькой буквы, если ее первое слово не требует написания с заглавной буквы (Примеры 1–6), но некоторые организации все-таки все строки этого реквизита начинают с заглавной буквы (Примеры 7 и 26).
Остальные реквизиты служебного письма
При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);
15 – адресат;
17 – заголовок к тексту;
18 – текст документа2;
19 – отметка о приложении;
21 – виза;
22 – подпись;
24 – печать;
25 – отметка об исполнителе.
Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
- словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.
При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:
- в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
- как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.
В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:
- 02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
- 98 – порядковый номер.
Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от… №… сообщаем…», «Рассмотрев ваше обращение от… №…» и т.п.
Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:
- ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
- которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.
Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:
- фраза «Коммерческая тайна»
- с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека)3.
Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов4) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).
Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).
Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка
Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)
Чем точнее вы узнаете и укажете адресат, тем быстрее письмо попадет к исполнителю – его скорее отработают. Получателем письма может быть:
- организация;
- ее структурное подразделение;
- должностное лицо или иной работник организации;
- группа организаций / должностных лиц;
- физическое (частное) лицо.
При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.
Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием
Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием
Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение
При адресовании документа должностному лицу можно поступать несколькими способами:
- начинать с должности этого человека (Пример 14), тогда:
- она пишется в дательном падеже полностью, включая наименование организации,
- ниже на отдельной строке (обычно без пропуска пустой строки) указывается фамилия с инициалами должностного лица. Заметьте, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает инициалы должностного лица ставить после его фамилии (раньше так поступали только при адресации документа физлицам) либо
- начинать с наименования организации (Пример 15), тогда:
- сначала идет наименование организации в именительном падеже (полностью либо сокращенно),
- а потом, пропуская 1 пустую строку, в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы.
Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.
Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)
Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)
Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).
Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)
Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)
В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.
Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме
При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).
Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций
Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций
Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.
Мнение эксперта
Константин Соловьев, ИТ-специалист
Существует несколько шрифтов, «пишущих» в стиле почтового индекса. К ним относятся, например, Postindex, Pechkin. Оба этих шрифта имеют тип лицензии – free for personal use, это означает бесплатность для личного пользования, но запрет на использование в коммерческих целях.
Проблема в том, что если вы захотите купить лицензию для использования в коммерческих целях, то кроме как через самого автора шрифта вы это сделать не сможете, потому что на признанных стоковых сайтах для шрифтов их нет. А большинство остальных сайтов распространяют эти шрифты без указания типа лицензии. На практике получается, что компании часто используют эти шрифты без покупки специальной лицензии.
Технически эти шрифты можно использовать в любых программах, в т.ч. в Word и Photoshop.
Элементы почтового адреса надо указывать в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 № 234 (порядок элементов адреса «от частного к общему» пришел к нам из западных стран, он закреплен в правилах Всемирного почтового союза):
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
В таком же порядке записываются адреса получателя и отправителя на почтовых конвертах. Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.
Почтовый адрес вписывается в состав реквизита «адресат», отступив 1 пустую строку от данных о получателе документа (см. «!» в Примерах 9, 10 и 21).
Пример 21. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу
Пример 22. Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом
Если адрес начинается не с уникального наименования (например, Первомайская ул.), а с сокращения родового слова (ул. Первого мая, пр. Ломоносова и т.п.), то сокращение пишется с маленькой буквы, даже если с него начинается адрес автора письма на бланке (как в Примерах 5–7) и адрес его получателя в реквизите «адресат» (Пример 21).
Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Для этих целей есть документы, используемые для внутренних коммуникаций: напоминания, уведомления и др., на которых к фамилии и инициалам получателя уместно добавлять его должность в вашей организации. Письма физлицам адресуются, когда вы обращаетесь к ним как к частным лицам.
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Для удобства работы с документом можно указать электронный адрес или номер телефона / факса, опять же отступив 1 пустую строку (см. Примеры 23–25).
Пример 23. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения
Пример 24. Добавление электронной почты при адресации письма организации
Пример 25. Добавление номера телефона при адресации письма организации
Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».
Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:
- предлог «О» («Об») и
- отглагольное существительное.
Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля6 ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки. См. Примеры 9, 10 и 26.
Пример 26. Служебное письмо целиком (на бланке структурного подразделения)
Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.
Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.).
Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа, см. «19» в Примере 34).
Отметка о приложении оформляется следующим образом:
1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две отметки «19» в Примере 34).
При упоминании документа-приложения в тексте письма:
- следом за ним в скобках это надо отметить: «(приложение)», «(прилагается)», «(анкету прилагаем)». И хотя п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 упоминает только первый из перечисленных нами вариантов, все они корректны;
- его номер не указывается (он пишется только в текстах распорядительных и др. документов: «(приложение 1)», «(приложение 2)»). Именно поэтому в стандарте способы оформления отметки о приложении разграничены: сначала изложены для переписки, потом – для распорядительных и иных документов (договоров, актов и др.);
2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;
3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;
4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;
5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания.
Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;
6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).
Пример 28. Отметка о сброшюрованном приложении
Пример 29. Отметка о приложении, которое имеет собственные приложения
Пример 30. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте
Пример 31. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте
Пример 32. Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением
Пример 33. Ссылка на опись приложений в отметке о приложении
Пример 34. Отметка о приложении в письме, в тексте которого документ-приложение назван
Пример 35. Отметка о нескольких приложениях в сопроводительном письме
Если приложение многостраничное и вы направляете с письмом несколько его экземпляров, то в отметке надо указывать количество листов в одном экземпляре приложения.
Даже если приложений несколько, слово «Приложение» в отметке ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает употреблять в единственном числе (как это было и в предыдущем ГОСТ об оформлении организационно-распорядительных документов) – см. Пример 35.
Если приложение одно, то пишем его с маленькой буквы после «Приложение:». А если несколько, то нумеруем их цифрами, после которых стоят точки, поэтому каждое приложение потом начинается с большой буквы, и в конце предложения о нем тоже ставится точка (Пример 35).
Если приложением является копия, то это обязательно указывается (Пример 35).
На самих приложениях к письмам никакие отметки о приложении в верхнем правом углу не оформляются. Приложением к письму может быть:
- либо уже окончательно оформленный документ (устав, приказ, договор и др.), поэтому на нем никаких отметок нельзя делать в принципе,
- либо проект документа, но на нем тоже не должно быть никакой лишней информации и никаких реквизитов, не предусмотренных тем видом документа, проект которого приложен к письму. Ведь когда его подпишут и он заживет самостоятельной жизнью, «лишняя» отметка о приложении к письму будет ему только мешать.
Виза (реквизит 21) свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта письма. Виза согласования включает:
- его должность,
- подпись,
- расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) и
- дату визирования.
В зависимости от того, необходимо ли адресату направлять подлинник письма по почте либо достаточно направить его копию по факсимильной связи или электронной почте, визы проставляются:
- на копии письма (визовом экземпляре), помещаемой в дело, на последнем листе документа на свободном от текста месте ближе к нижнему полю – если бумажный подлинник отправляется адресату;
- на обороте последнего листа подлинника – если он остается у автора документа.
Если согласование проектов исходящих писем проводится в системе электронного документооборота (СЭД), то данные о результатах согласования фиксируются в регистрационной карточке документа в системе.
В зависимости от того, имеются замечания к проекту документа или нет, виза оформляется одним из следующих способов:
Пример 36. Виза согласования при отсутствии замечаний к проекту документа
Пример 37. Виза согласования при наличии замечаний к проекту документа
Визу оформляют при согласовании документа внутри организации, а гриф – при внешнем согласовании со сторонними юрлицами. На письмах гриф согласования никогда не оформляется – если информация должна исходить от нескольких организаций, возможно издание совместного письма, но это редкая практика даже для госорганов.
Подпись (реквизит 22) включает:
- наименование должности лица, подписывающего документ,
- его собственноручную подпись,
- расшифровку подписи (инициалы перед фамилией).
Это классический полный состав элементов (атрибутов) реквизита «подпись», который в некоторых случаях сокращается:
- при оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается совсем (Пример 38);
- обычно письмо оформляется на бланке организации, вверху которого присутствует ее полное наименование, потому в подписи должность не содержит этого наименования организации. Например, указывается «Генеральный директор» (как в Примере 34) вместо полного варианта «Генеральный директор ООО “Симфония”»;
- по такому же принципу мы действуем, когда оформляем письмо на бланке структурного подразделения – в составе подписи должность не повторяет не только наименование организации, но и наименование подразделения: получается «Директор департамента» (как в Примере 26) вместо «Директор департамента управления персоналом АО “Сервисстройкомплектация”».
Пример 38. Письмо на бланке должностного лица
Фраза «С уважением,», как и вступительное обращение «Уважаемый…!» отделяются от текста дополнительным межстрочным интервалом по аналогии с составными частями реквизитов. Пример оформления делового письма с этикетной рамкой можно посмотреть в приложении 6 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Но если вы не являетель государственной организацией, то можете писать «С уважением,» сразу над строкой подписи, не добавляя между ними пустой строки.
Заметьте, что отсутствие должности в подписи не препятствует размещению этикетной рамки с фразой «С уважением,», в конце которой запятая остается (см. Пример 38).
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением):
Пример 39. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (сокращенно)
Пример 40. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (полностью)
При подписании письма лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта письма вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. При этом изначальный вариант должности и Ф.И.О., который правится, лучше не зачеркивать (в ГОСТ Р 7.0.97-2016 однозначной формулировки о способе внесения исправления нет).
В этой ситуации не допускается ставить косую черту либо предлог «за» перед наименованием первоначальной должности.
Пример 41. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)
Пример 42. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)
Печать (реквизит 24) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Печать ставится на документе, только если это предусмотрено законодательством Российской Федерации. А по общему правилу на большинстве писем она не нужна.
Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи должностного лица, старайтесь не закрывать ее даже частично.
Пример 43. Заверение печатью подписи на документе
Исполнителем является работник организации, подготовивший текст письма. Отметка об исполнителе (см. реквизит 25 в Примерах 26 и 44) включает:
- обязательно фамилию, имя, отчество полностью (чтобы понятно было, как обращаться к человеку, если потребуются разъяснения);
- и номер его телефона;
- может дополняться должностью, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.
Такая отметка оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля внизу, а при отсутствии места – на оборотной стороне внизу слева. Она может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
Пример 44. Отметка об исполнителе
Помимо рассмотренных подробно в данной статье реквизитов, есть еще группа таких, что необходимы для организации работы с письмами. Они выполняют технические функции и необходимы:
- для включения входящего делового письма в документооборот получателя – отметка о поступлении документа (реквизит 27);
- организации его исполнения – резолюция (реквизит 28);
- определения места хранения документа в документальном фонде получателя – отметка о направлении документа в дело (реквизит 30).