Как пишется объяснительная письмо

С каждым может случиться история, когда происходят непредвиденные наказания или незначительные нарушения дисциплины. В таких случаях работодатель требует от сотрудника объяснительные записки. 

Правильное написание такой записки позволит сохранить и хорошие взаимоотношения с руководителем, и рабочее место.

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — официальная бумага, нужная для того, чтобы сотрудник доложил начальнику причины различных ситуаций на рабочем месте. Такими ситуациями могут быть прогулы, опоздания, потери особо важных документов и так далее. Ещё часто объяснительные записки требуются, когда были просрочены сдачи отчетов, не предоставлена требуемая информация и часто есть прогулы. Объяснительная записка нужна для руководства, чтобы понять истинные причины и виновников. Поэтому особенно важно грамотно и правильно составлять ее для избегания или смягчения ответственности. 

Отказ писать объяснительную записку приравнивается к тому, что сотрудник признаёт свою вину и карается дисциплинарным взыванием или же увольнением. 

Юридическое значение 

Трудовой кодекс строго регулирует взаимоотношения работника и работодателя: сразу же наказывать сотрудника нельзя, в первую очередь нужно требовать объяснения в письменном виде, то есть — объяснительную записку. Ст. 193 трудового кодекса Российской Федерации устанавливать срок для ее написания в течение двух рабочих дней. 

Когда работник не подготовил записку в течение двух дней, составляется акт. Только после этого работник может быть наказан. В качестве санкций используются замечания, выговоры, увольнения. Можно сделать вывод, что объяснительная записка прямо связана с взысканиями и отказ от ее написания не спасёт от них. 

После получения руководителем объяснительной или отказа есть два возможных исхода. В первом случае можно понять причины проступка и забыть данную ситуацию, ведь дисциплинарное наказание не обязанность, а право. 

Во втором случае нужно издать приказ о взыскании в связи с проступком в течение месяца. Этот приказ должен быть представлен работнику в течение трёх рабочих дней после выпуска. Если же сотрудник отказывается ознакамливаться с ним, то приказ все равно сохраняет своё действие. Работники могут либо согласиться с приказом, либо обжаловать его в суде. Также он может обратиться с обжалованием в государственную инспекцию труда. 

Каждая организация должна иметь отдельную папку, где складируются все объяснительные записки. 

Зачем пишут объяснительную записку

Объяснительная записка — возможность объяснить свои действия перед руководством. Записка может помочь даже в самых сложных ситуациях. Здесь представлено несколько примеров. 

К примеру, менеджер Иванов прибыл на работу позже всего на пару минут, а работодатель потребовал написать объяснение. Иванов может отказаться от написания объяснительной — за отказ от дачи показаний нет наказаний. Однако по истечении двух рабочих дней он будет наказан выговором или замечанием за наказание. Нельзя будет убедить суд, что наказание произошло без объяснений, ведь у сотрудника была возможность это сделать, а личный отказ не писать — не веская причина. 

В большинстве случаев, отказ выражает конфронтацию сотрудника и работодателя. В этом случае у начальника могут возникнуть вопросы по поводу причины инцидента и дальнейших действий работника — будут ли его проступки продолжаться.  

В этой ситуации Иванов мог поступить по-другому и написать объяснительную. В качестве причины опоздания можно было указать даже не уважительную причину, например, «проспал». При наличии объяснительной работодатель видит, что сотрудник признаёт свою ошибку и заинтересован в исправлении ситуации, а не заинтересован в дальнейшем конфликте. 

Объяснительная записка может выглядеть следующим образом: Уважаемый Виталий Сергеевич, я опоздал на работу, так как не услышал будильник и не смог встать вовремя. Такая записка покажет руководителю, что работник не планирует и в дальнейшем опаздывать на работу. Это побуждает больше уважения, чем игнорирование ситуации. 

Объяснительная записка может содержать и уважительную причину, например, когда опоздание произошло по независящим причинам — прорвало трубу отопления и так далее.  Можно также прикрепить справку, подтверждающую причину проступка и тогда руководитель не сможет наказать работника, так как нет оснований. 

Например, 15.11.2020 года я пришла на работу, опоздав на 60 минут. Причиной опоздания стала лопнувшая в подъезде моего дома труба. Это стало причиной затопления горячей водой, из-за чего многие жильцы, включая меня, не могли выйти из своих квартир. Я опоздала по причине, которая не зависела от меня, поэтому прошу не применять ко мне наказания в виде дисциплинарных взысканий. К объяснительно записке прикладывают справку из УК о том, что была прорвана труба. 

Это тот самый случай, когда работодатель будет неправ, если всё же накажет работника. Ему нужно сразу проверить всю изложенную информацию и только потом делать выводы. Если написанное в записке будет оправдано, значит у работодателя нет оснований для административных взысканий. 

Бывают ситуации, когда работодатель не принимает объяснительную записку сотрудника и все равно назначает наказание. Однако при наличии объяснительной можно обжаловать приказ в суде или трудовой инспекции. 

Когда могут потребовать объяснений от сотрудника 

Писать объяснительную или нет — это право выбора сотрудника, а требовать ее — обязанности руководства, от которых нельзя отказаться. Без требований написать объяснительную невозможно выпустить приказ о взыскании или удержании денег в связи с дисциплинарным проступком. Приказ будет незакончен без попытки получить такую объяснительную записку. 

Как показывает практика, объяснительная требуется во всех случаях нарушений на работе. Требовать записку могут и с того, кто был виновным, и со свидетелей случившегося, и с начальника виновного. 

Примером такой ситуации является случай, когда водитель вернулся в гараж на сломанном автобусе. Объяснительные будут собраны у водителя, пассажиров и начальника. Даже если происшествие произошло по вине других лиц, объяснительные нужны для подтверждения правоты водителя и освобождения его от денежного взыскания. 

Объяснительные пишутся до вынесения наказания сотрудника. Объяснительная дает надежду, что человека не накажут.  Это происходит, когда работодатель допускает объяснения, указанные в записке и не издаёт приказ о взыскании. 

У всех сотрудников есть право отказаться от дачи объяснений, и ни один руководитель не может обязать его давать письменные объяснения. Руководитель не является следователем, а объяснительная записка, это не показания на допросе.

Виды объяснительной

Существует два вида объяснительных записок. Это не закреплено законодательно. Первый тип — оправдательная. В ней необходимо обосновать причины своих поступков. 

Второй тип — записка с описанием действий других людей. Она нужна для прояснения ситуации и поиска виновного. Все участники происшествия пишут свой взгляд на произошедшее, их слова анализируют и в качестве итога получают вывод о виновности или невиновности участников. 

Уведомление работника о даче объяснения

Существует определённый порядок уведомления работника. В случае его несоблюдения он может оспорить взыскание в суде. 

Процедура назначения взыскания обозначена в кодексе, но она имеет много формальностей, которые очень важно соблюдать. В случае их несоблюдения легко можно обжаловать приказ.  

Однако происходит редко: начальники часто исходят из дисциплинарного наказания. Это работает, пока кто-то из подверженного наказания не обратится за проверкой.  

Они начинают проверять все, в том числе и то, соответствует ли процедура формальным требованиям трудового кодекса. И если работодатель что-то упустил — велик шанс, что гонорар будет отменен, а работник получит право на компенсацию.

Поэтому в интересах каждого сотрудника быть в курсе всех формальностей. Если босс делает что-то вне закона, вероятность оспорить гонорар возрастает. 

Согласно закона, работодатель должен придерживаться следующего алгоритма:

• составление правонарушения. В законе зафиксируйте время нарушения и его суть — что именно произошло. А также список всех участников акций;
• требовать от сотрудника написания объяснительной записки. Есть два способа сделать это. Первый — это издание приказа или распоряжения, требующего от сотрудника объяснения обстоятельств. Однако обычно это происходит, если ситуация может привести к судебному разбирательству или крупному конфликту. Второй способ — устно предложить сотруднику написать объяснительную записку. Этот метод проще, но в случае конфликта доказать свою позицию в суде будет сложнее;
• дайте сотруднику не менее двух рабочих дней после этого на написание объяснительной записки. За это время он может ознакомиться с вашими должностными инструкциями, приказами или даже проконсультироваться с юристами. Невозможно одновременно торопить сотрудников. В течение этих двух дней также невозможно издавать приказы или распоряжения о наказании — они могут быть оспорены именно из-за нарушения процедуры;
• если сотрудник подготовил объяснение — руководитель рассматривает его;
• после рассмотрения пояснительной записки выдается распоряжение о взыскании или нет. Это зависит от руководителя организации. Если сотрудник отказался писать объяснение, из акта об отказе. Но даже тогда обязательно нужно подождать два рабочих дня;
• с момента разработки закона о мелком правонарушении до даты издания приказа может пройти не более 30 дней. Этот период не включает отпуск или болезнь виновника. Если прошло более 30 дней, приказ о взыскании также может быть оспорен.

Если хотя бы один пункт этого алгоритма будет пропущен, вероятность не успеха увеличивается.

Не всегда легко привлечь внимание работника к необходимости дать объяснение. Обычно процедура выглядит так: в приказе или поручении о проведении внутреннего аудита прописывается уведомление о подаче объяснения, и сотрудник его подписывает. С этого момента он был знаком и все формальности были соблюдены.

Однако бывают ситуации, когда сотрудник знает, что его накажут или уволят, и всячески избегает этого знания. А потом, когда его все—таки выпускают — он идет в суд и заявляет, что его права нарушены.

Такая тактика не всегда срабатывает. В этом случае работодатель имеет право проинформировать работника любым доступным способом: телеграммой, SMS, сообщением или заказным письмом с уведомлением о доставке.

Рассмотрим один из ярких примеров судебного дела. Работник не явился на рабочее место, из-за чего его уводили с работы. Он решил обратиться в суд. Он считал, что, поскольку работодатель не потребовал от него объяснений, можно требовать возобновления работы и оплаты за вынужденный прогул. А также потребовал компенсацию за моральный ущерб.

В суде выяснилось, что спустя время после прогула человек решил и вовсе не появляться на работе. После чего организация всячески пыталась его оповестить о том, что нужно дать пояснения. Использовалось сразу несколько вариантов для оповещения и связи с ним. Правда, ответа от недобросовестного работника не поступало. 

Суд решил, что работодатель все сделал правильно. В трудовом кодексе сказано, что уведомлять сотрудника обязательно, а вот в какой форме это исполнять — не сказано. И если личность на рабочее место не приходит — дозволено совершить оповещение телеграммой или иными доступными методами. А то, что он не захотел ее получать, не проблема работодателя. Свои функции он выполнил. Сокращение рабочей единицы в лице такого сотрудника приняли законным путем, никакой компенсации естественно он не получил.

Правила составления объяснительной

Форма. Общей формы для юридического заполнения пояснительной записки не существует. Вы можете зависеть от ситуации. Но, повторяю, кратко и сухо, ограничиваясь изложением фактов и обстоятельств.

Структура текста 

Рекомендуется, чтобы пояснительная записка к тексту имела вот такие пункты:

• конкретное или полное наименование должности руководителя и название организации (например, ОАО «Масленка» руководителю Еременко В.В.);
• конкретный автор пояснительной записки — укажите полное имя, фамилию, отчество и занимаемую в организации должность;
• название документа будет «Объяснительная»;
• в некоторых случаях вы можете указать локальный формат или скомпилированный документ. Иногда это действительно важно — например, если сотрудник имеет медицинскую лицензию и пишет объяснительную записку не по месту работы, а в домашних условиях;
• укажите обстоятельства нарушения и причины, по которым оно произошло, район и точное время. Лучше отметить максимально точные подробности;
• указать последствия нарушения. Это важно: иногда отсутствие последствий смягчает суровость наказания. Например, если важный документ считается безвозвратно утерянным, он также может привести к серьезным потерям. И если этот документ был утерян, а затем быстро найден, то это не имело никаких последствий, а значит и применять дисциплинарные взыскания не имеет смысла;
• описать, к чему привел ваш поступок (какие последствия);
• в самом конце нужно в обязательном порядке указать фамилию и инициалы и подтвердить своей подписью.

В итоге вы получите документ, похожий на этот: 

По такой объяснительной шаблонной записке сотрудник не получил наказания. 

Формулировка причины

Пояснительные пишут не только за нарушения.

Например, в тексте работник может указать так:

Мною было написано объяснение, руководствуясь инструкциями менеджера производственного отдела на устной основе.

Если санкция, которая будет наложена после такого объяснения, будет оспорена в суде, работодатель может оказаться в неприятной ситуации. Особенно, если он не можете подтвердить, что уведомили сотрудника в письменной форме о необходимости написания объяснения.

В том случае, когда объяснение было написано иначе, то все в порядке. Например, объяснение было подготовлено на основании приказа директора предприятия о проведении официальной проверки.

Обязательные реквизиты

Закон не перечисляет обязательные детали пояснительной записки. Но это не значит, что вы все равно можете писать, что вздумается. Документ составляется в соответствии с общими правилами работы вашей организации. Самый простой способ изучить эти правила в отделе кадров, секретариате или кабинете министров.

Несмотря ни на что, в пояснительной записке должны быть указаны данные, описанные ниже.

Адресат объяснительной – чаще всего, это руководитель организации либо лицо, которое в соответствии со своими служебными обязанностями может решать вопросы по дисциплинарным взысканиям и наказаниям.

Адрес – нужно указать конкретное название организации. 

Приложения — все документы, подтверждающие доводы работника, совершившего проступок. Можно использовать, например, подтверждающие о болезни, травме или несчастном случае разные справки, заверенные врачами. В некоторых случаях это докажет то, что опоздание или отсутствие работника не было его виной.

Кроме того, это может быть приказ о возбуждении уголовного дела либо справка от врача травматолога — стал ли сотрудник жертвой преступления. В этом случае работник также может избежать дисциплинарного взыскания.

От работника не требуется прилагать к отправке документы, подтверждающие или оправдывающие его поступок.

Сроки написания

Чтобы написать объяснительную записку, работодатель, как правило, дает два рабочих дня. В эти дни не входят отпуск и больничные.

Чтобы понять, как на практике это происходит, лучше разобрать на одном из примеров. Допустим, сотруднику было предложено написать заявление сегодня, а с завтрашнего дня он находится в отпуске по штатному расписанию. Тут не обязательно бросать все свои дела и бежать писать объяснительную.  Можно со спокойной душой уезжать в отпуск, хорошенько отдохнуть все свои законные выходные, а после приезда будет еще один день, в который можно будет написать объяснительную.

У некоторых людей такая ситуация: пребывая в законном отпуске, начальник просит своего сотрудника срочно вернуться, чтобы написать объяснительную записку. Чтобы закон не был нарушен, начальник должен хотя бы на один день вызвать сотрудника из отпуска в приказном порядке. 

Это можно осуществить только в том случае, когда сам сотрудник не против. Затем от работника, отдыхающего в отпуске, пишется согласие от руки. После этого он возвращается с отдыха на этот один день и пишет объяснительную. Пропущенный день отпуска начальник обязан выдать в иной день в качестве выходного

А вот если сотрудник находится на больничном, в этом случае руководитель не имеет права вызвать его, так это будет уже незаконно. По законодательству невозможно вызвать человека из отпуска во время больничного, чтобы тот написал объяснительную. Придется выждать, пока не закончится отпуск по болезни этого сотрудника.

Можно ли отказаться писать объяснительную 

Конституция РФ позволяет не давать показания против себя. И это касается не только преступлений и административных правонарушений. Тот же принцип применим и к трудовому законодательству.

Если человек считает необходимым оправдать себя, он может использовать для этой цели любые юридические методы и приводить любые пояснительные аргументы.

В том случае, когда работник полагает, что его пояснения могут ему навредить или он вовсе не имеет к этому желания, то он не обязан писать объяснительную записку. 

Последствия отказа от составления объяснительной. Работник имеет право отказать писать объяснительную на любом этапе. Но вот не возникнет ли вопрос, что сотрудник что-то скрывает? Руководитель в первую очередь подумает о том, что работник всё же виновен. Ведь объяснений не поступало. В любом случае, право на защиту и объективный процесс предоставляется работнику.

Это можно истолковать так, как если бы сотрудник совершил серьезный проступок специально. И наказание в этом случае может быть более суровым, чем когда преступление было совершено правильно и без злого умысла.

Работники должны понимать, что их работодатели не могут знать, что с ними происходит, пока они не говорят об этом. Объяснительный документ — одна из форм этого исключения. Это официально, не всегда приятно и часто заканчивается назначением дисциплинарных мер. Однако серьезность этих мер зависит от предоставленных причин. И разница здесь от устного замечания до понижения в должности или увольнения.

Когда могут уволить? Уволить сотрудника за отказ написать объяснительную записку невозможно. Такие работники могут быть уволены или наказаны только за сам проступок, иными словами, за неисполнение или некорректное исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. И сотрудник не обязан писать объяснительную записку. Но тем не менее, наказания за тот или иной проступок не избежать.

Акт об отказе

Бывает и такое, что работник принципиально может не писать объяснительную по своим причинам. Такой факт, как правило, фиксируется в акте об отказе. 

Этот документ дает возможность руководителю доказать, что работнику было дано право оправдаться, но тот принял решение отказаться от пояснений. Но по закону составляется акт об отказе только по прошествию двух рабочих суток. За это время работник может и поменять свое решение. 

Данный документ создаётся сгруппированной комиссией, в состав которой входят трое: представитель администрации и еще два сотрудника. Это должны быть незаинтересованные личности, в противном случае законность такого поступка может быть поставлена под сомнение.

В акте должно быть указаны следующие моменты:

• наименование организации;
• название документа — акт отказа от объяснения;
• дата и место написания данного документа;
• коротко расписать совершенное работником нарушение, о чем отказался написать сам сотрудник; 
• причины, по которым поступил отказ: они записываются со слов сотрудника. Если у работника нет желания разъяснять причины, можно написать, что тот не хотел объяснять причину отказа;
• подписи всех членов комиссии включая руководителя, составлявших акт;
• номер регистрации документа.

Сотрудник, который не хочет объясняться, должен ознакомиться с актом, оставив свою подпись.

Сроки хранения объяснительной

Как только руководитель получает объяснительную записку, он проставляет номер регистрации и указывает дату, когда она была принята. Как долго будет храниться данный документ, будет зависеть от содержания внутри. При наличии информации о нарушении внутреннего трудового распорядка, объяснительная записка отправляется на хранение до года. 

Когда в объяснительной есть информация об обвинениях в отношении сотрудников, нарушивших трудовую дисциплину, по делам о служебном поведении или разрешении конфликта интересов, то такой документ храниться до пяти лет.

Самое сложное — это когда дело касается гражданских либо муниципальных сотрудников. Всё, что касается фактов выявления коррупции, не соблюдения служебных обязанностей, не разрешения конфликтов интересов или официальной проверки государственных служащих — хранится в организации на постоянной основе.

Не соблюдение всех этих сроков может сослужить руководителю плохую службу, когда нужно будет доказывать правоту своих действий и законность примененных дисциплинарных взысканий. 

Большая часть руководителей различных фирм и организаций полагают, что если хранить все объяснительные записки в одной куче, то это дает им право уволить того или иного сотрудника по желанию, предъявив скопом все дисциплинарные взыскания.  

Однако так это не работает. Руководитель должен в течение одного месяца назначить дисциплинарные взыскания. Позднее этого срока он не сможет ни уволить своего работника за нарушение, ни оформить штрафные взыскания. 

Образцы объяснительных записок

В составлении объяснительных записок очень важно быть внимательным и не допускать ошибок. Не редко бывают случаи, когда правильные объяснения позволяют избежать наказания или же наоборот — неграмотные пояснения могут усугубить ситуацию. Даже малейшие ошибки в пояснениях могут повлечь за собой ситуации, когда всплывают несколько систематических нарушений, а значит они караются более строгим наказанием. 

Лучше всего следователь таким правилам:

• писать кратко. Длинные рассказы могут ввести в заблуждение. Часто бывает, что длинные истории влекут за собой длинные приказы о дисциплинарных взысканиях;
• писать лучше всего лишь актуальную информацию, касающуюся строго определенного случая, чтобы руководителю не пришлось читать лишнюю предысторию, не относящуюся к делу. Сразу переходите к сути дела, т.е. к моменту совершения проступка;
• постарайтесь максимально разъяснить всю ситуацию своему руководителю. Никто не запрещает вам доказывать свою невиновность;
• объективность тоже должна быть учтена. Не стоит снимать с себя вину, если, например, вы не были на работе из-за того, что переборщили со спиртным. Если для защиты нет объективных аргументов, легче признать вину;
• во время написания объяснительной записки не стоит уделять внимание красоте, лучше сделать упор на простоте. Чем сложнее предложения, тем хуже будет текст для восприятия; 
• хорошее пояснение — краткое пояснение. Все просто, понятно и без бессмысленных слов;
• грамматические и стилистические ошибки, кляксы, перечеркивания, неразборчивое написание и даже испачканная бумага навряд ли помогут руководителю принять нужное вам решение. 

В пример можно привести несколько видов объяснительных, чтобы видеть разницу. 

Объяснительная насчет происшествия. Как бы не хотелось признавать, но по статистике, слишком много случаев нарушения трудовой дисциплины из-за спиртного, в частности распитие на рабочих местах. 

Живой пример: сотрудники решили выпить на рабочих местах. Их заприметил руководитель, после чего сказал им написать объяснительные записки. В итоге получаются следующие объяснительные от них: 

Сотрудники действительно приложили много усилий, чтобы подробно расписать причину распивания на рабочих местах алкогольных напитков. Но неправильно изложенные причины и огромное нагромождение лишней информации привели к тому, что сотрудники доказали, что должны понести наказание. 

Если рассматривать именно этот пример, то можно было опустить некоторые подробности, компрометирующие сотрудников. Лучше всего указать на то, что сотрудники признают свою вину и обещают больше так не делать.

Например:

Факт появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии признаю. Обещаю, что больше такого не повторится.

Такая записка будет более убедительна для руководителя, что ситуация больше не повторится.

Часто дисциплинарные взыскания встречаются из-за опозданий и прогулов. Зачастую такие нарушения несут оправданный характер. К примеру, сотрудник мог заболеть, почувствовать недомогание, из-за которого не смог прийти, попасть в больницу, столкнуться с дорожно-транспортным происшествием и многие другие причины. 

Если сотрудник может доказать, что отсутствовал или опоздал по уважительной причине, то руководитель не имеет законного права применить дисциплинарные взыскания. 

Объяснительная такого рода, как на фото выше, доказывает лишь об умышленном проступке, где сотрудник осознанно пошел платить кредит, оставив рабочее место. Для уточнения, банки хоть и работают до 5 часов, но банкоматы и на крайний случай мобильные приложения всё же функционируют круглосуточно. Исходя из объяснительной записки, сотрудник поставил свои личные вопросы выше работы. Руководителю это явно не понравится. 

Это тоже тот самый случай, когда подробности будут излишними и даже ухудшающими ситуацию. Если всё же можно обозначить иные причины отсутствия, то лучше вписать именно их. 

За несоответствие должностной инструкции, если произошла ошибка, согласно жалобе клиента. Данный случай, конечно, будет сложнее, чем предыдущие. 

В такой ситуации есть следующий вариант написания объяснительной записки:

• укажите характер ошибки;
• объясните причины. Объективными они бывают в редких случаях, но всё же, стоит об этом написать; 
• опишите, что случилось из-за допустимой оплошности. Если ее там не будет, есть шанс на смягчение наказания;
• при наличии у вас варианта исправить ситуацию, обязательно стоит об этом сообщить на данном этапе;
• в обязательном порядке укажите, что подобного больше не будет.

Пример подобной объяснительной записки: Мною была допущена ошибка в расчетах из-за сломанного рабочего компьютера. Пришлось проводить расчеты вручную и это повлекло определенные ошибки с моей стороны. Виноват в просчетах, поэтому готов принять дисциплинарное наказание. Обещаю, что подобного больше не повторится. При возникновении подобных проблем с компьютером, буду обращаться сразу к мастеру. 

О невыполнении плана, о невыполнении поручения, о нарушениях после проверки

Один из ярких случаев, один из сотрудников поручил дело другому сотруднику. Как только начало подходить дело к проверке, выясняется, что порученное задание не выполнено. Такое случается, конечно, но это придется как-то объяснять руководителю. Здесь может быть несколько вариантов. 

При наличии объективной причины, не забываем расписать именно её. К примеру: Из-за отсутствия финансирования, запланированную закупку продукции пришлось отложить. Вынужден просить о переносе данного мероприятия на другое время. 

Такая подача объяснения будет верной, так как есть причина и предложенное решение образовавшейся проблемы. 

Плохо, когда не получается объяснить причину или объяснений и вовсе нет, тогда придется терпеть наказания. 

При производственной травме

В случае с производственными травмами всё гораздо проще, так как здесь достаточно будет без ошибок расписать всю ситуацию. 

Если сотрудник просто болен, размер временных пособий по нетрудоспособности зависит от стажа работы. Когда страховая история составляет 8 лет и более, выплачивается 100% от средней заработной платы. При страховании 5-8 лет — 80% от средней зарплаты. При страховом оформлении менее 5 лет — только 60% от средней зарплаты.

Но размер выплаты может быть уменьшен, если болезнь или травма стали результатом употребления алкоголя, наркотиков, токсического отравления или действий, связанных с подобным.

В случае травмы, связанной с работой, это еще сложнее. В случае несчастного случая на производстве, стаж уже не будет играть роль, начисляется 100% среднего заработка.

Чтобы безошибочно рассчитать, работники кадрового отдела часто просят сотрудников объяснить не только травмы на работе, но и травмы дома. Логика проста: если что-то произошло, сотрудника просят объяснить, где и как это произошло. На основе пояснений будут сделаны межвременные расчеты.

Например, сотрудник получил больничный лист — у него перелом. Поэтому сотрудника просят написать объяснение, чтобы разложить все по полочкам. 

У работника есть следующие варианты:

• не писать объяснительную, где была получена травма и её подробности. В таком случае, если была оформлена страховка, руководитель может не выплатить всё до копейки, а заплатит лишь по стажу;
• написать объяснительную и указать там, что получил травму в домашних условиях (это не производственная травма, поэтому нет нарушений);
• получение травмы на рабочем месте (в этом случае нужно будет проводить расследование). 

Получить травму на работе можно по любым причинам. Например, если сотрудник в это время был пьян, то и объяснительная должна быть соответствующая. В процессе выяснения всех причин в любом случае будут выявлены нарушители. В таком случае можно даже не рассчитывать на страховые выплаты.

Выше были разобраны многие случаи, когда нужно правильно писать объяснительные записки. Ведь, к примеру, получить рабочую травму можно и от оборудования, здесь понятно. А вот когда объяснительная становится похожа на сочинение, которая ещё и «топит» вас, это уже другое. В идеале избегать острых подробностей, которые могут повлиять на размер дисциплинарного взыскания. 

Как писать объяснительную

1. Объяснительная записка пишется по собственному желанию, но отказ от ее написания не освобождает от ответственности. 
2. Отказ от написания не наказывается. Объяснение в большинстве случаев помогает смягчить или вовсе избежать дисциплинарного взыскания. 
3. Руководитель должен в письменной форме осведомить сотрудника, что у него есть право писать объяснительную. При отсутствии сотрудника на рабочем месте, могут использовать любые доступные способы оповещения.
4. Не следует придумывать причины проступка, лучше признать вину и указать, что дальнейшие действия будут направлены на не повторение данной ситуации. 
5. Писать следует кратко. Лишняя информация может лишь ухудшить ситуацию.

Добавить в «Нужное»

Объяснительная записка — как правильно написать объяснительную, образцы записок

Зачастую работникам приходится писать объяснительную записку для своего работодателя по факту какого-то события. Посмотрим, в каких ситуациях может понадобиться объяснительная, какое юридическое значение она имеет, может ли работник отказаться от ее написания, как составить объяснительную записку.

Что такое объяснительная записка и зачем ее пишут

Каждый работник должен соблюдать трудовую дисциплину, то есть подчиняться обязательным для всех работников организации специальным правилам поведения. Эти правила определяются Трудовым кодексом, локальными нормативными актами (в частности, правилами внутреннего трудового распорядка), коллективным договором (при его наличии), трудовым договором с работником (ст. 189 ТК РФ). Кроме того, работник должен добросовестно выполнять свои должностные обязанности, которые также устанавливаются Трудовым кодексом, трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями, которые содержат обязанности работника.

Если работник не выполняет должностные обязанности, нарушает трудовую дисциплину, то работодатель имеет право привлечь его к дисциплинарной ответственности. Существует 2 вида дисциплинарных взысканий (ст. 192 ТК РФ):

• замечание;
• выговор;
• увольнение по соответствующим основаниям.

Важный момент! Иных видов дисциплинарного взыскания не существует. В частности, работодатель не может лишить сотрудника премии в качестве дисциплинарного наказания.

Вместе с тем, говорить о том, что работник совершил дисциплинарный поступок можно только в том случае, когда неисполнение трудовых обязанностей произошло по вине работника. К примеру, если работник не выполнил порученное ему задание потому, что работодатель не обеспечил его необходимым оборудованием, то вины работника в этом нет. И привлечение работника к ответственности будет неправомерным.

Кроме того, при наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он совершен (ст. 192 ТК РФ).

Чтобы установить вину работника, а также оценить обстоятельства, при которых был совершен проступок, работодатель должен запросить у работника объяснения.

Юридическое значение объяснительных записок

Трудовой кодекс прямо устанавливает, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменные объяснения. На предоставление таких объяснений работнику дается 2 рабочих дня. Это обязательная процедура. Если работодатель ее нарушит (не попросит у работника объяснения или даст работнику на подготовку объяснительной записки менее 2 рабочих дней), то работник впоследствии сможет оспорить привлечение к дисциплинарной ответственности (ст. 193 ТК РФ).

Причем лучше, если требование о предоставлении объяснительной записки будет письменным, и оно будет вручено работнику под роспись. Так работодатель сможет подтвердить, что процедура привлечения к дисциплинарной ответственности была соблюдена. Хотя надо отметить, что ТК не обязывает работодателя требовать объяснения именно письменно.

Если работодатель не затребовал объяснения, а работник написал их по собственной инициативе, то в случае спора суд может счесть, что процедура привлечения к ответственности была нарушена.

Можно ли отказаться писать объяснительную

Да, работник может не писать объяснительную записку. В этом случае должен быть составлен письменный акт об отказе работника дать объяснения по факту нарушения. Такой акт должен быть составлен в присутствии свидетелей.

В то же время непредставление работником объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ).

Сроки написания объяснительных записок

Как мы уже сказали выше, на написание объяснительной записки работнику дается 2 рабочих дня. Это срок, установленный Трудовым кодексом. Вместе с тем, работодатель может дать работнику и больший срок с учетом конкретных обстоятельств. Больший срок может быть указан в требовании о предоставлении объяснений.

Отметим, что в данной ситуации под рабочими днями понимаются именно рабочие для работника дни, если они отличаются от рабочего графика в целом по организации. И отсчитываются эти дни с рабочего дня, следующего за днем вручения работнику уведомления. К примеру, уведомление о необходимости дать пояснения вручено работнику в пятницу 16 апреля 2021 г. Тогда у него есть 2 рабочих дня – 19 и 20 апреля – на подготовку объяснений.

Если по истечении 2 рабочих дней (или большего срока, определенного работодателем) работник так и не даст письменных объяснений, то работодатель должен составить акт об этом (ст. 193 ТК РФ).

Форма объяснительной записки

Объяснительная записка по факту выявленных нарушений составляется в произвольном виде, никакой утвержденной формы для нее нет. Работник пишет ее самостоятельно. Однако у работодателя может быть определенный шаблон для объяснительных, чтобы работник мог его использовать.

В объяснительной записке должна стоять дата представления объяснений и собственноручная подпись работника, должны быть изложены факты.

К объяснительной записке работник может приложить любые документы, которые подтверждают его объяснения. Например, в случае опоздания на работу по вине транспортной компании это может быть справка от транспортной компании. При болезни работника это может быть больничный лист или справка из медицинского учреждения.

Образцы объяснительных записок

Ниже мы приведем образцы объяснительных записок для разных ситуаций. Далее вы сможете скачать шаблон объяснительной записки.

Образец объяснительной об опоздании на работу или прогуле

Наиболее часто встречающаяся ситуация, когда работнику приходится писать объяснительную записку – это опоздание на работу или прогул. Напомним, что прогул – это отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение (ст. 81 ТК РФ):

• всего рабочего дня или смены независимо от продолжительности рабочего дня (смены);
• более 4-х часов подряд в течение рабочего дня (смены).

А вот опозданием может быть признано появление на работе даже на 5 минут позже, чем положено. Хотя, безусловно, дисциплинарное взыскание в случае опоздания работника должно быть соразмерно тяжести проступка. То есть сразу уволить работника за опоздание на 5 минут, при том что он добросовестно выполняет свои должностные обязанности, нельзя.

Итак, как же может быть составлена объяснительная записка по факту прогула:

Образец объяснительной о невыполнении должностных обязанностей

Если работник систематически не выполняет свои должностные обязанности, то работодатель может попросить его написать объяснительную записку с изложением причин и обстоятельств, из-за которых человек не выполняет свои трудовые обязанности. Содержание записки будет зависеть от ситуации: работник не был обеспечен всем необходимым для работы (например, нужной программой или оборудованием), плохо себя чувствовал какое-то время, не разобрался с порученным ему заданием и т.д. Приведем пример записки о невыполнении должностных обязанностей:

Образец объяснительной о невыполнении задания в срок

Невыполнение в срок поставленной задачи также приравнивается к невыполнению трудовых обязанностей. И руководитель может попросить работника, не выполнившего в положенный срок задание, написать объяснение по этому факту. Приведем образец таких объяснений:

Образец объяснительной о невыходе на работу по семейным обстоятельствам

Приведем пример объяснительной записки, которая может быть написана работником, не вышедшем на работу по семейным обстоятельствам.

Образец объяснительной: недостача

Если при инвентаризации или в ходе другой внутренней проверки была выявлена недостача какого-то имущества, например, товаров на складе или денежных средств в кассе, то надо попросить материально ответственное за ценности лицо написать объяснительную записку по факту недостачи. Приведем образец такой объяснительной записки бухгалтера по факту недостачи в кассе:

Образец объяснительной об ошибке в работе

Иногда объяснительную записку запрашивают по факту какой-то конкретной ошибки. Такое возможно, если на работника поступила жалоба от клиентов организации. Или если ошибка привела к каким-то финансовым потерям для организации. Например, покажем, как может быть составлена объяснительная записка по факту сдачи неправильного отчета в налоговый орган.

Бланк шаблон объяснительной записки для заполнения

Акт об отказе писать объяснительную записку

Выше мы сказали, что если работник отказывается дать объяснения по факту нарушения, то нужно это письменно зафиксировать. Как правило, в этом случае составляется акт об отказе работника дать объяснения.

Акт составляется в произвольной форме, утвержденной формы нет. На практике в составлении акта участвуют 3 человека: работник, составляющий акт (это может быть непосредственный руководитель провинившегося работника или кадровый работник), а также 2 свидетеля из числа работников организации.

Акт лучше составлять по истечении 2-х рабочих дней, которые были даны работнику на подготовку объяснений. Даже если работник уже на следующий день после получения требования о представлении объяснений сказал, что ничего объяснять не намерен, не нужно тут же составлять акт об отказе дать объяснения. Работник может передумать и написать объяснения к вечеру второго рабочего дня.

В акте надо отразить:

• описание нарушения, по которому затребованы объяснения работника;
• реквизиты уведомления о даче объяснений;
• информацию об отказе дать пояснения;
• ф.и.о. работника, составившего акт, и ф.и.о. работников, выступивших в качестве свидетелей;
• подписи всех вышеуказанных лиц.

Сроки хранения объяснительной

В Перечне типовых управленческих документов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) нет такого документа, как объяснительная записка по факту нарушения трудовой дисциплины или по факту невыполнения должностных обязанностей. В то же время этот документ можно отнести к одной из следующих категорий (пп. 382, 383, 434, 454 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236):

То есть можно сказать, что безопаснее хранить объяснительные записки работников в течение 3 лет с момента привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Отличие объяснительной записки от служебной

Как мы уже рассказали выше, объяснительная записка – это документ, который запрашивает работодатель у работника по факту какого-то нарушения. Получение объяснений – это один из этапов процедуры привлечения работника к дисциплинарной ответственности. Если работодатель не запросит у работника объяснения или не даст ему достаточно времени для написания объяснений, то процедура наложения дисциплинарного взыскания будет нарушена.

А служебная записка – это внутренний документ организации. Он носит пояснительную, объяснительную, справочную информацию. Например, с помощью служебной записки работник может описать сложившуюся в организации ситуацию и предложить съездить в командировку для решения текущих вопросов. Или руководитель подразделения может составить служебную записку на имя руководителя организации с предложением о премировании особо отличившихся сотрудников.

Порядок составления служебной записки, в отличие от объяснительной записки, законодательно не урегулирован, работодатель устанавливает его самостоятельно в своем локальном нормативном акте. Образцы служебных записок в различных ситуациях вы можете посмотреть здесь.