Как пишется письмо подтверждение

Об этой статье

Была ли эта статья полезной?

Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п.

Письмо-подтверждение  является одной из разновидностей информационных писем.

Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Письмо подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

____________________Вариант 2______________________________

Уважаемый Оскар Олегович,

Подтверждаем получение Вашего письма от 20 мая 2018 года и просим Вас принять заказ на три насосные машины согласно утвержденного Вами прайс-листа.

Доставка товара должна быть осуществлена по адресу, указанному в реквизитах настоящего письма в срок до 28 мая 2018 года. Поскольку Вы не упомянули ничего о гарантийном сроке, который предоставляется при получении машин, просим Вас указать гарантийный срок на два года, в течение которого нам предоставляется право на любые ремонтные работы в течение гарантийного срока.

Будем рады получить подтверждение нашего заказа и узнать Ваше мнение о наших условиях.

с уважением, …

___________________________________________________________

О согласии на сотрудничество

Уважаемый Оскар Олегович,

01.07.2019 года мы получили от Вас письмо с предложением о совместной работе над проектом «1С-Т». Мы рассмотрели его и подтверждаем свое согласие на сотрудничество.

  Ждем от вас договор. Все текщие вопросы можно решить по телефону 8 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ.

с уважением, …

________________________________________________________________

Письмо подтверждение о получении товара

Уважаемый Имя Отчество,

Подтверждаем получение оборудования для лаборатории. 

  Просим Вас направить к нам специалистов по установке и наладке оборудования 20 июня  2018 года.         

с уважением, ..

Письмо подтверждение юридического адреса

Уважаемый Имя Отчество,

АО «LINGUA» подтверждает свой юридический адрес: г. Уральск ул. Чапаева 10/1.

с уважением, ..

Пример письма подтверждения об оплате партии лакокрасочных
материалов

Уважаемый
Имя Отчество,

   Настоящим подтверждаем оплату партии 251
лакокрасочных материалов согласно контракту No 26 от 10.05.2014 года в день
поступления груза в г. Ростов-на-Дону. Копия платежного поручения No 214 от
25.10.18 прилагается.

   Надеемся на продолжение взаимного сотрудничества в ближайшее время.

с уважением, …

Письмо подтверждение бронирования

Уважаемый Имя Отчество,

Благодарим Вас за решение разместиться в нашем отеле.

Согласно Вашей Заявки от 12.04.2018 г. подтверждаем бронирование гостиницы «Палас» для господина Осипова С.Е. Подтверждение со всеми деталями бронирования прилагается к данномуписьму.    

с уважением, Отдел бронирования

Подтверждение письмо товара (пример)

Уважаемый Имя Отчество, 

АО «LINGUA» подтверждает получение запрошенного нами товара в необходимом количестве и благодарит Вас за быстрое выполнение заказа.

с уважением, …

Письмо подтверждение оплаты

Уважаемый Имя Отчество,

АО «М» сообщает Вам о подтверждении оплаты за услуги корпоративной связи.

Благодарим Вас за сотрудничество и доверие к нашей компании.

с уважением, …

Письмо подтверждение о получении денег от клиента

Настоящим подтверждаем получение денег в размере 12 000 рублей от Иванова В.В. (паспорт №3ХХХХХ от 12.09.2017 г.) в качестве оплаты за товар.

с уважением, …

Письмо подтверждение получения резюме (образцы)

Уважаемый Имя Отчество,

Мы получили Ваше резюме на вакантную в настоящее время должность директора по развитию сети.

Благодарим Вас за проявленный интерес к нашей компании. До 14 июня 2019 года мы рассматриваем анкеты всех потенциальных соискателей, после чего будем инициировать организацию собеседования.

с уважением, …

Письмо подтверждение о намерениях сотрудничества

Подтверждаем наши договоренности по вступлению в долгосрочное сотрудничество с ООО «Сервис». Мы готовы заключить договор на регулярные поставки товара по предложенной Вами цене с 1 сентября текущего года.

Для уточнения деталей проведения поставок или при возникновении вопросов Вы можете связаться с нами по телефону +7 ХХХХХХХХ.

с уважением, …..

Письмо-подтверждение (confirmation email) — это транзакционное автоматическое письмо, которое отправляется в ответ на действие клиента. Оно показывает получателю, что его действие замечено, принято и обработано. Пользователи ждут и почти всегда открывают такие письма.

Письмо-подтверждение отправляют пользователю, если он:

• подписался на email-рассылку;
• заказал товар в интернет-магазине;
• оставил заявку на участие в вебинаре;
• зарегистрировался на курс обучения;
• написал в техподдержку.

Письмо-подтверждение должно быть простым, ясным, доносить всю необходимую информацию и по возможности приглашать клиента совершить следующий шаг: подтвердить подписку, оплатить заказ, выбрать аксессуары.

Виды писем с подтверждением

Подтверждение заказа. Письмо отправляется после того, как клиент сделал заказ на сайте. Внутри обычно размещают всю основную информацию о заказе: его номер, список товаров, сумму оплаты, дату оформления покупки. Также указывают адрес почты и телефон для связи с магазином.

Подтверждение оплаты. Это следующее письмо после сообщения с подтверждением заказа. Оно информирует клиента о том, что его оплата прошла успешно. К письму может прилагаться чек.

Иногда квитанции в письме нет, но зато есть примечание, что данное сообщение является электронной квитанцией, которая подтверждает оплату.

Подтверждение доставки. Клиент получает такое письмо после сообщения об оплате. В нем обычно указывают дату доставки и адрес, где забрать товар, если это самовывоз. При необходимости добавляют номер для отслеживания посылки.

Подтверждение бронирования. Сообщение отправляется после бронирования продукта или услуги. Это может быть авиа- или ЖД-билет, туристическая поездка, номер в отеле.

Подтверждение регистрации. Отправляется клиенту после того, как он оставит свои контакты на сайте и зарегистрируется. В письме часто размещают логин и пароль. Также такое сообщение приходит при регистрации на мероприятие, например вебинар.

Подтверждение подписки. Приходит после подписки на email-рассылку. Главный элемент такого сообщения — кнопка для подтверждения email-адреса. Некоторые отправители также рассказывают о том, какие именно письма будет получать подписчик.

Подтверждение получения заявки. Письмо отправляется в случае, если клиент отправил свой запрос в службу поддержки клиентов. Часто используется госструктурами в ответ на электронные заявления граждан.

Зачем отправлять письма с подтверждением

Письма с подтверждением помогают решить несколько важных задач:

• разгрузить call-центр (хотя некоторые компании и звонят, и отправляют email-рассылку);
• обеспечить клиента вещественным подтверждением его заказа или другого действия, чтобы он чувствовал себя более защищенным;
• показать, каким будет следующий шаг в цепочке взаимодействия клиента с компанией: например, если что-то заказал, нужно ждать обработки заказа и звонка оператора;
• продемонстрировать свою заботу и надежность.

Сервисные сообщения отправляются в ответ на действия клиента, поэтому пользователи их ждут и открывают чаще других, У обычных рассылок показатели открытий и кликов гораздо ниже. Неудивительно, что компании стараются использовать письма с подтверждением для решения маркетинговых задач. Например, чтобы:

• Запустить или увеличить допродажи. Помимо основной информации, в сервисное письмо можно добавить небольшой рекламный блок. Например, предложить купить аксессуары к выбранному продукту. При этом важно, чтобы такое предложение следовало уже после сообщения, которое ждет клиент.
• Лично обратиться к клиенту и наладить контакт. Можно попросить отзыв или разрешение на отправку других персонализированных писем.
• Получить больше данных о клиенте. Узнать его предпочтения, удобное время открытия сообщений. Чем больше данных, тем более оптимизированной будет рассылка.
• Повысить узнаваемость бренда. Для этого важно, чтобы все письма-подтверждения были оформлены в фирменном стиле.

Как создать письмо-подтверждение

Обычно письма-подтверждения отправляют через CRM-систему или сервисы отправки транзакционных писем  (например, Unisender Go). Отправку таких рассылок можно автоматизировать: как только пользователь оставит заказ на сайте или выполнит другое действие, CRM сразу же отправит ему письмо без участия менеджера. Для создания автоматизированной сервисной рассылки можно воспользоваться уже готовыми шаблонами таких писем или настроить все самостоятельно.

Если вы будете делать все сами, следуйте правилам:

Придумайте простую и доступную тему. Читателю должно быть сразу понятно, о чем идет речь в письме и почему ему нужно его открыть. Ничего креативного придумывать не нужно, достаточно фразы «Ваш заказ принят», чтобы клиент кликнул по сообщению. Не лишним будет персонализировать письмо, добавив в тему имя получателя и в последующих письмах упомянуть его прошлый опыт взаимодействия с компанией.

Создайте шаблон. Шаблоны со стандартным дизайном лаконичные и простые, но они не будут соответствовать стилю вашего бренда. Как минимум, можно добавить логотип, свои цвета и фирменный шрифт.

Составьте краткий и информативный текст. Письмо-подтверждение — это не про рекламу и продажи. В нем все строго по делу и с пользой. Важно, чтобы пользователь за пару секунд понял, о чем идет речь.

Оставьте призыв к действию. После основной информации можно разместить СТА: призыв заказать аксессуар к основному товару (открытку к подарку, наушники к смартфону), оставить отзыв, спланировать следующее путешествие, принять участие в конкурсе или вебинаре, подписаться на страницу в соцсетях.

Укажите контакты. Добавьте телефон, почту, поставьте ссылки на соцсети. А еще желательно указать, принимаете ли вы ответные письма с вопросами или нужно писать в мессенджер или звонить по телефону.

Проверьте, как выглядит письмо на компьютере и смартфоне. Обязательно тестируйте новую рассылку перед отправкой и проверяйте на адаптивность на разных устройствах.

Главные мысли

Письменное подтверждение относится к одной из форм деловой переписки между партнерами. Являясь информационным посланием, такой документ используется в различных обстоятельствах и получило, на сегодняшний день, обширное распространение.

Данный документ является некоммерческим деловым письмом, составляемым для подтверждения получения материалов, документов, достигнутых ранее соглашений и т.д. Послание считается знаком внимания и уважения к адресату.

В каких случаях используется письмо-подтверждение?

Подобное послание может отправляться в различных ситуациях для подтверждения партнеру следующего:

1. Согласия на оформление контракта.
2. Согласия на продление переговоров.
3. На вынесения решения по какой-либо проблеме.
4. На получения писем, материалов, денег и т.д.

Обязательного составления такого письма нет, так как перечисленные вопросы можно разрешить другими способами коммуникации, например, по телефону, по скайпу или через прочие мессенджеры.

В то же время, письменное подтверждение обеспечивает:

• Убеждение партнера в письменном подтверждении своих намерений, обладающего в отличие от устного сообщения большим весом.
• Доказательство факта осуществления переговоров или урегулирования досудебных конфликтов.
• Послание можно предъявить в виде дополнительного доказательства при судебном иске.

В большинстве своем, такой документ направляется, как правило, солидному контрагенту, а также потенциальному контрагенту, начинающему сотрудничество с фирмой.

Зачем писать письмо?

Учитывая многообразие способов современного сотрудничества, любой вопрос, сегодня можно разрешить с помощью телефона или при использовании различных мессенджеров. Следовательно, возникает вопрос — зачем оформлять письмо?

Тем не менее, составленное письмо-подтверждение является письменным документом, обретающим доказательный статус в случае судебных разбирательств между контрагентами.

Кроме того, благодаря таким письмам, можно наладить деловые коммуникации, обеспечивая формирование взаимоотношений между контрагентами в доверительной обстановке, укрепляя лояльность и подчеркивая уважительное отношение между ними.

Как составить письмо-подтверждение?

Чтобы оформить подтверждение, нужно владеть общепринятыми правилами формирования деловых служебных писем. Единого утвержденного шаблона такого документа не предусмотрено. Поэтому, оформлять его можно в произвольном стиле с применением общепринятых традиций делопроизводства.

При формировании письма нужно обратить внимание на следующее:

1) В письме непременно обязаны быть отображены реквизиты отправителя, с указанием:

• Адреса.
• Телефона.
• Ф.И.О. должностного лица, действующего от имени фирмы.

2) Также должно быть отображено название фирмы и Ф.И.О. директора адресата, которому направляется подтверждение.

3) В письме нужно отметить регистрационный номер, который записывается в журнале учета исходящей документации, и дата его формирования.

4) Затем заполняется основной текст, начинающийся с уважительного обращения к адресату по имени и отчеству.

5) Далее излагается суть документа, с подтверждением начала сотрудничества и своей заинтересованности во взаимных отношениях.

6) После этого можно отметить, что отправитель письма ожидает от партнера – выполнение обязательств с его стороны.

7) Завершающей точкой формирования данного документа является подпись отправителя с указанием должности и Ф.И.О.

В большинстве своем, объем такого письма должен размещаться на полстраницы А4 или фирменного бланка предприятия.

Письмо можно написать вручную или распечатать, используя офисную технику (ПК и принтер), и как уже было отмечено, его можно написать на простом листе А4 или на фирменном бланке.

При формировании письма нужно обратить внимание на следующие моменты:

• Все финансовые суммы рекомендуется заполнять цифровым значением и прописью.
• Даты отображать в формате «число-месяц-год».
• В документе нужно непременно указывать его номер и дату формирования.
• Если к письму прикрепляются доп. материалы, то они должны быть перечислены в отдельном разделе «Приложение».
• При потребности, в послании можно сослаться на законодательные нормы РФ и правительственные решения.
• В заключение, в зависимости от цели составления подтверждения, можно выразить пожелание, просьбу или предложение.

Общепринятая структура такого письма представляет собой документ, содержание которого состоит из следующих основных блоков:

• «Шапки» письма.
• Основной части.
• Заключительной части.

Заполнение шапки письма

«Шапка» письма должна содержать следующую информацию:

1) Реквизиты предприятия, отправляющего подтверждение с обозначением:

• Наименования фирмы.
• Юридического адреса.
• Контактных данных (телефон и при наличии электронный адрес).

Примечание. При заполнении письма на фирменном бланке названная информация отображена вверху бланка, поэтому, заполнять ее не нужно.

2) Далее заполняется реквизиты адресата, с обозначением:

• Наименования фирмы.
• Ф.И.О. руководителя учреждения-адресата.

3) В левой части письма, напротив реквизитов адресата, нужно прописать номер документа и дату составленного письма.

4) Ниже, по центру строки нужно заполнить заголовок письма: «Письмо подтверждение».

Основная часть письма-подтверждения

Заполнение основной части письма-подтверждения рекомендуется начинать с соответствующего приветствия адресата. Для этого можно воспользоваться формулировками, например, «Уважаемый …» с отображением имени и отчества.

Затем можно перейти к сути подтверждения. Здесь не нужно излагать общие слова или любезности. Поэтому, с первого абзаца необходимо изложить подробности подтверждения того или иного мероприятия или действия. При этом, нужно быть конкретным, с использованием таких фраз, как: «С благодарностью подтверждаем …», «Сообщаем Вам, что мы получили …» или «Подтверждаем согласие …» и т.д.

В следующем абзаце можно озвучить прочие элементы подтверждения. Сюда можно отнести уточнение об оплате, об условиях той иной сделки и прочие дополнительные детали.

Заполняя письмо, всегда нужно выражаться конкретно, не допуская двойной трактовки фраз. Письмо-подтверждение составляется не только для подтверждения намерений, получения заказа, но и является документом, который оба контрагента могут использовать при возникновении разногласий и спорных моментов.

В завершающем абзаце рекомендуется отметить, что адресат может связаться с отправителем послания, при потребности, по обозначенным контактам. Не будет лишним, если уточнить контактный телефон и адрес для этого.

Заключительная часть

В заключительном блоке послания можно заполнить раздел «Приложение», если к письму прикрепляются какие-либо документы, с их перечислением.

После этого документ обязан быть подписан руководителем фирмы, отправившим подтверждение с расшифровкой его фамилии. При этом, можно воспользоваться фразами, «С уважением …», «Искренне Ваш …», «С наилучшими пожеланиями …» и т.д.

Образец письма-подтверждения

Скачать бланк и образец

• Бланк, doc
• Образец, doc

Кто должен подписать письмо-подтверждение?

Законом РФ № 402-ФЗ предусмотрено, что должностные лица, подписавшие документ или совершившие сделку, несут ответственность за оформление такого действия. Любые деловые документы в первую очередь обязаны подписываться должностным лицом, обладающим такими полномочиями. Это может быть директор предприятия или его заместитель, при отсутствии руководителя.

Подпись обязана сопровождаться расшифровкой фамилии подписанта, необходимая для идентификации должностного лица, подписавшего документ.

Как отправить письмо?

Отправить подтверждающее послание адресату можно любым удобным способом. Таких способов отправки корреспонденции, на сегодняшний день, несколько:

1. Старый способ, который достаточно испытанный временем, – отсылка письма почтой России заказным отправлением, с извещением о вручении адресату. Такой способ обеспечивает убежденность в том, что подтверждение отправителя доставлено по адресату. Единственным недостатком такого способа отсылки писем является большая продолжительность доставки, которая может длится несколько дней (зависит от расстояния).
2. Наиболее быстрый и удобный современный способ доставки писем является электронное послание, которое доставляется адресату мгновенно. Однако, в этом случае, нужно созвониться с адресатом, чтобы убедиться, что письмо не попало в «Спам» и адресат ознакомился с ним.
3. Для большей гарантии можно воспользоваться комбинированным способом. То есть отправить письмо по электронной почте с параллельной отправкой заказным письмом по почте России.

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».

Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

• получение заказа / оплаты;
• принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
• согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Структура и правила написания письма-подтверждения

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Приветственная часть

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.

Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.

И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Основная часть письма-подтверждения

Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:

• Хочу подтвердить…
• Данное письмо подтверждает…
• Подтверждаю…

Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.

Заключительная часть

• С уважением,
• С наилучшими пожеланиями,
• Спасибо,
• и т.п.

Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.

Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.

Ошибки при написании письма

1. Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
2. Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».
3. Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
4. Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.
5. Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению. Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?

Образцы подтвердительных писем

Универсальный шаблон письма-подтверждения

Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.

_______ (дата)

_______ (адрес)
Уважаемый _________,

Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.

Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).

В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)
Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.

С уважением,
ФИО, должность, название организации,
Контактные данные.

Подтверждение бронирования туристических услуг

Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.

Уважаемый ___,

Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.

В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.

Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.

Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.

С наилучшими пожеланиями,
Имя, должность, название компании.
Контактные данные.

Пример письма, подтверждающего деловую встречу

Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).

Уважаемый ___ ,

Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.

В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).

С уважением,
ФИО, должность, компания.