Как пишется протокол собрания образец - Правописание и грамматика

Как составить протокол совещания

Протокол собрания — это документ, в котором фиксируется информация о присутствующих лицах, поставленных вопросах, ходе ведения обсуждения и принятых решениях.

В каких случаях составляют протокол

Протокол является подтверждением факта проведения собрания и доказательством принятых на нем решений и озвученной информации. В ряде случаев такая документальная фиксация является обязательной и предусматривается законом, так как полученный документ является основанием для совершения последующих действий. Например, протокол собрания участников (учредителей) ООО при его создании, который впоследствии предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица. Для обычной текущей хозяйственной деятельности любого предприятия нет императива по протоколированию каждой встречи, но во избежание недоразумений, особенно если планируется принятие решений или назначение ответственных лиц, рекомендуем хотя бы кратко зафиксировать ход события. Обязанность по ведению протокола обычно возлагается на секретаря в организации либо в процессе проведения встречи назначается иной сотрудник, о чем вносится информация в протокол.

Какую форму используют для протокола

Выделяют три формы документа:

краткая. В тексте отражаются только поставленные вопросы и принятые по ним решения;
полная. Кроме информации по повестке и итогам голосования, включает в общем виде высказанные мнения и состоявшиеся выступления;
стенографическая. Полностью воспроизводит то, что озвучивалось на собрании.

Для всех форм предусматривается наличие в тексте:

названия документа;
даты, места, времени проведения мероприятия;
информации о присутствующих лицах, председателе и секретаре.

Краткая

Полная

Стенографическая

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»

ПРОТОКОЛ № 12

аппаратного совещания у руководителя

г. Санкт-Петербург

«01» февраля 2021 г.

Присутствовали:

1. Генеральный директор — Воронов Андрей Викторович.

2. Главный бухгалтер — Смирнова Валентина Федоровна.

3. Секретарь-делопроизводитель — Петрова Мария Степановна.

4. Начальник юридического управления — Федоров Федор Федорович.

5. Начальник отдела продаж — Сидоров Петр Петрович.

6. Начальник отдела кадров — Иванов Иван Иванович.

Председатель собрания: Воронов Андрей Викторович.

Секретарь собрания: Петрова Мария Степановна.

Повестка дня:

Выплата премий за январь 2021 г.

Слушали:

1. Сидорова Петра Петровича, который отметил, что по итогам работы за январь 2021 было заключено 22 договора поставки на общую сумму 3 млн руб. По состоянию на 01.02.2021 покупателями по всем заключенным договорам оплачено 2,5 млн руб. Таким образом, сотрудниками перевыполнен план продаж на январь на 120%. Учитывая, что денежные средства по заключенным в январе договорам поставки практически полностью выплачены, предлагается поощрить работников отдела премией в повышенном размере.

2. Главного бухгалтера, Смирнову Валентину Федоровну, которая озвучила, что по итогам работы за январь имеется возможность выплаты премии в повышенном размере сотрудникам отдела продаж, но общий размер премиальных выплат за январь для всех работников Общества не должен превышать 595 000 рублей. Исходя из установленных приказом генерального директора стандартных размеров премий, предлагается сотрудникам отдела продаж выплатить премии каждому в двойном размере, остальным работникам общества — в стандартном.

Решили:

1. Подготовить приказ по премиям по итогам января 2021 г.

Срок исполнения: до 05.02.2021. Ответственный: Иванов Иван Иванович.

2. Сотрудникам отдела продаж осуществить выплату в двойном размере, остальным работникам — в стандартном размере.

Срок исполнения: до 10.02.2021. Ответственный: Смирнова Валентина Федоровна.

Председатель ________________ Воронов Андрей Викторович

Секретарь _______________ Петрова Мария Степановна

Правила оформления протоколов

Унифицированной формы нет. Понимание в общих чертах, как правильно составить протокол совещания, дает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ предусматривает:

наименование организации, используйте фирменный бланк или обычный лист А4;
название, место составления, номер и дата документа. Датой указывается дата проведения собрания;
список присутствующих лиц;
данные председателя и секретаря;
повестку собрания;
голосование, если оно проводилось;
общие выводы по итогам мероприятия, если требуется.

Текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «решили»), если документ составлен более чем на 1 странице, то вторая и последующие страницы нумеруются. Для единообразия документов допускается утвердить бланк распорядительным актом организации.

Образцы

Собрания

Совещания

Заседания

Самоловских Наталья

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

45
Публикаций

862
Дней на портале

0
Комментариев

Автор месяца
Челозерцева Александра

Справка-объективка на военнослужащего — это специальный документ, содержащий краткие биографические сведения о человеке. Она пригодится для представления солдат и офицеров к наградам, при повышении по службе или по запросу госорганов и других организаций.

Временное удостоверение личности гражданина РФ — это документ, который выдают человеку на период, пока у него нет паспорта. Он оформляется по желанию человека при приеме бумаг на выдачу нового паспорта.

Как удерживать алименты из заработной платы:

Получить документальное основание для взыскания.
Определить суммарный доход и вычесть подоходный налог.
Рассчитать и перечислить компенсацию на обеспечение несовершеннолетних детей.

Источник

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк протокола совещания .doc Скачать образец заполнения протокола совещания .doc

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Кто должен оформлять протокол

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

номер документа;
дата создания;
наименование организации;
населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
данные по председателю совещания и секретаря;
повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Содержание и хранение протокола

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).

Источник

Когда необходимо протоколировать собрания

Такой документ следует оформлять при любой ситуации, когда принимаемые решения касаются всей компании, организации или затрагивают интересы собственников. Например, он является необходимым документом при регистрации ООО. Такая форма активно используется при выработке основного курса развития компании, определении новой торговой политики, для выбора поставщиков, организации работы с клиентами и так далее. Обобщая, необходимо сказать, что бумага обязательно оформляется во всех ситуациях, когда созывается руководство и/или владельцы фирмы. Бумага является официальным подтверждением того, что все заинтересованные лица согласились с принятыми решениями.

Кто и по какой форме ведет

В большинстве случаев бумагу оформляет и заполняет информацией секретарь компании, но это необязательное правило. В некоторых фирмах этим занимается отдельный человек. Все зависит от того, как часто возникает такая необходимость. Например, если требуется не чаще раза в месяц, то с этим вполне справится и секретарь, не отвлекаясь от своих остальных должностных обязанностей. Но когда приходится оформлять ежедневно, вне зависимости от причины, скорее всего, этим займется отдельный специалист.

Форма ведения документа зависит от внутренних требований фирмы. В одном случае секретарь (или специалист) делает пометки в зависимости от того, что происходит на совещании, после чего, используя заранее одобренный шаблон, полноценно оформляет такую бумагу. В другой ситуации сначала ведется аудио- или видеозапись происходящего, на основании чего в дальнейшем оформляется полноценный документ. Пример того, как выглядит стандартный шаблон протокола собрания, используемый во многих организациях.

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

«__»________ 20__ г.

№ ______________

г. ______________

______________________________________________________

(заголовок)

Председатель — _________________________________ (ФИО)

Секретарь — _____________________________________ (ФИО)

Присутствовали: _____________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

Приглашенные: _____________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. ___________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

2. ___________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

СЛУШАЛИ:

______________________________ ___________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

ПОСТАНОВИЛИ:

1. _____________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

2. _____________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Председатель ________________ / /(подпись) (ФИО)

Секретарь ________________ / /(подпись) (ФИО)

В дело № _____

«__»________ 20__ г. _____________________

(подпись исполнителя)

Как правильно составлять и оформлять

В каждой фирме у документа есть определенные отличия, но в п. 4 ст. 181.2 ГК РФ представлен перечень данных, которые обязательно должны указываться. Рассмотрим, как правильно составить протокол совещания и какую информацию в него следует включить:

время, дата и место проведения;
информация о лицах, которые участвовали;
результаты голосования по каждому пункту;
информация о лицах, которые проводили подсчет голосов;
данные о лицах, которые голосовали против принятия решения.

Кроме вышеуказанного, в этой бумаге обязательно отражается суть совещания, перечислены решаемые вопросы и представлена любая информация, важная для совещания, которую необходимо учитывать при принятии окончательных решений.

Образцы

Пример документа с собранием учредителей для организации негосударственного фонда:

Это стандартный пример оформления протокола совещания для определения пути развития:

Пример для рассмотрения выполнения условий договора:

Пример для смены директора:

Об авторе статьи

Козырев Александр

Бухгалтер, Финансист

Родился на Украине, в 2017 году самостоятельно получил гражданство России, прошел все этапы, изучал законодательство, требования и особенности решения разных проблем. Теперь хорошо в этом разбираюсь и делюсь реальным опытом.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Источник

Как правильно вести протокол собрания

Протокол собрания — это документ, в котором отражаются все события, происходящие во время совещания. Актуален чаще всего для крупных компаний и банков, но применяется и в других сферах деятельности (например, общедомовой сбор жильцов). Не является строго обязательной бумагой.

Для чего составляют

Этот документ отражает все события, обсуждаемые вопросы, принятые решения и другие важные моменты любого совещания. С такой бумагой проще оформлять постановления руководства или собрания, контролировать их выполнение и так далее. Руководство компании принимает решение самостоятельно, требуется ли вести такие записи, и если да, то в каких условиях и что в них отражается. Самый простой вариант — записи о теме и базовых решениях, которые приняты во время обсуждения проблемы. Сложнее — заметки о том, что, когда и по какому поводу говорит тот или иной работник компании.

Основная функция такой бумаги — регистрация в письменном виде всех коллегиально принятых решений.

В большинстве крупных фирм записи ведутся только тогда, когда обсуждаются глобальные вопросы, способные оказать серьезное влияние на будущее всей организации или отдельных ее структурных подразделений.

Кто его оформляет

Учитывая тот факт, что не каждый сотрудник фирмы понимает, как вести протокол совещания, обычно для этого выбирают человека, одной из должностных обязанностей которого является составление таких бумаг. Чаще всего это секретарь, но это необязательное требование. Руководство вправе возложить эти обязанности на любого работника, который:

грамотно и быстро пишет;
способен выделять главное;
умеет работать с бумагами.

Что в нем писать

Важно понимать, как составить протокол собрания так, чтобы документ отражал все главные моменты, и при этом не перегружать его ненужной информацией. Строгой формы, закрепленной законодательно, не существует, поэтому каждая фирма разрабатывает собственный вариант. Усредненный образец обычно включает в себя следующие элементы:

номер;
дата составления;
название компании;
город;
список участников (Ф. И. О. и должности);
отдельное уточнение о председателе и секретаре;
повестка дня (какие вопросы будут обсуждаться);
проведение голосования (если предполагается);
достигнутые результаты.

Предлагаем образец, как оформить протокол собрания (можно использовать в работе):

ООО_________________________

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ № ____

г. ________ «___» _______________ 20____ г.

Председатель —

Секретарь —

Повестка дня:

_____________________________________________________________________________

Голосование

____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Решение

_____________________________________________________________________________

Председатель _______________________ /____________________/

Секретарь _______________________ /____________________/

Если это требуется, к записям прилагают документы, фотографии и любую другую информацию.

Документ обязан отражать только правдивую информацию. Фальсификация и заведомо ложные данные, внесенные в него, выявляются в процессе проверки контролирующими органами, что влечет за собой серьезные проблемы.

Составленный по всем правилам документ выглядит так:

Козырев Александр
Бухгалтер, Финансист

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

Источник

Встречи играют решающую роль в компаниях и организациях, выступая в качестве платформы для обсуждения и решения проблем и управления внутренними делами для достижения прогресса. Чтобы уловить суть этих встреч, будь то виртуальные или личные, Протокол заседаний имеют решающее значение для ведения заметок, обобщения основных обсуждаемых тем и отслеживания принятых решений и резолюций.

Эта статья поможет вам составить эффективный протокол собрания с примерами и шаблонами для использования, а также с рекомендациями, которым нужно следовать.

Что такое протокол собрания?
Кто такой хронометрист?
Как написать протокол встречи
Примеры протоколов собраний (+ шаблоны)
Основные выводы

Надеемся, что эта статья поможет вам больше не испытывать трудности с составлением протоколов совещаний. И не забывайте быть креативными и интерактивными на каждой из ваших встреч с помощью:

Общедоступный шаблон AhaSlides
Стартовая встреча проекта
Совещание по стратегическому руководству
Встречи в бизнесе | Общие 10 распространенных типов и рекомендации
Повестка дня встречи | 8 ключевых шагов, примеры и бесплатные шаблоны
Электронное письмо с приглашением на встречу | Лучшие советы, примеры и шаблоны (100% бесплатно)

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это письменный отчет об обсуждениях, решениях и действиях, происходящих во время собрания.

Они служат справочным материалом и источником информации для всех участников и тех, кто не может присутствовать.
Они помогают гарантировать, что важная информация не будет забыта и все будут в курсе того, что обсуждалось и какие действия следует предпринять.
Они также обеспечивают подотчетность и прозрачность, документируя решения и обязательства, принятые на собрании.

Кто такой хронометрист?

Ведущий протокол отвечает за точную запись дискуссий и решений, принятых во время встречи.

Это может быть административный сотрудник, секретарь, помощник или менеджер или член команды волонтеров, выполняющий задание. Очень важно, чтобы протоколист хорошо организовывал и делал заметки, а также мог эффективно подводить итоги обсуждения.

Плоская доска задач схватки с руками членов команды и цветными бумажными наклейками. Группа разработчиков программного обеспечения создает график рабочего проекта с заметками. Развитие командной работы, концепция планирования спринта.

Веселое посещение встреч с AhaSlides

Собирайте людей в одно и то же время

Вместо того, чтобы подходить к каждому столу и «проверять» людей на случай, если они не появятся, теперь вы можете привлечь внимание людей и проверить посещаемость с помощью веселых интерактивных викторин с AhaSlides!

🚀 Получите бесплатные шаблоны ☁️

Как написать протокол встречи

Для эффективных протоколов совещаний, во-первых, чтобы они были объективны, были фактическим протоколом встречии избегайте личных мнений или субъективных интерпретаций дискуссий. Следующий, оно должно быть кратким, четким и легким для понимания, сосредоточьтесь только на основных моментах и избегайте добавления ненужных деталей. Окончательно, она должна быть точной и обеспечивать актуальность и актуальность всей записанной информации.

Давайте углубимся в детали написания протокола встречи со следующими шагами!

8 основных компонентов протокола собрания:

Дата, время и место встречи
Список участников и извинения за отсутствие
Повестка дня и цель встречи
Резюме обсуждений и принятых решений
Проведенные голосования и их результаты
Действия, включая ответственную сторону и крайний срок выполнения
Любые следующие шаги или последующие действия
Заключительные замечания или перерыв в заседании

Шаги для написания эффективных протоколов совещаний

1/ Подготовка

Перед собранием ознакомьтесь с повесткой дня собрания и любыми соответствующими справочными материалами. Убедитесь, что у вас есть все необходимые инструменты, такие как ноутбук, блокнот и ручка. Также рекомендуется просмотреть протоколы предыдущих собраний, чтобы понять, какую информацию следует включать и как ее форматировать.

2/ Ведение заметок

Во время встречи делайте четкие и краткие записи обсуждений и принятых решений. Вы должны сосредоточиться на том, чтобы зафиксировать ключевые моменты, решения и действия, а не расшифровывать всю встречу дословно. Не забудьте указать имена докладчиков или любые ключевые цитаты, а также любые действия или решения. И избегайте использования аббревиатур или сокращений, которые могут быть непонятны другим.

3/ Организуйте протокол

Просмотрите и систематизируйте свои заметки, чтобы создать последовательное и краткое изложение ваших протоколов после собрания. Вы можете использовать заголовки и маркеры, чтобы протоколы было легко читать. Не принимайте личные мнения или субъективные интерпретации обсуждения. Сосредоточьтесь на фактах и на том, что было согласовано во время встречи.

4/ Запись деталей

В протоколе встречи должны быть указаны все важные детали, такие как дата, время, место и участники. Упомяните любые важные обсуждаемые темы, решения и назначенные действия. Обязательно записывайте все голоса, которые были проведены, и результаты любых обсуждений.

5/ Действия

Обязательно перечислите все назначенные действия, включая ответственных и крайний срок выполнения. Это важная часть протокола собрания, поскольку она гарантирует, что каждый знает свои обязанности и сроки их выполнения.

6/ Обзор и распространение

Вы должны проверить протокол на точность и полноту и внести необходимые изменения. Убедитесь, что все ключевые моменты и решения отмечены. Затем вы можете разослать протокол всем участникам лично или по электронной почте. Храните копию протокола в централизованном месте для быстрого доступа, например, на общем диске или в облачной платформе хранения.

7/ Последующие действия

Убедитесь, что действия, принятые на собрании, выполняются и выполняются быстро. Используйте протоколы для отслеживания прогресса и обеспечения выполнения решений. Это поможет вам сохранить подотчетность и обеспечит продуктивность и эффективность встречи.

Примеры протоколов собраний (+ шаблоны)

1/ Пример протокола собрания: простой шаблон собрания

Уровень детализации и сложности простого протокола собрания зависит от цели собрания и потребностей вашей организации.

Как правило, простые протоколы собраний используются для внутренних целей и не должны быть такими формальными или всеобъемлющими, как другие типы протоколов собраний.

Итак, если вам срочно нужно, а встреча вращается вокруг простого, не слишком важного контента, вы можете использовать следующий шаблон:

Название встречи: [Вставьте название встречи]
Дата: [Вставить дату]
Время: [Вставить время]
Местонахождение: [Указать местоположение]
Присутствовали: [Вставьте имена участников]
Извинения за отсутствие: [Вставьте имена]

Повестка дня:
[Вставить пункт 1 повестки дня]
[Вставить пункт 2 повестки дня]
[Вставить пункт 3 повестки дня]

Итог встречи:
[Вставьте краткое изложение обсуждений и решений, принятых во время встречи, включая любые ключевые моменты или действия.]

Пункты действий:
[Вставьте список всех действий, которые были назначены во время собрания, включая ответственную сторону и крайний срок выполнения.]

Следующие шаги:
[Вставьте любые следующие шаги или последующие действия, которые обсуждались во время встречи.]

Заключительные замечания:
[Вставьте любые заключительные замечания или объявление о перерыве собрания.]

Подпись: [Вставить подпись лица, ведущего протокол]

2/ Пример протокола собрания: шаблон собрания совета директоров

Протоколы заседаний правления записываются и распространяются среди всех членов, обеспечивая запись принятых решений и указаний организации. Поэтому он должен быть четким, полным, подробным и формальным. Вот образец протокола заседания правления:

Название встречи: Заседание Совета директоров
Дата: [Вставить дату]
Время: [Вставить время]
Местонахождение: [Указать местоположение]
Присутствовали: [Вставьте имена участников]
Извинения за отсутствие: [Вставьте имена тех, кто извинился за отсутствие]

Повестка дня:
1. Утверждение протокола предыдущего собрания
2. Обзор финансового отчета
3. Обсуждение стратегического плана
4. Какой-нибудь другой бизнес

Итог встречи:
1. Утверждение протокола предыдущего собрания: [Вставить основные моменты предыдущего собрания, которые были рассмотрены и утверждены]
2. Обзор финансового отчета: [Вставьте основные моменты текущей финансовой ситуации и рекомендации по будущему финансовому планированию]
3. Обсуждение стратегического плана: [укажите, что совет обсудил и внес изменения в стратегический план организации]
4. Любые другие вопросы: [укажите любые другие важные вопросы, которые не были включены в повестку дня]

Пункты действий:
[Вставьте список любых действий, которые были назначены во время встречи, включая ответственную сторону и крайний срок выполнения]

Следующие шаги:
Правление проведет последующее заседание в [Указать дату].

Заключительные замечания:
Встреча завершилась в [Вставьте время].

Подпись: [Вставить подпись лица, ведущего протокол]

Это всего лишь базовый шаблон собрания совета директоров, и вы можете добавлять или удалять элементы в зависимости от потребностей вашего собрания и организации.

3/ Пример протокола встречи: шаблон управления проектом

Вот пример протокола собрания для шаблона управления проектом:

Название встречи: Совещание группы управления проектом
Дата: [Вставить дату]
Время: [Вставить время]
Местонахождение: [Указать местоположение]
Присутствовали: [Вставьте имена участников]
Извинения за отсутствие: [Вставьте имена тех, кто извинился за отсутствие]

Повестка дня:
1. Обзор статуса проекта
2. Обсуждение рисков проекта
3. Обзор прогресса команды
4. Какой-нибудь другой бизнес

Итог встречи:
1. Обзор состояния проекта: [вставьте любую обновленную информацию о ходе выполнения и выделите все проблемы, которые необходимо решить]
2. Обсуждение рисков проекта: [Укажите потенциальные риски проекта и план по снижению этих рисков]
3. Обзор прогресса команды: [Вставьте рассмотренный прогресс и обсуждение любых возникших вопросов]
4 Любые другие вопросы: [укажите любые другие важные вопросы, которые не были включены в повестку дня]

Следующие шаги:
Команда проведет последующую встречу в [Укажите дату].

Заключительные замечания:
Встреча завершилась в [Вставьте время].

Подпись: [Вставить подпись лица, ведущего протокол]

Основные выводы

Цель протоколов собрания — предоставить общий обзор собрания для тех, кто не смог присутствовать, а также зафиксировать результаты собрания. Поэтому протоколы должны быть организованы и понятны, а самая важная информация должна выделяться четко и лаконично.

Источник

Протокол совещания – это официальная бумага, в которой отражаются все решения, принятые участниками заседания в ходе обсуждения. В материале мы рассмотрим, что представляет собой совещание, отличие от планёрки, правила и порядок составления протокола.

Файлы для скачивания:

Совещание

Под совещанием принято понимать собрание сотрудников предприятия в официальной обстановке для решения каких-то вопросов. Также существует такой термин, как «планёрка». Для целей нашего текста следует отличать эти два понятия. Планёрка – это, как, правило, обсуждение текущих, оперативных вопросов. Она может проводиться ежедневно или раз в неделю. На совещание же выносят более масштабные вопросы, так или иначе затрагивающие всю компанию, её будущее. Порядок и периодичность заседаний определяется руководством организации.

Состав участников определяется в каждом отдельно взятом случае в зависимости от темы собрания. Как правило, это генеральный директор, его заместители, начальники структурных подразделений. В начале каждого совещания лица путём голосования выбирают председателя собрания. Именно он будет проводить мероприятие, открывать и закрывать его, задавать соответствующие вопросы.

Плановое или внеплановое

Совещание может носить как плановый, так и внеплановый характер. В первом случае обычно имеется чёткое расписание, которого должны придерживаться все участники процедуры. Возможно, кому-то даже придётся приехать из другого населённого пункта. Внеплановый характер имеет место в тех случаях, когда случилось какое-то влияющее на деятельность всей организации в целом событие. Это может быть, например, объявление о ликвидации, реорганизации и так далее.

Протокол

Закон вовсе не регулирует правоотношения, складывающиеся вокруг совещаний сотрудников предприятия, следовательно, не обязывает в обязательном порядке вести протокол. Обычно к написанию документа прибегают в тех случаях, когда на повестке дня стоят действительно важные моменты, а решения, предложенные администрацией, затрагивают большинство работников компании. Вот примерный перечень таковых:

решение о закрытии структурного подразделения;
решение о сокращении штатных единиц или численности штата;
решение об изменении правил внутреннего трудового распорядка или иного локального нормативного акта работодателя;
решение о смене вектора развития всей организации в целом.

Бремя по составлению протокола на практике возлагается на секретаря. В прямые должностные обязанности лица, замещающего эту должность, входит, в том числе, и ведение протоколов собраний учредителей, руководства компании.

В отдельно взятых случаях секретарь может быть заменён кем-то другим. Обычно такое случается, когда вынесенные на повестку дня вопросы требуют использования узких профессиональных терминов. Секретарь не обязан разбираться в инженерии, экономике, юриспруденции, следовательно, может допустить ошибки при написании слов. Следует подобрать работника, который будет сведущ в конкретной теме. Например, если дело касается бизнес-стратегии, обращаемся за помощью к штатному экономисту компании.

Решения участников совещания

Следует отличать совещание администрации фирмы от собрания учредителей общества. Это два совершенно разных органа, соответственно, два разных документа. Во втором случае все решения, принятые на собрании, будут обязательны для исполнения нижестоящими лицами. Так, решение о ликвидации общества будет воплощать в жизнь его генеральный директор, который не обязательно входит в состав учредителей.

Совещание носит скорее вспомогательный характер, служит для определения направления деятельности, развития организации.

Форма документа

Как уже мы упоминали ранее, законодательство ни коим образом не регулирует проведение совещаний в компаниях (ни в частных, ни в государственных). Исходя из этого, закон не предъявляет никаких строгих требований к протоколам собраний, не заставляет пользоваться общеобязательными унифицированными бланками. Документ пишется в свободной форме, а за основу берётся протокол собрания учредителей общества.

К данной разновидности официальных бумаг также предъявляются определённые требования, связанные с деловой этикой, а именно:

использование строгого стиля языка, нейтрального тона повествования;
полное соблюдение правил русского языка, и именно пунктуации и орфографии;
обозначение реквизитов (номер, дата, место);
подпись председателя;
расшифровка автографа.

Написать протокол можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Решение принимает председатель совещания, спуская директиву лицу, составляющему документ. Оба варианта используются на практике, имеют право на жизнь.

Объясняем, как составить протокол совещания без ошибок

Первым делом следует обратить внимание на реквизиты. Прописываем полное наименование документа, присваиваем ему уникальный номер. В шапке документа оставляем дату и место проведения совещания, составления протокола.

Далее по тексту перечисляем всех присутствующих сотрудников. Председатель всегда должен выделяться отдельно. Не забываем отметить лицо, ведущее протокол. Для каждого участника прописываем его ФИО и должность согласно штатному расписанию.

Ниже по документу обозначаем, какие вопросы вынесены на повестку дня. На каждый из них по итогу должно быть получено решение.

Примерный образец

На этом моменте работа с протоколом подходит к завершению. Своими автографами его должны заверить председатель и лицо, записавшее протокол. С этого момента официальная бумага приобретает определённую юридическую силу. Выписку из протокола можно разослать по электронной почте всем заинтересованным лицам. Трудовой кодекс обязывает работодателя информировать своих подчинённых о всех событиях, которые их так или иначе касаются.

Источник

Составление и оформление протоколов заседаний, собраний осуществляется в соответствии с ГОСТ 7.0.97-2016 и пунктом 5.7 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», разработанных ВНИИДАД.

Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.

Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как педагогический совет, ученый совет, профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях.

Составление и оформление протоколов заседаний, собраний: ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи.

Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации.

Нумерация протоколов собраний, заседаний коллегиальных органов ведётся в пределах календарного года.

Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:

кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
кто вёл протокол;
кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
кто был приглашён (при необходимости) на совещание, заседание, собрание;
какие вопросы обсуждались на совещании, заседании, собрании.

Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность.

На собраниях, где большое количество участников (более 15) перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.

Например:

Приложение к протоколу конференции трудового коллектива КГПУ от 23.03.2020 № 1 Список присутствующих на собрании трудового коллектива КГПУ 23.03.2020
№/№	Ф.И.О.	Структурное подразделение, должность	Личная подпись работника
1.	2.	3.	4



Секретарь личная подпись И.О. Фамилия

Разделы «присутствовали» и «приглашённые» важны для протокола, т.к. влияют на юридическую силу документа. Для протоколов коллегиальных органов, собраний важно указывать общее количество членов коллегиального органа, трудового коллектива, необходимых присутствовать.

Рассматриваемые вопросы перечисляются в разделе «Повестка дня». Формулировка вопросов повестки дня должна отчечать на вопрос о чём? и начинаться с предлогов «о» (об), наименование должности и фамилия докладчика пишется в родительном падеже.

Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения.

Например:

Повестка дня:

1. О выполнении коллективного договора за 2020 год. Доклад ректора Н.И. Петрова

2. О внесении изменений в Устав. Сообщение проректора Т.И. Тихонова.

Основная часть текста протокола излагается в соответствии с вопросами повестки дня. Построение каждого вопроса осуществляется по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами.

После слова «СЛУШАЛИ»: в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: «Текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ»: последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме 3 лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают».

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В разделе «РЕШИЛИ»: («ПОСТАНОВИЛИ») записывается принятое решение.

Принятые решения формулируются в неопределенной форме глагола: «доработать…», «одобрить…», «проинформировать…».

По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, — количество выданных бюллетеней.

Если один из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: «Особое мнение Петрова А.П. прилагается».

Принимаемые решения коллегиального органа (педагогического совета, совета директоров,профкома) требуют голосования. В этом случае после раздела Постановили указывается:

ГОЛОСОВАНИЕ: единогласно

или

ГОЛОСОВАЛИ: за — …против — …воздержались

Например: форма полного протокола

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Протокол подписывается председателем и секретарём. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.д.

Решения, принятые на заседании, доводятся до работников организации в виде копии самого протокола или выписки, постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов организации, поэтому хранятся не менее 10 лет и передаются на постоянное архивное хранение.

По объёму фиксированных данных, в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола:

Краткая, в тексте которых указывается лишь постановление.
Сокращённая, в тексте которых печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается решением или постановлением.
Полная, в тексте которых кроме постановлений, кратко записывают выступления докладчиков и других участников собрания, совещания, заседания.
Стенографическая, форма протокола составляется на основе стенографического отчёта: о заседании (стенограммы) и дословно передаёт процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полные и стенографические протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Например: форма краткого протокола

Пример краткого протокола

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

улица Лебедевой 89 E—mail prof@edk.krasnoyarsk.ru

ПРОТОКОЛ

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2020 г. №14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Арнольд Е.В., Багдасарьян И.С., Дзяугис С.В., Иванова Е.В., Коваленко Т.Д., Моисеева В.П., Смирнова Ю.Н., Ценюга И.Н., Яблокова Н,Н. (указываются в алфавитном порядке)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2020 года профсоюзной организации КГПУ

Сообщение: зам. председателя Ценюга И.Н.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Принять к сведению информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2020 года.

1.2 Выразить благодарность первичным профсоюзным организациям, принявшим активное участие во Всероссийской акции работников образования.

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профсоюзной организации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах.Ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5. Ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2020

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

Пример сокращённого протокола

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

улица Лебедевой 89 E—mail prof@edk.krasnoyarsk.ru

ПРОТОКОЛ

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2020 г. № 14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2020 года профсоюзной организации КГПУ

Сообщение: зам. председателя Ценюга И.Н.

ВЫСТУПИЛИ: Ценюга И.Н., Смирнова Ю.Н.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Принять к сведению информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2020 года.

ГОЛОСОВАНИЕ: единогласно

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.

ВЫСТУПИЛИ: Моисеева В.Н., Яблокова Н.Н.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах, ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5, ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

ГОЛОСОВАНИЕ: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

В практике часто оформляем выписки из протоколов. Выписка из протокола копирует части текста подлинного протокола. Поэтому содержит все реквизиты заголовочной части протокола и отдельные реквизиты основной части текста протокола: «СЛУШАЛИ» — «ПОСТАНОВИЛИ» — «ГОЛОСОВАНИЕ». Выписку из протокола подписывает секретарь. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка даётся для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Например:

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

улица Лебедевой 89 E—mail prof@edk.krasnoyarsk.ru

ВЫПИСКА из ПРОТОКОЛА

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2020 г. № 14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе:Арнольд Е.В., Багдасарьян И.С., Дзяугис С.В., Иванова Е.В., Коваленко Т.Д., Моисеева В.П., Смирнова Ю.Н., Ценюга И.Н., Яблокова Н,Н. (указываются в алфавитном порядке)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

2.СЛУШАЛИ: Моисееву в.н.

ВЫСТУПИЛИ: Арнольд Е.В., Белова Е.Н.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах, ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5, ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

ГОЛОСОВАНИЕ: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

Скачать Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Ольга Софронова

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

Распорядительные документы: оформление с 01.01 2022

Реквизит дата документа: как правильно оформить?

Правила внутреннего трудового распорядка

Охрана труда женщин

Источник