Как пишется путевые листы - Правописание и грамматика

Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2021 года.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк путевого листа .xlsСкачать образец путевого листа .xls

Роль документа

Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

его техническое состояние;
пройденный километраж;
часы работы водителя;
совершенные переезды в течение смены;
расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности заполнения листа

С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС.

Как заполнить путевой лист

Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.

В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.

Итак, в лист по порядку вписываются:

Серия и номер листа.
Дата составления документа.
Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
Название организации, составившей документ, и ее адрес.
Код по ОКПО.
Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2021 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2021 года.
Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.

Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:

кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
адрес подачи;
время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.

С правой стороны документа указываются:

сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:

адрес, откуда автомобиль выехал;
место назначения;
время выезда и возвращения;
пройденный километраж;
подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Подробнее о новых реквизитах 2021 года

Обновленные правила заполнения путевых листов, также содержащие перечень новых реквизитов, закреплены в применении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.

Сведения о перевозке

Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
организованная перевозка группы детей;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве

С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.

Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.

Отметки о медосмотре и техническом контроле

Контроллер технического состояния авто при нормальном состоянии должен написать в листе: «Выпуск на линию разрешен» и заверить это своей подписью.

Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:

перед рейсом: «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
при возвращении со смены после осмотра: «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.

Можно ли обойтись без путевого листа?

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

О журнале учета путевых листов

С 2021 года такой документ организация имеет право вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие усиленной квалифицированной подписи.

Источник

Путевой лист — это документ-основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.

Кто должен составлять путевой лист
Когда составлять путевой лист и сколько он действует
Правила оформления путевых листов в 2022 году
Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году
Дополнительные реквизиты путевого листа
Форма и порядок заполнения путевого листа
Нормы расхода топлива

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

зарплату водителя;
надбавки водителям за разъездной характер работы;
затраты на ГСМ;
затраты на запчасти;
затраты на парковку;
компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259 выше, чем у Приказа Минтранса, оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

	Время оформления	Срок действия
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня	До начала первого рейса	На один день
Рейс превышает продолжительность смены	До начала рейса	На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Вести учет путевых листов и ГСМ по правилам — это просто.

Попробовать бесплатно

Правила оформления путевых листов в 2022 году

Правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим важные изменения подробнее.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
организованная перевозка группы детей;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
перевозка грузов;
перевозка для собственных нужд.

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

фамилию, имя, отчество водителя;
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

нормативный расход топлива;
маршрут движения;
экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.

Перечисленные реквизиты содержатся в унифицированной форме путевого листа.

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь

Узнать больше

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф. Мы составляли подборку форм путевых листов для каждого вида трансорта — выберите подходящий.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Скачать образец путевого листа легкового автомобиля

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Скачать образец путевого листа грузовика

Скачать бланк путевого листа пассажирского автобуса

Нормы расхода топлива на 2022 год

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).

Источник

Путевой лист — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов.

Путевой лист оформляет собственник или владелец транспортного средства, если транспорт передается во временное пользование или сдается в аренду — арендодатель. На каждое ТС нужно заполнять отдельный документ.

На этой странице — образец заполнения путевого листа, а также все актуальные требования.

Форма путевого листа в 2023 году

Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.

Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.

Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике.

Проверьте, что форма, которую вы используете, соответствует всем требованиям. О них — далее.

Путевые листы: что учитывать

Правила оформления путевых листов утверждает Минтранс. Они действуют для юрлиц и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Обратите внимание на изменения в правилах с 1 марта 2023:

Перевозчиков освободили от обязанности вести журнал регистрации путевых листов.
Путевые листы можно либо оформлять в бумажном виде, либо формировать электронные согласно ФЗ от 06.03.2022 № 39.
Обновили состав обязательных реквизитов путевого листа, о них — далее.

Обязательные реквизиты путевого листа

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа в Приказе от 28.09.2022 г. № 390. Они действуют с 1 марта 2023 до 1 марта 2029 года.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указывать следующую информацию.

Срок действия документа

Период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.

Информация о лице, оформившем документ

Юрлицо указывает полное наименование — название и организационно-правовую форму, адрес в пределах местонахождения, номер телефона и ОГРН.

ИП — ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона и ОГРНИП.

Информация о ТС

Во-первых, сведения о транспортном средстве включают тип — легковое или грузовое, марку, модель и госномер.

Во-вторых, техническое состояние. Ответственный за техконтроль сотрудник:

заполняет дату и время проведения контроля технического состояния транспортного средства;
заполняет дату и время выпуска автомобиля на линию;
проставляет отметку «выпуск на линию разрешен» или «выпуск на линию не разрешен».

Здесь же вписываются показания одометра:

при выезде с парковки и возвращении на нее после смены;
при приеме-сдачи транспортного средства следующему водителю в конце рабочего дня;
при приеме-сдаче транспортного средства следующему водителю в конце смены, если на одно ТС формируется несколько путевок.

Если один автомобиль используют несколько водителей, показания одометра в момент передачи заполняет и заверяет подписью водитель, принимающий ТС. Для электронного путевого листа это делает сотрудник организации, у которого есть усиленная электронная подпись.

Информация о водителе / водителях ТС

ФИО и сведения о предсменном / предрейсовом и послесменном / послерейсовом медосмотре.

Данные о медосмотре — дату и время проведения — заполняет медработник и заверяет своей подписью. Если это электронный документ — использует УКЭП или УНЭП, сформированную на Госуслугах.

Также медработник ставит пометку:

по результатам предсменного, предрейсового медосмотра — «прошел предсменный медосмотр, к выполнению трудовых обязанностей допущен»;
по результатам послесменного, послерейсового медосмотра — «прошел послерейсовый медосмотр».

Вид перевозки

Варианты: коммерческая, для собственных нужд, передвижение о работа спецтранспорта.

Примеры коммерческих перевозок:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
перевозка пассажиров и багажа легковыми такси;
перевозка грузов по договору перевозки или фрахтования;
организованные автобусные перевозки детских групп.

Вид сообщения

Варианты:

городское; — в пределах населенного пункта
пригородное — между населенными пунктами с расстоянием между ними до 50 км;
междугороднее — между населенными пунктами с расстоянием между ними более 50 км.

Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля

Так как обязательной формы бланка нет, за основу можно использовать форму № 3, главное — указать все обязательные реквизиты.

Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля

Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:

Форму N 4-с. Ее используют в компаниях, которые оплачивают труд водителей сдельно.
Форму N 4-п. Этот документ применяют, чтобы учитывать рабочее время водителя, который получает деньги за отработанный период.

Срок действия путевого листа

Путевой лист нужно оформить или сформировать в электронном виде до выпуска транспортного средства на линию.

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

Продолжительность рейса	Когда оформлять	Срок действия
В день делается один или несколько рейсов в течение смены	До старта первого рейса	В течение дня
Рейс продолжается больше одной смены	До начала рейса	На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена

Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.

Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. Нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Подробно о нарушениях и штрафах — в таблице:

Нарушение	Кто проверяет и штрафует	Нормативный документ	Размеры штрафов
Водитель работает без путевого листа	ГИБДД	Ст. 12.3, 12.31.1 КоАП	Водитель — 500 руб. Директор — 20 тыс. руб. Юрлицо и ИП — 100 тыс. руб.
Путевой лист не подтверждает расходы на работу ТС	ФНС	НК РФ, ст. 122	20% от доначисленного налога
Нет отметки о медосмотре	ГИБДД или Минтранс	Ст. 12.31.1 КоАП	Водитель — 3 тыс. руб. Директор — 5 тыс. руб. Юрлицо — 30 тыс. руб.
Роструд	Ст. 5.27 КоАП	Директор — от 15 до 25 тыс. руб. Юрлицо — от 110 до 130 тыс. руб. ИП — 15-25 тыс. руб.
Росздравнадзор	Ст. 11.32 КоАП	Водитель — 1 000 — 1 500 руб. Директор — 2-3 тыс. руб., Юрлицо и ИП — 30-50 тыс. руб.
Нет отметки о техническом контроле	ГИБДД или Минтранс	Ст. 12.31.1 КоАП	Водитель — 3 тыс. руб. Директор — 5 тыс. руб. Юрлицо — 30 тыс. руб.

Часто задаваемые вопросы

Отвечаем на распространенные вопросы.

Нужен ли путевой лист для ИП?

Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.

Можно ли использовать электронный путевой лист?

Да, с 1 марта 2023.

В этом случае сотрудники, которые его заверяют, обязаны использовать электронную подпись — УКЭП или УНЭП.

Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?

Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.

Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?

Лучше взять путевой лист по форме 3. Сегодня эту форму используют чаще всего и дорабатывают при необходимости. Скачать образец можно выше в этой статье.

Кто имеет право подписывать путевые листы?

Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.

На какой срок выдается путевой лист?

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.

Источник

В 2023 году оформлять путевые листы на грузовые автомобили нужно с учетом новых правил: изменился состав путевого листа и порядок его составления. В данной статье напомним о новшествах и предложим для скачивания актуальный бланк путевого листа на грузовики для юридических лиц и ИП. Также обратите внимание на пример заполнения.

Оформлять путевые листы должны организации всех форм собственности и индивидуальные предприниматели, которые используют транспортные средства для перевозки грузов и пассажиров.

Многочисленные изменения в части путевых листов произошли с 1 марта 2023 года. Мы подробно рассказывали о них читателям. Если обобщить, то с 1 марта не нужно указывать наименование и номер путевого листа. Не нужно вписывать собственника транспортного средства, но понадобятся сведения о том, кто оформил путевой лист.

Также с 1 марта виды перевозки и сообщения указывайте в путевом листе согласно списку из пункта 7 Состава сведений из приказа № 390. Раньше в порядке заполнения путевого листа они конкретизированы не были, было просто прописано, что сведения о перевозке включают информацию о видах сообщения и перевозок. Теперь их оформили списком:

Виды перевозки	Виды сообщения
1.Коммерческие перевозки: регулярная перевозка пассажиров и багажа; перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем); перевозка пассажиров и багажа по заказу; перевозка пассажиров и багажа легковым такси; организованная перевозка групп детей автобусами (если организованная перевозка группы детей осуществляется по договору фрахтования)	1. Городское; 2. Пригородное; 3. Междугородное.
2. Перевозки для собственных нужд
3. Передвижение и работа специальных транспортных средств

Сведения о транспорте

Укажите тип транспортного средства, марку и модель согласно ПТС (п. 5 Состава сведений из приказа № 390). Раньше уточнения про паспорт транспортного средства не было.

Новый бланк и образец заполнения путевого листа для грузовика

Предлагаем вам скачать новую форму путевого листа с учетом всех изменений 2023 года.

Напомним, что форму путевого листа на бумаге нужно разработать и утвердить самостоятельно. Утвержденного бланка нет. В путевом листе должны быть обязательные реквизиты из раздела I приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390. В путевой лист, помимо обязательных реквизитов, можно включить любые дополнительные реквизиты, которые учитывают специфику вашей деятельности.

Если же вы планируете оформлять путевые листы в электронном виде, разрабатывать свою форму не нужно. Путевой лист можно будет оформить в бухгалтерской программе или в ГИС ЭПД. Подробнее см. “Электронные путевые листы с 1 марта 2023 года“.

Что же касается грузовых автомобилей, то за основу можно взять унифицированную форму 4-С или 4-П, дополнив ее недостающими реквизитами.

Приведем образец заполнения путевого листа грузового автомобиля с учетом всех изменений 2023 года.

Бланки путевых листов на все случаи жизни и для всех видов транспорта есть в Консультант Плюс!

Бланк/образец	Ссылка (скачать)
Путевой лист грузового автомобиля (на основе формы 4-С, бланк)	СКАЧАТЬ БЛАНК
Путевой лист грузового автомобиля (на основе формы 4-П, бланк)	СКАЧАТЬ БЛАНК
Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля (на основе формы 4-С)	СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ
Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля (на основе формы 4-П)	*СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ*

Обязательные реквизиты путевых листов грузовиков в 2023 году

СКАЧАТЬ ПАМЯТКУ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ В 2023 ГОДУ (PDF)

Если же вы планируете разрабатывать бланки путевых листов для грузовых машин самостоятельно, то напомним про обязательные реквизиты в этих документах. Обязательно включите в форму:

Срок действия – число, месяц, год. Если путевой лист действителен дольше календарного дня – даты начала и окончания срока действия;
Полное наименование, адрес, телефон, ОГРН организации;
Тип автомобиля (легковой или грузовой), его марка, модель и регистрационный номер;
Дату и время выезда и возвращения на парковку;
Показания одометра при выезде и возвращении;
Отметки о проведении контроля технического состояния автомобиля;
Ф.И.О. водителя;
Отметки о проведении медосмотра водителя с указанием Ф.И.О. медработника, медорганизации (если медработник состоит в штате медорганизации), реквизитов и срока действия лицензии на проведение медосмотров;
Вид перевозки – для собственных нужд, а если вы перевозчик – перевозка грузов либо вид перевозки пассажиров: регулярная, по заказу, легковое такси;
Вид сообщения – городское, пригородное, междугородное.

Также смотрите:
“Изменения по путевым листам с 01.03.2023 года: обзор“;
“Журнал учета путевых листов в 2023 году“.

Видео по теме: путевые листы для грузовиков с 01.03.2023

Источник

Путевой лист — это документ, с помощью которого организации и ИП контролируют работу водителей. Еще одно его назначение — подтверждение расходов на ГСМ для целей налогового учета. Какие обязательные реквизиты должен содержать путевой лист? Как правильно вносить в него записи? Для чего желательно указать в путевом листе время и длительность стоянок, маршрут движения и иные дополнительные сведения? На эти и другие вопросы нам ответили эксперты программы «Путевые листы и ГСМ» компании СКБ Контур.

Какую форму использовать

Постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78 были утверждены унифицированные формы путевых листов для легкового автомобиля, легкого такси, грузового автомобиля, специального автомобиля, а также автобусов. С 1 января 2013 года эти формы стали необязательными. Тем не менее, некоторые транспортные предприятия до сих пор продолжают использовать эти бланки (например, форму путевого листа для грузового транспорта № 4-П).

Индивидуальные предприниматели до 2008 года применяли формы путевых листов, утвержденные приказом Минтранса от 30.06.2000 № 68 (например, форму № ПГ-1 для грузового автомобиля). Позднее эти бланки были отменены.

Таким образом, сегодня организация или ИП вправе самостоятельно разработать форму путевого листа. При этом важно, чтобы такой документ содержал все обязательные реквизиты, которые указаны в приказе Минтранса от 11.09.20 № 368 (далее — приказ № 368; см. «С 2021 года путевые листы придется заполнять по‑новому»).

Заполнить путевой лист со всеми обязательными реквизитами в специальном сервисе

Попробуйте бесплатно

Кто должен вести путевые листы

Согласно приказу Минтранса № 368, путевые листы применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие транспортные средства (ТС).

Обязательный список реквизитов

Путевой лист (ПЛ), оформленный для легкового, грузового, специального транспорта и автобусов должен содержать следующие обязательные реквизиты (см. «Как оформить путевой лист по действующим в 2021 году правилам»):

наименование и номер документа;
срок действия ПЛ;
реквизиты собственника;
данные о ТС;
сведения о водителе;
информация о перевозке.

Заполнить и распечатать путевой лист со всеми обязательными реквизитами

Наименование и номер

В шапке путевого листа указывается тип транспортного средства, например «Путевой лист грузового автомобиля». Нумерация ведется в хронологическом порядке. Она может быть сквозной на протяжении года или начинаться заново каждый месяц. Номер путевого листа может содержать буквенные и цифровые префиксы, символы-разделители и т.п. Важно, чтобы в каждом следующем документе значащая часть номера увеличивалась на единицу.

Срок действия путевого листа

В шапке путевого листа обязательно обозначается дата его действия. Если ПЛ оформляется на несколько дней, проставляются даты начала и окончания срока его использования. Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …».

Сведения о собственнике

Если собственником транспортного средства является юридическое лицо, нужно указать:

организационно-правовую форму в соответствии с Общероссийским классификатором организационно-правовых форм ОК 028-2012 (утв. приказом Росстандарта от 16.10.12 № 505-ст, действует в редакции от 24.10.18);
полное наименование организации, приведенное в учредительных документах;
фактический адрес местонахождения;
номер телефона;
номер ОГРН из свидетельства о регистрации юрлица.

Если собственником транспортного средства является индивидуальный предприниматель, нужно указать:

ФИО;
почтовый адрес;
номер телефона;
номер ОГРН из свидетельства о регистрации ИП.

Бесплатно узнать или проверить свой ОКПО, ИНН и другие коды

Сведения о транспортном средстве

К ним относятся:

тип транспортного средства;
марка, модель, государственный номер ТС, а если дополнительно эксплуатируется прицеп — то еще моель, марка, госномер прицепа;
пробег ТС на момент выезда с парковки и на момент возвращения (по одометру);
дата и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС;
дата и время выезда с парковки и возарщения обратно.

Сведения о водителе

Они включают в себя:

ФИО;
даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Эти сведения заверяются подписями уполномоченных медицинских работников.

Также см.: «Медосмотр водителей: как правильно проставить отметку в путевом листе»; «Медицинские осмотры работников в 2022 году: кто должен проходить, как часто и в каких целях».

Внимание!

Данные о транспортном средстве, о водителе и о собственнике ТС должны быть заверены подписями ответственных лиц с расшифровками. ИП вправе поставить свой автограф.

Необязательные сведения

Обычно в путевых листах указывают следующую дополнительную информацию.

Нормативный расход топлива отображают для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и отнести их к затратам, уменьшающим налоговую базу при расчете налога на прибыль. Дополнительно можно внести данные о перерасходе или экономии топлива, и обозначить объем и стоимость заправок во время рейса.

Ведите учет расхода ГСМ по действующим правилам

Попробовать бесплатно

Также для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и подтвердить реальность поездки для целей налогового учета, целесообразно указать в путевом листе сведения о маршруте движения транспорта. При этом недостаточно вписать адреса контрольных точек маршрута, время следования в пути и пройденное расстояние — нужна запись, подтверждающая факт использования ТС в производственных целях (наименование груза, сведения о заказчике и т.п.)

Отметим, что путевой лист — это не единственный документ, которым можно оправдать затраты на ГСМ. Также для этих целей допустимо использовать, например, акты списания и акты выполненных работ.

Обратите внимание: чиновники не всегда признают, что путевой лист априори является документом, подтверждающим расходы на топливо (письмо Минфина от 16.06.11 № 03-03-06/1/354). Поэтому если ваша организация не является автотранспортным предприятием, желательно прописать в приказе по учетной политике положение об использовании путевых листов в качестве оправдательных документов при списании производственных затрат на ГСМ. В противном случае налоговики могут не принять ПЛ во внимание.

Также см.:

«Практические советы по учету и списанию ГСМ»;

«Затраты на ГСМ: какую сумму можно учесть при расчете налога на прибыль?»;

«Обязательно ли указывать маршрут в путевом листе: разъяснения Минтранса и судебная практика».

Заполняйте путевые листы с указанием маршрута и обязательными реквизитами в специальном сервисе

Интерес к путевым листам могут проявлять не только налоговики, но и контролеры из трудовой инспекции. Поэтому, помимо прочего, ПЛ должен подтверждать, что водитель (водители при посменной работе) во время рейса соблюдал предписанные законодательством нормативы труда и отдыха. Для этого в разделе «Маршрут движения» или в отдельном приложении к путевому листу нужно указать время и длительность стоянок. Эти показатели должны соответствовать нормативам по пересменкам и перерывам для приема пищи и отдыха. Такие нормы содержатся в приказе Минтранса от 16.10.20 № 424 (см. «Минтранс ввел новые требования к режиму труда и отдыха водителей»). Соответствующие положения надо закрепить в коллективном договоре или соглашении, оформленном по правилам Трудового кодекса.

При этом следует помнить, что путевой лист не является документом, который служит подтверждением реального рабочего времени водителя для целей расчета зарплаты и для урегулирования других взаимоотношений работника с работодателем. На это указано в Апелляционном определении Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 30.01.18 по делу № 33-567/2018.

Также см.: «С 1 января вводятся новые нормы труда и отдыха для водителей грузовиков и автобусов».

Как заполняется путевой лист

Перечислим некоторые особенности составления путевых листов. Так, очевидно, что путевой лист оформляется перед выездом водителя на маршрут. Если этого документа не будет, инспектор выпишет штраф.

Отметки о предсменном техническом контроле ставятся вместо отметки о предрейсовом контроле в случае, когда водитель совершает несколько рейсов за смену по одному путевому листу.

При посменной работе нескольких водителей на одном транспортном средстве путевые листы можно выписать на каждого из них. Но делать это необязательно, так как в одном ПЛ можно указать несколько водителей.

Если составляется несколько путевых листов, время выезда и показания одометра на выезде можно отметить в первом из них, а время возвращения и новое значение пробега — в последнем.

Получить демо‑версию сервиса «Путевые листы и ГСМ»

Где регистрируется путевой лист

Путевые листы регистрируются в специальном журнале. Ранее для этого следовало использовать форму № 8 «Журнал учета движения путевых листов» (код по ОКУД 0345008), которая была утверждена постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78. С 1 января 2013 года применять типовые формы первичных учетных документов необязательно. Поэтому сейчас организации и ИП вправе разработать собственные формы журнала регистрации путевых листов. Однако многие продолжают пользоваться унифицированным бланком № 8.

Оформленные путевые листы подшиваются в папки и хранятся не менее пяти лет.

Источник

С 1 марта 2023 года действуют новые обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390. Приказ от 11.09.2020 № 368 утратил силу.

Так же с 01.03.2023 закреплена возможность оформлять путевые листы в электронном виде.

В соответствии с приказом Минтранса № 390 обязательными реквизитами путевого листа являются сведения:

о сроке действия путевого листа;
лице, оформившем путевой лист;
транспортном средстве;
водителе (водителях) транспортного средства;
виде перевозки;
виде сообщения.

Все они обязательно должны присутствовать в путевом листе. При этом допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности перевозок (п. 2 порядка оформления ПЛ).

По сравнению с прежней формой ПЛ стоит отметить, что вместо сведений о собственнике (владельце) транспорта (ТС) имеется реквизит «сведения о лице, оформившем путевой лист». Например, по ТС, переданному в аренду с экипажем, путевой лист заполняет арендодатель.

Этот реквизит должен включать:

для юрлица — полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН ЮЛ;
для ИП — фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРН ИП.

Как и прежние правила, действующие предусматривают:

формирование ПЛ на каждое ТС, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях;
требование оформлять путевой лист до выпуска ТС на линию;
возможность оформлять несколько путевых листов на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя;
реквизиты «сведения о перевозке» и «сведения о виде сообщения»;
указание в составе сведений о ТС не только модели, но и марки транспортного средства (прицепа, полуприцепа);
указание в путевом листе даты и времени выпуска ТС на линию и его возвращения (отметка «выпуск на линию разрешен» проставляется должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств).

Составить путевой лист вам поможет образец с комментариями от экспертов «КонсультантПлюс». Ниже вы можете увидеть его фрагмент. Также советуем посмотреть готовое решение, в котором детально разъясняется, как заполнить путевой лист. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Бесплатно скачать в «КонсультантПлюс»

Все о правилах организованной перевозки группы детей вы можете узнать из этого материала.

Источник

Зачем нужны путевые листы
Когда необходимо оформление путевых листов
Новые требования по заполнению путевого листа
Как заполнять путевой лист легкового автомобиля: обязательные реквизиты
Как заполнить путевой лист легкового автомобиля: дополнительные реквизиты
Образец заполнения путевого листа
Наказание за нарушение порядка оформления путевых листов

Зачем нужны путевые листы

Базовая роль путевого листа в том, чтобы контролировать работу водителя, отмечать состояние машины и вести учет процессов, в которых занят автомобиль. В путевом листе отмечают ключевые показатели:

километраж, который прошел автомобиль в конкретной поездке;
его техническое состояние в конкретный момент;
время работы водителя;
количество поездок на автомобиле в рамках одной смены;
расход топлива и т.д.

Так, путевой лист позволяет:

убедиться в исправности автомобиля перед поездкой;
рассчитать зарплату водителя или стоимость транспортных услуг;
определить расходы обслуживание и использование автомобиля: заправки, запчасти, горюче-смазочные материалы и т.д.;
убедиться в том, что водитель прошел необходимые осмотры и способен управлять легковым транспортом и т.д.

Путевой лист нужно заполнять при любой организационно-правовой форме. В каждой поездке у водителя должен быть набор документов, в котором кроме путевого листа нужно предусмотреть:

удостоверение водителя;
документы на легковой транспорт;
если у машины есть прицеп — нужны отдельные документы и на него;
сопроводительная документация на перевозимые объекты;
специальное разрешение, если перевозите особые грузы.

Кто должен заполнять путевой лист

hidden>

Путевой лист обычно заполняют руководители структурных подразделений, диспетчеры, бухгалтеры, в редких случаях — руководители компаний и другие ответственные сотрудники.

Важно! Лично водитель заполнением путевых листов не занимается! Он только подтверждает прием и сдачу автомобиля подписью по окончании смены или поездки и ставит в путевом листе отметки о произведенных транспортировках.

Водитель получает путевой лист под личную ответственность, подтвержденную распиской. Документ ему могут выдать только после сдачи путевого листа за предыдущую смену.

Когда необходимо оформление путевых листов

Согласно закону №259-ФЗ, оформление путевого листа необходимо для любой рабочей поездки. При этом неважно, есть ли в транспорте груз или пассажиры. Даже при пустой машине необходимо посчитать рабочие часы водителя и списать ГСМ.

Исключений, при которых можно обойтись без оформления путевого листа, нет. Как следует из приказа Министерства транспорта РФ №368, при транспортировках объектов или пассажиров путевой лист нужно заполнить в любом случае. И неважно, работаете ли вы на собственном или арендованном авто.

Кроме того, без путевого листа налоговая может отказать бизнесу в признании затрат на горючее, смазочные и прочие материалы и другие издержки.

Новые требования по заполнению путевого листа

Министерство транспорта внесло изменения в образец путевого листа в начале 2021 года приказом №368. Стандарты будут действовать шесть лет.

Большинство правил по заполнению документа остались прежними. К нынешним путевым листам добавили несколько новых сведений.

Информация о перевозке

hidden>

Теперь при заполнении путевого листа нужно указать типы перевозки и сообщения. Например, под «видом перевозки» можно отметить один из таких пунктов:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка багажа и пассажиров по заказу;
перевозка для личных нужд и т.д.

Подробнее о том, как заполнять эти реквизиты в путевом листе, можно прочесть в письме Министерства транспорта №ДЗ-468-ПГ и тексте закона №259-ФЗ (статьи 4 и 5).

Информация об автомобиле

hidden>

Раньше при заполнении путевых листов указывали только модель и тип автомобиля. Сейчас нужно также указать марку машины и добавить сведения о прицепе при его наличии. Кроме того, в путевом листе отмечают:

государственный регистрационный номер автомобиля;
полный пробег по данным одометра два раза за смену — перед выездом и после возвращения;
дата и время начала и окончания смены (аналогично пункту выше — когда транспорт покинул парковку и когда вернулся).

Оформление и срок действия

hidden>

Эти параметры зависят от того, сколько поездок совершил водитель и как долго они длились. Представим основные нормы в таблице:

Длительность поездки	Когда нужно оформить путевой лист	Период действия
В рамках одной смены (одна или больше за один рабочий день)	Перед первой поездкой	В течение смены
Дольше одной смены (два дня и больше)	Перед рейсом	В течение всей поездки или по количеству дней, на которые выпала смена

Медицинский осмотр и технический контроль

hidden>

Бизнес может использовать в работе только исправные транспортные средства, а этот факт должен подтверждаться путевым листом. Для этого ответственное лицо — контролер со специальными техническими знаниями — проверяет автомобиль перед каждой поездкой. Если транспорт исправен, он отмечает это в путевом листе, и только после этого ТС может выезжать в рейс.

Такое же внимание уделяют состоянию водителей — они обязаны проходить медицинский осмотр каждый раз перед началом рейса и по возвращению. Результаты осмотра медработник также отмечает в путевом листе с личной подписью и указанием своих данных и должности.

Как вести журнал регистрации

hidden>

Путевые листы легковых автомобилей подлежат учету. Раньше допускалось вести только бумажные журналы, а сейчас можно выбрать и электронный формат. Но в таком случае нужно учесть несколько требований:

Для электронного учета требуется усиленная квалифицированная ЭП.
Нужно выбрать удобный для печати формат электронного журнала.

При ведении бумажных журналов все листы необходимо пронумеровать и прошнуровать.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля: обязательные реквизиты

В каждом путевом листе в 2022 году обязательно нужно отражать следующие сведения:

Обязательные пункты в путевом листе	Пояснение
Номер и название документа
Информация о сроке действия	В путевом листе нужно указать период, в который будет действовать документ. Если его оформляют больше, чем на один день, в путевом листе нужно проставить дату начала и окончания действия.
Информация о владельце автомобиля	Организации указывают в путевом листе правовую форму, название фирмы, место ее нахождения, контактный номер. Предприниматели в путевом листе отражают свои данные, почту и телефон.
Информация о машине	В путевом листе нужно указать несколько параметров: тип ТС (легковое, грузовое, автобус и т.д.); модель ТС; модель прицепа (если есть); государственный номер ТС и прицепа; полный пробег при выезде из депо и по прибытию после рейса; дата и точное время выезда на рейс и прибытия.
Информация о водителе	В путевом листе обязательно указывают: данные водителя; результаты медицинского осмотра перед поездкой и сразу после ее завершения.
Информация о перевозке	Здесь в путевом листе нужно указать тип перевозки (регулярная, по заказу и т.д.) и характер сообщения (городское, междугороднее и т.д.).

Кроме того, в путевых листах должны быть другие сведения, которые содержатся в любых первичных документах в соответствии с нормами закона №402-ФЗ. Например:

в какую дату заполнили документ;
кто его составил (предприятие, предприниматель, конкретный сотрудник);
кто несет ответственность за составление документа и качество сведений в путевом листе и так далее.

Как заполнить путевой лист легкового автомобиля: дополнительные реквизиты

Кроме стандартных пунктов, в путевом листе нужно учесть специфику работы предприятия. Для этого в документ вносят дополнительную информацию. Например, в путевом листе можно указать:

маршрут поездки;
нормативный расход топлива;
экономия или избыточный расход по сравнению с нормативным и т.д.

Такими подробностями часто интересуется налоговая. Именно сведения в путевом листе являются основаниями для признания расходов, и инспекторам важно убедиться в том, что они обоснованы. Чтобы избежать отказа налоговой, стоит отразить в путевом листе хотя бы маршрут — конечные и промежуточные пункты.

Образец заполнения путевого листа

Перед тем, как заполнять путевой лист, убедитесь в том, что образец соответствует всем новым требованиям. Бланки для каждой группы автомобилей утверждаются постановлением Госкомстата № 78. В принципе, можно обратиться к любому образцу заполнения путевого листа, но к старым формам придется добавить новые реквизиты.

При заполнении лучше действовать последовательно. Так, сначала укажите в путевом листе:

серию и номер;
дату;
информацию о владельце ТС;
информацию о машине;
сведения о лице, составившем документ;
ОКПО;
срок действия листа;
информацию о перевозке;
информацию о водителе.

Путевой лист. Образец заполнения

Затем отразите в путевом листе информацию о задании, которое водитель получил на рейс:

лицо, выдавшее поручение;
точное время начала поездки;
заключение контролера о состоянии авто с подписью;
заключение медработника по результатам осмотра водителя с подписью.

После завершения смены в путевом листе нужно аналогично указать время прибытия, состояние автомобиля и водителя, простой и ожидание.

Затем в путевом листе отражают километраж, информацию о горючем и его расход.

Как заполнить путевой лист сведениями о задании, ТС и топливе

Затем в путевом листе нужно отразить сведения о поездках за смену и рейс по порядку:

адреса конечных и промежуточных пунктов назначения;
время прибытия и отправления;
километраж.

Эти сведения водитель подтверждает своей подписью.

Образец заполнения сведений о перевозках

После в путевом листе отмечают рабочие часы и количество пройденных километров. По этим показателям рассчитывают зарплату водителя, которую также вносят в путевой лист легкового автомобиля. Эти сведения в путевом листе заполняет бухгалтер.

Как указать результат работы и расчет зарплаты водителя в путевом листе

Наказание за нарушение порядка оформления путевых листов

Единственный способ избежать ответственности при проверках — составить документ правильно и предъявлять его по требованию контролирующих лиц. Ответственность предусмотрена за разные нарушения.

Так, если сотрудники ГИБДД остановят транспорт для проверки документов, а водитель не сможет показать им путевой лист, инспекторы выпишут штраф:

водителю — на 500 рублей;
должностным лицам — на 20 000 рублей;
компаниям и предпринимателям — на 100 000 рублей.

Если при проверке налоговая решит, что поездка не подтверждается путевым листом, а ТС использовали в других целях, она назначит 20% штрафа от доначисленного размера налога.

Если в путевом листе не обнаружится заключения медработника об осмотре водителя, Минтранс и ГИБДД могут оштрафовать его на 3 000 рублей, а его компанию или предпринимателя — на 30 000 рублей. Служба по труду и занятости также наказывает за отсутствие таких отметок в путевом листе — предприниматели могут получить штраф до 25 000 рублей, а компании — до 130 000 рублей.

Сведения о медосмотре в путевом листе также интересуют Росздравнадзор. За их отсутствие они штрафуют: водителя — на 1 000 или 1 500 рублей, работодателя — до 50 000 рублей.

Если в путевом листе не будет заключения о техосмотре и подписи контролера, Министерство транспорта и ГИБДД также выпишут штраф: водителю — 3 000 рублей, компаниям — 30 000 рублей.

Источник