Как пишется служебка на лишение премии

Лишение премии, или депремирование — это наказание работников рублем за нарушение трудовой дисциплины и несоблюдение трудовых обязанностей. Подобные меры финансового воздействия бывают как частичными, так и полными, разовыми или на определенный срок.

Что значит «лишить премии»

Премирование — одна из форм материального стимулирования за отличное выполнение трудовых обязанностей. В отличие от фиксированной заработной платы, надбавка является переменной величиной и не входит в список обязательных выплат работникам. Назначение ее не оговаривается в ТК РФ и регламентируется внутренними документами компании.

Проведение процедуры лишения премии работника по ТК РФ подразумевает удержание или всей выплаты, или ее части. Руководитель вправе принять такое решение, если работник недобросовестно относится к должностным обязанностям, пренебрегает ими.

Поскольку законодательно процедура лишения премии работника в ТК РФ не оговорена, основным регламентирующим документом являются внутренние локальные акты компании. Если дополнительное материальное стимулирование предусмотрено в организации, то должны соблюдаться правила его использования.

Схематично алгоритм, как лишить премии работника, включает следующие основные шаги работодателя:

Шаг 1

Подготовить акт, в котором зафиксировано нарушение трудовых обязанностей. Прописать в нем основания для отмены поощрения.

Шаг 2

Получить объяснительную записку от сотрудника, в которой указывается причина нарушения.

Шаг 3

На основании предоставленных документов вынести решение и подготовить текст приказа.

Как оформить депремирование

Поскольку премия — это материальное поощрение работников, и лишение ее — финансовое наказание за недобросовестное выполнение трудовых обязательств, а денежные вопросы всегда наиболее болезненно воспринимаются сотрудниками, процесс депремирования необходимо строго регламентировать. Критерии назначения и основания для лишения премии прописываются в локальных нормативных актах. Руководитель обязан провести ознакомление сотрудников с этим документом под подпись.

Чтобы оформить лишение премии по Трудовому кодексу и без негативных последствий для работодателя, рекомендуем соблюдать определенный порядок действий.

Этапы назначения наказания при разовом лишении премии:

1. Составляется акт о нарушении работником трудовых обязательств. Например, докладная записка от руководителя структурного подразделения. В акте прописываются основания для отказа в начислении выплаты.
2. Проводится анализ критериев, на основании которых назначается надбавка.
3. Запрашивается объяснительная записка от работника, в которой указана причина нарушения правил.
4. Документы предоставляются в отдел, который отвечает за начисления — бухгалтерию или кадры. На основании полученных документов выносится решение и определяется мера взыскания вплоть до увольнения.
5. Издается приказ о полной или частичной отмене выплаты. Указывается период, за который наказывается подчиненный.
6. Приказ, подписанный руководителем, передается сотруднику для прочтения и подписи.

Пример докладной записки

Пример приказа о лишении премии за невыполнение должностных обязанностей

При периодическом депремировании придется пройти все те же шаги, но в итоговом приказе указать период, на который подчиненный лишен выплат.

По каким причинам лишают выплаты

Депремирование назначают только при наличии оснований. Чаще других производят лишение премии за нарушение трудовой дисциплины на рабочем месте по следующим основаниям:

• нарушение дисциплинарных норм или некорректное поведение по отношению к коллегам или заказчикам;
• невыполнение обязанностей, в том числе приведших к нанесению ущерба организации;
• неоднократное вынесение замечания или выговоров в период времени, за который начисляется поощрение;
• претензии со стороны заказчиков или контрагентов к работе и поведению сотрудника;
• прогулы, опоздания и другие мелкие нарушения трудовой дисциплины.

Возникает вопрос: является ли лишение премии дисциплинарным взысканием. По ТК РФ — нет, не является. По статье 192 ТК РФ, существуют три вида дисциплинарных наказаний:

1. Выговор.
2. Замечание.
3. Увольнение по соответствующим основаниям.

По трудовому законодательству, применение двойного наказания за один проступок невозможно. Но учитывая, что, по ТК РФ, лишение премии не имеет отношения к дисциплинарным санкциям, его допускается проводить одновременно с наложением выговора. Расценивать это как двойное наказание нельзя.

Критерии премиальной выплаты и основания для ее лишения обязательно прописываются в локальных актах компании, и сотрудник знакомится с ним под подпись. Если в локальном акте отсутствует указание на депремирование, оно является незаконным.

Можно ли полностью лишить поощрения

Любые бонусы не являются обязательными для компании и не прописаны в ТК РФ. Полностью лишить надбавки допускается, если соблюдены условия:

1. Есть нарушение трудовой дисциплины.
2. Есть локальные акты компании о начислении надбавки.
3. Соблюдена документальная форма оформления.

При разовой отмене поощрения оно не назначается только за период, в котором зафиксирован проступок.

Если руководство решило не назначать надбавку и в будущем, то это прописывается в локальном акте. В нем отмечают обстоятельства, при которых допустимо полное прекращение выплат на весь период работы.

Ответственность за незаконное депремирование

Еще раз напомним, что лишение премии не регламентируется ТК РФ, так как премия не является постоянной выплатой. Но существует ряд обстоятельств, при наличии которых депремирование признают незаконным. Например, при нарушении оформления процедуры или ее несоответствии внутренним локальным актам.

Случаи незаконной отмены премии:

1. Если основания для этого не перечислены в локальном акте.
2. Если локальный акт компании не предоставляет права работодателю принимать решение о лишении выплат.
3. Отсутствуют или неправильно оформлены документы для лишения на основании нарушения работником трудовой дисциплины или наличия дисциплинарного взыскания. Отсутствует акт о нарушении трудовой дисциплины, приказ о лишении выплат, объяснительная сотрудника по факту нарушения трудовой дисциплины.
4. Отсутствует приказ. Это актуально, если решение принимает работодатель.
5. Сотрудник не ознакомлен под подпись с приказом.

Если работник считает, что его лишили денег незаконно, он вправе обратиться в трудовую инспекцию или в суд с иском. Для предоставления иска в контролирующую организации необходимо предоставить ряд документов: паспорт, заявление, копию приказа (по требованию), платежные документы о сроках и суммах выплат, производимых сотруднику.

Служебная записка на лишение премии составляется, если сотрудник, которому полагаются премиальные, допустил нарушение трудовой дисциплины, и его непосредственный начальник обнаружил проступок и решил доложить об этом работодателю. О том, как составить служебную записку, расскажем в статье. Ниже можно скачать образец документа.

Скачать образец служебной записки

В каких случаях составляется служебная записка на лишение премии

В организациях зачастую предусмотрена система премирования. Она закрепляется в локальных актах, коллективных договорах, либо соглашениях. Порядок премирования конкретного сотрудника может быть установлен в трудовом договоре с ним.

Как правило, работодатели предусматривают в перечисленных выше документах не только основания для выплаты премиальных работникам, но и основания для их депремирования. Это логично, поскольку премировать сотрудника, который формально соответствует предусмотренным критериям, но допускает нарушения трудовой дисциплины (например, приходит на работу пьяным, или с существенными опозданиями), не разумно.

Служебная записка о лишении премиальных представляет собой служебный документ, который составляется одним из сотрудников организации и адресуется работодателю. В записке сотрудник (как правило, непосредственный начальник проштрафившегося работника) докладывает о допущенных его подчиненным нарушениях. При этом, нарушения должны повлечь лишение премии, то есть каким-либо внутренним актом, либо трудовым договором, должно быть предусмотрено, что допущенное нарушение влечет депремирование.

Для простоты понимания приведем следующий пример.

В организации действует локальный акт – Положение о премировании. В нем указано, что работники подлежат премированию за выполнение плана по итогам месяца. Также в Положении указано, что в случае, если работник, выполнивший план, в течение месячного периода опоздает на работу не менее 2 раз, работодатель будет иметь право лишить его премиальных.

В мае 20__ года Иванов Т.В. выполнил план, заслужил премию в размере оклада по итогам месяца. Однако 16 и 18 мая он опоздал на работу. Это обнаружил его непосредственный начальник — Петров О.В., который написал в адрес работодателя служебную записку, сообщил о допущенных Ивановым нарушениях. В результате работодатель принял решение о лишении премии Иванова Т.В., на основании Положения о премировании и служебной записки.

Служебная записка на лишение премии – образец и порядок составления

Форма служебной записки не утверждена на законодательном уровне. В связи с этим документ составляется в произвольном виде.

В записке указываются следующие данные:

1. Наименование организации.
2. Ф.И.О. работодателя, его должность.
3. Ф.И.О. и должность автора записки.
4. Наименование документа (служебная записка).
5. Информация, которая доводится до сведения руководства. В данном блоке необходимо указать, какие имеются основания для лишения сотрудника премиальных.
6. Ссылка на внутренний документ, действующий в организации, в котором закреплены основания для лишения сотрудников премиальных.
7. Просьба или предложение о лишении работника премии.
8. Дата составления записки.
9. Подпись заявителя и ее расшифровка.

Приведем образец документа:

Директору ООО «Заковед»

Иванову А.А.

Старшего контент-менеджера сайта Заковед.ру

Петрова В.В.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Сообщаю Вам, что мой подчиненный, контент-менеджер Ильсуров А.А. в течение января 2018 года дважды сорвал срок сдачи статей для публикации (дд.мм.гггг и дд.мм.гггг), что подтверждается актами от дд.мм.гггг № 12-А и от дд.мм.гггг № 13-А.

Согласно п. 13 Положения о премировании в ООО «Заковед» от дд.мм.гггг № 144-П, сотрудникам ежемесячно выплачивается премия в размере оклада, при отсутствии оснований для лишения премиальных, установленных п. 18 настоящего Положения. В силу п. 18 Положения ежемесячная премия не выплачивается сотрудникам, неоднократно нарушающим сроки сдачи статей для публикации.

Таким образом, предлагаю лишить Ильсурова А.А. ежемесячной премии за январь 2018 года.

дд.мм.гггг

Петров В.В. /Петров/

***

Таким образом, составление служебной записки на лишение премии не должно составить проблем. Скачать образец записки можно по ссылке в начале статьи.

Читайте еще больше полезной информации в рубрике: «Трудовая деятельность«.

Где отражают правила премирования и депремирования

Зарплата работника может состоять из нескольких составных частей (ст. 129 ТК РФ). Одна из них представляет собой выплаты, имеющие характер стимулирующих, т. е. предназначенных для поощрения работников и повышения их заинтересованности в результатах труда. Определяя возможность включения в состав зарплаты стимулирующих выплат, ТК РФ, однако, не устанавливает никаких конкретных правил по их начислению и выплате, возлагая разработку этих вопросов полностью на работодателя (ст. 135 ТК РФ).

Законодательно определен лишь ряд общих требований, согласно которым порядок применения системы стимулирования должен быть:

• закреплен во внутреннем нормативном акте;
• согласован с представителями трудового коллектива;
• доведен до сведения каждого из работников.

Роль такого внутреннего нормативного акта может выполнять:

• положение об оплате труда, содержащее соответствующий раздел;
• документ, полностью посвященный вопросам стимулирования (положение о стимулировании, о премировании, о стимулирующих выплатах);
• трудовое соглашение, если условия премирования индивидуальны для конкретного работника или работодатель, представляющий собой микропредприятие, принял решение о том, что он не разрабатывает у себя нормативные акты по вопросам труда (ст. 309.2 ТК РФ).

Подробнее о структуре оплаты труда и документах, ее описывающих, читайте в статье «Порядок выплаты премии по Трудовому кодексу РФ».

В документе, посвященном стимулированию, обычно отражают:

• описание видов и периодичности выплаты применяемых доплат стимулирующего характера;
• перечень тех лиц, у которых возникает право на получение вознаграждения того или иного вида;
• показатели, выполнение которых влечет за собой возникновение возможности выплаты премиальных;

• систему, позволяющую оценить величину вознаграждения каждого вида;
• описание порядка рассмотрения результатов оценки права каждого из работников на получение премиальных и определения конкретной величины причитающегося ему вознаграждения;
• перечень оснований, позволяющих лишить работника полностью или частично права на получение вознаграждения;
• описание процедуры, позволяющей работнику оспорить результаты распределения премиальных.

Таким образом, и правила начисления премии, и порядок, в соответствии с которым реализуется лишение возможности ее получить (депремирование), включаются в один внутренний нормативный акт. Вместе с тем возможны ситуации, когда этот акт вообще не содержит правил депремирования.

Поскольку лишение премии, как правило, приводит к спорам с работником, важно грамотно провести процедуру депремирования. Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию, разъяснив нюансы лишения сотрудника премии:

Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Какими могут быть основания для лишения премии

Основания для лишения премии у каждого из работодателей могут быть свои. Чаще всего в текст внутреннего нормативного акта в таком качестве включают имевшие место в периоде премирования:

• дисциплинарное взыскание, полученное работником;
• совершенный им дисциплинарный проступок (независимо от факта наложения дисциплинарного взыскания в связи с этим проступком);
• увольнение;
• неполный период работы.

Размер доли, на которую происходит уменьшение премии (в полной сумме вознаграждения или в какой-то его части), определяется:

• либо указанием этой доли непосредственно в тексте нормативного акта;
• либо установлением ее дополнительным решением руководителя.

В качестве одного (или единственного) из оснований депремирования в нормативном акте может закрепляться решение, которое в отношении лишения (или снижения) премии принимает руководитель.

Если внутренний нормативный акт не содержит правил депремирования, то решение о депремировании или снижении размера премии будет приниматься только руководителем.

В каждом конкретном случае лишения (или снижения) премии основание, послужившее причиной этого, должно быть документально подтверждено. Особое внимание здесь следует уделять документам, связанным с дисциплинарными проступками и дисциплинарными взысканиями, которые требуют строгого соблюдения правил их оформления. Лишение премии за дисциплинарный проступок (дисциплинарное взыскание), не оформленный документально или оформленный с нарушением установленного порядка, будет считаться неправомерным.

В отношении депремирования за дисциплинарное взыскание обязательно должна соблюдаться следующая последовательность событий: нарушение — наказание — лишение премии. Второе звено в этой цепочке может выпадать, если нормативным актом предусмотрено, что депремирование возникает как следствие совершения документально зафиксированного дисциплинарного проступка. Если в качестве основания для лишения премии нормативный акт указывает дисциплинарное взыскание, то за нарушение дисциплины, в отношении которого наказание решено не применять, депремировать работника нельзя. 

Подробнее о дисциплинарных проступках и правилах оформления наказаний за них читайте в материале «Дисциплинарный проступок по ТК РФ — понятие и признаки».

Когда потребуется распоряжение руководителя организации на депремирование

Распорядительный документ на лишение премии оформляется не всегда. Его не нужно составлять, если:

• основание лишения присутствует в нормативном акте о премировании;
• из этого же акта однозначно определяется размер снижения (лишения) вознаграждения;
• имеется подпись работника об ознакомлении с этим актом;
• факт наступления соответствующего основания подтвержден правильно оформленными документами.

Однако составить приказ на депремирование понадобится, если нормативным актом о премировании:

• право определения доли уменьшения премии оставлено за руководителем;
• причина, ставшая поводом для вопроса о депремировании, в качестве оснований для этого не предусмотрена, но руководителю дополнительно предоставлено право принятия решений в этом отношении;
• в качестве единственного основания для лишения премии указывается решение, принятое руководителем;
• процедура депремирования не предусмотрена.

Нужна ли служебная записка на лишение премии за пьянку

Появление на работе в нетрезвом виде представляет собой разновидность однократного грубого нарушения трудовых обязанностей (подп. «б» п. 6 ст. 81 ТК РФ) и согласно ст. 192 ТК РФ требует наложения на работника дисциплинарного взыскания.

Перечень наказаний за нарушение трудовой дисциплины закрыт и не включает в себя такого вида взыскания, как лишение премии. Поэтому о служебной записке на лишение премии за пьянку речи идти не может. Но такая записка потребуется для оформления факта дисциплинарного проступка и привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

Вопрос о лишении премии за появление на работе в нетрезвом виде может возникнуть уже как следствие дисциплинарного проступка, если в нормативном документе предусмотрены такие основания для депремирования, как наличие:

• Дисциплинарного взыскания — в этом случае после вынесения решения о наказании за дисциплинарный проступок, с которым работник будет ознакомлен в надлежащем порядке, лишение премии последует автоматически. Однако до вынесения решения о взыскании, т. е. на основании наличия только тех документов, которые зафиксировали факт нарушения, лишить работника премии будет неправомерно.
• Дисциплинарного проступка — при этой причине депремирование автоматически последует при наличии полного комплекта документов, зафиксировавших сам факт совершения проступка, вне зависимости от того, будет ли в дальнейшем принято решение о наказании за него.
• Решения, принимаемого исключительно руководителем организации (в т. ч. это справедливо и для ситуации, когда нормативный документ не содержит порядка депремирования), — здесь в процессе распределения премии от кадровой службы, как правило, запрашивают данные об имевших место в периоде премирования дисциплинарных проступках и наказаниях за них. Эти данные могут иметь вид служебной записки.

О том, в каких ситуациях премия может признаваться начисленной необоснованно или незаконно, читайте в статье «Необоснованное начисление и выплата премии».

Образец приказа о лишении премии работника

Приказ о лишении работника премии не имеет установленной формы и оформляется так же, как и все прочие приказы, создаваемые у конкретного работодателя.

Обязательными для указания в нем данными будут:

• Ф. И. О. работника, лишаемого премии;
• название его должности и структурного подразделения, в котором он работает;
• причина, послужившая основанием для лишения премии;
• размер доли уменьшения (лишения) вознаграждения;
• период, за который осуществляется депремирование.

Когда у работодателя есть внутренний нормативный акт о премировании и в этом акте присутствует раздел, посвященный процедуре депремирования, уместно в приказе дать ссылку на его пункты, из которых следует правомерность принятия решения о невыплате премии и необходимость оформления этой процедуры приказом.

Если речь идет о лишении премии в связи с дисциплинарным взысканием, то в тексте приказа могут присутствовать ссылки на номер документа, которым был оформлен факт вынесения этого взыскания.

С приказом о депремировании работник должен быть ознакомлен под подпись.

Вариант такого приказа есть на нашем сайте.

 Скачать образец

Итоги

Необходимость в оформлении приказа на лишение премии возникает не всегда. Он не нужен, если все условия, необходимые для неначисления (лишения, уменьшения) премии, указаны во внутреннем нормативном акте и работник ознакомлен с этим актом. Но приказ потребуется, если внутренний нормативный документ либо не содержит описания процедуры депремирования, либо предусматривает участие руководителя в процессе принятия решения в отношении лишения премии. Такой приказ в обязательном порядке доводится до сведения работников, к которым он относится, под подпись.

Что такое премия

ТК РФ не содержит такого понятия. Так называют ежемесячную или ежеквартальную выплату за высокое качество исполнения обязанностей, достижение высоких результатов, к юбилейным датам, профессиональным праздникам. Зарплата сотрудника, в соответствии со ст. 129 ТК РФ, в качестве одного из элементов включает премиальные. Они носят характер стимулирования и мотивирования.

Исчерпывающий список оснований для денежного поощрения в ТК РФ отсутствует. Выплата не является обязанностью работодателя, это его право. Предприятие разрабатывает перечень оснований самостоятельно, утвердив его в приказах. Порядок и сроки определяют локальные акты учреждения, колдоговоры, соглашения (ст. 129, 191 ТК РФ, Письмо Минтруда от 14.02.2017 № 14-1/ООГ-1293).

Когда и за что можно лишить

Решение отменить или уменьшить премиальную выплату нужно обосновать, а затем издать приказ. Лишить сотрудника выплаты можно, только если она не носит обязательный характер. Локальные акты, которые устанавливают алгоритм выплаты, должны прямо предусматривать положение, что премирование — право, а не обязанность работодателя.

Трудовое законодательство не установило алгоритм, по которому оформляют отсутствие или снижение выплаты. Поскольку система начисления регулируется локальными документами, процедуру включают в их положения. А работодателю в образце приказа о неначислении премии не нужно обосновывать причины лишения или уменьшения выплаты (Письмо Минтруда РФ от 14.03.2018 № 14-1/ООГ-1874).

Основаниями для наказания являются, например, обстоятельства, которые связаны с исполнением функциональных обязанностей:

• неисполнение установленного плана в течение периода оценки;
• наличие в оцениваемом периоде дисциплинарного взыскания;
• нарушение установленных процессов;
• отказ исполнять приказы руководства;
• срыв сроков исполнения задач;
• нарушения в технике безопасности работ;
• выпуск бракованной продукции;
• хищение, мошенничество, недостача и т. д.

Лишение премии за дисциплинарное нарушение

В этом случае нужно учитывать ст. 192 ТК РФ. За нарушения дисциплинарного характера руководитель вправе применить:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

Лишить премии в качестве дисциплинарного взыскания невозможно. Но взыскание по ст. 192 ТК РФ может стать основанием, чтобы не начислять выплату. Чтобы использовать это положение, его нужно предусмотреть в локальном акте предприятия (Письмо Минтруда РФ от 14.03.2018 № 14-1/ООГ-1874).

Оставить сотрудника без премиальных работодатель может, если:

• премия не носит обязательный характер;
• из устанавливающих ее документов прямо следует, что назначение премии является правом руководителя;
• основания лишения, невыплаты подробно оговорены в локальном документе учреждения.

Возможно ли частичное лишение премии

Критерии депремирования учреждение устанавливает локальным актом. Возможны варианты как полного, так и частичного лишения. Поскольку работодатель определяет алгоритм и причины самостоятельно, он должен подробно описать условия и размеры депремирования в положении.

Отсутствие в локальном акте положений о частичном или полном лишении выплаты не даст работодателю возможности снижать ее размеры.

Как лишить премии

Алгоритм для лишения законодателем не установлен. Эти правила нужно прописать в локальных актах организаций. Составить образец распоряжения о лишении премии недостаточно. До принятия решения о депремировании сторона работодателя осуществляет ряд шагов.

Шаг 1. Проверить документы, касающиеся выплаты:

• трудовое соглашение с сотрудником (если оно содержит положение о том, что премия является частью зарплаты, лишать нельзя — ч. 2 ст. 22 ТК РФ; если премия определена как выплата по усмотрению работодателя, назначаемая в порядке, определенном локальным актом, — можно);
• локальный акт предприятия по премированию (должен включать положения о том, что выплата не является обязанностью работодателя, она не гарантирована, не фиксирована, зависит от выполнения установленных условий);
• колдоговор (при наличии).

Шаг 2. Составить служебную записку с фиксацией факта нарушения в адрес руководителя. Непосредственный руководитель сотрудника отражает в ней основания для депремирования.

Шаг 3. Провести анализ оснований на предмет соответствия их перечню, установленному в локальном акте учреждения.

Шаг 4. Затребовать объяснения работника по изложенным фактам.

Шаг 5. Принять решение об издании приказа о неначислении денег.

Шаг 6. Ознакомить работника с приказом под подпись.

Если в учреждении действует собственный порядок, нужно следовать ему.

Как составить приказ

Образец приказа на лишение премии за прогул, за пьянку или по иным основаниям, предусмотренным положением учреждения, оформляется в свободном формате, поскольку нормативного акта, определяющего шаблон приказа, законодательно не установлено. Включите в приказ сведения:

• об учреждении (шапка документа отражает наименование, дату и номер по регистрации);
• о наименовании бумаги;
• о сотруднике (Ф.И.О., должность и подразделение);
• о периоде, за который средства не будут начислены;
• о сумме потери;
• об основаниях, из-за которых произошло лишение, со ссылкой на положения документа, в котором оно предусмотрено.

Образец приказа о невыплате премии подписывает руководитель. В качестве прилагаемых к приказу выступают документы, послужившие основанием к принятому решению.

Обязательна ли служебная записка

Образец служебки о лишении премии не является документом, который обязателен в соответствии с ТК РФ. Но его можно предусмотреть в локальном акте о системе премирования в учреждении.

Докладную формирует работник организации, как правило, непосредственный руководитель. Адресовать нужно работодателю. В служебной записке приводят информацию о допущенных подчиненным отклонениях. Проступки должны соответствовать предусмотренным локальным актом организации основаниям для депремирования.

Форма служебной записки, как и приказа, законодателем не определена, то есть составлять ее можно произвольно. В документе нужно обозначить:

• название учреждения;
• Ф.И.О. работодателя, должность;
• Ф.И.О. работника, должность;
• название документа (служебная записка);
• факты, подтверждающие основания для депремирования;
• ссылку на локальный акт организации о системе премирования;
• формулировку предложения о депремировании;
• дату оформления служебной;
• подпись заявителя.

Об авторе статьи

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Многие компании используют механизм премирования по итогам ежемесячной работы, как инструмент влияния на действия и поведение своих сотрудников. Насколько этично злоупотреблять постоянными угрозами лишить части поощрительной суммы, решать самим руководителям. Но если отношение работника к своим обязанностям действительно требует финансового взыскания, то начало процессу положит служебная записка на лишение премии.

Нормативная база

Любая форма поощрения работника разрешена статьей 191 ТК РФ. Кроме упоминания о том, что основанием для начисления премий может стать добросовестный труд, больше об этом не сказано ни слова. И, хотя на этом подробности о системе мотивирующих выплат в Трудовом кодексе заканчиваются, в ст. 191 ТК РФ есть важное дополнение – поощрение за труд может быть описано в локальном акте предприятия:

• положении о премировании;
• правилах трудового распорядка;
• коллективном договоре;
• положении о дисциплине;
• индивидуальном трудовом договоре.

Основная часть этих документов посвящена правилам начисления премий, но есть и разделы о причинах снижения или отмены выплат. Лишить премии могут при следующих нарушениях:

• невыполнение плановых показателей или нормы выработки;
• нарушение дисциплины;
• вызывающее поведение, повлекшее материальный ущерб для компании.

Исходя из того, есть ли в локальном документе упоминания о возможности откорректировать сумму дополнительной выплаты, нужно составлять служебную записку на лишение премии. Если в положении о премировании не предусмотрено снижении выплат за какие-либо нарушения при выполнении плановых показателей, то наказать сотрудника таким образом будет затруднительно.

Служебная записка на лишение премии носит информационный характер и может не стать причиной отмены поощрительных выплат. Законодательство разрешает руководителю предприятия не применять взыскание к сотруднику, даже если его вина очевидна, ст. 192 ТК РФ.

Инструкция по подготовке записки

Сама форма служебной записки нигде в законодательстве не закреплена. Есть только общие требования к подобным документам, изложенные в ГОСТ 6.30-2003 УСОРД.

Подача записки

Сроки предоставления служебной записки о лишении премии зависят от того, за какой период эту премию планировалось начислить. Например, если речь идет о ежемесячной выплате, то документ нужно послать до истечения месяца.

Согласно закону об обработке обращений граждан № 59-ФЗ, каждое письменное сообщение подлежит рассмотрению должностным лицом предприятия. Ответ на него необходимо направить автору послания в 30-дневный период.

Иногда ответ на служебную записку, не всегда оформляется в письменном виде. В данном случае пояснять свою мотивацию руководитель компании не обязан.

Подавать жалобу письменно и регистрировать ее у секретаря нужно обязательно. Может сложиться ситуация, что нарушения трудовой дисциплины станут носить систематический характер и вызовут гнев уже самого директора. Тогда под разбирательство может попасть и непосредственный начальник нарушителя. Его могут обвинить в халатном отношении к своим функциям и попустительстве. Вот тогда все ранее предоставленные, но не одобренные предложения о необходимости принятия дисциплинарных мер, послужат своеобразным щитом от необоснованных претензий.

Подача служебной записки на лишение премии без достаточных оснований и доказательств может послужить доказательством необъективного отношения и попытки дискриминации подчиненного, что, в свою очередь, негативно повлияет на самого автора документа.

Популярные ошибки

Если воспитательные беседы не возымели действия, и работник продолжает игнорировать распоряжения начальства, то у последнего наверняка появится желание отразить свое недовольство в зарплатной ведомости.

Часто положение о премировании подразумевает поощрение только за перевыполнении норм. Численное расширение клиентской базы и другие материальные основания и не позволяет начислять премиальные за добросовестную работу в пределах производственного плана. В этом случае снизить премию, даже за дисциплинарные нарушения, нет оснований. Более того, работник может обжаловать это решение и, скорее всего, инспекция или суд примут его сторону.

Однако, и на выполняющего норму, но недисциплинированного, сотрудника можно воздействовать. Начальнику подразделения стоит написать не служебную записку на лишение премии, а докладную о проступке или нарушении. Последовавший за этим выговор или замечание автоматически не позволят премировать провинившегося в течение некоторого времени.

Главное помнить, что статья 192 ТК призывает назначать наказание с учетом тяжести проступка и степени вины работника.

Еще один нюанс, который упускают многие руководители, состоит в том, что лишить премиальных можно только в том периоде, когда было допущено нарушение или нанесен ущерб. По совокупности, за проступки за все годы работы, урезать поощрительные выплаты нельзя.

Нужно так же понимать, что служебная записка на лишении премии – это один из способов информирования высшего руководства о проблеме с работником. Сам факт ее подачи не означает, что к изложенным доводам прислушаются. Это вовсе не означает, что писать служебные записки не стоит, игнорирование проблемы может стоить премии уже самому менеджеру, который не информировал руководство о нарушениях.

Финансовое наказание сотрудника – не самоцель при составлении служебной записки на лишение премии. Это скорее инструмент воспитательной работы с персоналом, а также показатель внимательного и объективного отношения к обязанностям руководителя подразделения. Если написание подобного обращения в адрес дирекции не продиктовано личностными мотивами, а отражают истинную картину, то ее автор получит сразу несколько положительных результатов: сохранит паритет в общении с подчиненными и начальством, восстановив при этом нормальную рабочую атмосферу в отделе.