Как пишется уведомление образец заполнения

Уведомление – документ, нужный для донесения определенных сведений до получателя. Отличается от претензии отсутствием требований. Но нужно учитывать, что в редких случаях требования в письмах-уведомлениях присутствовать могут.

Обязательность оформления

Обязательно ли составлять уведомление? В некоторых случаях оформлять его необходимо. В частности, это следующие случаи:

  • Прием на работу иностранного гражданина.
  • Изменение положений трудового соглашения.

Если документ не будет отправлен, компании грозит штраф или проверка со стороны трудовой инспекции.

В каких случаях составляется уведомление?

Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:

  • Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
  • Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.

Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:

  • Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
  • Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
  • Требуется зафиксировать отказ сотрудника.

Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.

Особенности составления

Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:

  • Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
  • Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.

Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.

Составляющие уведомления

Стандартное уведомление обычно включает в себя эти сведения:

  • Дата. Указывается дата подписания документа. При этом используется цифровой способ (к примеру, 09.09.18).
  • Регистрационный номер. Представляет собой индивидуальное обозначение каждого исходящего документа. Оно может включать в себя и буквы, и цифры.
  • Адресат. Реквизиты получателя нужно будет указывать даже в том случае, если это внутренний документ. Требуется отразить название подразделения, где работает сотрудник, ФИО самого работника.
  • Заголовок. Он должен быть кратким и отражающим содержание документа.
  • Текст уведомления. Нужно зафиксировать информацию, о которой требуется уведомить получателя.

Уведомление подписывает руководитель компании или лицо, имеющее право на подпись. Необходимо также включить в документ расшифровку росписи.

Разновидности документов

Рассмотрим самые распространенные разновидности уведомлений:

  • О собрании кредиторов или аукционеров.
  • О переходе на УСН.
  • Об изменении названия компании.
  • О смене гендиректора.
  • Об изменении юридического адреса.
  • О смене реквизитов.
  • Об изменении размеров ЗП.
  • Об отпуске.
  • О погашении задолженностей.
  • О расторжении договора.

Уведомление может отправляться сотрудникам, руководителям подразделения, контрагентам, поставщикам, госорганам, арендаторам.

Уведомление об исчисленных налогах и взносах

Начиная с 2023 года большинство налогов и взносов оплачивается одной платежкой по единому сроку уплаты – 28-е число.

Однако по налогам и вносам, которые платятся до срока сдачи декларации или расчета либо вообще без отчетности, необходимо представить уведомления до 25 числа месяца их уплаты.

Таким образом, нужно подать уведомления перед уплатой:

  • НДФЛ работодателем,
  • страховых взносов работодателем за первый и второй месяц квартала,
  • аванса по УСН,
  • платежей по налогу на имущество,
  • платежей по налогу на землю,
  • платежей по транспортному налогу,
  • аванса по ЕСХН и др.

Если не сдать уведомление вовремя, то это может привести к штрафу в размере 200 рублей и начислению пени.

Уведомление можно представить в электронном виде либо на бумаге (если налогоплательщик имеет право сдавать бумажную отчетность)

На 2023 год установили переходный период: пока налогоплательщик не подал уведомление, он может представлять в налоговую инспекцию платежные поручения. Однако подозреваем, что налоговики не будут от этого в восторге.

Как заполнить уведомление

Уведомление состоит из титульного листа и раздела «Данные». Раздел «Данные» состоит из блоков, заполняемых отдельно по каждому налогу, авансовому платежу, страховому взносу и т.д.

Остановимся на полях раздела, которые вызывают вопросы.

  • Код бюджетной классификации – КБК налога или взноса.

Начиная с 2023 года при перечислении налогов и взносов в платежке указывают КБК ЕНП.
Однако в уведомлениях, декларациях, расчетах указывается КБК налогов и взносов.

  • Отчетный (налоговый) период (код)/Номер месяца (квартала) – поле состоит из двух частей: код периода / номер.

По ежемесячным платежам:

  • В первой части поля отражается код периода, на который приходится месяц, за который начислен платеж:

    «21» — 1 квартал,

    «31» — полугодие,

    «33» — 9 месяцев,

    «34» — год.

  • Во второй части поля указывается порядковый номер месяца внутри квартала:

    «01» — первый месяц,

    «02» — второй месяц,

    «03» — третий месяц,

    «04» — дополнительный номер.

Например, при заполнении уведомления в отношении НДФЛ со сроком уплаты 28 мая отражается «31/02», по НДФЛ, который подлежит уплате не позднее последнего рабочего дня года – «34/04».

По квартальным авансовым платежам:

  • В первой части поля указывается — «34» (год).
  • Во второй части — порядковый номер квартала: «01», «02», «03», «04».

Например, при формировании уведомления в отношении авансового платежа по УСН, подлежащего уплате по итогам 2 квартала, отражается «34/02».

Если остались вопросы, то можно воспользоваться памяткой по порядку заполения и сроков представления уведомления. Памятка и таблица со сроками размещены на портале ФНС.

Как исправить ошибку в уведомлении

Если при заполнении уведомления произошла ошибка, то нужно сдать новое уведомление с верными данными по платежу, в отношении которого произошла ошибка.

  • Ошибка в сумме

    В новом уведомлении нужно повторить все реквизиты (КПП, КБК, ОКТМО, период, год) платежа, а сумму написать новую.

  • Ошибка в других сведениях

    В новом уведомлении нужно повторить все реквизиты (КПП, КБК, ОКТМО, период, год) блока с прежними ошибочными данными, но сумму написать нулевую. Потом добавить новый блок с правильными данными.

Календарь уведомлений на 2023 год

Сроки сдачи уведомлений, а также коды периодов, которые нужно указать в уведомлении по основным налогам, мы собрали в таблице.

Срок подачи уведомления Налог* Отчетный период Код периода, который указывается в уведомлении Срок уплаты налога
25.01.2023 НДФЛ (налоговый агент) 01.01.2023 — 22.01.2023 21/01 30.01.2023
27.02.2023 НДФЛ (налоговый агент) 23.01.2023 — 22.02.2023 21/02 28.02.2023
Страховые взносы (работодатели) Январь 21/01
Налог на имущество (организации) Год (2022) 34/04
Транспортный налог (организации) Год (2022) 34/04
Земельный налог (организации) Год (2022) 34/04
27.03.2023 НДФЛ (налоговый агент) 23.02.2023 — 22.03.2023 21/03 28.03.2023
Страховые взносы (работодатели) Февраль 21/02
25.04.2023 НДФЛ (налоговый агент) 23.03.2023 — 22.04.2023 31/01 28.04.2023
УСН (ИП и организации) 1 квартал 34/01
Налог на имущество (организации) 1 квартал 34/01
Транспортный налог (организации) 1 квартал 34/01
Земельный налог (организации) 1 квартал 34/01
НДФЛ (ИП) 1 квартал 34/01 25.04.2023
25.05.2023 НДФЛ (налоговый агент) 23.04.2023 — 22.05.2023 31/02 29.05.2023
Страховые взносы (работодатели) Апрель 31/01
26.06.2023 НДФЛ (налоговый агент) 23.05.2023 — 22.06.2023 31/03 28.06.2023
Страховые взносы (работодатели) Май 31/02
25.07.2023 НДФЛ (налоговый агент) 23.06.2023 — 22.07.2023 33/01 28.07.2023
УСН (ИП и организации) 2 квартал 34/02
ЕСХН (ИП и организации) Полугодие 34/02
Налог на имущество (организации) 2 квартал 34/02
Транспортный налог (организации) 2 квартал 34/02
Земельный налог (организации) 2 квартал 34/02
НДФЛ (ИП) 2 квартал 34/02 25.07.2023
25.08.2023 НДФЛ (налоговый агент) 23.07.2023 — 22.08.2023 33/02 28.08.2023
Страховые взносы (работодатели) Июль 33/01
25.09.2023 НДФЛ (налоговый агент) 23.08.2023 — 22.09.2023 33/03 28.09.2023
Страховые взносы (работодатели) Август 33/02
25.10.2023 НДФЛ (налоговый агент) 23.09.2023 — 22.10.2023 34/01 30.10.2023
УСН (ИП и организации) 3 квартал 34/03
Налог на имущество (организации) 3 квартал 34/03
Транспортный налог (организации) 3 квартал 34/03
Земельный налог (организации) 3 квартал 34/03
НДФЛ (ИП) 3 квартал 34/03 25.10.2023
27.11.2023 НДФЛ (налоговый агент) 23.10.2023 — 22.11.2023 34/02 28.11.2023
Страховые взносы (работодатели) Октябрь 34/01
25.12.2023 НДФЛ (налоговый агент) 23.11.2023 — 22.12.2023 34/03 28.12.2023
Страховые взносы (работодатели) Ноябрь 34/02
29.12.2023 НДФЛ (налоговый агент) 23.12.2023 — 31.12.2023 34/04 29.12.2023

* — В календаре указаны только основные налоги. В частности, не указан налог с доходов, полученных организацией

Законодатель предусматривает обязательное уведомление государственных структур о смене директора. Образец сообщения можно скачать бесплатно по ссылке.

Человек, имеющий двойное гражданство, в том числе России, обязан подать уведомление в орган ФМС. Образец заполнения можно бесплатно скачать по ссылке.

Главный смысл уведомления об уступке права требования заключается в донесении информации о появлении нового фигуранта. Образец можно скачать бесплатно.

Образец уведомления на вид на жительство можно скачать бесплатно. Правовой акт необходимо вносить гражданам зарубежья в территориальный орган ФМС раз в год.

Устные предупреждения, телефонные сообщения родителям о неуспеваемости ребенка могут не принести нужного результата. Образец уведомления можно бесплатно скачать на этой странице.

Все деяния по уведомлению о сокращении должности лучше согласовывать с работником в письменном виде. Образец документа можно скачать бесплатно на данной странице.

Законодатель предусматривает обязательное письменное уведомление о прекращении срочного трудового договора. Образец документа можно бесплатно скачать на данной странице.

Информирование ГИБДД при организованной перевозке детей является одним из первостепенных действий. Скачать бланк уведомления можно бесплатно.

На этой странице бесплатного ресурса рассматривается вопрос об уведомлении о начале отпуска, и предоставляется возможность скачать образец.

Уведомление о получении трудовой книжки составляется в свободной форме, как показывает образец на странице. Скачать его можно бесплатно.

По ТК РФ работодателю в конкретных случаях необходимо уведомлять работников в определенный срок. Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации). Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге (11 примеров): дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений. Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя.

В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации уведомление определено, как деловое письмо, сообщающее адресату информацию, могущую иметь правовые последствия.1

Этот документ может создаваться в рамках различных видов управленческой деятельности. Например, в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД)2 такой вид документа, как уведомление, встречается:

  • в унифицированной системе документации, устанавливаемой ЦБ РФ;
  • в унифицированной системе бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора;
  • унифицированной системе отчетно-статистической документации.

И хотя в ОКУД нет уведомлений среди организационно-распорядительной документации и документации по учету труда и его оплаты, они являются значимыми документами деятельности кадровых подразделений, т.к. с их помощью реализуются требования ТК РФ. Нарушения при составлении или передаче работнику этих документов могут иметь существенные юридические последствия для организаций.

Связано это в первую очередь с тем, что трудовое законодательство включает немало норм, устанавливающих необходимость извещения работников о каких-либо событиях и действиях, о которых должно быть сообщено работнику в определенный срок. Их несоблюдение может стать основанием для трудовых споров и применения к работодателю штрафных и иных санкций.

В каких случаях составлять уведомления

В ТК РФ используются различные формулировки для обозначения ситуаций, когда требуется проинформировать работника. Назовем основные из них (Таблица 1).

Таблица 1. О чем и когда работодатель должен уведомить работника, согласно ТК РФ

Как видно из Таблицы 1, сам вид документа «уведомление» в ТК РФ упоминается не так часто, но все ситуации, требующие «извещения», «предупреждения», «уведомления» работника, следует трактовать как основание для издания этого вида документа.

Кроме того, уведомление может составляться в ситуациях, когда необходимо получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ. Традиционно принято использовать для этих целей такой вид документа, как заявление. Однако по своему смыслу заявление связано скорее с инициативой работника. Если же инициатива исходит от работодателя, то согласие, оформленное в виде заявления, выглядит несколько нелогично. Впрочем, это не будет нарушением с учетом того, что ТК РФ в большинстве случаев не определяет однозначно, с помощью какого вида документа должно быть оформлено согласие, и тогда главное, чтобы оно было.

Таблица 2. Ситуации, в которых ТК РФ требует получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ

Во всех этих ситуациях, прежде чем получить согласие работника, ему предварительно направляется уведомление с изложением обстоятельств, требующих определенных управленческих действий, которые могут быть осуществлены только с письменного согласия работника. Уведомление в этих ситуациях может:

  • только информировать работника о необходимости дать письменное согласие, а также о его праве отказаться (например, от командировки или работы в ночное время) или
  • содержать еще зону для внесения ответа работника (положительного или отрицательного) на предложение работодателя. Лучше, если заранее вы внесете трафарет этой надписи, чтобы работник отразил все нужные работодателю сведения (см. отметку «2» в Примере 4).

Как правило, издается 2 экземпляра уведомления и работник собственноручно оформляет не просто отметку о получении (когда его только информируют), но и сразу свой ответ с датой и подписью. Две данные надписи лучше подтверждать подписью работника отдельно в случаях, когда в получении он готов расписаться, а на предложение работодателя неизвестно как ответит (см. отметки «2» в Примерах 4 и 5, а также Примеры 6 и 7).

Форма уведомления

Уведомления направляются работникам с разными целями и в разных ситуациях, поэтому типовой формы этого документа нет. Он оформляется по общим правилам составления организационно-распорядительной документации. На практике его часто оформляют на бланке письма, что не совсем корректно. Ведь уведомление текущему работнику – это внутренний документ, а не исходящий. Письмо уместнее писать бывшему работнику.

В состав обязательных реквизитов уведомления входят:

  • наименование организации – автора документа;
  • наименование вида документа;
  • место составления (издания) документа;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • адресат;
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • подпись уполномоченного лица работодателя.

Эти реквизиты оформляются с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-20163.

Кроме того, в уведомлении обязательно должна быть предусмотрена отметка о получении работником своего экземпляра уведомления. Такая отметка обычно содержит фразу «Уведомление мною получено “___ ” _________ 20__ года» и подпись работника. Визой из Примера 1 оформляется согласие или несогласие с проектом документа (такой реквизит предусмотрен в ГОСТ Р 7.0.97-2016). Но в нашем случае его атрибутов недостаточно – нам нужна именно отметка о получении документа, как в Примере 2 или 3 (хотя такого реквизита в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет). В этой отметке наличие должности / профессии работника не обязательно, т.к. они непременно фигурируют в реквизите «адресат» (см. «1» в Примере 4).

Как правило, уведомление составляется на общем бланке организации и соответственно не содержит реквизит «справочные данные об организации» (как приказ, протокол и другие внутренние документы). Однако наличие этого реквизита может быть удобно в ситуации, когда работнику уведомление не вручается на рабочем месте, а направляется заказным письмом. Указанный в этом реквизите почтовый адрес может быть использован работником для направления официального ответа работодателю (хотя на конверте адрес тоже есть). Даже если здесь фигурирует полный почтовый адрес, отдельно место издания документа все равно указывается (см. Примеры 4 и 5).

Пример 1. Виза согласования

Пример 2. Отметка о получении документа (без должности)

Пример 3. Отметка о получении документа (с указанием должности)

Повторимся: вид нашего документа – не письмо, а уведомление. Заголовок к тексту начинается с предлога «о» и содержит краткое описание причины направления работнику уведомления. Например, уведомление «о прекращении трудового договора», «о прекращении трудового договора при неудовлетворительном результате испытания», «о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности работников», «о привлечении к работе в выходной день», «о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска» и т.д.

С какой буквы (заглавной или маленькой) писать заголовок с новой строки? Мы привыкли, что в письмах он пишется с заглавной буквы (там нет указания вида документа), а вот, например, в протоколах, актах – с маленькой (протокол заседания совета директоров, акт инвентаризации основных средств и т.д.). Если есть вид документа, то он является единым целым с заголовком к тексту и, следовательно, заголовок лучше писать с маленькой буквы (хотя в уведомлениях встречаются разные варианты, см. Примеры 4 и 5).

Текст документа начинается с обращения к работнику. Обычно для этого используют устоявшуюся этикетную формулу «Уважаемый Сергей Валерьевич!», «Уважаемая Василиса Николаевна!»

Далее в констатирующей части дается ссылка на правовую норму, потребовавшую направления работнику уведомления, и описание обстоятельств, в отношении которых действует эта норма.

Основная часть текста содержит выводы, предупреждения, рекомендации, просьбы или просто информацию, которую работник должен принять к сведению. Здесь также могут разъясняться правовые нормы, порядок их применения, права работника, а также действия, которые он обязан предпринять или, напротив, может отказаться предпринимать.

Подписывает уведомление, как правило, руководитель организации. Однако если у иного должностного лица организации есть полномочия на принятие кадровых решений, то оно тоже может подписывать уведомления работникам. Печать на уведомлении (как внутреннем документе) не нужна.

Пример 4. Уведомление о прекращении трудового договора в связи с истечением его срока

Пример 5. Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата работников

Как уже было отмечено выше, факт согласия или несогласия работника может быть зафиксирован непосредственно на уведомлении. Варианты того, какие формулировки могут быть использованы, показаны в Примерах 5, 6 и 7, но возможны и другие формулировки.

Неоднозначность формы и различные варианты отметок обусловлены тем, что в спорной ситуации, когда работник не желает сотрудничать и отказывается получать уведомление и соглашаться на предложение работодателя, последнему становится особенно важно доказать, что он уведомлял работника. Этому способствуют регистрация уведомлений и правильная процедура их вручения работникам.

Регистрация уведомлений

Очень важными реквизитами уведомления являются его дата и регистрационный номер.

Одной из целей регистрации является учет документов. В условиях, когда законодательство требует от работодателя, во-первых, известить о чем-то работника в письменном виде, а во-вторых, сделать это в строго оговоренный срок, регистрация позволяет зафиксировать и подтвердить факт создания документа в установленное время. Ведь дата в отметке о получении документа может быть только позже его регистрации – именно дата получения работником должна быть раньше на определенное количество дней (или месяцев) того события, о котором уведомляет работодатель.

Пример 8

В статье 74 ТК РФ написано, что уведомить работника об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель обязан не позднее, чем за 2 месяца до наступления этих изменений. Например, об изменениях, которые произойдут 14 сентября, работник должен быть уведомлен не позднее 13 июля. 13 июля – это крайняя дата получения работником уведомления. Однако не будет нарушением заблаговременное вручение уведомления работнику.

Регистрируются уведомления, как правило, в отдельном журнале. Впрочем, есть подход, при котором для различных видов уведомлений ведутся различные журналы. Рациональная составляющая такого подхода основана на том, что какие-то разновидности уведомлений носят систематический характер, а какие-то издаются от случая к случаю. Так, разумно будет вести отдельный журнал для уведомлений о наступлении отпуска по графику отпусков.

Журнальная форма регистрации позволяет более четко вести учет уведомлений, исключить возможность подтасовки фактов путем внесения записей задним числом. Соответственно, в случае спора и разбирательств в ГИТ или суде своевременная регистрация спорного уведомления в журнале станет дополнительным аргументом в пользу работодателя.

Если вы делите уведомления на несколько документопотоков, то каждому из них присваивается свой код в добавление к порядковому номеру в пределах календарного года. Если они при этом подшиваются в соответствующие «профильные» дела, то таким кодом вполне может быть номер дела.

Но уведомления также можно хранить и в личных делах, и как основания приказов.

Форма журнала регистрации уведомлений точно не определена. Состав граф этого журнала определяет работодатель, исходя из своих справочно-информационных целей. Он может иметь следующий вид:

Пример 9. Журнал регистрации всех уведомлений (без разбивки на несколько отдельных документопотоков)

Также в журнале могут быть реквизиты приказа, основанием для которого является уведомление и прочие данные. Можно еще предусмотреть графу с подписью работника о получении уведомления. Формально это станет дублированием подписи работника о получении уведомления, которая проставляется на самом документе (на экземпляре работодателя). Вариант проставления подписи только в журнале менее предпочтителен, т.к. работник может оспорить содержание уведомления.

Как направлять / вручать уведомление

Учитывая тот факт, что уведомление содержит информацию, которая может иметь серьезные правовые последствия, к отправке или передаче его работнику нужно отнестись крайне серьезно.

В большинстве ситуаций практикуется вручение работнику уведомлений по месту работы сотрудником отдела кадров или непосредственным руководителем. Это обычная практика, которая однако требует обязательного проставления отметки о получении уведомления работником на экземпляре работодателя (см. Примеры 2–5).

Если работник отказывается получать уведомление или расписываться на экземпляре работодателя, то нужно зачитать ему уведомление вслух при свидетелях и документировать это актом. Он оформляется по общим правилам: кроме составителя подтвердить изложенное в акте своими подписями должны не менее двух свидетелей.

Образец такого акта показан в Примере 10 (дата на нем обязательна, а вот номер вполне может отсутствовать). Но заменить его может и добавление на листе уведомления зоны, показанной в Примере 11, т.е. прямо тут свидетели могут подтвердить своими подписями факт отказа от получения уведомления и его зачитывание вслух работнику.

Пример 10. Акт об отказе получить уведомление и его зачитывании работнику

Пример 11. Фиксация на самом уведомлении подписями свидетелей отказа работника

Вручить уведомление лично в руки и даже зачитать его вслух работнику не всегда получается, тогда уведомление отправляют работнику через «Почту России». А в конфликтных случаях отправление по почте даже добавляют к оформлению акта. При отправке заказного письма на руках у работодателя остается только чек, подтверждающий факт отправки, а при направлении ценного письма – еще и опись отправленных документов, можно сюда добавить уведомление о вручении, в котором работнику потребуется расписаться перед получением письма. В конфликтных ситуациях работодателю стоит задействовать максимум «почтовых доказательств» вручения письма.

Адрес отправки, как правило, хранится в личном деле работника. Обязательно он есть на трудовом договоре. Если работник сменил место жительства или фактически проживает по другому адресу, он должен проинформировать об этом работодателя. Если такой информации от работника не поступало, письмо следует отправлять по адресу, прописанному в трудовом договоре.

В Гражданском кодексе РФ есть норма про юридически значимое сообщение, но он относится к гражданско-правовым отношениям. А трудовые отношения регулируются ТК РФ, в который только планируют внести нечто подобное.

Фрагмент документа

Пункт 1 статьи 165.1 «Юридически значимые сообщения» Гражданского кодекса РФ

1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

Как и сколько хранить уведомления

Уведомления работников обычно создаются в кадровом подразделении и хранятся там же.

Кадровикам их удобно собирать в личных делах. Но у личных дел срок хранения 50/75 лет ЭПК по ст. 445 Перечня 2019 г.4, а у уведомлений работников – всего 3 года по ст. 436 того же Перечня.

Вместе с тем есть категория уведомлений, являющихся основанием для издания приказов со сроками хранения 50/75 лет. Например, приказов о переводе, изменении условий трудового договора, увольнении работников. Уведомления для таких приказов являются важным подтверждением правомерности подобных действий. Хранить их только три года рискованно.

В этой ситуации можно порекомендовать хранить уведомления для приказов со сроком хранения 50/75 лет в личных делах работников или в деле «Основания к приказам со сроком хранения 50/75 лет», в котором будут также докладные записки, справки и заявления в соответствии со ст. 434 Перечня 2019 г.

Иные уведомления работников, которые являются, как правило, основанием для издания приказов со сроком хранения пять лет (например, о ежегодных оплачиваемых отпусках, направлении в командировки и др.), можно хранить в самостоятельном деле «Уведомления работников за… год». Как правило, спорные ситуации в связи с такими приказами и уведомлениями не возникают, поэтому, по нашему мнению, их можно хранить три года в соответствии со ст. 436 Перечня 2019 г.

Изменения в правилах уплаты налогов с 2023 года

Кардинальным коррективам в 2023 году подвергся порядок уплаты всех налогов, сборов и взносов. Но особенно заметные новшества были внесены в порядок исчисления НДФЛ налоговыми агентами. Здесь затронуты не только правила уплаты, но и правила удержания.

Изменения связаны с введением с 2023 года единого налогового платежа (ЕНП) и единого налогового счета (ЕНС).

Подробнее о ЕНП мы писали в статье.

Суть новшеств сводится к тому, что у налогоплательщика будет в налоговой один «кошелек» — ЕНС, куда он будет класть деньги, перечисляя их в виде ЕНП по единым реквизитам.

Налоговики, в свою очередь, будут из этого кошелька доставать деньги и раскладывать их по разным кучкам, то есть относить на разные налоги. Как они узнают, на какие именно налоги? Им будет сообщать об этом налогоплательщик путем представления расчетов, деклараций и уведомлений. Уведомления — это новый документ, который ввели в оборот вместе с ЕНП и ЕНС. Подробнее об этом расскажем ниже, а сначала остановимся на новшествах в порядке перечисления НДФЛ.

Что такое сальдо ЕНС и как оно формируется, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Можно ли не переходить на новый порядок, мы рассказали в статье.

Коррективы в налоге на доходы физлиц с 2023 года

Итак, больше всего изменений произошло в правилах для налоговых агентов по НДФЛ.

Дата фактического получения дохода

Первое важное изменение — это изменение даты фактического получения дохода в виде заработной платы.

ВАЖНО! До 2023 года дата фактического получения дохода в виде заработной платы — последний день месяца начисления. После 2023 года дата фактического получения дохода — дата выплаты дохода.

То есть зарплату уравняли с иными видами дохода.

Удержание НДФЛ с аванса

По Трудовому кодексу РФ зарплату следует выплачивать не менее двух раз в месяц. При этом первая выплата за месяц неофициально называлась авансом. В связи с тем, что датой фактического получения дохода для зарплаты был последний день месяца, то при получении зарплаты до конца месяца (аванса) доход не считался полученным, поэтому НДФЛ с аванса не удерживался.

В связи с изменениями даты фактического получения дохода отменилось правило неудержания НДФЛ с аванса.

ВАЖНО! С 2023 года НДФЛ следует удержать при каждой выплате заработной платы, в том числе при выплате аванса.

Подробнее об изменениях в НДФЛ для налоговых агентов мы писали здесь.

Особый период для перечисления НДФЛ

Почти все налоги с 2023 года налогоплательщики будут перечислять до 28-го числа. Изменения коснулись дат перечисления — теперь это одно число, но сохранили периодичность. Например, авансы по УСН также надо будет перечислять ежеквартально, но до 28-го числа месяца, следующего за отчетным, а не до 25-го. Страховые взносы — ежемесячно, но до 28-го числа месяца, следующего за отчетным, а не до 15-го.

НДФЛ также коснулось это изменение в сроках уплаты.

Подробнее о сроках уплаты налогов с 2023 года мы писали здесь.

ВАЖНО! НДФЛ с 2023 года следует перечислять до 28-го числа месяца, а не на следующий день после выплаты дохода. В том числе и в отношении дохода в виде больничных и отпускных выплат.

Возникает резонный вопрос: а НДФЛ, удержанный с дохода за какой период, будет перечислен до 28-го числа? Вводится особый период: с 23-го числа прошлого месяца по 22-е число текущего месяца. Таблица со сроками уплаты НДФЛ в 2023 году находится по этой ссылке.

Уплата НДФЛ за счет налогового агента

И последнее новшество, которое мы рассмотрим, это возможность с 2023 года уплачивать НДФЛ за счет средств налогового агента. До 2023 года на такое действие был наложен строгий запрет. Но в связи с тем, что налог, удержанный с доходов за период с 23-го по 22-е число, налоговый агент обязан перечислить лишь 28-го числа, то правило о невозможности платить «свои» деньги автоматически отпало. 

Алгоритм удержания и перечисления НДФЛ в 2023 году

Подытоживая озвученные новшества, опишем алгоритм, по которому следует действовать налоговому агенту по НДФЛ в 2023 году:

  • Выплачиваем доходы физлицам в прежнем порядке (зарплату — два раза в месяц).
  • При каждой выплате дохода исчисляем и удерживаем НДФЛ (порядок расчета НДФЛ не поменялся, все вычеты сохранились), то есть выплачиваем физлицу доход за вычетом НДФЛ.
  • Удержанный НДФЛ никуда не перечисляем и никуда специально не откладываем, держим в уме, что мы должны в бюджет.
  • После 23-го числа мы вспоминаем, какие суммы НДФЛ удержали из доходов физлиц с 23-го числа прошлого месяца по 22-е число текущего месяца.
  • До 28-го числа перечисляем удержанную сумму в бюджет в составе ЕНП.

ВАЖНО! НДФЛ с доходов, полученных иностранцами, трудоустроенными по патенту, перечисляют с 2023 года в прежнем порядке, а не в составе ЕНП.

О нюансах перехода на ЕНП индивидуальных предпринимателей рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Оформите бесплатный онлайн-доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Функционал уведомления об НДФЛ

Итак, удержанный НДФЛ мы будем перечислять на свой налоговый счет в составе ЕНП ежемесячно. Но как налоговики поймут, что это именно НДФЛ, ведь отчетность по НДФЛ они получат только по окончании квартала?

С 2023 года в налоговую надо будет сдавать новые отчет с персонифицированными сведениями. Подробнее об этом мы рассказали в статье.

С 2023 года, если налог/взнос/сбор уплачивается до представления отчетности по нему, то в налоговую следует представить уведомление об исчисленных налогах.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Функция уведомления об исчисленных налогах — пояснение налоговикам, какие налоги мы имели в виду, перечисляя ЕНП.

Уведомление по НДФЛ с 2023 года играет именно эту роль — указывает, какую сумму ЕНП с ЕНС следует списать в счет НДФЛ налогового агента.

Форма уведомления

Форма уведомления по НДФЛ с 2023 года утверждена приказом ФНС РФ от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@. Вы можете скачать ее бесплатно, кликнув по картинке ниже. Там же будет доступен и образец заполнения такого уведомления:


Уведомление об исчисленных суммах налогов, авансов по налогам, страховых взносов для ЕНП юрлиц и ИП

Уведомление об исчисленных суммах налогов, авансов по налогам, страховых взносов для ЕНП юрлиц и ИП

Скачать

Указанный документ состоит из следующих разделов:

  • титульный лист;
  • раздел «Данные».

Второй раздел «Данные» содержит все те же реквизиты, что содержали платежные поручения: КПП (по налоговой декларации), ОКТМО, КБК, сумма налога/аванса/взноса, отчетный период, отчетный год.

Листов может быть несколько. Из чего делаем вывод, что можно подать не несколько уведомлений при условии уплаты нескольких налогов, а одно, где содержатся данные нескольких налогов.

И еще одно важное уточнение про нюансы перечисления НДФЛ. Если у организации есть обособленные подразделения, то НДФЛ с доходов работников этих подразделений платят не по месту головной организации, а по месту регистрации обособленного подразделения. С 2023 года данный порядок не меняется.

Как видим, в уведомлении об исчисленном НДФЛ с 2023 года есть реквизит «КПП». Он располагается на титульном листе — там мы указываем КПП по месту регистрации головной организации, а в разделе «Данные» указываем КПП обособки, если отчитывается об уплате НДФЛ с доходов работников обособки. И заполним еще один лист уведомления с «головным» КПП для указания НДФЛ с доходов работников головной компании.

Вот такие примеры заполнения уведомления по НДФЛ приведены на сайте ФНС:

Подробнее про уведомление об исчисленных налогах мы писали в статье.

Порядок представления уведомлений

Исходя из смысла и функционала уведомления по НДФЛ, становится понятно, что подавать его надо после исчисления налога, но до срока перечисления налога. Исчисляем НДФЛ за период мы после 23-го числа, а срок уплаты НДФЛ — 28-е число. Как раз между этими датами попадает срок представления уведомления.

ВАЖНО! Уведомление об исчисленных налогах в 2023 году надо подавать до 25-го числа.

Отправить уведомление можно любыми привычными способами: почтой, придя лично в налоговую, по ТКС в электронном виде.

Отдельного штрафа за несдачу уведомления нет. Скорее всего, здесь будет применяться п. 1 ст. 126 НК РФ со штрафом 200 рублей. Это подтверждает ФНС РФ. Но в рассматриваемом контексте будет страшен не штраф, а та неразбериха с бюджетными платежами, которая начнется, если налогоплательщик забудет подать уведомление.

Итоги

С 2023 года принципиально меняется порядок уплаты налогов и взносов. Самые большие коррективы произошли с НДФЛ, уплачиваемым налоговым агентом. Изменения связаны с введением единого налогового платежа и единого налогового счета. НДФЛ будет входить в состав ЕНП, поэтому, чтобы налоговики поняли, что уплачен именно НДФЛ, надо будет подавать ежемесячно уведомление об исчисленном налоге.

уведомление о налогах и взносах для плательщиков ЕНП

Содержание 

  • Для чего нужно уведомление
  • В какие сроки подают уведомление
  • Форма уведомления
  • Как заполнить уведомление
  • Порядок подачи уведомления
  • Можно ли подать платёжку вместо уведомления
  • Выводы

С 2023 года действует новая форма уведомления об исчисленных налогах и взносах. Что это за документ, как его заполнить, и кто обязан его подавать?

Для чего нужно уведомление

Полное название документа: «Уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов». Уведомление подаётся организациями и ИП, которые перечисляют единый налоговый платёж с 2023 года.

Деньги, поступившие по КБК для ЕНП, зачисляются на единый налоговый счёт, с которого ФНС самостоятельно списывает их на разные налоги, сборы, взносы. Узнать о том, для какого платежа перечислены деньги, налоговая инспекция может из отчёта или декларации.

Однако есть ситуации, когда срок уплаты уже подошёл, но отчётность не подаётся. Например, налогоплательщики на УСН сдают одну годовую декларацию, но авансовые платежи платят по итогам первого квартала, полугодия и девяти месяцев. Ещё один пример – взносы за работников и НДФЛ с зарплаты перечисляют каждый месяц, а отчеты РСВ и 6-НДФЛ сдают раз в квартал.

В таких случаях надо сообщить в ИФНС, какая сумма и в счёт какого обязательства перед бюджетом перечислена. Для этого и используется уведомление об исчисленных суммах.

В какие сроки подают уведомление

Уведомление подаётся только по тем платежам, у которых не совпадают периоды отчётности и уплаты. Исходя из этого, по НДС и налогу на прибыль уведомления вообще не подают, хотя их перечисляют в рамках ЕНП. Ведь исчисленные суммы налога всегда понятны из деклараций.

По другим платежам подаются и уведомления, и декларации (отчёты). Например, по УСН по итогам каждого отчётного периода (квартала, полугодия и девяти месяцев) надо отправить уведомление. Но по итогам года оно не подаётся, потому что сдаётся годовая декларация, из которой видна сумма налога к уплате.

Общий срок подачи разных уведомлений – 25-ое число, а срок перечисления по ним платежа – 28-ое число. Как обычно, если крайний срок выпадает на выходной или праздник, он переносится на следующий рабочий день.

Важно: в 2023 году некоторые уведомления подаются за прошлогодние налоговые и отчётные периоды. Приводим сроки подачи в хронологическом порядке.

Срок подачи уведомления По какому платежу
25.01.2023 НДФЛ с работников, удержанный 01.01–22.01
27.02.2023 НДФЛ с работников, удержанный 23.01–22.02
Страховые взносы по работникам за январь
Налог на имущество юрлиц за 2022
Земельный налог за 2022
Транспортный налог за 2022
27.03.2023 НДФЛ с работников, удержанный 23.02–22.03
Страховые взносы по работникам за февраль
25.04.2023 НДФЛ с работников, удержанный 23.03–22.04
Аванс по налогу на УСН за 1 квартал
Аванс по налогу на имущество организаций за 1 квартал
Аванс по транспортному налогу за 1 квартал
Аванс по земельному налогу за 1 квартал
Аванс по НДФЛ за 1 квартал
25.05.2023 НДФЛ с работников, удержанный 23.04–22.05
Страховые взносы по работникам за апрель
26.06.2023 НДФЛ с работников, удержанный 23.05–22.06
Страховые взносы по работникам за май
25.07.2023 НДФЛ с работников, удержанный 23.06–22.07
Аванс по налогу на УСН за 1 полугодие
Аванс по ЕСХН за 1 полугодие
Аванс по транспортному налогу за 2 квартал
Аванс по земельному налогу за 2 квартал
Аванс по НДФЛ за 2 квартал
Аванс по налогу на имущество организаций за полугодие
25.08.2023 НДФЛ с работников, удержанный 23.07–22.08
Страховые взносы по работникам за июль
25.09.2023 НДФЛ с работников, удержанный 23.08–22.09
Страховые взносы по работникам за август
25.10.2023 НДФЛ с работников, удержанный 23.09–22.10
Аванс по налогу на УСН за 9 месяцев
Аванс по транспортному налогу за 3 квартал
Аванс по земельному налогу за 3 квартал
Аванс по НДФЛ за 3 квартал
Аванс по налогу на имущество организаций за 9 месяцев
27.11.2023 НДФЛ с работников, удержанный 23.10–22.11
Страховые взносы по работникам за октябрь
25.12.2023 НДФЛ с работников, удержанный 23.11–22.12
Страховые взносы по работникам за ноябрь
29.12.2023 НДФЛ с работников, удержанный 23.12–31.12

Рекомендуем также скачать таблицу, подготовленную Федеральной налоговой службой, где перечислены не только сроки подачи уведомлений и оплаты по ним, но и коды отчётных периодов. Обратите внимание, что в ней нет сроков по периодам 2022 года.

Специального штрафа за нарушение срока подачи уведомления не предусмотрено, но ИФНС может применить здесь пункт 1 статьи 126 НК РФ (200 рублей за непредставленный документ).

Однако проблема ещё и в том, что при отсутствии уведомления налоговая инспекция не сможет распределить денежные средства, даже если они вовремя поступили на единый налоговый счёт организации или ИП. Соответственно, налог или взносы будут считаться неуплаченными. Позже, после получения отчётности, ИФНС может зачесть положительное сальдо ЕНС, но при этом будут начислены пени.

Форма уведомления

Предыдущая форма уведомления об исчисленных налогах и взносах была утверждена приказом ФНС от 02.03.2022 N ЕД-7-8/178@ и применялась короткий период: с 1 июля до конца 2022 года. На этом бланке можно было указать данные только для одного платежа.

Получалось, что если налогоплательщик к конкретной дате должен перечислить несколько платежей (например, НДФЛ с работников, аванс по УСН и по транспортному налогу), надо было заполнять соответствующее количество уведомлений. Новый бланк устраняет это неудобство, потому что позволяет подавать одно уведомление для разных платежей.

Актуальная форма уведомления утверждена приказом ФНС от 02.11.2022 N ЕД-7-8/1047@, скачать бланк для заполнения можно по ссылке ниже.

Как заполнить уведомление

Перед тем, как заполнить уведомление, рассчитайте суммы по всем платежам, подлежащим перечислению, а также подготовьте по ним коды КПП, ОКТМО, КБК.

Что касается кода отчётного или налогового периода, то он формируется в соответствии с порядком заполнения уведомления об исчисленных суммах из приказа N ЕД-7-8/1047@.

На первой странице указывают минимум информации:

  • ИНН организации или ИП;
  • КПП организации;
  • номер своей ИФНС;
  • полное имя налогоплательщика (директор или индивидуальный предприниматель) или его представителя.

Внизу страницы проставляют подпись и дату подачи. Правый нижний блок, как обычно, заполняет сотрудник налоговой инспекции.

На второй странице есть 4 одинаковых блока, куда можно внести сведения для 4 разных платежей. Если этого недостаточно, можно заполнить ещё один лист.

В нашем примере заполнено уведомление с датой подачи 25.01.2023 и суммой НДФЛ с работников, удержанного в период 01.01 –22.01.

Порядок подачи уведомления

Способы подачи уведомления перечислены в пункте 9 статьи 58 НК РФ:

  • через личный кабинет организации или ИП на сайте ФНС;
  • через ТКС с использованием ЭЦП;
  • в бумажном виде.

Рекомендуем также ознакомиться с Памяткой от ФНС о порядке предоставления и заполнения уведомления.

Бесплатная консультация по налогам

Можно ли подать платёжку вместо уведомления

В 2023 году вместо уведомления можно также подавать привычные платёжные документы, где указан КБК конкретного налога, сбора, взноса. Эти деньги всё равно будут зачислены в качестве единого налогового платежа. Но если уведомление было уже однажды подано, перечислять деньги через платёжку больше нельзя. Об этом сказано в пунктах 12-14 статьи 4 закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ.

Выводы

  • С 2023 года организации и ИП, которые обязаны рассчитываться с бюджетом в рамках ЕНП, подают уведомления об исчисленных суммах.
  • С января 2023 года применяется новая форма уведомления, утверждённая приказом ФНС от 02.11.2022 N ЕД-7-8/1047@.
  • Сроки подачи уведомлений приводятся в таблицах выше. При нарушении сроков перечисленные денежные средства будут аккумулированы на едином налоговом счёте налогоплательщика, но ИФНС не сможет их распределить по налогам, сборам, взносам.
  • В 2023 году действует переходный период, в течение которого можно рассчитываться с бюджетом в прежнем порядке, с помощью платёжных поручений. Но если уведомление было подано хотя бы раз, применять прежний порядок больше нельзя.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

от 31/12/2018

УведомленияВ процессе хозяйственной, трудовой и иной деятельности используются такие документы, как уведомления. Их юридическое значение – довести до сведения другого лица определенную информацию. В отличие от претензий, уведомление не содержит требований (как правило, исключения могут быть). От актов такие документы отличаются способом составления.

На сайте мы разместили примеры и образцы уведомлений, которые наиболее часто используются в повседневной деятельности: о расторжении договора, поставщику, в трудовой деятельности и др. Кроме того, можно задать вопрос дежурному юристу для получения индивидуальной консультации.

Обязательность уведомлений

Чаще всего уведомления составляются в силу прямого указания закона. Уведомление о работе иностранного гражданина – не направили, будет штраф. Уведомление об изменении условий трудового договора – не составили, грозит проверка трудовой инспекции. Уведомление в Роспотребнадзор «забыли» отправить – штраф.

В статьях, посвященных отдельным видам уведомлений, можно узнать не только, какими нормативными правовыми актами предусмотрена форма того или иного уведомления, но и ответственность за несоблюдение такой формы или сроках подачи.

Актуальная информация о порядке составления уведомлений пригодится не только юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и их работникам, работодателям – физическим лицам. Но и гражданам, которые столкнулись с необходимостью обращения в суд за защитой нарушенных прав. Ведь нарушение порядка заполнения и вручения уведомлений может оказать решающее значение при вынесении судом решения. Например, по трудовым искам.

Юридическая сила уведомлений

Если обязательность направления уведомлений законом не предусмотрена, необходимость документа определяется составителем и зависит от жизненных обстоятельств. Тогда подготовка документа осуществляется самостоятельно в свободной форме. Но юридическое значение, т.е. роль письменного доказательства, ему придадут наличие:

  • адресата уведомления (кого Вы ставите в известность)
  • от кого направляется уведомление
  • причина составления, т.е. основная информация со ссылками на нормативные правовые документы или на пункты договора, соглашения
  • дата и подпись, приложение.

Уведомления могут вручаться лично с проставлением соответствующей отметки на аналогичном экземпляре документа, либо направляться по почте заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

Уведомление о собрании кредиторов

Уведомление о собрании акционеров

Уведомление о собрании собственников жилья

Уведомление о переходе на УСН

Уведомление об изменении наименования

Уведомление о смене генерального директора

Уведомление о смене адреса юридического лица

Уведомление о залоге движимого имущества

Уведомление родителям ученика

Уведомление о смене реквизитов

Уведомление Роспотребнадзора о предпринимательской деятельности

Уведомление об изменении оплаты труда

Уведомление об изменении условий трудового договора

Уведомление об отпуске

Уведомление о прекращении трудового договора

Уведомление об увольнении работника

Уведомление работника о ликвидации предприятия

Уведомление о сокращении работника

Уведомление о выселении из жилого помещения

Почтовое уведомление о вручении письма

Уведомление поставщику о некачественном товаре

Уведомление приставам об увольнении должника

Судебное уведомление

Уведомление о продаже доли в квартире

Уведомление арендатора имущества

Уведомление должника о переуступке права требования

Уведомление о продлении договора

Уведомление о проживании иностранного гражданина

Уведомление об оплате задолженности

Уведомление о заключении договора

Уведомление об изменении договора

Уведомление о работе иностранного гражданина

Уведомление о прекращении аренды

Уведомление о расторжении договора

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Как пишется удаляется не вдруг
  • Как пишется уживаться
  • Как пишется удалиться куда либо
  • Как пишется ужесточат
  • Как пишется удалила нечаянно