Как пишется ведомость дефектов

Вам может быть интересно:

Наименование «дефектная ведомость» говорит само за себя — это документ, в котором фиксируются изъяны, поломки, несоответствие заявленным характеристикам. Он нужен для того, чтобы оценить ущерб, обосновать расходы или предъявить претензию за некачественное предоставление услуг. Документ выдают после подробного осмотра объекта и оформляют по своему усмотрению.

Мы расскажем, как лучше составить подобный акт и на что обратить внимание. Если ваш документ не приняли в налоговой или в суде, обращайтесь к профессиональным юристам — они проверят корректность его оформления и помогут защитить ваши права.

Как правильно составить дефектную ведомость?

Как вы поймете, сколько нужно денег на ремонт автомобиля, если не имеете водительских прав и ни разу не заглядывали под капот? Для этой цели нужен специалист — человек, который знает цену услугам и разбирается в подобных поломках. Поскольку в дефектной ведомости определяется перечень неисправностей и стоимость их устранения, ее составляет комиссия, утвержденная приказом директора.

Комиссия составляет документ только после подробного осмотра. В ней не должно быть дилетантов — в составе, как минимум, 2 квалифицированных специалиста, обладающих соответствующими знаниями и, желательно, релевантным опытом оценки. В зависимости от типа объекта, в комиссию могут входить:

1. Мастера.
2. Инженеры.
3. Строители.
4. Сотрудники бухгалтерии.

Дефектная ведомость составляется по одному из типичных шаблонов — строгих требований к форме нет. При этом в подобном оценочном документе должны быть следующие данные:

• полное название объекта — наименование, марка, модель, серийный номер;
• адрес — если такая возможность есть, желательно указать местоположение объекта;
• название неисправности — нужно указать все существующие поломки и причины их появления;
• варианты ремонта — требуется указать, какие действия необходимы для устранения неисправностей.

Благодаря такой ведомости можно подтвердить, что ремонт произведен в полном объеме. Для того чтобы она имела официальную форму, требуется также указать ФИО лиц, которые проводили проверку, и поставить их подписи. Кроме того, документ, как и любая «первичка», должен содержать реквизиты: порядковый номер, дату составления, название.

Ремонт с расходами — факт хозяйственной жизни. В соответствии с частью 1 статьи 9 закона №402 от 16.12.2011, все подобные действия должны быть отражены в первичной документации. В этом же законе «О бухучете» сказано, что при составлении «первички» нужно также указать:

• название экономического субъекта, составившего документ;
• подробное содержание факта хозяйственной жизни;
• всех ответственных лиц.

Составить дефектную ведомость можно на бумажном или электронном носителе (часть 5, статья 9 ФЗ № 402). Важно, чтобы она была актуальна: оформлять нужно либо во время осмотра, либо сразу после его завершения (часть 3, статья 9, ФЗ № 402).

Дефектные ведомости на все случаи жизни

Несмотря на общий подход к оформлению первичной документации, форматы разных дефектных ведомостей отличаются друг от друга. Основное различие заключается в типах объектов и целях проведения оценки.

В одном случае она может быть связана с официальным подтверждением расходов на ремонт для налоговой отчетности, в другом — для подачи заявления в суд. Мы рассмотрим несколько вариантов, которые встречаются чаще остальных.

Дефектная ведомость на ремонт помещений

В документе должно быть четкое и объективное обоснование расходов на ремонт. В случае необходимости его можно предоставить в налоговую службу и включить в отчетность. В данной документации описываются существующие дефекты, предстоящие работы и их стоимость. Есть несколько правил, которые необходимо соблюдать при составлении ведомости:

1. Точное обозначение видов ремонтных работ. Для этого используют ФЕР (федеральные единичные расценки) и ТЕР (территориальные единичные расценки в строительстве).
2. Четкое описание всех нарушений. Необходимо указать тип проблемы и объем повреждений.
3. Сроки устранения. Указание конкретного периода ремонта говорит о том, что комиссия объективно оценила ситуацию и знает, какие дефекты необходимо устранить и в какие сроки.
4. Стоимость ремонта. В документе должна содержаться информация о предполагаемых затратах на восстановление помещения.

Рассмотрим условный пример составления подобного документа. Вот некоторые пункты, которые помогут структурировать шаблон:

• наименование в заглавии — «общество с ограниченной ответственностью «ЖИЛКОМ»;
• название документа — «дефектная ведомость от 01.10.2019 №10»;
• наименование объекта — «фасад здания ООО «ЖИЛКОМ»;
• юридический адрес — «г. Москва, улица Арбат, дом. 10»;
• название дефектов — «трещины на штукатурке фасада, повреждение настенного желоба»;
• описание ремонтных работ — «повторная штукатурка стен, замена настенного желоба»;
• сроки — «до 1 декабря 2019 года»;
• подписи ответственных лиц, состоящих в комиссии — необходимо указать должности и ФИО: «специалист по ремонту Иванов А.В., ведущий инженер Соколов А.Н.».

Все ремонтные работы, способы их устранения и сроки можно свести в единую таблицу. Так информация станет наглядной и понятной.

Дефектная ведомость на ремонт автомобиля

Для ремонта автомобиля необходимы запчасти. А также услуги профессионалов. Все это должно быть отражено в документации. Если вы приобрели запчасти отдельно, нужно приложить к ведомости данные первичные документы и чеки. Акт выполненных работ потребуется в случае, если ремонт выполняла сторонняя компания или подрядчик.

Составить оценочный акт нужно после поломки автомобиля. В данном случае нужно указать:

• марку машины;
• наименование деталей, вышедших из строя;
• тип ремонтных работ: коррекция или полная замена деталей.

Если компания арендует автомобиль, нужно получить согласие владельца. В документе должны быть подписи не только ответственных лиц, участвующих в комиссионной оценке, но и собственника машины.

То же самое касается документов на ремонт любого оборудования. Требуется указать марку и модель, описать, какие запчасти и комплектующие нуждаются в ремонте или замене. Замена разрешена в случае, если та или иная деталь не подлежит ремонту.

Дефектная ведомость в строительстве

Есть, как минимум, две ситуации, когда нужно составить оценочную документацию. Первый случай — необходимость отремонтировать или построить тот или иной объект для юридического лица, второй — исправление ошибок, допущенных застройщиком. Составление оценки в первом случае предполагает включение следующих пунктов:

• наименование осматриваемого объекта;
• условия производства работ;
• перечень работ;
• сроки окончания работ.

Важно, чтобы все работы были детализированы. Желательно указать наименование выбранного подрядчика.

В случае, если вы хотите доказать, что застройщик не исполнил данные обещания, вам также потребуется документ. В него нужно внести:

1. Дефекты подъезда. После строительства дома застройщик сдает вам часть подъезда, поэтому данная территория должна быть в полном порядке. В холле должны быть почтовые ящики, на полу — качественная плитка без дефектов, двери должны открываться без скрипа.
2. Дефекты лифта. По закону в высотном доме на момент его сдачи должен работать хотя бы один лифт: грузовой или пассажирский.
3. Дефекты подвальных и чердачных помещений. Первые особенно актуальны для жителей первого этажа, вторые — для жильцов последнего этажа. Важно, чтобы в помещениях не было воды, стены не промерзали, отсутствовал неприятный подвальный запах. Если проблемы обнаружены — занесите их в акт.
4. Дефекты квартиры. Осмотрите двери, стены, окна и сверьте качество выполненных работ с теми пунктами, которые прописаны в договоре долевого участия.

Данный документ отличается от классической ведомости тем, что он призван исправить недостатки за счет застройщика и не всегда включает в себя суммы, необходимые для ремонта. Здесь допускается осмотр самим жильцом и предусмотрена подпись представителя застройщика. Если она есть, значит, он принял претензии к сведению и согласен с перечнем указанных недостатков.

После подписания акта застройщик приступит к исправлению недостатков и затем позовет собственника на повторную приемку. Если он откажется это сделать — обращайтесь в суд. Но лучше проверить застройщика предварительно: тогда вы снизите риски и избежите судебных разбирательств.

Если вы считаете, что не сможете принять квартиру по всем правилам, воспользуйтесь помощью специальных организаций. Там работают профессионалы, которые не только проведут осмотр, но и сделают замеры площади, температуры, влажности и даже радиоактивности.

Дефектная ведомость на списание материальных ценностей

Данный документ необходим для налоговой и бухгалтерской отчетности: если нужно подтвердить факт списания материальных ценностей. Это происходит, если ими невозможно пользоваться. Например:

1. Найден дефект, который невозможно устранить.
2. Найден дефект и его можно устранить, но ремонт стоит дороже самой ценности.
3. Время возможного использования ценности истекло.

При заполнении акта нужно подробно описать саму материальную ценность, а также причину поломки. Главный акцент следует сделать на том, что починить ее невозможно. Только в этом случае ценность подлежит законному списанию.

Источники:

Порядок определения стоимости амортизируемого имущества

Первичные учетные документы

Методические рекомендации по использованию ФЕР

Дефектная ведомость — это документ, в котором заказчик строительных или ремонтных работ фиксирует неисправности объекта. Специальная комиссия осматривает здание, выявляет повреждения и составляет такой акт.

Для чего составляют дефектную ведомость

Заказчик проводит только те закупки, которые утверждены в плане-графике на текущий год и плановый период. Чтобы включить тендер в план-график, требуется документальное подтверждение. Для заказов, связанных со строительством, текущим и капитальным ремонтом, основанием выступает дефектная ведомость.

Вот как это работает: руководитель заказчика выпускает приказ о формировании комиссии, которая обследует здание. В такую комиссию включают:

• специалистов заказчика (заместителя по административно-хозяйственной работе, инженера, рабочего по зданию и т. п.);
• представителя технадзора (при необходимости);
• сметчика.

Комиссия обследует здание или отдельные конструктивные элементы, выявляет нарушения и неисправности, проводит замеры и составляет дефектный акт (для поломок) и ведомость в целом по объекту или по его отдельным частям. Учтите, что общая дефектовка по зданию и объединение работ по ОКПД ограничивают конкуренцию среди потенциальных подрядчиков: разделите виды и объемы работ по помещениям или конструктивным элементам.

На основании ведомости составляется смета. В локальную смету включают расчеты по обмерам, лимитированные расходы, закладывают заработную плату рабочих и давальческие материалы госзаказчика, учитывают рентабельность.

Если среди сотрудников заказчика нет специалистов, которые умеют составлять дефектовку и сметы, организация проводит закупку услуг по разработке технической и проектно-сметной документации. В документы заказа и извещение включают условие о наличии лицензии на подготовку ПСД.

Какую форму используют

В 44-ФЗ и других нормативах госзаказа отсутствует единая или типовая форма дефектовки. Заказчик вправе самостоятельно разработать бланк акта или воспользоваться унифицированными или отраслевыми шаблонами. Возьмите за основание:

• форму №ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования» (постановление Госкомстата №7 от 21.01.2003);
• дефектную ведомость РЖД (распоряжение ОАО «РЖД» №1475р от 02.07.2013);
• ведомость дефектов Росавтодора (распоряжение №246-р Росавтодора от 30.03.2011).

Эти формы допускают изменения и дополнения. Главное правило — сохранить основные реквизиты: название заказчика, номер и дату, таблицу для фиксации неисправностей и видов ремонтных или строительных работ по объекту. Бланк дефектовки необходимо закрепить в учетной политике.

Каков порядок составления дефектной ведомости

Инструкция, как оформить дефектовку для закупок строительства, текущего (капитального) ремонта, реконструкции:

1. Создать комиссию.
2. Провести исследование и замеры на объекте.
3. Подготовить фирменный бланк организации или форму акта, закрепленную в учетной политике.
4. Указать наименование заказчика, название объекта и конструктивного элемента, проставить адрес.
5. Поставить порядковый номер дефектовки и дату заполнения.
6. Заполнить таблицу. В ней отразить выявленные дефекты, название, единицу измерения и объемы работ для исправления выявленных недочетов, законодательные основания (ТЕР или ФЕР, иные).
7. Подписать у всех членов комиссии и руководителя заказчика.

Кроме сметчика, акт передают представителю технадзора, ответственному специалисту заказчика и контрактному управляющему для дальнейшего включения в закупочную документацию.

Образец

Актуальный образец дефектной ведомости в строительстве — шаблон для заполнения:

Так выглядит дефектовка на ремонт объекта:

Что такое дефектная ведомость

Это документ внутреннего учета. В нем перечислены неисправности основного средства, которое используется в хозяйственной деятельности ООО (или предпринимателя). Иногда дефектную ведомость (ДВ) оформляют в отношении материалов. Например, запчастей или комплектующих.

Получите образец учетной политики и ведите бухучет в веб‑сервисе для небольших ООО и ИП

Получить бесплатно

Виды дефектных ведомостей

ДВ можно условно разделить на три группы в зависимости от цели составления.

1. Для обоснования ремонта или списания имущества. При помощи такой ведомости подтверждают расходы, отраженные в налоговом учете.
2. Для суда (в случае конфликта между поставщиком и клиентом).
3. Для госзакупок, если заказчик — бюджетное или муниципальное учреждение (см. «44‑ФЗ «для чайников»: как проводятся госзакупки»). ДВ входит в пакет документов, необходимых для включения в план-график тендера на проведение строительных или ремонтных работ.

Пройти курс обучения «Управление государственными и муниципальными закупками»

Как составить дефектную ведомость

Утвержденной формы «дефектовки» не существует. Каждая организация (или ИП) может разработать свой собственный бланк и закрепить в учетной политике (см. «Учетная политика организации: образцы на 2022 год, как составить, примеры»).

Получить образец учетной политики для небольшого ООО

Получить бесплатно

Часто бухгалтеры задают вопрос: чем ведомость отличается от акта? Ответ зависит от того, о каком акте идет речь. Рассмотрим два варианта.

Первый вариант — это акт о выявленных дефектах. В некоторых компаниях принято составлять его перед заполнением ДВ. Есть унифицированная форма № ОС-16 (утв. постановлением Госкомстата от 21.01.03 № 7; необязательна к применению). Разница в том, что в акте отмечен факт неисправности, а в ДВ дана оценка будущего ремонта, а в некоторых случаях и его примерная стоимость. Акт может подписать любой сотрудник, например, кладовщик. А «дефектовку» — комиссия, куда входят квалифицированные кадры: инженеры, экономисты и проч.

Второй вариант — акт выполненных ремонтных работ. В нем отражен факт устранения неисправностей в том или ином объеме. Что касается ДВ, то она составляется раньше такого акта, и зачастую является приложением к нему.

Дефектная ведомость на ремонт автомобиля

Перечислим данные, которые должна содержать ДВ на ремонт машины:

• марка авто;
• название вышедших из строя деталей и информация о них. Следует указать, как детали были приобретены (в составе авто или отдельно), какие действия требуются (ремонт или замена), кто будет выполнять работы (сторонний автосалон или штатный специалист);
• если машина в аренде, ДВ подписывает не только комиссия, но и владелец.

Заполнить путевой лист со всеми обязательными реквизитами в специальном сервисе

Попробуйте бесплатно

Дефектная ведомость на ремонт помещения

Оформляя ДВ на ремонт помещения, следует учесть два важных нюанса.

Во-первых, при указании работ использовать формулировки из справочников ФЕР и ТЕР (федеральные и территориальные единичные расценки). Это сборники, предназначенные для составления смет при строительстве, а также монтажных и прочих подобных работах. Руководствоваться нужно методическими рекомендациями, утвержденными приказом Минстроя от 04.09.19 № 519/пр.

Во-вторых, фиксировать виды работ, количество материалов и их марки. Например «смена обоев обыкновенного качества, 700 кв м., марка В-1 (водостойкие при эксплуатации)». Если требуется применить специальное оборудование, его характеристики тоже занести в ДВ.

Дефектная ведомость на ремонт кровли

В ее составлении обычно заинтересованы жильцы многоквартирного дома. Такую ведомость прикладывают к заявке на ремонт кровли (подается на имя начальника управляющей ЖКХ-компании). Если пострадало несколько квартир, лучше подать несколько заявок (вместо одной коллективной).

В ведомости следует правильно указать наименование и адрес дома. Далее перечислить все обнаруженные повреждения и приложить соответствующие материалы видео- и фотосъемки. После чего максимально подробно расписать, какие работы и материалы необходимы для устранения. Это поможет грамотно сформировать смету.

Дефектная ведомость на ремонт системы отопления

Чаще всего ее составляют бюджетные и муниципальные учреждения, которым необходимо отремонтировать отопительную систему. А для этого надо провести тендер в рамках госзакупки.  

Сначала руководитель подписывает приказ, которым утверждает состав комиссии. В нее могут входить: главный инженер, администратор, завхоз, рабочий, сметчик, бухгалтер и т.д. Иногда в комиссию включают представителя технадзора.

Затем комиссия осматривает оборудование и производит замеры. Опытные специалисты по закупкам советуют оформлять несколько «дефектовок» по каждому этапу работ отдельно. Это позволит объявить несколько тендеров и повысить конкуренцию среди исполнителей.

Дефектная ведомость на списание запчастей

Главное предназначение этого документа — обосновать расходы по замене (или утилизации) запчастей. ДВ должна наглядно демонстрировать, что упомянутые в ней детали не подлежат ремонту.

В бланке можно предусмотреть, в числе прочего, следующие реквизиты:

• наименование объекта, к которому относятся запчасти;
• инвентарный номер указанного объекта;
• сведения о неисправностях;
• выводы специалистов (техника, инженера и др.) о неизбежности демонтажа деталей и замены их на новые.

Образцы дефектной ведомости на 2022 год

Ремонт автомобиля

УТВЕРЖДАЮ

Инженер ООО «Сосна»

Иванов И.И.

15 августа 2022

Дефектная ведомость № 24/авт

на ремонт транспортного средства

г. Москва                                                                                                      15 августа 2022 года

Легковой автомобиль, марка SUBARU IMPREZA, госномер к206УН109

Заключение комиссии: радиатор (приобретен в составе авто) ремонту не подлежит. Необходимо приобрести и установить новый радиатор силами стороннего подрядчика.

Главный механик                                                     ___________________/Петров П.П./

Бухгалтер по учету ОС                                           __________________/Сидоров С.С./

Ремонт помещения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Березы»

Белов Б.Б.

16 августа 2022

Дефектная ведомость № 28/пом

на ремонт офисного помещения

г. Санкт-Петербург                                                                                      16 августа 2022 года

Адрес помещения: г. Санкт-Петербург, Канонерский остров, д.41

Главный инженер                                                     ___________________/Чернов В.П./

Техник по эксплуатации зданий                               __________________/Зеленов П.В./

Ремонт кровли

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «УЮТ-СЕРВИС»

Сергеев С.С.

17 августа 2022

Дефектная ведомость № 34/кр

на ремонт кровельного покрытия

г. Екатеринбург                                                                                      17 августа 2022 года

Адрес помещения: г. Екатеринбург, ул. Селькоровская, д. 82 (жилой дом)

Главный инженер                                                     ___________________/Николаев Н.Н./

Техник                                                                        ___________________/Федоров Ф.Ф./

Ремонт системы отопления

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор НИИ «Свет»

Ромашкин Р.Р.

18 августа 2022

Дефектная ведомость № 47/от

на капремонт отопительной системы здания администрации

г. Тамбов                                                                                                  18 августа 2022 года

Адрес помещения: г. Тамбов, ул. Кавалерийская, д. 7

Главный инженер                                                     ___________________/Тюльпанов Т.Т./

Техник                                                                        ___________________/Васильков В.В./

Списание запчастей

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Металл-Креатив»

Лисичкин Л.Л.

19 августа 2022

Дефектная ведомость № 53/сп

на списание вышедших из строя запчастей

г. Новгород                                                                                                  19 августа 2022 года

Фрезерный станок по металлу, марка VISPROM FVV-200, Инв. № 5238

Заключение комиссии: сверлильно-фрезерная головка восстановлению не подлежит, требуется замена на новую аналогичную деталь.

Инженер                                                                        ____________________/Рыжиков Р.Р./

Технолог                                                                       ___________________/Боровиков Б.Ю./

Вместе с эти материалом часто ищут: