Как пишется входящий номер на документе

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3

ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

Что регистрируем?

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;

— поздравительные письма и телеграммы;

— пригласительные билеты.

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Входящие документы

Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <1>.

———————————

<1> Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

— наименование организации;

— очередной порядковый номер;

— дату поступления.

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки:

┌──────────────────────────────────────┐

│ ООО «Февраль» │

│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │

└──────────────────────────────────────┘

Или же с помощью резинового штемпеля:

┌──────────────────────────────────────┐

│ ООО «Февраль» │

│ «__» ___________________ 20__ г. │

│ Вх. N _______ │

└──────────────────────────────────────┘

Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

Вх. N	Дата поступления	От кого получен	Краткое содержание	Резолюция	Кому направлен	Расписка в получении
…	…	…	…		…	…
Вх-29	16.01.2012	ОАО «Бизнес Портал» г. Москва	Предложение по аренде складских помещений	Подготовить проект договора	О. Е. Пироговой	Пирогова

Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Исходящие документы

Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:

— подписания (для документов, не подлежащих утверждению);

— утверждения (для документов, подлежащих утверждению);

— заседания или принятия решения (для протоколов);

— события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.

┌───────────────────┐

│ Исх. N 03-05/61 │

└───────────────────┘

03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:

┌───────────────────┐ ┌───────────────────┐

│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │

└───────────────────┘ └───────────────────┘

К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

N п/п	N и дата исходящего документа	Кому адресован документ	Краткое содержание	Кем подписан	Отметка об исполнении	N дела, куда подшит документ
…	…	…	…	…	…	…
12	N 01-16ю от 23.01.2012	Директору ООО «Плюс» г. Москва	Об участии юристов компании в конференции	Директор	Отправлен почтой	03

Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи.

Автоматизированная регистрация

Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.

В заключение

Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству. Если этого не сделать, в определенных ситуациях работники могут поступить по своему усмотрению, так, как им нравится, что далеко не всегда приемлемо.

Т. Ю.Комиссарова

Эксперт журнала

«Отдел кадров

коммерческой организации»

Подписано в печать

29.02.2012

Принесли письмо – заявление без конверта от бывшей работницы. Я поставила штамп входящих документов (на нем есть наименование организации, входящий номер, дата и время регистрации). Просят поставить отметку о том, кто получил. Должна ли я указывать свою фамилию или должность? Или сам факт регистрации является достаточным?

Ответ

Давайте разберемся, какой статус имеют реквизит «Отметка о поступлении документа» и официально не названная, но широко распространенная в практике «Отметка о получении».

Отметка о поступлении документа – реквизит ГОСТ Р 7.0.97-2016

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] реквизит 27 «Отметка о поступлении документа» (именно так официально называют «штамп входящих документов») служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка может дополняться информацией о времени (часы, минуты) поступления документа и способе его доставки.

Задумывались ли вы когда-нибудь, каково практическое значение этой отметки? Кому необходимо подтверждение факта поступления документа в организацию – отправителю или получателю? И есть ли в этом подтверждении факта юридическая составляющая?

Итак, «входящие» номер и дата присваиваются документу на этапе его регистрации. При этом сведения о документе вносят в регистрационную базу, а на сам документ наносят соответствующую запись.

Поступивший в организацию документ становится ее собственностью: он вошел в ее документооборот и далее последует по установленному маршруту, уже не выходя за ее пределы. Документ будет исполнен и в завершении своего жизненного цикла подшит в дело. Получается, что отметка – это запись, которая наносится на документ с целью подтверждения:

• факта включения этого документа в документооборот организации, что влечет определенные обязательства должностных лиц по дальнейшей работе с ним;
• отчасти – права собственности организации на документ (это утверждение актуально при обмене подлинниками документов на бумажных носителях).

При этом обратите внимание, что в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет требования включать в отметку наименование организации. Да, многие так делают, и, полагаем, это весьма полезный компонент, но тем не менее это не обязательно. Кроме того, мы можем наносить запись от руки, ведь ГОСТ Р 7.0.97-2016 разрешает, а не обязывает использовать штампы. Хоть штампы в принципе не наделяют документ юридической значимостью, но нанесенная на документ вручную запись еще больше занижает способность отметки что-то подтверждать в юридической плоскости.

Итак, по сути отметка о поступлении документа подтверждает, что документ прошел определенный этап своего жизненного цикла. И с развитием информационных технологий (обмен электронными копиями и электронными документами, внедрение системы электронного документооборота и т.д.) это становится еще более очевидным.

Мы видим, что на документе оформлена отметка о поступлении, и понимаем, что документ был принят в работу; знаем, с какого момента он в работе, ведь не всегда исходящая и входящая даты совпадают; и легко находим его в регистрационных базах. Мы можем его идентифицировать в своем документообороте. Отметка о поступлении документа доступна, а значит, и нужна получателю.

Также мы не обязаны предоставлять копию документа с отметкой о поступлении отправителю. Об этом довольно часто просят, хотя и непонятно, какую практическую пользу документ с отметкой ему принесет. И тем более не стоит оформлять отметку на втором экземпляре документа.

Запись «Получено», или «Отметка о получении»

Далее об «Отметке о получении». Мы намеренно используем кавычки, потому что в нормативных и методических документах по делопроизводству, в том числе и в ГОСТ Р 7.0.97-2016, такое понятие отсутствует. Но такую формулировку часто используют практики, называя запись, которую представитель организации-адресата делает (как правило, вручную) на копии или втором экземпляре входящего документа, доставленного нарочным. При этом получатель проводит быстрое ознакомление с документом и, если отправителем соблюдены требования к целостности и комплектности документа, а также нет ошибки адресования, подтверждает факт принятия документа личной подписью.

Какой-то практической пользы отправителю в юридическом аспекте эта надпись также вряд ли принесет. Ведь работник, принимающий документ, может даже не обладать соответствующим правом, а значит, что-то доказать отправителю будет сложно. Не случайно для отправки наиболее значимых посланий рекомендуется выбирать другие способы – прежде всего, воспользоваться услугами Почты России. Кстати, с заявлениями так чаще всего и поступают. Полученную в почтовом отделении корреспонденцию секретарь вскрывает, заносит сведения о ней в журнал и затем выдает заявление без регистрации под подпись работникам профильных отделов (например, отдела кадров).

Но в целом подтверждать факт получения документов личной подписью – распространенная практика. Все мы передаем документы и, разумеется, хотим успокоить себя получением хоть какой-то отметки. Ее, например, можно предъявить, если на запрос не последует ответа или каких-либо действий со стороны адресата. Но, скорее всего, последствия будут ограничены внутриорганизационными разбирательствами: почему не исполнено, когда и кто документ получил, когда передал исполнителю и т.д.

Резюме

1. И реквизит «Отметка о поступлении документа», и так называемая «Отметка о получении» вряд ли принесут отправителю пользу в случае, например, судебных разбирательств. С одной стороны, в «Отметке о получении» есть подпись работника – поставив ее, тот взял на себя персональную ответственность за документ. Но может оказаться, что получение корреспонденции не входит в его обязанности, а значит, и спросить с самой организации будет сложно.

2. Статус «Отметки о получении», под которой понимают фиксируемую на копии документа запись «Получено», а также дату, подпись и расшифровку подписи, не определен. Документально зафиксированной обязанности подтверждать получение документа подписью нет. Но эта практика распространена, и зачастую секретари и делопроизводители даже оформляют штампы, чтобы сократить временные затраты на оформление этой записи при получении документов.

3. Отметка о поступлении документа – реквизит, который оформляется на этапе регистрации документа, то есть тогда, когда документ уже прошел несколько этапов (получение, первичная обработка). Несмотря на то что копию документа с этим штампом порой запрашивают отправители, максимум, что это может им дать, – информацию о том, под каким номером и когда документ был включен в документооборот организации.

В описанной ситуации допустимо оформление на копии заявления записи о получении с подписью работника, в должностные обязанности которого включен прием и обработка документов:

ПОЛУЧЕНО ООО «АЛФАВИТ»

Делопроизводитель

Петрова И.И. Петрова

20.09.2022 14:30

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

Организация документооборота в создаваемой компании

---

Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение (служба ДОУ) или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные (внутриучрежденческие) нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Основными принципами организации рационального документооборота являются:

• централизованная (в службе ДОУ) регистрация, прием, отправка документов;
• движение документов по наиболее короткому пути c минимальными затратами времени и труда;
• исключение возврата документов, без соответствующей деловой необходимости;
• исключение необоснованных согласований, параллельных согласований проектов документов;
• организация движения групп документов, имеющих одинаковый маршрут.

Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта). Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.

Прием, обработка и прохождение поступающих (входящих) документов

---

Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию.

Все документы, поступающие в компанию (включая телеграммы, факсограммы), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании.

При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта (пакета) проверяется наличие документов, включая приложения. При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме. Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются.

Конверты с пометкой «Лично» и грифами «Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» работниками службы ДОУ не вскрываются. Нужно на конверте проставить штамп о поступлении и дата поступления, после чего закрытый конверт с документами передать в подразделение, отвечающее за работу с информацией ограниченного доступа, а с отметкой «Лично» — передать адресату.

Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению.

Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством. Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству компании в день их поступления.

Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале, карточке или базе данных (РКФ) вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф.И.О. и должности исполнителей поручений, только после этого документ передается на исполнение. Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа.

Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя, или по договоренности между руководителями подразделений. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется служба ДОУ, которая делает об этом отметку в РКФ.

Регистрация и учет поступающих (входящих) документов

---

Вся корреспонденция: поступающая (входящая), отправляемая (исходящая) или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании. Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ.

Важно знать, что:

1. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

   

2. Документ должен регистрироваться только один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

   

3. Регистрация документов производится в пределах календарного года в валовой последовательности, с началом нового календарного года регистрационные номера документов начинаются с цифры 1.  

Следует знать, что есть виды документов, не нуждающихся в регистрации:

1. ГОСты, ОСТы, ТУ.
2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
3. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
4. Научные отчеты.
5. Нормы и нормативы расхода материалов.
6. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
7. Поздравительные телеграммы, письма.
8. Прейскуранты.
9. Пригласительные билеты.
10. Программы конференций, совещаний.
11. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
12. Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).
13. Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.
14. Статистические данные.

Существует два вида регистрации документов: централизованная и децентрализованная.

При централизованной – регистрация документов осуществляется только работниками службы ДОУ.

При децентрализованной – регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах.

На поступающих (входящих) документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп — отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

Канцелярия ООО «Ромашка»           

________________20___г.           

 ____ №_____________

При необходимости отмечаются часы и минуты поступления документа.

Регистрационный номер документа служит его учетным и поисковым признаком, поэтому в компании должна быть разработана единообразная и стабильная система регистрации документов. Составные части регистрационного номера должны иметь в нем постоянное расположение.

Регистрационный номер поступающего (входящего) документа включает в себя порядковый номер поступления в пределах календарного года. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и вынесения резолюции может дополняться через косую черту кодов подразделения – исполнителя (в соответствии с принятым в компании классификатором подразделений), например:   

Вх. № 114/03, где 

Вх. — указывается, что документ является входящим;   

114 — порядковый номер поступления документа в пределах календарного года;   

03 — код структурного подразделения

Если в компании имеется номенклатура дел, то регистрационный номер поступившего документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел компании, в которое данный документ будет списан по исполнении. Например:   

Вх. № 114/03-25, где

03-25 — индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения.

Если регистрация документов в компании ведется вручную, сведения о документе вносятся в регистрационный журнал или регистрационную карточку. При использовании традиционной ручной карточки (РКК), заполняется 2 экз. на бумажном носителе: один для регистрационно-контрольной картотеки, второй передается с документом в подразделение – исполнитель или, при необходимости, число экземпляров карточек может быть больше (определяет сама компания).

Образец типовой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)

Лицевая сторона                                                                      

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31*
Наименование вида документа	Автор (корреспондент) документа
Дата поступления и регистрационный номер документа	Дата и регистрационный номер документа
Заголовок (краткое содержание) документа
Резолюция (кому направлен документ)
Срок исполнения документа	Исполнитель

Оборотная сторона                                          

Ход исполнения документа **

Отметка об исполнении документа

Индекс дела

   

* Верхняя строка используется при контроле исполнения документа, дата исполнения документа обводится кружком.

** Поле «Ход исполнения дела» заполняется при выполнении контрольных операций.

   

Образец формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) с расширенным составом реквизитов

Лицевая сторона                                                                                    

Корреспондент
Дата поступления	№ документа	Дата документа	Входящий №
Краткое содержание	Число листов
Генеральный директор	Срок исполнения	Резолюция
Начальник	Срок исполнения	Резолюция
Исполнитель	Дата

  

Оборотная сторона                                                                                                     

Исполнитель	Дата	Исходящий № (промежуточный отв.)
Исполнитель	Дата	Исходящий № (промежуточный отв.)
Куда (кому)	Число листов
Кем подписан
Краткое содержание
Ход исследования
Отметка об исполнении	№ дела

Наиболее распространенным способом в настоящее время является занесение сведений с клавиатуры компьютера в карточку, которая отображается на мониторе, с ее последующей распечаткой в необходимом количестве экземпляров.

При использовании журнала на бумажном носителе данные о документе вносятся в журнал работником ДОУ вручную. Можно создать журнал регистрации документов в электронном виде (в Word или Excel). В этом случае строки журнала заполняются также работником ДОУ вручную с клавиатуры компьютера, при этом есть возможность быстро отыскать необходимую информацию по заданным поисковым параметрам в электронном журнале.

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции».

При регистрации документов в информационной системе регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии со структурой, определяемой программными средствами.

Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании.

Существует множество разнообразных решений «систем электронного документооборота» (СЭД). В настоящее время уже очевидно, что ни одна организация, учреждение, компания не может обойтись без электронного документооборота. В СЭД открываются широкие возможности, но потребуется обучение персонала ДОУ для работы в СЭД.

Отметим основные реквизиты регистрационно-контрольной формы (РКФ) и правила их заполнения.                                                                                                              

Реквизиты	Правила заполнения
1. Наименование вида документа	Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа (например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.д.)
2. Автор (корреспондент) документа	При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица — автора документа. При регистрации обращений граждан вводится его фамилия, имя, отчество и адрес.
3. Дата документа	В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией- автором документа.
4. Регистрационный номер документа	В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией- автором документа. Если таковой отсутствует, то в графе указывается «б/н» (без номера).
5. Дата поступления	Переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационном штампе).
6. Регистрационный (входящий) номер документа	Регистрационный номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
7. Заголовок (краткое содержание) документа	Переносится из документа; при его отсутствии формируется работником службы ДОУ. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.
8. Резолюция	В РКФ переносится из резолюции, наложенной на документ руководителем. Указывается фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, автор и дата резолюции.
9. Срок исполнения документа	Проставляется дата, установленная нормативными правовыми актами или руководителем и содержащаяся в резолюции.
10. Отметка об исполнении документа	В РКФ переносится регистрационный номер и дата подготовленного документа (ответа), ссылка на его регистрационный номер и дату регистрации или краткая запись решения вопроса по существу.
11. Индекс дела	В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

В сведениях о документе вносятся в РКФ такие данные, как:      

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
• внутренняя переадресация документов по исполнителям;    
• ключевые слова; 
• количество листов документа;      
• наличие приложений и количество в нем листов;  
• Ф.И.О. и должность лица, поставившего документ на контроль;
• промежуточные сроки исполнения поручений;    
• перенос сроков исполнения;
• срок хранения документа;
• статус документа (проект и пр.);
• способ получения или отправки документов (почтой России, экспресс-почтой, факсом, курьером и др.);
• другие данные по необходимости.

Т. В. Войцехович, 

эксперт НААР