Как пишут отчеты

Практически каждый руководитель периодически требует от своих работников отчеты о проделанной работе, пример которого несложно найти. Однако некоторым людям кажется, что это очень сложная задача.

Цель отчета о проделанной работе

Существование каждой организации или компании всегда предполагает наличие отчетов. Ведь для любой организации важно иметь подтверждение эффективности проделанных работ в конкретный временной отрезок. Это нужно, чтобы грамотно построить дальнейшее развитие компании.

Однако некоторые люди не знают, как написать отчёт о проделанной работе. Пример его очень важен для человека, который делает его первый раз. Ведь он должен соответствовать определенным требованиям фирмы.

Если сотрудник попрактикуется, сделает несколько отчетов, то в дальнейшем ему будет очень просто заниматься такой деятельностью.

Конкретные цели отчета о проделанной работе:

1. Обоснование финансовых трат, выплат заработных плат для сотрудников.
2. Подтверждение выполненных работ или оказания различных услуг для сотрудников организации.
3. Создание определенных порядков и трудовых дисциплин в компании.
4. Установление, какую конкретную работу выполнили сотрудники. Это помогает избежать спорных моментов или плохого выполнения заданий.

Также отчеты необходимы для сотрудников, которые отправлены в командировки. Для большей детальности о том, какая работа выполнена, сколько финансов предприятия или организации потрачено.

Сотрудники могут их выполнять каждый день, неделю, месяц, квартал, год. Все зависит от требований руководства.

Структура отчета

Не у всех организаций есть разработанные формы для отчетов, поэтому каждый сотрудник должен выполнять это сам. К тому же единой структуры как таковой и не существует.

Начиная отчет, сотрудник должен объяснить себе назначение подаваемой информации, а также логику повествования. Все пояснения должны быть максимально краткими.

Самая распространенная структура отчетов о проделанной работе:

1. Введение. В этом разделе находится небольшое описание компании. На каком месте она находится среди подобных организаций в регионе или городе.
2. Отчет о проделанной работе. Практически вся выполненная деятельность подразделений должна быть описана. В небольших компаниях, где нет отделов, эту информацию заполняет руководитель, основываясь на данных каждого работающего специалиста.
3. Заключение. Этот раздел коротко обобщает информацию о проделанной работе за конкретный период времени. Подчеркиваются данные о неудачах, успехах, просроченных заданиях. А также о планах компании на ближайшее будущее.

Для лучшего понимания информации специалист должен придерживаться единой формы изложения. В отчетах можно использовать диаграммы, графики, изображения. Однако нужно правильно совмещать текст и визуальную часть, чтобы не было перенасыщений.

Также в отчете о проделанной работе человек должен соблюдать стилистику. Специалист должен подавать сухой текст, без лишней информации. Также он не должен быть слишком простым.

В отчете нужно выделить не только достижения, но и трудности, с которыми сталкивалась организация. Все проблемные ситуации необходимо описывать такими, какие они есть на самом деле. Это позволит руководству объективнее понять сложившиеся трудности.

Самые важные требования к составлению отчета

Отчет о проделанной работе — это творческий процесс, однако и некоторым требованиям он тоже должен соответствовать. В первую очередь специалист должен помнить, что это — документ, и в нем нужно соблюдать официальную стилистику.

В отчете нельзя употреблять личные местоимения. Также человек должен конкретно говорить о задачах, которые были выполнены или просрочены, чтобы полностью отразить причины этого.

Когда составляется отчет о проделанной работе, специалист должен информировать о проведенных мероприятиях, акциях, презентациях. Всю информацию нужно приводить точно и грамотно.

В случае, если у организации нет четких требований или образцов отчета, нужно делать все, исходя из норм документов. В них находятся все данные о том, какой тип шрифта использовать, какими образом форматировать текст, как размечать поля и интервалы.

Как правильно написать отчет о проделанной работе

У каждого специалиста наступит период, когда руководство потребует отчет о выполненной работе. Следуя инструкции, это сможет сделать каждый:

1. В самом начале нужно сопоставить поставленные задания с результатами, это позволит специалисту убедиться в выполненной работе. Только после этого нужно начинать написание отчета. Оформляется он в нескольких вариантах: простой и профессиональный. Первый человек может оформлять как сочинение. Добавлять можно все, что работник посчитает необходимым. Указывать нужно все до мельчайших деталей, например, о конкретных выходах на работу в выходные дни.
2. Сложный вариант написание более верный, чем простой. Его нужно оформлять как задачу. Специалисту необходимо указать, что от него требовалось сделать. Потом уже все, что использовалось для этого. А именно: время на работу, какую помощь оказывали люди, затраченный бюджет. Далее нужно коротко указать, какими способами и методами он выполнял работу.
3. Вся написанная информация должна быть подтверждена конкретными данными и цифрами. Также следует добавить оценку выполненной работе. Все показатели лучше всего воспринимаются в таблицах. Также специалист для лучшей ориентации может добавить комментарии.
4. Также человеку необходимо соблюдать стилистику текста. Он должен постараться составить его так, чтобы в абзацах не было более 5 предложений. Вся информация должна подаваться сухо и точно, без вводных предложений. Написано должно быть четко, коротко, грамотно и ясно. Важный текст можно выделить другим шрифтом и цветом. Текст должен находиться рядом с таблицами или графиками. Комментарии не должны быть на других страницах.
5. Не нужно использовать сложные для восприятия шрифты. Лучше всего подходят классические Times New Roman или Verdana. Размер шрифта не должен быть меньше 12.
6. После написания отчета специалист должен перечитать его и добавить недостающую информацию. Также можно добавить различные графики и диаграммы для более наглядной демонстрации. Руководство организаций положительно относится к составлениям таблиц, добавить их лишним не будет. Также специалисту необходимо будет пронумеровать все страницы. А для больших отчетов о проделанной работе нужно оформить титульный лист.

Следуя таким нехитрым пунктам, человек облегчит восприятие отчета о проделанной работе. Это может настроить руководителя положительно к специалисту, который занимался отчетом.

Пример отчета о проделанной работе

Самые первые попытки составить хороший отчет у большинства специалистов неудачны. Чтобы сотруднику было легче его делать, нужно обратить внимание на неправильно выполненный отчет:

«Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Документ: Отчет о проделанной работе.
Выполнено:
Рассчитано новое время на работу, внесены новые нормы рабочего процесса, составлен список участвовавших сотрудников в конференциях.»

Если специалист составляет отчет в такой форме, то руководство посчитает, что он не загружен работой и бездельничает. Так нельзя оформлять отчеты о проделанной работе.

Ведь в нем не были указаны поставленные задачи, планы на другие отчетные работы, отсутствие анализа. Правильный вариант отчета о проделанной работе:

Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Отчет результатов работы за период с 09.09.16 по 10.10.16.
На время отчета были поставлены задачи:

1. Изучить время работы сотрудников с учетом занятости.
2. Основываясь на данных подготовить другие временные рамки работников.
3. Принимать участие в последней конференции.

Все задачи были исполнены, было сделано:

1. Изменен график работы для 5 сотрудников.
2. Принято участие в последней конференции.

Также проводились работы с документами:

1. Были составлены списки премий.
2. Произведены ответы на почту Суркина А.В., Гончаренко А.Д.

Составлено 12.10.16
Подпись: Ильяхов А. Б.

Такой вариант написания отчета о проделанной работе является правильным. Ведь он легко читается, а руководителям будет ясно, какие задачи были поставлены и выполнены.

Также для хороших отчетов нужно соблюдать максимальные объемы, на которых можно поместить информацию. Зачастую это 1 лист в формате А4.

В этом видео вы узнаете, как правильно оформить отчет о практике в Word:

Содержание

Как написать отчет по практике на отлично

Все знают что студенты с практикой сталкиваются неоднократно за все время учебы. Обычно практику проходят несколько раз летом и один раз перед выпускной квалификационной работой. После каждого прохождения в большинстве вузов требуют подготовить отчет по практике. Такая работа может отличатся в зависимости от того какую именно практику вы проходили -преддипломную, производственную, или летнюю ознакомительную

Любой тип практики имеет свои отличия и какие-то нюансы на которые стоит обратить внимание. К примеру, учебная или ознакомительная практика должна быть пройдена до последнего курса и не менее двух раз за весь срок учебы. Обычно на учебной практики студент не занимается участием в работе предприятия, а больше занимается наблюдением и конспектированием.

Производственная практика или по-другому технологическая – это уже посложнее. Тут от студента уже требуется участие в деятельности предприятия хотя и минимальное. Никто конечно грузить ответственной работой практиканта не будет. Обычно дают такую работу, которая не подразумевает большой ответственности и конечно за студентом обязательно кто-то будет приглядывать.

Преддипломная практика – это, наверное, самый серьезный вид практики. Тут уже все по-взрослому. Прохождение преддипломной практики подразумевает что студент уже готов профессионально выполнять возложенные обязанности. И как минимум ещё есть возможность трудоустроится, если конечно студентом будут довольны по месту прохождения практики. Помимо этого, весь информационный материал который будет собран и выражен в преддипломном отчете будет использован уже при написании выпускной работы

Рекомендации! Если возникли сложности со временем или другие трудности при подготовке отчета по практике лучше не затягивать и обратится за помощью к нашим экспертам.

Несмотря на кажущиеся отличия в общем преследуемые цели практики все приблизительно равны:

• Оценка полученых знаний в результате прохождения практики;
• Научится применять получунную теорию ;
• Применение практических знаний в реальной работе;
• Понимание того с чем придется столкнутся на практике в реальных условиях;
• Анализ деятельности организациипри при деятельности на практике.

В конечном результате однозначно должен быть написан отчет по практике. Т.е. итог прохождения практики всегда выражен в текстовом документе где будет отражены знания полученные студентом ну и собственно говоря чему именно научился студент в результате прохождения практики на предприятии. Насколько учеба студента способствовала профессиональному росту и может ли он самостоятельноработать на предприятия по заданной специализации.

Наиболее частый вариант практики реализуется в погружение студента в реальные условия, привычные для людей, уже закончивших обучение, но необычны для типового никогда ни работавшего студента. Ну и соответственно, чтобы написать «красивый» т.е. понятный отчет придется полностью вкусить все особенности деятельности предприятия, на какую нормативную базу опирается особенности организационной структуры и документооборота.

Придется описать чем именно занимался студент в процессе прохождения практики, причем даже если как обычно его никуда не подпускали, то придется подсмотреть что он мог бы гипотетически там делать и это все грамотно описать.

Как начать писать отчет по практике (производственную, преддипломную)

Написать отчет по практике совсем не сложно главное- знать с чего начать. А начало очень незамысловато – надо взять в учебном заведении задание на практику, получить методические указания и желательно подсмотреть, если конечно есть возможность как до вас писали отчеты именно в вашем вузе.

Методички обычно живут на кафедрах либо у сокурсников, которые уже успели подзаморочится. В данном суперважном чтиве будут все требования по тому что писать и как оформлять.

Базой для подготовки отчета по практике будет план (содержание). В плане будут отображены все поставленные вопросы и задачи, которые должны быть раскрыты студентом. План обычно включает себя от 3 до 5 базовых пунктов.

Хороший, качественный отчет, который, обычно нравится преподавателям включает в себя не только голую воду, но и аналитику, какие-либо виртуальные рекомендации в отношения бизнес-процессов на предприятии. Можно конечно не посещать и все на придумывать, вряд ли кто будет проверять ваше посещение практики. Но если все делать по правильному, то как минимум надо посетить место прохождения преддипломной или производственной практики и посмотреть, что там и как.

Рассмотрим случай, когда практику вы проходите по настоящему, т.е. решили отнестись к этому серьезно и подумали — пусть пригодится. Сначала нужно все с чем вам пришлось столкнуться законспектировать, но ровно настолько насколько надо – и описывать каждый свой шаг на производстве не требуется. Лучше еще подойти к руководителю практики и уточнить какую информацию лучше сохранить для отчета, а что может быть лишнем.

Как только у вас будет вся необходимая информация предприятии а как минимум организационная форма, оргструктура, какая либо отчетность и аналитика — можно начинать переработку и изучение.

После того как завершите изучение доступной о предприятии информации можно смело начинать делать базу отчета. Раскидайте всю текстовку по логическим главам и потихоньку приводите ваш отчет в читабельный структурный вид.

Структура отчета по практике может разница, но всегда есть структурный и привычный всем формат по аналогии с любым изданием. Преамбула амбула и заключение. Или по-научному -логическая последовательность. Т.е. стандарты структурирования информации к которым все привыкли.

Структура отчета по практике и содержание

Обычно в типовом вузе не «гарварде» структура отчета по практике выглядит следующим образом:

1. Титульный лист, . Обычно на титульном листе указывается такая информация: название учебного заведения и специальности, тема и вид отчета по практике, фамилия и инициалы преподавателя, проверяющего отчет и студента, его выполняющего, название группы, в которой учится студент, название предприятия, на котором проходят практические занятия, город, в котором находится учебное заведение и год написания отчета по практике.
2. План отчета (содержание) со всеми главами и подразделами.
3. Введение, в котором указываются цели и задачи прохождения практических занятий. Они, как правило, уже даны в методических рекомендациях к написанию отчета. Кроме того, во введении указывается предполагаемый результат прохождения практики.
4. Основная часть. Этот раздел обязательно должен делиться на теоретическую и практическую часть. Кроме того, теоретическая часть должна разбиваться на разделы, а практическая – по мере усмотрения учебного заведения. В этой части делаются все расчеты, описывается деятельность предприятия, рассказывается вся нужная информация об организационной структуре, поводится анализ и сравнительная характеристика.
5. Заключение – пожалуй, основной раздел отчета по практике. Заключение включает в себя все выводы, сделанные студентом во время прохождения практических занятий. Тут же дается оценка собственной работе, и адекватно оцениваются приложенные усилия. Кроме того, в заключении обязательно нужно дать свои рекомендации по поводу улучшения профессиональной деятельности предприятия.
6. Приложения – не всегда но иногда особо вьедлевые преподователи простят что нибудь приложить. Если отчет был написан в области бухучета то приложить балансы предприятия, ну и так в зависимости от специализации.

Разные типы отчетов по практике в написании могут иметь некоторые отличия но обычно несущественные.

Виды и типы отчетов по практике

Отчет по учебной практике

Как мы уже писали учебная практика не отличается особой трудоемкостью и можно не ожидать что в работе должна быть глубокая аналитика и развернутая практическая часть..

В общем если сказать по-простому в учебной практике просто надо налить много воды и всякого «бла бла бла» о процессе и месте прохождения практики. Никакой детализации того как что проходит на предприятии не надо. В ведении пишем, что проходим учебную практику с целью закрепления знаний и изучения предметной области на практике, ну и плюсом о самом месте отработки. В заключении излагаем, что прошли практик и закрепили знания.

Порекомендовать «Поумничать» на тему того что можно улучшить – будет хорошим тоном

Отчет по производственной практике — основные отличия

Производственная практика – что такое и концептуальные отличия? Да по сути ничем не отличается просто раньше еще в СССР это наименование применялось почти ко всем отчетам так как на производстве проходили почти студенты того времени. Счас уто понятие применяется редко и оформление такого отчета нечем не отличается от типового.

Главное незабудьте что производственная практика все таки расчитана на самостоятельную работу и собственные мысли практиканта, отсюда как минимум в отчете должны присутствовать ваши идеи и оценочные сужденияо месте прохождения.

Отчет по преддипломной практике — акценты и ньюансы

Преддипломная практика – это не просто какаято писанина это уже возможный фундамент для вашего дипломного проекта. Обычно в основу дипломной работы можно заложить информацию и аналитику подготовленную в рамках отчета по преддипломной практике. Однако для того чтобы отчет дальше пошел в основу диплома нужно чтобы тема соответствовала т.е. к примеру проходили практику в бухгалтерии, отчет включал в себя элементы бухучета на предприятии ну а тема диплома должна так же иметь к этому отношение.

Остюда очень полезный совет! Когда у вас на руках уже есть тема вашего дипломной проекта пишите отчет в рамках данной темы т.е. начинайте писать диплом а две главы изз этой работы сдайте как отчет.

Также прежде чем писать отчет поищите образцы (примеры) на этом сайте у нас очень много бесплатных отчетов и есть что скачать. Ну если уже совсем непонятно или нет желания возится — проще заказать!

К каждому виду отчета должны прилагаться определенные документы. Это обязательное правило для каждого учебного заведения. В роли документов обычно выступают дневник практики, характеристика с места прохождения практики и пояснительная записка.

Как подготовить пояснительную записку к отчету по практике

По сути пояснительная записка – это сокращенное, подготовленное практикантом, изложение отчета по практике. В записке обычно описаны пошагово трудобудни студента и общеесодержания пройденной практики.

Пояснительную записку треубуют редко и только в самых замороченных вузах. Все таки отчет это не дипломный проект и не совсем понятно что именно пожно еще пояснить в рамках написанного отчета.

Но если требуется то пояснительная записка обычно пишется на одном листе и включаете в себя краткое содержание отчета плю некоторые термины и оределения которые, встречаются в отчете.

Почти всегда требую характеристику к отчету по практике

Характеристику к отчету по практике просят предоставить с места прохождения практики. Характеристика как правило нужна только к отчету по преддипломной или производственной практике

В характеристики ваш руководитель практики исключительно хорошо описывате ваше бесполезное времяпровождения момент прохождения практики. И обычно чем меньше вас болталось под ногами на прелприятии тем лучше напишут характеристику. Но текст о том какой вы молодец вас скорее всего попросят подготвить самостоятельно который потом подпишет руководитель практики.

Если честно характеристику никто не читает в учебном заведении хотябы потому как в большинстве своем студенты проходят практику на предприятих по знакомству и там напишут все что угодно но эту бюрократию никто не отменял.

Очень важный — Дневник о прохождении практики

Без дневника отчет точно не примут. В дневнике как правило ведется учет посещений практики студентом. Формуляр дневника предоставляется в вузовской методичке либо предлагаю написать в произвольной форме.

В дневнике пишем по дням чем занимались (якобы) и обязательно каждый день ставится подпись ответственного лица на предприятии о посещении практики. Даже если по факту вас небыло на практике можно просто пофантазировать и придумать что вы делали в дни прождения практики.

Если вы реально не посещали советуем придумать дела которые, вы делали с акцентом на деятельность предприятия. Т.е на предприятии в сфере туризма вы не должны были помогать печь булочки

Самое простое защита отчета по практике

После написания отчета по практике, приходит самый интересный момент — защита. К радости это требуется невсегда и скорее в редких исключения. Большинство вузов довольствуются вашей писаниной и отдельно слушать вас никто не хочет. наступает время для его защиты. Но если вам «Повезло» и вас хотят послушать а точнее услышать что именно вы делали на практике и позадавать вопросов то вся защита свдетеся к 2 минутному описанию вашей деятельности на практике. Это можно просто зачитать из дневника .

Но на всяки пожарный хотябы полистайте свой отчет и изучите тему. Иначе вас поймают на том что вам просто проставили печати а сам отчет вы заказали.

Немного про презентацию. Это конечно уже совсем редкий случай но вс таки могут потребовать написать отчет и в качестве бонуса сделать презентацию.

Пример как составить презентацию к отчету

1. Главный слайд, который содержит всю информацию, которая написана на титульном листе. Это, своего рода, и есть титульный лист презентации.
2. Второй слайд содержит информацию о месте прохождения практики и обязательно данные вашего научного руководителя от предприятия.
3. Третий слайд – это, своего рода, преамбула. На этом слайде надо написать зачем вы проходили практики и какие цели/задачи были поставлены.
4. В следующих слайдах вы должны кратко но понятно дать всю информацию, которую считаете нужным осветить, из основной части. Будь то актуальность, ваши советы или рекомендации, делайте это кратко но интересно.
5. Предпоследний слайд может включать дополнительные картинки и аналитику.
6. Последний слайд играет роль выводов. Просто копируем выводы из самого отчета.

Итак, прочитав инструкцию к написанию и защите отчета, вы без проблем сдадите и защитите свой отчет.

Примеры отчетов по практике

Как работнику отчитаться о проделанной работе

Отчет о проделанной работе — это документ, позволяющий руководителю оценить продуктивность труда сотрудника. Он необходим при внедрении в организации различных систем мотивации работников.

Кто и для чего отчитывается

Суть любого трудового процесса заключается в постановке руководителем задачи и последующем ее выполнении сотрудниками. Выполненные задачи фиксируются в отчете, который периодически составляется работником. Частота формирования этого документа определяется внутренними правилами компании.

Отчет нужен руководителю, чтобы иметь наглядную картину производительности труда сотрудников, и для составления стратегии развития трудового процесса и успешности компании. Необходимость подавать этот документ дисциплинирует сотрудника и помогает выявить собственные слабые стороны.

В отличие от принятых во многих компаниях «летучки» и «вызова на ковер», периодическое формирование итогов трудовой деятельности более продуктивно сказывается на ведении дел и помогает выстроить доверительные отношения между руководством и подчиненными.

Форма и содержание документа

Законодательно закрепленного шаблона документа не существует, поэтому информация о проделанной работе подается в свободной форме. Это связано с тем, что невозможно предусмотреть корректные бланки для каждой отрасли и всего многообразия специалистов. Но разные организации вправе согласовать собственный бланк. Единый формат позволяет быстрее анализировать большие объемы информации.

Но какой бы формат документа ни был принят в организации, как правило, в него включены следующие сведения:

• Ф.И.О. сотрудника;
• период отчетности;
• поставленные задачи;
• выполненные задачи;
• невыполненные задачи и обоснование;
• предложения по оптимизации;
• планы на следующий период.

Важен не только сам факт присутствия перечисленных сведений, но и правильная и удобная их подача. Исходя из этого, документ делается:

1. Кратким — прочтение бумаги должно занимать немного времени.
2. Конкретным — в тексте нет места «воде» и лирическим отступлениям.
3. Наглядным — используйте цифры, таблицы и понятные графики.
4. Структурированным — используйте подзаголовки для отделения блоков информации.

Особенности для удаленки

В связи с ростом количества удаленных сотрудников возникла необходимость контролировать их производительность труда. По большому счету, такие работники отчитываются по тем же правилам, что и остальные. Но есть несущественные отличия, как правильно отчитаться о проделанной работе на удаленке:

• документы подаются в электронном виде;
• отчетность готовится чаще (еженедельно, ежемесячно).

Согласно информации Роструда, работодатель определяет не только порядок доведения до сведения сотрудников заданий, но и как отчитываться о выполненном труде. Это делается, чтобы избежать нежелательных трудовых споров.

Так выглядит шаблон отчета о проделанной работе.

Отчет по итогам деятельности

__________________________________________________________________

(Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)

Период с _______________ по____________

Поставленные задачи:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Выполнено:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Не выполнено:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Причины невыполнения:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Планы на следующий период:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Предложения по оптимизации:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

________________ _______________________ ____________________

(дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка)

Пример заполнения:

В некоторых компаниях созданы специальные электронные формы отчетности, которые заполняются в режиме онлайн. Благодаря тому, что полученные данные представлены в едином формате и являются однотипными, их допустимо анализировать при помощи различных программ. В дальнейшем такой мониторинг позволяет прогнозировать прибыль и устанавливать план продаж и т. п.

Что будет, если не отчитываться

Трудовое законодательство не обязывает работников отчитываться о результатах труда. Но локальные нормативные акты вправе предписывать такую необходимость. Более того, обязанность отчитываться, как правило, включается в трудовые договоры с дистанционными сотрудниками. Тем не менее, наказать за непредоставление отчетности получится, только если эта обязанность закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции.

---

Абрамсон София
специалист по трудовым отношениям, экономист

В 2014 году закончила МАУП по специальности экономика.
С 2013 по 2014 год работала секретарем в компании «Недвижимость и инвестиции».
С 2015 года — автор PPT.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Отчет о проделанной работе: зачем он нужен и как его составить

Еженедельный отчет сотрудника о проделанной работе — это документ, позволяющий оценить его продуктивность. Такая бумага совершенно необходима при внедрении и использовании KPI и других систем мотивации «за результат». Незаменима она и для контроля работников на удаленке.

Зачем и кому нужны

Каждому руководителю хочется знать, не напрасно ли он тратит деньги на найм и оплату труда персонала, приносит ли конкретный сотрудник пользу общему делу или только потребляет ресурсы. Сложность в том, что определить это не всегда просто, особенно когда речь идет о вспомогательных подразделениях, которые не участвуют непосредственно в получении прибыли. Если производительность рабочего на конвейере подсчитать легко, то как оценить эффективность бухгалтера или специалиста по охране труда? Оставлять их совсем без контроля нерационально, не замеченные вовремя промахи дорого обходятся компании. Да и разгребать потом «снежный ком» нерешенных проблем никому не понравится.

Немало управленцев предпочитают по старинке организовывать планерки, совещания или «вызов на ковер» конкретного сотрудника (или нескольких) с целью узнать, как они справляются со своими обязанностями. Это отнимает много времени и нервов как у руководителя, так и у его подчиненных, да и проверить достоверность полученной информации иногда не получается. Кроме того, устроить личную встречу не всегда есть возможность, если человек находится в командировке или переведен на удаленку.

Гораздо удобнее использовать такой инструмент, как отчет о проделанной работе, позволяющий за короткое время ознакомиться с результатами деятельности и оценить продуктивность исполнителя.

Использование такой отчетности оправданно в следующих ситуациях:

• внедряется или используется система KPI (ключевых показателей эффективности) или аналогичные. По сути матрица KPI и представляет собой срез информации о выполнении показателей, характеризующих деятельность;
• существуют премии «по итогам»;
• сотрудник находится в командировке или имеет разъездной характер деятельности;
• в компании трудятся так называемые удаленные сотрудники. При установлении дистанционного режима обязателен учет рабочего времени. Но потраченное время не всегда равно полученному результату, поэтому без сбора данных о выполнении поставленных задач не обойтись.

Как составить

Единый образец отчета о выполненной работе не установлен. Но это не значит, что составлять его можно как угодно. Неправильно поданный отчет оставит негативное мнение о степени загруженности и эффективности исполнителя. Приведем пример такой «неправильной» бумаги.

Генеральному директору

ООО «Clubtk.ru»

Воронову А. В.

Отчет о проделанной работе

В период с 12 по 16 октября 2020 г. отделом кадров проделана следующая работа:

1. Подписаны трудовые договоры.
2. Произведены увольнения.
3. Подписаны дополнительные соглашения о защите персональных данных.

Начальник отдела кадров Иванов Иванов И. И.

На основании такого документа получится сделать вывод разве что о том, что сотрудникам отдела кадров нечем заняться.

Как же составить правильный документ? Руководствоваться стоит следующими принципами:

• краткость. Эпопею на 30 листах читать никому не хочется, и есть вероятность, что добравшись до конца, руководитель попросту забудет, о чем шла речь в начале;
• конкретность. Общие фразы — главный враг при составлении отчетного документа. Руководителя интересует результат, а не мастерство сотрудника в эпистолярном жанре;
• наглядность. Результат — главная часть. Если есть цифры — отлично, показываем их. Очень украшают документ диаграммы, графики или сравнительные таблицы. Если же оцифровать достижение невозможно, наиболее выигрышным представляется подход «от проблемы к решению». Он состоит из нескольких этапов:
  • обозначается проблема (задача);
  • описывается, какие шаги предприняты для решения (достижения цели), что получилось, что — нет и по каким причинам.

Отражают следующие сведения:

• Ф.И.О. работника;
• период, за который отчитываются;
• какие задачи поставлены;
• что из них выполнено;
• что из них не выполнено и почему;
• как оптимизировать деятельность;
• планы на будущий период.

Исходя из этого, примерный образец формы отчета о проделанной работе следующий:

Отчет по итогам деятельности __________________________________________________________________ (Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)
Период	с _______________ по____________
Поставленные задачи:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Выполнено:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Не выполнено:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Причины невыполнения:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Планы на следующий период:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Предложения по оптимизации:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
________________ _______________________ ____________________ (дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка)

Иногда целесообразно приложить документы: проекты соглашений, договоров, контрактов, подписанные экземпляры, финансовые бумаги, если отчитываются не только о деятельности, но и о расходах.

Вот хороший пример отчета о проделанной работе за месяц отдела кадров.

Форма и периодичность сдачи устанавливаются локальными нормативными актами организации или прописываются в трудовом договоре сотрудника. Встречаются такие варианты:

• ежедневные. Чаще всего используются в командировках и при разъездной работе;
• еженедельные. Удобны при удаленной работе, когда нет необходимости оценивать ежедневные результаты;
• ежемесячные. Употребляются при использовании систем оплаты и мотивации «за результат»;
• ежеквартальные;
• ежегодные. Используются в основном в целях финансового анализа и планирования затрат на персонал, его обучение, мотивацию и пр.

На практике сейчас чаще предоставляют отчет в excel, в виде выгрузки из CRM или других электронных документов. Но кое-где используются и бумажные экземпляры. Сколько хранить такие документы? Законодательством сроки не установлены, т. к. предоставление таких бумаг не обязательно. Организация вправе сама установить удобный период, исходя из специфики своей деятельности (обычно 1-3 года). Но это не касается отчетов, непосредственно на основании которых начисляется заработная плата или производятся другие финансовые операции. Их хранят длительно.

Можно ли не предоставлять

По законодательству, оформление отчета о проделанной практической работе сотрудниками не обязательно. Но такое требование устанавливается локальными нормативными актами организации или в трудовом договоре. Так, подобные требования практически всегда включают в ТД, заключаемые с дистанционными работниками. Кому предоставлять отчет, зависит от организационный структуры компании. Обычно руководитель собирает данные с подчиненных работников и отчитывается вышестоящему руководству. Но существуют и другие схемы.

Дисциплинарное наказание за несдачу отчета ждет сотрудника, только если такая обязанность зафиксирована его должностной инструкцией или другими документами, с которыми он должным образом ознакомлен. В других случаях наказать за непредоставление данных нельзя.

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:

• о правилах сдачи расчета по страховым взносам, если деятельность не велась;
• ошибках бухгалтера, за которые ответит руководитель;
• порядке расчета процентов, если ФСС опоздал с финансированием предупредительных мер.

Читать дальше

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:

• о новых правилах заполнения формы СЗВ-ТД;
• ситуациях, когда не надо платить страховые взносы и НДФЛ;
• расширении гарантий для отдельных категорий работников.

Читать дальше

Дополнительное соглашение об изменении графика работы — это документ, в котором стороны трудового договора пересматривают продолжительность рабочего дня, время его начала и окончания, время отдыха, устанавливают или отменяют его особенности (ненормированный, гибкий, порядок чередования смен, без перерыва на обед и т. д.). 

Читать дальше

Показать еще

Если вы ищете хороший способ задокументировать информацию или поделиться своими выводами в профессиональной и продуманной манере, отчет может стать лучшим решением. Но с чего же начать?

Отчет отличается от многих других видов документов, поэтому перед тем, как приступить к работе, тщательно подготовьтесь.

Что нужно включить в отчет? Как оформить каждый раздел?

Существуют различные форматы отчетов в зависимости от ваших конкретных потребностей, но структура, как правило, остается одинаковой для всех.

Чтобы помочь вам составить профессиональный отчет, мы подготовили это пошаговое руководство.

1 Определите цель

В первую очередь задайте себе несколько вопросов. Для чего вы пишете этот отчет? Какова его цель или центральная тема? Это учебный отчет или отчет о бизнесе? Возможно, вы собираетесь составить годовой отчет, отчет о продажах или финансовый отчет?

Также подумайте о вашей целевой аудитории. Будет ли ваш отчет внутренним, то есть только для сотрудников вашей компании, или его будут читать инвесторы, клиенты и т. д.?

Это периодический отчет, который вы будете подавать раз в месяц, квартал или год? Он предназначен для руководства или для коллег из вашего отдела?

Важно понимать цель для того, чтобы знать, что будет нужно включить в отчет и где вам искать информацию.

2 Составьте план

Обязательно составьте план до начала работы над текстом. Это поможет структурировать отчет и понять, какие материалы понадобится изучить.

Этот план не должен быть слишком подробным, скорее, он станет вашей отправной точкой. Затем вы можете обращаться к этому плану в процессе написания отчета.

Начните с цели или задач вашего отчета, затем перечислите основные моменты и несколько пунктов, которые вы собираетесь рассмотреть.

Ваш план может выглядеть примерно так:

3 Соберите информацию

Начните поиск по вашей теме и соберите материалы, необходимые для составления отчета. Это могут быть онлайн-источники, журналы, исследования или просто аналитические данные и цифры из вашей CRM-системы или системы управления продажами.

Добавьте все исследования в свой план, чтобы знать, какие цифры и данные относятся к каждому из ваших основных пунктов.

Как только вы закончите собирать всю необходимую для отчета информацию, можете приступать к его написанию.

Не волнуйтесь, если в процессе вам придется искать дополнительную информацию, это нормально. Но как только вы почувствуете, что у вас есть понимание материала, который нужно охватить, вы можете перейти к следующему шагу и начать работать в генераторе отчетов.

4 Оформите титульную страницу отчета

Теперь можно перейти к оформлению титульной страницы вашего отчета. Если вы впервые работаете над титульной страницей, попробуйте взять за основу шаблон.

Так вы сможете разнообразить дизайн вашего отчета и сделать его чем-то большим, чем черно-белый текстовый документ. Это также поможет вам сделать титульную страницу эстетически привлекательной, чтобы она выделялась на фоне других.

Посмотрите на титульную страницу шаблона отчета из библиотеки Visme ниже.

Когда вы будете думать об оформлении титульной страницы отчета, не забудьте о пяти пунктах, самым важным из которых, конечно, является название вашего отчета.

Другие пункты, которые нужно включить: для кого предназначен отчет, кем он был подготовлен (вами!), дата составления и название вашего отдела.

Наличие этой информации прямо на титульной странице отчета — лучший способ сразу дать читателю понять, что именно содержится в отчете и для кого он предназначен.

5 Составьте оглавление отчета

Первый раздел с которого вы начнете — это вступление или оглавление. Несмотря на то, что вы пока можете не знать, как именно будет выглядеть отчет, ваш план поможет начать работу.

По мере написания отчета — или даже когда вы его закончите — вы сможете вернуться и обновить оглавление, чтобы оно соответствовало вашим заголовкам и подзаголовкам.

Если вы хотите, чтобы в отчете было легко ориентироваться, убедитесь, что все заголовки и подзаголовки ваших страниц точно соответствуют тому, что вы поместили в содержание.

Взгляните на оглавление в приведенном ниже шаблоне отчета.

Посмотрите на четкие разделители, благодаря которым легко определить, на какой странице начинается каждый раздел. Постарайтесь использовать похожий подход.

Для этого существует множество различных способов.

Например, вы можете выровнять содержание по правому краю, чтобы заголовки располагались рядом с номерами страниц, как в примере ниже. Кстати, этот пример был создан в Visme.

Также можно использовать пунктирную линию или другой графический элемент, который направляет взгляд читателя прямо к номеру страницы.

Постарайтесь, чтобы оглавлением было удобно пользоваться и не возникало путаницы с номерами страниц.

6 Напишите введение к отчету

Первый раздел в отчете — это краткое изложение или введение. Оно должно занимать одну-две страницы и давать читателю краткое представление о результатах или выводах.

Расскажите о методологии, использованной для сбора материала, который вы охватили в своем отчете, будь то исследование, эксперимент, сбор аналитических данных, просмотр данных CRM, подсчет доходов и многое другое.

Используйте визуальные материалы, которые помогут рассказать вашу историю. Это может быть что угодно — от фотографий до иконок или графиков. Вы даже можете использовать в дизайне геометрические фигуры.

Вот пример введения к отчету о предложении с красивым дизайном и черно-белой фотографией, которая уравновешивает текст.

7 Напишите основную часть отчета

Теперь пора перейти к основной части вашего отчета. Вы уже составили план, собрали информацию и оформили титульную страницу, написали содержание и введение.

Это означает, что вы уже точно знаете, что будет содержать основная часть вашего отчета, поэтому работа должна пойти легко.

Объем отчетов может сильно варьироваться: короткие отчеты могут содержать 7–15 страниц, а длинные — 30–50 страниц и более. Как правило, объем зависит от темы. В коротких отчетах основное внимание уделяется одной теме, а в более длинных — нескольким.

Выполните следующие шаги, чтобы правильно написать основную часть отчета, или воспользуйтесь услугами профессиональных редакторов.

Поделите текст на разделы.

Несмотря на то, что в содержании у вас будут все основные разделы — введение, основная часть и заключение — добавьте в него также и подзаголовки.

Поделите основную часть отчета на несколько разделов в зависимости от того, о чем пойдет речь.

Если вы создаете годовой отчет, его можно разделить по месяцам. Финансовый отчет можно разделить по категориям статистических данных и цифр.

Существует множество различных способов разбить основную часть отчета на разделы, так же как мы сделали в этой статье. Это важно, потому что так читателю будет легче воспринимать каждый из разделов.

Посмотрите, как в этом шаблоне отчета основная часть разделена на небольшие кусочки.

Углубитесь в свои результаты и выводы.

Наконец пора углубиться в собранную вами информацию и рассказать о своей теме. Следуйте плану, который вы составили раньше, и добавляйте информацию по каждому подразделу.

Отчеты, как правило, носят официальный характер, поэтому их слог должен быть формальным. Откажитесь от разговорного тона, избегайте ненужных сокращений и правильно указывайте все источники и результаты.

Убедитесь, что вы охватили все аспекты вашей темы, включая наиболее актуальные статистические данные, последние исследования и многое другое.

Используйте визуализацию данных и наглядные средства.

Не заполняйте свой отчет только текстом. Использование изображений, иконок, графиков, диаграмм и других графических элементов — отличный способ визуализировать содержание и донести свои идеи.

Если вы создаете финансовый отчет или отчет о продажах, визуализация данных — это ключевой момент для представления цифр и статистики в удобном для восприятия виде.

Вот пример одного из наших шаблонов, на страницах которого есть наглядные диаграммы и графики.

Изучение того, как рассказать историю с помощью данных, необходимо для создания хорошего отчета. Но не стоит останавливаться только на средствах визуализации данных.

Включение фотографий и графики в дизайн отчета — ещё один отличный способ представить текст и привлечь читателя. Люди привыкли, что отчеты — это скучные страницы текста, но мы призываем вас сломать этот стереотип.

Используйте стоковую фотографию и векторные иконки, чтобы донести свою мысль.

Взгляните на шаблон ниже и посмотрите, как в нем творчески используются различные виды изображений, которые придают странице дополнительную выразительность.

Попробуйте все инструменты визуализации данных Visme, полистайте библиотеку стоковых фотографий, коллекцию векторных иконок и многое другое, и найдите то, что поможет вашему отчету выделиться на фоне других.

Укажите источники.

Обязательно укажите, в каких источниках вы брали результаты для отчета. Иногда этот раздел будет небольшим и будет содержать только CRM-систему или другие инструменты, из которых вы взяли цифры. В других случаях он будет длиннее.

Независимо от того, использовали ли вы данные своей компании или определяли результаты с помощью эксперимента или стороннего источника, обязательно укажите все использованные в своем отчете материалы.

Резюмируйте каждый раздел.

Не каждый раздел основной части вашего отчета будет достаточно длинным, чтобы снабжать его кратким изложением, но если в каких-то разделах много информации, лучше резюмировать их в конце каждого раздела.

Это поможет вашему читателю убедиться в том, что он запомнил всю информацию, и даст ему возможность быстро вспомнить отчет позже, прочитав краткие изложения разделов.

8 Напишите заключение отчета

Вы почти закончили! Теперь пришло время написать заключение и завершить свой отчет.

Начните с подведения итогов. Вы уже писали краткое изложение по каждому разделу основной части, но теперь вам предстоит резюмировать содержание отчета в целом.

Расскажите о своих выводах и их значении. Так как в основной части вы говорите о результатах, в заключении можно рассказать об их месте в реальном мире или о том, что они значат для вашего бизнеса.

Затем вы можете поговорить о дальнейших шагах. Если ваши результаты оказались не такими положительными, как вы надеялись, напишите о том, что вы планируете сделать, чтобы улучшить их в следующий раз. Изложите свои цели и стратегии использования данных выводов.

И убедитесь, что вы не представляете никакой новой информации. Несмотря на то, что вы можете иначе изложить информацию, в этом разделе не нужно вводить никаких новых данных.

9 Укажите источники

Вы уже рассказали об использованных материалах и ресурсах в одном из разделов основной части отчета, но в конце каждого отчета должен быть отдельный список источников, в котором они перечислены в алфавитном порядке, чтобы читатель мог легко получить доступ к дополнительной информации.

Вы также можете поблагодарить конкретные организации или людей, которые помогли вам составить отчет.

В зависимости от цели вашего отчета, в конце вы также можете включить глоссарий с определениями отраслевых терминов для читателей не из вашей компании, которые могут не до конца их понимать.

Ваша очередь

Готовы приступить к созданию следующего отчета? Visme упростит эту задачу благодаря шаблонам отчетов, в которые вы можете вставить свою информацию и отправить отчет своей аудитории.

Следуйте нашей пошаговой инструкции и создайте отличный отчет, который будет выделяться среди других. Зарегистрируйте аккаунт в Visme, чтобы начать работу уже сегодня!

Кроме того, узнайте, как создавать качественные документы, такие как ваш следующий отчет, посмотрев наше 5-минутное обучающее видео.