Оформление заявления на учебный отпуск – необходимая часть процедуры ухода в отпуск сотрудника, находящегося на обучении. Каждый работник имеет полное право совмещать трудовую деятельность и учебу – эта норма установлена в Трудовом кодексе РФ, и это никак не зависит от того, работает ли он в учреждениях государственного сектора или частной компании.
Отпуск может быть предоставлен студентам средних и высших учебных заведений, вечерних школ, а также тем, кто получает послевузовское образование.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на учебный отпуск .docСкачать образец заявления на учебный отпуск .doc
Сколько может длиться
Продолжительность учебного отпуска может быть различна: от нескольких дней до двух с половиной месяцев. Все зависит от учебного учреждения и формы обучения. Например:
- при сдаче гос. экзаменов в заведениях среднего профессионального звена предусмотрен отпуск не более одного месяца;
- для сдачи выпускных экзаменов в девятом классе вечерних школ — до 9 дней, там же в 11-х и 12-х классах – до 22 дней;
- студенты последних курсов ВУЗов могут получить 50 дней на сдачу сессии, экзаменов или учебу.
Обстоятельно с этой информацией можно ознакомиться в ТК РФ.
В течение учебного отпуска работодатель не может лишить работы (уволить) обучающегося (за исключением тех случаев, когда происходит полная ликвидация организации).
На весь период учебного процесса за сотрудником сохраняется его рабочее место и условия труда.
Перечень требуемых документов
Для того, чтобы получить такой отпуск, студент или обучающийся обязан предоставить своему работодателю два основных документа:
- собственноручно написанное заявление;
- специальную справку-вызов (по строго определенной форме), которая выдается представителем учебного учреждения.
Может ли работодатель сказать «нет»
В большинстве случаев работодатель не имеет права отказывать подчиненному в предоставлении отпуска на учебу, даже если его отсутствие негативно скажется на рабочем процессе. А вот что касается оплаты – здесь вопрос несколько сложнее.
Платить или не платить
Отпуск на учебу должен оплачиваться, правда не всегда.
Если за студентом это право на оплату признается, то по закону, компенсационная выплата высчитывается на весь период сессии или экзаменов, исходя из среднемесячного заработка данного работника за год.
Исключения и ограничения в праве на оплату
Учебный отпуск является обязанностью работодателя, но существуют некоторые нюансы:
- В частности на обязательный оплачиваемый учебный отпуск не могут претендовать студенты и обучающиеся частных высших учебных заведений, а также те, кто приобретает уже не первое профессиональное образование (в том числе, если работник имеет желание получить звание бакалавра или магистра – это уже считается вторым высшим образованием).
Тонкость тут в том, что отпуск работодатель дать должен, а вот оплачивать его уже нет. Играет роль и успеваемость обучающегося – для получения оплачиваемого отпуска у него не должно быть никаких «хвостов».
- Не имеют права на компенсацию за учебный отпуск люди, работающие на условиях совмещения – им такой оплачиваемый учебный отпуск может быть предоставлен только там, где они числятся в основном штате.
- Также ограничения предусмотрены и для студентов двух или более учебных заведений – здесь студент может выбрать для сдачи экзаменов в каком именно из них (только одном) он хочет взять учебный отпуск.
Нужно ли планировать этот отпуск в графике отпусков
Данный отпуск по своей сути является внеочередным и дополнительным, поэтому он не вписывается в график плановых отпусков, который формируется заранее, до начала нового календарного года.
Также учебный отпуск не должен влиять на общий стаж работника при расчете времени для его очередного отпуска.
Основные моменты при составлении заявления
Заявление на учебный отпуск на сегодняшний день не имеет унифицированного образца, так что работники предприятий и организаций вправе писать его произвольном виде или по внутреннему шаблону фирмы. При этом надо следовать нормам делопроизводства в плане структуры документа, а также учитывать правила русского языка.
Несмотря на то, что заявление можно писать в свободной форме, есть ряд сведений, которые указывать в нем нужно обязательно:
- наименование предприятия, в котором трудится работник;
- ФИО руководителя предприятия (или иного сотрудника, уполномоченного действовать от имени директора);
- дату составления документа;
- также следует обозначить вид отпуска (в данном случае учебный), с сохранением з/п или без нее;
- период отпуска (даты начала и конца) – на основании справки-вызова;
- наименование учебного заведения, в котором обучается работник.
В дальнейшем на основе данного заявления и прилагаемой справки-вызова, руководитель предприятия должен издать соответствующий приказ о предоставлении отпуска, а кадровик — внести все нужные сведения в личную карточку сотрудника.
На что обратить внимание при оформлении заявления
Как к описательной части заявления, так и к его оформлению никаких особых требований нет: его можно писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета) или печатать на компьютере. Для заявления можно использовать обыкновенный чистый лист бумаги или фирменный бланк организации (если так требует работодатель).
Единственное правило, которое требуется соблюдать безусловно: наличие «живой» подписи заявителя (использование факсимильных автографов, т.е. отпечатанный каким-либо способом недопустимо).
Документ нужно писать в двух экземплярах:
- один следует отдать секретарю организации или специалисту по кадрам для последующей простановки на нем резолюции директора,
- второй оставить у себя, перед этим завизировав о получении копии у представителя работодателя.
Как передать заявление
Заявление можно передать разными способами. Самые надежные и проверенные временем:
- лично, из рук в руки;
- через обычную почту путем отправки заказного письма с уведомлением о вручении (этот вариант гарантирует получение послания адресатом);
- через полномочного представителя, действующего на основании удостоверенной нотариусом доверенности.
Сотрудники компаний, совмещающие работу с обучением, имеют право на отпуск для сдачи сессий, написания и защиты дипломных работ. В некоторых случаях за такими работниками сохраняется средний заработок. Кому и сколько дней отпуска нужно предоставлять, как их правильно оформить и оплатить, расскажем далее в нашей статье. А также скачивайте образец приказа о предоставлении учебного отпуска и заявления на отпуск.
Кому предоставляется оплачиваемый учебный отпуск
Работодатель обязан предоставлять сотрудникам, совмещающим работу с получением образования, учебные отпуска с сохранением среднего заработка или без оплаты. Работник имеет право на такой отпуск при соблюдении следующих условий (ст. 173–176, ч. 1 ст. 177 ТК):
- он получает образование соответствующего уровня впервые;
- обучается по аккредитованной образовательной программе;
- успешно осваивает образовательную программу.
Как правило, успешно обучающимся считается тот, кто не имеет задолженности за предыдущий курс (семестр). Предполагается, что если учащийся не отчислен из учебного заведения и представил справку-вызов, а ранее после окончания учебных отпусков приносил отрывную часть справки-вызова, то обучение проходит успешно.
Учебный отпуск предоставляется только по основному месту работы (ч. 1 ст. 287 ТК). Чтобы воспользоваться данной гарантией, сотрудник должен предъявить работодателю справку-вызов либо другие документы, дающие право на отпуск. Например, заявление о предоставлении отпуска и выписку из решения диссертационного совета (ч. 4 ст. 177 ТК, п. 5 правил предоставления отпуска лицам, допущенным к соисканию ученой степени кандидата наук или доктора наук, утвержденных постановлением Правительства РФ от 05.05.2014 № 409).
При получении второго высшего образования предоставлять и оплачивать учебный отпуск необязательно (письмо Минтруда от 08.11.2013 № 14-1-187). В таком случае работнику по согласованию с работодателем может быть предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск либо отпуск без сохранения зарплаты.
Отдельным категориям таких работников работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время. Исключением является предоставление учебных отпусков работникам, уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня, которые направлены для получения образования работодателем в соответствии с трудовым договором или ученическим договором (ст. 114, ч. 4 ст. 123, ст. 128, ч. 1 ст. 177 ТК).
Также работодатель вправе установить в коллективном договоре возможность предоставления и оплаты учебного отпуска, так как это не будет ухудшать положение работников (ч. 3, 4 ст. 8 ТК, определение Конституционного Суда от 08.04.2004 № 167-О).
Кроме того, предоставление таких гарантий может быть предусмотрено в локальном нормативном акте работодателя (письмо Минтруда от 08.11.2013 № 14-1-187).
Как оплачивается учебный отпуск работника
Форма обучения влияет на возможность предоставления отпуска, а также на его оплату.
Оплачиваемые дни отдыха с сохранением среднего заработка необходимо предоставлять заочникам и работникам, обучающимся по очно-заочной форме. При очной форме обучения учебный отпуск дают без оплаты (ч. 1, 2 ст. 173, ч. 1 ст. 173.1, ч. 1 ст. 174, ч. 1 ст. 176 ТК).
Аспирантам предоставляется учебный отпуск:
- для сдачи кандидатских экзаменов оплачивают только при заочной форме обучения;
- подготовки кандидатской диссертации – независимо от формы обучения.
Также учебный отпуск без оплаты необходимо предоставлять:
сотрудникам, допущенным к вступительным испытаниям;
работникам — слушателям подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации.
Учебный отпуск оплачивается так же, как и ежегодный, — в размере среднего заработка. Расчет производится в соответствии со ст. 139 ТК и положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев (расчетный период). При этом средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и среднемесячное число календарных дней — 29,3 (п. 10 положения № 922).
Сумму отпускных, причитающуюся сотруднику, определяют путем умножения среднего дневного заработка на количество календарных дней в периоде, подлежащем оплате, то есть на количество календарных дней учебного отпуска (п. 9 положения № 922).
Оплате подлежат все календарные дни, включая нерабочие праздничные, приходящиеся на период учебного отпуска в соответствии со справкой-вызовом учебного заведения (п. 14 положения № 922). Например, если учебный отпуск совпал с новогодними праздниками, за сотрудником сохранится средний заработок и за эти праздничные дни.
Расчет нужно произвести не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК, письма Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, от 30.07.2014 № 1693-6-1).
Учебный отпуск нельзя заменить денежной компенсацией. Согласно статье 126 ТК работодатель вправе заменить сотруднику такой компенсацией только часть ежегодного оплачиваемого отпуска. Но учебный отпуск по своему характеру — целевой и не имеет никакого отношения к ежегодным отпускам. Поэтому на него не распространяется норма денежной компенсации (письмо УФНС России по городу Москве от 27.12.2006 № 20-12/115069).
При замене учебного отпуска компенсацией у работодателя могут возникнуть проблемы не только с инспекцией по труду, но и с налоговиками при учете расходов в целях формирования базы по налогу на прибыль.
Как оформить учебный отпуск
Для предоставления учебного отпуска по общему правилу работник должен предоставить:
- заявление на отпуск. Он вправе обратиться с заявлением о предоставлении учебного отпуска непосредственно перед его началом либо в любой другой срок. Исключение составляет предоставление учебного отпуска лицам, допущенным к соисканию ученой степени кандидата или доктора наук (пп. 1, 3, 5 правил № 409);
- справку-вызов из образовательной организации по форме, утвержденной приказом Минобрнауки от 19.12.2013 № 1368. Среди прочего в ней должны быть указаны: форма обучения, программа, код и наименование профессии / специальности / направления, номер курса, наименование работодателя, статья ТК, на основании которой полагается указанный отпуск, вид аттестации (вступительные, промежуточная, итоговая, для защиты ВКР или сдачи итоговых экзаменов), период и продолжительность аттестации, наименование образовательной организации и аккредитационного органа, выдавшего свидетельство о госаккредитации, реквизиты свидетельства об аккредитации, подпись и Ф.И.О. руководителя образовательной организации или иного уполномоченного лица.
Если справка-вызов оформлена с нарушением установленной формы, например, в ней не указаны направление подготовки или специальность, то работодатель может отказать в предоставлении учебного отпуска. Тогда сотруднику необходимо обратиться в учебное заведение за новой справкой, оформленной по всем правилам.
В некоторых случаях сотруднику понадобится представить другой документ, на основании которого предоставляется отпуск. Например, таким документом может быть выписка из решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите, подписанная председателем и ученым секретарем диссертационного совета и заверенная печатью организации, на базе которой создан совет (пп. 5, 8 правил № 409).
ТК не устанавливает срок предъявления работником документов для предоставления учебного отпуска. Исключение – случай, когда сотрудник намерен воспользоваться правом на отпуск для подготовки к защите диссертации на соискание ученой степени кандидата наук или доктора наук. Для этого он должен представить:
- письменное уведомление о намерении воспользоваться отпуском – за один год до предполагаемой даты начала отпуска (п. 3 правил № 409);
- выписку из решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите – в течение 10 рабочих дней со дня вынесения решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите (п. 5 правил № 409);
- заявление о предоставлении отпуска – в течение 10 рабочих дней со дня вынесения решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите (п. 5 правил № 409).
На основании представленных документов работодатель должен издать приказ о предоставлении учебного отпуска.
Срок учебного отпуска
Продолжительность учебного отпуска зависит от уровня образования, получаемого работником (ст. 173–176 ТК). Образовательные уровни и типы образовательных организаций установлены ч. 4, 5 ст. 10 и ст. 23 Закона «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 № 273-ФЗ. Учебные отпуска с оплатой предоставляются:
|
Лица, которым предоставляется отпуск |
Причина предоставления отпуска |
Продолжительность отпуска |
Норма |
|
Работники, обучающиеся по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры (заочная, очно-заочная формы обучения) |
Промежуточная аттестация на 1-м и 2-м курсах |
40 календарных дней |
Часть 1 ст. 173, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, приложение к Приказу Минобрнауки РФ от 19.12.2013 № 1368 |
|
Промежуточная аттестация на 2-м курсе при обучении в сокращенные сроки |
50 календарных дней |
||
|
Промежуточная аттестация на каждом последующем курсе |
50 календарных дней |
||
|
Государственная итоговая аттестация |
До 4 месяцев (в зависимости от учебного плана) |
||
|
Работники, обучающиеся в аспирантуре, адъюнктуре, ординатуре, а также осваивающие программы ассистентуры-стажировки (заочная форма обучения) |
Обучение по программам подготовки кадров высшей квалификации |
30 календарных дней |
Ч. 1 ст. 173.1, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, приложение к Приказу Минобрнауки РФ от 19.12.2013 № 1368 |
|
Работники, допущенные к соисканию ученой степени кандидата наук |
Подготовка к защите |
3 месяца |
Часть 2 ст. 173.1 ТК РФ, пп. 2, 3, 5 правил № 409 |
|
Работники, допущенные к соисканию ученой степени доктора наук |
Подготовка к защите диссертации на соискание ученой степени |
6 месяцев |
Часть 2 ст. 173.1 ТК РФ, пп. 2, 3, 5 правил № 409 |
|
Работники, обучающиеся по программам среднего профессионального образования (заочная, очно-заочная формы обучения) |
Промежуточная аттестация на 1-м и 2-м курсах |
30 календарных дней |
Часть 1 ст. 174, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, приложение к Приказу Минобрнауки РФ от 19.12.2013 № 1368 |
|
Промежуточная аттестация на каждом последующем курсе |
40 календарных дней |
||
|
Государственная итоговая аттестация |
До двух месяцев (в зависимости от учебного плана) |
||
|
Работники, обучающиеся по программам основного общего или среднего общего образования (очно-заочная форма обучения) |
Государственная итоговая аттестация (программа основного общего образования) |
9 календарных дней |
Часть 1 ст. 176 ТК РФ, приложение к Приказу Минобрнауки РФ от 19.12.2013 № 1368 |
|
Государственная итоговая аттестация (программа среднего общего образования) |
22 календарных дня |
Учебные отпуска без сохранения заработной платы предоставляются в следующем размере.
|
Лица, которым предоставляется отпуск |
Причина предоставления отпуска |
Продолжительность отпуска |
Норма |
|
Работники, допущенные к вступительным испытаниям в образовательные организации высшего образования |
Вступительные экзамены |
15 календарных дней |
Часть 2 ст. 173, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, приложение к Приказу Минобрнауки РФ от 19.12.2013 № 1368 |
|
Работники — слушатели подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования |
Итоговая аттестация |
15 календарных дней |
|
|
Работники, обучающиеся по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры (очная форма обучения) |
Промежуточная аттестация |
15 календарных дней в учебном году |
|
|
Подготовка и защита выпускной квалификационной работы со сдачей итоговых государственных экзаменов |
4 месяца |
||
|
Сдача итоговых государственных экзаменов |
1 месяц |
||
|
Работники, допущенные к вступительным испытаниям в профессиональные образовательные организации |
Вступительные испытания |
10 календарных дней |
Часть 2 ст. 174, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, приложение к Приказу Минобрнауки РФ от 19.12.2013 № 1368 |
|
Работники, обучающиеся в профессиональных образовательных организациях по программам среднего профессионального образования (очная форма обучения) |
Промежуточная аттестация |
10 календарных дней в учебном году |
|
|
Итоговая аттестация |
До 2 месяцев |
Образец заявления на учебный отпуск и приказа об его предоставлении
В заявлении на учебный отпуск необходимо указать:
- ФИО. и должность руководителя компании, на имя которого подается заявление;
- ФИО. и должность сотрудника, уходящего в отпуск;
- цель учебного отпуска: для прохождения промежуточной аттестации, подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и так далее;
- даты его начала и окончания;
- количество дней освобождения от работы.
Заявление должно быть подписано работником собственноручно.
Скачать образец заявления на учебный отпуск.
Приказ о предоставлении учебного отпуска нужно составить:
- по унифицированной форме № Т-6 (№ Т-6а) (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);
- по форме, разработанной работодателем самостоятельно.
При применении унифицированной формы № Т-6 в приказ:
- вносят номер и дату составления;
- табельный номер, Ф.И.О. работника, его должность (специальность, профессия), структурное подразделение, в котором он работает;
- в разделе «Б» указывают «дополнительный оплачиваемый отпуск с сохранением среднего заработка (учебный)», если на период отпуска сохраняется средний заработок (ч. 1 ст. 173, ст. 173.1, ч. 1 ст. 174, ч. 1 ст. 176 ТК) или «отпуск без сохранения среднего заработка (учебный)», если на период отпуска средний заработок не сохраняется (ч. 2 ст. 128, ч. 2 ст. 173, ч. 2 ст. 174 ТК). Также в данном разделе отражают количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.
- в разделе «В» отражают количество календарных дней и даты отпуска (независимо от того, был ли заполнен раздел «А»).
Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. С документом необходимо ознакомить работника под подпись.
Скачать образец приказа о предоставлении учебного отпуска.
Как рассчитать учебный отпуск
Сотрудники кадровой службы не рассчитывают продолжительность учебного отпуска. Она должна быть указана в справке-вызове или другом документе, на основании которого сотрудник освобождается от работы. Данный временной интервал следует сравнить с установленными сроками учебных отпусков, о которых мы рассказали выше. Выходные и нерабочие дни входят в состав такого отпуска.
В связи с производственной необходимостью продолжительность учебного отпуска не может быть сокращена. Отозвать работника из такого отпуска также невозможно (ст. 125 ТК).
Учебный отпуск в табеле учета рабочего времени
В табеле учета рабочего времени, если он ведется по унифицированной форме № Т-12 или Т-13, нужно отметить дни, когда сотрудник будет отсутствовать на работе:
- при оплачиваемом отпуске – буквой У или числом 11;
- при неоплачиваемом – буквами УД или числом 13.
Входит ли учебный отпуск в стаж
В страховой стаж для начисления пенсии включаются, в частности, периоды работы при условии, что за эти периоды начислялись и уплачивались страховые взносы в ПФР (ст. 11 Закона «О страховых пенсиях» от 28.12.2013 № 400-ФЗ).
Если учебный отпуск оплачивается, то такая выплата облагается страховыми взносами. Следовательно, время нахождения в нем входит в стаж, дающий право на пенсию.
Неоплачиваемый учебный отпуск входит в страховой стаж только в том случае, если сотрудник в этот период самостоятельно делал перечисления в пенсионный фонд. Например, он совмещает основную работу с самозанятостью и добровольно уплачивает страховые взносы.
Как отразить учебный отпуск в СЗВ-СТАЖ
Форму СЗВ-СТАЖ нужно заполнить в общем порядке. При этом в разделе 3 формы период учебного отпуска следует отразить отдельно от периодов работы (ст. 173–177 ТК, пп. 2.3.2, 2.3.3, 2.3.26 порядка заполнения сведений персонифицированного учета, утвержденного постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п). Для этого:
- в графах 6 и 7 нужно указать даты начала и окончания освобождения сотрудника от работы;
- в графе 11 проставить код УЧОТПУСК;
- коды территориальных или особых условий труда, условий для досрочного назначения пенсии для такого периода не указываются.
Таким образом, в СЗВ-СТАЖ отражаются все учебные отпуска независимо от основания их предоставления, должности работника или оплаты таких дней.
Если сотрудник оформил отпуск за свой счет на период обучения, потому что учебный отпуск ему не положен, то в СЗВ-СТАЖ нужно отразить именно отпуск без сохранения заработной платы. Для этого:
- в графах 6 и 7 проставляются даты первого и последнего дня отпуска за свой счет (в пределах отчетного года);
- в графе 11 — код НЕОПЛ;
- коды территориальных или особых условий труда, условий досрочного назначения пенсии для такого периода не указываются.
Оплачивается ли больничный в учебном отпуске
Дни нетрудоспособности, приходящиеся на период учебного отпуска, не оплачиваются (п. 1 ч. 1 ст. 9 закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Болезнь работника в период учебного отпуска не приводит к утрате заработка, то есть страховой случай не наступает.
Если сотрудник продолжает болеть, то пособие должно быть начислено ему со следующего дня после окончания учебного отпуска. При этом за счет средств работодателя оплачиваются первые три дня временной нетрудоспособности после окончания отпуска, пособие за оставшиеся дни выплачивается за счет средств ФСС (п. 2 ч. 1 ст. 1.2, п. 1 ч. 2 ст. 1.3, п. 1 ч. 2 ст. 3 закона № 255-ФЗ). Законодательством не предусмотрено продление учебного отпуска на период болезни.
Что делать, если ежегодный отпуск совпал с учебным
Если ежегодный отпуск совпал с учебным, то изменить даты учебного отпуска нельзя. Учебный отпуск следует предоставить исключительно в период, указанный в справке-вызове или другом документе, на основании которого он предоставляется.
При совпадении учебного и ежегодного оплачиваемого отпусков прямое указание о продлении или переносе ежегодного отпуска в случае совпадения с учебным в трудовом законодательстве отсутствует. Поэтому рекомендуем такое положение закрепить в локальном нормативном акте в соответствии с абз. 4 ч. 1 ст. 124 ТК (например, в положении об отпусках).
Перенос ежегодного оплачиваемого отпуска
Оформить перенос ежегодного отпуска, совпавшего с учебным, можно в стандартном порядке:
- попросить у работника заявление о переносе ежегодного отпуска. В нем работник должен указать, в частности, причину (пересечение с учебным отпуском), период отпуска, который просит перенести. А если ежегодный отпуск уже начался – просьбу прервать этот отпуск с даты начала учебного отпуска. К заявлению нужно приложить подтверждающие документы, например, справку-вызов;
- издать приказ о переносе ежегодного отпуска, если ранее был издан приказ о предоставлении такого отпуска. Иногда удобнее составить новый приказ об отмене предыдущего о ежегодном отпуске;
- внести сведения о переносе ежегодного отпуска в график отпусков и при необходимости в личную карточку.
Следует учитывать запреты при переносе отпуска на следующий рабочий год, например, такой перенос невозможен у несовершеннолетних (ч. 4 ст. 124 ТК).
Продление ежегодного оплачиваемого отпуска
Также можно продлить ежегодный оплачиваемый отпуск при его совпадении с учебным. Для этого нужно:
- попросить у сотрудника заявление о продлении. Оно необязательно по закону, однако будет подтверждать согласие работника на продление ежегодного отпуска. В заявление должна быть указана причина продления – совпадение по времени с учебным отпуском, срок продления.
- издать приказ о продлении ежегодного отпуска;
- внести изменения в личную карточку и табель учета рабочего времени, если ранее в этих документах уже были отражены сведения о ежегодном отпуске. В графике отпусков по унифицированной форме № Т-7 можно сделать отметку о продлении ежегодного отпуска в графе 10 «Примечание».
Учебный отпуск Трудовой кодекс — статья 173 — относит к государственным гарантиям образования. Порядок его предоставления, оформления и оплаты несколько отличается от ежегодного оплачиваемого отпуска. Рассмотрим эти особенности в нашей статье.
Когда и как может предоставляться учебный отпуск
ТК РФ указывает на несколько моментов, которые необходимо учитывать при оформлении отпуска в связи с обучением (далее — ОСО):
- ОСО можно взять только по основному месту работы;
- вуз должен иметь государственную аккредитацию, что подтверждается отдельной справкой из учебного заведения или включением нужных данных в справку-вызов;
- работник получает высшее профессиональное образование (далее — ВПО) впервые; исключение составляет случай, когда новое ВПО получается по инициативе работодателя;
- для получения ОСО работник должен предоставить справку-вызов из вуза и письменно попросить об отпуске, написав соответствующее заявление.
Чтобы оформить учебный отпуск, работнику необзходимо написать заявление. Как правильно оформить документ, рассмотрим далее.
Заявление на учебный отпуск: образец
В заявление нужно включить всю информацию, которая повлияет на предоставление, оформление и оплату учебного отпуска.
Образец заявления на учебный отпуск можно скачать здесь, по ссылке ниже:
Скачать образец заявления на учебный отпуск
Должным образом согласованное заявление будет являться основанием как для приказа на отпуск, так и для связанных с ним расчетов с работодателем.
Как оформляется приказ на отпуск, читайте в статье «Приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск — образец и бланк».
Бланк приказа подойдет и для оформления учебного отпуска.
Прочие условия по ОСО могут быть включены в трудовой или коллективный договор. Как правило, это «смягчающие» условия. По ТК РФ работодатель обязан предоставить ОСО только в предусмотренных случаях, а по договору с работником отпуск может быть предоставлен и в других ситуациях. Например, можно оформить отпуск, даже если у учебного заведения нет госаккредитации.
Сколько длится и как оплачивается отпуск по учебе в 2022-2023 годах
Оплата учебного отпуска по Трудовому кодексу предусматривает различия в зависимости от формы обучения и от того, для чего предоставляется ОСО.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Законом «Об образовании в РФ» от 29.12.2012 № 273-ФЗ установлены различные типы ВПО, в том числе образование по стандартам бакалавриата, специалитета и магистратуры. Предметом рассмотрения в ст. 173 ТК РФ являются конкретно эти виды. Однако могут быть и другие по иным нормативам.
Основные нюансы длительности и оплаты ОСО в соответствии со ст. 173 ТК РФ представлены в таблице:
|
ВПО |
Для чего предоставляется ОСО |
Максимальная длительность ОСО |
Оплата |
|
Бакалавриат, специалитет, магистратура |
Вступительные экзамены |
15 календарных дней |
Нет |
|
Аттестация в подготовительных отделениях вузов |
15 календарных дней |
Нет |
|
|
Промежуточные аттестации при очной форме обучения |
15 календарных дней |
Нет |
|
|
Сдача госэкзаменов при очной форме обучения |
1 месяц |
Нет |
|
|
Подготовка и защита выпускной квалификационной работы и сдача итоговых госэкзаменов при очной форме обучения |
4 месяца |
Нет |
|
|
Промежуточная аттестация на 1-м и 2-м курсах на заочном или очно-заочном обучении |
40 календарных дней |
Есть |
|
|
Получение высшего образования в сокращенные сроки на 2-м курсе для заочного или очно-заочного обучения |
50 календарных дней |
Есть |
|
|
Промежуточная аттестация на 3-м и следующих курсах на заочном или очно-заочном обучении |
50 календарных дней |
Есть |
|
|
Государственная итоговая аттестация на заочном или очно-заочном обучении |
до 4 месяцев |
Есть |
Оплачивается ли учебный отпуск при заочном обучении в магистратуре, если уже есть диплом бакалавра? Ответ на данный вопрос смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Расчет компенсации ОСО всегда идет по среднему заработку. В бухучете затраты на оплату учебного отпуска отражаются на счетах учета затрат:
- Дт 20 (25,26,44…) Кт 70 — начислена оплата учебного отпуска;
- Дт 20 (25,26,44…) Кт 69 — начислены страхвзносы;
- Дт 70 Кт 68 — начислен НДФЛ с отпуска.
О порядке уплаты НДФЛ с отпускных, читайте здесь.
По ст. 173 ТК РФ при желании работника, обучающегося заочно или очно-заочно, может быть предоставлена рабочая неделя, сокращенная на 7 часов. Такое предоставление допускается:
- на период до 10 месяцев перед итоговой аттестацией;
- с оплатой 50% среднего заработка за высвобожденное время.
Как оплачивается учебный отпуск аспирантам, разъяснила Д. Н. Конькова, инспектор Минтруда и соцзащиты. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и бесплатно ознакомьтесь с мнением чиновника.
Обязан ли работодатель оплачивать расходы, связанные с учебой
Помимо временных затрат на процесс учебы работник несет и другие расходы:
- на учебные материалы и пособия;
- на проезд к месту обучения и обратно;
- на аренду жилья на период сессии (защиты), если место обучения находится в другом городе и т. п.
По нормативам ТК РФ работодатель обязуется оплатить только расходы на проезд до вуза и обратно:
- 1 раз в год;
- для заочников;
- при условии успешной учебы.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Что понимать под «успешной учебой», специально не разъясняется. Поэтому, если обучающийся результативно сдает промежуточные экзамены (аттестации) и продолжает обучение, учебу можно считать успешной.
Оплата работодателем иных расходов не является обязательной. Дополнительные компенсации могут предусматриваться договорами с работниками.
Предоставлять и оплачивать ли учебный отпуск, если работник получает второе высшее образование? Ответ на вопрос узнайте в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.
Отдельные нюансы по предоставлению и оплате отпуска
- ОСО дается в календарных днях без продления на праздничные. Праздники оплачиваются как обычные календарные дни.
- В случае нетрудоспособности в период ОСО он не продлевается, и больничный в этот период не оплачивается. Если ОСО закончился, а нетрудоспособность нет, оплачиваются те дни больничного, когда сотрудник должен был работать.
Об оплате больничного при обычном отпуске узнайте из этой статьи.
- Работодатель не может:
- отказать в ОСО;
- перенести ОСО;
- заменить его денежной компенсацией.
- ОСО не отменяет права на основной отпуск. Допускается присоединение ОСО к основному отпуску (ст. 177 ТК).
- ОСО не должен совпадать по времени ни с каким другим отпуском. Если сотрудник в другом отпуске, его придется прервать (перенести) для оформления ОСО.
Как правильно перенести другой отпуск, читайте в материале «Заявление о переносе отпуска — бланк и образец».
Итоги
ОСО является гарантией, обеспечивающей право гражданина на получение образования, поэтому отличается от прочих видов отпуска. Для правильного оформления и оплаты следует учитывать требования по учебному отпуску Трудового кодекса и нюансы, вытекающие из особых характеристик такого отпуска.
Нередко организации нанимают сотрудников, которые готовы повышать уровень своего образования, совмещая учебу с работой. Для таких работников-учеников законодательство предусматривает различные льготы. Самая распространенная из них — учебный отпуск. Кто имеет право на такой отпуск? Сколько он длится? Как правильно его оформить? Какие сложности могут возникнуть при оплате учебного отпуска? Наша статья поможет в этом разобраться.
Общие правила для учебного отпуска
Прежде всего нужно помнить: право на учебный отпуск возникает вне зависимости от того, кто финансирует обучение. Это означает, что учебный отпуск может взять не только тот работник, который обучается за счет бюджета. Такой отпуск предоставляется и тем, кто учится на платной основе. При этом неважно, сами они оплачивают учебу или эти расходы несет работодатель.
Составить и распечатать трудовой договор
Право на учебные отпуска возникает при получении образования разного уровня — высшего, среднего профессионального, основного общего, а также при обучении в аспирантуре. Каждому из них в Трудовом кодексе посвящена отдельная статья (ст. 173 — 176 ТК РФ).
Следующее правило: учебные отпуска по каждому уровню образования полагаются только в том случае, если сотрудник получает такое образование впервые. Предположим, работник впервые обучается в высшем учебном заведении. В этом случае он может претендовать на «студенческие» отпуска. А вот при получении второго высшего образования такого права у него уже не будет (также см. «Роструд ответил, предоставляется ли учебный отпуск для получения второго высшего»). Но если сотрудник, имея даже два высших образования, решит приобрести новую профессию и поступит в училище, или захочет получить кандидатскую степень и поступит в аспирантуру, то он сможет брать учебные отпуска. Схожим образом решается вопрос о предоставлении учебных отпусков тем, кто учится сразу в нескольких учебных заведениях, — отпуска полагаются только по одному из мест учебы по выбору сотрудника. Таковы требования статьи 177 ТК РФ.
Еще одно условие, необходимое дл предоставления учебных отпуск, — это наличие государственной аккредитации у тех образовательных программ, по которым осуществляется обучение.
Важно
Все льготы, связанные с обучением, положены только по основному месту работы. Предоставлять «студенческие» отпуска совместителям не нужно (ст. 287 ТК РФ).
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Учебный отпуск до начала учебы
Теперь перейдем к разбору конкретных случаев. Вначале рассмотрим отпуска, положенные сотрудникам, которые еще только готовятся к поступлению в учебные заведения.
Когда и на какой срок предоставляется
Работники, которые посещают подготовительные отделения при вузах, имеют право на 15-тидневный отпуск для прохождения итоговой аттестации, если таковая предусмотрена программой «подготовишек». Отпуск аналогичной продолжительности полагается и для сдачи вступительных экзаменов в вуз, если работник к ним допущен (ст. 173 ТК РФ).
Если же работник решил получать среднее профессиональное (специальное) образование, то право на «доучебный» отпуск у него возникает только при условии допуска к вступительным экзаменам. А продолжительность такого отпуска составляет 10 календарных дней. Отдельного отпуска по окончании подготовительных курсов в этом случае не предусмотрено (ст. 174 ТК РФ).
Добавим, что «доучебные» отпуска полагаются работникам вне зависимости от того, на какую форму обучения (очную, вечернюю или заочную) они поступают. Равно как и право на отпуск для сдачи «выпускных» экзаменов с подготовительных курсов не зависит от того, в какой форме проводилось обучение.
Основание для предоставления
«Доучебные» отпуска являются неоплачиваемыми. Однако предоставляются они не просто так, а на основании официального документа, который должен прилагаться к заявлению работника. В качестве такого документа выступает справка-вызов, выданная образовательной организацией. Форма этой справки утверждена приказом Минобрнауки от 19.12.13 № 1368.
Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе
Попробовать бесплатно
Внимание!
Форма справки-вызова едина для всех случаев предоставления учебных отпусков (как оплачиваемых, так и неоплачиваемых). Поэтому нужно обязательно проверить, правильно ли учебное заведение заполнило эту справку. От того, какое именно основание отпуска отмечено в справке-вызове, а также от вида образовательной организации, которая выдала справку, зависит как продолжительность отпуска, так и необходимость его оплаты. При отсутствии справки-вызова работодатель не обязан предоставить учебный отпуск, даже если он не оплачивается.
В справке-вызове для предоставления «доучебного» отпуска должна быть подчеркнута одна из следующих фраз: «допущенному к вступительным испытаниям» или «слушателю подготовительного отделения образовательной организации высшего образования». Если выделена вторая фраза, то надо убедиться, что справка-вызов выдана именно вузом.
Также нужно учитывать, что если итоговые экзамены на подготовительных курсах и вступительные экзамены в вуз следуют друг за другом, то работник может претендовать на два отпуска. Но для этого у него должны быть две справки-вызова (отдельно для каждого «доучебного» отпуска).
Заявление на предоставление отпуска
В заявлении работник указывает цель отпуска (в данном случае — сдача итоговых экзаменов после прохождения подготовительных курсов, либо сдача вступительных экзаменов в учебное заведение) и его сроки. Формулировки в заявлении и в справке-вызове должны совпадать. Желательно также, чтобы заявление содержало указание на справку-вызов.
Заметим, что если работник претендует на два «доучебных» отпуска (для сдачи итоговых экзаменов после «подгтовишек» и для сдачи вступительных экзаменов), которые следуют друг за другом, необязательно писать два заявления. Просьбу о предоставлении этих отпусков можно объединить в одном документе, к которому следует приложить две справки-вызова.
Приказ о предоставлении отпуска
Далее издается приказ о предоставлении неоплачиваемого отпуска. Приказ оформляется по унифицированной форме № Т-6 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1) или по форме, разработанной работодателем. В качестве основания предоставления отпуска указываются два документа: заявление работника и справка-вызов. С данным приказом работника необходимо ознакомить под подпись.
Важно
Если работник претендует на два последовательных «доучебных» отпуска, нужно издать два отдельных приказа, даже если он подал одно заявление. Ведь, по своей сути, это два разных отпуска, каждый из которых требует надлежащего кадрового оформления и ссылки на соответствующую справку-вызов.
С какого дня предоставляется отпуск
Законодательство РФ не обязывает работника заблаговременно уведомить работодателя о намерении воспользоваться «доучебным» отпуском. А значит, в графике отпусков такие периоды заранее не фиксируются. Работодатель должен предоставить такой отпуск, даже если работник обратился с заявлением в день его начала или накануне. В таких случаях отпуск полагается с первого дня, указанного в справке-вызове.
Как поступить в ситуации, если сотрудник подал документы на отпуск позже даты его начала, обозначенной в справке-вызове? В этом случае надо исходить из того, что работник вправе, но не обязан использовать учебный отпуск. Поэтому он предоставляется на период, указанный в заявлении работника (но не позже даты окончания отпуска, указанной в справке-вызове).
Отпуска для тех, кто обучается по вечерней или заочной форме
Сотрудники, которые поступили в вузы или в учреждения профессионального образования, получают право на дополнительные оплачиваемые отпуска для сдачи сессий. Эта льгота положена тем, кто обучается по вечерней или заочной форме.
Рассчитать зарплату и отпускные с учетом всех актуальных на сегодня показателей
Продолжительность такого отпуска зависит от курса, на котором учится работник. На первых двух курсах вуза «студенческий» отпуск для сдачи сессии равен 40 календарным дням, на более старших курсах — 50 календарным дням. Исключение сделано для тех, кто обучается по программам ускоренного высшего образования. В этом случае право на 50 календарных дней отпуска появляется уже со второго курса (ст. 173 ТК РФ).
Для тех, что получает среднее профессиональное образование, установлена более короткая продолжительность отпуска для сдачи сессии. На первых двух курсах 30 календарных дней, а на последующих — 40 календарных дней (ст. 174 ТК РФ).
Вечерникам и заочникам, которые успешно доучились до последнего курса, полагаются дополнительные оплачиваемые отпуска для сдачи итоговых экзаменов. При получении высшего образования их максимальная продолжительность составляет четыре месяца (ст. 173 ТК РФ), а при получении среднего специального образования — два месяца (ст. 174 ТК РФ).
Важно
На практике бывают случаи, когда по данным справки-вызова сессия длится меньше предельного срока, определенного в статьях 173 и 174 ТК РФ. Как быть, если работник настаивает на получении отпуска именно той продолжительности, которая указана в Трудовом кодексе? Сам Кодекс не содержит ответ на этот вопрос. Более того, в нем вообще не конкретизируется порядок предоставления дополнительных отпусков и расчет их продолжительности. В частности, нормы статей 173 и 174 ТК РФ не дают ответа на вопрос о том, за какой период определяется предельное количество дней отпуска — за календарный год, за учебный год или за каждую сессию. Однако в пункте 14 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. постановлением правительства РФ от 24.12.07 № 922) сказано: оплате подлежат все календарные дни (включая нерабочие праздничные), приходящиеся на период дополнительных учебны отпусков, предоставляемых в соответствии со справкой-вызовом. Таким образом, для целей оплаты учитываются только те дни, которые указаны в справке-вызове. Поэтому если работник просит предоставить отпуск большей продолжительности, чем прописано в справке-вызове, то работодатель не вправе отказать ему. Но и оплачивать такие дни, действуя строго по букве закона, он не обязан.
Приведенные выше рекомендации по оформлению «доучебного» отпуска применимы и в случае, когда работник уходит в оплачиваемый учебный отпуск. То есть работодатель должен издать приказ (по форме № Т-6 или самостоятельно разработанной форме) на основании заявления сотрудника и справки-вызова. Отпуск предоставляется на те дни, которые указаны в справке-вызове, даже если заявление поступило в первый день учебного отпуска. Если же заявление подано позже, то отпуск оформляется на период, указанный работником, но при этом днем окончания отпуска указывается именно тот день, который зафиксирован в справке-вызове.
Специальных правил перечисления «студенческих» отпускных не установлено. А значит, применяются общие требования статьи 136 ТК РФ. То есть деньги выплачиваются не позднее, чем за три дня до начала отпуска. Очевидно, что выполнить такую обязанность работодатель сможет только в том случае, если работник заблаговременно предоставил документы, необходимые для оформления учебного отпуска. Если же сотрудник запросил отпуск менее чем за три дня до его начала, то деньги нужно перечислить как можно скорее. Наилучшим решением будет выплата среднего заработка непосредственно в день подачи работником заявления на учебный отпуск.
Бесплатно вести кадровый учет и рассчитывать зарплату в веб‑сервисе
Отпуска для тех, кто обучается на дневных отделениях
В статьях 173 и 174 ТК РФ установлены отдельные правила для сотрудников, которые решили совмещать работу с обучением на дневных отделениях вузов или учреждений профобразования. Им также положены дополнительные отпуска для сдачи сессии.
Однако в таких случаях отпуска предоставляются без сохранения заработной платы. Кроме того, они намного короче. Так, учебный отпуск для «очников», которые получают высшее образование, составляет 15 календарных дней, а «очников», которые получают среднее специальное образование, — 10 календарных дней. При этом законодатель четко оговорил, что этот лимит определяется применительно к учебному году (что, кстати, является еще одним доказательством того, что продолжительность отпусков для заочников и вечерников установлена для каждой сессии).
А вот для сдачи итоговых экзаменов и написания дипломной работы «очники» могут получить освобождение от работы на тот же срок, что и вечерники или заочники. А именно: максимум четыре месяца, если работник получает высшее образование, и два месяца, если он получает среднее профессиональное образование. Но и этот отпуск для «очников» будет неоплачиваемым.
Учебные отпуска тем, кто обучается по очной форме, предоставляются в том же порядке, который был рассмотрен выше. Работник должен принести заявление и справку-вызов из учебного заведения. На основании этих документов оформляется приказ об отпуске по форме № Т-6 или по форме, разработанной работодателем.
Учебные отпуска для аспирантов и докторантов
Специальные правила предоставления учебных отпусков определены и для сотрудников, совмещающих работу с соисканием ученых степеней (ст. 173.1 ТК РФ). Так, во время учебы в аспирантуре или докторантуре работник имеет право взять дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней (например, на период подготовки и сдачи кандидатских экзаменов). Указанный 30-дневный учебный отпуск предоставляется аспирантам и докторантам, которые учатся заочно, каждый календарный год на основании справки-вызова. В ней строки, посвященные основанию получения гарантий и компенсаций (прохождение аттестации и т.п.), не заполняются.
Еще один учебный отпуск полагается аспирантам и докторантам, которые допущены к соисканию ученой степени и заняты подготовкой к защите соответствующей работы. Его продолжительность — 3 месяца (для соискателей степени кандидата наук) либо 6 месяцев (для соискателей степени доктора наук). Этот отпуск предоставляются уже вне зависимости от формы обучения (т.е. не только «заочникам») на основании выписки из решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите (п. 5 Правил предоставления отпуска лицам, допущенным к соисканию ученой степени кандидата наук или доктора наук, утв. постановлением Правительства РФ от 05.05.14 № 409).
Предусмотрен четкий порядок действий работника, который планирует получить учебный отпуск для подготовки к защите диссертации. Во-первых, за один год до даты начала такого отпуска работник должен уведомить своего работодателя о намерении использовать отпуск (п. 3 Правил). Во-вторых, выписку из решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите нужно представить в течение 10 рабочих дней со дня вынесения советом такого решения. И, в-третьих, заявление на отпуск необходимо приложить непосредственно к данной выписке. В заявлении должна быть указана продолжительность отпуска (п. 5 Правил).
При этом никаких последствий нарушения данного порядка законодатель не установил. Однако судебная практика исходит из того, что работодатель вправе отказать в предоставлении отпуска, если работник нарушил процедуру, определенную постановлением правительства РФ № 409 (см. решение Верховного суда РФ от 11.12.14 № АКПИ14-1225).