Как пишутся памятки - Правописание и грамматика

Как написать памятку

Памятка – это свод рекомендаций по определенной теме. Целевыми группами, которым адресуются памятки, могут быть подростки, родители, студенты, водители, туристы и другие категории людей. Памятки распространяются в социальных, образовательных, культурных и иных учреждениях в рамках просветительных программ через уголки для посетителей. Также памятки используются в ходе рекламных акций коммерческих компаний.

Инструкция

Перед составлением памятки следует собрать информацию, которая ляжет в ее основу. Поскольку памятки бывают разных форматов – от размера с карманный календарик до небольшой книжечки, нужно решить, сколько полезных советов она должна вместить и в каком виде ей суждено предстать перед потребителем. Также можно познакомиться с уже имеющимся материалом других организаций, чтобы не повторять сделанного ими и найти отправную точку для создания своей памятки.

Важным в памятке является и ее цветовое оформление, соответствующее во многих случаях цветовой гамме логотипа вашей организации. Любое издание, от буклета до альбома, привлекает в первую очередь своими красками. Поэтому советуем попробовать несколько вариантов, чтобы выбрать самый удачный. При необходимости можно обратиться к специалисту.

Любая памятка, независимо от ее формата, начинается с обращения к читателю. Оно содержит краткое изложение актуальности той проблемы, для решения которой потенциальному клиенту может понадобиться изложенная в памятке информация. Обращение к читателю обязано привлечь внимание того, кто случайно остановил на нем свой взгляд. Часто заголовок памятки представлен в виде простого вопроса, например: «Как получить водительские права?»

Основной текст памятки оформляется в виде советов, которые разбиваются на тематические блоки или последовательности. Главные требования к содержимому этой части – доступность и актуальность изложенной информации. После прочтения памятки у читателя должно появиться желание закинуть ее в сумку и вернуться к ней при подходящем случае. Закончить памятку можно контактными данными вашей организации.

Войти на сайт

или

Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

Источник

Download Article

Memos are a great way to communicate big decisions or policy changes to your employees or colleagues. It’s important that you take the time to craft a good memo so your message comes across how you want it to.

Sample Memos

1
Type “MEMORANDUM” at the top of the page. State that this document is a memorandum at the outset. Label the page “MEMORANDUM” 1.5 inches (3.8 cm) from the top of the page. Put the word in bold on the first line. You can either center it on this line or left-align it. You might also choose to make the font larger for this word.^[1]
- Double space between this line and the next line of the heading.
2
Address the recipient appropriately. A memo is a formal business communication, and you should address the reader formally as well. Use a full name and title of the person to whom you are sending the memo.^[2]
- If you are sending a memo to the entire staff, you might write: “TO: All Employees.”
Advertisement
3

Add additional recipients in the CC line. The “CC” line indicates who will receive a “Courtesy Copy” of the memo. This is not the person to whom the memo is directed. Rather, this is someone who may need to stay informed about policies or issues that you’re addressing in the memo.
4

Write your name in the “From” line. The heading needs to include who is writing and sending the memo. Your full name and job title go in this line.
5

Include the date. Write the complete date, spelling out the month and including the date and year. For example, write: “DATE: January 5, 2015” or “DATE: 5 January 2015.”
6
Choose a specific phrase for the subject line. The subject line gives the reader an idea of what the memo is about. Be specific but concise.^[3]
- For example, instead of writing, “Ants,” for the subject, be more specific by writing, “Ant Problem in the Office.”
7
Format the heading properly. The heading should be at the top of the page, aligned to the left-hand side of the page. Capitalize the words “TO:”, “FROM:”, “DATE:”, and “SUBJECT:”.
- A sample heading would look like:
  TO: Name and job title of the recipient
  FROM: Your name and job title
  DATE: Complete date when the memo was written
  SUBJECT: (or RE:) What the memo is about (highlighted in some way)
- When constructing the heading, be sure to double space between sections and align the text.
- You may choose to add a line below the heading that goes all the way across the page. This will separate the heading from the body of the memo.

1
Consider who the audience should be. In order to get people to read and respond to the memo, it’s important to tailor the tone, length, and level of formality of the memo to the audience who will be reading it. Doing this effectively requires that you have a good idea of who the memo is intended for.
- Think about your audience’s priorities and concerns are.
- Try to anticipate any questions your readers might have. Brainstorm some content for the memo, such as examples, evidence, or other information that will persuade them.
- Considering the audience also allows you to be sensitive to including any information or sentiments that are inappropriate for your readers.
2

Skip a formal salutation. A memo does not begin with a salutation like “Dear Mr. Edwards.” Instead, dive right into your opening segment that introduces the matter you’re discussing in the memo.^[4]
3
Introduce the problem or issue in the first paragraph. Briefly give them the context behind the action you wish them to take. This is somewhat like a thesis statement, which introduces the topic and states why it matters. You might also consider the introduction as an abstract, or a summary of the entire memo.^[5]
- As a general guideline, the opening should take up about one paragraph.^[6]
4

For example, you might write: “As of July 1, 2015, XYZ Corporation will be implementing new policies regarding health coverage. All employees will receive health coverage and will make a minimum of $15 per hour.”
5
Give context for the issue at hand. Your reader may need some background information about the issue you’re addressing. Give some context, but be brief and only state what is necessary.^[7]
- If it’s relevant, continue your memo by stating why the policy is being implemented. For example, you might write: “The county government voted to require all employees in the county to receive a $15/hour minimum wage.”
6
Support your course of action in the discussion segment. Give a short summary of the actions that will be implemented. Give evidence and logical reasons for the solutions you propose. Start with the most important information, then move to specific or supporting facts. State how the readers will benefit from taking the action you recommend, or be disadvantaged through lack of action.
- Feel free to include graphics, lists, or charts, especially in longer memos. Just be sure they are truly relevant and persuasive.^[8]
- For longer memos, consider writing short headings that clarify the content of each category. For example, instead of stating «Policies,» write «New policies regarding part-time employees.» Be specific and brief in every heading so that the basic point of your memo is apparent to the reader right away.
7
Suggest the actions that the reader should take. A memo is a call for action on a particular issue, whether it is an announcement about a new company product, new policies regarding expense reports, or a statement about how the company is addressing a problem. Restate the action that the reader should take in the closing paragraph or sentence.
- For example, you might write, “All employees must use the new accounting system by June 1, 2015.”
- This can also include some evidence to back up your recommendations.
8
Close the memo with a positive and warm summary. The memo’s final paragraph should restate the next steps to address the issue at hand. It should also include a warm note that reiterates the solidarity of the organization. ^[9]
- You might write, «I will be glad to discuss these recommendations with you later on and follow through on any decisions you make.»
- You might end with something like, “We are excited about the expansion of this product line. We’re confident that this will grow our business and make this company a more sustainable business.”
- This should generally be one to two sentences in length.

1
Format your memo properly. Use a standard format for your memo to ensure that it is easy to read. Use a 12-point font such as Times New Roman or Arial. Use one-inch margins on the left, right and bottom sides.
- Use block style paragraphs. Double space between paragraphs. Do not indent each paragraph.
2
Proofread your memo. Review and edit your memo to make sure that it is clear, concise, persuasive, and free of errors. Check that you are consistent in the type of language that you use. Eliminate unnecessary scholarly words or technical jargon.
- Review for spelling, grammar, and content errors. Pay particular attention to names, dates, or numbers.
- Check that it is not excessively long, and cut out any extraneous material.
3

Hand-write your initials by your name. A memo does not include a signature line. But you should initial the memo with a pen in the header. Write your initials next to your name. This indicates that you have approved the memo.^[10]
4
Use memo letterhead. You may have special letterhead designed for memos, or you might use regular business letterhead.
- If you are creating a digital document (to use for emailing, for example), you might want to create your own letterhead in a Word document that has your company logo and basic contact information. Use this as your memo template for every memo you send out.
5
Choose your method of delivery. Determine the best way to distribute your memo. You may want to print out hard copies of the memo and distribute it this way. You may also send it via email.
- If you send your memo via email, you might want to format your email in HTML. Alternately, you can save your memo as a PDF and attach it to your email.

1
Search for memo templates. Consider whether you want to use a template instead of writing a memo from scratch. If so, your first course of action should be to search online for some good memo templates. Microsoft Word also has memo templates. Templates generally all share the same basic formatting, but they may use different fonts, sizes, and designs.
- Download the template that best fits your needs.
- Be sure to read the terms of use before using any templates from a web source.
2
Open your downloaded template on your computer. After you have pressed the download button, the template will automatically download into your computer or may take a few steps to start the download. It is downloaded as a zip file, so you need to unzip the file and then open it in Microsoft Word.
- It’s a good idea to use the latest version of Microsoft Word in order to ensure that you will not run into any unforeseen software problems and that the template will operate as it was designed to function. If you are operating on an older version of Microsoft Word, simply update your software before downloading any templates.
3

Set up your header. Keep in mind that everything on the template is changeable. You can customize every part of the memo template to fit your particular needs. For instance, you can add your logo and copyright sign in the header section of the template. Just click on the header section and type in your company’s information.
4

Fill in the fields in the template’s header. Be sure to fill in the «TO» and «FROM» fields, as well as «CC» and «SUBJECT” fields. Use caution when filling these fields to ensure that you have not skipped over any field, leaving some of them blank, or that you have not made an error in typing somewhere along the way.
5
Type your message. Write the introduction, context, discussion and summary parts of your memo in the body. If you want, you can use bullet points or lists to organize information.
- Maintain the template’s formatting. This will ensure that your paragraph alignment is proper and you have the correct margins and font size.
- If necessary, you can even customize the memo to use a table. This is sometimes a good idea, especially if using a bullet list or something similar makes the memo look too crowded or difficult to read.
- Make sure that you have deleted any words that were already in the template. Also, carefully proofread your memo before sending it.
6

Make sure to check the footer. The footer is the space at the bottom of the page that often has additional information. You might include your company information or personal contact information here. It is important that you take the time to ensure that this information is correct. The last thing you want to happen is to write an excellent memo and then have incorrect contact information or have that information missing altogether.
7

Customize your look. One of the most appealing things about the template is that you can even change the color of the document. This allows you to exercise a certain degree of personality and makes the entire document stand out more precisely. It also allows you to choose a color that is appropriate for the situation at hand in order to ensure that the memo is visually striking, yet professional.
8

Save your memo as a unique document. Be sure to save a copy of this memo. Then you will have a digital backup document that provides proof of your business communication.
9

Save the template so that you can use it again. Whenever you need to use the memo for a slightly different subject in the future, simply change each field to suit the particular memo subject. This will save you time and will also help you create a consistent memo that is professional and that will get the attention of people so the memo will be read in a prompt manner.

Add New Question

Question

What are the different sections of a memo?

This answer was written by one of our trained team of researchers who validated it for accuracy and comprehensiveness.

wikiHow Staff Editor

Staff Answer

This depends on the type and purpose of the memo. At minimum, a business memo should include a heading (which contains the to and from information), a date, a subject line, and the actual message of the memo. The body of the memo might contain an introduction, details that expand on the topic of the memo, and a request for some type of action from the recipients. You could also include attachments if necessary.
Question

Why do people write memos?

This answer was written by one of our trained team of researchers who validated it for accuracy and comprehensiveness.

wikiHow Staff Editor

Staff Answer

A memo is simply a way to communicate information within an organization. You can use it to communicate with your employees, colleagues, or supervisors. They can be addressed to one recipient or to multiple people at once.
Question

What are some different types of memos?

This answer was written by one of our trained team of researchers who validated it for accuracy and comprehensiveness.

wikiHow Staff Editor

Staff Answer

A memo can serve almost any purpose. Some common types include announcements, operational memos (i.e., memos that inform the recipient about the organization’s policies or procedures), directives or requests for action, and reports (e.g., of the results of an experiment or investigation).

See more answers

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Don’t give too many whys. It’s important to explain why you want something done, but don’t overdo it.
Memos should be always brief.

References

About This Article

Article SummaryX

The best way to write a memo is to start with a 1-paragraph introduction that explains what’s happening or what you want people to do and why. Then, write a body that includes more background information and evidence that supports the decision you’re notifying people about. If people need to take action, make it clear what they need to do and when. Conclude your memo with a friendly summary that reiterates why you think the decision is for the best. For more advice from our reviewer, like how to write a memo heading and sign a memo, read on!

Did this summary help you?

Thanks to all authors for creating a page that has been read 6,626,846 times.

Reader Success Stories

Stephanie Morelock

Apr 27, 2017

«My General Science students have just finished learning about the different types of energy sources, and they are…» more

Did this article help you?

Источник

Download Article

Sample Memos

1
Type “MEMORANDUM” at the top of the page. State that this document is a memorandum at the outset. Label the page “MEMORANDUM” 1.5 inches (3.8 cm) from the top of the page. Put the word in bold on the first line. You can either center it on this line or left-align it. You might also choose to make the font larger for this word.^[1]
- Double space between this line and the next line of the heading.
2
Address the recipient appropriately. A memo is a formal business communication, and you should address the reader formally as well. Use a full name and title of the person to whom you are sending the memo.^[2]
- If you are sending a memo to the entire staff, you might write: “TO: All Employees.”
Advertisement
3

Add additional recipients in the CC line. The “CC” line indicates who will receive a “Courtesy Copy” of the memo. This is not the person to whom the memo is directed. Rather, this is someone who may need to stay informed about policies or issues that you’re addressing in the memo.
4

Write your name in the “From” line. The heading needs to include who is writing and sending the memo. Your full name and job title go in this line.
5

Include the date. Write the complete date, spelling out the month and including the date and year. For example, write: “DATE: January 5, 2015” or “DATE: 5 January 2015.”
6
Choose a specific phrase for the subject line. The subject line gives the reader an idea of what the memo is about. Be specific but concise.^[3]
- For example, instead of writing, “Ants,” for the subject, be more specific by writing, “Ant Problem in the Office.”
7
Format the heading properly. The heading should be at the top of the page, aligned to the left-hand side of the page. Capitalize the words “TO:”, “FROM:”, “DATE:”, and “SUBJECT:”.
- A sample heading would look like:
  TO: Name and job title of the recipient
  FROM: Your name and job title
  DATE: Complete date when the memo was written
  SUBJECT: (or RE:) What the memo is about (highlighted in some way)
- When constructing the heading, be sure to double space between sections and align the text.
- You may choose to add a line below the heading that goes all the way across the page. This will separate the heading from the body of the memo.

1
Consider who the audience should be. In order to get people to read and respond to the memo, it’s important to tailor the tone, length, and level of formality of the memo to the audience who will be reading it. Doing this effectively requires that you have a good idea of who the memo is intended for.
- Think about your audience’s priorities and concerns are.
- Try to anticipate any questions your readers might have. Brainstorm some content for the memo, such as examples, evidence, or other information that will persuade them.
- Considering the audience also allows you to be sensitive to including any information or sentiments that are inappropriate for your readers.
2

Skip a formal salutation. A memo does not begin with a salutation like “Dear Mr. Edwards.” Instead, dive right into your opening segment that introduces the matter you’re discussing in the memo.^[4]
3
Introduce the problem or issue in the first paragraph. Briefly give them the context behind the action you wish them to take. This is somewhat like a thesis statement, which introduces the topic and states why it matters. You might also consider the introduction as an abstract, or a summary of the entire memo.^[5]
- As a general guideline, the opening should take up about one paragraph.^[6]
4

For example, you might write: “As of July 1, 2015, XYZ Corporation will be implementing new policies regarding health coverage. All employees will receive health coverage and will make a minimum of $15 per hour.”
5
Give context for the issue at hand. Your reader may need some background information about the issue you’re addressing. Give some context, but be brief and only state what is necessary.^[7]
- If it’s relevant, continue your memo by stating why the policy is being implemented. For example, you might write: “The county government voted to require all employees in the county to receive a $15/hour minimum wage.”
6
Support your course of action in the discussion segment. Give a short summary of the actions that will be implemented. Give evidence and logical reasons for the solutions you propose. Start with the most important information, then move to specific or supporting facts. State how the readers will benefit from taking the action you recommend, or be disadvantaged through lack of action.
- Feel free to include graphics, lists, or charts, especially in longer memos. Just be sure they are truly relevant and persuasive.^[8]
- For longer memos, consider writing short headings that clarify the content of each category. For example, instead of stating «Policies,» write «New policies regarding part-time employees.» Be specific and brief in every heading so that the basic point of your memo is apparent to the reader right away.
7
Suggest the actions that the reader should take. A memo is a call for action on a particular issue, whether it is an announcement about a new company product, new policies regarding expense reports, or a statement about how the company is addressing a problem. Restate the action that the reader should take in the closing paragraph or sentence.
- For example, you might write, “All employees must use the new accounting system by June 1, 2015.”
- This can also include some evidence to back up your recommendations.
8
Close the memo with a positive and warm summary. The memo’s final paragraph should restate the next steps to address the issue at hand. It should also include a warm note that reiterates the solidarity of the organization. ^[9]
- You might write, «I will be glad to discuss these recommendations with you later on and follow through on any decisions you make.»
- You might end with something like, “We are excited about the expansion of this product line. We’re confident that this will grow our business and make this company a more sustainable business.”
- This should generally be one to two sentences in length.

1
Format your memo properly. Use a standard format for your memo to ensure that it is easy to read. Use a 12-point font such as Times New Roman or Arial. Use one-inch margins on the left, right and bottom sides.
- Use block style paragraphs. Double space between paragraphs. Do not indent each paragraph.
2
Proofread your memo. Review and edit your memo to make sure that it is clear, concise, persuasive, and free of errors. Check that you are consistent in the type of language that you use. Eliminate unnecessary scholarly words or technical jargon.
- Review for spelling, grammar, and content errors. Pay particular attention to names, dates, or numbers.
- Check that it is not excessively long, and cut out any extraneous material.
3

Hand-write your initials by your name. A memo does not include a signature line. But you should initial the memo with a pen in the header. Write your initials next to your name. This indicates that you have approved the memo.^[10]
4
Use memo letterhead. You may have special letterhead designed for memos, or you might use regular business letterhead.
- If you are creating a digital document (to use for emailing, for example), you might want to create your own letterhead in a Word document that has your company logo and basic contact information. Use this as your memo template for every memo you send out.
5
Choose your method of delivery. Determine the best way to distribute your memo. You may want to print out hard copies of the memo and distribute it this way. You may also send it via email.
- If you send your memo via email, you might want to format your email in HTML. Alternately, you can save your memo as a PDF and attach it to your email.

1
Search for memo templates. Consider whether you want to use a template instead of writing a memo from scratch. If so, your first course of action should be to search online for some good memo templates. Microsoft Word also has memo templates. Templates generally all share the same basic formatting, but they may use different fonts, sizes, and designs.
- Download the template that best fits your needs.
- Be sure to read the terms of use before using any templates from a web source.
2
Open your downloaded template on your computer. After you have pressed the download button, the template will automatically download into your computer or may take a few steps to start the download. It is downloaded as a zip file, so you need to unzip the file and then open it in Microsoft Word.
- It’s a good idea to use the latest version of Microsoft Word in order to ensure that you will not run into any unforeseen software problems and that the template will operate as it was designed to function. If you are operating on an older version of Microsoft Word, simply update your software before downloading any templates.
3

Set up your header. Keep in mind that everything on the template is changeable. You can customize every part of the memo template to fit your particular needs. For instance, you can add your logo and copyright sign in the header section of the template. Just click on the header section and type in your company’s information.
4

Fill in the fields in the template’s header. Be sure to fill in the «TO» and «FROM» fields, as well as «CC» and «SUBJECT” fields. Use caution when filling these fields to ensure that you have not skipped over any field, leaving some of them blank, or that you have not made an error in typing somewhere along the way.
5
Type your message. Write the introduction, context, discussion and summary parts of your memo in the body. If you want, you can use bullet points or lists to organize information.
- Maintain the template’s formatting. This will ensure that your paragraph alignment is proper and you have the correct margins and font size.
- If necessary, you can even customize the memo to use a table. This is sometimes a good idea, especially if using a bullet list or something similar makes the memo look too crowded or difficult to read.
- Make sure that you have deleted any words that were already in the template. Also, carefully proofread your memo before sending it.
6

Make sure to check the footer. The footer is the space at the bottom of the page that often has additional information. You might include your company information or personal contact information here. It is important that you take the time to ensure that this information is correct. The last thing you want to happen is to write an excellent memo and then have incorrect contact information or have that information missing altogether.
7

Customize your look. One of the most appealing things about the template is that you can even change the color of the document. This allows you to exercise a certain degree of personality and makes the entire document stand out more precisely. It also allows you to choose a color that is appropriate for the situation at hand in order to ensure that the memo is visually striking, yet professional.
8

Save your memo as a unique document. Be sure to save a copy of this memo. Then you will have a digital backup document that provides proof of your business communication.
9

Save the template so that you can use it again. Whenever you need to use the memo for a slightly different subject in the future, simply change each field to suit the particular memo subject. This will save you time and will also help you create a consistent memo that is professional and that will get the attention of people so the memo will be read in a prompt manner.

Add New Question

Question

What are the different sections of a memo?

This answer was written by one of our trained team of researchers who validated it for accuracy and comprehensiveness.

wikiHow Staff Editor

Staff Answer

This depends on the type and purpose of the memo. At minimum, a business memo should include a heading (which contains the to and from information), a date, a subject line, and the actual message of the memo. The body of the memo might contain an introduction, details that expand on the topic of the memo, and a request for some type of action from the recipients. You could also include attachments if necessary.
Question

Why do people write memos?

This answer was written by one of our trained team of researchers who validated it for accuracy and comprehensiveness.

wikiHow Staff Editor

Staff Answer

A memo is simply a way to communicate information within an organization. You can use it to communicate with your employees, colleagues, or supervisors. They can be addressed to one recipient or to multiple people at once.
Question

What are some different types of memos?

This answer was written by one of our trained team of researchers who validated it for accuracy and comprehensiveness.

wikiHow Staff Editor

Staff Answer

A memo can serve almost any purpose. Some common types include announcements, operational memos (i.e., memos that inform the recipient about the organization’s policies or procedures), directives or requests for action, and reports (e.g., of the results of an experiment or investigation).

See more answers

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Don’t give too many whys. It’s important to explain why you want something done, but don’t overdo it.
Memos should be always brief.

References

About This Article

Article SummaryX

Did this summary help you?

Thanks to all authors for creating a page that has been read 6,626,846 times.

Reader Success Stories

Stephanie Morelock

Apr 27, 2017

«My General Science students have just finished learning about the different types of energy sources, and they are…» more

Did this article help you?

Источник

Содержание

Шаг 1: Настройка страницы
Шаг 2: Разметка листа и форматирование текста
Шаг 3: Визуальное оформление
Шаг 4: Подготовка к печати

Важно! Каждая представленная далее инструкция будет подразумевать использование офисного пакета Microsoft Office 2013–2021, но отличия в других версиях заключаются только в другом месторасположении и наименовании некоторых элементов интерфейса.

Читайте также: Как сделать буклет / визитку / бейджик / открытку / брошюру в Word

Шаг 1: Настройка страницы

Создание памятки в Ворде необходимо начинать с изменения параметров страницы документа, чтобы ее размер смог уместить всю необходимую информацию. Первостепенно рекомендуется поменять формат. Сделать это можно с помощью шаблонов или вручную, задав нужные значения в соответствующем меню программы. На нашем сайте этой теме посвящена отдельная статья.

Подробнее: Как изменить формат листа в Word

Поля зачастую не имеют значения в памятке, но очевидно, что большие отступы уменьшают объем информации, размещаемой на листе. Исправить ситуацию можно посредством их удаления. В случае изготовления фирменной памятки с уникальной концепцией поля можно, наоборот, увеличить. При этом разрешается задавать индивидуальные значения для каждой стороны. В другой статье на нашем сайте подробно рассказано, как это сделать.

Подробнее: Как изменить поля страницы в Word

Разобравшись с размером страницы и полями, необходимо выбрать ориентацию листа документа. Зачастую памятки делают в альбомном формате, но при необходимости этот параметр можно изменять, исходя из личных предпочтений. Чтобы все сделать правильно, рекомендуем ознакомиться с соответствующим материалом на сайте.

Подробнее: Как сделать альбомную ориентацию листа в Word

Шаг 2: Разметка листа и форматирование текста

После настройки всех параметров страницы документа требуется сделать разметку, присущую памятке. Для этих целей следует воспользоваться встроенной функций текстового процессора по добавлению колонок. Их количество и размеры можно задавать в произвольном порядке, таким образом заранее формируя блоки внимания. Впоследствии помещенный текст будет выглядеть аккуратно. В статье другого автора подробно рассказано, как работать с колонками в программе.

Подробнее: Как добавить колонки в текстовый документ Word

Как только разметка страницы произведена, можно приступать к добавлению текста. Особое внимание следует уделить форматированию, так как оно является основополагающим при создании уникального визуального стиля. Программа Ворд имеет множество опций для работы с текстовой информацией, можно изменять шрифт и тип написания, выделять заголовки, выравнивать по одной из сторон, менять интервалы между строками и абзацами, добавлять нумерованные и маркированные списки, а также производить ряд других подобных операций. Всем этим процедурам посвящена отдельная статья на сайте.

Подробнее: Как отформатировать текст в Word

Шаг 3: Визуальное оформление

Памятку можно считать законченной на этапе внесения и форматирования текста, но чтобы сделать ее более привлекательной, рекомендуется заняться визуальным оформлением. Microsoft Word не обладает широким ассортиментом дизайнерских инструментов, но позволяет размещать на странице документа изображения с жесткой или произвольной привязкой. При должном подходе получится украсить памятку наглядными тематическими иллюстрациями, по необходимости накладывая картинки друг на друга для создания коллажей. На эту тему у нас есть две отдельные статьи, в которых поэтапно рассказано, как работать с изображениями в программе.

Подробнее:
Как вставить изображение в документ Word
Как совместить две картинки в Word

Помимо картинок, в проект можно добавить подложку. В приложении существует базовая подборка этих объектов, но разрешается загружать из внутренней памяти компьютера собственные изображения для установки их на фон документа. В случае необходимости можно залить задник страницы одним цветом или градиентом, что позволит визуально разнообразить памятку. Чтобы научиться применять перечисленные возможности, рекомендуем ознакомиться с соответствующим материалом на нашем сайте.

Подробнее: Как сделать подложку / изменить цвет страницы в Word

Шаг 4: Подготовка к печати

После того как памятка полностью закончена и не нуждается в правках, она готова к печати. Сделать это можно непосредственно в программе Word. Потребуется открыть соответствующее меню, задать требуемые параметры и начать процесс распечатки на принтере. Чтобы итоговый результат на бумаге соответствовал общему представлению, рекомендуем ознакомиться с инструкцией по этой теме, в которой каждое действие сопровождается иллюстрацией для лучшего понимания.

Подробнее: Как распечатать документ Word

Обратите внимание! Статья является общим руководством по созданию памятки в Word, поэтому некоторые пункты в частных случаях могут быть пропущены за ненадобностью.

Источник

Автор:
Roger Morrison

Дата создания:
23 Сентябрь 2021

Дата обновления:
1 Март 2023

Видео: Как напечатать (сделать) флаер в MS Word?

Содержание

этапы
Способ 1 Выберите заголовок памятки
Метод 2 из 2: Напишите основную часть памятки
Метод 3 из 3: Завершите записку
Метод 4 из 4: Используйте шаблоны заметок

В этой статье: Выберите заголовок памятки. Определите тело памятки. Найдите памятку. Используйте шаблоны заметок.

Записка служит для информирования группы людей и побуждает их действовать по определенной проблеме, такой как подготовка события, применение процедуры или управление ресурсом. Слово «меморандум» означает то, что нужно запомнить или запомнить.

этапы

Способ 1 Выберите заголовок памятки

Введите слово «Меморандум» в верхней части страницы. Это позволяет указать характер документа с самого начала. Оставьте поле в 2 см вверху страницы. Введите жирные буквы в первой строке. Вы можете либо центрировать заголовок в этой строке, либо выровнять его слева. Вы также можете увеличить размер шрифта.
- Оставьте двойную линию между этой строкой и следующим заголовком.
Обратитесь к получателю соответствующим образом. Записка позволяет формально общаться внутри компании. Поэтому вы должны обратиться к получателю в официальном порядке. Введите полное имя и должность человека, которому вы хотите отправить заметку.
- Если это памятка для всех сотрудников, вы можете написать: «Кому: всем сотрудникам».
Добавьте дополнительных получателей в строке «CC». Эта строка используется для определения, кто получит копию учтивость памятки. Это не получатели, а люди, которые должны быть проинформированы о процедурах или проблемах, с которыми вы сталкиваетесь в меморандуме.
Напишите свое имя в строке, зарезервированной для эмитента памятки. Лютня должна содержать имя человека, который пишет и отправляет записку. Напишите в этой строке свое полное имя и название должности.
Укажите дату. Напишите полную дату, указав дату, месяц и год. Например, «5 января 2015 года».
Выразите объект в строке, используя определенную фразу. Объект дает читателю представление о содержании памятки. Будь точным и лаконичным.
- Например, чтобы быть более явным, вместо описания «муравьев», напишите «проблемы, возникающие у муравьев в офисах».
Представьте черту правильно. Оно должно быть вверху страницы, выровнено по левому краю. Используйте заглавные буквы «До», «От», «Дата» и «Тема».
- Заголовок может выглядеть как в примере ниже.
  Кому: Имя и должность получателя.
  От: ваше имя и должность
  Дата: полная дата памятки.
  Цель: напишите тему записки в четкой и сжатой форме.
- При написании заголовка разделяйте элементы двойным интервалом и выравнивайте e.
- Вы также можете отделить заголовок от остального содержимого строкой, которая соответствует ширине страницы.

Метод 2 из 2: Напишите основную часть памятки

Определите получателей памятки. Чтобы побудить людей читать и отвечать на ваш документ, важно адаптировать тон, длину и уровень формальности вашего электронного документа к людям, для которых он предназначен. Чтобы попасть туда, вам необходимо иметь четкое представление о получателях.
- Подумайте об их приоритетах и проблемах.
- Старайтесь предвидеть любые вопросы, которые могут возникнуть у ваших читателей. Подумайте о содержании документа, примерах, подтверждающих документах или других аргументах, которые убедят ваших читателей.
- Идентификация получателя также позволяет вам не включать информацию или выражать неуместные чувства.
Избегайте использования формы для звонков. Записка не должна начинаться с крика «Мистер Мартин». Вместо этого, войдите непосредственно в тему, представив тему, с которой вы собираетесь иметь дело.
Введите проблему или вопрос в первом абзаце. Кратко опишите конус, лежащий в основе действия, которое должны предпринять получатели. Подумайте о тезисе, который вводит предмет и указывает причины, по которым он важен. Вы также можете рассматривать это как краткое содержание содержания памятки.
- В общем, введение должно быть в абзаце.
Например, вы можете написать: «С 1 июля 2015 года XYZ будет внедрять новые процедуры медицинского страхования. Все сотрудники получат эту социальную страховку и получат минимум 15 евро в час. »
Поместите изучаемый вопрос в его конус. Читателю может потребоваться некоторая общая информация о проблеме, с которой вы имеете дело. Вызывай конус, но будь лаконичен и ограничивайся только самым необходимым.
- При необходимости продолжите свою заметку, указав причины применения предложенной вами процедуры. Например, вы можете написать, что «Региональный совет проголосовал за предоставление всем работникам в регионе минимальной заработной платы в размере 15 евро в час. «
Обоснуйте свой план действий в теле заметки. Предоставьте краткое изложение мер, которые будут реализованы. Представьте доказательства и логические аргументы в поддержку предлагаемых вами решений. Начните с самой важной информации, затем перейдите к деталям и подтверждающим фактам. Опишите преимущества, которые люди получат в результате применения рекомендованных вами мер, или неудобства, которые они, скорее всего, будут иметь, если не приступят к действиям.
- Не стесняйтесь включать диаграммы, списки или таблицы, особенно если заметка длинная. Тем не менее, убедитесь, что ваши дополнения действительно актуальны и убедительны.
- В случае длинной заметки, подумайте над написанием субтитров, поясняющих содержание каждого раздела. Например, вместо «процедур» напишите «новые процедуры для сотрудников, занятых неполный рабочий день». Будьте точны и кратки, написав каждый подзаголовок, чтобы немедленно раскрыть идею читателю.
Сделайте предложения о том, какие действия должен предпринять читатель. Записка содержит призыв к действию по конкретному вопросу, будь то объявление о новом продукте, новые рекомендации по составлению отчетов о расходах или заявление о том, как компания решает данную проблему. Повторите в заключении действие, которое должен предпринять читатель.
- Например, вы можете написать, что «все сотрудники должны использовать новую систему учета до 1 июня 2015 года».
- Вы также можете поддержать ваши рекомендации с аргументами.
Завершите ваш документ положительным и теплым резюме. Последний абзац должен перефразировать шаги, которые необходимо предпринять, чтобы решить проблему, к которой вы обратились. Он также должен включать теплую ноту, которая подтверждает солидарность внутри компании.
- Вы можете написать что-то вроде: «Я буду рад обсудить эти рекомендации с вами позже и выполнить любые ваши решения. «
- У вас есть возможность заключить, написав: «Мы рады расширению этой линейки продуктов. Мы уверены, что это приведет к росту продаж, что будет способствовать повышению устойчивости нашего бизнеса. «
- Как правило, вам нужно только одно или два предложения, чтобы завершить.

Метод 3 из 3: Завершите записку

Представьте вашу записку соответствующим образом. Вы можете применить стандартную форму, чтобы было легче читать e. Используйте такие символы, как «Times New Roman» или «Arial» с размером 12 очков. Оставьте поле в 2 см слева, справа и снизу страницы.
- Представьте свои пункты в тротуаре. Оставьте двойную строку между абзацами. Рекомендуется не делать отступ в первой строке абзацев.
Просмотрите свою заметку. Просмотрите и измените его, чтобы устранить любые ошибки и сделать его более четким, лаконичным и убедительным. Проверьте соответствие языка, который вы используете. Избегайте научных слов или технического жаргона.
- Контролируйте соблюдение правил орфографии и грамматики. Исправьте ошибки в содержании и обратите особое внимание на имена, даты и номера.
- Проверьте, что длина вашего е является приемлемой и удалите ненужные детали.
Вручную напишите свои инициалы рядом с вашим именем. В англосаксонских странах меморандум не подписан. Однако, если вы напишите на французском, вам придется это сделать. В случае, если памятка не подписана, эмитент должен положить карандаш в голову. Напишите инициалы рядом с вашим именем, чтобы показать, что вы утвердили записку.
Напишите свою записку на бланке. У вас может быть специальный бланк, в противном случае вы можете использовать обычную бумагу для писем.
- Например, если вы создаете цифровой документ для отправки по электронной почте, вы можете создать свой собственный бланк в документе «Word», который содержит логотип вашей компании и необходимую контактную информацию. Используйте этот документ в качестве шаблона для всех записок, которые вы пишете.
Выберите способ отправки. Определите наилучший способ трансляции своей заметки. Вы можете распечатать копии на листах бумаги и распространять их. Вы также можете отправить свою заметку по электронной почте.
- В последнем случае рассмотрите возможность размещения вашего e в формате HTML. В противном случае вы можете сохранить заметку в формате PDF и прикрепить ее к своей электронной почте.

Метод 4 из 4: Используйте шаблоны заметок

Ищите шаблоны заметок. Изучите возможность использования шаблона вместо создания собственной заметки. Утвердительно, начните с онлайн-поиска, чтобы найти подходящую модель. «Microsoft Word» предлагает шаблоны заметок. В общем, форматирование этих шаблонов одинаково, но шрифты, размеры шрифтов и дизайн могут отличаться.
- Загрузите модель, которая наилучшим образом соответствует вашим потребностям.
- Обязательно прочитайте условия использования, прежде чем использовать шаблон из веб-источника.
Получите доступ к шаблону, который вы загрузили на свой компьютер. Загрузка может начаться сразу после нажатия соответствующей кнопки. Иногда вам придется предпринять другие шаги, чтобы начать операцию. Вы загрузите сжатый файл, который необходимо распаковать и открыть в «Microsoft Word».
- Лучше всего использовать последнюю версию «Microsoft Word», чтобы избежать непредвиденных проблем. Причем с обновленной версией модель будет работать нормально. Если вы используете более старую версию, просто обновите ее перед загрузкой вашей модели.
Напишите свой заголовок. Имейте в виду, что шаблон содержит редактируемые элементы. Вы можете настроить каждую часть в соответствии с вашими потребностями. Например, вы можете добавить свой логотип и символ авторское право в пространстве медлительности модели. Просто нажмите на это место и введите свою информацию.
Заполните поля заголовка шаблона. Обязательно заполните поля получателя и отправителя, а также поля «cc» и «subject». Тщательно выполняйте работу и следите за тем, чтобы вы не забывали информацию, не оставляли пробелов и не допускали ошибок при печати.
Введите свой. Запишите в теле введения, конус, анализ и резюме. Если вы хотите, вы можете использовать маркеры или списки для организации вашей электронной.
- Сохраняйте форматирование шаблона. Это позволит вам правильно выровнять абзацы и иметь поля и символы правильного размера.
- При необходимости вы можете даже настроить заметку, добавив таблицу. Иногда это хорошая идея, особенно если использование маркированного списка загружает контент и затрудняет чтение.
- Убедитесь, что вы удалили исходные слова, которые уже были в шаблоне. Кроме того, внимательно прочитайте свою заметку перед отправкой.
Убедитесь, что вы проверили нижний колонтитул. Это пространство внизу страницы, которое часто содержит дополнительную информацию. Вы можете включить информацию о компании или личную контактную информацию. Важно убедиться, что эта информация верна. Действительно, было бы жалко описать отличную заметку, а затем ввести неправильные координаты или неполную информацию.
Настройте внешний вид вашего документа. Шаблон предлагает несколько привлекательных вещей, в том числе возможность изменить цвет документа. Это позволяет привнести индивидуальный подход, выбрав цвет, соответствующий проблеме, чтобы выделить документ без ущерба для профессиональной ценности.
Сохраните свою записку. Обязательно запишите копию своей работы. После этого у вас будет цифровое подтверждение коммуникационной работы, которую вы проделали в вашей компании.
Сохраните шаблон для дальнейшего использования. Всякий раз, когда вам нужно написать заметку на похожую тему, вам нужно всего лишь редактировать каждое поле в соответствии с вашими новыми данными. Это сэкономит ваше время и поможет вам написать последовательную и качественную электронную книгу, которая поможет получателям быстро ее применить.

Набирающие популярность

Как пройти 76 уровень в Candy Crush Saga

В этой статье: Освоение потока сладостей на игровой доске. Использование эффективных приемов. Обратно, чтобы узнать, какие шаги следует избегать. С ограниченным количеством ходов и довольно оригинальн…

Как перейти в онлайн режим в Steam

В этой статье: Включить онлайн-режим в Window Включить онлайн-режим в Mac O XReference team позволяет играть в ваши игры в автономном режиме. Если вы готовы присоединиться к онлайн-сообществу team, вы…

Источник

Автор:
Roger Morrison

Дата создания:
6 Сентябрь 2021

Дата обновления:
1 Март 2023

Видео: Как напечатать (сделать) флаер в MS Word?

Содержание

меры
подсказки

Памятка служит для информирования определенной группы людей о конкретной проблеме — например, о будущем событии или новой политике — и побуждает их действовать. Термин «памятка» означает «то, что необходимо запомнить». Читайте дальше, чтобы узнать, как писать эффективные записки.

меры

Часть 1 из 4: Написание заголовка

Напишите «МЕМОРАНДУМ» в начале страницы, чтобы сразу прояснить цель документа. Название должно быть написано в первой строке заглавными буквами, желательно жирным шрифтом. При желании вы можете выровнять его по левому краю или по центру страницы. Если хотите, вы также можете использовать шрифт большего размера, чем остальной текст.
- Двойной пробел между заголовком и остальной частью заголовка.
Укажите получателя. Памятка действует как форма профессионального общения и требует официального обращения. Используйте полное имя и титул человека, которому вы отправите записку.
- Если вы собираетесь отправить документ всем сотрудникам компании, например, напишите: «Кому: Всем сотрудникам».
Укажите дополнительных получателей. Под строкой «TO:» включите строку «CC:» (бесплатная копия. Идея состоит в том, чтобы человек получил памятку в качестве предупреждения, чтобы держать его в курсе, даже если этот вопрос не касается его напрямую.
Напишите свое имя в строке «ОТ:«. Помимо получателей, заголовок должен включать отправителя напоминания. Введите свое полное имя и титул.
Введите дату документа. Запишите день, месяц и год полностью. Например: «ДАТА: 5 января 2016 г.» или «Дата: 5 января 2016 г.».
Напишите тему памятки. Будьте конкретны и кратки, чтобы получатели сразу получили хорошее представление о том, о чем идет речь.
- Например, вместо того, чтобы писать «Муравьи», конкретнее: «Проблема муравьев в офисе».
Отформатируйте заголовок соответствующим образом. Он должен быть вверху страницы с выравниванием по левому краю. Термины «кому», «от», «данные» и «тема» должны быть написаны заглавными буквами.
- Пример хорошо отформатированного заголовка:
  Кому: Имя и должность получателя.
  ДЭ: Ваше имя и титул.
  ДАТА: Полная дата написания служебной записки.
  ТЕМА: Тема, рассматриваемая в документе.
- При написании заголовка обязательно выравнивайте текст и ставьте двойные пробелы между разделами.
- Если хотите, также включите строку под заголовком, пересекающую страницу. Это отделит вас от основной части документа.

Часть 2 из 4: написание основной части служебной записки

Подумайте о целевой аудитории документа. Чтобы он имел желаемый эффект, необходимо отрегулировать тон, размер и уровень формальности в соответствии с людьми, которые будут его читать. Чтобы хорошо справиться с работой, вы должны хорошо представлять, кто будет читать документ.
- Подумайте о приоритетах и проблемах вашей аудитории.
- Постарайтесь предугадать возможные вопросы читателей. Проведите мозговой штурм, включая примеры, доказательства и информацию, которые могут убедить целевую аудиторию.
- Обдумывание того, кто будет читать памятку, также поможет вам оценить, следует ли включать определенную информацию или термины, которые могут быть неуместными.
Не обращайте внимания на приветствия. Записки не являются буквами и не обязательно должны начинаться со слов «Уважаемый господин такой-то». Нажмите непосредственно на интересующую вас тему, чтобы рассказать о том, что будет обсуждаться в документе.
Изложите проблему в первом абзаце. Объясните читателю, что вы хотите от него сделать. Этот абзац немного похож на тезис, где вы вводите тему и говорите, насколько она важна. Также воспринимайте введение как резюме того, что вы скажете в оставшейся части памятки.
- Как правило, введение должно состоять максимум из одного абзаца.
Пример: «С 1 июля 2016 года компания введет новую политику в отношении планов медицинского страхования. Все сотрудники получат медицинский план и будут зарабатывать по крайней мере 30 реалов в час «.
Контекстуализируйте обсуждаемую тему. Читателю может потребоваться некоторая информация о решаемой проблеме. Дайте контекст, но будьте краткими и говорите только то, что необходимо.
- Если это уместно, продолжайте объяснять, почему применяется политика. Например: «После собрания профсоюз требует, чтобы все сотрудники получали как минимум 30 реалов в час».
Подкрепите действия, которые необходимо предпринять. Кратко изложите их и представьте доказательства и логические причины предлагаемых решений. Начните с самой важной информации и продолжайте с самой конкретной. Сообщите читателям, какую пользу они получат от рекомендованных действий и что произойдет, если они ничего не сделают.
- При желании включите графики, изображения, списки и таблицы. Вложения должны быть Когда-либо имеет отношение к тексту.
- Если вы пишете большую памятку, пишите заголовки, разделяющие все категории. Например, вместо того, чтобы писать «Политики», напишите «Новые политики в отношении сотрудников, работающих неполный рабочий день». Будь краток и так что тема записки проста.
Предложите действия, которые следует предпринять. Функция памятки состоит в том, чтобы принять меры по конкретной проблеме, будь то объявление о новом продукте, сообщение новой политики в отношении отчетов или информирование о том, как компания справляется с проблемой. Подчеркните действие, которое следует предпринять читателю в последнем абзаце текста.
- Например, вы можете написать: «Все сотрудники должны использовать новую систему до июня 2017 года».
- При необходимости включите доказательства в поддержку рекомендаций.
Завершите заметку на положительной ноте. В последнем абзаце следует выделить шаги, необходимые для решения рассматриваемой проблемы, в дополнение к подтверждению солидарности компании.
- Вы можете написать что-то вроде «Я буду рад обсудить рекомендации позже и перейду к решениям, которые мы примем».
- Еще один пример закрытия: «Мы очень довольны расширением линии и уверены, что это поможет компании стать более устойчивой».
- Закрытие должно иметь максимальная два предложения.

Часть 3 из 4: Завершение заметки

Отформатируйте текст соответствующим образом. Используйте стандартное форматирование для удобства чтения, используя шрифт Arial или Times New Roman, размер 12. Используйте стандартные поля Word со всех сторон.
- Отформатируйте абзацы, используя двойные пробелы между ними и без отступов.
Просмотрите текст. Прочтите его вслух, чтобы убедиться, что он написан четко, кратко и без ошибок. Убедитесь, что используемый язык единообразен, и исключите конкретные и ненужные термины.
- Вычитайте орфографические, грамматические и содержательные ошибки, уделяя особое внимание множество внимание к именам, датам и ценностям.
- Убедитесь, что памятка не слишком длинная, и вырежьте ненужные материалы.
Подпишите памятку. В документе не должно быть строки для подписи, но вы с удовольствием его подписываете. Включите в текст свое полное имя и, распечатав его, подпишите от руки ручкой, чтобы указать, что вы одобрили документ.
Используйте фирменный бланк, если он есть. Узнайте, есть ли у компании специальный бланк для служебных записок. Если нет, используйте стандартный бланк компании.
- Если вы создаете документ, который будет отправлен только по электронной почте, создайте заголовок с логотипом вашей компании и контактной информацией. Сохраните его как шаблон для следующих напоминаний.
Выберите лучший способ распространить памятку. Вы можете распечатать копии заметки и распространить их по офису или просто отправить всем получателям электронное письмо.
- Если вы отправляете заметку по электронной почте, отформатируйте ее в HTML или преобразуйте в PDF и прикрепите к тексту сообщения.

Часть 4 из 4: Использование шаблонов

Поищите в Интернете шаблон памятки, если вы не хотите создавать документ с нуля. Выполните подробный поиск, чтобы найти идеальный шаблон для компании, или используйте шаблоны, доступные в Microsoft Word. Шаблоны обычно имеют стандартный базовый формат, но используют разные шрифты и размеры.
- Скачайте наиболее подходящую модель для того, что вам нужно.
- Прочтите условия использования перед использованием любой модели, найденной в Интернете.
Откройте скачанную модель на компьютере. После нажатия кнопки загрузки просто подождите. Перейдите в папку, в которой вы сохранили файл, и откройте его в Microsoft Word. Если документ был загружен в форматах .ZIP или .RAR, загрузите программу для распаковки.
- Чтобы избежать проблем совместимости с шаблонами, которые можно найти в Интернете, установите на свой компьютер самую последнюю версию Microsoft Word. При использовании более старых версий модели могут работать не так, как ожидалось. В первую очередь обновите Microsoft Word.
Настроить шапку. Шаблоны полностью редактируемы и могут быть настроены в соответствии с вашими потребностями. Например, вы можете добавить логотип компании в шапку любого шаблона, просто нажмите на раздел и внесите необходимые изменения.
Заполните поля заголовка. Будьте очень осторожны при заполнении полей «От», «Кому», «Копия» и «Тема», чтобы ничего не оставалось пустым. После заполнения просмотрите их, чтобы избежать опечаток и грамматики.
Введите сообщение. Пришло время написать введение, основную часть и завершение заметки. Если хотите, используйте упорядоченные списки для систематизации информации.
- Сохраняйте форматирование шаблона так, чтобы текст был хорошо выровнен и с правильными полями.
- При необходимости настройте памятку для использования таблицы. Это может быть хорошей идеей, если использование списков делает текст загрязненным и трудным для чтения.
- Не забудьте удалить текст шаблона по умолчанию. Перед печатью или отправкой внимательно просмотрите документ.
Не забывайте нижний колонтитул. Он находится внизу страницы и обычно содержит дополнительную информацию, например ваши личные контакты или контактные данные компании. Найдите время в обзоре, чтобы убедиться, что введенная информация верна. Вы же не хотите написать отличную памятку с неверной контактной информацией?
Измените внешний вид документа. Самым большим преимуществом использования модели является почти полная настройка памятки. Придайте документу немного индивидуальности, чтобы он выделялся. Вы можете использовать подходящий цвет для ситуации, чтобы памятка была визуально яркой, но все же профессиональной.
Сохраните заметку как новый файл. Желательно иметь резервную копию документа, которая будет служить подтверждением сообщения, отправленного сотрудникам.
Сохраните модель, чтобы использовать ее снова. Когда вам понадобится памятка на другую тему, просто отредактируйте шаблон еще раз, изменив все, что необходимо. Это сэкономит ваше время и создаст последовательное и профессиональное общение. Хорошая памятка привлечет внимание читателей.

подсказки

Не объясняйся слишком много. Хорошо объяснить, почему вы должны что-то делать, но не нужно преувеличивать.
Записки всегда должны быть краткими.

Источник