Как правильно написать должность самозанятого

Если ошибиться в чеке самозанятого, налоговая может выписать штраф. Юристы «Консоли» объясняют, как избежать проблем.

Привет, это «Консоль». Мы — платформа, которая автоматизирует в том числе и выбивание чеков, поэтому знаем всё про ошибки в них. А ошибаются и самозанятые, и компании. Сейчас расскажем, как формировать чеки правильно.

Что будет за ошибку в чеке

Внеплановая проверка, а потом, возможно, выплата недоимок, пеней и штрафов.

Когда налоговая видит несоответствия в чеке, она должна проверить компанию. Проверка может найти проблемы, которые не связаны с чеками самозанятых, и налоговая оштрафует компанию за них. Еще в чеке могут быть признаки трудовых отношений. По закону, если правоотношения с самозанятыми фактически являются трудовыми, компанию ждет выплата недоимок, пеней и штрафов.

Это касается как условий договора, так и формулировок в общении с самозанятыми. Так закон защищает исполнителей: компания не имеет права прикрывать трудовые отношения с человеком договором ГПХ и не вносить за него налог и страховые взносы.

«Если произошла переквалификация гражданско-правового договора в трудовой, то считается, что трудовые отношения с работником возникли с момента его допуска к работе (ст. 19.1 ТК РФ). В этом случае налоговые органы начислят компании:

Все аналогичные правоотношения с другими самозанятыми также будут переквалифицированы. Кроме того, организацию могут привлечь к административной ответственности по п. 4 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа от 50 до 100 тысяч рублей за каждый случай нарушения.

Повторное привлечение к административной ответственности за заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, повлечет наложение штрафа от 100 до 200 тысяч рублей (п. 5 ст. 5.27 КоАП РФ)».

Как проверить чек, который прислал самозанятый

Вообще говоря, самозанятые должны выбивать чеки самостоятельно. Если у компании нет подписки на платформу, аккредитованную налоговой, так и происходит. Важно проверять чек, самозанятый ведь может ошибиться. Если не заметить, оштрафуют компанию.

Самозанятые формируют чеки в приложении «Мой налог» или в приложении банка.

Большинство ошибается в графе «Наименование услуги»: вписывают данные акта или договора, должность или текст, который никак не связан с задачей.

На самом деле сюда надо вписать вид услуги или ее конкретный результат.Например, вы привлекли самозанятого-дизайнера, чтобы сделать несколько презентаций. В графе «Наименование услуги» он должен написать либо «Услуги разработки дизайна презентаций» (вид услуги), либо «Пять презентаций на такую-то тему в таком то объеме» (конкретный результат).

Лучше всего расписывать этот пункт как можно подробнее и конкретнее. Например, в чеке копирайтера хорошо бы указать тему материала и объем: «Написание одной информационной статьи на тему “Как правильно оформлять чеки самозанятых” объемом от 7000 знаков».

В «Наименование услуги» нельзя писать:

Где еще могут быть ошибки

В сумме и ИНН. Проверьте, чтобы самозанятый ввел правильную сумму оплаты, вместе с копейками, и удостоверьтесь, что указанный в чеке ИНН совпадает с вашим.

Как правильно сформировать чек через платформу

Когда самозанятых становится столько, что бухгалтерия не успевает их оформлять, бизнес обычно подключается к платформе автоматизации (например, к «Консоли»). Там можно загрузить данные исполнителей в экселевскую таблицу, а чеки сформируются автоматически.

Чтобы сформировать чеки для десятков самозанятых на платформе, бизнес заносит данные исполнителей в специальную эксельку. Обычно она выглядит так:

Данные из каждой графы идут в чек. Ошибка в одной из них = ошибка в чеке, проверка, штраф и прочие ахи-страхи. Разберемся, как заполнить каждую графу.

Phone

Здесь всё просто — не ошибитесь в номере телефона. Самозанятые записаны на платформе по номеру, поэтому если перепутать номер, в чеке будет неправильное ФИО.

Title

Title — это то же самое, что и «Наименование услуги» в приложении «Мой налог». На него распространяются те же правила.

Здесь надо вписать вид услуги или конкретный результат, которого достиг исполнитель. Допустим, вы привлекли курьера для доставки документов. Тогда в графе Title вы должны написать либо «Услуги доставки документов» (вид услуги), либо «Доставка пяти пакетов документов по указанным в приложении адресам» (конкретный результат).

В графе Title нельзя писать:

Всё как в графе «Наименование услуги» в приложении «Мой налог». Напомним: если вы не поняли, как правильно сформулировать вид услуги в графе Title — вы можете рассказать о своей задаче нам в комментариях, мы поможем с правильной формулировкой.

Amount

Это общая сумма выплат, тут главное не ошибиться в цифре.

Count

Грубо говоря, количество услуг. Если курьер доставил 6 заказов, пишем сюда цифру 6, если дизайнер сделал 3 презентации, пишем 3.

Date

Впишите сегодняшнюю и не парьтесь.

Start Date // End Date

Начало и окончание периода оказания услуги. Если ваш курьер подписал с вами договор 20 ноября, а последний пакет документов доставил 28 ноября, впишите эти даты в Start и End соответственно.

Type

Просто напишите «Услуга».

Напоследок

Дорогой читатель, берегите чеки смолоду. Налоговики, может, ребята и приятные, но любить их лучше на расстоянии.

Если вам кажется, что у вас не всё юридически гладко с самозанятыми, приходите к нам. Укроем пледом, напоим чаем, проконсультируем, перевыпустим неправильные чеки и в обиду не дадим.

Проконсультировала по юридическим вопросам и проверила статью:

В соцсетях «Консоли» начали рассказывать, как снизить риски при работе с внештатными исполнителями.

Разбираемся, как составить договор с самозанятым, что нужно учитывать, чтобы не получить штрафы от налоговой, и каких формулировок лучше избегать.

Кто может быть самозанятым

Самозанятый — это человек, который работает сам на себя или продает товары собственного производства. Для этого он не нанимает работников по трудовым договорам.

Самозанятыми могут стать только граждане РФ и резиденты стран ЕАЭС — Армении, Казахстана, Белоруссии и Киргизии. В случае с иностранцами всю свою деятельность они должны вести на территории России.

Статус самозанятого не могут получить продавцы товаров под акцизами и с обязательной маркировкой — это не только табак и алкоголь, но и молочные продукты например. Специалисты, которые занимаются добычей и продажей полезных ископаемых, тоже не получат этот налоговый статус.

И, наконец, последнее ограничение: суммарный заработок самозанятого не должен превышать 2,4 млн рублей в год.

Какие налоги платят самозанятые

Самозанятые платят налог на профессиональный доход с фиксированной ставкой: 4% при сотрудничестве с физическими лицами и 6% при сотрудничестве с ИП и организациями. Из этой суммы 37% перечисляют в Фонд обязательного медицинского страхования и 63% — в бюджет субъекта, в котором самозанятый зарегистрировал деятельность.

Самозанятому не нужно заниматься подсчетом налогов: это делается автоматически при внесении сведений о заработке в приложение «Мой налог». Налог необходимо оплатить до 25 числа следующего месяца. Если настроить автоплатеж, деньги с карты будут списываться автоматически. Если заработка в какой-то из месяцев не было вообще, то и налог платить не нужно.

Может ли самозанятый работать официально и быть самозанятым

Любой уже официально трудоустроенный человек может оформить самозанятость, и наоборот: закон это не запрещает. Самозанятость чаще всего и является прибавкой к основному доходу, так что проблем с налоговой не возникнет.

Это, например, удобно, когда вы сдаете недвижимость в аренду. Зарплату вы получаете на работе, и ваш работодатель выступает вашим налоговым агентом по этому заработку. С дополнительного дохода вы можете уплачивать налог как самозанятый, чтобы не пришлось в конце года сдавать декларацию и высчитывать дополнительный НДФЛ (сумма за 12 месяцев может накопиться внушительная).

Кстати, только такой способ совмещения основной работы и самозанятости доступен для госслужащих. Они могут получить этот налоговый статус только для сдачи недвижимости в аренду, а во всех остальных случаях госслужащие должны заключать договоры гражданско-правового характера.

Стать самозанятым может и индивидуальный предприниматель. Причем сниматься с учета как ИП не нужно, но придется подать в ИФНС уведомление об отказе от прежнего режима. У самозанятого есть на это один месяц после регистрации, иначе налоговая будет считать, что человек все это время работал на прежнем режиме.

Какие документы понадобятся самозанятому для работы с заказчиком

Для работы с заказчиком самозанятому прежде всего понадобится чек. Он легко оформляется в приложении «Мой налог» в один клик. Так вы сообщаете ФНС, сколько вы заработали, после этого будет рассчитан налог. Заказчики-юрлица прикладывают чек к отчетности как подтверждение уплаты налогов по договору.

Как правило, между заказчиком и исполнителем-самозанятым оформляется договор — компании нужно проводить платежи, за которые нужно отчитываться в налоговой. К тому же это упрощает работу: все знают, какие за кем прописаны обязательства. Договор также защитит права сторон в суде.

Но заключать его необязательно. Самозанятые могут работать по оферте — например, на ярмарках или в аккаунтах в соцсетях.

Когда статус самозанятого только ввели, некоторые работодатели думали, что могут схитрить и перевести своих сотрудников на самозанятость: экономия фонда оплаты труда сразу порядка 30%. Однако налоговая и трудовая инспекция могут выявить такую схему и признать самозанятого как наемного сотрудника. Вот признаки, которые вызывают подозрения:

• резкое уменьшение сотрудников в штате;
• регулярные платежи самозанятым с фиксированным значением;
• компания — единственный заказчик у самозанятого;
• самозанятые соблюдают трудовой распорядок — рабочий график, дресс-код и так далее.

Даже если сотрудник сам уволится и зарегистрируется как самозанятый, компания не сможет воспользоваться его услугами в течение двух лет после увольнения. Они смогут работать только по договору ГПХ, уплатив все взносы и налоги.

Получается, сменить договор подряда с физлицом на договор подряда с самозанятым можно довольно быстро, а вот сменить трудовой договор на договор с самозанятым можно только через два года.

Когда нельзя работать с самозанятыми

Самозанятые имеют право сотрудничать с любыми видами организаций: ИП, ООО, физлицами, даже с другими самозанятыми и так далее. Но некоторые виды деятельности запрещены:

• нельзя продавать товары, произведенные кем-то другим;
• нельзя продавать товары под акцизом и те, что подлежат обязательной маркировке;
• нельзя работать по агентским договорам, а также по договорам комиссии и поручения;
• нельзя заниматься добычей полезных ископаемых;
• нельзя сдавать в аренду нежилую недвижимость.

Как составить договор с самозанятым

Для работы с самозанятым составляется стандартный договор гражданско-правового характера:

• подряда;
• возмездного оказания услуг;
• авторского заказа;
• хранения;
• перевозки;
• и так далее. Но в пределах разрешенной работы для самозанятых.

Договор ГПХ не должен иметь признаки трудового договора во избежание проблем в налоговой. Не забудьте прописать в обязанностях необходимость предоставлять чеки после оплаты и безотлагательно сообщать об утрате своего статуса.

Заключать договор можно как на разовые услуги, например установку освещения в офисе, так и на объемные задачи вроде организации нескольких праздников. Просто нужно будет указать в документе предмет соглашения, объем, стоимость работ или услуг, сроки и порядок их выполнения, ответственность сторон.

Что следует проверить перед заключением договора с самозанятым

При работе с самозанятым прежде всего нужно проверить его статус и регистрацию в налоговой. Справка о постановке на учет оформляется в приложении «Мой налог», поэтому ее самозанятый может предоставить оперативно. По ИНН через сервис налоговой также можно проверить регистрацию исполнителя. Для перестраховки статус проверяется перед каждым перечислением денег.

Основные условия договора

Основным условием договора является тот факт, что исполнителем работ выступает самозанятый. Это непременно нужно указать в документах, чтобы заказчику не пришлось платить НДФЛ и страховые взносы за исполнителя.

Стороны могут заключить смешанный договор — когда один документ содержит элементы разных соглашений.

Порядок расчетов и обязанности сторон

Закон не предусматривает ограничений по способам расчета с самозанятыми: это можно сделать наличными, переводом на личную банковскую карту, по выставленному счету и даже почтовым переводом. Сразу после оплаты самозанятый должен передать чек. Без наличия чека отчитаться перед налоговой будет сложно.

Еще раз подчеркнем, что наличие чека обязательно: договор или акт об оказании услуг его не заменяет. В договоре можно прописать штрафные санкции за непредоставление чека.

Если самозанятый не предоставляет чеки, на него можно пожаловаться в налоговую. После проверки его обяжут передать чеки. Если они не были сформированы, плательщика НПД оштрафуют.

Приемка работы

Во избежание споров компания составляет акт приемки работ: это необязательная процедура, но она облегчает учет расходов и понадобится при возникновении споров юридического характера. Составлять подобный акт можно так часто, как того требует специфика деятельности заказчика: принимать работу можно частично, разбивая ее на интеграции, а можно при полном исполнении обязанностей.

Ответственность, штрафы и форс-мажор

Все возможные подводные камни нужно предусмотреть в договоре: срыв сроков поставки, неуведомление заказчика о потере статуса самозанятого и так далее.

Так как закон не предусматривает сроков заключения договора, его можно заключить на день, месяц или год. Лучше прописать четкие сроки по предоставлению услуги.

Расторжение договора может происходить в одностороннем порядке через суд или по соглашению сторон. В данном случае расторгающая сторона будет обязана возместить другой стороне понесенные расходы.

Если же решение о расторжении является обоюдным, можно оформить письменное соглашение о расторжении.

Как составить приложение к договору с самозанятым

Приложение — это дополнение к договору, в котором можно указать уточнения к работе или некоторым условиям договора. Оно не может изменять условия документа. Приложение может содержать точное техническое задание, перечень произведенной продукции с указанием ее цены и так далее.

В заглавии приложения всегда должны быть указаны точная дата заключения договора и его номер. Этот документ составляется в произвольной форме.

Какие закрывающие документы самозанятый предоставляет после заключения договора

Самый главный документ — это чек. Он формируется сразу после получения оплаты и направляется заказчику.

Подписание актов — это уже индивидуальная инициатива, не носящая обязательного характера, но они нужны для внутренней бухгалтерии.

Также самозанятый может выставить заказчику счет. Он не обязан это делать, но может на договорных условиях с заказчиком.

Как подписать договор с самозанятым удаленно

Подписать договор с самозанятым удаленно можно, обменявшись подписанными отсканированными документами по электронной почте. Не лишним будет прописать в договоре дополнительный пункт о том, что стороны признают юридическую силу отсканированного документа наравне с бумажным вариантом. Также укажите адреса электронных почт, участвующих в обмене документацией.

Договорами можно обменяться по обычной почте. Еще есть вариант подписать договор с помощью электронной подписи, если таковая имеется (этот способ тоже стоит прописать в договоре).

Частые вопросы

Что делать, если самозанятый аннулирует чек?

Для аннулирования чека есть только два законных основания: при возврате денег заказчику или при вводе неверных данных. Чек аннулируется в приложении «Мой налог». Если необходимо поменять данные в чеке, первый чек нужно будет аннулировать и создать новый с правильной информацией: возможности редактировать уже оформленный чек не предусмотрено.

В законе не прописаны сроки, в которые можно аннулировать чек: то есть это можно сделать с любым чеком за весь период деятельности самозанятого.

Если самозанятый не сообщил об аннулировании чека заказчику, последний не обязан нести за это ответственность. Наличия старого чека при возникновении спора будет достаточно. А вот самозанятый в случае аннулирования чека будет обязан сообщить об этом заказчику и предоставить ему новый чек либо же вернуть деньги.

Что делать заказчику, если самозанятый потеряет свой статус?

Налоговая может аннулировать статус самозанятого по нескольким причинам, но в основном это происходит, если самозанятый превысил лимит годового дохода. В случае с выплатой, поступившей уже на счет физлица с аннулированным статусом, заказчик будет обязан заплатить такой же налог, как при работе с физическим лицом, — выступить в качестве налогового агента по НДФЛ и страховым взносам.

По этой причине нужно тщательно отслеживать статус исполнителя перед каждым перечислением денег. Если же оплата прошла хотя бы за сутки до дня аннулирования, работа попадает под режим НПД.

Могут ли два самозанятых оказать одну услугу?

Да, на исполнение одной и той же услуги можно нанять двух самозанятых, но здесь есть свои условия. Эти исполнители не должны между собой работать по договору простого товарищества — это когда два ИП «скидываются» прибылью, чтобы больше зарабатывать.

В случае найма двух самозанятых для оказания одной и той же услуги с каждым из них составляется отдельный договор.