Как правильно написать факсимильная подпись

/html/head/meta[@name=’og:title’]/@content

/html/head/meta[@name=’og:description’]/@content

Пропуск — тоже документ. За подделку можно и в тюрьму сесть

Как накажут чиновников за ошибки в борьбе с коронавирусом? Кто и зачем атаковал сайт, где можно оформить цифровые пропуска для перемещения по городу? Какие новые способы используют мошенники во время пандемии? Эти темы в подкасте «Слышали новость?».
Своим мнением поделился руководитель Центра развития региональной политики Илья Гращенков.
– К сожалению, приходится контролировать действия чиновников, даже в условиях пандемии. Для регионов это скорее устрашающий прием. Но нельзя забывать и о борьбе с коррупцией, например, которая может проявиться при закупках медицинских изделий.
– В Москве 60 закрытых больниц, из них 20 – в хорошем состоянии, почему бы не реанимировать их вместо строительства новых зданий.
– Репрессивный аппарат включается, когда не удается справится с ситуацией.
– Государство воспринимает общество как ребенка, которого надо воспитывать, а для этого вводить ограничения.
– Для людей, которые привыкли читать бумажные книги, это действительно товар первой необходимости. В самоизоляции особенно пожилые люди или смотрят телевизор, или читают книги.

audio/mpeg

Радио Sputnik

internet-group@rian.ru

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

Радио Sputnik

internet-group@rian.ru

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

Радио Sputnik

internet-group@rian.ru

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

Радио Sputnik

internet-group@rian.ru

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

Радио Sputnik

internet-group@rian.ru

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

Общество – Радио Sputnik, Экономика – Радио Sputnik, Подкасты – Радио Sputnik

• Факсимильная подпись
• Юридическая сила
• На каких документах можно использовать
• Первичные документы
• Доверенность
• Счета на оплату
• На счетах-фактурах
• Где использовать запрещено
• Отличия от оригинальной подписи
• Как сделать факсимильную подпись
• Хранение факсимиле

Использование факсимильной подписи, или факсимиле, может сделать обращение с документами проще, а может и поставить в неловкое положение. Когда стоит удостоверять договоры таким способом, а когда лучше его избегать – узнаете из материала радио Sputnik.

Российские топ-менеджеры ответят на вопросы о бизнесе

Факсимильная подпись

Факсимильная подпись – это штамп, который дублирует вашу подпись. Внешне он выглядит как печать и позволяет не утруждать себя лишний раз упражнениями с пишущим инструментом, когда нужно завизировать сразу много документов. Имея факсимиле, можно вообще доверить рутинное визирование кому-нибудь другому.

Еще бывают цифровые факсимиле – это просто скан, который вставляется в электронный документ.

Юридическая сила

В одних случаях будет факсимильная подпись равна обычной подписи, а в других – не будет играть никакой или почти никакой роли. Все зависит от того, с каким документом мы имеем дело.

На каких документах можно использовать

Например, на договорах, регламентирующих гражданско-правовые отношения. Но только в том случае, если их стороны согласились использовать факсимиле в строго определенных случаях и закрепили свое согласие документально – в основном тексте договора или в дополнительном соглашении к нему. Такие договоренности скрепляются собственноручными подписями или усиленными квалифицированными электронными. И если все оформлено как положено, то в дальнейшем вы и ваш контрагент можете проштамповывать документы. Какие именно – лучше тоже заранее оговорить во избежание недоразумений, обычно речь идет о соглашениях, направленных на исполнение рамочного договора.

Также факсимиле может использоваться в локальных документах предприятия. Для этого рекомендуется прописать порядок такого использования в отдельном документе – приказе или положении. Обычно штампуют приглашения, уведомления, извещения, благодарности, поздравления, пропуски и служебные удостоверения, почетные грамоты. А также страховые полисы и патенты (в некоторых случаях, чаще предпочтительна все-таки «живая» подпись).

Еще использовать факсимиле можно инвалидам по зрению при совершении банковских операций с наличными. При этом от лица потребуется предъявить документ, удостоверяющий личность, свидетельство о нотариальном удостоверении тождественности подписи с оттиском факсимильного воспроизведения и справку об инвалидности.

Первичные документы

Это такие документы, которые подтверждают хозяйственные операции и события, служат оправданием сделок и подтверждают экономическую обоснованность расходов. Соответственно, требования к таким бумагам повышенные. И использовать факсимиле нельзя в случаях с накладными, актами выполненных работ, документами, связанными с проведением денежных операций и так далее.

Доверенность

Если такой документ влечет финансовые последствия, то использовать на нем факсимиле нельзя – это позиция налоговиков.

Можно использовать факсимиле на доверенности, если об этом есть соглашение с лицом, для представительства перед которым этот документ выдается. Например, если в договоре поставки указано, что доверенность на получение товара от поставщика может быть подписана при помощи факсимиле руководителя организации-покупателя.

Счета на оплату

Если есть соответствующее соглашение с контрагентом, то можно – эти документы к «первичке» не относятся.

На счетах-фактурах

Хотя формально счета-фактуры тоже не относятся к первичным документам, ставить на них факсимиле нельзя – это позиция налоговиков и министерства финансов, подкрепленная судебной практикой. Хотите получить вычет по НДС по счету-фактуре – используйте подпись уполномоченного лица, не факсимиле.

Где использовать запрещено

В налоговый и бухгалтерской отчетности, обращениях в госорганы, документах по кассовым операциям, векселях, платежных поручениях и других финансовых документах, документах, требующих нотариального заверения, в кадровой документации, трудовых договорах, тендерной, аукционной и конкурсной документации, сертификатах и декларациях соответствия товара.

Отличия от оригинальной подписи

Собственноручная подпись каждый раз немного разная – по наклону, размерам, размаху. Факсимиле однотонно, степень нажатия равномерна по всей площади. Кроме того, штамп оставляет на бумаге след в виде круга, прямоугольника или другой геометрической фигуры в зависимости от фантазии владельца.

Как сделать факсимильную подпись

Заказать в организации, занимающейся изготовлением печатей и штампов. Для этого туда присылают скан подписи или приносят ее качественный образец на бумаге. Изображение обрабатывается на компьютере, делается равномерным и четким. Затем изготавливается макет, на его основе создают резиновое или полимерное клише (знатоки советуют резину – она более долговечна, менее прихотлива к краске, подпись получается четче). Изображение зеркально наносится на клише, оно крепится к оснастке – ручной или автоматической (последняя дороже, но удобнее, и позволяет делать более четкие оттиски). Можно пользоваться!

Хранение факсимиле

Обычно держится в сейфе. Использование прописывается локальным актом – в нем указывается кто и для чего применяет факсимиле, и как его хранит. Еще можно завести журнал учета с указанием даты и времени выдачи клише ответственным людям – по аналогии с другими печатями и штампами. Электронное факсимиле лучше держать на защищенном компьютере ответственного сотрудника.

Не халявщик, а партнер: за что делают паушальный взнос при покупке франшизы

Коротко и по делу. Только отборные цитаты в нашем Телеграм-канале.

Что такое факсимиле и как правильно его использовать в документах

Оттиск подписи работает, только если заранее об этом договориться.

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок?
Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Во многих компаниях, особенно с большим объемом документооборота, для ускорения подписания документов начинают использовать факсимиле. Многие понимают, что это облегчает подписание документов и значительно упрощает жизнь руководителя компании да и ряда других сотрудников. При этом многие осознают, что данная технология содержит в себе определенные риски, однако не разобравшись с ними, начинают ее использовать. Частенько руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда регламентируя порядок работы с факсимиле внутренними документами компании и соглашениями с контрагентами, и вообще не вспоминая при этом про требования законодательства и не принимая во внимание многочисленную судебную практику по этому вопросу. При таком подходе он рискует юридической силой подписанных при помощи факсимиле документов. И узнает об этом компания обычно в самый неподходящий момент, когда ее документ «заворачивает» контрагент, суд или регулирующий, проверяющий орган (таможня, например).

Поэтому важно разобраться в принципиальных аспектах данной технологии, именно этим и предлагаем вам заняться:

• в каких ситуациях и на каких документах можно ставить факсимиле;
• как организации ввести их в действие – легитимизировать использование и
• как потом «вывести из оборота», чтобы без ее ведома документы не продолжали подписываться факсимильной подписью;
• какие опасности нас поджидают на этом пути и как минимизировать риски.

Тогда использование факсимиле будет экономить силы, став более безопасной технологией. А кто-то, ознакомившись с нашим опытом и подборкой судебной практики, возможно, решит отказаться от факсимиле.

Слово «факсимиле» – от латинского «fac simile», что означает «делай подобное». Существуют факсимильные издания старинных редких книг, факсимильные репродукции, всем хорошо знаком факсимильный аппарат.

В XVIII веке факсимиле выполнялось гравированием на дереве, глине, мягком металле и литографированием. Впервые потребность иметь факсимильную подпись появилась в ХIХ веке. В то время широкое распространение получила мода на собирание автографов знаменитостей. Умельцы вручную копировали популярный росчерк на тонкую, практически прозрачную, бумагу, делали оттиск с помощью гравировки или литографии, затем переносили его на фотографии или книги и неплохо на этом зарабатывали.

В настоящее время в подавляющем большинстве случаев, если мы говорим «факсимиле», то имеем в виду особую печать, оттиском которой является аналог чьей-либо подписи.

Процесс изготовления такого приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины отпечатка подписи, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, реже дерево.

В наше время потребность иметь факсимиле остается весьма актуальной, так, по крайней мере, думают многие руководители компаний. Оно и понятно, ведь его использование помогает руководителю избежать рутинной работы по подписанию многих однотипных документов, экономит его время, а также позволяет оперативно решать вопросы подписания срочных документов в его отсутствие. Да и траты на изготовление факсимиле не обременяют.

Отметим, что с появлением современных компьютерных технологий появилась возможность создавать такую факсимильную подпись, которую практически невозможно отличить от настоящей. Поэтому в век развития информационных технологий становится опасно подписывать с помощью факсимиле важные документы, и во многих компаниях такой способ подписания оставляют преимущественно для документов, не предполагающих какой-либо ответственности: материальной или юридической.

Но не во всех компаниях дела обстоят именно так. А поскольку главное отличие факсимиле от собственноручной подписи состоит в отсутствии возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена, то задуматься над вопросом правильной организации работы с факсимиле все-таки стоит!

Законодательство РФ не дает легального определения такого понятия, как «факсимиле». Однако его можно встретить в подзаконных актах, например, в п. 7 приложения 1 к Регламенту Правительства Москвы¹ под факсимиле подразумевается «штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий». В экономическом словаре терминов есть более развернутое определение: факсимиле – печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица, человека, подписывающего множество документов, бумаг; факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой.

Из подобного толкования исходит и правоприменительная практика. Президиум ВАС РФ в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 отметил, что факсимиле представляет собой клише, т.е. точное воспроизведение рукописи документа, подписи средствами фотографии и печати.

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи.

Факсимиле высокого качества позволяет создать подпись, практически неотличимую невооруженным глазом от собственноручно сделанной.

У читателей часто возникает вопрос: на какие документы можно ставить факсимиле, а на какие – нет? Но обо всем по порядку.

ГК РФ в ст. 160 четко очерчивает круг возможного применения факсимиле – это гражданско-правовые сделки² и оговаривает условия, при которых собственноручную подпись можно заменить на факсимиле, а именно если такая возможность предусмотрена:

• законом,
• иным правовым актом,
• соглашением сторон.

Фрагмент документа

Следует помнить, что в соответствии с п. 3 ст. 2 ГК РФ гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, которые основываются на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в т.ч. к налоговым и другим финансовым и административным отношениям.

Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством. При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.

Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).

По общему же правилу для использования факсимиле в гражданско-правовых сделках сторонам необходимо оформить соглашение. Тогда документы, оформленные с помощью такого аналога подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.

Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен (за исключением порядка применения факсимиле для отдельной категории граждан, о которой мы сказали выше), то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Если стороны заключили договор с помощью факсимиле, а соглашение об использовании факсимиле не подписали, то суд может признать такой договор:

– незаключенным³ или

– недействительным по причине несоблюдения формы договора⁴.

Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой⁵ и письмом МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи». Анализируя судебную практику и требования законодательства, приходим к выводу, что заключать соглашение необходимо.

Но тут возникает другой вопрос: а когда это надо сделать? Поскольку ст. 160 ГК РФ не конкретизирует, когда должно быть подписано соглашение сторон об использовании факсимильной подписи (до заключения или во время заключения договора), на этот счет существуют разные точки зрения юристов. Во избежание лишних рисков рекомендуем:

• подписывать отдельное соглашение сторон до заключения договора. При этом само соглашение должно быть подписано собственноручными подписями руководителей, тогда уже договор может быть подписан их факсимильными подписями;
• либо вы можете включить условие о признании факсимиле в договор, подписываемый собственноручными подписями, а начинать использовать факсимиле на последующих документах, фиксирующих ход исполнения этого договора.

Главное, чтобы договоренность об использовании факсимиле была «подписана» собственноручно ранее начала их применения.

Соглашение сторон можно оформить:

• как отдельный документ (Пример 4) или
• включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора (Пример 1).

Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь на них такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а подписанные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств, что подтверждает и Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (ч. 3 ст. 75).

Фрагмент документа

Пример 1. Фрагмент текста основного рамочного договора, который подписывается руководителями организаций собственноручно, а все дополнительные соглашения, спецификации к указанному договору далее планируется подписывать факсимильными подписями других ТОП-менеджеров этих организаций. Данные договоренности фиксируются в самом договоре (с собственноручными подписями сторон)

Если компания планирует работать с контрагентом в рамках нескольких договоров, то соглашение об использовании факсимиле можно составить не для конкретного договора, а сразу для всех договоров, заключаемых с указанным контрагентом, в случае необходимости подписания их факсимиле.

Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

А что будет, если заранее оформить соглашение не успели? Или, еще один возможный вариант: прочитали эту статью, и поняли, что используемые вовсю факсимиле должным образом не легитимизированы. Ведь не хочется сидеть молча и дожидаться, пока не грянет как гром проблема наподобие этой:

Судебная практика. Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 17.12.2009 № ВАС-16259/09 по делу № А51-10436/2008-23-225

Судебная практика. Постановление ФАС Дальневосточного округа от 17.01.2007 по делу № А51-8443/2006-16-253

Если уж вы рискуете подписывать соглашение об использовании факсимиле после подписания договора, на котором оно проставлено (когда это единственная возможность легализации факсимиле после его обнаружения на договоре), то чтобы обезопасить себя, прямо укажите в соглашении:

• что оно распространяется на отношения сторон, возникшие до его заключения, начиная с конкретной даты (даты заключения «проблемного» договора), и
• укажите реквизиты договора, на котором уже красуется факсимиле (такая возможность предусмотрена п. 2 ст. 425 ГК РФ).

Пример 2. Формулировка в соглашении об использовании факсимиле, которая легализует факсимиле на ранее подписанном сторонами договоре

И хотя редкая судебная практика подтверждает возможность подписания соглашения после подписания договора (как в Примере 2), не рекомендуем ориентироваться на нее в своей работе.

Итак, на вопрос, можно ли подписать соглашение об использовании факсимиле после подписания договора, отвечаем так: не нужно рисковать! Но если уж попали в такую ситуацию, то «прикройте проблему тем, чем сможете».

Что делать, если оферта или акцепт договора выполнены факсимильной подписью, не предусмотренной соглашением сторон?

Кратко напомним, что процесс заключения договора складывается из двух этапов: оферты и акцепта. Оферта – предложение заключить сделку, в котором изложены существенные условия договора, адресованное определенному лицу (лицам). Оферта может быть сделана в виде письма. Если ваша компания первой подписала договор и направила его контрагенту, то это тоже означает, что вы направили оферту. Контрагент, получив договор, подписывает его со своей стороны, т.е. совершает акцепт – ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии.

Если вы получили акцепт своего предложения о заключении договора с контрагентом на определенных условиях, или контрагент вам прислал оферту, то следует внимательно посмотреть, какая подпись стоит в этих документах: собственноручная или факсимильная. При отсутствии соглашения об использовании факсимиле с указанным контрагентом следует срочно направить ему письмо о том, что вы не согласны с таким способом подписания договора из-за нарушения требований ст. 160 ГК РФ. И, конечно, постарайтесь не совершать никаких конклюдентных действий, пока не получите должным образом подписанный документ.

Когда оферт рассылается много, то частенько подписываются факсимиле, на акцептах они встречаются реже. Уверена, что с такой ситуацией встречались многие читатели, нередко просто закрывая глаза на «случайно» обнаруженные факсимильные подписи. Но анализ судебной практики заставляет относиться к таким «случайностям» более внимательно, т.к. своевременное информирование контрагента об обнаруженной факсимильной подписи может в суде перевесить чашу весов в вашу пользу.

Судебная практика. Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2013 № 08АП-11607/12

Судебная практика. Решение Черкесского городского суда (Карачаево-Черкесская Республика) от 25.08.2016 по делу № 2-3694/2016

Для минимизации рисков вашей компании в случае получения оферты или акцепта договора, подписанных факсимильными подписями, не предусмотренными соглашением сторон, следует действовать так:

• написать официальное письмо контрагенту с констатацией факта использования им факсимиле и предложением подписать договор собственноручной подписью либо
• постараться заключить соглашение об использовании факсимиле.

Одним словом, не сидите сложа руки, действуйте! А чтобы правильно действовали остальные исполнители, внесите в договорный регламент правило, которое должно выполняться при согласовании подписанного контрагентом договора до его передачи на подпись вашему руководителю. Юридическая служба, договорный отдел, служба делопроизводства либо иное подразделение (его выбор зависит от распределения обязанностей в организации) должны:

• проверить наличие всех обязательных подписей в договоре;
• проверить наличие факсимильных подписей в договоре и информировать подразделение, инициирующее подписание договора, об обнаружении таких подписей, в случае если у сторон отсутствует соглашение об использовании факсимиле.

Этот же порядок проверки подписи следует закрепить в договорном регламенте и для тех ситуаций, когда контрагент подписывает договор после вашего руководителя, присылая вам ваш экземпляр.

Современные технологии позволяют изготавливать такие факсимиле, что проставляемые с их помощью оттиски очень сложно отличить от рукописных подписей на глаз до проведения профессиональной экспертизы, поэтому некоторые организации полностью отказываются использовать факсимиле. Тогда в заключаемый договор включают подобную формулировку:

Пример 3. Формулировка в договоре об отказе использовать факсимиле

Составлять соглашение об использовании факсимиле можно в произвольной форме, рекомендуем указать в нем следующее:

• стороны пришли к соглашению об использовании факсимильных подписей, равнозначных собственноручным подписям. При этом можно предусмотреть, что факсимильную подпись использует только 1 из сторон договора;
• перечень документов, которые стороны договариваются подписывать факсимиле. Например, какие договоры (или иные документы в рамках договорной работы: дополнительные соглашения, спецификации, заявки, счета и др.) между сторонами будут подписаны факсимильной подписью. В этой части соглашения можно конкретизировать перечень договоров по конкретному направлению деятельности (например, все договоры поставки оборудования, договоры транспортной экспедиции и т.п. или только дополнительные соглашения и спецификации к договорам поставки лекарственных средств и т.п.);
• Ф.И.О. и должности руководителей, чьи факсимильные подписи будут использоваться, обязательно нужно проставить оттиски факсимиле и собственноручные подписи этих людей. Потом данные образцы пригодятся для установления идентичности подписи на конкретных документах путем графологической экспертизы. А в отношении клише, воспроизводящего подпись, можно будет проводить идентификационную, техническую экспертизы. Данные сведения включают в таблицу (см. Примеры 1 и 4).
  В случае включения в список подписантов заместителей руководителя компании или иных руководителей (директоров департаментов, центров и т.п.), следует помнить, что в отличие от руководителя компании, все они действуют на основании доверенности (или иных документов, предусмотренных для этих целей в ГК РФ). Поэтому срок действия выданных им доверенностей должен коррелировать со сроком действия факсимиле и, соответственно, со сроком действия указанного соглашения. Может получиться так, что, например, в соглашении указан заместитель генерального директора по производственно-технологической политике, которому выдана доверенность сроком до 31.12.2021, а соглашение заключается сроком на 5 лет – до 20.04.2026. По окончании 2021 года новую доверенность указанному заместителю могут не выдать, а в соглашении он будет фигурировать как подписант важных документов;
• порядок проставления факсимиле. В этом пункте соглашения сторон можно указать перечень цветов чернил, которые запрещается использовать (например, красный, зеленый, черный цвет) или наоборот – надлежащий цвет чернил для факсимиле (синий, фиолетовый);
• можно попробовать включить пункт о необходимости разработки и утверждения каждой стороной локального нормативного акта (при его отсутствии) для регламентации порядка работы с факсимиле: изготовление, использование, хранение, передача ответственным лицам на период отсутствия (временной нетрудоспособности, командировки или отпуска), уничтожение. Если порядок работы с факсимиле будет отлажен, то вероятность их недобросовестного использования «случайными» людьми будет минимизирована. Хотя проверить качество выполнения контрагентом этого условия будет затруднительно, и это надо понимать;
• порядок уведомления сторон обо всех изменениях, связанных с факсимиле. Например, можно договориться об информировании друг друга в случае утери клише, отмены его действия (в связи с прекращением трудовых отношений с одним из руководителей, указанных в соглашении, или отмены доверенности, выданной ему), замены факсимиле на новое. При этом следует указать срок, в течение которого стороны информируют друг друга об указанных изменениях. Именно своевременное уведомление контрагента о каких-либо изменениях с факсимиле освобождает организацию от его использования неуполномоченными лицами;
• срок действия соглашения об использовании факсимиле и порядок его расторжения, если такая необходимость возникнет;
• соглашение подписывают руководители компаний или иные уполномоченные ими лица собственноручной подписью.

Если стороны заключат отдельное соглашение об использовании факсимиле (образец целого документа показан в Примере 4), то в договоре, который потом будет подписан факсимиле, следует сделать ссылку на реквизиты соглашения (наименование, дата и номер при наличии) – как в Примере 5.

Пример 4. Соглашение об использовании факсимиле между сторонами

Пример 5. Ссылка в договоре на ранее заключенное соглашение об использовании факсимиле

Сфера государственных и муниципальных закупок регулируется:

• Федеральным законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее – 44-ФЗ) и
• Федеральным законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ (далее – 223-ФЗ).

Данные законы предусматривают заключение контрактов в определенных случаях только в электронном виде. Использование факсимиле в век бурного развития информационных технологий и проведения закупок на электронной торговой площадке (далее – ЭТП) в сфере закупочной деятельности не является столь актуальным.

Однако в письмах Минэкономразвития России есть разъяснения по поводу возможности подписания факсимиле отдельных документов в рамках закупочных процедур, и их нельзя сбрасывать со счетов.

Участие в закупочной процедуре подразумевает направление заказчику заявки, подготовленной участником закупки. Порядок подачи и требования к подаваемым заявкам определены законами 44-ФЗ и 223-ФЗ, которые не предусматривают подписание заявки факсимиле. Аналогичный вывод сделан и в письме Минэкономразвития России от 24.04.2017 № Д28и-1655.

Указанные законы не предусматривают и подписание при помощи факсимиле договоров по результатам закупочных процедур с победителем. Но в письме Минэкономразвития России дается разъяснение о возможности использования факсимиле (однако заодно напоминается, что Минэкономразвития России – орган исполнительной власти, который не наделен компетенцией по разъяснению законодательства РФ).

Фрагмент документа

Читайте продолжение статьи в ближайших номерах журнала, чтобы разобраться:

• какие виды документов точно не стоит подписывать факсимиле (счета-фактуры и др.);
• как организации ввести в обращение изготовленные факсимиле и как их потом вывести (с образцами полного комплекта документов, которые для этого необходимы);
• какие риски несет организация, пока ее сотрудники используют факсимиле, и как их снизить.

В законе нет единого списка документов, для которых можно использовать факсимильную подпись. Есть два варианта, когда документ можно подписать факсимиле:

Контрагенты неправомерно подписывали счета-фактуры факсимиле, и суд взыскал с компании вычеты по НДС, пени и штраф

Что случилось. Налоговая доначислила ООО «Суворовские конфеты» НДС, пени и штраф за необоснованное возмещение налога по счетам-фактурам, подписанным факсимильными подписями. Общество подало апелляционную жалобу.

Почему налоговая права. 169‑я статья налогового кодекса запрещает использование факсимиле на счетах-фактурах, товарных накладных и других документах, имеющих финансовые последствия. Поэтому представители ООО «Суворовские конфеты» лишились возможности произвести налоговый вычет из-за того, что неправильно оформили первичные бухгалтерские документы.

Постановление суда. Апелляция согласилась с налоговой и сослалась на постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда, который в 2011 году выразил аналогичную позицию по подобному делу. Суд решил, что инспекция правомерно не приняла к вычету неправильно оформленные документы и доначислила НДС, пени и штраф.

Дело № А68-732/2017