Как правильно написать квартальный отчет

Отчет о проделанной работе позволяет работодателю оценить, насколько эффективно трудится его персонал. Это обычная практика в современном мире. Разберемся, как правильно составить такой отчет, что в нем написать и чем дополнить.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк отчета о проделанной работе .docСкачать образец отчета о проделанной работе .doc

Функции отчета о проделанной работе

Руководители компаний просят предоставить отчеты руководителей подразделений, а те, в свою очередь, для составления собственных требуют их от своих подчиненных. Иногда эту обязанность прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции.
Отчет о проделанной работе позволяет решить следующие задачи:

1. Обосновать расходы на зарплаты работникам. Наниматель всегда хочет знать, за что он платит деньги своему штату. Фонд оплаты труда — большая статья расходов компании.
2. Поддерживать дисциплину труда. Если в компании практикуется распределение задач между работниками и месячные планы с отчетами по ним, то работники начинают рационально планировать свое время и стараются выполнить план.
3. Быстро ответить на вопросы работодателя, кто из работников, в какие сроки и когда выполнил ту или иную работу. Также руководитель структурного подразделения, имея перед глазами отчеты своих подчиненных, всегда знает, какие задачи наиболее сложные, какие выполняются быстрее.
4. Рассчитать нормы выработки для сотрудников. На основании отчетов руководитель может решить, какие задачи можно добавить в месячный план, какие убрать и т.д. Если работники перевыполняют план, то нормы можно увеличить (в разумных пределах).
5. Предоставить сведения контрагентам о выполненной работе по различным договорам своими работниками. Организации-подрядчики должны отчитываться заказчикам, отчеты работников помогут сформировать акт выполненных работ.

Таким образом, налицо польза как для работодателя, так и для работников. Первый видит, насколько эффективно работает штат, вторые — повышают самодисциплину, профессиональные качества, учатся анализировать, насколько эффективна их деятельность, выгодно представлять результаты своего труда.

Отчеты бывают нескольких видов: еженедельные, ежеквартальные, ежемесячные, внезапные (если вдруг имеет место какое-либо разбирательство), финансовые (о расходе денежных средств), статистические, текстовые (рассказывают, как прошла презентация, как удалось провести собрание, например). Для каждого вида — свои цели и особенности составления и оформления.

В каких случаях обязательно нужно составлять отчет?

Обязанность отчитываться о своей работе законодательно закреплена только относительно отчетов о командировках. Остальные работники должны это делать, если эта обязанность прописана в их трудовом договоре, должностной инструкции, локальных нормативных актах компании.

Сдавать отчет работник должен своему непосредственному начальнику — руководителю структурного подразделения. Кому подчиняется сотрудник, указано в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Ответственность за несдачу отчета

Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если работник ненадлежащим образом исполняет свои обязанности или не исполняет их. Если написание отчетов входит в обязанности работника, то наниматель вправе наказать работника (замечание или выговор).

Однако за само отсутствие отчета, может быть, наказания не последует. Но раз нет отчета, значит, работа не выполнена, поэтому работодатель может наказать именно за невыполнение каких-либо задач, а не за то, что сотрудник не отчитался. Это, конечно, не касается тех случаев, когда работа выполнена, а отчета нет.

Как составить отчет о проделанной работе?

Законодательно утвержденной формы отчета о проделанной работе нет. Компании могут разработать ее самостоятельно и утвердить в локальных нормативных актах.

К сведению! Что касается отчета о работе в командировке, то для него разработана унифицированная форма Т-10а.

Если такая форма не утверждена, то работник составляет отчет сам. Можно использовать предложенную нами структуру:

1. Вводные данные. Здесь указывают ФИО и должность руководителя, которому предоставляют отчет, ФИО и должность работника, период, за который составлен документ.
2. Список задач, которые работник должен был выполнить. Если их очень много, то можно сгруппировать по смысловым блокам.



3. Список выполненных задач. Здесь также можно указать, какие инструменты были использованы для достижения тех или иных целей: переговоры, командировки, обращение к работникам других подразделений, увеличение финансовых затрат, материалов и т.д. Нужно отметить, удалось ли завершить все запланированные задачи. Важно указать количественные данные: сколько часов потрачено, сколько текстов написано, сколько собеседований было проведено и т.д. Этот пункт отчета нужно написать как можно конкретнее, чтобы у работодателя не возникло впечатление, что работник недостаточно загружен.
4. Причины, по которым те или иные задачи не были выполнены. Их анализ и оценка с точки зрения работника.
5. План на следующий период.
6. Предложения работника по увеличению эффективности своей работы и коллег. Отсутствие этого пункта будет говорить о безынициативности сотрудника.

Если нужно, то вставляют в текст таблицы, диаграммы или графики. Если это уже не первый отчет, то целесообразно составить графики динамики изменения показателей в течение какого-либо периода (года, полугодия).

Отчет может потребоваться руководству в бумажном виде или электронном, в том числе в виде презентации. При необходимости можно приложить различные документы: счета-фактуры, благодарственные письма, сертификаты и т.п. Отчет, если требуется бумажный вариант, печатают на бумаге формата А4, сшивают в папку.

Рекомендации к тексту отчета

Чтобы отчет был легко читаемым, нужно соответствующим образом составлять текст:

1. Избегаем длинных, неясных предложений.
2. Абзацы должны содержать не более 4-5 предложений.
3. Лучше оформлять перечень задач списками.
4. Таблицы и графики нужно вставлять так, чтобы не образовывались так называемые висячие строки.
5. После графиков и таблиц нужно оставлять места для комментариев и отметок руководства.
6. Исключить просторечные и разговорные выражения.
7. Проверить текст на наличие орфографических и другого рода ошибок.
8. Не выбирать слишком мелкий или слишком крупный шрифт. Если в компании утверждена форма отчета, то шрифт там прописан.

Таким образом, работник при составлении документа должен следить за тем, чтобы его легко можно было прочитать и все понять без лишних дополнений.

К сведению! Не для всех профессий будет целесообразным вводить обязанность готовить отчеты о проделанной работы. Для рабочих должностей, где нужно выполнять однотипные повторяющиеся действия, лучше ввести норму на количество задач.

Функции отчета о проделанной работе

Руководители компаний просят предоставить отчеты руководителей подразделений, а те, в свою очередь, для составления собственных требуют их от своих подчиненных. Иногда эту обязанность прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции. Отчет о проделанной работе позволяет решить следующие задачи:

Видео

Последовательность внедрения рабочих отчётов

Внедрить ежедневные отчёты в повседневную работу подразделения/компании бывает крайне сложно, а порой и невозможно без параллельного проекта по внедрению регулярного менеджмента. Подробности о регулярном менеджменте читайте в статье “”.Здесь же я кратко обозначу 2 основных этапа:

1. Первый этап (длительность: 2-3 недели): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах пять наиболее крупных выполненных задач с указанием времени на каждую из них. Реализация: GoogleDocs или текстовые редакторы, возможно сразу система постановки задач.
2. Второй этап (длительность: 3 недели и далее): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах все задачи с указанием затраченного времени. Реализация: Битрикс24 или другая система постановки задач.

За различные периоды времени

1. Ежедневный отчет.
2. Еженедельный отчет.
3. Ежемесячный или квартальный отчет.
4. Годовой отчет.

Для составления ежедневного отчета лучше всего подходит формат таблицы или бланка, в котором необходимо заполнить пустые поля.

Чем меньше будет этих полей, тем лучше, потому что ежедневное заполнение одного и того же документа может отнимать у сотрудников много времени, а такая возможность есть у сотрудников не всех специальностей.

Данный тип отчетности является востребованным для профессий, требующих выполнения ежедневного плана (продавец, кассир, грузчик, перевозчик, менеджер и т. д.).

Если на предприятии предусмотрена отчетность должностного лица за неделю, то в таком случае документ нуждается в более детальной проработке, т. к. размер отчета напрямую зависит от длительности периода трудовой деятельности.

В этом случае система, предусматривающая заполнение небольших бланков, теряет свой смысл.

При составлении сотрудником доклада о проведенной работе следует уделить больше внимания каждому этапу, потому что отчет за неделю или за месяц должен содержать в себе все нюансы труда, необходимые для анализа деятельности предприятия и каждого сотрудника в отдельности.

Эта форма составления подходит для строителей, бухгалтеров, управляющих и т. д.

Годовая и квартальная отчетность, в отличие от еженедельной, не предполагает анализ каждого шага. Годовой отчет призван выполнить общий анализ проделанной работы. В документе сравниваются результат и план, выдвигаются предложения относительно того, как повысить эффективность труда.

Данный тип отчетности предусмотрен преимущественно для сотрудников образовательных учреждений. Например, воспитатели обязаны составлять отчет о проделанной работе за год в средней группе в соответствии с планом обучения. Однако годовая отчетность существует на всех типах предприятий, т. к. это способствует развитию бизнеса.

Эволюция отчетов

Со временем, если вы будете применять эту практику, ваши отчеты эволюционируют, в них добавятся дополнительные блоки, пункты, поля.

Мой отчет уже напоминает пульт управления космическим кораблем (шутка, почти), в нем множество дополнительных элементов:

Цели на год: сюда я пишу то, что 100% планирую сделать в 2020, например.

Цели на месяц: пишу шаги, которые приведут меня к годовым целям

Управленческая таблица: (заполнена / не заполнена) – это отсылка к еще одной таблице, где я веду учет клиентов, оплаты и их прогресс.

Обещания: важнейший пункт, где я записываю то, что обещал другим людям, иначе я это забываю. Также веду подсчет, сколько обещаний я выполнил, а сколько нет.

Желания: пишу все, что просто хочу, без каких-то целей и дедлайнов. Иногда покупаю или делаю это.

Дальше собственно идут ЧСС и ЧСЗ, но с важным дополнением. Там я разбил все задачи, которые я делаю, на «домены», т.е. на категории. Например, у меня есть категории: манимейкинг (собственно, зарабатывание денег), финансы (учет), производство (работа с клиентами), саморазвитие, спорт и здоровье, быт и еще парочка плавающих категорий, которые я периодически меняю, типа ремонта или путешествия куда-то.

Вот так выглядит шапка отчета

Как составить

Единый образец отчета о выполненной работе не установлен. Но это не значит, что составлять его можно как угодно. Неправильно поданный отчет оставит негативное мнение о степени загруженности и эффективности исполнителя. Приведем пример такой «неправильной» бумаги.

На основании такого документа получится сделать вывод разве что о том, что сотрудникам отдела кадров нечем заняться.

Как же составить правильный документ? Руководствоваться стоит следующими принципами:

• краткость. Эпопею на 30 листах читать никому не хочется, и есть вероятность, что добравшись до конца, руководитель попросту забудет, о чем шла речь в начале;
• конкретность. Общие фразы — главный враг при составлении отчетного документа. Руководителя интересует результат, а не мастерство сотрудника в эпистолярном жанре;
• наглядность. Результат — главная часть. Если есть цифры — отлично, показываем их. Очень украшают документ диаграммы, графики или сравнительные таблицы. Если же оцифровать достижение невозможно, наиболее выигрышным представляется подход «от проблемы к решению». Он состоит из нескольких этапов:
  • обозначается проблема (задача);
  • описывается, какие шаги предприняты для решения (достижения цели), что получилось, что — нет и по каким причинам.

Отражают следующие сведения:

• Ф.И.О. работника;
• период, за который отчитываются;
• какие задачи поставлены;
• что из них выполнено;
• что из них не выполнено и почему;
• как оптимизировать деятельность;
• планы на будущий период.

Исходя из этого, примерный образец формы отчета о проделанной работе следующий:

Отчет по итогам деятельности __________________________________________________________________ (Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)
Период	с _______________ по____________
Поставленные задачи:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Выполнено:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Не выполнено:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Причины невыполнения:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Планы на следующий период:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Предложения по оптимизации:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
________________ _______________________ ____________________ (дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка)

Иногда целесообразно приложить документы: проекты соглашений, договоров, контрактов, подписанные экземпляры, финансовые бумаги, если отчитываются не только о деятельности, но и о расходах.

Вот хороший пример отчета о проделанной работе за месяц отдела кадров.

Форма и периодичность сдачи устанавливаются локальными нормативными актами организации или прописываются в трудовом договоре сотрудника. Встречаются такие варианты:

• ежедневные. Чаще всего используются в командировках и при разъездной работе;
• еженедельные. Удобны при удаленной работе, когда нет необходимости оценивать ежедневные результаты;
• ежемесячные. Употребляются при использовании систем оплаты и мотивации «за результат»;
• ежеквартальные;
• ежегодные. Используются в основном в целях финансового анализа и планирования затрат на персонал, его обучение, мотивацию и пр.

На практике сейчас чаще предоставляют отчет в excel, в виде выгрузки из CRM или других электронных документов. Но кое-где используются и бумажные экземпляры. Сколько хранить такие документы? Законодательством сроки не установлены, т. к. предоставление таких бумаг не обязательно. Организация вправе сама установить удобный период, исходя из специфики своей деятельности (обычно 1-3 года). Но это не касается отчетов, непосредственно на основании которых начисляется заработная плата или производятся другие финансовые операции. Их хранят длительно.

Подходящий вариант

Вероятно, что с первого раза составить качественный отчет не получится. Для того чтобы вам было легче это сделать, приводим пример того, как нужно было написать отчет руководителю о проделанной работе, указанный в первом примере:

“Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.

От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.

Отчет о результатах труда за (15.02.16-19.02.16 гг.)

На отчетную неделю передо мной были поставлены следующие задачи:

• Осуществить хронометраж работ производственного цеха, на которые отсутствуют либо устарели действующие нормы времени.
• На основании проведенных замеров подготовить к утверждению новые нормы по работам соответствующего структурного подразделения.
• Принять участие в конференции по вопросам повышения эффективности труда на предприятии, запланированной на 18.02.2016 г., подготовить вопросы и предложения.

Все поставленные задачи были выполнены, а именно:

• проведено 5 хронометражей и составлено такое же количество новых норм по работам производственно цеха;
• было принято участие в конференции, служебная записка с предложениями прилагается.

Также проводилась работа со входящей документацией, а именно:

• Составлено 2 ответа на запросы ИОТ.
• Даны ответы на письма гр. Юрьева А. А., Жакова С. И., Милеевой К. Б.

На период с 22.02.16 по 26.02.16 г. запланирована командировка с целью проверки работы структурного подразделения Печерского филиала.

Дата составления: 19.02.16 г.

Подпись: Петров Ю.Р.”

Согласитесь, что этот вариант отчёта и читается лучше, и руководству видно, насколько же хорошо трудится один из сотрудников.

Структура документа

Если на предприятии нет разработанной формы отчетности, то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.

Примеры отчетов

Посмотрите на примерный образец, как правильно составить отчет о проделанной работе за месяц для менеджера по продажам. Целесообразно его представить в форме таблицы.

Чтобы правильно написать отчет на длительный период — месяц, год, ориентируйтесь на бланк, составленный с учетом указанных требований.

А это примерный образец, как написать отчёт о проделанной работе для удалённого бухгалтера.

Ответственность за несдачу отчета

Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если работник ненадлежащим образом исполняет свои обязанности или не исполняет их. Если написание отчетов входит в обязанности работника, то наниматель вправе наказать работника (замечание или выговор).

Однако за само отсутствие отчета, может быть, наказания не последует. Но раз нет отчета, значит, работа не выполнена, поэтому работодатель может наказать именно за невыполнение каких-либо задач, а не за то, что сотрудник не отчитался. Это, конечно, не касается тех случаев, когда работа выполнена, а отчета нет.

От проблемы к решению

Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.

Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема — причины ее возникновения — постановка задач — решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.

Теги

Download Daily Project Progress Report Template
Microsoft Excel | Microsoft Word | Adobe PDF

End-of-Day Report Template

Write an end-of-day (EOD) report that highlights daily accomplishments and challenges. Include specific tasks completed and the time spent on each task. Identify key successes and describe any challenges faced. Add an action plan for the following day and any relevant comments for your manager to review.

What Is a Daily Progress Report?

A daily progress report is both a communication tool between employees and managers and a method for tracking work completed. A report may focus on an individual’s progress or the status of a project.

An employee or a manager will include details that depend on the context and purpose of the report. For example, a daily progress report written by a construction contractor may focus on costs and hours spent during a given day along with any new delays or changes. In other work settings, a daily progress report might track an employee’s progress with certain tasks or skill development.

In schools, teachers use progress reports to evaluate and improve student behavior and academic achievement.

Keep Your Team’s Progress on Track with Smartsheet

Empower your people to go above and beyond with a flexible platform designed to match the needs of your team — and adapt as those needs change.

The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed.

When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.

Кто и для чего сдает отчет о проделанной работе

Одним из эффективных методов проверки персонала остаются отчеты, включающие информацию о проделанной работе персонала за определенный период. Они позволяют за короткое время понять, как сотрудники расходуют время, что удается решить и каких результатов добиться. Такой способ дает возможность компании решить ряд задач:

• помогает поддерживать дисциплину труда;
• определить нормы труда для персонала;
• обнаружить эффективность расходов на оплату труда.

Если руководитель желает сделать эту форму проверки постоянной, необходимо закрепить это требование в локальных нормативных актах, договорах или должностных инструкциях подчиненных.

Особенности для удаленной работы

С 1 января 2021 года вступил в силу Закон № 407-ФЗ от 08.12.2020, который внес изменения в Трудовой Кодекс о регулировании дистанционной деятельности. Сюда вошли правила взаимодействия с сотрудниками и требования сдавать отчеты о полученных результатах.

Для удаленной работы пригодятся еженедельные или ежемесячные рапорты. Правила составления однотипны, как и для остальных сотрудников. Отличия только в том, что подают их в электронном виде.

В них указывают, какие результаты получены и какие инструменты для этого использовались, поскольку удаленным работникам часто приходится применять дополнительные меры и технические средства, которые им оплачивает работодатель.

Для удаленных подчиненных особенно важно подчеркнуть не только успехи, но и проблемы, которые не получилось решить самостоятельно. Для этого потребуется помощь руководителя, который учтет необходимые нюансы на будущее.

Примеры отчетов

Посмотрите на примерный образец, как правильно составить отчет о проделанной работе за месяц для менеджера по продажам. Целесообразно его представить в форме таблицы.

Чтобы правильно написать отчет на длительный период — месяц, год, ориентируйтесь на бланк, составленный с учетом указанных требований.

Отчет по итогам деятельности

____________________________________________________________ (ФИО сотрудника или наименование отдела)

Период с _______________ по____________

Поставленные задачи:	1
2
3
Выполненные задачи:	1
2
3
Не выполнено	1
2
3
Причины невыполнения:	1
2
3
Планы на следующий период:	1
2
3
Предложения по улучшению трудового процесса:	1
2
3

дата _____________ подпись ответственного сотрудника _______________

А это примерный образец, как написать отчёт о проделанной работе для удалённого бухгалтера.

Что будет, если не представить отчеты

За непредставление отчетности работодатель вправе наложить дисциплинарное наказание. Но здесь есть нюансы. Наказать сотрудника получится, только если необходимость сдавать эти документы прописана в его трудовом договоре, должностной инструкции или иных нормативных актах, с которыми он ознакомлен под подпись.

Если такой пункт отсутствует, а сотрудник справляется с обязанностями, наказать за то, что он не отчитался, нельзя.

Другое дело, когда подчиненный отказывается выполнять поручения начальства, нарушает дисциплину, тогда его ждет наказание (замечание или выговор) по ст. 192 ТК РФ. Но не за то, отчитался он или нет, а по результатам того, как он выполняет обязанности.

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Когда нужен и зачем составляется отчет о проделанной работе?

Необходимость составления отчетной документации вводится на каждом предприятии, исходя из внутренних потребностей компании, порядке взаимодействия между подразделениями, между руководством и подчиненными.

Отчет о проделанной работе предоставляется по схеме, принятой в компании. К примеру, рядовые сотрудники отчитываются перед руководителями структурных подразделений, в которых они числятся. Последние, в свою очередь, готовят отчетные сведения по своей работе вышестоящему руководству.

При переводе сотрудников на удаленный режим работы руководство обычно также требует с них предоставлять отчет о выполненны действия за день, неделю или месяц.

Трудовым законодательством, действующим на территории РФ, обязанность предоставления отчета о выполненной работе не установлена. Порядок и правила его оформления устанавливается на каждом предприятии индивидуально.

При этом необходимо учесть, что есть одно исключение. Таковым является ситуация, при которой сотрудник находится в рабочей поездке. По возвращению из командировки руководитель вправе потребовать от работника соответствующий отчет, отказать в предоставлении которого трудящийся не может.

В остальных случаях сотрудники предоставляют отчеты только при условии, что данная необходимость установлена внутренней документацией.

Несвоевременная отчетность может грозить работнику дисциплинарным взысканием. Согласно информации, отраженной в 192 статье ТК РФ, работодатель вправе объявить сотруднику выговор или сделать замечание. Данное правило действует при условии, что предоставление отчетов – обязательная функция, установленная документально.

Отчет о проделанной работе позволяет оценить эффективность работоспособности сотрудника.

Правильным образом составленный документ позволяет решить ряд задач:

• поддержка трудовой дисциплины на должном уровне. Необходимость предоставления отчетов о выполненной работе позволяет трудящимся рационально распределять время на выполнение своих трудовых функций;
• обоснование расходов на оплату труда. Благодаря отчетности работодатель может оценить объем выполненных сотрудником на протяжении отчетного периода работ. При необходимости увеличить доход трудящихся, или, задать вопрос о причине выполнения трудовых обязанностей не в полном объеме;
• наличие документа о том, что и кто из работников делал в конкретный рабочий день. Имея отчет о выполненных задачах, при возникновении вопросов со стороны вышестоящего руководства, начальник структурного подразделения сможет ответить на все вопросы, касающиеся деятельности его подчиненных. Кроме этого, можно понять, на решение каких трудовых задач уходит больше времени, а на каких меньше;
• определение нормы выработки для каждого сотрудника. Отчетная документация может выступать в качестве основания для добавления или исключения каких-либо трудовых задач из месячного плана работы сотрудника.

Отчетные документы о проделанной работе предоставляется с периодичностью, установленной работодателем. Чаще всего периодом является день или месяц.

Как оформить?

Для оформления отчета не предусмотрено унифицированного образца. Исключение – командировки. По возвращению из рабочих поездок работник предоставляет руководству бланк, составленный на основании формы Т-10а. В остальных случаях документ оформляется в свободной форме.

В отчете о выполненной работе рекомендуется отражать следующую информацию:

• стандартные данные – инициалы и должность руководителя, которому он предоставляется, а также отчитывающегося сотрудника;
• список поставленных перед работником задач на отчетный период;
• список выполненных в течение отчетного периода задач, сроки их выполнения;
• список механизмов, использованных для достижения поставленных перед трудящимся целей. К примеру – переговоры с сотрудниками смежных подразделений, использование дополнительных материалов и финансовых затрат и т.п.;
• причины невыполнения поставленных задач (при наличии таковых);
• план работы на следующий отчетный период;
• предложения по улучшению трудового процесса – если таковые имеются.

При необходимости в отчет можно вставить таблицы, диаграммы или рисунки, а также документы отчетности – чеки, квитанции, счета-фактуры. В конце документа сотрудник ставит дату оформления документа и свою личную подпись.

Последовательность внедрения рабочих отчётов

Внедрить ежедневные отчёты в повседневную работу подразделения/компании бывает крайне сложно, а порой и невозможно без параллельного проекта по внедрению регулярного менеджмента. Подробности о регулярном менеджменте читайте в статье “”.Здесь же я кратко обозначу 2 основных этапа:

1. Первый этап (длительность: 2-3 недели): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах пять наиболее крупных выполненных задач с указанием времени на каждую из них. Реализация: GoogleDocs или текстовые редакторы, возможно сразу система постановки задач.
2. Второй этап (длительность: 3 недели и далее): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах все задачи с указанием затраченного времени. Реализация: Битрикс24 или другая система постановки задач.

За различные периоды времени

Для составления ежедневного отчета лучше всего подходит формат таблицы или бланка, в котором необходимо заполнить пустые поля.

Чем меньше будет этих полей, тем лучше, потому что ежедневное заполнение одного и того же документа может отнимать у сотрудников много времени, а такая возможность есть у сотрудников не всех специальностей.

Данный тип отчетности является востребованным для профессий, требующих выполнения ежедневного плана (Продавец, кассир, грузчик, перевозчик, менеджер и т. д.).

Если на предприятии предусмотрена отчетность должностного лица за неделю, то в таком случае документ нуждается в более детальной проработке, т. к. размер отчета напрямую зависит от длительности периода трудовой деятельности.

В этом случае система, предусматривающая заполнение небольших бланков, теряет свой смысл.

При составлении сотрудником доклада о проведенной работе следует уделить больше внимания каждому этапу, потому что отчет за неделю или за месяц должен содержать в себе все нюансы труда, необходимые для анализа деятельности предприятия и каждого сотрудника в отдельности.

Эта форма составления подходит для строителей, бухгалтеров, управляющих и т. д.

Годовая и квартальная отчетность, в отличие от еженедельной, не предполагает анализ каждого шага. Годовой отчет призван выполнить общий анализ проделанной работы. В документе сравниваются результат и план, выдвигаются предложения относительно того, как повысить эффективность труда.

Данный тип отчетности предусмотрен преимущественно для сотрудников образовательных учреждений. Например, воспитатели обязаны составлять отчет о проделанной работе за год в средней группе в соответствии с планом обучения. Однако годовая отчетность существует на всех типах предприятий, т. к. это способствует развитию бизнеса.

Эволюция отчетов

Со временем, если вы будете применять эту практику, ваши отчеты эволюционируют, в них добавятся дополнительные блоки, пункты, поля.

Мой отчет уже напоминает пульт управления космическим кораблем (шутка, почти), в нем множество дополнительных элементов:

Цели на год: сюда я пишу то, что 100% планирую сделать в 2020, например.

Цели на месяц: пишу шаги, которые приведут меня к годовым целям

Управленческая таблица: (заполнена / не заполнена) – это отсылка к еще одной таблице, где я веду учет клиентов, оплаты и их прогресс.

Обещания: важнейший пункт, где я записываю то, что обещал другим людям, иначе я это забываю. Также веду подсчет, сколько обещаний я выполнил, а сколько нет.

Желания: пишу все, что просто хочу, без каких-то целей и дедлайнов. Иногда покупаю или делаю это.

Дальше собственно идут ЧСС и ЧСЗ, но с важным дополнением. Там я разбил все задачи, которые я делаю, на «домены», т.е. на категории.

Например, у меня есть категории: манимейкинг (собственно, зарабатывание денег), финансы (учет), производство (работа с клиентами), саморазвитие, спорт и здоровье, быт и еще парочка плавающих категорий, которые я периодически меняю, типа ремонта или путешествия куда-то.

Вот так выглядит шапка отчета

Как составить

Единый образец отчета о выполненной работе не установлен. Но это не значит, что составлять его можно как угодно. Неправильно поданный отчет оставит негативное мнение о степени загруженности и эффективности исполнителя. Приведем пример такой «неправильной» бумаги.

Отчет о проделанной работе

В период с 12 по 16 октября 2020 г. отделом кадров проделана следующая работа:

1. Подписаны трудовые договоры.
2. Произведены увольнения.
3. Подписаны дополнительные соглашения о защите персональных данных.

Начальник отдела кадров Иванов Иванов И. И.

На основании такого документа получится сделать вывод разве что о том, что сотрудникам отдела кадров нечем заняться.

Как же составить правильный документ? Руководствоваться стоит следующими принципами:

• краткость. Эпопею на 30 листах читать никому не хочется, и есть вероятность, что добравшись до конца, руководитель попросту забудет, о чем шла речь в начале;
• конкретность. Общие фразы — главный враг при составлении отчетного документа. Руководителя интересует результат, а не мастерство сотрудника в эпистолярном жанре;
• наглядность. Результат — главная часть. Если есть цифры — отлично, показываем их. Очень украшают документ диаграммы, графики или сравнительные таблицы. Если же оцифровать достижение невозможно, наиболее выигрышным представляется подход «от проблемы к решению». Он состоит из нескольких этапов:
  • обозначается проблема (задача);
  • описывается, какие шаги предприняты для решения (достижения цели), что получилось, что — нет и по каким причинам.

  Отражают следующие сведения:

  • Ф.И.О. работника;
  • период, за который отчитываются;
  • какие задачи поставлены;
  • что из них выполнено;
  • что из них не выполнено и почему;
  • как оптимизировать деятельность;
  • планы на будущий период.

  Исходя из этого, примерный образец формы отчета о проделанной работе следующий:

  Отчет по итогам деятельности

  (Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)

  ________________ _______________________ ____________________

  (дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка)

  Иногда целесообразно приложить документы: проекты соглашений, договоров, контрактов, подписанные экземпляры, финансовые бумаги, если отчитываются не только о деятельности, но и о расходах.

  Вот хороший пример отчета о проделанной работе за месяц отдела кадров.

  Форма и периодичность сдачи устанавливаются локальными нормативными актами организации или прописываются в трудовом договоре сотрудника. Встречаются такие варианты:

  • ежедневные. Чаще всего используются в командировках и при разъездной работе;
  • еженедельные. Удобны при удаленной работе, когда нет необходимости оценивать ежедневные результаты;
  • ежемесячные. Употребляются при использовании систем оплаты и мотивации «за результат»;
  • ежеквартальные;
  • ежегодные. Используются в основном в целях финансового анализа и планирования затрат на персонал, его обучение, мотивацию и пр.

  На практике сейчас чаще предоставляют отчет в excel, в виде выгрузки из CRM или других электронных документов. Но кое-где используются и бумажные экземпляры. Сколько хранить такие документы? Законодательством сроки не установлены, т.

  к. предоставление таких бумаг не обязательно. Организация вправе сама установить удобный период, исходя из специфики своей деятельности (обычно 1-3 года).

  Но это не касается отчетов, непосредственно на основании которых начисляется заработная плата или производятся другие финансовые операции. Их хранят длительно.

  Подходящий вариант

  Вероятно, что с первого раза составить качественный отчет не получится. Для того чтобы вам было легче это сделать, приводим пример того, как нужно было написать отчет руководителю о проделанной работе, указанный в первом примере:

  “Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.

  От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.

  Отчет о результатах труда за (15.02.16-19.02.16 гг.)

  На отчетную неделю передо мной были поставлены следующие задачи:

• Осуществить хронометраж работ производственного цеха, на которые отсутствуют либо устарели действующие нормы времени.
• На основании проведенных замеров подготовить к утверждению новые нормы по работам соответствующего структурного подразделения.
• Принять участие в конференции по вопросам повышения эффективности труда на предприятии, запланированной на 18.02.2016 г., подготовить вопросы и предложения.

Все поставленные задачи были выполнены, а именно:

• проведено 5 хронометражей и составлено такое же количество новых норм по работам производственно цеха;
• было принято участие в конференции, служебная записка с предложениями прилагается.

Также проводилась работа со входящей документацией, а именно:

• Составлено 2 ответа на запросы ИОТ.
• Даны ответы на письма гр. Юрьева А. А., Жакова С. И., Милеевой К. Б.

На период с 22.02.16 по 26.02.16 г. запланирована командировка с целью проверки работы структурного подразделения Печерского филиала.

Дата составления: 19.02.16 г.

Подпись: Петров Ю.Р.”

Согласитесь, что этот вариант отчёта и читается лучше, и руководству видно, насколько же хорошо трудится один из сотрудников.

Структура документа

Если на предприятии нет разработанной формы отчетности, то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.

Ответственность за несдачу отчета

Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если работник ненадлежащим образом исполняет свои обязанности или не исполняет их. Если написание отчетов входит в обязанности работника, то наниматель вправе наказать работника (замечание или выговор).

Однако за само отсутствие отчета, может быть, наказания не последует. Но раз нет отчета, значит, работа не выполнена, поэтому работодатель может наказать именно за невыполнение каких-либо задач, а не за то, что сотрудник не отчитался. Это, конечно, не касается тех случаев, когда работа выполнена, а отчета нет.