Как правильно написать номер исходящего письма

Инструкция

Источники:

• Жизненный цикл исходящего документа
• как оформлять документы учреждения

Как присвоить исходящий номер письма

Прием и первичная обработка поступающих документов […] *> Внимание Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов Отметим

Отличный секретарь

В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение. Поступившие по почте письма вскрываются секретарем.

Исключение – те конверты, на которых стоят пометки «Конфиденциально» или «Лично».

В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте. Сами обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов.Нужно оставить и прикрепить к письму конверт, если: а) письмо пришло от физического лица (так называемое обращение по какому-либо вопросу), б) иначе, как по конверту, нельзя установить обратный адрес отправителя, в) принципиально важно по штемпелям на конверте установить, когда было отправлено и получено это письмо.

Помимо почты, письма в компанию могут прийти по следующим каналам: — доставка курьером, — электронная почта, — факс, — экспресс-почта.

Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию.Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано. Впрочем, регистрации подлежат не все документы.

Отличный секретарь

Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо – не письмо, а только его проект.

— коммерческие предложения; — рекламные материалы; — прайс-листы, — поздравления; — приглашения на различные развлекательные или промо-мероприятия (приглашений на совещание это не касается). Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то подлежит сопроводительное.

То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены. Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо. На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма: _____________ № _______ Обычно эти поля располагаются под «шапкой» с наименованием организации, адресами и реквизитами.

Для визового экземпляра письма, которое готовится не на бланке, а на обычном листе бумаги, секретарь может заказать специальный штамп, чтобы не писать номер и дату от руки:

Как присвоить номер исходящему письму

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Инфо Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — наименование организации; — очередной порядковый номер; — дату поступления.

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей:- порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;- номера дела по номенклатуре дел.Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой:- для входящих документов: 218/08-17, где 218 – очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 номер дела, в которое будет подшит исполненный документ;- для исходящих документов: 11-03/532, где: 11-03 – номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 532 — очередной порядковый номер.В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация.

Некоторые секреты входящих документов

Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы. Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства – целесообразностью, т.е. из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные документам конкретной компании.

Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами. Сортировка Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент.

Исходящий номер на документе

Отправка документов должна осуществляться в компании только централизованно сотрудниками службы ДОУ.Важно знать.

Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Кроме того, в последнее время появился новый способ обращения к руководству и специалистам компании – через форму обратной связи, предлагаемую на официальных сайтах.

По факсу или по электронной почте информационные сообщения оперативного характера могут передаваться непосредственно работниками из структурных подразделений.Конверты обычно не сохраняют.

1. Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.

Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать.

Нумерация исходящих писем и приказов

В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация. — Не во всех компаниях или на производствах это номер дела, у нас например 11 — код станции, 01, 02, 03 — нумерация писем куда они направляются.Так что не ко всем это применимо) — У меня регистрация ведется так: 01/05-01 где 01 — код подразделения (филиала) 05- структурное отделение в моем филиале, он же является порядковый номер папки по номенклатуре дела) 01- номер исходящий документа код подразделения это для меня важно нас в регионе 6 филиалов, и я знаю, точно, что это письмо мое, — Здравствуйте!

Не бросьте на произвол судьбы с крайне животрепещущим вопросом.Подскажите в каком нормативном или методическом документе я могу найти ответ на следующий вопрос: действительно ли необходимо хранить в секретариате абсолютно все исходящие письма предприятия, в том числе и те, что пишут от имени компании начальники структурных

Совет 1: Как оформлять исходящую документацию

Исходящие письма могут быть инициативными и ответными. В первом случае вы начинаете (инициируете) переписку с другой организацией или конкретным человеком по какому-либо служебному вопросу.

Ответное письмо должно содержать информацию, соответствующую поступившему запросу.

2 Напечатайте письмо в двух экземплярах на бланке вашей организации. Следите за правильностью оформления верхней части документа, так называемой «шапки».

Кроме реквизитов компании, расположенных на бланке справа, в нее входят данные адресата и заголовок письма. 3 В верхнем левом углу напечатайте должность, инициалы и фамилию человека, которому предназначен документ, адрес организации или частного лица. Порядок указания сведений должен быть именно таким, например: «Генеральному директору ООО «Волна» И.И.СидоровуРабочая ул., д.

37, оф. 14,Саратов, 109235». 4 Справа, под реквизитами вашей организации, расположите заголовок письма.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

1. пригласительные билеты.
2. информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
3. поздравительные письма и телеграммы;
4. рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании.

Как присвоить исходящий номер письма

/ / 22.04.2022 392 Views Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы: Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков.

Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается.

Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) 3.4.2.

Как поставить номер исходящего письма

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Важно Если к исходящему документу имеются приложения, перечислите их после основного текста, например: «Приложение на 3 л.

Как правильно зарегистрировать входящий документ?

Порядок обработки входящих документов, включая их регистрацию, должен быть отражен в локальном нормативном акте вашей организации, регламентирующем документирование и организацию работы с официальными документами. Таким нормативным актом может являться инструкция по делопроизводству, или положение о порядке ведения делопроизводства. Однако отдельные вопросы работы с документами также закрепляются в распорядительных документах, отдельных положениях или регламентах.

Статья о поможет вам не допускать ошибок в работе. Если в вашей организации такого локального нормативного акта еще нет, или вы только начали его разрабатывать, при работе с документами можно руководствоваться ГОСТами (например, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации), иными нормативными документами Росархива (например, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), М., 1991).

Нумерация исходящих писем и приказов

По материалам форума. — Добрый день коллеги! Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года.

Просто письма и приказы я составляю сама. — Регистрация начинается с первого номера. — То есть получается так: 11.01.08 № 01? — Порядковый регистрационный номер присваивается, начиная с номера 1, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей: — порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года; — номера дела по номенклатуре дел. Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой: — для входящих документов: 218/08-17,

Как правильно нумеровать исходящие письма

Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение.

А вот с телефонограммами сложнее.

Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована. В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. При этом основания

Вход на сайт

Рубрика: Ответов: 6 Вы можете тему в список избранных и на уведомления по почте.

« Первая ← Пред.1 След. → Последняя (1) »

Елена 22 октября 2009, 14:42 Оценок нет подскажите как правильно нумеровать исходящую корреспенденцию, достаточно ли № и дата? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

[e-mail скрыт] Беларусь, Витебск Написал 310 Репутация:

22 октября 2009, 14:47 Если в точном

Где указывается исходящий номер письма

/ / 08.03.2022 298 Views 08.03.2022 08.03.2022 08.03.2022 Иванов При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор ООО «Компания «Название» А.А.

Иванов Главный бухгалтер М.В. Петров При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директорапо продажам Заместитель директорапо покупкам А.А.

Иванов М.В. Петров 10. Печать Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи. 11. Исполнитель Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Оформление реквизита «Адресат»

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п.

67). Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

1. почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.
2. наименование адресата (получателя письма);

Получателем письма могут быть:

1. организация;
2. структурное подразделение организации;
3. физическое лицо.
4. группа организаций;
5. должностное лицо/несколько должностных лиц;

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О.

Совет 1: Как оформлять исходящую документацию

Автор КакПросто! Исходящей документацией называются официальные письма, которые организация направляет сторонним адресатам (поставщикам, потребителям, надзорным органам и т.д.) или иногородним коллегам.

Ответственность за работу с этой корреспонденцией делят, как правило, два сотрудника: составитель и делопроизводитель. В обязанности первого входит подготовка и согласование текста.

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3

ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

Что регистрируем?

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;

— поздравительные письма и телеграммы;

— пригласительные билеты.

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Входящие документы

Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <1>.

———————————

<1> Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

— наименование организации;

— очередной порядковый номер;

— дату поступления.

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки:

┌──────────────────────────────────────┐

│ ООО «Февраль» │

│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │

└──────────────────────────────────────┘

Или же с помощью резинового штемпеля:

┌──────────────────────────────────────┐

│ ООО «Февраль» │

│ «__» ___________________ 20__ г. │

│ Вх. N _______ │

└──────────────────────────────────────┘

Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

Вх. N	Дата поступления	От кого получен	Краткое содержание	Резолюция	Кому направлен	Расписка в получении
…	…	…	…		…	…
Вх-29	16.01.2012	ОАО «Бизнес Портал» г. Москва	Предложение по аренде складских помещений	Подготовить проект договора	О. Е. Пироговой	Пирогова

Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Исходящие документы

Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:

— подписания (для документов, не подлежащих утверждению);

— утверждения (для документов, подлежащих утверждению);

— заседания или принятия решения (для протоколов);

— события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.

┌───────────────────┐

│ Исх. N 03-05/61 │

└───────────────────┘

03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:

┌───────────────────┐ ┌───────────────────┐

│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │

└───────────────────┘ └───────────────────┘

К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

N п/п	N и дата исходящего документа	Кому адресован документ	Краткое содержание	Кем подписан	Отметка об исполнении	N дела, куда подшит документ
…	…	…	…	…	…	…
12	N 01-16ю от 23.01.2012	Директору ООО «Плюс» г. Москва	Об участии юристов компании в конференции	Директор	Отправлен почтой	03

Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи.

Автоматизированная регистрация

Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.

В заключение

Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству. Если этого не сделать, в определенных ситуациях работники могут поступить по своему усмотрению, так, как им нравится, что далеко не всегда приемлемо.

Т. Ю.Комиссарова

Эксперт журнала

«Отдел кадров

коммерческой организации»

Подписано в печать

29.02.2012

Нумерация писем в делопроизводстве

По материалам форума.

— Добрый день коллеги! Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама…

— Регистрация начинается с первого номера.

— То есть получается так: 11.01.08 № 01?

— порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;— номера дела по номенклатуре дел.Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой:— для входящих документов: 218/08-17, где 218 – очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 номер дела, в которое будет подшит исполненный документ;

— Не во всех компаниях или на производствах это номер дела, у нас например 11 — код станции, 01, 02, 03 — нумерация писем куда они направляются..Так что не ко всем это применимо)

— У меня регистрация ведется так:01/05-01 где01 — код подразделения (филиала)05- структурное отделение в моем филиале, он же является порядковый номер папки по номенклатуре дела)01- номер исходящий документакод подразделения это для меня важно нас в регионе 6 филиалов, и я знаю, точно, что это письмо мое,

— Здравствуйте!Не бросьте на произвол судьбы с крайне животрепещущим вопросом.Подскажите в каком нормативном или методическом документе я могу найти ответ на следующий вопрос:действительно ли необходимо хранить в секретариате абсолютно все исходящие письма предприятия, в том числе и те, что пишут от имени компании начальники структурных подразделений, но на подпись директору не отправляют?

(передают во внешнюю среду через факсимильную связь). Если директор уполномоивает начальника подразделения вести от своего имени не контрактную переписку (например, обычная переписка по снабжению), необходимо ли иметь секретарю оригинал письма с подписью исполнителя и начальника данного отдела, либо можно подобные письма хранить только в подразделении-авторе письма?

— Документы, издаваемые подразделениями, находятся на оперативном хранении до сдачи в архив. В секретариате хранятся документы, прошедшие регистрацию ( журнал исходящих). В некоторых случаях возможно текущее хранение документов подразделения(в копиях), если они затрагивают стратегические вопросы организации.Т.е.

у Вас хранятся документы за подписью генерального директора или замов. Все документы подразделений, особенно касаемые переписки по договору/контракту, находятся в подразделении.Если компания небольшая, то хранение всей документации осуществляется секретарем. Тогда необходмио разделить исходящие документы либо по компаниям-адресатам-клиентам, либо вести сплошную регистрацию. Если информация исходит вовне, она должна быть зарегистрирована, т.е. иметь дату создания и индивидуальный номер.

— Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как лучше поступить-в журнале регистрации исходящей корреспонденции были пропущены 15 номеров в феврале месяце. Как правильно оформить этот пропуск и каким документом это регламентируется? Заранее всем спасибо за ответы.

— Никакими… В журнале сами номера записаны? Оставте как есть! Может понадобиться…

— Добрый день! Возможно кто-то сможет подсказать по регистрации исходящих писем. С нового года хотим изменить регистрацию исходящих писем, но у меня нет другого практического опыта в этом вопросе. На данное время в организации исходящие письма пишут сотрудники офиса и сохраняют их в сквозном порядке в папке, открытой для всего офиса на сервере, т.е.

исходящие письма регистрируются на момент создания письма. С нового года хотим начать регистрацию исходящих писем от руки, непосредственно перед подачей письма на подпись руководству. Но как это осуществить, в ситуации, когда письма нужно сохранить с возможностью редактирования и последующего легкого доступа к ним, и при этом вести свою регистрацию. Т.е. какое давать имя файлам проектов исходящих писем?

— Сделайте две папки: «Проекты писем» (письма можно номеровать название фирмы дата создания ромашка-11-10-2011 (как вариант)) в общем доступе, вторая папка у Вас (чтоб вы могли контролировать все изменения) «исходящие 2011», куда вы после подписания, регистрации и переносите (вырезать-вставить или копировать — вставить) письмо соответственно переименовываете его или «сохранить как» папка «Исходящие»

— А зачем регистрировать, как исходящее до подачи на подпись? Мы регистрируем уже подписанное, непосредственно перед отправкой. У нас есть папка «на подпись» туда складывают на подпись без регистрации, потом подписанное регистрируется и отправляется, не подписанное, отдаётся на доработку. Исполнители сами приходят за своими письмами и дорабатывают.

— Спасибо за ответ:)Вообще так и надо делать по всем правилам, т.к. дата письма ставится на момент отправления его адресатуА проекты этих писем где-то сохраняются? Можно ли их найти в короткие сроки спустя какое-то время? Или эти проекты сохраняются у исполнителей? А подписанные письма вы оставляете себе после отправки по факсу?

— Проекты этих писем у нас хранят исполнители. Подписанные письма, если отправляем по факсу и не требуется отправлять оригинал, подшиваются в папку. Если оригинал нужно продублировать, отправить по почте, делается копия и копия подшивается в папку с пометкой, что направлено по почте, число, если заказным — бланк и соответственно отчёт факса, что он прошёл, тоже прикрепляется к письму.

Если уж руководство хочет, чтоб проекты были доступны, можно создать отдельную папку, куда исполнители будут помещать их, соответственно, это будет надо уже вводить и регистрацию проектов, не вижу смысла. Тогда надо будет после подписания письма как-то делать привязку отправленного письма к проекту ((( Ну можно в проекте где-то ставить пометку «отправлено и № исходящего», чтоб потом можно было найти, сопоставить.

— Регистрируются только полностью оформленные и подписанные письма. причем не в ДЕНЬ отправки (она может быть 1 раз в неделю), а в день подписания письма руководством, либо на следующий день, если подписание было после 16:00. Документу прсваивается номер состоящий из цифры обозначающей дело в которое он будет зашит и сквозной номер по журналу регистрации (например 01-28/2458, где 01- номер подразделения, 28 номер дела, 2458 — сквозной номер).

— Добрый день! Приказы руководителя по основной деятельности могут же регистрироваться в отдельном журнале? И существует какая то унифицированная форма журналов по приказам?

— Все формы журналов:— журнал регистрации исходящих документов,— журнал регистрации входящих документов,— журнал регистрации внутренних документов,и многое другое, причем и сами формы журналов, и примеры их заполнения, вы найдете в статье:«Организация делопроизводства — Формы документов» на нашем сайте.

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3

ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Что регистрируем?

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;

— поздравительные письма и телеграммы;

— пригласительные билеты.

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Входящие документы

Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

1. Место жительства
2. Главная

Как правильно нумеровать исходящие письма

Исходящий номер формируется следующим образом. Сначала укажите номенклатурный номер папки, в которой хранятся копии исходящих писем. Через тире или косую черту напишите порядковый номер конкретного письма.

У вас получится: «01-14-256» или «01-14/256», где 01-14 – номер дела, 256 – номер документа. 12 Впишите исходящий номер в специальную строку бланка. Для ответного письма обязательно укажите также номер входящего документа, с которым оно связано.

Запечатайте первый экземпляр письма (без виз согласования) в конверт и оправьте адресату. Копию документа подшейте в соответствующую папку-дело.

При проверке специальными сервисами Вашего сайта на наличие нежелательных исходящих ссылок, можно обнаружить, что их очень много и Вы их не ставили.Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.

Важно Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании.

Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п.

производится по каждому виду раздельно. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу. При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей:- порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;- номера дела по номенклатуре дел.

Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой:- для входящих документов: 218/08-17, где 218 – очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 номер дела, в которое будет подшит исполненный документ;- для исходящих документов: 11-03/532, где: 11-03 – номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 532 — очередной порядковый номер.В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация.

После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

• письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
• все рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометой «лично»;
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы и т.д..

Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Если вы хотите сохранить у себя копию, распечатайте дополнительно еще один экземпляр. Попросите делопроизводителя поставить на нем исходящий номер. 9 Если вы – делопроизводитель Примите исходящее письмо у составителя.

Проверьте наличие и правильность оформления основных реквизитов, виз согласования, сведений о составителе и подписи руководителя. Обратите внимание на наличие приложений к письму. 10 Зафиксируйте сведения о документе в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

Если ваша организация перешла на электронный документооборот, действуйте в соответствии с инструкцией по ведению базы данных. Для традиционного бумажного журнала регистрации строгих правил оформления нет.

Однако на практике чаще всего используется таблица со следующими графами:- дата;- номер исходящего документа;- адресат;- краткое содержание (заголовок);- составитель документа;- примечание.

• документы, не требующие исполнения и ответа;
• малоценную переписку по хозяйственным, административным, кадровым вопросам;
• письма с пометкой ллично».

Cоставьте в фирме перечень нерегистрируемых документов и закрепите его на локальном уровне, например в инструкции по делопроизводству. Это позволит вам лучше организовать работу по регистрации документов.

Как присваивать документам номера При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу присваивается определенный номер и условное обозначение (индекс).

Индексы нужны при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Регистрация документов Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки).

Регистрация документов Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки).

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно «Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО В компанию поступает достаточно много входящих — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Однако не все это подлежит регистрации.

У нас есть папка «на подпись» туда складывают на подпись без регистрации, потом подписанное регистрируется и отправляется, не подписанное, отдаётся на доработку.

Исполнители сами приходят за своими письмами и дорабатывают.

Как узнать чьё письмо? Внизу обязали писать исполнителя, как положено )))Никаких проблем, что является проектом, это всего лишь проект, пока не подписано, отвечает исполнитель, наше дело напомнить, если есть сроки.

Как-то так. — Спасибо за ответ:)Вообще так и надо делать по всем правилам, т.к.

дата письма ставится на момент отправления его адресатуА проекты этих писем где-то сохраняются? Можно ли их найти в короткие сроки спустя какое-то время? Или эти проекты сохраняются у исполнителей? А подписанные письма вы оставляете себе после отправки по факсу?Наше руководство хочет, чтобы все проекты писем лежали в одном месте, чтобы иметь доступ к ним с любого компьютера в офисе.

Все предприниматели, которые имеют дело с наличными, обязаны вести кассовую книгу, выписывать приходные и расходные ордера и соблюдать кассовую дисциплину. При этом не учитывается сфера деятельности и система налогообложения (УСН-6% или УСН-15%).

Кассовая книга имеет унифицированную форму КО-4. В нее вносятся все сведения о наличных поступлениях, расходных операциях, корреспондентских счетах, получателях платежа или лицах, которые внесли деньги в кассу. Если книга ведется в электронном варианте, каждый вечер ее необходимо распечатывать.

В конце года она брошюруется. 4 При учете документов и кассовых операций ИП используют приходные (по форме КО-1) и расходные кассовые ордера (по форме КО-2). Последние применяют при всех исходящих операциях — выдаче зарплаты, выплате поставщикам, сдаче наличности и пр.

Вам понадобится

• — КУДиР;
• — кассовая книга;
• — первичные документы;
• — кадровые документы.

Инструкция 1 Перечень документов, который необходим ИП для ведения деятельности на УСН, можно разделить на несколько групп. Это та, которая связана с налоговым учетом, с работой с клиентами и наемными работниками.

От бухгалтерского учета ИП освобождены. 2 Основным регистром, который фиксирует поступления и расходные операции ИП, является КУДиР. В ней фиксируются все поступления в кассу и на расчетный счет ИП, которые служат основой для расчета налогооблагаемой базы.

При этом ИП на УСН-6% не обязаны вести учет расходов. По новым правилам КУДИР не заверяется в налоговой, но предприниматель должен быть готов предъявить ее в любой момент по запросу.

Иванов При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор ООО «Компания «Название» А.А. Иванов Главный бухгалтер М.В.

Петров При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директорапо продажам Заместитель директорапо покупкам А.А. Иванов М.В. Петров 10.

Печать Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи. 11.

Исполнитель Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

• Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

• Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

1. Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е.

   внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый.

   Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Регистрация документов

С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1. Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами.

При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).

Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких? Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

• входящий – документы, поступившие от сторонних организаций;
• исходящий – документы, созданные для отправки за пределы организации;
• внутренний – те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.п.

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов.

Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю. При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая пере­писка, контракты, нормативные документы и т. д.).

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям. При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы дело­производства проставляется условное обозначение структурно­го подразделения, например: «ОР» — отдел рекламы или 05 -номер (шифр) этого подразделения. Без разметки передаются по назначению документы: — имеющие в адресе указание структурного подразделения; — фамилию работника предприятия.

Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции. Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.

Документы подлежат регистрации с целью:

• обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
• систематизации и обработки корреспонденции;
• облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
• обеспечения сохранности документов;
• проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.

Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа.

Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации.

Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации. Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных. Но для распорядительной документации система электронного документооборота является более предпочтительной, так как позволяет отслеживать исполнение резолюции.

• В специальной электронной системе документооборота. Такой способ ведения учета корреспонденции обеспечивает эффективное управление движением документации, повышает исполнительскую дисциплину, сокращает время процедуры согласования документов и снижает расходы на делопроизводство.

Журнал содержит следующие графы: — номер документа, включающий номер дела; — дата документа; — адресат (корреспондент); — краткое содержание или заголовок к тексту; — отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа); — исполнитель; — примечание. При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация.

Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.

Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

Так что не ко всем это применимо) — У меня регистрация ведется так:01/05-01 где01 — код подразделения (филиала)05- структурное отделение в моем филиале, он же является порядковый номер папки по номенклатуре дела)01- номер исходящий документакод подразделения это для меня важно нас в регионе 6 филиалов, и я знаю, точно, что это письмо мое, — Здравствуйте!

Не бросьте на произвол судьбы с крайне животрепещущим вопросом.Подскажите в каком нормативном или методическом документе я могу найти ответ на следующий вопрос:действительно ли необходимо хранить в секретариате абсолютно все исходящие письма предприятия, в том числе и те, что пишут от имени компании начальники структурных подразделений, но на подпись директору не отправляют? (передают во внешнюю среду через факсимильную связь).

откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму. Вх. N Датапоступления От когополучен Краткоесодержание Резолюция Кому направлен Распискавполучении …

… … … … … Вх-29 16.01.2012 ОАО»БизнесПортал»г. Москва Предложениепо арендескладскихпомещений Подготовитьпроектдоговора О. Е.

Для чего нужен? Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

• облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;
• сокращает сроки исполнения поручений руководства;
• помогает контролировать работу подчиненных;
• повышает продуктивность работы.

Виды журнала: их преимущества и недостатки Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД. В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

Тогда надо будет после подписания письма как-то делать привязку отправленного письма к проекту ((( Ну можно в проекте где-то ставить пометку «отправлено и № исходящего», чтоб потом можно было найти, сопоставить.Соответственно и в исходящих тоже должна быть отдельная графа со ссылкой на номер писма — проекта.

как то всё сложно получается, даже не знаю, нужно ли?Ведь к проекту № письма не присвоишь, поскольку не известно пройдёт или нет… Головоломка, однако. ))) — Регистрируются только полностью оформленные и подписанные письма. причем не в ДЕНЬ отправки (она может быть 1 раз в неделю), а в день подписания письма руководством, либо на следующий день, если подписание было после 16:00.

В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо? В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие. Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.

30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным.

Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно.

Приведем пример. ┌───────────────────┐ │ Исх. N 03-05/61 │ └───────────────────┘ 03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер. Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так: ┌───────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ Исх.

Регистрация исходящих документов

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.

Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).

https://www.youtube.com/watch{q}v=FjoGDJPS6xk

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Если имеется  значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

• адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
• не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
• если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

• Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.

ОАО «Кучка»Вх. №  011822.08.2014

• Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.

• Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.

• Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).

• Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

 Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

• печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
• копии информационных документов и рекламные материалы,
• поздравительные письма,
• приглашения,
• прейскуранты,
• добавьте что-то еще (если требуется).

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).

Евгения Полоса

К записи 198 комментариев

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.

Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

исх. – указывается, что документ является исходящим;

25-03 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое поступает на хранение копия отправляемого документа;

198 – порядковый номер документа в пределах календарного года. С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1.

Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами. При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).

Отметим, когда дата подписания или утверждения документа и дата его регистрации отличаются (по каким-либо причинам документ был передан в службу ДОУ позже даты подписания или утверждения), в этом случае сотрудникам службы ДОУ необходимо сделать отметку в РКФ об этом.

Расскажем, как рационально организовать на предприятии учет и обработку поступающей корреспонденции. Для вас — 6 образцов документов и 4 ошибки, которые нельзя допускать.

Сегодняшний наш материал будет посвящен главе 8 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция), а именно теме организации работы с документами.

Организация документооборота

Пунктом 138.1 Инструкции определено, что документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

В свою очередь, электронный документооборот – это способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно.

Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

• оперативность прохождения документов;
• исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;
• соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Согласно предписаниям Инструкции прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации. Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Регистрация документов

Регистрация документов – это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Установлено, что регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения.

При этом документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, определен согласно приложению 5 к Инструкции, он небольшой и включает в себя:

• документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения;
• заявки, наряды, разнарядки;
• поздравительные письма и телеграммы;
• программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий;
• пригласительные билеты;
• печатные издания (книги, журналы, газеты);
• рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения);
• письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг;
• – информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.);
• формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.

Как нумеруются исходящие документы

Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.).

https://www.youtube.com/watch{q}v=Xzz3BxdZXBA

Примерная форма регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31
Срок исполнения	Название вида документа	Автор (корреспондент)
Дата и индекс поступления	Дата и индекс документа
Заголовок (краткое содержание)
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа

Оборотная сторона

Контрольные отметки
Фонд №	Опись №	Дело №

ПРАВИЛАзаполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки

Реквизиты	Пояснения к заполнению
1	2
Название вида документа	Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется
Автор (корреспондент)	При регистрации поступившего документа записывается наименование организации – автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации-корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации
Дата и индекс поступления	Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов
Дата и индекс документа	Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа
Заголовок (краткое содержание)	Переносится заголовок, сформулированный на документе
Резолюция или кому направлен документ	Переносится текст резолюции руководителя
Срок исполнения	Проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа
Отметка об исполнении документа	Кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа
Дело №	Проставляется индекс дела, в которое помещен документ после исполнения в соответствии с номенклатурой дел

Инструкция допускает, что состав реквизитов РКК может быть дополнен реквизитами: «Исполнитель», «Расписка исполнителя в получении документа», «Ход исполнения» и др. Порядок расположения дополнительных реквизитов на карточке определяется организацией.

Из РКК формируются справочные и контрольные картотеки и (или) автоматизированные базы (банки) данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров РКК на бумажном носителе, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных картотек.

Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Журналы регистрации документов ведутся по формам согласно приложениям 8 и 9 к Инструкции.

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Расписка в получении	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6

Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание документа	Отметка об исполнении документа
1	2	3	4

Установлено, что решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте.

Следует помнить, что при регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение.

Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и тому подобным, а также другими поисковыми признаками.

Окончание см. здесь.

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде.

Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно.

О том, как это делать, расскажем в статье.

В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно.

При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении.

Главное, чтобы в организации (или в каждом подразделении) был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией.

В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем – как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.

При организации хранения исходящей корреспонденции очень важно знать, в каких случаях и для каких целей создается визовый экземпляр письма. Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение – остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату.

• при доставке письма по электронной почте или по факсу визовый экземпляр не создается: после отправки факсимильной или скан-копии оригинал письма остается в организации и может быть помещен в дело;

• при доставке курьером или по почте отправляется основной экземпляр письма, а в дело помещается визовый экземпляр. В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один – визовый – экземпляр.

Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию. В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр.

Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении (но не у исполнителей!).

Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю (или другому ответственному за ведение делопроизводства) сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела.

■ При регистрации документов в СЭД. В организациях, практикующих электронный документооборот, письма остаются в службе делопроизводства или у секретаря, который их регистрирует.

https://www.youtube.com/watch{q}v=XOvgidS4AGI

Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным. В подавляющем большинстве случаев для вынесения резолюции, направления

и выполнения задания электронной копии поступившего документа более чем достаточно. Бумажный оригинал сразу после регистрации может быть помещен в дело на оперативное хранение. В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу.

■ При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета.

Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся.

Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю. В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов.

Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело.

Вариант 3: исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним.

А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его.

https://www.youtube.com/watch{q}v=cSmEmw1G3A8

■ При регистрации документов в СЭД. С исходящими документами обратная ситуация: ответственному за хранение переписки сложнее получить оригиналы исходящих документов, если исполнители сами регистрируют их в СЭД. На коллег возлагается обязанность передавать в службу делопроизводства подготовленные и отправленные ими письма.

Как присвоить номер исходящему письму

Инструкция 1 Делопроизводство, например, кадровой службы предприятия, может существенно отличаться от бухгалтерии и управления.Таким образом, каждый отдел предприятия имеет свой оборот документации, и соответственно учету таких документов предъявляются специальные правила оформления и учета.

2 Система учета устроена так, что часть документов предприятия должна оформляться в соответствии с утвержденными ГОСТами, а часть, находящаяся в свободном обороте, оформляется по усмотрению руководства предприятия.

3 Все поступающие на предприятие документы регистрируются в специальном журнале входящей корреспонденции, документу присваивается определенный номер (порядковый номер), далее он адресуется руководству предприятия, которое решает дальнейшую его судьбу.

Регистрация исходящих документов

Отправляемая по почте документация упаковывается с указанием адресатов (получателя и отправителя) и направляется в местное отделение связи. Важно помнить.

Сотрудники службы ДОУ перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы, направленные разными подразделениями в один адрес могут вкладываться в одну упаковку.

Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более 4-х), передаются в службу ДОУ со списком на рассылку, составляемым исполнителем.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Если есть необходимость в срочности доставки адресатам, документация может отправляться спецсвязью или экспресс-доставкой (DHL, Pony Express и т.д.).

Нумерация исходящих писем и приказов

Внимание Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.
Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

• — бланк организации;
• — компьютер, на котором установлен текстовый редактор;
• — журнал регистрации исходящей документации.

Инструкция 1 Если вы – составитель Подготовьте проект документа. Исходящие письма могут быть инициативными и ответными. В первом случае вы начинаете (инициируете) переписку с другой организацией или конкретным человеком по какому-либо служебному вопросу.

Ответное письмо должно содержать информацию, соответствующую поступившему запросу. 2 Напечатайте письмо в двух экземплярах на бланке вашей организации. Следите за правильностью оформления верхней части документа, так называемой «шапки». Кроме реквизитов компании, расположенных на бланке справа, в нее входят данные адресата и заголовок письма.

Как присвоить исходящий номер письма

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Организация документооборота в создаваемой компании Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях.
Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания.

Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

Присвоить исх номер письму

Важно

Если к исходящему документу имеются приложения, перечислите их после основного текста, например: «Приложение на 3 л. в 1 экз.». В самом низу последней страницы текста должен быть указан составитель документа. Как правило, автор письма печатает свою фамилию, инициалы и рабочий телефон мельче основного шрифта.

7 Согласуйте письмо с должностными лицами, принимающими в вашей организации решения по какому-либо направлению. Например, документы, предполагающие расход денежных средств, визирует бухгалтер, а ответы на запрос налоговой инспекции – юрист. Сотрудники организации, одобряющие письмо, ставят личные подписи с расшифровкой на втором экземпляре в конце текста, ниже места для визы руководителя.
После получения необходимых согласований исходящий документ подписывает руководитель организации. 8 Передайте делопроизводителю согласованный и подписанный документ.

Как присваиваются номера исходящих писем?

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов.

Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами.

Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Как присвоить исходящий номер письму

Тогда надо будет после подписания письма как-то делать привязку отправленного письма к проекту ((( Ну можно в проекте где-то ставить пометку «отправлено и № исходящего», чтоб потом можно было найти, сопоставить.Соответственно и в исходящих тоже должна быть отдельная графа со ссылкой на номер писма — проекта.

как то всё сложно получается, даже не знаю, нужно ли?Ведь к проекту № письма не присвоишь, поскольку не известно пройдёт или нет… Головоломка, однако. ))) — Регистрируются только полностью оформленные и подписанные письма.

причем не в ДЕНЬ отправки (она может быть 1 раз в неделю), а в день подписания письма руководством, либо на следующий день, если подписание было после 16:00.

Как правильно присвоить номер исходящему письму

Все предприниматели, которые имеют дело с наличными, обязаны вести кассовую книгу, выписывать приходные и расходные ордера и соблюдать кассовую дисциплину. При этом не учитывается сфера деятельности и система налогообложения (УСН-6% или УСН-15%).

Кассовая книга имеет унифицированную форму КО-4. В нее вносятся все сведения о наличных поступлениях, расходных операциях, корреспондентских счетах, получателях платежа или лицах, которые внесли деньги в кассу.

Если книга ведется в электронном варианте, каждый вечер ее необходимо распечатывать. В конце года она брошюруется. 4 При учете документов и кассовых операций ИП используют приходные (по форме КО-1) и расходные кассовые ордера (по форме КО-2).

Последние применяют при всех исходящих операциях — выдаче зарплаты, выплате поставщикам, сдаче наличности и пр.

Вам понадобится

• — КУДиР;
• — кассовая книга;
• — первичные документы;
• — кадровые документы.

Инструкция 1 Перечень документов, который необходим ИП для ведения деятельности на УСН, можно разделить на несколько групп. Это та, которая связана с налоговым учетом, с работой с клиентами и наемными работниками. От бухгалтерского учета ИП освобождены.

2 Основным регистром, который фиксирует поступления и расходные операции ИП, является КУДиР.
В ней фиксируются все поступления в кассу и на расчетный счет ИП, которые служат основой для расчета налогооблагаемой базы. При этом ИП на УСН-6% не обязаны вести учет расходов.

По новым правилам КУДИР не заверяется в налоговой, но предприниматель должен быть готов предъявить ее в любой момент по запросу.

Источник: http://24-advokat.ru/kak-prisvoit-nomer-ishodyashhemu-pismu/

Как присвоить исходящий номер письма

Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал? Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08? Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено.

Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Регистрация документов

• дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;
• регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;
• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения полученного документа;
• исполнитель (кто будет работать с полученным документом);
• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
• N& дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем.

Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

https://www.youtube.com/watch?v=zUem2JTUGcI

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами? Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение.

А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована. В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте.

Как присваивать номера исходящим письмам

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3.

При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы. Регистрация исходящих и внутренних документов Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными.

Указываются:

• название подразделения, подготовившего документ,
• исходящий номер документа;
• дата документа;
• адресат, т.е.

Источник: http://yuridicheskaya-praktika.ru/kak-prisvoit-ishodyashhij-nomer-pisma/

Как присваивается номер на входящее письмо

Вам понадобится

• — бланк организации;
• — компьютер, на котором установлен текстовый редактор;
• — журнал регистрации исходящей документации.

Инструкция 1 Если вы – составитель Подготовьте проект документа. Исходящие письма могут быть инициативными и ответными. В первом случае вы начинаете (инициируете) переписку с другой организацией или конкретным человеком по какому-либо служебному вопросу.

Ответное письмо должно содержать информацию, соответствующую поступившему запросу. 2 Напечатайте письмо в двух экземплярах на бланке вашей организации. Следите за правильностью оформления верхней части документа, так называемой «шапки».

Кроме реквизитов компании, расположенных на бланке справа, в нее входят данные адресата и заголовок письма.

Регистрация входящих документов

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

Внимание При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

Как ставить номера исходящих писем

Если есть отделы или др. структурные подразделения, то сделайте к Инструкции Приложение с указанием нумерации отделов, ну а потом в соответствии с этим и нумеруйте. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Гость (гость) 23 апреля 2008, 6:23 Можно еще руководствоваться «ИНСТРУКЦИЕЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВАХ, ГОСКОМИТЕТАХ И ДРУГИХ ЦЕНТРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

3.15.

Регистрационный индекс документа. Регистрационный индекс присваивается документу при его регистрации.

Индекс входящего, исходящего

Совет 1: Как оформлять исходящую документацию

Ответное письмо должно содержать информацию, соответствующую поступившему запросу.

2 Напечатайте письмо в двух экземплярах на бланке вашей организации.

Следите за правильностью оформления верхней части документа, так называемой «шапки». Кроме реквизитов компании, расположенных на бланке справа, в нее входят данные адресата и заголовок письма.

Он должен быть коротким, четко отражающим содержание текста. Например:

«О проведении плановой проверки санитарного состояния здания»

или «О предоставлении сведений о домах, нуждающихся в капитальном ремонте».

Где указывается исходящий номер письма

При ведении РКК на бумажном носителе для регистрации инициативных документов заводится новая РКК.

Важно Регистрационные данные ответного документа вносятся в РКК поступившего (входящего) документа.

Внимание Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)).

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской

Регистрация документов.

Входящая и исходящая корреспонденция.

Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал.

Регистрировать входящие и исходящие письма можно: В обычном, бумажном журнале.

Несмотря на то, что этот традиционный способ имеет свои недостатки, в частности, более долгий процесс нахождения информации о том или ином письме, во многих, даже очень крупных компаниях, ему до сих пор доверяют больше.

В электронном журнале в формате doc, docx, xls. Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации.

Как поставить регистрационный номер на письмо

Название организации 00.00.0000 № 00 ч 00 мин Как правило, отметку о поступлении документа в организацию, содержащую очередной порядковый номер и дату поступления документа, оформляют в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа (как это показано в схемах расположения реквизитов документов, содержащихся в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003).

Такое месторасположение реквизита позволяет быстро определить номер и дату поступления документа, а также облегчить процесс регистрации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице.

Некоторые секреты входящих документов

Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами. Сортировка Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент.

Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта.

Кроме того, в последнее время появился новый способ обращения к руководству и специалистам компании – через форму обратной связи, предлагаемую на официальных сайтах.

Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования (доставки), целостность упаковки (если есть) и полноту вложений.

Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта. Конверты с пометкой «Лично», не вскрывая, передают адресату.

Конверты (упаковка) прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте.

Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» .

Источник: http://ukpravoedelo.ru/kak-stavit-nomera-ishodjaschih-pisem-74558/

Регистрация исходящих документов

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь.

Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.

Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. 

Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо.

Подготовка исходящего письма

Алгоритм работы над письмом, которое планируется отправить из организации, выглядит так:

• исполнитель готовит проект письма,
• если нужно, проводит процедуру согласования,
• генеральный директор (или уполномоченный руководитель) подписывает проект,
• письмо передается для регистрации секретарю или исполнитель делает это сам, если в организации действует система электронного документооборота,
• письмо отправляется,
• основной или визовый экземпляр письма помещается в дело.

Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо – не письмо, а только его проект.

Какие письма не регистрируются:

— коммерческие предложения;

— рекламные материалы;

— прайс-листы,

— поздравления;

— приглашения на различные развлекательные или промо-мероприятия (приглашений на совещание это не касается).

Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то регистрации подлежит сопроводительное. То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены. Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо.

Дата и номер письма

На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма:

_____________ № _______

Обычно эти поля располагаются под «шапкой» с наименованием организации, адресами и реквизитами.

Для визового экземпляра письма, которое готовится не на бланке, а на обычном листе бумаги, секретарь может заказать специальный штамп, чтобы не писать номер и дату от руки:

Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо!

Если одно и то же письмо будет отправлено в несколько адресов, оно все равно должно быть зарегистрировано один раз и получить один номер. В этом случае все адресаты помещаются в реквизит «Адресат», а если их больше четырех, то в реквизит вписывается фраза «Согласно списку рассылки», и письмо (вместе со списком!) отправляется каждому получателю.

Скачать Журнал регистрации исходящих документов, .xls, 23,0 КБ

Скачать Образец заполнения журнала исходящих документов,

xls, 26,0 КБ

Регистрация исходящих документов: учетная форма

В учетную форму регистрации исходящих документов (журнал, книга) вносится следующая информация:

— номер письма

— дата регистрации

— адресат

— заголовок к тексту письма (тема)

— информация о приложении (количество листов и экземпляров, возможно наименования прилагаемых документов)

— информация об исполнителе: либо отдел, либо фамилия и инициалы работника

— метод отправки (почта, курьер, электронная почта, другое)

— примечание

Регистрация исходящих документов подразумевает заполнение всех этих граф учетной формы. После присвоения номера на бланке заполняются соответствующие строки, и затем письмо сканируется. Электронная копия с помощью гиперссылки присоединяется к журналу. Теперь копию документа можно будет распечатать в любое время.

Предложенная форма журнала регистрации исходящих документов близка к универсальной. Каждая организация при желании может приспособить ее под свои потребности.

Основной и визовый экземпляры письма

Сколько экземпляров исходящего письма нужно подготовить? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно точно знать, как именно оно будет отправлено и учитывать, что в организации обязательно должен остаться оригинальный экземпляр документа.

Так, если планируется выслать письмо по факсу или по электронной почте, то очевидно, что независимо от количества адресатов будет достаточно и одного экземпляра, который после отправки или сканирования будет помещен в дело.

Если же письмо будет отправлено по почте или его доставит курьер, то количество экземпляров должно равняться количеству адресатов плюс еще один – визовый – останется в организации.

В отличие от основного экземпляра письма, который будет выслан адресату, визовый распечатывается не на фирменном бланке, а на обычном листе бумаги. Если проект письма проходил процедуру согласования, то все визы ставятся именно на этом экземпляре (если письмо готовится без визового варианта, то визы пишутся на оборотной стороне).

Визовый экземпляр исходящего письма – это не копия. Он имеет ровно такую же юридическую силу, как и основной экземпляр, помещенный на бланк. На нем идентичный текст, стоит «живая» подпись руководителя и заполненный от руки штамп исходящего.

Как уже говорилось, визовый экземпляр исходящего письма помещается в дело, то есть подшивается в папку, где хранится переписка по той конкретной теме или именно с тем контрагентом, которому оно адресовано. В папке (деле) письма располагаются по принципу «запрос-ответ» в хронологическом порядке.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1248

Как правильно присвоить номера исходящим документам

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Следовательно, регистрация преследует три цели:

• учет документов;
• контроль за их исполнением;
• справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости.