Как правильно написать объяснительную при недостаче при инвентаризации образец

На предприятиях практически любого вида периодически проводятся различные проверки и инвентаризации. В ходе проведения подобных мероприятий может быть выявлена недостача. При возникновении подобных ситуаций работодатель вправе потребовать от сотрудника, ответственного за сохранность ценностей, письменных объяснений. Порядок оформления такой документации имеет ряд особенностей. Рассмотрим, как должна выглядеть объяснительная о недостаче при инвентаризации, также можно будет скачать образец.

Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации

Основной целью оформления объяснительной считается изложение причины недостачи, которая была выявлена в ходе проведения инвентаризации.

Для того чтобы максимально снизить вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен доказать, что не имеет отношения к нарушению и недостача возникла не по его вине.

Чаще всего причинами недостачи являются следующие факторы:

• преднамеренное/непреднамеренное совершение материально-ответственным лицом противозаконный действий (хищение, порча имущества);
• противоправное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к данному месту;
• присутствие ошибок и недочетов в документации.

Кроме этого часто сотрудники при составлении объяснительной указывают такую причину недостачи, как естественная убыль. При возникновении подобных обстоятельств должен соблюдаться определенный установленный предел.

Не менее часто встречается воздействие человеческого фактора. Он может заключаться в пересорте, внесении ошибочных данных в документы учета и т.д.

При оформлении документации объяснительного характера работнику следует как можно подробнее изложить причину недостачи.

 Как написать объяснительную в отношении товаров на складе — образец

Недостача такого характера может возникать в процессе приемки товара от поставщика, а также в результате проведения соответствующих проверок.

В первом случае о возникновении такой ситуации необходимо указать не только работодателю, но и самому поставщику.

Порядок оформления недостачи ТМЦ, выявленной при инвентаризации, описан здесь.

Структура объяснительной должна выглядеть следующим образом.

• Шапка. Наименование работодателя, инициалы руководителя, являющегося получателем документа.
• Полное наименование объяснительной — пишется в середине строки.
• Дата составления записки, ее порядковый номер.
• Основная часть. Описание причине недостачи. Если в результате ее выявления работник не принял товар от поставщика, этот момент также отражается в данном пункте.
• Инициалы, должность, подпись работника.

Скачать образец объяснительной записки при недостаче товаров на складе – word.

Генеральному директору

компании “Шкаф”

Митину Л.Д.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ

о недостаче товаров на складе

№153

12.06.2022 г

Я, Углов Д.А., 12 июня 2022 года проводил пересчет товара на складе. В результате работы я обнаружил недостачу электрооборудования — количество присутствующего товара не соответствует количеству, указанному в имеющейся документации.

Предполагаю, что причиной недостачи могло послужить проникновение на склад посторонних лиц. Для подтверждения этой версии предлагаю потребовать у сотрудников охраны записи с камер видеонаблюдения. Я никакого отношения к недостаче не имею, поэтому утверждаю, что моей вины в выявленном нарушении нет.

Кладовщик, Углов Д. А.

Пример записки по факту нехватки денег в кассе

В случае выявления недостачи денег в кассе также как и в предыдущей ситуации, материально-ответственным лицом оформляется объяснительная записка.

Структура документа в каждом случае одинакова — различаются лишь причины возникновения проблемы.

Скачать образец объяснительной записки при недостачи денег в кассе – word.

Генеральному директору

“ООО” Стандарт

Ефанову М.В.

Объяснительная о недостаче денег в кассе

№ 100

15.06.2022 г

15 июня 2022 года в компании была проведена инвентаризация, в результате которой специалистами, ее проводящими, была обнаружена недостача денег в кассе — 50000 р.

Предполагаю, что она возникла по причине того, что 12 июня мною была выдана аналогичная сумма сотруднику отдела кадров, Зимину А.А. Расходный ордер при этом оформлен не был. Выдача денег была произведена по доверенности, составленной главным бухгалтером Ивановой М.В.

Кассир, Маркова М. Т.

Выводы

Оформление объяснительной — неотъемлемый этап расследования недостачи С помощью документа данного образца определяется возможная причина возникновения проблемы.

От грамотности составления бумаги зависит многое, в том числе дальнейший ход развития событий. При написании объяснительной материально-ответственное лицо должно быть предельно честным.

Сокрытие информации может привести к привлечению ответственности. При оформлении документа не нужно пользоваться какой-либо унифицированной формой, достаточно придерживаться делового стиля повествования.

В ст. 193 ТК РФ сказано, что любой сотрудник, при нарушении им должностных и трудовых обязанностей, должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания. Но работодатель не может наказать ни одного сотрудника, не затребовав с него письменного объяснения. Работник не имеет права отказать работодателю в даче письменных объяснений случившегося. Он обязан это сделать в течение 2-ух рабочих дней. Если сотрудник отказывается и не представляет объяснений в указанный срок, работодатель пишет акт. Этот факт никак не влияет на назначение дисциплинарного взыскания.

Такой вид документа относится к ряду служебных кадровых документов. Сдавать её нужно либо в отдел кадров, либо секретарю руководителя, либо напрямую руководителю.
В этом служебном документе работник признаёт за собой факт нарушения дисциплины, и указывает на причины, по которым данный факт имел место быть.

Записка пишется от руки на обычном листе бумаги, либо на фирменном бланке предприятия. Она должна включать в себя 2 части:

• фактическую – это утверждение факта опоздания;
• объяснительную – здесь работник объясняет, почему он опоздал. В этой части документа сотрудник приводит основания и доводы, которые могут оправдать (или хотя бы объяснить) случившийся факт опоздания.

Но сотрудники отдела кадров, а также работодатели просят писать все служебные документы от руки. Это перестраховывает от обвинений. Бывали случаи в судебной практике, когда работники отказывались от того, что документ, напечатанный на компьютере, это их авторство. Недостача товара может быть выявлена при инвентаризации. Тогда работник, который является материально ответственным лицом по вверенным ему ценностям, должен написать на имя работодателя объяснительную записку по факту недостачи.

Объяснительная записка по недостаче на складе

Недостача товара может быть обнаружена при приёмке товара от поставщика. Тогда нужно указать на это и самому поставщику и начальству.
Объяснительная оформляется в свободной форме, но с указанием следующей информации:

• в правом верхнем углу оформляется «шапка» документа. Здесь указывается:
  • наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
  • должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ;
• затем указывается название документа. В данном случае, «объяснительная записка», указывается без кавычек и посередине листа;
• дата составления документа и его входящий номер при регистрации у секретаря. Если у руководителя нет секретаря, и он не фиксирует входящую документацию, то и номер ставить не нужно;
• заголовок – то есть основание. В данном случае, «об обнаружении недостачи»;
• текст документа. Здесь нужно указать причины и основания, по которым могла возникнуть недостача. Если работник склада не принял товар от поставщика по этой причине, он также должен на это указать;
• затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.

Объяснительная при недостаче после инвентаризации

Работодатель должен проводить инвентаризацию материальных и денежных средств на своём предприятии. Если за денежные средства отвечает бухгалтерия, то товарные ценности хранятся на складе. Отвечает за них кладовщик и заведующий складом.

Если по итогам инвентаризации на складе была обнаружена недостача товаров, то работник склада и заведующий должны писать объяснительную записку.
Пишется она точно так же, как и при обнаружении недостачи на складе.

Примеры объяснительных записок о недостаче

Генеральному директору
ООО «Невасилёк»
Погребенному К.Е.

Статья: Учет недостачи товаров в магазинах самообслуживания
(Кувалдина Т.Б.)
(«Бухгалтерский учет», 2021, N 2)Пример 2. В магазине «Продукты», осуществляющем розничную торговлю со свободным доступом покупателей к товарам, в ходе инвентаризации выявлена недостача товаров в сумме 20 000 руб. В результате назначенного по результатам ревизии административного расследования было установлено лицо, виновное в причинении ущерба, — сотрудник магазина, с которого были взяты объяснительные записки. Согласно приказу руководителя сумма недостачи по рыночной стоимости (24 000 руб.) отнесена на виновное лицо.

На предприятии часто случается, что при очередной инвентаризационной проверке отсутствуют вещи, которые значатся в документации. При каждом несовпадении начинают суетиться все — и материально-обязанные, ответственные люди, и руководство, и даже подчиненные, с которых зачастую спрашивают. В статье мы расскажем про недостачу товара и материальных ценностей (ТМЦ) на складе при инвентаризации, а также опишем, как сделать документальное оформление проводки.

Основания для проведения описи имущества

Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.

Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:

• любое стихийное бедствие — пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
• продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя — любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
• кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.

Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.

Что такое недостача при инвентаризации

Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.

Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.

Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.

В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.

К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.

Причины возникновения нехватки

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

• Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
• Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
• Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
• Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
• Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

Порядок оформления дефицита

Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.

В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.

Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.

Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

Последствия для материально ответственного лица

Человек, отвечающий за ТМЦ, пишет объяснительную, адресованную непосредственному начальству. Данный документ предоставляется руководством в течение двух дней с момента соответствующего запроса, обычно он поступает сразу после проведения учета.

На основании данной бумаги принимается решение, которое заключается в списании на расходы компании или в удержании с сотрудника убытков. Вердикт выносится в соответствии с признанием доли вины МОЛ.

Как удержать недостачу с виновных лиц

Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.

Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.

Порядок удержания

Алгоритм:

• Проверка.
• Акт о проводке материалов, которые выявлены в результате инвентаризации, через решение о взыскании недостачи с виновного.
• Официальное уведомление работника о предстоящем штрафе.
• Вычет из оклада, при этом единовременно можно удержать не более 20% от полученных на руки денег.

В случае если нехватка получилась из-за серьезного нарушения, можно написать заявление об увольнении по соответствующей статье.

Оформление сличительных ведомостей

Это бумага, имеющая один из предложенных видов:

• форма ИНВ-19;
• единый документ описи с параметрами для сличения имущества.

Если после процедуры инвентаризации были выявлены расхождения, они рассчитываются по той стоимости, которая закреплена в бухучете при постановке на баланс.

Объяснительная: как отразить недостачу

В документе материально ответственный человек указывает, кроме своих личных данных:

• когда произошло происшествие;
• подробное описание события — что случилось, по каким причинам, по чьей вине;
• последовательность собственных действий — попытка предотвратить происшествие.

Необходимо подписаться, поставить инициалы и дату подачи объяснительной.

Образец ее составления

Приказ о недостаче

На основании объяснительной должно быть принято решение:

• сотрудник виновен;
• невиновен;
• требуется собрать комиссию для расследования.

По итогам, чтобы подтвердить одно из трех намерений, должна быть написана бумага. В ней указываются:

• краткое описание ситуации;
• участвующие лица;
• постановление.

Образец составления

Что делать работодателю при недостаче при инвентаризации

Необходимо в первую очередь обнаружить настоящие причины, затем только искать виновного. Также нужно обязательно попросить написать сотрудника объяснительную.

После проведения расследования стоит привести приказ в исполнение и более тщательно следить за работником. Если происшествие выходит за рамки допустимого — нужно задуматься о дисциплинарном взыскании или об увольнении по статье.

Недостача на складе

Складские помещения имеют постоянный поток ТМЦ, поэтому здесь часто теряются товары. Разберемся, почему это происходит.

Причины

• Утрата документов или их неправильное заполнение. Пришла накладная, по ней выдали товарные единицы, но не занесли в книгу.
• Отсутствие оборудования, плохие условия учета.
• Непредвиденные факторы, которые привели к порче.
• Хищение.

Что делать

Стоит проводить расследование по указанным выше стандартам, то есть начать с получения объяснительных, затем выписать приказ. На его основании сделать либо списание в расходы, либо взыскание с виновного. Также мы советуем установить камеры видеонаблюдения, чтобы следить за возможными актами кражи.

Как избежать

Мы рекомендуем вести учет с помощью специальных устройств и программ. На их основе самостоятельно формируются списки и документы. Это значительно упрощает всю складскую деятельность — поставки и отгрузки. Заказать такое оборудование и программное обеспечение можно в компании «Клеверенс».

Если у вас на предприятии используется «1С:Бухгалтерия» в любой поставке, «1С:УПП» или 1С для строительной организации, и вы планируете проводить инвентаризацию только на штрихкодах (не будете использовать RFID), то вам полностью подходит специальный драйвер для проведения инвентаризации от «Клеверенс», в комплект поставки которого входят все программы и обработки, необходимые как для печати этикеток, так и для работы с терминалом сбора данных.

Если используется 1С, но вы планируете внедрять RFID, то вам подходит уже другая программа — Клеверенс: Учет имущества. Также, есть программные продукты для магазинов и складов, которые помогут оптимизировать и автоматизировать товарный учет, а также исключить случаи недостач при инвентаризации.

Посмотрите, как «Магазин 15» помогает автоматизировать процесс инвентаризации в сети гипермаркетов строительных материалов. В результате внедрения процесс стал намного проще, и позволил отказаться от привлечения аутсорсинговых компаний.

Заключение

В статье мы рассказали, как списывается недостача в кассе, выявленная при инвентаризации. Будьте внимательны при учете, доверяйте ценности только проверенным сотрудникам.

Количество показов: 42038

Ответственность работников за недостачу

Недостача — отрицательная разница между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета. Если у бухгалтера числятся по кассе 100 000 руб., а там лежат только 70 000 руб., то речь идет о недостаче в размере 30 000 руб.

Она образуется не только из-за денег. Товары, материалы, оборудование, мебель — все это пропадает с территории фирмы по причине умышленного хищения, непроизвольной халатности ответственных лиц и естественной убыли. В последней никто не виноват, она возникает «природным путем» в результате изменения биологических или физико-химических свойств товара — порча овощей, высыхание краски и т. п. Тем более, существуют нормы допустимой недостачи при инвентаризации в рамках естественной убыли. Они утверждены Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 № 252.

Согласно ст. 232 и 238 ТК РФ, работники обязаны возместить причиненный по их вине ущерб работодателю. Но он должен быть действительным (3 банки краски, 5 кг огурцов), а не предполагаемым типа упущенной выгоды.

В целях подстраховки работодателю разрешено заключать договоры о полной материальной ответственности с работниками, контактирующими с деньгами или ТМЦ. Полная материальная ответственность позволяет работодателю взыскать с работника всю сумму причиненного ущерба. Правда, «повесить» такую ответственность получится далеко не на каждого. Перечень должностей, с которыми работодатель вправе заключить договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 (приложение № 1). К сравнению, кладовщик несет полную ответственность за содержимое вверенного ему склада, а уборщик — нет. Хоть и находится там каждый день и теоретически тоже может совершить кражу.

И тот, и другой будут возмещать убыток. Разница — в размере возмещения. Если с работником не заключен такой договор, то максимум, что вы с него получите, — среднемесячный заработок (ст. 241 ТК РФ). Согласия виновника не требуется, работодатель вправе удержать из его зарплаты сумму недостачи в рамках ст. 248 ТК РФ. Но не более 20% от ежемесячной выплаты (ст. 138 ТК РФ). Поэтому, если сумма крупная, то взыскание длится несколько месяцев, пока не выберется вся сумма среднемесячного заработка.

При полной материальной ответственности с работника получится взыскать всю стоимость причиненного ущерба. Но и здесь не все так просто. Принудительно бухгалтер вправе списать только среднемесячный заработок, остальное — по согласию виновника или через суд.

Когда нельзя взыскать ущерб

Перед тем, как выявить недостачу и «повесить» ее на работника, следует учесть еще один фактор — есть ряд обстоятельств, за которые нельзя винить персонал. В соответствии со ст. 239 ТК РФ, работника не признают виновным, если он испортил (отдал, потерял) товар во время:

• пожара, забастовки, террористического акта, военных действий, стихийного бедствия и прочих обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажора);
• вынужденной самообороны, например, при разбойном нападении на магазин;
• отсутствия соответствующих условий хранения;
• нормального хозяйственного риска.

Перед списанием недостачи по результатам инвентаризации за счет работников вспомните, не было ли у вас пожара или разбойного нападения. Когда грабитель нападает на банк и уносит с собой миллионы рублей из кассы, руководство банка не взыскивает эту сумму с перепуганного кассира. Директор обращается в полицию, ждет расследования и приговора суда в отношении грабителя. Кассир, отдавший деньги, тут ни при чем, т. к. действовал под страхом физической расправы.

Аналогично с пожаром. Если сгорела половина склада, нет смысла винить кладовщика. Виноват тот, кто устроил возгорание. Опять же расследовать это дело будут компетентные органы, а не бухгалтерия или служба безопасности предприятия. Если в вашей фирме были подобные случаи, то «повесить» недостачу на работников не получится — они легко оспорят это в суде и еще потребуют моральный ущерб.

При отсутствии нормальных условий хранения тоже бесполезно спрашивать с работника. Если у здания нет запорных механизмов, неподходящая температура воздуха, повышенная или пониженная влажность, то логично, что хранящиеся в таком помещении товары будут выходить из строя и терять свойства. Когда компания закупила мясо, но не позаботилась о холодильниках, персонал не виноват.

К случаям нормального хозяйственного риска относят, например, хищение товаров покупателями в магазинах самообслуживания (решение ВАС РФ от 04.12.2013 № ВАС-13048/13). Когда руководство магазина выкладывает в свободный доступ товары, оно оценивает риск и заведомо предполагает, что покупатель возьмет пару обуви и выйдет без оплаты. Работники магазина не виноваты, что применяется такой тип торговли. Виноваты лица, совершившие кражу. Если полиция таковых установит, то суд их заставит возместить ущерб. Если нет, то продавцы все равно не понесут чужую ответственность. Поэтому дорогостоящие товары типа элитного алкоголя всегда располагаются в закрытой витрине или за спиной у кассира.

Взыскание ущерба с виновных лиц при недостаче

После того как инвентаризационная комиссия зафиксирует отрицательные расхождения, не стоит сразу делить выявленный ущерб на персонал. В соответствии со ст. 247 ТК РФ, работодатель обязан провести проверку — установить размер ущерба и причины его возникновения.

С причастных лиц в обязательном порядке запрашиваются объяснительные о недостаче при инвентаризации ТМЦ, в которых они излагают свое видение ситуации. Например, если к концу года директор забыл о недопоставке досок в июне и теперь ищет их на складах, то работники ему напомнят, что такой-то поставщик привез товара в меньшем количестве. И что в настоящее время ему направлена претензия.

Объяснительная составляется работником (без оказания давления) в свободной форме на имя директора предприятия. Но иногда работники и сами не хотят давать пояснения или всячески уклоняются от этого. Тогда директору придется оформить соответствующий акт — в знак того, что свою обязанность по требованию объяснений он выполнил.

Размер ущерба определяется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости, отраженной в бухгалтерском учете с учетом степени износа (ст. 246 ТК РФ). Взыскание среднемесячной суммы происходит по распоряжению директора, но оно должно быть сделано не позднее одного месяца с даты окончательного установления размера ущерба. Если опоздаете, то взыскивать придется через суд (ст. 248 ТК РФ).

Если сумма ущерба больше, чем среднемесячный заработок, то с работника следует получить согласие на ее удержание. В случае отказа подавайте иск. Если вина работника очевидна, он может и согласиться вернуть деньги, например, чтобы не доводить до суда, не понести уголовное наказание, не получить огласку, не потерять репутацию и т. п.

При этом стороны вправе договориться о рассрочке платежей. Тогда виновник оформляет письменное обязательство о добровольном возмещении с указанием конкретных сроков платежей. А если он уволится до окончания полного возмещения, то работодатель, опять же, сможет взыскать остаток через суд. Возмещение ущерба часто происходит не только деньгами. По договоренности сторон работник вправе принести равноценное имущество или за свой счет устранить причиненные повреждения.

В бухгалтерском учете себестоимость недостающих ценностей отражают по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Проводка, если обнаружена недостача материалов, выглядит следующим образом: Дт 94 Кт 10. А если утрачены товары, то по кредиту указывают так: Дт 94 Кт 41. Потом сумма отправляется на дебет счета 73, с которого частями или полностью списывается на зарплату работника в дебет счета 70. Итоговое удержание суммы ущерба, возникшего из-за недостачи материалов при инвентаризации, отражается проводкой Дт 70 Кт 73.

Рассмотрим, как оформить недостачу при инвентаризации в бухгалтерском учете, на примере.

По результатам проверки наличия спортивного инвентаря на складах выявлена недостача футбольных мячей общей стоимостью 3000 руб. Вина кладовщика доказана. С ним заключен договор о полной материальной ответственности, но поскольку сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка, обойдемся без суда. Зарплата кладовщика за вычетом НДФЛ — 15 000 руб. В соответствии со ст. 138 ТК РФ, мы вправе удержать с этой суммы только 20%: 15 000 × 20% = 3000 руб. Это как раз сумма причиненного ущерба. Получается, что кладовщик уже с первой зарплаты «покроет» всю недостачу.

Бухгалтер составит такие проводки списания при инвентаризации.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма
Выявлена недостача материалов после инвентаризации	94	10	3000.00
Принято распоряжение директора о взыскании суммы ущерба с кладовщика	73	94	3000.00
Удержана сумма ущерба из зарплаты кладовщика	70	73	3000.00

Если виновные не найдены или ущерб нанесен в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение), то сумму утраченных ценностей списывают как прочие расходы на основании приказа руководителя.

Получив распоряжение директора, бухгалтер отразит стоимость утраченных ценностей на счете 94 (Дт 94 Кт 10), а затем спишет убыток на прочие расходы — Дт 91.2 Кт 94. Аналогично поступают, когда суд оправдал работника и отказал во взыскании ущерба. В таких случаях основанием станет решение суда (п. 5.2 методических указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).

Рубрика: Недостача

На предприятиях практически любого вида периодически проводятся различные проверки и инвентаризации. В ходе проведения подобных мероприятий может быть выявлена недостача.

При возникновении подобных ситуаций работодатель вправе потребовать от сотрудника, ответственного за сохранность ценностей, письменных объяснений. Порядок оформления такой документации имеет ряд особенностей.

Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации?

Основной целью оформления объяснительной считается изложение причины недостачи, которая была выявлена в ходе проведения инвентаризации.

Для того чтобы максимально снизить вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен доказать, что не имеет отношения к нарушению и недостача возникла не по его вине.

Чаще всего причинами недостачи являются следующие факторы:

• преднамеренное/непреднамеренное совершение материально-ответственным лицом противозаконный действий (хищение, порча имущества);
• противоправное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к данному месту;
• присутствие ошибок и недочетов в документации.

Кроме этого часто сотрудники при составлении объяснительной указывают такую причину недостачи, как естественная убыль. При возникновении подобных обстоятельств должен соблюдаться определенный установленный предел.

Не менее часто встречается воздействие человеческого фактора. Он может заключаться в пересорте, внесении ошибочных данных в документы учета и т.д.

При оформлении документации объяснительного характера работнику следует как можно подробнее изложить причину недостачи.

 Как написать в отношении товаров на складе — образец

Недостача такого характера может возникать в процессе приемки товара от поставщика, а также в результате проведения соответствующих проверок.

В первом случае о возникновении такой ситуации необходимо указать не только работодателю, но и самому поставщику.

Порядок оформления недостачи ТМЦ, выявленной при инвентаризации, описан здесь.

Структура объяснительной должна выглядеть следующим образом.

• Шапка. Наименование работодателя, инициалы руководителя, являющегося получателем документа.
• Полное наименование объяснительной — пишется в середине строки.
• Дата составления записки, ее порядковый номер.
• Основная часть. Описание причине недостачи. Если в результате ее выявления работник не принял товар от поставщика, этот момент также отражается в данном пункте.
• Инициалы, должность, подпись работника.

Скачать образец объяснительной записки при недостаче товаров на складе – word.

Генеральному директору

компании “Шкаф”

Митину Л.Д.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ

о недостаче товаров на складе

№153

12.06.2019 г

Я, Углов Д.А., 12 июня 2019 года проводил пересчет товара на складе. В результате работы я обнаружил недостачу электрооборудования — количество присутствующего товара не соответствует количеству, указанному в имеющейся документации.

Предполагаю, что причиной недостачи могло послужить проникновение на склад посторонних лиц. Для подтверждения этой версии предлагаю потребовать у сотрудников охраны записи с камер видеонаблюдения. Я никакого отношения к недостаче не имею, поэтому утверждаю, что моей вины в выявленном нарушении нет.

Кладовщик, Углов Д. А.

Пример записки по факту нехватки денег в кассе

В случае выявления недостачи денег в кассе также как и в предыдущей ситуации, материально-ответственным лицом оформляется объяснительная записка.

Структура документа в каждом случае одинакова — различаются лишь причины возникновения проблемы.

Скачать образец объяснительной записки при недостачи денег в кассе – word.

Генеральному директору

“ООО” Стандарт

Ефанову М.В.

Объяснительная о недостаче денег в кассе

№ 100

15.06.2019 г

15 июня 2019 года в компании была проведена инвентаризация, в результате которой специалистами, ее проводящими, была обнаружена недостача денег в кассе — 50000 р.

Предполагаю, что она возникла по причине того, что 12 июня мною была выдана аналогичная сумма сотруднику отдела кадров, Зимину А.А. Расходный ордер при этом оформлен не был. Выдача денег была произведена по доверенности, составленной главным бухгалтером Ивановой М.В.

Кассир, Маркова М. Т.

Выводы

Оформление объяснительной — неотъемлемый этап расследования недостачи С помощью документа данного образца определяется возможная причина возникновения проблемы.

От грамотности составления бумаги зависит многое, в том числе дальнейший ход развития событий. При написании объяснительной материально-ответственное лицо должно быть предельно честным.

Сокрытие информации может привести к привлечению ответственности. При оформлении документа не нужно пользоваться какой-либо унифицированной формой, достаточно придерживаться делового стиля повествования.

Источник