Как правильно написать ответ на служебную записку образец

Образец грамотного ответа на служебную записку с рекомендациями

Служебная записка – это формальная документация, позволяющая коллегам в компании взаимодействовать друг с другом. С ее помощью работники запрашивают важные сведения, выдают инструкции или извещают коллег о каком-либо событии. Иногда на нее нужно давать ответ, для чего используется свободная форма. Заранее рекомендуется изучить образец ответа на служебную записку.

Особенности служебной записки

Записка является внутренней документацией, поэтому допускается ее не регистрировать. К особенностям относятся:

• она позволяет решать правовые, финансовые, хозяйственные или трудовые вопросы;
• составителем может выступать любой сотрудник организации, у которого возникла какая-либо проблема;
• адресатом может быть любой наемный работник, руководитель отдела или директор фирмы;
• при составлении записки важно убедиться, что получатель обладает нужными полномочиями для решения проблемы;
• благодаря этой документации работник показывает, что знает о наличии трудности, но законно перекладывает ответственность за ее решение на других сотрудников, которые имеют необходимые навыки и знания.

Записки могут использоваться не только для информирования, но и включения данных о выполненной работе. Они могут быть как внутренними, так и внешними.

К самым популярным внутренним запискам относится:

• сотрудником на сотрудника;
• на списание материальных ценностей или расходников;
• на премирование;
• на совмещение, если на предприятии возникает необходимость в совместителе;
• на увольнение нерадивого сотрудника, который не справляется с трудовыми обязанностями;
• на оборудование, если представители производственного отдела нуждаются в новой технике;
• на командировку, причем с помощью такой документации можно информировать руководство о результатах служебной поездки.

Владельцы многих организаций предпочитают пользоваться журналом для регистрации записок. Это позволяет контролировать, какое количество документов было получено тем или иным сотрудником. При регистрации указывается номер документа, дата составления и персональная информация о гражданине, который ответственен за заполнение журнала.

Когда необходим ответ

В крупных компаниях неправильное формирование или регистрация служебок приводит к серьезным проблемам. Они связаны с выяснением причин, по которым документ не был получен адресатом. Отсутствие ответа нередко приводит к тому, что разные отделы работают несогласованно.

Ответ на записку дается при наличии соответствующей информации в тексте. Например, если работник просит устранить проблему, то желательно ответить ему о том, какие были использованы меры для этих целей. Поэтому после рассмотрения документации сотрудник должен дать конкретные комментарии.

Внимание! Грамотная коммуникация между подразделениями компании выступает основным фактором успешного развития бизнеса.

Общие правила составления бизнес-писем на видео:

Сроки дачи ответа

В законодательстве отсутствуют точные сроки, в течение которых нужно дать ответ на документ. Но желательно придерживаться следующих правил:

• рекомендуется ответить в течение 10 дней после получения документа;
• точный срок допускается фиксировать во внутренней документации организации;
• время ответа зависит от многих факторов, к которым относится напряженность рабочего графика, количество рабочих дней и праздников, а также иные трудности.

Внимание! Официальный ответ составляется исключительно в письменном виде с одновременной фиксацией в журнале.

Кто формирует ответ

Составляется ответ человеком, которым была получена записка. Для этого первоначально изучается текст, а также выбирается подходящий вид согласования. Часто указываются в ответе действия, которые выполнены адресатом. Желательно пользоваться простыми предложениями, а также составлять краткий и лаконичный текст.

Допускается при формировании ответа пользоваться свободной формой, но в некоторых компаниях закрепляется образец. Часто для этих целей применяется бумага формата А4, но допускается пользоваться и фирменными бланками. Подписывается документ составителем или руководителем подразделения.

Правила написания

При составлении ответа рекомендуется придерживаться правил:

• форма ответа может устанавливаться каждой компанией, для чего учитывается специфика выбранного вида деятельности;
• начинается текст следующей фразой «Сообщаем Вам…»;
• формируется текст из нескольких предложений, в которых излагается основная и позитивная мысль;
• если получатель по каким-либо причинам отказывается решать возникшую проблему, то применяются нейтральные выражения, например, «В связи с…»;
• приводятся основания для отказа;
• пользоваться можно только вежливыми фразами, поэтому запрещена нецензурная лексика или жаргонизмы;
• необходимо придерживаться принципа полноты и достоверности содержания;
• запрещено наличие помарок, ошибок или исправлений;
• не разрешается эмоциональная оценка или присутствие просторечий.

О дополнительных правилах составления документа можно узнать из внутренней локальной документации фирмы.

Пошаговая инструкция

Для формирования грамотного ответа на служебку выполняются действия:

• в шапке указывается дата, когда адресат получил записку от работника компании;
• вводится ФИО составителя записки;
• приводится проблема, которую должен решить получатель документа;
• основной текст состоит из пояснений или комментариев относительно выявленной проблемы;
• приводятся способы ее решения;
• приводится дата составления ответа;
• ставится подпись работника, занимающегося формированием текста.

Руководство любой организации может составить собственную инструкцию относительно делопроизводства с учетом специфики работы. Такие инструменты упрощают процесс общения между подразделениями и сотрудниками.

Готовый документ согласовывается с непосредственным руководителем или иными заинтересованными лицами, а после передается адресату на рассмотрение. На основании данного текста адресат выносит резолюцию, а также при необходимости раздает поручения и выполняет другие действия.

Образец документа

Во время составления ответа желательно ориентироваться на образец, зафиксированный в учетной политике фирмы. Если он отсутствует, то текст формируется в свободной форме.

Типовой образец представлен далее:

В каждой ситуации содержание будет уникальным, поскольку зависит от просьб и требований, перечисляемых в служебной записке. Текст должен быть понятным, лаконичным и актуальным. Для упрощения процесса взаимодействия актуально оставить образец в отделе кадров.

При получении служебной записки любой сотрудник предприятия должен оценить необходимость ответа. Если он подразумевается содержанием документа, то во время формирования текста учитывается возможность решить возникшую проблему. При составлении ответа желательно ориентироваться на требования компании и образец.

Любая бизнес-деятельность нуждается в грамотно организованном документообороте. Он позволяет выстроить действенную систему коммуникации как между членами коллектива (то есть, по горизонтали), так и между вышестоящими и нижестоящими должностями (то есть, по вертикали). Для этого используются служебные записки. Персонал фирмы должен быть ознакомлен с локальными правилами оформления этих бумаг.

Общая информация о назначении служебной записки

Под служебной запиской понимается наиболее распространенный элемент внутренней коммуникации в компании. Подобные бумаги могут передаваться как горизонтальным, так и вертикальным путем. Основной целью служебной записки является информирование адресата о каком-либо факте хозяйственной жизни. Подразумевается оповещение вышестоящего управленца о совершенном правонарушении коллеги составителя или непосредственного подчиненного. Также нередко посредством рассматриваемой бумаги субъекты документируют деловую информацию и факт ее передачи другому лицу.

Следовательно, оформить записку вправе любой трудоустроенный субъект, включая самого нанимателя. Бумага, как и прочая внутренняя документация, может проходить регистрацию в соответствующем журнале, после чего направляться непосредственно адресату. Однако, такая регистрация не является законодательно необходимой.

За образцом документа уместно обращаться в кадровое подразделение компании. Впрочем, его отсутствие не является проблемой. Записка составляется довольно просто, ведь ее форма не регламентирована. Так, компания вправе закрепить общие правила составления такой документации в локальном нормативе. Обязательными элементами записки остаются:

• наименование адресата. Важно отметить, что орфографические и фактические ошибки не допускаются. Необходимо указать ФИО и должность субъекта, которому адресуется записка, грамотно. Ту же информацию следует прописать и о составителе;
• основной текст, где будет детально, но лаконично изложена проблема, из-за наличия которой составляется документ;
• виза записки. Если документ составляется на компьютере, подпись, тем не менее, должна ставиться от руки. Впрочем, практика демонстрирует, что также допускается вариант применения электронной подписи.

Общая информация об ответе на служебную записку

В первую очередь необходимо отметить, что не каждая служебная записка предполагает обязательный ответ на нее. Зачастую, потребность в нем фиксируется в самом документе, либо основной текст бумаги составляется таким образом, что адресат вынужден составить ответное письмо с целью разрешения какого-либо вопроса.

Передача ответа является одним из этапов коммуникации между персоналом.

Период ответа законодательно не регулируется. Практика демонстрирует, что зачастую, он подается не позднее 10 дней после поступления обращения. Также субъект при подаче служебной записки вправе указать в тексте документа желаемую дату получения.

В условиях, когда ответ требуется срочно, он может быть предоставлен буквально в день обращения. Однако, зачастую проходит около 3-х рабочих смен.

Оформление ответа на служебную записку уместно только тем субъектом, который является адресатом изначального обращения. Он должен изложить собственное видение ситуации.

Принцип оформления ответа идентичен принципу оформления самой служебной записки. Подразумевается отсутствие литературных и эмоциональных высказываний, грубой и некорректной речи, жаргонных выражений и прочего.

Порядок составления ответа на служебную записку

Как и в случае с запиской, ответ на подобный документ должен составляться в свободном формате. Впрочем, нередко компании прописывают форму в локальном нормативе. Если образец не закреплен, то уместно полагаться на общие требования составления официальной документации.

Так, порядок оформления ответа на служебную записку включает в себя следующие шаги:

1. Формирование шапки бумаги. В ней следует указать общие сведения об адресате и составителе − прописать ФИО и должности. Также в шапке делается ссылка на первоначальный документ, обозначается его номер и дата подачи. Помимо прочего, кратко обрисовывается проблема, которая стала основанием для составления первого обращения к должностному лицу.
2. После этого следует основной текст бумаги. В нем должен содержаться алгоритм решения конкретных вопросов, ввиду которых была составлена первая записка. Важно, чтобы рекомендации, содержащиеся в ответе, имели практический характер и были ориентированы на фактическое разрешение конфликта, если подобный имеется. В противном случае, когда записка подается с целью прошения одобрения начальства, почти всегда достаточно обычной визы управленца и его подписи вверху документа.
3. Визирование ответа. Как прочие бумаги, ответ должен завершаться подписью управленца, ее расшифровкой, а также датой составления (если таковая не проставляется в начале).

Образец ответа на служебную записку

Рассмотрев в теории, как ответить на служебную записку, и образец ответа, необходимо изучить документ с практической точки зрения.

На практике пример ответа на служебную записку выглядит следующим образом:

Начальнику производственного подразделения

Гришаеву Алексею Петровичу

От директора ООО «Марка»

Любова Леонида Павловича

Ответ

на служебную записку № 45 от 05.02.2021г. начальника производственного подразделения Гришаева А.П.

о совершенствовании противопожарной системы

Предложения, обозначенные Вами в служебной записке № 45, действительно касаются актуальных вопросов, остро стоящих перед ООО «Марка». В настоящее время данные аспекты рассматриваются и утверждаются с инженером по технике безопасности, Коломойским А. М. Однако полностью решить данный вопрос в течение ближайшего рабочего месяца не представляется возможным ввиду ограниченного финансирования. Усовершенствование противопожарной системы в производственном подразделении запланировано на апрель 2021г. В настоящий момент формируется план относительно конкретных действий службы безопасности. Ваши предложения будут донесены до инженера по технике безопасности.

С уважением,

Директор ООО «Марка» Любов Л.П.                                      10.02.2021г.

Таким образом, рассматривая то, как ответить на служебную записку, необходимо отметить, что данный документ составляется в вольной форме и может содержать алгоритм решения проблемы, либо информирование субъекта о порядке разрешения имеющегося вопроса. Нанимателям рекомендуется обеспечить в кадровом подразделении образец рассмотренной бумаги.

Служебная записка – вид формального документа. Он дает возможность взаимодействовать с коллегами в организации. С помощью служебной записки сотрудники могут общаться между собой.

Служебная записка – письменный документ, который несет вспомогательную функцию, например, запрашивать информацию, выдавать инструкцию, извещать о чем-либо. В статье будет подробно рассказано, как использовать его возможности для успешной коммуникации в компании.

Скрыть содержание

• В каком случае требуется?
• В какие сроки его необходимо дать?
• Кто должен составлять?
• Как написать?
• Инструкция
• Вариант, как ответить
• Заключение

В каком случае требуется?

В крупных структурах невнимательность при составлении служебной записки или вовсе ее игнорирование может привести к лишней трате времени на выяснение каких-либо обстоятельств, поиска виновных в возникновении проблем, несогласованностью в работе подразделений.

Как правило, ответ на служебное письмо необходим тогда, когда он подразумевается. То есть, сотрудник обязан дать свои комментарии после рассмотрения служебной записки. В них содержатся меры, которые были приняты работником, после ознакомления с обращением.

Коммуникация между сотрудниками в компании – нужный и важный фактор, который приводит к успеху любую организационную структуру.

В какие сроки его необходимо дать?

Ответ сотруднику должен поступить в течение десяти дней, однако точные сроки в законодательстве не обозначены. Обычно время закреплено в нормативных актах организации, поэтому стоит обратиться к ним и уточнить индивидуально. Стоит учесть, что время ответа чаще всего зависит от ситуации: напряженного графика работы, количества праздничных или выходных дней, или иных обстоятельств в данный момент.

Цель записки – согласовать какие-либо вопросы или объяснить что-либо коллеге в деловых аспектах. Такая документация регистрируется в специальном журнале (номер записки обозначен в шапке документа).

Кто должен составлять?

Такой документ составляется сотрудником, на которого она пришла. Составляют ответ после изучения документа и обсуждения видов согласования. В ответе не должны содержаться сложные речевые обороты, необходимо писать кратко и по делу. Служебную записку подписывает специалист или руководитель отдела.

Форма служебной записки определяется организацией. Однако в данном случае нужно руководствоваться РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Как правило, оформляется такая бумага на листе А4.

Как написать?

Этот пункт не регламентирован. Обычно ставится дата ознакомления и подпись с решением. Однако чаще всего форма ответа на служебную записку также устанавливается индивидуально, локальными документами с учетом специфики организации. Идеальный вариант – наличие примера такого документа в компании, утвержденный начальником, чтобы сотрудникам было проще оформлять такие бумаги.

Если сотрудник хочет выразить согласие по какому-либо вопросу, следует начать с фраз типа: «Сообщаем Вам…» или «Извещаем Вам…». Как правило, уже в первых предложениях должна быть обозначена основная мысль, которая несет позитивный характер.

Если же он отказывает по каким-либо причинам, следует использовать нейтральные и вежливые фразы: «Благодарим Вас за Ваши предложения, но…» или «В связи с…». С прямого отказа начинать не нужно, потому что для официальной переписки такая реакция не характерна.

Важно! Лучше всего обращаться к локальным документом определенной компании, чтобы решить подобные вопросы, потому что именно там указан регламент оформления документов.

Инструкция

Итак, разберем основные параметры составления документа.
В шапке ответа на служебную записку обозначают:

1. Дату, от которой поступила служебная записка.
2. ФИО того, кто обращался.
3. Проблема, с которой обращались.

В теле текста содержится пояснение по проблеме и возможный вариант ее решения. Далее ставится дата и подпись сотрудника.

Инструкции по делопроизводству в каждой компании определены виды документов, которые создаются в организации и служат инструментом общения между сотрудниками.

Скачать образец ответа на служебную записку

Вариант, как ответить

Существует множество таких примеров, которые можно найти в интернете. Вот один из них.

Разберем пример реакции на послание от руководителя отдела N к начальнику подразделения Z с предложениями по совершенствованию противопожарной безопасности.

Ответ

на служебную записку от 31.10.2017 г. руководителя N с предложением по совершенствованию противопожарной безопасности

Ваши предложения действительно касаются наболевших вопросов, доставшихся нам в «наследство», и не в полной мере решенных только из-за недостаточного финансирования.

В настоящее время данные вопросы будут рассматриваться на заседаниях руководителей. По результатам заседаний будут определены сроки финансирования, а значит, вопрос, с которым Вы обратились, будет согласован в ближайшее время.

С уважением, руководитель Z

5.11.2017 г. Подпись руководителя Z

Справка! Если сотрудник отправляет документ начальнику отдела, то такая записка считается докладной. В случае со служебной коммуникация идет по горизонтали, то есть, например, от руководителя одного отдела к руководителю другого.

Заключение

Служебная записка носит информативный характер или носит в себе какую-либо проблему. Сотрудники должны своевременно отвечать на нее, чтобы недопониманий в компании возникало как можно меньше, а также, чтобы быть информированным по всем вопросам.

Что такое служебная записка

Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.

Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.

Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Виды служебных записок

Можно выделить следующие разновидности служебных записок.

Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.

Заказать электронную подпись для работы с личным кабинетом на mos.ru

Получить через час

Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.

Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.

Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.

Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.  

На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной

Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».

Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».

Правила составления служебных записок

Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.

Составить локальные акты по готовым шаблонам и подготовить всю кадровую отчетность

Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.

Как написать служебную записку

Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).

Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).

Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.

Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет

Входящие бесплатно

Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).

И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Образец служебной записки

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные в веб‑сервисе

Бланки для скачивания

Срок хранения служебной записки

Время хранения «служебок» различается в зависимости от типа документа. Все сроки перечислены в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Для удобства использования мы свели их в таблицу.

Вид записки	Срок хранения	Номер статьи Перечня
Докладные записки по разработке проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов	До минования надобности	9
Докладные, служебные записки по выполнению поручений руководства организации	5 лет	17
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам совещательных (коллегиальных), исполнительных органов организации, контрольных, ревизионных органов организации, совещаний у руководителя организации, собраний трудовых коллективов организации, общих собраний владельцев ценных бумаг, участников, пайщиков	Постоянно	18
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам собраний структурных подразделений организации	5 лет
Докладные, служебные записки к проектам приказов, распоряжений	1 год	20
Докладные записки по разработке проектов уставов, положений	До минования надобности	35
Докладные, служебные записки структурных подразделений по основной (профильной) деятельности	5 лет	47
Докладные, служебные записки по подготовке и проведению заседаний коллегиальных органов организации, общих собраний. съездов, конгрессов, пленумов, конференций, «круглых столов», совещаний, торжественных приемов, встреч	3 года	48
Докладные записки о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан	5 лет	153
Докладные, служебные записки об организации и результатах контроля исполнения документов	1 год после снятия с контроля	159
Докладные и служебные записки по использованию, обслуживанию и совершенствованию информационных систем и программного обеспечения	5 лет	186
Докладные записки о соблюдении финансовой дисциплины	5 лет	255
Докладные записки о формировании фондов организации и их расходовании	5 лет	256
Докладные записки о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности	5 лет	282
Докладные записки по первичным статистическим данным	3 года	336
Докладные, служебные записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка	1 год	382
Докладные, служебные записки о соблюдении дисциплины труда	3 года	383
Докладные записки о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника	1 год после принятия решения	390
Докладные записки о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю	5 лет	392
Докладные записки о разработке норм выработки и расценок	1 год после утверждения разработанных норм	398
Докладные записки об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием	3 года, а при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда —50/75 лет (в зависимости от даты создания записки)	427
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы	50 лет (для документов, созданных после 1 января 2003 года) или 75 лет (для документов, созданных раннее)	434
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о служебных проверках; о направлении работников в командировку	5 лет
Докладные записки о дисциплинарных взысканиях	3 года
Докладные записки, связанные с применением дисциплинарных взысканий	3 года	454
Докладные, служебные, объяснительные записки комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов	5 лет	469
Докладные записки о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации	5 лет	491
Докладные и служебные записки о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств	5 лет	520
Докладные, служебные записки по вопросам охраны объектов культурного наследия, природоохранных зон	5 лет	535
Докладные записки о развитии средств связи и их эксплуатации	5 лет	564
Докладные, служебные записки о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, перевозке ценностей	5 лет	587
Докладные, служебные записки о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт	1 год	588
Докладные, служебные записки об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации	5 лет	611

Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Непосредственное место хранения «служебок» внутри организации законодательно не регламентировано. Поэтому они могут находиться в различных подразделениях организации в зависимости от вида и содержания документа, а также от принятого в компании порядка документооборота.

Как подавать служебную записку в электронном виде

Сразу скажем, что возможность использования электронных «служебок» лучше прописать в локальном нормативном акте организации. А при их составлении можно применять те же правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые учитываются при написании записок от руки. Единственное отличие будет касаться подписания документа.

Служебная записка не относится к тем документам, для которых законодательством установлен конкретный вид электронной подписи. А значит, можно использовать любую предусмотренную законом ЭП (письмо Минфина от 26.02.21 № 03-03-06/1/13409; см.  «Минфин: первичные документы можно заверить любым видом электронной подписи»).

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

В частности, ключом электронной подписи может быть сочетание идентификатора и пароля (письмо ФГБУ «ФКП Росреестра» от 27.06.14 № 13-0033/14).

Таким образом, при направлении служебной записки в электронном виде сетевое имя пользователя (системный логин и пароль) может выполнять функции простой электронной подписи. Использование такого документа для официальных целей (для предоставления по требованию проверяющих или в суд) допустимо в том случае, если при его сохранении можно увидеть, когда и кем он был подписан, а также не вносились ли в него корректировки после подписания. При этом правила определения лица, подписавшего документ простой электронной подписью, следует закрепить в локальном нормативном акте.

Если же данные о подписании служебной записки и ее неизменности можно увидеть только в программном обеспечении, то такой документ нельзя рассматривать как аналог составленному на бумаге. Использовать его в официальном документообороте не получится. Подобные «служебки» могут применяться только для внутренних нужд компании.

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

• уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
• внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
• побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

Рассмотрим основные виды служебных писем:

• о запросе информации;
• о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
• о направлении в служебную поездку или командировку;
• о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Правила составления

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Пример служебной записки

Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:

• бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
• далее указывается наименование документа;
• вносится дата его составления и номер;
• описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
• ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Как подавать в электронном виде

На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Образец документа

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.

Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника

Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.

Образец объяснительной

Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

Как правильно написать служебную записку, образец

Срок хранения

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.