Как правильно написать письмо для спонсоров

Официальное письмо с просьбой о спонсорской помощи — это ходатайство к юридическим или физическим лицам о предоставлении финансовой поддержки в проведении культурного, спортивного, иного мероприятия. Обращение важно составить так, чтобы потенциальный благотворитель смог оценить важность и значимость организуемого мероприятия и согласился выделить средства.

Что такое спонсорство

Спонсорская помощь необходима общественным и благотворительным организациям для осуществления своей деятельности, при организации различных мероприятий. Спонсоры оказывают поддержку в ответ на письмо с просьбой о финансовой помощи на возмездной и безвозмездной основе.

Наиболее распространено предоставление финансовой поддержки спонсором с целью рекламы компании или продукта. В рамках таких отношений организатор — получатель поддержки размещает рекламу о спонсоре в месте проведения мероприятия, упоминает его в пресс-релизах.

Допускается и безвозмездное спонсорство в виде пожертвований или дарения имущества, не предусматривающее каких-либо взаимных действий со стороны одаряемого. Такие взаимоотношения классифицируются как договор дарения или благотворительность.

Ещё один метод получения поддержки — матпомощь. Подобные отношения применяются между работником и работодателем.

Отличие спонсорства от благотворительности

Благотворительная деятельность регулируется положениями Федерального закона № 135-ФЗ от 11.08.1995. Оказывается она только в определенных целях. Запрос о пожертвовании и ответ на просьбу о благотворительной помощи в обязательном порядке должны указывать цель и направление использования средств. Получатель пожертвования обязан:

• израсходовать субсидию только на заявленные цели;
• обеспечить раздельный учет доходов (расходов) в рамках благотворительности.

Если эти условия не соблюдены, пожертвования признаются нецелевыми и облагаются налогом с доходов.

Поступления от спонсоров, осуществляемые в обмен на рекламу, признаются внереализационным доходом и включаются в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, упрощенному налогу, налогу на доходы физлиц.

Правила составления

Адресуется письмо-просьба оказать спонсорскую поддержку конкретному лицу. Строгих правил, как написать письмо с просьбой о благотворительной помощи, не установлено. При его составлении укажите сведения о просителе и данные организации или физического лица, у которого запрашивается поддержка.

Начните письмо с личного обращения к спонсору. Опишите, кто вы. Укажите в письме о просьбе оказать спонсорскую помощь, какое мероприятие проводится, на что планируется использовать средства.

Запрашивая безвозмездное пожертвование, обязательно укажите цель расходования средств. Это убережет вас и дарителя от нежелательных налоговых последствий. Проследите, чтобы цель благотворительности соответствовала 135-ФЗ.

Пример письма спонсору об оказании материальной помощи

При необходимости расскажите спонсору, где и как будете упоминать о его участии в финансировании проводимого мероприятия, добавив в текст для сбора средств на благотворительность подобную формулировку:

Как оформить передачу средств спонсором

Понятия спонсорского договора российское законодательство не содержит. В зависимости от условий взаимоотношений сторон он вправе классифицироваться как:

• возмездное оказание услуг (спонсорская реклама);
• дарение (безвозмездная субсидия без указания цели);
• пожертвование (целевая субсидия с отчетностью со стороны получателя о расходовании).

Стороны вправе оформить взаимоотношения письменным договором или заключить сделку в устной форме. Письменная форма обязательна в случаях, предусмотренных ГК РФ, например, если по договору дарения передается имущество от юридического лица стоимостью более 3000 рублей (в том числе денежные средства).

Как обстоят дела с благотворительностью

В сложных жизненных обстоятельствах человек вправе обратиться за помощью в благотворительные фонды. Их деятельность обычно связана с определенным направлением: лечение детей или помощь малоимущим. Нет определенных правил, как оформляется письмо о просьбе в благотворительный фонд, установленных законодательно. Каждый фонд устанавливает правила самостоятельно. В настоящее время подать заявку на помощь соискатель вправе в электронном виде. Например, заполнив анкету на сайте благотворительной организации. Другой способ — связаться с представителями фонда по телефону и узнать особенности предоставления помощи.

Вместе с эти материалом часто ищут:

In today’s article, we are going to show you how to write a sponsorship letter correctly. We have prepared some general guidelines for you so that it will become clear how to get the things done without a struggle. So, read on and find everything out.

Sponsorship letter template for visa

People are required to provide proof of their financial security for the period of the trip to obtain a visa. Often, for this purpose, a sponsorship letter for the visa is necessary. Only providing this letter, people who do not have the means to cover the cost of the trip, can expect to receive permission to enter.

A sponsorship letter is an official document in which a certain person voluntarily undertakes to provide financial support for a foreign trip to one of his relatives or people close to him if that person is unable to pay for the upcoming trip on his own.

As a rule, the guarantee is necessary for those citizens who do not work and do not have a significant amount of money in their bank account. The writing of sponsorship letters, in particular, may be needed for the following categories of citizens:

• children under the age of 14 years who travel abroad on their own;
• pensioners;
• disabled people;
• schoolchildren and students;
• officially unemployed adult citizens;
• persons with insufficient income.

The legal basis for requesting a sponsorship letter is the rules for issuing visas, as stipulated in the legislation of other countries. Theoretically, any person or organization such as close relatives, organizations, wealthy non-relatives, guardians can be a sponsor.

However, in practice, most often close relatives or employers, who take all the costs of the trip become those sponsors. Moreover, according to the visa legislation of many countries, only close relatives can sponsor tourist and other trips.

It should be noted that a sponsorship letter for visa from a person who has no family affiliation with the sender of the visa application will be extremely reluctant and does not guarantee a favorable decision of the consular service when issuing a visa. As for the sponsor’s citizenship, there are no specific requirements, and he or she can have a passport of any country.

Even though the letter of the sponsor is allowed to be made in any optional form, there is a certain sponsorship letter template that has been formed, which is followed during the creating of this document. As a rule, it has the form of a letter or application. It must contain the following information:

• the name of the document itself;
• text on behalf of the sponsor;
• date of the document;
• full name of the sponsor;
• signature;
• contact details of the sponsor (address, phone numbers, and e-mail).

READ ALSO: German visa requirements in Nigeria

Here is also the list of additional requirements for the sponsorship letter:

• Language. It is recommended to write in the language of the country, which you plan to enter and provide a certified translation.
• Writing by hand/printing option. Both options are allowed, but the second is preferable.
• Notary certification. At the request of the consulate. Most often it is not required if the sponsor is a close relative.
• Do you need to specify all the countries that you are planning to visit? Specifying all countries is necessary.
• How is the document issued on behalf of the organization? Best of all, if it is issued on the company’s letterhead.

It is very important to write a sponsorship letter correctly, without forgetting to provide all the necessary data, because the decision to issue a visa or not sometimes depends on this paper.

Sample letter asking for sponsorship for an event

For obvious reasons, the request letter does not have a standard sample, but despite this, it is the form of an official document. That is why it is necessary to adhere to certain standards established by the rules of office work and business ethics. Before proceeding directly to the basic rules of its compilation, it should be noted that it can be addressed both to a group of people and a particular addressee.

READ ALSO: South Korea visa requirements for Nigerian citizens

Like any other document, this letter should contain an introductory part, namely:

• information about the sending enterprise, making the request and the company to which it is addressed;
• the reason for the request;
• references to the reasons;
• the purpose of the appeal.

The following is the main part relating directly to the request. It must be expressed using any derivative form of the verb «to ask» («we ask you,» «we make a request,» etc.), and since such a message, in any case, an appeal for a service, it must be written in a respectful manner. It is good if the statement of a compliment precedes the request. If the letter contains several requests at once, they should divided into separate paragraphs.

The unspoken rules of correspondence between organizations state that a response to a multi-step request can also be sent in one message, with separate comments on each item. It should be noted that this type of correspondence reduces the volume of workflow and, therefore, reduces the time to read and process such letters. If the letter implies a response within a specified period, then it is necessary to indicate in the text of the message most accurately.

Letters are sent and received, as a rule, by the organization’s secretaries (in large companies, whole departments are involved). After compiling or reading, they pass them on to the head of the company for review. Exceptions are the messages, marked «confidential» or «personally in hand» — such letters are sent directly to the addressee.

So, these were general recommendations on the appropriate format for sponsorship letters. We hope that our article has been useful and informative for you, and you have managed to find all the information you needed. To study particular samples of how the sponsorship letter should look like, please, follow the link.

READ ALSO: Requirements for Schengen visa application in Nigeria

Source: Legit.ng

In today’s article, we are going to show you how to write a sponsorship letter correctly. We have prepared some general guidelines for you so that it will become clear how to get the things done without a struggle. So, read on and find everything out.

Sponsorship letter template for visa

People are required to provide proof of their financial security for the period of the trip to obtain a visa. Often, for this purpose, a sponsorship letter for the visa is necessary. Only providing this letter, people who do not have the means to cover the cost of the trip, can expect to receive permission to enter.

A sponsorship letter is an official document in which a certain person voluntarily undertakes to provide financial support for a foreign trip to one of his relatives or people close to him if that person is unable to pay for the upcoming trip on his own.

As a rule, the guarantee is necessary for those citizens who do not work and do not have a significant amount of money in their bank account. The writing of sponsorship letters, in particular, may be needed for the following categories of citizens:

• children under the age of 14 years who travel abroad on their own;
• pensioners;
• disabled people;
• schoolchildren and students;
• officially unemployed adult citizens;
• persons with insufficient income.

The legal basis for requesting a sponsorship letter is the rules for issuing visas, as stipulated in the legislation of other countries. Theoretically, any person or organization such as close relatives, organizations, wealthy non-relatives, guardians can be a sponsor.

However, in practice, most often close relatives or employers, who take all the costs of the trip become those sponsors. Moreover, according to the visa legislation of many countries, only close relatives can sponsor tourist and other trips.

It should be noted that a sponsorship letter for visa from a person who has no family affiliation with the sender of the visa application will be extremely reluctant and does not guarantee a favorable decision of the consular service when issuing a visa. As for the sponsor’s citizenship, there are no specific requirements, and he or she can have a passport of any country.

Even though the letter of the sponsor is allowed to be made in any optional form, there is a certain sponsorship letter template that has been formed, which is followed during the creating of this document. As a rule, it has the form of a letter or application. It must contain the following information:

• the name of the document itself;
• text on behalf of the sponsor;
• date of the document;
• full name of the sponsor;
• signature;
• contact details of the sponsor (address, phone numbers, and e-mail).

READ ALSO: German visa requirements in Nigeria

Here is also the list of additional requirements for the sponsorship letter:

• Language. It is recommended to write in the language of the country, which you plan to enter and provide a certified translation.
• Writing by hand/printing option. Both options are allowed, but the second is preferable.
• Notary certification. At the request of the consulate. Most often it is not required if the sponsor is a close relative.
• Do you need to specify all the countries that you are planning to visit? Specifying all countries is necessary.
• How is the document issued on behalf of the organization? Best of all, if it is issued on the company’s letterhead.

It is very important to write a sponsorship letter correctly, without forgetting to provide all the necessary data, because the decision to issue a visa or not sometimes depends on this paper.

Sample letter asking for sponsorship for an event

For obvious reasons, the request letter does not have a standard sample, but despite this, it is the form of an official document. That is why it is necessary to adhere to certain standards established by the rules of office work and business ethics. Before proceeding directly to the basic rules of its compilation, it should be noted that it can be addressed both to a group of people and a particular addressee.

READ ALSO: South Korea visa requirements for Nigerian citizens

Like any other document, this letter should contain an introductory part, namely:

• information about the sending enterprise, making the request and the company to which it is addressed;
• the reason for the request;
• references to the reasons;
• the purpose of the appeal.

The following is the main part relating directly to the request. It must be expressed using any derivative form of the verb «to ask» («we ask you,» «we make a request,» etc.), and since such a message, in any case, an appeal for a service, it must be written in a respectful manner. It is good if the statement of a compliment precedes the request. If the letter contains several requests at once, they should divided into separate paragraphs.

The unspoken rules of correspondence between organizations state that a response to a multi-step request can also be sent in one message, with separate comments on each item. It should be noted that this type of correspondence reduces the volume of workflow and, therefore, reduces the time to read and process such letters. If the letter implies a response within a specified period, then it is necessary to indicate in the text of the message most accurately.

Letters are sent and received, as a rule, by the organization’s secretaries (in large companies, whole departments are involved). After compiling or reading, they pass them on to the head of the company for review. Exceptions are the messages, marked «confidential» or «personally in hand» — such letters are sent directly to the addressee.

So, these were general recommendations on the appropriate format for sponsorship letters. We hope that our article has been useful and informative for you, and you have managed to find all the information you needed. To study particular samples of how the sponsorship letter should look like, please, follow the link.

READ ALSO: Requirements for Schengen visa application in Nigeria

Source: Legit.ng

Цель и задачи первого письма — заинтересовать спонсора в сотрудничестве, довести до него информацию о проекте, показать выгоды и установить контакт.

Шаг 1. Введите в курс дела

Рассмотрим, как это будет выглядеть в письме. В начале своего письма расскажите о проекте, мероприятии, организации, то есть об объекте или лице которому нужны дополнительные средства финансирования. Из него потенциальный спонсор должен узнать: название, цели, сроки и место реализации, уникальность проекта. В этой части или другой коротко расскажите о своем опыте реализации аналогичных проектов.

Чемпионат мира, проводимый Международной федерацией водных лыж и вейкборда раз в два года, является кульминационным соревнованием между командами различных стран. С 18 по 24 июля в городе Дубне выступят двести сильнейших спортсменов из пятидесяти стран мира. За организацию мероприятия такого масштаба боролись Россия, Дания, Италия и Южная Корея. Учитывая успешный опыт Дубны в организации Российских этапов Кубка мира по водным лыжам с 2004 по 2009 годы, Исполнительный совет IWWF единогласно проголосовал за Россию.

Шаг 2. Обоснуйте свое обращение

Затем обоснуйте причины, по которым вы обращаетесь именно к этой организации. Проявите максимальную осведомленность о его деятельности, корпоративной социальной ответственности, признайте заслуги кампании. Предположите, что ваш проект соответствует корпоративной политике организации в поддержке социально значимых проектов и благотворительной деятельности. Подчеркните, что ваши целевые аудитории совпадают или пересекаются.

Отличный уровень организации международных соревнований и наличие «Лучшего в мире воднолыжного стадиона» являются результатом конструктивных отношений между органами муниципальной власти и местными бизнес структурами. На протяжении длительного периода Сбербанк систематически поддерживал развитие спортивной деятельности дубненцев. Положительный имидж Банка, социально-ориентированные продукты и услуги сформировали заслуженный спрос жителей г. Дубны.

Шаг 3. Сделайте предложение

В заключение назовите сумму бюджета проекта. Предложите кампании ознакомиться с содержанием спонсорского портфеля и выбрать пакет в соответствии со своими возможностями. Установите срок, в течение которого вы ожидаете получить ответ. Сообщите: где и как потенциальный спонсор может получить дополнительную информацию.

Учитывая приоритеты Сбербанка в области спонсорства и благотворительности, поддержки национального спорта, предлагаем акционерному обществу выступить спонсором Чемпионата мира по водным лыжам 2011 и использовать наши возможности для поддержания бренда Банка на российском и международном уровне.

Бюджет соревнований составляет … рублей. Половина сметы расходов покрывается за счет государственного бюджета, спонсоров IWWF, продажи зрительских билетов, сувенирной продукции, рекламных услуг и т.п. Другую часть расходов предполагается произвести за счет спонсоров, которым предлагается три варианта участия: пакет Генерального спонсора. Официального спонсора и Спонсора соревнований. В обмен на спонсорскую поддержку организаторы предоставляют широкий спектр рекламных и PR услуг. Выражаем надежду, что информация, содержащаяся на официальном сайте соревнований http://www.waterski-dubna.ru поможет Вам выбрать надежный объект инвестиций в Ваш бизнес.

Шаг 4. Оформите, как следует

Письмо составляется по всем правилам делопроизводства и включает: данные получателя, отправителя и контактного лица, обращение к нему, основное содержание, заключительную фразу. Письмо подписывает руководитель организации, которая обращается за спонсорской поддержкой мероприятий или руководитель проекта. Во втором случае необходимо иметь собственный бланк.

Первая и последняя часть письма представляют собой краткое содержание спонсорского портфеля и могут быть статичными разделами шаблона письма. Вторая часть – составляется индивидуально. Уделите этому разделу основное внимание.

Как бренд выстраивает свои коммуникации с клиентом через спонсорство, KPI и лояльность для партнеров? Какие предложения никогда не стоит делать потенциальным спонсорам? Как использовать современные технологии в целях повышения эффективности сотрудничества организаторов и партнеров? Эти и другие вопросы эксперты обсудят на панельной дискуссии «Спонсорство и партнерство в новых условиях: как построить эффективные и взаимовыгодные коммуникации» в рамках VI Евразийского Ивент Форума (EFEA) 2017 18-20 января в Санкт-Петербурге

Перечислите приложения к письму, которые оформляются отдельными документами с реквизитами организации (проекта). Первым документом должна стать обобщенная смета расходов на реализацию проекта, проведение мероприятия. Во втором документе – общее содержимое спонсорских пакетов (опции), то есть то, что спонсор получит, поддерживая вас.

Начинайте рассылку писем со спонсоров, которых вы знаете лично. Такой вид отправки называется теплая рассылка и базируется на некоторых важных правилах.

Получить образцы писем

Источник: expert-btl.ru
Автор: Марина Белоусова