Как правильно написать письмо на практику

Содержание

Сопроводительное письмо на практику пример 1:

Сопроводительное письмо практика: образец, как писать не стоит.

Как написать сопроводительное письмо на практику: чек-лист

1. Пишите по четкой структуре.
2. Не используйте эмоциональную окраску, сетевой сленг, смайлы.
3. Дублируйте контакты.
4. Не повторяйте факты из резюме.
5. Будьте кратки и конструктивны.
6. Проверяйте текст на наличие ошибок.
7. Расскажите о своих достижениях.
8. Заполняйте тему письма.
9. Не включайте в письмо общие фразы.
10. Рассказывая о своих сильных сторонах, подкрепляйте слова цифрами и фактами.

Загрузить PDF

Загрузить PDF

В современном информационном мире нет ничего необычного в том, чтобы воспользоваться электронной почтой для того, чтобы устроиться на стажировку (и такой подход считается более чем нормальным). Если у вас есть приглашение на стажировку или вы хотели бы узнать о наличии возможности пройти стажировку, то напишите электронное письмо по указанному контакту. Однако электронное письмо должно быть написано максимально формально (как будто это настоящее бумажное письмо). Грамматика, приветствие и завершение должны соответствовать деловому стилю. Дважды проверьте свое письмо перед отправкой и запаситесь терпением.

Советы

Эту страницу просматривали 108 027 раз.

HWdTech / Блог /

Так, чтобы его заметили, открыли, прочитали, запомнили и дали ответ.

«Безумно хочу работать в этой компании, но она не размещает вакансии и не приглашает на стажировку!» — распространенная проблема. Часто на этом этапе соискатель сдается: «не буду навязываться — это всех бесит» или же «а как я туда попаду, ведь не ищут же».

Сколько бы ни твердили, что это страшные заблуждения — они продолжают процветать. Вместо введения к нашему материалу, мы хотим сказать две вещи: во-первых, разумная настойчивость в желании получить работу никого не бесит, скорее — импонирует.

А во-вторых — у каждой компании в открытом доступе есть электронная почта. С нее и начнем «штурм». Как сделать так, чтобы ваше письмо заметили, прочитали и не оставили без ответа — об этом сегодня пойдет речь.

Желательно, чтобы в его названии была отсылка к вашим имени и фамилии. Например, petr.ivchenko@gmail.com или a.ivanova@gmail.com. Неважно, какие будут знаки препинания и будете ли вы использовать полное имя или инициалы. Главное, чтобы фигурировали ваши имя и фамилия.

Почему? Дело не в этикете или чем-то подобном. Просто люди, которые занимаются обработкой писем от кандидатов, получают их очень и очень много. Они просто могут не вспомнить ваш адрес и не найти письмо, даже если оно заинтересовало. И, скорее всего, долго утруждать себя поисками не будут. Кроме того, в сложном email-адресе легко сделать ошибку и долгожданный ответ уйдет в никуда.

В предыдущем блоке мы не случайно использовали для «хороших» примеров gmail.com. Если говорить о переписке в IT-среде, почтовый клиент Google — действительно самый подходящий вариант. Опять же, дело не в том, что остальные системы чем-то плохи или не так воспринимаются работодателем, нет. Просто у gmail.com есть ряд дополнительных удобных сервисов, например, Google Docs, с помощью которого можно просматривать документы и т. д. Вполне возможно, что у работодателя будет тестовое задание, также составленное на Google Docs, и чтобы его открыть, все равно придется заводить аккаунт на gmail. Кроме того, это попросту наиболее распространенный почтовый клиент в IT-среде.

Хорошо, если заголовок сразу даст понять, о чем ваше письмо. Например, «Резюме (вакансия JavaScript разработчик)» или «Студент, очень хочу к вам на стажировку». Можно также завуалировать то действие, которое требуется от адресата, чтобы побудить его к ответной реакции. К примеру, «Как попасть на стажировку в вашу компанию?» — вопрос, который мотивирует ответить.

Помните, заголовок не должен быть длинным! Не стоит пытаться в нем сразу поздороваться, рассказать как вас зовут и где вы учитесь, а также аргументировать свое желание попасть на стажировку. Согласно исследованиям, чаще всего открывают и читают письма с заголовком длиной 4−15 символов, а заголовки длинее 51 символа — реже всего.

Предзаголовок (или прехедер) — это фрагмент письма, который виден адресату еще до открытия. Как правило, это самое начало текста: приветствие, представление, суть вопроса. Стоит обратить внимание на то, что именно увидит там получатель. Например: «Меня зовут Петр Иванов, я студент 4 курса ФИТиКС ОмГТУ. Ищу стажировку…».

Их лучше избегать. Очень неловкая ситуация возникает, когда человек пишет «Я страшно хочу работать только в вашей компании», а это письмо копиями разослано целому списку из ста адресатов.

Понятно, что кандидат пишет не только в одну организацию и, в общем-то, никто не строит иллюзий на эту тему. Но акцентировать на этом внимание — дурной тон.

Совсем другое дело, когда из организации вам ответили и в копии стоят еще несколько адресов той же компании. В этом случае смело нажимайте «Ответить всем» (или «Reply all»). Так вы не только облегчите коммуникацию, но и продемонстрируете умение обращаться с почтой.

Если можно избежать вложений — лучше избежать.

Если же без прикрепленных файлов никак не обойтись, лучше всего конвертировать их в формат .pdf. Он гораздо удобнее, чем, например, .docx или .odt, ведь вы не знаете, в какой среде работает адресат — возможно у него на компьютере эти форматы вообще не читаются.

А .pdf открывается во всех браузерах, во всех операционных системах, поэтому смело используйте его.

Архивы лучше не отправлять, если вас об этом прямо не попросили. Тогда стоит заранее уточнить, какой формат использовать. По умолчанию стандартным архивом считается .zip, а .rar практически не используется. Разумеется, никаких .exe и исполняемых файлов вкладывать не нужно — в этом случае ваше письмо может вообще не дойти до адресата из-за антивируса.

Общее правило для всех прикрепленных файлов — они не должны быть слишком большими. Если ваше письмо будут открывать с мобильного устройства или в зоне слабого интернета, есть риск, что его не смогут прочесть.

Если вы студент и материала для полноценного резюме пока не набирается — ничего страшного. Достаточно описать свои навыки в теле письма. О том, как это сделать, читайте ниже.

Если же очень хочется все-таки прикрепить резюме, его можно оформить на специализированном сайте, например, на hh.ru, и прикрепить ссылку. Это будет полезно, так как резюме увидят и другие потенциальные работодатели. Кроме того, вы вновь продемонстрируете серьезность своих намерений: если у человека есть резюме на подобном сайте — значит он действительно собирается работать.

Это кажется очевидным, но порой соискатели попросту забывают написать свое имя и фамилию. Поверьте, сложно оценивать работу человека, которого зовут неизвестно как!

После представления лучше сразу написать, где вы учитесь/учились — это сразу даст необходимые представления о вашем уровне знаний. Как минимум, укажите вуз/колледж, факультет и курс (плюс год окончания, если вы уже выпустились).

Далее — сразу к делу. Например, «В данный момент я ищу компанию, где бы я мог пройти производственную практику/ищу компанию, где бы я мог пройти стажировку и начать работать». Если вы ищете потенциальное место работы, нужно обозначить свои намерения сразу, чтобы не было обманутых ожиданий и у вас, и у работодателя.

В следующем абзаце нужно немного рассказать о своих навыках. Здесь обязательно следует упомянуть о знании английского языка (или его отсутствии). Обозначьте уровень, если посещаете курсы — не скрывайте этого. Если ваш уровень оставляет желать лучшего, опишите, как работаете над его повышением.

Выделяйте основную мысль!

Основную мысль каждого абзаца можно выделить жирным шрифтом — по одному предложению в каждом. Это нужно для того, чтобы получатель мог сэкономить время и прочитать только выделенные предложения. Например: «Я ищу стажировку с последующим трудоустройством», «Я писал все лабораторные работы сам», «У меня разговорный уровень английского». Если человек заинтересуется, он прочитает все подробности.

Пишите кратко и по существу

А еще избегайте излишней вычурности и фамильярности. Если хочется сойти за «своего парня» или удивить всех своим необычным способом мышления, лучше сделайте это потом — когда вас уже приняли на стажировку.

Если письмо было только что отправлено, то не стоит тут же перезванивать и спрашивать: «Здравствуйте! Тут я вам отправил письмо! Вы получили?». Почта традиционно считается медленным способом коммуникации, в отличие от мессенджеров и телефона. Как правило, на электронную почту отвечают в течение суток. То есть, если вы отправили письмо, то в ближайшие сутки точно не стоит интересоваться его судьбой, нужно подождать.

Если сутки прошли, а на письмо так никто и не ответил, то можно послать второе. Это стоит делать спустя сутки-двое после отправки первого.
В повторном письме нужно максимально вежливо сообщить, что уже отправляли одно: «Здравствуйте, я писал/обращался в вашу компанию ранее, возможно мое письмо не дошло, на всякий случай я его продублирую. Надеюсь на ваш ответ».
Это корректно и подчеркивает, что обстоятельства бывают разные, а ваше послание действительно могло потеряться.

В том, что вы напишете второй раз нет ничего страшного. Не бойтесь негативной реакции: гневный ответ на повторное письмо — признак непрофессионализма, связываться с такой компанией не стоит.

Сказать по правде, вы можете написать и в третий раз! Повторить свое письмо через 2 дня, а потом — через неделю. Это тоже нормально. Более того, иногда настойчивость импонирует: видно, что человек не просто так пишет, а готов добиваться своей цели. Опять же, если это вызывает негатив со стороны работодателя — вам точно не надо в эту компанию, потому что ничего особенного в повторных письмах нет.

Но! Больше трех писем писать не надо. Это уже перебор.
Если и после третьего раза вам не ответили, не спешите принимать это на свой счет. Возможно, на той стороне монитора человек, который регулярно забывает отвечать на письма. Быть может, много работы — и про вас просто забыли или еще не успели прочитать письмо.

Помните! Если вам не ответили, это не значит, что вы плохой кандидат. Просто так сложились обстоятельства.

Потому что не надо никогда!

Делимся парой советов из книги «Новые правила деловой переписки» (авторы — Максим Ильяхов и Людмила Сарычева).

Никогда не отправляйте письмо без темы. Его никто не станет читать, а если прочитает, то потом никогда не найдет.

Пользуйтесь стандартными приветствиями. «Здравствуйте!» или «Добрый день!» устраивают всех. А вот «Доброго времени суток» не покидает топ ненавистных словосочетаний.

Ни в коем случае не упрекайте читателя в том, что он не прочел ваше предыдущее письмо. Что делать, если вам не ответили, мы уже рассказали. Но не стоит никогда писать так: «ПИШУ ПОВТОРНО!» или упрекать «Я вам уже писал, а вы не ответили!!!». Помните про нейтральные конструкции, например, «Возможно, мое письмо не дошло».

Авторы не рекомендуют раздавать «благодарности» авансом, например, «Заранее спасибо» — считается, что это скрытая манипуляция: мол, ты еще ничего не сделал, а тебя уже благодарят — это нервирует.

Помните про ошибки и опечатки! Стоит проверить текст письма на грамотность с помощью специальных сервисов. Даже если вы «не филолог, а крутой программист», письмо с ошибками никого не впечатлит, а может и оттолкнуть.

Задавайте вопросы! Мы, в свою очередь, планируем продолжить данный цикл статей и рассказать как можно больше о том, как писать резюме, как попасть на стажировку, чему учиться самостоятельно и многое другое.

Читайте также

Наши статьи!

Мотивационное письмо входит в пакет документов, который нужно предоставить для стажировки в иностранную компанию и поступления в зарубежный вуз. От мотивационного письма зависит, сможет ли претендент убедить работодателя или комиссию учебного заведения в том, что он достойная кандидатура.

Попросили онлайн-школу английского языка Wordika подробно рассказать, как правильно составить мотивационное письмо для стажировки и обучения за рубежом и на что обратить особое внимание.

Мотивационное письмо — это вид эссе, в котором претендент описывает свой опыт и обосновывает выбор программы или компании. Оно должно отвечать на два основных вопроса: почему вы являетесь подходящим кандидатом и почему выбрали именно этот университет или компанию.

Встречаются разные варианты названий мотивационных писем: Motivation Letter, Motivation Essay, Statement of Purpose, Personal Statement или Cover Letter.

При этом следует различать Cover Letter для отклика на стажировку и Cover Letter для отклика на вакансию. На стажировку, как правило, подаётся полноценное мотивационное письмо. А для отклика на вакансию — сопроводительное письмо, которое идёт в комплекте с резюме. В письме кандидат кратко рассказывает, почему заинтересован в работе и какими подходящими навыками владеет.

Мотивационное письмо — образец ваших языковых навыков. Нужно показать, что вы пишете грамотно, обладаете большим словарным запасом и терминологией, можете использовать разнообразные грамматические конструкции и понимаете логику языка.

Не стоит отправлять письмо, написанное вашим другом или профессиональным писателем. Так вы обманете только себя, если в процессе учёбы или работы знаний окажется недостаточно.

Постарайтесь адекватно оценить свои языковые способности. Как правило, в требованиях прописывают необходимый уровень английского. Если вы ему не соответствуете, нужно будет подтянуть знания.

Чаще всего для подтверждения уровня просят предоставить международный сертификат TOEFL, IELTS, CAE или другие. В процессе подготовки к экзамену вы сможете подтянуть английский и научитесь писать мотивационное письмо.

Для поступления на образовательную программу размер указывается в требованиях — в среднем это 500–1000 слов или 1,5–2 страницы текста. Для стажировки лучше уложиться в 250–300 слов — такое письмо не должно занимать более страницы. Для подсчёта слов можно воспользоваться автоподсчётом, который доступен во многих текстовых программах.

Содержание и стиль эссе могут различаться в зависимости от целей. Что же касается структуры письма, рекомендуем придерживаться единой — типичной, которая состоит из блоков «Контактные данные», «Вступление», «Основная часть» и «Заключение».

В шапке письма укажите ваше имя и фамилию, контактные данные и дату обращения. Затем — данные получателя: имя и фамилию, должность (если знаете), департамент, название организации, адрес.

Контактные данные могут потребоваться не всегда — зависит от формы отправки документов и требований. Проверить это можно на сайте компании или приёмной комиссии.

• Обращение. Если знаете получателя, используйте «Dear Professor / Mr / Ms …» или «Dear Sir / Madam». Если конкретного получателя нет, можно написать «Dear Admissions Counsellor / Admissions Board / Admissions Committee / Hiring Manager». Чтобы обращение выглядело более персонализированным, можно добавить название организации — например, «Dear Google Hiring Manager».

• Цель и тезис. В двух–трёх предложениях изложите, зачем пишете письмо, и перечислите аргументы в пользу вашей кандидатуры. Обозначьте наиболее важные на ваш взгляд достижения и критерии, на которые будете опираться в основной части.

Здесь раскрываем указанные во вступлении аргументы. Обычно основная часть состоит из 2–3 абзацев, в каждом из которых приводится доказательство, что вы подходящий кандидат.

Выбранные аргументы должны согласовываться с требованиями организации.

Для этого необходимо предварительно изучить доступную информацию о программе или вакансии. Вы должны подтвердить, что ваш опыт и цели соотносятся с желаемой должностью или учебной программой. Не нужно описывать весь жизненный путь и весь опыт работы и полученное образование — используйте только подходящую информацию.

К примеру, если ищут кандидата с предпринимательским опытом и лидерскими качествами, в качестве одного из аргументов уместно рассказать об опыте запуска стартапа и успешном применении навыков управления командой.

В конце объёмного эссе принято резюмировать изложенные в основной части пункты. Затем в 1–2 предложениях нужно убедительно выразить интерес к будущей учёбе или работе и надежду на дальнейшую коммуникацию или положительное решение по вашей кандидатуре. Поблагодарите за возможность участия в отборе. В конце поставьте свою подпись и имя.

Приёмная комиссия ожидает, что вы предоставляете качественный документ и потратили достаточное время на его написание и проверку. Наличие опечаток и ошибок покажет, что вы недостаточно тщательно подготовили эссе, а значит недостаточно мотивированы и не готовы прикладывать все усилия для дальнейшей учёбы или работы.

Проверить эссе на опечатки, орфографические и грамматические ошибки поможет функция проверки в текстовых редакторах.

Для проверки знаков препинания потребуется знание правил английской пунктуации, которые различаются от русских правил. Если нет возможности их изучить, рекомендуем хотя бы ознакомиться с краткой версией правил на сайте Кембриджского словаря. Можно воспользоваться автоматической проверкой в сервисе Grammarly — установите его как дополнение в браузере, приложение на компьютер или скопируйте текст в онлайн-версию.

Комиссия и работодатель должны чётко видеть мотивацию учиться в вузе или работать в компании. Поэтому не стоит писать, что вас привлекает местная кухня, если ваша будущая программа или работа не в сфере кулинарии.

Добавление другой информации может показать, что ваша цель либо не ясна вам самому, либо заключается в туризме, эмиграции или получении других косвенных возможностей. Вне зависимости от ваших истинных намерений стоит оставить за пределами эссе всё, что не связано с целями программы или задачами должности.

Приёмная комиссия и работодатель регулярно рассматривают десятки и сотни кандидатов. Чтобы вас заметили, необходимо написать не просто грамотное и хорошо структурированное письмо, нужно привлечь внимание читателя с первых строк.

В английском такой приём называется «the hook» (крючок) и укладывается в 1–2 предложения во вступительной части.

Для образовательного эссе используйте в качестве крючка историю о том, что привело вас в сферу будущего обучения и что побудило выбрать соответствующую цель или прийти к определённому мировоззрению.

Оцените свою идею. Если другие кандидаты могут написать то же самое, она не подойдёт — крючок должен быть оригинальным и детализированным.

Допустим, вы хотите написать, что с детства увлекались компьютерами и поэтому решили стать программистом. Вероятнее всего, такая история не будет оригинальной — попробуйте вспомнить другую или добавьте в существующую деталей и представьте её с другого ракурса.

Важно, чтобы история была напрямую связана с темой эссе и позволила вам плавно перейти к аргументации. Нарисуйте сильный запоминающийся образ в воображении приёмной комиссии — это увеличит ваши шансы на успех.

Для стажировки письмо должно быть более формальным. Лучше всего показать осведомлённость о компании и умение анализировать требования к вакансии. Определите наиболее приоритетные задачи и обозначьте их, ссылаясь на свой опыт в их решении.

Приёмной комиссии и потенциальному работодателю важно понимать, чего вы достигли в соответствующей области. Это может быть нелегко — мы с детства привыкли, что хвалить себя нехорошо. Но в мотивационном письме нужно побороть скромность и рассказать о своих достижениях. Только они могут наглядно продемонстрировать ваши аргументы в пользу получения стажировки или зачисления в вуз.

Говоря о достижениях, используйте глаголы действия и пишите, что сделали, а не что делали.

Формулируйте по аналогии с резюме: не «computer maintenance and users support» и не «was maintaining computers and supporting users», а «implemented computer maintenance checklists, developed users support algorithm».

Подумайте, что стало результатом вашей работы или учёбы и расскажите об этом.

Вдохновляйтесь чужими эссе и черпайте в них идеи. Читайте только проверенные эссе, которые одобрили комиссии и работодатели и которые находятся на официальных сайтах университетов и компаний.

Финальная часть письма должна быть такой же убедительной, как и другие. Может показаться, что вы уже всё сказали в основной части и в заключении нечего добавить кроме «спасибо за внимание».

Но это не так. Сильный финал способен выделить вас на фоне остальных и окончательно убедить комиссию в том, что вы подходящий кандидат.

Опишите, как перечисленные в основной части опыт и навыки могут быть полезны для организации. Постарайтесь понять ключевые задачи компании или приоритетные курсы университета и говорите именно о них. Продемонстрируйте комиссии, что вы ценный кандидат, заинтересованный в предлагаемом месте, что готовы проявлять инициативу и энтузиазм для достижения целей организации или программы.

В последнем предложении в косвенной форме добавьте целевое действие: выразите готовность встретиться на интервью или желание приступить к обучению.

• Научитесь выстраивать общение в команде, с партнёрами и тет-а-тет
• Разберётесь на практике, как решать конфликты без лишних эмоций и договариваться в пользу своих интересов
• Научитесь чётко доносить мысли и выступать перед коллегами

После написания мотивационного письма не торопитесь его отправлять.

Даже если оно кажется идеальным, отложите его на несколько дней. Не открывайте его и не думайте о том, что написали. За время перерыва вы отстранитесь от текста, забудете точные формулировки и детали — и сможете прочитать его свежим взглядом. Постарайтесь внимательно проверить, нет ли логических нестыковок, повторений, соблюдён ли стиль.

Вряд ли получится абсолютно отстраниться, чтобы проверить объективность и убедительность своего письма. Поэтому лучше всего кого-то попросить прочитать ваш текст.

Это могут быть близкие или друзья, которые знают английский. Но лучше всего, если эссе прочитают 1–2 человека из вашей профессиональной или академической области.

Проверить грамотность текста, структуру и стиль — задача куда более сложная. Это может сделать преподаватель английского языка или фрилансер, специализирующийся на проверке текстов. Фрилансера можно найти на бирже, забив в поиске proofreader, но проверить его компетентность будет непросто. Поэтому если есть сомнения, лучше доверить это преподавателю английского с соответствующим опытом.

Не пренебрегайте проверкой языка в эссе. Комиссия наряду с компетенциями также проверяет, насколько хорошо вы владеете языком и сможете ли полноценно использовать его для работы или учебы.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.