Как правильно написать письмо начальнику управления образования

Написать письмо в Департамент образования

Департамент образования (ДО) города Москвы является отраслевым органом исполнительной власти, который контролирует работу детских садов, школ, ПТУ, университетов и других образовательных учреждений. Его деятельность осуществляется на основании ФЗ № 273 от 29.12.2012 г. «Об образовании в Российской Федерации», Конституции РФ и других постановлений и распоряжений федеральных органов исполнительной власти. При возникновении конфликтных ситуаций с руководством учебного учреждения можно написать в городской Департамент образования жалобу, письмо или ходатайство.

Сроки рассмотрения

Жалоба регистрируется и в течение 3 дней после получения и направляется в структурное подразделение, которое занимается рассмотрением данного вопроса.

Сотрудники ведомства рассматривают претензию и выносят решение о принятии мер по устранению нарушений в течение месяца после регистрации заявления.

Если проблема находится в компетенции других госструктур или органов исполнительной власти, то заявление перенаправляется в течение 7 дней.

Внимание! Когда обстоятельства дела не ясны или требуются дополнительные сведения, срок рассмотрения жалобы может достигать 2 месяцев после принятия заявления.

Заявитель уведомляется о результатах рассмотрения претензии в письменной форме по указанному почтовому адресу или на e-mail. Гражданин ставится в известность и о том, в какое ведомство была перенаправлена жалоба.

При рассмотрении обращений сведения, которые в них содержатся, в том числе касающиеся частной жизни заявителя или несовершеннолетнего, не разглашаются без его согласия. Все персональные данные хранятся и обрабатываются с учетом Закона № 152-ФЗ от 27.07.2006.

Как обратиться в Департамент образования

Поводом обратиться в ДО г. Москвы может быть:

• Предвзятое отношение к ребенку, завышенные требования.
• Получение ребенком травмы во время учебного процесса.
• Факты морального или физического насилия.
• Некомпетентное поведение педагога.
• Конфликтная ситуация, которая мешает ребенку реализовать свое право на получение образования.
• Сложности с электронной очередью.
• Проблемы с записью ребенка в 1-й класс и т.д.

Направить обращение можно несколькими способами:

1. В письменном виде.
2. В телефонном режиме.
3. На официальном сайте.
4. Записавшись на личный прием.

Как отправить письмо в Департамент образования

Сделать это можно несколькими способами:

1. На электронный адрес или (сюда можно направлять вопросы относительно предоставления образования).
2. Почтой России по адресу: 129090, г. Москва, ул. Большая Спасская, д.15, стр. 1. Руководителю Департамента образования г. Москвы Калине Иссааку Иосифовичу
3. Написать в Общественную приемную по адресу: г. Москва, ул. Набережная Академика Туполева, д.15, корп. 4.
4. Лично зарегистрировать ходатайство в Приемной.

Пожаловаться в городской Департамент образования по телефону

Для оказания консультаций, ответов на вопросы и регистрации обращений работает линия единой справочной службы г. Москвы +7 (495) 777-77-77. После соединения оператор попросит представиться, назвать свои паспортные данные, адрес проживания и кратко озвучить проблему. Затем информация будет записана и передана для подготовки письменного ответа.

Задать вопросы относительно регистрации и обработки корреспонденции можно, позвонив по телефону, +7 (495) 366-66-80 (Общественная приемная).

Консультации относительно образовательного процесса можно получить по номеру (с понедельника по пятницу с 9:00 до 19:00).

Причины отказов

Министерство Образования и Науки может отклонить вашу жалобу, если она:

• Требует дать ответ с разглашением государственной тайны;
• Отправлена с несуществующего адреса или выдуманным человеком (не ваши данные);
• Написана на другом языке, латиницей, не читаемо;
• Может быть рассмотрена только с предъявлением заверенных копий документов;
• Содержит в себе скрытую или явную рекламу;
• Содержит угрозы, оскорбления, выражения злости или досады в адрес чиновников или учителей;
• Уже ранее направлялась и была рассмотрена (новых доказательств нарушения нет).

Обратиться в Департамент образования в интернете

На официальном портале https://dogm.mos.ru реализован сервис «Обращения на сайт», который облегчает отправку писем в органы местного самоуправления. Система позволяет отослать два вида форм:

1. В электронную приемную (письмо будет рассмотрено сотрудниками отдела по работе с обращениями).
2. Непосредственно к руководителю Департамента Исааку Иосифовичу Калине.

Написать уполномоченному чиновнику

• выбрать пункт «Электронная приемная» в разделе «Обращения граждан»;
• ознакомиться с основными требованиями к электронным письмам;
• в открывшейся форме ввести ФИО, контактные данные;
• выбрать желаемый способ получения ответа;
• ввести контактные данные;
• в специальном поле для ввода текста кратко изложить суть проблемы;
• прикрепить подтверждающие документы и отправить форму.

Написать начальнику департамента

Через электронный ресурс https://ask.educom.ru/ можно написать открытое письмо на имя руководителя ДО г. Москва Калины И. И.

Каждая заполненная форма проверяется сотрудником приемной. В случае соответствия требованиям действующего законодательства письмо будет опубликовано на сайте в разделе «Обращения граждан». Там же можно отследить на какой стадии находится ходатайство.

По вопросам о результатах рассмотрения отправленных на сайт электронных форм можно писать на e-mail

Анонимная жалоба

При направлении жалобы через электронную приемную, e-mail или заказным письмом, в ней обязательно указываются персональные данные, в том числе Ф. И. О. заявителя, контакты.

Анонимная претензия может быть оставлена без ответа. Рассмотрение жалобы, где не указаны реквизиты заявителя, не соответствуют требованиям законодательства.

Анонимное обращение на учителя может быть направлено в любую инстанцию. Но сотрудники госструктуры не обязаны ее рассматривать и принимать меры по устранению указанных в ней нарушений.

Как правильно написать письмо в Департамент образования

Согласно ФЗ № 59 от 02.05.2006 года «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», к письмам в Департамент образования предъявляются следующие требования:

1. Наличие ФИО заявителя и его почтовый адрес.
2. Суть проблемы должна быть изложена с соблюдением правил русского языка, лаконично, без лишних эмоций.
3. Наличие подписи заявителя и даты составления.

Не подлежат рассмотрению обращения, в которых:

• не указаны сведения о заявителе (анонимное письмо) или указаны неполные, недостоверные данные;
• присутствует нецензурная брань, оскорбительные высказывания, угрозы жизни, здоровью или имуществу;
• текст написан неразборчиво;
• обжалуется постановление или приговор суда;
• ответ подразумевает раскрытие государственной тайны;
• на обращение уже ранее давались ответы и в повторном письме не приведено новых факто по делу.

Правила написания

Так как эти структуры являются органами власти, то работают они с обращениями по правилам, описанным в ФЗ № 59 от 02.06.2006. Как написать жалобу в департамент образования? Точно также, как и в любую властную структуру, в том числе и министерство образования

В заявлении необходимо указать, куда именно происходит обращение. Если вы не знаете ФИО руководителя органа власти, то достаточно прописать наименование организации. То есть, пишем в департамент образования, а дальше название муниципалитета.

Обязательно указывать свои данные и координаты. Потому что анонимные обращения, по правилам, ст. 11 ФЗ № 59 не подлежат рассмотрению. А также, потому что на указанный адрес обязательно должен прийти ответ. В этой же норме дано исключение — подлежат разрешению обращения, сообщающие о совершенном или планируемом противоправном деянии.

Все органы власти обязательно дают письменные ответы на письменные обращения. Не обязательно указывать адрес, это могут быть координаты места жительства. Если обращение подается в форме электронного документа, то можно указать адрес электронной почты.

Стоит также написать номер телефона, если у специалистов, обрабатывающих жалобу, появится необходимость получить дополнительную информацию или разъяснения, они смогут по нему с вами связаться.

После слова “жалоба”, в тексте обращения описываем ситуацию, которая по вашему мнению не соответствует закону. Из текста должно быть понятно, что именно случилось, какие тому подтверждения. Не стоит писать излишне эмоциональное обращение, достаточно будет указать лишь факты. Затем следует прописать требование. Оно может быть одно или их может быть несколько. Возможно указать просто просьбу провести проверку и принять необходимые меры.

В конце ставится дата и подпись. К жалобе можно приложить любые справки, документы, видео или аудиозаписи, подтверждающие факт нарушения.

Лучше для подачи будет использовать копии, а оригиналы оставить себе, и предоставить их по требованию.

Документ составляется в двух экземплярах. Один остается у вас, на нем сотрудники департамента должны поставить печать или подпись и указать дату его принятия. Второй отдаете в орган власти.

Как попасть на прием в Департамент образования

В здании Общественной Приемной проходят встречи с гражданами по вопросам работы образовательных учреждений и качества услуг. Для записи необходимо заполнить заявление установленного образца и оставить в Приемной по адресу: г. Москва, ул. Набережная Академика Туполева, д.15, корп. 4. Заявления принимаются с понедельника по пятницу с 8:00 до 20:00, в субботу — с 9:00 до 15:00.

Образец заявления в Департамент образования

График встреч уполномоченных сотрудников утверждается ежеквартально. Актуальное расписание можно проверить по ссылке https://dogm.mos.ru/guidelines/documents/4314199/.

В случае некорректного составления письма заявителю может быть оказано в приеме.

Внимание! На личный прием заявитель обязательно должен взять с собой паспорт.

Как написать обращение в департамент образования города москвы

Уважаемые участники проекта!

Ресурс «Обращения к руководителю Департамента образования города Москвы» существует уже 8 лет. За это время мы получили более 65 000 обращений, благодаря которым в системе произошли серьезные изменения. Исчезли первоапрельские ночные костры при приеме в 1 класс, прекратились массовые поборы в школах, исчезла необходимость носить лыжи на уроки физкультуры, все школы Москвы перешли на пятидневную учебную неделю, перестали поступать жалобы на отсутствие доступности экскурсий для всех школьников. Трудности в организации выпускных вечеров/последних звонков перестали быть заботой родителей, так как теперь проводится Общегородской выпускной для всех желающих выпускников. Прекратились жалобы на необходимость покупки учебников и требования к школьной форме, исчезли жалобы педагогов на низкую заработную плату, решена проблема отсутствия в районе сильных школ, так как главным ориентиром системы стало массовое качественное образование, и это только некоторые примеры исчезнувшего негатива, который нам удалось искоренить благодаря Вашим обращениям.

Но, при этом, не менее значимо, что именно благодаря Вашим идеям, содержащимся в обращениях, появились многие интересные и очень полезные системные позитивные изменения: функционирует проект «Субботы московского школьника», «Школа без образовательных тупиков», сервис «Мои достижения», внедрена система «Проход и питание», создан рейтинг вклада школ в качественное образование московских школьников, аттестация педагогов на соответствие должности и категории проводится без необходимости сбора педагогом каких-либо документов и без малейшего отвлечения его от работы, в каждой московской школе создан и функционирует Управляющий совет, значительно повышена оплата педагогам за участие в ГИА, система образования стала прозрачной и открытой (транслируемая аттестация на должность «руководитель образовательной организации», еженедельные видеоселекторы Департамента, общегородские онлайн — совещания для родителей, профсоюзные селекторные совещания «Профсоюзный час») и многие другие изменения, которые играют огромную роль в системе образования.

Но ничего нет убедительнее цифр, которые нагляднее всего, демонстрируют те позитивные изменения, которые произошли благодаря Вашим предложениям.

Источник статьи: https://ask.educom.ru/

Основания для обращения

Пожаловаться в Департамент образования г. Москвы можно в таких случаях:

• Возникновение конфликтных ситуаций с руководством учебного учреждения.
• Предвзятое отношение к ребенку.
• Ненадлежащий присмотр за ребенком, что стало причиной травм и увечий.
• Моральное или физическое насилие.
• Некомпетентность педагога.
• Проблемы с записью ребенка в детский сад, первый класс и т. д.
• Сложности с продвижением в электронной очереди.
• Несправедливое оценивание знаний учащихся.
• Неправомерные поборы.

Если ответ вас не устраивает

Если на вашу жалобу был дан ответ, который вас не устраивает и который вы считаете неправомерным, имеет смысл обращаться в Министерство образования и науки РФ для обжалования принятого решения. Основанием для того, чтобы пожаловаться в вышестоящую структуру может быть фактически что угодно, например отсутствие наказания виновных после проверки и разбирательства или применение слишком мягкого наказания.

В компетенции Минобразования — контроль над всеми Департаментами образования и дошкольными, образовательными, досуговыми заведениями на территории Российской Федерации. Им проводятся независимые проверки и расследования, которые основываются на действующих законах, нормативных актах и внутренних стандартах организаций.

Внеплановые проверки могут проводиться лишь по факту получения жалоб. Более эффективны коллективные претензии.

Так же, как и при обращении в территориальный Департамент образования, учитывая Федеральный закон от 2 мая 2006 года No 59, Минобразования не станет рассматривать жалобу, когда:

• Невозможно дать на неё ответ без разглашения информации закрытого доступа;
• К заявлению прилагается продукция рекламного характера;
• Текст обращения написан некорректно, непонятно, в письме отсутствует официальность;
• Приложены копии документов, которые должны быть заверены нотариально, но не заверены;
• Жалоба анонимная или отправлена с адреса, которого не существует;
• Ответ был дан заявителю ранее и новых доказательств по делу не предоставлено.

Формы обращения

Допускаются такие способы обращения в Департамент образования Москвы:

1. Письменная жалоба.
2. Телефонный звонок.
3. Запись на личный прием уполномоченного лица.
4. Через официальный сайт

Письмо

Жалобу на нарушения прав в образовательных учреждениях следует направлять одним из следующих способов:

1. Заказным письмом с уведомлением о вручении корреспонденции по адресу: 129090, г. Москва, ул. Большая Спасская, д.15, стр. 1.
2. На электронный адрес (для юридических лиц).
3. Лично подать в приемную ДО по адресу: г. Москва, ул. Набережная Академика Туполева, д.15, корп. 4.

График работы общественной приемной:

• Понедельник-пятница: с 8.00 до 20.00;
• Суббота: с 9.00 до 15.00.

Полезно! Каких ошибок следует избегать при составлении письменной жалобы, читайте в статье «Как правильно написать жалобу»

Телефонный звонок

В Департаменте образования Москвы предусмотрено несколько телефонных линий для приема звонков от населения:

• Для ответов на вопросы граждан и обращений круглосуточно работает единая справочная служба города Москвы: +7 (495) 777-77-77.
• Для решения вопросов, связанных с регистрацией корреспонденции, следует звонить по номеру или +7 (495) 366-66-80.
• По вопросам приема корреспонденции от юридических лиц звонки принимаются на номер.

Личный прием

Прием граждан проводит руководитель Департамента образования Калина Исаак Иосифович, первый заместитель и заместители руководителя. График приема населения:

Более детальная информация предоставлена на официальном сайте ДО по адресу: https://dogm.mos.ru/guidelines/documents/4314199/.

Чтобы записаться на прием, следует заполнить специальный бланк:

Заявления граждан принимаются с понедельника по субботу в приемной Департамента.

На личный прием нужно взять с собой документ, удостоверяющий личность.

Алгоритм подачи

Подача жалобы напрямую в Министерство Образования и науки является самым эффективным рычагом давления на сотрудников образовательных учреждений. Нарушители прав и свобод ребенка не смогут ничего поделать с внезапной проверкой, и даже чиновники в районных управлениях будут вынуждены пересмотреть дело. Однако, прежде чем обращаться в главное управление, по закону вы обязаны пройти путь «мирного урегулирования» конфликта. Как правило, он выглядит так:

• Что-то происходит в образовательном учреждении – права вашего ребенка нарушены один раз или нарушались систематически;
• Вы обращаетесь напрямую к преподавателю, который был уличен в нарушении, или к директору школы (с письменной жалобой);
• Руководство школы рассматривает жалобу, но ничего не меняется (или игнорирует ее);
• Вы уведомляете школу (письменно) о направлении жалобы в вышестоящую инстанцию – локальный департамент образования;
• Канцелярия департамента принимает жалобу и рассматривает ее;
• По факту рассмотрения из-за человеческого фактора (все друг за друга горой), вам приходит отказ в удовлетворении требований;
• Получив отказ, вы можете начать составлять жалобу в главное управление Министерства.

Обычно, особенно если дело касается физических или моральных унижений, жалобу можно подать сразу в несколько инстанций – обязательно директору учреждения, в департамент образования вашего региона и в прокуратуру. Подача же обращения прямо в Министерство Образования должна иметь вескую причину – например, локальные органы власти «покрывают» школу и ее прегрешения, или же вам присылают отписки о принятых мерах, хотя никаких мер не применили.

Если вы решили не «заморачиваться» и отправили жалобу прямо в Министерство, знайте – в течение 7 дней ее отправят в территориальный департамент для рассмотрения на месте. Только после отказа департамента рассматривать ваше обращение вы можете направить жалобу повторно в само Министерство.

Результатами вашего обращения может стать формирование в Министерстве специальной комиссии, которая начнет проведение расследования действий или бездействий уполномоченных лиц или учителей. По результатам такой проверки может быть вынесено административное правонарушение или решение о передаче дела в органы прокуратуры.

Интернет-обращение

Предусмотрено два способа направления жалобы в электронном формате:

1. Через электронную приемную по адресу: https://dogm.mos.ru/obr/ep.php.
2. С помощью ресурса «Обращения к руководителю департамента» по адресу: https://ask.educom.ru/.

Этапы подачи заявления через Интернет:

1. Выбрать пункт «Электронная приемная» в меню «Обращения граждан» на сайте Департамента образования или воспользоваться прямой ссылкой https://dogm.mos.ru/obr/ep.php.
2. Ознакомиться с основными правилами подачи электронных обращений.
3. Указать ФИО заявителя, контактные данные, кратко изложить содержание жалобы.
4. Выбрать тип обращения – от физического или юридического лица.
5. Указать желаемый способ предоставления ответа – на электронный или почтовый адрес.
6. Ввести текст обращения.
7. При необходимости прикрепить дополнительные файлы.
8. Отправить обращение.

Форма для обращения граждан на сайте ДО Москвы выглядит таким образом:

Чтобы обратиться к руководителю Департамента образования города Москва нужно выполнить такие действия:

1. Перейти по адресу https://ask.educom.ru/.
2. Изучить правила подачи обращений и ознакомиться с порядком их рассмотрения.
3. Указать тему обращения.
4. Заполнить в соответствующих полях ФИО, телефон, e-mail, учебное учреждение.
5. Написать текст жалобы.
6. Прикрепить дополнительные файлы размером не более 5 Мб.
7. Отправить письмо.

Контактные данные заявителя не разглашаются в соответствии с ФЗ № 152 «О защите персональных данных».

В ряде случаев заявление остается без рассмотрения и публикации, в частности:

• При отсутствии персональной информации заявителя.
• При наличии оскорблений (Как написать жалобу на оскорбление) или угроз жизни чиновнику или членам его семьи.
• Если по данному вопросу ранее уже предоставлялся официальный ответ.
• По вопросу, указанному в заявлении, имеется вступившее в силу судебное решение.
• Ответ на обращение требует разглашения государственной или охраняемой законом тайны.

Такой порядок предусмотрен ФЗ №59 «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ».

Способы

Существует несколько стандартных способов подачи жалобы в Министерство образования:

• По почте заказным письмом с уведомлением;

Данный способ применяется тогда, когда у вас нет возможности предоставить обращение лично или по интернету – к примеру, объем доказательств и «улик» против школы столь велик, что электронные сервисы не могут их обработать. Также, это самый надежный способ подачи, поскольку вы привлекаете третью сторону (Почту России) в качестве гаранта отправки письма. Необходимо сохранять квитанции о том, что вы направили жалобу, поскольку иначе доказать факт подачи обращения не получится.

Адреса в Москве для жалоб в Министерство Образования:

1. Улица Тверская, 11. ГСП-3. Индекс: 125993;
2. Улица Люсиновская, 51. Индекс: 117997.

К жалобе обязательно прилагайте лишь копии доказательств, которые у вас есть – в противном случае вы рискуете лишиться главного подспорья вашего обращения.

• Личный прием у Министра или его заместителей;

Данный способ применяется для решения остро стоящих проблем с образовательным учреждением. Необходима предварительная запись, поскольку Министр принимает лишь в ограниченное время. Порядок записи вы можете узнать в справочной.

Прием проводится по адресу в Москве: наб. Краснопресненкая, дом 2, строение 2.

Заместители Министра и директора департаментов принимают в определенные дни квартала. Обращаться нужно лично, принеся с собой оригиналы и копии доказательств, а также жалобу в двух экземплярах. Подробная информация о графике приема находится во вкладке «Обращения Граждан» на сайте: www.mon.gov.ru. Возможные адреса, где есть приемная для граждан:

• Тверская, дом 11;
• Люсиновская, дом 51
• Пер. Брюсов, дом 11.

Для того, чтобы вас допустили к заместителям Министра или главам Департаментов, нужно соблюдать следующие правила:

• Жаловаться лишь по профилю – жалоба должна находиться в компетенции Министерства;
• Придерживаться фактов и доказательств – клевета может повлечь за собой встречные претензии;
• Нельзя приходить в состоянии опьянения – вас просто не пустят;
• Обязательно возьмите с собой паспорт;
• Обращайтесь первично – если ваша жалоба уже была рассмотрена и по ней вынесено решение, второй раз беспокоить министра не нужно.

Если ваше обращение требует дополнительных проверок, в министерстве вам укажут на сроки их проведения. Ответ вам направят одним из доступных для вас способов – по почте, электронной почте или вручат лично. Чаще всего ответы на жалобы приходят именно по почте. Однако, если ваших доказательств достаточно для того, чтобы министр или заместители вынесли однозначное решение насчет проблемы, ответ вам дадут сразу же.

• Электронное обращение

Самый удобный способ регистрации вашей жалобы, если у нее нет объемных доказательств. На официальном сайте www.mon.gov.ru существует раздел обращения граждан, где вы можете как подать жалобу, так и просто сообщить о факте правонарушения (коррупции) или отправить простое письмо с просьбой помочь разобраться в проблеме (информационный запрос). В любом случае, ваша жалоба достигнет Министерства – ее обработают в трехдневный срок после подачи.

Для того, чтобы подать жалобу, необходимо оцифровать все имеющиеся у вас доказательства, будь то записи разговоров (с предварительным предупреждением лиц на записи о произведения записи) или отказы из департаментов образования. Электронная форма допускает отправку лишь 1 файла без применения архивных программ, поэтому если у вас больше сведений, придется использовать другой метод обращения.

Однако, при наличии лишь видеозаписи или аудиозаписи правонарушения, или отказов, электронная подача является самой удобной.

Форму необходимо заполнить тщательно, не пропуская выбор тематик или ваши данные. Помните, что по закону жалоба не может быть анонимной.

Рассмотрение такого обращения производится в срок 30 дней, как и при обращении другими способами.

Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-просьбы .docСкачать образец заполнения письма-просьбы .doc

Правила составления письма-просьбы

Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

• сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
• причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
• ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
• цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

Инструкция по составлению письма-просьбы

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Как отправить письмо

Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

После отправления письма

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Примеры составления писем-просьб с пояснениями

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

Скачать пример письма-просьбы о выделении денежных средств .rtf

Пояснение:

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

• Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
• Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
• Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Письмо-просьба о поставке товара

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Скачать пример письма-просьбы о поставке товара .rtf

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

Скачать пример письма-просьбы о предоставлении скидки .rtf

Пояснение:

В письме есть следующие важные пункты:

• Объяснение необходимости скидки.
• Указание точного размера скидки, сроков.
• Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

Письмо-просьба о снижении арендной платы

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Скачать пример письма-просьбы о снижении арендной платы .rtf

Пояснение:

В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

Письмо-просьба об оплате задолженности

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Скачать пример письма-просьбы об оплате задолженности .rtf

Пояснение:

В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

• Точная сумма долга.
• Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
• Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

Скачать пример письма-просьбы об отсрочке платежа поставщику .rtf

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Скачать пример письма-просьбы оплатить за другую организацию .rtf

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Скачать пример письма-просьбы о содействии в решении вопроса .rtf

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.