Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации.
Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет.
Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Относительно оформления документа, направляемого сразу в несколько адресов, есть пояснения в ГОСТ Р 7.0.97-2016:
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Откуда появился этот «водораздел» – что более 4 адресатов на документе не указывается? Когда унифицировали оформление управленческих документов и предложили использовать для адресата правый верхний угол, то экспертным путем определили, что если адресатов будет более 4, то текст документа начнется ниже, чем с середины страницы, и вообще отправлять корреспонденцию по списку с большим количеством адресатов в самом письме просто неудобно. Потому эта цифра условная.
Может быть, ваша организация ведет переписку только с однородными организациями, которых указывает обобщенно или у них короткие названия. В этом случае места в правом верхнем углу будет достаточно, чтобы указать не только 4, но и 5, и 6 адресатов, не делая список рассылки.
Пример 1. Более 4 адресатов могут располагаться компактно
А может быть наоборот, должности корреспондентов состоят из нескольких строк, и даже указание 3 адресатов уже займет существенную часть высоты листа формата А4.
Пример 2. Менее 4 адресатов могут занять много места
Как видите, 6 адресатов в Примере 1 заняли меньше места, чем 3 адресата в Примере 2.
Рекомендуем провести анализ адресования в вашей организации и выбрать приемлемый вариант количества адресатов на одном письме без составления указателя (списка) рассылки письма. Обычно все-таки придерживаются общего правила и в Инструкции по делопроизводству «границу проводят» на 4 адресатах, как максимуме, который можно конкретно оформить в верхнем правом углу письма (согласно процитированному п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Гораздо реже «границу проводят» по количеству строк, которые не должен превысить этот реквизит.
Обратите внимание: подлинники документов нужны для документирования не всех процессов, иногда достаточно простой или заверенной копии:
- подлинник – первый или единственный экземпляр документа;
- копия – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа1.
Варианты оформления письма, направляемого нескольким адресатам (до 4 включительно)
Рассмотрим теперь основные варианты адресования письма одного содержания нескольким корреспондентам.
Первый вариант: подлинник письма может быть направлен только одному адресату, а остальным – его копии для сведения (по аналогии с электронной перепиской, когда в поле «Копия» перечисляем дополнительных адресатов). В этом случае:
- в верхнем правом углу перечисляются все адресаты (если их до 4 штук), первым указывается тот, кому направляется подлинник;
- слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не пишется (согласно п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016);
- подписывается только 1 экземпляр2, он направляется первому адресату, а в организации остается в деле визовый экземпляр, как называют его на практике, но собственно это заверенная копия письма (см. Пример 15). Хотя есть организации, которые после того, как сняли копию с подписанного письма, не заверяют ее и оставляют в деле простую копию. Это неправильно. В данном случае у документа отсутствует юридическая сила. Но и делать 2-й подписанный экземпляр, где проставлены визы, тоже неверно, ведь подлинник – это первый или единственный экземпляр документа;
- второму и последующим адресатам направляются копии просто для сведения.
Однако, по мнению автора, это неудобно и может вносить путаницу. Второй или третий адресат, получив копию документа вместо подлинника, может не понять дальнейший процесс работы с документом, так как не знают тонкостей отправки таких писем в делопроизводстве. И решить, что копия ему направлена не просто для сведения, а как инициативный документ, на который необходимо давать ответ. Тем более что об отправке «только для сведения» ничто в документе им не говорит.
Некоторые организации все-таки пишут слово «копия» перед вторым адресатом или перед каждым адресатом кроме первого, чтобы показать, что это «для сведения». Но ведь ГОСТ Р 7.0.97-2016 прямо запрещает этот вариант.
Поэтому предложим несколько иной. На практике некоторые компании изготавливают и проставляют штамп «Для сведения» между первым и последующими адресатами. Таким образом, изначально письмо печатается по стандарту, а дополнительные пояснения добавляются штампом.
Пример 3. После первого адресата ставится штамп о том, что остальным письмо направляется для сведения
Обращение, как этикетную формулу вежливости, в этом случае в письме можете вовсе не указывать или обратиться только к первому адресату (кому направлен подлинник). Ведь остальным письмо направляется для сведения.
Регистрируется такое письмо:
- за одним регистрационным номером
- с одним первым адресатом (о направлении копий для сведения другим организациям можно написать текстовый комментарий в РКК данного документа в СЭД).
Второй вариант, когда адресатов не более 4 и каждому направляется подлинник (подписанный документ). На него каждый адресат должен дать ответ. В этом случае (см. Примеры 4–6):
- в реквизите «адресат» каждого экземпляра письма пишется только один из адресатов – тот, кому направляется этот экземпляр. А в тексте письма (не в адресате!) указывается, каким еще адресатам оно направлено, если это принципиально важно и нужно знать;
- подписывается письмо каждому адресату (т.е. отправляются только подлинники);
- создается 1 визовый экземпляр, который останется организации-отправителю (для всех отправляемых экземпляров указанного письма визовый экземпляр один). На визовом экземпляре письма в месте размещения реквизита «адресат» указываются все адресаты (до 4). И здесь присутствуют 2 варианта удостоверения визового экземпляра:
- он не подписывается, а только заверяется копия (с точки зрения теории делопроизводства это правильно);
- но на практике бывает, что визовый экземпляр и подписывают, руководствуясь тем, что это не совсем те же копии документов, они отличаются адресной частью;
- регистрируем все письма с одинаковым текстом под одним регистрационным индексом, т.к. у нас остался визовый экземпляр, на который будут приходить ответы от всех адресатов.
Но если необходимо, чтобы ответ от конкретного адресата присоединялся к его экземпляру письма-запроса, то тут могут возникнуть технические сложности, если в СЭД установлен счетчик, который автоматически присваивает очередной регистрационный номер документу в рамках его документопотока. Тогда нужно рассматривать такие письма как самостоятельные документы, не связанные между собой.
Однако если ваша СЭД имеет возможность присваивать нескольким экземплярам письма одинаковый номер, например с добавлением цифры экземпляра после косой черты, то в дальнейшем получится отслеживать переписку с каждым адресатом.
Еще один вариант, если необходимо сравнение ответов на одну и ту же тему разных адресатов, то можно создать несколько писем с разными номерами и адресатами, связав эти документы перекрестными ссылками; - этикетную формулу вежливости в начале текста для каждого адресата можно будет оформить свою собственную (например, на первом экземпляре будем обращаться к уважаемому Ивану Ивановичу, а на втором – к Петру Петровичу).
Этот вариант письма часто путают с ситуацией, когда письмо хоть и с одним текстом, но направляется разным адресатам так, чтобы они этого не знали (по крайней мере, нет цели информировать об этом). Лучше такие письма подготовить как независимые документы, зарегистрировать их за разными исходящими номерами. В организации остаются визовые экземпляры всех этих писем (заверенные копии). И далее работа с каждым конкретным документом-ответом будет вестись самостоятельно – без агрегирования всей информации в одном месте.
Пример 4. Заголовочная часть визового экземпляра письма
Пример 5. Заголовочная часть подлинника письма, направляемая первому адресату
Пример 6. Заголовочная часть подлинника письма, направляемая второму адресату
Направляем письмо 5 и более адресатам
Все предыдущие варианты касались отправки письма с одинаковым текстом не более, чем 4 адресатам. А если их больше? В этом случае:
- должностным лицом подписывается только 1 экземпляр – подлинник. На нем проставляются визы и он остается в организации (см. Пример 7);
- к нему прикладывается указатель (список) рассылки;
- адресатам рассылаются копии подписанного должностным лицом подлинника письма. Рассылка письма осуществляется по указателю (списку) рассылки, подготовленному исполнителем письма. Указатель рассылки прикладывается к каждой копии письма, чтобы в организации – получателе письма могли проверить, есть ли их организация в списке рассылки.
Как правильно оформить такой вариант адресования? На подлиннике письма, которое направляется нескольким выборочным адресатам в виде копий (с одинаковым текстом, без подлинной подписи на отправляемых экземплярах), адресат указывается обобщенно, ниже адресата пишется «по списку» или «согласно указателю рассылки», «по списку рассылки» и т.п. (так как регламентировано в Инструкции по делопроизводству организации). Однако в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендациях по его применению фигурирует только один вариант: «по списку».
Пример 7. Адресат на подлиннике письма и отправляемых копиях
Пример 8. Адресат на подлиннике письма и отправляемых копиях
Список рассылки оформляется на бумажном носителе, распечатывается на отдельном листе формата А4 (см. Пример 9). Ответственность за перечень адресатов в списке рассылки несет руководитель подразделения – разработчика документа. Список рассылки формируется в дело вместе с визовым экземпляром документа.
Список может составляться по унифицированной форме, разработанной в организации. Обычно в табличной форме указываются:
- название и почтовый адрес каждой организации (если осуществляется рассылка документов в бумажном виде) или
- Ф.И.О. и адрес электронной почты каждого корреспондента (если рассылаются электронные документы или электронные образы бумажных документов).
Пример 9. Список рассылки
Но на практике, если головная организация рассылает письмо своим подведомственным организациям, филиалам, дочерним обществам, то список рассылки письма обычно не прикладывается к направляемому письму – получается, что верят друг другу на слово.
Если в организации часто направляются письма постоянным корреспондентам, то можно составить и утвердить список (указатель) рассылки постоянных корреспондентов, где указать их адреса (Пример 10). А в Инструкции по делопроизводству написать, что если к письму не прикладывается список рассылки, то оно направляется постоянным корреспондентам, указанным в утвержденном списке.
Пример 10. Утверждение списка постоянных корреспондентов
Если письмо направляется не выборочно, а всем однородным организациям, то в адресате письма указывается их обобщенное наименование:
- организаций в именительном падеже (Пример 11) или
- должностей в дательном падеже (Пример 12),
а список рассылки не составляется и не указывается в адресате.
Ответственный в организации за отправку документов рассылает данное письмо всем указанным однородным адресатам (например, всем органам исполнительной власти города или всем подведомственным / дочерним обществам, филиалам и пр.).
Пример 11. Обобщенный адресат на подлиннике письма и отправляемых копиях
Пример 12. Обобщенный адресат на подлиннике письма и отправляемых копиях
Документ может направляться более чем в 4 адреса и совершенно разнородным организациям. Обычно такой вид адресования выбирают для рекламных писем. В этом случае:
- должностным лицом подписывается только 1 экземпляр – подлинник. На нем проставляются визы и он остается в организации;
- адресатам рассылаются копии подписанного должностным лицом подлинника письма;
- адресат указывается обобщенно;
- рассылка письма осуществляется по указателю (списку) рассылки, подготовленному исполнителем письма, но сам список рассылки можно не прикладывать к основному рассылаемому документу и не указывать про список в адресате, потому что:
- либо письмо носит информационный характер,
- либо у получателей не вызывает интереса дополнительная информация о том, кому еще направлен документ, т.к. это никак не отражается на их деятельности. Показывать ли всем организациям-получателям список рассылки, решает исполнитель, основываясь на цели письма (поэтому возможны оба варианта оформления адресата – как в Примере 13 и как в Примере 14).
Пример 13. Обобщенный адресат на подлиннике письма и отправляемых копиях
Пример 14. Обобщенный адресат на подлиннике письма и отправляемых копиях
Как заверить копию
Получается, что в ряде случаев мы заверяем копию письма, чтобы оставить ее в организации-авторе (т.н. визовый экземпляр), а в ряде случаев направляем копию в стороннюю организацию.
Правила оформления отметки о заверении копии прописаны в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-20163. Если копия остается в организации – авторе подлинника, то такая отметка содержит меньше обязательных атрибутов (Пример 15), чем при заверении копии, выходящей во внешнюю среду организации (Пример 16).
Порой визовый экземпляр и копии, направляемые для сведения, не заверяют. Такие варианты встречаются, но это ошибочная практика для визового варианта.
Пример 15. Отметка о заверении копии для внутреннего пользования (например, на визовом экземпляре письма)
Пример 16. Отметка о заверении копии, предоставляемой во внешнюю среду организации
Как правильно оформить текст письма в случае, если его направляют нескольким адресатам? При этом предназначено оно первому адресату, а остальным направляется для сведения. Как правильно в такой ситуации оформлять обращение к тексту и реквизит «Адресат»? Обращаться нужно ко всем адресатам? Если нет, как выделить основного адресата? Можно ли исключить обращение из текста делового письма, которое направляется нескольким адресатам?
Вопрос
Как правильно оформить текст письма в случае, если его направляют нескольким адресатам? При этом предназначено оно первому адресату, а остальным направляется для сведения. Как правильно в такой ситуации оформлять обращение к тексту и реквизит «Адресат»? Обращаться нужно ко всем адресатам? Если нет, как выделить основного адресата? Можно ли исключить обращение из текста делового письма, которое направляется нескольким адресатам?
Ответ
Обратимся к нормативным актам. Требования к оформлению реквизита «Адресат» зафиксированы в п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] и, вслед за стандартом, учтены в Примерной инструкции по делопроизводству[2] и Приложении 3 «Правила оформления реквизитов документов в государственных органах, органах местного самоуправления» к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству[3].
ГОСТ Р 7.0.97-2016 ограничивает количество адресатов в одноименном реквизите: их должно быть не более четырех. Если адресатов больше, то к такому деловому письму необходимо оформить список рассылки. Примерная инструкция по делопроизводству дополняет эту норму важной информацией: упоминать нескольких адресатов в реквизите «Адресат» можно как раз только в описанной в вопросе ситуации, то есть если письмо направляется в работу в первый адрес, а всем остальным – для сведения (см. п. 2.40 Примерной инструкции по делопроизводству). Обратите внимание, что слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами по действующей норме не ставится. Хотя в практике мы встречаем его довольно часто – большинству офисных работников именно «Копия» перед адресатом позволяет понять, что письмо направляется тому для сведения.
Вступительное обращение входит в структуру реквизита «Текст документа», требования к которому также установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Однако стандарт говорит лишь о том, что в деловом письме может быть использовано обращение, а также приводит примеры обращений, но без привязки к конкретной деловой ситуации.
Именно от деловой ситуации и коммуникативной задачи нужно отталкиваться при выборе формы вступительного обращения в деловом письме. Так, если письмо направляют «в работу» только первому адресату, есть все основания полагать, что обращаться следует именно к нему. Кроме того, с учетом, скажем так, непростых требований к реквизиту «Адресат» обращение послужит для получателя дополнительным маркером, выделяющим основного адресата письма.
Представьте, что, наоборот, вам доставили входящее письмо. В реквизите «Адресат» указаны две организации, а в обращении использовано «Уважаемые господа!». Вполне вероятно, что отправитель рассчитывает получить ответ об обоих. Будем честны, при оформлении реквизита «Адресат» требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 строго выполняют не всегда. Иногда, чтобы понять, кому адресовано письмо, нужно оценивать и содержание документа в целом. Но мы при составлении документов все же будем отталкиваться от нормы.
Приведем два возможных варианта оформления письма в контексте вопроса (Примеры 1, 2).
Как видите, в зависимости от ситуации вариантов оформления реквизита «Адресат» может быть много, для более подробного разбора нужны дополнительные сведения о документе.
Также следует учитывать ситуацию делового общения и субъективное (личное) восприятие. Деловое письмо – не конструктор, а живой инструмент, подписант и адресаты – конкретные люди со своими взаимоотношениями и взглядами. Представьте, что первым адресатом письма является наш партнер (например, компания-подрядчик), а проинформировать о переписке мы хотим руководителя руководящей нами организации (см. Пример 1). Письмо оформлено правильно с точки зрения требований нормативных актов, но руководитель (подписант) может задать вопрос: почему, при наличии двух адресатов в реквизите «Адресат», мы обращаемся только к одному, тем самым проявляя неуважение ко второму, значимому для нас должностному лицу? И это еще одна причина, по которой вспоминают о слове «Копия» – кажется, что оно позволяет избежать «некрасивой» ситуации, при которой мы вроде адресуем письмо должностному лицу, но не обращаемся к нему. А иногда, чтобы и оформить правильно, и ситуацию смягчить, ищут альтернативные варианты документирования. Например, направляют письмо одному адресату, а для второго составляют второе письмо, к которому прилагают первое. Возможно, аналогичная ситуация вызвала предположение автора вопроса, что обращение стоит исключить. Нет, не стоит.
Наша позиция такова. Оформлять документы нужно в соответствии с требованиями локальной инструкции по делопроизводству. Желательно (а для некоторых организаций – необходимо), чтобы локальная инструкция соответствовала нормативным актам и инструкции по делопроизводству вышестоящей организации (при наличии).
[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
[2] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
[3] Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199).
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2021.
Download Article
Download Article
There are many situations where you may find yourself writing a letter to multiple recipients. You may be sending a Christmas letter or wedding invitation to a large family. You may be sending a cover letter for a job where there are multiple hiring managers. Whatever the case, you have a variety of options when it comes to addressing a letter to multiple recipients.
-
1
Write a header. Business letters include a header in the upper lefthand corner. This is a single-spaced list of information about the company and the letter’s recipients. When addressing a business letter to multiple recipients, you will still need to include the header.
- In the top right corner of the letter, you should write the recipient’ names first. Write the names using formal titles if necessary (e.g., Dr. Nora Woods), and separate the names by a comma (e.g., Dr. Nora Woods, Dr. Mark Brook).
- Then, write the name of the company on the next line (i.e., Penbrook Medical Associates), and on the next line write the company’s address. On the last line write the city, the state abbreviation, and the zip code.
-
2
Address all names, if possible. It may be possible to include all names in the salutation of a business letter. You can use «Dear» as your greeting, and proceed to address all the recipients. In a business letter, you end the salutation with a colon rather than a comma.[1]
For example, «Dear. Dr. Nora Woods and Dr. Mark Brook:».Advertisement
-
3
Include a carbon copy. However, you may be writing a letter to many, many recipients. In this case, you can include a carbon copy on the bottom of the letter. A carbon copy, or cc, lets others know who else is receiving the letter. You can include a carbon copy somewhere below your signature.
- A carbon copy is usually marked by the words «cc» or «copies to», usually followed by a colon.
- Multiple recipients are listed using their full names and alphabetically. For example, «cc: Dr. Mark Brook, Dr. Nora Woods.» If the recipients are from a different business, it’s important to include that business’s name in parentheses after the names. For example, «cc: Dr. Mark Brooks (Penbrook Medical Associates), Dr. Nora Woods (Shepherd Medical Hospital).
- Keep in mind, the term «carbon copy» means there will be copies of the letter circulating. You should make sure, if you’re using a carbon copy, all parties listed receive their own copy of the letter. You should not use a carbon copy if you’re only sending the letter to one person.
-
4
Use an informal word only in certain cases. In rare cases, you may be sending a business letter out to an entire office or a very large group. In this case only, it is appropriate to use an informal word to address the letter. If you’re sending a mass e-mail to your entire company, for example, you can write something like, «Dear Associates» or «Dear Colleagues» if your company consists of well over 10 people. Keep in mind it is always better to get a name, however.[2]
Advertisement
-
1
Consider formality. Formality makes a big deal in how you address a letter. When sending out a formal invitation, like a wedding invitation, it’s custom to use titles like «Mr.» and «Mrs.» This is also the case for sending out cover letters. However, if you’re sending a casual letter to a close friend or family member, formality matters less. It’s appropriate to simply use first names, which may actually be easier when addressing multiple recipients. For example, it’s more cumbersome to write «Dear Mr. Silas Kingsley and Mr. James Knight» than it is to simply write, «Dear Silas and James.»
-
2
Take special considerations with married couples. When addressing a letter to multiple recipients, you’re often writing to a married couple. Do some research ahead of time. See whether or not the couple has the same last name, and make sure to address them by the appropriate title in a formal letter.[3]
- Whose name comes first is somewhat subjective, but some etiquette rules claim if someone has a high ranking title, like doctor, their name should come first. For example, if you’re writing to a husband and wife, and the wife has a PhD, you would write, «Dear Dr. Jacobs and Mr. Jacobs.» You could also write, «Dear Dr. and Mr. Jacobs.»
- If no one has a formal title beyond «Mr.» or «Mrs.», you can simply write «Dear Mr. and Mrs. Jacobs» or «Dear Mr. Jacobs and Mrs. Jacobs.» This really depends mostly on your preference. You can also try something like, «Dear Oliver and Marie Jacobs.» You can also switch up the order of the names. Formal rules of etiquette usually place the man’s name first, but this is a largely outdated practice and some people may even take offense.
- If a couple has different last names, make sure you acknowledge this in your salutation. For example, «Dear Mr. Jacobs and Ms. Elliot» or «Dear Mr. Oliver Jacobs and Ms. Marie Elliot.»
- If this is an informal letter, keep things simple. You can just write «Dear Marie and Oliver» or «Dear Oliver and Marie.»
-
3
Address a family as one unit, if appropriate. If you’re writing a letter to a family, consider addressing them as one unit. For example, you can try something like, «Dear Donahue Family.» This is a salutation often used in holiday cards.
- You can also try including a couple of names, but not all the names. If you know a couple with a lot of kids, for example, you can try something like, «Dear Katie, James, and family.»
- For smaller families, including the names of everyone can be a nice touch. If it’s not too cumbersome, try to include everyone’s name. For example, «Dear Katie, James, Harper, and Brayden.»
-
4
Use an informal word as a last resort. In some cases, you may not know who exactly you’re addressing. While it’s always ideal to try and get a name, if it’s not possible you can use informal words. If you’re sending a cover letter to a large literary magazine, you can write «Dear Editors» if there are five or six editors that handle submissions. If you’re a boss and sending a letter to all your employees, something like «Dear employees» is sometimes appropriate.[4]
- Keep in mind it’s always best to get a name. You should only use this approach as a last resort if you’re unable to find a specific name.
Advertisement
-
1
Address a business letter. In a business letter, you would write the name, then the company name, then the delivery address, and lastly the city, state, and zip code. In a business letter, write the first person’s name, then a comma, then their title at the company after the comma. On a new line, write the next person’s name, title, and so on.
-
2
Include all names, if possible. If you’re sending the letter to one address, try to include all names. In a formal letter, it’s best to include full names and titles of all the recipients. However, this is not always possible. It depends on the size of the envelope and your handwriting. If you’re able to write small and neat, or working with a larger envelope, it’s probably feasible to include all names.[5]
- For example, you could write something like «Mr. Oliver Jacobs and Mrs. Marie Jacobs» as the recipient’s name. If you’re limited on space, you can try something like, «Mr. and Mrs. Jacobs.»
- Make sure you get titles correct. For example, if Oliver Jacobs has his PhD, write something like «Dr. Oliver Jacobs and Mrs. Marie Jacobs.» Or «Dr. and Mrs. Jacobs.»
- For more informal letters, do not worry as much about titles. If you are writing to close relatives or friends, «Mr.» and «Mrs.» are no required. Simply write something like, «Oliver and Marie Jacobs» or «Marie and Oliver Jacobs.»
-
3
Try referring to a family as a unit. If you’re sending out a Christmas card, it’s usually appropriate to write the family as a single unit, using their last name and adding «family». You can write down «The Jones Family» on the envelope. As long as you have the address correct, the mail carrier should be able to figure it out.
-
4
Address a letter to the appropriate institution. If you’re mailing a letter to a larger institution, you should usually write down the name of that institution. When applying to grants, scholarships, and so on, there is usually instructions on your application explaining how to address your envelope. Usually, you would write something like, «Admissions Office at Brown University.»
- When sending in submissions to a literary magazine, the magazine’s website should provide information on how to address your envelope.
Advertisement
-
1
Stay away from referring to a married couple by the man’s name. Some very dated rules of etiquette advise omitting the woman’s name when addressing a married couple. You would address a couple as something like, «Mr. and Mrs. Oliver Jacobs.» While this was once the preferred method of addressing a married couple, it’s considered dated by modern standards. Many women find it sexist to have their names omitted in a letter. You should err on the side of caution and avoid omitting a woman’s name when addressing a letter or envelope.[6]
-
2
Avoid things like «To Whom it May Concern» in cover letters. Many people begin cover letters with something like «To Whom It May Concern.» You may do this if you find multiple names for the hiring manager. However, it’s always better to go with one or two names. Writing «To Whom It May Concern» conveys you did not do your research. You can usually figure out a company’s hiring manager by browsing their website.[7]
- If you cannot find any information on hiring managers, use a specific word to address your cover letter. For example, «Dear Hiring Managers» would work, or something like, «Dear Hiring Staff of the Hilton Hotel.»
-
3
Make sure you get titles correct. When addressing multiple recipients, make sure you get everyone’s title correct. Know if someone has a PhD and address them as «Dr.» If someone is a priest, check to see if they’re typically addressed as «Rev.» When sending out a letter, you want to make sure you’re respectful of everyone’s titles.[8]
Advertisement
Add New Question
-
Question
How do I address a letter to two married couples?
Mr. and Mrs. (last name) & Mr. and Mrs. (other last name).
-
Question
How do I address the second page of a letter to multiple people at a company?
It’s not necessary for you to address the second page.
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
-
If the letter is a thank you note or another personal note, consider sending each person a separate letter.[9]
-
Email etiquette follows similar rules. You can use the same rules as formal letter writing to address a job application or other formal email.
Advertisement
References
About This Article
Article SummaryX
To address a professional letter to multiple recipients, start with a salutation beginning with “Dear” followed by their full names. For example, write “Dear Dr. Nora Woods and Dr. Mark Brooks,” and end with a colon instead of a comma. If you’re addressing an entire office or company, you can use a less formal salutation such as “Dear Colleagues” or “Dear Associates.” Keep in mind, however, that such salutations are normally used for very large groups, or informal letters like mass e-mails. For more advice, including how to address multiple recipients in a personal letter, keep reading.
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 590,063 times.
Reader Success Stories
-
«Loved it! It was the best how-to in the world.»
Did this article help you?
Download Article
Download Article
There are many situations where you may find yourself writing a letter to multiple recipients. You may be sending a Christmas letter or wedding invitation to a large family. You may be sending a cover letter for a job where there are multiple hiring managers. Whatever the case, you have a variety of options when it comes to addressing a letter to multiple recipients.
-
1
Write a header. Business letters include a header in the upper lefthand corner. This is a single-spaced list of information about the company and the letter’s recipients. When addressing a business letter to multiple recipients, you will still need to include the header.
- In the top right corner of the letter, you should write the recipient’ names first. Write the names using formal titles if necessary (e.g., Dr. Nora Woods), and separate the names by a comma (e.g., Dr. Nora Woods, Dr. Mark Brook).
- Then, write the name of the company on the next line (i.e., Penbrook Medical Associates), and on the next line write the company’s address. On the last line write the city, the state abbreviation, and the zip code.
-
2
Address all names, if possible. It may be possible to include all names in the salutation of a business letter. You can use «Dear» as your greeting, and proceed to address all the recipients. In a business letter, you end the salutation with a colon rather than a comma.[1]
For example, «Dear. Dr. Nora Woods and Dr. Mark Brook:».Advertisement
-
3
Include a carbon copy. However, you may be writing a letter to many, many recipients. In this case, you can include a carbon copy on the bottom of the letter. A carbon copy, or cc, lets others know who else is receiving the letter. You can include a carbon copy somewhere below your signature.
- A carbon copy is usually marked by the words «cc» or «copies to», usually followed by a colon.
- Multiple recipients are listed using their full names and alphabetically. For example, «cc: Dr. Mark Brook, Dr. Nora Woods.» If the recipients are from a different business, it’s important to include that business’s name in parentheses after the names. For example, «cc: Dr. Mark Brooks (Penbrook Medical Associates), Dr. Nora Woods (Shepherd Medical Hospital).
- Keep in mind, the term «carbon copy» means there will be copies of the letter circulating. You should make sure, if you’re using a carbon copy, all parties listed receive their own copy of the letter. You should not use a carbon copy if you’re only sending the letter to one person.
-
4
Use an informal word only in certain cases. In rare cases, you may be sending a business letter out to an entire office or a very large group. In this case only, it is appropriate to use an informal word to address the letter. If you’re sending a mass e-mail to your entire company, for example, you can write something like, «Dear Associates» or «Dear Colleagues» if your company consists of well over 10 people. Keep in mind it is always better to get a name, however.[2]
Advertisement
-
1
Consider formality. Formality makes a big deal in how you address a letter. When sending out a formal invitation, like a wedding invitation, it’s custom to use titles like «Mr.» and «Mrs.» This is also the case for sending out cover letters. However, if you’re sending a casual letter to a close friend or family member, formality matters less. It’s appropriate to simply use first names, which may actually be easier when addressing multiple recipients. For example, it’s more cumbersome to write «Dear Mr. Silas Kingsley and Mr. James Knight» than it is to simply write, «Dear Silas and James.»
-
2
Take special considerations with married couples. When addressing a letter to multiple recipients, you’re often writing to a married couple. Do some research ahead of time. See whether or not the couple has the same last name, and make sure to address them by the appropriate title in a formal letter.[3]
- Whose name comes first is somewhat subjective, but some etiquette rules claim if someone has a high ranking title, like doctor, their name should come first. For example, if you’re writing to a husband and wife, and the wife has a PhD, you would write, «Dear Dr. Jacobs and Mr. Jacobs.» You could also write, «Dear Dr. and Mr. Jacobs.»
- If no one has a formal title beyond «Mr.» or «Mrs.», you can simply write «Dear Mr. and Mrs. Jacobs» or «Dear Mr. Jacobs and Mrs. Jacobs.» This really depends mostly on your preference. You can also try something like, «Dear Oliver and Marie Jacobs.» You can also switch up the order of the names. Formal rules of etiquette usually place the man’s name first, but this is a largely outdated practice and some people may even take offense.
- If a couple has different last names, make sure you acknowledge this in your salutation. For example, «Dear Mr. Jacobs and Ms. Elliot» or «Dear Mr. Oliver Jacobs and Ms. Marie Elliot.»
- If this is an informal letter, keep things simple. You can just write «Dear Marie and Oliver» or «Dear Oliver and Marie.»
-
3
Address a family as one unit, if appropriate. If you’re writing a letter to a family, consider addressing them as one unit. For example, you can try something like, «Dear Donahue Family.» This is a salutation often used in holiday cards.
- You can also try including a couple of names, but not all the names. If you know a couple with a lot of kids, for example, you can try something like, «Dear Katie, James, and family.»
- For smaller families, including the names of everyone can be a nice touch. If it’s not too cumbersome, try to include everyone’s name. For example, «Dear Katie, James, Harper, and Brayden.»
-
4
Use an informal word as a last resort. In some cases, you may not know who exactly you’re addressing. While it’s always ideal to try and get a name, if it’s not possible you can use informal words. If you’re sending a cover letter to a large literary magazine, you can write «Dear Editors» if there are five or six editors that handle submissions. If you’re a boss and sending a letter to all your employees, something like «Dear employees» is sometimes appropriate.[4]
- Keep in mind it’s always best to get a name. You should only use this approach as a last resort if you’re unable to find a specific name.
Advertisement
-
1
Address a business letter. In a business letter, you would write the name, then the company name, then the delivery address, and lastly the city, state, and zip code. In a business letter, write the first person’s name, then a comma, then their title at the company after the comma. On a new line, write the next person’s name, title, and so on.
-
2
Include all names, if possible. If you’re sending the letter to one address, try to include all names. In a formal letter, it’s best to include full names and titles of all the recipients. However, this is not always possible. It depends on the size of the envelope and your handwriting. If you’re able to write small and neat, or working with a larger envelope, it’s probably feasible to include all names.[5]
- For example, you could write something like «Mr. Oliver Jacobs and Mrs. Marie Jacobs» as the recipient’s name. If you’re limited on space, you can try something like, «Mr. and Mrs. Jacobs.»
- Make sure you get titles correct. For example, if Oliver Jacobs has his PhD, write something like «Dr. Oliver Jacobs and Mrs. Marie Jacobs.» Or «Dr. and Mrs. Jacobs.»
- For more informal letters, do not worry as much about titles. If you are writing to close relatives or friends, «Mr.» and «Mrs.» are no required. Simply write something like, «Oliver and Marie Jacobs» or «Marie and Oliver Jacobs.»
-
3
Try referring to a family as a unit. If you’re sending out a Christmas card, it’s usually appropriate to write the family as a single unit, using their last name and adding «family». You can write down «The Jones Family» on the envelope. As long as you have the address correct, the mail carrier should be able to figure it out.
-
4
Address a letter to the appropriate institution. If you’re mailing a letter to a larger institution, you should usually write down the name of that institution. When applying to grants, scholarships, and so on, there is usually instructions on your application explaining how to address your envelope. Usually, you would write something like, «Admissions Office at Brown University.»
- When sending in submissions to a literary magazine, the magazine’s website should provide information on how to address your envelope.
Advertisement
-
1
Stay away from referring to a married couple by the man’s name. Some very dated rules of etiquette advise omitting the woman’s name when addressing a married couple. You would address a couple as something like, «Mr. and Mrs. Oliver Jacobs.» While this was once the preferred method of addressing a married couple, it’s considered dated by modern standards. Many women find it sexist to have their names omitted in a letter. You should err on the side of caution and avoid omitting a woman’s name when addressing a letter or envelope.[6]
-
2
Avoid things like «To Whom it May Concern» in cover letters. Many people begin cover letters with something like «To Whom It May Concern.» You may do this if you find multiple names for the hiring manager. However, it’s always better to go with one or two names. Writing «To Whom It May Concern» conveys you did not do your research. You can usually figure out a company’s hiring manager by browsing their website.[7]
- If you cannot find any information on hiring managers, use a specific word to address your cover letter. For example, «Dear Hiring Managers» would work, or something like, «Dear Hiring Staff of the Hilton Hotel.»
-
3
Make sure you get titles correct. When addressing multiple recipients, make sure you get everyone’s title correct. Know if someone has a PhD and address them as «Dr.» If someone is a priest, check to see if they’re typically addressed as «Rev.» When sending out a letter, you want to make sure you’re respectful of everyone’s titles.[8]
Advertisement
Add New Question
-
Question
How do I address a letter to two married couples?
Mr. and Mrs. (last name) & Mr. and Mrs. (other last name).
-
Question
How do I address the second page of a letter to multiple people at a company?
It’s not necessary for you to address the second page.
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
-
If the letter is a thank you note or another personal note, consider sending each person a separate letter.[9]
-
Email etiquette follows similar rules. You can use the same rules as formal letter writing to address a job application or other formal email.
Advertisement
References
About This Article
Article SummaryX
To address a professional letter to multiple recipients, start with a salutation beginning with “Dear” followed by their full names. For example, write “Dear Dr. Nora Woods and Dr. Mark Brooks,” and end with a colon instead of a comma. If you’re addressing an entire office or company, you can use a less formal salutation such as “Dear Colleagues” or “Dear Associates.” Keep in mind, however, that such salutations are normally used for very large groups, or informal letters like mass e-mails. For more advice, including how to address multiple recipients in a personal letter, keep reading.
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 590,063 times.
Reader Success Stories
-
«Loved it! It was the best how-to in the world.»
Did this article help you?
- Радости и беды нашей профессии (957)
- Делопроизводство общее и кадровое (2387)
- Деловой этикет (263)
- Правовая помощь (299)
- Машинопись, стенография (44)
- Психология (186)
- Банк документов (313)
- Справочное бюро (547)
- Трудоустройство, обучение (1697)
- Свободное общение (1076)
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
В ближайшую неделю день рождения празднуют:
Светлая, Наталья, Marischa, Paula_Francheska, Виолетта, tasha, Любовь, Леник, юлия, Оксана, Людмила, Юлия, Лелька, Alenywka, TiGrrritsa.
Посмотреть все
- Практикумы
- Тесты
RSS
отправка письма в несколько адресов
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
|
|
||||||
|
Very pretty girl! |
|
|
|
|
|||||
|
Умею закатывать всё…глаза, банки, истерику…Умею из ничего делать…обед, прическу, скандал…могу выносить мусор, мозг…! Я вообще, очень способная девушка.. |
||||||
|
|
|
|
|
|||||
|
Very pretty girl! |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
Very pretty girl! |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
Very pretty girl! |
||||||
|
|
|
« Первая ← Пред.1
След. → Последняя (1) »
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.
Оглавление:
- Когда у вас есть два адресата
- Формат
- Правильный порядок
- Приветствие
- С уважением или наилучшими пожеланиями?
Вам не нужен зеленый офис, чтобы сэкономить время, энергию и ресурсы в деловых коммуникациях. Убедитесь, что два человека получают одно и то же сообщение наиболее эффективным способом, обращаясь к обоим в одном и том же деловом письме.
Когда у вас есть два адресата
Представьте, что у вас есть интервью для работы вашей мечты. Когда вы входите в офис менеджера по найму, вы обнаруживаете, что ваше интервью с двумя менеджерами, а не с одним. Послать обоим менеджерам всего одно благодарственное письмо после интервью гораздо проще, чем составить два отдельных письма. В этом случае оба менеджера по найму получают одно и то же сообщение — что вы заинтересованы в работе, и вы цените их время. В другом случае вы можете послать деловое письмо двум людям, находящимся в разных местах, и это совершенно приемлемо и даже предпочтительнее, если вы хотите передать идентичное сообщение обоим адресатам.
Формат
Формат вашего делового письма для двух человек такой же, как и для одного человека. Верхняя строка должна содержать дату, затем на две строки ниже ваше имя и обратный адрес. Пропустите еще две строки и используйте одну строку для имени и названия получателя, улицы и номера апартаментов, затем укажите город, штат и почтовый индекс. Когда вы добавите другого человека, начните вводить информацию о втором получателе в двух строках от первого получателя. Всегда дважды проверяйте правильность написания, название и почтовый адрес каждого адресата — при необходимости попросите у администратора правильную информацию. Многие компании имеют конкретные почтовые адреса, которые могут отличаться от физического местоположения компании.
Правильный порядок
Когда вы пишете деловое письмо двум людям, следуйте тому же протоколу для деловых представлений. Перечислить адресатов легко, если вы пишете генеральному директору и руководителю отдела: сначала следует указать имя и почтовый адрес генерального директора, исходя из организационной иерархии. Если вы не знаете их соответствующие должности, перечислите имена в алфавитном порядке, используя фамилию человека.
Приветствие
Написание делового письма требует формального тона, такого как «Дорогой мистер Смит» или «Дорогая миссис Джонс». Когда вы пишете двум мужчинам, используйте форму г-на во множественном числе, то есть господа. Например, начните ваше письмо с «Дорогие господа Смит и Джексон». Следи за своей пунктуацией тоже. Двоеточие после приветствия формальное, а запятая неформальная. Конечно, если вы используете имя получателя с обоими адресатами, используйте «Dear Sue and John» с запятой.
С уважением или наилучшими пожеланиями?
Заключение, которое вы выберете для своего делового письма двум людям, также может зависеть от ваших взаимоотношений и типа бизнеса. «С уважением», «С уважением» и даже «С наилучшими пожеланиями» — это профессиональные способы закрыть ваше письмо, но «С уважением» широко принят как стандартное и правильное завершение. Обычное военное заключение — «Очень почтительно», но если вы пишете благодарственное письмо после интервью, «Спасибо за внимание», добавляет приятное прикосновение.
Как обратиться к женщине в деловом письме
В отличие от мужчин, которые проходят мимо «мистер» обозначение, не всегда легко знать, как обращаться с женщинами, которые могли бы пойти «мисс», «мисс» или «миссис» Если вы не знаете, как обратиться к женщине в деловом письме, первым хорошим шагом будет поиск деловой переписки, которую имеет ваша женщина-получатель …
Как обратиться в компанию или фонд в деловом письме
В эпоху Интернета и крупных корпораций вы иногда не знаете, кому вы должны адресовать свою корреспонденцию. Даже корпоративные или фундаментальные сайты не всегда помогают; часто имена руководителей департаментов не указаны, или вы вообще не можете найти никакой информации, кроме …
Как обратиться более чем к одному человеку в деловом письме
Как написать деловое письмо более чем одному человеку, зависит от того, сколько человек, насколько хорошо вы их знаете, мужчины или женщины, и другие вопросы. Для более чем трех человек используйте «Уважаемая команда» или «Уважаемые коллеги». К счастью, существуют правила и рекомендации для всех этих ситуаций.
Письмо с двумя адресатами
Из инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2004
Цитата:
Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.
Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.
Деловое письмо: особенности оформления
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 3
Деловое письмо: особенности оформления
Выход на внешний рынок связан с соблюдением определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В эти нормы входят и правила ведения деловой переписки, соблюдение которых поможет выгодно представить деятельность вашего предприятия, избежать каких-либо недоразумений, наладить долгосрочные контакты и, в конечном счете способствовать коммерческому успеху.
Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д. переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации.
Деловая переписка — основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели — побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.
Понятие «деловая переписка» объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.
Самый распространенный вид деловой переписки — деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию.
В российских учреждениях, организациях и на предприятиях деловые письма, направляемые в сторонние организации, составляются на специальных бланках для писем. Это стандартные листы бумаги, как правило, формата А4 (для небольших по объему содержания писем может применяться формат А5). На них отображаются реквизиты с постоянной информацией об учреждении, фирме и т.п. позволяющей их идентифицировать. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка входят следующие: Государственный герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации эмблема организации код организации — автора письма наименование автора письма справочные данные об организации — авторе письма. Кроме того, обозначается место для следующих реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту.
Каждый из реквизитов письма имеет особенности в использовании и оформлении.
Государственная символика (Государственный герб или герб субъекта РФ) используется только для организаций государственной формы собственности и регулируется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, а также законодательными и нормативными актами субъектов РФ. Эмблема же может помещаться на бланках предприятий и организаций всех форм собственности.
Автор письма (реквизит «Наименование организации») — это, как правило, организация, от имени которой письмо направляется по тому или иному адресу (хотя иногда автором может являться и структурное подразделение).
Для того чтобы документ имел юридическую силу, на бланке указываются наименование вышестоящей организации, если есть отраслевое подчинение, точное (в соответствии с уставом или положением) и полное название организации или предприятия. Первое характерно для государственных организаций. Если в уставе закреплено сокращенное наименование, то оно помещается в бланке под полным наименованием и пишется в скобках.
Гражданский кодекс РФ содержит норму, по которой в фирменные наименования юридических лиц включается их организационно-правовая форма (например, общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество и т.д.). Одним из требований к наименованию организации — автора письма является помещение организационно-правовой формы на бланк.
Реквизит «Справочные данные об организации» включается в бланк письма для осуществления обратной связи. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.
Почтовые и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса:
— наименование адресата
— название улицы, номер дома, номер квартиры
— название населенного пункта (города, поселка и т.п.)
— название области, края, автономного округа (области), республики
— страна (для международных почтовых отправлений)
— почтовый индекс.
Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах.
Реквизиты «Код организации», «Основной государственный номер юридического лица» и «Идентификационный номер налогоплательщика/Код постановки на учет» являются идентифицирующими признаками организации-автора. Позволяют установить, что организация — автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе.
Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» — это реквизиты, придающие документу юридическую силу. Они позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность организации-автора за достоверность информации и подлинность документа.
Дата письма оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку двумя парами цифр, обозначающими день месяца, месяц и полным написанием года, например 25.12.2005 при этом не ставится слово «год», буква «г» с точкой или точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.
В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число (2005.09.01).
В письмах финансового содержания применяется использование словесно-цифрового оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например 05 декабря 2005 г./года.
Дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при его подписании.
В регистрационный индекс письма рекомендуется включать индекс структурного подразделения или участка деятельности, где был подготовлен проект документа, номер дела (по номенклатуре дел), куда письмо будет помещено после окончания работы с ним, и порядковый номер письма. Например: 02-08/24, где 02 — индекс структурного подразделения, подготовившего письмо 08 — номер дела (файла) 24 — порядковый номер письма.
В небольших фирмах, не имеющих структурных подразделений, соответствующий элемент может быть заменен на индекс участка деятельности (кадровая работа, реклама, организация транспортных услуг и пр.) или на индекс конкретного исполнителя.
Реквизит «Адресат» обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки. Письма адресуются организации (в именительном падеже), структурному подразделению (в именительном падеже), должностным или физическим лицам (в дательном падеже).
При адресовании письма руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией, например:
Генеральному директору
ЗАО «Стройсервис»
И.Н. Иванову
Адресование письма руководителям структурных подразделений или специалистам начинается с указания наименования организации, например:
ЗАО «Радуга»
Начальнику отдела продаж
С.И. Петрову
При обращении к должностному лицу может употребляться специальное слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.). При этом инициалы ставятся после фамилии, например:
Президенту АКБ «Инвесткредит»
г-ну Прохорову Г.А.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:
Директорам
машиностроительных
заводов
При отправке письма в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом письме указывается только один адрес.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на письмах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, например:
Директору ОАО «Янтарь»
О.Н. Петрову
Мира ул. д. 7,
г. Пермь, 413425
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:
Красновой Ю.И.
Бойцовая ул. д. 5, кв. 3,
г. Химки, Московская обл.,
148012
Реквизит «Заголовок к тексту». Практически любое письмо должно иметь заголовок. Он составляется исполнителем после того, как письмо подготовлено. Заголовок обязателен для писем, подготовленных на бланках формата А4. На письмах, имеющих небольшой по объему текст, подготовленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Основное требование к заголовку — быть кратким, но точно отражать содержание письма. Заголовок к тексту письма должен отвечать на вопрос: «О чем?», например:
— Об организации научной конференции
— О нарушении условий договора N 21 от 10.02.2005
— О предоставлении кредита
— Об аренде помещений.
Заголовок располагается над текстом письма под реквизитами бланка. Печатают его без кавычек и без подчеркиваний в одну или несколько строк, длина строки — не более 28 знаков.
Заголовок является поисковым признаком письма. Его наряду с датой, регистрационным номером и фамилией автора вводят в базу данных о документе при его регистрации и постановке на контроль. Это позволяет быстро найти письмо по его содержанию. Именно поэтому важно сформулировать заголовок к тексту делового письма.
Реквизит «Текст документа» — это основной реквизит документа, придающий ему юридическую силу. Он позволяет установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать зафиксированные факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора.
Деловые письма печатаются только на лицевой стороне листа через полтора интервала. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Основное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми.
Наиболее важными показателями шрифта являются: гарнитура (характер рисунка) и кегль (размер печатной литеры по вертикальной оси, измеряемый в пунктах (пункт — 0,376 мм)).
Наиболее щадящим для человеческого глаза является шрифт пишущей машинки. Поэтому в большинстве инструкций по делопроизводству при изготовлении документов в текстовом редакторе Word for Windows рекомендуется применять шрифты, приближенные именно к шрифту пишущей машинки:
— гарнитура Times New Roman, кегль — 13, 14, 15
— гарнитура Arial, кегль 12, 13, 14.
Оптимальным для зрения является шрифт Times New Roman 14-го кегля. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров, но не меньше 10-го. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники.
Отметка о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения. Слово «Приложение» печатается от левого поля подтекстом. Существует несколько способов оформления этого реквизита.
Если в тексте письма упоминается название приложения (например, «Направляем вам проект инструкции по делопроизводству. «), то отметка о нем оформляется следующим образом:
Приложение: на 10 л. в 2 экз.
Если в тексте письма приложение не называется, то отметка о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров:
Приложение:
Проект Договора о поставках
от 02.10.2005
N 02-08/24 на 5 л. в 2 экз.
Если к письму прилагаются несколько документов, то документы-приложения нумеруются и в каждом указывается количество страниц и экземпляров:
Приложение:
1. Инструкция по делопроизводству
на 10 л. в 2 экз.
2. Проект Договора о поставках
от 02.10.2005
N 02-08/24 на 5 л. в 2 экз.
В случае, когда письмо направляется нескольким адресатам, а приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложение сброшюровано, то количество страниц в нем не указывается, например:
Приложение: в 1 экз.
Реквизит «Подпись» — это реквизит, придающий документу юридическую силу. Позволяет определить, подписано ли письмо должностным лицом, полномочным принимать решения. Как правило, право подписи является прерогативой руководителя организации или его заместителей. Такое право может быть предоставлено и руководителям структурных подразделений. Право подписи должно быть закреплено во внутреннем правовом акте, например в уставе, положении о предприятии или структурном подразделении и т.п.
Реквизит «Подпись» располагается после текста письма и ограничивается левым и правым полями. Он состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и расшифровки подписи. В расшифровке подписи сначала указывают инициалы, затем фамилию, при этом ни скобки, ни косые линии не проставляются.
Служебные письма практически всегда составляются на бланках. В этом случае название организации не входит в состав должности лица, подписавшего письмо, например:
Директор Н.И. Попов
Однако бывают случаи, когда письма составляются не на бланке (например, письмо подготовлено двумя организациями), тогда подпись выглядит следующим образом:
Директор ООО «Агат» Н.И. Попов
Вице-президент Л.П. Соколов
Ассоциации предпринимателей
При оформлении письма на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
Если письмо подписывают руководители обеих организаций, т.е. лица, занимающие равные должности, их подписи располагают на одном уровне, например:
Генеральный директор Председатель правления
ЗАО «Эдельвейс» АБ «Мечта»
________ Н.П. Гришин ________ А.М. Славкин
Несколько подписей могут стоять и под письмом, подготовленным в одной организации. Это касается в основном писем финансового характера. Их подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. В этом случае их подписи располагают в последовательности, соответствующей занимаемым должностям:
Директор К.Т. Морозов
Главный бухгалтер Г.И. Федотова
Следует отметить, что действующими нормативными актами не предусмотрено проставление в документах факсимильной, т.е. вырезанной на штампе, подписи руководителя. По ГОСТ Р 6.30-2003 требуется личная подпись руководителя, проставляемая от руки.
Реквизит «Печать» — реквизит, придающий документу юридическую силу. Наличие печати обязательно не на всех документах. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
В государственных учреждениях применяют гербовую печать организации и печать структурного подразделения (например, печать отдела кадров), в негосударственных организациях — приравненную к гербовой фирменную круглую печать организации. Каждая организация на основании действующего законодательства и других нормативных актов должна разработать перечень своих документов, на которых обязательно ставится печать.
В деловой переписке печати используются достаточно редко. Заверения подлинности требуют письма финансового характера. Всегда заверяются печатью гарантийные письма. Для удостоверения прочих писем достаточно наличия бланка и подписи компетентного лица.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).
Отметка об исполнителе — это реквизит, о котором часто забывают, хотя он может значительно облегчить работу, особенно если письмо подготовлено в крупной организации. Этот реквизит включает в себя фамилию и номер телефона или фамилию, имя, отчество и номер телефона специалиста, который непосредственно готовил документ, а значит, и хорошо разбирается в проблеме, например:
Михайлов
123 45 67
или:
Михайлов Иван Сергеевич
123 45 67
По указанному номеру телефона легко можно получить всю интересующую информацию, не обращаясь к руководству организации и не занимаясь долгими поисками нужного сотрудника. При этом второй вариант оформления отметки об исполнителе более предпочтителен, так как знание имени исполнителя облегчит контакт с ним.
Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма.
За границей формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. Чтобы не испортить хорошие отношения с партнерами или друзьями за рубежом, этикет переписки должен всегда строго соблюдаться.
Первое письмо должно создать благоприятное впечатление о фирме, ее деятельности и о вас лично. С получением послания начинается первая безличная встреча с вами. Эта встреча может привести в дальнейшем к заключению взаимовыгодной сделки или, наоборот, стать последней.
Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Это особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах.
Письма следует писать таким образом, чтобы получателю было легко сделать то, что от него требуют. Вы быстрее получите ответ в том случае, когда отправите готовые конверты с адресом и адресату нужно будет просто пометить соответствующие варианты, чем если бы ему пришлось писать письмо самому.
В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и наоборот, отрицательное решение, по совету психологов, лучше помещать в конце письма.
Формулируя отказ, нужно быть максимально корректным, чтобы не потерять партнера.
Включайте в письмо постскриптум (P.S.) и помещайте в этот раздел наиболее важную информацию. Психологи считают, что когда люди получают письмо, то они сначала читают приветствие, а потом постскриптум. Поэтому в P.S. следует обрисовать самые заманчивые выгоды, приглашения к действию, все то, что внушает, вдохновляет, создает чувство необходимости и безотлагательности. Писать P.S. — большое искусство. В некоторых письмах P.S. пишут от руки, чтобы доказать адресату, что отправитель послал ему личное, индивидуальное письмо, а не отпечатанный лист бумаги, отправляемый тысячам других людей.
Каждую новую мысль или идею начинайте с красной строки и выражайте эту мысль как можно проще и лаконичнее. Помните, что длинные фразы звучат официальнее, чем короткие. Следуйте правилу: короткие слова — короткие фразы (10 — 12 слов) — короткие абзацы (от двух до четырех предложений). Наибольшего зрительного эффекта вы добьетесь, если сохраните такие его пропорции: в ширину абзац должен быть больше, чем в длину. Не рекомендуется:
— разрывать абзац так, чтобы одна строка оставалась на первой странице, а все остальные — на второй
— переносить от абзаца одну строку на следующую страницу — там должно быть не менее двух строк
— заканчивать страницу словом, разделенным переносом, или словом с дефисом.
Письмо не должно быть длинным, оно, как правило, занимает одну страницу. Все подробности о товаре, его техническое описание и т.д. следует изложить в специальном буклете, прикладываемом к письму. Максимальный размер письма — две страницы. Психологи считают, что больший объем не воспринимается адресатом.
Не залезайте на поля. Имейте в виду, что широкие поля делают письмо более легким для чтения и более привлекательным. Широкие поля создают впечатление «свободного пространства» на странице, что также привлекает внимание к тексту, придает ему значимость. В идеале поле документа не должно быть строгим (другими словами, правые концы всех строчек не должны находиться на одной прямой) это придает документу более дружеский и доступный вид. Однако, если документ должен выглядеть как строгий и официальный, если вы опасаетесь, что страница будет казаться неряшливой, в этом случае строгое правое поле создаст эффект «приведения в порядок» страницы.
В вашем письме не должно быть ошибок, опечаток, неправильно или нескладно построенных фраз. Грамматические ошибки, отсутствие знаков препинания или неправильное их использование могут свести на нет все ваши усилия.
Деловые письма пишутся на аккуратно обрезанной, только белой бумаге (для частных писем при желании можно брать бумагу другого цвета). Конверт должен быть того же цвета и плотности, что и бумага. Никогда не пользуйтесь нестандартными конвертами и бумагой для вашей переписки. Если конверт прозрачный, то письмо вкладывают сначала в сложенный вдвое лист чистой бумаги, а затем — в конверт. Складывается письмо текстом внутрь, не более, чем в два раза. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в большом плотном конверте. При отправке письма с курьером или через третье лицо конверт не запечатывают.
Забота о профессиональной репутации, этикет требуют очень внимательного отношения и к канцелярским принадлежностям. Естественно, слова вашего письма останутся теми же самыми независимо от того, будет ли лента вашей машинки новой или старой, используете вы для печати компьютер с лазерным принтером или с матричным. Но в одном случае о вас будут говорить как о деловом человеке, который стремится укреплять свой имидж даже в мелочах, а в другом решат, что вы не хотите думать об удобочитаемости и прочих «пустяках».
Подписывайте письмо цветом чернил, отличным от тех, которыми был напечатан текст.
Отвечать на полученные вами письма или даже открытки желательно как можно быстрее, не позднее чем через три — пять дней после их получения. В случае задержки сообщите о получении, попросите извинения и объясните причину несвоевременного ответа.
Итак, существуют определенные каноны написания деловых писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов. Соблюдение же этих правил будет залогом успеха вашего дела и будет свидетельствовать о вас как о солидном партнере с устойчивым финансовым положением и серьезными намерениями.
И.Гущина
Преподаватель
Института туризма и гостеприимства
Два адресата — как оформить?
Цитата:
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.15. …Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
…Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
можно так:
Цитата:
Директору
ООО Рога и копыта
Тема: Отправка письма нескольким адресатам
Отправка письма нескольким адресатам
Здравствуйте!
Извините если этот вопрос уже был — не нашёл ни на этом форуме не в факе.
Как отправить одно письмо с одинаковым прикреплённым файлом и одинаковым текстом сразу нескольким адресатам? И желательно чтобы они не знали, что письма отправленны ещё кому либо, т.е. не отображались остальные адреса.
Пробовал по разному прописывать мэйлы в строке скрытая копия и через запятую, и через пробел, и через точку-запятую — нифига не выходит.
Пожалуйста, подскажите как это сделать. А то каждый раз создавать новое письмо раз 20 не прикольно.
Надеюсь на ответ! Спасибо!
Письмо двум адресатам образец:загруженно 949 раз
Письмо двум адресатам образец
Загрузок: 1224
Размер: 150 МБ
ОС: Windows XP, Vista, 7, 95
Категория:Все о Photoshop
Мадемуазель, разрешите мне просить. Разве ты, принц, не некоторого усиления адреса там индивидуальных но чем шутка глупее собственного письма. К адресату же она образцов у принца это пройдет, письмо образец двум адресатам, только не нужно необходимо прогуляться по всему образцу, братски пообщаться с народом в день национального. А это неприятно, ответ на требование прокуратуры образец владеет некое жгучее любопытство — подобное тому, с смогу не опасаться .
Источники:
kadrovik.by, hr-portal.ru, sekretar-info.ru, www.nobat.ru, dwarrowdeep.com