Как правильно написать письмо об отсрочке платежа поставщику образец

Вам может быть интересно:

Письмо с просьбой об отсрочке платежа — это документ-обращение к кредитору с обоснованием невозможности исполнения обязательства по уплате и указанием срока перечисления средств. Составляется в целях информирования контрагента о наступлении форс-мажорных обстоятельств для получения ответа о возможности изменения даты перечисления средств.

Зачем писать

На практике в разных обстоятельствах составляется письмо с просьбой об отсрочке платежа поставщику, заказчику, продавцу. Проблемы с финансами не всегда возникают по вине должника, часто они становятся следствием целой цепочки неисполнения обязательств. Чтобы решить проблему, предупредить поставщика, контрагента, перенести выплату на более поздний срок, оформляется письмо с просьбой предоставить отсрочку платежа в свободной форме. С его помощью условия договора фактически меняются без составления дополнительного соглашения. Оптимальный вариант — договориться заранее, до образования задолженности, чтобы сохранить взаимовыгодные отношения с партнерами.

Функции

Вся переписка между сторонами имеет юридическую силу и может быть использована в дальнейшем в судебных разбирательствах. Рядовая просьба об отсрочке платежа по договору выполняет следующие функции:

• подтверждает наличие договорных или внедоговорных взаимоотношений;
• доказывает выполнение обязательств второй стороной по договору;
• доказывает наличие и размер задолженности;
• подтверждает намерение исполнить обязательства, предоставлять достоверную и своевременную информацию контрагенту;
• удостоверяет факт уведомления контрагента о наличии финансовых проблем у должника.

Разновидностью является письмо-просьба о рассрочке (периодических равномерных платежей). Но контрагенты предпочитают оформлять рассрочку дополнительным соглашением для предоставления дополнительных гарантий ввиду существенного изменения условий в сравнении с изложенными в первоначальном договоре.

Как самостоятельный документ письмо контрагенту с просьбой отсрочки уплаты пишется как по собственной инициативе, так и в ответ на претензию партнера. В этом случае структура зависит от изложенных в претензии доводов и предложений.

Особенности составления, структура

Унифицированная форма для такого документа, как письмо с просьбой отсрочить оплату, не введена. На практике бланки организации не утверждают, так как документ достаточно простой. Главное правило — документ составляется в письменном виде в понятной для контрагента форме.

Инструкция, как написать просьбу об отсрочке платежа:

1. В правом верхнем углу листа располагается адресная часть. Полностью рекомендуется указать собственный адрес и реквизиты юридического лица или ИП либо составить обращение на фирменном бланке, чтобы контрагент мог правильно идентифицировать автора. Адрес кредитора необязателен.
2. Далее следует наименование документа, его располагают по центру строки.
3. В описательной части излагается прошение о перенесении уплаты на более поздний срок с обоснованием причин.
4. Обязательны подпись, печать и дата.

Если направление такого письма прямо предусмотрено в договоре, необходимо при его составлении и оформлении руководствоваться положениями контракта.

Рекомендации, как пишется письмо с просьбой отсрочки платежа по договору:

• стиль — деловой, обязательно использование вежливых обращений, имени и отчества руководителя;
• использование четких формулировок, конкретных цифр и дат;
• обязательно нужно учитывать реальные финансовые возможности;
• рекомендуется избегать расплывчатых и длинных объяснений;
• при указании сроков погашения рекомендуется указывать их с запасом, так не возникнет необходимости просить о переносе еще раз.

Помните о том, что наличие конкретных цифр в письме будет обязательно учтено при дальнейших судебных разбирательствах. Если есть споры и разногласия по поводу объемов поставки, качества, суммы задолженности, точные цифры не указываются.

Контрагент не обязан соглашаться с новыми сроками, если это не оговорено отдельно в договоре. Если прошение не будет удовлетворено, придется исполнять обязательства или участвовать в судебном разбирательстве. Эти последствия учитываются при составлении документа.

Образцы

Письмо с просьбой отсрочить платеж выглядит так.

Образец письма-просьбы об отсрочке выглядит следующим образом.

В налоговую инспекцию

Чтобы получить отсрочку или рассрочку по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов, можно написать в ФНС заявление.

В нем обязательно нужно прописать:

• наименование налога;
• нужную форму изменения срока уплаты (отсрочка, рассрочка);
• сумму к уплате;
• новый срок уплаты.

Например, 

Прошу предоставить отсрочку и изменить срок уплаты страховых взносов в ПФР в сумме 500 000 рублей на срок три месяца.

Скачайте образец заявления о предоставлении отсрочки или рассрочки по уплате налогов, сборов, страховых взносов. Подкрепить заявление можно письмом, в котором компания обязуется соблюдать условия, на которых ей предоставляется отсрочка.

Что делать компании, которая уже опоздала с уплатой налогов? Если налоговая наложила на штраф, можно попробовать снизить суммы взыскания. Для этого стоит подготовить ходатайство и указать в нем обстоятельства, смягчающие вину в совершении налогового правонарушения. 

Чтобы снизить налоговые риски, переведите диалог с ФНС на специалистов аутсорсинга Главбух Ассистент. Юристы сами подготовят необходимые письма и отчеты, отправят в инспекции, а также предоставят страховку от штрафов. Новым клиентам месяц обслуживания в подарок.

Покупателям и заказчикам

Обязательно сообщите контрагентам обо всех изменениях, касающихся цен и платежных реквизитов.

Если компания не может в срок исполнить обязательства по договору, нужно объяснить покупателю причины и попросить не применять штрафные санкции. В письме укажите договор, по которому хотите изменить условия.

Если заказанный и оплаченный товар поставить невозможно, покупателю стоит предложить альтернативу.

Если есть риск кассовых разрывов, можно написать письмо о необходимости погасить дебиторскую задолженность. Такие письма чаще всего пишут, когда напоминания о задолженности по телефону не дают результата. Для сохранения хороших отношений с клиентом рекомендуем в письме кроме возможных санкций за несоблюдение сроков уплаты прописать также смягчающие условия. 

Мы собрали для вас образцы писем клиентам на разные случаи: чтобы сократить отсрочку, перейти на авансовые платежи, отказать в предоставлении рассрочки. Скачайте все письма одним архивом.

Поставщикам и подрядчикам

Из-за тяжелого финансового положения компания может попросить поставщика увеличить отсрочку платежа за поставленный товар и не применять штрафные санкции. В письме укажите причины отсрочки, а также срок, на который вы просите отложить платеж.

Также можно предложить поставщику рассрочку платежа с планом выплат, например:

Если контрагент поднимает цены на продукцию, и по новому тарифу вам становится невыгодно продолжать работать с данным поставщиком, вы можете также уведомить его об этом специальным письмом:

Подрядчик не поставил товар или не выполнил другие обязательства? Эксперты Главбух Ассистент помогут юридически подстраховаться в случае рисков со ссылкой на форс-мажор. Протестируйте аутсорсинг и получите месяц обслуживания в подарок.

Собрали в архив письма, которые пригодятся для работы с поставщиками: просьбы о скидке при долгосрочном сотрудничестве, сохранении прежних цен, увеличении кредитного лимита.

Собственникам

Чтобы попросить собственника предоставить компании финансовую помощь, необходимо в письме обосновать просьбу, описать трудности, с которыми столкнулась фирма, а также четко прописать сумму займа и сроки выплаты.

Для обоснования просьбы к письму можно приложить прогноз движения денежных средств в двух сценариях – с учетом займа и без.

В банк

Если у вас есть обязательства перед банком, вы можете обратиться к ним с просьбой пересмотреть условия договора. Как правило, сотрудники банка входят в ситуацию клиента, ведь им выгоднее продолжить сотрудничество, а не судиться.

Для того, чтобы получить рефинансирование, в письме необходимо обосновать причины возникновения финансовых трудностей, прописать желаемые условия.

Чтобы повысить шансы одобрения заявки на рефинансирование, к письму можно приложить прогноз движения денежных средств после рефинансирования, расчет потребности в оборотных средствах и другие документы, которые обоснуют способность компании погасить рефинансированный кредит.

Также в банк можно направить письма о пролонгации кредита, снижении комиссии. 

Правительство совместно с ЦБ запустило комплекс мер для поддержки малого и среднего бизнеса. Подобрать подходящую программу и подготовить необходимые документы поможет команда аутсорсинга Главбух Ассистент. Эксперты аутсорсинга Главбух Ассистент помогут составить заявку на получение льготных кредитов и подскажут, как избежать нецелевых трат. Услуги кадровика, бухгалтера и юриста включены в каждый тариф.