Уведомление – документ, нужный для донесения определенных сведений до получателя. Отличается от претензии отсутствием требований. Но нужно учитывать, что в редких случаях требования в письмах-уведомлениях присутствовать могут.
Обязательность оформления
Обязательно ли составлять уведомление? В некоторых случаях оформлять его необходимо. В частности, это следующие случаи:
- Прием на работу иностранного гражданина.
- Изменение положений трудового соглашения.
Если документ не будет отправлен, компании грозит штраф или проверка со стороны трудовой инспекции.
В каких случаях составляется уведомление?
Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:
- Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
- Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.
Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:
- Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
- Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
- Требуется зафиксировать отказ сотрудника.
Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.
Особенности составления
Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:
- Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
- Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.
Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.
Составляющие уведомления
Стандартное уведомление обычно включает в себя эти сведения:
- Дата. Указывается дата подписания документа. При этом используется цифровой способ (к примеру, 09.09.18).
- Регистрационный номер. Представляет собой индивидуальное обозначение каждого исходящего документа. Оно может включать в себя и буквы, и цифры.
- Адресат. Реквизиты получателя нужно будет указывать даже в том случае, если это внутренний документ. Требуется отразить название подразделения, где работает сотрудник, ФИО самого работника.
- Заголовок. Он должен быть кратким и отражающим содержание документа.
- Текст уведомления. Нужно зафиксировать информацию, о которой требуется уведомить получателя.
Уведомление подписывает руководитель компании или лицо, имеющее право на подпись. Необходимо также включить в документ расшифровку росписи.
Разновидности документов
Рассмотрим самые распространенные разновидности уведомлений:
- О собрании кредиторов или аукционеров.
- О переходе на УСН.
- Об изменении названия компании.
- О смене гендиректора.
- Об изменении юридического адреса.
- О смене реквизитов.
- Об изменении размеров ЗП.
- Об отпуске.
- О погашении задолженностей.
- О расторжении договора.
Уведомление может отправляться сотрудникам, руководителям подразделения, контрагентам, поставщикам, госорганам, арендаторам.
Законодатель предусматривает обязательное уведомление государственных структур о смене директора. Образец сообщения можно скачать бесплатно по ссылке.
Человек, имеющий двойное гражданство, в том числе России, обязан подать уведомление в орган ФМС. Образец заполнения можно бесплатно скачать по ссылке.
Главный смысл уведомления об уступке права требования заключается в донесении информации о появлении нового фигуранта. Образец можно скачать бесплатно.
Образец уведомления на вид на жительство можно скачать бесплатно. Правовой акт необходимо вносить гражданам зарубежья в территориальный орган ФМС раз в год.
Устные предупреждения, телефонные сообщения родителям о неуспеваемости ребенка могут не принести нужного результата. Образец уведомления можно бесплатно скачать на этой странице.
Все деяния по уведомлению о сокращении должности лучше согласовывать с работником в письменном виде. Образец документа можно скачать бесплатно на данной странице.
Законодатель предусматривает обязательное письменное уведомление о прекращении срочного трудового договора. Образец документа можно бесплатно скачать на данной странице.
Информирование ГИБДД при организованной перевозке детей является одним из первостепенных действий. Скачать бланк уведомления можно бесплатно.
На этой странице бесплатного ресурса рассматривается вопрос об уведомлении о начале отпуска, и предоставляется возможность скачать образец.
Уведомление о получении трудовой книжки составляется в свободной форме, как показывает образец на странице. Скачать его можно бесплатно.
Образец уведомительного письма различных типов
Письмо – это один из основных элементов деловой этики. Чаще всего направляемые письма имеют информационный или уведомительный характер. Они позволяют регулировать отношения между сторонами, а в сфере предпринимательства являются частью договоренности. Уведомления используются даже в качестве доказательной базы в судебных делах. Используемый образец уведомительного письма будет зависеть от ситуации, в которой применяется бумага.
Содержание:
- Определение и значение уведомления
- Правила составления
- Нюансы составления
- Образец уведомления
- Письмо о смене реквизитов
- Уведомительное письмо о расторжении договора
- Как написать ответ
Определение и значение уведомления
Под уведомительным письмом подразумевается письмо, которое направляется для информирования лица о каком-то событии или предстоящем действии. Используются уведомления в трудовой, правовой, хозяйственной и других деятельностях.
Является отличным документом от претензии, так как в письме не имеется каких-либо требований, кроме исключительных ситуаций. Акт и письмо отличаются способами составления.
Правила составления
Не существует определенной формы для составления уведомительного письма, но существуют общие правила, которых необходимо придерживаться:
- для составления используется бланк организации
- в письме должны иметься приложения, поясняющие описываемую ситуацию
- должна иметься подпись руководителя компании-отправителя
В уведомлении в обязательном порядке должна иметься следующая информация:
данные адресата- данные отправителя
- данные организации, от имени которой осуществляется обращение
- дата и номер документа
- заголовок документа
- основной текст уведомления
- подпись составителя и его контактные данные
- подпись руководителя организации или ответственного лица
данные адресатаА содержание письма будет напрямую зависеть от вида и цели. Так письма для уведомления включают в себя информацию только относительно того, что будет ценно для адресата. Из-за этого размер уведомления сильно изменяется, в одной ситуации для лица письмо может расположиться на одном листе, а для другого – на нескольких.
Также существует еще два вида писем: сообщения и извещения. Первые используются для сообщения фактов. Вторые – для сообщения о проведении публичных мероприятий.
Нюансы составления
При составлении уведомлений, имеются нюансы, проявляемые только у этого вида писем. Письма-уведомления имеют следующие особенности:
- названием такого документа может быть только «Уведомление»
- основная часть письма разделяется на две части: причина составления и выводы или предложения
- прикладываются документы, которые необходимы для обоснования текста уведомления, указание списка приложений приводится в конце бумаги и начинается со слова «Приложения», после чего ставится двоеточие и начинается перечисление с указанием количества
- отметка об исполнителе с указанием его данных, включая место работы
основная часть письма разделяется на две части: причина составления и выводы или предложенияНюансы составления будут определяться в зависимости от ситуации, когда используется такой вид письма.
При составлении документа о наличии задолженности к документу применяются следующие особенности:
- адресатом является руководитель компании с задолженностью
- способ отправки должен подразумевать возможность отчетности о получении (поэтому передается лично в руки должнику или отправляется почтовым письмом с уведомлением)
- письмо отправляется должнику на первый день после окончания срока погашения ссуды
- вместе с уведомлением отправляется акт сверки
При составлении уведомления об увольнении сотрудника, к документу применяются следующие особенности:
- вручается только под роспись
- при отказе от получения составляется акт в присутствии свидетелей, оставляющих свои подписи в новом документе
- указывается основание для увольнения
Видео об уведомлении от коллекторов:
При составлении уведомления о перепланировке помещения, к документу применяются следующие особенности:
- является обязательным
- этот документ – основание для проведения проверки указанного списка работ и их квалификации
- составляется в произвольной форме, но обязательно должна включаться информация относительно объекта, который будет перепланирован
Уведомление становится основанием для внесения изменений в паспорт квартиры.
Образец уведомления
Общий образец, используемый при составлении писем-уведомлений:
- шапка (данные сторон, название документа)
- основной текст обращения
- выводы, пожелания, итоги
- приложения
- подпись ответственного лица
- дата составления
Дополнительно могут присутствовать иные пункты или дополняться уже имеющиеся. Все зависит от ситуации, когда используется уведомление.
Письмо о смене реквизитов
Письмо о смене реквизитов необходимо для предотвращения перечисления средств на неверный счет. При этом ответственность за некорректность данных для оплаты будет нести продавец, а не покупатель, так как он выполнил свои обязательства (перевел средства по указанным реквизитам). Из-за этого возникает обязательство о скорейшем оповещении всех заказчиков и покупателей об изменении в реквизитах.
Под реквизитами подразумеваются:
- ИНН и КПП
- место нахождения
- наименование
- ОГРН
- почтовый адрес
- сведения о руководителе
ИНН и КППСоставление письма должно производиться в соответствии с общими правилами. В основную часть текста должна быть включена следующая информация:
- причина изменения реквизитов
- день закрытия счета
- день открытия счета
- дата начала принятия переводов на новый счет
- данные нового счета
Отправлять уведомление необходимо в той форме, которая указана в госконтракте.
Адрес отправления должен выбираться из договора, являющийся исключительным для отправки юридической документации. В противном случае (при его недостоверности) потребуется направлять уведомление в ЕГРЮЛ (для юридических лиц) или в ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей).
При отправке уведомления на адрес организации письмо считается автоматически полученным, для опровержения потребуется принести веские доводы. А при отправке на адрес ЕГРЮЛ или ЕГРИП письмо будет иметь статус полученного при его физическом отсутствии на месте.
Уведомительное письмо о расторжении договора
Уведомительное письмо используется в том случае, если одна из сторон решила прервать деловые отношения, заключенные на основании договора, до момента прекращения сотрудничества, указанного в бумагах. Отсутствие направленных писем другим сторонам будет являться основанием для восприятия действия как самовольного и одностороннего, которое полностью игнорирует составленные пункты договоренности.
Обязательным условием является создание ответа на полученное уведомление. Оно должно быть отправлено в течение одного месяца или альтернативного срока, с момента поступления письма.
Игнорирование уведомления является основанием для обращения в суд, с требованием разрыва контракта в одностороннем порядке.
Видео о нюансах составления уведомления по прекращению договора:
Расторжение договора по желанию стороны возможно в следующих случаях, установленных гражданским кодексом РФ:
- если такая возможность прописана в соглашении
- обстоятельства сделки серьезно изменились
- другая сторона нарушила условия сделки
Уведомление составляется в двух экземплярах (для отправителя и получателя). Форма составления свободная, но с учетом наличия обязательной информации.
Как написать ответ
Уведомление может иметь среди своих пунктов раздел, в соответствии с которым на полученное письмо будет необходимо дать ответ. При составлении ответа необходимо учитывать обязательные правила оформления:
- должна иметься ссылка на письмо в виде номера
- уведомления и его названия
- указываются данные отправителя и получателя
Если ответ на письмо подразумевает отказ, то в тексте обязательно должно иметься основание для принятия такого решения.
Несмотря на то, что существует общий образец уведомительного письма, каждая форма будет видоизменяться в зависимости от конкретной ситуации.
© 2023 Право Денег · Копирование материалов сайта запрещено
Москва, Новогиреевская улица, 21 | Контакты | Карта сайта
Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации).
Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге: дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений.
Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя: как оформить это актом с подписями свидетелей, как отправить уведомление по почте (на какой адрес; каким видом отправления; как тогда рассчитать дату события, о котором предупреждают; последствия неполучения работником этого письма).
В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации уведомление определено, как деловое письмо, сообщающее адресату информацию, могущую иметь правовые последствия1.
Этот документ может создаваться в рамках различных видов управленческой деятельности. Например, в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД)2 такой вид документа, как уведомление, встречается:
- в унифицированной системе документации, устанавливаемой ЦБ РФ;
- в унифицированной системе бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора;
- унифицированной системе отчетно-статистической документации.
И хотя в ОКУД нет уведомлений среди организационно-распорядительной документации и документации по учету труда и его оплаты, они являются значимыми документами деятельности кадровых подразделений, т.к. с их помощью реализуются требования Трудового кодекса РФ. Нарушения при составлении или передаче работнику этих документов могут иметь существенные юридические последствия для организаций.
Связано это в первую очередь с тем, что трудовое законодательство включает немало норм, устанавливающих необходимость извещения работников о каких-либо событиях и действиях, о которых должно быть сообщено работнику в определенный срок. Их несоблюдение может стать основанием для трудовых споров и применения к работодателю штрафных и иных санкций.
В каких случаях составлять уведомления
В Трудовом кодексе РФ используются различные формулировки для обозначения ситуаций, когда требуется проинформировать работника. Назовем основные из них:
Таблица 1. О чем и когда работодатель должен уведомить работника, согласно ТК РФ
Как видно из Таблицы 1, сам вид документа «уведомление» в Трудовом кодексе РФ называется не так часто, но все ситуации, требующие «извещения», «предупреждения», «уведомления» работника, следует трактовать как основание для издания этого вида документа.
Кроме того, уведомление может издаваться в ситуациях, когда необходимо получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ. Традиционно принято использовать для этих целей такой вид документа, как заявление. Однако по своему смыслу заявление связано скорее с инициативой работника. Если же инициатива исходит от работодателя, то согласие, оформленное в виде заявления, выглядит несколько нелогично. Впрочем, это не будет нарушением с учетом того, что Трудовой кодекс РФ в большинстве случаев не определяет однозначно, с помощью какого вида документа должно быть оформлено согласие, и тогда главное, чтобы оно было.
Таблица 2. Ситуации, в которых ТК РФ требует получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ
Во всех этих ситуациях, прежде чем получить согласие работника, ему предварительно направляется уведомление с изложением обстоятельств, требующих определенных управленческих действий, которые могут быть осуществлены только с письменного согласия работника. Уведомление в этих ситуациях может:
- только информировать работника о необходимости дать письменное согласие, а также о его праве отказаться (например, от командировки или работы в ночное время) или
- содержать еще зону для внесения ответа работника (положительного или отрицательного) на предложение работодателя. Лучше, если заранее вы внесете трафарет этой надписи, чтобы работник отразил все нужные работодателю сведения (см. отметку «2» в Примере 4).
Как правило, издается 2 экземпляра уведомления и работник собственноручно оформляет не просто отметку о получении (когда его только информируют), но и сразу свой ответ с датой и подписью. Две данные надписи лучше подтверждать подписью работника отдельно в случаях, когда в получении он готов расписаться, а на предложение работодателя неизвестно как ответит (см. отметки «2» в Примерах 4 и 5, а также Примеры 6 и 7).
Форма уведомления
Уведомления направляются работникам с разными целями и в разных ситуациях, поэтому типовой формы этого документа нет. Он оформляется по общим правилам составления организационно-распорядительной документации. На практике его часто оформляют на бланке письма, что не совсем корректно. Ведь уведомление текущему работнику – это внутренний документ, а не исходящий. Письмо уместнее писать бывшему работнику.
В состав обязательных реквизитов уведомления входят:
- наименование организации – автора документа;
- наименование вида документа;
- место составления (издания) документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- подпись уполномоченного лица работодателя.
Эти реквизиты оформляются с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-20163.
Кроме того, в уведомлении обязательно должна быть предусмотрена отметка о получении работником своего экземпляра уведомления. Такая отметка обычно содержит фразу «Уведомление мною получено “ ___ ” ____________ 20___ года» и подпись работника. Визой из Примера 1 оформляется согласие или несогласие с проектом документа (такой реквизит предусмотрен в ГОСТ Р 7.0.97-2016). Но в нашем случае его атрибутов недостаточно – нам нужна именно отметка о получении документа, как в Примере 2 или 3 (хотя такого реквизита в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет). В этой отметке наличие должности/профессии работника не обязательно, т.к. они непременно фигурируют в реквизите «адресат» (см. «1» в Примере 4).
Как правило, уведомление составляется на общем бланке организации и соответственно не содержит реквизит «справочные данные об организации» (как приказ, протокол и другие внутренние документы). Однако наличие этого реквизита может быть удобно в ситуации, когда работнику уведомление не вручается на рабочем месте, а направляется заказным письмом. Указанный в этом реквизите почтовый адрес может быть использован работником для направления официального ответа работодателю (хотя на конверте адрес тоже есть). Даже если здесь фигурирует полный почтовый адрес, отдельно место издания документа все равно указывается (см. Примеры 4 и 5).
Пример 1. Виза согласования
Пример 2. Отметка о получении документа (без должности)
Пример 3. Отметка о получении документа (с указанием должности)
Повторимся: вид нашего документа – не письмо, а уведомление. Заголовок к тексту начинается с предлога «о» и содержит краткое описание причины направления работнику уведомления. Например, уведомление «о прекращении трудового договора», «о прекращении трудового договора при неудовлетворительном результате испытания», «о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности работников», «о привлечении к работе в выходной день», «о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска» и т.д. С какой буквы (заглавной или маленькой) писать заголовок с новой строки? Мы все привыкли, что в письмах он пишется с заглавной буквы (там нет указания вида документа), а вот, например, в протоколах, актах – с маленькой (протокол заседания совета директоров, акт инвентаризации основных средств и т.д.). Если есть вид документа, то он является единым целым с заголовком к тексту и, следовательно, заголовок лучше писать с маленькой буквы (хотя в уведомлениях встречаются разные варианты, см. Примеры 4 и 5).
Пример 4. Уведомление о прекращении трудового договора в связи с истечением его срока
Пример 5. Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата работников
Текст документа начинается с обращения к работнику. Обычно для этого используют устоявшуюся этикетную формулу «Уважаемый Сергей Валерьевич!», «Уважаемая Василиса Николаевна!»
Далее в констатирующей части дается ссылка на правовую норму, потребовавшую направления работнику уведомления, и описание обстоятельств, в отношении которых действует эта норма.
Основная часть текста содержит выводы, предупреждения, рекомендации, просьбы или просто информацию, которую работник должен принять к сведению. Здесь также могут разъясняться правовые нормы, порядок их применения, права работника, а также действия, которые он обязан предпринять или, напротив, может отказаться предпринимать.
Подписывает уведомление, как правило, руководитель организации. Однако если у иного должностного лица организации есть полномочия на принятие кадровых решений, то оно тоже может подписывать уведомления работникам. Печать на уведомлении (как внутреннем документе) не нужна.
Как уже было отмечено выше, факт согласия или несогласия работника может быть зафиксирован непосредственно на уведомлении. Варианты того, какие формулировки могут быть использованы, показаны в Примерах 5, 6 и 7, но возможны и другие формулировки.
Неоднозначность формы и различные варианты отметок обусловлены тем, что в спорной ситуации, когда работник не желает сотрудничать и отказывается получать уведомление и соглашаться на предложение работодателя, последнему становится особенно важно доказать, что он уведомлял работника. Этому способствуют регистрация уведомлений и правильная процедура вручения работнику.
Регистрация уведомлений
Очень важными реквизитами уведомления являются его дата и регистрационный номер.
Одной из целей регистрации является учет документов. В условиях, когда законодательство требует от работодателя, во-первых, известить о чем-то работника в письменном виде, а во-вторых, сделать это в строго оговоренный срок, регистрация позволяет зафиксировать и подтвердить факт создания документа в установленное время. Ведь дата в отметке о получении документа может быть только позже его регистрации – именно дата получения работником должна быть раньше на определенное количество дней (или месяцев) того события, о котором уведомляет работодатель.
Пример 8
В статье 74 ТК РФ написано, что уведомить работника об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель обязан не позднее, чем за 2 месяца до наступления этих изменений. Например, об изменениях, которые произойдут 15 августа, работник должен быть уведомлен не позднее 14 июня. 14 июня – это крайняя дата получения работником уведомления. Однако не будет нарушением заблаговременное вручение уведомления работнику.
Регистрируются уведомления, как правило, в отдельном журнале. Впрочем, есть подход, при котором для различных видов уведомлений ведутся различные журналы. Рациональная составляющая такого подхода основана на том, что какие-то разновидности уведомлений носят систематический характер, а какие-то издаются от случая к случаю. Так, разумно будет вести отдельный журнал для уведомлений о наступлении отпуска по графику отпусков.
Журнальная форма регистрации позволяет более четко вести учет уведомлений, исключить возможность подтасовки фактов путем внесения записей задним числом. Соответственно, в случае спора и разбирательств в ГИТ или суде своевременная регистрация спорного уведомления в журнале станет дополнительным аргументом в пользу работодателя.
Если вы делите уведомления на несколько документопотоков, то каждому из них присваивается свой код в добавление к порядковому номеру в пределах календарного года. Если они при этом подшиваются в соответствующие «профильные» дела, то таким кодом вполне может быть номер дела.
Но уведомления также можно хранить и в личных делах, и как основания приказов.
Форма журнала регистрации уведомлений точно не определена. Состав граф этого журнала определяет работодатель, исходя из своих справочно-информационных целей. Он может иметь следующий вид:
Пример 9. Журнал регистрации всех уведомлений (без разбивки на несколько отдельных документопотоков)
Также в журнале могут быть реквизиты приказа, основанием для которого является уведомление и прочие данные. Можно еще предусмотреть графу с подписью работника о получении уведомления. Формально это станет дублированием подписи работника о получении уведомления, которая проставляется на самом документе (на экземпляре работодателя). Вариант проставления подписи только в журнале менее предпочтителен, т.к. работник может оспорить содержание уведомления.
Как направлять / вручать уведомление
Учитывая тот факт, что уведомление содержит информацию, которая может иметь серьезные правовые последствия, к отправке или передаче его работнику нужно отнестись крайне серьезно.
В большинстве ситуаций практикуется вручение работнику уведомлений по месту работы сотрудником отдела кадров или непосредственным руководителем. Это обычная практика, которая однако требует обязательного проставления отметки о получении уведомления работником на экземпляре работодателя (см. Примеры 2-5).
Если работник отказывается получать уведомление или расписываться на экземпляре работодателя, то нужно зачитать ему уведомление вслух при свидетелях и документировать это актом. Он оформляется по общим правилам: кроме составителя подтвердить изложенное в акте своими подписями должны не менее 2 свидетелей.
Образец такого акта показан в Примере 10 (дата на нем обязательна, а вот номер вполне может отсутствовать). Но заменить его может и добавление на листе уведомления зоны, показанной в Примере 11, т.е. прямо тут свидетели могут подтвердить своими подписями факт отказа от получения уведомления и его зачитывание вслух работнику.
Пример 10. Акт об отказе получить уведомление и его зачитывании работнику
Пример 11. Фиксация на самом уведомлении подписями свидетелей отказа работника
Вручить уведомление лично в руки и даже зачитать его вслух работнику не всегда получается, тогда уведомление отправляют работнику через «Почту России». А в конфликтных случаях отправление по почте даже добавляют к оформлению акта. При отправке заказного письма на руках у работодателя остается только чек, подтверждающий факт отправки, а при направлении ценного письма – еще и опись отправленных документов, можно сюда добавить уведомление о вручении, в котором работнику потребуется расписаться перед получением письма. В конфликтных ситуациях работодателю стоит задействовать максимум «почтовых доказательств» вручения письма.
Адрес отправки, как правило, хранится в личном деле работника. Обязательно он есть на трудовом договоре. Если работник сменил место жительства или фактически проживает по другому адресу, он должен проинформировать об этом работодателя. Если такой информации от работника не поступало, письмо следует отправлять по адресу, прописанному в трудовом договоре.
В Гражданском кодексе РФ есть интересный постулат про юридически значимое сообщение, но он относится к гражданско-правовым отношениям. А трудовые отношения регулируются Трудовым кодексом РФ, в который еще только планируют внести нечто подобное.
Фрагмент документа
Пункт 1 статьи 165.1 «Юридически значимые сообщения» Гражданского кодекса РФ
1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.
Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.
Мнение эксперта
Тимофеева Нарине, юрисконсульт по трудовому и миграционному праву
Сейчас тема сокращения штата и численности работников особо актуальна. Давайте посмотрим, как работодателю следует направлять уведомления об этом печальном событии. Согласно ч. 2 ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников организации сотрудники предупреждаются работодателем персонально и под личную подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения.
При этом в действующем законодательстве не конкретизировано, в каких случаях можно считать работника предупрежденным о предстоящем сокращении персонально и под личную подпись. Конечно, идеальным вариантом будет ситуация, когда уведомление о сокращении вручается непосредственно работнику, который, в свою очередь, расписывается в получении уведомления. Если же он отказывается получить уведомление на руки и / или ознакомиться с ним, то работодатели прибегают к другому варианту. Представитель работодателя зачитывает уведомление о предстоящем сокращении работнику вслух в присутствии свидетелей (не менее двух), о чем составляется и подписывается соответствующий акт.
Однако на практике бывают случаи, когда невозможно не только вручить уведомление лично работнику, но и зачитать ему содержание уведомления с составлением акта. В таких ситуациях и приходится решать вопрос о том, каким еще способом можно предупредить его о сокращении. Действующие правила доставки регистрируемых почтовых отправлений (РПО) с уведомлением о вручении позволяют предупредить работника с соблюдением требований ч. 2 ст. 180 ТК РФ:
- РПО с уведомлением о вручении выдается адресату при предъявлении документа, удостоверяющего личность и после расписки на бланке уведомления;
- в строке «Получил» бланка уведомления о вручении адресат ставит свою подпись;
- в дополнение к подписи почтовому сотруднику следует требовать от адресата, чтобы он указал на бланке уведомления свою фамилию и инициалы, позволяющие безошибочно установить лицо, поставившее подпись;
- после вручения РПО адресату почтовый сотрудник проставляет оттиск календарного почтового штемпеля в правом нижнем углу оборотной стороны бланка уведомления о вручении.
Таким образом:
- письмо вручается лично сокращаемому работнику (поскольку для получения письма он должен предъявить паспорт и поставить личную подпись на бланке уведомления о вручении);
- устанавливается точная дата получения письма сокращаемым работником (поскольку почтовый сотрудник проставляет оттиск календарного штемпеля на бланке уведомления о вручении).
Да и суды тоже допускают возможность направления уведомлений о сокращении по почте (см. например, апелляционные определения Верховного суда Кабардино-Балкарской Республики от 13.08.2014 по делу № 33-1274/2014, Верховного суда Республики Алтай от 03.06.2015 по делу № 33-490, определение Санкт-Петербургского городского суда от 12.07.2011 № 33-10541).
Но все-таки использовать почтовый способ предупреждения о сокращении следует в исключительных случаях. Например, если работник трудится в филиале, расположенном в значительном отдалении от головного офиса. Или если налицо злоупотребление правом со стороны работника, который отказывается от личного получения и / или ознакомления с уведомлением о сокращении.
Судебная практика. Определение Московского областного суда от 20.03.2012 по делу № 33-2192
После принятия решения о сокращении штата работнику было сделано уведомление о предстоящем сокращении его должности. Однако он отказался от получения уведомления, о чем работодатель составил соответствующий акт. После этого работодатель направил экземпляр уведомления на почтовый адрес работника, о чем имелась соответствующая почтовая квитанция. При таких обстоятельствах суд признал, что работодателем были соблюдены законодательные требования о предупреждении работника о сокращении.
Таким образом, направление уведомления о сокращении по почте можно использовать для усиления позиции работодателя. В случае возникновения судебного спора такие действия позволят работодателю доказать, что им были предприняты все возможные меры для вручения уведомления лично работнику.
Можно ли работника, не получившего по почте предупреждение о сокращении, считать уведомленным? По данному вопросу существует неоднозначное судебное дело, которое рассматривалось в трех инстанциях:
Судебная практика. Определение Московского городского суда от 20.04.2015 № 4г/3-3660/15 – кассационная инстанция
По итогам рассмотрения дела судьи сделали вывод, что факт неполучения работником направленных в его адрес заказных писем с предупреждением о сокращении сам по себе не свидетельствует о неисполнении работодателем возложенной на него трудовым законодательством обязанности уведомления сокращаемого работника о предстоящем увольнении. При этом доводы судей основывались на том, что письма с предупреждением о сокращении работодатель заблаговременно направил работнику и по адресу его регистрации, и по указанному в трудовом договоре адресу. А поскольку работник не сообщал работодателю каких-либо сведений о перемене адреса своего местонахождения, то факт неполучения им адресованных ему писем, возвращенных работодателю за истечением срока хранения, не зависел от работодателя. То есть работодатель добросовестно выполнил свои обязательства.
Однако, по нашему мнению, такая позиция судов представляется весьма спорной. В этой связи примечательно другое судебное постановление, в котором суд прямо указал, что неполучение работником заказного письма не может расцениваться как предупреждение работника о предстоящем сокращении, поскольку в таком случае содержание письма остается для него неизвестным (см. определение Омского областного суда от 24.01.2007 № 33-219).
На наш взгляд, работника, который не получил направленное по почте уведомление об увольнении, можно считать предупрежденным о сокращении только в следующем случае:
- работник отказался лично ознакомиться / получить на руки уведомление о сокращении непосредственно по месту работы;
- работодатель зафиксировал такой отказ в соответствующем акте;
- после этого работодатель по почте дополнительно направил работнику уведомление о сокращении, которое ему вручено не было, а было возвращено работодателю за истечением срока хранения.
При таких обстоятельствах неполучение работником почтового отправления можно считать дополнительным подтверждением его отказа от ознакомления с документами о сокращении.
Данный вывод подтверждается, к примеру, следующими судебными постановлениями: апелляционное определение Рязанского областного суда от 26.11.2014 № 33-2281, определение Московского городского суда от 15.07.2013 № 4г/8-4956, апелляционное определение Московского городского суда от 18.03.2014 по делу № 33-7844/14 (оставленное в силе кассационным определением Московского городского суда от 24.09.2014 № 4г/2-9562/14).
Как определить дату увольнения при уведомлении о сокращении по почте? В действующем законодательстве данный вопрос не регламентирован. Тем не менее наиболее безопасным вариантом для работодателя будет отсчитывать 2-месячный уведомительный срок не с момента направления работнику уведомления о сокращении, а с момента получения работником почтового отправления с указанным уведомлением – т.е. от даты, фигурирующей в уведомлении о вручении РПО (ее вы увидите, не только когда данный документ вернется отправителю, но значительно раньше на сайте «Почты России», там можно проверять статус РПО по трек-номеру, нас будет интересовать, когда там появится статус «Вручение»).
При направлении предупреждения о сокращении по почте работодатель может определить в нем дату предстоящего увольнения двумя способами:
- путем указания конкретной календарной даты, в которую работник будет уволен, или
- путем указания события, через 2 месяца после наступления которого работник будет уволен.
Если вы пошли первым путем, то дату увольнения в уведомлении надо ставить с запасом (вы ведь не знаете точно, когда уведомление будет вручено). Если вторым путем, то важно получить документированное подтверждение вручения РПО.
Судебная практика. Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 20.01.2015 № 33-203/2015 по делу № 22265/2014
Одним из нарушений процедуры сокращения было признано то, что направленное по почте уведомление о сокращении работник фактически получил в дату, после которой до дня его увольнения оставалось меньше двух месяцев.
Судебная практика. Определение Московского городского суда от 15.07.2013 № 4г/8-4956 – кассационная инстанция
Изначально работодателем был издан приказ о сокращении штата, а работникам были разосланы заказные письма с письменными уведомлениями об увольнении. В указанных документах была написана предполагаемая дата их увольнения. Позднее работодатель получил почтовые уведомления о вручении работникам заказных писем с информацией о датах, в которые каждый из работников получил свое предупреждение о сокращении.
На основании этих сведений в первоначальный приказ о сокращении работодатель внес изменение, которое сводилось к новой формулировке о дате увольнения сокращаемых работников: «датой увольнения работников ОАО считать дату по истечении двух месяцев со дня получения работником почтового письменного уведомления об увольнении». В соответствии с новой редакцией приказа о сокращении работодатель изменил даты увольнения каждого из работников и направил им по почте копии соответствующих приказов об увольнении.
При таких обстоятельствах суды признали, что даты увольнения работников были определены с учетом законодательного требования о 2-месячном сроке предупреждения о сокращении. Процедура уведомления работников о сокращении была признана правильной.
Как и сколько хранить уведомления
Уведомления работников обычно создаются в кадровом подразделении и хранятся там же.
Кадровикам их удобно собирать в личных делах. Но у личных дел срок хранения 50/75 лет ЭПК по ст. 445 Перечня 2019 г.4, а у уведомлений работников – всего 3 года по ст. 436 того же Перечня.
Вместе с тем есть категория уведомлений, являющихся основанием для издания приказов со сроками хранения 50/75 лет. Например, приказов о переводе, изменении условий трудового договора, увольнении работников. Уведомления для таких приказов являются важным подтверждением правомерности подобных действий. Хранить их только 3 года рискованно.
В этой ситуации можно порекомендовать хранить уведомления для приказов со сроком хранения 50/75 лет в личных делах работников или в деле «Основания к приказам со сроком хранения 50/75 лет», в котором будут также докладные записки, справки и заявления в соответствии со ст. 434 Перечня 2019 г.
Иные уведомления работников, которые являются, как правило, основанием для издания приказов со сроком хранения 5 лет (например, о ежегодных оплачиваемых отпусках, направлении в командировки и др.), можно хранить в самостоятельном деле «Уведомления работников за… год». Как правило, спорные ситуации в связи с такими приказами и уведомлениями не возникают, поэтому, по нашему мнению, их можно хранить 3 года в соответствии со ст. 436 Перечня 2019 г.
Правильный образец письма-извещения
Правильное написание писем — наука сложная, имеющая свои особенности для каждого конкретного случая. Столетиями человечество использует в обычной жизни и в работе информационные письма. За многие годы для каждого определенного случая сформировался свой образец письма-извещения.
Правильный образец письма-извещения
Оформление таких писем, прежде всего, зависит от их содержания. Они могут информировать, рекламировать, сообщать информацию различного характера, например, сроки действия договоров, новых продуктах компании или ее деятельности. Такие письма могут служить как средство привлечения внимания потенциальных покупателей к продукции компании. Их правильное написание полностью регулируется правилами деловой переписки. Образец письма-извещения, в частности его структура, соответствует принятым нормам, необходимым при общении посредством писем. Существуют такие разновидности информационных писем:
- письмо, сообщающее какую-либо информацию — извещение или уведомление;
- письмо-заявление о намерениях его отправителя;
- письмо-подтверждение о получении чего-либо;
- письмо-напоминание о необходимости выполнения условий;
- письмо рекламного характера, предоставляющее сведения о компании, ее услугах и продукции.
Как написать письмо-извещение?
Правильное написание писем имеет несколько общих правил. Бланк представляет собой лист бумаги, чаще всего формата А4, на котором в правом углу расположено обращение — кому адресовано письмо, в левом верхнем углу ставится штамп. Текст самого извещения принято располагать в середине бланка. А в самом низу обычно ставят подписи, оставляют контактные данные: ФИО, телефон и адрес организации. Если руководителей у фирмы несколько, то подписей будет несколько. Если мероприятие организовано группой компаний, то подписи каждого руководителя должны быть в письме.
Основные правила написания
Такие письма рассылаются широкому кругу лиц, среди которых могут быть как физические лица, так и юридические компании. Текст извещений для компаний и организаций принято начинать с глагола действия в форме первого лица в единственном или множественном числе. При общении с частными лицами правильней будет начать текст с глагола в форме третьего лица в единственном числе. При необходимости к извещениям прилагают пояснительное письмо с подробностями.
Образец письма-извещения для каждого определенного случая индивидуален, но такие письма объединяет их цель донести до получателя информацию различного характера.
- 13.11.2014
- Как заключать договор