Как правильно написать план мероприятий образец

Любой руководитель рано или поздно сталкивается с написанием плана мероприятий. План мероприятий может попросить написать непосредственный руководитель или учредители компании. И даже если в голове у вас есть четкий план действий, перенести его на бумагу, сделав понятным для всех не так просто, как кажется на первый взгляд. Кроме того, план мероприятий часто требуется не просто написать, но и защитить перед руководством.

Что такое план мероприятий

План мероприятий – это документ в котором определены цели, описаны конкретные действия, сроки их выполнения, а также определены ответственные лица за выполнение действий, необходимых для достижения желаемого результата.

План мероприятий может писаться для конкретного события, или на конкретный период работы подразделения или компании. В целом мероприятия бывают периодические и разовые. На мероприятия, которые приходится выполнять постоянно (периодические) принято прописывать бизнес процессы и регламенты. Но у молодой компании как правило их нет, и поэтому всё начинается с планов мероприятий.

Для разовых мероприятий план очень важен поскольку, добиться слаженной работы большого количества людей крайне трудно если у каждого нет четких прописанных инструкций. А для того чтобы они появились и составляется план мероприятий.

Для чего нужен план мероприятий

Написание плана мероприятий занимает достаточно много времени. И часто у сотрудников возникает вопрос о целесообразности траты времени на написание плана мероприятий. Но важно понимать, что любой процесс, который выполняют сотрудники должен быть расписан до мелочей, это необходимо для того чтобы добиться правильности его исполнения вне зависимости от того, кто данное мероприятие выполняет.

Прежде всего план мероприятий необходим для подсчета затрат для выполнения задачи. Начинающие стартаперы, сталкиваются с тем что, казалось бы, гениальный план, на бумаге выглядит не окупаемым или не достижимым. Когда вы начинаете составлять план мероприятий, вы столкнётесь с тем что вам придётся просчитать и оцифровать все показатели вашего мероприятия. Поэтому одной из важнейших целей составление плана мероприятий является экономия и бережливое использование ресурсов. Ведь эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.

Достижение сложных целей достигается за счет выполнения огромного комплекса мероприятий. При отсутствии заранее прописанного плана мероприятий вам придется тратить время на планирование каждого нового мероприятия. Хотя можно было бы сразу выполнять следующее мероприятие.

Как написать план мероприятий

Любой план состоит из одних и тех же пунктов. Для того чтобы не было разночтений лучше каждый термин, используемый в плане мероприятий разобрать по отдельности:

Цель – это то чего мы хотим достичь, то к чему мы должны прийти. На цели и строиться весь план мероприятий. Цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой.
Мероприятия – действия выполнение которых позволит достичь намеченной цели.
Ожидаемый результат – что вы ожидаете получить от выполнения конкретного мероприятия. Важно чтобы это были конкретные измеримые показатели. Успех выполнения каждого мероприятия должен оцениваться четкими цифрами, которые невозможно трактовать двояко.
Сроки – в какие временные сроки необходимо выполнить мероприятие. Так же здесь можно указать периодичность выполнения мероприятия.
Ресурсы – сколько ресурсов выделено на выполнение мероприятия.
Ответственный – кто отвечает за выполнение мероприятия.

Выполнение любой серьезной цели зависит от выполнения целого комплекса мероприятий. Каждое отдельное мероприятие может выполнять отдельный сотрудник или подразделение компании.

Важно определить критерии выполнения цели, поскольку всегда существуют разные системы координат. Единое понимание цели обеспечивает правильное понимание всеми участниками процесса. Часто сталкиваюсь с тем что разные отделы одной компании считают один и тот же показатель по-разному. Как правило так как это им выгоднее. И здесь нужно задать единые правила игры, при этом учесть прежде всего экономическую целесообразность и интересы компании в целом.

План мероприятия пример

Ниже пример плана мероприятий на продвижение сайта. Естественно это просто пример, мероприятия не продумывались тщательно, но понимание о внешнем виде он даёт. Указаны лишь некоторые пункты для примера, нет важных KPI показателей. Стоит помнить, что на достижение цели может влиять комплекс факторов, как внешних, так и внутренних и все их стоит учесть.

Цель	мероприятие	срок	ресурсы	ответственный	ожидаемый результат
рост выручки с сайта на 50% в 2016 году	Ежедневная публикация минимум 3х новостей	ежедневно	бюджет 15000р	Пупкин В.П.	обеспечить рост трафика на 30% в месяц
поменять расположение рекламных блоков	до 01.12.2015	договорится с программистом	Иванов И.И.	CTR с РСЯ 0,8
Обеспечить еженедельную новостную рассылку подписчикам	еженедельно	спланировать время, 1 час в неделю	Иванов И.И.	не менее 1000 переходов в неделю с писем
Продвижение в ТОП 3 запросов находящихся в ТОП 20, за счёт линк компаний, минимум 20 запросов ежемесячно	ежемесячно	5000р/мес	Иванов И.И.	рост трафика с продвигаемых запросов на 1000%

Хочется отметить что внешний вид таблицы далеко не обязательный. Дело в том, что некоторые мероприятия, требуют большого описания и в таблице они будут смотреться не читабельно. Главное, в плане мероприятий это его содержание.

Источник

План мероприятий представляет собой документ произвольного образца, в котором указан полный перечень предстоящих событий в общественной жизни организации. Обычно его составляют в виде таблице, где прописывают название мероприятия, его цели, сроки, ФИО ответственных за проведение и другие характеристики.

Скачать пустую форму бланка плана мероприятий для заполнения (word)

Скачать заполненный образец плана мероприятий (word)

7 обязательных пунктов плана предстоящих мероприятий

Документ может составить руководитель, его заместители, учредители или другие ответственные лица. План предстоящих мероприятий обычно оформляется на год вперед, поэтому он разрабатывается заранее. Последовательность действий при составлении примерно такая:

Сначала определяется полный перечень предстоящих мероприятий.
Затем по ним производится сбор всей необходимой информации – сроки, место проведения, источники финансирования и т.п.
После этого все данные собирают в единую таблицу и составляют общий документ.
Наконец, документ подписывается руководителем (при необходимости корректируется), после чего вступает в силу путем издания отдельного приказа или распоряжения.

Мнение эксперта

Чадова Светлана

Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта

Рекомендуем вам также ознакомиться с нашим примером правильного составления сметы расходов.

Поскольку мероприятий обычно планируется довольно много, удобнее всего отразить информацию в табличном виде. В графах необходимо описать такие пункты.

№ п/п	название графы	описание
1	наименование мероприятия	официальное название предстоящего мероприятия
2	сроки проведения	дата/даты, при необходимости – указание периодичности
3	место проведения	адрес и название организации, на базе которой проводится мероприятие
4	источники финансирования	конкретный перечень источников денежных средств и других материальных ресурсов
5	цель	указание конкретной задачи/задач; они должны быть точными и измеримыми, общие формулировки не допускаются
6	ответственный за проведение	ФИО, должность, сфера ответственности (при необходимости)
7	отметка о проведении	было или не было проведено

В таблицу можно добавить и другие графы, например «Примечание». Здесь можно отметить, в чем проведенное мероприятие разошлось с планом (перенос места, сроков, сокращение или увеличение длительности, отмена и т.п.).

Образец плана

При составлении документа можно использовать произвольный или утвержденный образец. Обычно форма может быть рекомендована для использования организациями в определенной сфере – например, медицинскими или образовательными учреждениями.

В ряде случаев документ составляют в более кратком виде, опуская многие из перечисленных граф. Например, если речь идет о стандартных мероприятиях, которые постоянно проводятся за счет организации, достаточно указать:

их название;
сроки проведения;
ФИО и должность ответственного лица/лиц.

Формулировки могут быть как более, так и менее официальными. Важно понимать, что план в первую очередь составляется для самих сотрудников компании, т.е. является документом внутреннего пользования. Поэтому цели лучше описывать максимально понятно и конкретно.

Поделиться ссылкой:

Источник

Руководитель обязан создавать безопасность не только во время рабочего процесса, но и во время проведения различного рода культурных программ. Именно для этого требуется составлять план мероприятий на день, неделю, месяц, год. Он обязан не только запланировать все нюансы предстоящих событий, но также выявить те сферы, которым требуется уделить особое внимание.

План мероприятий представляет собой список, в котором расписаны цели. Также указываются действия, которые будут применяться для их проведения. Этот документ имеет определенную форму и основные пункты, обязательные к заполнению.

Содержание

1 Определение плана мероприятий
2 Создание
3 Обязательные пункты плана предстоящих мероприятий
4 Что нужно предусмотреть
5 Образец плана на месяц
6 Форма годового плана

Определение плана мероприятий

План проведения мероприятий – это составление четкой схемы предстоящего события в организации, где требует внимания каждый пункт. В этой документации указываются все нюансы предстоящего события, указывается, когда и где оно будет проводиться. В обязательном порядке назначается ответственный сотрудник. Стоит также понимать, что мероприятием может считаться то событие, где участвует более десяти человек. К этому понятию причисляются не только корпоративы, но также утренники в детских учреждениях, конкурсные программы и ремонтные работы.

Проект в электронном виде

При большом скоплении людей важно обеспечить безопасность и грамотно организовать каждый этап. Особые меры предосторожности должны быть соблюдены, когда людей будет окружать пиротехника или иное оборудование, которое может причинить вред жизни и здоровью присутствующих. Тщательная подготовка исключает неприятные сюрпризы и нарушения. Именно поэтому требуется написать график мероприятий, а также подробно выделить все нюансы процесса каждого из них.

На заметку! Даже простой коллективный сбор или ремонтные работы требуют плана и обеспечения безопасности людям, которые будут участвовать в процессе.

Некоторые новые планы составляются на основании вышедших законов. Например, если правительство выделило средства на реставрацию здания, требуется провести планирование этой процедуры, пошагово выделив каждый момент. Оформление этого документа необходимо не только для отчетности, но также для подтверждения того, что все было организовано согласно нормам. Основной целью составления графика является: учесть все нюансы и оптимизировать процесс подготовки. В случае каких-то форс-мажорных ситуаций проект всегда поможет подсчитать ущерб и определить, в чем заключалась недоработка.

Создание

Имеет программа мероприятия образец.

Планирование

Чтобы правильно заполнить форму, потребуется учесть основные факторы:

Выделить цель, которую преследует организация конкретного мероприятия.
Определить составляющие этой цели, без которой осуществить программу не получится.
Обозначить ожидаемый результат.
Прописать сроки.
Упомянуть ответственных лиц.
Указать финансовую составляющую и источник ресурсов.
Прописать контакты лиц, которые приглашены со стороны.
Зафиксировать, каким образом будут устранены последствия в случае ЧС.

Дополнительная информация! Если это проект, который будет осуществляться несколько раз в год, можно составить единый документ. В нем будет прописана периодичность.

Обязательные пункты плана предстоящих мероприятий

Планировать необходимо любое событие, в котором будет участвовать большое количество людей. Даже ремонт подразумевает наличие бригады и лиц, которые будут трудиться в параллель ремонтному процессу. Ниже приведен правильный план мероприятия, пример с обязательными пунктами:

Описание праздника.
Примерное количество участников.
Время и место проведения.
Исполнители и ответственные лица.
Обоснование.
План-график.
Отчетность и контроль.
Желаемый результат по каждой позиции.
Финансирование в цифрах.
Иные приложения.

Образец

Проект мероприятия должен содержать меры противодействия при возможных чрезвычайных ситуациях. Если перед началом поступают предупреждения об опасности, то событие следует отменить. Составить документ нужно в нескольких экземплярах. Их количество формируется согласно числу ответственных лиц, и одна бумага с подписями передается в бухгалтерский отдел.

На заметку! Если событие не подразумевает финансовых затрат, то экземпляр для бухгалтерии не обязателен.

Что нужно предусмотреть

Цель должна быть чётко сформулированной и достижимой. В проекте требуется уделить особое внимание мелочам. Если это праздник, то много времени уйдет на реализацию творческих идей и организацию банкета. Важно учитывать:

Количество присутствующих.
Подбор меню.
Оформление зала.
Техническое оснащение.
Фото и видео съемку праздника.

Нужно побеспокоиться об организации безопасности присутствующих. В некоторых случаях руководителю необходимо договориться с правоохранительными органами для выделения сотрудников на подобный вечер. До начала события нужно позаботиться об устранении неполадок и улучшении условий проведения мероприятия.

Образец плана на месяц

Лучше составлять план проведения мероприятия по образцу согласно ГОСТу Р 6.30-2003. Основные требования заключаются к форме документа и его содержании. В шапке указывается название предприятия и дата составления документации. Затем прописывается суть и сроки его проведения.

Заполненный образец

Бумага утверждается грифом и подписями ответственных лиц.

Форма годового плана

План, график мероприятий требует заблаговременного составления по форме. Годовой план потребует длительного планирования и подготовки. Годовой отчет подразумевает таблицу, в которой указаны все события за год. Ниже прописывается расшифровка каждого события.

Основные требования к документации:

Указать полные реквизиции компании.
Подтвердить подлинность бумаги грифом и подписями.
Приложить запланированный перечень затрат по каждому пункту.

Если назначается несколько ответственных, то каждый сотрудник должен получить копию проекта. Хранится документ, который уже проработан, в течение 5 лет.

форма написания годового проекта

Любой план может редактироваться, особенно если он составляется сразу на большой срок. Любые изменения должны быть согласованы со всеми лицами, которые имеют отношение к планируемым мероприятиям.

Источник

Шаблоны полезных материалов для организации мероприятий

23.12.2020

В процессе организации большого мероприятия важно учесть множество деталей: скоординировать работу группы людей, проработать до мелочей происходящее на мероприятии в каждый момент времени и в каждом месте. Систематизировать большое количество разнородной информации непросто, а это необходимо для того, чтобы мероприятие прошло гладко.

Мы в Светловке разработали несколько типов документов – координационных таблиц, которые помогают нам ничего не забыть и наладить работу нескольких человек из разных отделов.

Далее вы найдете эти таблицы в формате Excel – их можно скачать и использовать в работе.

План-график мероприятия

Документ «План-график» — это сводная таблица со всеми задачами, которые нужно выполнить при подготовке мероприятия, а также с указанием того, кто несет ответственность за ту или иную задачу. Обычно мы разбиваем такую таблицу на отдельные большие области («Подготовка сценария», «Продвижение», «Полиграфия» и т. д.).

Чаще всего такая таблица создается в сервисе Google Таблицы, а у каждого причастного к проекту есть к ней доступ. Ответственные обозначают статус своей задачи («В работе» / «Готово»).

С помощью этого документа все участники могут отслеживать прогресс проекта, а также узнать, к кому обращаться за информацией по той или иной задаче.

Скачать план-график

Технический план

Такой план требуется нам только для мероприятий, сложных с точки зрения технического сопровождения (звукового, визуального) и требующих синхронизации действия множества людей на самом мероприятии. Например, технический план был важной составляющей такого события, как Фейл-конференция.

В этом плане прописываются отдельные области ответственности (например, «Звук», «Свет», «Экран») и поминутно то, что происходит в каждой из этих областей.

Скачать технический план

Сценарный план

Сценарный план помогает продумать и контролировать содержание мероприятия. В нем прописывается, что, где, в какой момент происходит и кто за это отвечает. Полезно, если мероприятие идет одновременно в нескольких помещениях.

Скачать сценарный план

Концепция

Концепция – инструмент фиксирования самой идеи мероприятия. В нем прописываются ключевые для мероприятия параметры: тема, целевая аудитория, инструменты и прочее. Этот документ помогает зафиксировать важные для проекта моменты.

Скачать концепцию

Чек-лист

Этот документ используется нами для контроля выполнения плана. В нем мы заранее прописываем, что в какой срок должно быть готово, а позже отмечаем готовность или корректируем план. Такой чек-лист может существовать как в целом для проекта, так и для каждого сотрудника – по своим задачам.

Скачать чек-лист

Здесь вы можете увидеть примеры заполнения всех этих документов:

Шаблоны документов для организации мероприятий (пример)

Источник

Под мероприятием обычно понимается какое-либо организованное при участии людей событие, имеющее определённую цель.

Мероприятием можно назвать деловую встречу, утренник, любой праздник, соревнование и так далее. В любом из этих случаев для проведения мероприятия необходима его организация, первый этап которой обычно включается в себя планирование будущего события.

Это необходимо для того, чтобы должным образом подготовиться и предусмотреть все нюансы для достижения поставленной цели. А цель, кроме всего прочего, всегда включает в себя довольство участников мероприятия и их безопасность.

План каждого мероприятия должен быть индивидуален и зависеть от конкретных обстоятельств, пожеланий и заданных целей. Но для того, чтобы его составить, можно воспользоваться общими рекомендациями, которые будут уместны в любом случае.

Правила составления первоначального образца плана мероприятий

Для успешного проведения события необходимо начать подготовку заранее и побеспокоиться о многих вопросах. Но прежде чем приступить к активным действиям, правильнее будет уделить немного времени написанию хотя бы примерного образца плана мероприятий, который сделает процесс подготовки более упорядоченным.

Итак, для того, чтобы благополучно решить поставленную задачу, организаторам мероприятия для начала понадобится определиться с рядом вопросов:

самым главным моментом всего события является достижение определенной цели, а потому, задача номер один – это четкое формулирование цели проведения мероприятия, от которой будут зависеть все остальные детали и в целом формат события;
далее следует установить бюджет мероприятия – то есть максимальная сумма, которую готовы потратить «заказчики». Это также один из главных вопросов, ведь от него будут зависеть выбранные инструменты, используемые для достижения определенной в начале пути цели. К примеру, выбор фирмы, которая будет организовывать выездной ресторан, ведущие или приглашенные гости – всем этим людям надо будет оплачивать их услуги.

Что обязательно необходимо включить в бюджет мероприятия

При определении бюджета должны быть учтены следующие данные:

количество приглашенных гостей (влияет на составление меню);
место проведения события;
различного рода оформление и техническое оснащение (музыка, свет);
вопросы транспортировки гостей;
приглашение фотографов или операторов;
участие в празднике артистов и ведущих;
наличие призов и подарков гостям;
вопрос освещения данного события в средствах массовой информации.

Для того, чтобы точнее определиться с вышеназванными вопросами, можно провести анкетирование приглашенных гостей с целью узнать их ожидания от данного события.

Для этого создаются опросники, на основании ответов на которые будут сделаны выводы о том, что желает видеть публика на грядущем мероприятии.

Ниже расположен типовой образец плана мероприятий, вариант которого можно скачать бесплатно.

Читать документ далее

Источник

Когда вы организуете мероприятие, важно оставить правильное впечатление у посетителей. И чтобы мероприятие не вызвало негативных эмоций, важно полноценно к нему подготовиться и продумать программу мероприятия. Именно об этом мы сегодня и расскажем.

Этапы организации мероприятия

Чтобы план мероприятия и его программа были проработанными и качественными, важно понять, с чего стоит начать.

Обратимся к общей структуре реализации ивента, мы выделяем 3 основных этапа. При реализации мероприятия важно делать все в правильном порядке, чтобы избежать ошибок и не пытаться все изменить за день до проведения ивента. Давайте поймем, что нужно подготовить к этим этапам.

Этап 1. Конструирование

На этапе конструирования важно определиться с такими аспектами, как:

Команда

Правильная команда — залог успеха мероприятия. Если мероприятие не массовое, можно обойтись внутренней командой бизнеса. Главное тут — четко распределить обязанности и зоны ответственности каждого из сотрудников.

Цель

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить основательно. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести какие-то знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? Определить цель мероприятия — один из основополагающих этапов подготовки ивента.

Тематика

Тематика мероприятия — основа, с которой нужно четко определиться в первую очередь. Это может быть образовательное, культурно-развлекательное или бизнес-мероприятие. Вы можете обратиться к нам за полной классификацией и выбрать тематику с ее помощью. (Сюда в принципе можно добавить иллюстрацию с классификацией ивентов)

Формат

Мы относим в формат мероприятия концепцию, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еду, звук и многое другое. В зависимости от выбранного формата вы можете создать правильное впечатление о мероприятии у гостей.

В концепцию также входит место, выступающие и многое другое, но для правильного написания плана и программы нам хватит этих 4 основных элементов, которые должны быть четко прописаны на бумаге.

Этап 2. Подготовка

После того, как мы определились с концепцией, рано переходить к подготовке. Важно сначала спланировать, как эта подготовка будет проходить. Именно тут мы начинаем писать план мероприятия.

При написании мысли могут сильно зациклиться на отдельных задачах и, чтобы не уйти от начальной концепции, важно помнить об основных целях мероприятия, тематике и формате, которые были определены ранее.

Этап 3. Проведение

Во время реализации плана вы с командой поймете, в какой момент нужно начать составлять программу. Программа мероприятия — это список того, что будет происходить в течение мероприятия в четком и утвержденном порядке. Далее мы разберем, как составить программу ивента.

Как составить план мероприятия?

Мы всем очень рекомендуем составлять план подготовки к мероприятию и следовать ему, чтобы выйти из неопределенности и структурировать все задачи, которые необходимо будет выполнить в ходе подготовки ивента. Также правильно составленный план мероприятия поможет найти спонсоров или получить одобрение руководства.

Что же такое план мероприятия?План мероприятия — это документ, в котором структурированы цели и задачи на разных этапах реализации мероприятия, проставлены сроки и определены ответственные. Мы любим составлять планы в виде mind-карт с помощью бесплатного сервиса Miro.

Написание плана мероприятия — не быстрый процесс, он требует большого включения. В нем важно отразить все процессы, которые будут происходить во время воплощения мероприятия в реальность.

Если мероприятие не разовое, а периодическое, все шаги и действия в плане превращаются в бизнес-процессы, которые важно четко прописать, чтобы у команды не возникало недопониманий.

Те, кто организуют мероприятие впервые, часто сталкиваются с тем, что план, перенесенный на бумагу, выглядит неокупаемым или трудно реализуемым. При составлении плана важно будет учесть всю финансовую составляющую, оцифровать все плановые показатели и расписать шаги, которые нужно будет выполнить для достижения этих показателей. При составлении плана важно придерживаться методологии бережливого использования ресурсов, чтобы вывести event на прибыль, потому что эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.

В плане важно отразить всю организационную часть мероприятия, захватить операционный и финансовый контуры.

Структура плана

Давайте сразу к делу

Мы выделяем такие структурные элементы плана подготовки мероприятия:

Общие области работ
Ответственные за общие области работ
Конкретные задачи в каждой области работ
Дедлайны
Исполнители
Финансы

Шаг 1. Определяем области работ и назначаем ответственных

Для примера приведем 3 области работ, которые можно включить практически в каждый план:

Организация места — в организацию места входит закупка или аренда оборудования и самого помещения, подготовка сцены, уборка зала и многое другое.
Продвижение — на тему правильного digital-продвижения мероприятия у нас есть отдельная статья, советуем с ней ознакомиться .
Поиск выступающих — поиск спикеров, обсуждение и утверждение их речи, подготовка логистики для спикеров и т. д.

Таких областей может быть 3, а может и 20. Главное, чтобы вам было удобно контролировать ход подготовки мероприятия. На каждую область работ мы ставим ответственного, для некоторых областей это может быть один человек. Для части из них ответственным можете стать вы, если считаете это нужным.

Шаг 2. Определяем задачи, ставим дедлайны, находим исполнителей и считаем затраты

Далее для каждой области работ мы формируем определенный перечень задач, который может со временем пополняться. На каждую задачу находим исполнителя (исполнителем может быть сам ответственный за определенную область работ) и ставим конкретный дедлайн — дату начала и завершения работы над ней.

Далее мы можем понять, сколько будет стоить выполнение каждой задачи — считаем оплату труда, затраты на другие ресурсы и составляем смету. После подсчета общих затрат, мы можем скорректировать план, если для выхода на окупаемость необходимо снизить затраты. Главное — не уйти от концепции, которая была сформирована в начале.

Шаг 3. Переходим к реализации

После выполнения предыдущих 2 шагов, мы переходим к реализации. При этом план должен быть гибким, чтобы его всегда можно было перестроить с минимальными потерями или вообще без них.

Как составить программу ивента?

Следующий вопрос, с которым нужно разобраться – это программа мероприятия. И не зря мы соединили программу и план, ведь во время самого мероприятия его программа для посетителей превращается в еще один план для организаторов и участников.

Для начала вкратце обсудим тему составления программы.

Первое, с чем стоит определиться – длительность мероприятия. Она обуславливается как бюджетом, так и форматом мероприятия.

Давайте пройдемся по 4 шагам, соблюдая которые можно прийти к идеальной программе вашего ивента.

Выделите ключевой посыл, который вы хотите донести до аудитории. Процесс очень напоминает выработку слогана или миссии для бизнеса.
Сформируйте внутреннюю сюжетную линию. Необходимо выстроить логику и структуру подачи информации зрителям, а также понять, какой уровень активности участников должен преобладать в разные моменты времени.
Выделите блоки мероприятия по смысловому фактору. Смысловые блоки могут быть привязаны к конкретным выступающим, а могут к информации, которая будет доноситься до аудитории
Найдите выступающих, подготовьте текст или обсудите с ними их речь.

При формировании тайминга не забывайте учитывать и другие детали: длительность выступлений, короткие перерывы между ними и более продолжительные для отдыха участников (в противном случае они попросту устанут от большого количества информации).

То, как оформить программу мероприятия, мы поговорим в другой статье, тут важнее определиться с таймингами и перенести все на бумагу.

За каждым действием на мероприятии стоит определенный бизнес-процесс, который важно выполнить без единой задержки. Поэтому, составив программу ивента, нужно прописать каждый процесс. Это может быть регулировка освещения зала, микрофонов, речь выступающего и многое другое. Далее все бизнес-процессы мы вставляем в хронологию и также, как в плане мероприятия, ставим исполнителей, проставляем время начала и время конца исполнения этого бизнес-процесса.

Итак, сегодня мы разобрали программу мероприятия и узнали то, как правильно составлять план подготовки мероприятия. Надеемся, что эта информация будет для вас полезной!

Источник

Под мероприятием мы понимаем встречу, запланированную и проводимую с участием группы людей: отпуск, деловую встречу, спортивное соревнование, детский утренник, рекламную кампанию и т.д., чтобы они чувствовали себя непринужденно скучно, претензий к меню, выступлениям артистов, оформлению переговорной и т д не было. Чтобы не было неприятных сюрпризов, нужно тщательно подготовиться.

Подготовка к мероприятию начинается с планирования. Лучше всего заранее побеспокоиться о том, как составить план мероприятия. Чем больше времени остается до знаменательной даты, тем больше возможностей поразмышлять, взвесить, избежать ошибок и отрицательных отзывов от участников. Планы составляются в соответствии со спецификой мероприятия, но есть общие рекомендации по планированию.

Содержание

1 Что предусмотреть в плане
2 Опросные листы
3 Как составить план мероприятия: пример
4 Годовой план
5 Форма годового плана
6 Как составить план мероприятия для детей
7 Дошкольное учреждение
8 Школа
9 Детская библиотека
10 Оздоровительный лагерь

Что предусмотреть в плане

Прежде всего, цель. Просто так не проходит ни одно мероприятие. Руководители компании хотят достичь определенных результатов: формирование корпоративной культуры, продвижение товаров на рынке, расширение корпоративных сайтов, мобилизация сотрудников, чествование юбиляра (официальное признание его имени заслуги перед компанией) и т д. Главное, чтобы цель была конкретной, четко сформулированной и достижимой. Наряду с целью определяется и тип мероприятия (фуршет, пикник, отдых в аквапарке и т.д.).

Следующий шаг планирования — это бюджет. Как бы ни старался организатор, воплотить все креативные задумки не удастся, если этого не позволит бюджет. Поэтому, прежде чем решать, как составить план мероприятия, нужно определиться с финансами.

Рассматриваются следующие позиции:

транспорт (если мероприятие проводится за пределами площадки);
гостевые приглашения, артисты;
фото- и видеосъемка;
дизайн и техническое оснащение;
освещение мероприятия в СМИ (при необходимости).
место проведения мероприятия;
призы и подарки;
количество и пол гостей (необходимо для составления меню, выбора напитков);

Опросные листы

После выяснения вышеперечисленных вопросов можно приступать к написанию анкет для приглашенных. Так будет проще учесть пожелания гостей. По результатам опроса вам может потребоваться внести изменения в свой план и смету. Предлагаем примерный перечень вопросов:

Планируете ли вы посетить мероприятие?
Если вы не планируете посещать мероприятие, в чем причина?
Как вы узнали о мероприятии?
Как прошла регистрация для участия в мероприятии (очень просто, просто, без проблем, с небольшими трудностями, возникли трудности)?
Есть ли у вас предложения по меню?
Кто оплатит ваше участие в мероприятии?
Какие темы, вопросы для обсуждения вас интересуют?
У вас есть вопросы по мероприятию, что?
Есть вопросы к ведущему мероприятия, какие?
Как бы вы хотели получать информацию о мероприятии (адрес электронной почты, электронная почта, телефон)?
Другой.

Вопросы адаптированы в зависимости от типа и содержания мероприятия. Главное — составить анкету таким образом, чтобы организатор получил все интересующие его ответы. Это поможет определиться, как спланировать мероприятие, избегая разного рода недоразумений. Таким образом, мусульманские деловые партнеры на банкете не будут трогать свинину (а это значит, что в меню должны быть блюда из курицы и индейки), а корпоративные вечеринки могут кому-то показаться несмешными. Очевидно, что опрос должен быть анонимным.

После того, как информация собрана, сотрудник приступает непосредственно к составлению плана.

Как составить план мероприятия: пример

Форма плана разработана в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Единые системы документации. Единая система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Традиционно в плане перечислены виды работ по подготовке и проведению мероприятия, сроки и ответственные лица.В начале документа указываются наименование организации и вид разрешительного документа, дата, номер и место составления документа, печать согласования.Финансовые документы, согласовательные листы и ознакомление с документом составляются отдельно. В виде схемы это выглядит так:

Таблица 1. Пример плана действий

Я одобряю ————— ————— (должность руководителя компании) ————————————- (ИМЯ И ФАМИЛИЯ.) (подпись)
План действий по подготовке и проведению —————————————————— (название события)
Дата: Позиция: Цель мероприятия:
№	Виды работ	Сроки	Ответственный
1.	Создание оргкомитета	15.12.2014	ИМЯ И ФАМИЛИЯ.
2.	Составление культурной программы	15.12.2014	ИМЯ И ФАМИЛИЯ.
3.	…

План также может включать столбцы «результаты» и «примечания».

Разработанный план обсуждается с руководством компании, утверждается и доводится до сведения сотрудников. Ответственные люди ставят свои подписи на листе знаний и получают копию плана на руки. После этого вопрос: «Как составить план мероприятия?» считается закрытым.

Как правило, мероприятия проходят несколько раз в год, поэтому о составлении годового плана мероприятий должен позаботиться ивент-менеджер или другой специалист. Как составить план действий на год?

Годовой план

Прежде чем приступить к составлению годового плана, необходимо проанализировать деятельность компании на предстоящий год. По результатам аналитической работы составляется отчет, содержание которого позволит поставить цели на ближайшие 12 месяцев. Мероприятия, которые состоятся в новом календарном году, будут направлены именно на достижение этих целей.

События расписаны по месяцам. Сколько мероприятий проводить в месяц — решает компания. Все зависит от целей и насущных проблем. Есть разовые, периодические и повторяющиеся мероприятия. Случайные мероприятия включают, в частности, покупку оборудования у иностранной компании. Текущее мероприятие также проводится один раз, но занимает более длительный период времени. Периодические события повторяются через определенный промежуток времени. Это может быть повышение квалификации сотрудников (конференции, семинары, вебинары), разработка и реализация проектов, корпоративные мероприятия и т.д. Все мероприятия должны быть логически согласованы друг с другом по возможности, тематике и срокам.

Форма годового плана

Годовой план составляется в виде общего плана работ или календарного плана. Иногда подходят оба варианта (например, если художники работают в разных организациях). Рассмотрим эти типы планов более подробно.

Серийный номер, название мероприятия, сроки, результаты, ответственные переводчики и примечание указаны в общем годовом плане. В главе «Результат» указывается продукт деятельности специалиста: схема процесса или механизма, завершенный проект, отчет, пакет документов и так далее.

Таблица 2. Пример общего плана работы

№	Название мероприятия	Полученные результаты	Сроки	Исполнители	Примечания (править
Начинать	Конец	ООО	ОАО	Общество
1.	Международная конференция	Сборник тезисов	15.01	17.01	ИМЯ И ФАМИЛИЯ.	ИМЯ И ФАМИЛИЯ.	ИМЯ И ФАМИЛИЯ.	Привлекаются студенты профильных вузов
2.	Представляем новый сорт сыра	Отчет о презентации нового сорта сыра	16.02	17.02	ИМЯ И ФАМИЛИЯ.	ИМЯ И ФАМИЛИЯ.	ИМЯ И ФАМИЛИЯ.	Вовлечены бизнес-технологи
3.	…

При составлении календаря мероприятия указываются на каждый месяц. Граница между названием события и месяцем закрашена. Тип документа может быть примерно таким:

Таблица 3. Пример расписания

№	Название мероприятия	Полученные результаты	Исполнители	2014 год	Примечания (править
Январь	Февраль	Март
1.	Международная конференция	Сборник тезисов	ООО ОАО Общество
1.1.	Подготовка информационного бюллетеня	Информационная почта	Головной офис
2.	Представляем новый сорт сыра	Отчет о презентации нового сорта сыра
2.1.	Подготовка рекламных буклетов	Брошюра	Офис маркетинга

Помимо годового плана, разрабатываются логика деятельности, формы отчетности и контроля и приложения. Приложения включают:

план коммуникации, другое сопровождение мероприятий;
анализ риска.
финансовая документация;

Все вышеперечисленные планы предназначены для взрослых. Но с детьми также проводятся различные мероприятия. Планы на детей примерно такие же, но есть нюансы.

Как составить план мероприятия для детей

Молодежное мероприятие отличается от взрослого, прежде всего, образовательной и (или) оздоровительной направленностью. Ответственные — учителя, психологи, массовые аниматоры, библиотекари, консультанты по здоровью и другие специалисты, работающие с детьми. Специфика мероприятия зависит от возраста детей и поставленных задач. Рассмотрим особенности планирования занятий в детском саду, школе, библиотеке, оздоровительном лагере.

Дошкольное учреждение

Деятельность детского сада входит в годовой план. Предоставлена:

спортивные мероприятия;
дни и недели здоровья (включает различные мероприятия);
родительские собрания и так далее
утренник (тематический и к праздникам);

Для каждого из этих мероприятий составляется план или сценарий, который утверждается начальником и согласовывается с его заместителем. Указываются название мероприятия, цель, задачи, время и место проведения, оборудование, инвентарь, порядок проведения мероприятия (в сценарии) и менеджеры. Вот пример расписания мероприятий Дня здоровья:

Таблица 4. Пример ежедневной дошкольной оздоровительной программы

Я одобряю: менеджер —————(ИМЯ И ФАМИЛИЯ.) «____» ______________ 2014 г
Согласовано: заместитель начальника ДВД ——————————(ИМЯ И ФАМИЛИЯ.) «____» ______________ 2014 г
План действий ко Дню здоровья (дата)
Время и место	Название события	Группа	Ответственный
8.00 — 8.30 Спортивная площадка	Утренняя гимнастика	Все группы	Групповые преподаватели
10.00 -10.30 Спортзал	Эстафеты	Старшая группа	Инструктор по физкультуре, педагог в группе
…
15.00 — 15.20 Бассейн	Свободное время по физкультуре «Нептун к нам пришел»	Центральная группа	Инструктор по плаванию, медсестра, воспитатель группы
В течение дня	Фотоотчет Дня здоровья	Все группы	Групповые педагоги, помощники воспитателей

В зависимости от специфики мероприятия могут быть указаны ожидаемые результаты (снижение заболеваемости школьников, формирование представлений о здоровом образе жизни у детей, повышение уровня педагогической культуры родителей и т.д.).

Сценарий мероприятия для дошкольников — игры, спектакли по сюжетам сказок, фокусов, аттракционов. Важно, чтобы праздник был интересным, веселым, ярким, а главное, полезным для детей.

Школа

Мероприятия учебы запланированы на учебный год и на каникулы. Планы мероприятий составляют завуч, классный руководитель, учитель физкультуры, педагог-организатор, психолог. Составленные учителями планы проверяются и утверждаются завучем. Предусмотрены цели и задачи мероприятия, назначены ожидаемые результаты и назначены менеджеры. При составлении планов учитывались возраст детей, их интересы, проблемы в классе (успеваемость, поведение, взаимоотношения в коллективе и т.д.), А также объективные факторы (время года, тип населенного пункта, местность, климат и т.д.) .), учитываются памятные даты. В соответствии с этим проводятся мероприятия по темам «Рыцари и принцессы», «Знакомство с музыкальным театром», «Летний фестиваль», «Борьба за Родину» и другие. Главное, чтобы детям было интересно. Сами студенты участвуют в подготовке и планировании мероприятия. Как составить план действий? Пример представлен в таблице.

Таблица 5. Пример плана школьных каникул

Я одобряю директор младшей общеобразовательной школы № —————————(ИМЯ И ФАМИЛИЯ.)
План образовательной деятельности на осенние каникулы
№	Мероприятие	Дата	Класс	Погода
1.	Посещение Театра Музыкальной Комедии	28.10.2013	одиннадцать	16.00
2.	Операция «Редактировать книгу»	29 октября 2013 г	5-6	12.00
3.	…

Детская библиотека

Сотрудники библиотеки следят за тем, чтобы дети больше читали и любили книги. Для этого проводятся литературные вечера, викторины, аукционы и т.д. Как вы составляете программу мероприятий в библиотеке? Эта работа проводится в несколько этапов. Выбирается тематика мероприятия, определяется его цель и возрастная ориентация. В зависимости от возраста участников отбираются литературные произведения, составляется сценарий.

Не забывают библиотекари рекламу: делают плакаты, флаеры, приглашения. Важным моментом является подготовка наглядного и иллюстративного материала. Само мероприятие записывается, анализируется и продвигается в СМИ. Форма плана может быть примерно такой:

Таблица 6. Пример плана действий детской библиотеки

№	Форма мероприятия	Название события	Общественные	Дата
1.	Театральное шоу	День святого Валентина	Ученики старшей школы	14.02
2.	Вечер вопросов и ответов	«Кто знает больше сказок?»	Дети дошкольного и младшего возраста	18.03
3.	…

Оздоровительный лагерь

Начинающих учителей волнует вопрос: «Как составить план работы на смену?». Традиционно в области здравоохранения консультанты используют сеточный план. Мероприятия по отправке совпадают с мероприятиями в лагере, включены дни посещения туалета, время прибытия и отъезда. В гриль-план входят мероприятия, которые проходят до обеда, после полуденного чая и ужина. Выигрышный вариант — составить два плана сетки: для ясной и дождливой погоды.

План сетки выглядит так. Лист бумаги разделен на прямоугольники по количеству дней в смене. События записываются в каждом прямоугольнике.

Таблица 7. Пример сетки плана деятельности в сфере здравоохранения

План сменной работы

1 день

Записать

«Комфортная» работа

Вокруг света «Привет, лагерь»

Вечерние встречи

2 день

Вокруг света «Веревочная тропа»

Конкурс «Здравствуйте, ищем таланты!»

день 3

Открытие раунда

Праздничный концерт

….

…

Желательно привлечь к составлению сетки детей, ведь мероприятия созданы специально для них. Вы можете создать рабочую группу из наиболее активных детей или поставить ящик для предложений в игровой комнате. Не будет лишним провести мозговой штурм.

В сценарии конкретного события указываются цель, место и время события, оборудование, инвентарь и ход действия.

При планировании (как для взрослых, так и для детей) важно, чтобы мероприятие было соответствующим, полезным, интересным и запоминающимся.

Источник