В основе каждого проекта лежит фаза планирования. На этом этапе закладывается фундамент, от прочности которого зависит, насколько успешно и своевременно команда завершит работу.
По данным исследования, только 29% организаций успешно завершают проекты на регулярной основе и не превышают бюджет.
Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта. Во время работы над ней менеджер собирает подробную информацию о готовящемся к запуску проекте и размещает ее в плане-графике проекта.
Что значит план проекта? В нашей статье вы получите ответ на этот вопрос, а также узнаете, как грамотно составить календарный план реализации проекта, и в чем его преимущества.
Итак, приступим.
- Что такое план проекта
- Пример плана проекта
- Шаблон плана проекта
- Как составить план проекта
Что такое план проекта
План проекта — это документ, содержащий подробную информацию о проекте: его объемах и целях, исполнителях и задачах, сроках и бюджетах.
Документ является конечным результатом этапа планирования, утверждается до начала любых работ и становится самым главным и достоверным источником информации о грядущем проекте.
Одним из инструментов, который менеджеры используют при создании графика проекта, является диаграмма Ганта. Она упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину.
Однако существуют и другие способы создания и визуализации календарного плана проекта:
- CPM (Critical Path Method или Метод Критического Пути).
- WBS (Work Breakdown Structure или Иерархическая Структура Работ).
- PERT-диаграмма.
В пятом издании «Руководства по управлению проектами» говорится, что процесс составления графика проекта состоит из создания вспомогательных планов:
- Управления человеческими ресурсами в команде проекта, учитывая их доступность и профессиональные навыки.
- Управления расходами, включая всевозможные закупки и обязательства перед подрядчиками.
- Процессов коммуникации с указанием того, как, когда и в каком формате будет происходить общение с командой и заинтересованными лицами.
- Работы с возможными рисками.
- Оценки качества, в котором указаны основные показатели качества для проекта.
Немного пугающий объем документации, правда? На самом деле, менеджеры редко оформляют такие отдельные документы. В этом нет особого смысла.
Чтобы составить удачный график, достаточно в одном документе рассказать обо всех перечисленных выше элементах.
Документ обычно включает информацию о:
- Требованиях к проекту.
- Его сроках.
- Объемах работ.
- Заинтересованных сторонах.
- Выделенном бюджете.
- Задействованных ресурсах.
- Потенциальных рисках на проекте.
Цель плана проекта
В основном график проекта используется для документирования договоренностей, облегчения взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также фиксирования объемов работ и финансовых вложений.
Документ должен содержать ответы на 4 вопроса:
- Почему? Почему на него нужно выделить средства? Какую проблему он решит?
- Что? Что нужно сделать, чтобы достичь поставленных целей?
- Кто? Кто будет вовлечен в рабочий процесс и какими будут их обязанности?
- Когда? Когда будут завершены основные вехи, каковы сроки реализации проекта?
Пример плана проекта
Часто для планирования применяют простые таблицы (например, Microsoft Excel), аналог Excel или другие инструменты. Однако опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами. Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за ходом работы.
Использование программного обеспечения для управления командой проекта и рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.
Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO.
С помощью инструмента вы сможете:
- Создавать задачи и подзадачи.
- Назначать на них одного или нескольких исполнителей.
- Управлять виртуальными ресурсами.
- Задавать стоимость ресурсам.
- Создавать зависимости и вехи.
- Следить за прогрессом каждой задачи.
- Управлять рабочей нагрузкой каждого члена команды.
- Создавать персональные календари.
- Делиться графиком с помощью ссылки.
- Создавать отчеты.
- Работать с портфелями проектов.
- Экспортировать график в популярные форматы.
- Создавать персональные рабочие календари.
- Оставлять комментарии и описания к задачам, упоминать коллег, прикреплять файлы
- и многое другое.
Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO
Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.
Попробуйте бесплатно
Шаблон плана проекта
Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта, которые подойдут многим профессиональным индустриям:
- Разработка ПО.
- Строительство.
- Организация мероприятий.
- Маркетинг.
- Торговля.
- Производство.
- Дизайн
- и многим другим.
Кроме того, в нашем планировщике онлайн вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.
Каждый шаблон вы всегда можете скачать в популярных форматах PDF и PNG. Также вы можете сохранить любой ранее созданный документ и использовать его в будущем.
Как составить план проекта
Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.
Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.
1. Познакомьтесь с участниками проекта
Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.
В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.
2. Определите основные цели проекта
Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.
3. Определите объемы работ
Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:
- Обозначает конечный результат.
- Определяет длительность проекта.
- Разбивает его на основные фазы, создает вехи.
- Выбирает методологию управления проектом.
- Определяет технические требования и ограничения.
- Дает оценочную стоимость.
4. Создайте детальный план проекта
Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение.
Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.
5. Определите роли и обязанности, назначьте ресурсы
Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете.
Учитывайте опыт каждого специалиста, их профессиональные качества и так называемые «soft skills». Все это способствует грамотному распределению и управлению ресурсами, а также повышает эффективность команды.
6. Оцените риски
Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:
- Дополнительные расходы.
- Привлечение сторонних специалистов.
- Задержка выполнения задачи или нескольких.
- Болезнь или увольнение сотрудника.
- Срочные командировки,
- и многое другое.
Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы.
Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.
Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.
Заключение
Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.
Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.
Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.
4.5
11
голоса
Рейтинг статьи
Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас. Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.
Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.
Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта.
В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.
Что же такое план проекта?
Вы могли заметить, что мы помимо плана упомянули и процесс планирования. Какая между ними разница? Все очень просто.
Планирование – это процесс, обсуждение. Во время него выясняется объем работ, цели и пути, необходимые для их достижения.
План же – это официальный документ, содержащий все решения по планированию, утвержденный объем, затраты. Его главные функции – контроль, оказание содействия общению между участниками и составление графика.
Создавая план проекта, менеджер уже должен обладать ключевыми знаниями и умениями. Это повышает шансы на успешную его реализацию. Кроме того, подготовленный план поможет предвидеть и избежать необязательных ошибок и принятия неверных решений, а также поспособствует экономии времени и уменьшению затрат.
Цели плана проекта
Хорошо подготовленный план должен отвечать на следующие вопросы.
Почему?
Должны быть выяснены причины, почему на проект выделяются средства; какая проблема должна быть решена.
Что?
Вопрос касается работы, которая должна быть выполнена для достижения результата и конечных целей.
Кто?
Вопрос о вовлеченных людях, их ролях и ответственности; о том, как они должны быть организованны.
Когда?
Здесь речь идет о графике/продолжительности проекта.
Как составить план проекта?
Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.
1. Общайтесь
Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.
Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.
2. Определите участников и цели
Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.
Кто может быть участником проекта:
- Заказчик – человек, непосредственно финансирующий и утверждающий работу;
- Менеджер проекта – человек, занимающийся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
- Команда проекта, которая создает конечный продукт. Члены команды участвуют во многих важных процессах, среди которых разработка, обеспечение качества, работа над дизайном и т.д. Как правило, они не утверждают проект;
- Конечный пользователь;
- Другие. В этот список могут входить самые разнообразные люди: риск-аналитики, специалисты по снабжению и т.д.
Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.
Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.
Это наш почему вопрос.
3. Определите весь объем работ
Несомненно, самая важная часть любого планирования. Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие. Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.
На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.
Это наш что вопрос.
4. Определите роли и ответственности
Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.
Это наш кто вопрос.
5. Составьте график проекта
5. Составьте график проектаЭтот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.
Это наш когда вопрос.
На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.
Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?
6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта
Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.
Воспользуйтесь GanttPRO – онлайн инструментом для планирования проектов. С его помощью менеджер может:
- Создавать и распределять задачи;
- Устанавливать их продолжительность с датами начала и окончания.
- Устанавливать зависимости между задачами. Менеджер следит за всеми событиями и знает, когда завершающаяся задача дает начало следующей;
- Следить за прогрессом отдельно взятых событий и проекта в целом;
- Определять ресурсы, необходимые для выполнения задач;
- Устанавливать стоимость ресурсов;
- Взаимодействовать с членами команды и просматривать все сделанные ими изменения;
- Следить за ключевыми событиями;
- Визуализировать критический путь – наиболее короткий промежуток времени, необходимый для завершения проекта.
С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.
7. Управляйте рисками
Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.
Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.
Какие риски могут возникнуть?
- Оптимистичные ожидания о времени и затратах;
- Плохо обозначенные требования и пожелания;
- Плохо обозначенные роли и ответственности;
- Перемены в требованиях;
- Новые требования;
- Сокращение бюджета;
- Плохое взаимодействие.
Подытожим
Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели. Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа. В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.
А у вас есть опыт планирования проектов?
Все процессы, понятия и предметы начинаются с идей, которые затем доносятся до других людей, обсуждаются, разрабатываются, производятся. И лишь потом оказываются на всеобщем обозрении, где ими массово пользуются люди.
Управление проектами в деятельности менеджера не является исключением. Оно тоже должно с чего-то начинаться. И в большинстве случаев первый этап будущего дела состоит из формирования плана проекта. Но что же оно из себя представляет?
Планирование проекта с помощью ЛидерТаск
Создавайте и ведите проекты в системе управления ЛидерТаск, добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.
Скачать ЛидерТаск
В этой статье попробуем подробно разъяснить, как создать такой план, зачем нужно планирование, какие существуют стратегии по его созданию, какие процессы планирования проекта необходимо пройти, как довести дело до конца и какие инструменты в этом вопросе служат главными помощниками.
Что такое планирование проекта
Само по себе планирование (planning) представляет собой процесс создания и принятия системы целевых установок, выявления путей по наиболее плодотворному и оперативному их достижению. Такие установки зачастую формируются в виде дерева целей и описывают будущее.
Его значимость связана с рядом причин, наиболее важными из которых являются неопределенность будущего, координирующая роль плана и оптимизация экономических результатов. Планирование позволяет обеспечить максимальные показатели вероятности и уровня достижения целей, базируясь на систематической подготовке решений.
Главным инструментом внедрения участников в проект перед началом работ является его план. Создание и дальнейшее принятие плана всей рабочей группой, включая руководителя и менеджера, помогает лучше понять личную ответственность и собственные задачи.
Что такое план проекта
Последовательный план составления проекта — это не список механических заданий для персонала и участников проектной группы, а организация и контроль. В плане отображаются ключевые темы, задачи проекта, порядок шагов, возможные трудности и способы их преодоления в процессе деятельности.
Во время планирования менеджер выполняет оценку, определяется с первостепенными целями, командой исполнителей, подрядчиками и распределением заданий, продумывает график выполнения задач. При этом он должен понимать, что по ходу деятельности план будет корректироваться и дополняться.
Таким образом, план создается для упорядочения будущей работы проектной группы и минимизации рисков, прописывания обязанностей каждого участника команды, простоты контроля и избежания ненужной суеты.
Зачем создавать план
Необходимость в создании плана заключается в том, что он решает и закрывает собой сразу несколько важных задач. Без него вряд ли получится многого добиться и преодолеть возможные трудности, которые встретятся на пути реализации проекта.
Во-первых, на этапе планирования утверждается и согласуется с основными участниками рабочей группы непосредственно сам проект. Во-вторых, ведется создание и уточнение процедур по управлению, детализируются цели и задачи, устанавливается объем работ, контрольные точки и качественный состав мероприятий.
Кроме того, на стадии планирования конкретизируется порядок будущего взаимодействия в коллективе, оцениваются возможные риски и методы решения, борьбы с ними, выясняется потребность в ресурсах и возможность их получения, разрабатывается бюджет и реальный график выполнения работ.
Основы проектного планирования
Процесс составления плана, включающий в себя все этапы создания и выполнения проекта, называется его планированием. Стадия введения начинается с разработки концепции проектным менеджером. Затем для него выбирается стратегия, конкретизируются детали.
Происходит презентация или лекция о проекте и его методиках инвесторам, топ-менеджерам, руководителям и главам фирмы. Отбираются участники для рабочей группы, заключаются контракты. После чего выполняются непосредственные работы, а проект благополучно завершается.
Кроме того, на стадии планирования обозначаются ключевые характеристики осуществления согласованного процесса. В их число обычно входят следующие компоненты:
- продолжительность всех контролируемых элементов проектной деятельности;
- потребность в ресурсах (к примеру, трудовых, финансовых, материально-технических);
- календарные сроки и место поставки обязательного оборудования, комплектующих деталей, сырья, материалов и пр.;
- формат привлечения подрядчиков и сторонних организаций.
Планирование проекта — это ключевой процесс, от которого напрямую зависит результат деятельности всей команды. Поэтому все этапы планирования должны выступать гарантией осуществляемости процесса в поставленные сроки и с соблюдением требований (стоимости, нормативов, качества). А за его исполнение должны нести ответственность конкретные лица, назначенные на должности.
Сущность планирования заключается в нескольких основных и вспомогательных процессах. При этом первые в нем присутствуют всегда. К ним относятся:
- протоколирование, описание содержания плана;
- формулирование базовых этапов выполнения проекта, декомпозиция, установление более мелких составляющих (подзадач, подпроектов);
- разработка сметы и оценивание стоимости ресурсной составляющей, необходимой для реализации;
- составление календарного цикла работ;
- оценивание и планирование ресурсов (трудовых, временных, материальных и т.д.);
- формирование бюджета;
- выявление рисков, ограничений, критических барьеров во время выполнения работ;
- сбор результатов иных процессов планирования, компоновка в единую документацию;
- разработка пошагового плана, гарантирующего результат и благополучное завершение трудовой деятельности.
Вспомогательные процессы, в отличие от основ, могут отсутствовать или включаться в планирование по мере необходимости. К ним чаще всего относятся проектирование, обоснование и установление стандартов качества, подбор людей, распределение между ними функционала, ответственности и норм субординации, логистика и мн. др.
Результаты планирования включают в себя все необходимые данные, дифференцированные по уровням, срокам, моделям, фазам и пр. Они выстраиваются по принципам «обратной связи», обеспечивают регулярное сравнение плановой и фактической информации, придают деятельности больше эффективности и гибкости.
Какие существуют стратегии и методы планирования проектов
При составлении плана работы следует учитывать несколько факторов, к которым относятся длительность выполнения работы, прямая прибыль от готового проекта, косвенная прибыль или экономия ресурсов, количество издержек, стоимость задержек и возможность получения выгоды от разрабатываемого продукта до самого завершения проектной деятельности.
В зависимости от совокупности всех этих факторов следует выбирать одну из двух стратегий по составлению плана. Среди них такие варианты:
- Все ресурсы бизнеса направлены на создание и реализацию одного, но крупного и прибыльного проекта с целью его оперативного исполнения.
- Компания ведет одновременную и непрерывную разработку нескольких проектов, равных по значимости и выделенных на них ресурсов.
При этом первая стратегия подразумевает высокий уровень взаимодействия всех участников, постоянную взаимопомощь. А отсутствие своевременной поддержки от коллег значительно снижает уровень мотивации исполнителя, вместе с этим сильно понижая скорость реализации.
Как составить план проекта: пошаговое руководство
Итак, приступим к созданию календарного графика по шаблону. Он позволит руководителю, менеджеру, участникам рабочей группы оставаться уверенными, что все детали проекта максимально проработаны, готов каждый этап и беспокоиться не о чем.
1. Представить план в виде проектной карты
Перед непосредственным составлением плана следует составить маршрутную карту, в которой будут содержаться ответы на следующие вопросы:
- какое значение несет в себе данный проект;
- кто будет заниматься его осуществлением;
- какие контрольные точки он будет содержать, какое между ними примерное расстояние, сроки;
- какие препятствия, барьеры могут встретиться на пути;
- какие альтернативные решения предусмотрены;
- как понять, что проект завершен.
Не обязательно расписывать проектную карту максимально подробно. Однако она должна дать общее понимание того, в какую сторону двигаться и как составить план.
2. Составить календарный график работ
Чрезмерный оптимизм при планировании проекта недопустим. Рекомендуется внимательно изучить возможные проблемы, которые могут возникнуть в будущем, их влияние на график. Пообщаться с менеджерами и сотрудниками, уже занимавшимися подобными проектами, выяснить у них примерные сроки выполнения работ.
3. Познакомиться с участниками
Главные помощники в достижении цели — это люди, с которыми менеджеру предстоит долгая и упорная работа. Поэтому один из первых этапов на пути к наилучшему планированию, выполнению и завершению проекта — это общение с сотрудниками.
С персоналом необходимо заранее познакомиться, затем представить их друг другу, далее совместно обсудить организацию процесса и рабочие моменты. Важно оценить потребности и ожидания коллектива, добиться получения обратной связи. В дальнейшем это избавит от возможного недопонимания между коллегами, будет помогать поддерживать благоприятную рабочую атмосферу в команде.
4. Привлечь помощников
Не стоит закрываться в кабинете и взваливать всю ношу по планированию на одного себя. При разработке проекта важно привлекать к нему все заинтересованные стороны, будущих участников, руководителя. Совместная работа позволяет создать более эффективный план, мобилизовать силы для поддержки частей проекта.
5. Определить основные цели
Четкое представление о нужности, важности проекта, необходимости вложить в него деньги помогут коллективу, партнерам, инвесторам, руководителю удостовериться в том, что идея достойна внимания. Тогда ни у кого не возникнет сомнения в том, что реализация принесет выгоду, прибыль и всеобщее удовлетворение.
6. Определить объем работ
Также важно наметить серию задач с продолжительностью выполнения каждой из них. Это позволит прийти к пониманию, сколько потребуется времени на дальнейшую реализацию проекта в целом, избавит от последующих недоразумений, недовольных вопросов руководства и лишних затрат.
7. Определить роли и обязанности, назначить ресурсы
Затем необходимо обозначить оборудование, финансирование и материально-технические средства, которые понадобятся для достижения цели. Не забыть указать количество персонала, нужных специалистов. Подробно расписать ответственных исполнителей, подотчетных, консультантов и иных сотрудников, ставящихся в известность о выполненных действиях и принятых решениях.
При этом очень важно учитывать умения и навыки отдельных людей из рабочей группы. Нужно четкое понимание, на кого можно возлагать те или иные обязанности, а от чьего участия в команде лучше отказаться.
8. Оценить риски
В ходе выполнения проекта могут возникнуть различные внештатные ситуации, форс-мажоры. К ним обычно относятся дополнительные расходы, срочные командировки, болезнь или увольнение одного либо нескольких сотрудников, привлечение сторонних специалистов, срыв сроков конкретных задач. Их также следует заранее предусмотреть, провести анализ, обсудить с командой и наметить возможные пути решения.
9. Написать и проверить план
После проведения масштабных подготовительных работ, обсуждений, составления вороха стикеров и бумажек необходимо сразу же приступить к написанию плана. В его структуре должны содержаться основные моменты: название, срок сдачи, бюджет, цели, контрольные точки, исполнители, подробности заданий, уточняющие замечания, возможные риски и методы их предотвращения.
При этом не следует оперировать слишком сложными понятиями, слишком досконально вдаваться в детали. Чем проще будет звучать проект на бумаге, тем лучше. Не забудьте перед сдачей досконально проверить план. При необходимости можно дать прочитать его незаинтересованным лицам.
10. Поделиться планом и запустить проект
Последний пункт — показать план участникам будущей рабочей группы, руководителю, инвесторам и иным заинтересованным лицам. Если какие-то моменты останутся для них непонятными, то переписать или добавить их на бумагу. Если план удовлетворит коллег, то начинать согласованный проект и не бояться возможных трудностей. Главное, сосредоточиться на деле, придерживаться составленного плана и методично идти к поставленной цели.
Платформа ЛидерТаск для создания плана проектов
Специализированная программа для планирования проектов не позволит упустить важные детали в крупных целях и своевременно закроет все поставленные менеджером задачи. Именно поэтому большинство отечественных компаний все чаще прибегает к помощи онлайн-платформы ЛидерТаск.
Сервис предоставляет команде возможность составлять ежедневное расписание и список задач, устанавливать стандартные и регулярные напоминания, создавать общие и личные проекты, добавлять в них участников, получать правки от руководителя в корпоративном онлайн-чате.
Кроме того, ЛидерТаск позволяет выделять главные моменты, которые нельзя упустить, с помощью цветных меток, функции «В фокусе», статуса задач. Сервис удобен в управлении, делегировании задач, обсуждении проектов, отправке файлов и документов, добавлении заметок и чек-листов.
Синхронизация программного обеспечения делает возможным управление проектами с любого сетевого устройства. При этом занятые менеджеры могут применять голосовой ввод задач. Благодаря данному функционалу программы сотрудники соблюдают дисциплину и работают максимально продуктивно.
Тарифы:
- бесплатный — 0 рублей (для начинающих);
- премиум — от 217 рублей в месяц за одного пользователя при ежегодной оплате (для профессионалов);
- бизнес — от 331 рубля в месяц за одного пользователя при ежегодной оплате, от 2 и более участников (для команд).
Бесплатный тестовый период для платных тарифов — от 7 дней (по договоренности с разработчиком). Предусмотрены специальные условия для образовательных учреждений и некоммерческих организаций.
Без планирования невозможна эффективная работа ни одного менеджера. Предварительно составленный и подробный график делает деятельность команды, отдела или рабочей группы слаженной, успешной и помогает закончить проект в четко оговоренные сроки.
Удаленка, многопроектность и участие в работе с международными организациями требуют от сотрудников еще более рачительных и детальных процессов планирования и управления. В этом случае подробный план, созданный на автоматизированной платформе ЛидерТаск является отличным решением.
Программа позволяет одновременно и доносить бизнес-цели руководителю, партнерам, подчиненным, и наглядно отображает рабочие процессы в режиме реального времени, и информирует всех участников проекта о происходящих изменениях и правках.
Download Article
Download Article
A good project plan allows you to present a complete picture of your plan to stakeholders, including the timeline, workflow, and cost estimate. Keep reading to learn more about the in-depth information you should include in your plan!
-
1
Identify all the necessary project stakeholders. A stakeholder is anyone who will be affected by the project. This is a long list of people ranging from the project sponsor down to the individual employees who will work on the project. There are a few stakeholders you should identify and communicate with throughout the process.[1]
- The project sponsor is the person or business that provides the funds for the project. They usually own the end result. Usually the sponsor has to sign off on all big decisions.
- The management team are the ones who oversee the project. Usually each member of the management team heads a division that carries out specific tasks to complete the project.
- End users are people who will use the project when it’s finished. Visitors to a building, for example, are end users. You usually don’t meet with end users, but you should take their potential concerns into account while planning the project.
-
2
Meet with the upper-level stakeholders to work out the project’s goals. In this pre-planning stage, work out a clear definition of the project goals by speaking with its stakeholders. You don’t have to meet with every stakeholder, since many are lower-level employees. But you should speak with stakeholders at the management and ownership levels. You’ll have to meet their expectations with this project.[2]
- Speak with the project sponsor to understand their expectations and work out the project goals. Begin by consulting with them.
- Meet with the management team before drawing up concrete plans to understand the budget, timeline, necessary resources, and risks of the project. If the managers bring up any concerns about the project, take them seriously. They are the ones who have to carry the project out and can identify potential problems.
Advertisement
-
3
Define the project’s scope to plan how you will complete it. The scope is the intended result of the project. What will this project accomplish when it’s completed? What objectives will it meet? Having a clear idea of the project’s scope is crucial for planning what steps you’ll take to meet those goals. In speaking with the important stakeholders, get an understanding for what the intended project scope is.[3]
- For instance, a project scope could be building a new luxury apartment building. All the subsequent planning will build towards this end result.
- Make sure the project scope is feasible. For example, if a sponsor wants to travel to Mars next year, this is probably not a manageable scope. Talk with the sponsor and inform them of what is currently possible, and then work out a scope you can meet.
- If the sponsor is not entirely sure what the intended scope for the project is, help them work it out. Speak with them and the project managers to come to a conclusion on what the end result should produce.
-
4
Divide the project into key milestones. Once you’ve defined the scope, you can identify the milestones the team has to meet. Milestones are large tasks that progress chronologically. When one milestone is met, another begins.[4]
- If the goal is building an apartment building, important milestones would include purchasing the land, getting the building permits, laying the building foundation, constructing the frame, and so on until the building is completed. Identify all necessary milestones like these.
- List the milestones in the order they have to be done. For example, you can’t lay the foundation until you have construction permits. Keep your project flow organized like this.
-
5
Draw clear lines of communication between project stakeholders. Communication is crucial during the entire project process. Different people and departments should have clear lines of communication so every manager is informed of the project’s progress. Before you even start writing the project plan, identify who is in charge of each task and who reports to whom. This will help your team run much more smoothly so they can complete the project on time.[5]
- Part of this workflow is making sure people aren’t bothered with problems that aren’t in their department. For example, the person responsible for landscaping around the building doesn’t need to know if there was an issue with the phone lines in the building, so they shouldn’t be contacted if such a problem occurs.
- Plan on writing this communications workflow in your project plans so all participants know who to contact if they need information.
Advertisement
-
1
Break milestones into substeps to estimate the cost and schedule. Estimating costs and timelines is difficult for large tasks. Each milestone you identify is too large for an accurate cost and schedule estimate. Divide milestones further into more substeps for completion. Then develop timelines and budgets for each substep.[6]
- If one milestone is “Lay the building foundation,” there are many substeps involved there. You have to contact potential contractors, get price quotes from them, choose a company, excavate the land, pour the concrete, and so on. Account for each of these substeps when making your estimate.
-
2
Estimate the cost of each substep to calculate the total project cost. With your milestones broken down into substeps, developing a cost estimate will be much easier. Take each individual substep and research its potential cost. Then use this information to develop an estimate for the total project cost.[7]
- If you’re calculating the cost for the «Lay the foundation» milestone of an apartment building, the costs to account for include the price of concrete and other materials, the permits for pouring concrete, and the labor cost for the work. Research the average cost of each step to develop a cost estimate. Use the most up-to-date information you can find so your figures are accurate.
- If your company has analysts who have worked on these projects before, consult with them on these costs. It’s their job to account for project costs.
- Break your cost estimate into several different forms. Draw up a total project cost, cost per milestone, and cost per month or quarter. Project sponsors need this information to adjust their expectations and financing.
-
3
Determine which substeps are dependent on each other. All projects have some steps that can’t be completed until a previous step is done, which impacts the project timeline and schedule. These steps are dependent on each other, and a delay on dependent steps delays the whole project. Other steps are independent, and aren’t necessarily reliant on other steps being completed first. Identify all the substeps that are dependent on each other to develop an accurate calendar for the project.[8]
- For example, a new building requires construction permits. This means that no work can start until you get these permits, and all other steps are dependent on this step.
- Once construction starts on an apartment, you can’t start wiring the building until the foundation is constructed. However, you can start doing the landscaping outside while you wire the building, so these two tasks aren’t dependent on each other.
-
4
Develop a timeline for each milestone. Just as you broke down each milestone into substeps to estimate the cost, do the same to develop a timeline. Research the normal amount of time needed for each substep. Use this information to develop a timeline for each milestone, and finally for the whole project.[9]
- Take the planning stage into account as well. For instance, building permits in your city may take 6 months to process. That means no construction can start for at least 6 months.
- While you’re waiting for the permits, however, you can start negotiating with construction companies. Then when the permits come through, all the agreements are in place for work to start. Identify steps like these than can happen simultaneously to speed the process.
- When estimating project timelines, it’s often best to overestimate a bit. This way you have breathing room if there are any unexpected problems.
-
5
Name any potential risks that could impact the project. All projects involve certain risks that stakeholders should be aware of. These can range from scheduling delays to permit problems that could endanger the whole project. While researching the budget and schedule, identify all the risks this project could face. If possible, present suggestions that could overcome these setbacks.[10]
- For example, if you’re planning a building project, one potential risk is the price of raw materials going up and impacting the project budget. You might propose that working fast is the best option for avoiding this risk. Alternatively, you could propose buying certain materials ahead of time and storing them so the project doesn’t encounter unexpected price increases.
Advertisement
-
1
Demonstrate how the plan addresses your sponsor’s expectations. The main person or people you have to impress with the project plan is the sponsor. If they like your plan, they’ll go ahead with the project. If not, they could end up pulling out and you could lose a lot of money. Begin by addressing how this plan accomplishes the project scope.[11]
- Use clear, simple language when explaining your plan. Avoid jargon as much as you can so there are no miscommunications and everyone is on the same page.
- Clear statements like, «I will show you the three ways that this plan accomplishes our project goals,» convey your message best.
-
2
Explain your process for developing the budget and timeline. Sponsors and managers will want to know how you came up with your estimates. Be ready to briefly explain your procedure. While explaining, name any potential variables or risks that could impact these projections, and how the project might account for them.[12]
- You don’t have to go through every calculation you made. Start by presenting the estimate for each milestone, and give a summary of how you reached that conclusion. If anyone wants more information, be prepared to go into more detail.
- Be concise and direct when explaining the budget. For example, state, «I’ve calculated a total budget of $15 million for this project. This includes $7 million for material costs, $1 million for permits, $5 million in labor costs, and $2 million in land purchases. I developed these estimates by researching the normal expenses for construction in this area last year. I’m happy to explain these calculations further if anyone wants more detail.»
-
3
Provide a complete copy of the project plan to all stakeholders. You won’t be reading the entire project plan word for word in the meeting, and some stakeholders may want more information. Provide a full copy of your report to each stakeholder, either electronically or on paper. Allow them enough time to review it and get back to you with suggestions.[13]
- If your team has a shared cloud folder or uses a communication software, upload the plan here. Also print off some paper copies to bring to the meeting.
- Your stakeholders may want a summary of the information without the entire report. Provide a handout that hits all the major points in your plan.
-
4
Ask for feedback and revisions. Revising the project plan is a normal part of the process. It’s likely that at least one stakeholder will have suggested changes to the project plan. Ask the team for feedback or criticisms. If someone suggests a change, bring it up with the whole team. If they agree, make the revision to the plan.[14]
- Stating, «I’m confident that I’ve been comprehensive with this project plan, but I welcome any feedback or suggestions,» shows that you’re happy with the plan you produced but are flexible enough to work with a team as well.
- Take concerns from project managers seriously. They are the ones who have to carry the project out, and if they think one of your estimates is unrealistic you should consider revising it.
Advertisement
Add New Question
-
Question
What software is helpful to make a project plan?
You can use the software that you’re most comfortable with as a starting point. You could build most of a project plan in a word processor using a spreadsheet to hold your numbers, track the people, and even establish timelines. That said more specialized (and expensive tools) like Trello, monday.com and Asana have a lot of bells and whistles to help keep you organized. In the end though you’ll have to build a presentation you can share with people and that takes you back to office products like GSuite, etc. There are many open source tools you can use as well like Restyaboard, Nextcloud, OnlyOffice, LibreOffice, etc.
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
References
About This Article
Thanks to all authors for creating a page that has been read 16,553 times.
Did this article help you?
Download Article
Download Article
A good project plan allows you to present a complete picture of your plan to stakeholders, including the timeline, workflow, and cost estimate. Keep reading to learn more about the in-depth information you should include in your plan!
-
1
Identify all the necessary project stakeholders. A stakeholder is anyone who will be affected by the project. This is a long list of people ranging from the project sponsor down to the individual employees who will work on the project. There are a few stakeholders you should identify and communicate with throughout the process.[1]
- The project sponsor is the person or business that provides the funds for the project. They usually own the end result. Usually the sponsor has to sign off on all big decisions.
- The management team are the ones who oversee the project. Usually each member of the management team heads a division that carries out specific tasks to complete the project.
- End users are people who will use the project when it’s finished. Visitors to a building, for example, are end users. You usually don’t meet with end users, but you should take their potential concerns into account while planning the project.
-
2
Meet with the upper-level stakeholders to work out the project’s goals. In this pre-planning stage, work out a clear definition of the project goals by speaking with its stakeholders. You don’t have to meet with every stakeholder, since many are lower-level employees. But you should speak with stakeholders at the management and ownership levels. You’ll have to meet their expectations with this project.[2]
- Speak with the project sponsor to understand their expectations and work out the project goals. Begin by consulting with them.
- Meet with the management team before drawing up concrete plans to understand the budget, timeline, necessary resources, and risks of the project. If the managers bring up any concerns about the project, take them seriously. They are the ones who have to carry the project out and can identify potential problems.
Advertisement
-
3
Define the project’s scope to plan how you will complete it. The scope is the intended result of the project. What will this project accomplish when it’s completed? What objectives will it meet? Having a clear idea of the project’s scope is crucial for planning what steps you’ll take to meet those goals. In speaking with the important stakeholders, get an understanding for what the intended project scope is.[3]
- For instance, a project scope could be building a new luxury apartment building. All the subsequent planning will build towards this end result.
- Make sure the project scope is feasible. For example, if a sponsor wants to travel to Mars next year, this is probably not a manageable scope. Talk with the sponsor and inform them of what is currently possible, and then work out a scope you can meet.
- If the sponsor is not entirely sure what the intended scope for the project is, help them work it out. Speak with them and the project managers to come to a conclusion on what the end result should produce.
-
4
Divide the project into key milestones. Once you’ve defined the scope, you can identify the milestones the team has to meet. Milestones are large tasks that progress chronologically. When one milestone is met, another begins.[4]
- If the goal is building an apartment building, important milestones would include purchasing the land, getting the building permits, laying the building foundation, constructing the frame, and so on until the building is completed. Identify all necessary milestones like these.
- List the milestones in the order they have to be done. For example, you can’t lay the foundation until you have construction permits. Keep your project flow organized like this.
-
5
Draw clear lines of communication between project stakeholders. Communication is crucial during the entire project process. Different people and departments should have clear lines of communication so every manager is informed of the project’s progress. Before you even start writing the project plan, identify who is in charge of each task and who reports to whom. This will help your team run much more smoothly so they can complete the project on time.[5]
- Part of this workflow is making sure people aren’t bothered with problems that aren’t in their department. For example, the person responsible for landscaping around the building doesn’t need to know if there was an issue with the phone lines in the building, so they shouldn’t be contacted if such a problem occurs.
- Plan on writing this communications workflow in your project plans so all participants know who to contact if they need information.
Advertisement
-
1
Break milestones into substeps to estimate the cost and schedule. Estimating costs and timelines is difficult for large tasks. Each milestone you identify is too large for an accurate cost and schedule estimate. Divide milestones further into more substeps for completion. Then develop timelines and budgets for each substep.[6]
- If one milestone is “Lay the building foundation,” there are many substeps involved there. You have to contact potential contractors, get price quotes from them, choose a company, excavate the land, pour the concrete, and so on. Account for each of these substeps when making your estimate.
-
2
Estimate the cost of each substep to calculate the total project cost. With your milestones broken down into substeps, developing a cost estimate will be much easier. Take each individual substep and research its potential cost. Then use this information to develop an estimate for the total project cost.[7]
- If you’re calculating the cost for the «Lay the foundation» milestone of an apartment building, the costs to account for include the price of concrete and other materials, the permits for pouring concrete, and the labor cost for the work. Research the average cost of each step to develop a cost estimate. Use the most up-to-date information you can find so your figures are accurate.
- If your company has analysts who have worked on these projects before, consult with them on these costs. It’s their job to account for project costs.
- Break your cost estimate into several different forms. Draw up a total project cost, cost per milestone, and cost per month or quarter. Project sponsors need this information to adjust their expectations and financing.
-
3
Determine which substeps are dependent on each other. All projects have some steps that can’t be completed until a previous step is done, which impacts the project timeline and schedule. These steps are dependent on each other, and a delay on dependent steps delays the whole project. Other steps are independent, and aren’t necessarily reliant on other steps being completed first. Identify all the substeps that are dependent on each other to develop an accurate calendar for the project.[8]
- For example, a new building requires construction permits. This means that no work can start until you get these permits, and all other steps are dependent on this step.
- Once construction starts on an apartment, you can’t start wiring the building until the foundation is constructed. However, you can start doing the landscaping outside while you wire the building, so these two tasks aren’t dependent on each other.
-
4
Develop a timeline for each milestone. Just as you broke down each milestone into substeps to estimate the cost, do the same to develop a timeline. Research the normal amount of time needed for each substep. Use this information to develop a timeline for each milestone, and finally for the whole project.[9]
- Take the planning stage into account as well. For instance, building permits in your city may take 6 months to process. That means no construction can start for at least 6 months.
- While you’re waiting for the permits, however, you can start negotiating with construction companies. Then when the permits come through, all the agreements are in place for work to start. Identify steps like these than can happen simultaneously to speed the process.
- When estimating project timelines, it’s often best to overestimate a bit. This way you have breathing room if there are any unexpected problems.
-
5
Name any potential risks that could impact the project. All projects involve certain risks that stakeholders should be aware of. These can range from scheduling delays to permit problems that could endanger the whole project. While researching the budget and schedule, identify all the risks this project could face. If possible, present suggestions that could overcome these setbacks.[10]
- For example, if you’re planning a building project, one potential risk is the price of raw materials going up and impacting the project budget. You might propose that working fast is the best option for avoiding this risk. Alternatively, you could propose buying certain materials ahead of time and storing them so the project doesn’t encounter unexpected price increases.
Advertisement
-
1
Demonstrate how the plan addresses your sponsor’s expectations. The main person or people you have to impress with the project plan is the sponsor. If they like your plan, they’ll go ahead with the project. If not, they could end up pulling out and you could lose a lot of money. Begin by addressing how this plan accomplishes the project scope.[11]
- Use clear, simple language when explaining your plan. Avoid jargon as much as you can so there are no miscommunications and everyone is on the same page.
- Clear statements like, «I will show you the three ways that this plan accomplishes our project goals,» convey your message best.
-
2
Explain your process for developing the budget and timeline. Sponsors and managers will want to know how you came up with your estimates. Be ready to briefly explain your procedure. While explaining, name any potential variables or risks that could impact these projections, and how the project might account for them.[12]
- You don’t have to go through every calculation you made. Start by presenting the estimate for each milestone, and give a summary of how you reached that conclusion. If anyone wants more information, be prepared to go into more detail.
- Be concise and direct when explaining the budget. For example, state, «I’ve calculated a total budget of $15 million for this project. This includes $7 million for material costs, $1 million for permits, $5 million in labor costs, and $2 million in land purchases. I developed these estimates by researching the normal expenses for construction in this area last year. I’m happy to explain these calculations further if anyone wants more detail.»
-
3
Provide a complete copy of the project plan to all stakeholders. You won’t be reading the entire project plan word for word in the meeting, and some stakeholders may want more information. Provide a full copy of your report to each stakeholder, either electronically or on paper. Allow them enough time to review it and get back to you with suggestions.[13]
- If your team has a shared cloud folder or uses a communication software, upload the plan here. Also print off some paper copies to bring to the meeting.
- Your stakeholders may want a summary of the information without the entire report. Provide a handout that hits all the major points in your plan.
-
4
Ask for feedback and revisions. Revising the project plan is a normal part of the process. It’s likely that at least one stakeholder will have suggested changes to the project plan. Ask the team for feedback or criticisms. If someone suggests a change, bring it up with the whole team. If they agree, make the revision to the plan.[14]
- Stating, «I’m confident that I’ve been comprehensive with this project plan, but I welcome any feedback or suggestions,» shows that you’re happy with the plan you produced but are flexible enough to work with a team as well.
- Take concerns from project managers seriously. They are the ones who have to carry the project out, and if they think one of your estimates is unrealistic you should consider revising it.
Advertisement
Add New Question
-
Question
What software is helpful to make a project plan?
You can use the software that you’re most comfortable with as a starting point. You could build most of a project plan in a word processor using a spreadsheet to hold your numbers, track the people, and even establish timelines. That said more specialized (and expensive tools) like Trello, monday.com and Asana have a lot of bells and whistles to help keep you organized. In the end though you’ll have to build a presentation you can share with people and that takes you back to office products like GSuite, etc. There are many open source tools you can use as well like Restyaboard, Nextcloud, OnlyOffice, LibreOffice, etc.
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
References
About This Article
Thanks to all authors for creating a page that has been read 16,553 times.
Did this article help you?
Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные.
И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать?
Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов.
Как составить план проекта за восемь простых шагов…
Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой
Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение.
В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта.
Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками:
- Как согласуется проект с целями компании?
- Чего ожидают участники? Что ожидается от них?
- Каким образом будет измеряться успех?
- Какими ресурсами вы располагаете?
- Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта?
Шаг 2. Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план
По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды.
Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях.
Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту
Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2.
Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам.
Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий.
Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта
Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях.
Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения:
- Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей.
- Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы.
- Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом.
Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо.
Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы
Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе.
Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке.
Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса».
В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку.
Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки
По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа.
Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации.
Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану
Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией.
Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы.
Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта!
В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше:
- Определите цели проекта и пользу, которую он принесет.
- Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта.
- Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта.
- Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты.
- Опишите роли и обязанности всех участников.
- Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами.
- Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова.
- И на этом все!
Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта.
Прямиком к счастливому финалу
Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете?
Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.
Планы проектов необходимы для грамотной организации и выполнения всех связанных с проектом действий. Хороший план проекта помогает начать работу со всеми необходимыми элементами под рукой: от целей и бюджетов до вех и планов обмена информацией. С помощью плана работ вы сэкономите время (избежав ненужной головной боли) и обеспечите успешность своего проекта.
Что такое план проекта?
План проекта, также называемый планом работ, представляет собой своего рода схему ключевых элементов, которые необходимо реализовать, чтобы коллектив успешно достиг целей проекта. План проекта должен содержать информацию о графике проекта, объёме работ, сроках их выполнения и ожидаемых результатах. Кроме того, он должен быть создан на платформе, доступной всей команде. Создав план проекта в системе управления работой, вы сможете централизованно планировать и контролировать работу, а также вести отчётность по ней.
Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта
Если вы все ещё не понимаете, что такое план проекта, ниже приводятся его отличия от других элементов проекта:
План проекта и план работ
План проекта и план работ — это одно и то же. Разные группы и отделы могут отдавать предпочтение тому или иному термину, но оба они в конечном счёте описывают одно и то же понятие: общий перечень действий, которые необходимо предпринять, чтобы достичь целей проекта.
План проекта и устав проекта
— это инструмент, который можно использовать для получения согласования от ключевых заинтересованных сторон перед началом проекта. Поэтому устав проекта создаётся до начала работы над планом проекта. Устав проекта — это упрощённая версия плана проекта, в которой указываются только цели, объём и обязанности в рамках проекта. После согласования устава проекта можно приступить к созданию его плана с более детальной прорисовкой ключевых элементов.
Читать о трёх элементах, необходимых каждому уставу проекта
План проекта и объём проекта
Объём проекта определяет его размер и границы. Это часть плана проекта, поэтому необходимо определить объём проекта и поделиться им со всеми заинтересованными сторонами. В случае обнаружения расползания границ проекта, можно будет уточнить объём, заранее определённый в плане проекта, и вернуться в предусмотренные рамки.
Чтобы ваш стратегический план был полным, в него необходимо включить график проекта, но для плана работ требуется не только это. Также нужно указать и другие ключевые элементы, такие как заинтересованные стороны, цели и вехи.
Читать краткое руководство по определению объёма проекта за 8 действий
План проекта и agile-проект
Управление проектами методом Agile — это основа, позволяющая разбить работу коллектива на типовые компоненты. Принципы Agile часто используются в сочетании со Scrum- и спринт-методологиями. Как и в случае любого другого проекта, командам, работающим по системе Agile, не помешает составить план проекта до начала работ.
Читать об Asana для Agile и Scrum
Почему планы проекта так важны?
Планы проекта закладывают основу для всего проекта. Без него у вас не будет первого критически важного этапа в общем процессе управления проектами. Чётко прописанный план управления проектом служит ориентиром для всех заинтересованных сторон и обеспечивает ясность их функций в проекте. По нему можно судить о наличии всех необходимых ресурсов до начала реализации проекта.
Кроме того, план проекта позволяет вам как лицу, ответственному за его реализацию, прогнозировать возможные проблемы ещё на этапе планирования. Таким образом вы сможете обеспечить реализуемость проекта и при необходимости скорректировать его курс. Согласно исследованию, проведённому Институтом управления проектами, существует тесная взаимосвязь между планированием проекта и успешностью его реализации: чем более чётко проработан план, тем лучше конечный результат. То есть качество планирования определяет эффективность и результативность проекта.
![[Вид списка] План проекта брендовой кампании в Asana, список в стиле электронной таблицы](https://assets.asana.biz/transform/f8cc1f69-97b6-4806-9471-b27453e459a9/inline-generic-list-2x?io=transform:fill,width:1680&format=webp)
Семь шагов по составлению плана проекта, который будет вести вас правильным курсом
Для того чтобы составить чёткий план управления проектом, необходимо обеспечить контроль всех подвижных частей проекта. Какой бы проект вы ни планировали, у каждого плана работ должны быть следующие элементы:
-
Цели и задачи проекта
-
Показатели успеха
-
Заинтересованные стороны и их функции
-
Объём и бюджет
-
Вехи и ожидаемые результаты
-
Хронология и график
-
План обмена информацией
Не знаете, что означает или как должен выглядеть каждый из перечисленных элементов? Давайте рассмотрим их подробнее.
Шаг 1. Определение целей и задач
Раз вы работаете над планом проекта, для этого должна быть какая-то причина. Скорее всего, перед вами, вашим коллективом или компанией поставлена некая конечная цель. Но как узнать, достигнута ли эта цель, если у вас нет возможности оценить успех?
Для любого плана проекта должен быть чётко обозначен желаемый конечный результат. Определение целей не только служит обоснованием для плана проекта, но также обеспечивает единое понимание ситуации и позволяет сосредоточиться на получении желаемого результата. Кроме того, исследования показывают, что сотрудники, понимающие, как их работа способствует достижению целей компании вдвое более мотивированы по сравнению с остальными. При этом лишь 26% сотрудников имеют такое понимание. Это объясняется тем, что в большинстве случаев цели ставятся в отрыве от реальной работы. Определив цели в плане работ, вы сможете грамотно организовать работу, выполняемую вашим коллективом, с привязкой к целям проекта, которых вы намерены достичь.
В чём разница между целями и задачами проекта?
В общем случае цели проекта стоят выше, чем задачи проекта. Составив список целей проекта, определите, что должно произойти после его успешной реализации, и в какой степени проект соответствует бизнес-задачам. С другой стороны, задачи проекта формулируются для того, чтобы сосредоточить усилия на конкретных результатах, которые вы ожидаете получить по завершении проекта.
В плане проекта задаётся направление, в котором будет продвигаться ваш коллектив на пути к поставленным целям, решая те или иные задачи проекта. Если прописать свои цели непосредственно в документации по планированию, путеводная звезда вашего проекта всегда будет перед вами. Определяя объём и график работ по проекту, обязательно сверяйтесь со своими целями, чтобы выполнение работы способствовало решению главных задач.
Читать статью «Как создать эффективную цель проекта (с примерами)»
Шаг 2. Определение показателей успешности
Определив цели, позаботьтесь о том, чтобы можно было измерить успешность их достижения, установив соответствующие ключевые показатели. Поставленная цель отражает намеченный результат. При этом вам нужен некий ориентир для оценки успешности достижения этого результата. Лучший способ сделать это — установить цели по методу SMART. Формулирование целей по методу SMART обеспечивает чёткость и измеримость показателей успешности, с помощью которых в конце проекта можно будет легко определить, в какой степени эти цели были достигнуты.
Например, целью мероприятия может быть проведение ежегодной трёхдневной конференции для специалистов в области SEO 22 июня. Показателем успешности достижения этой цели может быть участие в конференции не менее 1000 человек. Это чёткий и измеримый показатель.
Шаг 3. Определение заинтересованных сторон и их функций в проекте
Реализация проекта обычно подразумевает привлечение различных участников для выполнения тех или иных работ. Пропишите в плане управления проектом, какие специалисты будут участвовать в проекте, и какую функцию будет выполнять каждый из них. Это поможет определить, кто за какую задачу отвечает (об этом мы скоро поговорим), и даст заинтересованным сторонам понять, как вы видите их участие в проекте.
В рамках этого процесса определите те или иные функции и обязанности, которые могут выполнять заинтересованные стороны. Например, кто непосредственно отвечает за успешность проекта? Планируется ли привлекать каких-либо специалистов, которые будут согласовывать окончательные варианты? Какие смежные заинтересованные стороны будут предусмотрены в плане проекта? Есть ли какие-либо факторы риска с точки зрения управления, которые необходимо учесть?
При этом можно использовать такую систему, как матрица RACI, помогающую определить, кто управляет проектом, кто будет согласовывать решения, кто будет участвовать в проекте и кого нужно будет информировать о ходе работ по нему.
Затем, определив все заинтересованные стороны и их функции, позаботьтесь о том, чтобы эта информация была задокументирована в плане проекта. По завершении работы над планом он станет единым источником достоверных сведений для всех участников.
Читать о девяти стратегиях для успешного управления несколькими проектами
Шаг 4. Определение бюджета
Реализация проектов обычно стоит денег. Независимо от того, привлекаются ли фрилансеры для написания контента или поставщик услуг питания для проведения мероприятия, вам наверняка придётся потратить определённое количество денег.
Поскольку вы уже определили цели и заинтересованные стороны в плане проекта, эту информацию можно использовать для составления бюджета. Например, если этот проект предполагает участие нескольких подразделений, будут ли затраты по проекту разделяться между ними? Если у вас есть определённый показатель успешности, такой как количество участников мероприятия или количество новых пользователей, способен ли предполагаемый бюджет обеспечить достижение этого показателя?
Составив бюджет на этапе планирования проекта (и до начала расходования средств), вы обеспечите себе его согласование, после чего сможете принимать взвешенные и экономически обоснованные решения в ходе реализации проекта. При этом вам будет проще правильно распределить бюджет, поскольку в вашем плане проекта уже будут определены цели и заинтересованные стороны. Планирование поможет вам определить стоимость различных частей проекта и позволит исключить неопределённость на этот счёт.
Шаг 5. Определение вех и ожидаемых результатов
Важной частью планирования проекта является определение вех, или достижений, выражающихся в решении тех или иных конкретных задач. У вех нет дат начала и завершения, но их достижение представляет собой важное событие в ходе реализации проекта. Они используются для измерения прогресса. Например, давайте предположим, что вы работаете над созданием нового продукта для своей компании. Обозначив завершение работы над опытным образцом в качестве вехи в хронологии проекта, вы сможете оценить достигнутый вами прогресс.
С другой стороны, ожидаемый результат проекта — это то, что получается после достижения вехи. В нашем примере с разработкой продукта мы достигаем вехи, когда создаём ожидаемый результат, то есть опытный образец продукта. Воспользовавшись нашим бесплатным шаблоном плана проекта, вы сможете с лёгкостью организовать проект в части ожидаемых результатов и вех. Таким образом, все сотрудники будут иметь чёткое представление о работе, выполняемой в рамках проекта, и вехах, к достижению которых будет стремиться ваш коллектив.
Читать о том, как устанавливать вехи проекта, достигать их и выражать за это признательность
Шаг 6. Составление хронологии и графика
Для достижения целей проекта вам и всем заинтересованным сторонам необходима чёткая общая хронология и график работ по проекту. Привязка по срокам поможет вам лучше расставить приоритеты во время стратегического планирования.
Не у всех проектов есть чётко обозначенная хронология. Если вы работаете над крупным проектом с неопределёнными сроками, вместо составления полной хронологии проекта можно создать дорожную карту проекта. Это позволит чётко определить порядок действий по различным задачам без необходимости устанавливать точные сроки.
Определившись с обязанностями на общем уровне, можно сосредоточиться на деталях. Используя шаблон плана работ, разбейте проект на задачи, не упустив при этом ни одной части процесса. Крупные задачи можно даже разбить на более мелкие подзадачи, чтобы сделать их более управляемыми.
Затем установите сроки начала и завершения каждой задачи и подзадачи. После этого вы увидите, как все элементы выстраиваются в единую хронологию проекта. Обязательно добавьте заинтересованные стороны, определив, кто что делает и в какие сроки.
![[Вид хронологии] Проект кампании по продвижению бренда в Asana, представление в стиле диаграммы Ганта](https://assets.asana.biz/transform/10e77bb8-a116-4169-83d5-d4d644824c54/inline-gantt-chart-basics-1-2x?io=transform:fill,width:1680&format=webp)
Читать о том, как создать хронологию проекта, выполнив 7 простых действий
Шаг 7. Составление плана обмена информацией
Как известно, в большинстве проектов участвуют несколько заинтересованных сторон. Это означает, что стили взаимодействия между ними будут отличаться. У вас есть возможность заранее определить свои ожидания по конкретному проекту в его плане. План обмена информацией необходим, чтобы все участники понимали, что происходит, как продвигается работа над проектом и что будет дальше. И в случае возникновения каких-либо преград у вас уже будет чёткая система взаимодействия.
При составлении плана обмена информацией следует ответить на следующие вопросы:
-
Сколько совещаний по проекту вам нужно будет провести? Каковы их цели?
-
Как вы планируете организовать актуализацию состояния проекта? Где вы будете размещать обновления статуса?
-
Какой инструмент вы будете использовать для управления проектом, обмена информацией о ходе работ и публикации обновлений?
![[Проектное задание] Пример плана обмена информацией в Asana для кампании по продвижению бренда](https://assets.asana.biz/transform/3cf9f2d5-69b4-454e-b7e6-9452122a07d7/inline-project-planning-communication-plan-1-2x?io=transform:fill,width:1680&format=webp)
Как и в случае с другими элементами плана проекта, необходимо проконтролировать, чтобы план обмена информацией можно было легко отыскать в вашем плане проекта. Заинтересованные стороны и участники из различных подразделений должны иметь возможность легко находить необходимые указания на этапах планирования и реализации проекта.
Читать о том, почему чёткий план обмена информацией важнее, чем кажется
Примеры планов проектов
Для того чтобы вам было проще понять, как должен выглядеть план управления проектом, ниже приводятся два примера планов проектов по маркетингу и разработке дизайна, на которые вы сможете ориентироваться при планировании собственного проекта.
Пример плана проекта: ежегодный контент-календарь
Предположим, вы отвечаете за контент в своей организации, и ваша задача заключается в создании контент-календаря по всем маркетинговым материалам, которые будут публиковаться в следующем году. Как вы уже знаете, сначала необходимо создать план работ. Вот как это может выглядеть:
Цели и показатели успешности
Вы решаете, что результатом создания и реализации контент-календаря должно быть повышение уровня вовлечённости на 10%. Показателями успешности достижения этой цели в данном случае является частота открытия и переходов по ссылкам в электронных письмах, количество пользователей соцсетей, отслеживающих вашу компанию, а также рейтинг элементов вашего контента в поисковых системах.
Функции заинтересованных сторон и каждого сотрудника
В этом проекте примут участие пять человек.
-
Вы, ответственный за контент: разрабатываете и ведёте календарь
-
Борис и Яков, писатели: готовят тексты по каждому элементу контента
-
Никита, редактор: выполняет редакторскую работу и обеспечивает обратную связь по контенту
-
Полина, издатель: обеспечивает публикацию контента после его написания и редактирования
Бюджет
Ваш бюджет по плану проекта и стоимость контента на весь год составляет 50 000 долл. США.
Вехи и ожидаемые результаты
Ваша первая веха — подготовка контент-календаря с отображением всех тем за год. Ожидаемым результатом в данном случае является версия календаря, готовая к передаче заинтересованным сторонам. Веху и ожидаемый результат необходимо чётко обозначить в графике проекта.
Хронология и график
Вы решили, что график в плане проекта вашего контент-календаря будет выглядеть следующим образом:
-
С 15 октября по 1 ноября. Стадия исследований с целью поиска идей по темам контента
-
Со 2 по 30 ноября. Определение тем, о которых вы будете писать
-
С 1 декабря по 1 января. Составление календаря
-
С 1 января по 31 декабря. Борис и Яков напишут контент, а его редактированием будет заниматься Никита (в течение всего года)
-
С 16 января по 31 декабря. Полина начнёт регулярно публиковать контент и будет делать это в течение всего года
План обмена информацией
Вашим планом обмена информацией будет предусмотрено организационное совещание, а затем — ежемесячные совещания по актуализации информации. Еженедельные обновления статуса будут рассылаться по пятницам во второй половине дня. Весь обмен информацией по проекту будет осуществляться с помощью инструмента управления проектами.
Бесплатный шаблон редакционного календаря
Пример плана проекта: разработка нового дизайна веб-сайта
В этом примере будет разрабатываться новый дизайн для вашего веб-сайта (фактически это скорее будет его полная переработка). Для этого проекта понадобится детальный план, учитывая масштаб и объём ожиданий со стороны различных заинтересованных лиц. Вот как может выглядеть план вашего проекта:
Цели и показатели успешности
Общая цель вашего плана работ заключается в увеличении количества продаж через веб-сайт компании на 15% к концу года. Показателями успеха в данном случае будет количество ежедневных посетителей, оформляющих подписку на бесплатный пробный период, и количество реальных продаж после пробного периода.
Функции заинтересованных сторон и каждого сотрудника
-
Вы, руководитель проекта: составляете план проекта и управляете его реализацией
-
Софья, ответственная за исследования пользовательского поведения: проводит исследования и собирает аналитическую информацию по ним
-
Яков и Жанна, дизайнеры: разрабатывают новые варианты дизайна веб-сайта
-
Светлана, ответственная за контент: пишет текст и контент для новых компонентов и веб-страниц
-
Катерина, веб-разработчик: обеспечивает работу нового веб-сайта
-
Роберт, ведущий веб-разработчик: отвечает за исполнение и запуск нового веб-сайта
-
Амалия, глава отдела маркетинга: обеспечивает обратную связь и согласования по проекту
Бюджет
Бюджет разработки нового дизайна веб-сайта составляет 30 000 долл. США.
Вехи и ожидаемые результаты
Первая веха достигается при завершении стадии исследований, когда Софья отправит отчёт с рекомендациями о том, как двигаться дальше с точки зрения дизайна и контента (ожидаемый результат).
Хронология и график
-
С марта по май. Софья проводит исследования, необходимые для разработки нового дизайна веб-сайта.
-
С мая по июль. Яков и Светлана одновременно работают над созданием дизайна и контента.
-
Начало августа. Катерина запускает новый веб-сайт с дизайном Якова и контентом Светланы.
План обмена информацией
Что касается плана обмена информацией, то для централизованного хранения задач, сообщений и ресурсов будет использоваться инструмент управления проектами, который позволит всем заинтересованным сторонам легко находить все эти материалы. Перед началом работ пройдёт организационное совещание, а затем будут проводиться регулярные совещания по достижении каждой вехи. Обмен всей прочей информацией, включая обновления статуса и поступающие запросы на выполнение работ, также будет вестись в инструменте управления проектами.
Бесплатный шаблон для процесса работ по веб-дизайну
Полный цикл управления планами проектов в компании ClassPass
Керри Хоффман, старший менеджер проектов по маркетинговым операциям компании ClassPass, курирует все маркетинговые проекты, реализуемые специалистами по творчеству, росту и контенту. Ниже приводятся три главные стратегии управления планами проектов:
-
Заблаговременное определение заинтересованных сторон. Каким бы ни был масштаб проекта, крайне важно знать заинтересованные стороны и их функции в проекте, чтобы на каждой его стадии привлекать нужных людей. Кроме того, это позволяет обеспечить чёткое понимание сотрудниками процесса проверки и согласования результатов ещё до начала работ.
-
Согласование способа обмена информацией о проекте. Определите, где и когда должен осуществляться обмен информацией по вашему проекту, чтобы все ключевые сведения всегда была в нужном месте, а сотрудники всегда были в курсе происходящего.
-
Адаптация и принятие стилей работы других людей. Проекты не всегда идут по плану, но, применив правильное управление интеграциями, вы сможете без проблем реализовать любой проект. Кроме того, следует узнать, как удобнее работать участникам проекта и учесть их предпочтения при составлении плана. Это поможет обеспечить слаженность работы, когда вы приступите к исполнению.
Читать о лучших методах творческого производства от Керри Хоффмана из ClassPass
Составьте свой следующий план проекта как профессионал
Поздравляем! Вы официально стали профессионалом по планированию работ. Выполнив несколько действий, уделив некоторое количество времени и проявив изрядную организованность, вы смогли составить план проекта.
В дальнейшем вы сможете вести свою команду правильным курсом и оперативно решать возникающие проблемы. С помощью такого инструмента управления проектами, как Asana можно с уверенностью проработать все стадии плана проекта.
Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта