Как правильно написать повестку дня собрания образец

Загрузить PDF

Никто не любит затянутые бесцельные собрания. Если вам необходимо написать повестку дня, то старайтесь не допускать такого развития событий. Составьте четкую повестку дня, определите все темы, которые необходимо рассмотреть, а также время, отведенное на каждый вопрос. Создайте и следуйте плану, чтобы эффективно провести встречу и не тратить ценное время коллег зря.

1
Запросите информацию у коллег. Люди будут активнее участвовать в собрании, если позволить им влиять на повестку дня. Выслушайте предложения о том, что следует рассмотреть, и добавьте в документ подходящие вопросы.^[1]
- Можно заранее написать электронные письма или встретиться с каждым индивидуально.
- Проведите подготовку за 6–7 дней до собрания, чтобы коллеги успели внести свои предложения. Повестку дня следует завершить за 3–4 дня до мероприятия.
2
Определите главную цель или цели. Собрание должно иметь конкретную цель: принять решение, поделиться сведениями, составить планы на будущее или предоставить отчет. В ином случае нет смысла проводить собрание.^[2]
- Необязательно ограничиваться одной целью. Например, можно выслушать отчет о ходе работ, чтобы принять важные решения на будущее.
3
Сосредоточьтесь на вопросах, которые затрагивают больше пары человек. Если ситуацию можно разрешить при встрече всего двух коллег, то ее не нужно включать в повестку дня. Постарайтесь использовать ценное время на собрании, чтобы решить вопросы, которые касаются всех.^[3]
- Например, если вам с коллегой нужно обсудить новый проект, организуйте отдельную встречу.
- Если обсуждать вопросы, которые касаются лишь пары человек, остальные посчитают, что вы зря тратите их время. Вдобавок, собрать вместе большое количество людей всегда сложно, так что воспользуйтесь таким случаем с умом.
4
Сократите список вопросов. Необходимо правильно расставить приоритеты. Не всегда возможно рассмотреть все вопросы, поэтому оставьте только самое важное.^[4]
- Например, нужно «утвердить сроки проектов», обсудить «отчет о ходе работ», «новые проекты», а также провести «групповое обсуждение идей». Можно решить, что групповое обсуждение идей допустимо перенести на другой раз, если у вас не останется времени.
- Также можно запланировать малые совещания, чтобы решить вопросы, которые не попадают в повестку дня общей встречи.
5
В первую очередь рассмотрите самые важные вопросы. При подготовке обычно рекомендуется в первую очередь поднимать самые важные темы. Так все смогут обсудить ключевые вопросы еще до того, как участники выбьются из сил и станут менее внимательными.
- Например, вопрос принятия важных решений может предшествовать отчету о ходе работ (если решения не зависят от результатов отчета).
- Если собрание необходимо закончить пораньше или некоторым участникам нужно уйти еще до завершения мероприятия, то все важные вопросы уже будут решены.
6
Очертите время обсуждения каждого вопроса. Никогда не знаешь, сколько продлится обсуждение ситуации, но важно иметь хотя бы общее представление. Учитывайте общую продолжительность совещания и количество вопросов. Самым важным темам следует уделить больше времени, чем остальным вопросам.^[5]
- Например, запланируйте 30 минут на отчеты о ходе работ, 10 минут на обсуждение и 10 минут на голосование по новым срокам.
- Если не очертить время, вы не успеете рассмотреть повестку дня. Обдумайте временной план заранее, поскольку может оказаться, что у вас не хватает времени на все выбранные вопросы.
- Определяйте временные рамки с учетом количества участников. Если будет присутствовать 15 человек, а на обсуждение вопроса выделить 15 минут, то у каждого будет меньше минут для того, чтобы высказаться. Это плотный график, даже если не все захотят взять слово.^[6]
Реклама

1
Начните с заголовка для повестки дня и встречи. Заголовок должен показывать читателю, что он читает повестку дня. Также он должен отражать главную тему встречи. Выберите лучший вариант и укажите в верхней части нового документа. Заголовок должен быть простым и по существу.
- Например, используйте заголовок: «Повестка дня июльского собрания: обсуждение идей по новому проекту», — или: «Повестка дня собрания, август 2019 года: изменение сроков проекта».
- Используйте простой деловой шрифт вроде Times New Roman или Calibri.
2
Зарезервируйте время для приветствий. В этой части присутствующие могут поздороваться друг с другом. Также необходимо начать совещание и озвучить главные вопросы.^[7]
- Если на встрече присутствует много незнакомых людей, то можно придумать общую тему.
- Если повестка дня предназначена для большой встречи (например, на конференции), то данная часть займет немало времени. На офисном совещании приветствие обычно занимает пару минут.
- Также можно предусмотреть на начало встречи возможные изменения в повестке дня.
3
Сформулируйте темы в виде вопросов, чтобы заинтересовать присутствующих. Краткие тезисы могут сбить с толку участников собрания. Вопрос содержит определенный контекст и позволяет обдумать ситуацию наперед.^[8]
- Например, вместо слов «Сроки проектов» лучше написать: «Можно ли сдвинуть сроки проекта с учетом повышения спроса?»
- При необходимости каждый вопрос можно снабдить кратким описанием.
4
Укажите примерное время напротив каждого вопроса. Указывать время не обязательно, но такой подход поможет людям подготовиться. Например, в случае необходимости они смогут запросить дополнительное время.^[9]
- Также участники смогут сократить свои замечания, если времени будет мало.
5
Продумайте порядок обсуждения каждого вопроса из списка. Порядок определит ваш подход к темам. Например, если нужно обсудить перенос сроков проекта, то все участники должны будут рассмотреть тему с разных сторон. Сообщите порядок, чтобы все понимали, как будет проходить собрание.^[10]
- Например, для вопроса: «Можно ли сдвинуть сроки проекта с учетом повышения спроса?» — можно определить такой порядок: «10 минут на обсуждение текущего состояния дел, 15 минут посвятить вопросу ускорения темпов производства, 10 уделить рассмотрению аргументов за и против, еще 5 минут на голосование по смещению сроков».
6
Определите ответственных за каждый вопрос. Укажите, кто должен взять слово при обсуждении конкретной темы. Для человека это не должно быть неожиданностью. Обсудите вопросы заранее и отразите принятое решение в повестке дня.^[11]
- Если вы будете проводить все собрание, то укажите этот факт в верхней части повестки дня.
7
Зарезервируйте время для почетных гостей. Если на собрании ожидаются гости, которые будут участвовать в обсуждении важных тем, то им необходимо выделить отдельное время. Каждому гостю необходимо посвятить один пункт в повестке дня, даже если они будут участвовать сразу в нескольких темах. Так вам будет проще группировать вопросы и планировать время.
- Лучше связаться с гостями заранее и уточнить время, которое им потребуется. Это позволит вам избежать неловкости и конфликтных ситуаций.
8
Оставьте время для других вопросов. Этот пункт повестки дня должен находиться в конце. Таким образом вы сможете поинтересоваться, имеются ли другие неотложные вопросы, которые нужно решить. Вдобавок, участники смогут вернуться к некоторым нерешенным проблемам или уточнить детали.^[12]
- Этот пункт покажет участникам, что у них будет возможность затронуть вопросы, которых нет в повестке дня.
- Также можно предусмотреть блок вопросов и ответов.
Реклама

1
Укажите подробности встречи. Не забудьте указать время, дату и место проведения совещания. Также внесите имена всех участников, чтобы люди знали заранее, с кем они смогут встретиться и поговорить.^[13]
- Также полезно сообщить список тех, кто обычно присутствует на таких собраниях, но в этот раз не сможет посетить мероприятие. Дайте понять, что они не будут присутствовать на встрече.
- Приложите карту и указания для тех участников, которые ранее не посещали место проведения встречи.
2
Перечислите предварительные работы, которые следует выполнить до совещания. Возможно, коллегам необходимо прочитать определенные материалы или изучить предложенные решения. Также можно обдумать ряд вопросов.^[14]
- Поместите этот блок в нижней части повестки дня. Выделите текст полужирным шрифтом или подчеркиванием, чтобы он не остался без внимания.
3

Перед рассылкой убедитесь в отсутствии ошибок. Некоторые участники могут рассчитывать на информацию в повестке дня, поэтому убедитесь в отсутствии ошибок и неточностей. Такой шаг — не просто учтивость, но признак внимания к деталям и уважения к присутствующим.
4
Раздайте или разошлите повестку дня за 3–4 дня до собрания. Так коллеги смогут подготовиться к совещанию. Не рассылайте документ слишком рано, чтобы он не затерялся в потоке входящих писем.^[15]
- Перед крупными собраниями и конференциями повестку дня нужно обнародовать за несколько месяцев.
Реклама

Советы

Используйте шаблоны в текстовом редакторе. Многие текстовые редакторы вроде Microsoft Office, Pages для Mac и другие содержат шаблоны разнообразных личных и рабочих документов, которые могут включать повестку дня для собраний. Они помогут вам быстро создать грамотный документ.
В компаниях нередко используется собственная форма составления повестки дня.
Придерживайтесь повестки дня, но проявляйте гибкость. Старайтесь, чтобы встреча следовала плану, но поглядывайте на часы. По возможности вежливо переходите к следующим вопросам: «Пора переходить к следующему вопросу, если мы хотим закончить собрание вовремя».

Об этой статье

Эту страницу просматривали 57 070 раз.

Была ли эта статья полезной?

Источник

Повестка дня общего собрания собственников:

Выбор Председателя и Секретаря собрания
(Председатель проводит собрание, отвечает на вопросы, либо даёт слово тому, кто докладывает по отдельным пунктам, секретарь ведёт запись озвученных тезисов и принимаемых решений. Избираются в пределах одного собрания на срок его проведения).
Выбор членов Счётной комиссии
(Счётная комиссия собирает голоса, подаваемые в виде письменных решений, и подсчитывает достаточность кворума. В счётную комиссию могут по желанию входить любые лица, не являющиеся собственниками помещений в доме (наблюдатели, консультанты).
Выбор способа управления многоквартирным домом
(вариантов два: управление посредством Управляющей организации, либо посредством создания Товарищества Собственников Недвижимости (ранее называлось ТСЖ), как некоммерческой организации, принадлежащей собственникам. После решения о создании ТСН может подписать договор с эксплуатирующей организацией на техническую эксплуатацию дома, либо организовать эту деятельность самостоятельно).
Выборы состава Совета дома
(обычно в Совет входят активные и неравнодушные жильцы, которые реально готовы заниматься контролем выполняемых работ, проверкой и подписанием документов в ходе эксплуатации дома, направлять необходимые заявления в различные инстанции, получать документы и выписки и затем передавать их на рассмотрение собственников. Деятельность Совета регламентирована ст. 161.1 ЖК РФ).
Выборы Председателя Совета дома
(Председатель уполномочен от имени всех собственников вести переговоры и подписывать документы, связанные с управлением многоквартирным домом. Деятельность Председателя регламентирована ч.8 ст. 161.1 ЖК РФ).
Выбор Администратора общих собраний собственников
(Администратор (эта функция введена ст.47.1 ЖК РФ) занимается организацией оповещения собственников о проведении собрания, а также обработкой результатов голосования в электронной форме. Использование электронной системы для голосования и признание таких голосов действующими требует отдельного определения системы или множества систем, в которых можно голосовать. Использование ГИС ЖКХ для этой цели требует регистрации на портале Государственных Услуг у каждого из участников, причём регистрационная учётная запись должна быть подтверждена предъявлением оригинала документа в Центр Обслуживания. У системы СКВЕР регистрация происходит на основании индивидуального кода доступа, выдаваемого каждому собственнику, а голосование в системе подтверждается бумажным бюллетенем. Законом не требуется, чтобы Администратор был именно собственником в доме, им может быть любое физическое или юридическое лицо.)
Выбор Управляющей организации
(даже если создаётся ТСЖ, всё равно как минимум на период перехода на полное самоуправление определяется управляющая организация. Можно оставить действующую, которая сейчас управляет домом, можно сменить на другую, которая представляет свой план — как она будет управлять домом в имеющихся условиях и бюджете. Сейчас этот бюджет ограничен планово-нормативной ставкой, ежегодно утверждаемой Правительством Москвы. На начало 2017 года она составляет 26,5 руб. за м² общей площади дома, которую можно уточнить в материалах для подготовки к собранию). Решением общего собрания она может быть как понижена (на уровне условий договора с управляющей организацией), так и повышена (например, с целью сбора средств для каких-либо целевых нужд).
Определение срока, на который будет заключаться Договор управления
Подписание договора управления от имени собственников
Выбор способа уведомления собственников МКД о проведении последующих собраний
(доступные варианты в порядке повышения себестоимости:
1. Размещение в подъездах многоквартирного дома соответствующих объявлений
2. Оповещение каждого собственника, оставившего свои контактные данные, о собрании и материалах для него через средства связи: электронную почту или СМС.
3. Оповещение каждого собственника, постоянно проживающего в доме, посредством поквартирного обхода с росписью в журнале.
4. Оповещение собственников почтовыми уведомлениями по адресу фактического проживания (если таковой адрес известен), либо уведомлением в почтовые ящики в доме (наиболее странный и бесполезный способ потратить кучу денег впустую на почтовые расходы).
Выбор места размещения сообщений о проведении общих собраний собственников помещений и их решениях
(обязательное по закону условие. Можно размещать бумажное уведомление на информационных стендах в подъезде, на дверях при выходе из дома, а электронные копии документов на соответствующих интернет-сайтах. В Москве таким сайтом является портал «Дома Москвы», но у него не предусмотрена возможность рассылки сообщений об изменениях. Есть сайт SobDoma.Ru, создатели которого обещают регулярно размещать и актуализировать информацию о собраниях по обращению инициаторов, а также рассылать уведомления через электронные системы и средства связи. В ГИС ЖКХ такая функция предусмотрена законом, однако в промышленную эксплуатацию эта система в Москве войдёт не ранее 2019 года (во всей остальной стране обещано 1 июля 2017 года). Использовать можно хоть все варианты, для каждого собственника это индивидуальный выбор в ходе собрания.)
Выбор места хранения протоколов общего собрания
(протокол является документом, подделка которого преследуется по закону. Электронная копия протокола подлежит обязательной публикации в общедоступных интернет-системах (на порталах «Дома Москвы» и федеральном портале «Реформа ЖКХ». Бумажный оригинал хранится либо у председателя Совета многоквартирного дома (и должен предъявляться по первому требованию), либо в Управляющей организации, где предусмотрена ответственность должностных лиц за его утрату. Можно сделать несколько экземпляров протокола, имеющих равную юридическую силу, и хранить в нескольких местах. Копия протокола направляется в Жилищную Инспекцию вместе с электронной копией подписных листов, которые, в отличие от протокола, публикации не подлежат.)

Индивидуальные вопросы к собранию, которые можно включить в повестку дня:

Ограждение придомовой территории шлагбаумами

Регламентировано постановлением Правительства Москвы №428-ПП. Относится к вопросам эксплуатации земельного участка многоквартирного дома (п.2 ч.2 ст.44 ЖК РФ), соответственно, требует решения 2/3 голосов (66,67% собственников). Для решения не требуется постановка земельного участка на кадастровый учёт, однако его необходимо согласовать с муниципальными депутатами для получения разрешения (и определения, не нарушает ли установка законных прав иных собственников в соседних домах). К заявлению на установку шлагбаума прикладывается схема его размещения, конструктивное описание и стоимость. Шлагбаум и его конструктивные принадлежности являются общедомовым имуществом, соответственно, правила его эксплуатации также утверждаются общим собранием.

Эксплуатация общедомового имущества третьими лицами и организациями

К этому вопросу осмысленно относить любые ситуации, когда кто-либо посторонний хочет на законных основаниях использовать что-либо, принадлежащее собственникам: стены, крышу, чердачные и подвальные/цокольные помещения, которые не были изначально определены как жилые или административные (нежилые) при строительстве дома, парковочные места во дворе и даже кабельные каналы в подъездах. Вся эта эксплуатация, если она направлена на извлечение прибыли (реклама или оказание услуг населению/организациям), предусматривает компенсацию за неё в фонд содержания и ремонта многоквартирного дома. На эти средства можно делать ремонты, улучшать условия в общем имуществе (делать текущий ремонт или замену), и даже снижать коммунальные платежи.

Конструктивные изменения в доме (достройка, проделывание отдельных входов, перенос коммуникаций и т.п.)

Всегда должны быть согласованы с общим собранием собственников, с предоставлением проектной документации и заключения технической экспертизы о том, что такие изменения не нанесут ущерба дому в целом и каждому конкретному помещению в частности.

Программа реновации жилого фонда, предусматривающая возможность сноса дома и переселения

Относится к решениям о реконструкции многоквартирного дома, п.2.1 ст.44 ЖК РФ. Требует принятия решения квалифицированным большинством — 2/3 голосов (66,67% собственников). По результатам общего решения дальнейшие варианты обмена и реконструкции дома в целом происходят в индивидуальном порядке с каждым собственником, на основании кадастровой стоимости жилья и соответствующих вариантов равнозначного обмена. В данный момент оговорки «равнозначного, но не менее, чем равноценного» в законопроекте не предусмотрено. С кадастровой стоимостью своего жилья можно ознакомиться на сайте РосРеестра или прямо в реестре собственников для проведения собрания. Важно понимать, что ценность жилья определяется не только кадастровой оценкой, но и множеством других факторов, например, стоимостью земельного участка, на котором расположен дом. Её можно посчитать, взяв среднюю кадастровую оценку метра земли на любом близлежащем участке, умножив на площадь земельного участка, установленного планом межевания территории (определением его границ), разделив на общую площадь помещений в многоквартирном доме и умножив на площадь помещения в собственности. Для взвешенного торга с застройщиком необходимо, чтобы земельный участок многоквартирного дома был поставлен на кадастровый учёт (зарегистрирован в законном порядке как общедомовое имущество). Однако стоимость работы кадастровых инженеров по отношению к прибыли от оформления собственности ничтожна, но для отдельных граждан неподъёмна. Поэтому решением собственников следует принять модель определения источника финансирования постановки земельного участка на кадастровый учёт.

Формулировки для протокола:

Отказаться от включения дома в программу реновации территории города Москвы
- Направить уведомление о категорическом отказе в профильные департаменты и учреждения.
- Организовать работу по постановке земельного участка многоквартирного дома на кадастровый учёт
- Провести внутридомовой / квартальный конкурс подрядчиков среди кадастровых инженеров
- Организовать сбор средств собственников для финансирования постановки ЗУ на учёт с дальнейшей регистрацией долевых прав на общедомовое имущество.
Рассмотреть возможные варианты реализации программы реновации территории города Москвы применительно к многоквартирному дому.
- Подать заявку о возможности включения дома в программу
- Определить приемлемые условия и варианты переселения при сносе и реконструкции
- Потребовать предоставления равнозначных, но не менее, чем равноценных условий для подменного фонда, на основании кадастровой стоимости жилья и ориентировочной кадастровой стоимости земельного участка МКД.
- Рассмотреть возможность временного расселения в подменный фонд на период строительства дома, с дальнейшим возвратом в дом, построенный на существующем земельном участке.

Источник

Как и о чем стоит уведомлять участников совещания? Какие материалы следует собирать еще до начала мероприятия? Как фиксировать ход совещания и когда необходимо оформить сам протокол? Чем его полная форма отличается от краткой и какие нововведения появились для федеральных органов исполнительной власти? Как оформить выписку из протокола для выборочного уведомления исполнителей о принятых решениях? Как потом хранить протоколы? В статье подробно разобраны все реквизиты протокола с объяснением вариаций их оформления и образцами целых документов.

О каком протоколе пойдет речь?

В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии.

Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций – протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.

Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия – собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:

и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),
и распорядительным документом (фиксируется принятое в результате обсуждения решение).

В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т. д.

Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.

Подготовка к проведению совещания

Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов

Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.

Выражается это в наличии:

регламента работы;
плана работы на ближайший год;
собственного аппарата, возглавляемого секретарем.

Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа (программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.

В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.

Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления (т.е. распорядительного документа) данного коллегиального органа.

Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год, в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.

Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат, который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.), который относится к категории специалистов или руководителей. Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.

Подготовка собраний

Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек. Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.

В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.

Первым документом из этого ряда является повестка дня. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.

Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.

В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании и приглашением участников.

Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый – более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.

Пример 1

Пример 2

В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений, а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их (таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.). Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им.

Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики. Задача секретаря – своевременно получить эти документы и размножить в необходимом (по числу участников) количестве экземпляров. Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться к обсуждению. Для рассылки часто используют электронную почту.

В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников (см. Пример 13). Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек (тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу), а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа (на нем важно наличие кворума). Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным – данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что подтверждается, как правило, личной подписью в списке.

Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание. Второй распространенный способ сбора подписей и контроля числа присутствующих – это проведение регистрации участников. Регистрация обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала заседания.

Таким образом, еще до начала заседания / собрания секретарь должен иметь следующие документы: повестку дня, тезисы выступлений и проекты решений по каждому вопросу, список участников.

Типовые правила оформления протокола

Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.

Заголовочная часть протокола

В заголовочной части протокола размещают следующие реквизиты:

полное наименование организации;
вид документа (ПРОТОКОЛ);
номер и дату;
место составления протокола;
заголовок к тексту.

Наименование организации всегда указывается вместе с организационноправовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.

Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования (см. Пример 3).

Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации – автора документа, желательно в сокращенном виде (см. Пример 5).

Итак, посмотрите на возможные варианты оформления:

Пример 3

Открытое акционерное общество

Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»

(ОАО Агентство «Роспечать»)

Пример 4

Закрытое акционерное общество «Новые технологии»

Пример 5

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Воронежский политехнический университет

Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия).

Пример 6

Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.

В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».

Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний дирекции, протоколы заседаний технического совета, протоколы собраний трудового коллектива и т.д.

Существует «мода» написания номера документа и даты, состоящей из одной цифры, двумя цифрами: для этого в начале прибавляют ноль. Здесь можно услышать объяснения следующего свойства: наличие нуля («№ 01» или «01 декабря 2008 г.») не позволит на его месте дописать иную цифру и превратить таким образом 1 в 11, 21 или 31. Но подчеркнем, что указаний на такое написание в нормативной базе не содержится. Это просто довольно распространенная практика.

Место составления документа важно указывать в том случае, когда его затруднительно определить по наименованию организации, а также в тех случаях, когда заседание проводится в другом населенном пункте, а не там, где располагается организация – автор документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 (пункт 3.12) место составления документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, используя только общепринятые сокращения.

Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже.

Пример 7

Заседания методического совета

или

Собрания трудового коллектива

или

Совещания начальников структурных подразделений

Реквизиты заголовочной части могут располагаться продольным (Пример или угловым способом (Пример 9). Выбор варианта остается за организацией.

Пример 8

Пример 9

Закрытое акционерное общество

«Стеклотарный завод»

ПРОТОКОЛ

13 – 14.01.2009 № 1

г. Камышин

Заседания руководителей

структурных подразделений

Вводная часть текста

Текст протокола включает вводную и основную части.

Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Следует иметь в виду, что в протоколе председатель – должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается.

Секретарь – лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола. Секретарь совещания (заседания) не обязательно является секретарем по занимаемой должности. Эта должностная обязанность может быть дополнительной для работника. Она должна быть закреплена в его должностной инструкции, если выполняется постоянно. Эта работа может быть поручена работнику руководителем, если она выполняется как разовое поручение.

Пример 10

Функции председателя заседания руководителей подразделений может выполнять заместитель генерального директора Панков, а функции секретаря заседания – его личный помощник Егорова. В этом случае их должности по штатному расписанию (заместитель генерального директора и личный помощник заместителя генерального директора) в протоколе отсутствуют. Эти люди будут фигурировать в нем только как председатель и секретарь заседания (см. следующий пример).

Пример 11

Председатель – Панков Ю.П.

Секретарь – Егорова Д.Л.

Присутствовали: Беспалов А.Д., Корнеев Н.Р., Луньков Е.Н., Маринина Е.М., Устинов А.К.

Приглашенные: исполнительный директор ОАО «СМУ № 15» Шувалов Т.Б., финансовый директор ОАО «СМУ № 14» Османова М.Т.

С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют инициалы и фамилии должностных лиц организации, которые участвуют в обсуждении и принятии решений на заседании.

Если на заседание приглашены иные должностные лица своей организации, то они перечисляются в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. Если в заседании принимают участие представители других организаций, то указывают и их должности с наименованиями организаций (см. Пример 11).

Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. А вот основную часть текста протокола принято печатать через 1,5 межстрочных интервала.

Составление списка участников совещания является обязанностью секретаря. Список составляют заранее по указанию руководителя (он нужен для оповещения участников о дате встречи и повестке дня, желательна предварительная раздача справочных материалов для изучения вопросов и подготовки к обсуждению). В день проведения совещания список присутствующих корректируют исходя из фактического наличия должностных лиц.

При оформлении протокола расширенного заседания (более 15 человек) или постоянно действующего коллегиального органа фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации, список регистрации в этом случае становится одним из приложений к протоколу (см. Пример 13). В таком случае в протоколе указывают:

Пример 12

Присутствовали: 19 человек (список прилагается).

Пример 13

Во вводную часть протокола включают повестку дня. Ее содержание определяется тем руководителем, который назначает совещание и будет его вести. Если такой документ рассылался участникам перед совещанием, то информация из него и должна быть перенесена в протокол.

Повестка дня в протоколе содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлога «О» или «Об», отвечая на вопрос «о чем?». По каждому пункту в протоколе должны быть указаны инициалы и фамилия докладчика – должностного лица, который готовил данный вопрос.

Пример 14

Повестка дня:

Об утверждении правил информационной безопасности.

Доклад начальника информационного отдела Дорониной Ю.Р.
О внесении изменений в штатное расписание.

Выступление заместителя генерального директора Сергеева И.Н.

Основная часть текста

Содержание протокола оформляется на основе записей, которые ведет на заседании секретарь вручную или с использованием диктофона. Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Отличие краткой и полной форм протокола – раньше все было просто

По форме изложения текста протоколы разделяются на краткие и полные.

Разные формы протокола отличаются друг от друга только полнотой освещения хода заседания. По оформлению отличий в этих формах нет. Этот постулат действует на основе практического опыта, который изложен в любом учебнике по делопроизводству.

Краткий протокол – это документ, который фиксирует:

обсуждавшиеся на заседании вопросы,
фамилии докладчиков и
принятые решения.

Такой протокол, как правило, ведут в следующих случаях:

когда заседание стенографируется (стенограмма выступлений будет приложением к протоколу) или записывается на диктофон;
когда заседание носит оперативный характер и важно зафиксировать принятое решение без детализации хода обсуждения.

По краткому протоколу невозможно представить ход обсуждения вопроса, высказанные мнения, замечания, процесс выработки распорядительной части, т.е. управленческого решения. Его образец приведен в Примере 22.

Полный протокол (см. Пример 21) позволяет документировать подробную картину происходящего, передает содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.

Таким образом, в полном протоколе по каждому рассматриваемому вопросу присутствует 3 части: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). А в кратком только две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей для полного протокола – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») – или из двух для краткого. Эти слова печатают прописными буквами от левого поля.

После слова «СЛУШАЛИ» в тесте протокола указывается фамилия и инициалы основного докладчика в родительном падеже (слушали кого?), а через тире излагают запись его речи. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени (см. Пример 15). Если же текст доклада подготовлен в письменном виде и сдан секретарю, то в протоколе можно обозначить только тему доклада и далее приписать «текст доклада прилагается» (Пример 16).

Пример 15

1. СЛУШАЛИ:

Петрова В.Ю. – о результатах выполнения плана работы отдела продаж на 4 квартал 2008 г. Отметил, что план выполнен на 100%.

Пример 16

1. СЛУШАЛИ:

Петрова В.Ю. – текст доклада прилагается.

В полном протоколе после слова «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы участников обсуждения вопроса. В тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже (выступил кто?). Изложение записи выступления отделяют от фамилии тире, оно излагается от третьего лица единственного числа. В этой же части текста фиксируют вопросы, прозвучавшие по ходу доклада или после его окончания, а также ответы на них.

При отсутствии на совещании обсуждения или вопросов в протоколе часть «ВЫСТУПИЛИ» опускается, и этот фрагмент текста состоит только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Такое возможно и в полном протоколе по некоторым вопросам повестки дня.

После слова «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ») печатают текст постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая – номер принятого решения.

Пример 17

Если по первому пункту повестки дня принято три решения, то они будут носить номера 1.1, 1.2 и 1.3.

Если по второму пункту повестки дня принято только одно решение, то его номер будет 2.1, а не 2, как некоторые ошибочно пишут.

Текст постановляющей части формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку (при этом ответственный исполнитель может указываться в начале текста или в конце).

Пример 18

1.1. Подготовить программу повышения квалификации продавцов силами штатных специалистов Общества на 2 квартал 2009 г. к 03.03.2009. Ответственный – начальник кадровой службы Ушаков Л.Б.

или

1.1. Начальнику кадровой службы Ушакову Л.Б. подготовить программу повышения квалификации продавцов силами штатных специалистов Общества на 2 квартал 2009 г. Срок – 03.03.2009.

Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования. Но если оно имело место, то в пункте постановляющей части это должно найти отражение. В более простом исполнении это показано в Примере 19. В протоколах общих собраний акционеров много специфики, в т.ч. она есть и в порядке отражения результатов голосования по принятым решениям, эти результаты фиксируются в протоколе счетной комиссии и в протоколе общего собрания акционеров (см. Пример 20).

Пример 19

1.1. Утвердить кандидатуру Федорова А.Е. на должность финансового директора Общества.

Результаты голосования: «ЗА» – 11 голосов; «ПРОТИВ» – нет; «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» – 3 голоса. Решение принято 11 голосами.

или

1.1. Утвердить кандидатуру Федорова А.Е. на должность финансового директора Общества.

Результаты голосования: «ЗА» – 14 голосов; «ПРОТИВ» – нет; «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» – нет. Решение принято единогласно.

Пример 20

1.1. Утвердить годовой отчет, бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках за 2007 год; План развития и перечень наиболее важных задач на 2008 год.

Результаты голосования: «ЗА» – 78 голосов (97,5% от общего числа голосов, участвующих в собрании); «ПРОТИВ» – нет; «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» – 2 голоса (2,5% от общего числа голосов, участвующих в собрании). Решение принято 78 голосами. Протокол № 2 счетной комиссии прилагается.

Пример 21. Образец оформления полного протокола

Пример 22. Образец оформления краткой формы протокола

Оформляющая часть протокола

Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или аудиозаписей, которые ведутся во время заседания. После заседания секретарь перепечатывает записи, оформляет их в соответствии с изложенными требованиями и представляет для редактирования председателю совещания. С учетом его правок протокол подписывается и становится официальным документом.

Юридическая сила протокола, т.е. официальность, достоверность, бесспорность, зависит не только от правил оформления. По стандартному определению «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления¹». При соблюдении изложенных правил оформления протокол приобретает юридическую силу после подписания двумя лицами: председателем и секретарем.

Оформление этого реквизита не вызывает затруднений, т.к. оно одинаково для всех рассмотренных нами в статье форм протокола (см. Примеры 21, 22). Подписи отделяют от текста 2 или 3 межстрочными интервалами. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

Протокол является внутренним документом, поэтому печать на нем обычно не ставится.

Если протокол занимает несколько страниц, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» (стр.), без использования дефисов, кавычек и др. знаков.

Срок подготовки протокола по общему правилу не должен превышать 5 дней. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа.

Но некоторыми документами для определенных разновидностей протоколов установлены свои четкие сроки. Например, закон «Об акционерных обществах» предписывает акционерным обществам протокол заседания Совета директоров оформлять 3 дня, а на оформление такого сложного документа, как протокол общего собрания акционеров, отводит целых 15 дней.

Решения, принятые на совещании, доводятся до сотрудников либо в виде рассылки копий всего протокола, либо выписок постановляющей части. В небольших организациях ознакомление сотрудников с принятыми решениями иногда организуют под роспись, для чего к протоколу составляют лист ознакомления.

Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например, решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.

«Когда в товарищах согласья нет»

На всем вышеперечисленном можно было бы и успокоиться, но с вступлением в силу новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536) многое изменилось. По крайней мере этот документ ввел новые правила² оформления кратких протоколов для федеральных органов исполнительной власти, для которых положения данного нормативного документа являются обязательными.

И они отличаются от наработанной к этому моменту практики составления краткой формы протокола. Приведем результаты нашего сравнения в табличной форме (см. Таблицу 1).

Что касается делопроизводства конкретного федерального органа, то у всех есть своя собственная инструкция, которая может и не совпадать с Типовой (обратите внимание на процитированные ниже пункты 1.2 и 1.3 этого нормативного документа). Именно по своей локальной инструкции дело производства все и работают. А тем, кто не работает в федеральных органах, я всегда советую относиться к Типовой инструкции как к примерной (т.е. не обязательной для исполнения). К тому же сейчас в России вступил в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информациии, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». А его основная идея состоит в том, что организации необходимо «прописать», утвердить правила управления документацией и им следовать. И вот этот пример с кратким протоколом как раз очень показательный – во всех случаях, когда в законодательной и нормативной базе нет конкретных указаний либо есть разночтения, любая организация вынуждена установить свои собственные правила. В таком случае можно обеспечить и ясность, и четкость оформления, а главное – юридическую силу документа.

Фрагмент документа

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536)

1.2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется – Типовая инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, службах, агентствах.

1.3. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти… индивидуальных инструкций по делопроизводст ву, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Типовой инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством.

Таблица 1. Отличие двух вариантов краткой формы протокола

Оформление выписки из протокола

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, а также текст, отражавший его обсуждение и принятое по нему решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, его личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. Пример 24).

Если выписка из протокола выдается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Как правильно хранить протоколы?

Протоколы хранятся в зависимости от существующей в организации формы делопроизводства. Если делопроизводство ведется централизованно, то протоколы могут храниться у секретаря организации, в службе делопроизводства. При децентрализованном делопроизводстве место хранения определяется структурой организации, как правило, в секретариатах тех должностных лиц, которые проводят совещания.

В дела протоколы формируются в соответствии с номенклатурой дел, но в любом случае они должны формироваться в раздельные дела в зависимости от вида совещания или названия коллегиального органа.

Пример 23

Совещания дирекции проводит генеральный директор. В структуре организации создан экспертный совет, который также возглавляет генеральный директор. Протоколы совещаний и экспертного совета должны формироваться в два разных дела.

Многие виды протоколов имеют постоянный срок хранения. К таким относятся протоколы коллегиального исполнительного органа (коллегия, дирекция, правление и др), контрольных, ревизионных органов, научных, экспертных, методических советов, совещаний у руководителей организации, общих собраний акционеров, пайщиков (пункт 5 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения).

Пример 24. Пример оформления выписки из протокола

Источник

Повестка дня общего собрания — как составить, где взять, примеры

03 Март 2017

Говорят, что правила дорожного движения написаны кровью. Так вот эта статья про повестку дня написана слезами. Слезами тех, кто, проводя общее собрание, включает в повестку собрания вопросы, которые потом не исполняются управляющими организациями, а инициаторы собраний тратят время и нервы в судах или проводя повторные поквартирные обходы для сбора очередных решений.

Меня зовут Константин Орлов и я с 2011 года помогаю людям в проведении общих собраний, сайт «Домсканер.рф» помогает жителям во всех регионах России подготовить повестку дня собрания, готовый пакет документов для проведения общего собрания в любой форме, а также провести онлайн голосование согласно ст. 47.1 ЖК РФ и на основе опыта подготовки более 2500 собраний я бы хотел рассказать Вам как сделать правильную повестку вопросов общего собрания и не допустить ошибок.

Статья короткая, но емкая. Поверьте, нам присылали такие повестки, от которых хотелось действительно плакать, например «Наделить председателя дома полномочиями по проверке документов жителей сдаваемых в аренду квартир» (жители боролись с квартирами, где никто не прописан, но проживает по 10 человек) или «Утвердить порядок выноса мусора по будним дням с 6 до 9 часов, в выходные дни с 7 до 10 часов утра» (жители хотели уменьшить количество крыс в мусоропроводах).

ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО

Что говорит закон относительно повестки общего собрания собственников?

Гражданский Кодекс в ст. 181 с ее подпунктах подробно расписывает основные требования к решениям собраний и их проведению. В том числе, там же есть ответ на главный вопрос любого инициатора собрания «Зачем выбирать председателя и секретаря?». Это нужно, т.к. в соответствии с п. 3 ст. 181.2 ГК РФ «при принятии решения собрания составляется протокол в письменной форме. Протокол подписывается председательствующим на собрании и секретарем собрания». При этом обязательных требований к избранию счетной комиссии нет – провести подсчет могут председатель и секретарь.
Жилищный кодекс в п.1 статьи 44 гласит, что «Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме является органом управления многоквартирным домом. Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме проводится в целях управления многоквартирным домом путем обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование» и далее в п.2 дает перечень пунктов, что именно может решать общее собрание.
Приказ Минстроя 937пр в п.16 дает следующее указание: « Вопросы повестки дня общего собрания должны формулироваться предельно точно, ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов и не допускать двоякого толкования. В случае если формулировка вопроса, по которому принимается решение на общем собрании, предусмотрена законодательством Российской Федерации, в протоколе указывается соответствующая формулировка. Не допускается включать в повестку дня общего собрания пункт «Разное», а также объединять в одной формулировке разные по содержанию вопросы. В случае если предметом вопроса, включенного в повестку дня, является рассмотрение какого-либо документа, указываются полное наименование и реквизиты данного документа»

Настоятельно рекомендую вдумчиво прочитать три указанных документа перед составлением повестки.

ПРАКТИКА И ОПЫТ

Что говорит жизнь относительно повестки дня общего собрания собственников? Здесь я приведу главные ошибки инициаторов при составлении повестки.

Любой ВОПРОС должен быть РЕШЕНИЕМ.
Не нужно включать вопросы в стиле «Утвердить необходимость получения услуг частного охранного предприятия для жителей всех подъездов МКД по адресу ХХХХХ в вечернее и ночное время с режимом с 21-00 до 9 утра ежедневно. Поручить Председателю Совета Дома обратиться в УК «ХХХ» для получения предложения по организации данных услуг в МКД на постоянной основе начиная с 1.04.17. Предусмотреть обязательное предварительное рассмотрение и утверждение тарифа за эти услуги на внеочередном ОСС МКД созываемом по этому вопросу.» — вы с первого раза поняли о чем речь? после пяти минут прочтений вроде как речь идет о том, что нужно охрану, но для этого нужно чтобы председатель в УК обратился и узнал стоимость услуг и потом вынес на собрание этот вопрос. Такие вопросы должны обсуждаться до собрания, а на собрание выносится решение!
Любой ВОПРОС должен быть в соответствующей компетенции.
«Утвердить должностную инструкцию (ДИ) консьержа в предложенной редакции. Поручить Председателю Совета Дома довести до сведения соответствующего должностного лица УК «ХХХ» о необходимости применения данной ДИ в работе службы консьержей. Предусмотреть право Председателя Совета Дома в одностороннем порядке увольнять консьержа при фиксации факта не исполнения изложенных в инструкции требований.» — в данном случае жители хотят, чтобы управляющая компания наняла консьержа, но увольнять его они будут сами. Ответ УК будет: «Хотите набирать и увольнять людей – создавайте ТСЖ». Это аналогично ситуации «я буду ходить в ваш магазин за хлебом, но если мне не понравится продавец – я скажу и вы должны будете его уволить». Компетенция собственников должна оформляться по-другому, уволить лицо в коммерческой организации они не могут.
Любой ВОПРОС и его РЕШЕНИЕ должны быть конкретными.
Прочитайте свою повестку вопросов. Каждый Ваш вопрос должен содержать в себе ответы:
— что должно быть сделано (действие)
— кто это должен сделать (лицо, которое совершит действие)
— в какой срок это должно быть сделано (конкретный срок)
— за счет каких ресурсов это должно быть сделано (за чей счет?)
Повестка вопросов по «сложным» собраниям должна обязательно согласовываться с юристами (в т.ч. юристами УК).
«Сложными» собраниями я называю те, которые однозначно будут пытаться оспорить в суде. Если вы принимаете решение об установке новых детских горок во дворе – это бытовой «не коммерческий» вопрос, который мало кого волнует. А вот если вы решили сменить УК, то здесь в игру приходят большие деньги, которые каждая из сторон будет защищать до последнего.
— Выбор председателя и секретаря собрания
— Выбор счетной комиссии
— Выбор УК «Новая УК»
— Выбор совета дома
Повестка вопросов часто требует изменения договора управления.

Для примера рассмотрим такой вопрос, кстати, очень часто встречается на практике: жители хотят ремонт в подъезде, идут в УК, те дают им пакет документов для сбора подписей (проведения собрания) с формулировкой: «Утвердить ремонт подъезда №1» и после этого говорят «Ждите, мы включили Вас в план на ближайшие три года». Люди возмущены, рвут и мечут – деньги есть, в чем проблема? А проблема в формулировке! «Утвердить косметический ремонт подъезда №1, поручить УК «Добрый дом» в срок до 01.09.2017 сделать ремонт согласно прилагаемой сметы за счет средств накопленных на текущий ремонт многоквартирного дома в общей сумме не более 145.000 рублей». – чувствуете разницу?

— примерно так выглядит повестка вопросов у жителей, которые не консультировались перед собранием по смене УК. Ее можно оспорить т.к. не определялся способ управления, не ставился вопрос об утверждении нового договора и расторжении старого итд. С вероятностью 90% — жители дома будут в судах отстаивать свою правоту и параллельно проводить еще одно собрание, но уже с нормальной повесткой. Перед тем как созывать «сложное» собрание – проверьте свою повестку, уточните насколько она исполнима у юристов своей УК, пригласите независимых юристов. Поверьте, это сэкономит Вам нервы и время.

Из последнего примера из жизни. Жители дома получают достаточно большой доход от рекламы размещенной на фасаде дома (около 1 млн в год). Они провели собрание и потребовали от УК открыть отдельный счет в банке, на который бы перечислялись эти деньги, чтобы их сохранить и не смешивать с деньгами накапливаемыми на текущий ремонт. УК открывает отдельный счет на свое имя в банке, но переводит туда только часть в размере 100.000 рублей из накопленных ранее. Остальные деньги вообще ушли в погашение долгов перед ресурсниками. Жители пишут гневные письма в надзорные органы, откуда приходит ответ: «УК не обязана была открывать счет, такой обязанности не прописано в договоре управления, решайте вопрос в суде.»
Поэтому иногда при проведении собрания требуется сразу же делать протокол разногласий к договору управления, а для его оперативного рассмотрения добавлять «Принять решение о расторжении договора с УК «ХХХ» и выборе новой управляющей компании в случае отказа от согласования предложенной редакции протокола разногласий или отсутствия мотивированного ответа в течении 30 дней с момента получения протокола общего собрания» иначе рассмотрения протокола разногласий может затянуться на 3-6-12 месяцев и больше.

В этой статье я постарался максимально емко описать самые главные ошибки инициаторов при составлении повестки вопросов.

Всем желаю удачи в проведении общих собраний и поменьше вредных соседей, которые и сами не участвуют в жизни дома и другим мешают это делать!

Константин Орлов.

Источник

Итак, что Повестка дня встречи? Правда в том, что мы все участвовали в собраниях, на которых мы чувствовали себя бессмысленными, даже не понимая, почему мы должны встречаться, чтобы обсуждать информацию, которую можно решить по электронной почте. Некоторым людям, возможно, даже придется посещать собрания, которые тянутся часами без решения каких-либо вопросов.

Однако не все встречи непродуктивны, и если вы хотите эффективно работать со своей командой, встреча с повесткой дня спасет вас от этих вышеперечисленных бедствий.

Хорошо продуманная повестка дня устанавливает четкие цели и ожидания от собрания, гарантируя, что каждый знает свою цель и то, что должно произойти до, во время и после.

Таким образом, эта статья расскажет вам о важности наличия повестки дня встречи, шагах по ее созданию и предоставит примеры (+шаблоны) для использования на вашей следующей встрече.

Почему для каждой встречи нужна повестка дня
8 ключевых шагов для написания эффективной повестки дня встречи
Примеры повестки дня встречи и бесплатные шаблоны
Настройте повестку дня встречи с AhaSlides
Основные выводы

Дополнительные советы по работе с AhaSlides

10 распространенных типов встреч в бизнесе
Протокол заседаний: Лучшее руководство по написанию, примеры (+ бесплатный шаблон) в 2023 г.
6 Лучший Лайфхаки для встреч

Почему для каждой встречи нужна повестка дня

Каждому совещанию нужна повестка дня, чтобы оно было продуктивным и эффективным. Повестка дня совещания дает следующие преимущества:

Уточнение цели и задач встречи, и помогает вести дискуссию целенаправленно.
Управляйте временем и темпом встречи, убедитесь, что нет бессмысленных аргументов, и сэкономьте как можно больше времени.
Установите ожидания для участников, а также обеспечить охват всей соответствующей информации и действий.
Способствует подотчетности и организованности, что приводит к более эффективным и результативным встречам.

Начните за секунды.

Получите бесплатные рабочие шаблоны. Зарегистрируйтесь бесплатно и возьмите то, что вы хотите, из библиотеки бесплатных шаблонов AhaSlides!

🚀 Скачать бесплатно ☁️

1/ Определите тип встречи

Поскольку в разных типах совещаний могут участвовать разные участники, форматы и цели, важно выбрать то, что соответствует ситуации.

Стартовая встреча проекта: Встреча, на которой дается обзор проекта, его целей, сроков, бюджета и ожиданий.
Общее собрание: Тип общекорпоративного собрания, на которое приглашаются все сотрудники. Чтобы информировать всех о результатах деятельности, целях и планах компании, а также способствовать ощущению общей цели и направления внутри организации.
Встреча в ратуше: Общее собрание компании, на котором сотрудники могли задавать вопросы, получать новости и давать отзывы высшему руководству и другим руководителям.
Совещание по стратегическому руководству: встреча, на которой старшие руководители или руководители собираются вместе, чтобы обсудить и спланировать долгосрочное направление.
Виртуальная командная встреча: формат виртуальных совещаний команды может включать презентации, обсуждения и интерактивные действия и может проводиться с использованием программного обеспечения для видеоконференций, обмена мгновенными сообщениями или других инструментов цифрового общения.
Мозговой штурм: творческая и совместная встреча, на которой участники генерируют и обсуждают новые идеи.
Встреча один на один: Частная встреча между двумя людьми, часто используемая для оценки производительности, коучинга или личного развития.

2/ Определите цель и задачи встречи

Четко объясните, почему проводится собрание и чего вы или ваша команда надеетесь достичь.

3/ Определите ключевые темы

Перечислите ключевые темы, которые необходимо осветить, включая любые важные решения, которые необходимо принять.

4/ Назначить срок

Выделите соответствующее количество времени для каждой темы и всей встречи, чтобы собрание не отставало от графика.

5/ Определите участников и их роли

Составьте список тех, кто будет участвовать в собрании, и укажите их роли и обязанности.

6/ Подготовить материалы и сопроводительные документы

Соберите любую соответствующую информацию или материалы, которые потребуются во время встречи.

7/ Заранее раздайте повестку дня

Разошлите повестку дня всем участникам, чтобы убедиться, что все готовы.

8/ Обзор и пересмотр повестки дня по мере необходимости

Просмотрите повестку дня перед собранием, чтобы убедиться, что она полна и точна, и внесите необходимые изменения.

Изображение: Freepik

Примеры повестки дня встречи и бесплатные шаблоны

Вот несколько примеров повесток дня собраний, которые можно использовать для разных типов собраний:

1/ Повестка собрания команды

Дата:

Местонахождение:

Присутствовали:

Цели собрания команды:

Для обновления хода реализации проекта
Для обзора текущих проблем и решений

Повестка собрания команды:

Введение и приветствие (5 минут) | @ВОЗ
Обзор предыдущей встречи (10 минут) | @ВОЗ
Обновления проекта и отчеты о ходе выполнения (20 минут) | @ВОЗ
Решение проблем и принятие решений (20 минут) | @ВОЗ
Открытое обсуждение и обратная связь (20 минут) | @ВОЗ
Действия и последующие шаги (15 минут) | @ВОЗ
Закрытие и организация следующей встречи (5 минут) | @ВОЗ

Бесплатный шаблон ежемесячной встречи с AhaSlides

2/ Повестка дня собрания All Hands

Дата:

Местонахождение:

Attконец:

Цели встречи:

Чтобы обновить производительность компании и представить новые инициативы и планы для сотрудников.

Повестка дня встречи:

Приветствие и знакомство (5 минут)
Отчет об эффективности компании (20 минут)
Представление новых инициатив и планов (20 минут)
Сессия вопросов и ответов (30 минут)
Признание и награждение сотрудников (15 минут)
Закрытие и организация следующей встречи (5 минут)

Шаблон встречи всех рук

3/ Повестка дня стартового совещания по проекту:

Дата:

Местонахождение:

Присутствовали:

Цели встречи:

Установить четкие цели и ожидания от проекта
представить команду проекта
Обсудить проблемы и риски проекта

Повестка дня встречи:

Приветствие и введение (5 минут) | @ВОЗ
Обзор проекта и цели (15 минут) | @ВОЗ
Представление членов команды (5 минут) | @ВОЗ
Распределение ролей и обязанностей (20 минут) | @ВОЗ
Обзор графика и графика (15 минут) | @ВОЗ
Обсуждение проблем и рисков проекта (20 минут) | @ВОЗ
Действия и следующие шаги (15 минут) | @ВОЗ
Закрытие и организация следующей встречи (5 минут) | @ВОЗ

Обратите внимание, что это всего лишь примеры, а пункты повестки дня и формат могут быть скорректированы в зависимости от конкретных потребностей и целей встречи.

Настройте повестку дня встречи с AhaSlides

Чтобы настроить повестку дня встречи с помощью AhaSlides, выполните следующие действия:

Завести аккаунт: Если вы еще этого не сделали, зарегистрируйтесь АгаСлайды и создайте учетную запись. Или отправляйтесь к нам Публичная библиотека шаблонов.

Выберите шаблон повестки собрания: У нас есть множество шаблонов повестки дня собрания, которые вы можете использовать в качестве отправной точки. Просто выберите тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям, и нажмите «Получить шаблон».

Настройте шаблон: Выбрав шаблон, вы можете настроить его, добавив или удалив элементы, настроив форматирование и изменив цветовую схему.

Добавьте пункты повестки дня: Используйте редактор слайдов, чтобы добавить пункты повестки дня. Вы можете добавить текст, вращающееся колесо, опросы, изображения, таблицы, диаграммы и многое другое.

Сотрудничайте со своей командой: Если вы работаете в команде, вы можете совместно работать над повесткой дня. Просто пригласите членов команды редактировать презентацию, и они смогут вносить изменения, добавлять комментарии и предлагать изменения.

Поделитесь повесткой дня: Когда вы будете готовы, вы можете поделиться повесткой дня со своей командой или с посетителями. Вы можете поделиться ссылкой или с помощью QR-кода.

С AhaSlides вы можете легко создать профессиональную, хорошо структурированную повестку дня встречи, которая поможет вам не сбиться с пути и достичь целей встречи.

Основные выводы

Надеемся, что следуя этим ключевым шагам, примерам и шаблонам AhaSlides, вы сможете создать хорошо структурированную повестку дня собрания, которая поможет вам достичь своих целей и задач.

Источник

Как составить протокол совещания

Протокол собрания — это документ, в котором фиксируется информация о присутствующих лицах, поставленных вопросах, ходе ведения обсуждения и принятых решениях.

В каких случаях составляют протокол

Протокол является подтверждением факта проведения собрания и доказательством принятых на нем решений и озвученной информации. В ряде случаев такая документальная фиксация является обязательной и предусматривается законом, так как полученный документ является основанием для совершения последующих действий. Например, протокол собрания участников (учредителей) ООО при его создании, который впоследствии предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица. Для обычной текущей хозяйственной деятельности любого предприятия нет императива по протоколированию каждой встречи, но во избежание недоразумений, особенно если планируется принятие решений или назначение ответственных лиц, рекомендуем хотя бы кратко зафиксировать ход события. Обязанность по ведению протокола обычно возлагается на секретаря в организации либо в процессе проведения встречи назначается иной сотрудник, о чем вносится информация в протокол.

Какую форму используют для протокола

Выделяют три формы документа:

краткая. В тексте отражаются только поставленные вопросы и принятые по ним решения;
полная. Кроме информации по повестке и итогам голосования, включает в общем виде высказанные мнения и состоявшиеся выступления;
стенографическая. Полностью воспроизводит то, что озвучивалось на собрании.

Для всех форм предусматривается наличие в тексте:

названия документа;
даты, места, времени проведения мероприятия;
информации о присутствующих лицах, председателе и секретаре.

Краткая

Полная

Стенографическая

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»

ПРОТОКОЛ № 12

аппаратного совещания у руководителя

г. Санкт-Петербург

«01» февраля 2021 г.

Присутствовали:

1. Генеральный директор — Воронов Андрей Викторович.

2. Главный бухгалтер — Смирнова Валентина Федоровна.

3. Секретарь-делопроизводитель — Петрова Мария Степановна.

4. Начальник юридического управления — Федоров Федор Федорович.

5. Начальник отдела продаж — Сидоров Петр Петрович.

6. Начальник отдела кадров — Иванов Иван Иванович.

Председатель собрания: Воронов Андрей Викторович.

Секретарь собрания: Петрова Мария Степановна.

Повестка дня:

Выплата премий за январь 2021 г.

Слушали:

1. Сидорова Петра Петровича, который отметил, что по итогам работы за январь 2021 было заключено 22 договора поставки на общую сумму 3 млн руб. По состоянию на 01.02.2021 покупателями по всем заключенным договорам оплачено 2,5 млн руб. Таким образом, сотрудниками перевыполнен план продаж на январь на 120%. Учитывая, что денежные средства по заключенным в январе договорам поставки практически полностью выплачены, предлагается поощрить работников отдела премией в повышенном размере.

2. Главного бухгалтера, Смирнову Валентину Федоровну, которая озвучила, что по итогам работы за январь имеется возможность выплаты премии в повышенном размере сотрудникам отдела продаж, но общий размер премиальных выплат за январь для всех работников Общества не должен превышать 595 000 рублей. Исходя из установленных приказом генерального директора стандартных размеров премий, предлагается сотрудникам отдела продаж выплатить премии каждому в двойном размере, остальным работникам общества — в стандартном.

Решили:

1. Подготовить приказ по премиям по итогам января 2021 г.

Срок исполнения: до 05.02.2021. Ответственный: Иванов Иван Иванович.

2. Сотрудникам отдела продаж осуществить выплату в двойном размере, остальным работникам — в стандартном размере.

Срок исполнения: до 10.02.2021. Ответственный: Смирнова Валентина Федоровна.

Председатель ________________ Воронов Андрей Викторович

Секретарь _______________ Петрова Мария Степановна

Правила оформления протоколов

Унифицированной формы нет. Понимание в общих чертах, как правильно составить протокол совещания, дает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ предусматривает:

наименование организации, используйте фирменный бланк или обычный лист А4;
название, место составления, номер и дата документа. Датой указывается дата проведения собрания;
список присутствующих лиц;
данные председателя и секретаря;
повестку собрания;
голосование, если оно проводилось;
общие выводы по итогам мероприятия, если требуется.

Текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «решили»), если документ составлен более чем на 1 странице, то вторая и последующие страницы нумеруются. Для единообразия документов допускается утвердить бланк распорядительным актом организации.

Образцы

Собрания

Совещания

Заседания

Самоловских Наталья

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

45
Публикаций

863
Дней на портале

0
Комментариев

Автор месяца
Челозерцева Александра

Справка-объективка на военнослужащего — это специальный документ, содержащий краткие биографические сведения о человеке. Она пригодится для представления солдат и офицеров к наградам, при повышении по службе или по запросу госорганов и других организаций.

Временное удостоверение личности гражданина РФ — это документ, который выдают человеку на период, пока у него нет паспорта. Он оформляется по желанию человека при приеме бумаг на выдачу нового паспорта.

Как удерживать алименты из заработной платы:

Получить документальное основание для взыскания.
Определить суммарный доход и вычесть подоходный налог.
Рассчитать и перечислить компенсацию на обеспечение несовершеннолетних детей.

Источник

Повестка дня совещания

Дата
проведения: 15.03.2022.

Время
проведения: 11:00.

Место
проведения: кабинет генерального
директора.

Об
условиях хранения непродовольственных
товаров в магазинах АО. Доклад начальника
одела по связи с торговым залом и складом
Миллер А.А.
Об
культуре обслуживания покупателей.
Доклад менеджера управления персоналом
Громова А.Я.
О
расширении розничной торговой сети
АО. Доклад помощника руководителя
Перминовой Н.Г.

Участники:
Егоров Е.Е., Попова С.А., Вишнякова О.А.,
Громов А.Ю., Миллер А.А., Перминова Н.Г. .

Приглашенные:
Поздняков А.А. Вегнер Д.А., Агапова Т.П.,
Юрьева О.И.

Протокол совещания

Время
проведения: 11:00.

Место
проведения: кабинет генерального
директора.

Председатель:
Попова С.А.

Секретарь:
Голунов А.Ю.

Участники:

—
Генеральный директор ФИО

—
Руководители магазинов ФИО

—
Руководитель оптового склада ФИО

—
представители поставщиков ФИО

Вопросы
повестки:

Об
условиях хранения непродовольственных
товаров в магазинах АО. Доклад начальника
одела по связи с торговым залом и складом
Миллер А.А.
Об
культуре обслуживания покупателей.
Доклад менеджера управления персоналом
Громова А.Я.
О
расширении розничной торговой сети
АО. Доклад помощника руководителя
Перминовой Н.Г.

Принятые
решения:

Разработать
новые правила хранения непродовольственных
товаров в магазинах и ознакомить
сотрудников с настоящими правилами.
Провести
тренинги по культуре обслуживания
покупателей среди сотрудников.
Разработать
подробный план расширения, оформить
новые договора поставок с поставщиками.

Уведомление

О
проведении собрания

Уважаемый
ФИО, настоящим уведомляю Вас о проведении
внеочередного собрания по вопросам
повестки дня.

Дата
проведения: 15.03.2022.

Время
проведения: 11:00.

Место
проведения: кабинет генерального
директора.

Повестка
дня:

Об
условиях хранения непродовольственных
товаров в магазинах АО;
Об
культуре обслуживания покупателей;
О
расширении розничной торговой сети
АО.

Ситуация
2 Совещание

(ситуация
связана с ситуацией 1)

Вы
работаете коммерческим директором в
рассматриваемой компании «Инторг».

Генеральный
директор С.С, Егоров за два дня до даты,
на которую назначено совещание, сообщил
по телефону, что он задерживается в
командировке, поручил вам провести
совещание. При этом он сообщил, что
начальнику организационного отдела
А.П. Кореву было поручено провести всю
работу по подготовке совещания, в том
числе подготовке с помощью соответствующих
отделов информации для генерального
директора по рассматриваемым вопросам.

Задания:

Перечислить
работу, которую следует провести в
связи с совещанием накануне и в день
проведения совещания.

Подготовить
список приглашенных и вступающих на
совещании, подготовить регламент
совещания и представить его на утверждение
генеральному директору, оповестить
участников и отправить приглашения. За
день — два до совещания проверить, все
ли поручения выполнены, передать
результаты проверки руководителю в
письменном виде.

В
день совещания проверить помещение,
аппаратуру, раздаточный материал, все
ли имеется для кофе-брейка.

Разработать
сценарий проведения совещания.

Дата
проведения: 15.03.2022.

Время
проведения: 11:00.

Место
проведения: кабинет генерального
директора.

Мероприятие	Докладчик	Регламент
Вступительное слово	Генеральный директор Егоров С.С.	5-10 мин
Об условиях хранения непродовольственных товаров в магазинах АО	Начальник одела по связи с торговым залом и складом Миллер А.А.	20 мин
Об культуре обслуживания покупателей	Менеджер управления персоналом Громова А.Я.	20 мин
О расширении розничной торговой сети АО. Доклад	Помощник руководителя Перминовой Н.Г.	20 мин
Кофе-брейк	—	10 мин
Обсуждение, подведение итогов	—

Соседние файлы в предмете Менеджмент

Источник