Как правильно написать приглашение на мероприятие образец

Содержание

Организация событий — тяжёлая работа. Место проведения, программа, подрядчики — это лишь некоторые из аспектов, которые имеют значение в каждом подобном проекте.

К сожалению, вся эта суета часто приводит к тому, что организаторы пренебрегают одной важной вещью: приглашением на мероприятие. Это первая ваша точка контакта с потенциальными участниками. Событие напрямую зависит от продуманного приглашения.

Не нужно упускать из виду детали, ставя под угрозу успех всего мероприятия, и пренебрегать приглашением. Допуская такое, вы теряете ценные возможности. Мы расскажем, как соблюсти все тонкости составления приглашения, не жертвуя качеством подготовки события.

Типы приглашений

Прежде чем углубляться в детали содержания приглашения, необходимо решить, какие именно приглашения будут отправлены. Это относится ко всем типам приглашений, независимо от того, будет ли это корпоративное событие, юбилей компании или запуск продукта.

По сути, есть два формата приглашений:

• Электронные;
• Печатные.

В последние годы всё больше компаний стремятся активно переходить на электронные форматы всего: документооборота, рекламы и, в том числе, рассылки приглашений.

Это связано, в частности, с четырьмя основными недостатками печатных приглашений:

• Высокая стоимость

Одна только печать на плотной мелованной бумаге обойдётся гораздо дороже, чем обычная печать документов. Если учитывать доставку, то общие затраты становятся ещё выше, что далеко не всегда оправдано.

• Отсутствие персонализации

Получатели приглашений чувствуют внимание и заботу, когда к ним обращаются лично. Для печатных карточек это означает, что нужно вводить все имена вручную или передавать их во время заказа. Это требует времени, которое можно инвестировать в более полезные вещи.

• Сложности координации

Немедленные согласие или отказ невозможны в классическом бумажном варианте. Чтобы иметь какое-то представление о происходящем, приглашенных можно попросить зарегистрироваться на сайте — например, с помощью QR-кода — и отметиться там. Проблема в том, что такой переход для многих является сложным и трудоёмким процессом.

Важные факторы

• Целевая группа

Задайте себе вопрос: являются ли потенциальные участники мероприятия пользователями цифровых технологий? В большинстве случаев ответ прост: да. По данным Statista, в 2020 году в онлайне уже 4,54 миллиарда человек.

• Тип мероприятия

Вечер встреч ветеранов или пенсионеров легко может обойтись печатными приглашениями, но для интернет-маркетингового конференции интернет-маркетологов рекомендуются цифровые приглашения.

• Время до мероприятия

В стрессе подготовки к событию приглашение часто забывается. Является ли это поводом для паники, если за неделю до мероприятия приглашения не готовы? Нет, если они в цифровом формате, их можно быстро настроить и отправить.

• Бюджет

Если бюджет ограничен и вы хотите разослать несколько сотен приглашений, цифровой формат — лучший выбор в разрезе расходов.

Вот так может выглядеть официальное приглашение на мероприятие:

Или официальное приглашение на мероприятие может быть и таким:

Ну а если необходимо разослать именно бумажные приглашения, возможно вам стоит оптимизировать расходы на рекламу. Самостоятельно сложно отследить неэффективные маркетинговые каналы, поэтому мы собрали все инструменты для подробного анализа и экономии бюджета в Аналитической платформе Calltouch.

Текст приглашения

Прежде чем думать над формой приглашения на мероприятие, необходимо разработать содержание. Это относится как к печатному, так и к цифровому формату.

Очень немногие люди находят процесс написания убедительного текста простым. Поэтому, прежде чем сесть за работу и созерцать чистую страницу или пустой лист бумаги в течение многих минут или даже часов, рекомендуется сначала проработать текст с точки зрения содержания.

Стоит воспользоваться простыми приёмами, которые помогут структурировать текст. В какой-то момент вы заметите, что приглашение уже заполнено на 80% с использованием всего лишь трёх стандартных блоков — в конце концов, останется всего лишь связать это всё воедино.

Сформулируйте привлекательную тему

80% людей читают только заголовок текста — это занимательное свойство рекламы действительно подчеркивает важность заголовка. Что является причиной здесь?

Иногда подобное происходит из-за отсутствия у читателя интереса к поднятой теме, но часто — из-за самого заголовка, который вообще не привлекает внимания. В приглашениях на мероприятия заголовок уже является основной частью всего контента. Если люди зевают, читая тему, то многие ли из них пожелают ознакомиться с остальным содержимым? Даже официальное письмо-приглашение должно быть привлекательным.

Четкие и привлекательные заголовки характеризуются следующими моментами:

• Точность

Не ходите вокруг да около, а переходите к сути того, что хотите донести. Ненужные лирические отступления не имеют смысла в теме письма.

• Слова-якоря

Это слова, которые привлекают внимание и автоматически вызывают интерес. К ним относятся, например: «секрет», «подсказка», «эффективный» или «гарантировано».

• Ориентация на гостя

Речь идёт не о вас, а о потенциальных участниках события. Переведите внимание читателя с собственных достоинств на его конкретные выгоды, дополнительные преимущества, которые он получит, посетив мероприятие.

• Корректность

Не давайте пустых обещаний в заголовке, иначе вы будете раздражать читателя и заработаете плохую репутацию.

Идеи заголовков могут быть следующие:

• Вопрос: «Знаете ли вы, какие самые большие ошибки…»
• Тезис: «Вот почему…»
• Диалог вопрос-ответ: «Вы хотите…? Тогда…»

Ответьте на вопросы

Вам, наверное, уже известен этот метод из начальной школы — он универсален. Работает даже с приглашениями на мероприятия. Достаточно ответить на простые вопросы — и, по крайней мере, полдела сделано. Составьте ответы на вопросы в самом начале процесса. Также это можно сделать в ключевых словах в начале.

• Что будет происходить? Укажите причину приглашения.
• Когда это будет? Назовите дату события.
• Где? Назовите место проведения мероприятия и дайте совет, как туда добраться.
• Кто будет говорить, выступать или участвовать? Предоставьте информацию о программе мероприятия.
• Почему стоит приехать? Покажите, как потенциальные гости выиграют от участия.
• Как и до какого периода можно зарегистрироваться? Подробно объясните, как и где приглашенные могут зарегистрироваться. Для этого подходят пошаговые инструкции. Вы также должны сообщить крайний срок регистрации, если это необходимо.
• Сколько стоит участие? Если есть плата, укажите соответствующие расходы.

Вы также должны ответить на вопросы:

• Есть ли дресс-код? Никто не хочет, чтобы участник чувствовал себя неловко по этому поводу.
• С кем связаться, если есть дополнительные вопросы? Предоставьте все контактные данные, номер телефона, адрес электронной почты, мессенджер.

Будьте гостеприимными

Часто ключ к приглашению — в приветствии, и дело не только в выборе соответствующего словосочетания. Скорее, стоит дать каждому читателю ощущение теплого отношения на протяжении всего обращения.

Всегда активно обращайтесь к своим читателям, называйте их по именам, если возможно, и выбирайте дружеский тон, чтобы создать определённую близость.

Бонусными предложениями также можно завоевать расположение потенциальных гостей — это могут быть такие простые вещи, как приглашение гостя в сопровождении другого плюс-один, и даже с детьми.

Пример приглашения на мероприятие

Приглашаем на запуск нового продукта

Тема: Попробуйте новый виджет, который навсегда изменит процесс контроля менеджеров по продажам

Дорогие коллеги,

Вы готовы по-новому взглянуть на сквозную аналитику? Тогда присоединяйтесь к нам и приходите на презентацию нового виджета в понедельник, 16 марта 2020 года, в 12:00 в нашем офисе.

Вас ждёт отличный фуршет и нетворкинг, а также речь от нашего генерального директора. Не упустите шанс!

Зарегистрируйтесь до 6 марта, чтобы мы могли зарезервировать место для вас. Участие бесплатное.

С наилучшими пожеланиями и до скорой встречи!

Чтобы не пропустить ни одного звонка клиента, попробуйте систему обратного звонка. Окно с номером телефона можно установить на сайте или другом ресурсе, а CallBack Calltouch соберет все заявки даже в нерабочее время и свяжет вас с клиентом позже.

Дизайн приглашения

Для привлекательного приглашения используются не только текстовые приёмы, но и некоторые визуальные — их вы можете использовать, чтобы убедить потенциальных участников встречи посетить событие.

Адаптируйте дизайн с его четырьмя центральными компонентами — изображения, типографика, фон, цвета — именно для вашей целевой группы.

Изображения

Изображения играют особую роль в визуальном обращении, поскольку могут вызывать эмоции и желания, впечатлять, вдохновлять, а также шокировать.

Наши рекомендации по выбору правильных изображений:

• Выберите картинки, которые соответствуют настроению, которое вы хотите передать;
• Будьте изобретательны и не выбирайте самые очевидные изображения, которые уже используют все остальные;
• Не используйте стоковые фотографии, придайте своим фотографиям индивидуальный вид;

Если у вас нет времени или бюджета для собственной съёмки с фотографами, вы можете выбрать несколько фотографий с высоким разрешением по адресу на unsplash.com.

Если вы отправляете приглашение на мероприятие в цифровом формате, тогда используйте видео. На mixkit.co вы огромный выбор видео в высоком качестве. На обеих платформах материал абсолютно бесплатный и может использоваться в коммерческих целях без каких-либо ограничений.

Приглашение на мероприятие – образец:

Типографика

Наше подсознание интерпретирует шрифты и присваивает им смыслы. Они также способны вызывать ассоциации и эмоции — что делает их выбор важным для разработки приглашений на мероприятия.

Выберите два шрифта, более яркий для заголовка и более разборчивый для подзаголовка и основного текста.

Слишком похожие шрифты могут «съедать» друг друга, поэтому следует избегать объединения двух шрифтов с засечками — Times New Roman и Minion, например.

Обратите внимание на контраст шрифта с фоном, который облегчает чтение

Слишком большие отступы или межстрочный интервал могут привести к тому, что текст станет разваливаться, поэтому используйте подходящие размеры и интервалы.

Для интернета и, следовательно, цифровых приглашений fonts.google.com предлагает на выбор более 800 шрифтов бесплатно.

Фон

Если вы разрабатываете двусторонний пригласительный билет, то, вероятно, поместите изображение на лицевую сторону, в то время как на оборотную сторону — основной текст. Поэтому здесь основное внимание уделяется общению через слова. Вот почему важно помнить, что шрифт должен сильно выделяться на фоне, быть контрастным.

Это не означает, однако, что вы не можете использовать другие элементы дизайна: например, дополнительные графические элементы для поддержки фирменного стиля или «декоративные элементы» поверх фона.

Цвета

Каждый цвет имеет определенный эффект и вызывает определенные чувства. Не упускайт это из виду и сознательно влияйте на восприятие аудитории с помощью соответствующего выбора цвета.

В следующем списке приведен краткий обзор психологического эффекта цветов.:

• Красный: динамичный, страстный;
• Желтый: яркий, весёлый;
• Зеленый: натуральный, живой;
• Синий: заслуживающий доверия, объективный;
• Апельсин: энергичный, тёплый;
• Фиолетовый: креатив, магия;
• Чёрный: серьёзный, классический;
• Белый: простой, дружелюбный;
• Серый: деловой, профессиональный.

Пригласительная рассылка

Хорошее планирование — залог успеха. Это особенно верно при отправке традиционных приглашений по почте.

Если вы не уделяете этому времени, все усилия могут оказаться напрасными.

Разработка, печать, подготовка списков адресов, подготовка рассылки и отправка ее по почте обычно занимает несколько недель или даже месяцев. При планировании расписания также учитывайте, что вашим получателям, особенно в области корпоративных мероприятий в секторе B2B, нужно достаточно времени для планирования встреч и для освобождения времени на посещение вашего делового мероприятия.

Даже при наличии цифровых приглашений необходимо запланировать достаточное время на выполнение заказа, даже если общая потребность в времени значительно ниже.

Кроме того, решающим фактором для планирования отправки всегда является то, хотите ли вы отправить одно- или многоэтапные приглашения. Сложность здесь заключается в том, чтобы найти золотую середину: с одной стороны, вы хотите получить достаточное внимание к мероприятию, с другой — не хотите быть слишком навязчивыми по отношению к своим потенциальным гостям.

Наилучший эффект достигается при помощи трёхэтапной отправки, включающей объявление даты, приглашение и напоминание. Прежде всего, реализация трехэтапного приглашения может быть почти достигнута только с помощью цифровых решений.

• Объявление даты —  4 месяца до мероприятия;
• Приглашение — минимум за 2 месяца до мероприятия;
• Напоминание — за 2 недели до мероприятия.

Распишите процесс менеджмента участием уже во время отправки: вы можете получать согласия и отказы классическим способом или управлять ими с помощью соответствующих программных решений.

Если вы отправляете приглашение на мероприятие в цифровом виде, т.е. по электронной почте или с помощью программного обеспечения, получателям не только легче отвечать — вы также можете управлять отзывами без каких-либо усилий.

Также рассмотрите мультиканальное приглашение. Пример: сначала вы объявляете дату в интернете, затем отправляете приглашение по почте, после чего шлёте напоминания по почте или в LinkedIn. Здесь можно направить гостя на лендинг с дополнительной информацией и мультимедийным контентом — например, видео.

Приглашения на мероприятия и GDPR

25 мая 2018 года маркетологи затаили дыхание: речь зашла о защите данных. Что соответствует GDPR, а что нет?

Мы не профессионалы в юридических консультациях! Скорее, это общие рекомендации в меру наших знаний и убеждений. Обсудите меры безопасности со своим специалистом по защите данных или юридическим отделом.

• Приглашения для компаний

Вы отправляете приглашение по электронной почте компании, а не конкретному лицу, ответственному от компании. Согласно GDPR, это не проблема, если данные поступают из общедоступного источника — например, телефонного справочника — а личные данные не используются.

• Приглашения частным лицам

Вы специально приглашаете людей из компании — здесь применяются принципы обработки персональных данных, определенные в GDPR. Как правило, потребуется согласие. Но есть исключения.

Вы можете приглашать людей по электронной почте, с которыми у вас были или есть активные деловые отношения.

Например, если вы используете специальный инструмент для приглашений, маркетинговое решение, в котором пользователь, например, сотрудник компании, отправляет приглашение на событие своим личным реальным контактам — например, клиентам или партнерам, никакого дополнительного согласия не требуется. В этом сценарии становится ясно, что существуют активные деловые отношения — следовательно, приложение соответствует GDPR.

Если вы используете цифровой инструмент для отправки приглашений, обязательно проверьте следующие функции для обеспечения соответствия GDPR:

• Функция экспорта для протоколов на уровне отправителя и также на уровне получателя — обязанность предоставлять информацию.
• Функция экспорта данных — право на передачу данных.
• Глобальный поиск и удаление данных пользователя, включая ведение журнала — право на удаление.
• Глобальные списки отказов — получатели, которые явно не хотят получать больше писем, будут глобально заблокированы во всех адресных книгах всех сотрудников, повторный импорт также невозможен.
• Возможность отказаться в электронной почте — функция прямого выхода из системы / блокировки для получателей одним щелчком мыши.

Вывод

Цифровая трансформация в компании — это гигантский проект. В частности, отдельные процессы, такие как цифровая рассылка приглашений на мероприятия, идеально подходят для преобразования традиционного процесса в цифровой без особых усилий.

С помощью цифровых решений отправка приглашений на мероприятия сегодня не только дешевле, чем по обычной почте, но также более гибкая и эффективная. Это позволяет вам сосредоточиться на моментах, которые просто невозможно оцифровать.

Любое официальное мероприятие – организация выставки, проведение собрания в форме конференции и т.д. – задумывается для гостей, посетителей. Людей нужно как-то пригласить. Сделать это, конечно, можно устно (при встрече или по телефону). Но если требуется соблюсти условия делового этикета, придется составлять пригласительное письмо. Как правильно оформить этот документ, читайте ниже.

С какой целью составляется письмо-приглашение

Пригласительное письмо – это особый знак уважения приглашенному. А также способ подчеркнуть статус мероприятия и важность присутствия на нем конкретного человека. Кроме того, бумага служит напоминанием о приеме и содержит важную информацию, необходимую адресату чтобы понять содержание и задачи встречи, а также не забыть время и место ее проведения.

К основным целям составления писем-приглашений можно отнести:

• Уведомление приглашаемого о самом факте проведения встречи;
• Подтверждение для адресата факта его приглашенности (человек получает письменное свидетельство того, что его действительно пригласили);
• Информирование приглашенного лица о месте и времени планируемого события, а также об основных целях и формате встречи.

По какой причине письменное приглашение лучше устного

Письменное приглашение вызывает больший интерес к предстоящему событию, делает его в глазах приглашаемого более статусным и важным. Кроме того, это знак уважения от организаторов конференции или выставки к человеку, которого они хотят видеть на мероприятии.

Письменные приглашения лучше устных по следующим причинам:

• Письмо можно отправить людям, с которыми сложно связаться по телефону или встретиться лично;
• В письменном приглашении содержится ключевая информация о мероприятии (от его содержания до места и времени проведения встречи), так что эти важные моменты не выветрятся из памяти приглашенного – они всегда в нужный момент окажутся перед глазами;
• Создание правильно оформленного письма требует определённых временных и финансовых затрат, что говорит получателю о повышенном внимании к его персоне приглашающей стороны и служит знаком особого расположения (а это уже способствует формированию повышенной лояльности к организаторам встречи);
• Письмо является как бы физическим напоминанием о предстоящем событии – оно позволяет информации о мероприятии крепче отложиться в памяти приглашенного.

Способы вручения приглашения адресату

Существует несколько способов доставки приглашения адресату.

1. Личная передача (из рук в руки). Это можно сделать через курьера или сотрудника организатора встречи. Плюс такого варианта – сочетание письменной и устной форм приглашения. Ведь вручающий письмо человек может передать послание еще и на словах, что усилит эффект пригласительного сообщения.
2. Отправка посредством Почты России. При выборе этого способа важно учитывать сроки доставки (и даже брать время с определённым запасом). В противном случае приглашение может оказаться уже не актуальным. 
3. Отправка по электронной почте. Быстрый и надежный вариант, но здесь есть одно важное условие – знание электронного адреса приглашаемого. Этот вариант часто используется при приглашении соискателя на собеседование при наличии вакантных рабочих мест. Однако в случае организации какой-либо важной или торжественной встречи электронное письмо – не лучший способ.

Как правильно составить приглашение

Грамотное составление письма-приглашения предполагает учет цели встречи. Кроме того, в содержании пригласительного необходимо указать все ключевые моменты мероприятия, чтобы у адресата после изучения текста не осталось никаких вопросов. 

Как пригласить человека на собеседование

Обычно соискателей приглашают на собеседование по телефону или посредством электронного письма-приглашения. Если предпочтителен второй вариант, то послание должно содержать следующие элементы:

• Вежливое обращение к приглашаемому (использование прилагательного «Уважаемый», обращение по имени-отчеству);
• Наименование приглашающей стороны;
• Точное название должности, предлагаемой потенциальному сотруднику;
• Подробное описание места проведения собеседования (иногда требуется указать не только адрес, но и схему проезда или нахождения нужного кабинета в большом здании);
• Точное время начала встречи;
• Перечень документов и других вещей, которые соискатель должен иметь при себе;
• Контактная информация по лицу, проводящему собеседование (чаще всего телефон, по которому соискатель в случае возникновения вопросов сможет задать их непосредственно организатору мероприятия).

Как пригласить человека на мероприятие

Элементы, которые должно содержать письмо-приглашение на мероприятие, приведены и расшифрованы в таблице ниже.

Порядковый №	Наименование элемента	Примечания
1	Дата проведения	Здесь указывается не только день, но и точное (вплоть до минут) время начала мероприятия.
2	Место проведения	Речь идет не только об адресе, но и о приложенной схеме проезда, карте нахождения нужного зала в большом здании, описании ориентиров, перечне подходящих маршрутов общественного транспорта и других подробностях, облегчающих приглашаемому поиск локации.
3	Вид встречи	Здесь имеется в виду ее название – конференция, выставка, корпоративный праздник, собеседование и т.д.
4	Само приглашение	Приглашение выражается фразой «Приглашаем Вас…». Также в этой части указывается, какая роль предлагается приглашаемому – участника, гостя, выступающего, наблюдателя, дегустатора и т.д.
5	Содержание встречи	В этом разделе раскрываются отдельные подробности встречи. Если речь идет о конференции, может быть приложен список тем докладов, если о корпоративном празднике – программа торжества и т.д.
6	Просьба сообщить адресата о своих планах	Попросту просьба сообщить о соглашении либо отказе от участия. Причем желательно указать, каким образом человек это должен сделать – ответным письмом или по телефону.

Что должно содержать приглашение

Пригласительное письмо обычно включает в себя следующие сведения:

• Адрес места проведения встречи, а также ее дата и точное время начала;
• Вид мероприятия и его краткое описание (программа);
• Роль приглашенного (слушатель, наблюдатель, участник, выступающий и т.д.);
• Если это имеет значение, указание на дресс-код;
• Контакты организаторов;
• Просьба сообщения адресата о своих планах на посещение встречи;
• Дополнительная информация (схемы рассадки гостей или список имен приглашенных знаменитостей, например).

Пошаговое руководство по написанию приглашения

Законодательно вопрос написания пригласительных писем не регулируется. Строгих форм и бланков нет. Но в деловой среде сложились определённые правила, касающиеся оформления приглашений. Например, чаще всего такие письма выглядят более презентабельно, чем обычная корреспонденция. Приглашения составляются на качественной бумаге, в их оформлении присутствуют элементы декора. Обращение к приглашаемому осуществляется в вежливой форме, с использованием слова «Уважаемый» и имени-отчества лица.  Приписка «С уважением» приветствуется и в конце письма.

Инструкция по написанию приглашений выглядит так:

• Начинается все с вежливого обращения;
• Затем идет пригласительная часть, в которой рассказывается о месте и времени проведения встречи;
• Раскрывается информация о содержании мероприятия;
• В некоторых случаях прописывается просьба о сообщении приглашаемого о своем намерении посетить мероприятие;
• Организатор еще раз указывает себя – пишется наименование приглашающей стороны и указываются контакты для связи. 

Дизайн приглашения

Дизайн приглашения имеет большое значение для приглашаемого. По нему можно судить и о статусе встречи, и о ее общем настроении. 

Фон

Основное требование к фону – это его контрастность с цветом шрифта. Так у приглашаемого не возникнет трудностей с чтением текста. В остальном никаких ограничений нет – главное, чтобы цвет фона гармонировал с используемыми элементами декора и соответствовал общему настрою встречи.

Выбор цвета

Цвета имеют свойство вызывать определённые чувства и эффекты. Поэтому к выбору цветового решения важно подойти серьезно. Например, зеленый ассоциируется со свежестью и натуральностью, фиолетовый – с креативностью и магией, желтый – с весельем и беззаботностью и т.д.

Иллюстрации

Иллюстрации способны вдохновить, удивить, заинтересовать, а иногда даже шокировать. Выбирая изображения для пригласительного, воспользуйтесь следующими простыми рекомендациями:

• Используйте картинки, максимально передающие общий настрой встречи;
• В некоторых случаях допустим юмор и креатив, в других – предпочтительнее строгость и классика;
• Не стоит останавливаться на очевидных иллюстрациях, которые в подобных ситуациях уже много раз использовали до вас;
• Не прибегайте к стоковым фото, большее доверие и уважение вызывают оригинальные изображения.

Типографика

Внимание следует уделить выбору шрифтов (как правило, используется два их вида – более броский для заголовка и сдержанный для основной части), соответствию цветов фона и букв, величине межстрочного интервала (не рекомендуется делать его ни слишком большим, ни слишком маленьким). 

Образцы оформление приглашений

В этом разделе рассмотрим образцы пригласительных на мероприятия разного типа.

Приглашение на конференцию

Уважаемая Инга Семеновна!

Оргкомитет Российского IT-сообщества приглашает Вас стать гостем конференции, которая состоится 29 октября 2023 года в здании Красноярского Государственного Университета. Начало мероприятия в 12:00 по МСК. 

В рамках конференции выступят более двадцати докладчиков (темы докладов и имена выступающих прилагаются). Просим Вас заранее (до 27.10.2023) сообщить о намерении посетить встречу по телефону ХХХХХХХХХХХ. 

Будем искренне рады Вашему присутствию!

С уважением, Оргкомитет Российского IT-сообщества

Тел. для связи ХХХХХХХХХХХХХХХ.

Приглашение на собеседование

Уважаемый Федор Семенович!

На сегодняшний момент в нашей организации появилась вакансия на должность менеджера по закупкам. Сведения, предоставленные Вами в Вашем резюме, нас заинтересовали. Для того, чтобы записаться на собеседование, свяжитесь с нашим сотрудником по указанному ниже телефону.

ОАО «СФЕРА»,

Специалист по кадрам Синеева Анна Кондратьевна,

Тел. ХХХХХХХХХХХХХХХХХХ.

Приглашение на выставку

Гендиректору ООО «ЗДОРОВЬЕ»

Селиванову Петру Сергеевичу

Уважаемый Петр Сергеевич!

Приглашаем Вас стать гостем выставки «Медоборудование нового времени», тема которой – инновации в сфере медицинского оборудования.

Время посещения выставки: с 01.12.2023 по 20.12.2023 ежедневно с 9:00 по 17:00 по МСК. Вход только по пригласительному. Адрес проведения мероприятия: г. Сызрань, ул. Советская, 4, ТЦ «Спектр», 5-й вход, зал №4. 

Исполнитель: Федосова Анастасия Федоровна,

Тел: ХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

Приглашение на корпоратив

Уважаемый Виктор Игоревич!

Имеем радость сообщить Вам, что 17.12.2023 исполняется ровно 10 лет со дня основания нашей компании ООО «ЕВРОПА». 

В честь этого юбилея мы организуем банкет, на котором будем рады видеть Вас в качестве гостя!

Торжественное мероприятие назначено на 17.12.2023 в ресторане «Русское подворье», расположенном по адресу: г. Н. Новгород, улица Мира, 17. Начало праздничного вечера в 17:00 по местному времени. 

С нетерпением ждем Вас!

Коллектив ООО «ЕВРОПА»

Как ответить на приглашение

Часто в пригласительном содержится просьба подтвердить участие в мероприятии или отправить отказ. В случае положительного решения приглашенного лица, действовать следует так, как указано в письме: сделать звонок и уведомить организатора о своем участии лично, отправить сообщение по электронной почте или оформить согласие письменно. В последнем случае используются формулировки вроде «Настоящим уведомляю Вас о своей готовности принять участие в конференции…». 

 Как написать письмо с отказом от приглашения

При отказе всегда важно четко обозначить его причину. Подойдут и обтекаемые формулировки (например, ссылка на занятость). 

Обычно для отказа достаточно телефонного звонка или просто игнорирования приглашения (часто участие просят подтвердить, а по умолчанию принимается отказ). Но иногда требуется составление специального письма. И в этом случае важно соблюсти правила его оформления:

• Оформляйте письмо на фирменном бланке компании;
• Заверьте текст гендиректором или имеющим право замещать его лицом;
• Зарегистрируйте письмо соответствующим образом чтобы придать ему официальную силу.

Важно! В случае отправки отказа по электронной почте с особым вниманием подойдите к названию сообщения. Если в заголовке будет фигурировать резкое слово «отказ», велики шансы, что письмо останется непрочитанным. Лучше сформулировать заголовок более мягко – например, «Информация об участии в конференции».

Образец письма приглашения. Пригласительное письмо. Письмо приглашение – это некоммерческое деловое письмо,

которое составляется с целью пригласить человека либо сотрудников организации на мероприятие по какому-то поводу или в интересной области: личной презентации, презентации товара/услуги, какой-то научной конференции и т.п.

Фразы, используемые в письмах приглашениях: » ООО «Альфа» приглашает Вас принять участие в …», «Выражаем Вам искреннее уважение и приглашаем Вас …», «ООО «Альфа» искренне благодарит Вас за многолетнее сотрудничество с нашей компанией и приглашает Вас посетить выставку …», «Будем рады Вашему участию на конференции …», «Ждем Вас на выставке 25 декабря 2018 года в 12:00 по адресу …» и прочие слова и фразы.

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ НА УЧАСТИЕ В ПРОЕКТЕ.

Уважаемые владельцы и работники хостинг-компаний!

Студия «ilkagroup» приглашает Вас принять участие в проекте «Обзор Хостинга».

Мы поставили себе цель собрать максимально полную информацию о различных хостинг-компаниях стран СНГ. Обработать ее и представить пользователям в удобном виде, попутно снабдив эту информацию различными социальными и вебдванольными дополнениями.

Если Вы заинтересованы участвовать в данном проекте, то просим Вас заполнить форму по адресу www.host-obzor.com. Также мы готовы ответить на все Ваши вопросы касательно данного проекта по телефону +7ХХХХХХХ.

с уважением, ….

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ В МЕЖДУНАРОДНУЮ АССОЦИАЦИЮ БУХГАЛТЕРОВ.

————————————————Вариант 2————————————————

Уважаемый Алексей Николаевич!

ТОО «Альфа» искренне благодарит Вас за многолетнее плодотворное сотрудничество с нашей компанией и приглашает Вас посетить 8-ую международную выставку «Энергетика, Электротехника и Энергетическое машиностроение».

В данной выставке у Вас будет возможность посетить семинары, кргулые столы, мастер-классы и другие акции, на которых будут детально раскрыты наиболее актуальные для Вас вопросы по теме энергетики и электротехники.

Ждем Вас на выставке 25 декабря 2018 года в 12:00 в повильоне №7 ВДНХ по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.5.

Для более подробной информации обращайтесь к нашему менеджеру по тел. ХХХХХХХ в любое удобное для Вас время».

________________________________-Вариант 3__________________________________

Уважаемый Дмитрий Михайлович!

ТОО «Альфа» приглашает Вас принять участие в международной конференции «Деловая переписка в условиях кризиса в 2018 году».    Основные темы для обсуждения:

• Актуальность деловых писем в условиях конкуренции.
• Важность поддержания деловых взаимоотношений и взаимопонимание между участниками деловой переписки.
• Повышение лояльности между деловыми контрагентами.
• Поддержание делового имиджа в условиях турбулентности рынка.

Будем рады Вашему участию на коференции, которая состоится 22 декабря 2017 года в 15:00 в малом конференц-зале Отеля «Рахат» по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.55 (главный вход, 1 этаж).

_____________________________-Вариант 4__________________________________

Уважаемый Дмитрий Михайлович!

            AО «LINGUA» ознакомившись с Вашим резюме на позицию главного бухгалтера, находит Ваши навыки и опыт подходящими для нашей компании.

          В связи с этим приглашаем Вас на собеседование, чтобы поговорить с Вами о позиции главного бухгалтера, доступной в нашей компании. Ваша квалификация полностью отвечает требованиям данной вакансии.
           Для записи на собеседование Вы можете связаться с нашим секретарем по телефону ХХХХХХХХХ. Ждем встречи с Вами.

                   с уважением,

_____________________________-Вариант 5____________________________________

Уважаемая Анна Петровна!

         Выражаем Вам искреннее уважение и приглашаем Вас принять участие на нашем корпоративном мероприятии в честь празднования Нового года, которое состоится 27 января 2018 года в 18:00 в ресторане «Золото» по адресу: г.Алматы, ул. Зеленая д.35.

           с уважением,

____________________________Вариант 6_________________________________

Уважаемые учителя!

Рад сообщить Вам, что наша школа организует соревнования по плаванию для наших учеников. Известно, что у нас есть две даты конкурса:

• Суббота 9 ноября для студентов 9 лет (Тулпар) и до 12 лет (Кыран).
• суббота 16 ноября для учащихся 15 лет (запасной состав школьной спортивной команды) и до 19 лет (школьная спортивная команда).

Для того, чтобы зарегистрироваться по телефону +77ХХХХХХХ, студент должен иметь некоторый опыт плавания. Пожалуйста, обратите внимание, что регистрация заканчивается за неделю до начала мероприятия.

Лучшие студенты с лучшими результатами получат возможность принять участие в соревнованиях по плаванию в бассейне COACH 4 и 5 декабря.

Обратите внимание, что количество участников ограничено. После регистрации студент должен пройти испытание с учителем плавания. Во время следующего урока плавания они могут попросить своего учителя плавания уделить время разным видам плавания. 16 студентов с лучшими результатами получат возможность принять участие в нашем мероприятии.

Я с нетерпением жду сотрудничества с Вами.

Клемент Гоеталс,

Учитель физультуры.

____________________________-Вариант 7____________________________________

Уважаемые руководители предприятий и организаций,

         Учебный центр «Прогресс» приглашает Вас и Ваших сотрудников на бесплатный семинар на тему «Финансовая грамотность».

         Семинар будет проходить на бесплатной основе на тему финансовой грамотности, а именно, мы рассмотрим и ответим на вопросы:

• о финансовой грамотности и финансовом планировании;
• что выгоднее регистрировать: ИП или ООО;
• о трудовых отношениях: как оформлять персонал;
• о налогах: как выбрать систему налогообложения, чтобы не переплачивать;
• о взаимоотношениях с контрагентами: как выяснять отношения с контрагентами;
• об оплате: как принимать оплату, чтобы не получить штраф;
• об онлайн кассе: как выбрать онлайн-кассу;
• и другие важные темы по финансовой грамотности.

         Будем рады Вашему участию на нашем семинаре, который состоится 22 декабря 2017 года в 15:00 в малом конференц-зале Отеля «Рахат» по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.55 (главный вход, 1 этаж).»..

с уважением, …

Пример письма приглашения на участие в соревнованиях

 Уважаемые руководители силовых структур и охранных организаций,

         Учебный центр «Прогресс» приглашает Вас и Ваших сотрудников на участие в соревнованиях по стрельбе из пневматического и боевого оружия.

       Семинар будет проходить на основе взносов за соревнования согласно Положению №231 от 20 сентября 2020 года (прилагается к письму).  

       Будем рады Вашему участию в соревнованиях, которые состоятся 22 декабря 2020 года в 15:00 по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.55. По всем вопросам Вы можете обратиться к нам по тел. +7 ХХХХХХХХ.

              с уважением, …

___________________________-Ответ на приглашение __________________

Уважаемый Имя Отчество,

         Благодарим Вас за приглашение участвовать на конференции и встрече  по теме «Энергетика, Электротехника и Энергетическое машиностроение» и сообщаем Вам о нашем участии на конференции.

        с уважением, …

Вы планируете мероприятие и хотите, чтобы на нем присутствовало как можно больше людей? Но как собрать большую аудиторию для участия в собрании?

Какие аспекты электронного приглашения побуждают получателей ответить?

Взгляните на шесть основных частей хорошего электронного письма с приглашением на мероприятие, чтобы узнать, как вы можете использовать электронный маркетинг и такие инструменты, как Плагины для почтового маркетинга WordPress чтобы привлечь людей на ваше следующее мероприятие.

Попробуйте использовать эти шесть различных аспектов в своей кампании по электронной почте с приглашением на мероприятие, чтобы привлечь как можно больше внимания и посетителей.

6 основных элементов письма-приглашения на мероприятие

Когда дело доходит до создания рассылки по электронной почте, будь то событие, продажа продукта или запуск, вы должны помнить о некоторых отличные стратегии для создания привлекательного электронного письма зацепить ваших читателей.

Ниже мы упомянули 6 основных элементов, которыми должно обладать ваше электронное письмо с приглашением на мероприятие:

Целевой список	Используйте такие возможности, как географическая сегментация, чтобы сегментировать свои списки и проводить кампанию только для тех, кто сможет присутствовать. В результате вы получите меньше отписок и улучшите показатели открытий, кликов и ответов.
Ценность предложения	Попробуйте включить ценностное предложение, объясняющее, что представляет собой мероприятие и какую пользу принесет вам участие. В результате у людей будет больше мотивации кликнуть и купить билет или ответить на приглашение.
Подробное описание о событии	Включает в себя подробный отчет о происшествии. Вы должны попытаться ответить на такие вопросы, как «Что произойдет на мероприятии?» Что они обнаружат? Кого они увидят или услышат, и так далее.
Время, место и другие детали	Включите любую соответствующую информацию о событии, которую люди могут знать. Например, в случае физической встречи место проведения, любой дресс-код, транспорт, время, парковка и т. д. Или, в случае виртуального события, URL-адреса, коды доступа, номера дозвона, время и т. д.
Социальные доказательства	Включите социальные доказательства, такие как отзывы предыдущих посетителей, обзоры экспертов или даже цифры участников вашего последнего мероприятия, чтобы облегчить беспокойство и убедить читателей в том, что их время и деньги будут потрачены не зря.
Заметная кнопка CTA	Включите большую кнопку призыва к действию, которая приведет вас к регистратору или странице продажи билетов. Много инструменты маркетинга электронной почты сделайте это простым, и даже если процедура регистрации и продажи билетов будет случайной, это поможет увеличить количество людей, которые в конечном итоге посетят ваше мероприятие.

7 лучших примеров электронных писем с приглашениями на мероприятия

Различные события имеют разные точки продаж и требования, и электронные письма, которые вы отправляете о них, должны отражать это.

У нас приглашение на мероприятие примеры электронных писем, чтобы облегчить работу персоналу вашего мероприятия. С этими указателями и примерами электронных писем с приглашениями на мероприятия вы можете быть уверены, что отправляете самое лучшее приглашение на мероприятие для любого случая.

• Пример электронного приглашения на конференцию

Конференции обычно проводятся в течение нескольких дней, и в течение всего мероприятия запланировано несколько семинаров или секционных заседаний. Поэтому убедитесь, что ваша конференция электронное письмо с приглашением явно упоминает даты, время и временные рамки вашей конференции (например, «Бесплатная недельная конференция с 12 по 16 октября»), а также краткое изложение тем или сессий, которые будут затронуты.

Взгляните на пример письма с приглашением на конференцию ниже.

Вы также можете использовать этот шаблон приглашения на конференцию для своей собственной конференции. Этот образец уведомления о конференции делает несколько вещей правильно: он привлекает читателя интересным языком и изображениями, объясняет, почему участник может просто захотеть посетить мероприятие в самом начале письма, и предоставляет всю необходимую информацию, прежде чем завершиться мощным призывом к действию. и заметная ссылка для регистрации, чтобы обеспечить себе место.

• Эксклюзивное электронное письмо с приглашением на продажу

Эксклюзивные продажи, проводимые онлайн или лично, позволяют вам создать ощущение срочности, обеспечивая при этом VIP-обслуживание для ваших самых лояльных клиентов. Тем не менее, электронные письма с приглашением на продажу должны казаться чем-то большим, чем маркетинговый ход. Акцентируйте внимание на эксклюзивности мероприятия, а также на преимуществах и экономии.

Если вы дарите бесплатный подарок при распродаже или скидку 50 %, выделение этих элементов в электронном письме с приглашением на мероприятие поможет привлечь больше людей. Имейте в виду, что покупатели предпочитают знать особенности и исключения, прежде чем делать покупки, поэтому не скупитесь на мелкий шрифт.

• Пример письма с приглашением на вебинар, ориентированного на контент

Вебинары — это совместные онлайн-семинары, которые предоставляют офисным работникам быстрый способ следить за отраслевыми материалами. Приглашая гостей на вебинар, убедитесь, что они понимают, почему им стоит посетить его.

Обязательно объясните, что гости получат от вашего вебинара в электронном письме с приглашением. Сосредоточьтесь на самых важных выводах вашего вебинара, подчеркнув, что именно получат зарегистрированные участники в обмен на то, что они проведут час или два с вашей командой.

В этом образце обычного электронного приглашения на мероприятие можно найти три фантастических аспекта: 1) актуальный материал, 2) убедительный призыв к действию и 3) социальное доказательство Деловое общение — лучший вариант использования таких приглашений на мероприятие.

В то время как Buffer ориентировался на тех, кто был заинтересован в их продукте, хорошей идеей было предоставить четкое ценностное предложение, а также отзыв клиента в разделе «Что вы узнаете».

• Пример электронного приглашения на командное мероприятие

Командные поездки, в отличие от других тимбилдингов, требуют от сотрудников покинуть офис. Это отличная возможность выделить уникальное место за пределами площадки, которое вы выбрали для мероприятия. Многое из этого может быть сделано с помощью графического стиля вашего шаблона электронной почты, но содержание в теле письма должно выражать ваш энтузиазм по поводу места проведения и усилий, которые вы организовали для мероприятия.

Вы хотите, чтобы ваше приглашение задало особый тон, как если бы вы делали это на мероприятии по развитию команды. В приведенном ниже образце электронного письма показано превосходное сочетание макета и содержания, которое взволновало бы любую рабочую группу в связи с предстоящим событием:

• Пример электронного приглашения на мероприятие по запуску продукта

Для любой фирмы представление нового продукта миру может быть как захватывающим, так и тревожным событием. Релиз продукта может быть трудной задачей, когда в нем задействована аудитория. Независимо от того, приглашаете ли вы людей присутствовать лично или через прямую трансляцию, вы захотите создать предвкушение в своих электронных письмах с приглашением, не раскрывая слишком много.

В то время как семинары и эксклюзивные продажи требуют, чтобы вы объяснили, почему посетители должны прийти, релизы продукта требуют некоторого ожидания. Имейте в виду, что цель релиза — сделать громкое, эффектное объявление. Взгляните на этот шаблон приглашения по электронной почте:

Инновационное использование цвета в электронном письме способствует достижению цели мероприятия: увеличить продажи товаров Guess Eco, которые представляют собой продукты Guess, созданные из экологически чистых материалов. Хотя красный цвет является оттенком эмблемы Guess (как видно на майке модели), в электронной почте преобладает зеленый цвет.

Рекламное мероприятие нацелено на определенную аудиторию, о чем свидетельствуют сумки, суккуленты, DJ в магазине и ассортимент экологически чистой одежды.

Электронное письмо с приглашением на онлайн-мероприятие

Онлайн-мероприятия популярны как никогда. В результате конкуренция за внимание ваших потенциальных гостей намного больше, чем вы можете себе представить. Чтобы убедиться, что ваше электронное письмо с приглашением на веб-мероприятие сияет во всем, представьте тему или тему вашего мероприятия интригующим и увлекательным способом и максимально упростите процесс подтверждения. Вы всегда должны включать интегрированный ПРОСЬБА ОТВЕТИТЬ ссылку в электронном письме с приглашением, но вам также следует подумать о включении механизма, который немедленно добавляет событие в Календарь Google ваших участников или аналогичный сервис. Благодаря этому ваше онлайн-мероприятие останется в памяти ваших посетителей даже после того, как они удалили ваше приглашение по электронной почте.

Gainsight рекламировала свое онлайн-мероприятие в стиле Netflix, используя простой внешний вид и множество фотографий. Даже заголовок и кнопка CTA кажутся больше похожими на сеанс потоковой передачи, чем на событие из технологического бизнеса, а формулировка электронного письма делает очевидным, что есть много информации для выбора.

Когда дело доходит до дизайна, не торопитесь. Вам не нужно все время быть причудливым, но простое эстетическое оформление выделит ваше электронное письмо с приглашением на мероприятие в папке «Входящие».

Электронное письмо с приглашением на вечеринку или приглашение на вечеринку

Только бизнес и отсутствие развлечений могут сделать несчастными как ваших сотрудников, так и ваших клиентов. Убедитесь, что ваши электронные письма с приглашением должным образом интересны, когда вы отмечаете праздник, годовщину или важное событие.

Не стесняйтесь быть более изобретательными с этими электронными приглашениями. Например, что может быть веселее приветственной вечеринки? Взгляните на пример письма с приглашением ниже. Вы можете видеть, что фирма отправила электронное письмо своему новому подписчику, чтобы заставить его/ее действовать и начать пользоваться их услугами.

Электронное письмо с приглашением на вечеринку должно сообщить о волнении вашей компании по поводу предстоящего события, независимо от того, являетесь ли вы новичком в этом районе и хотите вызвать интерес местных жителей к своему бизнесу или вы привлекаете новых сотрудников. Взгляните на другой тип приглашения по электронной почте на вечеринку, напоминающий своим подписчикам, что осталось всего несколько дней до большой вечеринки, которую они не должны пропустить.

Нижняя линия

Хорошо продуманное приглашение может вызвать чувство предвкушения и восторга, и часто оно может быть определяющим фактором в том, подтвердит ли кто-то свое участие. Ваш первый шаг должен заключаться в том, чтобы выяснить, кто является вашей целевой аудиторией, или, что еще лучше, как выглядит ваш «идеальный посетитель». Затем вы должны создать электронное письмо с приглашением на мероприятие, отвечающее требованиям и потребностям вашей потенциальной аудитории и клиентов.

Приглашение по электронной почте является частью очень большой картины, известной как электронный маркетинг, конечной стратегии, направленной не только на увеличение числа подписчиков, но и на преобразование их в потенциальных клиентов. Вы можете найти несколько инструменты маркетинга электронной почты например SendX, который может помочь вам в создании шаблонов информационных бюллетеней, а также множество других важных функций, таких как автоматизация электронной почты, сегментация электронной почты и т. д.

Итак, пока есть. Это одни из лучших примеров электронных писем с приглашениями на мероприятия, которые вы также можете использовать для увеличения аудитории и количества гостей на вашем мероприятии.

Об авторе:

Тревор является управляющим партнером ОтправитьX, мощное программное обеспечение для маркетинга по электронной почте для отправки кампаний, создания списка и автоматизации маркетинга. SendX — это продукт SendWorks, набора программных продуктов с инструментами, помогающими отправлять электронные письма, попадающие в папку «Входящие».