Как правильно написать приказ об утверждении штатного расписания

Актуально на: 15 октября 2020 г.

Штатное расписание применяется в организациях для оформления структуры, штатного состава и численности организации. В штатном расписании отражаются структурные подразделения организации, наименования должностей (специальностей, профессий с указанием квалификации) и информация о количестве штатных единиц.

Как правило, утверждение штатного расписания оформляется Приказом о штатном расписании. Как правильно составить Приказ об утверждении штатного расписания?

Кто подписывает штатное расписание

В унифицированной форме штатного расписания N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1) предусмотрено 2 подписи: руководителя кадровой службы и главного бухгалтера. Но в организации в принципе может не быть таких сотрудников. Тогда в форму вносятся дополнения, которые позволят проставить подписи других работников с указанием их должности.

А вот утверждение штатного расписания руководителем организации не предусмотрено. Как мы уже сказали, издается приказ об утверждении штатного расписания. И уже реквизиты этого приказа вносятся в графу «Утверждено» самого штатного расписания.

Кстати, часто спрашивают, нужна ли печать на штатном расписании. Нет, унифицированная форма N Т-3 не предусматривает проставление на ней печати организации.

Утверждение штатного расписания

Приказ об утверждении нового штатного расписания подписывает руководитель организации или уполномоченный им сотрудник. Приказ о введении штатного расписания может утверждать новый вариант штатного расписания хоть с текущего дня, то есть какое-то дополнительное время для вступления нового штатного расписания в действие не требуется.

Срок действия штатного расписания

Законодательство не устанавливает строго регламентированных сроков действия штатного расписания. Этот вопрос решается работодателем самостоятельно. Он может:

вводить в действие новое штатное расписание на определенный срок, а по истечении этого срока утверждать новый вариант штатного расписания;
вводить в действие новое штатное расписание до внесения в него каких-либо изменений, например до изменения в нем должностей, количества штатных единиц или окладов.

Кстати, организация должна хранить все штатные расписания бессрочно до своей ликвидации (п. «а» ст. 40 разд. 1.3 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

Приказ об утверждении штатного расписания: образец

Приведем приказ на утверждение штатного расписания – образец 2021:

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Нужно ли знакомить работников с приказом об утверждении нового штатного расписания

Штатное расписание не является локальным нормативным актом, связанным с трудовой деятельностью работников. Поэтому в общем случае работодатель не должен знакомить работников ни с приказом об утверждении штатного расписания, ни с самим штатным расписанием. Но такая обязанность может быть предусмотрена коллективным договором или каким-либо локальным актом работодателя (Письмо Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1).

Приказ об изменении штатного расписания

В отдельных консультациях мы привели:

Приказ на изменение штатного расписания (образец) в связи с изменением окладов;
Приказ об изменении штатного расписания в связи с добавлением в него новых штатных единиц.

Приказ об исключении из штатного расписания должностей оформляется по аналогии с приведенными образцами.

Источник

Приказ об утверждении структуры и штатной численности составляют каждый год. Поскольку он относится к распорядительной документации, составлять его необходимо по определенным правилам.

Когда нужен приказ об утверждении штатного расписания (ШР) и кто его составляет

Список должностей и окладов — один из главных документов работодателя, где отражена вся структура организации, численность сотрудников, ежемесячный фонд заработной платы. При внесении любого изменения (в структуру, наименование должностей, размер заработной платы) понадобится обновить ШР, а чтобы новшества заработали — принять документ об их введении. Он же понадобится, если работодатель принял решение полностью изменить ШР.

Составляют распоряжение обычно секретари, работники бухгалтерии или кадровой службы. Такую функцию допустимо возложить и на руководителя, если организация небольшая.

Законодательно сроки, когда утверждается штатное расписание на следующий год, не утверждены, работодатель вправе самостоятельно регулировать этот вопрос. Новое ШР утверждают при организационных изменениях, изменении фонда оплаты труда и пр.

Вам пригодится:

Правила составления штатного расписания.

Образец штатного расписания.

Структура документа

Закон не содержит требований, как правильно организовать утверждение нового штатного расписания взамен устаревшего, применяют единые правила документооборота и учетной политики организации. Вся новая и измененная документация предприятий утверждается распоряжением руководителя.

В учетной политике предприятия допустимо закрепить, как утвердить штатное расписание на следующий год, если в организации произошли кадровые изменения. Новшества в кадровой структуре удобнее утверждать с началом года, чтобы наладить документооборот по всем отчетным периодам.

Если в учетной политике правил о введении нового ШР нет, составьте новый документ и утвердите его распоряжением директора.

Распоряжение о введении ШР не имеет строгой формы. Закон не содержит единых требований, как правильно оформить приказ на утверждение штатного расписания, нормативно закреплены правила оформления ШР.

Приказ оформляют на бланке предприятия в свободной форме с соблюдением основных требований к созданию распорядительной документации: обязательно указывают общие сведения о работодателе, дату выпуска и порядковый номер распоряжения, наименование документа.

Основная часть состоит из двух разделов. В первом уточняют причины принятия нового решения — реорганизация компании, совершенствование организационной структуры, расширение производства, мотивация сотрудников, другие основания. Второй раздел — вводная часть — содержит следующие данные:

количество работников по новому (измененному) ШР;
размер фонда оплаты труда;
дату, с которой изменения вступают в силу;
лица, ответственные за исполнение распоряжения.

Здесь же допустимы дополнительные указания. Например, в случае сокращения штата допустимо дать распоряжение о подготовке и рассылке уведомлений о предстоящем изменении и подготовке соглашений об увольнении. Если принято решение повысить оклады, надо распорядиться о подготовке дополнительных соглашений к трудовым договорам с работниками.

В приложения к документу включают само ШР. В тексте распоряжения уточняют его номер и дату принятия. Подписывает распоряжение о введении ШР руководитель компании. Также в нем должны стоять подписи лиц, ответственных за кадровые изменения. Знакомить с текстом всех работников предприятия не требуется.

Дополнительно: сколько и где хранить штатное расписание

Образцы

Новый приказ об утверждении штатного расписания в ДОУ на 2023 год, равно как и в любой другой организации, отличается от распоряжения о внесении изменений в старое ШР только формулировками. Если вводится новая «штатка», то следует уточнить, что старая утрачивает силу с определенной даты. Если меняются только некоторые части ШР, указывают, что изменится, затем вносят новые сведения о структуре, штате работников, их заработной плате.

Подготовили несколько примеров, как выглядят приказы об утверждении ШР и внесении изменений в него.

Пример распоряжения об утверждении нового ШР.

Вариант распоряжения при введении новой должности:

Пример при изменении окладов:

Дополнительно: как понять, что написано в расчетном листке

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Мотрой Алена
Журналист

В 2004 г. окончила факультет журналистики МолдГУ по специальности «Журналистика и наука общения». В 2003-2011 работала в известных молдавских социально-политических изданиях. После переезда в РФ, с 2014 г. сотрудничаю с российской онлайн-прессой

Все статьи автора

Источник

Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа на утверждение штатного расписания .docСкачать образец приказа на утверждение штатного расписания .doc

Содержание и роль штатного расписания

Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.

В документе четко прописываются:

структурные подразделения,
названия должностей,
количество сотрудников,
условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.

В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.

На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.

Порядок утверждения штатного расписания

Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
Специальным приказом оно утверждается.

Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.

Можно ли менять штатное расписание

Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например приказ о внесении изменений в штатное расписание. При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.

Кто составляет приказ

Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.

Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.

Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.

Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

номер и дату составления,
наименование организации,
ссылку на основание,
суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
номер и дату этого расписания,
дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

Правила оформления приказа

Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.

При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.

Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре, который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.

Источник