Помещения предприятия время от времени требуют ремонта. В крупных организациях составляется план проведения текущих ремонтных работ, которые касаются техники и служебных площадей. В фирмах поменьше помещения чаще всего ремонтируют по мере необходимости.
Для того, чтобы начать проведение работ по конкретному объекту (офису, кабинету, складу…), необходимо обосновать их целесообразность перед руководством предприятия. Веские доводы для издания соответствующего приказа нужно правильно изложить в служебной записке о необходимости проведения ремонта.
Предлагаем вам варианты служебки, которые можете сейчас скачать с сайта и заполнить разделы в соответствии с вашими требованиями:
Если сомнения, в правильности заполнения, дочитайте статью до конца. Вперед…
Правовая сторона
Форма документа произвольная, так как унифицированная отсутствует (не предусмотрена законодательством). Отказываться от служебки ее написания не стоит. Согласно ст.260 НР РФ, такие расходы организация имеет право включить в состав затрат при расчете налога на прибыль или УСН.
Служебная записка явится документальным обоснованием экономической выгоды расходования средств.
Срок хранения документа – 5 лет, об этом указано в п.п.8 п.1 статьи 23 НК РФ.
Кто и когда составляет
Служебная записка составляется с целью преподнести директору (генеральному директору) проблему, с которой столкнулся руководитель подразделения либо рядовой сотрудник. Когда вопрос касается ремонта, то здесь инициатива чаще всего принадлежит старшему по должности сотруднику отдела, где находятся работники вверенного ему подразделения или материальные ценности.
Вопрос может касаться здоровья и жизни сотрудников, если в служебном помещении:
- неисправна электропроводка;
- течет крыша;
- держится низкая температура из-за неисправности системы отопления.
Руководитель подразделения должен проявить заботу и известить о состоянии помещения директора.
Если вопрос касается хранения товара, материалов, инвентаря, то инициативу в свои руки может взять кладовщик, так как в его должностные обязанности входит обеспечение безопасного хранения вверенных ему ТМЦ. Если по его вине испортится товар или придет в негодность инструмент от неправильного хранения, то он понесет за это материальную ответственность.
Косметически ремонт офисных и торговых площадей очень часто необходим для улучшения имиджа предприятия и увеличения продаж продукции.
Правила составления и оформления
Строгих правил в отношении написания служебной записки на ремонт помещения, нет. Поэтому составлять ее нужно в произвольной форме. Хотя некоторые организации, у которых на должном уровне поставлен документооборот, имеют образец, дающий возможность легко составить документ, заполнив необходимые сведения.
Если его нет, то нужно придерживаться правил составления первичного документа. Что он должен содержать?
- Наименование предприятия, чтобы при проверке можно было доказать, что затраты касаются конкретного юридического лица.
- В правом верхнем углу обычно находится блок: кому и от кого.
- В «теле» документа обозначается причина и название помещения, в котором требуется произвести ремонт.
- После описания следует подпись лица, его составившего, и число.
Директор (генеральный директор) составляет на основании служебной записки приказ.
Поэтапное заполнение пунктов
Основное требование к первичным документам – это указание необходимых реквизитов: наименования, должностей, ФИО, дат. Но еще документ должен быть понятен получателю, чтобы оценить масштаб проблемы и принять управленческое решение.
| n/n | Описание раздела |
| 1. | В правом верхнем углу нужно обозначить, кому предназначена служебная записка, и кто ее составил. Например, «Директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д. от старшего кладовщика Ломова Е.Д.». |
| 2. | Посередине располагается наименование документа: «Служебная записка». |
| 3. | В основной части дается указание на помещение, в котором необходимо провести ремонт, и какой. Например, «Довожу до Вашего сведения, что на складе № 1 в результате повреждения ветром, начала протекать крыша. В помещении хранится оборудование (приборы учета электроэнергии), которое при попадании влаги может прийти в негодное состояние. Прошу провести срочный внеплановый ремонт кровли склада, чтобы не допустить порчи ТМЦ.». |
| 4. | После обозначения причин лицо, составившее документ, ставит подпись и ее расшифровку, а также дату составления. |
Служебная записка на ремонт помещения составляется в произвольной форме. Хотя нет жесткого требования для ее составления, она все-таки создает удобство в целом для ведения документооборота и требуется бухгалтерии для подтверждения целесообразности затрат.
ТРУДко, ИНФО
Во многих компаниях внутренняя коммуникация происходит при помощи служебных записок. Является ли этот документ обязательным, или можно обойтись без письменных «служебок»? Ответ на этот вопрос — в нашей статье. Также поговорим о том, какие бывают разновидности записок, как их правильно оформлять и хранить.
Что такое служебная записка
Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.
Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.
Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Виды служебных записок
Можно выделить следующие разновидности служебных записок.
Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.
Заказать электронную подпись для работы с личным кабинетом на mos.ru
Получить через час
Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.
Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.
Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.
Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.
На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.
Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной
Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».
Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».
Правила составления служебных записок
Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.
Составить локальные акты по готовым шаблонам и подготовить всю кадровую отчетность
Важно
При составлении «служебок» желательно ориентироваться на общие правила делопроизводства, установленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — ГОСТ; утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). В частности, стоит придерживаться общих требований к созданию документа (разд. 3 ГОСТ), а также правил оформления реквизитов (разд. 4 и 5 ГОСТ).
Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.
Как написать служебную записку
Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).
Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).
Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.
Важно
При обозначении адресата и в тексте «служебки» инициалы указываются после фамилии. А при расшифровке подписи — перед ней.
Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет
Входящие бесплатно
Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).
И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Внимание!
При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.
Образец служебной записки
Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные в веб‑сервисе
Бланки для скачивания
Срок хранения служебной записки
Время хранения «служебок» различается в зависимости от типа документа. Все сроки перечислены в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Для удобства использования мы свели их в таблицу.
|
Вид записки |
Срок хранения |
Номер статьи Перечня |
|
Докладные записки по разработке проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов |
До минования надобности |
9 |
|
Докладные, служебные записки по выполнению поручений руководства организации |
5 лет |
17 |
|
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам совещательных (коллегиальных), исполнительных органов организации, контрольных, ревизионных органов организации, совещаний у руководителя организации, собраний трудовых коллективов организации, общих собраний владельцев ценных бумаг, участников, пайщиков |
Постоянно |
18 |
|
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам собраний структурных подразделений организации |
5 лет |
|
|
Докладные, служебные записки к проектам приказов, распоряжений |
1 год |
20 |
|
Докладные записки по разработке проектов уставов, положений |
До минования надобности |
35 |
|
Докладные, служебные записки структурных подразделений по основной (профильной) деятельности |
5 лет |
47 |
|
Докладные, служебные записки по подготовке и проведению заседаний коллегиальных органов организации, общих собраний. съездов, конгрессов, пленумов, конференций, «круглых столов», совещаний, торжественных приемов, встреч |
3 года |
48 |
|
Докладные записки о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан |
5 лет |
153 |
|
Докладные, служебные записки об организации и результатах контроля исполнения документов |
1 год после снятия с контроля |
159 |
|
Докладные и служебные записки по использованию, обслуживанию и совершенствованию информационных систем и программного обеспечения |
5 лет |
186 |
|
Докладные записки о соблюдении финансовой дисциплины |
5 лет |
255 |
|
Докладные записки о формировании фондов организации и их расходовании |
5 лет |
256 |
|
Докладные записки о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности |
5 лет |
282 |
|
Докладные записки по первичным статистическим данным |
3 года |
336 |
|
Докладные, служебные записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка |
1 год |
382 |
|
Докладные, служебные записки о соблюдении дисциплины труда |
3 года |
383 |
|
Докладные записки о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника |
1 год после принятия решения |
390 |
|
Докладные записки о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю |
5 лет |
392 |
|
Докладные записки о разработке норм выработки и расценок |
1 год после утверждения разработанных норм |
398 |
|
Докладные записки об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием |
3 года, а при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда —50/75 лет (в зависимости от даты создания записки) |
427 |
|
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы |
50 лет (для документов, созданных после 1 января 2003 года) или 75 лет (для документов, созданных раннее) |
434 |
|
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о служебных проверках; о направлении работников в командировку |
5 лет |
|
|
Докладные записки о дисциплинарных взысканиях |
3 года |
|
|
Докладные записки, связанные с применением дисциплинарных взысканий |
3 года |
454 |
|
Докладные, служебные, объяснительные записки комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов |
5 лет |
469 |
|
Докладные записки о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации |
5 лет |
491 |
|
Докладные и служебные записки о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств |
5 лет |
520 |
|
Докладные, служебные записки по вопросам охраны объектов культурного наследия, природоохранных зон |
5 лет |
535 |
|
Докладные записки о развитии средств связи и их эксплуатации |
5 лет |
564 |
|
Докладные, служебные записки о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, перевозке ценностей |
5 лет |
587 |
|
Докладные, служебные записки о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт |
1 год |
588 |
|
Докладные, служебные записки об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации |
5 лет |
611 |
Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет
Непосредственное место хранения «служебок» внутри организации законодательно не регламентировано. Поэтому они могут находиться в различных подразделениях организации в зависимости от вида и содержания документа, а также от принятого в компании порядка документооборота.
Как подавать служебную записку в электронном виде
Сразу скажем, что возможность использования электронных «служебок» лучше прописать в локальном нормативном акте организации. А при их составлении можно применять те же правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые учитываются при написании записок от руки. Единственное отличие будет касаться подписания документа.
Служебная записка не относится к тем документам, для которых законодательством установлен конкретный вид электронной подписи. А значит, можно использовать любую предусмотренную законом ЭП (письмо Минфина от 26.02.21 № 03-03-06/1/13409; см. «Минфин: первичные документы можно заверить любым видом электронной подписи»).
Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час
В частности, ключом электронной подписи может быть сочетание идентификатора и пароля (письмо ФГБУ «ФКП Росреестра» от 27.06.14 № 13-0033/14).
Таким образом, при направлении служебной записки в электронном виде сетевое имя пользователя (системный логин и пароль) может выполнять функции простой электронной подписи. Использование такого документа для официальных целей (для предоставления по требованию проверяющих или в суд) допустимо в том случае, если при его сохранении можно увидеть, когда и кем он был подписан, а также не вносились ли в него корректировки после подписания. При этом правила определения лица, подписавшего документ простой электронной подписью, следует закрепить в локальном нормативном акте.
Если же данные о подписании служебной записки и ее неизменности можно увидеть только в программном обеспечении, то такой документ нельзя рассматривать как аналог составленному на бумаге. Использовать его в официальном документообороте не получится. Подобные «служебки» могут применяться только для внутренних нужд компании.
Как составить служебную записку на ремонт автомобиля, помещения или оборудования?
Если спросить обывателя, для чего нужна служебная записка, большинство ответит, что это что-то вроде официального “стукачества”.
Действительно, одна из целей написания служебных и докладных записок – это борьба с нарушениями на работе, но спектр их предназначения – гораздо шире.
В частности, таким образом служащие информируют начальство о своих надобностях- например, об обветшавшем помещении или технике, которые нужно срочно ремонтировать.
Скрыть содержание
- Для чего нужен этот документ?
- Основные требования
- Как составить?
Если нужно отремонтировать помещение или кабинет Оборудование Автомобиль
Для чего нужен этот документ?
Как известно из общепринятого определения, такая бумага относится к информационно-справочной документации и служит для делового обращения с рациональным предложением к другим сотрудникам. Не обязательно вышестоящим – это могут быть и стоящие на одной ступени служебной лестницы люди.
Есть подвид служебных записок, которые подразумевают иерархическую направленность и могут быть адресованы только на имя руководства – это докладные записки (поскольку решать кадровые проблемы и вопросы дисциплинарного воздействия уполномочен лишь глава организации).
Автором обычно является представитель административно-хозяйственного отдела организации, который уже осмотрел помещения и оценил, так сказать, размеры бедствия, но может быть и любой другой специалист.
Основные требования
Для такой бумаги нет специально установленного стандарта. При его составлении пишущий должен опираться на собственные знания по деловому документообороту и служебной этике.
Справка! В некоторых фирмах для служебных записок существуют специальные образцы, которые найти можно в локальных документах.
Записка пишется на листе стандартного формата А4. Обычно используется шрифт 14, Times New Roman. Если пишется от руки (более редкий вариант), то почерк должен быть хорошо различимым и четким. Необходимо придерживаться делового стиля речи, не допускать громоздких, неграмотных, двусмысленных и эмоционально окрашенных оборотов.
Служебная записка содержит в себе следующее:
- полное наименование фирмы (например ООО “Кенотаф”);
- от кого и кому адресовано ( с указанием должностей, например – генеральному директору Московского филиала Никифору Н. Н. от офис-менеджера Петровой )
- наименование подразделения (к примеру, Отдел по работе с покупателями);
- заголовок (Служебная записка на ремонт);
- текст (информационная часть “Довожу до вашего сведения, что…”, затем прошение о замене оборудования или о ремонте. Если требуется отремонтировать не один предмет техники, а несколько, они указываются попунктно, под номерами, каждый с новой строки);
- дата, подпись с расшифровкой.
Как составить?
Если нужно отремонтировать помещение или кабинет
Здесь следует описать, в чем проблема и почему тот или иной кабинет нуждается в ремонте. Например:
Генеральному директору ООО “Алас-стандарт”
Сидорову Е. Е.
от начальника АХО Петрова И. П.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3
Довожу до вашего сведения необходимость ремонта кабинета отдела по работе с покупателями. В помещении сыро, обвалилась штукатурка, не работает система отопления. Сотрудники вынуждены сидеть зачастую в верхней одежде, у посетителей складывается негативное впечатление об организации и ее услугах.
Прошу вас нанять ремонтную бригаду для проведения ремонта.
С уважением,
Петров Иван Петрович (подпись).
12 ноября 2016 года.
Скачать образец служебной записки на ремонт помещения
Оборудование
Здесь нужно перечислить оборудование, которое следует отремонтировать.
Важно! Такой документ может адресоваться не самому главе фирмы, а непосредственно руководителю отдела, который отвечает за исправность техники, это может быть технический отдел, или айти.
Например:
Начальнику IT-отдела
ООО “Деловые консультации”
Борисову Б.Б.
от руководителя отдела по работе с клиентами Ивановой И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 4
Довожу до Вашего сведения, что в отделе по работе с клиентами 4 компьютера Rover нуждаются в ремонте. У двоих не включается монитор, третий постоянно выключается при работе, у четвертого сбои в клавиатуре, может не видеть курсора). Работа с базой данных сильно затруднена, сотрудники вынуждены приносить из дома собственные планшеты и ноутбуки.
Прошу вас отремонтировать компьютеры и на время ремонта предоставить нам как минимум 2 другие машины.
С уважением,
Иванова Ирина Ивановна (подпись)
15 июня 2016 года.
Скачать образец служебной записки на ремонт оборудования
Автомобиль
Здесь нужно указать марку корпоративного автомобиля и что именно требует ремонта. Например:
Генеральному директору ООО “Хризантема -А”
Сергееву С. С.
от водителя Петрова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 4
Довожу до вашего сведения, что корпоративный автомобиль Фольксваген Пассат СС (2012 г. выпуска), закупленный для нужд фирмы год назад, нуждается в ремонте и не пригоден к перевозкам пассажиров (не работает тормоз). Это стало известно вчера, когда я перевозил курьера Самохину от клиента в офис фирмы. Неисправное состояние машины подтверждено техником Сидоровым А.А.
Прошу Вас издать распоряжение о передаче автомобиля в автомастерскую для ремонта.
С уважением
Петров Иван Иванович.
13 мая 2017 года.
Скачать образец служебной записки на ремонт служебного автомобиля
Таким образом, написать служебную записку о ремонте может любой – ведь все в конце-концов ломается, и компьютеры, и лампы, и автомобили. Необходимо только точно указать, что именно требует ремонта, да и подлежит ли вообще техника “реанимации” – вполне может оказаться, что пришла пора закупать новую.
Для этого лучше проконсультироваться у специалиста и потом писать записку.
Ежедневно сотни работников пишут служебные записки на имя руководителей.
Вообще, это своеобразный документ: ни в одном законе нет термина «служебная записка». В некоторых организациях писать их в принципе не принято. В других — служебные записки есть, но называют их по-своему: например, «докладные записки» или «рапорты».
Ничего не мешает компаниям самостоятельно определять, что они считают служебной запиской и как ее составлять. Например, ЦИК России в своей инструкции по делопроизводству пишет, что служебная, или докладная, записка — «это внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».
Несмотря на множество названий, у этих документов одна функция — в служебной записке работник организации информирует руководство о какой-то проблеме и, возможно, о способах ее решения, либо что-то объясняет.
Расскажу, для чего обычно составляют служебные записки, как это правильно сделать, а также приведу образцы на все случаи жизни.
Что такое служебная записка
Несмотря на то что служебная записка — это способ передачи информации от работника к руководителю, в трудовом кодексе прямых упоминаний о таком документе нет. Соответственно, и каких-либо строгих требований к составлению и оформлению служебных записок закон не устанавливает. Более того, он не обязывает сотрудника их писать, а руководителя — принимать потом какие-то меры.
При этом служебная записка позволяет реализовать право работника незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о ситуациях, когда необходимо срочное вмешательство последнего. Например, если есть угроза жизни и здоровья людей, либо что-то может повлиять на сохранность имущества работодателя, либо есть факты нарушения других прав, то уведомить об этом руководство — обязанность сотрудника, которая закреплена в статье 21 трудового кодекса.
Для чего составляют служебную записку
Служебная записка позволяет обмениваться служебной информацией. Объясню на примере.
Иван работает на предприятии и видит, что работу можно улучшить, — так компания будет зарабатывать больше денег, а сам сотрудник сможет претендовать на повышение зарплаты. Иван может просто рассказать о своих предложениях всем окружающим. Но когда дойдет до награждения, не факт, что о рационализаторе вспомнят и он попадет в число поощренных.
Чтобы подтвердить свое авторство идеи, Иван может написать служебную записку о том, как все улучшить.Тогда он сможет документально подтвердить, что все предложения принадлежат ему и его стоит за это поощрить.
Естественно, это не единственное, для чего нужны служебные записки. Кроме всего прочего, при помощи таких документов работник предприятия может:
- наладить обмен информацией между сотрудниками или структурными подразделениями организации. Рядовые работники редко сталкиваются с такими проблемами, но если в компании сложная структура, много обособленных подразделений и самостоятельных руководителей, то они могут решать такие вопросы с помощью служебных записок;
- запросить у коллег какую-то информацию, необходимую для работы;
- сообщить руководству о проблемах на предприятии;
- запросить дополнительные материалы и ресурсы;
- просить поощрить коллег, которые хорошо работают, или наказать тех, кто трудится плохо;
- предложить руководству способ решения сложной ситуации или конфликта.
Кто может написать служебную записку
Служебную записку может составить любой сотрудник. Никаких ограничений в зависимости от должности или подчиненности нет. Но существует несколько правил, которые прежде всего продиктованы здравым смыслом. Самая лучшая служебная записка — та, которую не нужно писать.
Например, трое друзей создали торговую компанию и работают в ней же. Они хорошо знают друг друга, а все проблемы решают за чашкой чая, причем иногда даже в нерабочее время. Все, что делает кампания, им хорошо знакомо, потому что они одновременно и руководители, и исполнители. В этом случае никакие служебные записки просто не нужны — любой вопрос можно решить звонком по телефону. Лишняя бюрократия будет только мешать.
Но если со временем компания вырастет, работников станет больше, соответственно, и проблем тоже. Друзья превратятся в генерального директора, его заместителя и главного инженера. Удержать все проблемы в голове руководству станет невозможно. Возникнет необходимость фиксировать как сами проблемы, так и способы их решения. В этом случае понадобятся служебные записки.
На практике чаще всего служебные записки, докладные или рапорты — следующий этап после того, как на предприятии появляется первый человек, который отвечает за делопроизводство — например, секретарь. Но возможны и другие варианты — например, прием и учет служебных записок может вести и сам руководитель.
Еще служебные записки часто фигурируют в судебных разбирательствах в качестве доказательств.
Вот пример из суда. Мужчину уволили с военной службы, и он пытался доказать, что это было незаконно. Истец утверждал, что подавал обращения, рапорты и служебные записки на имя руководителей, которые те должным образом не рассмотрели.
Суд выяснил, что на каждую служебную записку мужчина получил ответ. А то, что содержание ему не понравилось, еще не означает, что начальство плохо разобралось. Руководители не обязаны удовлетворять все требования работников, даже если они изложены в служебных записках. А раз так — увольнение законно.
Должен ли руководитель составлять документ. Как правило, сам руководитель не составляет служебную записку, так как он ее получатель. Конечно, теоретически начальник может составить такой документ, но писать записку самому себе нелогично.
Что касается общения с подчиненными, то руководитель, как правило, пользуется другими документами — например, приказами или распоряжениями.
Правила оформления служебной записки
Ежемесячно несколько десятков тысяч пользователей «Яндекса» ищут, как правильно оформить служебную записку. Но обязательных правил для всех граждан и организаций не существует.
Правда, есть специальный гост, в котором описаны в том числе и рекомендации по оформлению документов. Но госты, как и другие документы национальной системы стандартизации, применяются добровольно — за исключением случаев, когда это прямо предписано законом.
Однако ни в одном законе не сказано, что граждане должны применять госстандарты, чтобы общаться с работодателем, руководителем или коллегами. А раз нет общих для всех государственных стандартов, то работодатель вправе сам устанавливать их для своих подчиненных. Поэтому любой, кто пишет служебную записку, может руководствоваться правилами деловой переписки, которые установлены внутри организации.
Тем не менее есть и сложившиеся общепринятые нормы, которые помогут сделать документ понятным и доступным для всех. Расскажу о них подробнее.
Структура и реквизиты служебной записки. Вот стандартное содержание служебной записки:
- данные адресата, то есть человека, кому адресована записка. Как правило, это руководитель организации, но вместо него может быть указан любой сотрудник;
- данные составителя записки: должность, профессия или специальность и ФИО;
- название документа. Обычно это просто «Служебная записка», «Докладная», «Рапорт» или другое название — в зависимости от того, как принято в организации;
- краткое описание ситуации, предложения или объяснения по вопросу, которого касается записка;
- подпись составителя;
- дата составления.
Все эти реквизиты необязательные. Скажем, если в организации меньше десяти сотрудников, автор служебной записки может не указывать свою должность — главное, чтобы начальник понял, кто автор документа.
Если руководитель один, на него завязано решение всех вопросов и он не сторонник излишней бюрократии, то можно не указывать и его ФИО. Главное, чтобы он сам не возражал.
Структура записки также зависит только от внутренних правил организации либо от обычаев ведения деловой переписки в ней.
Требования к внешнему виду. Если в организации нет установленных локальным нормативным актом форм служебных записок, работник может писать как и на чем ему удобно: на тетрадном листке в клетку или на бумаге формата А4. У всех вариантов будет одинаковая юридическая сила.
Составляют ли в электронном виде. Еще несколько лет назад большинство служебных записок писали только на бумаге. Но чисто бумажный документооборот в компаниях и у ИП постепенно уступает место электронному.
При этом работодатель может устанавливать правила для служебных записок. Например, к официальному документу могут приравнять электронное письмо или даже сообщение в мессенджере.
Есть организации, в которых делают так: служебную записку надо написать от руки, подписать, а потом сфотографировать и отправить через мессенджер. Подобный порядок не закреплен локальным нормативным актом, но он прижился и всех устраивает. А раз так, то подобные записки легитимны.
Если понадобится использовать служебную записку как доказательство в суде, представить ее можно в любой форме. Но решение о том, можно ли ее считать доказательством, будет принимать суд.
Что будет, если записка не соответствует правилам. Руководство любой организации вправе требовать от работников соблюдения локальных нормативных актов. Если служебная записка оформлена с нарушениями, документ могут не принять, и его придется переделать по внутренним правилам.
Порядок рассмотрения
Отвечать на служебную записку подчиненного и принимать по ней меры — это не обязанность руководителя, а его право. Иными словами, он может и никак не отреагировать.
Например, слесарь просит начальника выдать ему двести болтов. Начальник может дать работнику развернутый ответ на бумаге. А может просто поставить на записке резолюцию «Выдать», и тогда слесарь вместе с запиской отправится на склад и получит желаемое. Но возможно, руководитель просто выбросит докладную, и это не будет считаться нарушением.
Регистрация и маршруты движения записок. Служебные записки регистрируют в соответствии с правилами конкретной организации.
Маршрут движения записки зависит от конкретной ситуации. Если надо быстро получить результат, то самый эффективный и быстрый вариант — напрямую от работника к руководителю. Чем меньше бюрократии, тем выше эффективность: начальник быстро получит записку, ознакомится с ней и сможет принять решение.
Если же надо использовать служебную записку как доказательство — например, в суде или во время служебной проверки — лучше выбрать бюрократический путь. В этом случае записку обязательно надо зарегистрировать, например, у секретаря, а себе оставить один экземпляр с регистрационным номером или с отметкой секретаря о приеме. Если начнется разбирательство, документ можно использовать в качестве доказательства.
Сроки рассмотрения. На практике служебную записку рассматривают сразу после того, как она поступит к руководителю. Но решение о том, стоит ли вообще в связи с ней что-либо делать, принимает тот, кому адресован документ. При этом в законе конкретных сроков рассмотрения нет.
Образцы и особенности оформления для разных случаев
Формулировки в каждом случае зависят от конкретной ситуации. Когда служебная записка необязательна — ее заменяют другие документы. Приведу примеры.
Об отзыве из отпуска. Если руководитель сам хочет отозвать сотрудника из отпуска, он должен сначала получить согласие работника, после чего можно оформлять приказ на отзыв. Дополнительные служебные записки не нужны.
Но бывает, что инициатор отзыва — не руководитель, а коллега отпускника, например начальник отдела или старший менеджер. В этом случае он может подготовить служебную записку на имя руководителя и обосновать в ней необходимость отзыва сотрудника из отпуска.
На обучение сотрудников. Если обучение — инициатива руководства, тоже можно начинать с уведомления работника.
Но если обучение — желание самого сотрудника, то он может обратиться со служебной запиской на имя начальника.
О самоизоляции. Чтобы уйти на самоизоляцию, достаточно предписания Роспотребнадзора, которое получает работник. Никакие служебные записки в такой ситуации законом не предусмотрены.
А вот сообщить начальству о том, что работники самоизолировались, можно и служебной запиской.
На совмещение должностей. Сама процедура совмещения прописана в статье 60.2 трудового кодекса, и никакие служебные записки в ней не упоминаются.
Но в докладной записке можно попросить начальника о том, чтобы он предложил определенному сотруднику совместить должности — это может сделать, например, начальник отдела.
На отгул. Хотя в трудовом кодексе нет понятия «отгул», так обычно называют дополнительный день отдыха. Служебная записка тут тоже не нужна — работник пишет заявление на имя руководителя.
Но можно ходатайствовать о предоставлении работнику дополнительного выходного дня, например, в качестве поощрения. Трудовой кодекс этого не запрещает.
О необходимости увольнения сотрудника и проведения служебной проверки. При всем своем желании работодатель не вправе уволить сотрудника на основании служебной записки. Составлять такой документ не имеет смысла.
Зато служебной запиской можно инициировать проведение служебной проверки — и по ее итогам, возможно, сотрудника уволят. Даже если в служебной записке не упоминать о необходимости служебной проверки, ее все равно придется проводить: это требование закона.
О командировке. В этом случае задача служебной записки — обосновать необходимость командировки, указать ее сроки и кого нужно в нее отправить.
О выплате премии. В служебной записке о выплате премии нужно указать, кому ее выплатить и за что. Можно ссылаться на конкретные результаты работы.
О списании ТМЦ. Такую служебную записку пишут, если товар испортился, у него истек срок годности или он был поврежден — продавать его уже нельзя.
Сначала нужно списать товар, а чтобы руководитель принял решение об этом, можно объяснить ему причины в служебной записке.
О необходимости ремонта оборудования. Бывает, что имущество предприятия сломалось или износилось, но его можно отремонтировать. В этом случае в служебной записке должны быть конкретные предложения по ремонту.
На закупку оборудования. При закупке нового оборудования служебная записка должна объяснить начальнику, зачем это нужно и что может дать предприятию.
О переводе на дистанционную работу. В этом случае служебная записка должна также содержать обоснование, зачем переводить сотрудника на дистанционку.
Дистанционная работа не обязательно связана с коронавирусом или ограничительными мерами — иногда она позволяет сэкономить деньги и повысить производительность.
Запомнить
- Понятия «служебная записка» в законодательстве нет, но в жизни такие документы пишут часто. Обычно руководствуются правилами документооборота, принятого в конкретной организации.
- Такая записка — способ передачи информации между коллегами либо между подчиненными и руководителем. Этот документ позволяет запросить у коллег нужные данные, сообщить руководству о проблемах на предприятии, попросить дополнительные материалы и ресурсы, предложить начальству способ решения сложной ситуации или конфликта и так далее.
- На предприятиях с небольшим количеством сотрудников вполне можно обойтись без служебных записок, чтобы не разводить бюрократию.
- Отвечать на служебную записку подчиненного и принимать по ней меры — не обязанность руководителя, а его право.
- Руководство организации вправе требовать от работников соблюдать локальные нормативные акты. Если служебная записка оформлена с их нарушением, документ могут не принять.
Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.
Примеры служебных записок:
Кто может писать служебную записку
Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки .docСкачать образец заполнения служебной записки .doc
Для чего нужна служебная записка
Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.
Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).
Основные правила написания служебной записки
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
- о наименовании предприятия,
- дате ее составления,
- сотруднике, который пишет записку,
- должностном лице, к которому она направляется.
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Инструкция по написанию служебной записки
Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.
- В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
- Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
- После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
- Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
- В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме
Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:
- Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
- Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
- Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
- Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
- Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.
В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.
Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.
© 2023 Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого (СПбПУ)
При использовании материалов портала активная ссылка на источник обязательна
Политика конфиденциальности
Минобрнауки России Минпросвещения России
Служба технической поддержки
support@spbstu.ru
Размещение информации на сайте
Требования к формату подачи материалов и информацию по их размещению вы можете найти в специальном разделе сайта
Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:
- уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
- внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
- побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.
Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.
Виды записок
Рассмотрим основные виды служебных писем:
- о запросе информации;
- о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
- о направлении в служебную поездку или командировку;
- о премировании сотрудников.
Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.
В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.
Правила составления
Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.
Пример служебной записки
Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:
- бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
- далее указывается наименование документа;
- вносится дата его составления и номер;
- описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
- ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.
Как подавать в электронном виде
На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.
Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.
Образец документа
Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.
При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.
Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.
Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника
Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.
Образец объяснительной
Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.
Как правильно написать служебную записку, образец
Срок хранения
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.